De multă vreme au existat dispute cu privire la cine ar trebui să se ocupe de contracte la întreprindere, a cui responsabilitate pentru activitățile contractuale revine managerilor? Și indiferent de amploarea întreprinderii, de ce fel de personal lucrează la ea, contractele pot fi întocmite zilnic, iar aceasta este o muncă minuțioasă și responsabilă. În practică, succesul afacerii depinde de el.
De regulă, în orice întreprindere există două abordări ale organizării contractului: descentralizată și centralizată.
Abordarea centralizată înseamnă că întreprinderea are o unitate structurală specială sau, de exemplu, a creat grup de lucru angajate în activități de contractare. Sarcina antreprenorului este să livreze contractul (proiectul acestuia) sau oferta acestei unități, iar specialiștii se vor ocupa deja de depozitare, contabilitate sau coordonare.
O abordare descentralizată este atunci când fiecare executant se ocupă de contractele sale în mod independent. Dar chiar și în acest caz, este necesar să păstrați toate contractele originale într-un singur loc special, de exemplu, cu un avocat, secretară sau birou.
După cum arată practica, majoritatea întreprinderilor rusești folosesc această din urmă abordare - descentralizată. La urma urmei, de ce să creați un departament special de contract și să cheltuiți bani în plus pe el. Dar sunt și momente în care volumele la întreprindere cresc, și demonul creației sistem centralizat nicăieri.
Chiar și într-o abordare descentralizată responsabilitatea primară pentru aprobare și semnătură stă pe șeful întreprinderii sau pe un salariat autorizat de acesta. Acesta poate fi adjunctul de aprovizionare, primul adjunct, șeful de securitate sau șeful departamentului juridic.
Coordonarea este etapa inițială, importantă și obligatorie proiect finalizat contracte. La urma urmei, semnarea CEO trebuie să fie sigur de valabilitatea contractului, de corectitudinea redactării acestuia. La coordonare trebuie să participe: Contabil șef, finanțator și alți angajați competenți pentru a căror industrie se aplică acest lucru. Toți acești angajați primesc o copie a contractului, în în format electronic dacă sistemul este utilizat managementul documentelor electronice(SED), sau una dintre cazuri. La o astfel de copie este atașată o fișă de aprobare, în care toți angajații indicați scriu comentarii sau invers, stabilesc data aprobării.
Rezumând, putem spune că cine ar trebui să se ocupe de contracte la întreprindere îi revine personal managerului, în funcție de amploarea întreprinderii.
Se știe că lucrează cu contracte în întreprindere- sarcina nu numai a celor juridice, ci și a altor departamente ale întreprinderii. La urma urmei, nu este suficient să închei un acord, trebuie îndeplinite și condițiile acestuia: de exemplu, să implementezi remitere, organizează ceva de lucru și așa mai departe. Adesea, la întreprindere există o anumită practică de compilare, încheierea și executarea contractelor care este familiar și de înțeles tuturor departamentelor. Pe de o parte, acest lucru este bine, pentru că toată lumea știe ce să facă. Pe de altă parte, dacă practica este greșită, atunci pot exista probleme cu ea reorganizare.
În principiu, toată lumea înțelege că, dacă lucrarea cu contracte este construită corect și în conformitate cu legislația în vigoare, atunci vor apărea probleme - mai ales cu conturile de încasat și creanţe- va fi mult mai puțin. Cu toate acestea, fiecare departament în ansamblu și fiecare angajat în special caută să-și minimizeze cota de responsabilitate pentru tranzacție - care nu poate decât să aibă un impact negativ. Așadar, orice modificări care cresc această pondere vor fi întâmpinate cu critici dure și respingeri.
Cu toate acestea, trebuie înțeles că succesul întreprinderii în ansamblu depinde de munca coordonată a tuturor departamentelor.. Acesta nu este momentul în care trebuie să te ascunzi de responsabilitate sau să o împingi asupra altora. Prin urmare, chiar dacă introducerea unui nou ordin va fi un proces complex și ambiguu, tot merită efortul pentru un avocat. Unde să încep? Cum să determinați cât de eficientă va fi schimbarea? Cum ar trebui să funcționeze diferitele departamente?
Practica arată că cei mai implicați în încheierea contractelor sunt avocații și managerii – datorită specificului activităților lor. Desigur, nici departamentul financiar nu stă deoparte (la urma urmei, el este cel care are grijă de toate flux de fonduri), dar influența sa nu este atât de evidentă.
Înainte de a introduce orice modificări, este necesar să se analizeze modul de lucru cu contracte pentru acest moment. Cine întocmește cel mai adesea contractele pe care societatea le încheie: sunt întocmite de proprii avocați sau provin din terțiși necesită mai ales studiu atent? Cine are dreptul de a semna contracte: managerul însuși sau alte persoane? Ce fel munca pregatitoare produs? Care este procedura de semnare a contractelor? Unde se duc contractele? Care este procedura de executare a contractelor? Unde și în ce condiții sunt stocate contractele? Răspunsurile la aceste întrebări și la întrebări similare vă vor permite să identificați cele mai slabe puncte în lucrul cu contracte.
După ce avocatul stabilește specificul practicii curente la întreprindere, puteți începe să pregătiți documente care vor facilita trecerea la o nouă procedură de lucru cu contracte. Va fi necesar să se elaboreze recomandări metodologice pentru participanții la munca contractuală. Rețineți că vorbim despre fiecare participant, inclusiv persoana responsabilă cu păstrarea contractelor. Făcând recomandări și Regulamente generale despre lucrul cu contracte este necesar pentru ca întreprinderea să poată forma o nouă un singur sistem lucra cu documente. Un astfel de sistem va simplifica procedura de pregătire și semnare a noilor contracte, va îmbunătăți controlul asupra executării și stocării contractelor.
