Astfel, Legea federală „Cu privire la contabilitate” stabilește că documentele primare trebuie păstrate la întreprindere „pentru perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani” (articolul 17). Întrucât această lege reglementează aspectele contabile, înseamnă că această cerință se aplică în mod specific documentelor contabile.
Codul Fiscal, în schimb, spune că „datele contabile și alte documente necesare calculării și plății impozitelor” trebuie păstrate timp de 4 ani (articolul 23). Și documentele care confirmă valoarea pierderii reportate în conformitate cu articolul 283 din Codul fiscal al Federației Ruse trebuie păstrate pentru „întreaga perioadă până când organizația reduce baza de impozitare a perioadei fiscale curente cu valoarea pierderilor primite anterior. "
Important
Acest material este un extract din Berator „Documente primare”.
Berator „Documentele primare” a devenit prima publicație din Rusia, care conține absolut toate informațiile despre proiectarea „documentelor primare”. Disponibil atât și electronic opțiunea de selecție.
Nici inspectorii fiscali, nici contabilii nu știu să împartă documentele primare în cele necesare contabilității și cele care confirmă corectitudinea calculării și plății impozitelor. De fapt, vorbim despre aceleași documente. S-ar părea că există o contradicție.
Ministerul de Finanțe al Rusiei are un alt punct de vedere. Într-o scrisoare din 9 februarie 1999 nr.04-01-10, oficialii acestui departament „au explicat” că aici nu există nicio contradicție. Doar că vorbim de diferite documente: unele sunt necesare în scopuri contabile, altele în scopuri fiscale. Dar din nou, nici un cuvânt despre cum să împărțiți documentele primare în contabilitate și fiscală.
Prin urmare, dacă aveți îndoieli, pentru a evita neînțelegerile, păstrați documentele contabile și fiscale primare timp de 5 ani.
Nu trebuie să uităm că, pe lângă legea „Cu privire la contabilitate” și Codul fiscal, termenele de păstrare a documentelor sunt reglementate de legislația arhivistică. Deci, în Lista documentelor tipice de arhivă managerială generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de depozitare (aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558), se detaliază ce lucrări trebuie păstrat pentru cât timp.
Pentru documentele contabile primare, această listă stabilește și o perioadă de stocare de 5 ani. Dar documentele de evidență a personalului (inclusiv conturile personale ale angajaților (și în lipsa acestora - extrase de decontare (decontare și plată))), lista obligă să le păstreze timp de 75 de ani.
Condiţiile de păstrare a documentelor în societăţile pe acţiuni sunt stabilite prin Rezoluţia Comisiei Federale pentru Piaţa Valorilor Mobiliare din 16 iulie 2003 Nr. 03 33/ps.
Organizațiile stabilesc singure unde să stocheze documentele procesate. Asa ca poti:
In cazul in care inspectoratul fiscal in timpul auditului constata ca nu aveti documente primare, facturi sau registre contabile (fiscale) contabile, are dreptul sa amendeze firma dumneavoastra.
Valoarea amenzii pentru o astfel de încălcare (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse):
Rețineți că organele fiscale pot revendica documentele companiei doar pentru ultimii trei ani, iar dumneavoastră trebuie să le păstrați timp de patru ani. Și aceasta înseamnă că autoritățile fiscale nu au dreptul să amendeze compania în temeiul articolului 120 din Codul fiscal al Federației Ruse pentru lipsa documentelor contabile sau fiscale pentru ultimul (al patrulea) an.
În plus, pentru încălcarea procedurii și a termenilor de păstrare a documentelor contabile, conducătorului companiei i se poate aplica o amendă administrativă. Valoarea amenzii este de la 2.000 la 3.000 de ruble (articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).
Vă rugăm să rețineți: această amendă poate fi aplicată atât pentru nerespectarea legislației contabile privind procedura și termenele de păstrare a documentelor contabile, cât și pentru încălcarea cerințelor Codului Fiscal pentru păstrarea documentelor contabile fiscale.
În cazul în care organul fiscal constată că ați încălcat regulile de păstrare a documentelor contabile, au dreptul să întocmească un proces-verbal privind această încălcare și să îl trimită judecătorului de pace, care va decide dacă va aplica o amendă șefului firma ta sau nu.
Magistratul poate sancționa pentru încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor și la inițiativa angajaților serviciului arhivistic. Pedeapsa poate fi sub forma unui avertisment sau a unei amenzi. Mărimea amenzii aplicate cetățenilor variază de la 100 la 300 de ruble; pentru funcționari - de la 300 la 500 de ruble (articolul 13.20 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse).
