Predhodno poročilo - vzorec izpolnjevanja je obravnavano v tem članku. To je dokument, ki ga pripravi zaposleni, ki je prejel denar za stroške, ki so nastali v interesu organizacije. Nato vam bomo povedali, v kakšnem časovnem okviru, v kakšni obliki je treba sestaviti vnaprejšnje poročilo in katere dokumente mu je treba priložiti.
Izdelati ga je treba najkasneje v treh dneh (klavzula 6.3 navodil Centralne banke Ruske federacije "O postopku za izvedbo gotovinskih transakcij" z dne 03.11.2014 št. 3210-U):
Trenutno ta obrazec ni obvezen in vsaka organizacija ali samostojni podjetnik ima pravico, da samostojno razvije svojo obliko predhodnega poročila, ki jo odobri v računovodski politiki. Enako stališče je potrjeno v dopisu Ministrstva za finance RF z dne 06.03.2013 št. 03-03-06 / 1/6700.
Vendar mnoge organizacije še vedno uporabljajo to predlogo za dokončanje poročila o stroških. Izvaja se tudi v večini računovodskih programov.
Vzorec, kako izpolniti predhodno poročilo, lahko prenesete zgoraj.
Seznam zaposlenih, ki redno prejemajo denar, se potrdi z ukazom vodje, katerega izvod se pošlje blagajniku podjetja ali samostojnemu podjetniku. Enkratni računovodje za prejem denarja napišejo izjavo, v kateri navedejo zahtevani znesek in obdobje, za katerega ga je treba izdati. Vlogo podpiše vodja.
Odgovorni denar je mogoče izdati samo zaposlenim v organizaciji. Poleg tega zaposlenemu, da prejme nov obračunski znesek za stroške, ni več treba v celoti obračunavati prej prejetega denarja.
Znesek, ki ga je mogoče enkrat dati računovodji, ni zakonsko omejen (klavzula 6 navodila št. 3073-U).
Opomba! Zakonodaja ne prepoveduje prenosa odgovornega denarja na poslovne ali debetne plastične kartice (dopis Ministrstva za finance z dne 21. julija 2017 št. 09-01-07 / 46781). V tem primeru je treba postopek prenosa zneskov in poročanja zanje določiti v notranjih dokumentih organizacije.
Glava dokumenta označuje:
Pravilnost izpolnjevanja poročila potrjujeta podpis računovodje, ki je sprejel predhodno poročilo, in glavnega računovodje, ki ga je preveril.
V nadaljevanju so informacije o dvignjenem saldu poročilnih zneskov in denarnem nalogu, za katerega je bilo to stanje položeno na blagajno ali je bil prejet preračun. Pravilnost izvedbe te operacije potrjuje podpis blagajnika.
Potrdilo navaja:
Navedejo datum in številko dokumenta, ki ga je odgovorna oseba prejela od prodajalca, namen stroškov, porabljen znesek in valuto, v kateri je bil opravljen nakup.
Računovodja podatke o vsakem odhodku zabeleži v novo vrstico. V primeru, da podatki o plačljivi storitvi ali opis nakupa zavzamejo več vrstic, se v spodnjo vrstico vnesejo podatki o naslednjem nakupu.
Vse evidence računovodje so oštevilčene in stroški sešteti.
Stolpce 7, 8 in 9 izpolni računovodja organizacije za vsak nakup, ki ga opravi računovodja.
Z računalniškim polnjenjem se celotna tabela oblikuje v računovodskem ali podobnem programu.
Pravilnost vnosov potrjuje podpis računovodje.
Primer
Tu je primer izpolnjevanja predhodnega poročila zaposlenega v podjetju Novy Dom LLC, I. I. Chanova, ki je prejel 3.600 rubljev za nakup blaga in materiala za potrebe voznega parka organizacije dne 02.07.2018.
6. julija 2018 je vodja oskrbe Chanov I.I. sestavil vnaprejšnje poročilo o porabljenem denarju v višini 3540 rubljev. in predložil 2 prispevka.
