Kakovost oblikovanja primarnega dokumenta in informacij v njem je odvisna od pravilnosti računovodstvo in nadaljnji sklepi iz tega.
Informacije, ki jih vsebujejo primarni dokumenti, sprejeti za računovodstvo, se zbirajo in sistematizirajo v računovodskih registrih, katerih oblike ali zahteve odobri pooblaščeni organ. Podatki računovodskih registrov se v združeni obliki prenašajo v računovodske izkaze.
Uprava določi osebe, ki imajo pravico podpisa knjigovodske listine. Hkrati je mogoče vzpostaviti hierarhijo podpisov glede na položaj, velikost vsote denarja, obseg in entiteta operacije.
Podjetniki ali organizacije, ki uporabljajo elektronski podpisi mora vzpostaviti ustrezne zaščitne ukrepe in nadzor v zvezi s pravico do uporabe in dostopa do elektronskih podpisov. (17)
Zahteve za pripravo primarnih dokumentov
1. Vnosi v primarne dokumente morajo biti narejeni s črnilom, kemičnim svinčnikom, pasto kemični svinčniki, s pomočjo pisalnih strojev, mehanizacije in drugih sredstev, ki zagotavljajo varnost teh zapisov v času, določenem za njihovo hrambo v arhivu.
Za pisanje je prepovedano uporabljati preprost svinčnik.
Vodja organizacije mora v soglasju z glavnim računovodjo v obliki odredbe odobriti seznam oseb, ki so upravičene do podpisovanja primarnih računovodskih dokumentov.
Pravočasna in kakovostna registracija primarnih knjigovodskih dokumentov, njihov prenos na roki za razmislek v računovodstvu, pa tudi zanesljivost podatkov, ki jih vsebujejo, zagotavljajo osebe, ki so sestavile in podpisale te dokumente.
Gibanje primarnih dokumentov v računovodstvu (sestavljanje ali prejem od drugih poslovnih subjektov, sprejem v računovodstvo, obdelava, prenos v arhiv) je treba urediti tudi z urnikom, ki ga odobri vodja.
Opozoriti tako vodje kot izvajalce pred nepredvidenimi negativne posledice in da bi prihranili čas pri iskanju informacij, je treba po prejemu normativni dokumenti ustvariti bazo registracije primarnih dokumentov.
To pomeni, da morajo imeti vsi primarni dokumenti, izdani in izpolnjeni v računovodstvu, svoj identifikator - kodo (enkratno, edinstveno številko), ki se jim dodeli, ko obvezna registracija v enem od registrskih dnevnikov, ki jih mora odpreti vsako podjetje.
Postopek sestavljanja dokumentov:
Ustvarjeni primarni dokumenti mehanizirani način, zahtevajo posebno potrditev verodostojnosti pridobljenih podatkov, t.j. avtorizacija in zaščita registriranih podatkov pred nepooblaščenim prejemom informacij o njih. Po faksu je mogoče poslati katero koli vrsto dokumenta, ne pa tudi primarnega knjigovodskega dokumenta, ker nima potrdila o svoji pristnosti. Odgovornost za pravočasno in kakovostno ustvarjanje dokumentov ter njihov prenos v določenih rokih za nadaljnji odraz v računovodstvu nosijo osebe, ki so te dokumente sestavile in podpisale.
Primarni račun za tovarna- to je informacijsko bazo upravljanje, katerega kakovost je neposredno odvisna od kakovosti računovodstva. Primarno računovodstvo je kompleks informacij in logičnih operacij z dokumenti, ki spremljajo materialne in finančne tokove ter njihove elemente od vhoda do izstopa iz proizvodnih in gospodarskih objektov podjetja in podjetja kot celote.
Primarni dokumenti so torej nosilci informacij o vseh proizvodno-ekonomskih objektih in subjektih ter njihovih interakcijah in omogočajo celovito oceno vseh kontrolnih dejavnikov: kvantitativnih, kvalitativnih, finančnih.(12)
Vsi vnosi v računovodstvo izdelan na podlagi ustreznih dokazil.
Dokument(dokumentirana informacija) je informacija, zapisana na materialnem nosilcu s podrobnostmi, ki omogočajo njeno identifikacijo. Kot materialni nosilec je dovoljeno uporabiti katerikoli material materialni predmet, primeren za fiksiranje in shranjevanje govornih, zvočnih ali vizualnih informacij na njem, tudi v pretvorjeni obliki. Za potrebe papirologije v računovodstvu pa veljajo samo papirni ali strojni nosilci informacij. Ta norma je vsebovana v Uredbi o računovodstvu in poročanju v Ruski federaciji (odobrena z odredbo Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 29. julija 1998 št. 34n z naknadnimi spremembami in dopolnitvami). AT zadnji primer organizacija je dolžna na lastne stroške izdelati kopije takih dokumentov za papirni mediji za druge udeležence gospodarskih transakcij, pa tudi na zahtevo organov, ki izvajajo nadzor v skladu z zakonodajo Ruske federacije, sodišča in tožilstva.
