Obdobje hrambe primarnih računovodskih dokumentov. Organizacija ima pravico hraniti računovodske dokumente v elektronski obliki. Organizacija in pravila hrambe računovodskih in drugih dokumentov

Dokumente, s katerimi dela računovodstvo, lahko razdelimo v dve skupini:
- listine davčnega računovodstva in poročanja;
- računovodske in poročevalske listine.

Dokumenti davčnega računovodstva in poročanja vključujejo obrazce davčnega poročanja in davčne registre. Sem spadajo tudi papirji, ki služijo kot osnova za obračun DDV (računi, knjige nakupov in prodaj). Računovodski dokumenti (poročanja) so razdeljeni v tri glavne skupine:
- obrazci računovodskih izkazov;
- računovodske registre (glavna knjiga, naloge itd.);
- primarni dokumenti, ki evidentirajo dejstvo poslovanja.

Poleg tega računovodske listine vključujejo tudi druge papirje, ki niso vključeni v te skupine (pooblastila za prejemanje denarja in dragocenosti, računovodska potrdila, korespondenca o terjatvah in obveznostih, osebni računi zaposlenih itd.)

Upoštevati je treba roke za shranjevanje računovodskih dokumentov

Razmislite, kako dolgo je treba hraniti določene računovodske (davčne) dokumente.

Zakonske zahteve

Kateri časovni okvir naj vodi institucija? Po mnenju avtorja je treba dokumente shraniti, da bi se izognili odgovornosti za neupoštevanje zakonsko določenih pravil:
- najmanj pet let, če so s seznamom določeni krajši roki hrambe računovodskih listin;
- v rokih, določenih s seznamom, če predvideva rok hrambe, daljši od petih let.

Odgovornost za kršitev vrstnega reda in pogojev shranjevanja dokumentov

Vodja ustanove je odgovoren za organizacijo hrambe računovodskih dokumentov, računovodskih registrov in računovodskih poročil (člen 3 17. člena Zveznega zakona z dne 21. novembra 1996, št. 129-FZ). Za njihovo varnost, registracijo in prenos v arhiv skrbi glavni računovodja.

Za kršitev vrstnega reda in pogojev shranjevanja računovodskih dokumentov je predvidena upravna odgovornost - globa za uradnike bo od 2.000 rubljev. do 3000 rubljev (člen 15.11 Kodeksa o upravnih prekrških Ruske federacije).

Pomanjkanje primarnih dokumentov, računov, pa tudi računovodskih registrov je davčni prekršek. Odgovornost za to je določena v členu 120 Davčnega zakonika Ruske federacije. Najmanjša globa po tem členu je 5.000 rubljev.

Računovodsko in davčno poročanje

Vendar se za številne dokumente obdobje hrambe začne izračunavati na drugačen način od splošnega.

Na primer knjiga nakupov in knjiga prodaje sta izjema od splošnega pravila. Začetek njihove skladiščne dobe (pet let) se določi od dneva zadnjega vpisa (in ne od 1. januarja naslednjega leta). To je navedeno v klavzulah in pravilih, odobrenih z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 2. decembra 2000 št. 914.

Poseben postopek za izračun rokov je predviden v samem Seznamu. Natančneje, petletno obdobje skladiščenja začne teči:
- za pogodbe (za opravljanje revizijskih storitev, kreditno, gospodarsko, premoženjsko zavarovanje) - od dneva poteka;
- za sporazum o materialni odgovornosti - od trenutka razrešitve materialno odgovorne osebe;
- za potrdila o registraciji pri davčnem inšpektoratu - od trenutka, ko je organizacija odstranjena iz davčne registracije.

Kako shraniti papirje

Za hrambo računovodskih dokumentov mora zavod opremiti posebne prostore, sefe ali omare.

Zlasti obrazci strogega poročanja so shranjeni v sefih, kovinskih omarah ali posebnih prostorih, da se zagotovi njihova varnost (člen 16 Uredbe, odobren z Uredbo Vlade Ruske federacije št. 359 z dne 6. maja 2008). Dokumenti z oznako »poslovna skrivnost« se hranijo v sefih.

Preostali papirji se hranijo v posebnih prostorih ali omaricah v pristojnosti oseb, ki jih pooblasti glavni računovodja.

Kateri dokumenti se prenesejo v arhiv

Za zagotovitev pogojev za shranjevanje računovodskih dokumentov lahko ustanova organizira arhiv (2. člen 13. člena zakona z dne 22. oktobra 2004 št. 125-FZ).

