Implementarea unui calendar de plată la întreprindere. Program de plată

scopul muncii: creați un calendar de plăți al activității organizației pentru o lună.

Program de plată- un plan de organizare rațională a activităților financiare operaționale ale întreprinderii, în care toate sursele de fonduri sunt interconectate în mod calendaristic cu costurile de desfășurare a activităților financiare și comerciale.

Calendarul de plăți reflectă venituri, încasări de fonduri, relații cu bugetul pentru impozite, relații de credit.

Scopul calendarului de plăți este controlul solvabilității companiei.

Calendarul de plăți este alcătuit pentru toate elementele de încasări și cheltuieli de numerar care trec prin conturile de decontare și împrumut ale entității comerciale din bancă. Calendarul de plată este elaborat, în primul rând, prin specificarea și precizarea indicatorilor planificați pentru trimestrul următor și defalcarea acestor indicatori pe lună. Apoi indicatorii pot fi rafinați și împărțiți în perioade mai mici (cinci zile, săptămâni).

Într-un calendar de plăți, încasările și cheltuielile în numerar trebuie să fie echilibrate.

Dacă încasările de bani depășesc cheltuielile lor, atunci bilanţul reflectă economiile (soldul de fonduri în contul curent).

Dacă cheltuielile planificate depășesc primirea preconizată a fondurilor (împreună cu soldul reportat al fondurilor în contul curent), atunci aceasta înseamnă lipsa capacităților financiare proprii ale companiei. În acest caz, este necesar să se transfere o parte din cheltuielile neprioritare în următoarea perioadă calendaristică sau să se ia măsuri prompte pentru a găsi surse suplimentare.

Calendarul de plată este alcătuit pe baza datelor specifice contabilității operaționale, tranzacțiilor în contul curent la bancă, contabilizării predării documentelor de decontare către bancă, informații despre starea plăților urgente și restante, decontări cu debitorii și creditorii. , asupra soldurilor restante la credite urgente și restante etc. NS.

Instrucțiuni metodice pentru efectuarea lucrărilor:

1. Întocmește un calendar de plăți pe baza datelor condiționate privind activitatea unei entități economice pentru luna următoare. Datele pentru calcul și forma calendarului de plată sunt prezentate mai jos.

2. Calculați gradul de solvabilitate al întreprinderii ca raport dintre suma încasărilor în numerar și suma cheltuielilor acestora și faceți o concluzie cu privire la suficiența capacităților financiare proprii ale companiei. Echilibrați veniturile și cheltuielile fondurilor. Justificați transferul cheltuielilor în perioada calendaristică următoare.

Date de calcul

Pentru primul trimestru, veniturile din vânzarea produselor principale sunt planificate în valoare de 651 mii de ruble, venituri de export - 199,5 mii de ruble. În plus, în februarie este planificată vânzarea de bunuri și materiale în valoare de 5150 de ruble, primirea de conturi restante - 1600 de ruble, transferul garanțiilor către bancă pentru vânzare - 7820 de ruble. și veniturile din alte vânzări 7180 de ruble.

Cheltuielile de numerar în luna următoare sunt planificate în valoare de:

achiziționarea de materiale și componente - 45.680 de ruble, salariul - 50.800 de ruble, deduceri la fondurile sociale extrabugetare - 19.500 de ruble, plata impozitelor indirecte - 50.970 ruble, plata altor impozite și taxe - 52.450 ruble, plata energiei electrice - 2,110 ruble, încălzire - 13.055 de ruble, alimentarea cu apă - 1.600 de ruble, servicii de transport feroviar - 2.800 de ruble, servicii de comunicații - 140 de ruble, cheltuieli pentru călătorii de afaceri - 8.820 de ruble, servicii de decontare și numerar - 1.200 de ruble. Alte cheltuieli sunt planificate în valoare de 2100 de ruble.

În primul trimestru, este planificată alocarea a 98.760 de ruble pentru dezvoltarea producției, 32.100 de ruble pentru dezvoltarea socială, rambursarea împrumutului către bancă este planificată în valoare de 36.000 de ruble, iar plata dobânzii la împrumut este de 8.850 de ruble. . Conturile restante de plătit la începutul trimestrului s-au ridicat la 1.830 de ruble.

Calendarul de plăți sau soldul veniturilor și cheltuielilor pentru luna februarie 200 NS an

	Indicatori	Volum
	Intrări de numerar
	Din vânzările de produse
	Chitanțe de export
	Din vânzarea articolelor de inventar inutile
	Încasări de creanțe restante
	Transferul garanției către bancă pentru vânzare
	Altă implementare
	Total încasări
	Cheltuieli de numerar
	Impozite indirecte
	Plata materialelor si componentelor
	Salariu
	Contribuții la fondurile sociale
	Electricitate
	Incalzi


	Transport feroviar
	Cheltuieli de calatorie
	Alte taxe și taxe
	Rambursarea împrumutului și a dobânzii către bancă
	Rambursare a creditului;
	Dobânda pentru împrumut.
	Alte cheltuieli bancare
	Cheltuieli pentru dezvoltare socială
	Costurile productiei
	Datorii restante
	alte cheltuieli
	Cheltuieli totale
	Raportul de solvabilitate
	Venituri în exces față de cheltuieli
	Cheltuieli în plus față de venituri
	Articole de echilibrare:



	Raportul de solvabilitate după echilibrare

Calendarul de plăți este un instrument important pentru gestionarea eficientă a fondurilor companiei. Cel mai adesea este format în Excel. Citiți cum să creați un calendar de plăți și salvați un exemplu în Excel.

