Pentru ca întreprinderea să își poată îndeplini obligațiile la timp obligații financiare, decalajele de numerar ar trebui evitate - un dezavantaj Bani necesare pentru finanțarea cheltuielilor viitoare. Începând cu versiunea 3.0.43.152, programul „1C: Contabilitate 8” are un „Calendar de plăți”, care nu numai că ajută la rezolvarea lipsurilor de numerar, dar contribuie și la Managementul operational fluxurilor financiare. Calendarul poate reflecta informații despre încasările de la cumpărători și despre plățile planificate către furnizori; despre plățile către buget; despre întârzierea plăților; despre fondurile care sunt în tranzit între bancă și casierie (de exemplu, în timpul colectării) și care sunt planificate să fie primite în baza acordurilor de achiziție. Noua funcționalitate este utilă în special pentru companiile mici și mijlocii care nu au un departament financiar sau nu au un manager financiar în personal.
| Cheat sheet pentru articolul de la editorii BUKH.1C pentru cei care nu au timp: 1. Începând cu versiunea 3.0.43.152, programul „1C: Contabilitate 8” are un „Calendar de plăți” – o funcționalitate care ajută la tratarea lipsurilor de numerar și contribuie la gestionarea operațională a fluxurilor financiare. 2. Accesul la Calendarul de plăți se realizează prin hyperlinkul cu același nume din secțiunea Pentru Manager din grupul Planificare. 3. Calendarul de plăți este un raport care reflectă planul de primire și cheltuire a fondurilor pe zi, precum și informații despre soldul fondurilor la începutul și sfârșitul fiecărei zile. 4. Raportați Calendarul de plăți în „1C: Accounting 8” ediția 3.0 poate include următoarele secțiuni (dacă este cazul): plata de la clienți, alte încasări, taxe și taxe, plăți către furnizori, salariu, plăți periodice. |
Orez. 1. Formular calendar de plată
Acces la Calendarul de plată realizat prin hyperlinkul cu același nume din secțiune Capîntr-un grup Planificare. Setările panoului de comandă specifică organizația pentru care sunt generate informații despre plățile planificate și perioada de prognoză, inclusiv data curenta. Program de plată- acesta este un raport care reflectă planul de primire și cheltuire a fondurilor pe zi, precum și informații despre soldul fondurilor la începutul și la sfârșitul fiecărei zile.
Valorile negative la sfârșitul zilei indică lipsuri de numerar. Ele sunt evidențiate cu roșu în raport. Pentru a evita golurile de numerar, este necesar să vă asigurați că valoarea plăților nu depășește suma încasărilor, ținând cont de soldul de la începutul zilei. Folosind Program de plată, contabilul vede unde este planificată lipsa de fonduri și poate lua măsuri în timp util pentru a o elimina.
Vă reamintim că posibilitatea de a specifica termenii de plată în aceste documente este setată în setările de funcționalitate. Pentru ca utilizatorul să urmărească termenii plăților așteptate de la cumpărători, în secțiune Principal -> Funcționalitate pe marcaj Calcule steag trebuie setat Planificarea plăților de la cumpărători.
Informații despre plățile restante pot fi obținute făcând clic pe hyperlinkul corespunzător către formularul de asistent Plata asteptata de la cumparatori(Fig. 2).
Orez. 2. Asistent „Plată așteptată de la cumpărători”
În formularul de asistent, puteți modifica data scadentă pentru unul sau mai multe documente selectându-le mai întâi cu cursorul. Prin buton Modificați termenul de plată Se deschide un formular pentru introducerea unui nou termen de plată. De asemenea, termenul de plată a documentului poate fi modificat direct în coloană Data scadenței. Selectând liniile din listă, puteți trimite e-mail contraparte cu un memento de plată. Scrisoarea va fi generată automat de butonul Reaminti.
Pentru plățile către buget, sunt disponibile acțiuni care sunt similare cu sarcinile corespunzătoare din Lista de sarcini. Făcând clic pe o celulă, se deschide un meniu din care puteți selecta acțiunea dorită- de exemplu, A plati sau Verificați cu FTS. În cazul în care suma de plată nu este definită, programul 1C: Contabilitate 8 din ediția 3.0 vă va spune ce acțiune să luați - de exemplu, pregătiți o declarație pentru impozitul corespunzător.
Informații despre plățile restante sunt disponibile la hyperlinkul relevant. Făcând clic pe el, se deschide formularul de ajutor. Plata catre furnizori, cu care puteți genera automat o listă de ordine de plată pentru plata către furnizori. Pentru a face acest lucru, semnalați liniile pentru care doriți să generați ordine de plată. Documentele de plată sunt generate automat făcând clic pe butonul Creați ordine de plată.
Orez. 3. Secțiunile „Impozite și contribuții” și „Salariu”
In forma Calendarul de plată puteți ajusta planurile de primire/cheltuială de bani folosind comanda Treci în altă zi. Pentru a face acest lucru, selectați zona care conține informații despre plată. Comanda este disponibilă și în meniul contextual al celulei de plată. Transferul este disponibil numai pentru plățile către vânzători și plățile de la cumpărători.
În simplu și formă vizuală Program de plată oferă informații despre mișcare predictivă numerar cu posibile lacune de numerar și contribuie la adoptarea promptă a măsurilor de prevenire a acestei situații. Rezultatul optimizării calendarului de plăți este un plan ordonat (prognoză) a fluxului de numerar al organizației, în care nu există lipsuri de numerar.
Astăzi, principala problemă pentru multe întreprinderi este căutarea resurselor financiare gratuite. La urma urmei, imposibilitatea de a le atrage duce la o scădere a producției și la o scădere a nivelului veniturilor populației, cererea consumatorului duce la o reducere a veniturilor întreprinderilor, o creștere a creanțelor
În cursul perioadei recesiunea economică termenii livrărilor de la întreprinderi devin din ce în ce mai duri: minimizând riscurile, companiile preferă să lucreze pe bază de preplătit. Prin urmare, deficitul de numerar viu (denumit în continuare LC) devine principala problemă pe care o întreprindere trebuie să o rezolve pentru a-și asigura lichiditatea și solvabilitatea într-o realitate de criză.
