Primarne računovodske listine so pomembne tako pri računovodskih zadevah kot pri ugotavljanju višine davčnih obveznosti. Za strokovnjaka podjetja, ki je odgovoren za sestavo primarnih računovodskih listin, je pomembno, da jasno razume vsebino in oblike teh dokumentov ter pozna posebnosti vodenja računovodskih registrov.
Primarni dokumenti so dokumenti, s pomočjo katerih podjetje sestavi gospodarske dogodke, ki so se zgodili v podjetju (člen 1, člen 9 zakona o računovodstvu z dne 06. 12. 2011 št. 402-FZ).
Prva stvar, ki bi jo morali računovodje katere koli organizacije jasno razumeti, je, da danes ni posebnega seznama oblik primarnih računovodskih dokumentov, ki bi bil obvezen za vse. Vsako podjetje sam določi oblike primarnih dokumentov, odvisno od namena njihove uporabe.
Vendar je za takšne dokumente zakonsko določen seznam obveznih podatkov (člen 2, 9. člen zakona št. 402-FZ).
POMEMBNO! Obrazci, ki se uporabljajo v računovodstvu, morajo biti nujno določeni v računovodski politiki organizacije (člen 4 PBU 21/2008, odobren z odredbo Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 06. 10. 2008 št. 106n).
Seznam primarnih računovodskih dokumentov v letih 2018-2019 je lahko naslednji:
Oglejte si primer takega dejanja.
Za več informacij o teh izjavah glejte članek "Vzorec izpolnitve plačilne liste T 49" .
Za več informacij o tem dejanju si oglejte gradivo "Enotni obrazec št. OS-1 - akt o prevzemu in prenosu OS" .
Za več podrobnosti si oglejte članek "Enoten obrazec št. OS-1a - obrazec in vzorec" .
Za več podrobnosti si oglejte gradivo. "Enotni obrazec št. OS-4 - akt o razgradnji objekta OS" .
Za več informacij o takem primarnem dokumentu glejte članek "Enoten obrazec št. INV-1 - obrazec in vzorec" .
Oglejte si to v gradivu "Enotni obrazec št. INV-1a - obrazec in vzorec" .
Za več informacij o njegovi sestavi glejte članek "Kako se izpolni blagajniški račun (PKO)?" .
Preberite o pravilih za izdajo tega dokumenta.
Preberite o značilnostih uporabe tega dokumenta.
Za načela njegove zasnove glejte gradivo "Računovodsko potrdilo za odpravo napake - vzorec".
Zgornji seznam ne izčrpava celotne količine primarnih dokumentov, ki se uporabljajo v računovodstvu, in ga je mogoče razširiti glede na značilnosti računovodstva, ki se izvaja v vsaki posamezni organizaciji.
POMEMBNO! Niso primarni računovodski dokumenti s seznama 2018-2019 - seznam je bil predlagan zgoraj:
Upoštevati je treba, da poenotene oblike primarnih računovodskih dokumentov, navedene na seznamu, niso obvezne za uporabo, saj je od leta 2013 (po sprejetju zakona št. 402-FZ) mogoče oblike takšnih obrazcev razvijati samostojno. Toda v večini primerov se še naprej uporabljajo. Zato je v letih 2018–2019 še naprej pomemben seznam enotnih obrazcev primarnih računovodskih dokumentov, ki jih vsebujejo sklepi Državnega odbora za statistiko.
Kljub temu, da trenutno ni obveznih primarnih dokumentov za vse obrazce, je zakonodajalec določil zahteve za vsebino teh dokumentov. Seznam obveznih podrobnosti, ki jih mora vsebovati vsak primarni dokument, je naveden v 2. odstavku čl. 9 zakona št. 402-FZ. To so zlasti:
Kako je mogoče razvrstiti primarne računovodske dokumente?
Če je primarni dokument izdalo podjetje samo, potem lahko spada bodisi v skupino notranjih bodisi v skupino zunanjih. Dokument, ki je sestavljen v družbi in razširja učinek na družbo sestavljalca, je interni primarni dokument. Če je bil dokument prejet od zunaj (ali ga je podjetje sestavilo in izdalo navzven), bo to zunanji primarni dokument.
Interni dokumenti podjetja so razdeljeni v naslednje kategorije:
Ko je poslovni dogodek formaliziran s primarnim dokumentom, je treba dogodek odražati v računovodskih registrih. Pravzaprav so nosilci naročenih informacij, v njih se kopičijo in porazdelijo znaki in indikatorji poslovnih transakcij.
Po videzu se razlikujejo naslednji registri:
Glede na način vodenja registra se razlikujejo naslednje skupine:
Glede na merilo vsebine informacij, ki se odražajo v registrih, se razlikujejo:
Za več informacij o računovodskih registrih glejte članek "Računovodski registri (obrazci, vzorci)" .
Trenutno ni obveznih za vse obrazce in seznam primarnih računovodskih dokumentov: vsak poslovni subjekt ima pravico, da sam določi oblike primarnih dokumentov, ki jih bo uporabljal pri svojih dejavnostih.
