Dokumentacija, vrednost primarnih dokumentov
Zahteve primarnih dokumentov, poenotenje in standardizacija dokumentov
Vrste računovodskih dokumentov
Postopek registracije, sprejema, preverjanja, obdelave in shranjevanja dokumentov
Organizacija pretoka dokumentov
Za neprekinjeno in neprekinjeno odsevanje računovodskih predmetov morate najprej zabeležiti vsako poslovno transakcijo. Za to se uporablja prvi element računovodske metode, dokumentacija. Dokumentacija- metoda primarnega odseva računovodskih predmetov, ki omogoča njihovo stalno in stalno spremljanje.
V skladu z Uredbo o računovodstvu in knjigovodstvu v Ruski federaciji (potrjeno z odredbo Ministrstva za finance Ruske federacije št. 34-n z dne 29. julija 1998) je treba „vse poslovne transakcije formalizirati z dokazili. Ti dokumenti služijo kot primarni računovodski dokumenti, na podlagi katerih se vodi računovodstvo. "
Dokument, preveden iz latinščine documentum, pomeni pričevanje, dokaz.
Primarni računovodski dokument - pisni dokazi, ki potrjujejo dejstvo poslovne transakcije ali pravico do njihove izvedbe.
Primarno računovodstvo - gre za enoten, časovno ponavljajoč se organiziran proces zbiranja, merjenja, evidentiranja, zbiranja in shranjevanja informacij o gospodarskih dejavnostih.
Vrednost primarnih računovodskih dokumentov v finančnih in gospodarskih dejavnostih podjetja:
Dokumenti so podlaga in potrditev pravilnosti poverilnic.
Uporabljajo se za operativno vodenje in nadzor.
Na podlagi dokumentov se izvaja spremljanje računovodskih objektov.
Dokumenti imajo pravni pomen. Uporabljajo se kot dokaz v sporih na sodišču.
Dokumenti so kontrolne vrednosti.
Rekviziti, prevedeni iz latinščine requisitum, pomenijo potrebno, potrebno.
Rekviziti- kazalniki, ki označujejo poslovno transakcijo, prikazani v dokumentu.
Zahteve so obvezne in neobvezne.
V skladu z odstavkom 2 člena 9 zveznega zakona "O računovodstvu" št. 402-ФЗ z dne 06.12.2011. obvezne podrobnosti primarnega računovodskega dokumenta so:
1) ime dokumenta;
2) datum priprave dokumenta;
3) ime organizacije;
5) vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;
6) imena položajev oseb, odgovornih za dejstvo gospodarskega življenja;
7) osebni podpisi določenih oseb z navedbo imen in začetnic.
Dodatne podrobnosti niso zakonsko odobrene. Podjetje jih po svoji volji vnese v vse dokumente, razen v dokumente o primarnem obračunu sredstev. Dodatne podrobnosti lahko vključujejo: naslov in telefonsko številko organizacije, imena vpletenih v operacijo itd.
Pred začetkom veljavnosti novega zveznega zakona "O računovodstvu" št. 402-FZ z dne 06.12.2011. (ta zakon je začel veljati 01.01.2013) je bila velika pozornost namenjena poenotenju in standardizaciji primarnih računovodskih dokumentov. Dokumenti so bili sprejeti v računovodstvo, če so bili sestavljeni v obliki, ki je v albumih enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije. Te albume je razvil ruski Goskomstat (danes Rosstat) v dogovoru z Ministrstvom za finance Rusije. Odobrenih je bilo približno 250 enotnih obrazcev dokumentov.
Enotni dokumenti so standardni dokumenti, namenjeni registraciji homogenih transakcij v organizacijah z različnimi oblikami lastništva in industrijske pripadnosti.
Poleg tega so resorna ministrstva razvila tudi enotne dokumente za podjetja v svoji industriji. Na primer, Ministrstvo za kmetijstvo Rusije je razvilo enotne dokumente za računovodstvo kmetijskih proizvodov, živali, zemlje itd.
Standardizacija dokumentov je vzpostavitev enakih standardnih velikosti za tipične dokumente. To je bilo storjeno za zmanjšanje porabe papirja, poenostavitev obdelave in shranjevanja dokumentov.
Z začetkom veljavnosti zveznega zakona "O računovodstvu" št. 402-FZ z dne 06.12.2011. podjetja so oproščena obveznosti uporabe enotnih dokumentov, ki so jih pripravili Državni odbor za statistiko in resorna ministrstva. V skladu s četrtim odstavkom 9. člena tega zakona oblike primarnih dokumentov odobri vodja podjetja na predlog glavnega računovodje (ali osebe, ki je pooblaščena za vodenje računovodskih evidenc). Računovodja mora pri razvoju dokumentov vključiti vse obvezne podrobnosti in jih kompaktirati. Glavni računovodje praviloma predložijo v odobritev enotne obrazce dokumentov.
primarni računovodski dokument
Primarni dokumenti so osnova vsega računovodstva. Finančne in gospodarske dejavnosti organizacije spremljajo številne operacije. V ta namen se uporablja element računovodske metode - dokumentacija. Dokumentacija je glavna metoda računovodskega spremljanja gospodarske dejavnosti organizacije, njenega primarnega nadzora. Dokument - to je pisni dokaz o zaključeni poslovni transakciji, ki daje računovodskim podatkom pravno moč. Dokumentacija je podlaga za poznejše računovodske evidence in zagotavlja točnost, zanesljivost in nespornost računovodskih kazalnikov ter zmožnost njihovega nadzora.