Încălcarea condițiilor de stocare a documentelor în acest caz înseamnă o încălcare a condițiilor stabilite în Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor (aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558).
Multe regiuni din Rusia au propria lor legislație arhivistică, care prevede răspunderea administrativă pentru încălcarea regulilor de stocare a documentelor de arhivă. La Moscova, de exemplu, aceasta este Legea orașului Moscova din 28 noiembrie 2001 nr. 67 „Cu privire la Fondul de arhivă și arhivele Moscovei”.
Totuși, rețineți: autoritățile regionale pot stabili responsabilitatea administrativă numai în cadrul legii și numai pentru încălcări ale legislației locale. În același timp, valoarea amenzii pentru funcționari nu poate depăși 50.000 de ruble (articolul 3.5 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).
Dacă autoritățile locale încearcă să vă amendeze pe baza normelor stabilite nu prin lege, ci printr-un alt document de reglementare (decret, rezoluție, ordin) sau pentru încălcări ale legislației nu regionale, ci federale sau în valoare de peste 50.000 de ruble , mergeți în instanță: aveți toate șansele de a câștiga cazul.
Obligațiile contribuabililor (plătitorii de taxe)
1. Contribuabilii sunt obligati:
8) în termen de patru ani, să asigure siguranța datelor contabile și a altor documente necesare calculării și plății impozitelor, precum și a documentelor care confirmă veniturile primite (pentru organizații - și cheltuielile efectuate) și impozitele plătite (reținute);
. Audit fiscal pe terenÎn cazul în care funcționarii care efectuează controlul au temeiuri suficiente să creadă că documentele care atestă săvârșirea infracțiunilor pot fi distruse, ascunse, schimbate sau înlocuite, aceste documente se ridică în modul prevăzut de art. 94 din prezentul cod, potrivit unui act. întocmit de aceşti funcţionari. Actul privind sechestrul înscrisurilor trebuie să justifice necesitatea sechestrului și să furnizeze o listă a documentelor ce urmează a fi ridicate. Contribuabilul are dreptul, la ridicarea documentelor, să facă observații care trebuie incluse în act la cererea sa. Documentele sechestrate trebuie să fie numerotate, dantelate și aplicate cu sigiliul sau semnătura contribuabilului (agent fiscal, plătitor de taxe). În cazul refuzului contribuabilului (agent fiscal, plătitor al taxei) de a aplica cu sigiliu sau semnătură documentele sechestrate, se face o notă specială în acest sens. O copie a actului privind sechestrul documentelor este transferată contribuabilului (agent fiscal, plătitor al taxei).
. Sechestrul de documente și obiecte(1) Sechestrarea documentelor și obiectelor se efectuează pe baza unei decizii motivate a funcționarului organului fiscal care efectuează controlul fiscal la fața locului.
Decizia specificată este supusă aprobării de către șeful (adjunctul său) al autorității fiscale care a luat decizia de a efectua un control fiscal.
2. Nu este permisă sechestrarea de documente și obiecte pe timp de noapte.
3. Sechestrarea înscrisurilor și a obiectelor se efectuează în prezența martorilor și a persoanelor de la care se ridică înscrisuri și obiecte. În cazurile necesare, un specialist este invitat să participe la extracție.
Înainte de începerea sechestrului, un funcționar al organului fiscal va prezenta o rezoluție cu privire la sechestru și va explica persoanelor prezente drepturile și obligațiile lor.
4. Un funcționar al organului fiscal propune persoanei de la care se efectuează sechestrul de documente și obiecte să le predea de bunăvoie, iar în caz de refuz, sechestrul se face cu forța.
În cazul în care persoana de la care se efectuează sechestrul refuză să deschidă incinta sau alte locuri în care se pot afla documentele și obiectele care fac obiectul sechestrului, funcționarul organului fiscal are dreptul să facă acest lucru în mod independent, evitând producerea unor prejudicii inutile. încuietori, uși și alte obiecte.
5. Documentele și obiectele care nu au legătură cu obiectul unui control fiscal nu sunt supuse sechestrului.
6. Se întocmește un protocol privind sechestrul, sechestrul înscrisurilor și bunurilor cu respectarea cerințelor prevăzute la articolul 99 din prezentul cod și prezentul articol.
7. Documentele și obiectele sechestrate sunt enumerate și descrise în procesul-verbal de sechestru sau în descrierile anexate acestuia cu indicarea exactă a denumirii, cantității și a caracteristicilor individuale ale bunurilor și, dacă este posibil, a valorii bunurilor.
