Tipuri de documente contabile pe care le-am văzut. Și cât de mult ar trebui păstrate documentele contabile primare, registrele contabile și raportarea contabilă? Pe stocarea documentelor contabile vor spune în materialul nostru.
Legislația contabilă stabilește că documentele contabile primare, registrele contabile și rapoartele contabile ar trebui păstrate de organizație în termenele stabilite în conformitate cu normele organizării unui caz de arhivă de stat, dar nu mai puțin de 5 ani de la anul de raportare (partea 1 din articolul 29 din Legea federală 12/06/2011 nr. 402-FZ).
Imaginați-vă depozitarea documentelor contabile în cadrul organizației (Legea federală din 10/22/2004 nr. 125-FZ, Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558):
Firește, organizația în cursul acestor termeni ar trebui să asigure condiții de siguranță pentru stocarea documentelor contabile și protecția acestora împotriva schimbărilor (partea 3 a art. 29 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).
În același timp, atunci când se schimbă șeful organizației, documentele contabile ar trebui să fie furnizate în modul stabilit de organizație însuși (partea 4 din art. 29 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FIP).
Se indică faptul că conservarea documentelor contabile primare, registrele contabile și raportarea contabilă, proiectarea și transferul acestora la arhivă oferă contabilului-șef (
Reglementate de legea "privind contabilitatea" nr. 402 și Codul fiscal al Federației Ruse. Fiecare contabil și antreprenor ar trebui să știe câți ani să păstreze documentele contabile și fiscale. Pentru încălcarea depozitării și eliminării amenință pedeapsa.
Actele legislative pot indica o perioadă diferită de stocare a documentelor. În acest caz, este necesar să navigați pentru perioada maximă. Fiecare organizație stabilește reguli și norme de utilizare. În același timp, sunt luate în considerare legi care guvernează societatea și forma sa organizațională.
În funcție de activitățile companiei, documentele sunt prescrise pentru a stoca de la 1 an la sfârșitul companiei. Organizațiile financiare asociate cu emiterea de împrumuturi și împrumuturi lasă documente chiar și după expirarea perioadei de depozitare. Pentru fiecare organizație, există reguli generale pentru utilizarea datelor de arhivare, dar există diferențe care trebuie luate în considerare.
Lista documentației care trebuie deplasată pe termen lung aparține:
Cerințele simple sunt prezentate antreprenorilor individuali. De-a lungul existenței IP, proprietarul trebuie să păstreze rapoartele anuale în autoritățile fiscale, certificatul de înregistrare. Rapoartele anuale contabile și informațiile despre angajați rămân în arhiva de 75 de ani. Alți cerințe de om de afaceri nu se referă.
Cu cât este mai mare cifra de afaceri a companiei, cu atât mai stricte există o legislație. Contabilitate, documentele fiscale sunt prescrise pentru a stoca 75 de ani. Organizațiile financiare au extins perioada de valabilitate datorită posibilei apariții de conflicte pe tema plăților de obligații de credit. Deceniul rămâne în documentația de arhivă care conține informații despre angajați, factură, calcule cu furnizorii și personalul.
Companiile pe acțiuni păstrează în mod constant informații despre capitalul autorizat, acțiunile fondatorilor, cantitatea de depozite, randamentul activelor. Documentația contabilă furnizată autorităților fiscale, așezări cu acționari și personal, încasările de numerar fixe au rămas pentru perioada de 75 de ani. Alte documente sunt stocate în conformitate cu legislația: până la 10 sau mai mult de un an.
Codul fiscal stabilește durata de valabilitate de cinci ani a contabilității. Numărătoarea inversă începe de la anul viitor, după expirarea documentului în sine. Șeful întreprinderii este responsabil pentru organizarea și arhivarea documentației. 402-FZ și Ordinul Ministerului Culturii nr. 558 susțin posibilitatea extinderii conservării documentelor de arhivă.
Lucrările contabile ale companiei includ:
Raportarea anuală se referă la principalele documente ale companiei, deci trebuie păstrate în mod constant. Hârtia este transferată în arhiva companiei, a cărei perioadă de depozitare depășește 10 ani. Dacă durata conservării este mai mică, atunci ele sunt lăsate în diviziune. După expirarea statutului - distruge. Între timp, nu este necesară crearea unei arhive speciale pentru organizația de documentare.
Dacă compania este mare, are multe diviziuni structurale, atunci formarea arhivei este recomandabilă. Aceasta ar trebui să fie o cameră separată, echipată conform regulilor de organizare a depozitului de date clasice. Pentru comoditate, pe baza conținutului documentației, sunt alocate tipuri de arhivare:
Respectarea ordinului din arhivă trebuie angajată în unități individuale de personal.
Legea stabilește durata de valabilă a documentelor timp de patru ani. Se referă la documentele contabile care sunt necesare pentru calcularea impozitelor.
În teorie, totul este clar, dar în practică, contabilitatea și documentația fiscală nu are diferențe. Există o confuzie cu privire la separarea speciilor acestor lucrări. Pentru a evita amenzile, organizațiile sunt încurajate să stocheze documente fiscale timp de cinci ani.
Articolul 283 din Codul Fiscal al Federației Ruse vă permite să transferați dimensiunea pierderii pentru perioadele viitoare, dacă este confirmată. În conformitate cu acestea, documentele care dovedesc apariția de daune trebuie să fie stocate în cadrul organizației până la rambursarea cantității de deduceri fiscale.
Documentația fiscală este stocată 5, 75 de ani și în mod constant. Cel mai mare grup are o perioadă de depozitare de cinci ani. Crede:
Dacă cardurile fiscale și informațiile despre venit nu conțin informații despre conturile personale, atunci aceste documente sunt stocate 75 de ani.