Hkrati so najpogostejši primarni računovodski dokumenti tisti, ki imajo analoge med enotnimi obrazci, ki jih je odobril Državni odbor za statistiko.
Po izvedbi primarnega dokumenta je treba podatke iz njega prenesti v računovodski register.
V Rusiji zakonodaja podjetjem in podjetnikom nalaga obveznost registracije vseh transakcij v primarni dokumentaciji. Naloga takšnih dokumentov je potrditi dejstvo, ki se je zgodilo (prejem izdelkov, pošiljka iz skladišča, prodaja itd.) in pravno registracijo opravljene operacije.
Glavne zahteve za njihovo registracijo vključujejo uvedbo zanesljivih informacij, zbiranje med operacijo ali po njenem zaključku.
Primarni dokumenti so dokazila, ki potrjuje ravnanje podjetnikov in podjetij vseh poslov. Registracija se izvaja v zaporedju operacij. Če so sestavljeni napačno, organizacija ne more narediti zanesljivega izračuna davčne osnove, kar povzroča nesoglasja z davčnimi organi, podjetju pa se lahko naložijo kazni.
Ta dokumentacija je sprejeta za računovodstvo, če je sestavljena v obliki, določeni v Uredbi o računovodstvu in računovodstvu Ruske federacije.
Standardni obrazec lahko vključuje dodatne stolpce in vrstice, hkrati pa ohranja vse podrobnosti, navedene v odobrenem obrazcu. Pri spremembah je treba sestaviti odredbo ali navodilo. Ne morete spreminjati samo oblik gotovinskih transakcij.
Primarni dokumenti zagotavljajo informacije za oblikovanje poročevalske in računovodske dokumentacije. Lahko so sestavljeni v računalniškem programu ali ročno napisani, ustvarjeni so za obračun poravnav, materialnih ali finančnih transakcij kakršnega koli obsega.
Primarni dokumenti vključujejo in, račune, prevzemne liste, tovorne liste itd.
V računovodstvu so razdeljeni na več vrst:
Dokumentacija je lahko tudi kumulativna in enkratna:
Organizacijsko in administrativno navodila, odredbe, pooblastila in navodila se štejejo za dokumentacijo. Dajejo dovoljenje za izvajanje določenih operacij. Njihovi podatki se ne dodajajo v računovodske registre.
V oprostilna sodba dokumentacija (zahtevki za plačila, prejemni nalogi, računi itd.) odraža delovanje. Podatki o njih se vnesejo v računovodske registre.
Nekateri dokumenti združujejo značilnosti razbremenilnega in permisivnega tipa. To so lahko blagajniške naloge, plačilne liste za plače.
Več o vsem tem poročanju lahko izveste v naslednjem videu:
Za ustrezno primarno računovodstvo je dogovorjen urnik prometa dokumentacije z določitvijo postopka in rokov za njeno gibanje v podjetju in pošiljanjem v računovodstvo. Preveriti ga je treba oblikovno (za popolnost in pravilnost sestavljanja), vsebino (korelacija kazalnikov) in aritmetično (s seštevanjem vrednosti).
Najprej morate ugotoviti, ali je to računovodski dokument. Vsebovati mora podatke o zaključeni poslovni transakciji. Torej, v gibanju inventarnih postavk je navedeno, na blagajniškem čeku - stroški financ.
Računovodske listine ne vključujejo osnutkov, zapiskov, izpiskov iz časopisov in dokumentacije, ki ni sestavljena v skladu s pravili.
Nato se določi odnos dokumenta do organizacije. Preverjajo se podatki o podjetju ali specialistu (ime referata, datum njegove priprave, naziv podjetja, strošek in naravna vsebina posla, položaji odgovornih oseb, osebni podpisi). Vsi podpisi morajo biti verodostojni. Preverja se tudi vrsta pečata (v nekaterih podjetjih je lahko več pečatov - za dokumente in žig).
Po sprejemu se podatki vnesejo v računovodske registre, na obrazcu pa se označi oznaka. Poslovne transakcije je treba odražati v zaporedju, razvrščene po določenih računih. Računovodski registri so po videzu kartice (za računovodsko gradivo in), knjige (glavne,) ali revije. Glede na vrsto evidence se registri delijo na kombinirane (naloge), sistematične (splošna knjigovodska knjiga) in kronološke (registracijski dnevnik).
V skladu z zahtevami Državnega odbora za statistiko je treba primarne računovodske dokumente sestaviti na naslednji način:
Pooblaščene osebe so odgovorne za zanesljivo in pravočasno pripravo dokumentov, ki odražajo razpoložljive informacije v računovodstvu.
Spodaj je seznam najpogostejših napak pri sestavljanju dokumentov:
Če obstajajo kakršne koli napake, se računovodski dokument ne sprejme s strani kontrolnih struktur ali je priznan kot ponarejen.