Un CFO care dorește să crească valoarea companiei nu poate ignora calendarul de plăți, deoarece este o modalitate fără riscuri de a câștiga fonduri suplimentare, de a consolida disciplina financiară și de a identifica zonele cu probleme în structura cifrei de afaceri.

De ce aveți nevoie de un calendar de plăți

Calendarul de plăți în Excel este instrumentul principal în sistemul de planificare financiară operațională. Ajută la rezolvarea, în primul rând, a următoarelor sarcini importante:

prognozarea decalajelor de numerar: vă permite să reduceți cantitatea de fonduri împrumutate sau să dezvoltați măsuri pentru a restabili nivelul necesar de lichiditate fără a atrage finanțare externă.
maximizarea veniturilor din dobânzi: primiți o sumă suplimentară de câteva procente din plasarea de fonduri temporar gratuite într-un depozit pe termen scurt în loc să acumulați dobândă la sold.
analiza disciplinei de plată a cumpărătorilor/debitorilor: identificarea plătitorilor nesiguri prin monitorizarea periodică a încasărilor amânate.

Cum să automatizezi un calendar de plăți folosind Excel

Descărcați modelul Excel pentru a automatiza toate lucrările de menținere și completare a calendarului de plăți, precum și a registrului de plăți. Companiile mijlocii pot avea nevoie de ajustări minore, cum ar fi modificări ale compoziției încasărilor și cedărilor. Pentru întreprinderile mari, modelul va fi util ca prototip al viitorului modul de gestionare a plăților curente a unui sistem informatic integrat.

Cum se creează un calendar de plăți în Excel. Exemplu

Înainte de a crea un calendar de plăți, trebuie să faceți doi pași cheie pentru a dezvolta structura șablonului: definiți formatul de introducere a datelor și dezvoltați o interfață pentru o monitorizare confortabilă. Acest lucru necesită două foi de lucru.

Fișa „Bază de date”

Pentru a minimiza numărul de erori aleatoare (greșeli de tipar), ar trebui să capturați datele ca operațiuni separate cu un set unic de analize. Setul de standarde pentru contabilitatea de gestiune este format din 10 analiști:

flux de numerar - primire sau plată (vezi, de asemenea,);
Data operațiunii;
sumă;
element de operare;

cod articol;
comentariu (explicatie/decodare in forma libera);
contrapartea;
capitol (o secție contabilă mare căreia îi aparține operațiunea);
proiect;
Centrul de responsabilitate financiară (CFR) .

Setul de câmpuri specificat poate fi completat cu ușurință dacă este necesar (număr contract, TVA, factură, inițiator și altele).

Operațiuni similare sunt adăugate prin simpla copiere și ajustări minore (data, sumă, contraparte). Valorile tuturor dimensiunilor (cu excepția câmpurilor „Sumă”, „Comentariu”) sunt limitate la liste pentru a evita numele duplicat. Și în cazul denumirii „Articole” și „Codul articolului”, acestea sunt legate prin funcția „CĂUTARE V”. Astfel, adăugarea unei noi operații durează doar câteva secunde. Filtrele sunt setate în antetul tabelului cu numele analistului, ceea ce vă permite să selectați mai mulți analiști și să formați matricea de date necesară (Fig. 1).

Poza 1... Un exemplu de bază de date pentru un calendar de plăți (click pentru a mări)

Fișa de prognoză a lichidității

Fișa „Baza de date”, cu toată versatilitatea ei cu o gamă largă de informații, este doar un excelent asistent în structura calendarului de plăți, un exemplu al căruia îl examinăm. Rolul principal este atribuit graficului de prognoză a lichidității (Fig. 2). Din punct de vedere vizual, aceasta este o situație standard a fluxului de numerar, dar cu un pas de timp de o zi. Fiecare operațiune din baza de date își găsește locul în matricea de prognoză a lichidității. Transferul de date se realizează prin formula „SUMIFS” cu parametrii specificați pentru codul articolului și data. Astfel, orice operațiune nouă este reflectată automat în grafic, în timp ce situația este exclusă când datele nu sunt transmise din cauza erorilor de introducere - în acest model nu există astfel de probleme, deoarece analiștii cheie sunt setați prin liste, ceea ce înseamnă că orice operațiune va își găsește locul în graficul de lichiditate.