Depozitarea documentației obligă să știe despre perioadele de verificare a domeniului de la autoritățile fiscale. De obicei, acestea sunt ținute la fiecare trei ani. Cu următoarea utilizare a documentelor cu o durată de valabilitate expirată, este necesar să verificați dacă următorul control nu este numit.
Contribuțiile de asigurare aparțin, de asemenea, documentelor contabile ale companiei. Anterior, comanda de depozitare determinată 212-фз. Conform legii, documentele privind plățile de asigurare au fost depozitate timp de șase ani. Dar în 2017 a fost eliminată. Acum, ordinea de stocare este reglementată de codul fiscal și FZ nr. 250.
Tabelul 1 prevede documentația de arhivare pentru primele de asigurare.
Tabelul 1. Lista documentelor și a termenului de valabilitate.
Nume | Perioadă (ani) |
Comenzi de plată pentru contribuții | |
Calculul trimestrial în fondul de asigurări sociale | |
Calculul anual în FSS | În timp ce organizația este valabilă |
Raportarea în FIU pentru lună | |
Raportarea anuală în FIU | În timp ce organizația este valabilă |
Chitanțe, inventar care indică trimiterea rapoarte | Magazin cu raportarea |
Asigurarea stocării corecte a documentației de personal este reglementată de FZ nr. 125. Pentru a facilita căutarea informațiilor în cadrul companiei, documentele de personal sunt formate în cazuri. Acest lucru se întâmplă cu începutul unui nou an calendaristic. Astfel, ordinea de stocare este asigurată, confuzia este exclusă.
Perioada de depozitare a documentației, care se referă la raportul personal al angajatului, este de 50 și 75 de ani. Acestea includ toate lucrările care reflectă relația dintre angajator și angajat. Puteți clasifica:
Originalul și o copie a înregistrării privind ocuparea forței de muncă sunt stocate în organizație până când fostul lucrător îl solicită înapoi. Perioada maximă de stocare este de 50 de ani. Conform unei noi legislații, dacă o persoană a fost emisă în cadrul companiei până în 2003, cartea poate fi păstrată până la 75 de ani.
Merită să ne amintim că este posibil să lăsați copii ale documentelor angajatului într-o organizație numai dacă a semnat un acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal. În alte cazuri, depozitarea este considerată ilegală, iar organizațiile prescriu o amendă.
Arhivarea datelor personale ale angajaților decorate până în 2003 are 50 de ani. Pentru cei care sunt aranjați mai târziu - 75 de ani.
Regulile de stocare sunt descrise în videoclip:
Mai puțin în organizație sunt conservate concediu medical și programe de vacanță. Lecția de invaliditate temporară rămâne în companie timp de cinci ani. Programul de vacanță timp de un an după a fost utilizat. Programul de personal se referă la principalele documente ale companiei și este stocată în mod continuu.
Toată documentația este susceptibilă la distrugere atunci când perioada de depozitare stabilită prin lege se încheie. Compania efectuează următorii pași înainte de distrugere:
Este necesar să se respecte regulile de eliminare a documentelor organizației, deoarece încălcarea acestora implică responsabilitatea administrativă. Astfel, transferul la eliminarea lucrărilor este însoțit de acceptarea și livrarea deasupra capului. Acestea indică data, numărul de cazuri, greutatea lor finală.
Procedura de distrugere a documentelor se efectuează anual sau în modul prescris de capul societății. Ministerul Finanțelor din Federația Rusă stabilește eliminarea documentelor ca o recomandare și nu obligația companiei.
Posibilitatea de a lovi documentele de arhivă care nu a fost încă eliberată, ar trebui exclusă. Încărcarea și verificarea aprofundată va ajuta la acest proces.
Organizația competentă de stocare a documentației organizației evită problemele la verificarea de către inspectorii fiscali. Compania își poate organiza propria depozitare sau poate folosi serviciile de firme care se specializează în arhivarea datelor. La crearea unei arhive în birou, se utilizează o cameră separată, documentele sunt emise sub supravegherea contabilului-șef pentru un registru pre-pregătit.
Arhivarea corectă a documentației învechite este importantă la sortare. Documentele rămase în companie constant - mai mult de zece ani sunt supuse unui design complet în registru. Apare după cum urmează:
În plus față de suportul de hârtie, este important să se depoziteze corect documentația electronică. Timpul de stocare a datelor în formă electronică nu diferă de standard.
Particularitatea procesului este de a controla starea tehnică a documentelor electronice. Verificarea ar trebui să fie efectuată la fiecare plan de cinci ani. Dacă detectați depanarea, transferul de date de la un mediu defect la unul nou trebuie făcut. Procedura este convenită cu capul întreprinderii.
Cum să pregătiți documentele pentru arhivă:
Următoarele condiții de depozitare sunt organizate:
Șeful întreprinderii este pe deplin responsabil pentru stocarea documentației. Trebuie să fie organizată în conformitate cu regulile, în conformitate cu legislația Federației Ruse. Contabilul șef este, de asemenea, o persoană responsabilă pentru conservarea documentelor primare, contabile, a situațiilor financiare și a documentelor.
125-FIP sugerează răspunderea administrativă, penală, civilă pentru oficialii care sunt vinovați de pierderea documentației (șef, contabil șef). Între timp, dacă vinurile lor nu sunt dovedite, responsabilitatea este eliminată.
Documentația pierdută poate să apară ca urmare a delapidantării de către terți, dezastru natural - incendiu, inundații, cutremur. În primul caz, faptul că furtul trebuie să fie fixat în poliție. În cea de-a doua confirmare documentară este solicitată de la Comisia de experți în situații de urgență.