Deoarece la încheierea și executarea contractelor este necesară munca coordonată a mai multor departamente, va fi necesar să se definească conceptele de bază: ce este contractul în sine, ce este acorduri suplimentare etc. Introducerea definițiilor este mai importantă decât ar părea, deoarece diferențele de înțelegere a aceluiași termen vor duce inevitabil la dificultăți.
Deci, cuvântul „contract” înseamnă un acord între două sau mai multe părți. Prezentul acord stabilește, modifică sau încetează drepturile și obligațiile părților în relație între ele. „Acordul contractului” ar trebui înțeles ca prevederea textului contractului în Departamentul legal de asemenea în contabilitate şi departament financiar. Numai după ce textul este aprobat de către aceștia, acesta poate fi semnat. Este important de reținut că vorbim despre fiecare contract încheiat la întreprindere - chiar și despre cele aparent nesemnificative. Orice modificare a contractului, precum și diverse completări, uneori chiar și unele protocoale, trebuie convenite nu doar cu avocații, ci și cu finanțatorii. Este evident că contractul va fi rar aprobat în prima ediție: cu siguranță vor exista propuneri, note, câteva instrucțiuni etc. Toate aceste mărci pot fi făcute pe „foaia de aprobare” - un formular pregătit în prealabil.
Forma fișei de aprobare este în general arbitrară, iar întreprinderea își poate introduce propria, ținând cont de circumstanțele sale. Să descriem, totuși, cel mai mult detalii semnificative. Deci, trebuie să existe un câmp pentru indicarea subiectului acordului: dacă o persoană vorbește despre un contract, iar a doua vorbește despre un acord suplimentar, atunci nu va avea sens. Următoarea cerință importantă este informațiile despre contraparte. Acesta poate indica numele, locația sau înregistrarea sa și așa mai departe.
Următoarea coloană este date despre persoana responsabila care reprezintă interesele întreprinderii. Puteți indica (cu excepția numelui și prenumelui) în ce departament lucrează, cine este șeful lui nemijlocit (puteți cere chiar șefului de departament să semneze că ia cunoștință de încheierea contractului), telefon intern, si asa mai departe. Următoarele coloane din fișa de aprobare sunt dedicate datelor: data completării fișei, data transferului contractului către acest departament, data returnării contractului către antreprenor, perioada prevăzută pentru familiarizarea departamentului. el însuși cu contractul și să facă modificări. Toate acestea sunt necesare pentru ca departamentele să nu întârzie munca cu contractul în mod inutil. În cele din urmă, va trebui să alocați spațiu pentru semnăturile șefilor de departamente.
La ce servește această fișă de aprobare, dacă computerele au fost inventate de mult și chiar și doamnele de curățenie știu să le folosească, darămite avocații-contabili? S-ar părea că dacă se introduce documentația electronică, atunci editările de pe foi nu au sens. Cu toate acestea, în realitate, acesta nu este cazul. În primul rând, marea majoritate a oamenilor citesc documentele tipărite cu mai multă atenție, în timp ce documente electronice doar o privire superficială. În consecință, probabilitatea de a pierde ceva important cu editările „manuale” este redusă. În al doilea rând, echipamentul se defectează ușor - și este bine cunoscut faptul că acest lucru se întâmplă în cel mai inoportun moment.
i.e varianta electronica nu poate fi trimis, computerul se poate bloca brusc și așa mai departe. Într-o astfel de situație, este mai ușor să marcați manual și să vă concentrați munca in continuare decât să aştepte ca unitatea rătăcită să fie reparată. În al treilea rând, introducerea unei astfel de foi vă permite să controlați mai bine activitatea diferitelor departamente. În general, cel mai eficient pentru orice întreprindere utilizare egală atât editări electronice cât și editări pe hârtie.
De menționat că introducerea unei astfel de fișe de aprobare face posibilă reducerea numărului de contracte redactate în mod ambiguu. Nu este neobișnuit ca managerii care semnează un contract să fie atât de grăbiți să-l semneze încât nu îl citesc cu atenția cuvenită. În plus, managerul înțelege rareori complexitățile jurisprudenței sau contabilitate– de fapt, nu e treaba lui – motiv pentru care recunoaște greșeli grosolane la întocmirea unui contract. Ca urmare, se dovedește că aveau un lucru în minte, partenerii aveau cu totul altceva, iar al treilea lucru rezultă din textul acordului. Fișa de aprobare vă permite să evitați astfel de momente neplăcute.
Pe lângă fișa de aprobare, poate fi și foarte eficient sarcina tehnica la contract. După cum sugerează și numele, caietul de sarcini este o formă în care sunt introduse informațiile de bază despre contractul în curs de întocmire. Totul este destul de simplu: managerul precizează totul cerințe semnificative la contract, avocații pe baza acestui document întocmesc contractul necesar. Cerințele sunt stabilite în formă unificată, deci discrepanțele sunt puțin probabile. Întrucât sunt prezentate destul de complet, redactarea contractului nu va dura atât de mult timp pe cât ar putea. Drept urmare, cele două departamente lucrează rapid și armonios - și împreună cu ele întreaga întreprindere.
Este evident că puțini manageri vor accepta în mod voluntar să preia sarcina suplimentarași completați termenii de referință. Cu toate acestea, introducerea termenilor de referință pentru contract în viitor permite managerului să lucreze mai eficient.
