Intocmirea si executarea actelor administrative: ordine, ordine, rezolutii, instructiuni.
Tipurile de documente administrative ale unei organizații sindicale sunt decretele, deciziile, ordinele, ordinele, instrucțiunile.
Toate documentele administrative trebuie să respecte GOST R 6.30-2003 „Sisteme unificate de documentație organizatorică și administrativă”. Actele administrative se eliberează în baza sau în temeiul legilor, decretelor și ordinelor autorităților superioare sau în atribuțiile și competența președintelui sindicatului și pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite organizației sindicale.
Întocmirea documentelor administrative este un proces complex. Poate fi repartizat unuia dintre oficiali sau unui grup de lucru, unei comisii a comitetului sindical.
Întocmirea documentelor administrative poate cuprinde următoarele etape:
Pentru deciziile și deciziile unui organ colegial (comitet sindical, prezidiu) se adaugă o etapă de discuție și adoptare a acestor documente la o ședință a organului colegial.
1 Ordonanță
Rezoluţie- un act normativ adoptat de un organ colegial pentru abordarea celor mai importante probleme din activitatea unei organizatii sindicale.
Hotărârile se întocmesc de regulă pe formulare și au următoarele detalii: denumirea organului de conducere, tipul documentului, data adoptării, locul publicării acestuia, titlul textului. În actele administrative ale organelor colegiale, textul este menționat la persoana a III-a singular „hotărăște”, „hotărăște”. Cuvintele „hotărăște”, „rezolvat”, „hotărăște”, „hotărât” sunt tipărite cu majuscule sau cu litere mici, i.e. se remarcă vizual și separă astfel partea constatatoare a documentului de partea administrativă.
Textul rezoluției este alcătuit din două părți: declarativ și operativ. În partea de constatare, indicați motivele publicării și obiectivele care trebuie atinse în timpul implementării acesteia. Dacă decretul este emis pe baza unui document administrativ al unui organ de conducere superior, atunci se face referire la acesta în partea constatatoare.
Partea administrativă a hotărârii începe cu denumirea organului care o adoptă. Partea administrativă, de regulă, constă din mai multe puncte, fiecare dintre acestea indicând executorul - un funcționar, o comisie, o acțiune prescrisă și un termen limită de execuție. În ultimul paragraf al hotărârii se numește persoana căreia i se încredințează controlul asupra executării. Hotărârile și hotărârile au două semnături - președintele și secretarul organului colegial.
De exemplu:
GOST R. 6.30 - 2003
|
SINDICATUL LUCRĂTORILOR DE ÎNVĂŢĂMÂNTUL POPORULUI ŞI ŞTIINŢELE FEDERATIEI RUSE Organizația teritorială (regională) Krasnoyarsk Organizația sindicală a KSPU Prezidiul Comitetului Sindical REZOLUŢIE 26.04.2014 proces verbal Nr.7 privind participarea la acțiunea de Ziua Mai a sindicatelor în 2014 În conformitate cu rezoluția Plenului organizației teritoriale (regionale) a sindicatelor din Krasnoyarsk din 04.05.2014 DECIDE: 1.Participă la 1 mai 2014 la mitinguri, procesiuni organizate de Federația Sindicatelor din Teritoriul Krasnoyarsk. 2. Să organizeze participarea angajaților universității la mitinguri, procesiuni, folosind sloganuri care să reflecte cerințele actuale ale Sindicatului, 5 persoane din institut, facultate; otv. preşedinţii organizaţiilor sindicale ale institutelor, facultăţilor 3. Controlul asupra punerii în aplicare a prezentei rezoluții se încredințează președintelui comisiei de organizare-masă a comitetului sindical, V.N. Adjunct Președintele E.N. Belova secretarul V.N. Moiseeva |
2 Comanda
Ordin- un act juridic emis de conducator pentru solutionarea problemelor operationale organizatorice, de personal si alte probleme de munca interna in limitele competentei sale.
Ordinul se întocmește pe antetul organizației sindicale și conține următoarele detalii: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data, numărul de înregistrare, locul întocmirii, titlul textului, textul, semnătura.
Ordinul intră în vigoare din momentul semnării acestuia de către conducător, cu excepția cazului în care în text este indicat un alt termen.
Prin programare, comenzile se împart în:
Textul ordinului, de regulă, este format din două părți: constatatoare și instructivă.
Partea de constatare reflectă scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise, motivele emiterii comenzii, este dat un link către documentul care a servit ca bază pentru pregătirea comenzii.
Partea administrativă conține acțiunile prescrise, numele funcționarilor responsabili de implementarea lor și momentul implementării lor.
Partea de comandă este separată de partea de constatare prin cuvântul „comand”, care este tipărit cu majuscule și se pun două puncte. Partea administrativă a textului ordinului, de regulă, este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe cu puncte. În fiecare paragraf sunt indicate executorul (comisie, funcționar), acțiunea prescrisă și termenul de executare. Interpretul este indicat în cazul dativ. De asemenea, puteți indica în termeni generali, de exemplu: președinții organizațiilor sindicale.
Fiecare punct al părții administrative începe cu indicarea unei acțiuni specifice exprimată printr-un verb într-o formă nedeterminată - „pregătește”, „organizează”, „furnizează”, „dezvolta” și altele.
De exemplu:
|
FEDERAȚIA RUSĂ Organizația sindicală a KSPU ORDIN 04.03.2015 № 3 Krasnoyarsk Despre introducerea Instrucțiunii pentru munca de birou Pentru îmbunătățirea lucrărilor cu documente și asigurarea siguranței acestora, implementarea rezoluției prezidiului comitetului sindical din 03.02.2015 EU COMAND: 1. Să aprobe Instrucțiunea privind evidența în organizația sindicală. 2. Să pună în aplicare Instrucțiunea privind munca de birou din 03.10.2015 responsabil: specialist N.A.Nalimova 3. Să se ghideze de către toți președinții organizațiilor sindicale ai diviziilor structurale de regulile de lucru cu documente, consacrate în Instrucțiunea pentru munca de birou. 4. Să furnizeze specialistului Nalimova N.A. duplicarea Instrucțiunii pentru munca de birou și transmiterea către toate organizațiile sindicale ale institutelor, facultăților până la 03.01.2015 5. Controlul asupra punerii în aplicare a prezentului ordin este încredințat vicepreședintelui Belova E.N. |
Titlul comenzii ar trebui formulat clar, concis, să exprime conținutul principal al documentului și să răspundă la întrebarea „Despre ce?” Titlul nu poate ocupa mai mult de 5 rânduri, se tipărește la marginea din stânga, cu 1 interval.
Înregistrarea comenzilor este atribuirea numerelor de serie în cadrul an calendaristic.
Ordinele pentru personal sunt întocmite pe baza formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și remunerarea acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05 ianuarie 2004 nr. 1 și Codul Muncii al Rusiei. Federaţie. Comenzile pentru personal stau la baza efectuarii inscrierilor in carnetele de munca, cardurile personale pentru evidenta personalului, premiile si alte documente si sunt stocate timp de 75 de ani.
3 Comanda
Ordin- un act administrativ eliberat de presedintele organizatiei sindicale sau adjunctul, pentru anumite lucrari, evenimente. Din punct de vedere juridic, ordinul și ordinul sunt echivalente. Diferența dintre ele este că comenzile sunt luate pe probleme generale, iar comenzile se fac pe cele private.
Prin urmare, în ceea ce privește compoziția detaliilor și locația lor, comanda nu diferă de comandă, cu toate acestea, de multe ori nu conține o parte constatatoare. Textul părții administrative începe cu cuvintele „oferă” sau „obliga”.
De exemplu:
|
SINDICATUL LUCRĂTORILOR DE ÎNVĂŢĂMÂNTUL POPORULUI ŞI ŞTIINŢA FEDERAȚIA RUSĂ Organizația teritorială (regională) Krasnoyarsk Organizația sindicală a KSPU ORDIN 14.05.2012 № 12 Krasnoyarsk Despre organizarea unui concurs de artă și lucrări creative angajați ai universității În legătură cu decizia prezidiului comitetului sindical din 20.04.2012 OBLIG: 1. Să organizeze un concurs de lucrări artistice și creative ale angajaților universității. Responsabil - membru al comisiei de masă culturală a comitetului sindical Tikhomirova V.I., termen limită - 25.05.2012. 2.Controlul asupra desfășurării concursului de lucrări artistice și creative ale muncitorilor este încredințat vicepreședintelui Tsenyug I.N. Președintele Sofronova O.G. Sofronova |
4 Notă
indicatie - un act juridic emis de președintele sau vicepreședintele organizației sindicale pe probleme informative și metodologice, privind executarea ordinelor, regulamentelor, instrucțiunilor.
Instrucțiunea privind compoziția detaliilor nu diferă de comandă, iar partea sa administrativă începe cu cuvintele „Sugerez”, „Consider că este necesar”, „Recomand”.
De exemplu:
|
SINDICATUL LUCRĂTORILOR DE ÎNVĂŢĂMÂNTUL POPORULUI ŞI ŞTIINŢA FEDERAȚIA RUSĂ Organizația teritorială (regională) Krasnoyarsk Organizația sindicală a KSPU NOTĂ 03.06.2013 № 26 Krasnoyarsk Pe tema formării activiștilor sindicali În vederea îndeplinirii rezoluției prezidiului comitetului sindical din 20.04.2013 „Cu privire la personalul de program” OFER: 1. Preşedinţii organizaţiilor sindicale ale institutelor, facultăţilor vor înainta comitetului sindical propunerile de teme pentru formarea activiştilor sindicali până la data de 20.06.2013. 2. Comisia organizatorică de masă a comitetului sindical întocmește un plan de pregătire pentru activiștii sindicali și îl înaintează spre aprobare prezidiului comitetului sindical până la data de 01.07.2013. Responsabil - specialist N.A.Nalimova 3. Controlul asupra punerii în aplicare a prezentei instrucțiuni este încredințat vicepreședintelui Tsenyug I.N. Președintele Sofronova O.G. Sofronova |
Dacă informațiile s-au dovedit utile, lăsați comentarii, distribuiți linkul către acest articol pe rețelele noastre de socializare. Mulțumiri!
Documentele organizatorice și administrative sunt sistematizate în funcție de următoarele funcții:
- Crearea unei organizatii, intreprinderi;
- Reorganizarea unei organizatii, a unei intreprinderi;
- Lichidarea unei organizatii, intreprinderi;
- Privatizarea organizaţiilor, întreprinderilor de stat şi municipale;
- Activitati administrative ale unei organizatii, unei intreprinderi;
- Reglementarea organizatorică și normativă a activităților unei organizații, unei întreprinderi;
- Reglementarea operațională și informațională a activităților unei organizații, unei întreprinderi;
Sistemul administrativ de documentare pe tipuri de documente este împărțit în trei grupe de documente.
1. Documentație organizatorică și administrativă (ORD) - regulamente, statut, instrucțiuni, ordine, decizii, protocoale, personal, reglementări etc.
2. Documentație de referință și informare (LED) - scrisori, telegrame, mesaje telefonice, rapoarte, service, explicative, note explicative, certificate, acte etc.
3. Documente de personal (DLS) - comenzi, dosare personale, aplicatii, carnete de munca, caracteristici, chestionare, CV-uri, contracte etc.
Funcția principală a documentelor de reglementare este de reglementare; scopul propus - reglementarea activităților, permițând organului de conducere să asigure îndeplinirea sarcinilor care îi sunt atribuite, pentru a obține efectul maxim din activitățile întreprinderii.
Decizia, consemnată în actele administrative, are ca scop îmbunătățirea structura organizationala, natura, conținutul, mijloacele și metodele de desfășurare a principalelor activități (de producție) ale instituțiilor, oferind organizației resurse financiare, de muncă, materiale, informaționale și alte resurse.
Documentele de reglementare conțin decizii care merg de sus în jos prin sistemul de management: de la organul de conducere la cel condus, de la organizația superioară în cea din subordine, de la șeful organizației până la șeful actualului departament și angajații acesteia. organizare etc. Aceste documente sunt cele care implementează controlabilitatea verticală a obiectului.
Din punct de vedere juridic, o parte semnificativă a actelor administrative se referă la acte juridice normative. Acestea conțin prescripții specifice, cu autoritate juridică, ale subiecților. putere executiva Specificul unor astfel de cerințe se manifestă prin faptul că destinatarii acestora sunt instituții specifice, divizii structurale, funcționari sau angajați; sunt fapte juridice care presupun apariţia unor raporturi administrative şi juridice specifice.
Stil documente oficiale rigoarea stilistică, neutralitatea prezentării ar trebui să fie inerente. Documentele de management ale organizației sunt legate de normele legale, prin urmare obiectivitatea în stilul de prezentare se caracterizează prin caracterul empiric și prescriptiv al documentului. Într-un stil de afaceri oficial, nu ar trebui să existe emoționalitate, evaluare subiectivă și colocvialitate. Stilul oficial de afaceri al documentelor trebuie să îndeplinească cerințele:
concizia și compactitatea prezentării documentului oficial;
acuratețea și certitudinea formulării;
unicitatea și uniformitatea termenilor;
ulterior.
În actele administrative este obligatoriu să se indice persoanele specifice responsabile cu executarea, precum și persoana care controlează cursul executării. Disponibilitatea datei până la care ordinul trebuie executat.
Documentele constau din elemente individuale, care se numesc de obicei rechizite (din latinescul requisitum - necesar, necesar). Setul de detalii ale documentului reflectă forma acestuia. Prin urmare, pentru ca un document să-și îndeplinească scopul, acesta trebuie întocmit conform formei adoptate pentru această categorie de documente. Forța probatorie (juridică) a acestora depinde de completitudinea și calitatea executării documentelor, deoarece acestea servesc drept dovezi, confirmare a unor fapte, fenomene, evenimente specifice.
Hotărârea RF Gosstandart din 31 iulie 1997 nr. 273 adoptată și pusă în vigoare de la 1 iulie 1998 GOST R 6.30-97 „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă”. Prin Decretul Gosstandart al Federației Ruse din 21 ianuarie 2000 nr. 9, acest standard a fost modificat pentru a intra în vigoare la 1 aprilie 2000. Acest standard determină componența cerințelor documentelor organizatorice și administrative, regulile pentru execuția și amplasarea acestora pe documente, cerințe pentru producerea formularelor și înregistrarea formularelor cu reproducerea emblemei de stat Federația Rusăși stemele entităților constitutive ale Federației Ruse.
În noul standard de stat, în comparație cu standardul în vigoare până în 1997, sunt definite 29 de detalii în loc de 31. (Locația lor este prezentată în diagramele din Anexa 1)
Documentul are forță juridicăîn prezenţa unor cerinţe care sunt obligatorii pentru acest tip de documente. De exemplu, detaliile necesare pentru o scrisoare sunt numele organizației, adresa poștală, destinatarul, titlul textului, data, indexul, textul, semnăturile, numele artistului și numărul de telefon al acestuia.
În procesul de pregătire și întocmire a unui document, alcătuirea detaliilor poate fi completată cu alte detalii, dacă este necesar de scopul documentului, prelucrarea acestuia etc.
Trebuie remarcat că adesea documentele sunt întocmite pe trei tipuri de formulare: un formular de scrisoare de notificare, un formular pentru un anumit tip de document și un formular comun pentru toate celelalte documente. Aceste formulare au un set stabilit de cerințe permanente cu o dispunere longitudinală sau unghiulară. Sunt realizate în principal pe hârtie A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm). Sunt acceptate formularele A3 și A6.
Documentele întocmite în numele a două sau mai multe organizații sunt emise fără formular.
Lista documentatiei pentru Siguranța privind incendiile
Ordine de securitate la incendiu
1. Ordin pentru organizația „Cu privire la numirea unui responsabil cu securitatea la incendiu”;
2. Ordin pentru organizația „Cu privire la stabilirea zonelor de fumat”;
3. Ordin pentru organizație „Cu privire la procedura de scoatere sub tensiune a echipamentelor electrice în caz de incendiu și la sfârșitul zilei de lucru”;
4. Ordin pentru organizația „Cu privire la numirea unui responsabil cu instalațiile electrice”;
5. Ordin pentru organizația „Cu privire la stabilirea ordinii și a calendarului de informare și instruire privind securitatea la incendiu privind minimul tehnic la incendiu, precum și numirea responsabililor pentru conduita acestora”;
6. Ordin pentru organizație „Cu privire la numirea unei persoane responsabile cu siguranța și pregătirea pentru acțiune fonduri primare echipamente de stingere a incendiilor și de incendiu”;
7. Ordin pentru organizație „Cu privire la aprobarea Instrucțiunii privind securitatea la incendiu și acțiunile personalului organizației în caz de incendiu”;
8. Ordin privind organizația „Cu privire la avizul unui grup de pompieri voluntar”;
9. Ordin pentru organizația „Cu privire la organizarea pregătirii în minim tehnic de incendiu”.
Jurnalele de securitate la incendiu
10. Revista obiect „Elaborarea planului de evacuare în caz de incendiu”;
11. Revista obiect „Întreținerea stingătoarelor”;
12. Revista obiect „Testarea si reincarcarea stingatoarelor”;
13. Revista obiect „Înregistrarea permiselor de muncă pentru producerea lucrărilor periculoase cu gaze”;
14. Revista obiect „Întreținerea automatelor de incendiu”;
15. Jurnal obiect „Contabilitatea inspecțiilor persoane juridice, întreprinzător individual, efectuate de organele de control (supraveghere) de stat, organe de control municipale”.
Instructiuni de siguranta la incendiu
16. Instrucțiune la fața locului „Cu privire la procedura acțiunilor personalului la declanșarea automatelor de incendiu”;
17. Instrucțiune la fața locului „Cu privire la închiderea spațiilor de producție și auxiliare după terminarea lucrărilor”;
18. Instrucțiune la fața locului „Cu privire la acordarea asistenței victimei”;
19. Instrucțiune la fața locului „Cu privire la siguranța electrică”;
20. Instrucțiune la fața locului „Cu privire la revizuirea (curățarea) conductelor de aer ale sistemelor de ventilație”;
21. Instrucțiune la fața locului „Cu privire la măsurile de siguranță la incendiu la instalație”;
22. Instrucțiune la fața locului „Cu privire la măsurile de siguranță la incendiu la desfășurarea evenimentelor în instalații cu prezență în masă a oamenilor”;
23. Instrucțiune la fața locului „Raspunde de securitatea la incendiu”;
24. Instrucțiune la fața locului „Cu privire la funcționarea alimentării interne cu apă de stingere a incendiilor”;
25. Instrucțiune la fața locului „Cu privire la cerințele pentru selectarea și funcționarea stingătoarelor de incendiu”;
26. Instrucțiune la fața locului „Cu privire la utilizarea produselor pirotehnice de uz casnic de către lucrători (cetățeni).”
27. Reglementări privind desfășurarea briefing-urilor de securitate la incendiu;
28. Bilete pentru declanșare la minim tehnic de incendiu;
29. Un set de prelegeri pentru efectuarea unui minim tehnic de incendiu;
30. Sarcini de testare de PTM;
31. Planul de măsuri de prevenire a incendiilor pe an;
32. Programul briefing-ului introductiv la stingerea incendiilor.
Măsurile organizatorice pentru protecția datelor cu caracter personal includ elaborarea documentelor organizatorice și administrative, precum și implementarea măsurilor de protecție a datelor cu caracter personal.
În conformitate cu paragraful 1 al art. 23 din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal” și clauza 1 din Regulamentul privind Serviciul Federal de Supraveghere în Sfera Comunicațiilor și Mass-Media, aprobat de Guvernul Federației Ruse din 16 martie 2009 nr 228, organism autorizat pentru protecția drepturilor subiecților datelor cu caracter personal, căruia îi este încredințată asigurarea controlului și supravegherii asupra conformității prelucrării datelor cu caracter personal cu cerințele prezentei legi federale, este organul executiv federal care exercită funcțiile de control și supraveghere în domeniul comunicațiilor și al comunicațiilor de masă (Roskomnadzor).
Măsurile organizatorice sunt efectuate la întreprindere, indiferent dacă a fost transmisă sau nu o notificare către Roskomnadzor, prelucrarea PD se realizează cu utilizarea instrumentelor de automatizare sau fără utilizarea acestora.
Lista activităților și documente necesare poate varia în funcție de specificul prelucrării datelor cu caracter personal, structura organizatorică și alte caracteristici ale fiecărei întreprinderi individuale.
1. Caracteristici ale întocmirii și executării documentelor organizatorice și administrative emise pe bază de gestiune unică și în mod colegial (hotărâri, decizii, ordine, instrucțiuni, ordine.)
2. Sistematizarea documentelor.
2.1.Formarea cazurilor.
2.2 Semne de grupare a unui document într-un dosar.
4. Lista literaturii folosite.
1. Caracteristici ale întocmirii și executării documentelor organizatorice și administrative emise pe bază de gestiune unică și în mod colegial (hotărâri, decizii, ordine, instrucțiuni, ordine.)
Documente administrative. Una dintre formele activităților executive și administrative ale organizațiilor, instituțiilor, întreprinderilor este publicarea documentelor administrative, prin care se rezolvă cele mai importante probleme de management. În conformitate cu legislația și competența în vigoare, organele de conducere emit următoarele documente administrative: ordine, instrucțiuni, instrucțiuni; soluții; decizii, ordine.
Deciziile, decretele și ordinele se emit în toate cazurile când este necesară adoptarea unui act normativ sau individual asupra principalelor probleme de competență a organizației. Ordinele, instrucțiunile se emit pe probleme operaționale și pentru a organiza executarea deciziilor, hotărârilor și ordinelor.
Rezoluția este de obicei definită ca un „act juridic” adoptat de cei mai înalți și de unii autoritățile centrale management colegial în vederea rezolvării celor mai importante și fundamentale sarcini cu care se confruntă aceste organe, precum și stabilirii unor norme stabile de reguli de conduită7. Totuși, în legile „Cu privire la consiliul regional regional și la administrația regională regională” și „Cu privire la autoguvernarea locală” decretul este definit ca un act juridic emis de șeful administrației (cu drepturi de conducere unică). . Viața însăși a făcut ajustări în definiția esenței și a tipurilor. a acestui document.
Exemple ale rezoluției și extrase din rezoluție sunt date în Anexă. 6.3 și 6.4. O decizie ca act administrativ este un act juridic adoptat de colegiul unui minister sau departament, de un consiliu stiintific etc.
Un ordin este un act de conducere a unui organ de stat care are caracter de autoritate, emis în cadrul competenței atribuite unui funcționar, un organ de stat, care este obligatoriu pentru cetățenii și organizațiile cărora le este adresat acest ordin. Comenzile sunt statutulși sunt împărțite în două grupe: ordine de acțiune generală, pe termen lung și ordine referitoare la o problemă specifică, un caz individual. Ordinele sunt emise de guvern, ministere, departamente, administrații ale teritoriilor, regiunilor, orașelor, districtelor, administrațiilor întreprinderilor, instituțiilor în limitele drepturilor care le sunt acordate de legile Federației Ruse.
Exemple de comenzi și extrase din comandă sunt date în Anexă. 6.5 și 6.6. Directiva este un document administrativ emis de ministere, departamente, organizații, în principal cu privire la aspecte informaționale și metodologice, precum și aspecte legate de organizarea executării ordinelor, instrucțiunilor și altor acte. Dreptul de a semna instrucțiuni este delegat de către șef adjuncților săi sau șefilor de departamente din competența acestora. Pregătirea și executarea instrucțiunilor se efectuează în conformitate cu ordinea stabilită pregătirea și executarea comenzilor.
Partea administrativă a instrucțiunii începe cu cuvintele „Îmi propun” („Oblig”). Instrucțiunile sunt numerotate în ordine într-un an calendaristic8.
Ordinul este un act juridic emis de șefii ministerelor, departamentelor, departamentelor, departamentelor, instituțiilor, asociațiilor, organizațiilor, întreprinderilor care funcționează pe bază de conducere unipersonală. Ordinul este emis pentru a aborda principalele sarcini operaționale cu care se confruntă acest organism. Prin natura sa juridică, ordinul poate fi regulament management, care conțin normele de drept care implementează anumite domenii ale relațiilor publice și un act de aplicare a normelor de drept (de exemplu, un ordin de numire în funcție).