Dokumenti trajne (večne) in dolgotrajne (več kot 10 let) hrambe se prenašajo v arhiv. Ostali papirji (rok uporabnosti do vključno 10 let) se hranijo v računovodstvu do uničenja. Osnova sta klavzuli 3.3.1 in 3.3.2 Pravil, odobrenih s sklepom upravnega odbora Rosarhiva z dne 6. februarja 2002.

Postopek za uničenje papirjev

Pred uničenjem dokumentov, ki jim je potekel rok hrambe, se opravi njihov pregled, s katerim se ugotovijo dokumenti v trajni, začasni hrambi in so predmet uničenja. Navedene dejavnosti v zavodu izvaja strokovna komisija, imenovana s sklepom predstojnika.

Dokumente lahko uničite na dva načina.

Uporaba storitev specializirane organizacije. V tem primeru je prenos dokumentov za uničenje sestavljen s potrdilom o prevzemu ali tovornim listom, ki navaja datum njihovega prenosa, število zadev, ki jih je treba predložiti, in njihovo težo. Prenos papirja v recikliranje naj poteka pod nadzorom zaposlenega, ki je odgovoren za zagotavljanje varnosti dokumentov.

Dokumente uničite sami. Na primer s sežiganjem ali uporabo drobilnika papirja. V tem primeru mora dejstvo uničenja zastarelih dokumentov evidentirati strokovna komisija s sestavo ustreznega akta. Zaradi pomanjkanja enotne oblike navedenega akta je sestavljen v kakršni koli obliki (glej).

V članku boste našli že pripravljeno tabelo o obdobjih skladiščenja računovodskih, davčnih in drugih dokumentov v organizaciji. Če papirje uničite prej, vas čakajo globe in dodatne stroške.

Obstajajo dokumenti, ki jih mora zavod trajno hraniti, na primer računovodske usmeritve. Tabela roka uporabnosti vam bo pomagala ugotoviti, katere papirje lahko zavržete. Konec koncev je čas za vsakogar drugačen. Če se zmotite z rokom in arhiv uničite prej, vas zavod kaznuje z globo.

Koliko let hraniti dokumente o davkih in računovodstvu

Rok hrambe računovodskih listin in drugih zadev, ki nastanejo pri opravljanju gospodarske dejavnosti katerega koli gospodarskega subjekta, je določen na zakonodajni ravni.

Trajanje skladiščenja je urejeno z naslednjimi zakonskimi akti:

• davčni zakonik Ruske federacije;
• Zvezni zakon "O računovodstvu" z dne 12. 2011 št. 402-FZ (v nadaljnjem besedilu - Zvezni zakon št. 402);
• Zvezni zakon "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji" z dne 22. oktobra 2004, št. 125-FZ (v nadaljnjem besedilu: FZ št. 125).
• Seznam standardnih poslovodnih dokumentov, odobrenih z Odredbo Ministrstva za kulturo z dne 25. 8. 2010 št. 558 (v nadaljevanju Seznam).

Po teh predpisih se večina davčnih in računovodskih list hrani 5 let od dneva njihove veljavnosti.

Določijo se lahko drugi časovni okviri, ki trajajo več ali manj kot 5 let:

• 1 leto - za mesečno poročanje;
• 3 leta - za četrtletna poročila o prejemu deviznih sredstev in plačilih;
• 4 leta - za račune;
• 10 let - pogodbe, akti o prodaji premičnin.
• 15 let - zahtevki, sodne odločbe in odredbe.
• 25 let ali trajno - statutarni dokumenti.

Zvezni zakon št. 402 in seznam določata posebna obdobja shranjevanja računovodskih dokumentov v organizaciji. Tabela v prejšnjem razdelku jih ureja za vsako ime (skupino) posebej.

Tabela: obdobja hrambe računovodskih in davčnih dokumentov

Če želite preveriti, ali je mogoče papirje zavreči, vam bo pomagala tabela roka uporabnosti:

* Trajanje hrambe ne sme biti krajše od 10 let (to velja za organizacije, ki niso vir pridobivanja državnih, občinskih arhivov).

Odgovori na priljubljena vprašanja na to temo:

Kako dolgo hraniti kadrovske dokumente

Roki za kadrovsko dokumentacijo so določeni s Seznamom. So od 12 mesecev do 50 (75) let. Obstajajo primeri, ki jih je treba hraniti trajno, torej v času, ko pravna oseba opravlja svojo dejavnost.

Leta 2016 je bila sprejeta sprememba zveznega zakona št. 125, ki je vplivala na kadrovske kartoteke za osebje. Po uveljavitvi sprememb veljajo naslednji roki:

• 75 let za vse kadrovske dokumente, ki so bili poslani v arhiv pred 01.01.2003.
• 50 let, za primere, ki so bili zaključeni in deponirani leta 2003 in pozneje.