Contabilitatea este reglementată de FZ nr. 402. Potrivit legii, toate organizațiile sunt obligate să mențină documentația contabilă, magazin și distrugere. Pentru companiile sau antreprenorii care neglijează legislația, responsabilitatea administrativă și amenzile sunt furnizate.
O încălcare va costa o organizație 200-50.000 de ruble. Cu un audit fiscal, de regulă, mai mult de o duzină este dezvăluită unor astfel de încălcări. Cea mai mică amendă este de 200 de ruble pentru fiecare document - compania este emisă atunci când nu oferă raportarea în impozit.
Furnizarea de informații distorsionate sau nerespectarea răspunderii implică impunerea unei amenzi în valoare de 300-500 de ruble la funcționari și 3000-5000 privind persoanele juridice. 10 mii de probleme organizații dacă nu are:
Cu nerespectarea sistematică a cerințelor, se impune o amendă de 30 mii de ruble și, dacă acestea duc la o scădere a bazei de impozitare - de la 40 mii. Distorsiunea datelor privind încasările de numerar este pedepsită cu o pedeapsă de 2.000-5.000 pentru un oficial și de zece ori mai mult pentru persoanele juridice.
Bineînțeles că trebuie să restabiliți cât mai mult posibil. Dar, fără să nu aibă un certificat din partea Ministerului situațiilor de urgență pe care focul a avut loc și atât de multe documente sunt distruse. Asigurați-vă că faceți un act detaliat.
Datorită faptului că arhiva întreprinderii este adesea depășită, suntem de la ea pentru documente de depozitare lungi, de exemplu, avem 75 de ani, trecem în arhiva urbană.
Nu este clar, după al 75-lea an, angajații arhivei urbane independent, fără cunoștințele noastre, vor distruge aceste documente?
Răspuns
Această întrebare este întrebată fără excepția antreprenorilor care au deschis recent întreprinderea și nu impasi în subtilitățile sistemului. Deci, cât de mult să păstrați versurile documentelor, două sau mai multe? Puteți citi în detaliu în această chestiune prin citirea punctelor de drept federal nr. 125-FZ "în cartierul de arhivă din Federația Rusă".
Datele de stocare a documentelor contabile sunt diferite. Ce pot spune, combina toate paragrafele? Documentele contabile din Ltd. ar trebui să aibă cel puțin atâta timp cât există posibilitatea ca verificarea fiscală să poată fi solicitată. În conformitate cu articolul 89 din Codul fiscal al Federației Ruse, perioada este supusă unei perioade care nu depășesc cei trei ani de decizii anterioare de a efectua această verificare. Asta este, trei ani stocați exact, iar apoi începe cel mai interesant.
Articolul 23 din Codul Fiscal al Paxei 8 din clauza 8 din clauza 1 ne informează în mod clar că contribuabilii sunt obligați să păstreze documentația care să confirme impozitarea impozitului de patru ani și nu mai puțin. Asta e domnilor. Nu cu trei ani, și patru cu blândețe, stochează documentația contabilă și urmați nota că nici o bucată de hârtie nu este pierdută.
Ce documentează în mod specific preferințele și păstrează ca Zenitsa Oka?
Contabilitatea confirmă, de asemenea, regulile de stocare a documentației primare. Conform ordinului "Contabilității" nr. 129-FZ, declarațiile contabile ar trebui stocate așa cum este indicat în regulile cazului de arhivare de stat. Dar nu mai puțin de cinci ani după ce au fost făcute rapoartele contabile ale ultimei perioade.
Ce se întâmplă? Și faptul că sunteți obligat să stocați documente că perioada în care aceștia pot fi solicitați să verifice serviciul fiscal. Asta este, trei ani. Dacă, ca urmare a testului, nu veți avea acum cinci ani, puteți fi amendat pentru depozitarea necorespunzătoare a documentației și numai pentru.
Dar nu totul este atât de simplu și transparent în siguranțele contabile și fiscale. Există o documentație pe care ar trebui să o păstrați mult mai mult decât acele termene, pe care tocmai le-am motivat. Care sunt aceste documente?
Din nou, serviciile fiscale în controale ar trebui să fie ghidate de legea privind impozitele și taxele. Iar lista nu este inclusă acolo.
Afaceri de ieșire: Cât timp trebuie să păstrați documentele în Ltd.? Se pare că nu există mai puțin de cinci ani și în ceea ce privește activele fixe și, în general, existența companiei. Este necesar să se numără termenul limită pentru stocarea documentelor din 1 ianuarie, după anul în care au fost create.
În politica contabilă, întreprinderea trebuie să fie îndeplinită cum și în cazul în care trebuie păstrată documentația, precum și persoana responsabilă pentru executarea acestui paragraf sau chiar a Comisiei formate din cei mai calificați angajați.
Apropo, nu este necesar să stocați documentația în birou. Legea nu este interzisă alegerea altor locuri de depozitare, de exemplu, firme de arhivă specializate. Dar societatea pe acțiuni este obligată să păstreze astfel de documente ca rapoarte anuale și carta în care se află sediul central. Apropo, stocarea documentației în formă electronică este permisă prin lege cu o rezervă mică, care va prezenta în mod necesar o semnătură electronică responsabilă de elaborarea documentului unei persoane. Pentru a stoca documentația în formă electronică, compania creează un sistem corporativ informativ. Acesta servește Centrului de certificare, care oferă documente electronice utilizând o semnătură electronică.
Documentele care fac obiectul depozitării pe termen lung sunt răsfățate și decolorate în timp. Pentru ca conținutul lor să le citească să aibă grijă de responsabilitatea pentru depozitarea feței și să facă copii în timp util.