Ordinul este cel mai comun tip de document administrativ utilizat în practica managementului. Se publică cu privire la crearea, lichidarea, reorganizarea instituțiilor sau a diviziilor structurale ale acestora, aprobarea regulamentelor, instrucțiunilor, regulilor și documentelor similare care necesită aprobare, organizare, întreprindere, precum și asupra problemelor de personal de angajare, mutare, concediere etc. Prin intermediul unui ordin, managerul stabilește principalele sarcini pentru angajați, indică modalitățile de rezolvare a problemelor fundamentale. Comanda este obligatorie pentru toți angajații unei anumite organizații sau industrie. În unele cazuri, ordinul poate viza o gamă largă de organizații și funcționari, indiferent de subordonarea acestora. Exemple de execuție a comenzilor sunt date în ap. 6.7 și 6.8. Toate actele administrative trebuie să respecte cu strictețe legea, niciunul dintre ele nu poate conține prevederi care să contravină legii.
Principalele tipuri de documente administrative sunt întocmite în general în același mod. Acesta este un proces destul de complex, dar diferențele apar în etapa finală a documentelor, reflectând rezultatul activității colegiale (în cazul deciziilor și deciziilor) și al managementului unic (în cazul deciziilor, ordinelor, ordinelor, instrucțiunilor) .
Există trei etape de pregătire a documentului administrativ. Acesta este studiul esenței problemei și pregătirea proiectului de document: etapa de discuție și adoptare a documentului la ședințele organului colegial (în cazul rezoluțiilor, hotărârilor); aprobarea documentului și semnarea acestuia.
Procedura de întocmire și emitere a unui document administrativ al unei anumite instituții poate fi descrisă în instrucțiunile de lucru de birou sau în instrucțiunile care stabilesc procedura de lucru cu documente.
Întocmirea unui proiect de document administrativ poate fi încredințată uneia sau mai multor divizii structurale sau funcționari individuali. La dezvoltarea proiectelor de documente administrative complexe și mari, se pot crea grupuri de lucru. Condiția principală care asigură calitate superioară document, - competenta suficienta a persoanelor care il intocmesc. Cu cât nivelul documentului compilat este mai mare, cu atât sunt mai mari cerințele pentru compilatori (profesionalism, cunoaștere aprofundată a problemei, nivel cultural general, capacitatea de a exprima clar gândurile). Temeiul legal pentru elaborarea unui document administrativ poate fi publicarea unui document de către autorități și administrație, o instrucțiune specifică a unei autorități superioare, necesitatea desfășurării unor activități executive și administrative pentru rezolvarea sarcinilor atribuite instituției.
Întocmirea unui proiect de document administrativ necesită colectarea informațiilor necesare cu privire la fondul întrebării adresate. Pentru a face acest lucru, utilizați diverse informații și documente de referință: rapoarte, certificate, rapoarte și note explicative, acte, corespondență oficială. După ce au colectat și studiat materialele necesare, după ce au obținut o claritate completă asupra esenței problemei, după ce au definit în mod clar scopul emiterii unui document administrativ, încep să elaboreze proiectul acestuia. Atenția ar trebui să se concentreze în primul rând asupra formulării principalelor prevederi ale unei decizii specifice. La început, acest lucru se face în schiță, iar apoi părțile sunt editate și clarificate în ordinea aprobării.
Textul unui document administrativ constă cel mai adesea din două părți interdependente: o declarație și una administrativă.
Partea constatatoare este o introducere în esența problemei luate în considerare și are scopul de a explica ce a determinat ordinul. Poate enumera fapte, evenimente și poate oferi evaluarea lor. Adesea în partea constatatoare se dă o repovestire a actului autorității superioare, în temeiul căreia se emite acest act administrativ. În acest caz, se indică tipul actului, autorul acestuia, numele complet (titlul), numărul și data, adică. sunt date toate datele de căutare (de referință). Partea constatatoare nu este obligatorie, poate lipsi daca nu este nevoie de explicatie.
Sarcina principală a documentelor administrative este suportată de partea administrativă, care este prezentată într-o formă narativă. În funcție de tipul de document, începe cu cuvintele „hotărăște” într-o hotărâre colegială, „hotărăște” („hotărăsc”) - într-o decizie, „propun” - într-un ordin, „comand” - într-un ordin .
Tipul actului administrativ predetermina, de asemenea, natura prezentării textului acestuia. Cuvintele „hotărăște”, „hotărăște” („hotărăsc”), „propun”, „comand” sunt tipărite cu majuscule sau cu litere mici, ies în evidență vizual și separă astfel partea constatatoare a documentului de cea administrativă. parte. Aceste cuvinte sunt situate pe o linie separată, începând de la poziția zero a tabulatorului. În deciziile sau deciziile unui organ colegial, înaintea cuvintelor „hotărăște”, „hotărăște” se indică denumirea acestuia. De exemplu:
Colegiul DECIDE
Guvernul DECIDE
Apoi cu linie nouă din paragraf rezultă dispozitivul. Cu privire la formularea acestei părți a documentului sunt impuse cerințe deosebit de stricte. Formularea trebuie să fie specifică, să nu contrazică sensul documentelor administrative emise anterior, clară, clară, să nu permită interpretări diferite. În ele, trebuie evitate expresii vagi precum „creșterea”, „creșterea”, „întărirea”, „îmbunătățirea”, „acțiunea”, „activarea”, etc., deoarece instrucțiunile astfel formulate sunt vagi și este dificil de verificat implementarea lor. Dacă partea administrativă implică acțiuni de natură diferită și mai mulți interpreți, aceasta este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe]. Fiecare paragraf indică executantul (organizație, unitate structurală, funcționar specific - de exemplu, în ordine), acțiunea prescrisă și termenul de execuție. Interpretul este indicat în cazul dativ. De asemenea, puteți indica în termeni generali, de exemplu: „directori de fabrici”, „directori de arhive”. Acțiunea prescrisă se exprimă prin verbul la forma nehotărâtă „pregătește”, „înscrie”, „organizează”, „oferă”, „încredințează”, „dezvolta”, etc. Termenul de executie trebuie sa fie real, sa corespunda volumului lucrarii propuse.
Este necesar să se țină cont de momentul aducerii informațiilor către anumiți interpreți. Documentul de comandă poate avea un termen de execuție comun tuturor articolelor. Cu toate acestea, cel mai adesea termenul limită este stabilit pentru fiecare sarcină separat. La sfârșitul textului actului administrativ, există o listă a documentelor care au devenit nule sau supuse modificării odată cu publicarea acestui act. Ultimul punct din ordine, decizii, instrucțiuni indică persoana căreia i se încredințează controlul asupra executării documentului. Documentele administrative pot avea atasamente, link-uri catre care sunt date in paragrafele corespunzatoare ale textului, atributul "atasament" dupa textul actelor administrative nefiind intocmit independent.
Textul actului administrativ trebuie să aibă un titlu. Titlul începe cu prepoziția „O” („Despre”) și se formează folosind substantive verbale (de exemplu, „Despre întâlnire...”, „Despre afirmația...”, „Despre introducere...” , „Despre creație... „) Sau substantive care indică subiectul (de exemplu, „Despre rezultate...”, „Despre măsuri....”). Pentru situațiile tipice de conducere care necesită emiterea unui ordin privind crearea, reorganizarea, lichidarea instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor, privind repartizarea responsabilităților între conducere, privind modificările postului (cartei), structurii, personalului și personalului aparatului de conducere. , în fișele postului, la trecerea la un nou mod (muncă), s-au creat forme unificate de documente, în care este predeterminată nu numai compoziția, ci și ordinea aranjamentului informațional9. Au, de asemenea, o formă unificată ordine de personal privind angajarea, mutarea, mutarea la alt loc de muncă, demiterea din funcție, acordarea de stimulente, impunerea de sancțiuni disciplinare, schimbarea denumirii10.
După ce au pregătit textul documentului administrativ, încep să-l conceapă.
Documentele administrative sunt întocmite pe un formular comun A4. Detaliile includ stema Federației Ruse, numele departamentului, numele instituției, numele tipului de document, data, indexul (numărul), locul întocmirii, titlul, textul, semnătura (s) ), mărci de omologare.
Etapa finală a lucrărilor cu proiecte de documente administrative este aprobarea și semnarea acestora. Înainte de semnare, proiectul este supus acordului cu instituțiile interesate, precum și cu direcțiile structurale sau funcționarii pe care îi privește. Aprobarea se realizează prin vizualizarea sau aplicarea ștampilei de omologare. Deci, un proiect de ordin, hotărâre, ordin se avizează de către redactor și șeful unității structurale care introduce proiectul, de către toți executanții precizați în proiect, funcționari responsabili de execuția documentului în ansamblu, de către un consilier juridic. Proiectele de documente, a căror executare necesită securitate financiară, trebuie coordonate cu autoritățile sau serviciile financiare. O viză de consilier juridic confirmă conformitatea documentului cu actele legislative și de reglementare, precum și conformitatea anumitor formulări cu cerințele speciale ale unor autorități (de exemplu, instanțe, procurori, autorități sanitare).
Coordonarea se realizează de către unitatea structurală sau persoana care a întocmit proiectul de document administrativ. Vizele sau ștampila de aprobare, de regulă, sunt aplicate pe primul exemplar al proiectului. În caz de dezacord cu proiectul, ei scriu o concluzie motivată. Înainte de semnare, proiectul este din nou verificat cu atenție. În acest caz, o atenție deosebită trebuie acordată verificării datelor digitale, nume de familie, nume, patronimice.
Proiectele de documente administrative adoptate de organele colegiale (hotărâri și decizii) sunt discutate și: adoptate în ședințe. În timpul discuției, se pot face modificări și completări la acestea. Proiectele revizuite sunt supuse aprobării la următoarea ședință.
Proiecte de documente integral pregătite „Se depun spre semnare. Ordinele și ordinele se semnează de către șeful sau locțiitorul acestuia. Hotărârile și hotărârile trebuie să aibă două semnături: președintele și secretarul (directorul) organului colegial. Se semnează primul exemplar al documentului. .din momentul semnării sau aduse la cunoștința antreprenorului În unele cazuri, data intrării în vigoare și perioada de valabilitate a actului de gestiune sunt indicate în documentul propriu-zis.
Protocolul este un „document organizatoric și administrativ care fixează cursul dezbaterii problemelor și al luării deciziilor la ședințe, ședințe, conferințe și ședințe ale organelor colegiale”11. O definiție mai generalizată a protocolului este dată în dicționarele explicative ale limbii ruse, interpretându-l ca „un document cu o înregistrare a tot ceea ce se întâmplă la o întâlnire, o întâlnire”.
Procesele-verbale sunt de obicei ținute în timpul ședinței. În cazurile în care o ședință este stenografată sau înregistrată pe bandă magnetică, procesul-verbal poate fi întocmit după ce a fost transcris. Secretarul sau o persoană special desemnată trebuie să păstreze procesul-verbal. Calitatea înregistrării protocolare a discursului depinde de calificările sale, de capacitatea de a aprofunda în esența problemelor discutate. Protocolul este întocmit pe formularul general format A4. Formularul său include următoarele detalii: denumirea departamentului, denumirea organizației (unitatea structurală), o indicație a tipului de document (proces-verbal), data întâlnirii, numărul, locul întâlnirii, ștampila de aprobare ( în cazul în care protocolul este supus aprobării), titlu, text, semnături.
Data ședinței este înscrisă pe procesul-verbal, și nu încheierea sau semnarea finală a procesului-verbal. Dacă întâlnirea durează câteva zile, se indică data de început a întâlnirii și data de încheiere după o liniuță. De exemplu: 12-14.03.97.
Numărul de protocol este numărul ordinal de ședințe ale organului colegial pe parcursul anului (într-o instituție de învățământ - un an universitar). „Locul de întâlnire” necesar indică orașul în care a avut loc întâlnirea.
Titlul protocolului conține o indicație a tipului de activitate colegială (ședință, ședință, ședință) și denumirea organului colegial în cazul genitiv, de exemplu: „ședințe ale comisiei”, „ședințe ale colectivului de muncă” . După ce partea de antet este întocmită (acest lucru se poate face înainte de începerea întâlnirii), ei încep să alcătuiască textul. Textul procesului-verbal este împărțit în două părți: partea introductivă, în care sunt indicați președintele, secretarul, cei prezenți și ordinea de zi, și partea principală, în care se consemnează desfășurarea ședinței. Cuvântul „președinte” începe protocolul. Este tipărită la două spații după titlu, chiar de la marginile din poziția zero a opritorului de tabulare cu o literă mare. După liniuță, indicați numele președintelui, inițialele. Cuvântul „secretar” este și el formalizat. De exemplu:
Președinte - V.I. Kharchenko
Secretar - Filimonov S.B.
În timpul întâlnirilor operaționale, această parte a protocolului este omisă. Următorii sunt cei prezenți. Ordinea de executare a acestei secțiuni este următoarea. În procesul-verbal al unei ședințe a unui organism real permanent, membrii permanenți prezenți sunt indicați în ordine alfabetică. După aceea, numele invitaților sunt înregistrate cu o indicație a poziției lor. La ședințele prelungite și la întâlnirile cu un număr mare de prezenți se indică cantitativ componența acestora, iar la procesul-verbal se atașează lista de nume, despre care se face o înscriere corespunzătoare în procesul-verbal propriu-zis. De exemplu:
Au participat: 43 de persoane. (lista este atașată).
La ședințe, conferințe, congrese, unde o decizie necesită un anumit cvorum, secțiunea „Prezență” indică câte persoane ar trebui să fie prezente și câte au venit la ședință. De exemplu: în procesul-verbal al unei adunări a membrilor societate pe actiuni a indicat „În total sunt 135 de membri ai OJSC, 117 sunt prezenți”.
1. Despre perspectivele de dezvoltare a plantei. Raportul directorului... (nume, parafa).
2. Despre rezultatele unui sondaj sociologic asupra muncitorilor. Raportul șefului serviciului sociologic ... (nume, parafa).
În unele cazuri, de exemplu, la întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor colegiilor de ministere, comisiilor, ordinea de zi poate fi atașată procesului-verbal. Apoi nu este inclusă în textul procesului-verbal, ci se face doar o notă de referință: „Se anexează ordinea de zi a ședinței”.
Partea principală a textului protocolului este structurată pe secțiuni corespunzătoare punctelor de pe ordinea de zi. Fiecare punct poate conține următoarele părți: AUZAT, VORBIT, DECIS (DECID). Aceste cuvinte sunt scrise cu majuscule, fiecare cu câte un nou
linii, urmate de două puncte - astfel ele rup vizual textul.
Cuvântul „ascultat” începe secțiunea pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. Se scrie pe un rând după numerele care indică numărul ordinal al întrebării.
Numele și inițialele vorbitorului și ale vorbitorilor din dezbatere sunt indicate pe un rând nou din paragraf. Conținutul discursului este prezentat la persoana a III-a singular. Dacă există texte (sau rezumate) de rapoarte și discursuri, acestea nu sunt consemnate în procesul-verbal, iar după o liniuță după numele de familie al vorbitorului sau vorbitorului, se atașează textul raportului (discurs, mesaj). După înregistrarea fiecărei prezentări, întrebările și răspunsurile sunt date în ordinea în care au fost primite. De exemplu:
Smirnov V.K .: „Au fost luate măsuri pentru eliminarea accidentului de pe șantier?”
KP Lysikov: „Până la ora 8 dimineața a doua zi, apa a fost complet pompată și consecințele accidentului au fost lichidate”.
Partea finală a secțiunii pentru fiecare punct de pe ordinea de zi este o înregistrare a deciziei (rezoluției) adoptate cu privire la problema în discuție. Deciziile cu privire la mai multe probleme sunt împărțite în clauze și subclauze numerotate cu cifre arabe. Dispozitivul deciziilor, precum documentele administrative, trebuie să fie specific și să conțină componente: cui, ce să facă și până la ce dată. De exemplu:
AUDIT: E. N. Frolova - se atașează textul raportului.
VORBIT DE:
E.V. Starostin - o scurtă înregistrare a discursului.
Kuznetsov T.G. - o scurtă înregistrare a discursului.
1.1. Departamente speciale pentru a conduce comune
întâlnire dedicată .... până la data de 15.05.2000.
1.2. Ilizarov B.S. Organizați o expoziție la departamentul ... până la 11.05.2000.
2. AUDIT:
VORBIT DE:
Semnătura președinte V.A. Sidorov
Semnătura secretar E.M. Krylova
La alegerea funcționarilor, procesul-verbal indică rezultatele votului pentru fiecare candidat separat.
În funcție de caracterul complet al acoperirii dezbaterii problemelor la ședințe, procesele-verbale sunt împărțite în întreg și scurt. Minutele scurte indică numele vorbitorului, subiectul raportului, numele vorbitorilor. Este imposibil să vă faceți o idee despre natura comentariilor, cursul discuției, opiniile exprimate în dezbaterea în cadrul unui astfel de protocol. Un scurt protocol este permis numai dacă există stenograme sau când textele rapoartelor și discursurilor sunt atașate la protocol. Întâlnirile operaționale sunt, de asemenea, înregistrate pe scurt.
În toate celelalte cazuri, protocolul ar trebui să conțină înregistrări ale tuturor discursurilor, să arate dezvoltarea unei soluții într-o ciocnire de opinii, discuții. În timpul ședinței se poate întocmi doar un proiect al procesului-verbal. În termen de cinci zile, protocolul este specificat, adăugat, verificat și întocmit. Dacă la protocol se anexează o fișă, se face o notă despre aceasta după prima parte a protocolului: „S-a transcris soluționarea Consiliului Academic, se anexează foaia matricolă”. Procesul-verbal complet întocmit este semnat de președinte și de secretar.
Anexa 6.3
Exemplu de executare a comenzii (cu detalii longitudinale)
Numele companiei
REZOLUŢIE
__________________ ___________________________________
_________________________________________
Locul emiterii documentului
îndreptându-se către textul regulamentului
Partea constatatoare
2. Termen limită
3. Responsabil de executare (numele, parafa funcționarului căruia i se încredințează controlul asupra executării)]
Vize de aprobare pentru funcționari (inclusiv contractant, servicii juridice, autorităţi financiare etc.) - pe versoul foii.
Anexa 6.4
Extras de probă din decret (cu o aranjare longitudinală a detaliilor)
________________________________________________________
Numele companiei
EXTRAS DIN REGULAMENT
datată ___________ Nr. ________
___________________________________
Locul publicării
Titlul decretului
[Repetarea întregii părți constatatoare a documentului (vezi anexa 6.3) cu un extras elementul dorit]
Poziția șefului Semnătura Inițiale, prenume
Funcția salariatului care a întocmit extrasul din rezoluție Semnătură Inițiale, prenume
Anexa 6.5
Exemplu de executare a comenzii (cu detalii longitudinale)
Numele companiei
ORDIN
____________________ _______________________________
Data Numărul de înregistrare a documentului
________________________________________
Locul emiterii documentului
Titlul textului comenzii
Partea constatatoare
Introducere (indicați motivul publicării documentului)
Dovada (indicați faptele de bază)
Concluzie (a se nota scopul emiterii decretului)
Partea administrativă (constă din articole, dacă este necesar, din subarticole)
1. Acțiune care trebuie întreprinsă
2. Termen limită
3. Responsabil de executare (numele, parafa funcționarului căruia i se încredințează controlul asupra executării)
Poziția șefului Semnătura Inițiale, prenume
Anexa 6.6
Eșantion de extras din comandă (cu o aranjare longitudinală a detaliilor)
____________________________________________________
Numele companiei
EXTRAS DIN DISTRIBUȚIE
De la ______________ Nr. __________
____________________________________
Locul publicării
Titlul comenzii
[Repetarea întregii părți constatatoare a documentului cu un extras din paragraful dorit]
Poziția șefului Semnătura Inițiale, prenume
Funcția angajatului care a întocmit extrasul din comandă Semnătură Inițiale, prenume
Partea constatatoare
Separat de partea administrativă printr-un cuvânt
EU COMAND:
Partea administrativă (constă din articole, dacă este necesar, din subarticole)
1. Acțiune care trebuie întreprinsă
1.1. |
1.2. | Sarcini specifice etc. |
2. Responsabil de executare (numele, parafa funcționarului căruia i se încredințează controlul asupra executării).
Poziția șefului Semnătura Inițiale, prenume
Tipuri de aprobare a oficialilor (pe spatele foii)
In conexiune cu _________________________________________________
Baza
____________________________________________________________________________________________________________________________
EU COMAND:
Introduceți în fișa postului __________________________
_________________________________________________________
urmatoarele modificari:
1.________________________________________________________
2. _______________________________________________________
3. _______________________________________________________
Poziția șefului Semnătura Inițiale, prenume
Vize de aprobare (pe spatele foii)
Anexa 6.9
Exemplu de înregistrare a protocolului (cu o aranjare longitudinală a detaliilor)
Numele companiei
PROTOCOL
____________________ № _________________
_______________________________
Locul publicării
Titlu:
Reuniunile comisiei pe...
Președinte - S.S.Smirnov
Secretar - M.I.Antonova
Au participat: 30 de persoane (se atașează lista) (dacă sunt până la 15 persoane, atunci protocolul conține nume de familie cu inițiale în ordine alfabetică, separate prin virgule)
AGENDĂ:
1. Despre ordinea pregătirii conferinței.
Raportul șefului...
1. ASCULTAT:
Sokolov A.I. - se atașează textul raportului.
VORBIT DE:
Ivanov M.I. - o scurtă înregistrare a discursului (de la o persoană a treia).
S-A SOLUȚIONAT URMĂTORUL:
1.1. Aprobați...
2. AUDIT:
VORBIT DE:
S-A SOLUȚIONAT URMĂTORUL:
Președinte Semnătura S.S. Smirnov
Secretar Semnătura M.A. Antonova
2. Sistematizarea documentelor. Formarea cazurilor. Semne de grupare a unui document într-un caz.
Pentru a asigura formarea și contabilizarea corectă a afacerilor întreprinderii, trebuie întocmit un nomenclator de cazuri.
Nomenclatorul este o listă sistematizată a anteturilor cazurilor cu indicarea perioadelor de păstrare, întocmită în modul prescris. Nomenclatorul de cazuri cuprinde toate documentele generate în activitatea întreprinderii, cu excepția documentației tehnice și a publicațiilor tipărite.
Nomenclatorul afacerilor companiei este elaborat de un specialist responsabil cu organizarea muncii cu documente.
Nomenclatorul cazurilor se intocmeste conform formei stabilite (Anexa 2) si cuprinde urmatoarele detalii: denumirea intreprinderii; denumirea tipului de document; Data; index; locul de compilare; ștampila de aprobare; îndreptarea către text; text; semnătură; ștampila de acord (aprobare).
Ordinea rubricilor în cadrul secțiunilor și subsecțiunilor este determinată de importanța documentelor cuprinse în cauză. La început apar rubricile cazurilor care conţin documentaţie organizatorică şi administrativă, apoi - care conţin documente de planificare şi raportare, apoi restul rubricilor în ordinea descrescătoare a timpului de păstrare a documentelor.
La întocmirea rubricilor cauzelor, trebuie avut în vedere că: antetul trebuie să corespundă în totalitate conținutului semantic al documentelor grupate în acest caz; titlul trebuie să fie scurt, clar formulat; rubrici de tipul: „Corespondență generală”, „Diverse documente”, etc. nepermis.
Se pot preciza rubricile cazurilor aflate în procesul de formare a acestora.
Alcătuirea rubricii cauzelor formează următoarele elemente:
Denumirea tipului (corespondența, jurnalul) sau tipul documentelor (comenzi, instrucțiuni, protocoale etc.)
Denumirea companiei sau a unității sale structurale;
Destinatarul sau corespondentul documentului;
Datele (perioada) la care se referă actele cauzei;
O indicare a numărului de exemplare al documentelor în cauză.
Titlurile cazurilor care conțin corespondența indică cu cine și pe ce chestiune (probleme) se desfășoară.
În rubricile cazurilor care conțin corespondență cu corespondenți omogene, aceștia din urmă nu sunt enumerați, dar este indicată denumirea lor specifică generală. De exemplu: „Corespondență cu clienții despre refuzul de a plăti facturile întreprinderii”
Antetele dosarelor care conțin documentație de planificare sau raportare indică perioada de timp pentru care au fost întocmite documentele, tipul documentului (plan, raport).
În denumirile cazurilor care conțin documente organizatorice și administrative sunt indicate tipul documentului și autorul.
