Documente contabile de depozitare permanentă. Condiții de stocare a documentelor primare, inclusiv în formă electronică

În departamentul de contabilitate se acumulează cel mai mare număr de lucrări. Și uneori arhiva devine atât de voluminoasă încât pur și simplu nu există unde să pui documente noi. Trebuie să decideți cât timp aveți nevoie pentru a asigura stocarea arhivelor de documente. La urma urmei, dacă distrugi documentele din timp, nu va exista nimic care să justifice costurile. În timpul auditului, autoritățile fiscale vor elimina costurile și deducerile pentru TVA, vor percepe taxe suplimentare, amenzi și penalități. Prin urmare, este necesar să se calculeze impecabil durata de valabilitate.

Cât și cât timp să păstrați documentele

Există trei documente de reglementare care reglementează termenul de valabilitate al hârtiei:

• Codul fiscal al Federației Ruse;
• Legea contabilității din 6 decembrie 2011 nr.402-FZ;
• lista aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 Nr. 558.

Este destul de mare, dar sunt necesare doar trei secțiuni pentru muncă: 4 „Contabilitate și raportare”, 7 „Relații de muncă” și 8 „Suport personal”.

Dacă te uiți la cod, legea și ordinul Ministerului Culturii, vei vedea că fiecare dintre ele aprobă o perioadă diferită de păstrare pentru aceleași hârtii. Legea contabilității prevede că o societate trebuie să țină documente primare, registre și raportări pe perioada specificată în ordinul Ministerului Culturii, dar nu mai puțin de cinci ani (partea 1 a articolului 29 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402- FZ). În acest caz, este necesar să luăm ca punct de plecare nu data întocmirii documentului, ci 1 ianuarie a anului următor. Asa se scrie in paragraful 1.4 al sectiunii I din lista din ordinul Ministerului Culturii. Evidențele contabile trebuie păstrate timp de cel puțin cinci ani.

Cât timp se păstrează documentele

Siguranța documentelor contabile fiscale trebuie asigurată strict timp de patru ani. Acest lucru este menționat în paragraful 8 al paragrafului 1 al articolului 23 din Codul fiscal al Federației Ruse. În acest caz, patru ani trebuie socotiți din ziua următoare după încheierea perioadei fiscale (anul sau trimestrul) în care societatea a folosit acest document.

De exemplu, aveți în mâini un kit de la un furnizor - o factură și o scrisoare de însoțire. Data emiterii documentelor este 10 august 2015. Conosamentul trebuie păstrat timp de cinci ani. La urma urmei, este documentul original. Îl folosești nu doar fiscal, ci și contabil. Numărătoarea inversă începe pe 1 ianuarie 2016. Prin urmare, trebuie să păstrați documentul până la 1 ianuarie 2021.

Perioada de stocare a facturilor este de patru ani. Până la urmă, nu este un document primar (scrisoarea din 12 iulie 2005 nr. 03-04-11 / 154). Prin urmare, termenul minim de cinci ani din Legea contabilității nu i se aplică. Sarcina facturii este exclusiv fiscală - de a confirma dreptul la deduceri de TVA. În plus, perioada de păstrare de patru ani se află și pe lista Ministerului Culturii (paragraful 368 din listă).

Începeți să numărați patru ani pe factură din a doua zi după sfârșitul trimestrului în care a fost dedus TVA pe document. Să presupunem că ați declarat o deducere pe factură în al treilea trimestru, atunci punctul de plecare este 1 octombrie 2015. Rezultă că firma poate distruge documentul abia după 1 octombrie 2019.

Așadar, am aflat că păstrarea arhivelor documentelor primare trebuie asigurată pentru cel puțin cinci ani. Această cerință este prevăzută în Legea contabilității.

Totodată, perioada de păstrare a documentelor contabile fiscale este de patru ani. Cu toate acestea, în unele cazuri, inspectorii vor avea dreptul de a solicita documente peste patru ani (vezi tabelul de mai jos. - Nota ed.). Mă voi opri asupra acestui lucru mai detaliat.

Când inspectorii au dreptul de a solicita documente peste patru ani

Perioadele de păstrare non-standard pentru documente vor fi pentru companiile care suportă pierderi în viitor. Permiteți-mi să vă reamintesc că organizațiile care plătesc pot reduce baza perioadei curente pentru pierderile vechi. Puteți reporta pierderile timp de 10 ani din momentul în care compania le-a primit. Cu toate acestea, dacă o organizație folosește această oportunitate, atunci trebuie să aibă acte care să confirme pierderea veche: rapoarte, registre și documente primare.

Documentele de pierdere trebuie păstrate pentru întreaga perioadă de transfer și plus încă patru ani (subclauza 8, clauza 1, articolul 23, clauza 4, articolul 283 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Pentru o firmă pe care inspectorii au verificat-o deja, nu există excepții. De asemenea, ea trebuie să respecte astfel de termene (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 25 mai 2012 nr. 03-03-06 / 1/278).

Mai lungă decât perioada standard, trebuie să stocați documente pentru anularea creanțelor neperformante. Și anume, în termen de patru ani de la momentul în care datoria a fost luată în calcul la cheltuieli.

Apropo, același lucru este valabil și pentru datoriile neperformante. Documentele de pe acesta (facturi, plăți, acte de reconciliere și alte acte de confirmare a creanței) pot fi distruse la numai patru ani după ce societatea a luat în calcul datoria în venituri.

De asemenea, este important ca companiile – proprietarii de mijloace fixe să aibă grijă de siguranța documentelor. Documentele pentru achiziționarea și punerea în funcțiune a mijloacelor fixe sunt stocate timp de patru ani de la data amortizării totale (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 26 aprilie 2011 nr. 03-03-06 / 1/270). Același lucru este valabil și pentru documentele privind reconstrucția și modernizarea sistemului de operare. Într-adevăr, ca urmare a acestor activități, costul inițial al obiectului crește și, în consecință, amortizarea.