Cea mai eficientă utilizare a specificațiilor tehnice în pregătire contracte standard. Deci, departamentul de management poate pregăti termeni de referință pentru acele tipuri de contracte care trebuie întocmite destul de des. Coloanele prevăzute pentru aceasta vor indica scopul întocmirii unui astfel de acord, condițiile de utilizare a acestuia, date aproximative care trebuie incluse. Pe baza cerințelor, avocatul întocmește un contract tip exemplar, își coordonează forma cu alte departamente. După ce au fost aduse toate modificările necesare textului, documentul este transferat șefului întreprinderii. În final, modelul de contract complet editat și aprobat este introdus în arhiva electronică, la secțiunea model de contracte. Acum orice manager poate folosi acest contract standard în munca sa.
Mai mult, datorită acestui formular, managerul își va putea exprima în mod coerent cerințele și dorințele, iar avocatul le va putea înțelege și ține cont.
Ce informații ar trebui incluse în termenii de referință? Din nou, depinde de compania specifică. Cu toate acestea, detaliile de bază sunt, de fapt, tipice. Deci, în caietul de sarcini, este necesar să se indice ce tip de contract este necesar: un contract de închiriere, un contract de vânzare, un contract de prestare de servicii și așa mai departe. În continuare, va trebui să indicați cine este implicat în acest acord, indicând numărul său de telefon, autoritatea și așa mai departe. Următoarele coloane ar trebui să fie dedicate contractului în sine: detalii bancareîntreprinderi, obiectul contractului, valoarea contractului și informații similare. Apropo, pentru a evita discrepanțe, este necesar să se indice modul în care se calculează această sumă, în ce monedă este indicată, care este cursul de schimb la momentul întocmirii contractului și așa mai departe.
Obligațiile părților în temeiul contractului trebuie descrise în mod deosebit de detaliat și clar.. Astfel, obligațiile și drepturile fiecărei părți trebuie descrise separat. LA fara esec este necesar să se indice în ce termeni trebuie îndeplinite obligațiile fiecărei părți, în ce loc trebuie să se întâmple acest lucru. Este necesar să se descrie cât mai detaliat posibil modul în care fiecare dintre părți își îndeplinește atribuțiile: ce acțiuni ar trebui întreprinse, în ce ordine, în ce interval de timp etc. O prezentare detaliată va evita neînțelegerile între părțile la contract. Desigur, va fi necesar să se indice responsabilitatea părților în cazul neîndeplinirii obligațiilor, a nerespectării termenelor și a altor suprapuneri. Dacă există și alți termeni ai contractului care trebuie precizați, aceștia pot fi indicați într-o coloană separată. În sfârșit, va trebui să specificați durata contractului. Încă o dată, repetăm că fiecare întreprindere se poate dezvolta formă proprie termenii de referință pentru contract și indicați în acesta acele coloane care sunt relevante pentru o anumită întreprindere.
Cu toate acestea, nu trebuie să ne așteptăm că simpla introducere a unui formular de sarcină tehnică va determina o performanță minunată a tuturor departamentelor și angajaților. În practică, se dovedește adesea, de exemplu, că managerii întâmpină dificultăți considerabile în completarea acestor formulare. De exemplu, este posibil să nu înțeleagă diferența dintre tipuri variate contractului sau le este dificil să determine obiectul contractului. Acest lucru, desigur, nu înseamnă că managerii nu sunt suficient de educați - la urma urmei, chiar și avocaților înșiși le este uneori dificil să numească imediat tipul și subiectul contractului. Și de fapt, aceste definiții sunt mai mult de competența unui avocat decât a unui manager. Totuși, acest lucru ilustrează bine că redactarea și încheierea contractelor necesită munca coordonată a tuturor departamentelor. Iar termenii de referință vor permite managerului și avocatului să interacționeze cel mai strâns și eficient - chiar dacă numai pentru că toate punctele neclare vor fi dezvăluite deja în etapa de completare a formularului de termeni de referință.
O altă dificultate care poate fi întâlnită o reprezintă modificările neautorizate ale contractului.. Modele de contracte pot fi folosite liber de orice manager, textele sunt în acces liber. Deoarece contractele au fost deja agreate și acceptate de toate departamentele, nu este nevoie să verificați din nou și să conveniți asupra contractului standard finalizat. Cu toate acestea, managerul poate considera că unele prevederi ale contractului standard nu sunt pe deplin în concordanță cu termenii unei anumite tranzacții - și va încerca să modifice termenii contractului. Deoarece contractul este standard, nimeni nu va cere verificarea și aprobarea acestuia. Iar inițiativa managerului poate deveni cunoscută prea târziu.
Se pare că, pe de o parte, utilizarea contractelor standard ia scutit pe avocați de munca repetitivă și lipsită de sens, dar le-a dat una nouă - complicată și extrem de nestandardă. Pentru a preveni astfel de incidente, compania ar trebui să introducă unele măsuri de securitate. Cel mai simplu mod- furnizează managerilor doar textul tipărit al contractului. Adică, toate datele pentru un anumit contract vor fi introduse manual. Sau puteți transfera contractul sub forma unui șablon electronic - managerul va putea să introducă date numai în coloanele strict desemnate pentru aceasta. În cele din urmă, puteți utiliza parole și alte mijloace de protejare a informațiilor. Ce măsuri specifice vor fi luate depind de condițiile unei anumite întreprinderi.