Podjetje mora trajno hraniti:

• Naročila za glavno dejavnost;
• Predlogi za varstvo dela v zvezi z izboljšanjem delovnih razmer in seznami delovnih mest, kjer so prisotni nevarni in škodljivi dejavniki.
• Evidenca inšpekcijskega pregleda kadrovske službe.
• Lokalni predpisi v zvezi z osebnimi podatki;
• Kadrovske tabele itd.

Izvirnike osebnih dokumentov zaposlenih je treba hraniti, dokler se ne zahtevajo. Če ostanejo nezahtevane, se pošljejo v arhiv za 75 let.

Krajši roki so določeni za:

• 1 leto - za urnike počitnic;
• 3 leta - naročila za službena potovanja;
• 5 let - urniki in naročila, za katere ni določeno drugo obdobje (bonusi, opomini itd.).
• 10 let - kolektivne pogodbe.

Opomba!Če dokumenti na tem seznamu vsebujejo podatke o delu v nevarnih in nevarnih pogojih, se njihov rok skladiščenja poveča na 75 let.

Če imate še vedno vprašanja o pogojih shranjevanja kakršnih koli dokumentov, si oglejte celotno tabelo pogojev v beležki

Elektronsko shranjevanje dokumentov

V primeru dolgotrajnega shranjevanja datotek na papirju vedno obstaja nevarnost njihove izgube ali poškodovanja (preselitev, nesreča ipd.), zato jih veliko podjetij podvaja elektronsko. Te datoteke je mogoče tudi arhivirati. Za to metodo morate upoštevati številne nianse:

• Prenos se lahko izvede s pošiljanjem po komunikacijskih kanalih ali z neposrednim prenosom elektronskih medijev.
• Ni vam treba tiskati datotek.
• Potrebno je narediti popis prenesenih datotek. V njem morate navesti način prenosa informacij (nosilec).
• Preden pošljete digitalizirane datoteke v hrambo, se morate prepričati, da niso poškodovane in da na nosilcu ni virusov.
• Arhiv mora ustvariti pogoje za hrambo in predvajanje tovrstnih datotek.
• Dokumente morate prenesti na dva nosilca, ki se med seboj podvajata.
• Elektronski arhiv je treba pregledati vsaj enkrat na pet let.

Za prenos elektronskih dokumentov v uničenje, ki jim je potekel rok hrambe, izpolnite akt o dodelitvi dokumentov za uničenje

Opomba! Za arhivsko hrambo morate prenesti papirje, katerih rok uporabnosti je več kot 10 let. Ostale dokumente lahko shranite na delovnem mestu. To velja enako za papirne medije.

Kako izračunati čas shranjevanja dokumentov

Obdobje hrambe dokumenta se šteje od trenutka njegovega poteka oziroma izteka poročevalnega obdobja (leta). Praviloma se odštevanje obdobja, v katerem je treba dokument hraniti, začne od 1. januarja, leta, ki sledi letu, v katerem je dokument potekel.

Pri tem je nekaj izjem:

• Organizacija pripozna terjatve kot neizterljive. Rok uporabnosti podpornih vrednostnih papirjev bo 4 leta od konca obdobja, v katerem se je to zgodilo.
• Gospodarski subjekt je utrpel škodo. Dokumenti, ki to potrjujejo, se hranijo za celotno obdobje, medtem ko se izguba upošteva.
• Nakup nepremičnine, ki se amortizira. Papirje zanj je treba hraniti še 4 leta po odpisu.

Kaj storiti z računovodskimi dokumenti, če je rok hrambe potekel

Ko dokument poteče, ga je mogoče uničiti. Običajno se za to enkrat letno opravi popis arhivske dokumentacije. Odstranjevanje knjigovodskih listin, ki jim je potekla veljavnost, je treba izvajati strogo v skladu z zahtevami predpisov. Brez registracije zahtevanih dokumentov je nemogoče odstraniti in uničiti iz arhiva primera.

Kako uničiti stare papirje

Uničenje datotek s potekom veljavnosti poteka na naslednji način:

• Ustanovi se posebna komisija, ki jo vodi predsednik. Vključuje vodjo (odgovornega) za arhiv podjetja, pa tudi zaposlene, ki oblikujejo in oddajo zadeve v hrambo (računovodje, kadrovski delavci, tajnice itd.). V nekaterih primerih je lahko povabljen uslužbenec Rosarhiva.
• Komisija izbere primere, ki jim je rok hrambe že potekel. Vključeni so na poseben seznam in sestavi se akt "O uničenju dokumentov".
• Vodja podjetja na podlagi akta izda odredbo o uničenju, v kateri določi čas, kraj in način recikliranja papirja.