În rubricile cauzelor care conțin documente de diferite tipuri referitoare la aceeași problemă, neconectate printr-o succesiune de operațiuni de birou, termenul „documente” este utilizat ca tip de dosar, iar la sfârșitul titlului, între paranteze, principalul sunt indicate tipurile de documente care ar trebui grupate în caz.
Cazurile cu probleme nerezolvate în termen de un an sunt „în curs de rulare” și sunt incluse în nomenclator cu un index.
Nomenclatorul afacerilor întreprinderii include, de asemenea, carduri de referință, jurnale de documente contabile.
La înregistrarea nomenclatorului cauzelor este necesar să se lase un număr de cazuri de rezervă (spațiu liber) în fiecare dintre secțiunile acesteia, care poate fi folosit în viitor pentru a introduce rubricile cauzelor care nu sunt prevăzute în nomenclatorul cauzelor. , dar formată în cursul anului calendaristic.
La sfârşitul anului calendaristic se întocmeşte o evidenţă sumară în nomenclatorul de cazuri privind numărul de dosare deschise în raport cu perioadele de păstrare permanentă şi temporară.
2.1. Formarea cazurilor.
Formarea dosarelor este atribuirea documentelor unui anumit caz și sistematizarea documentelor în cadrul acestuia. Un caz este o colecție de documente (sau un document) legate de o problemă sau domeniu de activitate și plasate într-o copertă separată.
La începutul fiecărui an, organizația începe formarea documentelor în cazuri.
În organizații, cazurile se formează centralizat în instituția de învățământ preșcolar sau descentralizate în unități structurale. Practica arată că cazurile sunt formate în principal într-o manieră descentralizată, adică. în diviziuni structurale. În instituția de învățământ preșcolar se formează documente organizatorice și administrative, formulare de înregistrare (contabilitate) a acestora, text rezumat și documentație de planificare și raportare statistică, corespondență și alte documente privind principalele activități. Documentele care reflectă direcțiile individuale ale activităților organizației sunt formate în cazuri la locul pregătirii lor în diviziile structurale corespunzătoare, a căror competență include anumite aspecte conform reglementărilor privind acestea (de exemplu, în departamentul de planificare și economie, departament contabilitateși raportare, HR etc.).
Formarea cazurilor în diviziile structurale ale organizației este efectuată de angajații responsabili cu desfășurarea muncii de birou. Controlul asupra formării cazurilor este efectuat de instituția de învățământ preșcolar. Șeful arhivei organizației sau persoana responsabilă pentru arhivă oferă asistența metodologică necesară în formarea cazurilor și, de asemenea, supraveghează desfășurarea acestei lucrări.
La formarea carcasei, trebuie respectate următoarele cerințe de bază:
● să plaseze în cauză doar documente executate, corect executate în conformitate cu rubricile cauzelor conform nomenclatorului;
● include o copie a documentului în cauză;
● adună toate documentele legate de o problemă;
● plasați atașamente împreună cu documentele principale;
● gruparea documentelor de un an calendaristic într-un singur caz, excluzând cazurile de reportare;
● Grupați separat documentele cu perioadele de stocare permanente și temporare în fișiere.
Cazul nu trebuie să includă documente de returnat, copii suplimentare, ciorne. Carcasa nu trebuie să depășească 250 de coli cu o grosime de cel mult 4 cm.
În cadrul carcasei, documentele trebuie aranjate astfel încât, după conținutul lor, într-o succesiune logică, să lumineze anumite aspecte.
Cazurile sunt începute cronologic, tematic sau o combinație a ambelor. Documentele primite sunt ordonate după datele de primire, de ieșire - după datele de plecare sau alfabetic de autori și corespondenți.
Actele normative și administrative sunt grupate în cazuri pe tip și cronologie cu anexe aferente în decurs de un an calendaristic. Nu este permisă formarea într-un caz de diferite tipuri de documente administrative, de exemplu, comenzi, instrucțiuni și instrucțiuni. Fiecare tip de document administrativ este format într-o afacere independentă cu propria sa numerotare brută și, în consecință, este supus înregistrării într-un jurnal (carte) independent.
■ Comenzile pe activitate principală sunt grupate separat de comenzile pe personal. Comenzile pentru personal, având (conform Listei documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor cu indicarea perioadelor de păstrare) diferite perioade de depozitare, se formează în cazuri independente și au propria înregistrare în forma contabilă corespunzătoare (jurnal, carte). , fișier card).
■ Comenzi pentru personal sunt formate în cutii în funcție de termenii de depozitare a acestora. De reținut că este interzisă gruparea documentelor cu perioade diferite de păstrare într-un singur fișier.
În conformitate cu Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de depozitare, aprobată de Rosachiv la 06.10.2000 (articolul 6b), comenzile pentru personal au două perioade de depozitare: 75 ani și 5 ani.
Comenzile cu termen de valabilitate de 75 de ani includ comenzi de admitere, concediere, relocare, bonusuri, stimulente, vacanțe administrative lungi, călătorii lungi de afaceri. Comenzile care au o durată de valabilitate de 5 ani includ comenzi pentru acordarea de concedii regulate și educaționale, taxă, penalități, călătorii de afaceri pe termen scurt în Rusia.
Practica utilizării documentelor asupra personalului arată că, în cazul unor volume semnificative de comenzi pentru personalul cu termen de valabilitate de 75 de ani, este mai oportună formarea acestora în dosare pe probleme de activitate. De exemplu, pentru a grupa separat comenzile privind admiterea, concedierea, mutarea angajaților în cazuri, de ex. legate de vechimea lor, și separat comenzi pentru bonusuri, stimulente și alte plăți, care conțin informații despre salarii. Mai mult, în fiecare caz, comenzile au o numerotare brută independentă.
Reglementările, instrucțiunile, regulile aprobate prin acte juridice și administrative de reglementare (ordine, ordine, hotărâri, decrete etc.) sunt grupate împreună cu aceste documente... Atunci când sunt aprobate ca documente independente, ele sunt grupate în cazuri independente.
■ Protocoalele din caz sunt situate în ordine cronologica până la datele întocmirii lor.
■ Documente în afaceri personale sunt localizate pe măsură ce ajung.
■ Conturile personale ale salariilor angajaţilor sunt grupate în cazuri separate şi sunt aranjate în ele în ordinea alfabetică a numelor de familie.
■ Carduri personale angajații se formează și în cazuri în ordinea alfabetică a numelor de familie.
■ Corespondenţa se grupează, de regulă, pe o perioadă de un an calendaristic şi se sistematizează în ordine cronologica; în acest caz, documentul de răspuns este plasat în spatele documentului de cerere. La reluarea corespondenței cu privire la o problemă anume începută în anul precedent, documentele sunt incluse în dosar anul curent indicând indicele cazului din anul precedent.
■ Planurile, rapoartele, estimările, tabelele de personal și alte documente aprobate sunt grupate separat de proiectele lor.
După un an de la finalizarea lucrărilor de birou, se lucrează pentru pregătirea acestora pentru transferul în arhivele instituției. În conformitate cu clauza 3.7.25 din Regulile de bază pentru arhivele organizațiilor, aprobate prin decizia Colegiului Rosarkhiv la 06.02.2002, arhiva primește documente, incl. asupra personalului, nu mai târziu de trei ani de la finalizarea muncii lor de birou.
2.2. Gruparea documentelor în cazuri se realizează după următoarele criterii:
nominal;
corespondent;
cronologic.
Caracteristica nominală - gruparea intr-un singur caz documente de acelasi tip - ordine, protocoale etc.
Semn subiect-întrebare - aceasta este consolidarea documentelor pe o singură problemă într-un singur dosar, de exemplu: Dosar în instanță sau Documente privind construcția unei noi clădiri de învățământ.
Semn corespondent - corespondenta cu un corespondent anume, de exemplu: Corespondenta cu fabrica Novaya Zarya.
Semnul cronologic(documentație contabilă) - se folosește atunci când parametrii de timp ai documentelor sunt pe primul loc, de exemplu: Rapoarte privind expedierea mărfurilor pentru luna ianuarie.
3. Partea finală
Lucrul cu documente ar trebui să aibă o ordine (flux de lucru) atât de bine dezvoltată, astfel încât să nu distragă atenția angajaților de la principalele obiective de producție ale întreprinderii.
Nu contează la ce nivel se va desfășura munca de birou: în mod tradițional sau în schimbul modern fără hârtie documente electronice- în orice caz, documentarea și lucrul cu documente se efectuează conform regulile stabilite.
4. Lista literaturii folosite.
1. Munca modernă de birou: manual. indemnizatie. Kirsanova M.V.
2. Munca de birou (documentatie de management). Ed. a 5-a, revizuită și completată
3. Lucrări de birou ”V.I. Andreeva
4. Carte de referință despre munca de birou M.V. Steniukov
5. Acte si munca de birou A.S. Melnikov
Etichete: Caracteristici ale întocmirii și executării documentelor organizatorice și administrative
Activitatea oricărei întreprinderi este însoțită de întocmirea diferitelor tipuri de documente. Documente organizatorice și administrative (ORD) documente de denumire care operează în domeniul managementului. Cu ajutorul ORD se determină funcțiile și drepturile organului de conducere, se stabilește structura și personalul subdiviziunilor, acestea controlează obiectele din subordine, se consemnează deciziile de personal etc.
Se pot distinge următoarele grupuri principale de documente:
1) organizatoric(carte, regulamente, personal, fișe de post, regulamente interne de muncă);
2) administrativ(comenzi pentru activitatea principală, comenzi, decizii);
3)referință și informații(acte, scrisori, faxuri, memorii, certificate, mesaje telefonice);
4) documente privind personalul întreprinderii(comenzi de personal, contracte de muncă, dosare personale, legitimații personale sub forma T-2, conturi personale salariu, carnete de muncă);
5) documente comerciale(contracte, acorduri);
Schema de proiectare pentru majoritatea documentelor organizatorice și administrative este tipică și este construită în funcție de forma eșantionului. Partea de formatare este practic aceeași în toate documentele. Doar titlurile documentelor interne și externe diferă. Datele de referință ale întreprinderii trebuie să fie indicate în documentele externe, nu sunt indicate în documentele interne. Diferențele se referă în principal la forma de prezentare și structura textului.
Scopul actelor administrative este reglementarea activităților care permite organului de conducere să asigure îndeplinirea sarcinilor care îi sunt atribuite. În condiţii de luare a deciziilor unice procedura de eliberare a documentelor administrative cuprinde următoarele etape:
1) inițierea unei decizii - justificarea necesității eliberării unui act administrativ;
2) colectarea și analiza informațiilor cu privire la problemă;
3) întocmirea unui proiect de document administrativ;
4) aprobarea proiectului de document;
5) transmiterea proiectului de document administrativ la conducere;
6) luarea unei decizii (semnarea unui document);
7) aducerea documentului administrativ la executanți.
Să luăm în considerare cele mai frecvent utilizate tipuri de documente de management.
Activitățile interne ale întreprinderii sunt reglementate de aceasta Carta sau Reguli, care reflectă temeiurile organizării și statutului său juridic, funcțiile îndeplinite, drepturile, obligațiile, responsabilitatea, formele de proprietate, relațiile cu partenerii și organele guvernamentale, procedura de reorganizare și lichidare.
Instrucțiuni- un document normativ aprobat de conducătorul întreprinderii sau diviziei acesteia, care definește drepturile, îndatoririle și responsabilitățile angajaților întreprinderii.
Instrucțiunile pot fi individuale și tipice.
Un fel de instrucțiune sunt fișele postului, care definesc drepturile și obligațiile funcționarilor. Acestea sunt dezvoltate pe baza instrucțiunilor standard pentru anumite categorii de lucrători. Formularul de instrucțiuni include următoarele detalii:
Denumirea instituției;
Denumirea unității structurale;
Denumirea tipului de document (instrucțiune);
Gâtul de aprobare;
Locul publicării;
Titlu;
Semnătură.
Instrucțiunea este supusă aprobării obligatorii printr-un act administrativ special (ordin) sau prin semnătura directă a șefului în ștampila de aprobare. Textul instrucțiunii este împărțit în secțiuni și paragrafe. Cea mai convenabilă formă de aprobare a instrucțiunilor este o comandă. Ordinul stabilește termenul de introducere a instrucțiunii, executorul responsabil, enumeră măsurile organizatorice necesare pentru introducerea instrucțiunii în acțiune.
Ordin- Acesta este un document de reglementare emis de șeful întreprinderii pentru a rezolva orice probleme (comenzi pentru activitatea principală și comenzi pentru personal).
Pentru activitatea principală, comenzile sunt emise atunci când:
Crearea, lichidarea sau reorganizarea diviziilor structurale;
Aprobarea reglementărilor privind diviziile structurale și fișele postului;
Introducerea de noi standarde;
Modificări ale programului de lucru al întreprinderii etc.;
În ceea ce privește personalul - cu:
Numirea angajaților în funcție;
La concediere;
Când treceți prin serviciu;
Promoții sau penalități;
Plecarea angajaților întreprinderii în următoarea vacanță etc.
Comenzile (instrucțiunile) sunt întocmite pe un formular comun, iar formularul de comandă include următoarele detalii:
Denumirea tipului de document (COMANDA);
Data (data comenzii este data semnării acesteia);
Numărul de serie al comenzii;
Locul emiterii comenzii;
Indexul documentelor;
Titlul textului;
semnătura managerului;
Marca de omologare;
Numele și numărul de telefon al interpretului;
Ordinele nu au titlu.
Textul este separat de antet prin spațiere de 2-3 rânduri, tipărit cu dimensiunea fontului 13 la intervale de 1,5 de la marginea din stânga câmpului de text și aliniat la marginile din stânga și dreapta ale câmpului de text.
Textul ordinului este format din două părți - constatatoare și instructivă. V afirmând părțile stabilesc scopurile și motivele emiterii comenzii, furnizează un link către documentul care a servit ca bază pentru publicarea acestui ordin. V administrativ părțile stabilesc acțiunile prescrise, numesc funcționarii responsabili pentru implementarea acestora și termenele limită.
Partea administrativă începe cu un cuvânt EU COMAND, poate fi împărțit în secțiuni și paragrafe, care sunt formatate cu cifre arabe cu puncte. Dacă comanda prevede modificarea sau anularea altora comenzile curente, apoi în text indicați ce comenzi au expirat.
În cazul în care ordinul pune în aplicare orice documente (instrucțiuni, reguli, regulamente), atunci acestea sunt întocmite sub forma unui atașament la comandă.
După semnarea comenzii, nu este permisă introducerea unor modificări în textul acesteia.
În comenzi complexe
Partea constatatoare Partea administrativa comanda începe cu indicarea numelui de familie (tipărit CAPITAL litere), nume și patronimic (tipărit complet cu litere mici); trebuie să conțină formulări precise ale soluției la o anumită problemă de personal.
În comenzile complexe, partea administrativă este împărțită în puncte. O acțiune de o singură natură, referitoare la una sau mai multe persoane, se întocmește într-o clauză separată.
Comenzile pentru personal sunt stocate în departamentul de personal, pentru activități de producție - în birou.
Deciziile și ordinele se întocmesc în același mod.
Exemplu de executare a comenzii pentru activitatea principală:
O mostră de executare a unui ordin asupra personalului:
Ordin- un document emis cu privire la aspecte informaționale, metodologice și operaționale, precum și pe probleme legate de organizarea executării ordinelor, instrucțiunilor și altor documente de reglementare ale acestei organizații sau autorităților superioare.
Ordinul este emis pe formă specială si contine urmatoarele detalii:
1) Emblema de stat a Federației Ruse sau emblema unei entități constitutive a Federației Ruse sau emblema unei formațiuni municipale (în funcție de natura ordinului și numai pentru organizațiile care, în conformitate cu legislația în vigoare, sunt a acordat dreptul de a reprezenta emblema);
2) emblema ( marcă sau marca de serviciu);
3) denumirea organizației;
4) denumirea tipului de document;
5) data și numărul documentului;
6) locul publicării;
7) îndreptarea către text;
8) semnătură;
Textul ordinului este format din părți constatatoare și administrative. Partea administrativă este separată de partea constatatoare prin cuvântul „OFERTA” sau „OBLIGAT”, care este tipărit cu majuscule și plasat pe o linie separată... Este permis să începeți partea administrativă fără a folosi cuvântul introductiv, adică să o plasați imediat după partea constatatoare după două puncte.
1. Acceptați propunerea Ministerului Agriculturii al Rusiei, convenită cu Ministerul Dezvoltării Economice al Rusiei, pentru a determina nivelul prețurilor la care în 2004 începe implementarea intervențiilor de achiziții de stat pentru cereale din recolta 2004:
- pentru grâu alimentar moale de clasa a 3-a - 3800 de ruble pe tonă;
- pentru grâu alimentar moale din clasa a IV-a - 3000 de ruble pe tonă;
- pentru grupa A de secară alimentară - 2500 de ruble pe tonă.
Aceste prețuri includ costurile asociate cu livrarea cerealelor către organizațiile selectate în conformitate cu procedura stabilită, care depozitează stocurile fondului de intervenție de produse agricole, materii prime și alimente, precum și cu operațiunile de încărcare și descărcare, acceptare, prelucrarea si uscarea cerealelor.
2. Stabiliți că în 2004 intervențiile de achiziții publice de stat sunt efectuate în valoare de până la 4,9 miliarde de ruble pe cheltuiala fondurilor bugetului federal alocate în aceste scopuri.
prim-ministru
Federația Rusă
M. Fradkov
Indicaţie- un act juridic emis exclusiv de șeful organizației și adjuncții săi, în principal cu privire la aspecte informaționale și metodologice, precum și cu privire la aspecte legate de punerea în aplicare a ordinelor, instrucțiunilor și altor acte ale acestei organizații sau ale unei organizații superioare.
Pregătirea și executarea instrucțiunilor se desfășoară în mod similar cu procedura de pregătire și executare a comenzilor, doar partea constatatoare se termină cu cuvintele „Oblig”, „Ofer”.
Dacă instrucțiunea conține doar clarificări cu privire la procedura de aplicare a oricărui document normativ, atunci cuvintele „obligă” și „oferă” pot fi omise. În acest caz, instrucțiunea ia forma unei scrisori de informare.
Instrucțiunea este întocmită pe un formular comun. Instrucțiunile se semnează de către șef și prim-adjunctul acestuia, ceilalți adjuncți au dreptul de a semna pe domeniile de activitate ale întreprinderii pe care o supraveghează, dacă acest drept este prevăzut în vreun act normativ al acestui organism.
Dacă aceste documente oferă instrucțiuni cu privire la problemele care sunt supravegheate de mai mulți adjuncți, atunci ele sunt semnate de șeful întreprinderii sau de primul adjunct al acestuia.
Instrucțiunile semnate sunt înregistrate și generate separat de comenzi. Numărul de înregistrare al indicației este format din numărul de ordine al documentului în cadrul anului calendaristic și litera indice „p”. Indexul literelor „și” este pus în jos în cazul în care indicația a căpătat forma unei scrisori de informare.
Pe baza Legii federale „Cu privire la reglementarea valutară și control valutar", Legea federală" Cu privire la Banca Centrală a Federației Ruse (Banca Rusiei) "și decizia Consiliului de administrație al Băncii Rusiei (procesul verbal al ședinței Consiliului de administrație al Băncii Rusiei nr. 8 din 22 aprilie 2004) Banca Rusiei stabilește următoarele.
1. Fără restricții, pe tranzacții între bănci autorizate se efectuează următoarele operațiuni valutare, efectuate de acestea în nume propriu și pe cheltuiala proprie:
1.1. operațiuni clasificate drept operațiuni bancare în conformitate cu legislația Federației Ruse;
1.2. operațiuni legate de îndeplinirea obligațiilor de plată a valutei în conformitate cu contractele de fidejusiune și contractele de gaj, îndeplinirea creanțelor în regres ale garanților;
1.3. tranzacții legate de achiziționarea de la terți - bănci autorizate, precum și cu cesiunea către terți - bănci autorizate în valută a cerințelor pentru îndeplinirea obligațiilor în numerar;
1.4. tranzacții legate de decontări în valută străină în cadrul contractelor de leasing financiar (acorduri de leasing);
1.5. operațiuni cu valori mobiliare externe;
1.6. tranzacții legate de efectuarea de plăți în valută la tranzacții cu titluri de valoare naționale și titluri de valoare străine.
1.7. operațiuni legate de strângerea de fonduri în valută sub formă de împrumuturi;
1.8. tranzacții legate de gestionarea încrederii fondurilor;
1.9. tranzactii de plata comision(plată pentru serviciile unei bănci autorizate) pentru operațiunile specificate la subparagrafele 1.1-1.8 din prezenta Direcție.
2. Operațiuni valutare, nespecificate în clauza 1 a prezentei directive, sunt efectuate de băncile autorizate în modul prescris pentru persoanele juridice - rezidenți care nu sunt bănci autorizate, cu excepția cazului în care Banca Rusiei stabilește altfel.
Președinte
Banca Centrală
Federația Rusă
S.M. Ignatiev
Soluţie- un act juridic adoptat de organele colegiale și consultative ale instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor, firmelor în vederea soluționării celor mai importante probleme ale activității lor.
Deciziile se mai numesc si acte administrative comune adoptate de doua sau mai multe organisme eterogene.
Hotărârile se întocmesc în aceeași ordine ca și rezoluțiile, dar cuvintele cheie din acestea sunt: „HOTARAT”, „HOTARAT”, „HOTARAT”.
Textul deciziei este compus din părți introductive și administrative. Partea introductivă indică motivele emiterii deciziei și scopul acesteia, iar în partea administrativă - executorul - organizație, unitate structurală, funcționar, acțiune și termenul de executare a documentului.
Masa de personal- un act juridic care reglementează personalul organizației, componența posturilor și cuantumul remunerației. Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și remunerarea” formă uniformă Nr. T-3 „Personal” este utilizat în toate organizațiile, indiferent de proprietate, pentru a oficializa structura, personalul și personalul organizației în conformitate cu statutul acesteia (statutul). Tabelul de personal conține o listă a diviziilor structurale, numele posturilor, specialităților, profesiilor cu indicarea calificărilor, informații despre numărul de unități de personal și este aprobat printr-un ordin (ordin) semnat de șeful organizației sau de o persoană. autorizat de acesta.
Structura documentului este formată din datele aflate în câmpurile corespunzătoare ale textului stencil și în coloanele tabelului.
Detaliile documentului sunt:
1) cod formular document (07);
2) denumirea întreprinderii (08);
3) denumirea tipului de document (10);
4) data documentului (11);
5) numărul de înregistrare al documentului (12);
6) ștampila de aprobare a documentului (16);
7) îndreptarea către text (18);
8) textul documentului (20);
9) semnătură (22);
10) vize de aprobare (24);
11) amprenta de imprimare (25);
12) o notă despre interpret (27);
13) identificator copie electronică document (30).
Descrierea postului- un act juridic emis de o organizație pentru a reglementa statutul organizatoric și juridic al unui angajat, îndatoririle, drepturile, responsabilitatea acestuia.
Principalul scop functional fișa postului constă în implementarea reglementării organizatorice și de reglementare a activităților zilnice ale funcționarilor (angajații din categoriile relevante) ale întreprinderii, ceea ce, la rândul său, ne permite să desemnăm funcția principală a acestui document ca de reglementare, sau organizatorică și de reglementare.
Angajații întreprinderii sunt obligați să se ghideze după fișele de post relevante în procesul de exercitare a atribuțiilor lor, iar în cazul încălcării prevederilor lor - să poarte responsabilitatea pentru aceasta, prevăzută de legislație și alte acte normative (de reglementare), precum precum și actele locale ale întreprinderii.
Scopul funcțional auxiliar al fișei postului este, în primul rând, în formarea angajaților nou recrutați la întreprindere, precum și a angajaților întreprinderii mutați în noi posturi (locuri de muncă) (funcție de predare sau formare). În al doilea rând, fișa postului, de regulă, este utilizată în etapa selecției personalului ca unul dintre documentele de verificare a cunoștințelor disponibile candidaților (candidaților pentru un post) (funcția de control). În sfârșit, în al treilea rând, fișele postului de care dispune întreprinderea, de regulă, sunt folosite ca bază informativă și metodologică pentru clarificarea periodică a acestora (de exemplu, atunci când conținutul muncii unui oficial se modifică), precum și pentru elaborarea de noi fișe de post, inclusiv pentru angajații întreprinderii care dețin funcții cu atribuții combinate (funcție informațională și metodologică).
