Anna ERMOLAEVA
NOI REGULI DE LUCRARE A DOCUMENTULUI ÎN AUTORITĂȚILE EXECUTIVE FEDERALE: PROBLEME DE APLICARE
Articolul oferă o analiză critică a noilor reguli de muncă în birouri în organismele federale putere executiva, se prevede influența lor asupra organizării muncii cu documente oficiale.
Analiza critică a noilor reguli de gestionare a înregistrărilor în autoritățile executive federale este dată în articol; influența sa asupra lucrului cu documente oficiale este prevăzută.
autorităţi executive, muncă de birou, document pe hârtie, document electronic; autorităţi executive, managementul evidenţei, document în format hârtie, document electronic.
In conformitate cu lege federala munca de birou în organele executive federale trebuie să se desfășoare în conformitate cu regulile aprobate de guvernul Federației Ruse1. Aceste reguli au apărut la trei ani de la intrarea în vigoare a acestei norme2. Pe parcursul acestei perioade, organizarea muncii de birou în autoritățile executive federale s-a realizat pe baza Instrucțiunilor standard pentru munca de birou3, o referire la care a fost cuprinsă în două regulamente. Se poate discuta statut juridic a acestei instrucțiuni, dar întrucât în țara noastră nu există încă un sistem clar construit de acte juridice de reglementare consacrate în legea federală relevantă, aceasta va fi o sarcină ingrată. Cu toate acestea, trebuie menționat că în absența reglementare legislativă domenii ale managementului documentaţiei această instrucțiune efectuate indirect functie importanta să asigure uniformitatea în procesele de documentare și organizare a muncii cu documente oficiale pe întreg teritoriul Federația Rusă.
Adoptarea în iunie 2009 a Decretului Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477 „Cu privire la aprobarea regulilor de muncă în organele executive federale” ne permite să afirmăm legitimitatea caracter normativ noi reguli de afaceri. Pe baza acestor reguli, autoritățile executive federale, în acord cu Agenția Federală de Arhivă, trebuie să emită instrucțiuni individuale in scop de afaceri. În plus, reglementarile legale cuprinse în norme se aplică altor autorități publice, precum și autorităților locale.
Apare întrebarea: ce a cauzat înlocuirea aspect tradițional document - instrucțiuni care reglementează domeniul de aplicare a documentației
1 Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologia de informațieși protecția informațiilor” // SZ RF, 2006, Nr. 31 (1 parte), art. 3448.
2 Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477 „Cu privire la aprobarea regulilor de muncă în organele executive federale” // СЗ RF, 2009, nr. 25, art. 3060.
3 Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru documentele în organele executive federale” (înregistrat de Ministerul Justiției al Federației Ruse la 27 ianuarie 2006 nr. 7418) ) // ziar rusesc, 2006, 7 feb.
YERMOLAEV
Vsevolodovna - candidat la științe istorice, profesor de catedra
documentație suport pentru gestionarea PAGS-le. P.A. Stolypin [email protected]
asigura managementul, pe reguli? Atribuirea instrucțiunilor în categoria actelor normative este clar menționată în decretul corespunzător al guvernului Federației Ruse1. Fără îndoială că reglementarea „ramei de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale” presupune, în primul rând, înființarea o singură tehnologie care vizează implementarea tuturor etapelor de viață operațională a documentului
Din momentul creării până la executarea funcţiei corespunzătoare. În aceste scopuri, instrucțiunea ca tip de document a fost cea mai preferată, deoarece conținutul său, spre deosebire de alte tipuri de acte normative, vă permite să obțineți răspunsuri nu numai la întrebarea: ce să faceți, ci și cum să o faceți. Referire la faptul că prerogativa act normativ- stabilirea norme generale fără un mecanism de implementare a acestora, în special în ceea ce privește procesele de informare și documentare, nu este justificată, iar conținutul noilor Norme în sine indică contrariul.
În titlul documentului luat în considerare există o oarecare abatere de la formularea cuprinsă în lege federala din 27 iulie 2006 Nr. 149-FZ „Cu privire la Informații, Tehnologii Informaționale și Protecția Informației”, conform căreia ar trebui stabilite regulile pentru desfășurarea „muncă de birou și flux de documente”. Această inexactitate în utilizarea terminologiei a fost imediat sesizată de experții în documentare și arhiviști. Termenul „flux de documente” este secundar termenului de „management de birou”, întrucât organizarea managementului documentelor este una dintre componentele muncii de birou ca ramură de activitate independentă.