Poza 2... Un exemplu de întocmire a unei previziuni de lichiditate într-un calendar de plăți

Orizontul și frecvența formării calendarului de plăți în Excel

Exemplul de calendar de plată propus în Excel poate depăși orizontul obișnuit de planificare de o lună, deoarece ordinea de intrare vă permite să identificați orice tranzacție. Este destul de acceptabil să se efectueze monitorizarea până la un sfert, dar în acest caz există o dependență semnificativă a calității prognozei de principiile de planificare în vigoare la întreprindere. Într-o situație în care o organizație are un proces de actualizare sistematică a datelor planificate în toate Districtele Federale Centrale, un orizont de lichiditate trimestrial lung poate fi de înaltă calitate și util pentru luarea deciziilor manageriale.

Frecvența formării poate diferi - în funcție de scopul calendarului de plăți în sistemul de management financiar al companiei, dar datele trebuie actualizate cel puțin o dată pe săptămână, în caz contrar, conținutul informațional și relevanța prognozei vor scădea la nivelul a unui raport standard de execuție.

Cum se monitorizează remedierea calendarului de facturare folosind Excel

Dacă mai multe persoane mențin un calendar de plăți în Excel, un jurnal special de modificări vă va ajuta să urmăriți editările lor. Datorită lui, vei putea controla:

cine a făcut modificările - nume de utilizator (cont);
ceea ce a fost reparat - adresa celulei modificate, foaia;
după cum a fost corectat - valoarea celulei înainte și după modificare;
când - data și ora revizuirilor.

În plus, jurnalul de modificări poate fi ascuns de privirile indiscrete.

Ce să țineți cont atunci când creați un calendar de plăți

Un dezavantaj semnificativ al calendarului de plăți este imposibilitatea (capacitatea limitată) a accesului multi-utilizator. Din păcate, astăzi nu există o soluție tehnică pentru a remedia această problemă. Cu toate acestea, această barieră este depășită cu succes prin transferul autorității de a menține calendarul în mâinile unui angajat cu experiență al departamentului de planificare și economie sau al trezoreriei. Avantajele acestei abordări sunt evidente: prezența unui singur utilizator al sistemului va reduce numărul de erori la un nivel minim, deși va ocupa o proporție semnificativă din timpul de lucru.

Spre deosebire de campania bugetară, când fiecare centru de responsabilitate financiară își formează propriul plan o dată pe an și îl corectează trimestrial, calendarul de plăți necesită actualizări regulate - săptămânal sau mai des). Colectarea formalizată a informațiilor de la toate CFD-urile poate fi dificilă, așa că economiștii trebuie să fie adânc cufundați în situația cu rotația de fonduri în toate direcțiile.

Chitanțe

Prognoza fluxurilor de numerar primite din vânzări este de departe cea mai grea parte a muncii. Cu un număr mare de clienți stabili mici, este posibil să se utilizeze cea mai simplă metodă de estimare - media aritmetică, când volumul planificat al încasărilor pentru mai multe perioade este împărțit la numărul de perioade. Datele pot fi actualizate folosind o serie de factori indirecti (sezonalitate, dinamica industriei/pietei, impactul stadiului actual al ciclului de viata al companiei/strategiei). Acuratețea planificării devine mai dificilă atunci când există mai mulți clienți mari. În această situație, ar trebui să utilizați metoda judecății expertului. Esența sa constă în faptul că pentru fiecare sumă se determină probabilitatea primirii acesteia în trei scenarii (conservator, optimist, pesimist) și apoi se derivă o medie ponderată, ținând cont de ponderea specifică a fiecărui scenariu.

Plăți

Stabilirea datei multor plăți se efectuează fără participarea inițiatorilor plății. Datele empirice sunt utile, în special de la furnizori cunoscuți și de lungă durată. În plus, monitorizarea regulată a termenelor de plată în baza contractelor existente va fi un plus bun (inițiatorii plăților au un obicei puternic de a specifica datele de plată mai devreme decât termenul admisibil pentru contract). Același lucru este valabil și pentru plata impozitelor. Poate fi o practică bună să plătiți unele facturi la câteva zile după termenul limită. Asemenea trucuri mici trec adesea neobservate de contraparte, dar nu ar trebui să folosiți astfel de tactici în legătură cu furnizorii cheie.

Evaluarea calității planificării într-un calendar de plăți

Măsurarea eficacității oricărui document de planificare se realizează prin evaluarea calității prognozei. Calendarul de facturare nu face excepție. stabiliți indicatorul țintă maximă de abatere a faptului de la plan, în funcție de specificul afacerii, de frecvența de actualizare a raportului și de orizontul de planificare. În cazul unui calendar de plăți în Excel, un exemplu din care am analizat, trebuie menționat că depășirea regulată a ratei de abatere va reduce utilitatea unui astfel de document la minim, ceea ce înseamnă că firma nu va câștiga câteva dobândă suplimentară.

În practică, se întâmplă adesea ca aceleași CFD-uri să fie vinovate de inexactitate. Una dintre opțiunile de a face față cu „planificatorii” slabi poate fi introducerea unor rapoarte analitice regulate pentru conducerea superioară, care vor evalua resursele pierdute din cauza planificării defectuoase a CFD-urilor individuale. O altă modalitate de a motiva angajații responsabili cu execuția bugetelor poate fi fixarea abaterilor admisibile în harta indicatorilor cheie de performanță pentru a determina cuantumul bonusului anual (trimestrial) al angajatului.