Să presupunem că ați vândut un mijloc fix. Apoi, hârtiile de pe obiect trebuie păstrate timp de patru ani de la vânzarea sau anularea pierderii din tranzacție. Acestea sunt necesare pentru a confirma valoarea reziduală a mijloacelor fixe pe care le-ați inclus în costuri.

Probabil o situație familiară - furnizorul a adus documentele cu întârziere și, din această cauză, nu ați aflat costurile în trimestrul în care trebuie. Nici o problema. Astfel de lucrări pot fi efectuate în perioada curentă. La urma urmei, o eroare în calculul impozitului poate fi corectată în raportul curent dacă, din această cauză, taxa a fost plătită în exces (clauza 1, articolul 54 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Dar pentru asta trebuie sa ai acte care sa confirme cheltuielile in perioada in care trebuie initial sa tii cont de acte. Este important să le asigurați siguranța încă patru ani după ce ați corectat eroarea din raportul curent (vezi exemplul din tabelul de mai sus. - Nota ed.).

Ce să faci cu actele care au expirat

Aveți dreptul să distrugeți documentele expirate. De exemplu, pot fi mărunțiți cu un tocator sau rupte manual.

Dar acest fapt trebuie fixat de reguli. Voi spune imediat că ordinele și actele care vor fi discutate în continuare nu au forme unificate, formele lor sunt arbitrare.

În primul rând, emite un ordin de creare a unei comisii de experți și efectuează un inventar al documentelor vechi.

Pe baza rezultatelor inventarierii, membrii comisiei întocmesc un act privind selecția documentelor în vederea distrugerii. Nu este deloc necesar să se indice detaliile fiecărui document din act. Și uneori este pur și simplu imposibil din cauza volumelor colosale. Lucrările omogene se notează sub denumirea generală. De exemplu, astfel: „Facturi primite pentru perioada de la 1 ianuarie până la 31 decembrie 2010 – 10 casete”.

Și numai după ce valorile mobiliare sunt selectate, acestea pot fi lichidate. Dacă compania face acest lucru singură, atunci întocmește un act de distrugere a documentelor.

Lector:
Marina RIZVANOVA,
Director general al Grupului de Audit și Consultanță „Ural Union”

Salut! Astăzi vom vorbi despre regulile de stocare a documentelor contabile.

Astăzi vei învăța:

1. Ce documente trebuie păstrate;
2. Care sunt cerințele pentru depozitare?
3. Ce perioade de păstrare sunt stabilite pentru fiecare tip de documente.

Documentele contabile pot fi comparate cu fosilele antice care au păstrat amprentele animalelor dispărute. Livrările, achizițiile, tranzacțiile de vânzare, decontările companiei sunt de mult timp în trecut și nimeni nu le amintește, iar documentele contabile continuă să stocheze cu atenție fiecare pas al vieții companiei.

Fără să așteptăm ca vreun „arheolog” de la inspectoratul de inspecție să „descopere” încălcările, vom analiza regulile de păstrare a documentației întreprinderii, care sunt strict reglementate de lege.

Cadrul legal

Este important să respectați legile privind păstrarea documentelor, în primul rând pentru că vă puteți justifica costurile în cazul unui audit. Odată cu distrugerea timpurie a hârtiilor sau pierderea lor, nu veți putea dovedi măcar faptul însuși existența lor. Iar inspectorii vor avea dreptul să nu țină cont de cheltuielile dumneavoastră și, vor percepe amenzi și taxe suplimentare.

De aceea trebuie să fii impecabil în stocarea documentelor - te vei scuti pe tine și organizația de griji și încercări inutile.

Perioadele de păstrare a documentelor contabile sunt stabilite prin trei documente fundamentale:

• Legea federală nr. 402 „Cu privire la contabilitate”, ultima dată modificată la 28 noiembrie 2018 prin Legea nr. 444-FZ;
• Lista aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei;
• Codul fiscal.

De ce există mai multe documente legale în loc de unul singur? Contabilitatea este multitasking, afectează raportarea, relațiile de muncă, deciziile de personal și multe altele.

Documentele de reglementare pot menționa aceleași documente și pot stabili o ordine diferită pentru păstrarea acestora. Astfel, apare un fel de „suprapunere”. Dacă două perioade de depozitare nu coincid, trebuie luată în considerare perioada care este mai lungă.

Numărătoarea inversă pentru stocarea documentelor nu începe de la data la care este datată, ci de la începutul anului următor.

Exemplu. Ați primit o factură de la un furnizor cu data de 1 februarie 2019. Știți că întreprinderea dumneavoastră păstrează acest tip de documentație timp de cinci ani. Pe baza acestui fapt, aveți dreptul de a distruge hârtia după 1 februarie 2024, deoarece la această dată documentul dumneavoastră va fi stocat oficial timp de cinci ani.

Cel mai adesea în documentele oficiale formularea sună: „păstrați cel puțin un anumit număr de ani”. Adică, compania însăși își alege datele exacte, în conformitate cu capacitățile sale (dacă există cineva care să se ocupe de arhivă, sediul o permite). Termenele selectate pentru documentele principale sunt acceptate și sunt cel mai bine prescrise în documentele interne, de exemplu, în partea „Regulamente privind arhiva”.

Unde să depozitați documentele

Dacă fluxul de documente al companiei este mic, documentele pot fi depozitate în aceeași încăpere în care are loc activitatea principală. Cu o rotație mare de documente pe hârtie, companiile alocă o cameră separată pentru arhivă.

Camera trebuie să respecte mai multe reguli de depozitare:

• Nu ar trebui să fie amplasat la subsol, unde există umiditate ridicată, și ar trebui să fie și încălzit. Scopul principal al acestor cerințe este de a proteja mediul de depozitare de scurtă durată de umiditate;
• Ferestrele ar trebui să fie bine acoperite, este mai bine să folosiți jaluzele. Expunerea la lumina soarelui face ca hârtiile să se ardă;
• Camera trebuie protejată de accesul neautorizat: ferestrele trebuie să aibă gratii dacă podeaua este joasă. Ușa trebuie încuiată cu o cheie sau încuietoare cu combinație.