În general, cu cât întreprinderea este mai mare, cu atât activitățile de contractare sunt mai extinse, cu atât vor trebui descrise mai detaliate regulile de lucru cu contracte. Este de înțeles: dacă compania angajează un avocat, doi contabili și trei manageri, atunci nu le este greu să-și coordoneze activitățile, inclusiv munca cu contracte. Dacă, totuși, în fiecare departament lucrează câteva zeci de oameni, iar departamentele în sine au o structură complexă, atunci acestea vor trebui coordonate din exterior - cu ajutorul comenzilor, regulamentelor și recomandărilor.
Va fi necesar să se descrie în detaliu nu numai procedura de întocmire și acordare a contractului, ci și timpul alocat fiecărui departament pentru a lua în considerare un anumit contract, procedura pentru această revizuire, procedura de formulare a comentariilor și sugestiilor, procedura de semnare a contractului, procedura de executare a contractului, procedura de reziliere a acestuia etc. În unele cazuri este util să se introducă instrucțiuni pentru fiecare angajat al departamentelor respective. Repetăm: pentru o organizație mică, introducerea unor astfel de lucrări poate fi o risipă de resurse. Cu toate acestea, într-o întreprindere mare, aceasta devine o măsură necesară pentru a controla mișcarea documentelor și pentru a evita problemele inutile. Sarcina avocatului este să determine opțiunea potrivită pentru condițiile date.
Acord - un acord între două sau mai multe persoane pentru a stabili, modifica sau rezilia drepturi civileși îndatoriri (în conformitate cu articolul 420 din Codul civil al Federației Ruse).
Ajustat corect sistem de lucru prin contractîn întreprindere poate preveni erorile inutile și neînțelegerile care întârzie umane și resurse financiare. În plus, va ajuta la evitarea multor litigii în litigiu.
De exemplu, cea mai simplă greșealăîn contract de munca poate conduce organizația dvs. nu numai la curtea de Arbitraj, dar devin și motivul inițierii unui dosar penal „fiscal”. Acest lucru, la rândul său, poate afecta reputația organizației, iar în cazul licitațiilor, poate afecta negativ rezultatele acestora.
Autorul articolului, după ce a urcat pe scara carierei de la funcția de secretar asistent la șef adjunct management juridic o mare întreprindere unitară federală, își împărtășește experiența dobândită în domeniul organizarea circulaţiei documentelor contracte în întreprindere. În acest articol, vom arunca o privire mai atentă la:
În stadiul inițial de construcție sisteme de lucru contractual este necesar să se determine principiul pe care va fi construit:
Pentru a face acest lucru, ar trebui să efectuați un studiu asupra proceselor de afaceri și a metodelor de funcționare ale întreprinderii. Pe baza informațiilor primite, întrebarea pentru cine va fi responsabil organizarea muncii contractuale:
După ce a analizat experiență de muncă prin contractîn Rusia, autorul articolului poate spune că în majoritatea companiilor mici și mijlocii fluxul documentar al contractelor„rupt” – împărțit între muncitori individuali. Executorul responsabil întocmește un proiect de contract, organizează aprobarea acestuia, secretarul sau grefierul înregistrează, iar contractul este stocat fie de către executorul responsabil, fie de contabilul-șef al întreprinderii, fie de altcineva.
În companiile mari, de regulă, se utilizează principiul centralizării: executorul responsabil întocmește un proiect de contract și îl înaintează serviciului de management al biroului (sau departamentului contract), care coordonează, încheie, înregistrează, înregistrează și stochează contractele și emite copii ale acestora.
În acest moment, organizarea muncii contractuale pe bază centralizată este cea mai optimă pentru companii mari cu o reţea de subdiviziuni îndepărtate geografic.
Pregătirea unui proiect de acord (întocmirea propriului proiect de contract sau revizuirea primită de la contraparte) efectuate de persoana responsabilă A merge unitate structurală, care inițiază încheierea contractului, împreună cu un avocat.
Conform articolului 161 din Codul civil al Federației Ruse, tranzacțiile entitati legaleîntre ei și cu cetățenii ar trebui să se desfășoare într-un mod simplu scris, cu excepția tranzacțiilor care necesită legalizare.
Proiectul de acord se supune aprobării și semnării după cum urmează: numarul copiilor:
În structura oricărui contract de afaceri se recomandă furnizarea următoarelor secțiuni, care în unele cazuri pot fi combinate sau separate:
Verificăm contrapartea!
În etapa de lucru cu proiectul de contract, executorul responsabil este obligat să se asigure că contrapartea furnizează un pachet de documente. Acest lucru se datorează mai multor motive. Cert este că contractul încheiat poate să nu aibă efect juridic(de exemplu, dacă este semnat de o persoană neautorizată). Pentru a evita astfel de excese, este necesar să se abordeze cu atenție verificarea documentelor contrapărții.
Pe baza practicii, putem spune că o verificare completă a documentelor contrapărții (adică verificarea nu numai a înregistrării și acte constitutive, dar de asemenea hârtii valoroase, documentația corporativă, activele, rapoartele auditorilor, situațiile financiare etc.) nu este potrivit pentru încheierea tuturor contractelor. Poate fi necesar, de exemplu, la aderarea la o organizație, deoarece se dobândește o afacere activă, în cursul căreia ar putea fi create anumite obligații.
Lista documentelor furnizate de contraparte este stabilită de serviciul juridic al organizației. Iată un exemplu de listă cu ele pentru a le lua în considerare:
În prezent, în Rusia nu există un act juridic general de reglementare care să stabilească procedura de verificare a documentelor contrapartidei în toate organizațiile. Deși există unele speciale reguli. De exemplu, organizatii de creditși membri profesionisti Piața valorilor mobiliare are dreptul de a solicita anumite informații despre contraparte:
Pe baza practicii muncii, putem spune că în majoritatea cazurilor documentele sunt prezentate de contraparte fără probleme. A devenit norma comunicare de afaceri. Problemele încep la verificarea documentelor. Se poate dovedi, de exemplu, că licența sau împuternicirea a expirat. Dacă, din mai multe motive, contrapartea nu poate sau nu dorește să prezinte documente, aceasta ar trebui să vă avertizeze.