Popravek gotovine in računovodske dokumentacije se izvaja po naslednjih pravilih:
Popravki se vnašajo v druge dokumente, potem ko so dogovorjeni s nasprotnimi strankami in potrjeni s podpisi.
Pri popravljanju ročnih obrazcev je treba napačne podatke ali zneske prečrtati in na vrhu napisati pravilno vrednost. V poljih vrstice je navedena beseda "Popravljeno" in se strinjajo osebe, ki so predhodno podpisale ta dokument. Določa datum prilagoditve. Uporaba korektorja, madežev in brisanja ni dovoljena.
V primeru nepravilno izvedenih in potrjenih popravkov se štejejo za neveljavne.
V primeru poškodovanja, uničenja in izgube primarnih dokumentov (na podlagi navodila št. 157 H) predstojnik imenuje komisijo, ki analizira razloge za njihovo obnovitev in ugotovi povzročitelje. Včasih vodja sodeluje s preiskovalnimi organi, požarnim nadzorom ali zaščitnimi strukturami. Rezultati dela so dokumentirani v aktu, ki ga odobri vodja. Shrani se v mapo dnevnika za druge operacije.
Po navodilu št. 157 H lahko primarne papirje hranimo tako na papirju kot na strojnem mediju (z digitalnim podpisom).
Po čl. 17 Zveznega zakona o računovodstvu mora vsako podjetje organizirati ustrezno shranjevanje te dokumentacije, računovodskih poročil in računovodskih registrov v skladu z določenimi roki, vendar vsaj 5 let.
Shranjevanje elektronskih dokumentov se izvaja v skladu z zahtevami zakona in ob prisotnosti strojnih medijev. Hkrati je zagotovljena zaščita pred nezakonitimi prilagoditvami, ki je dodeljena vodji podjetja.
Napake v primarnih dokumentih ali njihova odsotnost lahko povzročijo finančne izgube podjetja. Po čl. 120 Davčnega zakonika Ruske federacije se za hude kršitve standardov obračunavanja odhodkov in dobičkov naložijo kazni:
Hude kršitve pravil za obračunavanje odhodkov, dobičkov in obdavčljivih predmetov vključujejo odsotnost primarne dokumentacije in računovodskih registrov. Vključujejo tudi periodično odražanje v računovodskih evidencah, računovodskih registrih in poročilih o poslovanju, materialnih vrednostih, financah in neopredmetenih sredstvih.
Če teh dokumentov ni, je podjetje dolžno preplačati davke. Njihov umik je možen po navodilih ustreznih struktur, katerih pooblastila so v skladu z zakonskimi zahtevami. Hkrati se sestavi register zaseženih dokumentov.
Vsak dan se v podjetju izvede na desetine operacij. Računovodje pošiljajo denar izvajalcem, skladom in ustanoviteljem, obračunavajo plače, pridejo računalniki in pohištvo, obračunavajo kazni, obračunavajo amortizacijo itd. Za vsako takšno operacijo je treba sestaviti primarni dokument (člen 1, člen 9 zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu", v nadaljevanju zakon št. 402-FZ).
Primarni dokument se ustvari v času operacije ali na koncu operacije kot potrditev dejstva operacije (člen 3, 9. člen zakona št. 402-FZ). Na podlagi primarnih računovodij naredijo knjižbe.
Račun, akt za opravljanje storitev za izdelavo spletne strani, računovodski izpisek - vse to so primarni dokumenti, ki jih računovodje uporabljajo pri svojem vsakodnevnem delu. Obstaja veliko vrst primarnih, njihova raznolikost pa je odvisna od značilnosti podjetja. Na primer, v transportnem podjetju bo ena glavnih vrst primarne dokumentacije nakladnica, v knjižnici pa akt o odpisu literature.
Primarni dokumenti naj bi bili v podjetju shranjeni najmanj pet let, obdobje pa se začne šteti po letu poročanja (člen 1, 29. člen zakona št. 402-FZ). To pomeni, da je treba dokument z dne 3. 7. 2016 hraniti najmanj do vključno leta 2021. Ločena obdobja hrambe primarnih evidenc so določena s seznamom, ki ga je potrdilo Ministrstvo za kulturo z Odredbo Ministrstva za kulturo z dne 25. avgusta 2010 št. 558. Za ohranitev računovodskih dokumentov se v podjetju pogosto ustvarjajo posebni arhivi.
Primarna je lahko papirna ali elektronska. V praksi vse več podjetij uporablja elektronsko upravljanje dokumentov (EDF). Predvsem podjetja izmenjujejo pogodbe, račune za plačilo, akte, tovorne liste in račune.
EDI močno poenostavi postopek obdelave primarnih dokumentov od trenutka njihove izdelave do trenutka obračuna in pospešuje delo med nasprotnimi strankami. Velik plus je, da elektronskih dokumentov ni treba tiskati, če to ni v nasprotju z zakonom ali pogoji pogodbe (6. člen, 9. člen zakona št. 402).