Atunci când firma este lichidată, documentele care fac obiectul depozitării pe termen lung sunt suportate în arhivă. Dacă compania este reorganizată, documentele transmit organizației succesoare. Când alocați o nouă companie, ea primește afacerile personale la noua structură a angajaților și documentelor referitoare la domeniul de aplicare al noii companii.
Distrugerea documentelor. Pentru a distruge documentul, trebuie să compilați mai întâi un act care să semneze capul companiei și numai atunci se poate face direct la distrugerea documentelor. Mai mult, în actul, nu este necesar să rescrieți cu atenție fiecare dintre lucrările care merg la distrugere. Este suficient să rescrieți numele grupurilor omogene. Ce să ia în considerare grupurile omogene ar trebui să fie gândite independent. De exemplu, suprapuse - pot fi considerate documente omogene și așa mai departe.
Doar ardeți? Răspunsul este incorect. În acest caz, puteți lansa destul de multe probleme cu serviciile de mediu.
Pentru a recicla ca hârtie de deșeuri? Opțiunea este bună, dar nu există nicio garanție că documentele nu vor fi la o companie concurențială care nu este bună. Astfel încât acest lucru nu se întâmplă, dosarele cu documente ar trebui transferate la eliminare cu executarea facturii. Mai mult, eliminarea documentelor ar trebui făcută sub controlul angajatului societății responsabile pentru stocarea documentației.
De asemenea, este imposibil să o aruncați cu ușurință, deoarece, potrivit legii, angajatorul este obligat să păstreze în date personale secrete ale angajaților.
Ce ramane? Cea mai corectă se va aplica o mașină de scris specială pentru distrugerea hârtiei. În general, veți decide cum veți scăpa de valori mobiliare inutile.
Pentru a nu face dorința de a facilita arhiva dvs. documentară înainte de termenul limită, voi adăuga că lipsa registrelor contabile sau facturile pentru perioada fiscală este considerată o încălcare gravă și pedepsește o amendă de cinci mii de ruble.
Și aceasta este dacă documentele lipsesc într-o singură perioadă de impozitare. În cazuri mai severe, amenda nu va fi de 5.000, dar 15.000 de ruble.
La subestimarea bazei fiscale, prin pierderea de a confirma venitul documentelor, contribuabilul va plăti o amendă de 10% din valoarea impozitului non-declarat și nu mai puțin de 15 000 de ruble.
Apropo, și în legislația penală există puncte privind siguranța documentelor contabile. Dacă va fi demonstrat o daune de documente din interes personal, o persoană poate ajunge pe grila cu cel puțin un an. Dacă există dorința de a vă familiariza cu acest element, consultați articolul 352 din clauza 1 din Codul penal al Federației Ruse.
Și totuși, rețineți că verificarea stocării corespunzătoare a documentației de arhivă din organizația dvs. are dreptul la reprezentanți ai autorităților de arhivă. Și aici, în conformitate cu articolul 13.20 din Codex al Federației Ruse privind încălcările regulilor de stocare, contabilitatea și ambalarea, precum și utilizarea documentelor de arhivă pot fi pedepsite cu amendă de la 300 la 500 de ruble sau o sugestie administrativă.
Directorul Companiei este responsabil pentru crearea de locuri pentru depozitarea documentelor și a unui act în special arhivarea, iar contabilul-șef trebuie să fie organizat și transmis corect la arhivă.
Nu uitați că actele normative sunt o recomandare.
Ar trebui să se acorde atenție celor mai recente modificări ale legislației federale efectuate în martie 2016 la articolul 22.1 din Legea 125-FZ, care stabilește noi termene pentru depozitarea nomenclatorului cazurilor din organizare - în special, pentru comenzile pentru personal Creat după 2003, în loc de perioada 75, anii este noul termen - 50 de ani.
Ar trebui să acordați atenție coliziunii care apar în legătură cu aceste modificări. Potrivit art. 3 din legea de mai sus, absolut toate informațiile despre personalitate se referă la documente de arhivă care reflectă relațiile de muncă ale angajatului cu angajatorul. Cu toate acestea, lista aprobată prin Ordinul 558, noile modificări nu au scăzut. În acest sens, au apărut dezacorduri. Potrivit unor experți, termenul de valabilitate se schimbă de la 75 la 50 numai pentru documente privind nomenclatorul cazurilor cu o perioadă de depozitare prescrisă de 75 de ani. Potrivit altora - noi termene se aplică întregii arhive.
Un angajat responsabil cu conducerea activității de personal și depozitarea informațiilor este numit prin ordin al șefului organizației, responsabilitățile sale funcționale sunt consacrate în descrierea postului.
Informațiile de personal sunt formate în cazuri în conformitate cu aprobarea.
În cadrul formării cazurilor, este necesar să se înțeleagă gruparea documentelor executate în cazuri (dosare) în conformitate cu nomenclatorul cazurilor.
Mai jos este procedura de formare a cazurilor
1. Pe baza cazului, este necesar să se desemneze următoarele detalii:
2. În cazul în care sunt culmei:
În interiorul hârtiei, hârtia este alimentată în ordine prin numere și date, când sunt depășite 250 de coli sau volume (4 cm), documentul este împărțit pe volume. În cadrul unor organizații mari, un număr mare de comenzi sunt publicate, de regulă, ele sunt așezate în cazuri diferite (de exemplu, ordinele de a acorda concediu de îngrijire a copilului, ordinele pentru concediu fără detenție etc.).
