اتفاق - اتفاق بين شخصين أو أكثر بشأن إنشاء أو تغيير أو إنهاء الحقوق والالتزامات المدنية (وفقًا للمادة 420 من القانون المدني للاتحاد الروسي).
معدلة بشكل صحيح نظام عقد العملفي المؤسسة يمكن أن يمنع الأخطاء غير الضرورية وسوء الفهم الذي يستنزف الموارد البشرية والمالية. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعد على تجنب العديد من النزاعات القضائية.
علي سبيل المثال، أبسط خطأفي عمل بعقديمكن أن تقود مؤسستك ليس فقط إلى محكمة التحكيم، ولكنها أصبحت أيضًا سببًا لبدء دعوى جنائية "ضريبية". وهذا بدوره قد يؤثر على سمعة المنظمة ، وفي حالة المناقصات ، قد يؤثر سلبًا على نتائجها.
كاتب المقال ، بعد أن صعد السلم الوظيفي من منصب مساعد السكرتير إلى نائب الرئيس الإدارة القانونيةالفيدرالية الكبرى مؤسسة وحدويةيشارك خبرته المكتسبة في هذا المجال تنظيم تداول الوثائقالعقود في المؤسسة. في هذه المقالة ، سوف نلقي نظرة فاحصة على:
في المرحلة الأولى من البناء أنظمة العمل بالتعاقدمن الضروري تحديد المبدأ الذي سيتم بناؤه عليه:
للقيام بذلك ، يجب عليك إجراء مسح للعمليات التجارية وطرق تشغيل المؤسسة. بناءً على المعلومات الواردة ، مسألة من سيكون المسؤول تنظيم عمل العقد:
بعد التحليل خبرة في العمل بموجب عقدفي روسيا ، يمكن لمؤلف المقال أن يقول ذلك في معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تدفق وثيقة العقود"ممزق" - مقسم بين العمال الفرديين. يقوم المنفذ المسؤول بإعداد مسودة العقد ، وتنظيم الموافقة عليه ، وسجلات السكرتير أو الكاتب ، ويتم تخزين العقد إما من قبل المنفذ المسؤول ، أو رئيس الحساباتالأعمال التجارية أو أي شخص آخر.
في الشركات الكبيرة ، كقاعدة عامة ، يتم استخدام مبدأ المركزية: يقوم المنفذ المسؤول بإعداد مسودة عقد وتقديمه إلى خدمة إدارة المكاتب (أو قسم العقود) ، والذي يقوم بتنسيق العقود وإبرامها وتسجيلها وتسجيلها وتخزينها وإصدارها. نسخ منها.
في الوقت الحالي ، يعد تنظيم العمل التعاقدي على أساس مركزي هو الأفضل بالنسبة للشركات الكبيرة التي لديها شبكة من الأقسام الإقليمية البعيدة.
إعداد مشروع اتفاقية (قم بإعداد مسودة العقد الخاصة بك أو مراجعة المستلم من الطرف المقابل) قام بها الشخص المسؤولللوحدة الهيكلية التي تشرع في إبرام العقد ، مع محام.
وفقًا للمادة 161 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، يجب إجراء معاملات الكيانات القانونية فيما بينها ومع المواطنين في شكل كتابي بسيط ، باستثناء المعاملات التي تتطلب التوثيق.
يتم تقديم مسودة الاتفاقية للمصادقة والتوقيع على النحو التالي: عدد النسخ:
في هيكل أي عقد عمل ، يوصى بالنص على ما يلي: أقسام ،والتي يمكن دمجها أو فصلها في بعض الحالات:
نتحقق من الطرف المقابل!
في مرحلة العمل بمسودة العقد ، يلتزم المنفذ المسؤول بضمان أن الطرف المقابل يقدم حزمة من المستندات. ويرجع ذلك إلى عدد من الأسباب هذا. الحقيقة هي أن العقد المبرم قد لا يكون له قوة قانونية (على سبيل المثال ، إذا تم توقيعه من قبل شخص غير مصرح له). لتجنب مثل هذه التجاوزات ، من الضروري التعامل بعناية مع التحقق من مستندات الطرف المقابل.
بناءً على الممارسة ، يمكننا القول أن التحقق الكامل من مستندات الطرف المقابل (أي التحقق ليس فقط التسجيل و الوثائق التأسيسيةولكن أيضًا الأوراق المالية ووثائق الشركة والأصول وتقارير المراجعين ، القوائم الماليةإلخ) غير مناسب لإبرام جميع العقود. قد يكون من الضروري ، على سبيل المثال ، عند الانضمام إلى منظمة ، حيث يتم الحصول على عمل عام ، وفي سياقه يمكن إنشاء التزامات معينة.
يتم تحديد قائمة المستندات المقدمة من الطرف المقابل من خلال الخدمة القانونية للمنظمة. فيما يلي قائمة عينة منها لأخذها في الاعتبار:
لا يوجد حاليًا في روسيا قانون قانوني تنظيمي عام يحدد إجراءات التحقق من مستندات الطرف المقابل في جميع المنظمات. على الرغم من وجود بعض خاصة أنظمة. علي سبيل المثال، منظمات الائتمانو أعضاء محترفينيحق لسوق الأوراق المالية طلب معلومات معينة عن الطرف المقابل:
بناءً على ممارسة العمل ، يمكننا القول أنه في معظم الحالات يتم تقديم المستندات من قبل الطرف المقابل دون مشاكل. لقد أصبح هو القاعدة علاقات عمل. تبدأ المشاكل عند فحص المستندات. قد يتضح ، على سبيل المثال ، أن الترخيص أو التوكيل الرسمي قد انتهى. إذا كان الطرف المقابل ، لعدد من الأسباب ، لا يمكنه أو لا يريد تقديم المستندات ، فيجب أن ينبهك ذلك.
إعداد مسودة العقد يخضع المنفذ المسؤول لخدمة إدارة السجلات(أو قسم العقود) مع حزمة من الوثائق.في شركتنا تتكون من:
يتم تسجيل أوراق الموافقة على مشاريع الاتفاقيات في مجلة خاصة ، مما يجعل من الممكن تسجيل عدد مشاريع الاتفاقيات المقدمة للموافقة بوضوح. كما تعكس المجلة التقدم المحرز في تنسيق مسودات الاتفاقيات. يساعد وجود روابط لتاريخ استلام الاتفاقية للموافقة وتاريخ الإرجاع من المتخصصين المعتمدين على تتبع شروط الموافقة من قبل كل متخصص معتمد ، وكذلك انتهاكها ؛
وتجدر الإشارة إلى أن قائمة الوثائق أعلاه تقريبية ، لأن. تضع كل مؤسسة إجراءاتها الخاصة للعمل التعاقدي ، والتي تعتمد إلى حد كبير على نوع نشاط المنظمة وحجم العقود. من القائمة أعلاه ، لكل شركة الحق في اختيار تلك المستندات الأكثر ملاءمة لها.
لذلك ، على سبيل المثال ، في شركات التجارة والتصنيع الكبرى ، من المستحسن أن يكون لديك ملاحظة توضيحية للعقد. يعطي فكرة واضحة عن الغرض من العقد. إذا كان رئيس المؤسسة يجب أن يوقع عدد كبير منالعقود على أساس يومي ، فإن الملاحظة التفسيرية تقلل بشكل كبير من الوقت الذي يقضيه في دراسة العقد. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر المعلومات اللازمة لاعتماد الموظفين.
بشكل كبير الشركات التجاريةتقدم السلع أو الخدمات ، وقد تم تطوير العقود القياسية ، وفي هذه الحالة ليست هناك حاجة لإعداد مذكرة توضيحية ، وربما ورقة الموافقة. ليست هناك حاجة لهذه المستندات في الشركات الصغيرة ، حيث يمكن للمدير التوقيع على عقدين في اليوم. لذلك ، يجب التعامل مع تنظيم العمل التعاقدي بطريقة إبداعية ، وتحليل العديد من العوامل واختيار أكثرها افضل طريقهالموافقة على العقود.
تنسيق مشروع الاتفاقية ينظم العمل المكتبي(أو قسم العقود).
بقدر ما العلاقة التعاقديةيتم خدمتها من قبل الخدمات القانونية والمحاسبية والمالية ، واتضح أن العمل التعاقدي يجب أن يتخلل من خلال وعبر كامل النشاط الاقتصاديالشركات. منظم بشكل صحيح التفاوض على العقوديساعد في القضاء على الاحتمال عواقب سلبيةالمرتبطة ببطلان العقد أو الخسائر الاقتصادية والضريبية والعملات والجمارك وغيرها من الخسائر الإضافية.
يمكن لكل مؤسسة أن تحدد بشكل مستقل قائمة الأشخاص المنفذة الموافقة على مشروع العقدوالتي يجب أن تنص عليها اللوائح المحلية. كقاعدة عامة ، المناصب "المناصرة" هي:
يعتمد توفر التأشيرات الإضافية على تفاصيل العقد المرسل للموافقة عليه.
