Kateri dokumenti spadajo v primarni, bi moral vedeti vsak računovodja. To je posledica dejstva, da je prav ta dokumentacija osnova za računovodstvo. Dokazujejo dejstvo izvajanja poslov gospodarske narave. Začetni specialist na področju računovodstva mora ugotoviti, kaj je, čemu služijo primarni dokumenti, kako jih sestaviti in shraniti. V nasprotnem primeru se težavam z regulativnimi organi ni mogoče izogniti.
Pravne osebe in samostojni podjetniki lahko drug drugemu nakažejo sredstva le na podlagi določene primarne dokumentacije. Domneva se, da je primarna sestavljena še preden je poslovni posel potekel, vendar zakonodaja ne izključuje možnosti njegove sestave za dokončanje posla, vendar morajo za to obstajati utemeljeni razlogi.
Tako primarni kot konsolidirani računovodski dokumenti morajo vsebovati naslednje podatke: ime obrazca; datum in kraj, kjer je bila sestavljena; polno ime podjetja, ki ga je pripravilo; kateri računi se uporabljajo za prenos sredstev; polno ime odgovorne osebe itd.
Primarni dokumenti (PD) so obvezna sestavina računovodstva. Sestavijo se med poslovnim poslom in služijo kot dokaz, da so bili taki posli opravljeni. Pri izvajanju transakcije je lahko vključeno različno število primarnih dokumentov: odvisno je od posebnosti njenega izvajanja.
Seznam operacij, ki jih je treba izvesti med transakcijo:
Obstaja 6 glavnih vrst PD računovodstva, ki se najpogosteje uporabljajo pri izvajanju različnih transakcij:
| pogodba | Pogodba določa pravice in obveznosti strank v poslu. Pogodba se lahko sklene za opravljanje storitev ali prodajo blaga. Civilni zakonik ne izključuje možnosti sklenitve ustnega dogovora, vendar je treba opozoriti, da lahko le dokument, ki ga podpišeta dve stranki, zaščiti pravice in interese oškodovanca v sodnem organu v primeru kakršnih koli težav, vključno z ne. -izpolnjevanje obveznosti s strani druge stranke. |
| Račun-ponudba |
|
| Plačilna dokumentacija | To je potrditev dejstva, da je kupec plačal račun, ki ga je izdal proizvajalec. Obstajajo različne vrste takih dokumentov: zahtevki za plačilo, naročila in čeki, strogi obrazci za poročanje. |
| Seznam pakiranja |
|
| Zakon o opravljanju del ali opravljanju storitev | Dvostranski dokument. Potrjuje ne le dejstvo opravljenega dela, temveč tudi ceno, ki je bila plačana za izdelek ali storitev. Ta dokument je tudi dokaz, da sta stranki v celoti izpolnili svoje obveznosti drug do drugega in nimata medsebojnih terjatev. |
| Račun | Pomemben dokument je, s pomočjo katerega se postavi podlaga za sprejem zneskov DDV, predloženih v odbitek. Očitno je ta dokument zelo pomemben za tiste strukture, ki so zavezanci za DDV. |
Torej, seznam primarne računovodske dokumentacije izgleda takole:
| Pogodba | Sklene se z naročnikom pisno. Pomembno je povedati, da zakon ne prepoveduje ustne oblike takšne pogodbe, vendar pa stranke pogosteje raje določijo pravice in obveznosti, ki jih določa sporazum, na papirju. |
| Preverite | Vsebuje podatke za plačilo in ime blaga, ki ga kupujete. |
| Ček (blago ali gotovina) ali oblika strogega poročanja | Izda se v primeru plačila v gotovini. V primeru negotovinskega plačila kupcu izdelka ali storitve ostane plačilni dokument kot potrditev plačila, ki ga potrdi bančna struktura. |
| Tovorni list | Izdano ob odpremi blaga. |
| Dejanje opravljanja storitev ali opravljanja dela | Omogočeno po opravljenih storitvah v celoti. |
Opredelitev pojma "primarni računovodski dokument" je podana v členu 60-1 Ruskega davčnega zakonika: primarni dokumenti so dokumentirani dokazi, da je bila operacija opravljena ali da je prišlo do dogodka, ki daje pravico do njenega izvajanja. Takšni dokumenti so lahko v papirni obliki ali v elektronski obliki. Računovodstvo temelji na podobni dokumentaciji.
Člen 60-2 določa oblike takih dokumentov in zahteve, ki se zahtevajo za njihovo registracijo.
Še en normativni akt, ki opredeljuje primarno dokumentacijo in opredeljuje njene oblike - zakon o računovodstvu in finančnem poročanju.
Rusija je država, v kateri se občasno spreminja zakonodaja o računovodstvu in plačilu davkov. Glede na to, da se obrazci lahko spreminjajo ali dopolnjujejo, je treba spremljati, katere spremembe odobravajo različni državni organi, vključno z Ministrstvom za finance. Tako je bila na primer v začetku leta 2019 odobrena oblika računovodskega potrdila, ki je bila včasih poljubne oblike.
Upravni zakonik predvideva številne sankcije za odsotnost primarnih dokumentov v organizaciji, opredeljene so v členu 276 zakonika.