Knjigovodske listine so v glavnem sestavljene po enotnih obrazcih, ki zaradi potrebe po racionalizaciji pretoka informacij nacionalno gospodarstvo, zagotavljanje primerljivosti računovodskih in poročevalskih podatkov razne organizacije(ali ena organizacija za različna obdobja), njihova popolnost in zanesljivost, odprava podvajanja informacij.
Knjigovodska dokumentacija je del dokumentacijskega sistema vodenja organizacije v skladu z Vse ruski klasifikator dokumentacija o upravljanju (OKUD), odobrena z Odlokom državnega standarda Rusije z dne 30. decembra 1993 št. 229.
Na splošno knjigovodske listine lahko razdelimo na tri ravni: primarna knjigovodska dokumentacija, knjigovodski registri in poročevalno knjigovodska dokumentacija. Ta stopnja je popolnoma skladna z definicijo poteka dela v računovodstvu, zaporedjem in logiko dokumentacije gospodarska dejavnost organizacije.
Primarne knjigovodske listine, na podlagi katerih se vodi računovodstvo, služijo kot dokumenti, ki določajo dejstva o storitvi poslovna transakcija.
Računovodski registri so namenjeni sistematizaciji in zbiranju informacij, ki jih vsebujejo primarni dokumenti, sprejeti za računovodstvo, da se odražajo v računovodskih izkazih in računovodskih izkazih.
Finančne izjave predstavlja enotni sistem podatki o lastnini, finančni položaj organizacije in rezultati njene gospodarske dejavnosti, sestavljeni na podlagi računovodskih podatkov za ustaljene oblike(v skladu s PBU 4/99 "Računovodski izkazi organizacije", odobren z Odlokom Ministrstva za finance Ruske federacije št. 43n z dne 06.07.99 in Odredbo Ministrstva za finance Ruske federacije št. 67n z dne 22.07.2003 "O obrazcih računovodskih izkazov" z naknadnimi spremembami in dopolnitvami).
Znotraj posamezne ravni dokumenti niso homogeni. Obseg računovodskega dela v organizaciji na vseh stopnjah obdelave dokumentov je odvisen od obseg dokumentnega toka- število dokumentov, ki jih je organizacija prejela in ustvarila za določeno obdobje. Hkrati je struktura dokumentnega toka zanimiva glede na sestavo, namen in vrste dokumentov.
Torej, sestava dokumente običajno delimo na dohodni(vhodni v organizacijo), odhodni (uradni dokumenti, ki jih organizacija posreduje zunanjim respondentom) in domače(Skupina uradni dokumenti ki ne presegajo organizacije, ki jih je pripravila).
Dokument ustreza statusu uradne osebe, če nastane s pravnim oz posameznik, sestavljeno in overjeno na predpisan način.
Razvrstitev dokumentov po sestavi in analiza njihove strukture na tej podlagi nam omogoča, da ocenimo razmerje med obsegom notranjega in zunanjega kroženja dokumentov v organizaciji, analiziramo stopnja avtonomije podjetja(po izračunu razmerja enot vhodnih informacij in notranjih informacij), ocenite dejavnosti organizacije apel na zunanje okolje (na specifična težnost odhodni dokumenti).
Po dogovoru
listine delimo na upravne, izvršilne, kombinirane in listine računovodstvo.
menedžerski dokumenti vsebujejo naročila, navodila za proizvodnjo, izvajanje določenih poslov (odredba vodje podjetja in oseb, ki jih ta pooblasti za opravljanje poslov).
Izvršni dokumenti potrjujejo dejstvo poslovnih transakcij. Tej vključujejo potrdila o prejemu(prevzemna dejanja) materialov; potrdila o prevzemu in odstranitvi OS; dokumenti o prevzemu končnih izdelkov od delavcev itd. izvršilne listine podpišejo osebe, ki so odgovorne za opravljanje poslov in za pravilnost njihove izvedbe v dokumentih. Na primer vodje delavnic, vodje skladišč (skladiščniki), delovodje itd.
Kombinirano listine so upravne in izvršilne. Ti vključujejo denarne garancije za prihodke in izdatke; plačilne liste za izdajo plač zaposlenim v podjetju; poročila o stroških odgovorne (napotene) osebe itd.
Knjigovodske listine se sestavijo v primeru, ko ni drugih listin za evidenco poslovanja ali pri povzemanju in obdelavi izvršilnih in upravni dokumenti. Ti vključujejo potrdila, razdelilne liste, izračune rezerv, finančne izkaze itd.
Ta razvrstitev razkriva potrebo po dokumentiranju številnih poslovnih transakcij, katerih registracijo računovodje v večini primerov ignorirajo. Tako morajo biti dejanja računovodje v zvezi z izvajanjem metodoloških izračunov v skladu z načelom registracije potrjena z ustreznimi računovodskimi listinami in potrjena s podpisom glavnega računovodje.
Po obdobju registriranih poslov
Dokumenti, ki se uporabljajo v računovodstvu, so razdeljeni na enkratne in kumulativne.
Enkrat primarni dokumenti sestavljajo vsako poslovno transakcijo in se sestavljajo v enem koraku.
