مستندات محاسبية دائمة. فترات التخزين للمستندات الأولية ، بما في ذلك في شكل إلكتروني

تتراكم أكبر كمية من الأوراق في قسم المحاسبة. وأحيانًا يصبح الأرشيف ضخمًا لدرجة أنه لا يوجد مكان لوضع مستندات جديدة. من الضروري تحديد مدة الاحتفاظ بأرشيفات الوثائق. بعد كل شيء ، إذا قمت بتدمير المستندات في وقت مبكر ، فلن يكون هناك ما يبرر التكاليف. أثناء المراجعة ، ستقوم السلطات الضريبية بإزالة التكاليف والخصومات لضريبة القيمة المضافة وإضافة ضرائب وغرامات وعقوبات إضافية. لذلك ، يجب احتساب مدة الصلاحية بشكل لا تشوبه شائبة.

كيف وكم لتخزين الوثائق

هناك ثلاث وثائق معيارية تحكم فترات الاحتفاظ بالأوراق المالية:

• قانون الضرائب للاتحاد الروسي ؛
• قانون المحاسبة المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ ؛
• القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558.

إنه كبير بما يكفي ، ولكن هناك حاجة إلى ثلاثة أقسام فقط للعمل: 4 "المحاسبة وإعداد التقارير" ، و 7 "علاقات العمل" و 8 "التوظيف".

إذا نظرت إلى الكود والقانون والنظام الخاص بوزارة الثقافة ، فسترى أن كل واحد منهم يوافق على فترة تخزين مختلفة للأوراق نفسها. ينص قانون المحاسبة على أنه يجب على الشركة الاحتفاظ بالمستندات والسجلات والتقارير الأولية للفترة المحددة في ترتيب وزارة الثقافة ، ولكن ليس أقل من خمس سنوات (الجزء 1 من المادة 29 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم. 402- شركة منطقة حرة). في هذه الحالة ، من الضروري ألا تأخذ تاريخ إعداد المستند كنقطة بداية ، ولكن 1 يناير من العام المقبل. هذا مكتوب في البند 1.4 من القسم الأول من القائمة بترتيب وزارة الثقافة. تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات محاسبية لمدة خمس سنوات على الأقل.

كم يجب الاحتفاظ بالمستندات

يجب ضمان سلامة مستندات المحاسبة الضريبية بشكل صارم في غضون أربع سنوات. جاء ذلك في الفقرة الفرعية 8 من الفقرة 1 من المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. في هذه الحالة ، يجب احتساب أربع سنوات من اليوم التالي بعد نهاية الفترة الضريبية (السنة أو الربع) التي استخدمت فيها الشركة هذا المستند.

على سبيل المثال ، لديك مجموعة من أحد الموردين - فاتورة ووثيقة شحن. تاريخ إصدار الوثائق - 10 أغسطس 2015. يجب الاحتفاظ ببوليصة الشحن لمدة خمس سنوات. بعد كل شيء ، هذا هو المستند الأساسي. لا تستخدمه فقط في الضرائب ، ولكن أيضًا في المحاسبة. يبدأ العد التنازلي من 1 يناير 2016. لذلك ، تحتاج إلى تخزين المستند حتى 1 يناير 2021.

الفاتورة صالحة لمدة أربع سنوات. بعد كل شيء ، إنها ليست وثيقة أولية (رسالة بتاريخ 12 يوليو 2005 رقم 03-04-11 / 154). لذلك ، فإن الحد الأدنى لمدة خمس سنوات من قانون المحاسبة لا ينطبق عليها. مهمة الفاتورة مرتبطة حصريًا بالضرائب - لتأكيد الحق في خصم ضريبة القيمة المضافة. بالإضافة إلى أن مدة التخزين أربع سنوات وفي لائحة وزارة الثقافة (البند 368 من القائمة).

ابدأ في احتساب أربع سنوات على الفاتورة من اليوم التالي بعد نهاية الربع الذي تم فيه خصم ضريبة القيمة المضافة على المستند. لنفترض أنك قمت بخصم الفاتورة في الربع الثالث ، فإن نقطة البداية هي 1 أكتوبر 2015. اتضح أن الشركة لا يمكنها إتلاف المستند إلا بعد 1 أكتوبر 2019.

لذلك ، اكتشفنا أن تخزين أرشيفات المستندات الأولية يجب أن يتم توفيره لمدة خمس سنوات على الأقل. هذا هو بالضبط الشرط المنصوص عليه في قانون المحاسبة.

في نفس الوقت ، تكون فترة تخزين مستندات المحاسبة الضريبية أربع سنوات. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، يحق للمفتشين طلب المستندات بعد أربع سنوات (انظر الجدول أدناه. - ملاحظة محرر). سوف أتناول هذا بمزيد من التفصيل.

عندما يكون للمفتشين حرية طلب المستندات بعد أربع سنوات

الشركات التي تؤجل الخسائر إلى المستقبل سيكون لديها فترات تخزين غير قياسية للوثائق. اسمحوا لي أن أذكركم أن المنظمات التي تدفع يمكن أن تقلل من أساس الفترة الحالية بخسائر قديمة. يمكن ترحيل الخسائر لمدة 10 سنوات من لحظة استلام الشركة لها. ومع ذلك ، إذا استغلت منظمة ما هذه الفرصة ، فيجب أن يكون لديها بالضرورة أوراق تؤكد الخسارة القديمة: التقارير والسجلات والمخزون الأساسي.

يجب الاحتفاظ بمستندات الخسارة طوال فترة التحويل بالإضافة إلى أربع سنوات أخرى (الفقرة الفرعية 8 ، الفقرة 1 من المادة 23 ، الفقرة 4 من المادة 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). بالنسبة للشركة التي فحصها المفتشون بالفعل ، لا توجد استثناءات. يجب عليها أيضًا الامتثال لهذه الشروط (خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 25 مايو 2012 رقم 03-03-06 / 1/278).

أطول من الفترة القياسية ، أنت بحاجة إلى تخزين المستندات على الذمم المدينة اليائسة المشطوبة. أي في غضون أربع سنوات بعد أخذ الدين في الاعتبار في النفقات.

بالمناسبة ، الأمر نفسه ينطبق على الحسابات الدائنة المعدومة. يمكن إتلاف المستندات الموجودة عليها (الفواتير والفواتير وبيانات التسوية والأوراق الأخرى التي تؤكد الدين) بعد أربع سنوات فقط من أخذ الشركة في الاعتبار الدين في الدخل.

من المهم أيضًا للشركات - أصحاب الأصول الثابتة الاهتمام بسلامة المستندات. يتم تخزين أوراق شراء الأصول الثابتة وتشغيلها لمدة أربع سنوات من تاريخ الاستهلاك الكامل (خطاب من وزارة المالية الروسية بتاريخ 26 أبريل 2011 رقم 03-03-06 / 1/270). الأمر نفسه ينطبق على الوثائق المتعلقة بإعادة بناء وتحديث نظام التشغيل. في الواقع ، نتيجة لهذه التدابير ، تزداد التكلفة الأولية للكائن ، وبالتالي الاستهلاك.