Rolul calendarului de plăți în sistemul contabil de gestiune

Un calendar de plăți de înaltă calitate ocupă pe bună dreptate o poziție centrală în sistemul contabil de gestiune al companiei. Fără îndoială, utilizarea cuprinzătoare a acestui instrument universal vă permite să extindeți limitele denumirii clasice pentru monitorizarea problemelor de lichiditate. O continuare logică a vectorului dat pentru formarea structurii va fi întocmirea automată a raportului plan-fapt al BDDS. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să introduceți blocul planului pentru mișcarea banilor în program (pentru o lună sau un trimestru) și să grupați datele de fapt până în aceeași perioadă. În plus, pe măsură ce baza de date se umple, se formează un alt instrument puternic de control și analiză - cea mai flexibilă matrice a tuturor tranzacțiilor monetare ale întreprinderii, cu un grad ridicat de fiabilitate a datelor.

Fișiere atașate

Un exemplu de calendar valid în Excel.xlsx

Descriere bibliografica:

A.K. Nesterov Calendarul plăților [Resursa electronică] // Site de enciclopedie educațională

Calendarul de plăți detaliază planul financiar curent pentru o anumită perioadă și oferă informații despre fluxul de numerar al organizației.

Întocmirea unui calendar de plăți

Pentru a îmbunătăți eficiența disciplinei financiare interne, calendarul de plăți este utilizat sub formă tabelară, acesta conține toate încasările și plățile întreprinderii pentru perioada respectivă. Perioada este determinată de politica internă a întreprinderii, în funcție de sarcinile stabilite. Perioade posibile: 1 an, 6 luni, 3 luni.

Perioada anuală este utilizată în cazurile în care nu este necesară o detaliere pe jumătate de an din cauza numărului relativ mic de tranzacții comerciale. O perioadă de trei luni este mai potrivită pentru proiectele vizate și programele pe termen scurt. Cea mai comună practică în condițiile moderne este utilizarea detalierii semianuale.

Calendarul de plăți este întocmit pentru o perioadă determinată cu o defalcare a datelor pe lună. Ca date inițiale se folosesc graficele interne de plată pentru contracte, care reflectă calendarul plăților, precum și graficele plăților periodice.

Calendarul de plată trebuie conceput astfel încât suma încasărilor să nu fie mai mică decât cheltuielile preconizate. Regula generală în acest caz este următoarea: Dacă încasările depășesc plățile, se arată soldul de bani, ceea ce înseamnă solvabilitatea companiei, în caz contrar organizația nu își va putea achita obligațiile.

Prin natura sa, calendarul de facturare este principalul instrument de bugetare a cheltuielilor unei întreprinderi. Să luăm în considerare procedura generală de compilare a unui calendar de plăți. În primul rând, toate plățile și încasările regulate sunt înregistrate în calendar: decontări de împrumuturi, plăți în avans, decontări regulate cu contrapărți. Restul plăților planificate sunt distribuite ținând cont de încasările planificate. Ca parte a acestuia, organizația folosește un formular simplu de solicitare de plată neregulată. Astfel de cereri sunt semnate de șefii de departamente ai întreprinderii, după care sunt transferate la departamentul financiar. Departamentul financiar coordonează toate cererile de plată în așa fel încât compania să nu se confrunte cu un volum de plăți mai mare decât poate plăti compania într-o anumită lună.

În acest fel, nu este permisă o încălcare a balanței de venituri și cheltuieli: dacă suma plăților pe cereri nu depășește încasările, atunci sumele sunt incluse în calendarul de plăți; în caz contrar, atunci cererile sunt înaintate spre aprobare șefului compartimentului financiar, care decide dacă această plată se va efectua sau nu. Dacă este necesar, departamentul financiar poate solicita o justificare documentară a necesității efectuării unei plăți dacă aceasta se referă la solicitări neplanificate sau este efectuată peste limita de cheltuieli stabilită.

Astfel, procedura generală de întocmire a unui calendar de plăți se reduce la următoarele operațiuni:

se întocmește un proiect de calendar de plăți,
se efectuează o comparație a cheltuielilor și încasărilor planificate,
in caz de inconsecvente, calendarul de plati este optimizat pentru a respecta principiul depasirii incasarilor peste cheltuieli.

Exemplu de proiect de calendar de plăți

Un exemplu de proiect de calendar de plăți pentru o perioadă de jumătate de an este prezentat în tabel

Exemplu de proiect de calendar de plăți

Denumirea articolelor			Septembrie



Dobânzi la împrumuturi
Costurile forței de muncă

Rambursare a creditului

Plăți totale
SURSA DE VENIT
Pentru produsele vândute
Rambursări din depozite
Credite primite

Total încasări

Pe baza rezultatelor comparării sumelor încasărilor și cheltuielilor fondurilor, excesul de plăți față de încasări ar trebui să aibă valori negative pe întreaga perioadă, iar excesul de încasări față de plăți ar trebui să fie pozitiv. Cel mai adesea, pentru perioada în ansamblu, întreprinderea își păstrează solvabilitatea, dar în unele luni nu își poate achita obligațiile, iar dezechilibrul în calendarul plăților este cauzat de depășirea sumelor eventualelor cheltuieli. Această situație este ilustrată de un exemplu de calendar de plăți.