Kumulativno dokumenti so dokončani v roku določeno obdobje z nenehnim kopičenjem homogenih poslovnih transakcij. Ob koncu obdobja izračunajo seštevke za ustrezne kazalnike. Primeri zbirnih dokumentov: dvotedenski, mesečni delovni nalogi; limit kartice za sprostitev materialov iz skladišč podjetja itd. Kumulativni dokumenti so element prve stopnje sistematizacije in posploševanja računovodskih informacij.
Po stopnji posplošenosti informacij
knjigovodske listine delimo na primarne in zbirne.
Primarni dokumenti se sestavijo za vsako transakcijo ob njeni izvedbi. Sem spadajo dokumenti o prejemu materialov s strani podjetja in njihovi sprostitvi iz skladišč podjetja v delavnice; pri odpremi izdelkov strankam; o obračunu plač zaposlenim za proizvedene izdelke, opravljeno delo ali opravljene storitve itd.
Povzetek dokumentov posplošite kazalnike tako, da jih ustrezno združite v skupine, sistematizirate iz primarnih dokumentov (npr. plačilne liste delavci delavnic, podjetja kot celote itd.). Zbirni dokumenti se od zbirnih razlikujejo po tem, da je zbirni dokument sestavljen na podlagi primarnih dokumentov in je njihov povzetek, zbirni dokument pa je primarni dokument, ki se sestavlja postopoma.. Prečiščene listine vključujejo tudi vse računovodski registri računovodstvo, končni konsolidirani dokument pa lahko štejemo za računovodske izkaze.
Začetna faza dokumentiranja ekonomskega stanja v organizaciji je primarno računovodstvo , ki je prva stopnja zaznavanja in registracije sistema posamezne operacije označuje gospodarske procese in pojave, ki se dogajajo v podjetju. Njegovi predmeti so: nabava, pridobivanje in poraba materialna sredstva; uporaba virov goriva in energije; normalizirani in delovni čas; izdelava po delih; proizvodni stroški; premikanje polizdelkov in ostankov delo v teku; obseg proizvodnje, njene odpreme in prodaje; poravnave z dobavitelji, kupci, kupci, bankami, finančni organi, ustanovitelji itd. V tej fazi računovodskega dela se pridobivajo začetne informacije o poslovnih procesih in pojavih, ki se dogajajo na številnih področjih, v delavnicah, skladiščih, prevzemnih in odpremnih mestih. končnih izdelkov in drugi deli podjetja se odražajo v primarnih dokumentih.
Vse poslovne transakcije, ki jih izvaja organizacija, morajo biti dokumentirane dokazila. Ti dokumenti služijo kot primarni knjigovodski dokumenti, na podlagi katerih se vodi računovodstvo.
Izvorni dokumenti, ki se uporabljajo pri opisu poslovnih transakcij, sestavljajo en sam informacijski niz, obdelan z istimi tehnikami računovodski postopek. Hkrati so nekateri dokumenti formalizirani na sektorski ali splošni gospodarski ravni. Ti dokumenti so sestavljeni na obrazcih enotnega obrazca, ki jih odobri Državni statistični odbor Ruske federacije ali področna ministrstva in službe.
Oddelčne oblike primarne knjigovodsko dokumentacijo so obvezni za uporabo samo v organizacijah, ki so podrejene tem oddelkom, če pa oblika dokumenta ustreza potrebam drugih organizacij, jo lahko sprejmejo.
V vseh drugih primerih se od organizacij zahteva, da samostojno razvijejo oblike primarnih računovodskih dokumentov v količini in obliki, v kateri so potrebni za odražanje gospodarskih dejavnosti podjetja. Hkrati morajo biti dokumenti, ki jih organizacija ustvari samostojno, formalizirani tako, da njihova vsebina v celoti zagotavlja potrebne informacije računovodska opravila.
Osnovne zahteve za obliko primarnega dokumenta:
1. Omogoča vam, da zanesljivo opišete posamezno dejstvo gospodarsko življenje organizacije
2. Struktura dokumenta ostane dolgo časa nespremenjena, če so pogoji organizacije razmeroma stabilni.
3. Dvoumnost pri razlagi informacij v dokumentu je izključena.
4. Sporočilo je kodirano za lažjo obdelavo in zagotavljanje varnosti informacij.
5. Mere informacij v dokumentu (denarne in/ali naturalne) zagotavljajo potrebno zanesljivost, točnost in jasnost informacij. Izogibati se je treba pretiranim podrobnostim ali izpopolnjevanju podatkov, pa tudi nezadostnim.
6. Dokument dopolnjuje druge dokumente in jih ne podvaja.
7. Dokument vsebuje čim manj odvečnih – navadno neuporabljenih informacij, ki so vključene v originalni obrazec »za vsak slučaj«.
8. Oblika dokumenta je primerna za obdelavo v okolju uporabljenega obrazca.
9. Oblika dokumenta je primerna za predstavitev in obdelavo v elektronskem okolju (na računalniku).
10. Obrazec je enak za vsa homogena dejstva gospodarske dejavnosti v različnih oddelkih organizacije (vključno z izoliranimi).