Perioadele de conservare sunt prezentate în tabel.
|
Perioada de depozitare |
Nume |
|---|---|
|
datele persoanelor care nu sunt acceptate |
|
|
scheme de vacanță |
|
|
conturi care confirmă activitățile de muncă și experiența angajaților |
|
|
Înregistrările disciplinei muncii |
|
|
acte, regulamente, rapoarte de siguranță |
|
|
extracte pentru îmbunătățirea condițiilor și siguranței muncii |
|
|
documente, siguranță și respectarea acesteia |
|
|
documente privind călătoriile de afaceri |
|
|
50 de ani (cererea către proprietar) |
informații personale, originale (certificate, diplome, înregistrări de angajare, certificate etc.) |
|
caracteristici și cărți personale de angajați |
|
|
contracte de muncă |
|
|
În mod constant |
contracte colective |
|
liderii de afaceri personale |
Activitățile mai detaliate ale organizațiilor sunt prezentate în lista formată din 12 secțiuni. Direct la serviciul de personal include următoarele: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Să ne uităm la masă cu a aduce o listă exemplară a documentelor de personal.
Perioada de stocare permanentă |
||||
|
Apăsați pe protecția datelor cu caracter personal |
||||
|
Regulamentele privind certificarea |
||||
|
Regulamentul privind sistemul de formare |
||||
|
Comenzi privind activitatea principală |
||||
Depozitare lungă |
||||
|
Comenzi pentru recepție, traducere, concediere, despre vacanțe fără a menține conținut |
||||
|
Reviste, cărți de înregistrare a comenzilor pentru recepție, traducere, concediere |
||||
|
Contracte de muncă, acorduri |
||||
|
Înainte de a înlocui noi |
||||
|
Liste de ocupații |
pentru a minimiza nevoia |
|||
Documentele cu o perioadă constantă sunt stocate în organizațiile comerciale înainte de lichidarea lor. Dar, în organizațiile de stat și municipale, documentația este echipată în mod prescris pentru transferul către arhivă.
Este necesar să se țină seama de rolul special al comisiei de experți la stabilirea timpului de depozitare în serviciul de personal. În Schema 1, puteți vedea sarcinile rezolvate de corpul de mai sus.
Dispoziția privind activitatea unei astfel de comisii este de obicei dezvoltată pe baza Ordinului Rosarhiva din 19 ianuarie 1995 nr. 2 "privind aprobarea unei dispoziții exemplificate privind comisia de experți permanentă a instituției, organizației, întreprinderii".
La stabilirea termenelor limită în coloana 4 din nomenclatura cazurilor, este plasată o marcă:
Perioada de valabilitate a documentelor privind nomenclatorul cazurilor începe pe 1 ianuarie a anului calendaristic următor. Cazurile cu rate expirate de păstrare se pregătesc pentru distrugere.
Reducerea timpului de depozitare indicat în liste sau reglementări este inacceptabilă. Dacă două acte de reglementare stabilesc o perioadă de stocare diferită pentru același tip de informații, alegerea este mai bine de făcut în favoarea mai lungă.
În art. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 din Direcția Federației Ruse prevede diverse răspunderi administrative și civile pentru încălcări asociate depozitării documentației - sub forma unui avertisment, impunerea de amendă, descalificarea.
Afacerile privind infracțiunile administrative în domeniul legislației de arhivă sunt luate în considerare în procedurile civile. În cea mai mare parte, în prezent, controlul vizează identificarea încălcărilor existente. Verificarea se axează pe regulile de organizare a depozitării Ministerului Culturii Federației Ruse în 2007: În ciuda faptului că actul de reglementare este oarecum depășit, noul nu este dezvoltat.
În prezent, amenzile minime sunt utilizate în conformitate cu art. 13.20, dar nu este necesar să se bucure de ea, deoarece se aplică în principal arhivelor de stat și municipale. Dar în ceea ce privește organizațiile comerciale implicate arta. 13.25, în care amenzi sunt un ordin de mărime mai mare și ajung la dimensiunea de până la 300.000 de ruble.
Procedura și momentul depozitării documentelor contabilității și contabilității fiscale, documentele de personal
Orice organizație, indiferent de tipurile de activități, volumul de producție, numărul de personal se confruntă în mod inevitabil cerința legislației privind proiectarea documentară a operațiunilor financiare și economice, relațiile de muncă. Această cerință se datorează nu numai necesității de a eficientiza procesul de producție, ci și necesitatea implementării controlului de stat asupra activităților entităților economice. Legislația stabilește anumite cerințe compuse, forma de documente care alcătuiesc procesul de producție, precum și cerințele privind procedurile de distribuție și depozitare, distrug aceste documente.
Cerințe privind stocarea documentelor contabile și fiscale
Legislația privind contabilitatea și contabilitatea fiscală, activitatea de arhivă stabilește diferite cerințe pentru stocarea contabilității și a documentelor de contabilitate fiscală și de raportare. Diferența de depozitare a documentelor se datorează importanței documentului, necesității sale de contabilitate, pentru calcularea și plata impozitelor.
Astfel, în Codul fiscal al Federației Ruse, există o limită de timp de valabilitate de patru ani a documentelor contabile și fiscale care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor. Această perioadă în conformitate cu p.p. 8 p. 1 Art. Codul fiscal al Federației Ruse se aplică documentelor care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor (pentru organizații și antreprenori individuali), precum și salariul (reținerea) impozitelor.
Legislația privind contabilitatea este stabilită de termenul de valabilitate minim de cinci ani al datelor contabile și raportare. Alte termene limită de depozitare, în funcție de tipul de document, sunt stabilite prin lege privind afacerile de arhivă. Deci, conform art. 17 din Legea federală din 21.11.96 nr. 129-FZ "privind contabilitatea" (denumită în continuare Legea nr. 129-FZ) sunt obligați să păstreze documentele contabile primare, registrele contabile și rapoartele contabile în termenele stabilite în conformitate Cu regulile afacerii de arhivare a organizației, dar nu mai puțin de cinci ani.