PD so osnova za začetek obračunavanja določenih poslov in vpisov v računovodski register. Tak dokument služi kot pisni dokaz o dejstvu, da je bila poslovna transakcija opravljena.
Tiste primarne računovodske dokumente, katerih obrazci niso uradno potrjeni, odobri vodja organizacije z izdajo ustrezne odredbe. Vsebovati morajo vse obvezne podatke, ki jih določa zakon.
Takšna dokumentacija mora biti pripravljena na papirju in podprta s podpisom osebe, ki je dokument sestavila. Če se uporablja elektronski dokument, mora biti podpisan z elektronskim podpisom.
Poenotene oblike PD niso zavezujoče za uporabo. Izjema so denarni dokumenti, ki jih odobrijo pooblaščene strukture.
Obrazec PD mora vsebovati naslednje obvezne podatke:
Takšni dokumenti so razdeljeni v naslednje skupine:
Dokumenti o poročanju morajo biti sestavljeni natančno in jasno.
Temeljna pravila:
V letu 2019 se za pripravo PD uporabljajo standardni obrazci. Dokumente delimo na zunanje in notranje.
Prva organizacija prejema od zunaj: od vladnih agencij, višjih organizacij, bančnih struktur, davčnih organov itd. Primeri zunanjih dokumentov: računi, plačilni nalogi ali zahtevki. Kar zadeva interne dokumente, so sestavljeni neposredno v organizaciji.
Če je dokument napačno izpolnjen, bo imela organizacija težave pri določanju davčne osnove, kar lahko privede do nesoglasij z davčno službo.
Dogaja se, da celo izkušen računovodja, ki je večkrat sestavil dokument, naredi napako. Popraviti ga je mogoče le, če dokument ni bil odražen v računovodstvu, torej ni bil knjižen. Ne smemo pozabiti, da je popravek s potezo nesprejemljiv.
Uporabite lahko samo naslednje tri metode:
Slednje se uporablja v primeru, ko je bila storjena napaka v računovodskem registru, medtem ko ne velja za korespondenco računov. Ta metoda je primerna za uporabo pred sestavo bilance. V tem primeru je treba napačno številko ali drug znak prečrtati s tanko črto, poleg tega pa navesti pravilno vrednost. Ob strani navedite - "verjemite, popravljeno", ter datum in podpišite.
Dodaten vnos bo primeren, če je bil znesek transakcije, ki se izvaja, podcenjen.
Metoda razveljavitve vključuje popravek napačnega vnosa z negativnim številom. Napačna številka je označena z rdečim črnilom, takoj pa se izvede pravilen vnos, ki je narejen v običajni barvi.
Usklajevalni akti niso pravno povezani s primarnimi dokumenti, zato niso urejeni z regulativnimi dokumenti. Prikazujejo obračune za določeno obdobje med podjetji, ki imajo status pravne osebe, ali samostojnimi podjetniki.
Ta vrsta dokumentov se uporablja na pobudo računovodij, saj je z njeno pomočjo mogoče rešiti številna sporna vprašanja, kar ščiti interese organizacije.
V katerih primerih je pomembno sestaviti poročilo o uskladitvi:
Ta dokument se lahko uporabi na sodišču v primeru spora med strankama.
Določba o hrambi primarne dokumentacije je zapisana na zakonodajni ravni.
Za različne vrste dokumentov so predvideni različni pogoji shranjevanja:
| Za eno leto | Z regulativnimi organi je treba voditi korespondenco o pogojih vlaganja poročevalske dokumentacije. |
| Najmanj 5 let | Shranjena je denarna dokumentacija in dokumenti, kot so bilanca stanja za četrtletje, poročilo organizacije s pojasnilom za četrtletje; zapisnik seje o sprejemu četrtletne bilance stanja; primarna dokumentacija in blagajna; dokumenti o sistemskem in nesistemskem računovodstvu in drugo. |
| Vsaj 10 let | Voditi je treba letno bilanco stanja, popis inventar, bilanco prenosa, ločitev, likvidacijo in druge dokumente. |
| Vsaj 75 let | Vodi se osebni račun vsakega zaposlenega in plačne liste. |
Danes v računovodstvu zavzema pomembno mesto pravilna izvedba primarne dokumentacije. Zato mora vsak računovodja vedeti, kako pravilno sestaviti to vrsto dokumentov. Ta članek bo posvečen tej temi.
Primarni dokumenti so osnova za vpis v računovodstvo in vpis v register. Ti dokumenti, ki se uporabljajo v računovodstvu, so del sistema poslovodne dokumentacije.
V računovodstvu je dokumente dovoljeno evidentirati v registru primarne dokumentacije le, če so sestavljeni po strukturi, ki je v določenih albumih, ki vsebujejo enotne obrazce. Ustvarjeni so posebej za primarno dokumentacijo. V teh obrazcih lahko najdete vzorec zahtevanih dokumentov. Ta oblika je določena z zakonodajo Ruske federacije. Obrazec je bil v Rusiji potrjen z odredbo Ministrstva za finance.
Razvrščeni so po vseruski klasifikaciji poslovodne dokumentacije, okrajšavi OKUD. V skladu s to klasifikacijo je vsakemu primarnemu dokumentu dodeljena koda OKUD.