Dokumenti morajo biti pravno zavezujoči, torej vsebovati številne obvezne podrobnosti (kazalnike):
Dokumente je treba sestaviti na tak način, ki zagotavlja dolgoročno shranjevanje zapisov (črnilo, kemični svinčnik, pisalni stroj, tiskalnik). Primarne dokumente je treba sestaviti bodisi v času transakcije (gotovina, bančništvo) bodisi takoj po njenem zaključku. Tisti, ki so dokument sestavili in podpisali, so odgovorni za njegovo pravočasno in kakovostno oblikovanje, za zanesljivost podatkov in njihov pravočasen prenos za vpis v računovodske registre.
Dokumenti vključujejo:
Vse evidence v računovodstvu se vodijo na podlagi primarnih dokumentov, nato se podatki iz njih prenesejo v računovodske registre, kjer se sistematizirajo, torej zabeležijo v računovodskih računih. Na koncu poročevalskega obdobja se po podatkih računovodskih registrov izpolni poročilo podjetja.
Primarna dokumentacija povzroča pretok računovodskih informacij, računovodstvu zagotavlja informacije, potrebne za popoln in stalen odraz gospodarske dejavnosti podjetja.
Po dogovoru so vsi primarni dokumenti razdeljeni na: organizacijske in upravne, dokazila, računovodske dokumente, skupaj.
Po metodi odražanja transakcij se dokumenti delijo na enkratne in zbirne.
Enkratni dokumenti se uporabljajo le enkrat za prikaz ene transakcije ali več hkrati izvedenih transakcij. Po registraciji gre enkratni dokument v računovodstvo in služi kot podlaga za razmislek v računovodstvu. Na primer dohodna in odhodna gotovinska naročila, plačilne liste itd.
Zbirni dokumenti se sestavijo v določenem obdobju (teden, desetletje, mesec), da odražajo homogene ponavljajoče se transakcije, ki se v njih evidentirajo med izvajanjem. Na koncu obdobja se izračunajo vsote za ključne številke, uporabljene za račune. Zbirni dokumenti vključujejo omejitvene kartice, dvotedenska ali mesečna naročila itd.
Na mestu priprave so dokumenti notranji in zunanji.
Notranji dokumenti se v podjetju pripravijo tako, da odražajo notranje poslovanje. Na primer denarni prejemki in odhodki, računi, akti, plače itd.
Zunanji dokumenti so izpolnjeni zunaj meja danega podjetja, prejeti so v formalizirani obliki. Na primer račune, bančne izpiske, tovorne liste itd.
Po vrstnem redu sestavljanja so dokumenti primarni in konsolidirani.
Primarno dokumenti se sestavijo za vsako posamezno transakcijo v času njene izvršitve. Na primer dohodni denarni nalog, plačilni nalogi, akti za odpis osnovnih sredstev itd.
Povzetek dokumenti so sestavljeni na podlagi predhodno sestavljenih primarnih dokumentov. Njihova uporaba olajša nadzor homogenih operacij. Lahko so izvršilne, računovodske in kombinirane. Na primer, vnaprejšnja in denarna poročila, izkazi o združevanju in kumulativni izkazi. Predhodno poročilo, ki je kombinirano, opravlja zlasti funkcije razbremenilnega in računovodskega dokumenta. Vsebuje popoln opis poravnav z odgovornimi osebami: stanje ali prekoračitev prejšnjega predujma, znesek tega predujma, porabljen znesek, stanje in datum, ko je bil vnesen v blagajno ali prekoračitev ter datum njegovega povračila. s strani podjetja. Poleg tega predplačilo vsebuje opis proizvodnih stroškov računov po pregledu in odobritvi poročila. Na hrbtni strani poročila je podan seznam posameznih stroškov in njihova dokazila.
Po vrstnem redu izpolnjevanja lahko dokumente razvrstimo na ročno sestavljene in z uporabo računalnikov.
Sestavljeni dokumenti ročno, izpolni ročno ali na pisalnem stroju.
Dokumenti, izvedeni z računalniška tehnologija, samodejno registrira podatke o proizvodnih operacijah v času njihove izvedbe.
Sprejem, preverjanje in računovodska obdelava dokumentov. Dokumenti, ki jih prejme računovodska služba, se obdelajo, da se pripravijo na vpis v računovodske registre. Glavna faza računovodske obdelave dokumentov v organizaciji je preverjanje prejetih dokumentov v bistvu, v obliki, aritmetično.