05.07.2018 so pridobili:
Preostalih rok 60 rubljev. I. I. Chanov se je 7. 6. 2018 vrnil na blagajno organizacije.
V zgornjem članku smo predstavili vzorec izpolnjevanja predhodnega poročila za leto 2018 za prenos.
Predhodno poročilo zaposleni v podjetju ali samostojni podjetnik predloži najpozneje v določenem roku na obrazcu, ki ga določi Državni odbor za statistiko Ruske federacije, ali v neodvisno razviti obliki. Izpolni se ročno ali z uporabo računalnika in se skupaj z dokazili prenese v računovodstvo.
Po potrebi se lahko nekaterim zaposlenim dodeli denar za zabavo ali poslovne stroške podjetja. Imajo pravico do prejema denarja na podlagi ukaza vodje odgovornih oseb, če je njihovo polno ime. položaj pa je naveden na seznamu ljudi, ki imajo to možnost.
Poraba denarja, ki je bil zaposlenemu dan vnaprej, se potrdi s pomočjo primarnega računovodskega dokumenta - poročila vnaprej. Obrazec je poenoten obrazec št. AO -1, katerega del izpolni zaposleni, drugega - računovodja.
Obstajajo določeni roki za predložitev predhodnega poročila odgovorne osebe, v katerem je zaposleni dolžan poročati o porabljenih sredstvih.
Odgovorna oseba je po prejemu sredstev dolžna v roku, ki ne presega treh delovnih dni po dnevu izteka roka, za katerega so bila sredstva izplačana na račun, ali od dneva odhoda na delo, predložiti akontacijo poročilo s priloženimi dokazili (klavzula 6.3 Smernice št. 3210-Y).
Če zaposleni denar ni v celoti porabil, se za porabljeni del sestavi avansno poročilo, v katerem je naveden znesek neporabljenega denarja - to je vračilo prijavljenih zneskov na avansnem poročilu.
Prav tako ni redkost, da zaposleni najprej porabi svoj denar, nato prinese dokumente in prejme vračilo denarja. V tem primeru se mora obrniti na računovodstvo z vlogo za povračilo nastalih stroškov. Računovodja naredi takšne izračune tudi s poročilom vnaprej. Zato je to stanje mogoče pripisati tudi vračilu zneskov poročanja v vnaprejšnje poročilo.
Če delavec sploh ni imel nobenih stroškov, vrne obračunski znesek blagajniku in ne sestavi predplačila.
Ne pozabite: če rok za predložitev predhodnega poročila odgovorne osebe ni bil upoštevan, se to šteje za kršitev denarne discipline (člen 15.1 Upravnega zakonika Ruske federacije).
Zdaj bomo podrobno preučili postopek za izpolnjevanje dokumenta.
Prednja stran.
Torej na sprednji strani obrazca št. AO-1 zaposleni potrebuje:
Navedite ime podjetja in kodo OKPO.
2. Zapišite datum sestave dokumenta in dodelite številko.
3. V stolpec "poročilo o znesku" vnesemo znesek, ki ga je zaposleni porabil za gospodinjske potrebe podjetja. Na primer, dobil je pet tisoč rubljev in porabil je štiri tisoč. Zato v tem stolpcu navaja štiri tisoč.
4. Navedemo ime in kodo strukturne enote.
5. Po tem navedite polno ime. poročevalca, njegovo osebje in poklic (položaj).
6. Vnesite namen predplačila.
7. Na levi strani mize na sprednji strani obrazca navedite znesek, prejet od blagajne podjetja (ali na bančno kartico). Po potrebi navedite znesek denarja, izdanega v valuti.
8. Navedemo skupni znesek prejetih sredstev.
9. Navedemo znesek, porabljen za gospodarske potrebe podjetja.
10. Navedemo velikost ostanka.
Obrnjena stran.
11. Na hrbtni strani obrazca v stolpcih 1-6 mora zaposleni navesti vse dokumente (prodajo, blagajniške čeke itd.), Ki potrjujejo stroške, ki jih je imel zaposleni, z navedbo porabljenih zneskov. Dokumenti morajo biti oštevilčeni glede na vrstni red navedbe v predhodnem poročilu.