Elektronski dokument je overjen s kvalificiranim elektronskim podpisom. Če stranke sprejmejo ustrezno odločitev, se lahko primarni podpis podpiše s preprostim ali neustreznim podpisom (dopis Oddelka za davčno in carinsko politiko Ministrstva za finance Rusije z dne 12. septembra 2016 št. 03-03-06/2 /53176).
Odsotnost primarnih dokumentov v podjetju lahko povzroči resno globo od 10.000 do 30.000 rubljev (člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije). Davčni organi bodo izdali tudi globo za napake pri registraciji. Poleg tega se lahko osebe, odgovorne za dokumentacijo, kaznujejo z globo v skladu s členom 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije v višini od 2.000 do 3.000 rubljev. Obstaja še ena nevarnost: če davčni organi med revizijo ne najdejo potrebnega dokumenta, lahko del stroškov odstranijo iz davčne osnove, zato bo moralo podjetje plačati dodatno dohodnino.
Samo primarni dokument z vsemi zahtevanimi podatki ima pravno veljavo (člen 4, člen 9 zakona št. 402-FZ):
Pravilno izpolnjen dokument bo po potrebi pomagal v sodnih sporih, na primer, ko kupec ne plača dolga ali poskuša razveljaviti transakcijo. Toda dokument z napakami ali fiktivnimi podpisi lahko igra kruto šalo - zato nikoli ne podpišite za dobavitelja, če je nenadoma pozabil podpisati. Skrbno shranite vse primarne dokumente in vedno natančno preverite vse podrobnosti v vhodnih dokumentih.
Do sedaj lahko v praksi naletite na pritožbe strank zaradi pomanjkanja tiska. Spomnimo se, da je od 7. 4. 2015 za večino organizacij pečat preklican in ga lahko poljubno uporabljate (zvezni zakon z dne 6. 4. 2015 št. 82-FZ). Podatki o prisotnosti pečata organizacije morajo biti navedeni v listini. Če nasprotna stranka vztrajno zahteva pečat, vi pa ga zakonito nimate, lahko nasprotno stranko pisno obvestite o njeni odsotnosti in podate izpisek iz računovodske politike.
Pri delu lahko uporabite enotne in lastne obrazce primarnih dokumentov (člen 4, člen 9 zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu"). V tem primeru mora imeti doma narejen primar vse zahtevane podrobnosti. Mnoga podjetja so prisiljena razviti svojo različico akta o odpisu materialov, saj ni enotne oblike dokumenta.
Dovoljena je uporaba kombiniranega obrazca primarnega dokumenta, ko je za osnovo vzeta enotna oblika in dopolnjena s potrebnimi stolpci ali vrsticami. Hkrati je treba hraniti vse obvezne podatke (Resolucija Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 24. marca 1999 št. 20).
Izbira družbe glede uporabljenih primarnih obrazcev mora biti določena v računovodski usmeritvi.
V procesu dejavnosti se lahko pojavi potreba po novih primarnih dokumentih, nato pa jih je mogoče razviti in odobriti z računovodsko politiko.
Opomba! Ker lahko vaša nasprotna stranka uporablja tudi samostojno izdelane primarne dokumente, je treba v računovodski usmeritvi navesti, da tudi te dokumente sprejemate v računovodstvo.
Za večino dokumentov imate pravico, da ne uporabljate enotnih obrazcev, vendar je treba gotovinske transakcije izvajati samo po odobrenih obrazcih dokumentov (podatki Ministrstva za finance Ruske federacije št. PZ-10/2012).
Strokovnjaki lahko najdejo glavne oblike primarnih dokumentov v albumih enotnih obrazcev, odobrenih z resolucijami Državnega odbora za statistiko Ruske federacije. Oglejmo si najpogostejše.
Gotovinske transakcije se izvajajo izključno v skladu s postopkom za opravljanje gotovinskih transakcij (Navodilo Centralne banke Ruske federacije z dne 11. marca 2014 št. 3210-U). Nemogoče je na primer izdati "potrošni material" v prosti obliki ali razviti svojo različico.
Obrazci primarnih denarnih dokumentov so odobreni z Odlokom Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 18. avgusta 1998 št. 88:
Gotovinski dokumenti je treba zelo natančno preverjati, saj je taka primarna organizacija neposredno povezana s gibanjem gotovine in vedno pritegne pozornost inšpekcijskih organov. Na primer, davčni organi bodo zagotovo pozorni na PKO, v katerem znesek presega 100.000 rubljev. In vse zato, ker je nemogoče plačati z gotovino z eno nasprotno stranko v znesku, ki presega 100.000 rubljev. Odsotnost podpisov v gotovinskih dokumentih bo postala tudi razlog za postopke pri Zvezni davčni službi.