11. Sestavljeno pravočasno.
Pri razvoju oblik primarnih računovodskih dokumentov je treba upoštevati določbe 9. člena Zveznega zakona št. 129 z dne 21. novembra 1996 "O računovodstvu" (s spremembami in dopolnitvami).
2. člen tega člena. navaja, da so primarne knjigovodske listine sprejete v knjigovodstvo, če so sestavljene v obliki, ki je v albumih poenotenih obrazcev, in dokumenti, katerih oblika ni predvidena v teh albumih, morajo vsebovati naslednje obvezne podatke:
a) ime dokumenta;
b) datum sestave listine (nedatirana listina nima pravni učinek, poleg tega je v tem primeru težko pripisati dejstvo gospodarske dejavnosti določenemu obdobje poročanja za namene finančnega in davčnega računovodstva);
c) ime organizacije, v imenu katere je dokument sestavljen;
e) instrumenti za merjenje ekonomskih transakcij v fizičnem in denarnem smislu;
f) nazive delovnih mest oseb, odgovornih za izvedbo poslovne transakcije in pravilnost njene izvedbe;
g) osebni podpisi navedenih oseb (možno je tudi dešifriranje podpisov).
Seznam oseb, upravičenih do podpisovanja primarnih računovodskih dokumentov, odobri vodja organizacije v soglasju z glavnim računovodjo. Poleg tega dokumente, ki sestavljajo poslovne transakcije z gotovino, podpišeta vodja organizacije in glavni računovodja ali osebe, ki jih pooblastijo.
Primarna knjigovodska listina mora biti sestavljena ob transakciji, če to ni mogoče, pa takoj po njeni opravljeni.
Zahteve glavnega računovodje dokumentacijo poslovne transakcije in oddaja v računovodstvo zahtevane dokumente in informacije so obvezne za vse zaposlene v organizaciji. Brez podpisa glavnega računovodje, gotovine in poravnalne listine, finančne in kreditne obveznostišteje za neveljavno in se ne sme sprejeti v izvršitev.
Primarne knjigovodske listine so lahko sestavljene na papirju in strojnem mediju. V slednjem primeru je organizacija dolžna na lastne stroške izdelati kopije teh dokumentov na papirju za druge udeležence v poslovnih transakcijah, pa tudi na zahtevo organov, ki izvajajo nadzor v skladu z zakonodajo Ruske federacije, sodišče in tožilstvo.
Za nadzor in racionalizacijo obdelave podatkov o poslovanju na podlagi primarnih knjigovodskih listin, konsolidirane knjigovodske listine med katere sodijo predvsem blagajniške knjige, poročila o blagu, dnevnik evidentiranja poslovnih transakcij, spominski nalogi, dnevniki naročil, glavna knjiga, drugi računovodski registri. kot dokončno prečiščeni dokument računovodska poročila.
©2015-2019 stran
Vse pravice pripadajo njihovim avtorjem. To spletno mesto ne zahteva avtorstva, ampak zagotavlja brezplačna uporaba.
Datum nastanka strani: 2016-04-15
dejavnost računovodska služba- sestavni del delovanja podjetja; vključuje izvedbo največ različne akcije- od obračuna do načrtovanja in vzdrževanja primarno dokumentacijo. Tudi stopnja odgovornosti podjetja ali njegovega neposrednega nadzornika za storjene napake je zelo različna: če gre le za notranje težave, o globi sploh ni treba govoriti; če gre za plačilne dokumente, podlagi katerih se naknadno plačajo davki, se lahko kršitelj sooči ne le denarna izterjava ampak tudi zapor. Zato je dobro organizirano delo s primarno se nanaša na prednostna področja delo pravne osebe.
Izraz primarna dokumentacija se za razliko ali podobno uporablja izključno v računovodstvu, ki po potrebi oz. skupna odločitev organizacijska vprašanja povzroča težave predstavnikom drugih oddelkov podjetja. Spodaj bo opisano, kaj je primarna organizacija kot celota, pa tudi okvirni seznam dokumentov, ki so vanjo vključeni.
Nenavadno je, da glavni regulativni akt, ki se uporablja pri organizaciji dela računovodske službe, Zvezni zakon "O računovodstvu" št. 402-FZ, sprejet 6. decembra 2011 in vsebuje spremembe z dne 29. julija 2018, ne daje nedvoumnega definicija tega izraza. Po 1. odst. 9. čl omenjeni zakon, vse pravilno izdelane in uradno potrjene dokumente, ki odražajo eno ali drugo epizodo gospodarskega življenja podjetja, je mogoče pripisati primarni dokumentaciji.
Te epizode vključujejo denar v zameno za izdelke, ki jih dobavi podjetje, ponujene storitve ali opravljeno delo ali, nasprotno, nakazilo denarja na račun nakupa blaga materialna sredstva. Na zahtevo vodje podjetja (4. odstavek istega člena) lahko seznam primarnih računovodskih dokumentov vključuje tudi podatke o medsebojnih poravnavah, ki niso povezane s finančnimi transakcijami.
Pomembno: Glavno merilo za primarno dokumentacijo v računovodstvu je dejstvo prenosa sredstev z ene osebe (zaposlenega, samostojnega podjetnika posameznika, podjetja) na drugo. Tako pod nobenim pogojem ne bo uvrščena na seznam primarnih organizacij, vhodni ali odhodni blagajniški nalog pa povsem.