لنفترض أنك بعت أصلًا ثابتًا. ثم يجب الاحتفاظ بالأوراق المالية الموجودة على العنصر لمدة أربع سنوات بعد بيع أو شطب الخسارة في المعاملة. هم مطالبون بتأكيد القيمة المتبقية للأصل الذي قمت بحسابه في النفقات.

ربما كان الوضع مألوفًا - لقد تأخر المورد في تقديم المستندات ، ولهذا السبب ، لم تدرس النفقات في الربع الذي تحتاج إليه. لا مشكلة. يمكن ترحيل هذه الأوراق المالية في الفترة الحالية. بعد كل شيء ، يمكن تصحيح خطأ في حساب الضريبة في التقرير الحالي إذا تم دفع الضريبة زائدة بسبب ذلك (البند 1 من المادة 54 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

ولكن لهذا يجب أن يكون لديك أوراق تؤكد النفقات في الفترة التي تحتاج فيها في البداية إلى مراعاة المستندات. من المهم ضمان سلامتهم لمدة أربع سنوات أخرى بعد تصحيح خطأ في التقرير الحالي (انظر المثال في الجدول أعلاه. - ملاحظة محرر).

ماذا تفعل مع الأوراق المالية التي انتهت صلاحيتها

لديك الحق في إتلاف المستندات مع انتهاء فترة التخزين. على سبيل المثال ، يمكن تقطيعها بواسطة آلة التقطيع أو كسرها باليد.

لكن يجب تسجيل هذه الحقيقة وفقًا للقواعد. سأقول على الفور أن الأوامر والأفعال ، التي سيتم مناقشتها بمزيد من التفصيل ، ليس لها أشكال موحدة ، وأشكالها تعسفية.

أولاً ، يصدر أمرًا بشأن إنشاء لجنة خبراء ، وتقوم بجرد الأوراق القديمة.

بناءً على نتائج الجرد ، يضع أعضاء اللجنة قانونًا بشأن اختيار المستندات للتدمير. ليس من الضروري على الإطلاق الإشارة إلى تفاصيل كل وثيقة في القانون. وأحيانًا يكون ذلك مستحيلًا ببساطة بسبب الأحجام الهائلة. اكتب أوراقًا متجانسة تحت اسم عام. على سبيل المثال ، مثل هذا: "فواتير مستلمة للفترة من 1 كانون الثاني (يناير) إلى 31 كانون الأول (ديسمبر) 2010 - 10 مربعات.

وفقط بعد اختيار الأوراق المالية ، يمكن تصفيتها. إذا قامت الشركة بذلك من تلقاء نفسها ، فقم بإصدار مستند إتلاف.

محاضر:
مارينا ريزفانوفا,
مجموعة المراجعة العامة والاستشارات "اتحاد أورال"

سلام! اليوم سنتحدث عن قواعد تخزين المستندات المحاسبية.

اليوم سوف تكتشف:

1. ما هي الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها ؛
2. ما هي متطلبات "التخزين"؟
3. ما هي فترات التخزين المحددة لكل نوع من أنواع المستندات.

يمكن مقارنة المستندات المحاسبية بالحفريات القديمة التي حافظت على آثار أقدام الحيوانات المنقرضة. لطالما كانت عمليات الشحن والمشتريات ومعاملات البيع وحسابات الشركة في الماضي ، ولا أحد يتذكرها ، وتستمر المستندات المحاسبية في تخزين كل خطوة في حياة الشركة بعناية.

دون انتظار بعض "عالم الآثار" من مفتشية التفتيش "لكشف" الانتهاكات ، دعونا نحلل قواعد تخزين وثائق المؤسسة ، والتي ينظمها القانون بصرامة.

إطار قانوني

يعد الالتزام بالمواعيد النهائية للتقديم أمرًا مهمًا في المقام الأول لأنه يمكنك تبرير تكاليفك في حالة إجراء تدقيق. مع إتلاف الأوراق مبكرًا أو فقدها ، لن تتمكن من إثبات حقيقة وجودها. وسيكون للمفتشين الحق في عدم أخذ نفقاتك في الحسبان ، وسوف يفرضون بالإضافة إلى ذلك غرامات وضرائب.

لهذا السبب يجب أن تكون لا تشوبه شائبة في إيداع المستندات - ستوفر على نفسك والمنظمة من المخاوف والتجارب غير الضرورية.

يتم تحديد فترات التخزين للأوراق المحاسبية من خلال ثلاث وثائق أساسية:

• القانون الاتحادي رقم 402 "بشأن المحاسبة" ، تم إجراء التغييرات الأخيرة في 28 نوفمبر 2018 بموجب القانون رقم 444-FZ ؛
• القائمة التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية ؛
• قانون الضرائب.

لماذا توجد عدة مستندات قانونية بدلاً من واحدة؟ تعد المحاسبة متعددة المهام ، فهي تمس إعداد التقارير وعلاقات العمل وقرارات الموارد البشرية والمزيد.

قد تشير الأوراق التنظيمية إلى نفس المستندات وتؤسس ترتيبًا مختلفًا لتخزينها. وهكذا يحدث نوع من "التداخل". إذا لم تتطابق فترتا التخزين ، فيجب أن يسترشد المرء بالمدة الأطول.

لا يبدأ العد التنازلي لتخزين المستند من تاريخ تأريخه ، ولكن من بداية العام التالي.

مثال... لقد تلقيت فاتورة من بائع بتاريخ 1 فبراير 2019. أنت تعلم أن شركتك تحتفظ بهذا النوع من الوثائق لمدة خمس سنوات. بناءً على ذلك ، يحق لك إتلاف الورقة بعد 1 فبراير 2024 ، نظرًا لأنه في هذا التاريخ سيتم تخزين وثيقتك رسميًا لمدة خمس سنوات.

غالبًا ما تكون الصياغة في الوثائق الرسمية كما يلي: "احتفظ بها لعدد معين من السنوات على الأقل". أي أن المصطلحات الدقيقة يتم اختيارها من قبل الشركة نفسها ، وفقًا لقدراتها (إذا كان هناك شخص يتعامل مع الأرشيف ، فإن المبنى يسمح بذلك). من المعتاد والأفضل للجميع تحديد المواعيد النهائية المحددة للمستندات الرئيسية في المستندات الداخلية ، على سبيل المثال ، في الجزء "اللوائح المتعلقة بالأرشيف".

مكان تخزين المستندات

إذا كان تدفق المستندات للشركة صغيرًا ، فيمكن تخزين المستندات في نفس الغرفة حيث يتم العمل الرئيسي. مع توزيع الورق الكبير للوثائق ، تخصص الشركات غرفة منفصلة للأرشيف.

يجب أن تفي الغرفة بالعديد من قواعد التخزين:

• لا ينبغي أن يكون موجودًا في الأقبية حيث تكون الرطوبة عالية ، ويجب أيضًا تسخينه. الهدف الرئيسي من هذه المتطلبات هو حماية وسيط التخزين قصير العمر من الرطوبة ؛
• يجب أن تكون النوافذ مغلقة بإحكام ، فمن الأفضل استخدام الستائر. سوف يتسبب ضوء الشمس في احتراق الورق ؛
• يجب حماية الغرفة من الوصول غير المصرح به: يجب أن تكون هناك قضبان على النوافذ إذا كانت الأرضية منخفضة. يجب قفل الباب بمفتاح أو قفل تركيبي.