Naj povzamemo. Torej so primarni dokumenti sestavni del računovodskega in davčnega računovodstva. Operacij ni mogoče izvesti brez dokazil. Računovodje pogosto oblikujejo objave v računovodstvu na podlagi kopije ali skeniranja primarnega. Zelo pomembno je, da se kopije pravočasno zamenjajo z originalnimi dokumenti, sicer lahko regulativni organi transakcijo ali transakcijo ocenijo za fiktivno. Le dokumenti, sestavljeni v skladu z zakonom, so porok za varnost in zanesljivost računovodstva v podjetju.
primarni računovodski dokument
Primarni dokumenti so osnova vsega računovodstva. Finančno in gospodarsko dejavnost organizacije spremlja izvajanje številnih operacij. V ta namen se uporablja element računovodske metode - dokumentacija. Dokumentacija je glavna metoda računovodskega spremljanja gospodarske dejavnosti organizacije, njen primarni nadzor. dokument - To je pisni dokaz o opravljeni poslovni transakciji, ki daje pravno veljavo računovodskim podatkom. Dokumentacija služi kot osnova za kasnejše računovodske vknjižbe in zagotavlja točnost, zanesljivost in nespornost računovodskih kazalnikov ter možnost njihovega nadzora.
Dokumenti morajo imeti pravno veljavo, torej vsebovati številne obvezne podatke (kazalnike):
Dokumente je treba sestaviti na sredstva, ki zagotavljajo dolgotrajno hrambo zapisov (črnilo, kemični svinčnik, pisalni stroj, tiskalnik). Primarne dokumente je treba sestaviti bodisi v času transakcije (gotovina, bančništvo) bodisi takoj po njenem zaključku. Tisti, ki so dokument sestavili in podpisali, so odgovorni za njegovo pravočasno in kakovostno izdelavo, za zanesljivost podatkov in njihov prenos v določenih rokih za vpis v računovodske registre.
Dokumenti vključujejo:
Vse računovodske evidence se vodijo na podlagi primarnih dokumentov, nato pa se podatki iz njih prenesejo v računovodske registre, kjer se sistematizirajo, torej evidentirajo na računovodskih računih. Ob koncu poročevalskega obdobja se po računovodskih registrih zaključi poročanje podjetja.
Primarna dokumentacija povzroča gibanje računovodskih informacij, zagotavlja računovodstvu informacije, potrebne za stalno in neprekinjeno odražanje gospodarske dejavnosti podjetja.
Po dogovoru so vsi primarni dokumenti razdeljeni na: organizacijske in administrativne, utemeljitvene, računovodske dokumente, združene.
Glede na način evidentiranja transakcij se dokumenti delijo na enkratne in kumulativne.
Enkratni dokumenti se uporabljajo samo enkrat, da odražajo posamezno transakcijo ali več transakcij, izvedenih hkrati. Po registraciji enkratni dokument vstopi v računovodstvo in služi kot podlaga za odraz v računovodstvu. Na primer, vhodni in odhodni gotovinski nalogi, obračuni plač itd.
Kumulativni dokumenti so sestavljeni v določenem obdobju (teden, desetletje, mesec), da odražajo homogene ponavljajoče se transakcije, ki so v njih zabeležene, ko so zaključene. Ob koncu obdobja se izračunajo vsote za kazalnike, ki se uporabljajo za račune. Kumulativni dokumenti vključujejo kartice z omejitvami, dvotedenska ali mesečna naročila itd.
Glede na kraj sestavljanja so dokumenti notranji in zunanji.
Notranji dokumenti se sestavljajo v podjetju, da odražajo notranje poslovanje. Na primer gotovinski vhodni in odhodni nalogi, računi, akti, obračun plač itd.
Zunanji dokumenti se izpolnijo zunaj podjetja, prispejo v formalizirani obliki. Na primer računi, bančni izpiski, nakladnice itd.
Glede na vrstni red sestavljanja so dokumenti primarni in združeni.
Primarni dokumenti se sestavijo za vsako posamezno transakcijo ob njenem zaključku. Na primer vhodni blagajniški nalog, plačilni nalogi, akti o odpisu osnovnih sredstev itd.
Konsolidirano dokumenti so sestavljeni na podlagi predhodno sestavljenih primarnih dokumentov. Njihova uporaba olajša nadzor homogenih operacij. Lahko so izvršilni, računovodski in kombinirani. Na primer predujmi in gotovinska poročila, skupinski in akumulacijski izpiski. Predvsem vnaprejšnje poročilo, ki je združeno, opravlja funkcije utemeljitvenega in računovodskega dokumenta. Poda popoln opis obračunov z odgovornimi osebami: stanje ali prekoračitev prejšnje akontacije, znesek te akontacije, porabljeni znesek, stanje in datum plačila na blagajno ali prekoračitev ter datum njegovega vračila. s strani podjetja. Poleg tega vnaprejšnje štetje zagotavlja opis proizvodnih stroškov računov po preverjanju in odobritvi poročila. Na hrbtni strani poročila je podan seznam posameznih stroškov in njihova dokazila.
Glede na vrstni red izpolnjevanja dokumente lahko razdelimo na ročne in računalniško izdelane.
Pripravljeni dokumenti ročno, izpolnjeno ročno ali pisalnim strojem.