Zdaj o tem, katere podatke mora zaposleni vnesti v ustrezne stolpce:
12. Ko zaposleni izpolni zahtevana polja, mora na obrazcu dati svoj podpis z dešifriranjem. Nato morate dokument prenesti v računovodstvo. Računovodja bo preveril pravilnost polnjenja.
Prednja stran.
13. Po prejemu obrazca se mora računovodja prepričati, da je pravilno izpolnjen. Če napake niso ugotovljene, računovodja o tem zabeleži v stolpec »poročilo je preverjeno« in ga podpiše.
Po tem računovodja nadaljuje z dodatnim izpolnjevanjem obrazca.
15. Računovodja izpolni odstranljiv del obrazca, ga podpiše in izroči zaposlenemu
Obrnjena stran.
16. Računovodja zabeleži podatke v stolpca 7 in 8. Tu so navedeni zneski stroškov, sprejetih za računovodstvo. V stolpcu 9 je navedeno število računov, ki so bremenjeni z zneskom stroškov. Zneski, ki jih navedeta zaposleni in računovodja, morajo biti enaki.
Po tem računovodja izpolni sprednjo stran poročila vnaprej.
Prednja stran.
17. Na sprednji strani desne mize računovodja vnese naslednje podatke:
19. Direktor potrdi dokument in ga vrne računovodstvu. Po tem se hrani v računovodskem oddelku podjetja 5 let. Po izteku tega roka se uniči.
Na naši spletni strani lahko prenesete vzorec.
Poslovna pot zaposlenega je za podjetje nujno in včasih zelo koristno dejanje. Vsako poslovno potovanje pa pomeni stroške. Na podlagi rezultatov službene poti mora zaposleni sestaviti vnaprejšnje poročilo o službeni poti, katerega vzorec za leto 2017 je priložen.
Za službeno pot se šteje, da je zaposleni za kratek čas napoten na pogajanja v drugo organizacijo, podružnico s preverjanjem in druge dejavnosti zunaj lokacije delovnega mesta, v dogovoru z vodjo za opravljanje določenega dela v skladu z Umetnost. 166 delovnega zakonika Ruske federacije. Pri pošiljanju na službeno potovanje vodja zaposlenemu zagotavlja naslednja jamstva:
Pri pošiljanju zaposlenega na službeno potovanje je delodajalec dolžan sestaviti naslednje dokumente:
Po vrnitvi s službenega potovanja mora delavec v skladu s členom 26 Pravilnika o posebnostih pošiljanja zaposlenega na službeno pot, odobrenega z Odlokom Vlade Ruske federacije št. 749 z dne 13. oktobra 2008, predložiti računovodski službi predhodno poročilo o službeni poti, katerega obrazec je odobren z Resolucijo Državnega odbora za statistiko Ruske federacije št. 55 z dne 01.08.2001 "O odobritvi enotnega obrazca primarne računovodske dokumentacije št. AO-1 "Predhodno poročilo".
V Pravilniku o službenih potovanjih so navedene naslednje točke:
Zaposleni, ki je bil prvič na službeni poti, se lahko pojavi logično vprašanje, kako izdati predhodno poročilo o službeni poti. Precej preprosto je, če poleg tega ugotovite, zdaj obstajajo številni sistemi, ki zaposlenim pomagajo pri sestavljanju dokumentov, računovodski oddelek pa jih preverja.
Zdaj pa ugotovimo, kako oblikovati poročilo:
Tako pri izpolnjevanju poročila o stroških ni nič težkega. Glavna stvar je, da dokumenti, ki potrjujejo stroške, niso izgubljeni ali poškodovani.
Računovodski dokument, ki potrjuje porabo sredstev, izdanih zaposlenemu vnaprej, je naveden kot vnaprejšnje poročilo - obrazec, sestavljen iz dveh strani: spredaj in zadaj.