Proiectul de calendar de plăți, fiind versiunea inițială a documentului, se dovedește destul de des a fi dezechilibrat.

Principala problemă este lipsa unui raport echilibrat între încasările de la loturile de produse vândute și termenul de plată a facturilor de la furnizori. Pentru a elimina acest dezechilibru, se lucrează la optimizarea calendarului de plăți al întreprinderii.

În practică, cel mai frecvent caz este situația în care rata aprovizionării, depășind rata vânzărilor, duce la o creștere a sumei cheltuielilor, care depășește suma încasărilor din activitățile de bază ale companiei.

În general, menținerea disciplinei financiare se rezumă la revizuirea calendarului de plăți pentru a exclude din acesta datele în care cheltuielile depășesc încasările. Motivul este că trebuie să planificați și în anumite circumstanțe, de exemplu, nu vă puteți baza pe deplin pe plata la timp a facturilor de către contrapărțile companiei, deoarece poate apărea o situație nesatisfăcătoare, iar contul curent al companiei la începutul lunii nu va au suma necesară.

Optimizarea calendarului de plată

Optimizarea calendarului de plăți se bazează pe câteva trucuri de bază:

să stabilească o parte din costuri în buget pentru o perioadă ulterioară;
împărțiți o plată mare în mai multe părți pentru a o distribui între mai multe perioade;
obțineți condiții preferențiale de furnizare, de exemplu, folosiți un împrumut comercial;
decontare folosind metode alternative, de exemplu, o cambie;
conversia mijloacelor de plată, de exemplu, vânzarea unei cambii vă permite să primiți fonduri în contul curent pentru achitarea plăților;
să efectueze împrumuturi bancare suplimentare pe termen scurt companiei, în timp ce, totuși, ar trebui să se țină cont de creșterea plăților dobânzilor și a rambursărilor de împrumuturi în perioadele viitoare.

Având în vedere metodele de mai sus utilizate de întreprinderi în practicarea activității economice, trebuie menționat că primele trei metode sunt cele mai puțin dureroase pentru companie, deoarece nu duc la creșterea volumului plăților și determină o creștere a volumului plăților. cheltuielile companiei. Metodele a patra și a cincea sunt asociate în primul rând cu dificultăți organizatorice, deci sunt mai puțin atractive atunci când se optimizează calendarul de plăți. În cele din urmă, creditarea bancară pe termen scurt mărește costurile companiei și este nedorită pentru o afacere de succes. Prin urmare, recurgerea la ultima tehnică ar trebui să fie doar în cazurile cele mai extreme.

Având în vedere exemplul de mai sus al unui proiect de calendar de plăți, putem concluziona că este necesară optimizarea acestuia, pentru care vom folosi prima tehnică. Pentru a face acest lucru, o parte din plățile către furnizori ar trebui să fie transferate din iulie, august și octombrie până în septembrie și noiembrie. Ca urmare a optimizării, vom crea un nou calendar de plăți.

Un exemplu de proiect optimizat al unui calendar de plăți pentru o perioadă de jumătate de an este prezentat în tabel

Un exemplu de calendar de plăți optimizat

Denumirea articolelor			Septembrie

Pentru materiale, combustibil, electricitate, bunuri, servicii
Plăți către buget și fonduri sociale
Dobânzi la împrumuturi
Costurile forței de muncă
Transferul de fonduri în depozite
Rambursare a creditului

Plăți totale
SURSA DE VENIT
Pentru produsele vândute
Rambursări din depozite
Credite primite

Total încasări
Plăți în exces față de chitanțe
Încasări în exces asupra plăților

Dacă, după optimizarea calendarului de plăți pe toată perioada, excesul de plăți asupra încasărilor are valori negative, iar excesul de încasări asupra plăților este pozitiv, acest lucru ne permite să concluzionăm că firma se află într-o poziție satisfăcătoare din punct de vedere al eficienței economice. . Această situație înseamnă că în orice perioadă societatea își va putea achita obligațiile în detrimentul încasărilor din activitatea principală.

Gestionarea cheltuielilor în cadrul bugetului de cheltuieli planificat în conformitate cu calendarul de plăți trebuie efectuată prin controlul zilnic de către departamentul financiar al listei și sumelor cheltuielilor planificate pentru data următoare.

Dacă compania nu are suficiente fonduri pentru a plăti toate facturile într-o anumită zi, o parte din plățile planificate ar trebui amânate pentru alte zile. În conformitate cu aceasta, dacă este necesar, calendarul plăților ar trebui și el recalculat. În cazul unei discrepanțe în calendarul de plăți recalculat, acesta ar trebui optimizat folosind tehnicile discutate mai sus.