Mecanismul care vă permite să controlați lichiditatea companiei și să utilizați cât mai productiv DS este programul de plată.
Planificarea fluxului de numerar operațional pentru anumită perioadă se realizează prin întocmirea unui calendar de plăți în cadrul bugetului fluxului de numerar (denumit în continuare BDDS) pe baza starea curenta plăți, contracte încheiate, contracte semnate și obligații efective.
Din punct de vedere al bugetării, calendarul de plăți este un sistem de rezervare a DS din plan. Dar, spre deosebire de BDDS, aceasta este mai mult document detaliat. La urma urmei, dacă la planificare strategica Nu contează de la cine anume se vor primi banii sau cui vor fi plătiți banii, atunci cu cel operațional totul este la vedere: aici sunt debitorii-debitori, și aici sunt creditorii.
Prin urmare, în calendarul de plăți, puteți descrie în detaliu: cui, când, de la cine, pentru ce și cât trebuie plătit (primit).
Calendarul de plăți este un plan de flux de numerar (denumit în continuare DDS) în Pe termen scurt(săptămână-lună), reflectând toate tipurile de activități ale întreprinderii (principale, financiare, de investiții), aprobate de conducere în limitele și capacitățile întreprinderii.
Informațiile furnizate în calendarul de plăți al întreprinderii sunt necesare proprietarilor de afaceri, managerilor de top și mijlocii, șefilor centrelor de responsabilitate financiară (denumite în continuare CFR) și angajaților unității financiare și economice.
Din punct de vedere al bugetarii, calendarul de plati este un sistem de rezervare a fondurilor din plan
Gama de probleme legate de competență director financiar, unul dintre cei mai importanți manageri ai întreprinderii, este neobișnuit de larg - din sarcinile managementului operațional în numerarînainte de probleme dezvoltare strategică companiilor. În plus, orice companie management financiar este strâns legată de activitatea sa principală - producție, comerț sau prestare de servicii și, prin urmare, cu gestionarea resurselor. Introducerea calendarului de plăți va reduce costurile cu forța de muncă ale directorului financiar pentru a controla cheltuielile DC Dacă mai devreme a trebuit să revizuiască și să semneze fiecare cerere de plată, atunci odată cu introducerea calendarului de plăți, când se aprobă sumele plăților. în bugete, iar procedura de coordonare a plăților este formalizată, control flux de fonduri poate fi atribuit unui angajat asistență financiară. Directorul financiar va fi doar de acord cantitate limitata plățile, de regulă, sunt supralimitate, mari sau neregulate. De exemplu, este suficient să se convină cuantumul plății pentru închirierea unui birou o dată la aprobarea bugetului, lăsând controlul asupra procedurii de plată în sine și a conformării sumelor cu bugetul finanțatorului.
Procesele de afaceri bine construite ajută la minimizarea riscului de abuz de către angajații întreprinderii prin separarea funcțiilor de monitorizare și inițiere a plăților. De exemplu, șeful zonei de afaceri acceptă toate cererile de plată conform CFD-ului său și este responsabil de execuția bugetului, iar ofițerul financiar controlează conformitatea cererilor limite bugetareși implementarea procedurilor de reglementare sistem de plata.
Sarcini care vor rezolva calendarul de plăți
1. Evitați lipsurile de numerar și neîndeplinirea obligațiilor companiei față de contrapărți. Scopul principal al formării unui calendar de plăți este combaterea lipsurilor de numerar, în care nu există bani în casa de marcat și în contul curent. Fiind de fapt o „programare” planificată a fluxului de numerar al companiei, calendarul de plăți vă permite să anticipați lipsurile de numerar, să luați măsuri în avans pentru a elimina situația necesității de a efectua plăți în absența fondurilor suficiente în contul companiei. Urmând principiul „preavertizat este forearmed”, puteți schimba rapid planurile de cheltuieli DC, prevenind astfel un decalaj de numerar.
Puteți face „estimari” preliminare, puteți modifica datele încasărilor și plăților, le puteți coordona cu contrapărțile - și reflectați toate acestea direct în calendarul plăților.
2. Nu permiteți cheltuirea fondurilor peste sumele aprobate. Chiar dacă firma are o mulțime de bani, asta nu înseamnă că aceștia pot fi cheltuiți fără gânduri. Cheltuielile sunt permise numai în interior bugetele adoptate. Situațiile neprevăzute care necesită depășirea bugetului sunt mai degrabă excepții de la regula generala. Calendarul de plăți vă permite să controlați dacă plata se încadrează în buget.
3. Gestionează lichiditatea companiei. Unul dintre principalele criterii de corectitudine a deciziilor de management luate în sector Financial, este pozitivitatea fluxului total de DS în orice moment.
4. Furnizați informaţii de încredereîn modul on-line. Este important să primiți rapid informațiile financiare. Dezavantajul calendarului de plăți implementat în Excel este timpul petrecut la reconstruirea rapoartelor. Calendarul de plată trebuie integrat în sistem contabilitatea operațională astfel încât să nu fie necesară introducerea dublă pentru a obține date valide.
5. Asigurați-vă că procedurile de acordare a plății cheltuielilor sunt respectate în mod corespunzător. Procedura de aprobare ar trebui să includă o anumită delegare de responsabilitate, în funcție de importanța unei anumite plăți.
6. Eliminați pe cât posibil factorul uman.
Planificarea fluxului DO implică posibilitatea managementul lichiditatii companiilor. Indicatorul de lichiditate al unei întreprinderi ia în considerare starea și valoarea acesteia active circulante si obligatii.
Calendarul de plăți este un plan de mișcare a banilor pe termen scurt, reflectând toate tipurile de activități ale companiei, aprobat de conducere în limitele și capacitățile întreprinderii.
Principalele componente ale activelor circulante sunt stocurile, creanțele și VA, datorii curente- creanțe.