Descrierile postului sunt tipice (aproximative) și specifice. O fișă tipică a postului este elaborată pentru posturile care au același set de îndatoriri, drepturi, responsabilități, indiferent de industria în care își desfășoară activitatea această organizație... De exemplu, poate fi creată o fișă tipică a postului pentru un casier. Cu toate acestea, prezența unei fișe tipice a postului nu înseamnă că nu este nevoie să se elaboreze o fișă specifică a postului. Astfel de fișe de post ar trebui elaborate pentru toate posturile prevăzute masa de personal organizațiile, iar instrucțiunile model pot servi ca bază pentru dezvoltarea lor.
Fișa postului este descrierea propriu-zisă a postului și este necesară crearea unor condiții de muncă eficiente, îndeplinirea scopurilor și obiectivelor de către personalul unității structurale. Fișa postului ca document organizatoric asigură statutul organizatoric și juridic al salariatului, constituie temeiul legal pentru certificarea salariatului, determinând responsabilitatea acestuia, precum și pentru soluționarea conflictelor de muncă dacă acestea apar între salariat și administrație.
Fișele postului, de regulă, nu sunt întocmite pentru categoria de angajați „manager” (organizații, divizii structurale). Funcțiile, sarcinile, îndatoririle, drepturile și responsabilitățile acestor angajați sunt consemnate în prevederile (carta) organizației sau în regulament. unitate structuralăîn secțiunea „Ghid”.
Pentru angajații serviciilor economice și auxiliare (precum și pentru cei care lucrează în baza unui contract de muncă sau contract de muncă), fișele postului nu pot fi, de asemenea, întocmite în forma prescrisă. În astfel de cazuri, poate fi dezvoltat responsabilități funcționale, a cărui proiectare nu este reglementată de actele normative actuale.
Pentru specialiștii șefi, posturi de muncă... În ciuda diferențelor dintre denumirea documentului, scopul acestuia este întotdeauna același - de a reglementa funcțiile angajatului, îndatoririle, drepturile și responsabilitățile acestuia la un anumit loc de muncă.
Fișele postului, ca și alte documente organizaționale, sunt documente durabile și sunt valabile până când sunt înlocuite cu altele noi. Necesitatea revizuirii fișei postului poate apărea în legătură cu modificarea structurii și funcțiilor unității și organizației, reducerea personalului, schimbarea tehnologiei muncii prestate. De obicei, fișele postului sunt revizuite (ajustate) o dată la 3-5 ani. La alcătuirea unei fișe de post se ia ca bază un standard sau aproximativ, dacă există, iar în lipsa acestora, caracteristicile de tarifare și calificare ale postului din Manualul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați. Dar o astfel de caracteristică are o structură de text diferită de fișa postului și nu conține toate informațiile necesare întocmirii fișei postului unui anumit angajat. Informațiile lipsă sunt preluate de la alții documente organizatorice, cum ar fi structura și personalul, reglementările privind unitatea structurală etc.
Fișa postului, ca orice document oficial, trebuie întocmită pe antetul general al organizației, indicând tipul documentului.
Fișa postului, de regulă, se aprobă de către adjunctul șefului responsabil de această unitate, sau de către șeful însuși. Șeful semnează fișa postului.
APROBAT
Şeful ZAO Businessconsult
_________________ ( A.P. Ignatiev)
1. DISPOZIȚII GENERALE.
1.1. Această fișă a postului definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile secretarului șefului CJSC Businessconsult (denumită în continuare „Compania”).
1.2. Secretarul șefului este numit și eliberat din funcție în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordin al șefului Societății.
1.3. Secretarul șefului raportează direct Directorului General al Societății.
1.4. În funcția de secretar al șefului este numită persoana care are studii profesionale superioare fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 2 ani.
1.5. Secretarul managerului ar trebui să știe:
- decrete, ordine, ordine și alte materiale de orientare și documente normative referitoare la activitățile întreprinderii și la desfășurarea muncii de birou;
- structura si conducerea intreprinderii si a subdiviziunilor acesteia;
- organizarea muncii de birou;
- modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor;
- arhivare;
- dactilografiat;
- reguli de utilizare a sistemelor de interfon;
- standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
- reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind forme standard;
- fundamente de etică și estetică;
- reguli de comunicare în afaceri;
- bazele organizării și managementului muncii;
- reguli de funcționare a tehnologiei informatice;
- fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
- regulamentul intern al muncii;
- reguli si norme de protectie a muncii.
1.6. În timpul absenței temporare a secretarului șefului, atribuțiile sale sunt atribuite lui I.G. Guseva, specialist în departamentul de automatizare.
2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE.
2.1. Secretarul directorului îndeplinește următoarele atribuții:
Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii.
Acceptă corespondența sosită în vederea examinării de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către divizii structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
Efectuează lucrări de birou, execută diverse operatii folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.
Acceptă documente și cereri personale de semnătură ale șefului întreprinderii.
Întocmește documentele și materialele necesare activității managerului.
Urmărește luarea în considerare și transmiterea la timp a documentelor primite spre execuție de către direcțiile structurale și executorii specifici, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite transmise șefului spre semnare și asigură editarea lor de înaltă calitate.
Organizează convorbiri telefonice ale șefului, notează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acestora, transmite și primește informații despre dispozitivele de primire și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, le aduce la atenția sa în timp util informațiile primite prin canalele de comunicare.
În numele șefului, întocmește scrisori, solicitări, alte documente, pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.
Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
Efectuează controlul asupra executării ordinelor și ordinelor emise de către angajații întreprinderii, precum și asupra respectării termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii, luate sub control.
Păstrează un fișier de card de control și înregistrare.
Oferă un loc de muncă pentru manager fondurile necesare tehnologia organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru funcționarea sa eficientă.
Tipărește, la îndrumarea managerului, materialele de serviciu necesare muncii sale sau intră informatie curenta către banca de date.
Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența luării în considerare a cererilor și propunerilor angajaților.
Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
Copiază documentele pe un copiator personal.
Secretarul managerului are dreptul:
3.1. Solicitați și primiți materialele și documentele necesare legate de activitățile secretarului managerului.
3.2. Intră în relații cu subdiviziuni ale instituțiilor și organizațiilor terțe pentru rezolvarea problemelor operaționale ale activităților de producție care sunt de competența secretarului șefului.
3.3. Reprezintă interesele întreprinderii în organizații terțe în probleme legate de activitățile sale profesionale.
4. RĂSPUNDERE.
Secretarul managerului este responsabil pentru:
4.1. Neasigurarea îndeplinirii atribuțiilor lor funcționale.
4.2. Nu informaţii de încredere asupra stadiului lucrării.
4.3. Nerespectarea ordinelor, ordinelor și instrucțiunilor Directorului General al Societății.
4.4. Neluarea măsurilor de suprimare a încălcărilor identificate ale reglementărilor de siguranță, de siguranță la incendiu și a altor reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile întreprinderii și ale angajaților săi.
4.5. Neasigurarea respectării disciplinei muncii.
5. CONDIȚII DE MUNCĂ.
5.1. Modul de lucru al secretarului directorului se stabileste in conformitate cu Regulamentul Intern de Munca stabilit in Societate.
5.2. Datorită nevoilor operaționale, secretarul managerului este obligat să plece în călătorii de afaceri (inclusiv de importanță locală).
6. DREPTUL LA SEMNĂTURA.
6.1. Pentru asigurarea activității sale, secretarului șefului i se acordă dreptul de a semna documente organizatorice și administrative pe probleme care fac parte din atribuțiile sale funcționale.
Cunoașterea instrucțiunilor _________________ A.S. Sysoev.
acte - sunt compilate în cele mai multe situatii diferiteși au multe varietăți: actul de acceptare a lucrării în baza contractului; act de acceptare și transfer de documente; act de anulare a materialelor etc.
act- un document întocmit de o comisie (mai multe persoane) și care confirmă fapte, evenimente.
Dacă actul este un document intern al instituției, atunci se întocmește pe un formular comun. Actul, care este un document extern, trebuie să conțină date de referință despre companie.
În partea introductivă a actului sunt indicate motivele (referire la document, la ordinul verbal al conducerii, la orice fapte, evenimente, acțiuni.
Actul poate avea un titlu, de exemplu, „Lege privind lipsa bunurilor de larg consum”. Partea principală a actului stabilește scopurile, obiectivele muncii desfășurate, rezultatele acesteia (concluzii, concluzii, propuneri). Actul este semnat de către președinte și membrii comisiei.
Pentru o serie de acte (pe probleme materiale, financiare și alte aspecte importante), este necesară aprobarea șefului și certificarea cu sigiliu, după care dobândesc forță juridică.
Corespondența oficială (corespondența de afaceri) este un element integral, una dintre formele managementului întreprinderii.
Scrisori de serviciu - cel mai comun tip de documente de afaceri.
Acestea sunt compilate pentru implementarea comunicării operaționale cu alte întreprinderi și instituții pe diverse probleme.
Beneficiile scrisorilor de afaceri sunt următoarele:
1) cu ajutorul acestora se înregistrează informații la care se poate face referire ulterior;
2) vă permit să vă planificați, să selectați și să vă formați corect gândurile;
3) fac posibilă desfășurarea unor afaceri destul de complexe și consumatoare de timp;
4) dacă este necesar, pot servi drept probă în proceduri judiciare;
5) poate fi un mijloc de transfer de informații confidențiale.
Buletine informative conțin instrucțiuni, notificări, mementouri, solicitări, sugestii.
Buletine informative
Scrisori de garanție notificați despre plățile în garanție, termenele de livrare, calitatea produselor și serviciilor.
Scrisori de garanție au scopul de a oferi destinatarului garanții scrise cu privire la intențiile sau acțiunile autorului (organizația expeditoare), într-un fel sau altul afectând interesele destinatarului. Cel mai adesea, scrisorile de garanție sunt emise pentru a confirma plata.
Scrisorile de garanție se disting prin claritatea, acuratețea și lipsa de ambiguitate a formulării - din moment ce este vorba privind furnizarea de garanții destinatarului în numele și în numele unei organizații sau funcționar.
În scrisorile de plângere (revendicare). stabilesc cerințe pentru compensarea pierderilor suferite din cauza nerespectării termenilor contractului sau acordului de către cealaltă parte (contraparte). Plângerea se confirmă prin documentele anexate scrisorii: acte, certificate etc.
Scrisori de reclamații
Scrisori comerciale se intocmesc la incheierea si executarea contractelor.
În scrisorile de cerere solicitați contrapartidei clarificarea oricăror fapte, acțiuni.
Scrisori de anchetăîn cele mai multe cazuri, precede toate lucrările ulterioare privind încheierea diferitelor acorduri de afaceri între partenerii de corespondență. Acestea sunt concepute, după cum sugerează și numele, pentru a solicita informații relevante de afaceri.
Este de preferat să începeți astfel de litere cu cuvintele „Vă rog (vă rog) să informați...”, deși nu va fi de prisos să explicați în prealabil ce a cauzat solicitarea dumneavoastră.
Solicitați scrisori- acesta este poate cel mai comun grup de mesaje oficiale de afaceri. Și este ușor de înțeles de ce, până la urmă, nu ne simțim întotdeauna confortabil atunci când este necesar să ne adresăm cuiva cu o solicitare personal sau, de exemplu, telefonic.
O cerere scrisă simplifică foarte mult această procedură.
Reguli pentru redactarea scrisorilor de cerere:
1) nu începe niciodată o literă cu cuvântul „Vă rog”, explicați la început motivele contestației dvs.;
2) nu mulțumiți în avans destinatarului, deoarece pentru aceasta există un tip special de scrisori - mulțumesc.
Vă rugăm să trimiteți plan calendaristic organizarea de seminarii pentru prima jumătate a anului 2006.
Scrisori de cerere nu trebuie confundate cu afirmațiile obișnuite atât de răspândite în corespondența internă. Scrisoarea de cerere are scopul de a informa oficial și prompt destinatarul despre poziția autorului (organizația de trimitere) a scrisorii de afaceri cu privire la o anumită problemă (pentru a-și exprima atitudinea față de esența acesteia și procedura de soluționare). De exemplu, pentru a-și confirma intențiile cu privire la implementarea planurilor de cooperare convenite anterior.
Scrisori de confirmare trimis la adresa corespunzătoare pentru a confirma orice fapt - de exemplu, primirea unei scrisori trimise anterior de către destinatar. Astfel de scrisori sunt de obicei pregătite ca răspuns la o solicitare („Vă rugăm să confirmați...”) făcută autorului (organizația de trimitere) a scrisorii.
Scrisori de comandăîn multe cazuri reprezintă un răspuns la scrisorile de ofertă. Scopul unor astfel de scrisori este de a finaliza o comandă scrisă, de a o documenta (deși comanda în sine poate fi întocmită pe un formular special, ca în cazul prin poștă directă). În acest din urmă caz, scrisoarea de comandă îndeplinește simultan funcția de scrisoare de intenție.
Scrisori de propuneri (oferte) Este poate cel mai tipic exemplu de corespondență comercială. Acesta urmărește să facă destinatarului o propunere oficială de livrare (livrare suplimentară) a unui anumit produs. Trăsătură distinctivă oferte - concretețe și acuratețe excepționale în enunțul termenilor propusului afacere comercială(timpul, gama de produse, cantitate, procedura de decontare etc.).
Litere suplimentare ajutați-ne în toate cazurile în care, după ce am trimis un mesaj, ne-a fost imposibil (sau necesar) să recurgem la postscript, drept urmare unele dintre informațiile importante au fost inaccesibile destinatarului. Deoarece este imposibil să returnați o scrisoare de afaceri deja trimisă „la jumătatea drumului”, autorul poate trimite, după cum se spune, o scrisoare de continuare.
O trăsătură caracteristică a unei astfel de scrisori este o indicație directă că este o continuare a mesajului anterior (în acest caz, pare extrem de de dorit să se facă referire la semnele specifice ale scrisorii - data, numărul, etc.). Cu aceasta ar trebui să înceapă mesajul, de exemplu, astfel: „Această scrisoare este în plus față de...”.
Scrisori de reclamații- o apariție relativ rară în corespondența comercială oficială. Astfel de mesaje sunt menite să exprime pretenții scrise în legătură cu îndeplinirea nesatisfăcătoare de către destinatar a obligațiilor sale de afaceri.
Textul scrisorii de reclamație trebuie să se bazeze în toate cazurile pe dovezile corespunzătoare ale reei-credințe a destinatarului (intenționat sau neglijent). În cele mai multe cazuri, un astfel de certificat este un act certificat prin semnăturile funcționarilor și sigiliul organizației de trimitere. Este recomandabil să atașați un astfel de act (a doua copie sau copie a acestuia) la scrisoarea de revendicare (în acest din urmă caz, va îndeplini simultan funcția de scrisoare de intenție).
Buletine informative nu trebuie privit ca o formă de e-mail sau e-mail promoțional. Mesajul, după cum știți, presupune concizie și servește în primul rând la stabilirea (reluarea) contactului cu destinatarul.
Buletinul informativ este rezultatul dezvoltării logice a corespondenței. O astfel de scrisoare este trimisă destinatarului dacă a fost posibilă stabilirea contactului cu acesta și acesta nu se opune dezvoltării ulterioare a acesteia. O astfel de scrisoare este concepută pentru a informa în mod obiectiv și într-un volum ceva mai mare (comparativ cu mesajul) destinatarul despre dorința autorului mesajului de a dezvolta contacte de afaceri și personale, despre anumite aspecte ale implementării acestora etc.
Scrisori prin poștă directă(posta directă), spre deosebire de scrisorile de prezentare (publicitate), au scopul de a determina destinatarul să facă o achiziție. Astfel de scrisori conțin nu numai o descriere a produsului, ci și un formular de comandă pentru primirea acestuia (din nou prin poștă sau prin curier) și, în unele cazuri - și mostre de produse pentru utilizare gratuită (de probă).
Scurte comunicări scrise sunt utilizate în cazurile în care autorul (organizația expeditoare) trebuie să informeze pe scurt și urgent destinatarul în legătură cu un motiv anume.Asemenea mesaje sunt trimise destinatarilor sub forma unui memento sau avertisment.
Caracteristicile distinctive ale mementoului sunt:
2) o formă mai scurtă de prezentare a esenței propunerilor (dorințelor sau cerințelor) autorului;
3) informarea cu privire la sancțiunile care pot fi aplicate destinatarului în cazul în care nu urmează o reacție corespunzătoare la o reamintire din partea acestuia din urmă.
Scrisori de intentie- este vorba de scrisori care conțin informații despre transmiterea către destinatar de documente, materiale informative etc. care, din cauza specificului conținutului volumului sau formei de prezentare, nu pot fi întocmite sub formă de scrisoare.
Scrisorile de intenție includ un mesaj despre trimiterea documentelor (materialelor) relevante, precum și o listă a acestora.
Scrisoare de recunoștință (scrisoare de mulțumire) - o scrisoare de afaceri trimisă unei organizații, funcționar sau cetățean prin care se exprimă recunoștința pentru acțiunile întreprinse, serviciile prestate.
Acest tip de scrisoare este de obicei compus din mai multe liber de la, decat altii. Expresiile cheie ale scrisorii pot fi următoarele expresii:
Vă mulțumim pentru ajutor în...
Vă exprimăm recunoștința pentru...
Scrisoare de scuze- o scrisoare de afaceri, al cărei autor își cere scuze corespondentului pentru neplăcerile cauzate.
Scrisorile de scuze încep de obicei cu următoarele fraze:
Ne cerem scuze pentru...
Vă aducem cele mai sincere scuze...
Permiteți-mi să vă ofer (vă) scuzele mele pentru...
Dorim să ne cerem scuze pentru...
Lasă-mă să-ți cer scuze pentru...
Scrisoare de felicitare... Cărțile poștale pot fi folosite pentru scrisorile de felicitare, deși scrierea de mână este mai potrivită pentru relațiile de încredere, deoarece în acest caz se poate crea un text mai puțin standard. Semnătura felicitării se face manual.
Vă rog să acceptați cele mai bune felicitări ale mele pentru succesul dvs. Tocmai am auzit de promovarea ta de la șeful de vânzări.
Se consideră oportun să se trimită felicitări în următoarele ocazii:
Ziua de naștere a destinatarului (data înființării organizației destinatare);
Sărbători legale;
Sărbători profesionale;
Numirea într-o poziție mai prestigioasă;
Atribuirea unui titlu onorific sau special;
Recompensează;
Realizări în domeniul profesional (depășirea indicatorilor de dezvoltare economică, câștigarea licitațiilor, câștigarea concursurilor și concursurilor etc.);
Încheierea acordurilor de parteneriat;
Aniversarea cooperării (prima sau „rundă”);
Evenimente cheie din viața personală a destinatarului (logodnă, nuntă, naștere, absolvire, susținere disertație, aniversare rotundă a nunții).
Scrisoare de invitație... Scopul scrisorii de invitație poate fi o invitație la un eveniment de afaceri (serviciu) sau solemn (comemorativ):
1) întâlnire;
2) întâlnire;
3) conferinta;
4) atelier etc.
O scrisoare de invitație poate conține:
1) agendă completă ziua evenimentului;
2) numele vorbitorilor de pe punctele de pe ordinea de zi;
3) numele și numărul de telefon al persoanei responsabile de eveniment;
4) informații despre călătoria la locul invitației;
5) alte informații.
Caracteristici ale structurii scrisorii de invitație:
Primul paragraf este formularea cheie introductivă;
Al doilea paragraf este informații despre eveniment;
A treia (și a patra) este formula de curtoazie, vă rugăm să răspundeți, un link către o sursă de informații suplimentare despre eveniment.
Expresiile stabile sunt adesea folosite în text:
„Vă invităm să...”; „Vă rugăm să participați la...”
Nu se obișnuiește să se trimită scrisori de invitație cu ocazii nesemnificative, cu excepția cazurilor în care destinatarul nu poate fi informat altfel, de exemplu, dacă lipsește temporar.
Scrisoarea de invitație este întotdeauna personală. Se poate adresa unei anumite persoane, unui grup de persoane sau unei organizații. Ar trebui să fie scurt, clar și corect, indicând locul și ora evenimentului și, eventual, forma îmbrăcămintei. Scrisoarea ar trebui să indice scopul invitației și, eventual, ce fel de participare așteaptă organizatorii evenimentului de la el, de exemplu, spectacole. V cazurile necesare este permis să se ceară destinatarului să confirme participarea la eveniment.
Scrisori de serviciu sunt întocmite pe antet, unde sunt plasate datele poștale și bancare ale întreprinderii.
Scrisoarea de serviciu include următoarele detalii:
Destinaţie;
Titlul textului;
Este posibil să se marcheze prezența aplicației;
Semnătură;
Scrisorile sunt întocmite în dublu exemplar, originalul scrisorii este tipărit pe antetul instituției, iar o copie este pe o coală de hârtie standard albă. O copie este certificată de secretar, nesemnată de conducătorul întreprinderii.
O scrisoare de serviciu poate fi adresată unei instituții superioare, unității sale structurale, unui anumit funcționar sau unei persoane fizice. Dacă scrisoarea este adresată unei instituții, atunci se tipărește numele instituției din destinatar în cazul nominativ, funcția și prenumele funcționarului în dativ.
După numele destinatarului, indicați adresa poștală a acestuia.
Dacă o scrisoare este trimisă mai multor destinatari, mai întâi se întocmește adresa destinatarului principal, apoi sunt enumerate celelalte. Nu pot fi plasate mai mult de patru cerințe pe o singură literă Destinaţie... Dacă sunt mai mulți destinatari, se face o listă de distribuție și pe fiecare exemplar este indicată o adresă la care se trimite o anumită copie.
În scrisori și faxuri, numele tipului de document nu este indicat. În partea de titlu sunt întocmite următoarele detalii: Data, Indexul, Referința la numărul și data solicitării documentului, dacă scrisoarea este un răspuns. Titlul pentru textul scrisorii trebuie să fie cât mai precis și scurt posibil; de exemplu;
„Despre schimbarea...”, „Despre conducerea...”, „Despre crearea...”, etc. Textul scrisorii este laconic, consecvent, convingător.
Textul scrisorii este format dintr-o parte introductivă și o parte principală. În partea introductivă, indicați motivele care au determinat redactarea scrisorii, însoțite de trimiteri la fapte, date, documente.
În partea principală, este formulat scopul principal al scrisorii.
De exemplu:
Parte introductivă:„Din cauza faptului că, la primirea mărfii la stația Klinovaya la 14.02.2005, sub factura nr. 134346, într-un vagon funcțional, cu sigilii expeditorului nedeteriorate, la deschiderea cutiilor și la verificarea conținutului cu participarea unui reprezentant ... a lipsa de ... bucăți de produse în valoare de ... (act comercial din 14.02.2005, nr. 118) ... "
Parte principală:„Pe baza celor de mai sus, vă rugăm să întrebați în termen de 10 zile bancare transferați suma specificată în contul nostru curent”.
Majoritatea scrisorilor de afaceri se caracterizează prin repetarea acelorași ture, stăpânind pe care le puteți compune textele diferitelor litere.
Scrisori pe chestiuni financiare semnat de şeful şi contabilul şef al întreprinderii. Scrisorile care oferă orice garanții care au implicații juridice și financiare sunt certificate de sigiliul companiei.
Decorare de recuzită Semnătură se realizează în conformitate cu cerințele generale și cuprinde denumirea funcției persoanei care a semnat documentul, semnătura personală și decriptarea semnăturii.
Recuzită Numele și numărul de telefon al interpretului aplicat în colțul din stânga jos al părților din față și din spate ale formularului.
Fax- un document primit cu ajutorul unui dispozitiv special (telefax) prin canale de comunicare telefonică. Un fax este în esență o copie a unui document transmis. Toate tipurile de documente și anexele la acestea sunt transmise prin fax: desene, diagrame, tabele, figuri, fotografii. Dar, în majoritatea cazurilor, faxurile sunt o formă de corespondență de afaceri între parteneri și organizații.
Înregistrarea unui fax este similară cu înregistrarea unei scrisori de afaceri, doar în variabila „Destinatar”, în loc de o adresă poștală, se indică codul orașului și numărul de fax al destinatarului. De asemenea, datele suplimentare sunt introduse de dispozitivul însuși:
Codul expeditorului;
Data și ora transmiterii, durata transmiterii;
Numărul de fax de la care au fost transmise informațiile;
Numărul de pagini transferate.
Dacă faxurile primite conţin Informații importanteși sunt destinate utilizării pe termen lung, acestea trebuie copiate deoarece hârtia de fax a multor aparate de fax este de scurtă durată.
