لفترة طويلة كانت هناك خلافات حول من يجب أن يتعامل مع العقود في المؤسسة ، ومن مسؤوليته عن الأنشطة التعاقدية مع المديرين؟ وبغض النظر عن حجم المشروع ونوع الموظفين الذين يعملون فيه ، يمكن صياغة العقود يوميًا ، وهذا عمل شاق ومسؤول. في الممارسة العملية ، يعتمد نجاح العمل على هذا.
كقاعدة عامة ، يوجد في أي مؤسسة طريقتان للتنظيم التعاقدي: اللامركزية والمركزية.
يعني النهج المركزي أن المؤسسة لديها وحدة هيكلية خاصة أو ، على سبيل المثال ، تم إنشاء مجموعة عمل تتعامل مع الأنشطة التعاقدية. تتمثل مهمة المقاول في تسليم العقد (مسودته) أو عرضه على هذا القسم ، وسوف يتعامل المتخصصون بالفعل مع التخزين أو المحاسبة أو الموافقة.
النهج اللامركزي هو عندما يتعامل كل مقاول مع عقودهم بشكل مستقل. ولكن حتى في هذه الحالة ، من الضروري الاحتفاظ بجميع أصول العقود في مكان خاص واحد ، على سبيل المثال ، مع محامٍ أو سكرتير أو في المكتب.
كما تظهر الممارسة ، فإن معظم الشركات في روسيا تستخدم النهج الأخير - وهو نهج لامركزي. بعد كل شيء ، لماذا إنشاء قسم خاص للعقود وإنفاق أموال إضافية عليه؟ ولكن هناك أيضًا لحظات تنمو فيها الأحجام في المؤسسة ، ودون إنشاء نظام مركزي في أي مكان.
حتى في النهج اللامركزي ، فإن المسؤولية الرئيسية عن الموافقة والتوقيع تقع على عاتق رئيس الشركة أو موظف مفوض من قبله. قد يكون هذا نائبًا للمشتريات ، أو النائب الأول ، أو رئيس الأمن ، أو رئيس الدائرة القانونية.
الموافقة هي المرحلة الأولية والمهمة والإلزامية لمشروع العقد النهائي. بعد التوقيع يجب على المدير العام التأكد من قانونية العقد وصحة صياغته. يجب أن تشمل الاتفاقية: المحاسب الرئيسي والممول والموظفين الأكفاء الآخرين الذين ينطبق ذلك على صناعتهم. يتلقى جميع هؤلاء الموظفين نسخة من العقد ، في شكل إلكتروني ، في حالة استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) ، أو إحدى النسخ. يتم إرفاق ورقة اعتماد بهذه النسخة ، حيث يكتب جميع الموظفين المحددين تعليقات أو العكس ، قم بتعيين تاريخ الموافقة.
بإيجاز ، يمكننا القول إن من يجب أن يتعامل مع العقود في المؤسسة ، فالأمر متروك للرئيس لاتخاذ القرار شخصيًا ، اعتمادًا على حجم المؤسسة.
ومن المعروف أن العمل بعقود في المؤسسة- مهمة ليس فقط الشؤون القانونية ، ولكن أيضًا الإدارات الأخرى للمؤسسة. بعد كل شيء ، لا يكفي إبرام عقد ، بل يجب أيضًا استيفاء شروطه: على سبيل المثال ، إجراء تحويل الأموال ، وتنظيم أداء بعض الأعمال ، وما إلى ذلك. غالبًا ما تطور الشركة ممارسة معينة في الرسم ، إبرام العقود وتنفيذها، وهو أمر مألوف ومفهوم لجميع الإدارات. من ناحية ، هذا جيد ، لأن الجميع يعرف ماذا يفعل. من ناحية أخرى ، إذا كانت الممارسة خاطئة ، فقد تكون هناك مشاكل معها إعادة تنظيم.
من حيث المبدأ ، يفهم الجميع أنه إذا تم بناء العمل بالعقود بشكل صحيح ووفقًا للتشريع الحالي ، فستكون هناك مشاكل أقل بكثير - خاصةً مع المستحقات والمبالغ المستحقة الدفع. ومع ذلك ، يسعى كل قسم ككل وكل موظف على وجه الخصوص إلى تقليل حصته من المسؤولية عن المعاملة - والتي لا يمكن إلا أن يكون لها تأثير سلبي. لذا فإن أي تغييرات تزيد من هذه الحصة ستقابل بالنقد الشديد والرفض.
ومع ذلك ، يجب أن يكون مفهوما أن نجاح المؤسسة ككل يعتمد على العمل المنسق بشكل جيد لجميع الإدارات.... هذه ليست اللحظة التي تحتاج فيها إلى الاختباء من المسؤولية أو دفعها إلى الآخرين. وبالتالي ، حتى لو كان إدخال النظام الجديد عملية معقدة ومثيرة للجدل ، لا يزال المحامي بحاجة إلى بذل الجهد. من أين تبدأ؟ كيف تحدد مدى فعالية التغيير؟ كيف يجب أن تعمل الأقسام المختلفة بشكل تقريبي؟
تدل الممارسة على أن المحامين والمديرين هم الأكثر انخراطًا في إبرام العقود - نظرًا لخصوصيات أنشطتهم. كما أن الإدارة المالية ، بالطبع ، لا تقف جانبًا (بعد كل شيء ، هو الذي يتعامل مع جميع التدفقات النقدية) ، لكن تأثيرها ليس واضحًا.
قبل إدخال أي تغييرات ، تحتاج إلى تحليل كيفية التعامل مع العقود في الوقت الحالي. من الذي يقوم في أغلب الأحيان بصياغة العقود التي تبرمها الشركة: هل يصاغها محاموها أو يأتون من منظمات خارجية وتتطلب دراسة متأنية بشكل خاص؟ من له الحق في توقيع العقود: المدير الفعلي أم غيره؟ ما العمل التحضيري الذي يتم القيام به؟ ما هي إجراءات توقيع العقود؟ أين تذهب العقود؟ ما هي إجراءات تنفيذ العقد؟ أين وفي أي شروط يتم تخزين العقود؟ ستساعد الإجابات على هذه الأسئلة والأسئلة المماثلة في تحديد أضعف نقاط العمل مع العقود.
بعد أن يحدد المحامي ميزات الممارسة التي تم تطويرها في المؤسسة ، يمكنك البدء في إعداد المستندات التي من شأنها تسهيل الانتقال إلى إجراء جديد للعمل مع العقود. سيكون من الضروري وضع مبادئ توجيهية للمشاركين في العمل التعاقدي. لاحظ أننا نتحدث عن كل مشارك ، بما في ذلك الشخص المسؤول عن تخزين العقود. من الضروري وضع توصيات ولائحة عامة بشأن التعامل مع العقود حتى يمكن تشكيل نظام موحد جديد للعمل مع المستندات في المؤسسة. مثل هذا النظام سوف يبسط إجراءات إعداد وتوقيع العقود الجديدة ، وتحسين الرقابة على تنفيذ العقود وتخزينها.