Calendarul de plăți vă permite să gestionați conturile de plătit și creanțe de încasat. Acest lucru este valabil mai ales în cazul creșterii numărului de cumpărători sau furnizori, deoarece devine posibil să se determine în mod clar datele plăților pentru primirea la timp a materiilor prime, a serviciilor, asigurând eficiența întreprinderii și prevenind apariția penalităților.
Gestionarea DC aferente stocurilor stabilește imediat sarcina de a gestiona rulajul stocurilor. Cu cât este mai rapid, cu atât sunt mai puține stocuri, cu atât costă mai ieftin compania, cu atât DC-urile sunt mai eficient pentru achiziționarea materiilor prime, materialelor, bunurilor necesare activității principale.
Cu o lipsă de bani „vii”, este deosebit de important pentru întreprindere să lucreze cu acuratețe pentru a coordona planul de plată la toate nivelurile de management și prioritizarea competentă și atentă.
În practică, apare adesea o situație când planul de venituri nu este îndeplinit, iar planul de cheltuieli CA este executat în în întregime, respectiv, valoare totală cererile de plată depăşesc venit real DS. Pentru a evita lipsurile de numerar, este recomandabil să ierarhăm toate plățile în funcție de prioritatea sau importanța lor. Plata pentru articolele cu cea mai mare prioritate se efectuează în fara esec, cu unul mai mic - dacă este disponibil conditii suplimentare. De exemplu, cererile de plată a datoriilor către principalii furnizori de produse, taxele sunt satisfăcute în primul rând, în timp ce costurile de instruire, modernizarea echipamentelor de birou sunt finanțate atunci când planul de vânzări este îndeplinit cu cel puțin 90%.
În acest sens, o analiză a așa-ziselor plăți fixe este foarte utilă: întreprinderile au adesea cheltuieli cu care sunt obișnuite și nu își pun la îndoială oportunitatea. O nouă privire asupra structurii taxelor va ajuta la determinarea dacă aceste costuri sunt într-adevăr obligatorii. Întocmirea unui plan de TVA are sens doar atunci când poți fi sigur că toate plățile necesare sunt luate în considerare. Planul este întocmit pentru a elimina necesitatea finanțării „bruște” a oricăror proiecte „super importante”. Este necesar să ne gândim la direcțiile de cheltuire a DS în avans, în situație de criză este oportun să se introducă termene mai stricte pentru coordonarea planului de plată la toate nivelurile managementului întreprinderii.
În ceea ce privește punerea în aplicare a planului, merită atenție practica reconcilierii zilnice a soldului de numerar al DS, care va elimina eventualele abuzuri, va oferi managerilor informații fiabile despre soldul curent al fondurilor din conturile și numerarul întreprinderii, care este necesar pentru luarea deciziilor privind efectuarea plăților curente.
La construirea unui sistem plăți în numerar Compania ar trebui să distingă două domenii de activitate. Primul - formare planuri financiareîn termen mediu, articole DCS și alți analiști (organizații, contracte, contrapărți) limitând plățile DC. Rezultatul este un document - „Calendar de plăți”. Al doilea — o descriere a mișcării aplicațiilor (registre de plăți) în contextul participanților la proces, intervalele de timp, care este considerat ca un proces de afaceri al întreprinderii care vizează implementarea documentului Calendarul de plăți în ceea ce privește interacțiunea între departamente și managementul întreprinderii, care necesită o coordonare clară și o atenție deosebită din partea managerilor și a personalului executiv.
Principalele etape ale dezvoltării sistemului de calendar de plăți
1. Formarea datelor planificate (acest proces este implementat ca parte a bugetului și este obligatoriu etapa pregătitoare, deoarece Verificarea posibilității de plăți se efectuează conform datelor planificate).
2. Stabilirea listei de analiști (post DDS, contrapartide, contracte, sursa DC), în contextul căreia se va verifica posibilitatea de plăți și încasări.
3. Construirea unui mecanism de formare a registrelor de plăți, cereri.
4. Descrierea procesului de afaceri „Calendarul de plată”, definiție în cadrul acestuia persoane responsabile proceduri și sarcini.
5. Reglementarea și documentarea procesului de afaceri „Calendarul de plăți”.
6. Automatizarea procesului de afaceri „Calendarul de plată”.
1. Formarea datelor de planificare
Se așteaptă ca compania să aibă structura financiara cu CFD-ul alocat, bugetarea ca instrument de management este implementată și funcționează. Această etapă stă la baza calendarului de plăți, deoarece. posibilitatea de plată/încasare este verificată în contextul anumitor date de plan.
Este important să se întocmească un BDDS privind fluxurile de numerar pentru principal, investiții și activitati financiare, pentru care este necesar să existe bugete atât pentru activitățile de bază cât și proiecte de investitii. Este recomandabil să desemnați o persoană responsabilă pentru fiecare articol (adică un angajat care ia decizii și este responsabil atât pentru planificarea, cât și pentru cifre reale, abateri de la plan de fapt).
2. Determinarea listei de analitice
Lista de analize vă permite să creați un instrument de verificare a plăților/încasărilor pentru posibilitatea implementării.
Puteți utiliza următoarele analize: CFD, sursa DS, contraparte (destinatarul DS), acord cu contrapartea (sub care vor fi efectuate plăți), articol DDS (pentru care DS va fi plătit), proiect (pentru care plăți de investiții), prioritate de plată.
La evidențierea analiștilor în sistemul contabil, este necesar să ne amintim principiul fezabilitate economica- cerințele supraestimate pentru lista de analiști fac ca sistemul să consume mult timp și să nu fie mobil. Prin urmare, ar trebui să ne oprim pe lista care este minimul necesar pentru a rezolva sarcinile stabilite de companie pentru sistemul contabil.
3. Construirea unui mecanism de formare a registrelor de plăți, cereri
După determinarea analistului și a detaliilor de plată, se formează un set de instrumente de plată/primire a DS. Sistemul operațional de management financiar al unei întreprinderi, implementat prin procesul de afaceri „Calendarul de plăți”, include mai mulți participanți (angajat, departament, serviciu), iar fiecare are nevoie de un instrument cu care va lucra în acest sistem. Angajații departamentelor și serviciilor depun cereri pentru plata/primirea AC, iar conducerea sau angajații autorizați să ia decizii le implementează prin registrele de aplicații. Cererea este un document de cerere de încasări sau plăți către OD, care conține informații descriptive despre această operațiune. Aplicația reflectă toți analiștii aprobați, detalii justificative, prioritate, dacă este necesar, și un câmp de comentarii pentru fiecare dintre participanții la viitorul proces de calendar de plăți.