8. În cazurile în care nu există suficiente copii ale documentelor persoanei auditate pentru a efectua măsurile de control fiscal, iar organele fiscale au motive suficiente să creadă că documentele originale pot fi distruse, ascunse, corectate sau înlocuite, funcționarul organul fiscal are dreptul de a sechestra documentele originale în modul prevăzut de prezentul articol.
La ridicarea unor astfel de documente se fac copii ale acestora, care sunt certificate de un funcționar al organului fiscal și transferate persoanei de la care sunt ridicate. În cazul în care este imposibil să se efectueze sau să transfere copiile efectuate concomitent cu sechestrul documentelor, organul fiscal le transmite persoanei de la care au fost ridicate actele în termen de cinci zile de la data sechestrului.
9. Toate documentele și obiectele sechestrate sunt prezentate martorilor și altor persoane care participă la sechestru și, dacă este necesar, sunt ambalate la locul sechestrului.
Documentele sechestrate trebuie să fie numerotate, dantelate și aplicate cu sigiliul sau semnătura contribuabilului (agent fiscal, plătitor de taxe). În cazul refuzului contribuabilului (agent fiscal, plătitor al taxei) de a aplica cu sigiliu sau semnătură actele sechestrate, se face o mențiune specială despre aceasta în procesul-verbal de sechestru.
10. O copie a procesului-verbal de sechestru de înscrisuri și obiecte se predă contra primire sau se transmite persoanei de la care au fost ridicate aceste documente și obiecte.
Lucrările cu care lucrează departamentul de contabilitate pot fi împărțite în două grupe:
- contabilitate fiscală și documente de raportare;
- documente contabile si de raportare.
Contabilitatea fiscală și documentele de raportare includ formulare de raportare fiscală și registre fiscale. Aici sunt incluse și documentele care servesc drept bază pentru calculele TVA (facturi, registre de cumpărături și vânzări). Documentele contabile (raportarea) sunt împărțite în trei grupuri principale:
- forme de situatii financiare;
- registre contabile (registru general, jurnale de comenzi etc.);
- documentele primare care stabilesc fapta tranzacţiilor comerciale.
În plus, documentele contabile includ și alte documente care nu sunt incluse în aceste grupuri (împuterniciri pentru primirea de bani și valori, extrase contabile, corespondență privind creanțele și datorii, conturile personale ale angajaților etc.)
Luați în considerare cât timp trebuie păstrate anumite documente contabile (fiscale).
Cerinte legale
Care sunt termenele limită pentru o instituție? Potrivit autorului, pentru a evita răspunderea pentru nerespectarea regulilor stabilite de lege, este necesară păstrarea documentelor:
- nu mai puțin de cinci ani, dacă Lista stabilește perioade mai scurte pentru păstrarea documentelor contabile;
- în termenele stabilite de Listă, dacă aceasta prevede o perioadă de păstrare mai mare de cinci ani.
Șeful instituției este responsabil pentru organizarea stocării documentelor contabile, registrelor contabile și situațiilor financiare (clauza 3, articolul 17 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ). Iar siguranța, înregistrarea și trecerea lor în arhivă este asigurată de contabilul șef.
Pentru încălcarea procedurii și a termenilor de stocare a documentelor contabile, este prevăzută răspunderea administrativă - o amendă pentru funcționari va fi de la 2000 de ruble. până la 3000 de ruble. (Articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).
Absența documentelor primare, a facturilor și a registrelor contabile este o infracțiune fiscală. Responsabilitatea pentru aceasta este prevăzută la articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse. Amenda minimă conform acestui articol este de 5.000 de ruble.
Contabilitate si raportare fiscala
Totuși, pentru o serie de documente, perioada de stocare începe să fie calculată într-o manieră diferită de cea generală.
Deci, de exemplu, o excepție de la regula generală este cartea de cumpărături și cartea de vânzări. Începutul perioadei de păstrare a acestora (cinci ani) se stabilește de la data ultimei intrări (și nu de la 1 ianuarie a anului următor). Acest lucru este menționat în paragrafele și Normele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 decembrie 2000 nr. 914.
O procedură specială pentru calcularea termenelor este, de asemenea, prevăzută în Lista însăși. Mai exact, perioada de păstrare de cinci ani începe să curgă:
- pentru contracte (pentru prestarea de servicii de audit, credit, economic, asigurari de proprietate) - din momentul expirarii;
- pentru un acord de răspundere - din momentul concedierii persoanei responsabile financiar;
- pentru certificatele de înregistrare la fisc - din momentul în care organizația este scoasă din înregistrarea fiscală.