إذا لم تستطع المنظمة تخصيص مساحة لأرشيف الوثائق المحاسبية ، فيسمح لها بإيداعها لدى شركة متخصصة في الأرشيف.

فترات تخزين المستندات

كل نوع من المستندات له مدة صلاحيته الخاصة - من الحد الأدنى إلى الفترة التي يمكن أن تتناسب فيها حياة الإنسان.

جدول مع قائمة فترات التخزين.

تقديم الوثائق للأرشيف

يتم تسليم المستندات إلى الأرشيف للتخزين طويل الأجل (أكثر من عشر سنوات) مع الحد الأدنى من احتمال الحاجة إليها في الوقت الحالي أو في المستقبل القريب. كما رأينا من الجدول ، تخضع بعض فئات المستندات لسعة تخزين طويلة للغاية - تصل إلى 75 عامًا.

يتم نقل المستندات إلى الأرشيف حسب الجدول الزمني المعتمد من قبل رئيس الشركة في ترتيب تكوين الأرشيف. يمكن أن يكون ذلك مرة في الشهر أو مرة في السنة - اعتمادًا على تدفق المستندات للمؤسسة.

يجب أن يقدم الطلب ويشرح الأحكام التالية:

• من هو المسؤول عن حفظ وإصدار الوثائق من الأرشيف ؛
• كيف يتم الاحتفاظ بسجل الأرشيف ؛
• إجراءات إتلاف الأوراق التي انتهت صلاحيتها ؛
• ما هي الأحداث وكم مرة ينبغي تنظيمها من أجل الحفاظ على الأرشيف في الشكل المناسب.

يجب ألا يحتوي الأرشيف على نسخ مصورة. إذا تعذر وضع الأصل في الأرشيف لأسباب موضوعية ، يتم تقديم نسخة مصدقة هناك.

من الناحية المثالية ، يجب أن تكون المستندات المقدمة إلى الأرشيف ملزمة لاحقًا وفقًا لبعض الخصائص ويتم حفظها - لزيادة مستوى الأمان. إذا تم خياطة المستند بخيوط وفقًا للقواعد ، فمن المستحيل تقريبًا استبدال ورقة بأخرى بشكل غير محسوس.

عند اكتمال هذه الخطوات ، يتم وضع معلومات التعريف على غلاف الكتيب ، وهي: السنة ، والرقم التسلسلي ، وعدد الأوراق ، ومنطقة المحاسبة ، ونوع المستندات ، والبيانات الأخرى.

مسئولية تخزين المستندات المحاسبية

رئيس الشركة مسؤول مسؤولية كاملة وتامة عن سلامة الأوراق اللازمة - سوف يسألونه. على الرغم من حقيقة أن الرؤساء يفوضون دائمًا رعاية الأرشيف لموظفيهم.

مبلغ الغرامات يتناسب طرديا مع أهمية المستند المفقود. بالنسبة للانتهاكات البسيطة ، يتم توفير المسؤولية الإدارية في شكل غرامة قدرها 300-500 روبل. إذا أدى عدم وجود الورق إلى تشويه التقرير المحاسبي ، يمكن تغريم المدير وكبير المحاسبين 2000 - 3000 روبل.

قد تكون الخسارة الأكثر خطورة هي المستندات الأساسية والسجلات والفواتير. يتم استخدامها في المحاسبة الضريبية ، وهو التهرب الضريبي المحتمل الذي يعاقب بشدة بغرامة من 10000 إلى 30000 روبل.

مع الكثير من الحماس في غياب المستندات ، يمكن للمرء أن يرى الإجراءات الاحتيالية وتطبيق مقال من القانون الجنائي. هذا السيناريو الأسوأ يهدد الشخص المسؤول بغرامة تصل إلى مليون روبل والسجن لمدة تصل إلى ست سنوات.

إذا اكتشف الموظفون أنفسهم فقدان المستندات ، فمن الضروري إبلاغ المدير على الفور بذلك. وفقًا لقواعد المحاسبة ، يلتزم الرئيس بتعيين لجنة لتحديد أسباب الخسارة.

يجب أن تكون نتيجة عمل اللجنة صياغة قانون بشأن نتائج التحقيق. حتى إذا لم يوضح القانون فقدان الأوراق ، فإنه سيظهر لسلطات التفتيش إحجامًا عن حجب المعلومات.

هناك عدد من الظروف التي يمكن أن تفسر فقدان الأوراق ولا تتحمل المسؤولية عن ذلك. وتشمل هذه الحالات القوة القاهرة في شكل كوارث طبيعية أو سطو ، وإشعال الحرائق في المبنى. يجب أن تحصل الإدارة مسبقًا على شهادة من سلطات مكافحة الحرائق أو وكالات إنفاذ القانون تشرح فقدان المستندات.

إتلاف الوثائق المنتهية الصلاحية

في حالة إنشاء الأرشيف بشكل منطقي (يسهل عرض التواريخ على الأرفف والمجلدات ، والوصول إلى المجلدات ليس صعبًا ، ويتم ترتيب المستندات بدقة حسب النوع) ، فلن يكون هناك متاعب كبيرة مع إجراءات التخلص من المستندات.

يمكن تقسيمها تقليديًا إلى مرحلتين:

• تحديد المستندات مع انتهاء فترة التخزين ؛

المرحلة الأولىيفترض أن الشركة ، بعد فترة تحددها القواعد الداخلية ، تقوم بتحليل الأوراق المتراكمة وتزيل تلك المجلدات من الأرفف ، والتي لم يعد من الممكن تخزين محتوياتها.

في الشركات الكبيرة ذات سير العمل الضخم ، يتم تحديد تاريخ محدد لحدث ما أو سلسلة من التواريخ ، يتم عقد لجنة خبراء من عدة أشخاص ، يقضون ساعات طويلة في الأرشيف ، لتحديد ما يستحق التخلص منه. يجب أن يتمتع هؤلاء الأشخاص بمستوى عالٍ من المؤهلات حتى يتمكنوا من التمييز بين المستندات المهمة والوثائق غير المهمة.

أولاً ، يتم دعم هذه الإجراءات بأمر مخزون حر صادر عن المدير. يسرد المشاركين والأهداف والتواريخ.

ثانيًا ، يقوم المشاركون أنفسهم بوضع قانون على الوثائق المختارة ، والتي يتم سردها بإيجاز. لم يتم الإشارة إلى متطلبات كل ورقة - ليست هناك حاجة لذلك ، بالإضافة إلى ذلك ، مع وجود كميات كبيرة ، فإن مثل هذه الإجراءات "ستلتهم" وقت أعضاء اللجنة.

مثال... إذا كنت بحاجة إلى شطب مستندات محاسبية متجانسة ، فيكفي الإشارة إلى: "أوراق محاسبة ساعات العمل للفترة من 1 يناير 2013 إلى 31 ديسمبر 2013 - مربع واحد".

إذا كانت الأحجام كبيرة حقًا ، يمكن للشركة توظيف أمناء أرشيف محترفين. لن يمنعوا فقط إتلاف الوثائق الضرورية ، لكنهم سيصدرون أيضًا جردًا رسميًا للدمار.