Anterior, cerințele cazului de arhivă de stat la stocarea documentelor au fost deținute în lista documentelor standard de gestionare prezentate activităților organizațiilor cu indicarea perioadei de depozitare aprobate de serviciul federal de arhivă a Rusiei 6.10.2000 în conformitate cu ordinul din Rosarhiva din 26 august 2010 nr. 63 din lista specificată a pierdut puterea. În prezent, există o listă de documente de arhivă de management tipic prezentate în procesul de organisme de stat, de guverne și organizații locale, indicând calendarul depozitării, aprobat prin Ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 25 august 2010 nr. 558 ( În continuare - lista). Această listă stabilește anumite tipuri de documente contabile și de raportare, indicând calendarul depozitării acestora.
În general, documentele pentru durata de valabilitate sunt împărțite în următoarele grupe: documente cu o perioadă de depozitare limitată (1 an, 3 ani, 5 ani etc.), documente de depozitare constantă; depozitare la pericolitatea nevoii; Depozitare pentru a înlocui documentele noi. De exemplu, documentele analitice (tabelele, rapoartele) pentru situațiile financiare anuale ar trebui păstrate timp de 5 ani; Carduri faciale, conturile angajaților - 75 de ani. Transmiterea, împărțirea, echilibrul de lichidare, aplicațiile, notele explicative pentru acestea, certificatele contabile trebuie păstrate în mod constant. Fișele executive ale lucrătorilor - la minimizarea nevoii. Formează forme de raportare statistică în organizațiile care nu sunt dezvoltatorii lor - înainte de a înlocui noi etc.
Documentele care confirmă calculul și plata primelor de asigurare în fonduri extrabugetare ar trebui păstrate timp de 6 ani (punctul 6 din partea 2 din art. 28 din Legea federală din 24 iulie 2009 nr. 212-FZ).
Documentație-cadru de timp de depozitare
Documentația cadru de timp de depozitare este definită în listă pentru:
Documentarea personalului Secțiunile 7 "Relațiile de muncă" și 8 "suport pentru personal" sunt atribuite listei. De exemplu, contractele de muncă (contractele de servicii), acordurile de muncă, contractele, nu sunt incluse în cazuri personale, sunt stocate 75 de ani; Cardurile personale ale lucrătorilor, inclusiv lucrătorii temporari, sunt depozitați 75 de ani; Caracteristicile, CV-urile lucrătorilor care nu sunt incluse în cazurile personale sunt stocate timp de 5 ani și așa mai departe pe listă; Documente personale autentice (înregistrări de angajare, diplome, certificate, certificate, certificate) sunt stocate pentru a cere, și nerevendicați 75 de ani.
Ordinea de stocare a documentelor contabile
Pentru a stoca documente, organizația creează arhive (partea 2 din art. 13 din Legea federală din 10/22/04 nr. 125-FZ "pe arhivată în Federația Rusă"). În conformitate cu Regulamentul privind documentele și fluxul de documente în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor din URSS din data de 29.07.83. În același timp, lucrarea este organizată în conformitate cu principalele reguli ale activității arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Colegiului Rosarhiva din 6 februarie 2002).
Documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și soldurile înainte de a le trimite la arhiva unei întreprinderi, instituțiile ar trebui păstrate în contabilitate în spații speciale sau în cabinete de închidere sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul șef. Formele stricte de raportare trebuie depozitate în seifuri, dulapuri metalice sau camere speciale, permițându-le să se asigure siguranța acestora.
Procedura de stocare a documentelor primare și de ieșire asupra mediilor care pot fi citite de mașini este definită în documentele de reglementare relevante care reglementează contabilitatea în ceea ce privește mecanizarea acestuia (automatizare).
Documentele primare prelucrate manual ale lunii curente, referitoare la un registru contabil specific, sunt finalizate în ordine cronologică și sunt însoțite de un certificat pentru arhivă. Ordinele de numerar, rapoartele în avans, declarațiile bancare cu documentele referitoare la acestea ar trebui să fie selectate în ordine cronologică și interconectați. Tipurile separate de documente (costumele de lucru, rapoartele de înlocuire) pot fi stocate non-relaxate, dar legate de dosare pentru a evita pierderea sau abuzurile.
Ministerul Finanțelor din Rusia într-o scrisoare din data de 24.07.08 nr. 03-02-07 / 1-314 constată că stocarea documentelor primare, a documentelor contabile și a contabilității fiscale pot fi efectuate în format electronic, cu excepția cazului în care se prevede altfel de către acte juridice de reglementare ale Federației Ruse. În același timp, stocarea acestora pe mass-media trebuie efectuată în conformitate cu Legea federală de 10.01.02. Nr. 1-FZ "pe semnătura digitală electronică" utilizând o semnătură digitală electronică, echivalentă cu semnătura proprie în Document privind informațiile despre hârtie.
Conservarea documentelor primare, a registrelor contabile, a rapoartelor contabile și a bilanțurilor, înregistrarea și transferul acestora către arhivă oferă contabilului-șef al întreprinderii, instituțiilor. Emiterea de documente primare, registre contabile, rapoarte contabile și balanțe din contabilitate și din arhiva întreprinderii, instituțiile de angajați din alte diviziuni structurale ale întreprinderii, instituțiile nu sunt de obicei permise, iar în unele cazuri pot fi purtate numai afară prin ordinul contabilului șef.