Registrul aplicațiilor este o listă de aplicații consolidată în funcție de un anumit atribut (data, responsabil, sursa DS, tipul articolelor).
Atât cererea, cât și registrul de cereri de plată a CA trebuie să conțină o cantitate completă și suficientă de informații pentru a lua o decizie cu privire la plata/primirea banilor.
4. Descrierea procesului de afaceri „Calendarul plăților”
După verificarea și aprobarea plății pentru cererile depuse, se consideră că calendarul de plată ca proces de afaceri este implementat în registrele, cererile aprobate.
În continuare, trebuie să răspundeți la întrebări: cine, ce, când și în ce interval de timp. Exact pe această etapă Este important procesul de elaborare a unui calendar de plăți, care stabilește procedura de interacțiune a angajaților și, prin urmare, determină rezultatul disciplinei de plată a întreprinderii și reputația acesteia ca partener conștiincios. Există multe opțiuni pentru interacțiunea angajaților în procesul de coordonare a aplicațiilor, iar fiecare întreprindere dezvoltă o schemă care este oportună și convenabilă pentru aceasta.
Atunci când proiectați un proces de afaceri, trebuie să urmați anumite principii:
- suficiența puterilor și funcțiilor participanților la proces (aceasta înseamnă că fiecare dintre părțile coordonatoare și aprobatoare are dreptul de a lua una sau alta decizie cu privire la plată);
- securitate organizațională (orice plata economica sau cererea de admitere trebuie să aibă un singur corp coordonarea și aprobarea, și nici o singură unitate, a cărei participare la proces este prevăzută, nu poate fi exclusă din ciclul de formare a calendarului de plăți);
- posibilitatea de a controla funcția (toate aplicațiile trebuie să aibă un nivel suficient de verificare a posibilității de plată, pentru a evita plățile neautorizate);
- dinamism (sistemul de plăți în numerar ar trebui să aibă o procedură optimă de aprobare care să îndeplinească cerințele disciplinei de plată a companiei (cu o durată de obicei de la două până la cinci zile), iar procesul de aprobare a plăților este optimizat în conformitate cu munca cu furnizorii).
Cea mai vizuală reprezentare a unui proces de afaceri este grafică, sub forma unei diagrame (figura).
5. Reglementarea procesului de afaceri „Calendarul de plăți”
Pe stadiu final procesul de afaceri de management al fluxului de numerar este fixat în documentele de reglementare care sunt aprobate comanda internași sunt obligatorii pentru toate diviziile și angajații companiei. document intern, care definește regulile de funcționare a sistemului de plată al companiei, ar trebui să conțină informații despre procedura de trecere a cererilor de plată, termene, persoane responsabile de coordonare și aprobare, atribuții și atribuții ale angajaților, succesiunea acțiunilor.
6. Automatizarea procesului de afaceri „Calendarul de plăți”
Pentru a menține managementul operațional al fluxurilor de numerar, va fi necesară automatizarea proceselor de afaceri relevante. Software-ul trebuie să permită:
Unele întreprinderi folosesc Excel și alte programe non-core pentru a automatiza procesele de afaceri de management al fluxului de numerar, deși această metodă are o serie de dezavantaje: eficiență scăzută în afișarea informațiilor și raportare, vulnerabilitatea la eșecuri, problema introducerii duble a datelor și necesitatea de a petreceți timp reconstruirii rapoartelor. De aceea totul mai multe companii tinde să aleagă software specializat.
Pentru ca întreprinderea să își îndeplinească obligațiile financiare la timp, trebuie evitate lipsurile de numerar - lipsa fondurilor necesare finanțării cheltuielilor obișnuite. Începând cu versiunea 3.0.43.152, programul 1C:Accounting 8 are un „Calendar de plăți” care nu numai că ajută la rezolvarea lipsurilor de numerar, dar ajută și la gestionarea rapidă a fluxurilor financiare. Calendarul poate reflecta informații despre încasările de la cumpărători și despre plățile planificate către furnizori; despre plățile către buget; despre întârzierea plăților; despre fondurile care sunt în tranzit între bancă și casierie (de exemplu, în timpul colectării) și care sunt planificate să fie primite în baza acordurilor de achiziție. Noua funcționalitate este utilă în special pentru companiile mici și mijlocii care nu au un departament financiar sau nu au un manager financiar în personal.
Pentru funcționarea stabilă a întreprinderii, este necesară implementarea în timp util a tuturor plăților planificate. Pentru a face acest lucru, în momentul plății, trebuie să existe o sumă suficientă de fonduri în casieria sau în conturile de decontare ale organizației. Situația în care fondurile sunt temporar insuficiente se numește decalaj de numerar. În programul „1C: Contabilitate 8” ediția 3.0, este furnizată o nouă funcționalitate pentru a preveni golurile de numerar - (Fig. 1).
Orez. 1. Formular calendar de plată
Acces la Calendarul de plată realizat prin hyperlinkul cu același nume din secțiune Capîntr-un grup Planificare. Setările panoului de comandă specifică organizația pentru care sunt generate informații despre plățile planificate și perioada de prognoză, inclusiv data curentă. - acesta este un raport care reflectă planul de primire și cheltuire a fondurilor pe zi, precum și informații despre soldul fondurilor la începutul și la sfârșitul fiecărei zile.
Valorile negative la sfârșitul zilei indică lipsuri de numerar. Ele sunt evidențiate cu roșu în raport. Pentru a evita golurile de numerar, este necesar să vă asigurați că valoarea plăților nu depășește suma încasărilor, ținând cont de soldul de la începutul zilei. Folosind , contabilul vede unde este planificată lipsa de fonduri și poate lua măsuri în timp util pentru a o elimina.