في الشركات الصغيرة ، يتم تعيين مهمة إتلاف الأوراق إما لموظف الأرشيف أو إلى محاسب واحد. في الوقت نفسه ، من أجل شرعية الإجراء ، يجب أيضًا صياغة الأمر والفعل.

تنص المرحلة الثانية على أنه في حالة عدم تعيين أمناء أرشيف من الخارج ، يقوم موظفو الشركة إما بتدمير الأوراق بآلة تمزيق أو تمزيقها باليد. والثاني ممكن فقط بأحجام صغيرة جدًا من الأوراق المالية.

لا يجوز استخدام الوجه العكسي للوثائق الخاضعة للتصفية كمسودات. قد تحتوي الأوراق الإلزامية على بيانات شخصية أو أسرار ضريبية.

يتم تحديد فترات تخزين المستندات المحاسبية في المنظمة بموجب قانون المحاسبة وقائمة خاصة. ستتعرف من مقالتنا على طول فترة التخزين ، وكذلك حول تفاصيل تحديد وقت تخزين المستندات الفردية في المواقف المختلفة.

لماذا تحتفظ بالمستندات المحاسبية

يعرف أي محاسب أن كل مستند صادر في الشركة أو تم استلامه من الأطراف المقابلة له قيمته الخاصة ويجب الحفاظ عليه. بناءً على المعلومات الواردة في المستندات الأولية ، يتم إجراء المحاسبة ويتم تجميع المحاسبة. يتم التحقق من بيانات المحاسبة والمحاسبة من قبل جميع الجهات التنظيمية وفقًا للوثائق الأولية.

يجب الاحتفاظ بجميع المحاسبة والتقارير الأولية خلال الفترات القانونية.

يتم تنظيم فترات تخزين المستندات المحاسبية بموجب قانون "المحاسبة" المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ والقائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25.08.2010 برقم 558.

ما هو أكثر أهمية - قائمة أو قانون رقم 402-FZ

بمقارنة فترات التخزين لمستندات المحاسبة المحددة في القائمة والقانون رقم 402-FZ ، يمكن استخلاص الاستنتاجات التالية:

• حددت القائمة فترات تخزين مختلفة اعتمادًا على نوع وأهمية المستندات المتعلقة بفئة المستندات المحاسبية ؛
• ينص القانون رقم 402-FZ على فترة تخزين مدتها 5 سنوات لوثائق المحاسبة ، لكنه لا يحدد شروط أنواع الوثائق ؛
• في الفقرة 1 من الفن. 29 من القانون رقم 402-FZ ينص على أن القائمة هي الأساس لتحديد فترات التخزين للوثائق.

وبالتالي ، عند تحديد مصير الفاتورة أو الميزانية العمومية أو البيان المحاسبي ، من الضروري البدء في المقام الأول من الشروط الموضحة في القائمة. علاوة على ذلك ، لا يمكن أن تقل فترة التخزين عن 5 سنوات.

فترة التخزين لمستندات المحاسبة المحددة في الفن. 29 من القانون رقم 402-FZ ، بما في ذلك السياسات والمعايير المحاسبية للشركة ، بما في ذلك المستندات الموجودة في شكل إلكتروني. كما لا يمكن تدمير هذا الأخير في غضون فترة 5 سنوات. تبدأ فترة التخزين من السنة التي تلي عام آخر استخدام لها (البند 2 من المادة 29 من القانون رقم 402-FZ).

سوف تتعرف على EDS الذي يجب أن يوقعه الأساسي الإلكتروني من المادة "يجب توقيع المستندات الأساسية الإلكترونية بواسطة UKEP" .

فهم التوقيت باستخدام مثال

تأسست شركة "Landshaftny Design" ذات المسؤولية المحدودة منذ عدة سنوات ، وقد رسخت بثبات في قطاعها من السوق. تم تنفيذ الجزء المحاسبي من العمل بواسطة فريق مكون من 4 أشخاص. تم تعيين مجالات محاسبية محددة لكل متخصص ، وكان كبير المحاسبين مسؤولاً عن إعداد التقارير والتفاعل مع المراقبين.

خلال فترات عمل قسم المحاسبة الماضية ، تراكم عدد لا يحصى من المجلدات مع الوثائق في الخزائن والغرف الخلفية. حان الوقت للتعامل معهم.

كانت معظم المنظمات الأساسية عبارة عن أعمال تم تنفيذها - على أساسها ، تم تحديد إيرادات الشركة بانتظام ، وهو ما ينعكس في بياناتها المالية.

اقرأ عن تسجيل الأعمال المنجزة في هذا شرط .

كانت المبالغ الكبيرة من الإيداعات الورقية عبارة عن فواتير للمواد المشتراة والفواتير وكشوف المرتبات والتسويات ذات الصلة.

تم ملء رف منفصل بالكامل بالسجلات المحاسبية والإعلانات والتقارير لصندوق التقاعد والتأمينات الاجتماعية ، وكذلك الاستمارات الإحصائية.

قام كل محاسب بتجميع قائمة من الحالات مع توثيق محاسبية لمنطقته ، وقام كبير المحاسبين بتنظيم جميع المعلومات في جدول واحد ، وهو أحد الأعمدة التي خصصها لفترات التخزين المعيارية للوثائق المأخوذة من القائمة.

جدول "شروط تخزين المستندات المحاسبية في المنظمة"

لا تتجاهل علامة * في الجدول. هذا يعني أنه يجب الاحتفاظ بالمستند طوال الوقت أثناء عمل الشركة.

تشير جميع الوثائق المشار إليها في الجدول بشكل مباشر أو غير مباشر إلى المحاسبة ، وبالتالي ، فإن الشروط التي تتجاوز فترة التخزين لمدة 5 سنوات المنصوص عليها في القانون رقم 402-FZ ، رئيس المحاسبين في تصميم LLC Landshaftny زاد إلى الحدود الموضحة في القائمة .

بالنظر إلى أن الشركة لم تحتفل بعد بعيدها الخامس منذ بدء العمل ، لا يمكن إتلاف أي من المستندات الواردة في الجدول. لتحرير المباني المزدحمة لقسم المحاسبة ، تم تخصيص خزانة خاصة ، حيث تم وضع المستندات التي تنتظر انتهاء فترة التخزين.

الفروق الدقيقة في المحاسبة عن وقت تخزين المستندات المحاسبية

في الأنشطة العملية لشركة "Landshaft Design" ذات المسؤولية المحدودة ، كانت هناك حالات بيع أصول ثابتة بخسارة. لأغراض المحاسبة والمحاسبة الضريبية للأصول الثابتة ، يتم استخدام نفس المستندات. الفرق هو فقط في الاعتراف بالتكاليف المرتبطة بالتخلص منها. يجب أيضًا مراعاة هذه الحقيقة عند تحديد فترات تخزين المستندات.

على سبيل المثال ، اشترت الشركة منذ عامين سيارة VAZ-21102 (رمز OKOF 15 3410010). انطلاقًا من حقيقة أنه وفقًا لتصنيف الأصول الثابتة التي تنتمي إلى مجموعة الإهلاك الثالثة ، تم تحديد العمر الإنتاجي (SPI) على 5 سنوات. بسبب الأعطال المستمرة ، تقرر بيع السيارة بأي سعر معروض. تبين أن عائدات البيع أقل من القيمة المتبقية للممتلكات ، وسيتم أخذ الخسارة من البيع وفقًا لمعايير المحاسبة الضريبية في غضون 3 سنوات (SPI المتبقي) في الاعتبار عند حساب ضريبة الدخل.