Pentru depozitarea documentelor contabile, instituția trebuie să doteze încăperi speciale, seifuri sau dulapuri.
În special, formularele stricte de raportare sunt depozitate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a asigura siguranța acestora (clauza 16 din Regulamentul aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 nr. 359). Documentele clasificate drept „secrete comerciale” sunt păstrate în seifuri.
Restul documentelor se depozitează în încăperi speciale sau dulapuri care se încuie sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul-șef.
Pentru a asigura condițiile de păstrare a documentelor contabile, o instituție poate organiza o arhivă (clauza 2, art. 13 din Legea din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ).
Documentele de păstrare permanentă (eternă) și pe termen lung (peste 10 ani) sunt transferate în arhivă. Restul documentelor (durata de valabilitate pana la 10 ani inclusiv) sunt depozitate in departamentul de contabilitate pana la distrugere. Temeiul îl constituie clauzele 3.3.1 și 3.3.2 din Regulile aprobate prin decizia colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002.
Distrugerea documentelor cu termen de păstrare expirat este precedată de examinarea acestora, la care se evidențiază documentele de depozitare permanentă, temporară și cele care urmează a fi distruse. Aceste activități în instituție se desfășoară de către o comisie de experți desemnată prin ordin al șefului.
Există două moduri de a distruge documentele.
Utilizarea serviciilor unei organizații specializate.În această situație, transferul documentelor în vederea distrugerii se întocmește printr-un certificat de acceptare sau o factură, în care se indică data transferului acestora, numărul cazurilor de predat și greutatea acestora. Transferul documentelor pentru eliminare ar trebui să fie supravegheat de un angajat responsabil cu asigurarea siguranței documentelor.
Distrugeți singur documentele. De exemplu, prin ardere sau folosind un tocator de hârtie. În acest caz, faptul distrugerii documentelor învechite trebuie consemnat de către o comisie de expertiză prin întocmirea unui act corespunzător. Din lipsa unei forme unificate a actului precizat, acesta este întocmit într-o formă arbitrară (vezi).
Documentele contabile reprezintă până la 80% din fluxul total de documente al organizației. Depozitarea, precum și distrugerea în timp util a documentelor contabile, este o sarcină urgentă pentru mulți contabili. Cel mai adesea, se acordă o atenție deosebită cerințelor legislației în ceea ce privește procedura și termenii de stocare a documentației contabile. Aceste două întrebări sunt pe care expertul companiei de arhivă Delis Archive va încerca să le dezvăluie.
1. Procedura de stocare a documentelor contabile - de ce depozitarea documentelor?
Procedura de stocare a documentelor este reglementată de următoarele documente principale:
Procedura de stocare a documentelor contabile este definită în Legea federală din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, precum și în Codul fiscal al Federației Ruse.
Articolul 17 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate” prevede că organizațiile sunt obligate să păstreze documentația contabilă (documente contabile primare pe baza cărora societatea ține evidențe contabile, registre contabile, situații financiare) pentru termenele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivării de stat, dar perioada minimă de păstrare nu poate fi mai mică de cinci ani.
O cerință similară este stabilită în clauza 98 din Regulamentul de contabilitate și contabilitate în Federația Rusă, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1998 N 34n.
Codul Fiscal al Federației Ruse obligă contribuabilii să asigure siguranța evidențelor contabile și fiscale și a altor documente necesare pentru calcularea și plata impozitelor timp de patru ani. Acest lucru este valabil și pentru documentele care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor, precum și plata (reținerea la sursă) a impozitelor. Antreprenorii persoane fizice care aplică sistemul fiscal simplificat trebuie să respecte această regulă, cu excepția cazului în care sunt prevăzute alte condiții prin lege.
O atenție deosebită trebuie acordată Lista documentelor tipice de arhivă managerială, formată în cursul activităților organelor de stat, guvernelor și organizațiilor locale, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 N 558 (denumită în continuare Lista) .
Această listă cuprinde documentele de arhivă manageriale tipizate generate în derularea activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor în exercitarea de același tip (comune tuturor sau majorității) funcțiilor manageriale, indiferent de forma de proprietate, indicând perioadele de păstrare. . Lista conține documente grupate pe secțiuni, întocmite în timpul înregistrării faptelor vieții economice a organizațiilor și Instrucțiuni de aplicare a acesteia. Printre secțiunile alocate în Listă, în special, se numără secțiunea 4 „Contabilitatea și raportarea”, care conține subsecțiunile 4.1. „Contabilitatea și raportarea” și 4.2 „Contabilitatea și raportarea statistică”.