Dokumenti, ki se izvajajo s računalništvo, samodejno registrira podatke o proizvodnih operacijah ob njihovem zaključku.
Sprejem, preverjanje in računovodska obdelava dokumentov. Dokumente, ki jih prejme računovodstvo, obdeluje, da jih pripravi za vpise v računovodske registre. Glavna faza računovodske obdelave dokumentov v organizaciji je preverjanje prejetih dokumentov v bistvu, v obliki, aritmetično.
Pri meritornem preverjanju dokumentov je treba ugotoviti zakonitost, pravilnost in smotrnost posla. Po veljavnem računovodskem postopku se primarne listine o poslovnih poslih, ki so v nasprotju z zakonom in uveljavljenim postopkom sprejemanja, hrambe in porabe denarja, zalog in drugih dragocenosti, ne smejo sprejemati v izvršbo. V primeru, da računovodstvo prejme take primarne dokumente, mora glavni računovodja obvestiti vodjo organizacije o nezakonitosti določene poslovne transakcije.
Predhodno kontrolo izvaja računovodstvo pri pripravi dokumentov. Pomemben je tudi zato, ker je večina dokumentov finančno odgovornih oseb in ne računovodskih delavcev.
Preverjanje obrazca vam omogoča, da se prepričate, da je bil za obdelavo določene poslovne transakcije uporabljen obrazec ustreznega obrazca, vse številke so jasno označene, vsebina operacije in vse podrobnosti.
Po tem računovodja opravi aritmetično preverjanje, ki se skrajša na preverjanje pravilnosti aritmetičnih izračunov in izračunov, obdavčitev dokumentov. Obdavčitev se izvede tako, da se količina pomnoži s ceno. Aritmetično preverjanje vam omogoča nadzor aritmetičnih izračunov rezultatov, pravilnosti odraza kvantitativnih in stroškovnih kazalnikov.
Po preverjanju računovodja obdela dokumente. Razporeditev dokumentov sestoji iz določitve računov, na katere naj se v breme in v dobro knjižijo poslovni posli, evidentirani v dokumentih.
Glavni smeri za izboljšanje dokumentacije sta poenotenje in standardizacija .
Primarni računovodski dokumenti so sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v skladu z obrazcem, ki ga vsebuje album enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije.
Poenotenje oblik primarne računovodske dokumentacije je zelo pomembno za izboljšanje računovodstva, saj vzpostavlja in utrjuje enotne zahteve za dokumentiranje gospodarskih dejavnosti organizacij, sistematizira računovodstvo, izključuje zastarele in poljubne oblike iz obtoka ter prispeva k racionalni organizaciji računovodstvo.
Poenoteni dokumenti- gre za standardne dokumente, odobrene na predpisan način in namenjene registraciji homogenega poslovanja v organizacijah z različnimi oblikami lastništva in različnimi panožnimi značilnostmi.
Standardizacija - vzpostavitev enakih, standardnih velikosti za standardne dokumente, kar zmanjša porabo papirja za izdelavo dokumentov, poenostavi njihovo obdelavo in shranjevanje.
Primarno računovodstvo predstavlja začetno stopnjo sistemskega zaznavanja registracije posameznih operacij, ki so značilne za ekonomske procese in pojave, ki se pojavljajo v organizaciji. Njegovi predmeti so: nabava, pridobivanje in poraba materialnih sredstev, proizvodni stroški, gibanje polizdelkov in ostankov nedokončane proizvodnje, obseg proizvodnje, njena odprema in prodaja, obračuni z dobavitelji, kupci, kupci, banke, finančni organi, ustanovitelji itd.
Začetne informacije o gospodarskih procesih in pojavih se odražajo v primarnih dokumentih.
Primarni računovodski dokument- gre za pisno potrdilo o poslovnem poslu, ki ima pravno veljavo in ne zahteva dodatnih pojasnil in podrobnosti.
Dokumente računovodsko osebje izpolnjuje jasno, čitljivo z ročnim pisanjem s črnilom ali pasto za kemični svinčnik, na pisalnem stroju ali z uporabo računalniške tehnologije.
Za dokumente se praviloma uporabljajo standardni obrazci v obliki obrazcev, ki so medresorske narave. To vključuje obrazce naročil, računov, računov, kuponov, izpiskov itd. Primarne dokumente je treba sestaviti v času transakcije, če pa to iz objektivnih razlogov ni mogoče, pa takoj po zaključku posla.
Če pride do napake v računih na kmetiji, lahko uporabite metodo negativnega ali povratnega vnosa. V tem primeru se napačen vnos ponovi z rdečim črnilom ali standardnimi barvami (modra, črna) z zaključkom v pravokotnem okvirju.
Rdeča barva ali pravokoten okvir bosta razveljavila napačen vnos, po katerem se naredi pravilen vnos. Napake v računih je mogoče popraviti s prečrtanjem in nadaljnjim popravkom (napačen vnos se prečrta z eno vrstico in pod njim se naredi pravilen vpis z navedbo datuma popravka in podpis računovodje, če je potrebno, potrdilo je sestavljen tako, da razkrije potrebo po popravku in vzrok napake).