Pot fi transmise prin fax nu doar documentele tipărite, ci și fotografiile, graficele, tabele, diagramele etc.. Documentele trimise prin fax trebuie întocmite în conformitate cu cerințele tipului de documente corespunzător. În general, un fax este procesat în același mod ca o scrisoare de afaceri, dar diferenta semnificativa este indicarea numărului de fax al destinatarului în coloana „destinatar”.
În funcție de nivelul tehnic al faxului, expeditorul poate primi mesaje de livrare care indică numărul de pagini ale documentului trimis sau motivele pentru care mesajul nu a putut fi livrat. Raportul de confirmare conține codul companiei și numărul de telefax al destinatarului, data, ora și durata transmiterii, numărul de pagini primite și rezultatul (Rezultat). Astfel de informații cu caracter de raportare pot fi introduse automat într-un jurnal special creat pentru înregistrare. După 20 de transmisii, paginile revistei sunt tipărite de aparat și apoi legate, astfel încât raportul să fie prezentat clientului dacă este necesar. Perioada de valabilitate este de 3 până la 5 ani.
Exemplu de fax:
Memorandumuri, referințe. Aceste două tipuri de documente sunt similare în scopul lor. Memorandum conține o declarație detaliată a oricărei probleme cu concluzii și propuneri, adresată conducătorului instituției. referinţă este, de asemenea, un document care descrie și confirmă anumite evenimente. Ajutorul poate fi serviciu si personal. Ajutor de service conține rezultatul generalizărilor, eventualelor sondaje, călătorii de afaceri etc., efectuate de un funcționar.
Informatii personale eliberate persoanelor fizice. Ei, de regulă, confirmă orice informații referitoare la această persoană, de exemplu: un certificat de la locul de muncă, un certificat de la locul de studiu, un certificat de la locul de reședință, un certificat de sănătate de la clinică.
Forma acestor documente este aceeași și conține:
Denumirea instituției;
Destinaţie;
Denumirea tipului de document;
Numărul de serie al certificatului;
Locul de compilare;
Titlu;
Semnătură.
Diferența dintre certificatele de serviciu și cele personale este că „Destinatarul” obligatoriu este întocmit în certificatele de serviciu, dar nu și în cele personale. Dar la sfârșitul textului documentului se scrie în ce scop a fost eliberat certificatul, adică cărei instituții i se va furniza.
Nota ar trebui să aibă un titlu pentru text, dezvăluind conținutul acestuia. Prima parte a textului prezintă faptele sau evenimentele care au dat naștere redactării memoriului. A doua parte conține concluzii și propuneri de acțiuni specifice care trebuie întreprinse în legătură cu faptele enunțate.
În cazul în care memoriul sau certificatul este de natură internă, ele sunt semnate de către compilatori și pot fi întocmite pe coli albe de hârtie. Dacă aceste documente provin de la numele unei instituții sau unități structurale, ele sunt semnate de conducătorii acestora și întocmite pe formulare.
Data semnării este considerată data memorandumului sau certificatului.
Dacă în certificat există informații de natură financiară, acesta este semnat de șef, contabil șef și certificat prin sigiliu.
Exemplu de certificat de service.
REFERINȚA NR. 12
01.03.2005 Moscova
Cu privire la disponibilitatea materialelor de construcție în depozitul nr. 2
Următoarele materiale de construcție sunt disponibile în depozitul #2:
1. Parchet - 200 mp. m
2. Linoleum - 360 m
3. Ciment - 700 kg
4. Vopsea de ulei - 1350 kg
Cap depozitul M.R. Maslov
Exemplu de certificat personal:
Școala Gimnazială numărul 52
Districtul central al Moscovei
REFERINȚA NR. 34
11.02.2005 Moscova
Eremin Alexey Ivanovich studiază la școala numărul 34 din districtul central al Moscovei în clasa 10 „B”.
Certificatul a fost eliberat pentru depunerea la cursurile pregătitoare de seară la Institutul Pedagogic de Stat din Moscova.
Directorul școlii M.T. Evseev
Scrisoarea explicativă se referă la documente privind personalul numai dacă nu afectează aspecte de producție precum aprovizionarea, vânzările, tehnologia, contabilitatea, planificarea etc., ci reglementează relațiile disciplinare (de muncă).
Articolul 192 „Sancțiuni disciplinare” din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește că, dacă un angajat încalcă disciplina, nu își îndeplinește în mod corespunzător atribuțiile, atunci el trebuie să fie tras la răspundere pentru aceasta.
Articolul de mai sus stabilește că pentru săvârșirea unei abateri disciplinare, adică neefectuarea sau prestarea necorespunzătoare de către un salariat din vina acestuia, atribuită acestuia responsabilitatile locului de munca, angajatorul are dreptul de a aplica urmatoarele masuri disciplinare:
1) remarca;
2) o mustrare;
3) concedierea pe motive adecvate.
În cazurile de încălcare a disciplinei muncii, salariatul întocmește o notă explicativă.
Detalii note explicative:
1) destinatar (căruia i se adresează);
2) funcția (unitatea structurală), numele de familie, parafa autorului notei;
3) titlul documentului (respectiv „Memorandum” sau „Notă explicativă”);
5) data întocmirii;
6) semnătura emitentului biletului.
Resturile pot fi dactilografiate. Sunt întocmite, de regulă, într-un singur exemplar.
Protocol- un document care conține o înregistrare a cursului dezbaterii problemelor și luării deciziilor la ședințe, întâlniri, conferințe, reuniuni și alte forme de lucru ale organismelor colective.
Procesele-verbale sunt ținute în timpul ședinței de către secretar, care ia notițe (scurgere) din discursurile participanților la ședință. În funcție de caracterul complet al acoperirii cursului ședinței, procesul-verbal poate fi completă și concisă.
Cel mai adesea, o formă scurtă a protocolului este menținută fără textele rapoartelor, formular complet protocolul implică un atașament la procesul-verbal al transcripției ședinței.
Protocolul este întocmit atât pe formulare generale, cât și pe coli albe de hârtie A4 și conține următoarele detalii:
Denumirea tipului de document și numărul său de serie;
Locul intocmirii protocolului;
Semnăturile președintelui și secretarului.
Denumirea organului colegial este indicată în titlul procesului-verbal, de exemplu: „Ședința Consiliului Director”, „Ședința Consiliului Academic”.
Textul protocolului constă din două părți: introductivă și de bază.
În partea introductivă sunt enumerați cei prezenți la ședință, indică cine a fost președinte (inițiale și prenume), cine a fost secretarul ședinței (inițiale și prenume). Sunt indicate și pozițiile celor prezenți, dacă este vorba de un protocol al unei întâlniri de producție.
Se termină partea introductivă agendă. Ordinea de zi conține probleme de discuție. Fiecare punct de pe ordinea de zi este numerotat, scris pe un rând nou și răspunde la întrebarea „despre ce?”
Partea principală a protocolului este construită conform schemei, AUZAT - VORBIT - REZOLUT (HOTARAT) separat pentru fiecare punct de pe ordinea de zi.
În secțiunea ASCULTAT se dau inițialele și prenumele vorbitorului fără a se specifica funcția (poziția este indicată în partea introductivă), se pune o liniuță și o scurtă înregistrare a conținutului raportului, mesajul este dat cu majusculă scrisoare.
În secțiunea SPEAKING, conturul se repetă.
La sectiunea S-A REZOLUT, paragrafele au stabilit deciziile adoptate.
În scurtele procese-verbale sunt indicate doar problemele luate în considerare, numele celor care au participat la discuție și deciziile colective luate.
Procesul verbal este semnat de președinte și secretar. I se anexează materialele transmise: certificate, rapoarte etc.
Protocoalele se numără printre documentele importante ale întreprinderii, prin urmare sunt stocate cel puțin 10 ani și pot fi transferate în depozitul de arhivă.
Exemplu de protocol complet:
Numele Companiei
PROTOCOL
27 iunie 2005 nr 11 Moscova
Şedinţa consiliului de administraţie
Președinte: I.I. Fedotov
Secretar: A.T. Gromova
Prezent: I.I. Fedotov (regizor), A.T. Gromova (contabil șef), M.A. Yarov (șeful departamentului comercial), I.S. Ivkina (șeful departamentului de publicitate).
Ordinea de zi: organizarea unei filiale a întreprinderii în….
Fedotova I.I. - un rezumat al conținutului discursului.
VORBIT DE:
Gromova A.T. - prezentarea conținutului discursului sau al întrebării.
Ivkina I.S. - prezentarea conținutului discursului sau al întrebării.
S-A SOLUȚIONAT URMĂTORUL:
1.1 Întocmește documentația necesară pentru înregistrarea sucursalei întreprinderii înainte de data de 03.07.2005 (responsabil A.T. Gromova).
1.2 Finalizarea planului de afaceri al sucursalei întreprinderii, ținând cont de completările până la 03.07.2005 (responsabil M. A. Yarov).
Președintele I.I. Fedotov
secretarul A.T. Gromova
Comenzi pentru personal. Prin ordine asupra personalului, aceștia întocmesc admiterea, concedierea, transferul angajaților întreprinderii. Concluzie contract de muncă cu angajații nu exclude emiterea unui ordin pentru personal cu privire la înscrierea acestora în muncă.
Comenzile de personal sunt grupate într-un fișier separat și au numerotare independentă cu adăugarea indexului „l/s” (nr. 1 l/s, nr. 2 l/s ...).
Astfel de comenzi se întocmesc pe antetul companiei pentru documentele interne.
Se întocmește „rubrica către text” necesară a ordinului privind personalul în felul următor: „Despre angajare... ..”, „Despre concediere...”, „Despre schimbarea stărilor...”.
Textul ordinului este împărțit în părți declarative și administrative.
Prima parte a ordinului poate indica motivele emiterii sale, de exemplu, fapte de încălcare a disciplinei muncii. Cea de-a doua parte, administrativă, începe cu cuvintele: „ATRIBUIRE”, „RENDERE”, „TRADUCERE”, care sunt tipărite de la marginea marginii din stânga. După ele, în rândul următor se indică numele de familie, numele și patronimul salariatului (fără abrevieri), funcția, termenul de concediere, numire sau transfer; articolul din Codul Muncii al Federației Ruse (în caz de concediere). La aplicarea unui loc de muncă se indică salariul salariatului, tipul de angajare (muncă permanentă sau temporară), cu sau fără perioadă de probă etc.
Textele comenzilor pentru personal, de regulă, sunt de același tip și pot fi prezentate într-o formă formalizată.
În mod similar, se întocmesc ordine de concediere și trecere în altă funcție. Ordinele de transfer pe o altă poziție ar trebui să indice Pozitie noua si salariul, noua unitate structurala si tipul de transfer.
Dacă transferul este temporar, trebuie să indicați termenul acestuia.
Ordinele de personal sunt avizate de directorul adjunct pentru resurse umane sau de un alt funcționar ale cărui atribuții includ colaborarea cu personalul întreprinderii.
Comenzile pentru personal sunt anunțate angajatului contra primire. Marca de familiarizare cu ordinul este aplicată sub cerințele „semnătură” și „viză” de către angajatul însuși și conține următoarele: „Am citit ordinul”, semnătura angajatului și data familiarizării. Această marcă este necesară în special pentru ordinele de concediere, deoarece în cazul unor conflicte de muncă, angajatul are dreptul de a se adresa instanței în termen de o lună de la data familiarizării cu ordinul.
Prin comenzi pentru personal se documentează următoarele:
2) transfer la un alt loc de muncă;
3) concediere;
4) modificări ale condițiilor de muncă;
5) repartizarea categoriilor, clasa;
6) stabilirea cuantumului remunerației;
7) asigurarea concediilor;
8) detașarea salariaților;
9) aplicarea de sanctiuni disciplinare etc.
În structură, comenzile pot fi simple sau complexe. Dacă ordinul se referă la o persoană, atunci este chemat simplu (individual)... În titlurile textelor unor astfel de ordine, este scris:
„Despre angajarea...”,
„Despre transferul la un alt loc de muncă...”,
„Despre încurajare...”, etc.
Combinarea mai multor puncte administrative în comandă îngreunează comanda.
În comenzi complexe la rezolvarea unei probleme de personal (admitere sau concediere etc.), titlul se formulează în funcție de problema de rezolvat. Titlul în ordine complexe care rezolvă mai multe probleme de personal (atât angajarea, cât și concedierea etc.) lipsește sau este dat într-o formă generalizată („Către poliție”).
Partea constatatoareîn comenzile pentru personal pot lipsi. Partea administrativa ordinea începe cu indicarea numelui de familie (tipărit cu majuscule), prenumelui și patronimului (tipărit integral cu litere mici); trebuie să conțină formulări precise ale soluției la o anumită problemă de personal.
În comenzile complexe, partea administrativă este împărțită în puncte. O acțiune de o singură natură, referitoare la una sau mai multe persoane, se întocmește într-o clauză separată. De exemplu:
1. Trimiteți într-o călătorie de afaceri:
1.1. Samsonov Igor Petrovici...
1.2. Borisov Kirill Ivanovici...
În comenzi, de regulă, există o anumită secvență de locație problemele selectate... Mai întâi - numirea în funcții, apoi - transferul în alte funcții, apoi - demiterea.
Dacă într-un paragraf sunt enumerate mai multe nume de familie, ele urmează în ordine alfabetică.
Astfel de comenzi sunt pregătite de departamentul de personal pe măsură ce se acumulează cererile de la diviziile structurale.
Comanda privind personalul trebuie să conțină o bază pentru fiecare articol (în cele complexe - pentru fiecare articol și subpost), care să indice documentele care au servit ca bază pentru publicarea acestuia.
Ordinul privind personalul trebuie să conțină o mențiune:
Semnătura este familiarizată cu comanda Data decodării semnăturii
Ordinele de personal se avizează de către responsabilul cu personalul și șefii acelor unități structurale ai căror angajați se ocupă de comandă.
Ordinele cu privire la chestiunile de concediere, transfer, aplicarea unei pedepse sunt avizate de un avocat.
Contabilul semnează ordine de concediere, trimite într-o călătorie de afaceri, acordă următoarea vacanță, sună din concediu, bonusuri.
Ordinele de personal se semnează de către șef, iar în lipsa acestuia - de către adjunctul șefului care se ocupă de aceste probleme, în conformitate cu ordinul privind repartizarea responsabilităților între conducere.
Comenzile pentru stimulente, bonusuri și călătorii de afaceri pe termen lung sunt emise separat.
Înregistrare concedii regulate este recomandabil să se producă fără a emite ordine, folosind un formular tip șablon care combină atât o cerere de concediu, cât și un ordin sub forma unei note privind acordarea concediului, care este semnată de șeful organizației, dar poate fi semnată de personal. departament cu acordul ulterior cu șeful organizației sau adjunctul acestuia responsabil cu problemele de personal.
Comenzile pentru personal sunt înregistrate, trimise și formate în caz de către departamentul de personal. Motivele comenzilor sunt incluse în dosarele personale ale angajaților sau formează un caz independent de atașamente la comenzile pentru personal.
Contracte de munca, contracte Este un document întocmit între o întreprindere sau o organizație reprezentată de conducătorul acesteia și persoana naturala nu din personalul acestei intreprinderi pentru a presta un loc de munca o singura data.
Un contract de munca trebuie sa fie in scris. La încheierea unui contract, este necesar să se indice principalele condiții:
Locul de muncă (numele întreprinderii în care este admis salariatul, adresa acestuia);
Muncă specifică în conformitate cu calificările pentru o anumită profesie sau funcție pe care trebuie să o îndeplinească angajatul;
Data începerii lucrului și încheierea acesteia, dacă este încheiat un contract de muncă pe durată determinată;
Salariile;
Obligatiile intreprinderii de a asigura protectia muncii.
Stabilirea procedurii de încheiere, modificare și încetare a contractelor de muncă este responsabilitatea organismelor guvernamentale federale.
Vă rugăm să rețineți că art. 56 din Codul Muncii al Federației Ruse conține o definiție legală a unui contract de muncă și numește părțile la acest contract și conține, de asemenea, următoarele modificări:
1) termenul „contract”, care este folosit din 1992 ca sinonim pentru acest concept, a fost exclus din definiția conceptului de contract de muncă. Acesta din urmă, în contextul dezvoltării largi a raporturilor de drept civil, are o mare importanță nu numai teoretică, ci și practică. Prin excluderea din circulația juridică a termenului „contract”, care este folosit ca sinonim pentru un contract de muncă, legiuitorul a încetat astfel un litigiu de lungă durată cu privire la diferențele dintre un contract (contract) de muncă și un contract în contextul dreptului civil. ;
2) conform Codului Muncii al RSFSR în vigoare anterior, principalele obligații ale angajatorului în baza contractului de muncă erau obligațiile acestuia de a „plata salariul salariatului și de a asigura condițiile de muncă prevăzute de legislația muncii, acord comunși prin acordul părților.” Actualul Cod al Muncii al Federației Ruse adaugă, de asemenea, la aceste obligații obligația „de a oferi angajatului muncă, dar o funcție de muncă specificată”, și, de asemenea, clarifică faptul că angajatorul este obligat să plătească salariatului „la timp și în totalitate”. ceea ce este foarte important. Îndeplinirea acestei obligații de către angajator trebuie să fie asigurată, în special, de răspunderea materială a acestuia față de salariat pentru întârzierea plății salariului;
3) sub conditii de lucru este înţeles ca un ansamblu de factori ai mediului de lucru şi procesul muncii afectarea performantelor si sanatatii angajatului;
4) salariatul trebuie să îndeplinească personal funcția de muncă atribuită. Aceasta nu presupune capacitatea angajatului, la propria discreție, de a încredința cuiva îndeplinirea acțiunilor legate de atribuțiile sale. Îndeplinirea personală a sarcinilor încetează în legătură cu încetarea contractului de muncă. Ele nu sunt moștenite.
Dintre principiile de bază ale construirii unui contract de muncă, trebuie remarcate:
1) termenii contractului de muncă trebuie să stabilească condițiile de muncă și de plată a acestora, stabilite în baza actelor juridice de reglementare în vigoare direct prin acord între salariat și angajator;
2) în textul acordului trebuie evitată declararea actelor normative;
3) termenii contractului de munca agreat de parti pot fi modificati numai prin acord scrisîntre ele.
Conținutul unui contract de muncă formează două grupe de condiții: esențiale și altele. Condițiile imediate (esențiale) sunt acele condiții care sunt determinate de acordul părților. Condițiile negociate de părțile înseși, la rândul lor, se împart în necesare și suplimentare (opționale). Legislația muncii nu leagă voința părților contractante în derularea acestor condiții.
Conditii imediate ale contractului de munca au la rândul lor o împărțire mai fracțională. Se obișnuiește aici să se evidențieze condițiile necesare (esențiale) și suplimentare (opționale). ... Necesar sunt recunoscute conditii a caror lipsa atrage recunoasterea contractului de munca ca neincheiat (invalid) si, prin urmare, nu au aparut raporturile de munca generate de acesta. Acestea sunt conditiile pentru:
1) locul de muncă;
2) funcţia de muncă îndeplinită de salariat;
3) salarii și alte plăți suplimentare;
4) perioada de valabilitate;
5) conditiile de munca;
6) modul de lucru și odihnă;
7) drepturile și obligațiile părților la contractul de muncă;
8) tipuri și condiții asigurări sociale.
Alături de esențial, părțile la contractul de muncă, la discreția lor, pot prevedea condiții suplimentare (opționale) care precizează obligațiile părților și sunt stabilite prin contract.
Partea 3 a art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse oferă o listă aproximativă a conditii suplimentare, care se poate reflecta in continutul contractului de munca. Prin acord între angajator și salariat, această listă poate fi extinsă sau, dimpotrivă, niciuna dintre condițiile enumerate în prezenta normă nu va fi cuprinsă în contractul de muncă.
Include suplimentare condiții privind stabilirea unei perioade de probă, privind combinarea profesiilor (posturilor), recalificarea, pregătirea în profesii secundare și combinate, privind pregătirea avansată obișnuită, durata concediului suplimentar, timpul de lucru și timpul de odihnă, nedezvăluirea secretelor protejate de lege (de stat, oficial, comercial și altele), cu privire la obligația salariatului de a lucra după formare cel puțin pe perioada stabilită prin contract, dacă pregătirea a fost efectuată pe cheltuiala angajatorului etc.
Includerea acestor condiţii în cuprinsul contractului de muncă are ca scop precizarea obligaţiilor părţilor. Stabilirea unor condiții suplimentare ale contractului de muncă (contract) nu trebuie să înrăutățească poziția salariatului în comparație cu legislația, acordul de orice nivel (general, industrie, special) și contractul colectiv.
Introdus în conținutul contractului de muncă de către părți conditii suplimentare nu ar trebui să reducă nivelul drepturilor și garanțiilor lucrătorilor stabilite de legislația muncii. Dacă astfel de condiții sunt incluse în contractul de muncă, atunci ele nu pot fi aplicate.
La încheierea unui contract de muncă următoarele condiții nu pot fi stabilite prin acordul părților la contractul de muncă:
1) temeiul concedierii;
2) stabilirea sancţiunilor disciplinare neprevăzute de legislaţie;
3) introducerea răspunderii financiare integrale a salariaților, cu excepția cazurilor prevăzute la alin.2 al art. 243 din Codul Muncii al Federației Ruse.
De asemenea, părțile nu pot modifica procedura de examinare a conflictelor individuale de muncă.
Toate conditiile cuprinse in contractul de munca pot fi modificate numai cu acordul partilor. În cazul în care se modifică vreo condiții pentru încheierea unui contract de muncă, atunci toate acestea se întocmesc în același mod care se stabilește pentru încheierea contractului de muncă în sine. Un acord de modificare a termenilor unui contract de muncă este parte integrantă a acestui contract.
Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse conține recomandări generale obligatorii pentru includerea anumitor grupuri de condiții în conținutul unui contract de muncă.
În contractul de muncă se mai precizează adresele părților, informații despre actul de identitate al salariatului, informații despre persoana care semnează contractul de muncă în numele angajatorului, temeiul împuternicirilor acestuia (act constitutiv, împuternicire). Dacă angajatorul este persoană fizică, atunci contractul de muncă trebuie să conțină și informații despre documentul care dovedește identitatea sa.
Dacă se încheie un contract de muncă cu normă parțială, atunci într-un astfel de contract de muncă este necesar să se indice că munca este cu normă parțială (clauza 4 din articolul 282 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Exemplu de contract de muncaContract de munca Karpova I.P. CJSC „Businessconsult”.Societatea pe acțiuni închisă „Businessconsult” (denumită în continuare - CJSC „Businessconsult”), reprezentată de directorul general Alexander Pavlovich Ignatiev, care acționează pe baza Statutului, denumită în continuare „Administrație”, pe de o parte, și Karpova Inna Petrovna, (nume, nume, patronimic), denumit în continuare „Salariat”, pe de altă parte, a încheiat un contract de muncă după cum urmează:
1. Angajarea, subordonarea, intențiile, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile Angajatului.
1.1. Karpova Inna Petrovna (nume complet) este angajată de departamentul de contabilitate ca contabil șef.
1.2. Subordonarea, funcțiile, drepturile și obligațiile Salariatului sunt determinate de Regulamentul Intern, Descrierea postului, ordinele șefului de departament și supervizorul imediat, precum și calificări în conformitate cu ETKS sau ETKS de industrie.
1.3. Munca în cadrul acestui contract de muncă pentru Angajat este principalul loc de muncă.
1.4. În cazul neîndeplinirii sau îndeplinirii necorespunzătoare de către Angajat a îndatoririlor sale oficiale, acesta este răspunzător în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.
1.5. Transferul salariatului la un alt loc de muncă este posibil numai cu acordul acestuia, cu excepția cazurilor stabilite direct de legislația actuală a Federației Ruse.
1.6. Pentru a-și îndeplini atribuțiile oficiale, Salariatul poate, prin decizie a Administrației, să fie trimis către alte întreprinderi și organizații situate în Moscova sau în călătorii de afaceri în altă localitate cu plata cheltuielilor în modul și cuantumul stabilit de legislația în vigoare a Federația Rusă.
2. Obligaţiile Administraţiei.
2.1. Administrația este obligată să ofere Angajatului un loc de muncă permanent adecvat standardele sanitare, materiale informative, documentație, echipamente și alte ajutoare necesare pentru realizarea acestei lucrări.