Confiscarea documentelor primare, a registrelor contabile, a rapoartelor contabile și a soldurilor din partea întreprinderilor, instituțiile pot fi efectuate numai de organele anchetei, ancheta preliminară, procuratura și instanțele pe baza decretului acestor organisme în conformitate cu actuala legislație privind procedura penală. Retragerea este emisă de protocol, a cărui copie este acordată unei primiri a funcționarului adecvat al întreprinderii, instituțiilor. Cu permisiunea și în prezența reprezentanților organismelor de scutire, funcționarii relevanți ai întreprinderii, instituțiile pot elimina copii din detaliile motivelor și data retragerii acestora. În cazul în care există volume nesigure de documente (nu sunt scufundate, nu numerotate etc.), atunci cu permisiunea și în prezența reprezentanților organismelor producătoare de retragere, oficialii de întreprindere relevanți, instituțiile pot returna aceste volume (face un inventar, amorțiți foile, A fi sedus, asigurați-vă semnătura, etanșarea).
Comandă de stocare a documentației personale
Documentele de personal pot fi stocate în serviciul de personal sau în arhiva organizației. Ordinul de stocare a documentației de personal este reglementat de dispozițiile individuale ale legislației muncii în legătură cu diferite tipuri de documente.
Deci, de exemplu, în art. 87 din Codul Muncii al Federației Ruse a stabilit obligația angajatorului de a asigura siguranța datelor cu caracter personal ale angajatului. Datele personale ale angajatului sunt informațiile necesare angajatorului în legătură cu relațiile de muncă și referitoare la un anumit angajat (articolul 85 din Codul Muncii al Federației Ruse). Datele personale includ informațiile conținute în cazul personal.
Procedura de stocare a datelor cu caracter personal ale angajaților este stabilită de angajator în conformitate cu cerințele de la TC RF și alte legi federale (articolul 87 din Codul Muncii al Federației Ruse). În consecință, angajatorul trebuie să emită un act de reglementare local corespunzător care reglementează stocarea și utilizarea datelor cu caracter personal, precum și asigurarea protecției lor împotriva utilizării sau pierderii ilegale.
Legislația nu stabilește cerințe specifice pentru echipamentul camerei în care trebuie depozitate date cu caracter personal. Între timp, pentru a evita accesul neautorizat la datele personale ale angajaților, se recomandă dotarea camerei în care datele sunt stocate blocate cu dulapuri pentru stocarea informațiilor pe hârtie. Angajatorul trebuie să stabilească o cerințe de plasare în actul de reglementare locală, în care sunt stocate datele personale ale angajaților și condițiile de depozitare. De asemenea, ar trebui să se țină seama de faptul că datele personale ale angajatului sunt stocate într-o formă documentată, a căror natură este determinată și de angajator.
Cerințele separate sunt prezentate depozitării formularelor de cărți de muncă. Cărțile de muncă și căile de muncă, ca o raportare strictă de șampon, ar trebui păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau spații speciale, permițându-le să asigure siguranța lor (clauza 42 din regulamentele și stocarea cărților de muncă, clauza 6.2 din prevederile documentelor și documentului Management în contabilitate, Ministerul de Finanțe al URSS 29.07.83 nr. 105).
Tipuri de documente și calendarul depozitării acestora
În conformitate cu alineatul (4) din art. 89 din Codul Fiscal al Federației Ruse în cadrul auditului fiscal la fața locului poate fi testat printr-o perioadă care nu depășește cei trei ani calendaristici care precedă anul, care a luat o decizie privind efectuarea unui audit. Această perioadă se corelează cu perioada de depozitare a documentelor, care este stabilită de P.P. 8 p. 1 Art. 23 NK RF, - patru ani.
Este important ca lipsa documentelor de la contribuabil din cauza încălcării cerințelor de siguranță, conferă inspectoratului fiscal dreptul de a determina suma fiscală pentru a plăti la soluționarea bugetară. Acest drept se datorează prevederilor P.P. 7 p. 1 Art. 31 NK RF. În conformitate cu poziția juridică a Curții Constituționale a Federației Ruse, stabilită în definiția de la 5.07.05 nr. 301-O, calea estimată pentru calcularea impozitelor cu o aplicare rezonabilă nu poate fi considerată încălcarea drepturilor contribuabililor . Corectitudinea acestei abordări a fost confirmată de Federația Rusă în definiția din 03.03.10. Nu. A-5/10.
În ceea ce privește perioada de verificare a Inspectoratului de Stat pentru Muncă, trebuie remarcat faptul că reglementările care reglementează problemele acestor inspecții nu stabilesc o perioadă pentru care organizația poate fi testată pentru respectarea legislației muncii. În acest sens, se poate concluziona că perioada de testare ar trebui să se refere la timpul de depozitare al documentației.
Pierderi de documente
Pierderea documentelor din cadrul organizației poate apărea din diverse motive: în caz de incendiu, furtul, pierderea etc.
În cazul decesului sau dispariției documentelor primare, șeful organizației desemnează Comisia pentru a investiga cauzele pierderii, decesul, în care, după caz, reprezentanți ai autorităților de investigare, protecția și supravegherea incendiilor de stat ( Punctul 68 din Dispozițiile privind documentele și fluxul de documente în contabilitate aprobată de Ministerul Finanțelor din URSS 07/29/83 nr. 105).
În conformitate cu alineatul (2) din art. 12 din Legea nr. 129-FIP În caz de dezastru, incendiu sau alte situații de urgență cauzate de condiții extreme, trebuie să fie efectuate inventar. Rezultatele inventarului efectuate sunt baza pentru a reflecta pierderile din contabilitate.
Procedura de efectuare a unui inventar și a unei metode de reflectare a rezultatelor este stabilită prin instrucțiunile metodologice privind inventarul obligațiilor de proprietate și financiare, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia din 13 iunie 1995 nr. 49. În plus , șeful organizației ar trebui să ia măsuri pentru a restabili aceste documente primare care fac obiectul restaurării și depozitării în cursul termenului stabilit prin lege. De exemplu, copiile fluxurilor de numerar pe conturile bancare pot fi solicitate de la bănci în care conturile organizației sunt deschise; Contracte, acte, facturi pot fi solicitate din partea contrapartidelor etc. (Scrisoarea Umns a Federației Ruse din Moscova din 13 septembrie 2004 nr. 26-12 / 43411).