لتحسين عملية التفاوض على العقود في المنظمة ، النماذج القياسية للعقود, والتي يجب أن تتم الموافقة عليها بأمر من رئيس المنظمة (انظر المثال 2). كقاعدة عامة ، ينطبق هذا على العقود التي يرتبط إبرامها بالنشاط الرئيسي للمؤسسة: في المنظمات التجاريةهم انهم عقود التوريد القياسيةوشركات التأمين تتطور عقود التأمين القياسية.
في ختام عقد قياسيتتم الموافقة على مسودته فقط مع الخدمة القانونية ، والتي تتحقق من مسودة الوثيقة المقدمة للامتثال للمعيار الأول وتتحقق من مستندات الطرف المقابل. وهذا يقلل بشكل كبير من الوقت اللازم للتفاوض بشأن مسودة الاتفاقية.
يجب التمييز العقود القياسية، المعتمدة من قبل المنظمة ، وما يسمى بقوالب العقود ، والتي تمثل نصوص نموذجيةانكماش. على عكس المشاريع العقود القياسية يجب أن يتم الاتفاق على مسودات العقود التي يتم وضعها باستخدام نموذج مع مجموعة كاملة من المتخصصين في مؤسسة معينة.
يقوم جميع المتخصصين الذين وافقوا على مسودة العقد بتدوين الملاحظات في ورقة الموافقة(انظر المثال 3) ، وفي حالة الاختلاف مع مسودة العقد ، يجب عليهم كتابة استنتاج مسبب في ورقة الملاحظات أو إصداره في النموذج وثيقة منفصلة(انظر المثال 4).
تحتوي ورقة الموافقة التي تم تطويرها في مؤسستنا والموضحة لك في المثال 3 على قسم "توقيع العقد". لكنها ذات صلة فقط بالمؤسسات الكبيرة ذات الامتداد كمية كبيرةالأشخاص الذين يحق لهم توقيع العقود. يساعد قسم "الملاحظات" في تأكيد نقل المستندات (قائمتهم) من قبل موظفي الخدمة الكتابية (قسم العقود) إلى المنفذ المسؤول لإرسال المستندات إلى الطرف المقابل ، أهميةعند فقد المستندات.
مع الغياب ملاحظات توضيحيةفي المؤسسة في ورقة الموافقة ، يمكنك الدخول معلومة اضافية، بوضعه قبل قسم "الاتفاقية":
يجب تحديد شروط الموافقة على مسودة العقد من قبل كل متخصص في القانون التنظيمي المحلي ، وقد يكون هذا هو اللائحة الخاصة بالعمل التعاقدي. حيث المسؤولية عن الوفاء بالمواعيد النهائيةيتم تعيينه للمتخصصين الذين يقومون بالمراقبة ، ويتم تعيين التحكم في الامتثال للمواعيد النهائية لرئيس خدمة إدارة السجلات (رئيس قسم العقود).
إذا كانت هناك تعليقاتفي رؤية الأشخاص ل مشروع معاهدةيتم نقلها من قبل موظفي الخدمة الكتابية (قسم التعاقدات) إلى المقاول لإزالة التعليقات ، ثم إعادة إرسالها للموافقة عليها. إذا استمرت الخلافات ، يبدأ المنفذ المسؤول اجتماعًا بمشاركة رؤساء الإدارات المعنية. يتم تسجيل الاجتماع ، وبناءً على نتائجه ، يقرر مدير المنظمة مدى ملاءمة أو عدم جدوى إبرام اتفاق.
عند تنظيم عملية التفاوض على العقود ، يجب مراعاة فارق بسيط. في وثيقة تنظيمية محلية ، كقاعدة عامة ، تحدد مواقف المتخصصين الذين لهم الحق في عقود التأشيرة دون ذكر أسمائهم.هذا مناسب لأن في حالة الفصل أو نقل الموافق ، لا يلزم إجراء تعديلات على القانون التنظيمي المحلي.
ومع ذلك ، في حالة عدم وجود موظفين (عند إرسالهم في رحلة عمل ، أو في إجازة مرضية) الذين لهم الحق الموافقة على العقود، لا يتم دائمًا تعيين المتخصصين بالوكالة للمتخصصين المذكورين أعلاه. لذلك ، من أجل تنفيذ عملية مستمرة للتفاوض على العقود ، قد تُمنح المنظمة الحق في الموافقة على مسودة العقود بأمر. موظفين محددين بالإضافة إلى ذلك. يتم عرض ترتيب العينة في المثال 5.
يتم إعداد مسودة اتفاقية متفق عليها من قبل جميع المتخصصين من قبل خدمة حفظ السجلات (أو موظفي قسم العقود) للتوقيع.
هناك حالات عندما تلقى أحد الطرفين اتفاقية موقعة ومختومة من قبل الطرف الآخر ، استبدال بعض الصفحاتمخالفة الاتفاقيات السابقة. من أجل تجنب حدوث مثل هذه المواقف ، في ممارسة العمل التعاقدي ، هناك عدة طرق:
الحق في توقيع العقدلديك:
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن حتى عندماتم توقيع العقد ليس ممثلاأ أول شخص في الشركة - قد لا يكون لديه دائمًا السلطة لإتمام المعاملة.
على سبيل المثال ، اتخاذ قرار بإبرام صفقة كبرى يكون موضوعها ملكًا لشركة مساهمة تزيد قيمتها عن 50٪ قيمة الكتابيجب الموافقة على أصول الشركة اعتبارًا من تاريخ القرار بشأن المعاملة اجتماع عامالمساهمين (المادة 79 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر 1995 رقم 208-منطقة حرة "بشأن الشركات المساهمة").
تم إدخال إجراء مماثل لرؤساء المؤسسات الوحدوية. وفقًا للمادة 23 من القانون الاتحادي الصادر في 14 نوفمبر 2002 رقم 161-FZ "بشأن المؤسسات الوحدوية على مستوى الدولة والبلديات" ، يكون رئيس المؤسسة الوحدوية محدودًا في مقدار المعاملات التي تم إجراؤها. وبالتالي ، يجب ألا تتجاوز صفقة نقل الملكية 10٪ الصندوق القانونياو 50 الفا قانوني الأبعاد الدنياالأجور (في الوقت الحالي تبلغ 5.000.000 روبل). لاستنتاج المزيد صفقات كبيرةمطلوب موافقة المالك.
قيود مماثلة منصوص عليها في الفن. 46 من القانون الاتحادي المؤرخ 8 فبراير 1998 رقم 14-FZ "بشأن الشركات ذات المسؤولية المحدودة".
بجانب، قيود إضافيةيجوز تضمين صلاحيات الشخص الأول للشركة في الوثائق التأسيسية للمشروع. في حالة وجود مثل هذه القيود ، يجب توخي الحذر لضمان موافقة الأشخاص المعنيين على قرار إبرام العقد. خلاف ذلك ، يمكن إعلان العقد باطلاً بحكم الفن. 174 من القانون المدني للاتحاد الروسي.
اذا كان يتم توقيع العقد من قبل شخص على أساس توكيل رسمي ،تحتاج إلى الانتباه إلى النوع الذي تنتمي إليه. اعتمادًا على محتوى الصلاحيات المحددة في المستند ، هناك ما يسمى:
لماذا من المهم معرفة هذا الاختلاف؟ مجرد حقيقة أن الشخص الذي يوقع العقد لديه توكيل رسمي لا يعني أن الشخص لديه سلطة إبرام هذه الاتفاقية. يتصور حالات محددة(انظر الأمثلة 7 و 8). في كلتا الحالتين ، ستكون المعاملات غير صالحة.
كما ينبغي أن يؤخذ في الاعتبار ذلك يتم إصدار التوكيل على ال فترة معينة, التي يتم تحديدها وفقًا لتقدير الشخص الذي أصدرها ، ولكن لا يمكن أن تتجاوز 3 سنوات (المادة 186 من القانون المدني للاتحاد الروسي). إذا لم تحدد مدة الصلاحية في التوكيل ، فتظل سارية المفعول لمدة سنة واحدة من تاريخ صدوره. التوكيل الذي لا يشير إلى تاريخ صدوره باطل. هذا المستنديجب أن يوقع من قبل رئيس المنظمة ، أو من قبل شخص تم منحه الحق في التوقيع على التوكيلات. التوكيل الرسمي الصادر عن طريق الاستبدال صالح فقط في حالة التوثيق وفقًا للفقرة 3 من الفن. 187 من القانون المدني للاتحاد الروسي (باستثناء حالات فردية) ، لا يجوز أن تتجاوز فترة صلاحية هذا التوكيل فترة صلاحية التوكيل الذي صدر على أساسه.
يتم عرض عينة من التوكيل الرسمي الخاص في المثال 9. وتجدر الإشارة إلى أن طبعة الختم يجب أن تأخذ جزءًا من لقب الشخص الذي يوقع على التوكيل الرسمي. بالإضافة إلى ذلك ، سنقدم مثالاً على إصدار أمر بإلغاء التوكيل لسبب شائع مثل فصل الموظف (انظر المثال 10).
في الخدمة الكتابية (قسم العقود) يجب يتم الاحتفاظ بنسخ (أو أصول) من التوكيلات الخاصة بالحق في توقيع العقود.ل تنظيم المعلومات بالوكالة يتم إعداد سجل التوكيلات الخاصة بالحق في توقيع العقود (انظر المثال 11). يجب تقديم نسخ من التوكيلات لرؤساء الأقسام الذين يقومون بإعداد مسودات العقود. على أساس التوكيلات الصادرة ، يتم تجميع سجل عينات توقيعات الأشخاص الذين يحق لهم توقيع العقود (انظر المثال 12).