V računovodskem oddelku, če je potrebno, za registracijo takšnih informacij obstaja standardni obrazec. Vanj je mogoče vključiti dodatne in nove vrstice. Te nove podrobnosti, ki so bile predvidene v predhodno legaliziranem obrazcu, morajo ostati nespremenjene. Nove spremembe, ki so bile narejene, se izvedejo v skladu z obstoječim redom (red). Te spremembe obrazcev v zvezi z računovodstvom ne veljajo za gotovinske transakcije.
Obrazci, ki jih je odobril Goskomstat Rusije, vsebujejo določena področja s kodiranimi informacijami. Izpolnjeni so v celoti v skladu s klasifikatorji, sprejetimi v Ruski federaciji. Ne smemo pozabiti, da se kode, ki nimajo povezav v skladu s sprejetim klasifikatorjem (to velja za stolpce z imenom "Vrsta postopkov" in druge), uporabljajo za posploševanje in razvrščanje informacij, prejetih pri obdelavi podatkov z uporabo računalnikov. Pritrjeni so v strogem skladu z izbranim sistemom kodiranja, ki ga je legalizirala ta organizacija. 
Poleg tega se računovodski dokumenti prenesejo v računovodstvo, ki jih je podjetje razvilo samostojno. To so posebni obrazci v računovodstvu, ki imajo zahtevane podatke. Določa jih ruska zakonodaja. Računovodstvo omogoča samorazvoj, vendar le informacije, ki ne vsebujejo standardiziranih vzorcev v albumih.
Danes se v računovodstvu štejejo za obvezne potrebščine za obdelavo primarnih informacij:
Kakovostno, pravočasno izvedbo vse primarne dokumentacije (ne pozabite na zanesljivost podatkov, navedenih v njih), pa tudi nadaljnji prenos v računovodstvo je treba izvesti v časovnih okvirih, ki jih določa zakon. To se naredi, da se datum odraža v računovodstvu. Te postopke sestavijo osebe, ki so sestavile in podpisale dokumente.
Vedeti morate, da lahko v računovodstvu seznam teh ljudi, ki imajo pravico do podpisa na primarni dokument, določi samo vodja te organizacije (s predhodnim dogovorom z glavnim računovodjo). Le ti ljudje lahko določijo seznam uradnikov, ki imajo pravico do podpisa. Dokumentacijo, po kateri se evidentirajo različni poslovni postopki v zvezi z denarnimi sredstvi, lahko podpišeta le vodja in glavni računovodja. Poleg zgoraj navedenih oseb so dovoljeni podpisi drugih oseb. Ne smemo pozabiti, da jih morata najprej odobriti vodja in glavni računovodja.
Posledično so v računovodstvu primarni dokumenti neposredni dokazi o izvajanju naslednjih vrst poslovnih postopkov: dvig gotovine, plačilo blaga in drugo. Sestavijo se tik ob zaključku postopka ali po njegovem zaključku (če ni mogoče sestaviti v času samega postopka). 
Glede na obstoječo klasifikacijo so računovodski primarni dokumenti razdeljeni na naslednje vrste:
Oglejmo si zadnji dve skupini podrobneje:
Za pravilno vodenje seznama primarne dokumentacije v računovodstvu je bil izdelan in nato odobren določen urnik poteka dela. Določa čas premika, postopek prenosa primarne dokumentacije znotraj podjetja in nadaljnji sprejem v računovodstvo.
Vse te dokumente, ki jih prejme računovodja, je treba preveriti glede naslednjih točk:
Če se v dokumentu najdejo neskladnosti za katere koli parametre, jih je treba popraviti. Vladati bi moral tisti, ki ga je zasnoval. Včasih je treba rekonstruirati celoten dokument.
Šele po preverjanju je prenos dokumentacije v računovodstvo. Informacije iz njih se prenašajo v računovodske registre. Dokument sam prejme oznako, ki omogoča izključitev možnosti njegove ponovne uporabe. Ta oznaka lahko predstavlja datum vpisa in vpisa v računovodski register.
V računovodstvu je dovoljeno sestaviti primarno dokumentacijo v strojni ali papirni obliki. Ko je bil uporabljen strojni medij, je treba narediti papirno kopijo. 
Vse informacije se predajo arhivu le v kronologiji. Izpolni se, nato preplete in shrani v mape. Ta postopek spremlja izdaja potrdila. V času hrambe v arhivski zgradbi je treba podatke zaščititi pred nepooblaščenimi popravki. Izvedba postopka popravljanja je možna le, če je potrjena utemeljenost razloga. Opravljeni popravki so potrjeni s podpisom uradnika. Vnesti je treba datum popravka.
Hranjenje primarne dokumentacije poteka v določenih obdobjih, ki so določena v zakonodaji Ruske federacije. V skladu z njo mora organizacija hraniti vse primarne dokumente ter registre računovodstva in poročanja najmanj 5 let. V tem primeru je treba podatke, potrebne za plačilo in obračun davkov, hraniti 4 leta. Prav tako se dokumentacija, ki potrjuje izgubo, hrani skozi celotno obdobje zmanjšanja obdavčljivega dobička družbe za znesek prej prejete izgube. Dokumentacija, ki evidentira kadre, osebne račune vseh zaposlenih, je v arhivu shranjena 75 let.