Raport în „1C: Contabilitate 8” ediția 3.0 poate include următoarele secțiuni (dacă există situații adecvate):
Luați în considerare ce informații sunt afișate în fiecare dintre secțiuni.
In sectiune Plata de la cumparatori afişează plăţile planificate conform documentelor sistemului contabil Factura cumparatorului, Implementare (acte, facturi), Furnizare de servicii de productie, Transfer OS, Transferul imobilizărilor necorporale. Vă reamintim că posibilitatea de a specifica termenii de plată în aceste documente este setată în setările de funcționalitate. Pentru ca utilizatorul să urmărească termenii plăților așteptate de la cumpărători, în secțiune Principal - Funcționalitate pe marcaj Calcule steag trebuie setat Planificarea plăților de la cumpărători.
Informații despre plățile restante pot fi obținute făcând clic pe hyperlinkul corespunzător către formularul de asistent Plata asteptata de la cumparatori(Fig. 2).
Orez. 2. Asistent „Plată așteptată de la cumpărători »
În formularul de asistent, puteți modifica data scadentă pentru unul sau mai multe documente selectându-le mai întâi cu cursorul. Prin buton Modificați termenul de plată Se deschide un formular pentru introducerea unui nou termen de plată. De asemenea, termenul de plată a documentului poate fi modificat direct în coloană Data scadenței. Selectând liniile din listă, puteți trimite un e-mail către contraparte cu un memento de plată. Scrisoarea va fi generată automat de butonul Reaminti.
In sectiune Altă aprovizionare informațiile sunt afișate pe fondurile depuse la casieria organizațiilor de credit, a caselor de economii sau a oficiilor poștale pentru creditare în contul organizației, dar necreditate încă în scopul propus (solde în contul 57.01 „Transferuri în tranzit” ). Secțiunea afișează, de asemenea, primirea planificată a fondurilor în baza contractelor de achiziție (solde în contul 57.03 „Vânzări cu carduri de plată”).
In sectiune Impozite și contribuții sunt afișate sarcini pentru efectuarea plăților către buget (impozite, taxe, prime de asigurare). Sumele impozitelor, taxelor și contribuțiilor de plătit sunt calculate în funcție de datele de bază de informații - acestea sunt fie impozite acumulate, fie date din declarații sau rapoarte întocmite. Dacă nu a fost posibilă determinarea sumei pentru plată (de exemplu, nu există nici declarație, nici angajamente), atunci în câmp se afișează o liniuță în locul sumei. Pentru plățile către buget, sunt disponibile acțiuni care sunt similare cu sarcinile corespunzătoare din Lista de sarcini. Făcând clic pe celulă, se deschide un meniu în care puteți selecta acțiunea dorită - de exemplu, A plati sau Verificați cu FTS. În cazul în care suma de plată nu este definită, programul va sugera ce măsuri să întreprindeți - de exemplu, pregătiți o declarație pentru taxa relevantă.
In sectiune Plăți către furnizori sunt afișate plățile planificate conform documentelor Factura furnizorului, Chitanță (acte, facturi), Primirea suplimentară cheltuieli, Admiterea imobilizărilor necorporale. Făcând clic pe celulă, se deschide documentul, pe baza căruia este planificată plata. Pentru ca utilizatorul să poată specifica condițiile de plată în documentele furnizorului, este necesar în setările funcționalității programului din fila Calcule setați steag Planificarea plăților furnizorilor.
Informații despre plățile restante sunt disponibile la hyperlinkul relevant. Făcând clic pe el, se deschide formularul de ajutor. Plata catre furnizori, cu care puteți genera automat o listă de ordine de plată pentru plata către furnizori. Pentru a face acest lucru, semnalați liniile pentru care doriți să generați ordine de plată. Documentele de plată sunt generate automat făcând clic pe butonul Creați ordine de plată.
La secțiune include plăți pentru plata salariilor către angajați. Făcând clic pe celulă, se deschide un meniu în care puteți selecta acțiunea dorită, de exemplu plătiți sau Verificați cu Serviciul Federal de Taxe pentru impozitul pe venitul personal(Fig. 3).
Orez. 3. Secțiunile „Impozite și contribuții” și „Salariu”
In sectiune Plăți recurente sunt afișate informații despre plățile obișnuite - de exemplu, pentru utilități, comunicații, chirie, Internet etc. Data unui memento pentru următoarea plată și regularitatea mementourilor pot fi setate sub forma unui ordin de plată folosind un hyperlink Repetă plata? Informații despre plățile restante sunt disponibile la hyperlinkul relevant.
In forma Calendarul de plată puteti ajusta planurile de incasare/cheltuire a banilor cu ajutorul echipei Treci în altă zi. Pentru a face acest lucru, selectați zona care conține informații despre plată. Comanda este disponibilă și în meniul contextual al celulei de plată. Transferul este disponibil numai pentru plățile către vânzători și plățile de la cumpărători.
Într-o formă simplă și vizuală furnizeaza informatii despre fluxul de numerar previzionat cu posibile lacune de numerar si contribuie la adoptarea prompta a masurilor de prevenire a acestei situatii.
Rezultatul optimizării calendarului de plăți este un plan ordonat (prognoză) al fluxului de numerar, în care nu există lipsuri de numerar.
Planificarea financiară necesită loc importantîn sistemul de management financiar al organizaţiei. În procesul de planificare, întreprinderea evaluează starea finanțelor sale, identifică oportunități de creștere a resurselor financiare și direcționează-le către cele mai utilizare eficientă. în care decizii de management luate pe baza analizei informatiilor financiare.
Planul de primire și cheltuire a fondurilor, elaborat pe anul urmator defalcat pe lună (bugetul fluxului de numerar), dă numai teren comun managementul fluxului de numerar al întreprinderii. Fluxurile de numerar ale unei organizații pe parcursul unei luni pot fi caracterizate prin dinamică ridicatăși instabilitate. Managementul financiar operațional poate ajuta la eliminarea acestor deficiențe.