Pentru a determina automat termenul de valabilitate al documentelor contabile, vă recomandăm să utilizați serviciul gratuit Archivist Online, care caută documente în trei liste principale, inclusiv Lista documentelor tipice de arhivă managerială aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din august. 25, 2010.
De asemenea, trebuie remarcat faptul că, în conformitate cu articolul 5 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”, toate documentele sunt incluse în documentele de arhivă, indiferent de tipul de transportator. Aceasta înseamnă că stocarea documentelor se aplică atât documentelor pe hârtie, cât și electronice.
Vă rugăm să rețineți că, de la 1 ianuarie 2013, Legea federală nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011, al cărei articol 29 prevede că documentele contabile primare, registrele contabile, situațiile contabile (financiare) sunt supuse stocării de către o instituție economică. entitate în termenele stabilite în conformitate cu Regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la anul de raportare. Aceasta aduce în conformitate cu normele existente anterior de legislație fiscală și contabilă.
Documentele de politică contabilă, standardele unei entități economice, alte documente legate de organizarea și menținerea contabilității, inclusiv mijloacele care asigură reproducerea documentelor electronice, precum și verificarea autenticității unei semnături electronice, sunt supuse stocării de către o instituție economică. entitate timp de cel puțin cinci ani după anul în care au fost utilizate pentru întocmirea situațiilor contabile (financiare) pentru ultima dată.
2. Răspunderea pentru păstrarea necorespunzătoare a documentelor contabile
În primul rând, șeful este responsabil de organizarea stocării documentelor organizației, inclusiv a documentelor contabile primare. Contabilul-șef al instituției este, de asemenea, responsabil pentru siguranța documentelor contabile primare, a registrelor contabile și a situațiilor financiare.
Documentația poate fi pierdută ca urmare a dezastrelor naturale sau a acțiunilor ilegale ale terților. Dacă documentele sunt pierdute ca urmare a acțiunilor ilegale ale cuiva (de exemplu, furtul), atunci acest fapt trebuie confirmat de agențiile de aplicare a legii. Pierderea documentelor ca urmare a dezastrelor naturale este, de asemenea, procesată de autoritățile competente. În caz de incendiu, acesta poate fi un certificat de la autoritățile de pompieri.
În caz de pierdere a documentelor contabile primare, șeful organizației, în conformitate cu clauza 6.8 din Regulamentul privind documentele și gestionarea documentelor, numește prin ordinul său o comisie care să cerceteze cauzele pierderii.
Lipsa documentelor primare care să justifice efectuarea oricărei tranzacții comerciale, în conformitate cu art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse se referă la încălcări grave ale regulilor de contabilizare a veniturilor și cheltuielilor, ceea ce înseamnă:
În ceea ce privește responsabilitatea pentru nerespectarea regulilor de păstrare a documentelor contabile, aceasta poate fi atât administrativă, cât și fiscală. După cum s-a menționat mai sus, absența documentelor primare, a registrelor contabile este o încălcare gravă a regulilor de contabilizare a veniturilor, cheltuielilor, obiectelor de impozitare și implică o amendă în valoare de la 5.000 la 15.000 de ruble. (Articolul 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
O amendă administrativă în acest caz poate fi aplicată atât pentru încălcarea cerințelor de arhivă pentru păstrarea documentelor (articolul 13.20 din Codul contravențiilor administrative - 300-500 de ruble), cât și pentru o încălcare gravă a regulilor contabile, dacă situațiile financiare sunt denaturate. din cauza lipsei documentelor (articolul 15.11 din Codul administrativ - 2000-3000 mii ruble).
Distrugerea documentelor fără respectarea termenilor de păstrare a acestora este ilegalăși implică responsabilitate administrativă. În conformitate cu art. 13.20 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse stabilește sancțiuni administrative pentru încălcarea regulilor de păstrare, completare, contabilizare sau utilizare a documentelor sub forma unui avertisment sau a unei amenzi administrative.