Če je količina majhna, jih lahko uničite sami, sicer je bolje, da se obrnete na specializirano organizacijo.

Praviloma se uničenje izvaja z drobilnikom.

Datotek ne morete uničiti na naslednji način:

• Zažigajte na prostem ali v zaprtih prostorih.
• Odstranite (vrzite) skupaj z odpadki v zabojnik zaboja kot celote.

Opomba! Zakonodaja podjetij ne zavezuje k uničenju dokumentov takoj po izteku roka hrambe. Poleg tega je priporočljivo, da nekaterih dokumentov ne uničite, preden jih preveri davčni inšpektorat.

Odgovornost za kršitev pogojev skladiščenja

V primeru kršitve pogojev skladiščenja je zagotovljena naslednja odgovornost:

• Za odsotnost računovodskih in davčnih dokumentov za eno obdobje se naloži globa 10.000 rubljev.
• Za odsotnost teh varščin za dve ali več obdobij se globa poveča na 30.000 rubljev.
• Če je pomanjkanje dokumentacije povzročilo zmanjšanje davčne osnove, se krivcu naloži globa v višini 40.000 rubljev ali 20% neplačanega davka.

To določa člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije.

Poleg tega člen 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije predvideva kazen za krivega uradnika. Kazen v tem primeru znaša 2.000 - 3.000 rubljev.

Obdobja shranjevanja dokumentov so določena v Seznamu standardnih upravnih arhivskih dokumentov, ustvarjenih v okviru dejavnosti državnih organov, lokalnih organov in organizacij, z navedbo rokov shranjevanja, odobrenega z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 25.8.2010. N 558, njen učinek pa velja za organizacije katere koli oblike lastništva.

Po zakonu o računovodstvu je treba računovodske evidence hraniti pet let po letu poročanja h. 1 žlica. 29 Zakona o računovodstvu... To velja zlasti za blagajne in računovodske registre. In dokumenti, povezani z organizacijo in vodenjem računovodstva, na primer, morajo biti shranjeni vsaj pet let po koncu leta, v katerem so bili nazadnje uporabljeni za pripravo računovodskih izkazov. h. 2 žlici. 29 Zakona o računovodstvu.

Poleg tega je mogoče določiti daljša obdobja hrambe računovodskih dokumentov - z Davčnim zakonikom Ruske federacije, Zakonom o arhivskih zadevah in Seznamom, odobrenim z Odredbo Ministrstva za kulturo z dne 25.08.2010 N 558 (v nadaljevanju na seznam).

Na primer, računovodske izkaze je treba hraniti trajno, torej skozi celotno življenjsko dobo organizacije. h. 1 žlica. 29. Zakona o računovodstvu, čl. 351 Seznam.

Če so v različnih podzakonskih aktih določeni različni roki hrambe za isti dokument, je treba rok hrambe dokumentov določiti po zakonu, ki določa daljše obdobje. Glavna posebna obdobja hrambe dokumentov so navedena v tabeli.

Primer. Določanje roka uporabnosti računa in računa

V tretjem četrtletju 2019 smo prejeli račun in račun prodajalca. V istem četrtletju je bilo blago sprejeto v računovodstvo, nanj pa je bil odbit DDV. Blago, prodano v četrtem četrtletju 2019, takrat je njihova nabavna vrednost vključena v odhodek za davek.

Ker je bil vstopni DDV na blago sprejet v odbitek v 3. četrtletju 2019, davčno obdobje za DDV pa je četrtletje, se štiriletna doba hrambe računa šteje od 1. 10. 2019, torej od četrtletja po četrtletje, v katerem je bil vstopni DDV sprejet v odbitek. V skladu s tem je treba račun hraniti do vključno 30.9.2023.

Rok uporabnosti tovornega lista je prikazan v tabeli.

Ker so za tovorni list različni roki skladiščenja, izberemo največje med njimi - tisto, ki se izteče 31.12.2024.

Primer. Določanje obdobja hrambe časovnice

Organizacija mesečno pripravlja urnike.

Časi hrambe urnika za junij 2019 so prikazani v tabeli.

Zato je treba hraniti časovni list.

»Poslušaj, vržimo vse stran,« mi je rekel direktor in pokazal na stojalo, napolnjeno s škatlami s 7 let starimi dokumenti. In sem mu odgovoril: "Ni tako preprosto, včasih je rok hrambe dokumentov v organizaciji več desetletij." Direktor mi je verjel in naš domači odpadni papir se je še naprej prahil na policah arhiva. Do naslednjič - ko se bo pojavilo vprašanje nakupa novega stojala, bomo vse uredili in pustili le tiste dokumente, katerih rok hrambe v organizaciji še ni potekel.