V gotovini in bančnih dokumentih ne sme biti nobenih popravkov, izbrisov, madežev.
Računovodja se pri delu s katerim koli dokumentom opira na določena načela in metodološke temelje, zapisane v uradnih dokumentih.
Na podlagi primarnih dokumentov se izvajajo vpisi v računovodske registre, kartice, izpiske, dnevnike, pa tudi na diske, diskete in druge medije.
Zunanji dokumenti v organizacijo vstopajo od zunaj - od državnih organov, višjih organizacij, bank, davčnih inšpektoratov, od ustanoviteljev, dobaviteljev, kupcev ipd., sestavljajo se po standardnih obrazcih. Primeri takšnih dokumentov so plačilni nalog-nalog, zahtevek za plačilo, račun dobavitelja itd.
Interni dokumenti sestavljeno neposredno v organizaciji.
Obstajajo naslednje vrste notranjih dokumentov:menedžerski- to so dokumenti, ki vsebujejo naročila, navodila o izdelavi, opravljanju določenih poslovnih poslov. Sem spadajo ukazi vodje organizacije in pooblaščenih oseb za opravljanje dejavnosti.
Razbremenilno(izvršne) listine potrjujejo dejstvo poslovanja. Sem spadajo naročila o prejemu, akti o prevzemu materiala; akti o prevzemu in odsvojitvi osnovnih sredstev; dokumenti o prevzemu končnih izdelkov od delavcev itd.
Kombinirano dokumenti so upravni in izvršilni. To vključuje prejemne in odhodne gotovinske naloge, obračune plač za izdajo plač zaposlenim v organizaciji, predhodna poročila odgovornih oseb itd.
Računovodski dokumenti sestavljajo v primeru, ko ni standardnih dokumentov za evidenco poslovanja, pa tudi pri povzemanju in obdelavi spremnih in upravnih dokumentov. To so potrdila, distribucijski listi itd.
Računovodske dokumente delimo tudi na enkratne in kumulativne. Pri izvedbi posameznega posla se uporabljajo enkratni primarni dokumenti. Kumulativni dokumenti se sestavljajo v določenem obdobju postopnega kopičenja homogenih poslovnih poslov. Ob koncu obdobja ti dokumenti izračunajo vsote za ustrezne kazalnike. Primeri zbirnih dokumentov so dvotedenski, mesečni delovni nalogi, limitne kartice za sprostitev materiala iz skladišč organizacije itd.
Izvorni dokumenti nastala v času poslovne transakcije. Primer takih dokumentov so tovorni listi za izpust materiala iz skladišč organizacije v delavnice.
Povzetki dokumentov sestavljeno na podlagi primarnih dokumentov, na primer plačilne liste.
Ob fiksiranju podatkov v primarnih dokumentih nastanejo računovodske informacije, ki niso samodejno zabeležene. Vse njegove kvantitativne in kvalitativne značilnosti so pred pripravo primarnih dokumentov podvržene logičnemu, aritmetičnemu in pravnemu nadzoru. Takšno kontrolo izvajajo tako zaposleni, ki se ukvarjajo z vodenjem primarnega računovodstva, kot zaposleni v poslovodnih službah.
Vodja organizacije s podpisom računov in bremenitev blagajniških nalogov, obračunov plač, plačilnih nalogov in terjatev, drugih bančnih dokumentov temeljito analizira vsako poslovno transakcijo.
V procesu pridobivanja računovodskih informacij se razlikujejo naslednje faze:Zbiranje računovodskih informacij vključuje ustrezno delo različnih služb organizacije. Za to stopnjo je značilna najvišja raven analitičnosti in učinkovitosti računovodstva.
Druga faza računovodskega procesa je obdelava računovodskih informacij. Vključuje neposredno sodelovanje pri prejemu računovodskih informacij s strani zaposlenih v službah funkcionalnega upravljanja. Torej, pri obračunavanju inventarnih postavk na podlagi primarnih dokumentov je zagotovljeno združevanje in posploševanje podatkov v inventarnih karticah materialov. Podatki iz kartic in knjig se mesečno prenašajo v poročila o gibanju materialnih sredstev. Vodje skladišč in vodje oddelkov pravočasno predložijo ta poročila računovodstvu organizacije.
V obdelavo podatkov sodelujejo tudi menedžerji. Torej, s pomočjo zaposlenih v različnih vodstvenih službah se identificirajo krivci pomanjkanja in izgub.
Po preverjanju aritmetičnih izračunov, zakonitosti in smotrnosti opravljenih poslovnih poslov se evidentirajo računovodske listine, nato pa se njihovi podatki z evidentiranjem v računovodskih registrih ekonomsko združijo v sistem sintetičnih in analitičnih računovodskih kontov.
Računovodski registri so štetne tabele določene oblike, zgrajene v skladu z ekonomskim združevanjem podatkov o premoženju in virih njegovega nastanka. Služijo za odražanje poslovnih transakcij na.