3. Distrugerea documentelor pe baza perioadelor de păstrare a acestora
În conformitate cu clauza 1.1 din Regulamentul-Model privind o comisie permanentă de experți a unei instituții, organizații, întreprinderi, aprobat prin Ordinul Arhivei Federale din 19 ianuarie 1995 N 2 pentru examinarea valorii documentelor create în cursul activitățile organizației, selecția și pregătirea acestora pentru transferul în depozitul public Organizația creează o comisie permanentă de experți în arhive.
Include cei mai calificați specialiști din toate diviziile structurale existente ale companiei, care pot evalua valoarea anumitor tipuri de documente. Componența comisiei de experți este aprobată de șeful organizației. Este comisia de experți din organizație care se ocupă de selecția documentelor pentru depozitare permanentă și temporară, ia o decizie și cu privire la distrugerea documentelor ale căror perioade de păstrare au expirat.
Această comisie de experți examinează valoarea documentelor în etapa de pregătire a acestora pentru depozitarea arhivă și selectează documentele organizației pentru depozitare și distrugere ulterioară. În consecință, comisia de lichidare trebuie să creeze o comisie de experți și să efectueze o examinare a tuturor documentelor disponibile ale organizației.
Pe baza rezultatelor examinării documentelor, comisia de lichidare ar trebui să organizeze procedura de distrugere a documentelor a căror perioadă de păstrare a expirat. Principiile distrugerii fizice a documentelor sunt stabilite în clauza 9.9. Standardul național al Federației Ruse „Sistemul de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Managementul documentelor. Cerințe generale. GOST R ISO 15489-1-2007, aprobat prin Ordinul Rostekhregulirovanie din 12 martie 2007 N 28-st.
Conform Legii federale din 22 octombrie 2004 N 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”, atunci când organizațiile neguvernamentale sunt lichidate, documente de arhivă, documente de personal, precum și documente de arhivă, termeni formați în curs a activităților lor și incluse în Fondul de arhivă al Federației Ruse, a căror stocare temporară nu a expirat, sunt transferate de comisia de lichidare într-o manieră ordonată pentru stocare în arhiva de stat sau municipală corespunzătoare, pe baza unui acord între comisia de lichidare. și arhiva statului sau municipală. Totodată, comisia de lichidare organizează ordonarea documentelor de arhivă ale organizaţiei lichidate.
Așadar, în cazul în care perioada de păstrare a documentelor nu a expirat, comisia de lichidare trebuie să organizeze ordonarea acestora și trecerea acestora la arhiva de stat sau municipală în temeiul acordului corespunzător.
Dacă organizația nu este o sursă de achiziție a arhivelor de stat, municipale, atunci distrugerea documentelor se efectuează fără acordul autorităților arhivistice.
În organizațiile care nu transferă documente în arhiva de stat, documentele care urmează să fie distruse sunt determinate numai după întocmirea secțiunilor anuale de inventare ale cazurilor pentru depozitare permanentă, iar pentru personal - numai după aprobarea conducătorului organizației.
Distrugerea documentelor cu perioade de păstrare expirate trebuie să fie formalizată printr-un act întocmit de o comisie de experți și aprobat de șeful organizației. Nu există o formă unificată pentru un astfel de act, astfel încât organizația trebuie să își dezvolte propria formă (actul trebuie să conțină toate detaliile care sunt incluse în obligatoriu prin Legea N 129-FZ) și să stabilească utilizarea sa în politica contabilă a companiei. Vă reamintim încă o dată că în forma elaborată independent a actului trebuie să fie prezente toate detaliile care sunt cuprinse în obligatoriu prin Legea N 129-FZ.
Documentele sunt distruse numai dacă se efectuează un inventar pentru perioada specificată. Dacă perioada acoperită de documente nu este revizuită, acestea nu pot fi distruse. Începutul perioadei de păstrare a documentelor este 1 ianuarie a anului următor celui în care au fost întocmite (sau luate în considerare). De exemplu, calculul perioadei de păstrare pentru dosarele întocmite în anul 2010 începe la 1 ianuarie 2011.
De remarcat, de asemenea, că, indiferent dacă organizația este sau nu sursă de achiziție a arhivelor statului, alocarea dosarelor în vederea distrugerii poate fi efectuată de o firmă specializată (de arhivă). Această abordare permite:
Pentru a stoca documente, o organizație poate fie să folosească serviciile unei companii specializate de arhivă (stocarea documentelor în afara locației), fie să își creeze propria arhivă. Dreptul unei organizații de a crea o arhivă este consacrat în Legea federală din 22 octombrie 2004 N 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”.