3. Timp de muncă si timp de odihna.
3.1. Pentru ca Salariatul sa isi indeplineasca atributiile, i se atribuie o saptamana de lucru de 40 de ore cu zile libere in conformitate cu programul schimburilor de munca.
3.2. Angajatului i se asigură concediu anual plătit și alte concedii suplimentare prevăzute de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
4. Durata și motivele încetării contractului de muncă.
4.1. Prezentul contract de munca se incheie:
pentru o anumită perioadă de la „___” _____________ la „___” _____________
Pentru salariat se stabilește o perioadă de probă de 3 luni, care este inclusă în durata prezentului contract de muncă.
4.2. În cazul modificării calificărilor sau profesiei, pe baza rezultatelor tarifării și certificării, precum și în cazul transferului Salariatului la un alt loc de muncă sau la o altă divizie, se întocmește act adițional la contractul de muncă.
4.3. Înainte de expirarea termenului, contractul de muncă poate fi reziliat la inițiativa părților pe motivele prevăzute de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
5. Remunerarea muncii.
5.1. Administrația stabilește pentru Salariat:
un salariu de 10.000 de ruble pe lună;
tariful ____________ ruble pe oră.
5.2. Cuantumul remunerației poate fi modificat în conformitate cu sistemul și procedura de remunerare în vigoare în CJSC „Businessconsult”.
5.3. Prin decizia Administrației, Salariatul poate fi remunerat pe baza rezultatelor muncii în conformitate cu sistemul de remunerare (bonus) și procedura de remunerare a muncii existente în CJSC Businessconsult.
6. Garantii si compensatii.
6.1. Angajatul este supus tuturor beneficiilor și garanțiilor stabilite pentru angajații unei societăți pe acțiuni închise prin legislația actuală a Federației Ruse, reglementările din industrie, ordinele și ordinele directorului general al CJSC Businessconsult.
6.2. Un registru de muncă este păstrat pentru un angajat în modul prevăzut de legislația actuală a Federației Ruse.
6.3. Daunele cauzate de un angajat sau de un angajat al CJSC Businessconsult sunt supuse despăgubirii în modul și cuantumul stabilit de legislația actuală a Federației Ruse.
7. Dispoziții finale.
7.1. În cazul unui litigiu între părți, acesta este supus soluționării prin negocieri directe între Angajat și Administrație, iar dacă nu se ajunge la un acord, este supus soluționării în modul prevăzut de legislația actuală a Federației Ruse.
7.2. Condițiile contractului de muncă pot fi modificate numai prin acordul comun al părților, care se întocmesc sub forma unui acord adițional, care face parte integrantă din prezentul contract de muncă.
7.3. Prezentul contract de muncă se întocmește în două exemplare: un exemplar se păstrează la serviciul de personal al CJSC „Businessconsult”, celălalt se păstrează de către Salariat.
8. Lista informațiilor care constituie un secret comercial și oficial, nesupus dezvăluirii, este cunoscută de: Karpova Inna Petrovna (semnătură).
9. Detalii ale părților.
Acordul poate conține și condiții suplimentare care precizează obligațiile părților. Acestea includ: combinație de posturi, perioadă de probă, pregătire avansată, concediu suplimentar etc.
Forma contractuală de recrutare, organizare și remunerare a muncii se aplică următoarelor categorii de lucrători:
angajați permanenți;
Pentru lucrătorii temporari;
Lucrul la locul principal de muncă;
Lucrează cu jumătate de normă.
Contractul de muncă definește atribuțiile salariatului în conformitate cu profesia sau funcția pentru care este acceptat, sau se referă la fișa postului corespunzătoare elaborată și aprobată de conducerea întreprinderii.
Conform Codului Muncii al Federației Ruse, un contract de muncă poate fi încheiat pe perioadă nedeterminată, pe o perioadă determinată de cel mult 5 ani, pe durata unui anumit loc de muncă.
În contractul de muncă se precizează mărimea salariului salariatului, diverse prime și sporuri cu caracter stimulativ și compensator: pentru calificări înalte, pentru competențe profesionale etc.
Pe lângă plățile suplimentare, pot exista și alte tipuri de stimulente, de exemplu, vacanță suplimentară, tarif redus cu transportul public etc.
Contractul se intocmeste in doua exemplare, semnat de manager si angajat si certificat prin sigiliu. O copie a contractului este păstrată la întreprindere, cealaltă - de către angajat.
Contract de munca cu un angajatSocietatea pe acțiuni ___________________ (denumire) reprezentată prin ________________ (indicați funcția și numele complet al persoanei împuternicite), care acționează în baza Statutului, denumit în continuare „Angajatorul”, pe de o parte, și dl (doamna ) ________________________ (indicați F .IO.), Denumit în continuare „Angajat”, pe de altă parte, conform Codului Muncii al Federației Ruse, a încheiat acest contract de muncă după cum urmează:
1. Dispoziții generale.
1.2. Munca în temeiul acestui contract este principalul loc de muncă pentru Angajat.
La cererea Salariatului, Angajatorul are dreptul de a-l autoriza să lucreze în baza unui alt contract de muncă în cadrul aceleiași organizații într-o altă profesie, specialitate sau funcție în afara duratei normale a programului de lucru prin combinare internă.
Un angajat are dreptul de a încheia un contract de muncă cu un alt angajator pentru a lucra în condițiile unui loc de muncă extern cu fracțiune de normă, cu excepția cazurilor prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse sau de alte legi federale.
Munca în afara programului normal de lucru nu poate depăși patru ore pe zi și 16 ore pe săptămână.
1.3. Locul de muncă al Salariatului este _________________________________ (indicați numele și adresa organizației, denumirea unității structurale, locația spatiu de birouri, dacă este necesar - un mecanism specific, unitate etc.).
1.4. Data începerii lucrărilor este „___” ________________ 20_.
1.5. Un angajat este angajat ca _________________________________ (indicați denumirea postului, specialității, profesiei cu indicarea calificărilor în conformitate cu tabelul de personal al organizației sau cu o funcție specifică a postului. restricții, denumirea acestor posturi, specialități sau profesii și cerințe de calificare acestora trebuie să respecte denumirile și cerințele specificate în cărțile de referință de calificare, aprobate în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse).
1.6. Următoarele echipamente de birou, echipamente și alte valori materiale sunt atribuite Salariatului, de siguranța cărora acesta răspunde personal: (precizați în mod specific; în cazurile prevăzute de lege, este recomandabil să se includă în această clauză o condiție privind încheierea unui acord cu Angajatul privind răspunderea materială individuală integrală).
1.7. Caracteristicile conditiilor de munca: ________________________________
1.8. Pentru muncă în condiții dificile, dăunătoare și (sau) conditii periculoase Pentru salariat se stabilesc următoarele compensații și beneficii: ___________________________________________________ (această clauză este inclusă în textul contractului dacă munca se desfășoară în condițiile de mai sus).
1.9. Angajatul raportează direct la ________________________________ (indicați cui anume - șef/director/departament, sector, șef magazin, maistru, maistru etc.).
1.10. Din ordinul Angajatorului sau al reprezentantului acestuia, Salariatul poate fi trimis în călătorii de afaceri cu rambursarea cheltuielilor efectuate în cuantum, stabilit prin lege, și sub rezerva respectării legislației muncii, definirea de garanții pentru angajați la trimiterea acestora în călătorii de afaceri.
1.11. La încheierea prezentului contract, Salariatul este stabilit pentru o probă cu o durată de ______________ luni calendaristice (perioada de testare nu poate depăși trei luni), adică de la „__” _________ 20__. de „__” _________ 20__
În cazul în care rezultatul testului este nesatisfăcător, Angajatorul are dreptul de a rezilia prezentul contract înainte de expirarea perioadei de testare, notificând salariatul despre aceasta în scris cu cel puțin trei zile înainte, indicând motivele care au stat la baza recunoașterii acestuia. ca a picat testul. Decizia angajatorului Salariatul are dreptul de a face recurs in instanta.
În cazul în care rezultatul testului este nesatisfăcător, rezilierea acestui contract se face fără a ține cont de opinia organului sindical relevant și fără plata indemnizației de concediere.
În cazul în care perioada de testare a expirat, iar Salariatul continuă să lucreze, atunci se consideră că a trecut testul și rezilierea ulterioară a prezentului contract este permisă numai pe o bază generală.
Dacă, în perioada de probă, Salariatul ajunge la concluzia că locul de muncă care i-a fost oferit nu este potrivit pentru el, atunci are dreptul să rezilieze prezentul contract la cererea sa, notificând despre aceasta Angajatorul în scris cu trei zile înainte. .
1.12. Termenii acestui acord pot fi modificați numai prin acordul părților și în scris.
2. Drepturile și obligațiile salariatului și angajatorului.
2.1. Angajatul are dreptul la:
- modificarea și încetarea prezentului acord în modul și în condițiile stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- Furnizarea acestuia de munca prevazuta prin prezentul contract;
- un loc de munca care indeplineste conditiile prevazute de standardele de stat de organizare si securitate a muncii si de contractul colectiv;
- plata la timp și integrală a salariilor în conformitate cu calificarea acestora, complexitatea muncii, cantitatea și calitatea muncii prestate;
- odihna, asigurata prin stabilirea unui program normal de lucru, a programului de lucru redus pentru anumite profesii si categorii de lucratori, acordarea de zile libere saptamanale, concedii nelucrtoare, platite; concediul de odihnă anual;
- informații complete și fiabile despre condițiile de muncă și cerințele de protecție a muncii la locul de muncă;
- formare profesională, recalificare și formare avansată în modul prevăzut de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- asociere, inclusiv dreptul de a forma sindicate și de a adera la acestea pentru a le proteja drepturile, libertățile și interesele legale;
- participarea la conducerea organizației în formele prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și contractul colectiv; negocierea colectivă și încheierea de convenții și contracte colective prin reprezentanții acestora, precum și informații privind punerea în aplicare a contractului colectiv, acordurilor;
- protejarea drepturilor, libertăților și intereselor legale ale acestora în toate modurile neinterzise de lege;
- soluționarea conflictelor individuale și colective de muncă, inclusiv dreptul la grevă, în conformitate cu procedura stabilită de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- despăgubiri pentru prejudiciul cauzat angajatului în legătură cu îndeplinirea îndatoririlor sale de muncă și compensarea pentru prejudiciul moral în modul prevăzut de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- asigurarea socială obligatorie în cazurile prevăzute de legile federale.
Salariatul are, de asemenea, dreptul de a: _________________________________ (indicați drepturile Salariatului care decurg din specificul relațiilor de muncă cu un anumit Angajator).
2.2. Salariatul este obligat:
- îndeplinește personal funcția de muncă specificată în prezentul contract;
- să-și îndeplinească cu conștiință atribuțiile de muncă care i-au fost atribuite prin prezentul contract;
- sa respecte reglementarile interne de munca ale organizatiei;
- respectă disciplina muncii;
- sa respecte standardele de munca stabilite;
- respectă cerințele de protecție a muncii și de securitate a muncii;
- are grijă de bunurile Angajatorului, inclusiv de echipamentele de birou și echipamentele aflate în uzul acestuia, asigură securitatea documentelor care îi sunt încredințate, precum și a bunurilor celorlalți angajați;
- să folosească echipamentele, dispozitivele, materialele care i-au fost transferate pentru lucru corect și în scopul propus;
- să nu dezvăluie informații care i-au devenit cunoscute datorită naturii activității sale, referitoare la secrete protejate de lege (de stat, oficiale, comerciale și altele);
- să informeze imediat Angajatorul sau supervizorul direct despre o situație care reprezintă o amenințare pentru viața și sănătatea oamenilor, siguranța proprietății Angajatorului;
- să lucreze pentru Angajator după formare cel puțin _____________________ (indicați perioada în care pregătirea se presupune a fi efectuată pe cheltuiala Angajatorului).
De asemenea, Salariatul este obligat să: ________________________________ (indica obligațiile Salariatului datorită specificului relațiilor de muncă cu un anumit Angajator).
2.3. Lista celorlalte drepturi și îndatoriri ale angajaților este determinată de legislație, alte acte legislative de reglementare, Regulamentul privind personalul, fișele postului, reglementările locale ale Angajatorului și actele de conducere superioară directă care nu contravin legislației muncii a Rusiei. Federaţie.
2.4. Angajatorul are dreptul:
- să modifice și să rezilieze acest acord în modul și în condițiile stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- conduce negocierea colectivăși încheie contracte colective;
- să încurajeze Angajatul pentru o muncă conștiincioasă și eficientă;
- să solicite Angajatului să-și îndeplinească îndatoririle de serviciu și să respecte proprietatea Angajatorului și a altor angajați, să respecte regulile regulamentului intern de muncă al organizației;
- să aducă salariatul la răspundere disciplinară și materială în conformitate cu procedura stabilită de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- să adopte reglementări locale;
- să creeze asociații de angajatori pentru a le reprezenta și proteja interesele și a se alătura acestora.
2.5. Angajatorul este obligat:
- să respecte legile și alte acte legislative de reglementare, reglementările locale, termenii contractului colectiv, acordurile și prezentul acord;
- asigura salariatului munca prevazuta prin prezentul contract;
- sa asigure siguranta muncii si conditii care sa indeplineasca cerintele de protectie si igiena muncii;
- pune la dispoziția Salariatului echipamente, unelte, documentație tehnică și alte mijloace necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu;
- pune la dispozitie angajati salariu egal pentru muncă de valoare egală;
- plătiți dimensiune completă salariul datorat Angajatului în termenele stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse, contractul colectiv, regulamentul intern de muncă al organizației, prezentul acord;
- să conducă negocieri colective, precum și să încheie un contract colectiv în modul prevăzut de Codul Muncii al Federației Ruse;
- să ofere reprezentanților angajaților informații complete și fiabile necesare încheierii unui contract colectiv, acord și control asupra implementării acestora;
- să respecte în timp util instrucțiunile de supraveghere de stat și organele de control, plătesc amenzi aplicate pentru încălcarea legilor, a altor acte juridice de reglementare care conțin norme dreptul muncii;
- ia în considerare observațiile organelor sindicale relevante, ale altor reprezentanți aleși de salariați cu privire la încălcările legilor și ale altor acte normative care conțin norme de dreptul muncii, ia măsuri pentru eliminarea acestora și raportează asupra măsurilor luate organelor și reprezentanților menționate; ;
- să creeze condiții care să asigure participarea angajaților la conducerea organizației în formele prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și contractul colectiv;
- să asigure nevoile de zi cu zi ale Salariatului legate de îndeplinirea sarcinilor sale de muncă;
- să efectueze asigurările sociale obligatorii ale angajaților în modul prevăzut de legile federale;
- să despăgubească prejudiciul cauzat salariatului în legătură cu îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, precum și să despăgubească vătămare moralăîn modul și în condițiile stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse, legile federale și alte acte juridice de reglementare;
- să îndeplinească alte obligații prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, legile federale și alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii, contracte colective, acorduri și prezentul acord.
2.6. Drepturile si obligatiile Salariatului si Angajatorului in domeniul protectiei muncii sunt determinate de regulile sectiunii a X-a. Codul Muncii RF.
3. Condiții de remunerare.
3.1. Opțiunea 1... Angajatorul se obligă să plătească în timp util și integral salariul Angajatului în cuantum de ___________________ (indicați suma rata tarifară sau salariul oficial al Angajatului) ruble lunar.
Datorită creșterii preturile de consum pentru bunuri și servicii Angajatorul indexează salariile în următoarea ordine: _____________________________. (În organizațiile finanțate din bugetele relevante, indexarea salariilor se realizează în modul stabilit prin legeși alte acte juridice de reglementare, iar în alte organizații - în modul prevăzut de contractul colectiv, acordurile sau actele de reglementare locale ale organizației).
3.1. Opțiunea 2... Angajatorul se obligă să plătească Angajatului ____% din profitul net primit ca urmare a activităților trimestrului, dar nu mai puțin de __________ ruble pe lună, precum și un salariu oficial în valoare de _____________ ruble pe lună, care face obiectul la indexare din cauza inflaţiei în următoarea ordine: _________________ (precizaţi ).
3.2. Prin decizia Angajatorului, Salariatul este stabilit:
Opțiunea 1: - indemnizatie personala la salariul oficialîn valoare de _______ ruble lunar;
Opțiunea 2: - un bonus în valoare de ______________ ruble lunar (trimestrial);
Opțiunea 3: - remunerație bazată pe rezultatele muncii pentru anul în valoare de ______________ ruble.
3.3. Opțiune... Soluția (know-how, concept, propunere de raționalizare etc.) a Angajatului, a cărei implementare a permis:
a) crește profitabilitatea organizației cu cel puțin _______% (pe baza rezultatelor unei jumătate de an) sau
b) reducerea costurilor resurse financiare organizații cu cel puțin ______% cu venituri nedescrescătoare (pe baza rezultatelor unei jumătate de an) sau
c) ia altul efect economic sub forma _____________________ (specificați),
este baza pentru plata unei remunerații unice către Angajat în valoare de _______________ ruble (Opțiune: sub forma ____________________ (indicați forma acordării de foloase materiale sau patrimoniale)).
Utilizarea de către Angajator a know-how-ului, conceptului, propunerii de raționalizare a Salariatului și plata unei remunerații către acesta în conformitate cu prezentul acord nu îl privează pe Angajat de posibilitatea de a-și folosi pe deplin drepturile prevăzute de legislația privind protecția drepturilor de autor, dacă legislația specificată este aplicabilă unui anumit caz.
3.4. Salariile, inclusiv sporurile, indemnizațiile și alte plăți cu caracter compensatoriu și stimulativ, se plătesc în ________ zi a fiecărei luni următoare celei în care a fost acumulat, până la ____________________________ (indicați modalitatea de plată a salariilor - retragere numerar, transfer la contul specificat de Angajat în bancă).
3.5. Plata salariilor se face în numerar în moneda Federației Ruse.
(În conformitate cu contractul colectiv sau contractul de muncă, la cererea scrisă a angajatului, remunerația poate fi făcută în alte forme care nu contravin legislației Federației Ruse și acordurilor sale internaționale. Ponderea salariilor plătite în scopuri nemonetare forma nu poate depăşi 20% din valoarea totală a consiliilor de salarizare.
Nu este permisă plata salariilor sub formă de băuturi alcoolice, substanțe narcotice, toxice, otrăvitoare și nocive, arme, muniții și alte articole în legătură cu care există interdicții sau restricții privind libera circulație a acestora).
3.6. Deducerile din salariu se fac numai în cazurile prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse și alte legi federale.
4. Regimul muncii si odihnei.
Notă: condițiile privind modul de muncă și odihnă sunt incluse în mod obligatoriu în contractul de muncă dacă acest mod în raport cu acest angajat diferă de regulile generale stabilite în organizație.
4.1. Pentru salariatul _____________________ se stabilește următoarea durată a săptămânii de lucru (cinci zile cu două zile libere, șase zile cu o zi liberă, săptămâna de lucru cu acordarea de zile libere în program variabil).
4.2. Zile libere: _______________________ (precizați).
4.3. Durata muncii zilnice (în ture) este de ____ ore.
Timp de pauză - _____ (specificați).
4.4. Numărul de schimburi pe zi - _____ (specificați).
4.5. Alternarea zilelor lucrătoare și nelucrătoare ____________ (precizați).
4.3–4.5. Opțiunea 1. Pentru salariat se stabilește un regim flexibil al timpului de lucru, în care începutul, sfârșitul și durata zilei de muncă se stabilesc prin acordul părților.
Angajatorul se asigură că salariatul elaborează numărul total de ore de lucru în cursul perioadei contabile:
a) _____ ore pe zi;
b) _____ ore pe săptămână;
c) _____ ore pe lună.
4.3–4.5. Opțiunea 2... Un angajat i se atribuie o zi de lucru neregulată.
Timpul normal de lucru pentru un angajat este stabilit la _____ ore pe săptămână.
Durata muncii zilnice (în ture) este de _____ ore.
Ora de începere - _____ ore.
Sfârșitul lucrului - _____ ore.
Timp de pauză - __________ (precizați).
La ordinul Angajatorului, dacă este necesar, Salariatul poate fi implicat ocazional în îndeplinirea funcțiilor sale de muncă în afara programului normal de lucru.
4.6. Munca în weekend și sărbători se desfășoară în conformitate cu cerințele legislației muncii a Federației Ruse cu plata de __________________ (indicați în ce sumă).
4.7. Salariatului i se asigura un concediu anual de baza platit cu pastrarea locului de munca (post) si castig mediu de ___________ zile calendaristice.
4.8. Salariatului i se asigură prin decizia Angajatorului un concediu suplimentar anual plătit cu o durată de _____________ (indicați motivele).
4.9. Concediul anual plătit este oferit:
Opțiunea 1: - în orice moment al anului de lucru cu acordul părților;
Opțiunea 2: - conform programului de concediu.
4.10. Concediul anual de bază plătit pentru primul an de muncă se asigură, de regulă, nu mai devreme de 6 luni de la data încheierii prezentului contract.
Prin acordul părților, un astfel de concediu poate fi acordat salariatului înainte de expirare perioada specificată.
4.11. Cu acordul Angajatorului, Salariatului, la cererea sa scrisă, i se poate acorda concediu fără plată, dacă acest lucru nu afectează funcționarea normală a unității structurale relevante a organizației.
Durata concediului fără plată se stabilește prin acordul părților la prezentul acord.
5. Asigurari sociale.
5.1. Salariatul este supus asigurării sociale obligatorii în modul și în condițiile stabilite de lege.
5.2. Salariatul este supus următoarelor tipuri de asigurări sociale:
___________________________________________________ (specifica).
5.3. Se stabilesc următoarele condiții de asigurări sociale care au legătură directă cu munca Salariatului: ________________________________ (precizați).
6. Durata si motivele incetarii contractului de munca.
6.1. Opțiunea 1... Prezentul contract se încheie pe perioadă nedeterminată „__” _________ 20__.
(La încheierea unui contract de muncă pe perioadă nedeterminată, este permis să nu se indice această circumstanță. Conform părții 3 a articolului 58 din Codul Muncii al Federației Ruse, dacă termenul de valabilitate al acestuia nu este stipulat în contractul de muncă, atunci contractul se consideră încheiat pe perioadă nedeterminată).
6.1. Opțiunea 2. Prezentul acord se încheie pe o perioadă de ____________ ani (ani), de la „__” _________ 20__. de „__” _________ 20__
Împrejurarea (motivul) care a servit ca bază pentru încheierea unui contract de muncă pe durată determinată în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse (altă lege federală) este ________________________________ (specificați).
(Trebuie reținut că, în conformitate cu articolul 58 din Codul Muncii al Federației Ruse, un contract de muncă încheiat pe o perioadă determinată (contract de muncă pe durată determinată) în absența unor motive suficiente stabilite de organismul care implementează supravegherea statului iar controlul asupra respectării legilor muncii și a altor acte juridice normative care conțin norme de drept al muncii, sau de către o instanță, se consideră închis pe perioadă nedeterminată. Este interzisă încheierea contractelor de muncă pe durată determinată pentru a sustrage acordarea drepturilor și garanțiilor prevăzute pentru salariații cu care se încheie un contract de muncă pe perioadă nedeterminată).
6.2. Prezentul acord intră în vigoare la data semnării sale de către părți.
Salariatul este obligat sa-si inceapa indeplinirea atributiilor de serviciu din ziua specificata in clauza 1.4 din contract.
6.3. Contractul poate fi reziliat în modul și în temeiul prevăzut de legislația muncii a Federației Ruse.
6.4. Pe lângă motivele specificate în clauza 6.3 a contractului, prezentul contract se reziliază și în următoarele cazuri: ___________________________________________________ (precizați motive suplimentare incetarea contractului de munca. Este posibil să se stabilească într-un contract de muncă în plus față de cele prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse și alte legi federale, motive pentru rezilierea unui contract de muncă numai în cazurile în care acest lucru este prevăzut în mod direct de legislația relevantă. norma legala... Deci, codul permite stabilirea unor motive suplimentare de încetare a unui contract de muncă direct în contractul propriu-zis: cu șeful organizației (clauza 3 din art. 278); cu un angajat care lucrează pentru un angajator care este persoană fizică (articolul 307); cu un lucrător la domiciliu (articolul 312); cu un angajat care lucrează pentru un angajator - organizatie religioasa(partea 1 a articolului 347).