نظرًا لأن إبرام العقود وتنفيذها يتطلب العمل المنسق بين العديد من الإدارات ، فسيتعين عليك تحديد المفاهيم الأساسية: ما هو العقد نفسه ، وما هي الاتفاقيات الإضافية ، وما إلى ذلك. يعتبر إدخال التعاريف أكثر أهمية مما قد يبدو ، لأن الاختلافات في فهم المصطلح نفسه ستؤدي حتماً إلى صعوبات.
لذا ، فإن كلمة "عقد" تعني اتفاق طرفين أو أكثر. تحدد هذه الاتفاقية أو تعدل أو تلغي حقوق والتزامات الأطراف فيما يتعلق ببعضها البعض. بموجب "اتفاق الاتفاقية" ينبغي فهم توفير نص الاتفاقية للإدارة القانونية ، وكذلك لقسم المحاسبة والإدارة المالية. فقط بعد الموافقة على النص من قبلهم ، سيكون من الممكن التوقيع عليه. من المهم أن نتذكر أننا نتحدث عن كل عقد مبرم في المؤسسة - حتى وإن كان يبدو غير مهم. يجب أيضًا الاتفاق على أي تغييرات في العقد ، بالإضافة إلى الإضافات المختلفة ، وحتى بعض البروتوكولات في بعض الأحيان ، ليس فقط مع المحامين ، ولكن أيضًا مع الممولين. من الواضح أنه نادرًا ما تتم الموافقة على الاتفاقية في الإصدار الأول: بالتأكيد ستكون هناك أي اقتراحات وملاحظات وبعض الإرشادات وما إلى ذلك. يمكن عمل كل هذه العلامات على "ورقة الموافقة" - نموذج مُعد مسبقًا.
شكل ورقة الموافقة تعسفي بشكل عام ، ويمكن للشركة إدخال بياناتها الخاصة ، مع مراعاة ظروفها. سوف نصف ، مع ذلك ، أهم التفاصيل. لذلك ، يجب أن يكون هناك بالضرورة مجال للإشارة إلى موضوع الاتفاقية: إذا كان شخص ما يتحدث عن عقد ، والثاني يتعلق باتفاقية إضافية ، فلن يأتي ذلك أي معنى. الشرط المهم التالي هو معلومات عن الطرف المقابل. هنا يمكن الإشارة إلى اسمه أو موقعه أو تسجيله وما إلى ذلك.
العمود التالي - بيانات عن الشخص المسؤول الذي يمثل مصالح الشركة. يمكنك تحديد (باستثناء اللقب والاسم الأول) في القسم الذي يعمل فيه ، ومن هو رئيسه المباشر (يمكنك حتى أن تطلب من رئيس القسم التوقيع على أنه على علم بالعقد المبرم) ، ورقم الهاتف الداخلي ، وما إلى ذلك وهلم جرا. الأعمدة التالية في ورقة الموافقة مخصصة للتواريخ: تاريخ ملء الورقة ، تاريخ نقل العقد إلى هذه الدائرة ، تاريخ إعادة العقد إلى المقاول ، الفترة الممنوحة إلى قسم للتعرف على العقد وإجراء التعديلات. كل هذا ضروري حتى لا تقوم الأقسام بسحب العمل بالعقد دون داع. أخيرًا ، ستحتاج إلى تخصيص مساحة لتوقيعات رؤساء الأقسام.
ما هي ورقة الموافقة هذه ، إذا تم اختراع أجهزة الكمبيوتر لفترة طويلة ، وحتى عمال النظافة ، ناهيك عن المحامين والمحاسبين ، يعرفون كيفية استخدامها؟ يبدو أنه إذا تم تقديم الوثائق الإلكترونية ، فإن التعديلات على الأوراق لا معنى لها. ومع ذلك ، في الواقع هذا ليس هو الحال. أولاً ، يقرأ الغالبية العظمى من الناس المستندات المطبوعة عن كثب ، في حين أن المستندات الإلكترونية مقشودة فقط. وبالتالي ، تقل احتمالية فقد شيء مهم في عمليات التحرير "اليدوية". ثانيًا ، تتعطل المعدات بسهولة - ومن المعروف أن هذا يحدث في أكثر اللحظات غير المناسبة.
بمعنى ، لا يجوز إرسال النسخة الإلكترونية ، وقد يتجمد الكمبيوتر فجأة ، وما إلى ذلك. في مثل هذه الحالة ، يكون من الأسهل وضع العلامات يدويًا والتركيز على مزيد من العمل بدلاً من الانتظار حتى يتم إصلاح وحدة ضالة. ثالثًا ، يسمح إدخال مثل هذه الورقة بتحكم أفضل في عمل الأقسام المختلفة. بشكل عام ، الأكثر فاعلية لأي مؤسسة هو الاستخدام المتكافئ لكل من عمليات التحرير والتحرير الإلكترونية على الورق.
لاحظ أن تقديم ورقة الموافقة هذه يجعل من الممكن تقليل عدد العقود التي تم وضعها بشكل غامض. في كثير من الأحيان ، يكون المديرون الذين يبرمون عقدًا في عجلة من أمرهم للتوقيع عليه لدرجة أنهم لا يقرؤونه بالاهتمام الواجب. بالإضافة إلى ذلك ، نادرًا ما يفهم المدير تعقيدات الفقه أو المحاسبة - في الواقع ، هذا ليس من اختصاصه - وبالتالي يرتكب أخطاء جسيمة عند إبرام العقد. نتيجة لذلك ، اتضح أن لديهم شيئًا واحدًا في أذهانهم ، الشركاء - شيء مختلف تمامًا ، ومن نص الاتفاقية يتبع الشيء الثالث. تسمح لك ورقة الموافقة بتجنب مثل هذه اللحظات غير السارة.
بالإضافة إلى ورقة الموافقة ، يمكن أيضًا أن تكون الشروط المرجعية للعقد فعالة للغاية. كما يوحي الاسم ، فإن الشروط المرجعية هي نموذج يحتوي على المعلومات الأساسية حول العقد الجاري إعداده. كل شيء بسيط للغاية: يشير المدير إلى جميع المتطلبات المهمة للعقد ، ويقوم المحامون بإعداد العقد اللازم على أساس هذه الوثيقة. يتم تقديم المتطلبات بطريقة موحدة ، لذلك من غير المحتمل وجود تناقضات. نظرًا لأنه تم تحديدها بالكامل ، فلن تستغرق صياغة العقد وقتًا طويلاً بقدر الإمكان. نتيجة لذلك ، يعمل قسمان بسرعة وانسجام - ومعهما المؤسسة بأكملها.