Ne smemo pozabiti, da se obdobje hrambe začne teči od 1. januarja leta, ki sledi letu registracije dokumentacije.
Zakonodaja ne vsebuje jasnih pravil glede izvajanja postopka za obnovitev tovrstnih dokumentov. Ta vidik je pomemben v primeru poškodbe ali izgube potrebnega.
Nekateri predpisi vsebujejo jasna navodila o rokih hrambe primarnih računovodskih evidenc. Toda postopek po korakih, ki ga je treba izvesti v primeru izgube, ni opredeljen. V tem primeru je treba z odredbo imenovati komisijo, ki opravi preiskavo, da ugotovi vzroke škode, izgube, kršitve celovitosti dokumenta. Na študijo je mogoče povezati predstavnike preiskovalnih organov, predstavnike varnostne in gasilske službe. Temu sledijo obnovitveni ukrepi. 
Na kratko smo govorili o odpravljanju napak v primarni dokumentaciji zgoraj. Popravek obstoječih napak v dokumentih in računovodskih registrih je določen v zakonodaji Rusije.
V skladu s temi predpisi je popravek dokumentacije v zvezi z bančnimi in gotovinskimi podatki strogo prepovedan. V drugih primerih se popravki izvajajo le, če obstaja dogovor z vsemi udeleženci v poslovnem postopku. Ta dogovor je nujno potrjen s podpisi vseh udeležencev popravka. Prav tako obvezno navedite datum vnosa vseh popravkov.
Ne pozabite, da je treba v računovodstvu podrobnosti dokumenta, ki jih je treba popraviti, prečrtati s tanko in jasno črto, tako da je jasno vidna prečrtana izvirna vsebina / pomen opravljenega popravka. V bližini zahtevanega morate narediti opombo »Popravljeno verjamem«. Po tem je treba popravek potrditi s podpisom uradne osebe, ki je ta popravek opravila. Dokument mora vsebovati njegove začetnice in priimek.
Poznavanje zgornjih določb bo pripomoglo k pravilni in hitri sestavi primarne dokumentacije za računovodstvo.
Če pogledate vnos, se boste naučili, kako predložiti primarno dokumentacijo davčnim organom v Rusiji.
Vse poslovne transakcije, ki se izvajajo v podjetju, morajo biti obvezno dokumentirane. Za vsako operacijo je treba sestaviti ustrezne spremne primarne računovodske dokumente.
Primarni računovodski dokumenti so razdeljeni na administrativne in izvorne dokumente.
Prvi vključujejo predvsem različne vrste naročil, naročila za izvajanje vseh vrst operacij. Praviloma te obrazce odobri vodstveno osebje podjetja.
Razbremenilni dokumenti vključujejo dokumente, ki potrjujejo dejstvo operacije.
Prav tako je mogoče administrativni in vavčerski obrazec združiti v en računovodski dokument, ki bo vseboval tako nalog za izvedbo dejanja kot potrdilo o izvedbi tega dejanja.
Spremne računovodske listine se sicer lahko imenujejo primarni računovodski dokumenti. Primarni računovodski obrazci so prvi dokaz o transakciji in so obvezni za evidentiranje transakcije v računovodstvu. Vse transakcije v računovodstvu je treba odražati šele po prejemu pravilno izvedene izvorne listine. Zapomniti si je treba pomembno pravilo: "Brez dokumenta - brez ožičenja!"
Pomembno je ne le imeti razbremenilno obliko, ampak jo tudi pravilno oblikovati. Prisotnost napak ga lahko naredi neveljavno, zato je pri prejemu katerega koli obrazca nujno preveriti pravilnost vseh vrstic. Nujno je treba preveriti podpise odgovornih oseb, prisotnost pečata, ki mora biti jasen in berljiv. Le s pravilno registracijo ste lahko prepričani, da v prihodnje ne boste imeli težav z inšpekcijskimi organi. Pravilno izvedeni primarni dokumenti v računovodstvu morajo vsebovati določen nabor podrobnosti.
Goskomstat Rusije je vzpostavil enotne oblike primarnih dokumentov, ki jih je treba uporabiti pri obdelavi poslovnih transakcij.
Standardne oblike primarnih računovodskih listin se uporabljajo za evidentiranje gotovinskih transakcij za osnovna sredstva, neopredmetena sredstva, zaloge, trgovinske posle, pa tudi posle v zvezi z njimi.
Če je treba spremeniti obstoječe enotne obrazce, jih dopolniti s podrobnostmi in potrebnimi vrsticami, mora podjetje izdati naročilo ali naročilo za vnos dodatnih podrobnosti. Pri spreminjanju standardne oblike primarnega računovodskega dokumenta je vredno zapomniti, da obstoječih podrobnosti ne morete izbrisati, lahko jih le dopolnite.
Če enotni obrazec ni odobren za noben primarni računovodski dokument, potem organizacija samostojno razvije obrazec, ki je primeren zase, v tem primeru so glavne zahteve za spremenjene obrazce prisotnost v njih vseh obveznih podrobnosti, navedenih zgoraj.
Pravico do podpisa primarnih dokumentov je mogoče dodeliti le določenemu krogu oseb, katerih seznam imen in položajev mora biti odražan v ustreznem dokumentu za pravico do podpisa tega ali onega dokumenta (na primer s pomočjo povezave lahko prenesite vzorec pooblastila).