نقدم انتباهك إلى مصفوفة لعملية الموافقة على العقود وتوقيعها (انظر المثال في المثال 13).
الرموز: ف - علامات ؛ MP - يمكنه التوقيع ؛ ب- مشاهد. إيلاء اهتمام خاص ل رمزالنائب - يمكنه التوقيع. الحق في توقيع نفس العقود ، مع نقطة قانونيةالرؤية ، قد يكون لها عدة أشخاص في وقت واحد (أولاً وقبل كل شيء ، هذا هو الشخص الأول في المنظمة ، بالإضافة إلى الأشخاص الآخرين الذين لديهم توكيلات مناسبة). ومع ذلك ، وفقًا للإجراءات المعمول بها داخل المنظمة ، يمكن توقيع اتفاقيات متجانسة من قبل شخص واحد فقط ، بينما يحصل الأشخاص الآخرون على فرصة لممارسة صلاحياتهم فقط في حالة غيابه (المرض ، رحلة العمل ، إلخ).
إذا كانت الشركة لديها ممارسة الإرسال مع العقود تغطي الرسائل، قد يُعهد إلى الخدمة الكتابية (القسم التعاقدي) بوظيفة إعدادهم. يتم إرسال الرسائل ليتم التوقيع عليها من قبل المدير مع مسودة الاتفاقية.
جميع العقود الموقعة من قبل الشخص الأول في المنظمة أو الشخص المفوض من قبله على أساس توكيل رسمي مصدق عليها بختم المنظمة. يوضع الختم على العقد عندما:
يتم تحويل جميع العقود الموقعة من قبل رئيس المؤسسة (الشخص المخول) إلى الخدمة الكتابية (قسم العقود) للتسجيل مع تخصيص الرقم المقابل للعقد.
يجب على كل طرف في العقد ، بعد التوقيع ، التنازل عنه رقم سريوالتأكد من تسجيلها الداخلي. لذلك ، عادة ما يكون رقم العقد معقدًا ، يتكون من أعداد منفصلة من الأطراف المقابلة ، والتي تتم كتابتها من خلال كسر ،وهو أمر غير مناسب دائمًا (انظر المثال 14).
في الممارسة العملية ، هناك طريقة أخرى تخصيص رقم العقد: إذا حصلت المنظمة على عقد بالفعل تخصيص رقم على جانب واحد ،ثم يشير الطرف الثاني ، بعد إجراء التسجيل الداخلي ، إلى رقم تسجيله على ظهر الصفحة الأخيرة من المستند. في هذه الحالة ، يتم استخدام طابع خاص يشير إلى اسم المنظمة ورقم تسجيل العقد والتاريخ (انظر المثال 15). في هذه الحالة ، سيكون رقم العقد هو الرقم المخصص من قبل الطرف المقابل (انظر العقد رقم AB104 مع Leos LLC في المثال 16).
عندما تتلقى منظمة اتفاقية بدون رقم ، يتم تخصيص رقم يطابق رقم التسجيل ، ثم يتم إلصاقه على الصفحة الأولى من المستند (انظر الاتفاقية مع MOR CJSC No. 116/10/06 في المثال 16).
 |
بالنسبة للشركات الكبيرة ، يمكن التوصية بالهيكل التالي رقم تسجيل العقد: الرقم التسلسلي للتسجيل في خدمة إدارة السجلات ، رقم الوحدة الهيكلية حسب التصنيف المعتمد في المنظمة أو حرف التعيين للوحدة الهيكلية ، سنة إبرام العقد. على سبيل المثال: 108/07/06 أو 199-KS / 06 ، حيث KS هو التعيين الحرفي للخدمة التجارية.
تسجيل العقوديتم إجراؤها في مجلة خاصة ، والتي ، كقاعدة عامة ، يتم حفظها في شكل إلكتروني. نوصي بالتكوين التالي لأعمدة مجلة تسجيل العقود:
إذا كانت المنظمة تستخدم ترقيم العقود من خلال كسر ، فبدلاً من عمودين "رقم التسجيل" و "رقم إضافي (رقم الطرف المقابل)" ، يتم إدخال واحد - "رقم العقد".
في بعض الحالات، التي يحددها القانونتتطلب العقود تسجيل الدولة. علي سبيل المثال:
يتم نقل العقد الموقع نيابة عن مؤسستك إلى المنفذ المسؤول مقابل التوقيع في ورقة الموافقة (انظر المثال 3 في الجزء الأول من المقالة في الصفحة 35 من عدد مارس من المجلة لعام 2006) لنقله إلى الطرف المقابل. في منظمتنا ، تقع مسؤولية تسليم العقد للطرف المقابل على عاتق المقاول بموجب العقد. كقاعدة عامة ، في المؤسسات الكبيرة ، يتم تعيين إرسال المستندات إلى خدمة DOW ، والتي يجب أن تحتفظ بسجل للوثائق المرسلة.
يمكن إرسال العقد طرد مسجلمع إشعار الاستلام. يمكن نقلها مقابل التوقيع إلى المسؤولين المعتمدين من المنظمة المقابلة أو بطريقة أخرى تسمح لك بتأكيد حقيقة استلام العقد بشكل موثوق.
عند إرسال المستندات المهمة عن طريق البريد ، يجب عليك القيام بذلك عن طريق البريد المسجل مع إشعار الاستلام. سيسمح لك تتبع عودة الإخطارات بالتحكم في تقدم تسليم العقود إلى الشركاء. في بعض الحالات ، يكون من المناسب إرسال المستندات مع قائمة المرفقات (في شكل خطابات وطرود قيمة).
للأسف ، قد تُفقد المستندات أو تتلف أو تتأخر في تسليمها عند إرسالها بالبريد. في جميع هذه الحالات ، وفقًا لقواعد تقديم الخدمات البريدية (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 أبريل 2005 رقم 221) ، يمكنك التقدم بطلب إلى مكتب البريد لتقديم مطالبة. علاوة على ذلك ، لكل من المشغل البريدي الذي قبل الشحنة ، والمشغل البريدي في وجهة العنصر البريدي. عمال البريد ملزمون بقبول مطالبتك للنظر فيها في غضون 6 أشهر من تاريخ إرسال المستندات التي تبحث عنها أو التي تضررت بواسطتهم.
المطالبة مكتوبة. ومرفق بها نسخ من جميع الوثائق المتعلقة بالمسألة قيد النظر. بادئ ذي بدء ، هذا إيصال للإرسال وقائمة جرد للمرفق (إذا كنا نتحدث عن شحنة ذات قيمة). يتم إرفاق نسخة من عقد تقديم الخدمات البريدية فقط في حالة إبرامها. إذا كان جوهر المطالبة يتعلق بالتأخير في تسليم عنصر بسيط ، فمن الضروري تقديم غلافه مع تواريخ استلام واستلام العنصر البريدي المشار إليه عليه.
تعتمد شروط النظر في المطالبات على جغرافية حركة العنصر البريدي الذي نشأت به المشاكل. بالنسبة للشحنات داخل نفس المنطقة ، يجب الرد عليك في غضون 5 أيام. لجميع الآخرين البنود البريديةوالتحويلات - في غضون شهرين.
إصدار أصول ونسخ العقوديتم تنفيذها من قبل موظفي خدمة إدارة السجلات (القسم التعاقدي) بناءً على طلب مكتوب. في مؤسستنا ، تم توثيق ذلك من خلال مذكرة. يجب أن تشير إلى الأساس المنطقي لضرورة الحصول على وثيقة ، لمن (الاسم الكامل ، المنصب) ومدة إصدارها. راجع أمثلة المذكرات في المثالين 17 و 18. راجع المثال 19 لملء دفتر يومية خاص يسجل حقيقة إصدار المستندات وإعادتها.
في اصدار العقد الاصليوفقًا للإجراءات المعمول بها في مؤسستنا ، يُطلب من موظفي خدمة حفظ السجلات (قسم العقود) عمل نسخة مصورة من العقد وإرفاقها في الحالة.
للحفاظ على النظام وتجنب فقدان المستندات المهمة ، يمكنك تنفيذ الإجراء التالي بشكل دوري. في نهاية الشهر ، تقوم خدمة حفظ السجلات (قسم العقود) بإعداد تقرير عن حركة العقود. على أساسها ، يتم إرسال جميع رؤساء الأقسام الهيكلية ملاحظات المكتبمع قائمة بالعقود التي سيتم إرجاعها (انظر المثال 20).
يجب أن تحدد الوثيقة التنظيمية الداخلية قائمة بالتسجيل والوثائق التأسيسية التي يجب طلبها من الطرف المقابل قبل إبرام صفقة معه. يعتمد تكوين المستندات على من تتعامل معه مؤسستك - هل هو فرد أم كيان قانوني ، مقيم أم غير مقيم في الاتحاد الروسي (ناقشنا هذه المشكلة بمزيد من التفصيل في الجزء الأول من المقالة المنشورة في العدد السابق من المجلة).