من الواضح تمامًا أن عددًا قليلاً من المديرين سيوافقون طوعًا على تحمل عبء عمل إضافي وملء الاختصاصات. ومع ذلك ، فإن إدخال الشروط المرجعية للعقد على المدى الطويل يسمح للمدير بالعمل بكفاءة أكبر.
الاستخدام الأكثر فعالية للمواصفات الفنية عند صياغة العقود القياسية. لذلك ، يمكن لقسم الإدارة إعداد مهمة فنية لتلك الأنواع من العقود التي يجب وضعها في كثير من الأحيان. ستشير الأعمدة المخصصة إلى الغرض من صياغة مثل هذه الاتفاقية ، وشروط استخدامها ، والشروط التقريبية التي يجب الوفاء بها. بناءً على المتطلبات ، يعد المحامي عقدًا قياسيًا تقريبيًا ، وينسق شكله مع الأقسام الأخرى. بعد إجراء جميع التصحيحات اللازمة على النص ، يتم نقل المستند إلى رئيس المؤسسة. أخيرًا ، يتم إدخال نموذج العقد المعدل والمعتمد بالكامل في الأرشيف الإلكتروني ، في قسم العقود النموذجية. الآن يمكن لأي مدير استخدام هذا العقد القياسي في عمله.
علاوة على ذلك ، بفضل هذا النموذج ، سيتمكن المدير من تحديد متطلباته ورغباته بشكل متسق ، وسيتمكن المحامي من فهمها وأخذها في الاعتبار.
ما هي المعلومات التي يجب تحديدها في الاختصاصات؟ مرة أخرى ، يعتمد ذلك على المؤسسة المحددة. ومع ذلك ، فإن التفاصيل الأساسية ، في الواقع ، نموذجية. لذلك ، في الاختصاصات ، من الضروري الإشارة إلى نوع العقد المطلوب: اتفاقية إيجار ، اتفاقية بيع ، اتفاقية خدمة ، وما إلى ذلك. بعد ذلك ، ستحتاج إلى تحديد من يشارك في هذه الاتفاقية ، مع الإشارة إلى رقم هاتفه وسلطته وما إلى ذلك. يجب تخصيص الأعمدة التالية للعقد نفسه: التفاصيل المصرفية للمؤسسات ، وموضوع العقد ، ومقدار العقد ، ومعلومات مماثلة. بالمناسبة ، لتجنب سوء الفهم ، تحتاج إلى توضيح كيفية حساب هذا المبلغ ، وبأي عملة يشار إليها ، وما هو سعر الصرف في وقت العقد ، وما إلى ذلك.
يجب وصف التزامات أطراف العقد بتفصيل خاص ومفهومة... وبالتالي ، يجب وصف التزامات وحقوق كل طرف بشكل منفصل. من الضروري الإشارة في أي إطار زمني يجب الوفاء بالتزامات كل طرف ، وفي أي مكان يجب أن يحدث هذا. من الضروري أن نصف بأكبر قدر ممكن من التفاصيل الطريقة التي يؤدي بها كل طرف واجباته: ما هي الإجراءات التي ينبغي القيام بها ، وبأي ترتيب ، وفي أي إطار زمني ، وما إلى ذلك. العرض التفصيلي سوف يتجنب سوء التفاهم بين أطراف العقد. بالطبع ، سوف تحتاج إلى توضيح مسؤولية الأطراف في حالة التقصير ، وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية والتداخلات الأخرى. إذا كانت هناك شروط أخرى في الاتفاقية يجب تحديدها ، فيمكن الإشارة إليها في عمود منفصل. أخيرًا ، ستحتاج إلى الإشارة إلى مدة العقد. مرة أخرى ، نكرر أن كل شركة يمكنها تطوير شكلها الخاص من المواصفات الفنية للعقد والإشارة فيه إلى تلك الأعمدة ذات الصلة بشركة معينة.
ومع ذلك ، لا ينبغي للمرء أن يتوقع أن مجرد إدخال نموذج التعيين الفني سيؤدي إلى أداء معجزة لجميع الإدارات والموظفين. في الواقع ، غالبًا ما يتضح ، على سبيل المثال ، أن المديرين يواجهون صعوبات كبيرة في ملء هذه النماذج. على سبيل المثال ، قد لا يفهمون الاختلافات بين أنواع العقود المختلفة ، أو قد يجدون صعوبة في تحديد موضوع العقد. هذا ، بالطبع ، لا يعني أن المديرين ليسوا متعلمين بما فيه الكفاية - بعد كل شيء ، حتى المحامين أنفسهم يجدون صعوبة في بعض الأحيان في تسمية نوع وموضوع العقد على الفور. وفي الواقع ، فإن هذه التعريفات هي في اختصاص المحامي أكثر من اختصاص المدير. ومع ذلك ، فإن هذا يوضح بشكل جيد أن صياغة العقود وإبرامها يتطلب العمل المنسق من جميع الإدارات. وستسمح الاختصاصات للمدير والمحامي بالتفاعل بشكل وثيق وفعال - فقط إذا لم يتم الكشف عن جميع النقاط غير الواضحة تمامًا في مرحلة ملء نموذج المهمة الفنية.
الصعوبة الأخرى التي يمكن مواجهتها هي التعديلات غير المصرح بها على العقد.... يمكن لأي مدير استخدام العقود القياسية بحرية ، والنصوص متاحة مجانًا. نظرًا لأنه تم بالفعل الموافقة على العقود وقبولها من قبل جميع الإدارات ، فلا داعي لإعادة التحقق من العقد القياسي المكتمل وتسويته. ومع ذلك ، قد يشعر المدير أن بعض أحكام الاتفاقية النموذجية لا تتوافق تمامًا مع شروط معاملة معينة - وسيحاول تغيير شروط الاتفاقية. نظرًا لأن العقد قياسي ، فلن يطلب أحد التحقق والموافقة عليه. وقد يصبح معروفًا عن مبادرة المدير بعد فوات الأوان.
اتضح ، من ناحية ، أن استخدام العقود القياسية أنقذ المحامين من العمل المتكرر الذي لا معنى له ، لكنه منحهم عملًا جديدًا - معقدًا وغير قياسي للغاية. من أجل منع مثل هذه الحوادث ، يجب إدخال بعض التدابير الأمنية في المؤسسة. إن أبسط طريقة هي تزويد المديرين بنص مطبوع فقط من العقد. أي أنه سيتم إدخال جميع البيانات الخاصة بعقد معين يدويًا. أو يمكنك نقل العقد في شكل نموذج إلكتروني - سيتمكن المدير من نقل البيانات فقط إلى الأعمدة المخصصة لذلك بدقة. أخيرًا ، يمكنك استخدام كلمات المرور وأدوات أمان المعلومات الأخرى. تعتمد التدابير المحددة التي سيتم اتخاذها على ظروف مؤسسة معينة.