Management financiar în conditii moderne este un ingredient esențial pentru succesul în afaceri. O întreprindere care urmărește cu acuratețe și rapid dinamica veniturilor, cheltuielilor și a altor chei indicatori financiari, trebuie să aibă suficiente baza de informatii a lua corect managerial şi solutii financiare necesare pentru dezvoltarea companiei.
Managementul financiar operațional este un ansamblu de măsuri organizatorice, metodologice și tehnologice care asigură gestionarea curentului tranzactii financiareȘi resurse financiare organizare pe termen scurt (de obicei până la o lună). Spre deosebire de sistemul de bugetare, managementul financiar operațional planifică plățile într-o formă mai detaliată (pe contraparte și scopul plății) și utilizează mai multe detalii ale perioadelor de planificare (până la o zi).
Notă. Instrumentul principal pentru managementul operațional al finanțelor organizației este calendarul de plăți. Calendarul de plată este unul planificat document financiar, care asigură gestionarea zilnică a încasărilor și cheltuielilor de fonduri ale întreprinderii.
Calendarul de plată elaborat la întreprindere permite rezolvarea următoarelor sarcini principale:
reduceți opțiunile de prognoză pentru planul de primire și cheltuire a fondurilor (optimist, realist, pesimist) la o sarcină reală pentru formarea fluxurilor de numerar ale companiei în termen de o lună;
sincroniza pe cât posibil fluxurile de numerar pozitive și negative, crescând astfel eficiența fluxul de numerar intreprinderi;
să asigure prioritatea plăţilor firmei după criteriul impactului acestora asupra rezultate finale activitățile sale financiare;
asigura necesarul lichiditate absolută fluxul de numerar al întreprinderii, adică solvabilitatea acesteia pe termen scurt;
include gestionarea fluxului de numerar în sistemul de control operațional (respectiv, și monitorizare continuă) activităţile financiare ale întreprinderii.
La implementarea unui calendar de plăți, o organizație are următoarele avantaje:
devine posibil de prezis starea financiara companii;
crește transparența proceselor de gestionare a veniturilor și cheltuielilor organizației;
flexibilitatea și validitatea deciziilor cresc la schimbare conditii economice funcționarea companiei;
optimizat politica de creditare organizații;
gradul de fiabilitate și nivelul de încredere în companie din partea creditorilor, investitorilor și organizației-mamă cresc.
Scopul principal al calendarului de plăți— formarea unui grafic al fluxurilor de numerar pentru perioada cea mai apropiată (de la câteva zile lucrătoare la o lună), astfel încât să garanteze plata tuturor plățile necesare, minimizați excesul de numerar în conturi și evitați golurile de numerar.
Este important. Conținutul calendarului de plăți poate varia (în funcție de specificul afacerii și de preferințele angajaților în cauză), dar ar trebui să includă întotdeauna date despre încasări și retrageri, precum și soldurile de numerar planificate (de obicei defalcate pe zi și sursă). ).
Tabelul prezintă un exemplu de calendar de plăți pentru un magazin de piese auto. Pentru ușurință de percepție, calendarul de plată este prezentat pentru cinci zile lucrătoare, și nu pentru o lună întreagă.
|
Calendarul de plată a magazinului de piese auto pentru săptămâna viitoare, frecați. |
||||||
|
Indicator |
total saptamana |
prima zi |
a 2-a zi |
a 3-a zi |
a 4-a zi |
a 5-a zi |
|
Sold de numerar la începutul perioadei |
39 648,96 |
39 649,96 |
50 834,55 |
-53 029,35 |
-13 649,98 |
53 711,48 |
|
Flux de numerar pozitiv |
736 495,40 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
|
Inclusiv veniturile din vânzarea pieselor de schimb |
||||||
|
Flux de numerar negativ |
712 379,27 |
136 114,49 |
251 162,98 |
107 919,71 |
79 937,62 |
137 244,47 |
|
Inclusiv: |
||||||
|
taxa de judecata |
||||||
|
livrarea marfurilor |
||||||
|
salariu |
||||||
|
computer, echipamente de birou, software |
||||||
|
instalarea unui semn |
||||||
|
serviciu case de marcat |
||||||
|
plata către furnizorii de piese de schimb |
||||||
|
asigurare |
||||||
|
Servicii bancare |
||||||
|
servicii de comunicare |
||||||
|
electricitate |
||||||
|
Fluxul net de numerar |
24 116,13 |
11 184,59 |
-103 863,90 |
39 379,37 |
67 361,46 |
10 054,61 |
|
Sold de numerar la sfârșitul perioadei |
63 765,09 |
50 834,55 |
-53 029,35 |
-13 649,98 |
53 711,48 |
63 766,09 |
Informațiile privind distribuția cheltuielilor în timp vor ajuta la identificarea momentelor cele mai riscante în ceea ce privește lipsurile de numerar și luarea de măsuri pentru a redistribui povara plăților (de exemplu, repartizarea plății salariilor și transferul taxelor la buget pentru diferite săptămâni, folosiți un împrumut la timp etc.). Deci, în exemplul nostru, pentru săptămâna următoare se presupune că va primi un flux de numerar pozitiv în valoare de 736.495,40 ruble, un flux de numerar negativ pentru perioadă dată se va ridica la 712.379,27 ruble. (Vezi tabelul). Astfel, fluxul net de numerar va fi egal cu 24.116,13 ruble. (creșterea soldului de numerar de la 39.648,96 RUB la 63.765,09 RUB). Totuși, dacă distribuim fluxurile de numerar pozitive și negative planificate pe zi (pe baza facturilor de plată, termenilor de plată, stipulate de tratate, etc.), se dovedește că la sfârșitul celei de-a doua zile organizația are un deficit de numerar în valoare de 53.029,35 ruble. Pentru a o elimina, compania trebuie să transfere unele dintre plățile planificate (de exemplu, plata pentru bunuri achiziționate de la furnizori sau achiziționarea de echipamente de birou) în ziua următoare. Dacă acest lucru nu este posibil, trebuie să utilizați termenul scurt împrumut bancar sub forma unui descoperit de cont.