يتم توفير جميع المستندات اللازمة حول الطرف المقابل من قبل المنفذ المسؤول جنبًا إلى جنب مع العقد إلى خدمة إدارة المكتب (قسم العقود) ، حيث يتم تخزينها. يتم تشكيل مستندات الأطراف المقابلة في حالات وفقًا لنظام ملفات البطاقات بترتيب أبجدي مع دليل عام ، والذي يتم الاحتفاظ به عادةً في شكل إلكتروني (يشير أيضًا إلى رقم الحالة التي يتم فيها تخزين مستندات الطرف المقابل). يمكن تعيين رمز لكل طرف مقابل.
عند إبرام عدة عقود مع نفس الطرف المقابل ، لا يلزم إعادة تقديم المستندات. عند استلام كل عقد جديد ، يتم فحص المستندات من أجل:
إذا لزم الأمر ، قد يتم طلب مستندات إضافية من الطرف المقابل.
يتم نقل العقود الموقعة من قبل شخص مخول من قبل موظفي خدمة حفظ السجلات (قسم العقود) إلى المنفذ المسؤول ، وتبقى العقود الموقعة من قبل جميع الأطراف (عادةً ما تكون معاملات ثنائية) في خدمة حفظ السجلات للتخزين التشغيلي .
يتم تشكيل جميع العقود في حالات وفقًا لتسمية حالات الخدمة الكتابية (قسم العقود) ، والتي تعد جزءًا من التسمية الموحدة لحالات المؤسسة. عند تجميع المصطلحات ، من المهم جدًا اختيار مخططات التصنيف الخاصة ببنائها.
|
الشرط الرئيسي هو أن عنوان القضية يجب أن يعكس بوضوح وبشكل عام المحتوى الرئيسي وتكوين وثائق المجمع ، لأنه من خلال العنوان يتم البحث المستندات المطلوبة. يمكن تحديد عناوين القضايا في عملية تشكيل القضايا وتنفيذها ، ومع ذلك ، في أي حال ، عند تجميعها ، يجب اتباع القواعد المعمول بها. العناصر الإلزاميةعناوين الحالة هي:
|
في بعض الحالات يكون من الممكن تشكيل قضايا حسب سمة الكائن. لذلك ، في حالة واحدة ، سيتم إبرام العقود ، وإبرامها مع البعض منظمة محددة، والتي ستعمل ككائن محدد.
لذلك ، عند تطوير تسميات الحالات ، من الضروري أولاً وقبل كل شيء تطويرها مبدأ تصنيف العقدفي المؤسسة بطريقة توفر الحد الأقصى بحث سريعالعقود ، يسمح لها بتوزيع المستندات وتشكيل القضايا بشكل معقول. في الواقع ، غالبًا ما يتم إبرام العقود ليس لمدة عام واحد ، ولكن مع إمكانية تمديدها لاحقًا. لذلك ، عادة في الخدمة الكتابية (القسم التعاقدي) يمكن تخزين كميات كبيرة الاتفاقات الحاليةاختتم قبل بضع سنوات.
فترات الاحتفاظ بالمستنداتتم إنشاؤها وفقًا لـ "قائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين" (M. ، 2000) ، مع قوائم الوثائق الإدارية وغيرها الوثائق المعيارية. في الوقت نفسه ، يجب تحديد العقود ذات مدة الصلاحية الثابتة بشكل منفصل ، على سبيل المثال:
وتجدر الإشارة إلى أنه أثناء التخزين وتكوين الحالات ، يجب أن يكون كل عقد مصحوبًا ليس فقط باتفاقيات إضافية بشأن تعديله وإضافته ، ولكن أيضًا ، إذا تم تحديده وفقًا لشروط العقد ، يجب أن يكون مصحوبًا بخطابات حول تغيير تفاصيل العقد. الأطراف ، وكذلك خطابات إنهاء العقد في من جانب واحد. يجب تسجيل مثل هذه الرسائل المستلمة من الطرف المقابل. يجب أيضًا تسجيل الرسائل المرسلة من مؤسستك إلى الطرف المقابل وتمييزها على أنها مستلمة من قبل شخص مخول للطرف المقابل. بالإضافة إلى كل عقد ، يمكن إرفاق أوراق الموافقة مع التأشيرات المتخصصة.
دعونا نعطي كمثال جزء من تسميات حالات الخدمة الكتابية ، المتعلقة مباشرة بالعمل التعاقدي:
1 انظر القانون الاتحادي رقم 115-FZ بتاريخ 07.08.2001 "بشأن مواجهة إضفاء الشرعية (غسل) عائدات الجريمة وتمويل الإرهاب".
ومن المعروف أن العمل مع العقود في المؤسسة- مهمة ليس فقط الشؤون القانونية ، ولكن أيضًا الإدارات الأخرى للمؤسسة. بعد كل شيء ، لا يكفي إبرام اتفاق ، بل يجب أيضًا استيفاء شروطه: على سبيل المثال ، إجراء تحويل الأموال ، وتنظيم تنفيذ بعض الأعمال ، وما إلى ذلك. غالبًا ما توجد في المؤسسة ممارسة معينة للتجميع ، إبرام العقود وتنفيذهاوهو أمر مألوف ومفهوم لجميع الإدارات. من ناحية ، هذا جيد ، لأن الجميع يعرف ماذا يفعل. من ناحية أخرى ، إذا كانت الممارسة خاطئة ، فقد تكون هناك مشاكل معها إعادة تنظيم.
من حيث المبدأ ، يفهم الجميع أنه إذا تم بناء العمل بالعقود بشكل صحيح ووفقًا للتشريعات الحالية ، فستكون هناك مشاكل - خاصةً مع حسابات القبض و حسابات قابلة للدفع- سيكون أقل من ذلك بكثير. ومع ذلك ، يسعى كل قسم ككل وكل موظف على وجه الخصوص إلى تقليله شاركالمسؤولية عن الصفقة - والتي لا يمكن إلا أن تؤثر سلبا. لذا فإن أي تغييرات تزيد من هذه الحصة ستقابل بالنقد الشديد والرفض.
ومع ذلك ، يجب أن يكون مفهوما أن نجاح المشروع ككل يعتمد على العمل المنسق لجميع الإدارات.. هذه ليست اللحظة التي تحتاج فيها إلى الاختباء من المسؤولية أو دفعها إلى الآخرين. لذلك ، حتى لو كان تقديم نظام جديد عملية معقدة وغامضة ، فإنه لا يزال يستحق جهد المحامي. من اين نبدأ؟ كيف تحدد مدى فعالية التغيير؟ كيف يجب أن تعمل الأقسام المختلفة؟
تظهر الممارسة أن المحامين والمديرين هم الأكثر مشاركة في إبرام العقود - بسبب تفاصيل أنشطتهم. لا يتجاهل قسم الشؤون المالية بالطبع (بعد كل شيء ، هو الذي يتعامل مع جميع التدفقات النقدية) ، لكن تأثيره ليس واضحًا.
قبل إدخال أي تغييرات ، تحتاج إلى تحليل كيفية تنفيذ العمل مع العقود حاليًا. من يقوم في أغلب الأحيان بصياغة العقود التي تبرمها الشركة: هل صاغها محاموهم أم أتوا منهم الأطراف الثالثةوتتطلب دراسة متأنية بشكل خاص؟ من له حق توقيع العقود: المدير نفسه أم غيره؟ ما العمل التحضيري الذي يتم القيام به؟ ما هي إجراءات توقيع العقود؟ أين تذهب العقود؟ ما هي إجراءات تنفيذ العقود؟ أين وتحت أي شروط يتم تخزين العقود؟ ستسمح لك الإجابات على هذه الأسئلة والأسئلة المماثلة بتحديد أضعف نقاط العمل في العقود.
بعد أن يحدد المحامي تفاصيل الممارسة التي تم تطويرها في المؤسسة ، يمكنك البدء في إعداد المستندات التي من شأنها تسهيل الانتقال إلى إجراء جديد للعمل مع العقود. سيكون من الضروري وضع توصيات منهجية للمشاركين في العمل التعاقدي. لاحظ أن نحن نتكلمحول كل مشارك ، بما في ذلك الشخص المسؤول عن حفظ العقود. تقديم التوصيات و اللوائح العامةحول العمل مع العقود أمر ضروري حتى تتمكن المؤسسة من تكوين ملف نظام واحدالعمل مع المستندات. مثل هذا النظام سوف يبسط إجراءات إعداد العقود الجديدة وتوقيعها ، وتحسين الرقابة على تنفيذ العقود وتخزينها.
نظرًا لأن إبرام العقود وتنفيذها يتطلب العمل المنسق بين عدة أقسام ، فمن الضروري تحديد المفاهيم الأساسية: ما هو العقد نفسه ، وما هي الاتفاقيات الإضافية ، وما إلى ذلك. يعتبر إدخال التعاريف أكثر أهمية مما قد يبدو ، لأن الاختلافات في فهم المصطلح نفسه ستؤدي حتماً إلى صعوبات.