Există interpretări diferite ale motivelor utilizării și stabilirii efective a egalității între acești doi termeni. Una dintre versiuni - termenul „muncă de birou” este atribuit domeniului de aplicare a organizării muncii cu documente suport de hârtieși termenul „flux de documente”,
1 Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 august 1997 nr. 1009 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru pregătirea actelor juridice de reglementare ale organelor executive federale și ale acestora înregistrare de stat„(cu modificările ulterioare la 24 martie 2009) // SZ RF, 1997, nr. 33, art. 3895; Rossiyskaya gazeta, 2009, 27 martie.
care este utilizat pe scară largă de reprezentanții tehnologiei informatice, denotă proceduri tehnologice de organizare a muncii cu documente electronice. Cu toate acestea, tehnologia de organizare a lucrului cu documente pe hârtie și medii electronice este identică și cuprinde proceduri standard (colectare, prelucrare, transfer, depozitare etc.), pentru implementarea cărora se folosesc diverse instrumente (mijloace tehnice). Acest lucru este confirmat și de noile reguli de lucru ale biroului din autoritățile executive federale, care reflectă principiile de bază pentru organizarea muncii cu documente pe suport hârtie și electronic.
În scopul determinării valoare practică dintre prevederile cuprinse în Regulament, a fost efectuată o anchetă scrisă a funcționarilor publici organele teritoriale putere executivă (total 52 persoane) - studenți ai programului de perfecționare „Suport documentar de management și noi reguli de muncă de birou”. În cadrul acestui articol, ne vom opri doar asupra unora dintre prevederile care au provocat cele mai mari discuții și vom oferi comentariile necesare.
Primul aspect este forma externă a documentelor. Conform Regulilor, „serviciul de birou verifică corectitudinea documentului”, iar „documentele executate incorect sunt returnate contractantului” (paragraful 21). Cu toate acestea, nu indică normele pe care documentele de reglementare naționale sau locale trebuie să le respecte, cu excepția declarației că „compoziția detaliilor documentului este determinată de tipul și scopul acestuia” (clauza 10). După cum știți, definiția tipului de document este direct legată de scopul acestuia. La rândul său, scopul documentului se datorează specificului activităților atât ale sistemului de autorități executive în general, cât și ale funcțiilor unei anumite autorități executive în special. Cu toate acestea, normelor de lucru luate în considerare le lipsesc principalele criterii care determină o abordare sistematică pentru stabilirea compoziției specifice a documentelor în autoritățile executive federale.
În plus, prevederile Regulilor privind
crearea documentelor intră în conflict cu prevederile standardului pentru Sistemul Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă (USORD)1 atât în ceea ce privește numărul de detalii utilizate, cât și denumirile acestora. De remarcat că acest standard a fost elaborat cu scopul de a asigura uniformitatea formei externe a principalelor documente de management, iar unicitatea sa constă în faptul că este utilizat în orice organizație, indiferent de forma de proprietate. Prin urmare, respingerea unificării existente poate afecta negativ activitati practice autoritățile executive din întreaga verticală în interacțiunea lor atât cu persoanele juridice, cât și cu persoanele fizice. Ignorarea prevederilor standardului privind reglementarea designului detaliilor în sine nu numai că nu va asigura unificarea formei exterioare a documentelor în curs de elaborare, dar va permite și manipularea informațiilor furnizate. Această remarcă se aplică în special celor răspândite În ultima vreme practica emiterii unor detalii precum „marca privind prezența aplicațiilor”, care indică doar numărul de foi (de exemplu: Aplicații: 51 de foi în total). Cum se identifică, în speță, componența anexelor, dacă nu sunt indicate denumirile tipurilor de documente anexate, numărul de foi din fiecare dintre ele și disponibilitatea copiilor necesare?
Trebuie menționat că Regulile stabilesc detalii numai pentru documentele create în cursul activităților organului executiv federal. Ca urmare, fluxul de documente primite s-a dovedit a fi în afara reglementării în ceea ce privește emiterea detaliilor necesare pentru acestea. Prin urmare, „instrucțiunea privind executarea documentului” poate să nu fie element obligatoriu pentru document de intrare care necesită o decizie (execuție), sau poate fi întocmit pe o fișă separată.
Următorul aspect este organizarea muncii cu documente electronice
1 GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru executarea actelor, aprobate. Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 3 martie 2003 nr. 65. - M., Editura IPK de Standarde, 2003.
în organul executiv federal. Prezența în Reguli sectiune speciala dedicat acestei categorii de documente, a fost remarcat de toți participanții la sondaj și, potrivit respondenților, va contribui la îmbunătățirea organizării muncii de birou. Odată cu introducerea noilor Reguli, instituirea principii generaleîn organizarea muncii cu documente pe hârtie și suport electronic:
Necesitatea dezvoltării unei nomenclaturi unificate a cazurilor;
Reglementarea informațiilor obligatorii despre documentele utilizate în scopul evidenței și căutării acestora în sistemele de documente;
Setarea pentru documente electronice perioade de păstrare similare documentelor pe hârtie etc.