Pri preverjanju vsebine dokumentov je treba ugotoviti zakonitost, pravilnost in smotrnost zaključene poslovne transakcije. Po veljavnem računovodskem postopku se primarni dokumenti o poslovnih transakcijah, ki so v nasprotju z zakonodajo in uveljavljenim postopkom prejemanja, shranjevanja in porabe denarja, zalog in drugih dragocenosti, ne bi smeli sprejeti v izvedbo. V primeru, da računovodska služba prejme take primarne dokumente, mora glavni računovodja obvestiti vodjo organizacije o nezakonitosti določene poslovne transakcije.
Računovodstvo pri pripravi dokumentov opravi predhodni nadzor. Pomembno je tudi, ker je večina dokumentov finančno odgovornih oseb in ne računovodskih uslužbencev.
Preverjanje obrazca vam omogoča, da se prepričate, da je bil za registracijo določene poslovne transakcije uporabljen obrazec ustreznega obrazca, da so vse številke jasno označene, vsebina operacije in vse podrobnosti so odražene.
Po tem računovodja opravi aritmetično preverjanje, ki se izteče v preverjanje pravilnosti aritmetičnih izračunov in izračunov, obdavčitev dokumentov. Obdavčitev se izvede z množenjem količine s ceno. Aritmetično preverjanje vam omogoča nadzor aritmetičnih izračunov seštevkov, pravilnost odseva količinskih in stroškovnih kazalnikov.
Po preverjanju računovodja obdela dokumente. Dodelitev dokumentov je sestavljena iz določitve računov, na katere je treba poslovne transakcije, sestavljene v dokumentih, evidentirati v breme in dobro.
Glavni področji za izboljšanje dokumentacije sta poenotenje in standardizacija. .
Primarne računovodske listine so sprejete v računovodstvo, če so sestavljene v obliki, ki je v albumu enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije.
Poenotenje oblik primarne računovodske dokumentacije je zelo pomembno za izboljšanje računovodstva, saj vzpostavlja in utrjuje enotne zahteve za dokumentiranje gospodarskih dejavnosti organizacij, sistematizira računovodstvo, iz obtoka izključuje zastarele in poljubne oblike ter prispeva k racionalni organizaciji računovodstva .
Enotni dokumenti- to so standardni dokumenti, odobreni po ustaljenem postopku in namenjeni registraciji homogenih transakcij v organizacijah z različnimi oblikami lastništva in različnimi značilnostmi industrije.
Standardizacija - nastavitev enakih, standardnih velikosti za tipične dokumente, kar vam omogoča zmanjšanje porabe papirja za izdelavo dokumentov, poenostavi njihovo obdelavo in shranjevanje.
Kateri dokumenti spadajo med primarne, bi moral vedeti vsak računovodja. To je posledica dejstva, da je prav ta dokumentacija osnova za računovodstvo. Dokazujejo dejstvo opravljanja gospodarskih dejavnosti. Novinar specialist na področju računovodstva mora ugotoviti, kaj je to, čemu služijo primarni dokumenti, kako jih sestaviti in shraniti. V nasprotnem primeru se težavam z regulativnimi organi ni mogoče izogniti.
Pravne osebe in zasebni podjetniki lahko sredstva med seboj prenašajo le na podlagi določene primarne dokumentacije. Predvideva se, da je primarni sestavek sestavljen še pred zaključkom poslovne transakcije, vendar zakonodaja ne izključuje možnosti, da ga sestavi za dokončanje transakcije, vendar morajo za to obstajati dobri razlogi.
Tako primarni kot konsolidirani računovodski dokumenti morajo vsebovati naslednje podatke: ime obrazca; datum in kraj, kjer je bil sestavljen; polno ime podjetja, ki ga je pripravilo; kateri računi se uporabljajo za prenos sredstev; polno ime odgovornega uradnika itd.
Primarni dokumenti (PD) so obvezna sestavina računovodstva. Sestavljene so med poslovnimi transakcijami in služijo kot dokaz, da so bile take transakcije zaključene. Pri izvajanju transakcije je lahko vključeno različno število primarnih dokumentov: odvisno je od posebnosti njene izvedbe.