În cazul în care organizația nu poate aloca spațiu pentru arhiva documentelor contabile, este permisă depunerea acestora la o firmă specializată în arhive.

Perioadele de păstrare a documentelor

Fiecare tip de document are propriile perioade de stocare - de la minim la o astfel de perioadă pe care o poate încadra o viață umană.

Tabel cu o listă a perioadelor de păstrare.

Depunerea documentelor la arhivă

Documentele sunt predate arhivei pentru stocare pe termen lung (mai mult de zece ani) cu o probabilitate minimă ca acestea să fie necesare în momentul de față sau în viitorul apropiat. După cum am văzut din tabel, unele categorii de documente sunt supuse unei depozitări incredibil de lungi - până la 75 de ani.

Transferul documentelor în arhivă se efectuează conform graficului, care se aprobă de către conducătorul firmei în ordinul de constituire a arhivei. Aceasta poate fi o dată pe lună sau o dată pe an - în funcție de fluxul de lucru al întreprinderii.

Următoarele prevederi trebuie prezentate și explicate în ordine:

• Cine raspunde de livrarea la arhiva si eliberarea documentelor din aceasta;
• Cum se menține jurnalul de arhivă?
• Procedura de distrugere a documentelor, al cărei termen a expirat;
• Ce evenimente și cu ce frecvență ar trebui organizate pentru a păstra arhiva în forma corespunzătoare.

Arhiva nu trebuie să conțină fotocopii. Dacă originalul nu poate fi introdus în arhivă din motive obiective, acolo se depune o copie legalizată.

În mod ideal, documentele arhivate ar trebui ulterior legate într-un fel și arhivate pentru a crește securitatea. Dacă documentul este cusut cu fire conform regulilor, este aproape imposibil să înlocuiți imperceptibil o foaie cu alta.

La parcurgerea acestor pași, pe coperta broșurii sunt plasate informații de identificare și anume: anul, numărul de serie, numărul de foi legate, zona contabilă, tipul documentelor legate și alte date.

Responsabilitatea pentru tinerea evidenta contabila

Șeful companiei este în întregime responsabil pentru siguranța documentelor necesare - acestea vor fi solicitate de la el. În ciuda faptului că autoritățile deleg întotdeauna grija arhivei angajaților lor.

Valoarea amenzilor este direct proporțională cu semnificația documentului pierdut. Pentru încălcări minore, răspunderea administrativă este prevăzută sub forma unei amenzi de 300-500 de ruble. Dacă absența hârtiei implică o denaturare a raportului contabil, șeful și contabilul-șef pot fi amendați cu 2000 - 3000 de ruble.

Cea mai periculoasă pierdere poate fi documentele primare, registrele și facturile. Ele sunt folosite în contabilitatea fiscală și evaziunea fiscală potențială este pedepsită sever cu o amendă de la 10.000 la 30.000 de ruble.

Cu mare râvnă, în lipsa documentelor, se pot vedea acțiuni frauduloase și se aplică un articol din Codul penal. Această opțiune cea mai proastă amenință persoana responsabilă cu o amendă de până la un milion de ruble și cu închisoare de până la șase ani.

Dacă angajații înșiși au descoperit pierderea documentelor, este necesar să se informeze imediat managerul despre acest lucru. Conform regulilor contabile, șeful este obligat să numească o comisie care să stabilească motivele pierderii.

Rezultatul lucrărilor comisiei ar trebui să fie întocmirea unui act privind rezultatele anchetei. Chiar dacă actul nu explică pierderea documentelor, va demonstra autorităților de inspecție refuzul de a reține informații.

Există o serie de circumstanțe care pot explica pierderea documentelor și nu pot fi trase la răspundere pentru aceasta. Astfel de cazuri includ forța majoră sub formă de dezastre naturale sau efracții, incendierea spațiilor. Conducerea ar trebui să obțină în prealabil un certificat de la autoritățile de pompieri sau de la autoritățile de aplicare a legii, care să explice pierderea documentelor.

Distrugerea documentelor expirate

În cazul în care arhiva este construită logic (datele de pe rafturi și dosare sunt ușor de vizualizat, accesul la foldere nu este dificil, documentele sunt aranjate strict după tip), nu va fi nicio bătaie de cap cu procedura de aruncare a documentelor.

În mod convențional, poate fi împărțit în două etape:

• Identificarea documentelor expirate;

Primul stagiu presupune ca firma, dupa o perioada stabilita prin reguli interne, analizeaza hartiile acumulate si scoate de la rafturi acele mape al caror continut nu mai poate fi stocat.

În companiile mari cu acte uriașe, se alege o dată anume pentru un eveniment sau o serie de date, se convoacă o comisie de experți formată din mai multe persoane, care petrec multe ore în arhivă, identificând ceea ce ar trebui aruncat. Aceste persoane trebuie să aibă un nivel ridicat de pricepere pentru a putea distinge documentele importante de cele neimportante.

În primul rând, aceste acțiuni sunt susținute de un ordin de inventar în formă liberă emis de manager. Enumeră participanții, obiectivele, datele.

În al doilea rând, participanții întocmesc înșiși un act asupra documentelor selectate, în care sunt enumerați pe scurt. Detaliile fiecărei lucrări nu sunt indicate - acest lucru nu este necesar, în plus, cu volume mari, astfel de acțiuni vor „mânca” timpul membrilor comisiei.

Exemplu. Dacă trebuie să anulați documente contabile omogene, este suficient să indicați: „Fișele de pontaj pentru perioada de la 1 ianuarie 2013 până la 31 decembrie 2013 - 1 casetă”.

Daca volumele sunt cu adevarat mari, compania poate angaja arhivisti profesionisti. Nu numai că nu vor permite distrugerea documentelor necesare, dar vor emite și un inventar oficial al ceea ce a fost distrus.