مهم!تنعكس الفروق الدقيقة في المحاسبة الضريبية للخسائر من بيع الأصول الثابتة في البند 3 من الفن. 268 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

اقرأ عن ميزات تجميع النفقات لأغراض المحاسبة الضريبية في هذا مواد .

وبالتالي ، يجب الاحتفاظ بجميع المستندات المتعلقة بتكوين القيمة الأولية والمتبقية ، ومدة SPI ، والعقود وأعمال البيع ، وكذلك الشهادات والحسابات المتعلقة بمحاسبة الخسائر من بيع الأصول الثابتة لمدة 4 على الأقل. بعد سنوات من انتهاء إدراج الخسارة المحددة في الوعاء الضريبي. ... ويرجع ذلك إلى حقيقة أنه أثناء المراجعة ، يحق للسلطات الضريبية فحص المستندات لمدة 3 سنوات سابقة للتدقيق. وبالتالي ، يجب تخزين المستندات الخاصة بالأصل الثابت المحدد لمدة 9 سنوات على الأقل.

الحالة التي تم النظر فيها ليست الحالة الوحيدة عند إطالة فترات تخزين المستندات. في القسم التالي ، نقدم مواقف أخرى.

حالات أخرى لزيادة العمر الافتراضي للابتدائي

إذا عملت LLC Landshaftny Design مع خسارة ، ثم أخذتها في الاعتبار عند حساب ضريبة الدخل ، فسيتعين تخزين المستندات طوال فترة ترحيل الخسارة بالإضافة إلى 4 سنوات بعد شطبها بالكامل. في الوقت نفسه ، من المستحيل التخلص من المصدر الأساسي الذي يؤكد الخسارة المتلقاة ، أو من الشهادات والحسابات الأخرى ، التي تم على أساسها نقل هذه الخسارة.

على سبيل المثال ، يجب الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية والضريبية للخسارة التي تم تلقيها في عام 2018 والتي تم احتسابها على مدى السنوات العشر القادمة حتى نهاية عام 2032.

سيكون من الضروري زيادة فترة تخزين المستندات المحاسبية في الحالة التالية أيضًا. قدمت Landshaftny Design LLC خدمات للعميل الذي لم يدفع مقابل العمل المنجز في الوقت المحدد ولم يستجب للخطابات والمطالبات. لم يتم استبعاد الشركة من سجل الدولة ، لكنها لم تسدد ديونها أيضًا. تمكنت شركة LLC Landscape Design من مراعاة المستحقات اليائسة فقط في عام 2018 ، وسيتعين الاحتفاظ بجميع المستندات المتعلقة بهذا الوضع للمؤسسة حتى نهاية عام 2022.

النتائج

الفواتير ، وأعمال العمل المنجزة ، وكشوف المرتبات ، والتقارير - هذه والعديد من المستندات المحاسبية الأخرى مطلوبة للاحتفاظ بها من قبل دافعي الضرائب ضمن الحدود الزمنية التي تحددها قائمة خاصة. من المستحيل تقليل هذه الشروط ، ولكن في بعض الحالات يكون من الضروري زيادة (عند تحويل الخسائر ، شطب حسابات القبض المعدومة ، بيع الأصول الثابتة بخسارة).

كم سنة يتم الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية؟ السؤال مهم جدا وذو صلة. تحتوي المقالة على نموذج يشير إلى فترات تخزين المستندات المحاسبية في المنظمة (الجدول): أساسي ، ونقدي ، وتقارير.

كما هو مذكور في قانون المحاسبة الرئيسي 402-FZ ، يجب ألا تكون فترة التخزين لمستندات المحاسبة

• أقل من 5 سنوات بعد السنة المشمولة بالتقرير (البند 1 من المادة 29 من القانون 402-FZ) للسجلات الأولية والنقدية ؛
• 5 سنوات على الأقل ، بدءًا من العام الذي تم استخدامه فيه آخر مرة. ينطبق هذا على السياسات المحاسبية والأفعال المحلية الأخرى التي تحدد إجراءات وطرق وأساليب المحاسبة لمؤسسة معينة.

ومع ذلك ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن إجراءات تخزين المستندات المحاسبية ، بما في ذلك شروط تخزينها ، يتم تحديدها من قبل كل منظمة بشكل مستقل ، مع مراعاة المعايير والمتطلبات:

• من قانون الضرائب للاتحاد الروسي;
• الأحكام التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم اللجنة الفيدرالية لسوق الأوراق المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 16 يوليو 2003 رقم 03-33 / ps لـ JSC.

إذا تمت الإشارة إلى فترة مختلفة في كل من القوانين التشريعية المحددة لنفس المستندات ، فيجب إنشاء الفترة الفعلية وفقًا للقانون الذي يشار فيه إلى الفترة القصوى.

في الجدول ، يمكنك العثور على إجابات عن السؤال المتعلق بمدة الاحتفاظ بمستندات المحاسبة حسب نوعها مع الإشارة إلى القوانين التشريعية.

من المهم تنظيم تخزين مستندات المحاسبة في منظمة وفقًا للقوانين التشريعية المذكورة أعلاه. إذا لم تنتهِ فترة تخزين المستند وطلبت مصلحة الضرائب أو FSS أو مفتشية العمل ذلك كجزء من التدقيق في الموقع أو المكتب ، ولكنها غائبة فعليًا ، فسيتم فرض غرامة على المنظمة على أساس البند 1 فن. 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسيبمبلغ 200 روبل. لكل وثيقة لم يتم تقديمها. وأيضا المنظمة والمسؤول يواجهان غرامات إدارية (الجزء الأول فن. 5.27، ح .1 فن. 15.6، ح. 3 ، 4 فن. 15.33 القانون الإداري للاتحاد الروسي، فن. 26.31 من القانون رقم 125-FZ).

لنلقِ نظرة على مثال حول كيفية تحديد العمر الافتراضي للفاتورة والفاتورة المستلمة في الربع الثالث من عام 2017. يتم قبول البضائع للمحاسبة ، ويتم خصم ضريبة القيمة المضافة في نفس الربع. في 4 أمتار مربعة في عام 2017 ، تم بيع البضاعة وأدرجت قيمتها في المصروفات عند حساب ضريبة الدخل.

فترة تخزين الفاتورة حتى 30/09/2021 ، حيث تم استخدامها لحساب ضريبة القيمة المضافة في الربع الثالث من عام 2017 (المطالبة بالخصم) ، ويتم احتساب الفترة على أنها 4 سنوات بعد الفترة الضريبية التي تم فيها استخدام الفاتورة ، أي من 01.10.2017.

تعتمد فترة تخزين سند الشحن على مؤهلاته:

• لتأكيد الحق في خصم ضريبة القيمة المضافة ، نحسب فترة الأربع سنوات من 10/01/2017 ونحصل على 09/30/2021 (قياساً بفاتورة) ؛
• للاعتراف بتكلفة السلع في المصروفات عند حساب ضريبة الدخل ، نحسب فترة أربع سنوات من 01/01/2018 (نظرًا لأن الفترة الضريبية لضريبة الدخل هي سنة) ونحصل على 12/31/2021 ؛
• كوثيقة أساسية - نحسب 5 سنوات بعد السنة التي يتم فيها الاعتراف بتكلفة البضائع كمصروف ، أي اعتبارًا من 01/01/2018 ، ونحصل على 12/31/2022.