Seznam operacij, ki jih je treba izvesti med transakcijo:
Obstaja 6 glavnih vrst računovodstva PD, ki se najpogosteje uporabljajo pri izvajanju različnih transakcij:
| pogodba | Pogodba določa pravice in obveznosti strank v transakciji. Pogodba se lahko sestavi za opravljanje storitev ali prodajo blaga. Civilni zakonik ne izključuje možnosti sklenitve ustnega dogovora, vendar je treba spomniti, da lahko le dokument, ki sta ga podpisali dve stranki, zaščiti pravice in interese oškodovanca v pravosodnem organu v primeru kakršnih koli težav, vključno z -izpolnitev obveznosti druge strani. |
| Račun-ponudba |
|
| Plačilna dokumentacija | To je potrditev dejstva, da je kupec plačal račun, ki ga je izdal proizvajalec. Obstajajo različne vrste takšnih dokumentov: zahtevki za plačilo, odredbe in čeki, strogi obrazci za poročanje. |
| Seznam pakiranja |
|
| Zakon o opravljanju del ali opravljanju storitev | Dvostranski dokument. Potrjuje ne samo dejstvo opravljenega dela, ampak tudi ceno, ki je bila plačana za izdelek ali storitev. Ta dokument služi tudi kot dokaz, da sta stranki v celoti izpolnili medsebojne obveznosti in nimata medsebojnih terjatev. |
| Račun | Pomemben dokument je, s pomočjo katerega se postavi podlaga za sprejem zneskov DDV, predloženih za odbitek. Očitno je ta dokument zelo pomemben za tiste strukture, ki so zavezanci za DDV. |
Seznam primarne računovodske dokumentacije je torej videti tako:
| Pogodba | S stranko se sklene pisno. Pomembno je povedati, da zakon ne prepoveduje ustne oblike take pogodbe, vendar stranke pogosteje raje določijo pravice in obveznosti, ki jih določa sporazum, na papirju. |
| Preverite | Vsebuje podatke o plačilu in ime blaga, ki se kupuje. |
| Ček (blago ali gotovina) ali oblika strogega poročanja | Izdano v primeru plačila v gotovini. V primeru brezgotovinskega plačila kupec izdelka ali storitve ostane kot plačilni dokument potrdilo o plačilu, ki ga potrdi bančna struktura. |
| Tovorni list | Izdano v času odpreme blaga. |
| Dejanje opravljanja storitev ali opravljanja dela | Zagotovljeno po popolni izvedbi storitev. |
Opredelitev pojma "primarni računovodski dokument" je podana v členu 60-1 Ruskega davčnega zakonika: primarni dokumenti so dokumentirani dokazi, da je bila transakcija izvedena ali da obstaja dogodek, ki daje pravico do nje. Takšni dokumenti so lahko v papirni ali elektronski obliki. Računovodstvo temelji na podobni dokumentaciji.
Člen 60-2 določa oblike takšnih dokumentov in zahteve za njihovo registracijo.
Še en normativni akt, ki opredeljuje primarno dokumentacijo in opredeljuje tudi njene oblike - zakon o računovodstvu in računovodskem poročanju.
Rusija je država, v kateri se zakonodaja o računovodstvu in plačilu davkov občasno spreminja. Glede na dejstvo, da se obrazci lahko spreminjajo ali dopolnjujejo, je treba slediti tem, katere spremembe odobrijo različne vladne agencije, vključno z ministrstvom za finance. Tako je bila na primer v začetku leta 2019 odobrena oblika računovodskega potrdila, ki je prej imelo poljubno obliko.
Upravni zakonik predvideva številne sankcije zaradi pomanjkanja primarnih dokumentov v organizaciji, opredeljene so v 276. členu zakonika.
PD so podlaga za začetek obračunavanja določenih transakcij in vpis v računovodski register. Tak dokument deluje kot pisni dokaz o tem, da je bila poslovna transakcija opravljena.
Te primarne računovodske dokumente, katerih obrazci niso uradno odobreni, potrdi vodja organizacije z izdajo ustreznega ukaza. Vsebovati morajo vse obvezne podatke, ki jih določa zakon.
Takšna dokumentacija mora biti pripravljena na papirju in podprta s podpisom osebe, ki je dokument sestavila. Če se uporablja elektronski dokument, mora biti podpisan z elektronskim podpisom.
Enotne oblike PD niso zavezujoče za uporabo. Izjema so gotovinski dokumenti, ki jih odobrijo pooblaščene strukture.
Obrazec PD mora vsebovati naslednje obvezne podatke:
Takšni dokumenti so razdeljeni v naslednje skupine:
Poročevalske dokumente je treba sestaviti natančno in jasno.
Temeljna pravila:
Leta 2019 se za pripravo PD uporabljajo standardni obrazci. Dokumenti so razdeljeni na zunanje in notranje.
Prva organizacija prejema od zunaj: od vladnih agencij, višjih organizacij, bančnih struktur, davčnih organov itd. Primeri zunanjih dokumentov: računi, plačilni nalogi ali zahtevki. Kar zadeva notranje dokumente, so sestavljeni neposredno v organizaciji.
Če je dokument napačno izpolnjen, bo imela organizacija težave pri določanju davčne osnove, kar lahko privede do nesoglasij z davčno službo.
Zgodi se, da se zmoti tudi izkušen računovodja, ki je dokument sestavil večkrat. Popraviti ga je mogoče le, če dokument ni bil odražen v računovodstvu, torej ni bil knjižen. Ne smemo pozabiti, da je popravljanje s kapjo nesprejemljivo.