Pentru a menține eficiența disciplinei financiare interne, se recomandă, de asemenea, ca versiunea finală a calendarului de plăți să fie aprobată de șeful departamentului financiar cu conducerea întreprinderii.

Pentru ca firma să-și poată îndeplini obligațiile financiare la timp, este necesar să se evite lipsurile de numerar - lipsa fondurilor necesare finanțării următoarelor cheltuieli. Începând cu versiunea 3.0.43.152, programul „1C: Contabilitate 8” are un „Calendar de plăți”, care nu numai că ajută la rezolvarea lipsurilor de numerar, dar contribuie și la gestionarea operațională a fluxurilor financiare. Calendarul poate reflecta informații despre încasările de la clienți și despre plățile planificate către furnizori; despre plățile către buget; plăți restante; despre fondurile aflate în tranzit între bancă și casierie (de exemplu, în timpul colectării numerarului) și care urmează să fie primite în baza acordurilor de achiziție. Noua funcționalitate este utilă în special pentru companiile mici și mijlocii care nu au un departament financiar sau nu au un manager financiar în personal.

O cheat sheet pe un articol din redacția BUKH.1C pentru cei care nu au timp:

1. Începând cu versiunea 3.0.43.152, programul „1C: Contabilitate 8” are un „Calendar de plăți” - o funcționalitate care ajută la rezolvarea lipsurilor de numerar și contribuie la gestionarea operațională a fluxurilor financiare.

2. Accesul la Calendarul de plăți se realizează folosind hyperlinkul cu același nume din secțiunea Manager din grupul Planificare.

3. Calendarul de plăți este un raport care reflectă planul de primire și cheltuire a fondurilor, precum și informații despre soldurile de fonduri la începutul și sfârșitul fiecărei zile, pe zi.

4. Raportați Calendarul de plăți în „1C: Contabilitate 8” versiunea 3.0 poate include următoarele secțiuni (dacă sunt situații adecvate): plata de la cumpărători, alte încasări, taxe și taxe, plăți către furnizori, salariu, plăți periodice.

Noua functionalitate pentru planificarea fluxurilor financiare

Pentru funcționarea stabilă a întreprinderii, este necesară implementarea la timp a tuturor plăților planificate către contrapărți. Pentru a face acest lucru, în momentul efectuării unei plăți la casierie sau pe conturile curente ale organizației la bancă, trebuie să existe fonduri suficiente. Situația în care fondurile lipsesc temporar se numește decalaj de numerar. În programul „1C: Contabilitate 8” versiunea 3.0 pentru a preveni golurile de numerar, este furnizată o nouă funcționalitate - Program de plată(vezi fig. 1).

Orez. 1. Formular calendar de plată

Acces la Calendarul de plată realizat prin hyperlinkul cu același nume din secțiune La capîntr-un grup Planificare... Setările panoului de comandă specifică organizația pentru care sunt generate informații despre plățile planificate și perioada de prognoză, inclusiv data curentă. Program de plată- Acesta este un raport care reflectă planul de primire și cheltuire a fondurilor pe zi, precum și informații despre soldurile fondurilor la începutul și la sfârșitul fiecărei zile.

Valorile negative la sfârșitul zilei reprezintă lipsuri de numerar. Ele sunt evidențiate cu roșu în raport. Pentru a evita golurile de numerar, este necesar să vă asigurați că valoarea plăților nu depășește suma încasărilor, ținând cont de soldul de la începutul zilei. Folosind Program de plată, contabilul vede unde este planificată lipsa de fonduri și poate lua măsuri din timp pentru a o elimina.

Secțiuni din Calendarul de plăți

Raport Program de platăîn „1C: Contabilitate 8” ediția 3.0 poate include următoarele secțiuni (dacă există situații adecvate):

Plata de la cumparatori;
Altă aprovizionare;
Taxe si impozite;
Plăți către furnizori;
Salariul;
Plăți recurente.

Să luăm în considerare ce informații sunt afișate în fiecare dintre secțiuni.

Plata de la cumparatori

În capitolul Plata de la cumparatori sunt afişate plăţile planificate conform documentelor sistemului contabil Factură către cumpărător, Vânzare (acte, facturi), Prestare de servicii de producție, Transfer de active fixe, Transfer de active necorporale.

Vă reamintim că posibilitatea de a specifica datele de plată în aceste documente este setată în setările de funcționalitate. Pentru ca utilizatorul să poată urmări calendarul plăților așteptate de la cumpărători, în secțiune Principal -> Funcționalitate pe marcaj Calcule trebuie să setați steagul Planificarea plăților de la cumpărători.

Informații despre întârzierea plăților pot fi obținute urmând hyperlinkul corespunzător către formularul de asistent Plata asteptata de la cumparatori(fig. 2).

Orez. 2. Asistent „Plată așteptată de la cumpărători”

Sub forma unui asistent, puteți modifica data scadenței pentru unul sau mai multe documente evidențiind-le mai întâi cu cursorul. Prin buton Modificați termenul de plată se deschide un formular pentru introducerea unei noi date de plată. De asemenea, data plății pentru document poate fi modificată direct în coloană Data scadenței... Evidențiind rândurile din listă, puteți trimite un e-mail de memento de plată partenerului de afaceri. Scrisoarea va fi generată automat de butonul Reaminti.