Distrugerea documentelor
Distrugerea documentelor din cadrul organizației se desfășoară în conformitate cu cerințele normelor de bază ale activității arhivelor în cadrul organizației (aprobate prin Hotărârea Colegiului Rosarhiv la 6 februarie 2002). Distruse, de regulă, documente cu o perioadă de depozitare expirată.
Detalii pentru distrugere selectează o comisie de experți. În același timp, Comisia de expertiză este întocmită de un act privind alocarea documentelor pentru distrugere. Un inventar al cazurilor cu timp de depozitare temporară pentru o anumită perioadă de timp este atașat la act. Afacerile și actele ar trebui să fie luate în considerare de către comisia de experți într-un singur complex și aprobat de șeful organizației. Cazurile incluse în actul aprobat privind alocarea documentelor pentru distrugere sunt separate de alte cazuri și sunt stocate într-un loc special rezervat. Documentele selectate sunt selectate pentru distrugere și incluse în acte sunt transmise la distrugere.
Se oferă următoarea procedură de distrugere a documentelor organizației. Dosarele cu documente (fapte) care urmează să fie distruse sunt transmise pentru prelucrare (eliminare). Înainte de a trece dosarele cu documente sunt ambalate și în cazurile necesare sunt sigilate.
Cazurile care urmează să fie distruse sunt transmise pentru reciclare (eliminare). Transferul cazurilor este întocmit prin acceptarea pasajului, ceea ce indică data de transfer, numărul de hârtie trasată și greutatea deșeurilor de hârtie. Încărcarea și eliminarea eliminării se efectuează sub controlul angajatului responsabil pentru asigurarea siguranței documentelor de arhivă.
Comisia de experți ar trebui să stabilească faptul că distrugerea tuturor lucrărilor (transmiterea pentru prelucrare) și elaborarea unui alt act privind distrugerea documentelor. O factură este atașată la actul, conform căreia documentele au fost transmise prelucrării. Acest act este, de asemenea, aprobat de șeful organizației. Actul privind alocarea documentelor pentru distrugere, împreună cu discrețiile, actul de distrugere a documentelor este stocat în arhiva companiei în formativ.
Responsabilitatea pentru siguranța documentelor
În ceea ce privește documentele contabile și de raportare, legislația stabilește responsabilitatea administrativă pentru încălcarea calendarului depozitării documentelor pe baza art. 15.11 Codul administrativ. Potrivit acestei Norma, o încălcare gravă a normelor contabile și contabile și depunerea de raportare contabilă, precum și termenele și termenele limită pentru depozitarea documentelor contabile implică impunerea unei amenzii administrative a funcționarilor în valoare de două până la trei mii de ruble .
În același timp, liderul organizației va fi responsabil pentru organizarea stocării documentelor contabile primare, a registrelor contabile și a situațiilor financiare din cadrul organizației (partea 3 din articolul 17 din Legea nr. 129-FZ).
În plus, o încălcare a ordinii de stocare a documentelor, care a cauzat pierderea lor, poate implica răspunderea fiscală a organizației în temeiul art. 120 sau 126 NK RF.
Norma art. 120 Codul fiscal al Federației Ruse stabilește răspunderea fiscală pentru o încălcare gravă a normelor contabile ale veniturilor și (sau) costuri și (sau) obiecte de impozitare. În același timp, sub încălcarea brută a normelor privind veniturile și cheltuielile contabile și obiectele fiscale în sensul art. 120 Codul fiscal al Federației Ruse se referă la absența documentelor primare sau la lipsa facturii sau registrele contabile. Penalizarea pentru această încălcare este de la 5.000 la 15.000 de ruble. În funcție de durata încălcării. În cazul în care încălcarea a condus la o neplată a impozitului, atunci suma amendă va fi de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble.
Aplicarea sancțiunilor conform art. 120 Codul fiscal al Federației Ruse justificate dacă încălcarea procedurii de stocare a documentelor a implicat pierderea lor, care a fost confirmată de instanțele de arbitraj.
De exemplu, FAS al districtului de nord-vest în Decizia de 4.08.04 în cazul nr. A13-4401 / 03-11 indică legalitatea utilizării amenzii în temeiul art. 120 Codul fiscal al Federației Ruse Datorită faptului că societatea nu a asigurat siguranța și restabilirea documentelor contabile primare distruse de foc. O poziție similară aderă la FAS al districtului Moscova în Decizia din 23.09.08. Nr. KA-A40 / 8513-08-2 în cazul nr. A40-52908 / 07-115-325.
Norma art. 126 din Codul fiscal al Federației Ruse stabilește responsabilitatea pentru neîndeplinirea autorității fiscale documentele necesare pentru controlul fiscal. Penalizarea pentru această încălcare este stabilită în valoare de 50 de ruble. Pentru fiecare document neprevăzut.
Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că aplicarea responsabilității în temeiul art. 120 și 126 din Codul fiscal rus depinde de vina încălcării. Prin urmare, într-o situație în care pierderea de documente nu a avut loc din cauza vina contribuabilului, aplicarea responsabilității va fi nerezonabilă.
În ceea ce privește încălcarea regulilor de stocare a documentației de personal, organizația poate fi aplicată oficialilor organizației organizației. 13.20 Cod administrativ. Conform acestui standard, încălcarea regulilor de depozitare, pickup, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă implică avertizarea sau impunerea unei amendă administrative a funcționarilor - de la 300 la 500 de ruble.