În companiile mici, sarcina de a distruge documentele este atribuită fie numai angajatului de arhivă, fie unui singur contabil. Totodată, pentru legalitatea procedurii trebuie să se întocmească și un ordin și un act.

A doua etapă prevede că, în lipsa angajării arhiviștilor din afară, angajații companiei fie distrug hârtiile cu un tocator, fie le sfâșie cu mâinile. Al doilea este posibil doar cu volume foarte mici de hârtie.

Este inacceptabil să se folosească reversul documentelor supuse lichidării ca proiecte. Documentele solicitate pot conține confidențialitatea datelor personale sau secrete fiscale.

Termenele de păstrare a documentelor contabile în organizație sunt determinate de legea contabilității și de o listă specială. Din articolul nostru, veți afla despre durata perioadei de stocare a acestora, precum și despre caracteristicile determinării perioadelor de stocare pentru documentele individuale în diferite situații.

De ce să păstrați documentele contabile

Orice contabil știe că fiecare document emis de o companie sau primit de la contrapărți are propria sa valoare și trebuie salvat. Pe baza informațiilor cuprinse în documentele primare se ține contabilitatea și se întocmește contabilitatea. Verificarea datelor contabile și contabile de către toate autoritățile de control se realizează conform documentelor primare.

Toate contabilitatea și raportarea primară trebuie păstrate pentru o perioadă definită legal.

Condițiile de păstrare a documentelor contabile sunt reglementate de Legea „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011 nr. 402-FZ și lista aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25.08.2010 nr. 558.

Ce este mai important - lista sau legea nr. 402-FZ

Comparând perioadele de păstrare a documentelor contabile specificate în listă și Legea nr. 402-FZ, putem trage următoarele concluzii:

• lista stabilește diferite perioade de păstrare în funcție de tipul și semnificația documentelor aferente categoriei de contabilitate;
• Legea nr. 402-FZ prevede o perioadă de 5 ani pentru păstrarea documentelor contabile, dar nu precizează termenii pentru tipurile de documentație;
• la paragraful 1 al art. 29 din Legea nr. 402-FZ spune că lista stă la baza determinării perioadelor de păstrare a documentației.

Astfel, atunci când se decide soarta unei facturi, bilanțuri sau situații contabile, este necesar să se procedeze în primul rând de la termenii indicați în listă. În acest caz, perioada de păstrare a acestora nu poate fi mai mică de 5 ani.

Perioada de păstrare a documentelor contabile specificată la art. 29 din Legea nr. 402-FZ, inclusiv politicile și standardele contabile ale societății, inclusiv documentele care există în formă electronică. De asemenea, acesta din urmă nu poate fi distrus într-o perioadă de 5 ani. Perioada de depozitare începe din anul următor celui al ultimei utilizări (clauza 2, art. 29 din Legea nr. 402-FZ).

Veți afla despre ce EDS ar trebui să semneze un primar electronic din material „Documentele electronice primare trebuie să fie semnate de UKEP” .

Tratând cu termenele limită cu un exemplu

Landscaping Design LLC, fondată în urmă cu câțiva ani, și-a câștigat în mod constant un punct de sprijin pe segmentul său de piață. Partea contabilă a lucrării a fost realizată de o echipă de 4 persoane. Fiecărui specialist i s-au atribuit domenii specifice de contabilitate, iar contabilul șef era responsabil de raportarea și interacțiunea cu controlorii.

În ultimele perioade de lucru ale departamentului de contabilitate, în dulapuri și încăperi de utilitate s-a acumulat un număr nenumărat de dosare cu documentație. Este timpul să ne ocupăm de ei.

Majoritatea documentelor primare au fost acte de muncă efectuate - pe baza acestora, veniturile companiei au fost determinate în mod regulat, reflectate în situațiile sale financiare.

Citiți despre executarea actelor de muncă efectuate în aceasta articol .

Volume semnificative de depozite de hârtie au fost facturile pentru materiale achiziționate, facturile, statul de plată și calculele aferente.

Un rack separat a fost complet umplut cu contabilitate, declarații, rapoarte către fondul de pensii și asigurări sociale, precum și formulare statistice.

Fiecare contabil a întocmit o listă de cazuri cu documentație contabilă în zona sa, iar contabilul-șef a sistematizat toate informațiile într-un singur tabel, una dintre coloanele a căruia a consacrat-o perioadelor standard de păstrare a documentelor preluate din listă.

Tabelul „Termeni de păstrare a documentelor contabile în organizație”

Nu ignorați semnul * din tabel. Înseamnă că documentul trebuie păstrat pe toată perioada în care compania operează.

Toată documentația indicată în tabel se referă direct sau indirect la contabilitate, prin urmare, termenele care depășesc perioada de păstrare de 5 ani prevăzute de legea nr.402-FZ au fost majorate de către contabilul-șef al Landscape Design SRL la limitele indicate în listă.

Având în vedere că firma nu a sărbătorit încă a 5-a aniversare de la începerea lucrărilor, niciunul dintre documentele prezentate în tabel nu poate fi distrus. Pentru a elibera localurile aglomerate cu acte, departamentul de contabilitate a alocat un birou special, unde au depus documentele in asteptarea expirarii perioadei de depozitare.

Nuanțele contabilității pentru păstrarea documentației contabile

În practica SRL „Landscape Design” au existat cazuri de vânzare a activelor fixe în pierdere. In scopul contabilitatii si contabilitatii fiscale a mijloacelor fixe se folosesc aceleasi documente. Diferența constă doar în recunoașterea costurilor asociate cu eliminarea acestora. Acest fapt trebuie avut în vedere și la determinarea perioadelor de păstrare a documentelor.