Proiect de contract pregătit executorul responsabil se depune la serviciul de evidență(sau departament contract) împreună cu un pachet de documente.În compania noastră, acesta este format din:
Fișele de aprobare a proiectelor de acorduri sunt înregistrate într-un jurnal special, ceea ce face posibilă înregistrarea clară a numărului de proiecte de acorduri prezentate spre aprobare. Jurnalul reflectă, de asemenea, progresul coordonării proiectelor de acorduri. Prezența legăturilor către data primirii acordului pentru aprobare și data returului de la specialiștii avizați ajută la urmărirea termenilor de aprobare de către fiecare specialist autorizator, precum și încălcarea acestora;
De menționat că lista de documente de mai sus este aproximativă, deoarece. fiecare întreprindere își stabilește propria procedură pentru munca contractuală, care depinde în mare măsură de tipul de activitate al organizației și de volumul contractelor. Din lista de mai sus, fiecare companie are dreptul de a alege acele documente care sunt cele mai optime pentru ea.
Deci, de exemplu, în marile companii comerciale și de producție, este de dorit să existe o notă explicativă a contractului. Oferă o idee clară a scopului contractului. Dacă şeful întreprinderii trebuie să semneze un numar mare de contracte zilnic, nota explicativă reduce semnificativ timpul pe care îl petrece studiind contractul. Mai mult, ea dă informatie necesara pentru angajații în vizită.
Pe larg societăţi comerciale care ofera bunuri sau servicii au fost elaborate contracte tip, caz in care nu este nevoie sa intocmeasca o nota explicativa, si eventual o fisa de aprobare. Nu este nevoie de aceste documente în firmele mici, unde șeful poate semna până la 2 contracte pe zi. Prin urmare, organizarea muncii contractuale trebuie abordată creativ, analizând mulți factori și alegând cei mai mulți cea mai buna caleîncheierea de contracte.
Coordonarea proiectului de acord organizează munca de birou(sau departament contract).
În măsura în care relatie contractuala deservite de juridice, contabile și asistență financiară, se dovedește că munca contractuală ar trebui să pătrundă prin și prin întreg activitate economicăîntreprinderilor. Este bine organizat negocierea contractelor ajută la eliminarea posibilității consecințe negative asociat cu nulitatea contractului sau pierderi suplimentare economice, fiscale, valutare, vamale și de altă natură.
Fiecare întreprindere poate determina independent lista persoanelor care efectuează aprobarea proiectului de contract, care ar trebui fixat în local act normativ. De regulă, pozițiile „vizing” sunt:
Disponibilitatea vizelor suplimentare depinde de specificul contractului trimis spre aprobare.
Pentru a optimiza procesul de negociere a contractelor în organizație, forme standard contracte, care trebuie aprobat prin ordin al conducătorului organizaţiei (vezi Exemplul 2). De regulă, acest lucru se aplică contractelor, a căror încheiere este legată de activitatea principală a întreprinderii: în organizatii comerciale sunt contracte standard de furnizare, se dezvoltă companiile de asigurări contracte standard de asigurare.
La concluzie contract standard proiectul acestuia se agreează numai cu serviciul juridic, care verifică proiectul de document depus pentru conformitatea cu cel standard și verifică documentele contrapărții. Acest lucru reduce semnificativ timpul de negociere a proiectului de acord.
ar trebui să se distingă contracte standard, aprobate de organizație, și așa-numitele modele de contract, care reprezintă texte exemplare contracte. Spre deosebire de proiecte de contracte model proiectele de contracte care sunt întocmite folosind un șablon trebuie convenite cu întreaga gamă de specialiști dintr-o anumită întreprindere.
Toți specialiștii care se pun de acord asupra proiectului de contract fac note în Fișa de omologare(vezi Exemplul 3), iar în caz de dezacord cu proiectul de contract trebuie să scrie o concluzie motivată în foaia de observații sau să o emită în formularul document separat(vezi Exemplul 4).
Fișa de aprobare elaborată la întreprinderea noastră și prezentată în Exemplul 3 conține secțiunea „Semnarea contractului”. Dar este relevant doar pentru întreprinderile mari cu cantitate mare persoanele îndreptățite să semneze contracte. Secțiunea „Note” ajută la confirmarea transferului documentelor (lista acestora) de către angajații serviciului de birou (departamentul contract) către executorul responsabil pentru trimiterea documentelor către contrapartidă, care are un importanţă atunci când documentele sunt pierdute.
Cu absenta note explicative la intreprindere in fisa de avizare, puteti intra Informații suplimentare, plasându-l înaintea secțiunii „Acord”:
Termenele pentru aprobarea proiectului de contract de către fiecare specialist trebuie să fie stabilite în actul de reglementare local, acesta putând fi Regulamentul privind lucrările contractuale. în care responsabilitatea respectării termenelor limită se atribuie specialiștilor care efectuează observarea, iar controlul respectării termenelor se atribuie șefului serviciului de evidență (șef compartiment contract).
Daca sunt comentarii la persoanele care văd să proiect de tratat este transferat de către angajații serviciului de birou (departamentul contractual) către antreprenor pentru eliminarea comentariilor, iar apoi retrimis spre aprobare. Dacă rămân dezacorduri, atunci executorul responsabil inițiază o întâlnire cu participarea șefilor departamentelor în cauză. Întâlnirea este înregistrată, iar pe baza rezultatelor acesteia, directorul organizației decide oportunitatea sau inutilitatea încheierii unui acord.