ODObdobje hrambe primarnih dokumentov v računovodstvu je najmanj pet let od leta registracije. Kot kaže praksa, najpogosteje predstavniki zvezne davčna služba prosijo za primarno v prvem letu ali treh; v prihodnosti se dokumenti lahko prenesejo v hrambo v arhiv in po določeno obdobje- uničiti v skladu z notranji predpisi podjetij in zahteve domače zakonodaje.
Ker pa je v ruski birokratski praksi običajno težje odstraniti dokumente kot jih še naprej hraniti, lahko primarni dokument, ki je postal nepotreben, pustimo v arhivu, dokler je dovolj prostora; za to ni nobenih kazni niti z navedenim zveznim zakonom št. 402-FZ niti z drugimi predpisi ni zagotovljeno.
Poleg tega se lahko vzdrževanje primarne dokumentacije dodeli enemu ali več zaposlenim v podjetju, odvisno od njihove usposobljenosti in števila zaposlenih. Če se zadeva nanaša na samostojnega podjetnika, ki nima ustreznih strokovnjakov pod svojim vodstvom, ima pravico, da po lastni izbiri bodisi sam pripravi dokumente bodisi v zadevo vključi tretja podjetja, ki opravljajo takšne storitve.
AT zadnja izdaja zvezni zakon 402-FZ (ali bolje rečeno v 4. odstavku 9. člena dokumenta) se pravica do določitve, katera dokumentacija pripada primarni, prenese na glavo ( generalnemu direktorju, direktor) podjetja. V skladu z ustaljeno prakso podpiše seznam, ki ga že pripravi glavni računovodja, lahko pa delo (od analize dejavnosti do seštevka) v celoti prevzame nase.
Zato govorimo o enoten seznam primarni dokumenti niso potrebni; naštejemo lahko le tiste, ki so najpogosteje uvrščeni na ta seznam prispevkov:
Najpogosteje je primarna organizacija urejena kronološko - od prvega dokumenta o poslu do zadnjega; možne so tudi druge možnosti - po dodatku, kombinirano itd.
Potrebne sestavine katerega koli primarnega dokumenta so:
Kot izhaja iz 5. odstavka istega člena, se primarna dokumentacija v računovodstvu trenutno lahko sestavi v papirni in v elektronski obliki; v slednjem primeru ga je potrdil kvalificiran digitalni podpisi strank in posreduje nasprotnim strankam na katerem koli ustreznem mediju ali pošlje po elektronski pošti.
Večina primarnih dokumentov se izda na podlagi poenotenih obrazcev, ki jih ni mogoče spreminjati; izjema so pogodbe, akti o prevzemu in prenosu ter številni drugi dokumenti, katerih razvoj oblike in strukture neposredno izvaja poslovni subjekt.
Nekaj nasvetov za pripravo primarne dokumentacije:
Pomembno: za odpravljanje napak ni dovoljeno uporabljati korekturnih lističev, tekočine, britvic ali preprosto prečrtati napačno vnesenih podatkov, dokler jih ni mogoče prebrati v primarni dokumentaciji v računovodstvu. Odvisno od situacije lahko uporabite popravke orisa, da dopolnite telo besedila vnosa in razveljavitve. V prvem primeru so napačne informacije prečrtane s tanko črto, na vrhu pa se naredi vnos, ki odraža realno stanje primerih, na strani pa napis "Popravljeno (lahko) zaupati", ki ga spremlja podpis odgovorne osebe in odtis pečata ali žiga organizacije. V drugem pa se že obstoječe informacije dopolnijo z novimi informacijami, ki so potrebne za pridobitev celovitega razumevanja transakcije. V tretjem, ki se še posebej pogosto uporablja, ko so v primarnem viru najdene pretirane informacije, so podatki, ki ne ustrezajo resničnosti, podvojeni z rdečo pasto, poleg njih pa so podani že običajni, pravilni. V tem primeru je potreben tudi potrditveni podpis.
Primarni dokument mora biti tako kot drugi dokumenti sestavljen jasno, čitljivo in lepo. To bo pomagalo v prihodnosti, ko sporne situacije hitro ugotoviti resnico, dokazati svoj prav v pravdanje ali nadzoruje delo pooblaščenih oseb. In dodatna spodbuda za vestno in pravočasno izdajo dokumentacije bo 3. odstavek 327. člena Kazenskega zakonika Rusije, v skladu s katerim se uporaba ponarejenih dokumentov kaznuje z globo do 80 tisoč rubljev ali do polletni zaslužek kriv, pripor do šest mesecev, obvezno ali popravno delo do 480 ur oziroma 24 mesecev.
Dokazovanje nedolžnosti ali neobstoja kaznivega dejanja je težko in zahteva veliko več časa in živcev kot kakovostna izvedba primarne dokumentacije.