بشكل عام ، كلما كانت المؤسسة أكبر ، كلما تم تنفيذ النشاط التعاقدي على نطاق واسع ، كلما كان من الضروري رسم قواعد العمل مع العقود بشكل أكثر تفصيلاً. هذا أمر مفهوم: إذا كانت الشركة وظفت محامًا واحدًا ومحاسبين وثلاثة مديرين ، فليس من الصعب عليهم تنسيق أنشطتهم ، بما في ذلك العمل بالعقود. إذا كان كل قسم يوظف عشرات الأشخاص ، ولدى الإدارات نفسها هيكل معقد ، فسيتعين عليهم التنسيق من الخارج - بمساعدة الأوامر واللوائح والتوصيات.
سيتعين عليك أن تصف بالتفصيل ليس فقط إجراءات صياغة العقد والموافقة عليه ، ولكن أيضًا الوقت المخصص لكل قسم للنظر في عقد معين ، وإجراءات هذا الاعتبار ، وإجراءات تقديم التعليقات والاقتراحات ، والإجراء لتوقيع العقد ، وإجراءات تنفيذ العقد ، وإجراءات فسخه ، وما إلى ذلك. في بعض الحالات ، من المفيد تقديم إرشادات لكل موظف في الإدارات ذات الصلة. للتكرار: بالنسبة لمنظمة صغيرة ، يمكن أن يكون إدخال مثل هذه الأوراق مضيعة للموارد. ومع ذلك ، في مؤسسة كبيرة ، يصبح هذا إجراءً ضروريًا للتحكم في حركة المستندات وتجنب المشكلات غير الضرورية. تتمثل مهمة المحامي في تحديد الخيار المناسب للظروف المعينة.
اتفاق - اتفاق بين شخصين أو أكثر بشأن إنشاء أو تغيير أو إنهاء الحقوق والالتزامات المدنية (وفقًا للمادة 420 من القانون المدني للاتحاد الروسي).
أنشئت بشكل صحيح نظام العمل التعاقديفي المؤسسة يمكن أن يمنع الأخطاء غير الضرورية وسوء الفهم التي تستنزف الموارد البشرية والمالية. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعد على تجنب العديد من النزاعات القانونية.
على سبيل المثال ، أبسط خطأ في عمل بعقدقادر على إحضار منظمتك ليس فقط إلى محكمة التحكيم ، ولكن أيضًا لتصبح سببًا لبدء قضية جنائية "ضريبية". وهذا بدوره يمكن أن يؤثر على سمعة المنظمة ، وفي حالة المناقصات ، قد يؤثر سلبًا على نتائجها.
يشارك مؤلف المقال ، بعد أن صعد السلم الوظيفي من منصب سكرتير مساعد إلى نائب رئيس القسم القانوني في مؤسسة وحدوية اتحادية كبيرة ، خبرته المكتسبة في مجال تنظيم تدفق المستنداتالعقود في المؤسسة. في هذه المقالة ، سوف نلقي نظرة فاحصة على:
في المرحلة الأولى من البناء أنظمة العمل بالتعاقدمن الضروري تحديد المبدأ الذي سيتم بناؤه على أساسه:
للقيام بذلك ، يجب عليك إجراء مسح للعمليات التجارية وأساليب عمل المؤسسة. بناءً على المعلومات الواردة ، من الممكن تحديد مسألة من سيكون المسؤول تنظيم عمل العقد:
بعد التحليل خبرة في عقد العملفي روسيا ، يمكن لمؤلف المقال أن يقول ذلك في معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم وثيقة تداول العقود"ممزق" - مقسم بين العمال الفرديين. يقوم المنفذ المسؤول بإعداد مسودة الاتفاقية ، وتنظيم الموافقة عليها ، وسجلات السكرتير أو الكاتب ، ويتم تنفيذ تعهد الاتفاقية إما من قبل المنفذ المسؤول ، أو كبير المحاسبين في المؤسسة ، أو أي شخص آخر.
في الشركات الكبيرة ، كقاعدة عامة ، يتم استخدام مبدأ المركزية: يقوم المنفذ المسؤول بإعداد مسودة عقد وتقديمه إلى خدمة إدارة المكاتب (أو قسم العقود) ، والذي يقوم بتنسيق العقود وإبرامها وتسجيلها وتسجيلها وتخزينها وإصدارها. نسخ منها.
في الوقت الحالي ، يعد تنظيم العمل التعاقدي على أساس مركزي هو الأمثل للشركات الكبيرة التي لديها شبكة من الأقسام البعيدة جغرافيًا.
إعداد مسودة العقد (صياغة مسودة العقد الخاصة بك أو النظر في العقد الذي تم استلامه من الطرف المقابل) المنفذ المسؤولالوحدة الهيكلية التي تبدأ في إبرام العقد ، مع محام.
وفقًا للمادة 161 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، يجب أن تتم معاملات الكيانات القانونية فيما بينها ومع المواطنين في شكل كتابي بسيط ، باستثناء المعاملات التي تتطلب التوثيق.
للموافقة والتوقيع ، يتم تقديم مسودة الاتفاقية على النحو التالي عدد النسخ:
في هيكل أي عقد عمل ، يوصى بتوفير ما يلي أقسام ،والتي يمكن دمجها أو فصلها في بعض الحالات:
فحص الطرف المقابل!
في مرحلة العمل بمسودة العقد ، يلتزم المنفذ المسؤول بضمان أن الطرف المقابل يقدم حزمة من المستندات. ويرجع ذلك إلى عدد من الأسباب هذا. الحقيقة هي أن الاتفاقية المبرمة قد لا يكون لها قوة قانونية (على سبيل المثال ، إذا تم توقيعها من قبل شخص غير مصرح له). لتجنب مثل هذه التجاوزات ، يجب على المرء أن يقترب بعناية من التحقق من مستندات الطرف المقابل.
بناءً على الممارسة ، يمكننا القول أنه من المستحسن إجراء فحص كامل لوثائق الطرف المقابل (أي التحقق ليس فقط من التسجيل والمستندات التأسيسية ، ولكن أيضًا الأوراق المالية ووثائق الشركة والأصول وآراء المدققين والبيانات المالية ، وما إلى ذلك) عندما لا تم إبرام جميع العقود. قد يكون ذلك ضروريًا ، على سبيل المثال ، عند الانضمام إلى مؤسسة ، حيث يتم الحصول على عمل عام ، والذي يمكن من خلاله إنشاء التزامات معينة.