De exemplu, acum 2 ani, o companie a achiziționat o mașină VAZ-21102 (cod OKOF 15 3410010). Pe baza faptului că, conform clasificării OS, aceasta aparține grupei a 3-a de amortizare, durata de viață utilă (SPI) a fost stabilită la 5 ani. Din cauza unor defecțiuni constante, mașina s-a decis să fie vândută la orice preț oferit. Veniturile din vânzare s-au dovedit a fi mai mici decât valoarea reziduală a proprietății, iar pierderea din vânzare în conformitate cu standardele de contabilitate fiscală timp de 3 ani (ISD rămase) va fi luată în considerare în mod egal la calcularea impozitului pe venit.

IMPORTANT!Nuanțele contabilizării fiscale pentru pierderile din vânzarea mijloacelor fixe sunt reflectate în paragraful 3 al art. 268 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Citiți aici despre caracteristicile grupării cheltuielilor în scopuri contabile fiscale material .

Astfel, toate documentele legate de formarea valorii inițiale și reziduale, termenul JIT, contractele și actele de vânzare, precum și certificatele și calculele de contabilizare a pierderii din vânzarea mijloacelor fixe trebuie păstrate cel puțin. 4 ani de la includerea pierderii specificate în baza de impozitare . Acest lucru se datorează faptului că organele fiscale în timpul auditului au dreptul de a studia documentele timp de 3 ani anteriori auditului. Astfel, documentele privind mijlocul fix specificat vor trebui păstrate cel puțin 9 ani.

Cazul avut în vedere nu este singurul în care se prelungesc termenele de păstrare a documentelor. În secțiunea următoare, prezentăm și alte situații.

Alte cazuri de creștere a duratei de valabilitate a primarului

Dacă Landscape Design LLC a lucrat cu pierdere și apoi a luat-o în considerare la calcularea impozitului pe venit, documentele ar trebui să fie stocate pentru întreaga perioadă de reportare a pierderii plus 4 ani de la anularea completă a acesteia. În același timp, este imposibil să scapi fie de documentul primar care confirmă pierderea rezultată, fie de alte certificate și calcule pe baza cărora a fost transferată această pierdere.

De exemplu, documentele contabile și fiscale pentru o pierdere suferită în 2018 și contabilizate în următorii 10 ani vor trebui păstrate până la sfârșitul anului 2032.

Va fi necesară mărirea perioadei de păstrare a documentelor contabile în cazul următor. SRL „Landscape Design” a oferit servicii clientului, care nu a plătit lucrările efectuate în timp util și nu a răspuns scrisorilor și reclamațiilor. Firma nu a fost exclusă din registrul de stat, dar nici nu și-a rambursat datoria. Landscape Design LLC a putut să ia în calcul creanțele neperformante abia în 2018, iar organizația va trebui să păstreze toate documentele legate de această situație până la sfârșitul anului 2022.

Rezultate

Facturi, acte de munca efectuate, extrase de salarii, rapoarte - acestea si multe alte documente contabile sunt obligate sa fie pastrate de contribuabili in termenele stabilite printr-o lista speciala. Este imposibil să se reducă acești termeni, dar în unele cazuri este necesar să se mărească (la transferul pierderilor, anularea creanțelor neperformante, vânzarea activelor fixe în pierdere).

Câți ani se țin evidența contabilă? Întrebarea este foarte importantă și relevantă. Articolul conține o selecție care indică termenii de stocare a documentelor contabile în organizație (tabel): primar, numerar și raportare.

După cum se precizează în legea de bază a contabilității 402-FZ, perioada de păstrare a documentelor contabile nu trebuie să fie

• mai puțin de 5 ani de la anul de raportare (clauza 1, art. 29 din Legea 402-FZ) pentru casele de marcat primare și de marcat;
• cel puțin 5 ani de la anul în care au fost utilizate ultima dată. Acest lucru se aplică politicilor contabile și altor acte locale care stabilesc procedura, metodele și metodele de contabilitate pentru o anumită întreprindere.

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că procedura de stocare a documentelor contabile, inclusiv termenii de stocare a acestora, este stabilită de fiecare organizație în mod independent, ținând cont de normele și cerințele:

• Codul fiscal al Federației Ruse;
• din regulamentul aprobat prin Decretul Comisiei Federale a Valorilor Mobiliare a Federației Ruse din 16 iulie 2003 Nr. 03-33/ps pentru SA.

Dacă în fiecare dintre actele de legislație specificate pentru aceleași documente este indicată o perioadă diferită, perioada efectivă trebuie stabilită în conformitate cu actul în care este indicată perioada maximă.

În tabel puteți găsi răspunsuri la întrebarea cât timp se păstrează documentele contabile după tipul lor cu referiri la acte legislative.

Este important să se organizeze depozitarea documentelor contabile într-o organizație în conformitate cu actele legislative menționate mai sus. În cazul în care termenul de păstrare a documentului nu a expirat și acesta este solicitat de către organul fiscal, Fondul de Asigurări Sociale sau inspectoratul de muncă în cadrul controalelor la fața locului sau de birou, dar acesta nu este fizic acolo, se va aplica amendă către organizația în baza clauzei 1 Artă. 126 Codul Fiscal al Federației Ruseîn valoare de 200 de ruble. pentru fiecare document nedepus. La fel ca organizațiile și oficialii se confruntă cu amenzi administrative (Partea 1 Artă. 5.27, partea 1 Artă. 15.6, partea 3, 4 Artă. 15.33 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, art. 26.31 din Legea nr.125-FZ).

Să ne uităm la un exemplu de modul de determinare a termenului de valabilitate a unei scrisori de trăsură și a unei facturi primite în trimestrul 3 al anului 2017. Mărfurile sunt acceptate în contabilitate, iar TVA-ul este deductibil în același trimestru. In 4 mp. În 2017, bunurile au fost vândute, iar costul acestora a fost luat în considerare în cheltuieli la calculul impozitului pe venit.

Perioada de păstrare a facturii este până la 30.09.2021, întrucât a fost folosită la calcularea TVA în T3 2017 (deducere revendicată), iar perioada se calculează ca fiind 4 ani după perioada fiscală în care a fost utilizată factura, adică de la 01.10.2017.