Atunci când se organizează procesul de negociere a contractelor, trebuie luată în considerare o nuanță. Într-un document de reglementare local, de regulă, sunt fixe posturile de specialişti care au dreptul la contracte de viză fără a-şi indica numele. Acest lucru este oportun, pentru că în cazul demiterii sau transferului avizului, nu sunt necesare modificări ale actului de reglementare local.
Totuși, în lipsa angajaților (când sunt trimiși într-o călătorie de afaceri, fiind în concediu medical) care au dreptul aprobarea contractelor, nu sunt întotdeauna numiți specialiștii interimar ai specialiștilor sus-menționați. Prin urmare, pentru a desfășura un proces continuu de negociere a contractelor, unei organizații i se poate acorda dreptul de a aproba proiectele de contracte prin ordin. în plus anumiți angajați. Un exemplu de ordine este prezentat în Exemplul 5.
Un proiect de acord agreat de toți specialiștii este pregătit de către serviciul de evidență (sau angajații departamentului contract) pentru semnare.
Există cazuri când una dintre părți, după ce a primit un acord semnat și sigilat de cealaltă parte, înlocuit unele dintre paginiîncălcarea acordurilor anterioare. Pentru a evita apariția unor astfel de situații, în practica muncii contractuale, există mai multe modalități:
Dreptul de a semna un contract avea:
Ar trebui luat în considerare faptul că chiar și cândcontractul este semnat nu un reprezentant A prima persoană a companiei - este posibil să nu aibă întotdeauna autoritatea de a finaliza tranzacția.
De exemplu, luarea deciziei de a încheia o tranzacție majoră, al cărei subiect este proprietatea unei societăți pe acțiuni, a cărei valoare este mai mare de 50% Valoarea cărții activele societatii la data deciziei privind tranzactia, trebuie aprobate intalnire generala acționarii (articolul 79 din Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni”).
O procedură similară a fost introdusă pentru șefii întreprinderilor unitare. În conformitate cu articolul 23 din Legea federală din 14 noiembrie 2002 nr. 161-FZ „Cu privire la întreprinderile unitare de stat și municipale”, șeful unei întreprinderi unitare este limitat în valoarea tranzacțiilor efectuate. Astfel, o tranzacție pentru înstrăinarea proprietății nu trebuie să depășească 10% fond statutar sau 50 de mii statutar dimensiuni minime salariile (în prezent este de 5.000.000 de ruble). Ca sa inchei mai multe mari afaceri este necesar acordul proprietarului.
Restricții similare sunt prevăzute și în art. 46 din Legea federală din 8 februarie 1998 nr. 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”.
În afară de, restricții suplimentare puterile primei persoane a societății pot fi cuprinse în actele constitutive ale întreprinderii. Dacă există astfel de restricții, trebuie avut grijă să se asigure că decizia de încheiere a unui contract este aprobată de persoanele relevante. În caz contrar, contractul poate fi declarat nul în temeiul art. 174 din Codul civil al Federației Ruse.
În cazul în care un contractul este semnat de o persoană pe baza unei procuri, Trebuie să fii atent la ce tip aparține. În funcție de conținutul puterilor specificate în document, există așa-numitele:
De ce este important să cunoaștem această diferență? Simplul fapt că persoana care semnează contractul are o împuternicire nu înseamnă că persoana respectivă are autoritatea de a încheia acest acord. Imagina situatii specifice(vezi exemplele 7 și 8). În ambele cazuri, tranzacțiile vor fi invalide.
De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că se emite procura pentru o anumită perioadă, care este stabilit la latitudinea persoanei care l-a emis, dar nu poate depăși 3 ani (articolul 186 din Codul civil al Federației Ruse). În cazul în care termenul de valabilitate nu este specificat în împuternicire, acesta rămâne în vigoare timp de un an de la data eliberării ei. O procură care nu indică data emiterii acesteia este nulă. Acest document trebuie să fie semnate de șeful organizației sau de o persoană căreia i s-a acordat dreptul de a semna împuterniciri. O împuternicire eliberată prin substituție este valabilă numai în cazul legalizării notariale în conformitate cu paragraful 3 al art. 187 din Codul civil al Federației Ruse (cu excepția lui cazuri individuale), perioada de valabilitate a unei astfel de procuri nu poate depăși perioada de valabilitate a procurii în baza căreia a fost eliberată.
O mostră de procură specială este prezentată în Exemplul 9. Trebuie remarcat că amprenta sigiliului trebuie să cuprindă o parte din titlul persoanei care semnează împuternicirea. În plus, vom oferi un exemplu de emitere a unui ordin de revocare a unei împuterniciri pentru un motiv atât de comun precum concedierea unui angajat (a se vedea Exemplul 10).
În serviciul de birou (departamentul contract) trebuie se păstrează copii (sau originale) împuternicirilor pentru dreptul de a semna contracte. Pentru sistematizarea informațiilor prin proxy se întocmește un registru de împuterniciri pentru dreptul de a semna contracte (vezi Exemplul 11). Copii ale împuternicirilor ar trebui să fie furnizate șefilor de departamente care pregătesc proiectele de contracte. Pe baza împuternicirilor emise, se întocmește un Registrul de semnături specimene ale persoanelor îndreptățite să semneze contracte (vezi Exemplul 12).
Vă prezentăm atenției o matrice a procesului de acordare și semnare a contractelor (vezi exemplul din Exemplul 13).