يتم تحديد قائمة المستندات المقدمة من الطرف المقابل من قبل الإدارة القانونية للمنظمة. نلفت انتباهك إلى قائمة تقريبية بها:
لا يوجد حاليًا أي قانون تنظيمي عام يحدد إجراءات التحقق من مستندات الطرف المقابل في جميع المنظمات. على الرغم من وجود بعض اللوائح الخاصة. على سبيل المثال ، يحق لمؤسسات الائتمان والمشاركين المحترفين في سوق الأوراق المالية طلب معلومات معينة عن الطرف المقابل:
بناءً على ممارسة العمل ، يمكننا القول أنه في معظم الحالات يتم تقديم المستندات من قبل الطرف المقابل دون مشاكل. أصبح هذا هو المعيار في الاتصالات التجارية. تبدأ المشاكل عند فحص المستندات. قد يتبين ، على سبيل المثال ، أن الترخيص أو التوكيل الرسمي قد انتهى. إذا كان الطرف المقابل ، لعدد من الأسباب ، لا يمكنه أو لا يريد تقديم المستندات ، فيجب أن ينبهك ذلك.
إعداد مسودة العقد يخضع المنفذ المسؤول لخدمة إدارة المكتب(أو قسم العقود) مع حزمة من الوثائق.في شركتنا تتكون من:
يتم تسجيل أوراق الموافقة على مشاريع الاتفاقيات في مجلة خاصة ، مما يجعل من الممكن تسجيل عدد مشاريع الاتفاقيات المقدمة للموافقة بوضوح. كما تعكس المجلة التقدم المحرز في مسودات الاتفاقيات. يساعد وجود روابط لتاريخ استلام الاتفاقية للموافقة وتاريخ العودة من المتخصصين المخولين على تتبع شروط الموافقة من قبل كل اختصاصي مفوض ، وكذلك انتهاكها ؛
وتجدر الإشارة إلى أن قائمة الوثائق المعينة تقريبية ، منذ ذلك الحين تحدد كل مؤسسة ترتيب العمل التعاقدي الخاص بها ، والذي يعتمد إلى حد كبير على نوع نشاط المنظمة وحجم العقود. من القائمة أعلاه ، لكل شركة الحق في اختيار تلك المستندات الأكثر ملاءمة لها.
لذلك ، على سبيل المثال ، في شركات التجارة والتصنيع الكبيرة ، من المستحسن وجود ملاحظة توضيحية للعقد. يعطي فكرة واضحة عن الغرض من إبرام العقد. إذا كان على رئيس المؤسسة التوقيع على عدد كبير من العقود كل يوم ، فإن المذكرة التفسيرية تقلل بشكل كبير من الوقت الذي يقضيه في دراسة العقد. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر المعلومات اللازمة للموظفين المعتمدين.
في الشركات التجارية الكبيرة التي تقدم سلعًا أو خدمات ، تم تطوير عقود قياسية ، وفي هذه الحالة تختفي الحاجة إلى إعداد مذكرة تفسيرية ، وربما ورقة موافقة. ليست هناك حاجة لهذه المستندات في الشركات الصغيرة ، حيث يمكن للمدير التوقيع على عقدين في اليوم. لذلك ، يجب التعامل مع تنظيم العمل التعاقدي بطريقة إبداعية ، وتحليل العديد من العوامل واختيار الطريقة المثلى للتفاوض على العقود.
تنسيق مشروع العقد ينظم العمل المكتبي(أو قسم العقود).
نظرًا لأن العلاقة التعاقدية تخدمها الخدمات القانونية والمحاسبية والمالية ، فقد اتضح أن العمل التعاقدي يجب أن يتخلل النشاط الاقتصادي بأكمله للمؤسسة. إنه منظم بدقة التفاوض على العقوديساعد على القضاء على إمكانية العواقب السلبية المرتبطة ببطلان العقد أو الخسائر الاقتصادية والضريبية والعملات والجمارك وغيرها من الخسائر الإضافية.
يمكن لكل مؤسسة أن تحدد بشكل مستقل قائمة الأشخاص المنفذة الموافقة على مسودة الاتفاقية، والتي يجب أن ينص عليها قانون تنظيمي محلي. عادةً ما تكون مواقف "التأييد" هي:
يعتمد توفر التأشيرات الإضافية على تفاصيل الاتفاقية المرسلة للموافقة عليها.
لتحسين عملية التفاوض على العقود في المنظمة ، النماذج القياسية للعقود, والتي يجب أن تتم الموافقة عليها بأمر من رئيس المنظمة (انظر المثال 2). كقاعدة عامة ، ينطبق هذا على العقود ، التي يرتبط إبرامها بالنشاط الرئيسي للمؤسسة: في المنظمات التجارية هم عقود التوريد القياسيةوشركات التأمين تتطور عقود التأمين القياسية.
في ختام عقد قياسييتم تنسيق مسودته فقط مع الخدمة القانونية ، التي تتحقق من مسودة الوثيقة المقدمة للامتثال للمعيار وتتحقق من مستندات الطرف المقابل. هذا يقلل بشكل كبير من الوقت المطلوب للاتفاق على مسودة عقد.
يميز عقود نموذجيةالمعتمدة في المنظمة ، وما يسمى بقوالب العقود ، والتي تمثل نصوصاً نموذجية للعقود. على عكس مسودة عقود قياسيةيجب تنسيق مسودات العقود ، التي يتم وضعها باستخدام نموذج ، مع دائرة كاملة من المتخصصين في مؤسسة معينة.
يقوم جميع المتخصصين الذين يوافقون على مسودة العقد بتدوين ملاحظات في ورقة الموافقة(انظر المثال 3) ، وفي حالة الاختلاف مع مسودة الاتفاقية ، يجب عليهم كتابة استنتاج مسبب في قائمة التعليقات أو كتابته كوثيقة منفصلة (انظر المثال 4).
تحتوي ورقة الموافقة التي تم تطويرها في مؤسستنا والموضحة لك في المثال 3 على قسم "توقيع عقد". لكنها مناسبة فقط للمؤسسات الكبيرة التي لديها عدد كبير من الأشخاص الذين لديهم الحق في توقيع العقود. يساعد قسم "الملاحظات" في تأكيد نقل المستندات (قائمتهم) من قبل موظفي المكتب (قسم العقود) إلى المنفذ المسؤول لإرسال المستندات إلى الطرف المقابل ، وهو أمر مهم للغاية في حالة فقدان المستندات.
إذا لم تكن هناك ملاحظات توضيحية في المؤسسة في ورقة الموافقة ، فيمكنك إدخال معلومات إضافية عن طريق وضعها أمام قسم "الموافقة":
يجب تحديد توقيت الموافقة على مسودة العقد من قبل كل متخصص في قانون تنظيمي محلي ، وقد يكون هذا هو اللائحة الخاصة بالعمل التعاقدي. حيث مسؤولية تلبية شروط الموافقةيُعهد إلى المتخصصين الذين يقومون بالتصديق ، ويتم تعيين مراقبة الالتزام بالمواعيد النهائية إلى رئيس خدمة عمل المكتب (رئيس قسم العقود).