Če je bila v že sestavljenem primarnem računovodskem dokumentu storjena napaka, ga je mogoče urediti, če ne gre za gotovinski ali bančni obrazec. Za slednje niso dovoljeni popravki. Če so v denarnih obrazcih storjene napake, se tak obrazec prečrta in zavrže, nato pa se izpolni nov obrazec. Primeri obrazcev, ki jih ni mogoče popraviti, so vhodni in odhodni gotovinski nalog, denarni nalog ali najava za gotovinski obrok.
Popravki v primarnih računovodskih dokumentih se izvajajo na naslednji način: napačne podatke je treba prečrtati in na vrhu napisati pravilne podatke, nato je treba navesti datum spremembe, podpis. Popravke je treba uskladiti z osebami, ki so sestavile ta obrazec in ga podpisale. Ob odobritvi je treba poleg amandmaja navesti stavek: »popravljeno in odobreno«.
Ob vstopu v podjetje se preveri pravilnost izpolnjevanja primarnih računovodskih dokumentov: ali so izpolnjene vse vrstice, ali so zneski pravilno izračunani, ali so podpisi in pečati, ali so vsi podatki pravilno vneseni. Po tem je treba obrazec registrirati v posebnih revijah. V plačilnem listu obrazec T-53a se na primer evidentira plačilni list T-53, v registru vhodnih in izhodnih gotovinskih listin obrazca KO-3 pa se evidentirajo prejemki in bremenitve. Po registraciji se dokumenti prenesejo v računovodstvo v hrambo, kjer se vložijo v ustrezne mape in tam shranijo za določen čas. Po določenem času se dokument prenese v arhiv. Rok hrambe primarnih dokumentov je določen in urejen z arhivsko zakonodajo. Shranjevanje in sistematizacija računovodskih dokumentov v podjetju se imenuje tok dokumentov. Preberite več o shranjevanju in uničevanju dokumentov v.
Zakon, ki določa pogoje shranjevanja primarnih računovodskih dokumentov, se imenuje zvezni zakon z dne 22.10.2004 št. 125-FZ "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji".
Za pravilno organizacijo skladiščenja in odlaganja je odgovoren vodja organizacije. Za varnost in pravilno izvedbo dokumentov je odgovoren glavni računovodja.
Na naši spletni strani lahko v razdelku "" prenesete številne obrazce in obrazce primarnih računovodskih dokumentov, kjer najdete tako prazne obrazce kot vzorce njihovega izpolnjevanja s kratkimi priporočili za registracijo. Zaradi lažjega iskanja zahtevanega obrazca so razdeljeni na razdelke, v katerih zlahka razumete in najdete zahtevano obliko.
Praktična video lekcija o brisanju dokumentov v računovodstvu 1C 8.3. Vodi Olga Likina: strokovnjakinja spletnega mesta »Računovodstvo za lutke«, računovodja na izplačane plače LLC »M.video management. Lekcija vsebuje navodila po korakih za brisanje dokumentov.
Oglejte si video lekcijo učitelja spletnega mesta "Računovodstvo za lutke" Gandeva N.V.
Primarno računovodstvo predstavlja začetno stopnjo sistemskega zaznavanja registracije posameznih operacij, ki so značilne za poslovne procese in pojave, ki se pojavljajo v organizaciji. Njegovi predmeti so: nabava, pridobivanje in poraba materialnih virov, stroški proizvodnje, gibanje polizdelkov in nedokončane bilance, obseg proizvodnje, odprema in prodaja, obračuni z dobavitelji, kupci, kupci, bankami, finančnimi organi, ustanovitelji itd...
Začetne informacije o gospodarskih procesih in pojavih se odražajo v primarnih dokumentih.
Primarni računovodski dokument- Gre za pisno potrdilo o opravljenem poslu, ki je pravno zavezujoče in ne zahteva dodatnih pojasnil in podrobnosti.
Dokumente računovodski delavci izpolnjujejo jasno, čitljivo z ročnim pisanjem s črnilom ali pasto s kemičnim svinčnikom, na pisalnem stroju ali z uporabo računalniške tehnologije.
Za dokumente v obliki obrazcev se praviloma uporabljajo standardni obrazci, ki so medresorske narave. To vključuje obrazce naročil, računov, računov, kuponov, izpiskov itd. Primarne dokumente je treba sestaviti v času posla, če pa to iz objektivnih razlogov ni mogoče, pa takoj po njegovem zaključku.
Če pride do napake v računih na kmetiji, lahko uporabite metodo negativnega ali razveljavitvenega vnosa. V tem primeru se napačen vnos ponovi z rdečim črnilom ali standardnimi barvami (modra, črna) in ga zapre v pravokoten okvir.
Rdeča barva ali pravokoten okvir bo preklical napačen vnos in nato naredil pravilen vnos. Napake v računih lahko popravite s prečrtanjem in nadaljnjim popravkom (napačen vnos se prečrta z eno vrstico in pod njim se naredi pravilen vpis z navedbo datuma popravka in podpis računovodje, če je potrebno , se sestavi potrdilo, ki razkriva potrebo po popravku in razlog za napako).
V gotovini in bančnih dokumentih ne sme biti nobenih popravkov, izbrisov ali madežev.