Simboluri: P - semne; MP - poate semna; B - obiective turistice. Acordați o atenție deosebită simbol MP - poate semna. Dreptul de a semna aceleași contracte, cu punct legal viziune, poate avea mai multe persoane deodată (în primul rând, aceasta este prima persoană a organizației, precum și alte persoane care au împuternicirile corespunzătoare). Totuși, conform procedurii stabilite în cadrul organizației, acordurile omogene pot fi semnate de o singură persoană, în timp ce alte persoane au posibilitatea de a-și exercita atribuțiile numai în cazul absenței acesteia (boală, călătorie de afaceri etc.).
Dacă firma are o practică de a trimite împreună cu contracte scrisori de intentie, serviciului de birou (compartimentul contractual) i se poate încredința funcția de pregătire a acestora. Se depun scrisorile să fie semnate de manager împreună cu proiectul de acord.
Toate contractele semnate de prima persoană a organizației sau de o persoană împuternicită de aceasta în baza unei procuri sunt certificate de sigiliul organizației. Sigiliul este pus pe contract atunci când:
Toate contractele semnate de conducătorul întreprinderii (persoană autorizată) sunt transferate serviciului de birou (departamentul contract) pentru înregistrare cu atribuirea numărului corespunzător contractului.
Fiecare parte a contractului trebuie, după semnare, să-l cedeze număr de serieși să asigure înregistrarea internă a acestuia. Prin urmare, numărul contractului este de obicei complex, constă din numere separate de contrapărți, care sunt scrise printr-o fracție, ceea ce nu este întotdeauna convenabil (vezi Exemplul 14).
În practică, există o altă cale atribuirea unui număr de contract: în cazul în care organizația primește un contract care are deja a atribuit un număr pe o parte, apoi a doua parte, după ce a efectuat înregistrarea internă, indică numărul său de înregistrare pe spatele ultimei pagini a documentului. În acest caz, se folosește o ștampilă specială, care indică numele organizației, numărul de înregistrare al contractului și data (vezi Exemplul 15). În acest caz, numărul contractului va fi numărul atribuit de contraparte (a se vedea contractul nr. AB104 cu Leos LLC în Exemplul 16).
Când o organizație primește un acord fără număr, i se atribuie un număr care se potrivește cu numărul de înregistrare, apoi este aplicat pe prima pagină a documentului (vezi acordul cu MOR CJSC Nr. 116/10/06 în Exemplul 16).
 |
Recomandat companiilor mari următoarea structură numărul de înregistrare a contractului: numărul de ordine al înregistrării în serviciul de evidență, numărul unității structurale în conformitate cu clasificarea aprobată în organizație sau litera de desemnare a unității structurale, anul încheierii contractului. De exemplu: 108/07/06 sau 199-KS/06, unde KS este litera de denumire a serviciului comercial.
Înregistrarea contractelor se realizează într-un jurnal special, care, de regulă, este păstrat în formă electronică. Vă recomandăm următoarea componență a coloanelor din Jurnalul de înregistrare a contractelor:
Dacă organizația folosește numerotarea contractelor printr-o fracțiune, atunci în loc de două coloane „număr de înregistrare” și „număr suplimentar (număr contrapartidă)”, se introduce una - „număr contract”.
In unele cazuri, definite de lege contractele necesită înregistrare de stat. De exemplu:
Contractul semnat în numele organizației dumneavoastră este transferat executorului responsabil contra semnăturii din fișa de aprobare (vezi Exemplul 3 din prima parte a articolului de la pagina 35 din numărul din martie a revistei pentru anul 2006) pentru transfer către contraparte. În organizația noastră, responsabilitatea pentru livrarea contractului către contrapartidă revine contractantului conform contractului. De regulă, pe mari intreprinderi expedierea documentelor este încredințată serviciului DOW, care trebuie să țină un Registr al documentelor transmise.
Contractul poate fi transmis prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire. Se poate preda unui autorizat oficiali organizație contrapartidă sau în orice alt mod care vă permite să confirmați în mod fiabil faptul primirii contractului.
Când trimiteți documente importante prin poștă, ar trebui să faceți acest lucru prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire. Urmărirea returnării notificărilor vă va permite să controlați progresul livrării contractelor către parteneri. În unele cazuri, este oportun să trimiteți documente cu o listă de atașamente (sub formă de scrisori și colete valoroase).
Din păcate, documentele pot fi pierdute, deteriorate sau livrate cu întârziere atunci când sunt trimise prin poștă. În toate aceste cazuri, în conformitate cu Regulile de prestare a serviciilor serviciu poștal(aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2005 nr. 221), puteți aplica prin poștă cu o revendicare. Mai mult, atât operatorului poștal care a acceptat expedierea, cât și operatorului poștal de la destinația trimiterii poștale. Lucrătorii poștali sunt obligați să accepte cererea dumneavoastră cu titlu oneros în termen de 6 luni de la data trimiterii documentelor pe care le căutați sau deteriorate de ei.
Reclamația se face în scris. Copii ale tuturor documentelor legate de problema luată în considerare sunt atașate la acesta. În primul rând, aceasta este o chitanță de expediere și un inventar al atașamentului (dacă vorbim de un transport valoros). O copie a contractului de prestare a serviciilor poștale se anexează numai dacă acesta este încheiat. În cazul în care esența revendicării se referă la o întârziere în livrarea unui articol simplu, atunci este necesar să se prezinte învelișul acestuia cu datele de primire și de primire a trimiterii poștale indicate pe acesta.