Altă aprovizionare

În capitolul Altă aprovizionare sunt afișate informații despre fondurile depuse la casieria organizațiilor de credit, a caselor de economii sau a ghișeelor oficiilor poștale pentru creditare în contul organizației, dar necreditate încă la destinație (solurile de cont 57.01 „Transferuri în tranzit”). Secțiunea afișează, de asemenea, primirea planificată a fondurilor în baza acordurilor de achiziție (solurile de cont 57.03 „Vânzări prin carduri de plată”).

Taxe si impozite

În capitolul Taxe si impozite afișează sarcini pentru plata plăților către buget (impozite, taxe, prime de asigurare). Sumele impozitelor, taxelor și contribuțiilor care trebuie plătite sunt calculate în funcție de baza de informații - aceasta este fie sumele impozitului acumulat, fie date din declarații sau rapoarte întocmite. Dacă nu a fost posibilă determinarea sumei pentru plată (de exemplu, nu există declarație sau angajamente), atunci în câmp se afișează o liniuță în locul sumei.

Pentru plățile către buget, sunt disponibile acțiuni care sunt similare cu sarcinile corespunzătoare din Lista sarcinilor... Făcând clic pe o celulă, se deschide un meniu în care puteți selecta acțiunea dorită - de exemplu, A plati sau Verificați cu Serviciul Fiscal Federal... În cazul în care suma plății nu este determinată, programul „1C: Contabilitate 8” versiunea 3.0 vă va spune ce acțiune trebuie să efectuați - de exemplu, pregătiți o declarație pentru taxa relevantă.

Plăți către furnizori

În capitolul Plăți către furnizori sunt afisate platile planificate conform documentelor Factură furnizor, Chitanță (acte, facturi), Primire suplimentară cheltuieli, Primire imobilizari necorporale... Făcând clic pe o celulă, se deschide un document, pe baza căruia este planificată plata. Pentru ca utilizatorul să poată specifica condițiile de plată în documentele furnizorului, este necesar în setările funcționalității programului din fila Calcule pune un steag Planificarea plăților furnizorului.

Informațiile despre întârzierea plăților sunt disponibile prin hyperlinkul corespunzător. Când faceți clic pe el, se deschide formularul de ajutor Plata catre furnizori, cu ajutorul căruia puteți genera automat o listă de ordine de plată pentru plățile către furnizori. Pentru a face acest lucru, verificați liniile pentru care doriți să generați ordine de plată. Documentele de plată sunt generate automat prin intermediul butonului Creați ordine de plată.

Salariul

La secțiune Salariul au inclus plăți pentru plata salariilor către angajați. Făcând clic pe o celulă, se deschide un meniu în care puteți selecta acțiunea dorită, de exemplu Plătiți sau Verificați cu Serviciul Federal de Taxe pentru impozitul pe venitul personal(fig. 3).

Orez. 3. Secțiunile „Impozite și contribuții” și „Salariu”

Plăți recurente

În capitolul Plăți recurente sunt afișate informații despre plățile regulate - de exemplu, pentru utilități, comunicații, chirie, Internet etc. Data reamintirii următoarei plăți și frecvența memento-urilor pot fi setate sub forma unui ordin de plată folosind un hyperlink Repetați plata? Informațiile despre întârzierea plăților sunt disponibile prin hyperlinkul corespunzător.

In forma Calendarul de plată puteți ajusta planurile pentru primirea/cheltuiala banilor folosind comanda Se transferă în altă zi... Pentru a face acest lucru, trebuie să selectați zona care conține informații despre plată. Comanda este disponibilă și în meniul contextual al celulei de plată. Transferul este disponibil numai pentru plățile către furnizori și plățile de la clienți.

Într-un mod simplu și intuitiv Program de plată furnizeaza informatii despre fluxul de numerar previzionat cu posibile lacune de numerar si contribuie la adoptarea prompta a masurilor de prevenire a acestei situatii. Rezultatul optimizării calendarului de plăți este un plan ordonat (prognoză) a fluxului de numerar al organizației, în care nu există lipsuri de numerar.

Controlul fluxului de numerar este sarcina principală cu care se confruntă departamentul financiar al oricărei întreprinderi. În acest caz, instrumentul care vă permite să gestionați vizual fluxurile de numerar este calendarul de plăți al companiei sau programul de plăți al organizației.

Întocmirea unui calendar de plăți

Calendarul de plăți este instrumentul cel mai util și mai des folosit al trezorierului în ceea ce privește planificarea financiară operațională, care vă permite să obțineți informații detaliate detaliate despre soldurile și mișcarea resurselor de numerar în viitor pentru o perioadă de timp stabilită arbitrar.

Poate fi dezvoltat atât în contextul fluxurilor de numerar individuale, cât și pentru societate în ansamblu.