لذا ، فإن كلمة "عقد" تعني اتفاق بين طرفين أو أكثر. تحدد هذه الاتفاقية أو تعدل أو تلغي حقوق والتزامات الأطراف فيما يتعلق ببعضها البعض. بموجب "الموافقة على العقد" ينبغي فهم توفير نص العقد للإدارة القانونية ، وكذلك لقسم المحاسبة و قسم التمويل. فقط بعد الموافقة على النص من قبلهم ، يمكن توقيعه. من المهم أن نتذكر أننا نتحدث عن كل عقد مبرم في المؤسسة - حتى العقود التي تبدو غير مهمة. يجب أيضًا الاتفاق على أي تغييرات في العقد ، بالإضافة إلى الإضافات المختلفة ، وأحيانًا بعض البروتوكولات ، ليس فقط مع المحامين ، ولكن أيضًا مع الممولين. من الواضح أنه نادرًا ما تتم الموافقة على العقد في الإصدار الأول: سيكون هناك بالتأكيد أي اقتراحات وملاحظات وبعض الإرشادات وما إلى ذلك. يمكن عمل كل هذه العلامات على "ورقة الموافقة" - نموذج مُعد مسبقًا.
شكل ورقة الموافقة تعسفي بشكل عام ، ويمكن للمؤسسة تقديم أوراقها الخاصة ، مع مراعاة ظروفها. دعونا نصف ، مع ذلك ، أهم التفاصيل. لذلك ، يجب أن يكون هناك مجال للإشارة إلى موضوع الاتفاقية: إذا كان شخص ما يتحدث عن عقد ، والثاني يتحدث عن اتفاقية إضافية ، فلن يأتي ذلك أي معنى. الشرط المهم التالي هو معلومات عن الطرف المقابل. قد يشمل هذا الاسم أو الموقع أو التسجيلإلخ.
العمود التالي بيانات على شخص مسؤولالذي يمثل مصالح المؤسسة. يمكنك تحديد (باستثناء الاسم الأخير والاسم الأول) في أي قسم يعمل ، ومن هو مشرفه المباشر (يمكنك حتى أن تطلب من رئيس القسم التوقيع على علم بالعقد المبرم) ، والهاتف الداخلي ، وهلم جرا. الأعمدة التالية في ورقة الموافقة مخصصة للتواريخ: تاريخ ملء الورقة ، وتاريخ نقل العقد إلى هذه الدائرة ، وتاريخ إعادة العقد إلى المقاول ، مصطلحالمقدمة للدائرة للاطلاع على العقد وتعديلاته. كل هذا ضروري حتى لا تقوم الأقسام بتأخير العمل بالعقد دون داع. أخيرًا ، ستحتاج إلى تخصيص مساحة لتوقيعات رؤساء الأقسام.
ما هي ورقة الموافقة هذه ، إذا تم اختراع أجهزة الكمبيوتر لفترة طويلة ، وحتى السيدات اللائي يعانين من النظافة يعرفن كيفية استخدامها ، ناهيك عن المحامين والمحاسبين؟ يبدو أنه إذا تم تقديم الوثائق الإلكترونية ، فإن التعديلات على الأوراق لا معنى لها. ومع ذلك ، في الواقع هذا ليس هو الحال. أولاً ، يقرأ الغالبية العظمى من الناس المستندات المطبوعة بعناية أكبر ، بينما يتصفحون المستندات الإلكترونية فقط. وبالتالي ، تقل احتمالية فقد شيء مهم في عمليات التحرير "اليدوية". ثانيًا ، تتعطل المعدات بسهولة - ومن المعروف أن هذا يحدث في أكثر اللحظات غير المناسبة.
أي البديل الإلكترونيقد لا يتم إرسالها ، قد يتجمد الكمبيوتر فجأة ، وما إلى ذلك. في مثل هذه الحالة ، يكون من الأسهل وضع علامة يدويًا والتركيز عليها مزيد من العملمن انتظار إصلاح الوحدة الضالة. ثالثًا ، يتيح لك إدخال مثل هذه الورقة التحكم بشكل أفضل في عمل الأقسام المختلفة. بشكل عام ، الأكثر فعالية لأي مؤسسة استخدام متساوكل من عمليات التحرير والتحرير الإلكترونية على الورق.
وتجدر الإشارة إلى أن تقديم ورقة الموافقة هذه يجعل من الممكن تقليل عدد العقود التي تمت صياغتها بشكل غامض. ليس من غير المألوف بالنسبة للمديرين الذين يبرمون عقدًا أن يكونوا في عجلة من أمرهم للتوقيع عليه بحيث لا يقرؤونه بالاهتمام الواجب. بالإضافة إلى ذلك ، نادرا ما يفهم المدير تعقيدات الفقه أو محاسبة- في الواقع ، هذا ليس من اختصاصه - ولهذا السبب يرتكب أخطاء جسيمة في صياغة العقد. نتيجة لذلك ، اتضح أن لديهم شيئًا واحدًا في الاعتبار ، كان لدى الشركاء شيئًا مختلفًا تمامًا ، والشيء الثالث يأتي من نص الاتفاقية. تسمح لك ورقة الموافقة بتجنب مثل هذه اللحظات غير السارة.
بالإضافة إلى ورقة الموافقة ، يمكن أيضًا أن تكون الشروط المرجعية للعقد فعالة للغاية. كما يوحي الاسم ، فإن الشروط المرجعية هي شكل يتم فيه إدخال المعلومات الأساسية حول العقد الجاري إعداده. كل شيء بسيط للغاية: يشير المدير إلى جميع المتطلبات المهمة للعقد ، يتم وضع المحامين بناءً على هذه الوثيقة العقد الضروري. تم تحديد المتطلبات في شكل موحد، لذلك من غير المحتمل وجود تناقضات. نظرًا لأنه تم تحديدها بالكامل ، فلن تستغرق صياغة العقد وقتًا طويلاً بقدر الإمكان. نتيجة لذلك ، يعمل القسمان بسرعة وانسجام - ومعهما المؤسسة بأكملها.
من الواضح أن قلة من المديرين سيوافقون طواعية على تولي المهمة حمولة إضافيةواملأ الاختصاصات. ومع ذلك ، فإن إدخال الشروط المرجعية للعقد في المستقبل يسمح للمدير بالعمل بكفاءة أكبر.
الاستخدام الأكثر فعالية للمواصفات الفنية في إعداد العقود القياسية. لذلك ، يمكن لقسم الإدارة إعداد الاختصاصات لتلك الأنواع من العقود التي يجب وضعها في كثير من الأحيان. ستوضح الأعمدة المنصوص عليها في ذلك الغرض من صياغة مثل هذه الاتفاقية وشروط استخدامها ، التواريخ التقريبيةالتي يجب تضمينها. بناءً على المتطلبات ، يعد المحامي عقدًا قياسيًا نموذجيًا ، وينسق شكله مع الأقسام الأخرى. بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة على النص ، يتم نقل المستند إلى رئيس المؤسسة. أخيرًا ، يتم إدخال نموذج العقد المعدل والمعتمد بالكامل في الأرشيف الإلكتروني ، في قسم العقود النموذجية. الآن يمكن لأي مدير استخدام هذا العقد القياسي في عملهم.
علاوة على ذلك ، بفضل هذا النموذج ، سيتمكن المدير من تحديد متطلباته ورغباته بشكل متسق ، وسيتمكن المحامي من فهمها وأخذها في الاعتبار.
ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في الاختصاصات؟ مرة أخرى ، هذا يعتمد على الشركة المحددة. ومع ذلك ، فإن التفاصيل الأساسية ، في الواقع ، نموذجية. لذلك ، في الاختصاصات ، من الضروري الإشارة إلى نوع العقد المطلوب: عقد إيجار ، وعقد بيع ، وعقد لتقديم خدمات ، وما إلى ذلك. بعد ذلك ، ستحتاج إلى تحديد من يشارك في هذه الاتفاقية ، مع الإشارة إلى رقم هاتفه وسلطته وما إلى ذلك. يجب تخصيص الأعمدة التالية للعقد نفسه: التفاصيل المصرفية للمؤسسات ، وموضوع العقد ، ومقدار العقد ، والمعلومات المماثلة. بالمناسبة ، لتجنب التناقضات ، من الضروري الإشارة إلى كيفية حساب هذا المبلغ ، وبأي عملة يشار إليها ، وما هو سعر الصرف في وقت تحرير العقد ، وما إلى ذلك.
يجب وصف التزامات الأطراف بموجب العقد بالتفصيل والوضوح.. وبالتالي ، يجب وصف التزامات وحقوق كل طرف بشكل منفصل. من الضروري الإشارة إلى الشروط التي يجب الوفاء بها بالتزامات كل طرف ، وفي أي مكان يجب أن يحدث هذا. من الضروري وصف الطريقة التي يفي بها كل طرف بواجباته بأكبر قدر ممكن من التفاصيل: ما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها ، وفي أي ترتيب ، وفي أي إطار زمني ، وما إلى ذلك. سيؤدي العرض التفصيلي إلى تجنب سوء التفاهم بين أطراف العقد. بالطبع ، سيكون من الضروري الإشارة إلى مسؤولية الأطراف في حالة عدم الوفاء بالالتزامات وعدم الامتثال للمواعيد النهائية والتداخلات الأخرى. إذا كانت هناك شروط أخرى للعقد يجب ذكرها ، فيمكن الإشارة إليها في عمود منفصل. أخيرًا ، ستحتاج إلى تحديد مدة العقد. مرة أخرى ، نكرر أن كل مشروع يمكن أن يتطور النموذج الخاصشروط مرجعية للعقد والإشارة فيه إلى تلك الأعمدة ذات الصلة بمؤسسة معينة.