كما تظهر الممارسة ، في أي مؤسسة محلية حديثة تقريبًا ، يتم إنشاء أكبر قدر من الوثائق بواسطة قسم المحاسبة. مفهوم: في هذا القسم يعملون بالمال ، ويجب تسجيل كل عملية من هذا القبيل رسميًا على الورق. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تحديد مدة تخزين المستندات الأساسية في المؤسسة قانونًا ، مما يعني أنه لن يكون من الممكن التخلص من "الأوراق" تمامًا مثل هذا ، وسيتعين عليك الاحتفاظ بها لعدة سنوات على الأقل وفقط ثم تدميرهم. بالمناسبة ، عملية التخلص من نفايات الورق ليست سهلة أيضًا ، فهي تحتوي على عدد من الميزات المحددة. المزيد عن كل هذا.

المستندات والوثائق ...

إذا استشهدنا بإحصائيات حول كمية الوثائق التي تم إنتاجها ، فقد اتضح أنه في جميع المؤسسات المحلية الحديثة تقريبًا ، تعد المحاسبة مصدر 80-90٪ من المستندات الورقية. تحتاج إلى تخزينها لسبب ما. تحدد القيود ليس فقط ما هو الحد الأدنى الصحيح لفترة التخزين لوثائق المحاسبة الأولية (عادة ما تتراوح من خمس سنوات إلى عقد) ، ولكن أيضًا الشروط التي يجب أن تكون عليها هذه الكائنات. في الوقت نفسه ، يجب أن نتذكر أن هناك تقسيمًا إلى وثائق للتخزين المؤقت والدائم.

ومع ذلك ، كما تظهر الممارسة ، لا يهتم مديرو الشركات في كل شركة بفهم تعقيدات فترات التخزين المحددة للمستندات الأولية. للتخلص من الصداع ، يمكنك استخدام خدمات شركات الأرشيف المتخصصة. في مثل هذه الشركة ، يعرفون بالضبط نوع المستندات ومدة التخزين ، وفي أي ظروف ، وتحت أي قواعد. بالإضافة إلى ذلك ، تتمتع هذه المنظمة بالقدرة الفنية على إتلاف المستندات الموكلة للتخزين عند انتهاء الموعد النهائي. إنها مريحة حقًا ، لكنها تكلف مالًا. إذا كنت ترغب في توفير المال ، فسيتعين عليك تخصيص غرفة خاصة للأرشيف والتعمق في ما هي فترة التخزين لوثائق المحاسبة الأولية في المنظمة وفقًا للقانون.

اريد - لا اريد

بالمناسبة ، المشكلة لا تنشأ من العدم. تحدد القوانين الحالية فترات التخزين لوثائق المحاسبة الأولية ، ويجب احترامها في أي مؤسسة. يستنتج من التشريع أن أي كيان قانوني فاعل مسؤول عن الحفاظ على الوثائق. هذا يعني أن شكل النشاط لا يلعب دورًا - سواء كان رائد أعمال خاص يدير الأعمال بمفرده ، أو مصدر قلق كبير ، فلا يزال يتعين عليك الاهتمام بتخزين البيانات المالية والوثائق الأخرى. من المهم دراسة التشريعات المتعلقة بفترات التخزين المحددة للمستندات الإلكترونية الأولية والورق ، بحيث لا تجد نفسك في وضع غير مريح في حالة حدوث تعارض مع مقاول أو أثناء التفتيش من قبل سلطة إشرافية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤدي عدم مراعاة الفترات الزمنية التي يحددها القانون إلى دفع غرامة كبيرة أثناء التفتيش. يحتوي التشريع الحالي على معايير تحكم الحد الأدنى لفترة التخزين لوثائق المحاسبة الأولية. من المهم أن يكون العمل آمنًا ، وأن يتميّز سير العمل في بلدنا بسيادة القانون والامتثال للقواعد المعمول بها.

يخبرنا القانون الفيدرالي رقم 125 ، الذي تم تبنيه في أكتوبر 2004 ، عن المدة المحددة لتخزين المستندات الأولية الإلكترونية ، الورقية ، الآن. كما يوحي الاسم ، فهو مخصص للأرشيف والتسيير الصحيح للأعمال. في هذه الوثيقة الرسمية يتم النظر في ميزات تخزين الأوراق الرسمية الصادرة عن قسم المحاسبة. هنا يمكنك العثور على كل من الميزات التي تسمح لك بالتمييز بين وثائق التخزين المؤقتة والدائمة ، والمصطلحات النموذجية لنوع معين من الورق.

من ينطبق عليه ذلك؟

يتم تعيين التزامات الامتثال للحد الأدنى لفترات التخزين للمستندات الأولية إلى:

• أمثلة على الحكم الذاتي المحلي ؛
• وكالات الحكومة؛
• رجال الأعمال؛
• المؤسسات ؛
• الأشخاص المنخرطين في أنشطة ريادة الأعمال.

يجب مراعاة القانون فيما يتعلق بالوثائق الأرشيفية ، بما في ذلك تلك المتعلقة بالموظفين. يجب الاحتفاظ بكامل الفترة الزمنية المحددة في القانون في مكان آمن. بالإضافة إلى القوانين الفيدرالية ، تتأثر تفاصيل فترات تخزين المستندات الأولية وسجلات المحاسبة في عدد من الوثائق التنظيمية السارية في كل من الدولة ككل وفي كل منطقة على حدة. ومع ذلك ، فإن أهم وثيقة هي القانون 125 المذكور أعلاه ، والذي يوفر قائمة كاملة بالوثائق التي تنظم مدة تخزين الأوراق المحاسبية.

قانون رقم 129

في عام 1996 ، صدر قانون اتحادي بشأن خصوصيات المحاسبة. يشير إلى أن قسم المحاسبة يمكنه تكوين وثائقه على الورق ، وكذلك استخدام أدوات آلية مختلفة. في الوقت نفسه ، يجب على الشركة عمل نسخ من الوثائق على الورق بشكل مستقل حتى يتمكن جميع المشاركين في العمليات من الوصول إلى البيانات المتعلقة بهم. إذا طلبت السلطة الإشرافية الوصول إلى الوثائق ، فإن ممثلي الشركة ملزمون بتقديمها. يحق لموظفي مكتب المدعي العام وممثلي المحكمة القيام بذلك.

الإنشاء والتخزين وفقًا لوقت تخزين مستندات المحاسبة الأولية ، يجب أن يتوافق الحكم عند الطلب مع النماذج المحددة في التشريعات التنظيمية. يجب إرسال المستندات إلى مقدم الطلب في شكل ورقي. إذا كانت إمكانيات الآلات المستخدمة في العمل تسمح بذلك ، إذا وافق جميع المشاركين ، يمكن إرسال التقارير في شكل إلكتروني. هذا أيضًا مسموح به بموجب القوانين الحالية لبلدنا.