Perioada de păstrare a scrisorii de trăsură depinde de calificarea acestuia:

• pentru a confirma dreptul de deducere a TVA, numărăm perioada de patru ani de la 01.10.2017 și obținem 30.09.2021 (prin analogie cu factura);
• pentru a recunoaște costul mărfurilor drept cheltuieli la calculul impozitului pe venit, numărăm perioada de patru ani de la 01.01.2018 (întrucât perioada de impozitare pentru impozitul pe venit este de un an) și obținem 31.12.2021;
• ca document primar - numărăm 5 ani după anul în care costul mărfurilor este recunoscut drept cheltuieli, adică de la 01.01.2018, și obținem 31.12.2022.

După cum arată practica, în aproape orice întreprindere autohtonă modernă, cea mai mare cantitate de documentație este generată de contabilitate. de înțeles: în acest departament lucrează cu bani și fiecare astfel de operațiune trebuie să fie stabilită oficial pe hârtie. În plus, termenul de stocare a documentelor primare într-o organizație este legal stabilit, ceea ce înseamnă că nu va funcționa chiar așa pentru a scăpa de „hârtii”, va trebui să le păstrezi cel puțin câțiva ani și abia apoi să le distrugi. . Apropo, procesul de eliminare a deșeurilor de hârtie nu este, de asemenea, ușor, are o serie de caracteristici specifice. Despre toate acestea - mai departe.

Documente, documente...

Dacă cităm statistici privind cantitatea de documentație produsă, se dovedește că în aproape toate întreprinderile autohtone moderne, contabilitatea este sursa a 80-90% din documentele pe hârtie. Ele nu trebuie doar păstrate. Restricțiile determină nu numai care este perioada minimă corectă de stocare pentru înregistrările primare (de obicei variază de la cinci ani la un deceniu), ci și în ce condiții trebuie să se afle aceste obiecte. În același timp, trebuie amintit că există o împărțire în documentație pentru depozitare temporară și permanentă.

Cu toate acestea, după cum arată practica, nu toți managerii companiei sunt interesați să înțeleagă complexitățile care sunt termenele limită pentru stocarea documentelor primare. Pentru a te scuti de o bătaie de cap, poți apela la serviciile unor firme specializate de arhivă. Într-o astfel de companie, ei știu exact ce tip de documente pentru cât timp trebuie să fie păstrate, în ce condiții, sub ce reguli. În plus, o astfel de organizație are capacitatea tehnică de a distruge documentele încredințate cu stocarea la expirarea termenelor. Este chiar convenabil, dar costă bani. Dacă doriți să economisiți bani, atunci va trebui să alocați o cameră specială pentru arhivă și să înțelegeți care este perioada de păstrare a documentelor contabile primare în organizație conform legii.

Vreau - nu vreau

Problema, apropo, nu apare din senin. Legile actuale stabilesc termenii de păstrare a documentelor contabile primare, iar în cadrul oricărei întreprinderi acestea trebuie respectate. Din legislație rezultă că oricărei persoane juridice care operează îi este încredințată obligația de a păstra documentația. Aceasta înseamnă că forma de activitate nu contează - indiferent dacă este un antreprenor privat care face afaceri singur, sau o preocupare mare, trebuie totuși să vă ocupați de stocarea situațiilor financiare și a altor documente. Este important să studiați legislația pentru perioadele stabilite de păstrare a documentelor primare electronice, pe hârtie, astfel încât în ​​cazul unui conflict cu antreprenorul sau în timpul verificării de către autoritatea de control, să nu vă aflați într-o poziție inconfortabilă. În plus, nerespectarea termenelor stabilite de lege poate provoca o amendă considerabilă în timpul controlului. Legislația actuală conține reglementări care reglementează perioada minimă de păstrare a documentelor contabile primare. Este important ca afacerea să fie în siguranță, iar desfășurarea activității în țara noastră se distinge prin legalitate și respectarea regulilor stabilite.

Cea de-a 125-a lege federală, adoptată în octombrie 2004, spune despre perioada de stocare pentru documentele primare electronice, pe hârtie, acum. Pe baza numelui, este dedicat arhivelor și desfășurării corecte a afacerilor. În acest document oficial sunt luate în considerare caracteristicile stocării documentelor oficiale produse de departamentul de contabilitate. Aici puteți găsi atât caracteristici care fac posibilă distingerea între documentația de stocare temporară și cea permanentă, cât și termenii specifici unui anumit tip de hârtie.

Cui se aplică?

Responsabilitățile pentru respectarea termenilor minimi de stocare a documentelor primare sunt atribuite:

• autoritățile locale;
• agentii guvernamentale;
• antreprenori;
• intreprinderi;
• persoane care fac afaceri.

Legea va trebui respectată în ceea ce privește documentația de arhivă, inclusiv cele referitoare la personal. Întreaga perioadă de timp specificată în lege trebuie păstrată într-un loc sigur. Pe lângă legile federale, specificul condițiilor de stocare a documentelor primare și a registrelor contabile sunt afectate într-o serie de documente de reglementare care sunt în vigoare atât pe teritoriul țării în ansamblu, cât și în fiecare regiune în parte. Cel mai important document este însă legea a 125-a menționată mai sus, care oferă o listă completă a documentației care reglementează durata de păstrare a documentelor contabile.

Legea nr 129

În 1996, a fost emisă o lege federală privind caracteristicile contabilității. Se precizează că contabilitatea își poate genera documentația pe hârtie, precum și folosind diverse mașini-unelte. Totodată, compania trebuie să facă copii ale documentației pe hârtie pe cont propriu, astfel încât toți participanții la operațiuni să aibă acces la date despre aceștia. În cazul în care autoritatea de reglementare solicită accesul la documentație, reprezentanții companiei sunt obligați să o furnizeze. Atât procurorii, cât și reprezentanții instanțelor au dreptul să facă acest lucru.