Odgovorna oseba izpolni obrazec in poročilu priloži dokumente, ki potrjujejo stroške.
Računovodja, ki je prejel nabor dokumentov, jih preveri in popravi v obliki predhodnega poročila na mestih, ki so namenjena izpolnjevanju za računovodje.
Poročilo je treba podpisati z upravnikom, odpisane zneske je treba odpisati
Nato se poročilo uvrsti v album enotnih obrazcev, upoštevajoč kot gotovinske transakcije, zmanjšano na enoten obrazec št. AO-1.
Predplačila se zaposlenim v podjetju izdajo, če so načrtovani stroški zabave ali poslovanja.
Za izdajo določenega zneska denarja je potreben ukaz vodje o odgovornih osebah, ki vsebuje seznam oseb in razloge za izdajo.
Odgovorna oseba so zaposleni, ki so po poročilu upravičeni do zneska za prihodnje stroške.
Obstajajo določeni roki, v katerih mora oseba sestaviti vnaprejšnje poročilo o porabi sredstev.
Predhodno poročilo napišemo na primeru pošiljanja zaposlenega na službeno pot.
Računovodska služba in kadrovska služba zbereta in sestavita potrebne potne dokumente:
Ob predložitvi naročila in ob prisotnosti odhodnega blagajnega računa se sredstva iz blagajne izdajo odgovorni osebi. Za določene stroške mora zaposleni hraniti dokazila.
Po vrnitvi zaposlenega s službenega potovanja mora še isti dan sestaviti vnaprejšnje poročilo in ga predložiti računovodstvu.
Računovodja, ki je preveril poročilo, ga prevede v poseben program in odpiše, potrdi veljavnost odpadkov.
Če obstaja neporabljen znesek, zaposleni plača preostanek blagajniku ali pa je v nasprotnem primeru sredstva preveč porabljena, potem se odgovorni osebi vrne denar.
Če primanjkuje iz prejšnjega avansnega poročila zaposlenega, je naslednje plačilo akontacije prepovedano.
Delavec nima pravice nakazila akontacije na drugo osebo
Vsi dokumenti morajo biti sestavljeni v skladu z zahtevami, določenimi z zakonodajo (zvezni zakon o računovodstvu), da se izognete zahtevkom davčnih organov in kasnejšim globam.
Obrazci predhodnega poročila so izpolnjeni le v skladu z enotnim obrazcem št. AO-1 in jih je mogoče prenesti iz uradnih virov na internetu.
Izpolnite lahko na več načinov: z uporabo posebne računovodske programske opreme ali elektronske datoteke v obliki (Excel), ki jo lahko prenesete iz interneta. En del sestavi odgovorna oseba, drugi pa računovodja.
Na prvi strani obrazca za poročilo mora zaposleni navesti zahtevane podatke:
Za namene predplačila so v stolpcu navedeni nameni, za katere so bila sredstva izdana.
Celoten seznam dokazila je naveden na hrbtni strani. Potrebni stolpci za polnjenje so od 1 do 6.
Zaporedje določanja seznama se izvede po vrstnem redu, vključno s samim poročilom, z navedbo dokumentov.
Knjižice v avansnem poročilu: znesek stroškov za vsako operacijo, obremenitev računa, podračun so zaporedno navedeni.
Po določitvi vseh vsot se obrazec podpiše in dešifrira. Na sprednji strani so zneski vneseni v stolpec "porabljeni", tisti, ki so navedeni na prejšnji strani v stolpcu "skupaj".
Po prejemu dokumenta za preverjanje predhodnega poročila mora računovodja sestaviti potrdilo in ga dati odgovorni osebi.
Računovodja preveri vnose in sprejete zneske, številke računov, za katere so bremeni stroški, in jih navede na hrbtni strani obrazca.
Če so bile ugotovljene prekoračitve ali salda iz predhodno prejetih ali tekočih akontacij in njihovih računovodskih operacij, potem računovodja na prvo stran obrazca za poročilo postavi oznake.