نقوم بالتخزين وفقًا للقواعد

يحتوي القانون الاتحادي رقم 129 على إشارة إلى التقيد الإجباري بفترات التخزين لوثائق المحاسبة الأولية. على وجه الخصوص ، تذكر المادة 17 أنه يجب على أي كيان قانوني بالضرورة الاحتفاظ بهذه الوثائق ، بما في ذلك السجلات والتقارير. يتم تحديد مدة الفاصل الزمني من خلال القواعد التي تحكم الأرشفة على مستوى الولاية. لا يمكن أن تقل مدة هذه الفترة عن 5 سنوات.

تم تحديد فترة تخزين خاصة للمستندات الأولية للوثائق التي تنظم السياسة المحاسبية وبعض الفئات الأخرى (البرامج المستخدمة على الأجهزة التي تعالج المعلومات ، مخطط عمل للحسابات). بالطبع ، المدة هنا هي أيضًا خمس سنوات (في بعض الحالات يمكن تحديد هذه الفترة لفترة أطول) ، لكن الفترة تبدأ في العد من اللحظة التي لجأت فيها المؤسسة إلى هذا المستند للمرة الأخيرة. رئيس الكيان القانوني هو الشخص المسؤول ، وفقًا للقانون ، عن تخزين جميع المستندات المطلوبة وفقًا للفترات الزمنية. هذا يعني أن أي رئيس متعلم ومسؤول ملزم بمعرفة فترة تخزين المستندات الأولية في قسم المحاسبة إذا كان يريد إبقاء الوضع في الشركة تحت سيطرته.

كما تبين الممارسة ، تجري العديد من المنظمات بانتظام جردًا للوثائق الرسمية ، وتنص اللوائح المحلية على الأشخاص المسؤولين عن تخزين المستندات ، والذين تتفاعل معهم سلطات التفتيش فعليًا عند مراقبة الامتثال لقواعد الحفاظ على المحفوظات.

الخلق والتخزين: كل شيء حسب القواعد

استنادًا إلى التشريعات الحالية ، يمكن للمحاسبين إصدار كل من الوثائق الأولية والملخص ليس فقط على الورق ، ولكن أيضًا في شكل إلكتروني ؛ في الوقت نفسه ، يُفرض الالتزام بإنشاء نسخ ورقية على الكيان القانوني ، وبناءً على طلب من الشخص المعني ، هيئة التحقق ، تلتزم الشركة بإرسال المستندات الورقية إلى العنوان في أقرب وقت ممكن. يجب أن يتم التجميع والتخزين بالشكل الذي تحدده التشريعات التنظيمية الحالية.

قائمة الوثائق التي تأخذ بعين الاعتبار أوراق الإدارة النموذجية التي يتم تشكيلها في سياق عمل أي مؤسسة تخبرنا عن فترة تخزين المستندات الأولية في قسم المحاسبة ، وترتيب هذه العملية. تأسست في عام 2010 في وثيقة تمت الموافقة عليها من قبل وزارة المالية و Rosarkhiv. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري مراعاة متطلبات قانون الضرائب ، الذي ينظم مسؤولية كل مواطن في بلدنا عن حفظ السجلات المحاسبية لمدة أربع سنوات. ينطبق هذا على الأوراق المالية المتعلقة بالمحاسبة عن المصاريف ومكون الدخل ، وكذلك تأكيد دفع الضرائب.

نتعامل مع الأعمال بحكمة

يفترض التنظيم الصحيح للعملية مع مراعاة وقت تخزين مستندات المحاسبة الأولية نهجًا احترافيًا ، وإشراك الموظفين المسؤولين عن محاسبة الوثائق ، ومعالجة المعلومات الأرشيفية حول تنظيم سير العمل نفسه. في الوقت الحالي ، لا توجد أماكن عمليًا للتدريب المتخصص في الأرشفة ، لذلك غالبًا ما يكون العثور على متخصص عالي الجودة أمرًا صعبًا. من ناحية أخرى ، يتطلب التشريع التقدمي مراعاة فترات تخزين مستندات المحاسبة الأولية ، وإلا فقد يواجه المرء غرامات غير سارة بشكل قاطع. أفضل خيار لتدفق المستندات بكميات كبيرة إلى حد ما هو إنشاء قسم في موظفي الشركة مسؤول عن تخزين الأرشيف ، وضمان التدريب المنتظم للموظفين المسؤولين عن التوثيق بالموارد الداخلية. سيسمح لك ذلك بمراقبة الابتكارات المنصوص عليها في القوانين والامتثال لجميع المتطلبات.

الخيار البديل ، الذي يسمح لك أيضًا بمراعاة فترة تخزين المستندات الأولية والامتثال لها في أنشطة عملك ، هو التعاون مع وسيط يتعهد بالحفاظ على أوراق العميل. ومع ذلك ، فإن اختيار شركة أرشيفية لنفسك ليس بالمهمة السهلة أيضًا. من الضروري تحليل جميع الخيارات المتاحة بعناية من أجل إعطاء الأفضلية لشركة موثوقة ولا تقلق من احتمال إغلاقها وحرق المبنى.

ميزات تخزين بعض أنواع الوثائق

على النحو التالي من التشريع الحالي ، من الضروري نقل الوثائق الأولية إلى الأرشيف ، وكذلك السجلات وإعداد التقارير ووثائق الميزانية العمومية. يجب تضمين جميع فئات الوثائق الرسمية هذه ، حتى يتم إرسالها إلى الأرشيف ، في غرف المحاسبة ، بينما يجب على الكيان القانوني توفير جميع شروط سلامة الأوراق: يجب إغلاق الخزانات ، ويجب مراعاة الحرائق وغيرها من وسائل السلامة. داخل المؤسسة ، يتم تعيين شخص مسؤول عن سلامة الوثائق من خلال وثيقة خاصة.

إذا تم استخدامها في المؤسسة ، وفقًا للقانون ، يجب الاحتفاظ بهذه المستندات في خزانة أو خزانة خاصة ، وهي غرفة تغلق وتضمن سلامة الوثائق. يجب جمع الوثائق الأولية للفترة الزمنية الحالية ، التي تتم معالجتها يدويًا ، مع مراعاة التسلسل الزمني ، في السجلات ، والتي يتم إرسالها بعد ذلك إلى الأرشيف للتخزين الدائم.

ما الذي يجب الانتباه إليه أيضًا؟

عند تخزين كشوف الحسابات المصرفية والأوامر النقدية وتقارير الدفع المسبق ، من الضروري الحفاظ على جميع الوثائق مع مراعاة التسلسل الزمني والربط للتخزين المنظم المشترك. يمكن تخزين فئات معينة من المستندات (تقارير الورديات وأوامر العمل) بدون ربط ، ولكن يتم حفظها في مجلدات بحيث لا يتم فقد أي شيء أو استخدامه لأغراض غير شريفة.