Din punct de vedere istoric, în multe întreprinderi, pregătirea și întreținerea unui calendar de plăți se realizează folosind foi de calcul în Excel (descărcați un exemplu de calendar de plăți în Excel). Această metodă, care s-a dovedit de-a lungul anilor, permite o planificare financiară de bază, deoarece este foarte dependentă de „factorul uman”. O opțiune avansată care vă permite să eliberați întregul potențial al unui instrument precum un calendar de plăți este pregătirea și întreținerea acestuia folosind un sistem financiar automat.

Calendarul de plăți compilat al întreprinderii într-un program specializat dezvoltat pe baza „1C: Enterprise”, în esență, este un plan de flux de numerar pentru o anumită perioadă cu nivelul necesar de detaliere suficient pentru a lua decizii privind managementul fluxului de numerar (CDM). ).

Evitarea lipsurilor de numerar

Scopul principal al utilizării unui calendar de plăți este combaterea lipsurilor de numerar. Prezentarea programului de plată într-o formă simplă, vizuală, vă permite să vedeți mai clar imaginea fluxului de numerar generat de datele de planificare operațională pe baza informațiilor despre încasările planificate și anulările de fonduri.

Figura 1. Un exemplu de calendar de plată în programul de specialitate profesională „WA: Financier”.

Informațiile privind fluxul de numerar previzionat cu posibile lacune de numerar ajută la luarea promptă a măsurilor pentru prevenirea acestei situații.

Foarte important pentru utilizarea acestui instrument de gestionare a fluxului de numerar este interactivitatea sa și capacitatea de a personaliza analizele de orice profunzime într-un context util.

Capacitatea de a transfera plata planificată direct în forma cu o schimbare promptă a situației conform planului de încasări și cheltuieli de fonduri oferă utilizatorului o imagine vizuală a situației privind schimbarea fluxurilor de numerar ale companiei.

Grupările de instrumente personalizabile oferă utilizatorului nivelul de detaliu de care are cu adevărat nevoie (de la cifre de afaceri sumare pentru fiecare comandă până la cele detaliate).

Utilizarea informațiilor privind soldul minim poate fi un mecanism eficient de acumulare a sumelor într-un cont până la o anumită dată (de exemplu, pentru a plăti impozite sau pentru a plăti salarii).

Optimizarea calendarului de plăți are ca rezultat un plan ordonat (prognoză) al fluxului de numerar, în care nu există lipsuri de numerar.

Ordin de plata

Pe baza acestor date se formează un registru de plăți și un grafic de plată, cu ajutorul cărora se creează ordine de plată către bancă.

Toate aceste cerințe sunt îndeplinite de un calendar de plăți implementat într-un produs software bazat pe 1C - „WA: Financier. Gestionarea numerarului”.

Calendarul de plăți din sistem este un instrument interactiv cu ajutorul căruia trezorierul gestionează fluxurile de numerar ale companiei.

Figura 2. Un exemplu de calendar de plăți în „WA: Financier. Gestionarea numerarului”.

Formularul de calendar de plăți este format din următoarele zone

Figura 3. Zona de setări raport din WA: Financier. Gestionarea numerarului”.

În setările calendarului de plăți, puteți:

Toate aceste funcții oferă utilizatorului posibilitatea nu numai de a controla datele de ieșire, ci și de a personaliza structura calendarului de plăți „pentru el însuși”, de a seta selecții și de a crea un registru de plăți. Setările de sistem, create de utilizator o singură dată, pot fi fie salvate și utilizate de utilizator însuși, fie copiate pentru alții.

În conformitate cu setările utilizatorului, calendarul de plăți al companiei este format cu diferite grade de detaliu.

Figura 7. Un exemplu de detaliere a calendarului de plăți în programul „WA: Financier. Gestionarea numerarului”.

Zona de date afișează informații despre fluxul de numerar planificat sau programul de plată, afișează vizual zone în intervalul cărora trezorierul poate muta data plății pentru cereri fără a încălca termenii contractului. Mutarea unei aplicații la o altă dată nu necesită editarea documentului. Utilizatorul pur și simplu „trage” aplicația la o altă dată. Totodată, planul de flux de numerar este recalculat automat pe date. Utilizatorul poate glisa și plasa comenzile, atât între intervalul de date, cât și între locațiile de stocare a fondurilor.

Dacă planificarea necesită informații despre soldurile minime ale conturilor, utilizatorul poate activa obținerea acestor informații selectând elementul corespunzător din setările calendarului de plăți.

Figura 8. Introducerea informațiilor privind soldul minim al DS în programul „WA: Financier. Gestionarea numerarului”.

Pentru a introduce date despre soldul minim de fonduri, se folosește un asistent special, apelat de butonul

După „normalizarea” fluxurilor de numerar, utilizatorul poate aplica modificările sistemului. După adoptarea modificărilor, graficul datelor plăților planificate va fi stabilit în aplicații.

Pe baza aplicațiilor, puteți crea un registru de plăți sau puteți genera direct ordine de plată pentru a le trimite către sistemul de interacțiune cu programul Client-Bank.