V primeru porabe sredstev za poslovne potrebe je priporočljivo, da izpolnite ločeno vnaprejšnje poročilo
Dokumenti v tujem jeziku morajo biti prevedeni v ruski jezik v skladu s predpisi o računovodstvu in računovodskem poročanju v Ruski federaciji.
Po vseh potrebnih formalnostih in preveritvah računovodje se poročilo vnaprej predloži v odobritev vodji organizacije.
Upravitelj napiše položaj na sprednji strani obrazca, ga podpiše s prepisom in datumom odobritve. Šele potem bo poročilo upoštevano.
V primeru nepravočasnega predložitve poročila se ugotovi kršitev denarne discipline.
Če želite preučiti možne primere neupoštevanja rokov za predložitev predhodnega poročila, se za pomoč obrnite na člen 15.1 Upravnega zakonika Ruske federacije.
Treba je opozoriti, da odgovornost za vnaprejšnje poročilo ni ugotovljena, se pa kršitev zabeleži. Zato organizacija od davčnih organov morda ne pričakuje kazni.
Nadzor dodeljenih sredstev za stroške je naloga organizacije, saj gre zgolj za notranji nadzor upravljanja.
V primeru, da odgovorna oseba ne vrne zneska, ima organizacija pravico, da jih odpiše od plače zaposlenega, le da obstajajo omejitve glede višine odtegljaja (člen 137 delovnega zakonika Ruske federacije). Če se delavec ne strinja z ukrepi delodajalca, se situacija reši prek sodišča.
Ker je direktor odgovorna oseba za vsa denarna sredstva, se dolg za vračilo obračunskih sredstev morda ne pripiše zaposlenemu, ampak direktorju. In potem se računovodja izgubi: kaj storiti s akontacijo, za katero direktor ni poročal?
Ugotoviti je treba, kam vključiti znesek akontacije, za katerega ni poročila vnaprej (od zaposlenega ali direktorja).
Kaj pa dejstvo, da zaposleni ne predloži poročila o stroških pravočasno?
Pred tem je davčna služba dejala, da se od takšnih obračunskih zneskov odšteje dohodnina. Toda, kot se je izkazalo, ta izjava ni pravna norma.
Ker je denar za zaposlenega evidentiran kot dolg do organizacije, ni pa njegov dohodek.
Delavec, ki je predložil poročilo o odhodkih, potem ko odplača dolg. V skladu s tem se od tega dohodka ne odšteje dohodnina.
Napačno je trditi, da je v trenutku, ko zaposleni ni predložil poročila, samodejno prejel dohodek. Z upoštevanjem teh ukrepov zavarovalne premije niso potrebne.
Ker jih je mogoče pripisati le plačilom v korist posameznikov in njihovemu prejemku. Posledično bo zaposleni obremenjen z dolgom in ne bodo nastale časovne razmejitve.
Vzorec obrazca predhodnega poročila, prenesite 
Zaposleni v podjetju lahko na blagajni podjetja prejme obračunska sredstva, ki jih mora porabiti za namene, navedene v zahtevku za izdajo. V treh dneh po koncu obdobja odhodkov (navedeno je v vlogi) se mora delavec prijaviti. V ta namen sestavi vnaprej poročilo, katerega podatke je treba potrditi z ustreznimi dokumenti.
Predhodno poročilo je dokument, ki ga odgovorna oseba pripravi za obračun sredstev podjetja, ki jih je prej prejela za strogo določene namene.
Odgovorni so lahko samo zaposleni v podjetju. Njihov seznam, ki prav tako navaja: za katere namene se lahko sredstva izdajo, najdaljše obdobje za nastanek stroškov, čas, v katerem je treba računovodski službi predložiti poročilo.
Novi postopek za izvajanje gotovinskih transakcij je določil seznam odhodkov, za katere se poroča o gotovini. To je nakup pisarniškega materiala, gospodinjskega blaga, goriv in maziv, potovanja, splošni posli, stroški zabave itd.
Odgovorna oseba lahko prejema sredstva z bančnim nakazilom na svojo kartico. V tem primeru mora računovodstvu pravočasno predložiti tudi predhodno poročilo.