Računovodja se pri delu s katerim koli dokumentom opira na določena načela in metodološke temelje, zapisane v uradnih dokumentih.
Na podlagi primarnih dokumentov se izvajajo vpisi v računovodske registre, kartice, izpiske, revije, pa tudi na diske, diskete in druge medije.
Zunanji dokumenti prihajajo v organizacijo od zunaj - od državnih organov, višjih organizacij, bank, davčnih inšpektoratov, od ustanoviteljev, dobaviteljev, kupcev itd., sestavljajo se po standardnih obrazcih. Primeri takšnih dokumentov so plačilni nalog-nalog, zahtevek za plačilo, račun dobavitelja itd.
Interni dokumenti so sestavljeni neposredno v organizaciji.
Obstajajo naslednje vrste notranjih dokumentov:administrativno- to so dokumenti, ki vsebujejo naročila, navodila o izdelavi, opravljanju določenih poslovnih poslov. Sem spadajo ukazi vodje organizacije in oseb, ki jih je pooblastil za opravljanje poslovnih poslov.
Boni(izvršne) listine potrjujejo dejstvo poslovanja. Sem spadajo prejemki, akti o prevzemu materialov; akti o prevzemu in odsvojitvi osnovnih sredstev; dokumenti o prevzemu proizvedenih izdelkov od delavcev itd.
Kombinirano dokumenti so upravni in izvršilni. To vključuje dohodkovne in odhodkovne blagajne, plačilne liste za izdajo plač zaposlenim v organizaciji, predhodna poročila odgovornih oseb itd.
Računovodski dokumenti sestavljajo v primeru, ko ni standardnih dokumentov za evidenco poslovanja, pa tudi pri posploševanju in obdelavi izvornih listin in upravnih dokumentov. To so potrdila, distribucijski seznami itd.
Računovodske dokumente delimo tudi na enkratne in kumulativne. Pri registraciji posameznega posla se uporabljajo enkratni primarni dokumenti. Kumulativni dokumenti se sestavljajo v določenem obdobju postopnega kopičenja homogenih poslovnih poslov. Ob koncu obdobja se v teh dokumentih izračunajo vsote glede na ustrezne kazalnike. Primeri akumulacijskih dokumentov so dvotedenski, mesečni delovni nalogi, limitne kartice za sprostitev materiala iz skladišč organizacije itd.
Izvorni dokumenti so sestavljene v času poslovnega posla. Primer takšnih dokumentov so računi za izdajo materiala iz skladišč organizacije v delavnice.
Konsolidirani dokumenti so sestavljeni na podlagi primarnih dokumentov, na primer plačilne liste.
V trenutku fiksiranja podatkov v primarnih dokumentih se prikažejo računovodske informacije, ki niso samodejno registrirane. Vse kvantitativne in kvalitativne značilnosti so pred sestavo primarnih dokumentov predmet logičnega, aritmetičnega in pravnega nadzora. Takšno kontrolo izvajajo tako zaposleni, ki se ukvarjajo z vodenjem primarnega računovodstva, kot zaposleni v poslovodnih službah.
Vodja organizacije s podpisom blagajniških prejemkov in bremenitev, plačilnih listov, plačilnih nalogov in terjatev ter drugih bančnih dokumentov temeljito analizira vsako poslovno transakcijo.
V procesu pridobivanja računovodskih informacij se razlikujejo naslednje faze:Zbiranje računovodskih informacij predpostavlja ustrezno delo različnih služb organizacije. Za to stopnjo je značilna najvišja raven analitičnosti in učinkovitosti računovodstva.
Druga faza računovodskega procesa je obdelava računovodskih informacij. Gre za neposredno sodelovanje pri pridobivanju računovodskih informacij od zaposlenih v službah funkcionalnega vodenja. Torej je pri obračunavanju inventarnih postavk na podlagi primarnih dokumentov predvideno združevanje in povzemanje podatkov v skladiščnih inventarnih kartah materiala. Vsak mesec se podatki iz kartic in knjig prenašajo v poročila o gibanju materialnih sredstev. Vodje skladišč in vodje oddelkov pravočasno predložijo ta poročila računovodstvu organizacije.
Pri obdelavi podatkov so vključeni tudi vodstveni delavci. Tako se s pomočjo zaposlenih v različnih vodstvenih službah ugotavljajo povzročitelji pomanjkanja in izgub.
Po preverjanju aritmetičnih izračunov, zakonitosti in smotrnosti formaliziranih poslovnih transakcij se evidentirajo računovodske listine, nato pa se izvede ekonomsko združevanje njihovih podatkov v sistem sintetičnih in analitičnih računovodskih računov z evidentiranjem v računovodskih registrih.
Računovodski registri so štetne tabele določene oblike, zgrajene v skladu z ekonomskim združevanjem podatkov o premoženju in virih njegovega nastanka. Služijo za odražanje poslovnih transakcij na.
Računovodski registri se glede na strukturo delijo na kronološke in sistematične. V kronoloških registrih se poslovne transakcije odražajo v zaporedju njihovega izvajanja. Sistematični računovodski registri se uporabljajo za združevanje poslovnih transakcij po uveljavljenih merilih.
Računovodski registri se vodijo v obliki računovodskih knjig, kartic, izpiskov, dnevnikov ter računalniških medijev.