Crearea, păstrarea cu respectarea termenelor de păstrare a documentelor contabile primare, furnizarea la cerere trebuie să respecte formele stabilite în actele normative. Documentele trebuie trimise persoanei solicitante pe suport de hârtie. Dacă acest lucru este permis de capabilitățile mașinilor utilizate în lucrare, dacă toți participanții sunt de acord, raportarea poate fi transmisă în formă electronică. Este permis și de legile actuale ale țării noastre.

Depozitam conform regulilor

Legea federală a 129-a conține o mențiune despre respectarea obligatorie a condițiilor de păstrare a documentelor contabile primare. În special, articolul 17 menționează că orice persoană juridică trebuie să păstreze fără greșeală o astfel de documentație, inclusiv registre și rapoarte. Durata intervalului de timp este stabilită de normele care reglementează arhivarea la nivel de stat. Durata acestei perioade nu poate fi mai mică de 5 ani.

Se stabilește o perioadă specială de păstrare a documentelor primare pentru documentația care reglementează politica contabilă și pentru alte categorii (programe utilizate pe mașinile care procesează informații, un plan de conturi de lucru). Desigur, și aici durata este de cinci ani (în unele cazuri, această perioadă poate fi setată mai mult), dar perioada începe să conteze din momentul în care acest document a fost utilizat ultima dată la întreprindere. Conducătorul unei persoane juridice este persoana care, potrivit legii, este responsabilă cu păstrarea tuturor documentației solicitate cu respectarea intervalelor de timp. Aceasta înseamnă că orice șef educat și responsabil trebuie să cunoască perioada de păstrare a documentelor primare în departamentul de contabilitate dacă dorește să țină sub control situația din companie.

După cum arată practica, multe organizații efectuează în mod regulat un inventar al documentației oficiale, iar reglementările locale stabilesc persoane responsabile cu stocarea documentelor, cu care autoritățile de inspecție interacționează efectiv atunci când monitorizează respectarea regulilor de întreținere a arhivelor.

Creare și depozitare: totul conform regulilor

În baza legislației în vigoare, contabilii pot genera atât documentația primară, cât și documentația sumară nu doar pe hârtie, ci și în format electronic; totodată, obligațiile de a realiza copii pe hârtie sunt atribuite persoanei juridice, iar la cererea persoanei interesate, organul de control, societatea este obligată să trimită documentele pe hârtie la adresă în cel mai scurt timp posibil. Compilarea și stocarea trebuie efectuate în forma stabilită prin actele normative în vigoare.

Despre care este perioada de stocare a documentelor primare în departamentul de contabilitate, ordinea acestui proces, spune lista de documentație care ia în considerare documentele tipice de management care se formează în timpul activității oricărei întreprinderi. Acestea au fost stabilite în 2010 într-un document aprobat de Ministerul Finanțelor și Arhivele Federale. În plus, este necesar să se țină cont de cerințele Codului Fiscal, care reglementează că fiecare cetățean al țării noastre este responsabil pentru ținerea evidenței contabile timp de patru ani. Acest lucru se aplică documentelor legate de contabilizarea cheltuielilor, componentei venituri, precum și confirmarea plății impozitelor.

Să o facem cu înțelepciune

Organizarea corectă a procesului cu respectarea condițiilor de păstrare a documentelor contabile primare presupune o abordare profesională, implicarea personalului responsabil cu documentația contabilă, prelucrarea informațiilor de arhivă despre organizarea procesului de lucru în sine. În prezent, practic nu există locuri de pregătire specializată în arhivare, așa că de multe ori este dificil să găsești un specialist cu adevărat de înaltă calitate. Pe de alta parte, legislatia progresiva impune respectarea termenilor de pastrare a documentelor contabile primare, in caz contrar te poti confrunta cu amenzi categoric neplacute. Cea mai bună opțiune pentru un flux de lucru suficient de voluminos este crearea unui departament responsabil cu stocarea arhivei în personalul companiei și asigurarea pregătirii periodice a personalului responsabil cu documentarea cu resurse interne. Acest lucru va ține sub control inovațiile stabilite în legi și va respecta toate cerințele.

O variantă alternativă care vă permite, de asemenea, să luați în considerare perioada de păstrare a documentelor primare și să o respectați în activitățile dvs. de lucru este cooperarea cu un intermediar care își asumă obligațiile de conservare a documentelor clientului. Cu toate acestea, alegerea unei firme de arhivă pentru dvs. nu este, de asemenea, o sarcină ușoară. Este necesar să analizați cu atenție toate opțiunile disponibile pentru a da preferință unei companii de încredere și pentru a nu vă face griji că se poate închide și clădirea ar putea arde.

Caracteristici de stocare a unor tipuri de documentație

După cum rezultă din legislația în vigoare, documentația primară, precum și registrele, raportările și bilanțurile, trebuie să fie transferate în arhivă. Toate aceste categorii de documentație oficială, până la trimiterea la arhivă, trebuie păstrate în săli de contabilitate, în timp ce persoana juridică este obligată să asigure toate condițiile pentru siguranța hârtiilor: dulapurile trebuie să fie închise, să fie respectate siguranța la incendiu și celelalte. . În cadrul întreprinderii, o persoană responsabilă pentru siguranța documentației este desemnată printr-un document special.

Dacă întreprinderea aplică, prin lege aceste documente trebuie păstrate într-un seif sau un dulap special, o încăpere care este închisă și garantează siguranța documentației. Documentația primară a perioadei de timp curente, procesată manual, ar trebui colectată cronologic în registre, care sunt apoi trimise la arhivă pentru stocare permanentă.

La ce altceva să fii atent?

La stocarea extraselor bancare, a comenzilor de numerar și a rapoartelor anticipate, toată documentația trebuie păstrată cronologic și legată pentru stocare comună, sistematică. Unele categorii specifice de documente (rapoarte de ture, comenzi de lucru) pot fi stocate fără obligații, dar arhivate în dosare, astfel încât nimic să nu se piardă sau să fie folosit în scopuri necinstite.