Po tem, ko nastanejo stroški, mora zaposleni priti v računovodstvo in sestaviti ta dokument. To lahko stori ročno, tako da izpolni tipografski obrazec ali pa vse dokazila preda računovodji, ki bo v njegovi prisotnosti pripravil vnaprejšnji dokument v specializiranem programu. V zadnjem primeru po izdaji dokumenta odgovorna oseba preveri skladnost poročila s predstavljenim dokumentom in ga podpiše.
Družba uporablja enotno obliko predhodnega poročila AO-1 ali lastno obliko, oblikovano na njeni podlagi.
Če so bila sredstva porabljena za pridobitev opredmetenih sredstev, je treba dokazilom priložiti prejemke (prejemke) za materiale z opombo o njihovi dostavi v skladišče.
Predhodno poročilo preveri glavni računovodja podjetja in ga potrdi direktor.
Po poročilu je treba preostali znesek neporabljenih sredstev plačati blagajniku do, prekoračitev denarja, ki ga odobri vodja, pa mora biti zaposlenemu povrnjena.
Poglejmo si podrobneje, kako izpolniti predhodno poročilo.
Na vrhu dokumenta je pod imenom strukturne enote ime podjetja, v katerem je odgovorna oseba registrirana, njegova koda. Zaposleni mora navesti svoje osebne podatke, položaj, številko osebja. Tukaj morate izpolniti tudi vrstico, ki vsebuje podatke o namenu predhodno prejetega predujma.
Tabelarni odsek prikazuje stanje ali prekoračitve za podporočilo, če jih ima ta zaposleni. Ne pozabite pa, da gotovine na račun ni dovoljeno dati, če se delavec prej ni prijavil za izdana sredstva. To pomeni, da prisotnost sredstev na računu te osebe kaže na kršitev postopka za izvajanje gotovinskih transakcij.
Spodaj zaposleni izpolni podatke o nastalem stanju ali prekomerni porabi sredstev za poročanje. Navesti mora število dokazila in število listov, na katerih se nahajajo.
Na hrbtni strani mora zaposleni zapisati podatke o vsakem dokaznem dokumentu z navedbo njegove številke, datuma priprave, imena in skupnega zneska.
Odgovorna oseba nato podpiše svoje poročilo.
V računovodstvu se vnaprejšnjemu poročilu dodeli zaporedna številka in pritrdi datum njegove sestave.
Oddelek "Računovodske evidence" sestavi računovodja, ki porazdeli nastale stroške med računovodske račune. Ti podatki se morajo ujemati s podatki na hrbtni strani.
Računovodja za dokumentom izpolni svojo stran poročila ("Sprejeto za računovodstvo") in analitične računovodske podatke za vsak podporni dokument.
Po preverjanju mora števec uradno zapisati njegovo izvedbo in z besedami navesti znesek za odobritev.
Predhodno poročilo podpiše glavni računovodja podjetja, ki spremlja pravilnost izvedbe in namenskost porabe.
Če so bila na podlagi rezultatov tega poročila denar vrnjena ali izdana, se vanj podpiše tudi blagajnik, ki izpolni podatke o gotovinskih nakazilih.
Spodnji del dokumenta vsebuje potrdilo, ki ga mora računovodja ločiti in izročiti zaposlenemu, ko ga sprejme v preverjanje. Vsebuje podrobnosti predhodnega poročila, njegov znesek, število predloženih potrdilnih obrazcev.
Pri odobritvi poročila o stroških mora upravitelj v zgornji desni strani dokumenta vnesti ustrezen vnos in z besedami zapisati skupni znesek dokumenta.
Sredstva za poročanje se lahko izdajo v tuji valuti. V tem primeru je v vnaprejšnjem poročilu izpolnjen referenčni tečaj, na hrbtni strani pa morate sestaviti zapise o skupnih kazalnikih v tuji valuti in njeni protivrednosti v rubljih, ki se izračuna po tečaju, navedenem na prvem stran.