Primarni dokumenti vključujejo dokumente, ki odražajo epizode gospodarske dejavnosti podjetja ali organizacije. Njihovo registracijo opravijo zaposleni v računovodstvu, če tega ni, pa podjetnik sam ali tisti, ki zagotavljajo podobne storitve podjetij. Celoten seznam Primarno dokumentacijo, ki se uporablja v dejavnostih podjetja, odobri njegov vodja, običajno pa jo sestavi glavni računovodja.
Običajno primarni dokumenti vključujejo pogodbe, račune, akte o prevzemu in prenosu, vključno z osnovnimi sredstvi, gotovinske dokumente in druge dokumente. Vključevati morajo bloke, navedene v 2. odstavku 9. člena zveznega zakona št. 402-FZ. V dokumentih je dovoljeno izvajati popravke na strogo določene načine: obračanje, kontura ali dodatni napisi.
1. Zakaj so potrebni primarni računovodski dokumenti in kaj se bo zgodilo, če jih ni.
2. Kaj je treba upoštevati pri razvoju lastne obrazce primarni dokumenti.
3. V katerih primerih je obvezna uporaba enotnih obrazcev.
Kot veste, veljavni zakon o računovodstvu (št. 402-FZ) ne vsebuje zahteve za obvezna prijava enotne oblike primarnih knjigovodskih listin. To pomeni, da imajo organizacije in podjetniki pravico do samostojnega razvoja oblik primarnih dokumentov ob upoštevanju njihovih potreb in značilnosti dejavnosti. Vendar pa takšna pravica skriva številne pasti. Na primer, vsi primarni dokumenti, vključno s tistimi, ki so bili razviti neodvisno, morajo izpolnjevati določene zahteve, nekateri dokumenti pa morajo biti sestavljeni samo v enotnih oblikah zaradi drugih zveznih zakonov. O takšnih niansah obdelave primarnih dokumentov je treba vedeti tako pri sestavljanju lastnih dokumentov kot pri sprejemanju dokumentov od nasprotnih strank, saj so primarni računovodski dokumenti temelj, na katerem se gradi ne le računovodstvo, ampak tudi davčno računovodstvo. Kako narediti ta temelj zanesljiv - bomo ugotovili v tem članku.
Za začetek se spomnimo, zakaj so načeloma potrebni primarni računovodski dokumenti in zakaj je tako pomembno biti pozoren na pravilnost njihovega izvajanja. Kot je navedeno v zakonu št. 402-FZ, vsako dejstvo gospodarskega življenja mora biti formalizirano s primarnim računovodskim dokumentom(1. del, 9. člen). Ob tem dejstvo gospodarskega življenja razumemo kot vsak dogodek, operacijo, transakcijo, ki ima ali lahko vpliva na finančno stanje gospodarski subjekt, finančni rezultati svoje dejavnosti in (ali) denarni tok. Dejstva gospodarskega življenja vključujejo na primer pridobitev osnovnega sredstva in obračun amortizacije nanj, plače zaposleni in ona itd. Tako bi morali skoraj vsi računovodski vpisi temeljiti na ustreznih primarnih knjigovodskih listinah.
V davčnem računovodstvu igrajo tudi primarni dokumenti pomembno vlogo: v skladu z določbami davčnega zakonika Ruske federacije se razumni in dokumentirani stroški davčnega zavezanca priznajo kot odhodki. To je razpoložljivost primarnih knjigovodskih listin je ena od podlag za pripoznanje odhodkov in v skladu s tem za izračun davčna osnova dohodnina (ali STS "dohodki-stroški").
Davčni zakonik Ruske federacije odsotnost primarnih dokumentov obravnava kot hudo kršitev pravil za obračunavanje prihodkov in odhodkov, predmetov obdavčitve, za kar je predvidena globa (člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije). ):
Poleg tega lahko pomanjkanje primarnih dokumentov služi kot podlaga za privabljanje uradnikov upravna odgovornost zaradi hude kršitve pravil računovodenja in predstavljanja finančne izjave v obliki globe od 2 do 3 tisoč rubljev. (Člen 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije). Huda kršitev pravil računovodenja in predstavljanja računovodskih izkazov se šteje:
Iz zgoraj navedenega obstajata dva glavna zaključka:
1. na voljo morajo biti primarne knjigovodske listine;
2. Primarne knjigovodske listine morajo biti pravilno sestavljene.
Če je s prvo zahtevo vse jasno, je treba drugo, ki se nanaša na pravilno izvedbo primarnih računovodskih dokumentov, obravnavati podrobneje. Gre za to, da po veljavni zakon"O računovodstvu" št. 402-FZ obrazce uporabljenih primarnih dokumentov določi vodja gospodarskega subjekta ob predložitvi uradni, ki mu je zaupano računovodstvo (4. člen 9. člena zakona št. 402-FZ). Možne so naslednje možnosti za določitev oblik primarnih dokumentov:
! Ne glede na to, katera možnost za uporabo obrazcev primarnih dokumentov je izbrana, se mora odražati v sami računovodski politiki za namene računovodstva in davčno računovodstvo ali v posebnem naročilu. Hkrati so v dodatku običajno podane neodvisno razvite oblike primarnih računovodskih dokumentov, če pa se uporabljajo enotni obrazci, se sklicuje na ustrezen dokument (resolucija Goskomstata). Če vodja ne odobri ustreznih oblik primarnih računovodskih dokumentov, lahko inšpektorji v primeru inšpekcijskega pregleda menijo, da so dokumenti sestavljeni v nedoločeni obliki, to je v nasprotju z zakonom, in v skladu s tem niso podlaga za prevzem stroškov.