Računovodski registri se glede na strukturo delijo na kronološke in sistematične. V kronoloških registrih se poslovni posli odražajo v zaporedju, v katerem so bili opravljeni. Sistematični računovodski registri služijo združevanju poslovnih transakcij po uveljavljenih merilih.
Računovodski registri se vodijo v obliki računovodskih knjig, kartic, izpiskov, dnevnikov ter strojnih medijev.
Sintetično računovodstvo se izvaja v sistematičnih registrih, analitično računovodstvo pa v analitičnih registrih. Vpisi v registre se izvajajo ročno in z uporabo računalniške tehnologije.
Celota in lokacija podrobnosti v registru določata njegovo obliko, ki je odvisna od značilnosti obravnavanih predmetov, namena registrov in načinov računovodske registracije. Računovodska registracija se nanaša na evidentiranje poslovnih transakcij v računovodskih registrih.
V poslovnih knjigah so vse strani oštevilčene in vezane. Na zadnji strani navedite številko in jo potrdite s podpisi pooblaščenih oseb. V nekaterih knjigah, na primer v blagajni, strani niso samo oštevilčene, temveč tudi prepletene z vrvico, zapečatene z voščenim pečatom. Glede na obseg računov v knjigi se za en ali drug račun dodeli ena ali več strani. Računovodske knjige se uporabljajo za sintetično in analitično računovodstvo.
Karte so narejene iz debelega papirja ali ohlapnega kartona, ki niso pritrjene skupaj. Shranjeni so v posebnih škatlah - kartotečnih omarah. Kartice se odprejo za eno leto in vpišejo v poseben register, da se zagotovi nadzor nad njihovo varnostjo.
Izpisi se od kartic razlikujejo po tem, da so narejeni iz manj gostega papirja in imajo večji format. Shranjeni so v posebnih mapah, imenovanih registratorji. Listi se praviloma odpirajo za mesec ali četrtletje.
Vpisi v računovodske registre morajo biti jasni, jedrnati, jasni, čitljivi. Po vpisu poslovnega posla v računovodski register se na primarnem dokumentu ustrezna oznaka za lažje naknadno preverjanje pravilnosti knjiženja. Ob koncu meseca se rezultati seštejejo za vsako stran računovodskih registrov. Končne evidence sistematičnih in analitičnih registrov je treba preveriti s sestavo prometnih listov.
Po potrditvi letnega poročila so računovodski registri združeni, vezani in deponirani v tekočem arhivu organizacije.
Obstaja trije načini za popravljanje napačnih vpisov v računovodske registre: popravek, dodatni vpis, razveljavitev.
Korektivna metoda se lahko uporabi le, če so bile napake odkrite pred sestavo bilance stanja ali če so se pojavile v računovodskih registrih, ne da bi to vplivalo na korespondenco računov. Ta metoda je v tem, da se napačno besedilo, številka, znesek in napis ob ali nad pravilnim besedilom ali zneskom prečrtajo s tanko črto z ustreznim pridržkom.
Na primer, če namesto 100 rubljev. Odraža se 200 rubljev, nato je treba 200 rubljev prečrtati. in na vrhu napišite "100 rubljev" in na strani označite: "200 prečrtanih rubljev in zgoraj napisanih 100 rubljev, popravljeno tako, da verjamem (datum, podpis)".
Na denarnih dokumentih niso dovoljeni popravki in lisi, tudi tisti, ki so navedeni, zlasti v številkah.
Dodatni vnosi se opravijo v primerih, ko je znesek poslovnega posla napačno podcenjen. Na primer, dobavitelj je nakazal 150 rubljev s tekočega računa. Ta poslovna transakcija se odraža v pravilni korespondenci računov, vendar je njen znesek podcenjen na 100 rubljev. Izveden je bil naslednji računovodski vnos: bremenitev računa "Poravnava z dobavitelji", dobropis računa "Poravnalni račun" - 100 rubljev.
Ker pa bi morali dobavitelji nakazati 150 rubljev, potem za manjkajoči znesek 50 rubljev. potrebno je narediti dodatno knjiženje: bremenitev računa "Poravnava z dobavitelji", dobropis računa "Poravnalni račun" - 50 rubljev.
Dodatne objave se izvedejo v tekočem ali naslednjem mesecu. To pravilo za odpravo napak se uporablja v dveh primerih: če podatki primarnega dokumenta niso evidentirani v ločeni vrstici v računovodskem registru in ko se v računovodskem registru prikaže napačno podcenjen znesek poslovnega posla.
Metoda preobrata je v tem, da se napačen vnos, večinoma digitalni, izloči z negativnim številom, torej se napačna korespondenca in količina ponovita z rdečim črnilom. Hkrati se z navadnim črnilom naredi pravilen vnos. Razveljavitve nastanejo, ko so računi napačno usklajeni ali če je evidentiran previsok znesek.
Pri seštevanju rezultatov operacij se vnosi, narejeni z rdečim črnilom, odštejejo.