إذا كان هناك أي تعليقاتللأشخاص البصريين مشروع معاهدةيتم تحويلها من قبل موظفي مكتب العمل (قسم العقود) إلى المقاول لإزالة التعليقات ، ومن ثم إعادة إرسالها للموافقة عليها. إذا استمرت الخلافات ، يبدأ المدير التنفيذي المسؤول في اجتماع بمشاركة رؤساء الإدارات المعنية. يتم تسجيل الاجتماع ، وبناءً على نتائجه ، يتخذ مدير المنظمة قرارًا بشأن ملاءمة أو عدم جدوى إبرام اتفاق.
عند تنظيم عملية التفاوض على العقود ، يجب مراعاة فارق بسيط. في وثيقة تنظيمية محلية ، كقاعدة عامة ، يتم تسجيل مواقف المتخصصين الذين لهم حق المصادقة على العقود دون تحديد أسمائهم.هذا أمر مستحسن لأن في حالة فصل أو نقل الشخص المعتمد ، لا يلزم إجراء تغييرات على القانون التنظيمي المحلي.
ومع ذلك ، في حالة عدم وجود موظفين (عند إرسالهم في رحلة عمل ، أو في إجازة مرضية) ، يكون لهم الحق توقيع العقود، المتخصصين المذكورين أعلاه لا يتم تعيينهم دائمًا بالوكالة. لذلك ، من أجل تنفيذ عملية مستمرة للتفاوض على العقود ، قد يمنح ترتيب المنظمة الحق في المصادقة على مسودة العقود. موظفين محددين بالإضافة إلى ذلك. تم إعطاء ترتيب عينة في المثال 5.
يتم إعداد مسودة العقد المتفق عليها من قبل جميع المتخصصين من قبل خدمة إدارة المكتب (أو موظفي قسم العقود) للتوقيع.
هناك حالات عندما تلقى أحد الطرفين اتفاقية موقعة ومختومة من قبل الطرف الآخر ، استبدال جزء من الصفحات ،انتهاك الاتفاقات التي تم التوصل إليها سابقا. من أجل تجنب حدوث مثل هذه المواقف ، في ممارسة العمل التعاقدي ، هناك عدة طرق:
الحق في توقيع العقدلديك:
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن حتى عندماتم توقيع العقد ليس ممثلا ،أ أول شخص في الشركة - قد لا يكون لديه دائمًا السلطة لإتمام المعاملة.
على سبيل المثال ، قرار إبرام صفقة كبرى يكون موضوعها ملكًا لشركة مساهمة تزيد قيمتها عن 50٪ من القيمة الدفترية لأصول الشركة اعتبارًا من تاريخ القرار بشأن يجب أن تتم الموافقة على الصفقة من قبل الاجتماع العام للمساهمين (المادة 79 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر 1995 رقم 208-FZ "بشأن الشركات المساهمة").
تم تقديم إجراء مماثل لرؤساء المؤسسات الوحدوية. وفقًا للمادة 23 من القانون الاتحادي الصادر في 14.11.2002 رقم 161-FZ "بشأن المؤسسات الوحدوية الحكومية والبلدية" ، فإن رئيس المؤسسة الأحادية محدود في مقدار المعاملات. وبالتالي ، يجب ألا تتجاوز صفقة نقل ملكية الممتلكات 10٪ من الصندوق المصرح به أو 50 ألف حد أدنى للأجور التي ينص عليها القانون (في الوقت الحالي تبلغ 5.000.000 روبل). لإبرام معاملات أكبر ، يجب الحصول على موافقة المالك.
يتم توفير قيود مماثلة أيضًا بواسطة Art. 46 من القانون الاتحادي الصادر في 08.02.1998 رقم 14-FZ "بشأن الشركات ذات المسؤولية المحدودة".
بالإضافة إلى ذلك ، قد يتم تضمين قيود إضافية على صلاحيات الشخص الأول للشركة في المستندات التأسيسية للمشروع. في حالة وجود مثل هذه القيود ، فمن الضروري التأكد من أن قرار إبرام العقد قد تمت الموافقة عليه من قبل الأشخاص المناسبين. خلاف ذلك ، يجوز إبطال العقد بحكم الفن. 174 من القانون المدني للاتحاد الروسي.
لو يتم توقيع العقد من قبل شخص على أساس توكيل رسمي ،من الضروري الانتباه إلى النوع الذي تنتمي إليه. اعتمادًا على محتوى الصلاحيات المحددة في الوثيقة ، ما يسمى بـ:
لماذا تريد معرفة هذا الاختلاف؟ حقيقة أن الشخص الذي يوقع على الاتفاقية لديه توكيل رسمي لا يعني أن الشخص لديه سلطة إبرام هذه الاتفاقية. تخيل مواقف محددة (انظر المثالين 7 و 8). في كلتا الحالتين ، ستكون المعاملات غير صالحة.
كما ينبغي أن يؤخذ في الاعتبار ذلك يتم إصدار التوكيل لفترة معينة ،التي تم إنشاؤها وفقًا لتقدير الشخص الذي أصدرها ، ولكن لا يمكن أن تتجاوز 3 سنوات (المادة 186 من القانون المدني للاتحاد الروسي). إذا لم يتم تحديد فترة الصلاحية في التوكيل ، فإنها تظل سارية لمدة عام من تاريخ صدوره. التوكيل الذي لا يشير إلى تاريخ صدوره باطل. يجب توقيع هذه الوثيقة من قبل رئيس المنظمة ، أو من قبل شخص مُنح حق التوقيع على التوكيلات. التوكيل الرسمي الصادر عن طريق النقل صالح فقط في حالة التوثيق وفقًا للفقرة 3 من الفن. 187 من القانون المدني للاتحاد الروسي (باستثناء حالات معينة) ، لا يمكن أن تتجاوز فترة صلاحية التوكيل الرسمي هذا فترة صلاحية التوكيل الذي صدر على أساسه.
ويرد مثال على تنفيذ التوكيل الخاص في المثال 9. وتجدر الإشارة إلى أن بصمة الختم يجب أن تأخذ جزءًا من عنوان منصب الشخص الذي يوقع على التوكيل. بالإضافة إلى ذلك ، سنقدم مثالاً لإصدار أمر بإلغاء التوكيل لسبب شائع مثل فصل الموظف (انظر المثال 10).
في مكتب المكتب (قسم العقود) يجب نسخ مخزنة (أو أصول) من التوكيلات الخاصة بالحق في توقيع العقود.ل تنظيم المعلومات عن طريق التوكيلات يتم إعداد سجل التوكيلات الخاصة بالحق في توقيع العقود (انظر المثال 11). يجب تقديم نسخ من التوكيلات لرؤساء الأقسام الذين يقومون بإعداد مسودات العقود. على أساس التوكيلات الصادرة ، يتم تجميع سجل لعينات توقيعات الأشخاص الذين يحق لهم توقيع العقود (انظر المثال 12).