Pri razvoju lastnih oblik primarnih računovodskih dokumentov sta možni dve možnosti:
V vsakem primeru mora končni obrazec primarnega knjigovodskega dokumenta vsebovati naslednje zahtevane podrobnosti ustanovljena h 2 člen. 9 zakona št. 402-FZ:
! Opomba: Zakon št. 402-FZ ne vključuje pritrditve pečata na primarni dokument kot obvezni rekvizit. Zato je odločitev organizacije same, da ta pogoj vključi v obrazec dokumenta ali ne. Za organizacije, ki so zavrnile uporabo okroglega pečata (tako pravico daje zvezni zakon z dne 06.04.2015 št. 82-FZ), je priporočljivo, da ta pogoj izključite iz vseh veljavnih oblik primarnih računovodskih dokumentov.
Za nekatere dokumente, drsite zahtevane podrobnosti se lahko podaljša v skladu z drugimi predpisi. npr. tovorni list mora vsebovati naslednje podatke (odstavek 3 Odloka Ministrstva za promet Rusije z dne 18. septembra 2008 št. 152):
Zato razvoj lastnih oblik primarnih računovodskih listin zahteva poglobljeno znanje in analizo veljavna zakonodaja. Zato je v nekaterih primerih bolje uporabiti že pripravljene obrazce. Na primer, oblika univerzalnega prenosni dokument priporoča Zvezna davčna služba Ruske federacije (Pismo z dne 21. oktobra 2013 št. MMV-20-3/ [e-pošta zaščitena]). Ta listina združuje podatke primarne knjigovodske listine za prenos materialnih sredstev in podatke računa, zato se lahko uporablja tako za namene računovodstva kot za namene davčnega knjigovodstva (za namene DDV). Poleg univerzalnega prenosnega dokumenta je Zvezna davčna služba Rusije razvila tudi priporočeno obliko univerzalnega popravknega dokumenta, ki se sestavi v primeru spremembe stroškov dostave po odpremi (pismo z dne 17. 10. 2014 št. MMV-20-15 / [e-pošta zaščitena]). Dejstvo, da se je organizacija odločila za uporabo obrazcev UPD in UKD, je treba določiti v računovodski politiki ali v ločenem ukazu vodje.
Zakon št. 402-FZ ne vsebuje obvezna zahteva uporablja enotne oblike primarnih knjigovodskih listin, vendar hkrati ne vsebuje prepovedi njihove uporabe. Zato gospodarski subjekt imajo pravico uporabljati enotne obrazce tistih dokumentov, za katere so ustanovljeni. Uporaba poenotenih obrazcev ima več prednosti:
Poleg tega je zamenjava vseh poenotenih obrazcev z neodvisno razvitimi tvegana, saj so obrazci primarnih knjigovodskih listin, ki jih določa pooblaščeni organi v skladu z zveznimi zakoni in na njihovi podlagi (Informacija Ministrstva za finance Ruske federacije št. PZ-10/2012 k zveznemu zakonu št. 402-FZ). Takšni dokumenti vključujejo na primer dokumente o registraciji. Odlok Banke Rusije št. 3210-U z dne 11. marca 2014 "O postopku vzdrževanja gotovinsko poslovanje pravne osebe in poenostavljen postopek opravljanja gotovinskega poslovanja samostojni podjetniki in mala podjetja« predvideva uporabo naslednjih enotnih obrazcev:
Tako je treba gotovinske transakcije obvezno formalizirati z dokumenti, sestavljenimi v skladu z enotnimi obrazci, odobrenimi z odloki Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 18. avgusta 1998 št. 88, z dne 5. januarja 2004 št. 1.
Pri razvoju je treba biti še posebej previden kadrovski dokumenti, kot tudi dokumente o obračunavanju dela in njegovem plačilu ter, če je mogoče, uporabite enotne obrazce takih dokumentov. To je posledica dejstva, da morajo kadrovski dokumenti in delovne evidence izpolnjevati zahteve delovno pravo, ki ne sovpadajo vedno z zahtevami zakona št. 402-FZ: začenši s sestavo podrobnosti (na primer časovni list, osebna izkaznica zaposlenega itd.) In konča z obliko dokumenta ( Delovni zakonik Ruske federacije ne predvideva priprave kadrovskih dokumentov v elektronski obliki).
Tako smo se v tem prispevku spomnili pomena primarnih knjigovodskih listin za računovodstvo in davčno knjigovodstvo ter se prepričali, da je pri primarnih dokumentih »pomembna oblika«. Če povzamemo, ponovimo tezo glavne ugotovitve:
Se vam zdi ta članek uporaben in zanimiv? delite s kolegi na družbenih omrežjih!
Preostala vprašanja - vprašajte jih v komentarjih k članku!