Notă. Una dintre caracteristicile calendarului de plăți este actualizarea constantă a acestuia. În cazul în care fondurile sunt insuficiente pentru a satisface toate cererile primite, se folosesc regulile de clasificare a plăților în funcție de tipul și nivelul de prioritate al acestora.
În practică, apare adesea o situație când planul de cheltuire a fondurilor este îndeplinit în totalitate (pe baza cererilor depuse), iar planul de primire a fondurilor este executat parțial (în consecință, suma totală a cererilor de plată depășește încasarea efectivă a banilor). ). Pentru a evita golurile de numerar, este recomandabil să ierarhăm toate plățile în funcție de prioritatea (semnificația). Plata la articolele cu cea mai mare prioritate se efectuează fără greșeală, cu cele mai mici - sub rezerva unor condiții suplimentare. De exemplu, cererile de plată a datoriilor către principalii furnizori de produse, taxele sunt satisfăcute în primul rând, în timp ce cheltuielile pentru nevoi economice neurgente, modernizarea echipamentelor de birou sunt finanțate atunci când planul de vânzări este îndeplinit cu cel puțin 90%.
Secvența de formare a calendarului de plăți
Înainte de a începe elaborarea și procesarea cererilor, este necesar să se desfășoare o întreagă gamă de activități pentru a dezvolta și implementa un calendar de plăți la întreprindere.
Primul pas— formarea datelor planificate. Acest proces este implementat ca parte a bugetării (bugetarea fluxului de numerar) și este o etapă pregătitoare obligatorie. Pe baza datelor planificate (anuale, cu defalcare lunară), există o detaliere aprofundată a încasărilor și plăților.
Faza a doua— stabilirea listei analiștilor (posturi bugetare de numerar, contrapartide, contracte), în contextul căreia se va realiza formarea calendarului de plăți. Acest lucru va crea un instrument pentru monitorizarea plăților și încasărilor viitoare.
După stabilirea listei de analiști, se formează un mecanism de întocmire și executare a calendarului de plăți. Încasările și plățile sunt planificate pe baza cererilor depuse de departamentele clienți. După verificarea conformității limitele stabilite plățile declarate sunt incluse în calendarul de plăți. Un calendar de plăți echilibrat din punct de vedere al sumelor de încasări și plăți stă la baza întocmirii unui registru de plăți și transmiterii lui spre executare.
În etapa finală implementarea calendarului de plăți, mecanismul de pregătire și execuție a acestuia este stabilit în documente de reglementare, care sunt aprobate prin ordin intern și sunt obligatorii pentru toate diviziile și angajații companiei. Un document intern care definește regulile de funcționare a sistemului de plată al companiei ar trebui să conțină informații despre procedura de procesare a cererilor de plată, termene, persoane responsabile de coordonare și aprobare, atribuții și atribuții ale angajaților, succesiunea acțiunilor. În cele mai multe cazuri, reglementările următoarea comandă lucrați cu calendarul de plăți (vezi figura).
Schema procesului de implementare a calendarului de plăți
În mod ideal, întreținerea calendarului de plăți în organizație ar trebui să fie automatizată. Acest lucru va îmbunătăți eficiența primirii informațiilor financiare și va elimina impact negativ factorul uman pentru managementul financiar curent.
Calendarul de plată este instrument important pentru management eficient numerar al întreprinderii. Cel mai adesea este format în Excel. Citiți cum să creați un calendar de plăți și salvați-vă un exemplu în Excel.
Un CFO care încearcă să crească valoarea unei companii nu poate ignora calendarul de plăți, deoarece este o modalitate fără riscuri de a câștiga fonduri suplimentare, de a consolida disciplina financiarași descoperă zonele cu problemeîn structura fluxului de numerar.
Calendarul de plăți în Excel este principalul instrument din sistemul operațional planificare financiara. Ajută la rezolvarea, în primul rând, a următoarelor sarcini importante:
Cum să automatizezi un calendar de plăți cu Excel
Descărcați modelul Excel pentru a automatiza toate lucrările de menținere și completare a calendarului de plăți, precum și a registrului de plăți. Este posibil ca companiile mijlocii să fie nevoite să facă ajustări minore, cum ar fi modificarea compoziției intrărilor și ieșirilor de numerar. Întreprinderi mari modelul va fi util ca prototip al viitorului modul de control plăți curente sistem informatic integrat.
Înainte de a crea un calendar de plăți, trebuie să faceți doi pași cheie pentru a dezvolta structura șablonului: determinați formatul de introducere a datelor și dezvoltați o interfață pentru o monitorizare confortabilă. Acest lucru va necesita două foi de lucru.
Pentru a minimiza numărul de erori aleatorii (greșeli de scriere), datele trebuie înregistrate în formular operațiuni individuale cu un set unic de analize. Set standard pentru referință contabilitate de gestiune este format din 10 analisti:
Setul dat de câmpuri poate fi completat cu ușurință dacă este necesar (număr de contract, TVA, cont, inițiator și altele).
Operațiuni similare sunt adăugate prin copiere elementară și ajustări minore (data, sumă, contraparte). Valorile tuturor analizelor (cu excepția câmpurilor „Sumă”, „Comentariu”) sunt limitate la liste pentru a evita duplicarea numelor. Și în cazul denumirii „Articolului” și „Codului articolului”, acestea sunt legate prin funcția „CĂUTARE V”. Astfel, adăugarea unei noi operații durează doar câteva secunde. Filtrele sunt setate în antetul tabelului cu numele analistului, ceea ce vă permite să selectați mai mulți analiști și să formați matricea de date necesară (Fig. 1).
Poza 1. Exemplu de bază de date pentru un calendar de plăți (click pentru a mări)
Fișa „Bază de date”, cu toată versatilitatea ei cu o gamă largă de informații, este doar un excelent asistent în structura calendarului de plăți, un exemplu pe care îl analizăm. Rolul principal este atribuit graficului de prognoză a lichidității (Fig. 2). Din punct de vedere vizual, aceasta este o situație standard a fluxului de numerar, dar cu un pas de timp de o zi. Fiecare tranzacție din baza de date își găsește locul în matricea de prognoză a lichidității. Transferul de date se realizează prin formula „SUMIFS” cu parametrii dați după codul articolului și dată. Astfel, orice noua operatiune este reflectată automat în grafic, în timp ce situația în care datele nu sunt difuzate din cauza erorilor de introducere este exclusă - în acest model nu există astfel de probleme, deoarece analiștii cheie sunt setați prin liste, ceea ce înseamnă că orice operațiune își va găsi locul pe grafic de lichiditate.