Uporabite lahko le naslednje tri metode:
Slednje se uporablja v primeru, ko je v računovodskem registru prišlo do napake, za korespondenco računov pa ne velja. Ta metoda je primerna za uporabo pred sestavljanjem bilance. V tem primeru je treba napačno številko ali drug znak prečrtati s tanko črto, zraven pa je treba navesti pravilno vrednost. Na strani označite "verjemite, da je popravljeno", vnesite datum in podpis.
Dodaten vnos bo primeren, če je bil znesek transakcije, ki se izvaja, podcenjen.
Metoda razveljavitve vključuje popravljanje napačnega vnosa z negativno številko. Nepravilna številka je označena z rdečim črnilom in takoj je vnesen pravilen vnos, ki je narejen v običajni barvi.
Akti usklajevanja niso pravno povezani s primarnimi dokumenti, zato jih ne urejajo regulativni dokumenti. Prikazujejo poravnave, sklenjene za določeno obdobje med podjetji, ki imajo status pravne osebe, ali samostojnimi podjetniki.
Ta vrsta dokumentov se uporablja na pobudo računovodk, saj je z njeno pomočjo mogoče rešiti številna sporna vprašanja, ki ščitijo interese organizacije.
V katerih primerih je pomembno sestaviti poročilo o usklajevanju:
Ta dokument se lahko uporabi na sodišču v primeru spora med strankama.
Določba o shranjevanju primarne dokumentacije je zapisana na zakonodajni ravni.
Za različne vrste dokumentov so na voljo različni pogoji shranjevanja:
| Za eno leto | Ohraniti je treba korespondenco z regulativnimi organi glede pogojev vložitve dokumentacije za poročanje. |
| Vsaj 5 let | Shranjena je gotovinska dokumentacija in papirji, kot so bilance stanja za četrtletje, poročilo organizacije z obrazložitvijo za četrtletje; zapisnik seje o sprejetju četrtletne bilance stanja; primarna dokumentacija in blagajna; dokumenti o sistemskem in nesistemskem računovodstvu in drugi. |
| Vsaj 10 let | Hraniti je treba letno bilanco stanja, popis zalog, bilanco prenosov, ločitev, likvidacijo in druge dokumente. |
| Najmanj 75 let | Osebni račun vsakega zaposlenega in plačni listi se vodijo. |
Toda skoraj vsako poslovno dejavnost spremlja precejšnja količina različne dokumentacije. Vprašanje postane razumno, kateri so primarni dokumenti?
Primarno računovodstvo se nanaša na začetno stopnjo posploševanja posameznih gospodarskih operacij, ki označuje glavne procese organizacije.
Računovodski predmeti so:
Vse te operacije spremlja dokumentarna registracija. Informacije o poslovnih procesih in z njimi povezanih odtenkih so prikazane v primarni dokumentaciji.
Opredelitev primarnega dokumenta pomeni dokument, ki zajema začetne informacije o rezultatih katere koli dejavnosti.
Primarni dokument je pisni dokaz o izvajanju poslovanja. Ta dokument je sestavljen v času operacije ali takoj po njenem zaključku.
To pomeni, da se računovodski dokumenti, ki potrjujejo dejstvo poslovne transakcije, štejejo za primarne. Vse informacije, ki so prisotne v primarnih dokumentih, je treba prikazati v računovodstvu.
Za zbiranje in sistematizacijo se uporabljajo računovodski registri. Vsebujejo podatke o vseh poslovnih transakcijah, ki se izvajajo v organizaciji.
Po preteku določenega obdobja se podatki iz računovodskih registrov v združeni obliki prenesejo v računovodske izkaze.
Glavne vrste primarnih dokumentov so:
Ti dokumenti vsebujejo podatke o opravljeni poslovni transakciji. V nekaterih primerih so obrazci primarnih dokumentov razvrščeni kot strogi obrazci za poročanje.
Glede na vrsto poslovanja je primarna dokumentacija razdeljena na računovodske papirje za osnovna sredstva, plače, gotovinske transakcije, gotovino itd.
Zasluži posebno pozornost. Pravzaprav ta dokument skoraj ni primarni, saj ne opisuje posebne poslovne transakcije in je dodatek k primarnemu dokumentu.
Potreba po računu se pojavi v postopku prejema DDV. Hkrati pa boste morali predložiti račun ali akt.
Hkrati davčni zakonik omenja račun v neposredni povezavi s primarnimi dokumenti.
Temeljni namen primarnega dokumenta je potrditev pravne moči opravljene poslovne transakcije.
Hkrati je za nekatere izvajalce za izvedene operacije določena odgovornost za izvajanje operacij.
Primarni dokument vsebuje vse potrebne podatke o določeni poslovni transakciji, dejstvo obstoja dokumenta pa potrjuje izvedbo dejanja.
To pomeni, da so podatki o vseh gospodarskih dejavnostih organizacije shranjeni v primarnih dokumentih. Primarna dokumentacija se hrani za zagotavljanje osebnih potreb podjetja in za nadzorne strukture.