Kako brati uradna besedila določene dokumente, izveste v rubriki
♦ Naslov: , .Pretok dokumentov v organizacijah - sestavni del poslovnih procesov. Računovodski dokumenti so zasnovani tako, da pisno beležijo vse dogodke v podjetjih, ki vplivajo na delovne trenutke.
Zakonodajne zahteve, zlasti določbe "Zakona o računovodstvu", zahtevajo obvezno dokumentiranje vseh dogodkov na gospodarskem področju. Računovodske listine se uporabljajo za potrditev dokončanja kakršnih koli operacij, služijo kot pisni dokaz o tekočih procesih.
Knjigovodska listina je oblika, v kateri se lahko evidentirajo tekoči dogodki, njihovi vrednotenje, druga merila, ki razlikujejo poslovno transakcijo.
Glede na vrste finančnih knjigovodskih listin in njihov namen se lahko razvrstijo na naslednji način:
Dokumenti, ki urejajo računovodstvo, so oblikovani po vrstnem redu sestave, to je, da so razdeljeni na primarne in povzetke. Za izvedbo računovodske evidence dokumenti so osnova primarno računovodstvo. Lahko se oblikujejo neposredno v podjetju ali pa jih prejmejo od zunaj - od dobaviteljev, kupcev in drugih izvajalcev. Glavni računovodski dokumenti, povezani s primarnimi, so računi, plačilni, gotovinski, bančni in drugi dokumenti. Konsolidirani so sestavljeni na podlagi primarnih, vsebujejo splošne informacije.
Po svoji vsebini lahko prevzamejo materialne in denarne vrednosti. Materialni del odraža prisotnost in gibanje blagovnih in drugih vrednosti. Na primer, dejanja prevzema in prenosa, tovorni listi za sprostitev blaga dajejo natančno predstavo o vrstah in količinah premoženja, ki se premika. Podana je tudi ocena stroškov opravljenega posega.
Nekateri papirji so izključno poravnalni. To je približno o plačilnih listah, blagajniških nalogih, bančni izpiski. Informacije, ki jih prenašajo, so izključno finančne narave― stanje obračunov z izvajalci, nagrajevanje zaposlenih.
Do nedavnega je veljala zahteva po obvezna uporaba poenotenih obrazcev v računovodstvu. Začetek veljavnosti zakona št. 402-FZ o računovodstvu omogoča vodstvom organizacij, da samostojno razvijajo oblike primarnih dokumentov. Toda hkrati ostajajo nekatere zahteve glede prisotnosti obveznih podrobnosti. To pomeni, da je v primarnem računovodstvu trenutni računovodski dokument le oblika, ki odraža naslednje informacije:
Za organizacije in tudi za podjetnike je pomen knjigovodskih listin velik. Ne služijo le kot potrditev opravljenega dejstva gospodarske dejavnosti, ampak tudi pomagajo ugotoviti trenutno finančno stanje podjetja. Na njihovi podlagi subjekti izvajajo davčne izračune, hkrati pa zmanjšujejo davčna osnova Možno je le, če obstajajo dokumenti, ki so pravilno sestavljeni v smislu zakonodaje.
Odsotnost potrebnih primarnih dokumentov, potrdil, izjav lahko pozneje povzroči številne težave za organizacijo, kar povzroči dodatna vprašanja s strani regulativnih organov. Pogosto je to dejstvo podlaga za ponovni izračun davčne osnove.
Katere računovodske listine mora imeti LLC tekoče delo podjetja? Odvisno od posebnosti dela so to dokumenti, ki urejajo dejavnosti podjetja - odredbe, navodila, računovodska politika. Potrdilo o dejstvih o prejetih dohodkih in prevzeti stroški fakture, fakture, plačilne liste z osebjem, drugo gotovino in bančne listine. Za poenostavitev računovodskega postopka se pogosto uporabljajo zbirni izkazi prometa, ki vsebujejo splošne informacije o homogenih operacijah.
Glede na to, da sta vloga in pomen knjigovodskih listin nesporna za vsak poslovni subjekt, je treba tudi njihovo gibanje in hrambo podrediti določenim pravilom.
Organizacije si naredijo svoj urnik primarni dokumentni tok, ki vključuje naslednje korake:
Naveden urnik mora vsebovati optimalne termine za obdelavo prejetih podatkov. Po potrebi je dovoljena prilagoditev določenih obdobij.
Za hrambo primarnih dokumentov poskrbijo zaposleni računovodski servis. Hkrati je pri zamenjavi odgovornih oseb potrebno sestaviti akt o sprejemu in prenosu računovodskih listin, katerega vzorec je razvit ob upoštevanju značilnosti podjetja. Toda hkrati je treba med prenosom zadev oblikovati podroben register knjigovodskih listin, katerega vzorec bo prenesen popolne informacije o obsegu transakcij.
Rok hrambe dokumentov je različen glede na njihov namen. Podatki, ki zagotavljajo podatke o obračunu davka, morajo biti na voljo vsaj 4 leta. Izpolnjeni obrazci s podatki o zaposlenih se hranijo do 75 let.
Register knjigovodskih listin pri prenosu zadev (vzorec)