6.5. Contractul se reziliază la expirarea perioadei de valabilitate a acestuia, despre care Salariatul trebuie să fie anunțat în scris cu cel puțin trei zile înainte de concediere. (Clauza 6.5 poate fi inclusă doar în textul unui contract de muncă pe durată determinată).
7. Dispoziții finale.
7.1. Răspunderea părților la acest acord se aplică în conformitate cu regulile secțiunii XI din Codul Muncii al Federației Ruse.
7.2. În cazul în care între părți apare un conflict individual de muncă, acesta este supus soluționării prin negocieri directe între Angajat și Angajator.
Dacă disputa apărută între părți nu este soluționată prin negocieri, atunci se rezolvă în modul stabilit prin articole Capitolul 60 din Secțiunea XIII din Codul Muncii al Federației Ruse.
7.3. Normele de drept al muncii stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și alte acte juridice se aplică relațiilor părților care nu sunt reglementate de prezentul acord.
7.4. Prezentul acord se face în două exemplare: un exemplar se păstrează în dosarele Angajatorului, celălalt este păstrat de Salariat. Fiecare dintre părți are dreptul, în conformitate cu procedura stabilită, să facă numărul necesar de copii ale prezentului acord.
Semnăturile părților.
Istoria Angajărilor- acesta este documentul principal despre activitatea de muncă și experiența de muncă a angajatului.
Cartea de lucru include:
1) informații despre angajat: nume, prenume, patronim, data nașterii, studii, profesie, specialitate;
2) informații despre muncă: angajare, transfer la un alt loc de muncă permanent, concediere, precum și motive de încetare a contractului de muncă;
3) informații despre premii și stimulente pentru succesul în muncă: acordarea de ordine și medalii, conferirea de titluri onorifice, anunțarea recunoștinței, acordarea de bonusuri, acordarea unui cadou valoros, a unui certificat de onoare, conferirea titlului de cel mai bun din profesie și alte tipuri de stimulentele prevăzute de contractul colectiv sau de regulamentul intern al muncii.
Informațiile despre sancțiuni nu se înscriu în carnetul de muncă, cu excepția cazurilor în care sancțiunea disciplinară este concedierea.
Prima pagină (pagina de titlu) a cărții de muncă este destinată introducerii informațiilor despre angajat și se completează în prezența acestuia. Această informație are o mare importanță juridică pentru lucrători, fiind, în primul rând, confirmarea dreptului de proprietate asupra cărții de muncă de către proprietarul acestuia. Introducerea informațiilor despre angajat se efectuează la completarea registrului de muncă pentru persoanele care intră în muncă pentru prima dată, precum și la eliberarea unui duplicat al registrului de muncă sau la introducerea acestuia.
Numele, numele și patronimul, data nașterii (ziua, luna, anul) sunt indicate integral pe baza unui pașaport sau a certificatului de naștere. Abrevierea sau înlocuirea numelui și patronimului cu inițiale nu este permisă.
Introducerea informațiilor despre studii (liceale, secundare de specialitate și superioare) se face numai pe baza unui certificat, adeverință, diplomă corespunzătoare. În cazurile în care un angajat are studii medii incomplete sau superioare incomplete (inclusiv formarea continuă la o instituție de învățământ), astfel de studii se înregistrează și numai pe baza documentelor relevante (cartea de student, carnetul de înregistrare, certificatul instituției de învățământ etc. .).).
După aplicarea datei de completare a carnetului de muncă, angajatul cu semnătura sa certifică corectitudinea informațiilor introduse. Prima pagină (pagina de titlu) a cărții de muncă este semnată și de persoana responsabilă cu emiterea carnetelor de muncă (semnătura acestuia trebuie să fie lizibilă, după care semnătura este certificată de sigiliul organizației (sau sigiliul departamentului de personal) , unde a fost completat pentru prima dată carnetul de muncă.
Atunci când un angajat își schimbă numele de familie, prenumele, patronimul, dobândește o nouă specialitate etc., înscrierile în carnetele de muncă despre aceasta se fac de către administrația de la ultimul loc de muncă pe baza documentelor (pașaport, certificat de naștere, căsătorie). certificat, divorț, schimbarea prenumelui, numelui, patronimului etc.) cu referire la numărul și data acestor acte.
Aceste modificări se fac pe prima pagină (pagina de titlu) a cărții de lucru. O linie tăiată, de exemplu, vechiul nume sau prenume, patronimicul și datele noi sunt înregistrate. Legăturile către documentele relevante sunt scrise pe interiorul copertei și certificate prin semnătura șefului organizației sau a unei persoane special autorizate de acesta și sigiliul organizației sau sigiliul departamentului de personal. În aceeași ordine, dacă este necesar, se fac modificări la informații despre educație, profesie, specialitate.
În coloana 3 a secțiunii „Informații despre muncă”, numele complet al întreprinderii, organizația este scris sub forma unui titlu.
La această rubrică, în coloana 1, se trece numărul ordinal al înscrierii de făcut, în coloana 2 se indică data angajării.
Înregistrările despre numele postului, profesiei sau postului pentru care este angajat salariatul se realizează în strictă conformitate cu tabelul de personal.
Transferul unui angajat la un alt loc de muncă permanent din aceeași întreprindere sau organizație se formalizează în același mod ca și angajarea. Transferurile temporare către un alt loc de muncă (de exemplu, din cauza necesităților de producție, a timpului de nefuncționare) nu sunt înregistrate în registrele de muncă.
Înregistrările motivelor concedierii în cartea de muncă trebuie făcute în strictă conformitate cu formularea legislației actuale și cu referire la articolul relevant, clauza Codului Muncii al Federației Ruse sau altă lege federală.
La încetarea contractului de muncă, angajatorul este obligat să elibereze salariatului în ziua concedierii (ultima zi de muncă) un carnet de muncă și, la cererea scrisă a salariatului, copii ale documentelor legate de muncă.
În conformitate cu art. 234 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să ramburseze salariatului câștigurile neîncasate de acesta, în special ca urmare a întârzierii angajatorului în eliberarea unui carnet de muncă, înscriind în cartea de muncă un formularea motivului concedierii salariatului care este incorectă sau nu este conformă legii.
În cazul în care în ziua concedierii salariatului este imposibilă eliberarea unui carnet de muncă din cauza absenței salariatului sau a refuzului acestuia de a primi carnetul de muncă, angajatorul transmite salariatului o notificare privind necesitatea de a se prezenta la muncă. rezervați sau sunteți de acord să îl trimiteți prin poștă. Din ziua transmiterii sesizării, angajatorul este eliberat de răspundere pentru întârzierea eliberării carnetului de muncă.
În cazul în care angajatul trebuie să primească în orice moment, inclusiv în timpul muncii, un carnet de muncă și copii ale documentelor legate de muncă, el are dreptul să contacteze angajatorul cu o declarație scrisă despre aceasta. În termen de cel mult trei zile de la data depunerii acestei cereri, angajatorul este obligat să furnizeze salariatului copii ale acestor documente (copii după ordinul de angajare, ordine de transfer la un alt loc de muncă, ordin de concediere; extrase din carnet de muncă; certificate de salariu, perioada de muncă la angajatorul dat etc.). Copiile documentelor legate de munca trebuie sa fie certificate corespunzator si furnizate angajatului in mod gratuit.
Exemplu de formular de carte de lucru
Textul aproximativ al regulilor de păstrare și stocare a carnetelor de muncă ale angajaților întreprinderii
I. Dispoziţii generale.
1.1. Aceste reguli stabilesc procedura de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă ale angajaților ... (indicați denumirea întreprinderii în conformitate cu actele constitutive) (în continuare - întreprinderea).
1.2. Cartea de muncă este documentul principal despre activitatea de muncă și experiența de muncă a angajatului întreprinderii.
1.3. Întreținerea și păstrarea cărților de muncă ale unui angajat care a lucrat la întreprindere ca loc principal de muncă timp de cinci sau mai multe zile este efectuată de departamentul de personal al serviciului de personal. Responsabilitatea pentru organizarea întreținerii și depozitării corespunzătoare a cărților de muncă ale angajaților întreprinderii revine șefului departamentului de personal al serviciului de personal.
II. Mentinerea carnetelor de munca.
2.1. Înregistrarea unui carnet de muncă pentru un angajat al unei întreprinderi angajat pentru prima dată se efectuează de către departamentul de personal al serviciului de personal în prezența unui angajat într-o perioadă de cel mult 7 zile de la data angajării.
2.2. Cartea de muncă este introdusă următoarea informație despre un angajat al întreprinderii:
2.2.1. Numele complet.
2.2.2. Data nașterii (zi, lună, an).
2.2.3. Educație, profesie, specialitate.
2.2.4. Informații despre lucrările efectuate.
2.2.5. Informații despre transferul la un alt loc de muncă permanent.
2.2.6. Informații despre recompensarea succeselor în muncă.
2.2.7. Informații despre concediere și motivele concedierii.
2.2.8. Alte informații, a căror includere în carnetul de muncă nu contravine legislației.
2.3. Informațiile despre sancțiuni nu sunt înscrise în carnetul de muncă al unui angajat al întreprinderii, cu excepția cazurilor în care sancțiunea disciplinară este concedierea ( dizolvare timpurie cu un angajat cu contract de muncă la iniţiativa întreprinderii). Recorduri de premii, plata prevăzută muncă sau plătită salariatului întreprinderii pt in mod regulat, în cartea de muncă, de asemenea, nu sunt înscrise.
2.4. La cererea scrisă a unui angajat al întreprinderii, o copie executată corespunzător din carnetul de muncă sau un extras din acesta trebuie să i se elibereze în termen de cel mult trei zile. Copii (extrase) din carnetul de muncă și alte documente legate de muncă sunt eliberate gratuit angajatului întreprinderii.
2.5. Toate înregistrările se fac în carnetul de muncă pe baza ordinului (comandului) relevant al conducătorului întreprinderii în termen de 7 zile de la data emiterii unui astfel de ordin (ordin), iar la concediere - în ziua concedierii.
2.6. Înregistrările din carnetul de muncă trebuie să corespundă exact textului comenzii (instrucțiunii). Toate înregistrările în carnetul de muncă sunt făcute fără abrevieri și au propriul număr de serie în secțiunea corespunzătoare.
2.7. Un angajat al întreprinderii trebuie să fie familiarizat cu semnătura de pe un card personal cu fiecare înscriere în cartea de muncă despre munca prestată, transferul la un alt loc de muncă permanent și concediere.
2.8 La încetarea unui contract de muncă cu un salariat al întreprinderii pe motivele prevăzute la art. 77 din Codul Muncii al Federației Ruse (cu excepția cazurilor de încetare a unui contract de muncă la inițiativa angajatorului și pentru circumstanțe independente de controlul părților (clauzele 4 și 10 ale acestui articol), un proces-verbal de concediere (încetarea contractului de muncă) se face în carnetul de muncă cu referire la paragraful corespunzător al articolului specificat.
2.9. La încetarea unui contract de muncă cu un angajat al întreprinderii din inițiativa angajatorului, se face o înscriere în carnetul de muncă despre concediere (încetarea contractului de muncă) cu referire la paragraful relevant al art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse.
2.10. Atunci când contractul de muncă cu un angajat al întreprinderii este reziliat din cauza unor circumstanțe independente de controlul părților, se face o înscriere în carnetul de muncă cu privire la motivele de încetare a contractului de muncă cu referire la paragraful relevant al art. 83 din Codul Muncii al Federației Ruse.
2.11. La încetarea unui contract de muncă cu un angajat al unei întreprinderi din alte motive prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse sau de alte legi federale, o înregistrare a concedierii (încetarea unui contract de muncă) se face în cartea de muncă cu un link. și articolul corespunzător, clauza Codului Muncii al Federației Ruse sau altă lege federală.
2.12. La încetarea unui contract de muncă cu un angajat al unei întreprinderi în legătură cu condamnarea în conformitate cu o sentință judecătorească la privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activitatiși cei care nu au executat o pedeapsă, se face o înscriere în carnetul de muncă pe baza căreia, pentru cât timp și în ce funcție este lipsit de dreptul de a ocupa (ce activități este privat de dreptul de a se angaja) .
2.13. Informațiile despre munca cu fracțiune de normă (despre concedierea de la acest loc de muncă), la cererea angajatului întreprinderii, sunt introduse la locul de muncă principal în cartea de muncă pe baza unui document care confirmă munca cu fracțiune de normă.
2.14. Înregistrările se fac și în carnetul de muncă la locul de muncă, indicând documentele relevante:
2.14.1. Despre timpul serviciului militar în conformitate cu Lege federala„Cu privire la recrutare și serviciul militar” (cu privire la timpul serviciului în organele de afaceri interne și autoritățile vamale).
2.14.2. Despre timpul pregătirii în cursuri și în școli pentru pregătire avansată, recalificare și formare.
2.15. Înregistrări relevante făcute în carnetul de muncă al persoanelor eliberate din muncă; (funcții) în legătură cu condamnarea nelegală sau eliberat din funcție în legătură cu urmărirea penală nelegală, stabilite, respectiv, printr-o achitare sau o rezoluție (hotărâre) de încetare a unui dosar penal în lipsa unui fapt de infracțiune, în lipsa unui corpus delicti în actul sau lipsa probelor privind participarea lor la săvârșirea unei infracțiuni sunt declarate nule.
2.16. Un angajat al întreprinderii, la cererea scrisă, i se poate elibera un duplicat al registrului de muncă fără înregistrare recunoscută ca invalidă.
2.17. Se înscrie la locul de muncă în carnetele de muncă ale angajaților întreprinderii dintre persoanele care au prestat muncă corecțională fără închisoare că timpul de muncă în această perioadă nu se ia în considerare în experiența continuă de muncă. Această înscriere se face în carnetele de muncă la sfârşitul perioadei efective de deservire a salariaţilor întreprinderii de pedeapsă, care se stabileşte conform adeverinţelor organelor de afaceri interne.
2.18. Când un angajat condamnat al unei întreprinderi este concediat de la serviciu în modul prescris, acesta este admis la un nou loc de muncă, înscrierile corespunzătoare se fac în carnetul de muncă la locul de primire (direcție).
2.19. Când experiența de muncă continuă este restabilită în modul prescris, în carnetul de muncă al salariatului la ultimul loc de muncă se înscrie o înscriere privind restabilirea experienței de muncă continue, indicând documentul corespunzător.
III. Efectuarea de modificări și corecții la cartea de muncă. Duplicat al cărții de muncă. Inserare carte de lucru.
3.1. Modificările în înregistrările numelui, prenumelui, patronimului și datei nașterii, precum și educația, profesia și specialitatea unui angajat al întreprinderii se fac pe baza unui pașaport, certificat de naștere, căsătorie, divorț, schimbare. de nume, prenume, patronimic și alte documente.
3.2. Dacă în registrul de muncă se găsește o înscriere incorectă sau inexactă, angajatul întreprinderii trebuie să o corecteze la locul în care a fost făcută înregistrarea corespunzătoare sau de către întreprindere pe baza documentului oficial al angajatorului care a făcut greșeala. . În cazul în care întreprinderea (organizație, instituție) care a făcut o înregistrare incorectă sau inexactă este reorganizată, corectarea se face de către succesorul său legal, iar în cazul lichidării acesteia - de către angajator la noul loc de muncă pe baza documentului relevant. document.
3.3. Informațiile corectate din carnetul de muncă al unui angajat al întreprinderii trebuie să corespundă pe deplin documentului pe baza căruia au fost corectate. În cazul pierderii unui astfel de document sau a neconcordanței acestuia cu munca efectiv efectuată de angajatul întreprinderii, corectarea informațiilor despre muncă se face pe baza altor documente care confirmă efectuarea muncii neindicate în muncă. carte. Mărturia nu poate servi drept bază pentru corectarea înregistrărilor făcute anterior, cu excepția înregistrărilor în privința cărora aveți o hotărâre judecătorească, precum și a cazurilor prevăzute de lege.
3.4. În secțiunile registrului de muncă care conțin informații despre muncă sau informații despre recompensarea angajatului întreprinderii, nu este permisă tăierea înregistrărilor inexacte sau incorecte. Modificările înregistrărilor se fac prin invalidarea acestora și realizarea înregistrărilor corecte. Aceeași procedură este utilizată pentru modificarea evidenței concedierii unui angajat al întreprinderii (transfer la un alt loc de muncă permanent) în cazul în care concedierea (transferul) este recunoscută ca fiind ilegală.
3.5. Un angajat al unei întreprinderi care și-a pierdut cartea de muncă este obligat să notifice imediat departamentul de personal despre acest lucru în scris. Pe baza unei cereri scrise, unui angajat al întreprinderii i se eliberează un duplicat al carnetului de muncă în termen de 15 zile de la data depunerii cererii.
3.6. Când un angajat al unei întreprinderi întocmește un duplicat al cărții de muncă, în acesta din urmă se înscriu următoarele:
3.6.1. Informații despre experiența generală și (sau) continuă de muncă a angajatului înainte de intrarea în întreprindere, confirmate de documentele relevante.
3.6.2. Informații despre munca și recompensarea (încurajarea) angajatului întreprinderii, care au fost înscrise în cartea de muncă la ultimul loc de muncă.
3.7. Experienta totala munca atunci când unui angajat al întreprinderii i se eliberează un duplicat al registrului de muncă este înregistrat în total, adică este indicat valoare totală ani, luni, zile de muncă fără a se specifica informații despre angajator, perioadele de muncă și posturile de angajat. Dacă documentele pe baza cărora s-au făcut înscrieri în carnetul de muncă nu conțin informații complete despre lucrarea din trecut, în duplicatul cărții de muncă se înscriu doar informațiile disponibile în aceste documente.
3.8. Dacă în carnetul de muncă există o înscriere despre concedierea sau transferul unui angajat al întreprinderii la un alt loc de muncă care este recunoscut ca invalid, acestuia i se eliberează, la cererea scrisă, un duplicat al cărții de muncă, în care se înregistrează toate înscrierile efectuate în carnetul de muncă se transferă, cu excepția înscrierii recunoscute ca nevalidă. Cartea de muncă se întocmește în modul prescris și se returnează salariatului întreprinderii. În același mod, se eliberează un duplicat al carnetului de muncă dacă carnetul de muncă (inserția) a devenit inutilizabil (ars, rupt, pătat etc.).
3.9. În cazul pierderii masive a carnetelor de muncă ale angajaților unei întreprinderi ca urmare a unor situații de urgență (dezastre de mediu și provocate de om, dezastre naturale, revolte și alte circumstanțe similare), vechimea în muncă a angajaților este stabilită de o comisie pentru stabilirea vechimii în muncă, creată de autoritățile executive ale entității constitutive a Federației Ruse, care include reprezentanți ai întreprinderilor.
3.10. Stabilirea faptului de muncă, informații despre profesie (poziția) și perioadele de muncă în raport cu fiecare angajat al întreprinderii se realizează de către comisie pe baza documentelor disponibile, iar dacă acestea lipsesc complet, pe baza a mărturiei a doi sau mai mulți martori, muncitor informat privind munca în comun la întreprindere.
3.11. Dacă angajatul a lucrat deja înainte de a se alătura întreprinderii, comisia ia măsuri pentru a obține documente care confirmă acest fapt.
3.12. Pe baza rezultatelor lucrărilor comisiei, se întocmește un act, care indică perioadele de muncă, profesia (funcția) și vechimea în muncă a angajatului întreprinderii. Pe baza actului comisiei, angajatului întreprinderii i se eliberează un duplicat al carnetului de muncă. Dacă nu au fost păstrate documente care confirmă vechimea în muncă, decizia de stabilire a vechimii unui angajat al întreprinderii se ia în instanță.
3.13. Dacă toate paginile uneia dintre secțiuni sunt completate în cartea de muncă a unui angajat al întreprinderii, o inserție este cusută în cartea de muncă.
3.14. Inserarea în carnetul de muncă al salariatului întreprinderii se întocmește și se menține în același mod ca și carnetul de muncă. Inserarea fără carte de lucru este nevalidă. La eliberarea fiecărei inserții se pune în carnetul de muncă o ștampilă cu inscripția „Emis un insert” și se indică seria și numărul inserției.
IV. Eliberarea carnetului de muncă la concediere (încetarea contractului de muncă).
4.1. La concedierea unui angajat (încetarea unui contract de muncă), toate înregistrările făcute în cartea de muncă în timpul lucrului său la întreprindere sunt certificate prin semnătura șefului departamentului de personal al serviciului de personal și semnătura angajatului însuși ( cu excepția cazurilor în care legea prevede altfel). Un carnet de muncă executat corespunzător este eliberat angajatului în ziua concedierii (ultima zi de muncă).
4.2. Dacă în ziua concedierii salariatului (încetarea contractului de muncă) nu este posibilă eliberarea carnetului de muncă, șeful departamentului de personal ia măsuri pentru a înștiința angajatul despre necesitatea de a veni pentru carnetul de muncă sau este de acord să trimită aceasta prin posta. Din ziua transmiterii notificării specificate, întreprinderea este eliberată de răspundere pentru întârzierea eliberării unui carnet de muncă către un angajat.
4.3. Trimiterea unei cărți de muncă prin poștă la adresa indicată de angajat este permisă numai cu acordul său scris și se efectuează în conformitate cu Regulile pentru furnizarea de servicii poștale pe teritoriul Federației Ruse.
4.4. În cazul decesului unui salariat, carnetul de muncă, după efectuarea unei înscrieri corespunzătoare în acesta la încetarea contractului de muncă, este predat unuia dintre rudele acestuia, contra primirii, sau trimis prin poștă la cererea scrisă a unuia dintre rudele.
4.5. În cazul unei întârzieri în eliberarea unui carnet de muncă către un angajat din vina întreprinderii, introducerea în carnetul de muncă a unei incorecte sau nerespectarea ordinii de redactare a motivului concedierii salariatului, întreprinderea rambursează salariatului salariile pe care nu le-a primit pe toată perioada de întârziere. În acest caz, ziua concedierii salariatului (încetarea contractului de muncă) este ziua emiterii efective a carnetului de muncă. În noua zi de concediere a angajatului (încetarea contractului de muncă), se emite un ordin (ordin), în baza căruia se face o înscriere în carnetul de muncă despre data efectivă a concedierii (încetarea contractului de muncă ). Înregistrarea făcută anterior în ziua concedierii este invalidată.
V. Contabilitatea și păstrarea carnetelor de muncă.
5.1. Pentru a înregistra cărțile de muncă, formularele de carte de muncă și inserțiile în ele, întreprinderea menține în forma prescrisă:
5.1.1. Carnetul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor și inserțiile din carnetul de muncă.
5.1.2. Cartea de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții în acestea.
5.2. În registrul de venituri și cheltuieli pentru evidența formularelor și inserțiilor carnetului de muncă, în acesta se înscriu informații despre toate operațiunile legate de primirea și cheltuirea formularelor și inserțiile registrului de muncă, indicând seria și numărul fiecărui formular.
5.3. În cartea de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea, sunt înscrise toate cărțile de muncă primite de la angajați la admiterea în întreprindere, precum și inserările în cărți de muncă cu indicarea seriei și numerelor nou eliberate angajaților. .
5.4. La primirea cărții de muncă în legătură cu concedierea, angajatul întreprinderii semnează în carnetul personal și în carnetul de înregistrare a circulației carnetelor de muncă și inserează în acestea.
5.5. Carnetul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor și inserțiile din carnet de muncă și pentru contabilizarea deplasării carnetelor de muncă și inserțiilor în ele trebuie să fie numerotat, dantelat; certificat prin semnătura conducătorului întreprinderii și sigilat cu sigiliu de ceară sau sigilat.
5.6. Formularele cărții de lucru și inserțiile din acesta sunt stocate ca documente responsabilitate strictă; eliberat compartimentului de personal al serviciului de personal la solicitarea şefului compartimentului de personal. La sfârșitul fiecărei luni, șeful departamentului de personal depune un raport privind disponibilitatea formularelor de carnet de muncă și inserții în acesta și asupra sumelor primite pentru carnetele de muncă eliberate și inserțiile în acestea, cu atașarea ordinului de primire a casieria intreprinderii.
5.7. Formularele de carte de lucru și inserțiile stricate la completare sunt supuse distrugerii odată cu întocmirea unui act corespunzător.
5.8. Carnetele de muncă și duplicatele cărților de muncă care nu au fost primite de angajați la concediere sau în cazul decesului unui salariat de către rudele sale cele mai apropiate se păstrează timp de 2 ani în departamentul de personal al serviciului de personal separat de celelalte cărți de muncă. După expirarea perioadei specificate, cărțile de muncă nerevendicate sunt stocate în arhiva organizației timp de 50 de ani și apoi sunt supuse distrugerii în conformitate cu procedura stabilită.