Sintetično računovodstvo se izvaja v sistematičnih registrih, analitično računovodstvo pa v analitičnih registrih. Vpisi v registre se izvajajo ročno in z uporabo računalniške tehnologije.
Nabor in lokacija detajlov v registru določata njegovo obliko, ki je odvisna od značilnosti obravnavanih predmetov, namena registrov in načina vpisa. Računovodska registracija se razume kot evidentiranje poslovnih transakcij v računovodskih registrih.
V knjigah so vse strani oštevilčene in vezane. Na zadnji strani navedite številko in jo potrdite s podpisi pooblaščenih oseb. V nekaterih knjigah, na primer v blagajni, strani niso samo oštevilčene, ampak tudi zavezane z vrvico, pritrjene z voščenim pečatom. Glede na obseg računov v knjigi se za en ali drug račun dodeli ena ali več strani. Računovodske knjige se uporabljajo za sintetično in analitično računovodstvo.
Karte so narejene iz debelega papirja ali lahkega kartona, brez pritrjevanja skupaj. Hranijo se v posebnih škatlah – kartotečnih omarah. Kartice se odprejo za eno leto in vpišejo v poseben register, da se zagotovi nadzor nad njihovo varnostjo.
Računi se od kartic razlikujejo po tem, da so narejeni iz svetlejšega papirja in imajo večji format. Shranjeni so v posebnih mapah, imenovanih registratorji. Vedomosti se praviloma odprejo en mesec ali četrtletje.
Zapisi v računovodskih registrih morajo biti jasni, jedrnati, jasni in čitljivi. Po vpisu poslovnega posla v računovodski register se na primarnem dokumentu ustrezna oznaka za lažje naknadno preverjanje pravilnosti knjiženja. Ob koncu meseca se rezultati seštejejo na vsaki strani računovodskih registrov. Končne evidence sistematičnih in analitičnih registrov je treba preveriti s sestavljanjem obnovljivih obračunov.
Po potrditvi letnega poročila se računovodski registri združijo, povežejo in deponirajo v tekoči arhiv organizacije.
Obstaja trije načini za popravljanje napačnih vpisov v računovodske registre: lektoriranje, dodatni vpis, stornacija.
Metoda korekcije se lahko uporabi le, če so bile napake odkrite pred sestavo bilance stanja ali so se zgodile v računovodskih registrih, ne da bi to vplivalo na korespondenco računov. Ta metoda je sestavljena iz prečrtanja s tanko črto napačnega besedila, številk, zneskov in napisov ob ali nad pravilnim besedilom ali zneskom z ustreznim pridržkom.
Na primer, če namesto 100 rubljev. Odraža se 200 rubljev, nato je treba 200 rubljev prečrtati. in na vrhu napišite "100 rubljev."
Na denarnih dokumentih niso dovoljeni popravki in lisi, tudi tisti, ki so navedeni, zlasti v številkah.
Dodatni vnosi se opravijo v primerih, ko je znesek poslovnega posla napačno podcenjen. Na primer, dobavitelj je nakazal 150 rubljev s tekočega računa. Ta poslovna transakcija se odraža v pravilni korespondenci računov, vendar je njen znesek podcenjen na 100 rubljev. Izveden je bil naslednji računovodski vnos: bremenitev računa "Poravnave z dobavitelji", dobropis računa "Tekoči račun" - 100 rubljev.
Ker pa bi morali dobavitelji prenesti 150 rubljev, potem manjkajoči znesek 50 rubljev. potrebno je sestaviti dodatno knjiženje: breme računa "Poravnave z dobavitelji", dobro računa "Tekoči račun" - 50 rubljev.
Dodatne objave se izvedejo v tekočem ali naslednjem mesecu. To pravilo za odpravo napak se uporablja v dveh primerih: če podatki primarnega dokumenta niso evidentirani v ločeni vrstici v računovodskem registru in ko se v računovodskem registru prikaže napačno podcenjen znesek poslovnega posla.
Metoda preobrata je v tem, da se napačen vnos, predvsem digitalni, izloči z negativnim številom, to je, da se napačna korespondenca in količina ponovita z rdečim črnilom. Hkrati se z navadnim črnilom naredi pravilen vnos. Preklici nastanejo, ko so računi napačno usklajeni ali če je zabeležen previsok znesek.
Pri seštevanju rezultatov operacij se odštejejo vnosi, narejeni z rdečim črnilom.
Primarne računovodske listine so pomembne ne le v računovodskih zadevah, temveč tudi v zvezi z davčno zakonodajo, zlasti pri določanju obsega obveznosti. Zato je izjemno pomembno, da oseba, odgovorna za sestavljanje primarne dokumentacije, pozna vse nianse računovodstva, poleg tega pa razume njihovo razvrstitev, da poenostavi delo.
Za primarne se štejejo dokumenti, ki evidentirajo določene gospodarske akcije, ki so bile že opravljene. Zapuščanje vpisa v računovodstvo in vpis v register je možno le, če obstaja primarna računovodska dokumentacija. Šteje se za sestavni del sistema upravljanja podjetja. Na podlagi tega lahko varno rečemo, da so primarni računovodski dokumenti dokumentarni dokazi o opravljenih transakcijah v zvezi z gospodarsko dejavnostjo subjekta in prinašajo določen gospodarski učinek.