Dacă organizația păstrează documentația acasă, atunci în aceste scopuri compania ar trebui să aloce o cameră separată, care este de obicei echipată cu rafturi sau rafturi speciale. Dacă există ferestre în camera de arhivă, atunci acestea ar trebui să fie instalate cu perdele sau jaluzele, altfel nu va fi posibilă protejarea documentelor de expunerea la lumină și, prin urmare, decolorarea lor nu este exclusă. În plus, în aceste scopuri, în loc de rafturi, puteți folosi dulapuri oarbe.
Este recomandabil să echipați deschiderile ferestrelor cu bare metalice, mai ales dacă camera de depozitare este situată la primul etaj sau la subsolul clădirii, în plus, este mai bine să instalați o ușă metalică în arhivă. Astfel de măsuri vor permite organizației să evite intrarea neautorizată în incinta arhivei.
Pentru a nu petrece mult timp căutând documentele necesare, organizația ar trebui să elaboreze un nomenclator de cazuri, a cărui copie trebuie să fie plasată chiar în incinta arhivei.
Vă rugăm să rețineți că eliberarea documentației contabile de la departamentul de contabilitate, precum și din arhiva companiei către angajații altor divizii structurale ale organizației, de regulă, nu este permisă. În unele cazuri, documentația poate fi eliberată, dar numai cu permisiunea contabilului șef.
Depozitarea documentelor în afara locației, care a fost menționat mai sus, este o modalitate eficientă de organizare a unei arhive contabile, care presupune transferul documentelor contabile pentru depozitare într-o arhivă profesională dotată cu echipamente moderne (raft arhivă, cutii specializate, control acces și incendiu). sisteme de siguranță). Principalele avantaje ale acestei tehnologii sunt:
Această întrebare este pusă de toți, fără excepție, antreprenorii care au deschis recent o întreprindere și nu au înțeles complexitățile sistemului. Deci cât timp să păstrați documentele SRL, un an, doi sau mai mult? Puteți înțelege această problemă în detaliu citind punctul cu punct Legea federală nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”.
Perioadele de păstrare a documentelor contabile variază. Ce se poate spune punând toate subpunctele împreună? Documentele contabile trebuie păstrate într-un SRL cel puțin atât timp cât există posibilitatea ca un control fiscal să le solicite. Conform articolului 89 din Codul fiscal al Federației Ruse, o perioadă care nu depășește trei ani înainte de decizia de a efectua acest audit este supusă verificării. Adică păstrăm cu siguranță timp de trei ani, iar apoi începe cel mai interesant.
Articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse, paragraful 8 al alineatului 1, ne informează în mod clar că contribuabilii sunt obligați să păstreze documentația care confirmă calcularea impozitului timp de patru ani și nu mai puțin. Asta e domnilor. Nu trei ani, ci patru, stocăm cu grijă documentația contabilă și ne asigurăm că nu se pierde nici măcar o bucată de hârtie.
Ce documente specifice preferăm și păstrăm ca mirele ochilor?
Contabilitatea confirmă, de asemenea, regulile de stocare a documentației primare. Conform ordinului „Cu privire la contabilitate” nr. 129-FZ, situațiile financiare ar trebui stocate așa cum este indicat în regulile de arhivare de stat. Dar nu mai puțin de cinci ani după ce rapoartele contabile au fost întocmite pentru ultima dată.
Ce se întâmplă? Si faptul ca esti obligat sa pastrezi actele strict pe perioada in care pot fi solicitate spre verificare de catre serviciul fiscal. Adică trei ani. Dacă în urma verificării nu aveți documente vechi de cinci ani, s-ar putea să fiți amendat pentru depozitarea necorespunzătoare a documentelor și nimic mai mult.
Dar nu totul este atât de simplu și transparent în jungla contabilă și fiscală. Există documente care ar trebui păstrate mult mai mult decât perioadele despre care tocmai am discutat. Care sunt aceste documente?
Din nou, autoritățile fiscale în timpul inspecțiilor ar trebui să fie ghidate de legislația privind impozitele și taxele. Și lista nu este inclusă.
delam concluzie: cât timp ai nevoie să păstrezi documentele SRL? Se dovedește că nu mai puțin de cinci ani, și în ceea ce privește mijloacele fixe și, în general, tot timpul de existență a companiei. Este necesar să se aibă în vedere perioada de păstrare a documentelor de la 1 ianuarie următor anului în care au fost create.
Politica contabilă a întreprinderii ar trebui să specifice cum și unde ar trebui stocată documentația, precum și o persoană responsabilă pentru implementarea acestui alineat, sau chiar o comisie formată din cei mai calificați angajați.