Računovodstvo se izvaja na podlagi primarnih dokumentov. Na podlagi podatkov, ki so na voljo v dokumentih, se oblikuje finančno in davčno poročanje.
Osnovna pravila za primarne računovodske dokumente so opredeljena v zveznem zakonu št. 402 z dne 6.12.11 "O računovodstvu".
Čeprav se uporaba nekaterih enotnih oblik ne šteje za obvezno, nič ne preprečuje njihove uporabe.
Odločitev o tej zadevi sprejme vodja gospodarskega subjekta. On odobri obrazce za primarne dokumente o predstavitvi osebe, odgovorne za vodenje računovodstva.
Koda se na pisemski glavi nahaja v zgornjem desnem kotu. Če poslovno dejanje ni sestavljeno s standardnim obrazcem, ampak z neodvisno razvitim obrazcem, potem "koda" ni potrebna.
V skladu z določbo 19 te določbe ni dovoljena prisotnost popravkov, madežev in izbrisov ali uporaba popravnih sredstev v bančnih dokumentih, položnicah / debetnih nakazilih, priloženih potrdilih in dokumentih, ki jih nadomeščajo.
Če se odkrije napaka, bančnih in gotovinskih dokumentov ni mogoče sprejeti v izvedbo. Njihovo ponovno sestavljanje je potrebno ob upoštevanju osnovnih zahtev.
Pomembno je, da nepravilno izvedenih ali poškodovanih gotovinskih dokumentov ni mogoče uničiti. Prečrtati jih je treba in jih priložiti v blagajniški izpisek (register) za dan, ko so bili izdani.
V procesu priprave in obdelave primarnih dokumentov se pojavi veliko različnih odtenkov. Med glavnimi so naslednji:
| Primarni dokument podpiše oseba s posebej odobrenega seznama | Seznam oseb, ki so upravičene do podpisa primarnih dokumentov, določi vodja organizacije v soglasju z glavnim računovodjo. Če se dokumenti nanašajo na transakcije finančne narave, jih podpišeta vodja in odgovorna oseba. V postopku registracije primarnih dokumentov je prepovedano reproduciranje podpisa glave po faksu |
| Primarni dokument je treba sestaviti ob zaključku | Poslovna transakcija ali takoj po njenem zaključku. Dokument, sestavljen po določenem času, ni priznan kot zakonit |
| Popravljanje bančnih in gotovinskih dokumentov je prepovedano | Popravki so dovoljeni v drugih primarnih dokumentih, vendar le, če obstajajo potrditveni podpisi odgovornih oseb in je naveden datum spremembe. |
| Treba je skrbno preveriti pravilnost primarnih dokumentov | Odsotnost obveznih podatkov ne omogoča nedvoumnega priznanja dokumenta kot uradne potrditve. Tudi če davčnemu zavezancu uspe dokazati zakonitost dokumenta s spremljajočo dokumentacijo, bo moral porabiti veliko časa za razprave o sporih in morebiti za sodne spore |
| Obvezna zahteva je izvedba primarnih dokumentov | V državnem jeziku v nacionalni valuti. Če obstajajo dokumenti v tujem jeziku, jih morate prevesti v ruski jezik |
V nekaterih primerih je pri pripravi primarne dokumentacije dovoljeno uporabljati dvostranski primarni dokument. To je oblika univerzalnega prenosnega dokumenta (UPD).
Video: primarni dokumenti
Obrazec UPD je delujoča oblika računa, ki jo dopolnjujejo nepogrešljivi kazalniki primarne dokumentacije.
Status "1" na UPD -ju omogoča, da ta dokument nadomesti ne le račun, ampak tudi akt ali račun.
V tem primeru se FRT hkrati uporablja pri izračunih in pri pripoznanju odhodkov v procesu obdavčitve dobička. UPD s statusom "2" nadomešča samo akt ali račun.
V FRT so elementi računa in primarni dokument, ki potrjujejo dokončanje poslovne operacije, združeni. Zakonodaja ne prepoveduje izdajanja računov ali tovornih listov na obeh straneh istega papirnega medija.
Žig ne spada med obvezne rekvizite primarnih dokumentov. Omenjanje tega ne vsebuje člen 9, drugi del zveznega zakona št. 402.
Zato je treba pečat postaviti, če organizacija uporablja lasten razvoj dokumenta, ki določa prisotnost pečata.
Hkrati pa je nujno treba s pečatom overiti tiste dokumente, za katere je prisotnost pečata določena z zakonom. Ti na primer vključujejo račune in.
Potrebo po pečatu lahko določi tudi računovodska politika organizacije ali dogovor strank.
17. člen zveznega zakona "O računovodstvu" organizacijo zavezuje, da za določeno obdobje hrani primarno dokumentacijo, računovodske registre in računovodske izkaze.
V skladu s standardi državne organizacije arhiviranja to obdobje ne sme biti krajše od petih let. Med shranjevanjem je treba zagotoviti zaščito pred nepooblaščenimi spremembami.