Razvrstitev
Za vse točke, ki zadevajo vprašanje primarnih organizacij, veljajo določbe in norme 402-FZ. Uredba navaja, da so ta potrdila potrebna pri interakciji z davčnimi strukturami kot potrditev pravilnosti izračunov. To pomeni, da davčni organi ne bodo imeli pritožb glede postopka ugotavljanja davčne osnove.
Primarna dokumentacija je v skladu z veljavnimi predpisi obvezna hramba 4 leta. V tem obdobju lahko davčni organi kadar koli zahtevajo dokumente za pregled in preverjanje. Poleg tega primarna dokumentacija pogosto služi kot dokazna baza v sodnih sporih.
Opozoriti je treba, da posebne oblike primarne dokumentacije niso zapisane na zakonodajni ravni. V zvezi s tem ima poslovni subjekt možnost izbrati možnost, ki bo zadovoljila njegove potrebe in bo služila kot dobra pomoč pri nadaljnjem delu.
Celoten seznam certifikatov, ki opravljajo temeljne funkcije, praviloma ostane nespremenjen in odobren na najvišji ravni. Trenutno ta kategorija vključuje:
Vrste primarnih dokumentov v računovodstvu so precej raznolike in so v prvi vrsti odvisne od specifičnega namena uporabe dokumenta v bližnji prihodnosti. Vendar je najbolj priljubljena klasifikacijska značilnost delitev primarne dokumentacije na notranjo in zunanjo.
Interni dokument je last podjetja in ga izda za reševanje določenih vprašanj. Sestavljajo ga strokovnjaki podjetja in razširja svoj učinek izključno v pristojnosti podjetja. Tako to kategorijo sestavljajo tisti dokumenti, ki so potrebni za učinkovito opravljanje poslovnih dejavnosti v enem podjetju. Hkrati pa, če dokument pride v podjetje od zunaj ali ga sestavijo strokovnjaki podjetja in se nato prenese na druge pravne osebe (davčni organi, stranke itd.), Potem bo priznan kot zunanji.
Po drugi strani imajo notranji dokumenti tudi lastne klasifikacijske značilnosti, zaradi katerih jih je mogoče razvrstiti v tri kategorije:
Pod določenimi okoliščinami se lahko dokumentacija tudi združi. V to skupino spadajo tisti dokumenti, ki lahko hkrati vsebujejo ključne značilnosti organizacijske in vavčerske dokumentacije. Najbolj presenetljivi primeri so tu različni gotovinski nalogi, terjatve, predhodno poročanje in še marsikaj.
Pri kateri koli transakciji se pripravi primarna dokumentacija. Takoj, ko je v celoti izpolnjen, je treba vse podatke, navedene v njem, podvojiti v ustreznem računovodskem registru. In to je nekakšen nosilec, ki zbira glavne informacije o transakciji. Glede na bistvo registra je mogoče razlikovati več klasifikacijskih značilnosti. Na primer, na videz se registri pojavljajo pred uporabniki v obliki knjig, preprostih listov in računovodskih kartic.
Glede na mehanizme za vodenje registra lahko ločimo še 3 skupine:
Mnogi uporabniki se sprašujejo, kaj spada v primarne računovodske dokumente in kakšne zahteve so zanje naložene. Na zakonodajni ravni obstaja več določb, ki določajo, da morajo biti določeni podatki prisotni v dokumentih primarnega para. Zlasti v skladu z odstavkom 2 9. člena FZ-402 mora primarna dokumentacija vsebovati naslednje podatke:
Vzorec primarnega računovodskega dokumenta
Zakonodajalec določa določena pravila za pripravo primarnih računovodskih listin. Ena od ključnih zahtev je torej natančnost in odsotnost kakršnih koli slovničnih in ločilnih napak ter tipkarskih napak. Če davčna služba odkrije določene pomanjkljivosti, bo moral kršitelj dokument znova predelati, v primeru ponovne kršitve pa lahko dobite globe. Na splošno je treba glede tega vprašanja posvetiti veliko pozornost naslednjim priporočilom:
Če teh priporočil ne upoštevate, se lahko soočite z resnimi težavami. Torej, če davčna služba med revizijo prepozna dokument kot napačen, se pojavijo dvomi o pravilnosti izračunov in določitvi davčne osnove.
Če je iz nekega razloga potrebno narediti določene popravke, v nobenem primeru ne uporabljajte korektorjev in senčenja, saj so nesprejemljivi. Popravke je mogoče izvesti na naslednje načine:
Primarni dokument je lahko sestavljen tako v pisni kot v elektronski obliki. V zadnjem času mnoga podjetja podvajajo informacije in sestavljajo tako papirno kot elektronsko različico. Prvi se kasneje uporabljajo za notranje interese, vendar se elektronske kopije na zahtevo pošljejo v preverjanje Zvezni davčni službi.
Izvedemo lahko več sklepov. Država ne potrjuje nobenih obveznih obrazcev za primarno dokumentacijo, kar daje gospodarskim subjektom pravico, da samostojno določijo obliko dokumenta, ki se bo uporabljala v praksi. Takoj po registraciji dokumenta je treba vse podatke iz njega prenesti v računovodski register.