Siguranța documentației, precum și trimiterea acesteia la timp la arhivă, revine în primul rând contabilului șef, deși, dacă este necesar, reglementările locale pot conține delegarea de autoritate către o altă persoană. Eliberarea documentației primare, raportărilor, bilanțurilor este posibilă doar în unele cazuri dacă există un ordin oficial de la contabilul șef. În general, diviziile structurale nu au acces la documentele contabile. Sechestrarea documentelor este posibilă numai dacă există o cerere de specialitate din partea organelor de anchetă, a instanței de judecată sau a altor autorități care au competențe corespunzătoare în condițiile legii. În acest caz, este necesară prezentarea unei rezoluții oficiale întocmite în condițiile legii. La retragere, este necesar să se întocmească un protocol, unul dintre copiile căruia se transferă reprezentantului organizației împotriva semnării.

Perioada de stocare a documentelor primare este prezentată în tabelul de mai jos.

Caracteristicile fluxului de documente

Termenul de „flux de documente” se aplică unui set de factori asociați mișcării documentației din momentul în care a fost creată lucrarea și până la transferul acesteia la arhivare. Elaborarea unui program este responsabilitatea contabilului șef, deși în unele întreprinderi este delegată unui specialist în managementul documentelor. Cu toate acestea, după cum arată practica, cea mai corectă este includerea unui astfel de program în politica contabilă a organizației, care este apoi aprobat printr-un ordin special emis, semnat de oficialul șef al companiei.

Cu ajutorul programului, puteți armoniza și simplifica sarcina de planificare în întreprindere. Programul de lucru pentru documentația primară este o listă de executanți, intervalele de timp în care lucrările trebuie trimise la departamentul de contabilitate, precum și intervalul de timp pentru care contabilii le prelucrează. Asigurați-vă că descrieți perioadele de raportare, inclusiv bilanțurile. Adesea, politica contabilă conține reglementarea perioadelor de păstrare a documentelor primare, iar această perioadă fie este egală cu cea stabilită de lege, fie este stabilită mai lungă dacă specificul activităților firmei o impune. La depunerea raportării pentru anul, documentația se întocmește în modul prescris și se transferă în depozitul de arhivă. În același timp, se ține cont de faptul că în viitor poate fi necesară extragerea datelor utile din volumul transferat pentru stocare. Pentru aceasta, se obișnuiește să se împartă cazurile în foldere, în timp ce gruparea este explicată de conținut. Asigurați-vă că atribuiți un titlu relevant fiecărui folder.

Caracteristici de stocare a carcasei

Toată documentația generată în cursul activităților întreprinderii, așa cum sa menționat mai sus, se împarte în cele destinate depozitării temporare și permanente. La transferul lucrărilor în arhivă este necesar să predați fiecare dintre aceste categorii separat, fără a amesteca lucrări oficiale în aceleași mape. În acest caz, copiile trebuie păstrate separat de originale. De asemenea, în foldere separate, va trebui să sortați documentația care arată raportări, planuri pe an și pe trimestre, pe luni. Un fișier trebuie să conțină o singură documentație.

Pentru a grupa un caz, puteți utiliza documente generate pentru o perioadă (trimestru, an, lună). Excepție fac așa-numitele categorii tranzitorii - de exemplu, fișierele personale, a căror închidere nu este programată să coincidă cu anul calendaristic. În cazul în care dosarul conține documentație generată pe parcursul mai multor luni, este necesar să se separe fiecare lună de altele cu o fișă specială, fixându-se pe ea în ce perioadă se documentează blocul care urmează. În acest caz, este permisă gruparea a până la 250 de coli într-un singur fișier. Grosimea folderului poate fi de 4 cm sau mai puțin.

La ce altceva să fii atent?

După cum se reiese din regulile de întreținere a unei arhive, dacă documentația are anexe, acestea (indiferent de când anume au fost întocmite) trebuie atașate la documentația pe care o însoțesc. În general, succesiunea pentru arhiva documentației contabile este foarte importantă, așa că trebuie respectată cu strictețe. De regulă, se pun mai întâi declarații, apoi note explicative, după care bilanţul, completat de documentele anexate.

Atunci când se organizează stocarea conturilor personale ale angajaților companiei, este necesar să se aloce un caz separat pentru aceasta, în care documentația este stabilită pe an, cu o cronologie strictă. Corespondența anuală este formată în dosare care indică anul calendaristic și este, de asemenea, sistematizată în conformitate cu datele. Fiecare cerere trebuie să fie urmată de un răspuns.

Unele caracteristici

Perioadele de păstrare prevăzute în Codul fiscal pot diferi de acele standarde care sunt specificate în legile care reglementează activitatea contabilă. Atunci când se observă o astfel de discrepanță, se recomandă, în primul rând, să se respecte perioada de timp mai lungă - acest lucru va permite, dacă este necesar, să se facă referire la documentație, să o folosească, chiar dacă, conform uneia dintre regulile actuale, termenul limită. a expirat deja. În plus, inspectorii nu vor avea de ce să se plângă. De asemenea, este necesar să ne amintim lista specială publicată în anul 2000, care indică durata de păstrare a anumitor grupuri specifice de documentație. Această listă este actualizată și completată în mod regulat, astfel încât contabilul-șef al întreprinderii și departamentul responsabil cu gestionarea documentelor trebuie să păstreze informațiile la zi.

În cazul în care perioadele de depozitare au fost încălcate, responsabilitatea pentru aceasta revine șefului companiei, în ciuda faptului că problema siguranței este în primul rând responsabilitatea contabilului șef. În cazul în care comanda, durata de depozitare sunt încălcate, compania este amendată. Pentru un funcționar, pedeapsa variază de obicei în limitele de la două până la trei mii de ruble. Dar dacă documentația primară nu este păstrată deloc, aceștia pot fi pedepsiți cu plata unei amenzi de cinci mii de ruble sau mai mult.