Vse popravke je treba obrazložiti in ustrezno potrditi. Vsebina računovodskih registrov in računovodskih izkazov je poslovna skrivnost.
Za njegovo razkritje so odgovorne osebe, ki imajo dostop do informacij, v skladu z normami zakonodaje Ruske federacije. Sprva se primarni računovodski dokumenti hranijo v zaprtih omarah pod nadzorom glavnega računovodje organizacije.
Pravilno obdelani dokumenti se prenesejo v arhiv za shranjevanje. Lastnik podjetja je neposredno odgovoren za njihovo varnost.
Prisotnost primarnih računovodskih dokumentov je sestavni del dejavnosti katere koli organizacije.
Brez njih je normalen obstoj podjetja praktično nemogoč. Zato je tako pomembno poznati in upoštevati postopek priprave in obdelave primarnih dokumentov.
Vsako podjetje mora uporabiti standardne obrazce, ki odražajo dejstva poslovnih transakcij. Poglejmo, katere enotne oblike primarnih računovodskih dokumentov odobri vlada. VsebinaPomembni vidiki Katere oblike primarnih računovodskih dokumentov (seznam) se uporabljajo? Kakšen je njihov rok trajanja ...
Danes v računovodstvu pomembno mesto zaseda pravilna izvedba primarne dokumentacije. Zato mora vsak računovodja znati pravilno sestaviti to vrsto dokumentov. Ta članek bo posvečen temu vprašanju.
Primarni dokumenti veljajo za podlago za vpis v računovodstvo in vpis v register. Ti dokumenti, ki se uporabljajo v računovodstvu, veljajo za del sistema upravljavske dokumentacije.
V računovodstvu je dovoljeno vpisovanje dokumentov v register primarne dokumentacije le, če so sestavljeni v strukturi, ki se nahaja v določenih albumih, ki vsebujejo enotne obrazce. Ustvarjeni so posebej za primarno dokumentacijo. V teh obrazcih lahko najdete vzorec zahtevanih dokumentov. Ta oblika je določena z zakonodajo Ruske federacije. Obrazec je bil v Rusiji potrjen z odredbo Ministrstva za finance.
Razvrščeni so po vseslovenski klasifikaciji upravljavske dokumentacije, okrajšavi OKUD. V skladu s to klasifikacijo je vsakemu primarnemu dokumentu dodeljena koda OKUD.
V računovodskem oddelku za registracijo takšnih podatkov obstaja standardni obrazec. Vanj je možno vključiti dodatne in nove vrstice. Te nove podrobnosti, ki jih predvideva predhodno legaliziran obrazec, je treba nespremenjeno ohraniti nespremenjene. Nove spremembe, ki so bile narejene, se izvedejo v skladu z obstoječim naročilom (naročilom). Te spremembe računovodskih obrazcev ne veljajo za gotovinske transakcije.
Obrazci, ki jih je odobril Goskomstat Rusije, vsebujejo določena področja s kodiranimi podatki. Izpolnjeni so v celoti v skladu s klasifikatorji, sprejetimi v Ruski federaciji. Ne pozabite, da se kode, ki nimajo povezav v skladu s sprejetim klasifikatorjem (to velja za stolpce z imenom "Vrsta postopkov" in druge), uporabljajo za posploševanje in razvrščanje informacij, prejetih pri obdelavi podatkov z računalniki. Nameščeni so v strogem skladu z izbranim kodnim sistemom, ki ga je ta organizacija legalizirala. 
Poleg tega se računovodski dokumenti posredujejo računovodstvu, ki ga je podjetje razvilo samostojno. To so posebni obrazci v računovodstvu, ki vsebujejo zahtevane podatke. Določa jih ruska zakonodaja. Računovodstvo omogoča samorazvoj, vendar le informacije, ki v albumih ne vsebujejo standardiziranih vzorcev.
Danes v računovodskem oddelku za obvezne pogoje za obdelavo primarnih podatkov veljajo naslednji:
Kakovostna, pravočasna izvedba vse primarne dokumentacije (ne pozabite na zanesljivost podatkov, navedenih v njih), pa tudi nadaljnji prenos v računovodstvo je treba izvesti v rokih, ki jih določa zakon. To se naredi za prikaz datuma v računovodstvu. Te postopke sestavijo ljudje, ki so sestavili in podpisali dokumente.
Vedeti morate, da v računovodstvu seznam teh ljudi, ki imajo pravico do podpisa v primarnem dokumentu, lahko določi le vodja te organizacije (s predhodnim dogovorom z glavnim računovodjo). Samo ti ljudje lahko določijo seznam uradnikov, ki imajo pravico do podpisa. Dokumentacijo, po kateri lahko registracijo različnih poslovnih postopkov v zvezi z denarnimi sredstvi podpišeta le vodja in glavni računovodja. Poleg zgoraj navedenih oseb so dovoljeni podpisi drugih oseb. Ne pozabite, da morata najprej vse odobriti vodja in glavni računovodja.