Kako dolgo je treba hraniti dokumentacijo?

Potrebo po shranjevanju dokumentov navaja Zvezni zakon z dne 22.10.2004 N 125-FZ "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji". Poleg tega obstajajo trije seznami, ki potrjujejo pogoje hrambe dokumentov v arhivu za javne in zasebne pravne osebe na različnih področjih dejavnosti. Dokumentacijo delniških družb je treba hraniti v skladu s Pravilnikom o postopku in pogojih hrambe listin delniških družb, ki je bil sprejet. Z odlokom Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev Ruske federacije z dne 16. julija 2003 N 03-33 / ps.

Posebna obdobja za vodenje evidenc

Najkrajši rok uporabnosti je 1 leto, največji pa 75 let. Ne bom jih navajal poimensko za vsak dokument, ki ga je veliko. Poleg rokov, ki so določeni za običajne dokumente, kot so kadrovsko, finančno, računovodsko, davčno in elektronsko upravljanje dokumentov, imajo specializirani dokumenti na različnih področjih industrije, medicine in varnosti svoje pogoje za shranjevanje dokumentov v organizaciji. Razmislite o obdobjih, v katerih je treba hraniti najpogostejše dokumente, ki obstajajo v kateri koli organizaciji.

Obdobja shranjevanja skupnih dokumentov

Pogoji hrambe dokumentov v spodaj navedenem podjetju se začnejo s koncem poročevalskega leta oziroma leta, v katerem so bili dokumenti izdani. Ustanovnih dokumentov, licenc, patentov, transakcijskih potnih listov ni mogoče uničiti in jih je treba trajno hraniti.

Kadrovski dokumenti:

• kadrovske tabele - nenehno;
• potrditev nastanka nesreče - 45 let;
• potrditev pojava poklicne bolezni - 75 let;
• osebna mapa zaposlenega - 75 let;
• vsi dokumenti v zvezi z dejavnostjo zaposlenega pod posebnimi delovnimi pogoji - 75 let.

Finančni dokumenti:

• imeti informacije o obračunu in plačilu davkov - 4 leta;
• potrditev stroškov, nastalih v zvezi z usposabljanjem zaposlenega - v celotnem obdobju usposabljanja plus še eno leto in najmanj štiri leta;
• potrditev obsega prenesene izgube - za celotno obdobje, medtem ko se davčna osnova zmanjša za preneseno izgubo;
• potrditev izračunov zavarovalnih premij v zunajproračunske sklade - 6 let;
• Potrdila EDS je treba hraniti še 5 let po koncu leta, v katerem je certifikat potekel;
• izračun, sprejet v FSS po elektronskih komunikacijskih kanalih, izdelan v obliki 4-FSS, in prejem njegovega prejema - 5 let;
• računovodske listine, ki razkrivajo računovodstvo in poročanje - 5 let;
• gotovinski prejemki, blagajniške revije, fiskalni pomnilniki, elektronski kontrolni trakovi, drugi obrazci, ki potrjujejo gotovinska plačila - 5 let;
• potni list različice KKT - za celotno obdobje, dokler velja potni list.

Kako očistiti ostanke papirja?

Sčasoma se v organizaciji nabere ogromno različne dokumentacije. Da ne bi zašli v papirje, je treba ustvariti komisijo (običajno sestavljeno iz treh ljudi), ki bi opravila pregled vrednosti in razstavila papirje v naslednje kategorije, odvisno od tega, v kakšnih terminih hrambe dokumentov v organizacija je zanje zagotovljena:

• predmet trajne hrambe v arhivu državnega subjekta;
• dokumenti, ki jih je treba hraniti več kot 10 let v arhivu pravne osebe;
• ki mora biti začasno shranjena največ 10 let v arhivu enote;
• papirje, ki so dovoljeni za uničenje po izteku roka skladiščenja.

Postopek za uničenje dokumentov

Ko se dokumenti uničijo, se sestavi akt. Za tovrstna dejanja ni enotnega obrazca, sestavljena je v prosti obliki, zapisana z ukazom vodje. Navesti naj ne le ime in vse podrobnosti organizacije, ampak tudi, običajno v obliki tabele, navesti imena dokumentov (primerov), obdobje, ko so bili ustvarjeni, število listov ali, če je obseg ohišja pod enim imenom je velik, potem je število zvezkov ... V istem aktu lahko dodate stolpce računa za prenos-prejem dokumentov v uničenje.