Acest lucru necesită dezvoltarea unor metode unificate de clasificare și codificare a informațiilor documentate, construind o informație centralizată motor de căutare conform documentelor organului executiv federal.
Și ultimul aspect. Ca una dintre principalele prevederi cuprinse în sect. 5 „Fondul documentar al organului executiv federal”, a menționat necesitatea elaborării unei liste de documente generate în cursul activităților organului executiv federal și a organizațiilor sale subordonate, indicând perioadele de depozitare. Totuși, soluția acestei probleme este imposibilă fără îmbunătățirea procesului de management în sine, ceea ce necesită clarificarea sarcinilor cu care se confruntă autoritatea executivă și o repartizare clară a acestor sarcini și funcții pentru implementarea lor între toate organizațiile și diviziile structurale. Una dintre principalele probleme este subdezvoltarea proceselor de formare a documentelor atât la nivel de stat, cât și la nivel departamental.
Studiu amănunțit al direcțiilor activitati de management, defalcarea direcției în funcții, subfuncții, sarcini, proceduri, stabilirea și fixarea componenței documentelor care întocmesc fiecare procedură, i.e. proiectarea unui sistem de documentare care să reflecte această linie de lucru se desfășoară în prezent ca parte a dezvoltării administrative
reglementări pentru executarea funcţiilor (serviciilor) statului. Astfel, această listă ar trebui să acumuleze toate tipurile și varietățile de documente care însoțesc implementarea tuturor funcțiilor și serviciilor unei anumite autorități executive în întreaga verticală. În conformitate cu Regulile, lista elaborată de documente trebuie convenită cu Agenția Federală de Arhivă. Cu toate acestea, se pare că această procedură va fi formală și având doar un caracter declarativ, întrucât coordonarea se presupune a fi efectuată în etapa finală a formării unui sistem de documentare departamentală.
Astfel, nici măcar analiză completă Regulile indică necesitatea de a rafina și specifica o serie de prevederi existente și de a include altele noi, care vor necesita completări și modificări corespunzătoare. Să formulăm câteva direcții principale, care, în opinia noastră, vor permite, pe de o parte, să se asigure unificarea proceselor de documentare, pe de altă parte, să reflecte specificul documentării activităților unei anumite autorități executive:
1) modificările și completările ar trebui să asigure armonizarea sistemului terminologic în domeniul suportului de informare și documentare pentru management;
așa-numita „abordare clericală” a organizării muncii cu documente oficiale la dezvoltarea unui sistem de management al documentelor (managementul informațiilor);
3) una dintre prevederile cheie ale Regulilor ar trebui să fie o indicație a necesității dezvoltării de către autoritatea executivă (minister, serviciu federal, agenție) a sistemelor de documentare unificate funcționale și includerea ulterioară a acestora în a clasificatorului all-rus documentatia de management. Dezvoltarea acestor sisteme ar trebui să fie coordonată de organul executiv responsabil cu suportul documentar al managementului și să se bazeze pe o singură bază metodologică. Doar dacă aceste condiții sunt îndeplinite, va fi posibilă introducerea unui flux de lucru interdepartamental corporativ.
În cele din urmă, regulile de funcționare ar trebui să devină componentă integrală un sistem de acte normative care reglementează activitățile organelor executive federale și principalul document organizatoric și de reglementare în domeniul managementului documentației.
Succesul în afaceri depinde în mare măsură de el organizare adecvată. Atât managerii, cât și muncitorii obișnuiți ar trebui să fie documente. Care sunt caracteristicile sale, ce tipuri există și ce documente de reglementare ar trebui să fie luate în considerare la organizarea fluxului de lucru?
Orice organizație, indiferent de forma de proprietate și de caracteristici, creează cel mai mult în cursul activităților sale diferite hârtii. Acestea pot fi comenzi, scrisori și protocoale. Toate se referă la documentație organizatorică și administrativă.
Munca de birou este activitatea de creare a documentelor unei organizații, efectuată conform anumite reguliși cerințe. Cel mai adesea, întreprinderile alocă angajați speciali angajați doar în acest domeniu. În firmele mici, funcția de secretar poate fi atribuită aproape oricărui angajat.
Dacă înțelegeți esența terminologiei (ce este munca de birou), atunci originea cuvântului va deveni clară. Aceasta este, în primul rând, fixarea pe un purtător material de informații oficiale. În timpul acestui proces, este creată care mai târziu inițiază anumite acțiuni.
Termenul de „muncă de birou” în sine a apărut cu destul de mult timp în urmă, dar abia la mijlocul secolului trecut a prins contur oficial, fiind consacrat în acte normative la nivel de stat.