نقدم انتباهكم إلى مصفوفة عملية التفاوض على العقود وتوقيعها (انظر المثال 13 للحصول على عينة).
أسطورة: ف - علامات ؛ MP - يمكنه التوقيع ؛ ب - يؤيد. انتبه بشكل خاص إلى رمز MT - يمكنه التوقيع. من وجهة نظر قانونية ، قد يكون للعديد من الأشخاص الحق في توقيع نفس الاتفاقيات مرة واحدة (أولاً وقبل كل شيء ، هذا هو الشخص الأول في المنظمة ، بالإضافة إلى الأشخاص الآخرين الذين لديهم التوكيلات المناسبة). ومع ذلك ، وفقًا للإجراءات المعمول بها داخل المنظمة ، يمكن توقيع اتفاقيات متجانسة من قبل شخص واحد فقط ، بينما يحصل الأشخاص الآخرون على فرصة لممارسة صلاحياتهم فقط في حالة غيابه (المرض ، في رحلة عمل ، وما إلى ذلك). .
إذا كانت الشركة لديها ممارسة لإرسال خطابات الغلاف مع العقود ، فقد يتم تعيين وظيفة إعدادها إلى المكتب (قسم العقود). يتم إرسال الرسائل ليتم التوقيع عليها من قبل الرئيس مع مسودة الاتفاقية.
جميع العقود الموقعة من قبل الشخص الأول في المنظمة أو الشخص المفوض من قبله على أساس توكيل رسمي مصدق عليها بختم المنظمة. يوضع الختم على العقد عندما:
يتم تحويل جميع العقود الموقعة من قبل رئيس الشركة (الشخص المخول) إلى المكتب (قسم العقود) للتسجيل مع تخصيص الرقم المناسب للعقد.
يجب على كل طرف في العقد ، بعد التوقيع ، تخصيص رقم تسلسلي له والتأكد من تسجيله الداخلي. لذلك ، عادة ما يكون رقم العقد معقدًا ، يتكون من أعداد منفصلة من الأطراف المقابلة ، والتي تتم كتابتها من خلال كسر ،وهو أمر غير مناسب دائمًا (انظر المثال 14).
في الممارسة العملية ، هناك طريقة أخرى ممكنة. تخصيص رقم لعقد: إذا حصلت المنظمة على عقد بالفعل تخصيص رقم لطرف واحد ،ثم يشير الطرف الثاني ، بعد إجراء التسجيل الداخلي ، إلى رقم تسجيله على ظهر الصفحة الأخيرة من المستند. في هذه الحالة ، يتم استخدام طابع خاص يشير إلى اسم المنظمة ورقم تسجيل العقد والتاريخ (انظر المثال 15). في هذه الحالة ، سيتم اعتبار رقم العقد هو الرقم المخصص من قبل الطرف المقابل (انظر العقد رقم AB104 مع Leos LLC في المثال 16).
عندما يتم إبرام عقد في مؤسسة بدون رقم ، يتم تخصيص رقم يتزامن مع رقم التسجيل ، ثم يتم وضعه في الصفحة الأولى من المستند (انظر العقد مع MOR CJSC رقم 116/10/06 في مثال 16).
 |
بالنسبة للشركات الكبيرة ، يمكن التوصية بالهيكل التالي رقم تسجيل العقد: الرقم التسلسلي للتسجيل في خدمة العمل المكتبي ، رقم الوحدة الهيكلية حسب التصنيف المعتمد في المنظمة أو خطاب التعيين للوحدة الإنشائية ، سنة العقد. على سبيل المثال: 108/07/06 أو 199-KS / 06 ، حيث KS هو الحرف المخصص للخدمة التجارية.
تسجيل العقوديتم إجراؤها في مجلة خاصة ، والتي ، كقاعدة عامة ، يتم حفظها في شكل إلكتروني. نوصي بالهيكل التالي لأعمدة مجلة تسجيل العقود:
إذا كانت المنظمة تستخدم ترقيم العقود من خلال كسر ، فبدلاً من العمودين "رقم التسجيل" و "الرقم الإضافي (رقم الطرف المقابل)" ، يتم إدخال واحد - "رقم العقد".
في عدد من الحالات ، التي يحددها القانون ، تتطلب العقود تسجيل الدولة. على سبيل المثال:
يتم نقل العقد الموقع نيابة عن مؤسستك إلى المنفذ المسؤول مقابل التوقيع في ورقة الموافقة (انظر المثال 3 في الجزء الأول من المقالة في الصفحة 35 من عدد مارس 2006 من المجلة) لنقلها إلى الطرف المقابل. في منظمتنا ، تقع مسؤولية تسليم العقد للطرف المقابل على عاتق المقاول بموجب العقد. كقاعدة عامة ، في المؤسسات الكبيرة ، يتم إرسال المستندات إلى المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، والتي يجب أن تحتفظ بسجل للمستندات المرسلة.
يمكن إرسال العقد بالبريد المسجل مع إشعار الاستلام. يمكن نقلها مقابل التوقيع إلى المسؤولين المعتمدين من المنظمة المقابلة أو بطريقة أخرى تسمح لك بتأكيد حقيقة استلام العقد بشكل موثوق.
عند إرسال المستندات المهمة عن طريق البريد ، يجب عليك القيام بذلك عن طريق البريد المعتمد مع إشعار الاستلام. سيسمح لك تتبع عودة الإخطارات بمراقبة التقدم المحرز في تسليم العقود إلى الشركاء. في بعض الحالات ، يكون من المناسب إرسال المستندات مع قائمة المرفقات (في شكل رسائل وطرود قيمة).
لسوء الحظ ، عند إرسالها عن طريق البريد ، يمكن أن تفقد المستندات أو تتلف أو يتم تسليمها في وقت متأخر. في جميع هذه الحالات ، وفقًا لقواعد تقديم الخدمات البريدية (التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 أبريل 2005 رقم 221) ، يمكنك الاتصال بمكتب البريد لتقديم مطالبة. علاوة على ذلك ، إلى كل من المشغل البريدي الذي استلم الشحنة ، والمشغل البريدي في وجهة الشحنة البريدية. يلتزم موظفو البريد بقبول مطالبتك للنظر فيها في غضون 6 أشهر من تاريخ إرسال المستندات التي تبحث عنها أو التي تضررت بواسطتهم.
المطالبة مكتوبة. ومرفق بها نسخ من جميع الوثائق المتعلقة بالمسألة قيد النظر. بادئ ذي بدء ، هذا إيصال للشحنة وجرد للمرفق (إذا كنا نتحدث عن عنصر ذي قيمة). يتم إرفاق نسخة من عقد تقديم الخدمات البريدية فقط في حالة إبرامها. إذا كان جوهر المطالبة يتعلق بالتأخير في تسليم عنصر بسيط ، فمن الضروري تقديم غلافه مع تواريخ استلام واستلام عنصر البريد المشار إليه عليه.