Figura 2. Un exemplu de realizare a unei previziuni de lichiditate într-un calendar de plăți
Exemplul de calendar de plată propus în Excel poate depăși orizontul obișnuit de planificare de o lună, deoarece ordinea de intrare vă permite să identificați orice operațiune. Este destul de acceptabil să se efectueze monitorizarea până la un sfert, dar în acest caz există o dependență semnificativă a calității prognozei de principiile de planificare în vigoare la întreprindere. Într-o situație în care o organizație a stabilit un proces de actualizare sistematică a datelor planificate pentru toate CFD-urile, un orizont de lichiditate de un sfert poate fi de înaltă calitate și util pentru luarea deciziilor de management.
Frecvența formării poate varia - în funcție de scopul calendarului de plăți din sistem management financiar companie, dar datele trebuie actualizate cel puțin o dată pe săptămână, altfel conținutul informațional și relevanța prognozei vor scădea la nivelul unui raport standard de performanță.
Dacă mai multe persoane mențin un calendar de plăți în Excel, un jurnal special de modificări le va ajuta să le urmărească editările. Datorită lui, poți controla:
În plus, jurnalul de modificări poate fi ascuns de privirile indiscrete.
Un dezavantaj semnificativ al calendarului de plăți este imposibilitatea ( oportunitate limitată) acces multi-utilizator. Din păcate nu există astăzi solutie tehnica pentru a remedia această problemă. Cu toate acestea, această barieră este depășită cu succes prin transferul autorității de a menține calendarul în mâinile unui angajat cu experiență al departamentului de planificare și economie sau al trezoreriei. Avantajele acestei abordări sunt evidente: prezența unui singur utilizator al sistemului va reduce numărul de erori la nivel minim, deși va ocupa o parte semnificativă a timpului de lucru.
Spre deosebire de campania bugetară, când fiecare centru de responsabilitate financiară își formează planul o dată pe an și îl ajustează trimestrial, calendarul de plăți necesită actualizări regulate – săptămânal sau mai des). Colectarea formalizată a informațiilor de la toate CFD-urile poate fi dificilă, așa că economiștii trebuie să fie profund cufundați în situația cu rotația de fonduri în toate direcțiile.
Prognoza fluxurilor de numerar primite din vânzări este de departe cea mai dificilă parte a muncii. La în număr mare mici clienți stabili, este posibil să se utilizeze cea mai simplă metodă de evaluare - media aritmetică, atunci când volumul planificat de încasări pentru mai multe perioade este împărțit la numărul de perioade. Datele pot fi actualizate folosind o serie factori indirecti(sezonalitate, dinamica industriei/pieței, influențe ale etapei actuale ciclu de viață companii/strategii). Precizia de planificare devine mai dificilă atunci când sunt mai multe clienti mari. În această situație, ar trebui să utilizați metoda evaluarea inter pares. Esența sa constă în faptul că pentru fiecare sumă se determină probabilitatea primirii acesteia în trei scenarii (conservator, optimist, pesimist) și apoi se derivă o medie ponderată, ținând cont de ponderea specifică a fiecărui scenariu.
Stabilirea datei multor plăți se efectuează fără participarea inițiatorilor plății. Este util să folosiți date empirice, în special pentru furnizorii cunoscuți și de lungă durată. În plus, monitorizarea regulată a termenelor de plată în temeiul contractelor existente ar fi un plus bun (inițiatorii plății au un obicei puternic de a indica datele de plată mai devreme decât este permis). termen limita sub contract). Același lucru este valabil și pentru plata impozitelor. Poate fi o practică bună să plătiți unele facturi cu câteva zile mai târziu decât scadența. Astfel de trucuri mici trec adesea neobservate de contraparte, dar nu ar trebui să folosiți astfel de tactici împotriva furnizorilor cheie.
Măsurarea eficacității oricărui document de planificare se realizează prin evaluarea calității prognozei. Calendarul de plată nu face excepție. stabiliți o limită ţintă abateri ale faptului de la plan in functie de specificul afacerii, frecventa de actualizare a raportului si orizontul de planificare. În cazul calendarului de plăți în Excel, un exemplu pe care l-am analizat, trebuie menționat că depășirea cu regularitate a ratei de abatere va reduce utilitatea unui astfel de document la minim, ceea ce înseamnă că firma nu va câștiga câteva în plus. la sută.
În practică, se întâmplă adesea ca același CFD să fie vinovat de inexactitate. Una dintre opțiunile pentru a face față cu „planificatorii” slabi ar putea fi introducerea unor rapoarte analitice regulate pentru conducerea superioară, care vor evalua resursele irosite din cauza planificării de slabă calitate a CFD-urilor individuale. Fixare toleranțeîn hartă indicatori cheie eficienta pentru determinarea marimii bonusului anual (trimestrial) al unui angajat.
Un calendar de plăți de înaltă calitate ocupă pe bună dreptate o poziție centrală în sistemul contabil de gestiune al companiei. Desigur, utilizarea complexă a acestui instrument universal vă permite să extindeți limitele scopului clasic de monitorizare a problemelor de lichiditate. Continuarea logică a vectorului dat pentru formarea structurii va fi întocmirea automată a raportului plan-fapt al BDDS. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să introduceți un bloc al planului de flux de bani pe grafic (pentru o lună sau un trimestru) și să grupați datele de fapt într-o perioadă similară. În plus, pe măsură ce baza de date se umple, se formează un alt instrument puternic de monitorizare și analiză - cea mai flexibilă matrice dintre toate tranzactii cu numerar intreprinderi din un grad înalt fiabilitatea datelor.