ومع ذلك ، لا ينبغي للمرء أن يتوقع أن مجرد إدخال شكل من الاختصاصات سيؤدي إلى أداء رائع لجميع الإدارات والموظفين. من الناحية العملية ، غالبًا ما يتبين ، على سبيل المثال ، أن المديرين يواجهون صعوبات كبيرة في ملء هذه النماذج. على سبيل المثال ، قد لا يفهمون الفرق بين أنواع العقود المختلفة ، أو قد يجدون صعوبة في تحديد موضوع العقد. هذا ، بالطبع ، لا يعني أن المديرين ليسوا متعلمين بما فيه الكفاية - بعد كل شيء ، حتى المحامين أنفسهم يجدون صعوبة في بعض الأحيان في تسمية نوع وموضوع العقد على الفور. وفي الواقع ، تقع هذه التعريفات ضمن اختصاص المحامي أكثر من اختصاص المدير. ومع ذلك ، فإن هذا يوضح بشكل جيد أن صياغة العقود وإبرامها تتطلب العمل المنسق من جميع الإدارات. وستسمح الاختصاصات للمدير والمحامي بالتفاعل بشكل وثيق وفعال - فقط إذا كان سيتم الكشف عن جميع النقاط غير الواضحة بالفعل في مرحلة ملء نموذج الاختصاصات.
الصعوبة الأخرى التي يمكن مواجهتها هي التعديلات غير المصرح بها على العقد.. يمكن لأي مدير استخدام العقود القياسية بحرية ، والنصوص متاحة مجانًا. نظرًا لأنه تم بالفعل الموافقة على العقود وقبولها من قبل جميع الإدارات ، فلا داعي لإعادة التحقق والموافقة على العقد القياسي المكتمل. ومع ذلك ، قد يعتبر المدير أن بعض أحكام العقد القياسي لا تتوافق تمامًا مع شروط معاملة معينة - وسيحاول تغيير شروط العقد. نظرًا لأن العقد قياسي ، فلن يطلب أحد التحقق منه والموافقة عليه. وقد تصبح مبادرة المدير معروفة بعد فوات الأوان.
اتضح ، من ناحية ، أن استخدام العقود القياسية أنقذ المحامين من العمل المتكرر الذي لا معنى له ، لكنه منحهم عملًا جديدًا - صعبًا وغير قياسي على الإطلاق. من أجل منع مثل هذه الحوادث ، يجب على الشركة اتخاذ بعض التدابير الأمنية. إن أبسط طريقة هي تزويد المديرين بنص العقد المطبوع فقط. أي أنه سيتم إدخال جميع البيانات الخاصة بعقد معين يدويًا. أو يمكنك نقل العقد في شكل نموذج إلكتروني - سيتمكن المدير من نقل البيانات فقط في الأعمدة المخصصة لذلك بدقة. أخيرًا ، يمكنك استخدام كلمات المرور والوسائل الأخرى لحماية المعلومات. تعتمد التدابير المحددة التي سيتم اتخاذها على ظروف مؤسسة معينة.
بشكل عام ، كلما كانت الشركة أكبر ، كلما كانت أنشطة التعاقد أكثر شمولاً ، يجب وصف قواعد العمل بالعقود بشكل أكثر تفصيلاً. إنه أمر مفهوم: إذا كانت الشركة وظفت محامًا واحدًا ومحاسبين وثلاثة مديرين ، فليس من الصعب عليهم تنسيق أنشطتهم ، بما في ذلك العمل بالعقود. ومع ذلك ، إذا كان هناك عشرات الأشخاص يعملون في كل قسم ، وكانت الإدارات نفسها لديها هيكل معقد ، فسيتعين عليهم التنسيق من الخارج - بمساعدة الأوامر واللوائح والتوصيات.
سيكون من الضروري الوصف التفصيلي ليس فقط إجراءات صياغة العقد والموافقة عليه ، ولكن أيضًا الوقت المخصص لكل قسم للنظر في عقد معين ، وإجراءات هذه المراجعة ، وإجراءات تقديم التعليقات والاقتراحات ، و إجراءات توقيع العقد ، وإجراءات تنفيذ العقد ، وإجراءات فسخه ، وما إلى ذلك. في بعض الحالات ، يكون من المفيد تقديم توصيات منهجية لكل موظف في الإدارات ذات الصلة. نكرر: بالنسبة لمنظمة صغيرة ، قد يكون إدخال مثل هذه الأوراق مضيعة للموارد. ومع ذلك ، في مؤسسة كبيرةيصبح هذا إجراءً ضروريًا للتحكم في حركة المستندات وتجنب المشكلات غير الضرورية. تتمثل مهمة المحامي في تحديد الخيار المناسب للظروف المعينة.
معدل دوران الأموال غير النقدية- هذا جزء من تداول الأموال ، حيث تتحقق حركتها بشكل غير نقدي كتحويل عملة نقدية من الحساب المصرفي المفتوح للشخص الذي يقوم بالدفع إلى حساب المستلم باستخدام الإيضاح المتطلبات العامةوالقواعد ، وكذلك من خلال استخدام العمليات الأخرى للمنظمات المصرفية.
بعبارة أخرى ، يلعب دوران الأموال هذا دورًا مال، والتي يتم نقلها من شخص إلى آخر بمساعدة مصير بنك أو مؤسسة مالية أخرى.
هذا النوع من التدفق النقدي هو التدفق النقدي الرئيسي ، والذي له نطاق واسع من التغطية: حركة البضائع ، وتوزيع جميع أرباح الدولة ، ومعاملات الدفع مقابل مناطق مختلفةالأنشطة والتمويل المنظمات الحكوميةإلخ.
يقوم هذا النوع من المبيعات بالدفع عن طريق تحويلها إلى حسابات بنكية مختلفة. يستخدم دوران الأموال غير النقدية على نطاق واسع في بيع البضائع ، والدفع مقابل الخدمات ، منطقة الإنتاجالحصول على قرض دفعات مختلفة.
حتى الآن ، يتم تحديث هذا النظام غير النقدي باستمرار ، نظرًا لقيمة تدفقات نقديةعلى حسابات مختلفة. يتم تحقيق هذا النوع من التدفق النقدي بمساعدة الطلبات وخطابات الاعتماد والشيكات والبطاقات أو من خلال نظام التحصيل. يجب تنظيم الوثائق المطلوبة لهذه العملية البنك المركزيالاتحاد الروسي ، ويجب أيضًا استخدامه مباشرة وفقًا للقواعد المقبولة عمومًا.
أساس معدل الدوران غير النقدي بين البنوك التسديد نقذا، والتي يتم تنفيذها بمساعدة مركز التسوية النقدية ، الذي تم تطويره من قبل البنك المركزي. تتم معاملات الدفع هذه باستخدام حسابات مراسلة تفتحها المؤسسات المصرفية بناءً على الاتفاقات المتبادلة. يشرف البنك المركزي وينظم بشكل كامل على العمل في عملية تداول الأموال غير النقدية.
رئيس صك قانوني، الذي يتحكم في تداول الأموال غير النقدية في الدولة الروسية، هي اللائحة رقم 271. وتقول إن مثل هذه العمليات يجب أن تتم حصريًا داخل الاتحاد الروسي. يعتمد على هذا العرض، السيولة النقدية المعاملات النقديةوالمعاملات غير النقدية بين البنوك وغيرها المؤسسات الماليةتتم بمساعدة التسوية ومركز النقد للبنك المركزي.
لإجراء عمليات الدفع أو التحويل ، تحتاج إلى تنفيذ حساب مراسل ، والذي سيتعين عليك خدمته من قبل شخص محدد مركز المقاصة. يجب على البنوك التأكد من إيداع الأموال في هذا الحساب المصرفي خلال الوقت المطلوب.
جميع القواعد في تنفيذ الوساطة مع المدفوعات بين البنوك هي الميزة الرئيسية للبنك المركزي للاتحاد الروسي.
اليوم ، يتم تشكيل مجال التمويل والإقراض بمساعدة قواعد معينة. من الضروري أيضًا مراعاة وجود بعض المبادئ التي تؤثر على عملية تداول الأموال غير النقدية:
مع الوفاء النوعي لهذه المتطلبات ، تكون سلامة معاملات الدفع المستمرة دائمًا على مستوى عالٍ.
إذا أخذنا في الاعتبار تعريف معدل دوران الأموال غير النقدي ، فيجب القول إنه مهم للغاية بالنسبة للاقتصاد والسوق ككل. تنظيم المدفوعات باستخدام مختلف حسابات بنكيةيمكن أن تخلق خدمات بنكية، عقد شراكات ائتمانية ، تنظيم عمل الشركات. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تخفيض تكاليف خدمة معاملات الدفع. في الدول الغربيةما يقرب من 80 ٪ من إجمالي دوران الأموال عبارة عن تحويلات غير نقدية ، ويتكون الباقي من الأموال النقدية والنقدية.