تعتمد شروط النظر في المطالبات على جغرافية حركة العنصر البريدي الذي حدثت به مشاكل. يجب أن تحصل على إجابة عن الشحنات داخل منطقة محلية واحدة في غضون 5 أيام. لجميع المراسلات والتحويلات الأخرى - في غضون شهرين.
إصدار أصول ونسخ العقوديقوم بها موظفو مكتب العمل (قسم العقود) بناء على طلب مكتوب. في مؤسستنا ، تم توثيق ذلك في مذكرة. يجب أن تشير إلى مبرر الحاجة إلى الحصول على الوثيقة ، لمن (الاسم الكامل ، O. ، الوظيفة) ومدة إصدارها. للحصول على عينات من مذكرات الخدمة ، راجع المثالين 17 و 18. للتعرف على طريقة ملء دفتر يومية خاص ، والذي يسجل حقيقة إصدار المستندات وإعادتها ، انظر المثال 19.
في إصدار أصل العقديلتزم موظفو مكتب العمل (قسم العقود) ، وفقًا للإجراء المتبع في شركتنا ، بعمل نسخة من العقد ووضعها في القضية.
للحفاظ على النظام وتجنب فقد المستندات المهمة ، يمكنك تنفيذ الإجراء التالي بشكل دوري. يقوم العمل المكتبي (قسم العقود) بإعداد تقرير عن حركة العقود في نهاية الشهر. على أساسها ، يتم إرسال مذكرات خدمة إلى جميع رؤساء الأقسام الهيكلية مع قائمة بالعقود التي يجب إرجاعها (انظر المثال 20).
يجب أن تحدد الوثيقة التنظيمية الداخلية قائمة بالتسجيل والوثائق التأسيسية التي يجب طلبها من الطرف المقابل قبل إبرام صفقة معه. يعتمد تكوين المستندات على من تتعامل معه مؤسستك - هل هو فرد أو كيان قانوني ، مقيم أو غير مقيم في الاتحاد الروسي (تناولنا هذه المسألة بمزيد من التفصيل في الجزء الأول من المقالة المنشورة في العدد السابق من المجلة).
يتم توفير جميع المستندات اللازمة للطرف المقابل من قبل المنفذ المسؤول جنبًا إلى جنب مع العقد للعمل المكتبي (قسم العقود) ، حيث يتم تخزينها. يتم تشكيل مستندات الأطراف المقابلة في حالات وفقًا لنظام الإيداع بالترتيب الأبجدي مع كتاب مرجعي عام ، يتم الاحتفاظ به ، كقاعدة عامة ، في شكل إلكتروني (يحتوي على رقم الحالة التي يتم فيها تخزين مستندات الطرف المقابل) . يمكن تعيين رمز لكل شريك تجاري.
عند إبرام عدة عقود مع نفس الطرف المقابل ، لا يلزم إعادة تقديم المستندات. عند استلام كل عقد جديد ، يتم فحص المستندات من أجل:
إذا دعت الحاجة ، قد يتم طلب مستندات إضافية من الطرف المقابل.
يتم نقل العقود الموقعة من قبل شخص مفوض من قبل موظفي إدارة المكتب (قسم العقود) إلى المنفذ المسؤول ، وتبقى العقود الموقعة من قبل جميع الأطراف (كقاعدة عامة ، هذه معاملات ثنائية) في المكتب للتخزين التشغيلي.
يتم تشكيل جميع العقود في حالات وفقًا لتسمية حالات العمل المكتبي (القسم التعاقدي) ، والذي يعد جزءًا من التسمية الموحدة لشؤون المؤسسة. من المهم جدًا عند وضع التسمية اختيار مخططات التصنيف الخاصة ببنائها.
|
الشرط الرئيسي هو أن عنوان القضية يجب أن يعكس بوضوح وبشكل عام المحتوى الرئيسي وتكوين وثائق المجمع ، حيث يتم البحث في المستندات الضرورية عن طريق العنوان. يمكن تحديد عناوين الحالات في عملية تكوين الحالات ومعالجتها ، ومع ذلك ، في أي حال ، عند تجميعها ، يجب الالتزام بالقواعد المعمول بها. العناصر الإلزامية لرأس الحالة هي:
|
في بعض الحالات ، من الممكن تشكيل حالات على أساس الشيء. لذلك ، في حالة واحدة ، سيتم تكوين العقود ، وإبرامها مع منظمة محددة ، والتي ستعمل ككائن محدد.
لذلك ، عند تطوير تسميات الحالات ، من الضروري أولاً وقبل كل شيء تطويرها مبدأ تصنيف العقودفي المؤسسة بطريقة توفر أسرع بحث ممكن عن العقود ، وتسمح لك بتوزيع المستندات وحالات النماذج بشكل معقول. في الواقع ، غالبًا ما يتم إبرام العقود ليس لمدة عام واحد ، ولكن مع إمكانية تمديدها لاحقًا. لذلك ، عادة في المكتب (قسم العقود) يمكن تخزين عدد كبير من العقود الحالية المبرمة منذ عدة سنوات.
فترات تخزين المستنداتوفقًا لـ "قائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، مع الإشارة إلى وقت التخزين" (M. ، 2000) ، مع قوائم الإدارات للوثائق والمستندات التنظيمية الأخرى. في هذه الحالة ، يجب تمييز العقود ذات فترة التخزين الدائم بشكل منفصل ، على سبيل المثال:
وتجدر الإشارة إلى أنه أثناء التخزين وتكوين الحالات ، يجب استكمال كل عقد ليس فقط باتفاقيات إضافية بشأن تعديله وإضافته ، ولكن أيضًا ، إذا تم تحديد ذلك من خلال شروط العقد ، فخطابات بشأن تغيير تفاصيل العقد. الأطراف ، وكذلك خطابات إنهاء العقد في موافقة من جانب واحد. يجب تسجيل مثل هذه الرسائل المستلمة من الطرف المقابل. يجب أيضًا أن تكون الرسائل المرسلة من مؤسستك إلى الطرف المقابل مسجلة ولها علامة استلام من قبل شخص مخول للطرف المقابل. بالإضافة إلى كل عقد ، يمكن إضافة أوراق الموافقة مع التأشيرات المتخصصة.
دعونا نعطي كمثال جزء من تسميات حالات خدمة العمل المكتبي ، المرتبطة مباشرة بالعمل التعاقدي:
1 انظر القانون الاتحادي رقم 115-FZ بتاريخ 07.08.2001 "بشأن مكافحة تقنين (غسل) الدخل المحصل جنائياً وتمويل الإرهاب".