5.9. Depozitarea semifabricatelor de cărți de lucru și a inserțiilor în ele, precum și a cărților de lucru emise și a inserțiilor în ele, se realizează în încăperi adaptate pentru aceasta, în seifuri cu încuietoare, dulapuri metalice sau sertare separate cu încuietoare ale meselor de lucru.
5.10. Persoanele responsabile cu păstrarea cărților de muncă și a inserțiilor în acestea (formulare) sunt obligate să verifice în mod regulat disponibilitatea documentelor stocate. În cazul în care se constată lipsă de cărți de muncă și inserții (formulare) în acestea (formulare), persoanele responsabile cu păstrarea acestora sunt obligate să declare imediat acest lucru și să ia măsuri de căutare. documente lipsa... Întreprinderea organizează o investigație pentru a identifica lipsa carnetelor de muncă și a inserțiilor (formularelor) ale acestora.
Vi. Dispoziții finale.
6.1. Aceste reguli intră în vigoare din momentul aprobării de către conducătorul întreprinderii.
6.2. Aceste reguli sunt supuse reaprobării în cazul unor modificări semnificative ale conținutului lor, dar cel puțin o dată la 5 ani.
Documentul principal de contabilizare a personalului întreprinderii este un card personal al formularului T-2, care este introdus pentru toți angajații întreprinderii care sunt acceptați pentru permanență sau muncă temporarăși repetă întocmai înscrierea făcută în carnetul de muncă.
Toate înscrierile pe card se fac pe baza documentelor furnizate de angajat. Pe baza pașaportului din secțiunea 1 „Informații generale” se indică numele de familie, prenumele, patronimul, anul și luna nașterii, numărul, seria pașaportului, când și de către cine a fost eliberat, adresa de domiciliu. Datele despre experiența generală și continuă de muncă, precum și despre transferurile angajatului, sunt indicate pe baza înregistrărilor din carnetul de muncă. Pentru a completa secțiunea 2 „Informații privind înregistrarea militară” se preiau date din legitimația militară a angajatului.
Data completarii cardului personal si semnatura personala a angajatului sunt obligatorii.
Reversul cardului conține secțiunile 3 „Programări și transferuri”, 4 „Sărbătoare”, 5 „Informații suplimentare” și „Data și motivul concedierii”. Cele mai importante înregistrări sunt Secțiunea 3 și Data și motivul concedierii.
Intrările din aceste secțiuni ar trebui să conțină referințe la datele și numerele comenzilor pentru numiri, transferuri sau concedieri ale angajaților. Aceste informații sunt completate cu o acuratețe deosebită, deoarece acestea servesc adesea ca bază pentru confirmarea vechimii angajatului. La sfârșitul fiecărei înscrieri în secțiunea „Programări și deplasări”, trebuie să existe o semnătură a angajatului căruia i se plasează cardul.
Cardurile sunt depozitate într-un seif (dulap) în ordine alfabetică.
Fișele angajaților disponibilizați sunt formate în carcasă, în ordine alfabetică (după primele trei litere).
Toate cardurile trebuie numerotate înainte de a fi arhivate. Perioada de valabilitate a cardurilor T-2 este de 75 de ani.
Exemplu de card personal
În capitolul "Informații suplimentare" se înregistrează date privind pregătirea avansată, cunoașterea limbilor străine, specialitatea a doua, handicapul etc.
Toate înscrierile trebuie făcute fără abrevieri. Un card personal este introdus într-un singur exemplar, depozitat într-un seif într-un dulap separat, compilat alfabetic după numele angajaților.
Cardurile angajaților concediați sunt formate într-o afacere independentă în ordine alfabetică (în primele trei litere). Cardurile sunt numerotate și predate arhivei.
Principalele acte juridice în relația dintre organizații, întreprinderi sunt contracte comerciale(contracta).
Contractul - un document reprezentând un acord între părți pentru stabilirea și reglementarea oricărei relații. Natura tranzacției, termenii de livrare, termenul de livrare, transportul, ambalarea și etichetarea, prețul, calitatea, plata, garanțiile, drepturile și obligațiile părților - toate acestea sunt reflectate în contract.
Încheierea unui anumit contract începe de obicei cu o ofertă de a-l încheia - direcție promoții. Oferta trebuie să conțină termenii principali ai tranzacției propuse (articolul 435 Cod Civil RF). Se are în vedere acceptarea ofertei de către cealaltă parte acceptare(consimţământ). Schimbul de documente între părți poate fi efectuat prin mijloace de comunicare poștală, telegrafică, telefonică, electronică sau de altă natură, ceea ce permite să se stabilească în mod fiabil că documentul provine de la partea care face obiectul contractului (articolul 434 din Codul civil al Rusiei). Federaţie).
Relațiile contractuale se pot stabili și prin prezentarea uneia dintre părți la proiectul de contract. După ce a primit proiectul, cealaltă parte îl consideră și, dacă nu există obiecții, îl semnează. Un exemplar al contractului este returnat părții care a redactat proiectul.
La redactarea și încheierea contractelor, este necesar să se acorde o atenție deosebită cunoașterii juridice a textului, pentru a evita formularea ambiguă. Condițiile relației contractuale ar trebui acoperite în detaliu și trebuie verificată corectitudinea ortografiei adreselor juridice ale întreprinderilor contrapartide.
Părțile constitutive ale contractului sunt:
Tip denumirea și titlul documentului (acord de cumpărare și vânzare, contract de furnizare, contract de asistență tehnică etc.);
Data, locul întocmirii, număr;
Numele părților (numele complete și prescurtate ale firmelor);
Obiectul contractului;
Termeni și condiții de livrare, transport, depozitare, ambalare, etichetare, publicitate, vânzare etc.;
Termeni și condiții de plată, caracteristici și procedura de plată;
Procedura de livrare și recepție a lucrărilor finalizate;
Responsabilitatea părților, inclusiv sancțiunile pentru nerespectarea obligațiilor asumate;
Garanții, asigurări și circumstanțe de forță majoră;
Transferul dreptului de proprietate și al riscurilor;
Soluționarea litigiilor;
Adresele legale ale părților, cu indicarea adreselor poștale, detalii bancare, numere de telefon, faxuri;
Semnăturile funcționarilor, indicarea funcțiilor, stenogramele semnăturilor și datele semnării documentelor;
Sigilii firmelor contractante.
Contractele (acordurile) comerciale se păstrează timp de 3 ani de la expirarea contractului, sub rezerva finalizării auditului asupra acestora.
Declaratii, propuneri - documente adresate unui funcționar al unei întreprinderi sau instituții, în care solicitantul își exprimă cererea sau îi face o propunere de a lua în considerare probleme specifice. De exemplu, despre angajare sau studii, despre eliberarea dintr-o funcție, despre furnizarea oricăror servicii: instalarea unui telefon sau conectarea la internet etc.
Aplicația, oferta este un document personal. Acestea sunt întocmite pe o foaie de hârtie standard, albă și semnate personal de către solicitant. Următoarele detalii sunt necesare pe aceste documente:
Destinaţie;
Informații despre solicitant (nume, prenume, patronim, funcția deținută, dacă autorul este angajat al întreprinderii, sau adresa completă de domiciliu și numărul de telefon, dacă autorul nu este angajat al întreprinderii, al cărui șef este el aplica cu cererea);
Denumirea tipului de document;
Un marcaj despre prezența unei cereri, dacă există documente însoțitoare;
Semnătură.
De exemplu, atunci când se aplică pentru un loc de muncă, la cerere se anexează următoarele documente: studii, pașaport, carnet de muncă, legitimație militară (pentru cei obligați la serviciul militar), formular de cerere, autobiografie, fotografie.
Exemplu de cerere de angajare
Rezumat.
Scopul CV-ului- subliniază meritele solicitantului și, dacă este posibil, atenuează deficiențele. Dezavantajele studenților și absolvenților universităților sunt evidente: lipsă de experiență, lipsă de experiență etc. Avantajele includ energia, capacitatea și dorința de a învăța lucruri noi, dorința de a deveni profesionist etc.
Conform conținutului său, CV-ul ar trebui să fie:
1) afaceri intenționate, adică caracterizarea numai a celor din calitățile tale care sunt cerute special pentru acest job;
2) specific - indicând fapte și cifre care indică realizările tale;
3) detaliat astfel încât un potențial angajator să poată trage concluzii logice despre datele dumneavoastră profesionale;
4) de încredere - pentru a evita neînțelegerile care pot apărea la promovarea probelor de calificare dacă se dovedește că candidatul s-a anunțat cu bună știință informatii false(de exemplu, a indicat lipsa cunoștințelor de calculator, nivelul de competență în limbi străine sau experiența de lucru într-o specialitate);
Cel mai important bloc al unui CV: educație și experiență de muncă.
În capitolul "Educaţie" este necesar să indicați nu numai instituția de învățământ absolvită, ci și să scrieți despre stagii, ateliere, seminarii, conferințe la care ați participat. Este posibil să se marcheze acele rapoarte sau lucrări de termen care au fost de importanță practică. Nu este nevoie să enumerați certificatele de laudă pe care le-ați primit copilărie, precum și cursuri care nu au legătură directă cu postul propus.
Tinerii specialiști au o secție "Experiență de muncă" provoacă dificultăți deosebite, deoarece experiența lor este extrem de nesemnificativă. În acest caz, încercați să arătați chiar și o experiență nesemnificativă în această direcție: trecerea unui stagiu într-o firmă sau la o întreprindere și chiar finalizarea cu succes a sarcinilor unice în oricare dintre domenii.
Indicați experiența de muncă din ultimii 5-10 ani în ordine cronologică inversă. atunci când enumerați responsabilitățile postului, selectați-le pe cele care sunt cele mai solicitate în acest loc de muncă. Explicați-vă funcțiile, începând cu cele principale, terminând cu cele minore.
Abilități profesionale- confirmarea nivelului calificărilor dumneavoastră prin descrierea a tot ceea ce știți și puteți face.
Nivelul de cunoaștere a calculatorului conține informații despre abilitățile dumneavoastră PC (utilizator, utilizator cu putere, operator, programator), precum și programele, mediile, limbile, bazele de date cu care ați lucrat. Cunoașterea limbilor străine. Enumerați toate limbile străine și gradul în care le vorbiți. Respectați următoarea limbă:
"in excelenta"- cunoasterea limbii la nivel de vorbitor nativ, stapanirea traducerii simultane;
"liber"- competență în traducere consecutivă, capacitatea de a comunica fluent într-o limbă străină în cadrul oricărei discipline;
"bun"- capacitatea de a-și exprima în mod competent gândurile într-o limbă străină, precum și de a înțelege interlocutorul;
"colocvial"- comunicare la nivel de zi cu zi, capacitatea de a înțelege vorbirea simplă, de a transmite interlocutorului informații cunoscute;
"baza"- cunoașterea fundamentelor elementare ale limbii, comunicare la nivelul „Ce mai faci?”, „Azi e vreme bună”, capacitatea de a înțelege simplu.
Deținerea de echipamente de birou (minicentrală telefonică automată, fax, copiator etc.).
Dactilografiat. Specificați viteza de intrare utilizând metoda orb cu zece degete. Stenografia.
Psihologie practică, etichetă de serviciu și protocol.
În grafic "Calitati personale" notează exact acele calități care sunt fundamental importante pentru funcția și profesia alese.
În capitolul "Informații suplimentare" asigurați-vă că indicați nivelul dvs. de cunoștințe limbă străină precum și programe de calculator și Internet. Daca ai permis de conducere, iar poziția viitoare este legată de călătorii, subliniați și acest lucru.
Salariul CV-ul nu este de obicei indicat, deoarece de obicei depinde de rezultatele interviului. Dar ai dreptul de a indica nivel minim salariul dorit pentru a nu fi deranjat de oferte cu o rată mai mică.
Data pregătirii CV-ul trebuie să fie proaspăt. Vechea dată trădează prescripția și ineficacitatea căutărilor tale de locuri de muncă, ceea ce îl determină pe angajator să decidă: „Nimeni nu a luat-o – și tu nu o iei”.
Execuția documentului se realizează în conformitate cu cerințele generale ale GOST R6.30-2003.
1) destinatar (15);
2) denumirea tipului de document (10);
3) rubrica la textul documentului (18);
4) textul documentului (20);
5) semnătură (22).
Reguli pentru proiectarea CV-ului.
1) este mai bine să plasați un CV pe o pagină A4, în ultima solutie- pe două (dar numai informații deosebit de importante);
2) textul trebuie tastat pe un computer cu o dimensiune de minim 12 puncte;
3) nu este nevoie de detalii decorative și fonturi cu mai multe stiluri în CV. Este de dorit să evidențiați titlul secțiunilor cu caractere aldine, este posibil cu subliniere. Marginile câmpurilor trebuie făcute egale, adică textul trebuie formatat „la lățime”. Fundalul textului trebuie să fie alb;
4) dacă postați CV-ul pe Internet, ar trebui să țineți cont de particularitățile procesării informatice moderne a informațiilor.
Pentru a alcătui un CV competent și perfect, poți apela la ajutorul profesioniștilor. Pe internet, pe resursa Resume Bank (www.resume-bank.ru), acest lucru se poate face rapid și eficient.
Una dintre cele mai eficiente modalități de a găsi un loc de muncă este un mini-cv publicat într-un autor de specialitate periodice... Una dintre publicațiile de top care publică mini-cv-uri este ziarul Rabota Segodnya, care trimite fiecare număr la peste 1000 de companii mari și, de asemenea, publică automat mini-cv-uri pe site-ul www.job-today.ru.
Exemplu de CV
Mini-cv de contabil
Poziţie: Contabil șef
Vârstă: 36 de ani
Telefon: 31-29-43 (acasă), 8-917-223-47-43, [email protected]
Educaţie: A absolvit în 1992 institut economic Facultatea de Contabilitate si Audit, specializarea - contabil.
În 1995 a absolvit cursurile serale de informatică și a primit o specialitate - operator PC.
Specialitate: Contabilitate si audit
Experiență de muncă:
06.1995-04.2005 Computer World LLC
Post: Contabil
Responsabilitati: salarizare
Lucrul cu conturile curente
Abilități profesionale: Cunoașterea programelor „Sail”, „1C: Contabilitate”, SPS „ConsultantPlus”
Abordare: 410040, str. Topolchanskaya, 45/47, ap. 23
Pentru executarea actelor unora un anumit fel(comenzi, scrisori etc.) sunt folosite anumite detalii. Mai mult decât atât, ce fel de detalii ar trebui întocmite pe documentele de acest tip și în ce ordine sunt amplasate pe paginile documentului, este strict definit de standard.
Schema de proiectare pentru majoritatea documentelor organizatorice și administrative se bazează pe un model de formular.
Exemplu de formular Este un model de construcție a documentului care stabilește domeniul de aplicare, formatele, dimensiunile câmpului, cerințele pentru construcția unei plase structurale și detaliile de bază. Grila structurală a formularului eșantion definește zonele de amplasare a cerințelor documentelor organizatorice și administrative.
În consecință, din aceasta, există un formular de act, un formular de protocol, un formular de comandă etc. De exemplu, un formular de act include următoarea listă și ordinea detaliilor:
Actul este întocmit pe o formă comună;
Gâtul de aprobare;
Denumirea tipului de document;
Data întocmirii documentului;
Locul de întocmire a documentului;
Titlul textului;
marca de disponibilitate a aplicației;
Semnăturile membrilor comisiei care au întocmit actul;
Numele artistului și numărul de telefon al acestuia.
Kirsanova M.V.
1. Prevederi de bază pentru documentare activitati de management
Documentarea activităților de management acoperă toate procesele legate de înregistrarea (fixarea) pe diverse medii și înregistrarea conform regulilor stabilite de informare necesare implementării acțiunilor de management. Documentarea se realizează în limbaj natural (documente scrise de mână, dactilografiate, inclusiv telegrame, mesaje telefonice, dactilografiate), precum și în limbaje artificiale folosind noi medii (carte perforate, bandă perforată, benzi magnetice, carduri, dischete etc. ).
Componența documentelor de management este determinată de competența și funcțiile organizației, de procedura de soluționare a problemelor, de volumul și natura relațiilor cu alte organizații și este fixată în tabelul de documente. Uniformitatea regulilor de documentare a acțiunilor de management la toate nivelurile de management este asigurată prin utilizarea Sistemului de stat pentru suport pentru documentare (GSDOU) și a sistemelor unificate de documentare (SDS).
Sistemele de documentare unificate sunt un set de documente interdependente create de reguli uniformeși cerințe care conțin informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate. DRC sunt destinate utilizării atât cu ajutorul tehnologiei informatice, cât și cu metode tradiționale de prelucrare a informațiilor.
Documentele de management privind numele, forma și compoziția detaliilor trebuie să respecte USD, cerințele Instituției Educaționale de Stat pentru Educație, reglementările (cartele) privind organizația și alte documente de reglementare care conțin regulile de documentare. În conformitate cu legislația și competența în vigoare, organele de conducere emit următoarele documente administrative: decizii, rezoluții, ordine, ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, instrucțiuni.
Deciziile, decretele și ordinele se emit în toate cazurile când este necesară adoptarea unui act normativ sau individual asupra principalelor probleme de competență a organizației. Ordinele și instrucțiunile sunt emise pe probleme operaționale și pentru a organiza executarea deciziilor, deciziilor și ordinelor.
Documentele administrative comune ale organizațiilor care emit documente de aceeași formă (comenzi, rezoluții etc.) se întocmesc ca decizie comună, care are forța juridică a unui document administrativ în fiecare organizație care a adoptat acest document.
Aducerea în atenția organizațiilor subordonate, a diviziunilor structurale a documentelor autorităților superioare sau a documentelor altor organizații se realizează în forma stabilită de autorul documentului. Dacă metoda nu este specificată, organizația rezolvă singură această problemă. Hotărârile de protocol ale organelor colegiale pot fi aduse la cunoştinţa executorilor în forma stabilită prin reglementările privind aceste organe.
Actul administrativ poate fi anulat (modificat) prin actul administrativ al organizației propriu-zise sau unul superior. Acțiunea documentului administrativ poate fi suspendată de autoritățile competente relevante.
Proiectele de documente care afectează interesele altor organizații trebuie convenite în prealabil cu aceste organizații. În caz de dezacord, la proiect se anexează comentarii sau o declarație a esenței dezacordului.
Cursul dezbaterii problemelor și hotărârilor luate la ședințele organelor colegiale, consiliilor, ședințelor, ședințelor se consemnează în procesul-verbal. Procesele-verbale se întocmesc pe baza consemnării desfășurării ședințelor, stenogramelor, înregistrărilor sonore (texte ale rapoartelor; discursuri, certificate, proiecte de hotărâri sau hotărâri, ordinea de zi, liste de invitați etc.). În cazul în care cursul ședinței este transcris, textul stenogramei este transcris, tipărit, certificat și păstrat împreună cu procesul-verbal.
În limitele competenței lor, organizațiile de la toate nivelurile de guvernare pot trimite scrisori în implementarea relațiilor operaționale cu organele sectoriale și funcționale superioare, organizațiile subordonate și alte organizații și cetățenii individuali. Scrisorile, de regulă, trebuie întocmite atunci când schimbul de informații fără documente este imposibil sau dificil: explicații orale, instrucțiuni (personale sau telefonice), instrucțiuni etc. Daca este necesara transmiterea urgenta a informatiilor, se intocmesc telegrame si mesaje telefonice, documentul se transmite prin comunicare prin modem, prin fax sau telefon.
Organizațiile, pe baza prevederilor referitoare la acestea și a altor acte care le definesc competența, eliberează și alte documente: planuri de lucru, rapoarte, liste de prețuri, standarde, carte, regulamente, reguli etc. Proiectul documentului de gestiune trebuie convenit cu executanții (autori). a textului), manageri unități structurale sau organizații interesate.
Aprobarea internă a proiectului de document trebuie efectuată în următoarea ordine:
cu direcțiile sectoriale, funcționale, teritoriale, organisme consultative și, dacă este cazul, cu organizațiile obștești;
cu angajații responsabili de rezolvarea problemelor funcționale (șef, specialiști superiori etc.);
cu departamentul financiar sau contabilul-șef (contabil);
cu serviciu juridic;
cu serviciul suport documentare;
cu vicepreședintele organului colegial sau directorul adjunct al organizației care se ocupă de problemele cuprinse în proiectul de document.
Aprobarea externă, în funcție de conținutul documentului, se efectuează în următoarea ordine:
cu organizatii subordonate, precum si insubordonati, atunci cand acestea din urma actioneaza partea obligatăîn raporturile juridice care decurg din publicarea unui act juridic, sau când conținutul documentului le afectează interesele imediate;
cu organizații și asociații de cercetare și producție implicate în cercetare în domeniul la care se referă conținutul documentului;
cu organizatii publice - daca este necesar sau in cazurile prevazute de actele acestor organe;
cu organe care exercită controlul (supravegherea) de stat într-o anumită zonă (sanitar, de stingere a incendiilor etc.);
cu autorități superioare competenţă generală sau sectorială în cazul în care legislaţia prevede posibilitatea de a efectua acţiuni manageriale numai cu permisiunea acestor organe.
Documentul de conducere este semnat sau aprobat de către conducătorul organizației sau funcționarul înlocuitor al acestuia în conformitate cu competența acestuia stabilită prin acte juridice: carta sau regulamentul de organizare, unitatea structurală, fișa postului, ordin de repartizare a atribuțiilor etc. . Se pun două sau mai multe semnături în cazul în care mai mulți funcționari sunt responsabili pentru conținutul documentului.
Monetare, materiale și caracter de credit care servesc drept bază pentru primirea și emiterea de bani, inventar și alte obiecte de valoare, precum și pentru modificarea obligațiilor de credit și decontare cu alte organizații, semnează
șeful organizației și contabilul șef (contabil). Documentele comune ale mai multor organizații sunt semnate de șefii tuturor organizațiilor.
Documentele întocmite de comisie sunt semnate de toți membrii comisiei. Hotărârile (hotărârile) organelor colegiale se semnează de către președinte și secretar. Ordinele emise de conducătorul organului colegial în mod unic au o singură semnătură.
Dreptul de a semna documente administrative sub formă de instrucțiuni sau ordine poate fi acordat șefului adjunct, inginer-șef, șefilor diviziilor structurale.
Documentele aprobate (instrucțiuni, regulamente, statut etc.) sunt semnate de funcționarul responsabil cu întocmirea lor.
Procesul-verbal se semnează de către președintele ședinței organului colegial (consiliu, colegiu, ședință, ședință) și secretar.
Rapoartele, memoriile, certificatele și alte documente cu caracter informativ, de referință sau analitic pot fi semnate de către executor, dacă problemele rezolvate în acestea nu depășesc drepturile și competența acestuia stabilite prin fișa postului.
Există și documente anexe. Ele pot fi de trei tipuri: aprobate sau puse în aplicare printr-un document administrativ corespunzător (anexe la acte juridice care au semnificație independentă); explicarea sau completarea conținutului altui document; trimis cu o scrisoare către alte organizații.
Pe anexele la documentele administrative și anexele care completează sau clarifică conținutul altui document, în colțul din dreapta sus se imprimă:
Aplicație
La___________________
(documentul este indicat)
__________№________
Dacă există mai multe atașamente, acestea sunt numerotate.
La trimiterea cererilor fără documente administrative, cererile sunt ștampilate cu o ștampilă de aprobare care indică denumirea documentului administrativ, data și numărul acestuia. Alcătuirea cerințelor și procedura de întocmire a documentelor-anexă trebuie să respecte cerințele sistemului unificat de documentare, căruia îi aparține documentul-anexă.
Pentru a reduce numărul de forme aplicate de documente, ministerele și departamentele elaborează fișe sectoriale de documente necesare și suficiente pentru implementarea funcțiilor și sarcinilor organizațiilor. Foaia de pontaj include documente atât tradiționale, cât și cele create de tehnologia computerizată. Bilanțul este semnat de persoana responsabilă cu întocmirea lui și aprobat de șeful departamentului. Întreținerea foii de pontaj, efectuarea modificărilor acesteia se realizează de către serviciul de suport pentru documentație. Este interzisă întocmirea documentelor care nu sunt enumerate în buletinul de calificare.
2. Unificarea si standardizarea documentelor de management.