روسيا الاتحادية لديها نسبة 60٪ الأموال غير النقديةإلى 40٪ نقدًا. تجدر الإشارة إلى أن دوران الأموال غير النقدية يؤدي وظيفة المدفوعات. يشير هذا إلى أن تحويلات الحساب المصرفي لا تعتمد على فترات حركة المواد القيمة.
يتم تسوية الديون القائمة بعد ظهورها. في حضور الشروط اللازمةتظهر الحسابات الجارية رصيدًا ذا طبيعة ائتمانية أو مدينة ، والتي يجب سدادها بالكامل. يتم تضمين قيمة التحويلات المالية في عدد المبيعات غير النقدية للأموال.
تتكون آلية التداول غير النقدي للنقود من:
الحالة الثانية من آلية الدوران غير النقدي تتكون من عدة أنشطة:
يتم تنفيذ التداول غير النقدي للأموال بمساعدة المنظمات الخاصة ، وكذلك المعلومات والاتصالات والبرمجيات والآليات التقنية والهيئات التنظيمية التي توفر المدفوعات بين جميع المشاركين في المنظمات المصرفية.
تتم العمليات على المدفوعات غير النقدية عن طريق تحويل وشطب الأموال.
بالنسبة لهذه المنظمات ، يتم تنفيذ الحسابات الخاصة وحسابات التسوية. يجب على كل شركة فتح حساب واحد على الأقل.
من أجل فتح حساب مصرفي ، يجب على الشركة توفير:
يجب على غير المقيمين طلب إضافيتقديم مستخرج من السجل المصرفي ، يشير إلى الوضع الحالي ، عن طريق القوانين التشريعيةالبلدان التي تم فيها فتحه ، ويجب أيضًا تقديم نسخة من إذن البنك المركزي.
يجب ترجمة هذه الوثائق إلى اللغة الوطنية للدولة ، مصدق عليها من كاتب عدل ، ويجب أيضًا تأكيدها من قبل سفارة الاتحاد الروسي أو الدولة التي تم تسجيل الشركة فيها.
المكون الاقتصادي لأي بلد لديه صعوبة في التعاون ، وتصرفات العديد من الكيانات الاقتصادية. المكون الرئيسي لهذه النسب هو معاملات الدفع التي تساعد على الوفاء والرضا احتياجات مختلفةوسداد الديون.
معدل دوران الأموال غير النقدية هو مجموعة من العمليات التي يقوم بها تحويل غير نقديعقد بين شركات مختلفةأو الأفراد ، والمشاركة في العلاقات السوقية والاقتصادية. يلعب تمويل الأموال وتداولها دور الرافعة للالتزام معاملات الدفع، والأكثر صلة وشعبية اليوم هو الدفع غير النقدي.
المدفوعات غير النقدية التسويات النقديةمن خلال إدخالات في الحسابات المصرفية ، عندما يتم خصم الأموال من حساب الدافع وإضافتها إلى حساب المستلم. يتم تنظيم المدفوعات غير النقدية في الاقتصاد وفقًا لنظام معين ، والذي يُفهم على أنه مجموعة من المبادئ لتنظيم المدفوعات غير النقدية ، ومتطلبات مؤسستهم ، وبعض شروط محددةبالإضافة إلى أشكال وطرق الدفع وسير العمل ذي الصلة.
جسم كروى تطبيق عمليبمرور الوقت ، يتجه النظام النقدي بوضوح إلى الاستعاضة عنه بنظام غير نقدي. هذا موضح بعد ذلك الفوائد المعروفة نظام غير نقديالحسابات وهي: سلامة التنفيذ وخفض التكاليف.
مبادئ تنظيم نظام المدفوعات غير النقدية:
1. النظام القانونيالتسويات والمدفوعات. إلى الرئيسي المصادر التشريعيةتنظيم المستوطنات تشمل: القانون المدني للاتحاد الروسي ؛ قانون الإجراءات المدنية لجمهورية روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية ؛ قانون إجراءات التحكيم في الاتحاد الروسي. هناك عدد من القوانين الأخرى مثل القوانين الفدراليةحول البنك المركزي، حول البنوك و الخدمات المصرفيةآخر. الهيئة التنظيمية الرئيسية نظام الدفع- البنك المركزي لروسيا الاتحادية (بنك روسيا). إجراء المدفوعات غير النقدية في اقتصاد وطنيالمحددة في لائحة المدفوعات غير النقدية في الاتحاد الروسي بتاريخ 9 يوليو 1992 رقم 14 مع التعديلات والإضافات اللاحقة.
2. تنفيذ التسويات بشكل رئيسي على الحسابات المصرفية. تتم المدفوعات غير النقدية من خلال الحسابات المصرفية المفتوحة للعملاء لتخزين الأموال وتحويلها.
3. الحفاظ على السيولة عند مستوى يضمن عدم انقطاع المدفوعات. تتم المدفوعات من الحسابات من قبل البنوك بأمر من أصحابها حسب ترتيب أولوية المدفوعات التي تحددها وفي حدود رصيد الأموال في الحساب.
4. توافر قبول (موافقة) الدافع للدفع. يتم تنفيذ هذا المبدأ من خلال استخدام وسيلة دفع مناسبة (شيك ، أمر دفع ، إلخ) أو قبول خاص للمستندات الصادرة عن مستلمي الأموال (طلب الدفع ، فاتورة الصرفإلخ.). في الوقت نفسه ، تتمتع كيانات السوق بحرية اختيار أشكال المدفوعات غير النقدية وتثبيتها فيها عقود العملعندما لا يتدخل البنك في العلاقات التعاقدية.
5. الاستعجال في الدفع يعني تنفيذ التسويات بشكل صارم على أساس الشروط المنصوص عليها في العقد. في الظروف الحديثةأزمة الدفع ، لا يتم الحفاظ على هذا المبدأ في الواقع.
6. مراقبة جميع المشاركين على صحة المستوطنات ، والامتثال للأحكام المعمول بها بشأن إجراءات تنفيذها. ينقسم التحكم إلى أولي ، وحالي ، ولاحق ، وداخلي ، وخارجي.
7. المسؤولية عن الممتلكات لعدم الامتثال للشروط التعاقدية. جوهر هذا المبدأ هو أن الانتهاكات الالتزامات التعاقديةمن حيث التسويات ، فإنها تنطوي على تطبيق المسؤولية المدنية في شكل تعويض عن الخسائر. دفع الغرامات والغرامات ، فضلا عن تدابير المسؤولية الأخرى.
ترتبط جميع مبادئ الحساب ارتباطًا وثيقًا ومترابطة. التعدي على أحدهما يؤدي إلى التعدي على الآخر. تنعكس المعاملات غير النقدية في التسوية (حسابات المؤسسات التي تتمتع بوضع كيان قانوني) ، الجارية (حسابات المنظمات والمؤسسات التي لا تشارك في نشاطات تجاريةوليس لها صفة كيان قانوني) وحسابات أخرى تفتحها البنوك لعملائها بعد أن يقدم الأخير المستندات ذات الصلة.
يتم تنفيذ المدفوعات غير النقدية على أساس وثائق التسوية النموذج الموصوفووفقًا للأوراق ذات الصلة. اعتمادًا على نوع مستندات التسوية وطريقة الدفع وتنظيم سير العمل في البنك ، يميز دافعو الأموال ومستلموها الأشكال الرئيسية التالية للمدفوعات غير النقدية:
أوامر الدفع (أمر مكتوب من صاحب الحساب إلى البنك لتحويل مبلغ معين من حسابه إلى حساب مستلم الأموال). التسويات عن طريق أوامر الدفع هي الشكل الأكثر شيوعًا للمدفوعات غير النقدية في روسيا. أوامر الدفع صالحة لمدة عشرة أيام من تاريخ إصدارها ولا يتم قبولها من الدافع إلا إذا كانت هناك أموال في الحساب ، ما لم يتم الاتفاق على خلاف ذلك بين البنك وصاحب الحساب ؛
طلبات الدفع (مطالبة المورد للمشتري بالدفع على أساس الشحن و مستندات السلعتكلفة المنتجات المسلمة بموجب العقد والعمل المنجز والخدمات المقدمة). يتم إصدار أوامر الدفع من قبل الموردين ، بالإضافة إلى المستندات التجارية ، يتم إرسالها إلى بنك المشتري ، والذي يرسل أمر الطلب إلى الدافع لقبوله. يلتزم الدافع بإعادة طلب طلب الدفع المقبول إلى البنك أو إعلان رفض القبول في غضون ثلاثة أيام من تاريخ استلامه من قبل البنك الدافع. يتم قبول طلب طلب الدفع للدفع إذا كان هناك أموال في حساب الدافع ؛
الشيكات (أمر كتابي من دافع إلى بنكه لدفع من حسابه لصاحب الشيك معين مبلغ من المال). يتم استخدام الشيك من قبل كل من الأفراد و الكيانات القانونية. الدفع بشيكات بين الأفراد غير مسموح به. يسمح بقبول الشيكات لودائع المواطنين ولأجل حسابات شخصيةفي البنوك بشروط يحددها البنك المصدر أو البنك المراسل. الشيك بمثابة تأمين. الشيكات الفارغة هي فراغات مساءلة صارمة. يجب تقديم الشيك للدفع إلى مؤسسة مصرفية في غضون عشرة أيام ، دون احتساب يوم إصداره ؛
خطابات الاعتماد (تعليمات من بنك المشتري إلى بنك المورّد لدفع ثمن لمورّد السلع والخدمات وفقًا للشروط المنصوص عليها في طلب خطاب الاعتماد الخاص بالمشتري مقابل المستندات ذات الصلة التي قدمها المورّد).