Termenii de luare în considerare a creanțelor depind de geografia deplasării trimiterii poștale cu care au apărut probleme. Despre expedierile în termen de unul localitate Trebuie să primiți un răspuns în 5 zile. Pentru toate celelalte trimiteri poştaleși transferuri - în termen de 2 luni.
Eliberarea de originale și copii ale contractelor efectuate de angajaţii serviciului de evidenţă (departamentul contractual) în baza cerere scrisă. La întreprinderea noastră, acest lucru este documentat printr-un memoriu. Ar trebui să indice motivul necesității de a obține un document, cui (nume complet, funcție) și pentru cât timp este eliberat. Vezi exemple de memorii din Exemplele 17 și 18. Consultați Exemplul 19 pentru completarea unui jurnal special care înregistrează faptul de a emite și returna documente.
La emiterea contractului inițial conform procedurii stabilite la intreprinderea noastra, angajatii serviciului de evidenta (departamentul contract) sunt obligati sa faca o fotocopie a contractului si sa o anexeze la caz.
Pentru a asigura ordinea și a evita pierderile documente importante, puteți efectua periodic următoarea procedură. La sfarsitul lunii, serviciul de evidenta (departamentul contract) intocmeste un raport privind circulatia contractelor. Pe baza acesteia, sunt trimiși toți șefii diviziilor structurale note de birou cu o listă de contracte care urmează să fie returnate (vezi Exemplul 20).
Un document de reglementare intern ar trebui să definească o listă a documentelor de înregistrare și constitutive care ar trebui solicitate de la contraparte înainte de a încheia o tranzacție cu aceasta. Compoziția documentelor depinde de cine are de-a face organizația dvs. - acestea sunt individual sau legal, rezident sau nerezident al Federației Ruse (am discutat mai detaliat această problemă în prima parte a articolului publicat în numărul precedent al revistei).
Toate documentele necesare despre contraparte sunt furnizate de către executorul responsabil împreună cu contractul către serviciul de management al biroului (departamentul contract), unde urmează să fie depozitate. Documentele contrapărților sunt formate în cazuri conform sistemului de fișiere card în ordine alfabetică cu referință generală, care se menține, de regulă, în formă electronică (se indică și numărul cauzei în care sunt stocate documentele contrapărții). Fiecărei contrapărți i se poate atribui un cod.
La încheierea mai multor contracte cu aceeași contraparte, nu este necesară reprezentarea documentelor. La primirea fiecărui nou contract, documentele sunt verificate pentru:
Dacă este necesar, documentele suplimentare pot fi solicitate de la contraparte.
Contractele semnate de o persoană autorizată a organizației sunt transferate de către angajații serviciului de evidență (departamentul contract) către executantul responsabil, iar contractele semnate de toate părțile (de obicei sunt tranzacții bilaterale) rămân în serviciul de evidență pentru stocare operațională. .
Toate contractele se formează în cazuri în conformitate cu nomenclatorul de cazuri al serviciului de birou (departamentul contract), care face parte din Nomenclatorul consolidat de cazuri al întreprinderii. La compilarea nomenclaturii, este foarte important să alegeți schemele de clasificare pentru construcția acestuia.
|
Cerința principală este ca titlul cauzei să reflecte în mod clar și într-o formă generalizată conținutul și componența principală a documentelor complexului, deoarece tocmai prin titlu se face căutarea. documente necesare. Titlurile de cazuri pot fi specificate în procesul de formare și executare a dosarelor, cu toate acestea, în orice caz, la compilarea acestora, trebuie respectate regulile stabilite. Elemente obligatorii titlurile cazurilor sunt:
|
În unele cazuri este posibil să se formeze cazuri în funcție de atributul obiectului. Deci, într-un caz, se vor încheia contracte, încheiate cu unii organizatie specifica, care va acționa ca un obiect specific.
Prin urmare, atunci când se elaborează nomenclaturi de cazuri, este necesar în primul rând să se dezvolte principiul clasificării contractelor la întreprindere în aşa fel încât să ofere maximum cautare rapida contracte, au permis să distribuie în mod rezonabil documente și să formeze dosare. Într-adevăr, adesea contractele se încheie nu pe un an, ci cu posibilitatea prelungirii ulterioare a acestora. Prin urmare, de obicei în serviciul de birou (departamentul contractual) se pot depozita cantitati mari acordurile existenteîncheiat cu câțiva ani în urmă.
Perioadele de păstrare a documentelor sunt stabilite în conformitate cu „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare” (M., 2000), cu liste departamentale de documente și alte documente normative. În același timp, contractele cu termen de valabilitate fix ar trebui evidențiate separat, de exemplu:
Trebuie remarcat faptul că, în timpul depozitării și formării cazurilor, fiecare contract ar trebui să fie însoțit nu numai de acorduri suplimentare privind modificarea și adăugarea sa, ci și, dacă este determinat de termenii contractului, scrisori privind modificarea detaliilor părților, precum și scrisorile privind rezilierea contractului în unilateral. Astfel de scrisori primite de la contraparte trebuie să fie înregistrate. Scrisorile trimise de organizația dumneavoastră către contrapartidă trebuie, de asemenea, să fie înregistrate și marcate ca fiind primite de o persoană autorizată a contrapărții. Pe lângă fiecare contract se pot atașa fișe de avizare cu vize de specialitate.
Să dăm ca exemplu un fragment din nomenclatorul cazurilor serviciului de birou, direct legat de munca contractuală:
1 Vezi legea federală din 7 august 2001 Nr. 115-FZ „Cu privire la contracararea legalizării (spălării) veniturilor încasate prin mijloace penaleși finanțarea terorismului”.