الحفاظ على الوثائق ، وكذلك إرسالها في الوقت المناسب إلى الأرشيف ، هو في المقام الأول مجال مسؤولية كبير المحاسبين ، على الرغم من أنه ، إذا لزم الأمر ، قد تحتوي اللوائح المحلية على تفويض السلطة لشخص آخر. لا يمكن إصدار الوثائق الأولية والتقارير ووثائق الميزانية العمومية إلا في حالات معينة ، وفقًا لأمر رسمي من كبير المحاسبين. بشكل عام ، لا تستطيع الأقسام الهيكلية الوصول إلى مستندات المحاسبة. لا يمكن مصادرة الوثائق إلا بناءً على طلب متخصص من سلطات التحقيق أو المحكمة أو غيرها من السلطات التي لديها الصلاحيات المناسبة بموجب القانون. في هذه الحالة ، من الضروري تقديم قرار رسمي يتم إعداده وفقًا للقانون. عند الحجز ، من الضروري وضع بروتوكول ، يتم تسليم نسخة منه إلى ممثل المنظمة مقابل التوقيع.

يتم عرض فترة تخزين المستندات الأولية في الجدول أدناه.

ميزات تدفق المستندات

يتم تطبيق مصطلح "سير العمل" على مجموعة من العوامل المرتبطة بحركة الوثائق من لحظة إنشاء الورقة إلى نقلها إلى الأرشفة. يعد وضع الجدول من اختصاص كبير المحاسبين ، على الرغم من أنه يتم تفويضه في بعض المؤسسات إلى أخصائي تدفق المستندات. ومع ذلك ، كما تبين الممارسة ، فإن الأصح هو إدراج مثل هذا الجدول في السياسة المحاسبية للمؤسسة ، والتي تتم الموافقة عليها بعد ذلك بأمر صادر خصيصًا موقعًا من قبل المسؤول الرئيسي في الشركة.

بمساعدة الجدول الزمني ، يمكنك تنسيق مهمة التخطيط في المؤسسة وتبسيطها. جدول تدفق المستندات للوثائق الأولية هو قائمة بفناني الأداء ، والفترات الزمنية التي يجب خلالها إرسال الأوراق إلى قسم المحاسبة ، بالإضافة إلى الأطر الزمنية التي يقوم المحاسبون بمعالجتها. يجب وصف فترات التقارير ، بما في ذلك الميزانية العمومية. في كثير من الأحيان ، تحتوي السياسة المحاسبية على تنظيم فترات التخزين للمستندات الأولية ، وتكون هذه الفترة إما معادلة للفترة التي يحددها القانون ، أو يتم تخصيصها لفترة أطول ، إذا اقتضت ذلك تفاصيل أنشطة الشركة. عند تقديم التقارير الخاصة بالسنة ، يتم إعداد الوثائق وفقًا للإجراء المتبع ونقلها إلى التخزين الأرشيفي. في الوقت نفسه ، يؤخذ في الاعتبار أنه في المستقبل قد يصبح من الضروري استخراج البيانات المفيدة من الحجم المنقولة للتخزين. لهذا ، يتم قبول تقسيم الحالات إلى مجلدات ، بينما يتم شرح التجميع بالمحتوى. تأكد من تعيين عنوان ذي صلة لكل مجلد.

ميزات تخزين الحقيبة

جميع الوثائق التي يتم إنشاؤها في سياق نشاط المؤسسة ، كما ذكر أعلاه ، تنقسم إلى تخزين مؤقت ودائم. عند نقل الأوراق للأرشيف لا بد من تسليم كل فئة من هذه الفئات على حدة دون خلط الأوراق الرسمية في نفس المجلدات. في هذه الحالة ، يجب الاحتفاظ بالنسخ منفصلة عن النسخ الأصلية. أيضًا ، في مجلدات منفصلة ، سيتعين عليك فرز الوثائق التي تعرض التقارير والخطط حسب السنة والربع والشهر. يجب أن تحتوي الحالة الواحدة على قطعة واحدة من الوثائق.

لتجميع حالة واحدة ، يمكنك استخدام المستندات التي تم إنشاؤها لفترة واحدة (ربع سنة ، سنة ، شهر). الاستثناء هو ما يسمى بالفئات العابرة - على سبيل المثال ، الشؤون الشخصية ، التي لم يتم تحديد وقت إغلاقها ليتزامن مع السنة التقويمية. إذا كانت الحالة تحتوي على وثائق تم إنشاؤها على مدى عدة أشهر ، فمن الضروري فصل كل شهر عن الآخرين بورقة خاصة ، مع تسجيل الفترة التي تليها المستندات. في هذه الحالة ، يُسمح بتجميع ما يصل إلى 250 ورقة في حالة واحدة. يمكن أن يكون حجم المجلد 4 سم أو أقل.

ما الذي يجب الانتباه إليه أيضًا؟

كما يتضح من قواعد الحفاظ على الأرشيف ، إذا كانت الوثائق تحتوي على مرفقات ، فيجب إرفاق تلك المرفقات (بغض النظر عن تاريخ تجميعها) بالوثائق المصاحبة لها. بشكل عام ، يعتبر الاتساق في أرشيف المستندات المحاسبية مهمًا للغاية ، لذلك يجب التقيد به بدقة. كقاعدة عامة ، يتم ترحيل البيانات أولاً ، ثم الملاحظات التفسيرية ، وبعد ذلك يتم استكمال الميزانية العمومية بالمستندات المرفقة.

عند تنظيم تخزين الحسابات الشخصية لموظفي الشركة ، من الضروري تخصيص حالة منفصلة لهذا الغرض ، حيث يتم وضع الوثائق حسب السنة مع التقيد الصارم بالتسلسل الزمني. يتم تشكيل المراسلات السنوية في مجلدات تشير إلى السنة التقويمية ويتم تنظيمها أيضًا وفقًا للتواريخ. يجب أن يتبع كل طلب رد عليه.

بعض الملامح

قد تختلف فترات التخزين المنصوص عليها في قانون الضرائب عن تلك المعايير المحددة في القوانين التي تحكم أنشطة قسم المحاسبة. عند ملاحظة مثل هذا التناقض ، يوصى ، أولاً وقبل كل شيء ، بمراقبة الفاصل الزمني الأطول - سيسمح ذلك ، إذا لزم الأمر ، بالإشارة إلى الوثائق لاستخدامه ، حتى لو ، وفقًا لإحدى القواعد الحالية ، انتهى الموعد النهائي بالفعل. بالإضافة إلى ذلك ، لن يكون لدى هيئات التفتيش ما تشكو منه. من الضروري أيضًا تذكر قائمة خاصة تم نشرها في عام 2000 تشير إلى مدة تخزين بعض مجموعات معينة من الوثائق. يتم تحديث هذه القائمة واستكمالها بانتظام ، لذلك يجب على كبير المحاسبين في المؤسسة والقسم المسؤول عن توزيع المستندات اتباع المعلومات الحالية.

إذا تم انتهاك شروط التخزين ، فإن المسؤولية تقع على عاتق رئيس الشركة ، على الرغم من حقيقة أن موضوع السلامة هو في المقام الأول ضمن نطاق مسؤولية كبير المحاسبين. في حالة انتهاك الأمر ، يتم انتهاك مدة التخزين ، يتم فرض غرامة على الشركة. بالنسبة للمسؤول ، تتراوح العقوبة عادة في حدود ألفين إلى ثلاثة آلاف روبل. ولكن إذا لم يتم الاحتفاظ بالوثائق الأساسية على الإطلاق ، فيمكن معاقبتهم على ذلك بدفع غرامة قدرها خمسة آلاف روبل أو أكثر.