يمكن فتح خطابات الاعتماد في الأنواع التالية:
1) غير قابل للنقض وغير قابل للنقض. يمكن تغيير خطاب الاعتماد القابل للإلغاء أو إلغاؤه من قبل البنك المصدر دون اتفاق مسبق مع المورد. خطاب اعتماد غير قابل للإلغاءيعني أن المشتري لن يرفض ، تحت أي ظرف من الظروف ، دفع ثمن البضائع المسلمة وفقًا للعقد. يتم توفير هذا الضمان من قبل بنك المشتري.
2) مغطى (مودع) ومكشوف (مضمون). المغطاة (المودعة) هي خطابات الاعتماد ، والتي عند فتحها يتم إصدار التحويلات المصرفية الصناديق الخاصةدافع أو يقدم له قرضًا تحت تصرف بنك المورد طوال فترة صلاحية التزامات البنك المصدر - يعني ضمانًا إضافيًا للبائع أنه في حالة فقدان ملاءة بنك المشتري ، ستكون التسويات ينفذها شخص آخر ، أكثر من ذلك بنك قوي. يمكن فتح خطابات الاعتماد غير المغطاة (المضمونة) في البنك المنفذ من خلال منحه الحق في شطب المبلغ الكامل لخطاب الاعتماد من حساب البنك المصدر الذي يحتفظ به (إذا كانت هناك علاقات مراسلة بين البنوك) .
يتم تحديد فترة الصلاحية وإجراءات التسويات بموجب خطاب الاعتماد في الاتفاقية بين الدافع والمورد.
الكمبيالات (التسويات بين المورد والدافع للسلع والخدمات مع الدفع المؤجل على أساس وثيقة خاصة- فواتير).
ميّز بين الفاتورة البسيطة (المنفردة) والفاتورة (المسودة) القابلة للتحويل.
سند إذني - وثيقة مكتوبة، التي تحتوي على التزام بسيط وغير مشروط على الساحب (المدين) بدفع مبلغ معين من المال في وقت معين وفي مكان معين لمتلقي الأموال. بالنسبة إلى الدافع ، فإن السند الإذني هو في الواقع سند كمبيالة.
الكمبيالة هي مستند مكتوب يحتوي على أمر غير مشروط من الساحب (trassant) إلى الدافع (trassat) لدفع المبلغ المحدد في الكمبيالة إلى طرف ثالث (حامل الكمبيالة - معاد ذلك).
يمكن وصف عملية التداول في سوق السندات الإذنية والكمبيالات في شكل رسم بياني (الشكل 1.2) و (الشكل 1.3)
الدرج
(الدافع) (الدائن)
الشكل 1.2. عملية تداول الكمبيالة
1 - يقوم المشتري بإصدار فاتورة للبائع.
2 - يقوم البائع بشحن البضائع إلى العميل ؛
3 - يقدم البائع الفاتورة للدفع (في الوقت المحدد) ؛
4 - يطفئ المشتري الفاتورة.
المستفيد من المال الدائن
دافع درج
الشكل 1.3. عملية تداول الكمبيالة
1 - يرسل الساحب البضاعة والكمبيالة المسحوبة إلى الدافع إلى الدافع ؛
2 - يقبل الدافع الكمبيالة ويعيدها إلى الساحب ؛
3 - يرسل الساحب الفاتورة المقبولة إلى مستلم النقود بموجب الفاتورة ؛
4 - يرسل مستلم الأموال الكمبيالة للدفع إلى الدافع ؛
5 - يقوم الدافع بإصدار تعليمات للبنك بدفع الفاتورة وإيقافها ، مع وضع علامة على السداد على الكمبيالة ؛
6 - يرسل مستلم النقود الكمبيالة إلى الدائن ؛
7 - يرسل الدائن الفاتورة إلى بنك الدافع لتحويل الأموال إلى حسابه ؛
8 - يذهب المال لسداد القرض.
عند استخدام سند إذني ، يتفاعل طرفان فقط. عند استخدام الكمبيالة ، يشارك العديد من الكيانات القانونية والأفراد (ثلاثة أو أكثر) في عملية تداول الفاتورة. يعتبر استخدام الكمبيالة أكثر كفاءة ، لأنه في هذه الحالة تتم إعادة توزيع الأموال في وقت واحد من قبل العديد من الكيانات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لحامل الكمبيالة الحصول على قرض من بنك مضمون بمشروع قانون بترتيب محاسبة الكمبيالات. يجب أن يتم قبول الكمبيالة من قبل الدافع (المسحوب عليه) ، وبعد ذلك فقط تصبح صالحة وثيقة تنفيذية. تم وضع علامة القبول على الجانب الأيسر الجانب الاماميالفواتير ويتم التعبير عنها بعبارة "مقبولة ، مقبولة ، سأدفع". يجب أن تحتوي الفاتورة على التفاصيل التالية:
1. تاريخ ومكان تحرير الكمبيالة.
2. كمبيالة ، أي كلمة "كمبيالة" باللغة التي حررت بها هذه الوثيقة.
3. التزام بدفع مبلغ معين من المال.
4. اسم الشخص الذي سيتم دفع المبلغ له.
5. مدة ومكان الدفع ؛
6. توقيع الساحب (خطي).
7. بالنسبة للكمبيالة: اسم المسحوب عليه
عدم وجود أحد التفاصيل المطلوبةيبطل الكمبيالة.
التحصيل (عملية مصرفية يتلقى فيها البنك ، نيابة عن العميل ، الأموال المستحقة لهذا الأخير على أساس مستندات التسوية المقدمة).
تشير جميع أشكال الدفع الموضحة أعلاه إلى توافر الأموال بشكل إلزامي. بالإضافة إلى ذلك ، هناك معاملات المقايضة و أشكال القروضالعمليات الحسابية: قرض تجاري، التخصيم ، السحب على المكشوف.
بالإضافة إلى ذلك ، هناك إمكانية لاستخدام مثل هذا الشكل المحدد من المدفوعات غير النقدية كمقاصة المطالب المتبادلة(التحويل من حساب مؤسسة واحدة إلى حساب الطرف المقابل فقط فرق (رصيد) المطالبات المقابلة). متنوع وثائق التسوية(أوامر الدفع وطلبات الطلبات ، الشيكات ، إلخ).
يتم تحديد طريقة الدفع بشكل أساسي من خلال:
طبيعة العلاقات الاقتصادية بين الأطراف المقابلة ؛
خصوصية المنتجات الموردة وشروط قبولها ؛
موقع أطراف الصفقة ؛
طريقة نقل البضائع ؛
المركز المالي للكيانات القانونية.
تتم التسويات بين البنوك في روسيا من خلال مراكز التسوية النقدية التي أنشأها البنك المركزي للاتحاد الروسي. يمكن أيضًا إجراء المعاملات المصرفية للتسويات على حسابات البنوك المراسلة المفتوحة مع بعضها البعض على أساس الاتفاقيات بين البنوك.
يستمر تطوير نظام الدفع غير النقدي وإثرائه بأشكال وأدوات فعالة جديدة.
تعود الاختلافات في تنظيم المدفوعات غير النقدية إلى الاختلافات التاريخية و النمو الإقتصادي الدول الفردية. وهكذا ، في المملكة المتحدة ، قبل البلدان الأخرى ، المدفوعات غير النقديةالفواتير والشيكات. منذ عام 1175 ، نشأت هنا غرف التسوية والمقاصة - منظمات خاصة بين البنوك تقوم بإجراء تسويات غير نقدية على الشيكات ووثائق الدفع الأخرى عن طريق تعويض المطالبات المتبادلة.
ألمانيا وفرنسا وإيطاليا ودول أخرى استخدام واسعتلقت التسويات أولاً من خلال girobanks الخاصة ، ثم من خلال بنوك تجاريةوبنوك الادخار. جوهر هذه الحسابات هو تحويل الأموال إلى حسابات خاصة على أساس الأوامر - المصادقات ، أي تعليمات مكتوبة لتحويل الأموال من حساب الدافع إلى حساب المستلم.
مع تطوير وتحسين أتمتة العمليات المصرفية منذ منتصف السبعينيات ، بدأت البلدان المتقدمة في تطبيق النظام المدفوعات الإلكترونيةتستخدم في معاملات الائتمان والدفع ، ومراقبة حالة الحسابات المصرفية من خلال إرسال إشارات إلكترونية ، دون مشاركة وسائط ورقيةمعلومة. فهي تساعد على تسريع التدفق النقدي وتحسين الائتمان وخدمة العملاء المصرفية وتقليل التكاليف.