Apropo, nu este necesar să păstrați documentația în birou. Nu este interzisă prin lege alegerea altor locuri pentru depozitare, de exemplu, firme specializate de arhivă. Dar o societate pe acțiuni este obligată prin lege să păstreze documente precum rapoartele anuale și statutul exact acolo unde se află sediul central. Apropo, stocarea documentației în formă electronică este permisă de lege cu o mică prevedere că documentele trebuie să aibă o semnătură electronică a persoanei responsabile cu întocmirea documentului. Pentru a stoca documentația în formă electronică, compania creează un sistem informatic corporativ. Este deservit de un centru de certificare, care asigură utilizarea unei semnături electronice în documentele electronice.
Documentele de stocare pe termen lung se deteriorează și se estompează în timp. Pentru ca conținutul acestora să fie lizibil, persoanele responsabile cu depozitarea trebuie să aibă grijă și să facă copii în timp util.
Atunci când o societate este lichidată, documentele supuse stocării pe termen lung sunt arhivate. Dacă societatea este reorganizată, documentele sunt transferate organizației succesoare. Atunci când o nouă firmă este scindată, aceasta primește dosarele personale ale angajaților care s-au transferat în noua structură și documente legate de sfera de activitate a noii companii.
Distrugerea documentelor. Pentru a distruge un document, trebuie mai întâi să întocmiți un act care va fi semnat de șeful companiei și abia apoi puteți trece direct la distrugerea documentelor. Mai mult, în act nu este necesar să rescrieți cu atenție fiecare dintre hârtiile care merg spre distrugere. Este suficient să rescrieți numele grupurilor omogene. Ceea ce este considerat grupuri omogene ar trebui luate în considerare în mod independent. De exemplu, facturile - pot fi considerate documente omogene și așa mai departe.
Doar arde? Răspunsul este incorect. În acest caz, puteți obține complet probleme cu serviciile de mediu.
Reciclați ca deșeuri de hârtie? Opțiunea este bună, dar nu există nicio garanție că firma concurentă nu va avea documentele, ceea ce nu este bine. Pentru a preveni acest lucru, dosarele cu documente ar trebui să fie transferate pentru reciclare împreună cu o factură. Mai mult, exportul de documente ar trebui să fie efectuat sub supravegherea unui angajat al companiei responsabil cu stocarea documentelor.
De asemenea, este imposibil să-l arunci pur și simplu pentru că, potrivit legii, angajatorul este obligat să păstreze secrete datele personale ale angajaților.
Ce a rămas? Cel mai corect ar fi să folosiți o mașină specială pentru a distruge hârtia. În general, depinde de tine să decizi cum vei scăpa de excesul de hârtie.
Pentru a evita dorința de a vă ușura arhiva documentară înainte de termen, voi adăuga că absența registrelor contabile sau a facturilor pentru perioada fiscală este considerată o încălcare gravă și se pedepsește cu amendă de cinci mii de ruble.
Și asta dacă documentele lipsesc pentru o perioadă fiscală. În cazurile mai grave, amenda nu va mai fi de 5.000, ci de 15.000 de ruble.
Dacă baza de impozitare este subestimată prin pierderea documentelor care confirmă veniturile, contribuabilul va plăti o amendă în valoare de 10% din valoarea impozitului neplătit și nu mai puțin de aceleași 15.000 de ruble.
Apropo, în legea penală sunt puncte referitoare la păstrarea documentelor contabile. Dacă se dovedește deteriorarea documentelor din interes personal, persoana în cauză poate fi pedepsită cu închisoare pentru cel puțin un an. Dacă există dorința de a se familiariza cu acest alineat mai detaliat, a se vedea articolul 352, alineatul 1, din Codul penal al Federației Ruse pentru mai multe detalii.
De asemenea, rețineți că reprezentanții autorităților arhivistice au dreptul de a verifica stocarea corespunzătoare a documentației de arhivă în organizația dumneavoastră. Și aici, conform articolului 13.20 din Codul Federației Ruse privind încălcarea regulilor de depozitare, contabilitate și achiziție, precum și utilizarea documentelor de arhivă, puteți fi pedepsit cu o amendă de la 300 la 500 de ruble sau o amendă administrativă. impunere.
Directorul firmei este responsabil de crearea locurilor de depozitare a documentelor si, in special, de arhivare, iar contabilul-sef trebuie sa pastreze aceleasi documente in mod organizat si sa le transfere in arhiva in mod corect.