Zato so v računovodstvu primarni dokumenti neposreden dokaz izvajanja naslednjih vrst poslovnih postopkov: dvig gotovine, plačilo blaga in drugo. Sestavijo se takoj ob zaključku postopka ali po njegovem zaključku (če je nemogoče sestaviti v času samega postopka). 
Po obstoječi klasifikaciji so računovodski primarni dokumenti razdeljeni na naslednje vrste:
Podrobneje razmislimo o zadnjih dveh skupinah:
Za pravilno vodenje seznama primarne dokumentacije v računovodstvu je bil razvit in nato odobren določen urnik poteka dela. Določa čas premikanja, postopek prenosa primarne dokumentacije v podjetju in nadaljnje prejemanje v računovodski službi.
Vse te dokumente, ki jih je prejel računovodja, je treba preveriti glede naslednjih točk:
Če se v dokumentu odkrijejo nedoslednosti za katere koli parametre, jih je treba popraviti. Oseba, ki jo je zasnovala, naj vlada. Včasih je treba rekonstruirati celoten dokument.
Šele po preverjanju je prenos dokumentacije v računovodstvo. Podatki iz njih se prenašajo v računovodske registre. Dokument sam prejme oznako, ki omogoča izključitev možnosti njegove ponovne uporabe. Ta oznaka lahko predstavlja datum vpisa in vpisa v računovodski register.
V računovodskem oddelku je dovoljeno sestavljanje primarne dokumentacije na strojnih ali papirnatih medijih. Ko je bil uporabljen strojni medij, je treba narediti papirno kopijo. 
Vse informacije se predajo v arhiv le v kronološkem vrstnem redu. Dokončan je, nato prepleten in shranjen v mape. Ta postopek spremlja izdaja potrdila. Med shranjevanjem v arhivski zgradbi je treba podatke zaščititi pred nepooblaščenimi popravki. Izvajanje popravnega postopka je možno le, če se potrdi veljavnost razloga. Popravki so potrjeni s podpisom uradnika. Vnesti je treba datum popravka.
Shranjevanje primarne dokumentacije poteka v določenih obdobjih, ki so določena v zakonodaji Ruske federacije. V skladu z njo mora organizacija hraniti vse primarne dokumente ter računovodske in poročevalske registre najmanj 5 let. V tem primeru je treba podatke, potrebne za plačilo in izračun davkov, hraniti 4 leta. Prav tako se dokumentacija, ki potrjuje izgubo, hrani skozi celotno obdobje zmanjšanja obdavčljivega dobička v podjetju za znesek prej prejete izgube. Dokumentacija, ki beleži osebje, osebne račune vseh zaposlenih, je v arhivu shranjena 75 let.
Ne pozabite, da se obdobje skladiščenja začne teči od 1. januarja leta, ki sledi letu papirja.
Zakonodaja ne vsebuje jasnih pravil glede izvajanja postopka za obnovitev takšnih dokumentov. Ta vidik je pomemben v primeru poškodbe ali izgube potrebnega.
Nekateri predpisi vsebujejo jasna navodila o rokih shranjevanja primarnih računovodskih evidenc. Toda postopek po korakih, ki bi ga bilo treba izvesti v primeru izgube, ni opredeljen. V tem primeru je treba z odredbo imenovati komisijo, ki vodi preiskavo, da ugotovi vzroke za škodo, izgubo, kršitev celovitosti dokumenta. V študijo je mogoče povezati predstavnike preiskovalnih organov, predstavnike varnostne in gasilske službe. Temu sledijo ukrepi okrevanja. 
Na kratko smo govorili o odpravljanju napak v zgornji primarni dokumentaciji. Popravek obstoječih napak v dokumentih in računovodskih registrih je določen v zakonodaji Rusije.
V skladu s temi predpisi je strogo prepovedano popravljati dokumentacijo v zvezi z bančnimi in gotovinskimi informacijami. V drugih situacijah se popravki izvedejo le, če obstaja dogovor z vsemi udeleženci poslovnega postopka. Ta sporazum je nujno potrjen s podpisi vseh udeležencev popravka. Prav tako obvezno navedite datum vnosa vseh popravkov.
Ne pozabite, da je treba v računovodstvu podrobnosti dokumenta, ki ga je treba popraviti, prečrtati s tanko in jasno črto, tako da je prečrtana izvirna vsebina / pomen popravka jasno viden. Blizu potrebnega si vnesite zapis »Popravljeno prepričanje«. Po tem je treba popravek potrditi s podpisom uradnika, ki je popravil. Dokument mora vsebovati njegove začetnice in priimek.
Poznavanje zgornjih določb bo pripomoglo k pravilni in hitri sestavi primarne dokumentacije za računovodstvo.
Če pogledate vnos, se boste naučili, kako predložiti primarno dokumentacijo davčnemu uradu v Rusiji.