Organizația nu poate exista independent de lege. Există întotdeauna muncă de birou și flux de documente în el. Ce este, care sunt caracteristicile tranziției lucrărilor, cum să le întocmești corect? Aceste probleme sunt rezolvate de specialiști: secretare, arhiviști, angajați ai departamentului de personal.
Munca de birou presupune fixarea informațiilor pe un suport de materiale, crearea unui act pe hârtie sau electronic. Pe baza acesteia se construiește fluxul de documente al organizației - mișcarea unei comenzi sau scrisori, începând de la crearea acesteia și terminând cu executarea și trimiterea la arhivă sau distrugere.
În funcție de locul de creare a documentelor de afaceri în raport cu angajații și conducerea organizației, fluxul de documente este împărțit în extern și intern. Depinde de sursa cale mai departe ordine, instrucțiuni, scrisori.
Fluxul de documente intern al organizației implică următorii pași:
Etapele fluxului de lucru extern sunt în general similare, dar există unele diferențe:
În plus, în raport cu managementul organizației, există următoarele tipuri flux de lucru:
Toate etapele deplasării documentelor sunt în mod necesar înregistrate în jurnale speciale. Ele pot fi efectuate în mai multe moduri:
Mulți oameni întreabă ce este Proceduri judiciare, și cum diferă de general. Un dosar în instanță este un pachet ușor diferit de documente și probe materiale. Depozitarea și deplasarea corespunzătoare a acestuia asigură transparența activității sistemului de aplicare a legii. spre deosebire de organizatoric, nu poate fi voluntar. Este condus de persoane autorizate și strict controlat. Pentru el, toate etapele sunt definite normativ și strict, până la distrugere.
Majoritatea angajaților întreprinderii au o idee foarte vagă despre ceea ce sunt munca de birou și managementul documentelor. Pentru o secretară, aceasta este o activitate profesională.
Secretariatul întreprinderii îndeplinește funcția principală în funcție de forma și caracteristicile muncii, organizarea serviciului de birou al întreprinderii este împărțită în următoarele tipuri:
Caracteristicile fluxului de documente la întreprindere vor depinde direct de ce formă de secretariat este adoptată.
Indiferent de dimensiunea și forma de proprietate, orice organizație trebuie să aibă un regulament care să reglementeze circulația documentelor. Ce este și cum se face? Această întrebare îi îngrijorează nu numai pe secretare, ci și pe manageri.
Instrucțiunea de lucru de birou este un act de reglementare intern al organizației, aprobat prin ordin sau ordin al conducerii, valabilitate nedeterminată. Prezintă toate etapele transmiterii documentului, oferă liste de poziții ale căror semnături pot certifica autenticitatea documentelor oficiale, oferă mostre de design, formulare și formulare.
În organizațiile mici, cu un nivel scăzut de flux de documente (mai puțin de 200 pe an), întrebarea ce este păstrarea înregistrărilor nu se pune. Totul este hotărât chiar de angajați sau chiar de manager.
Dacă îndatoririle de evidență nu sunt directe pentru angajat și nu sunt precizate în el contract de muncă, atunci ar trebui emis un decret privind atribuirea acestor funcții. V acest document ar trebui detaliat responsabilități suplimentare, răspundere și compensare.
Dacă cel puțin un angajat lucrează într-o organizație, atunci cu siguranță va crea acte de munca. Întrebarea despre ce este munca de birou a personalului este relevantă în special pentru întreprinderile cu un număr mic de angajați.
Managementul evidenței personalului este asigurarea deplasării documentelor specifice legate de activitatea muncii angajații întreprinderii. Aceste sarcini sunt de obicei îndeplinite de angajați unitate specială- Departament de resurse umane. Funcțiile lor includ primirea, procesarea și stocarea documentației de personal. Inclusiv prelucrarea datelor cu caracter personal care este confidențială.
Fluxul de lucru al personalului este de obicei păstrat separat de cel general, cu respectarea regulilor de secretizare și a caracteristicilor de stocare.
În ciuda dezvoltării rapide tehnologii digitale, pentru multe organizații este dificil să optimizeze fluxul de lucru. Ei continuă să conducă corespondența pe hârtie în mod vechi și să țină jurnale obișnuite de înregistrare.
Acest lucru se datorează a doi factori:
Managerii ar trebui să rețină că optimizarea fluxului de lucru cu investiții considerabile oferă un efect economic vizibil.
Organizarea muncii de birou la întreprindere este necesară pentru a asigura eficacitatea proceselor de management. Fluxul de lucru trebuie să respecte ordinea aprobată, alocând rațional resursele și nu distrage atenția angajaților de la obiectivele principale de producție. Despre ce reguli de organizare a muncii de birou trebuie să urmați, vom spune în acest articol.
Din acest articol veți învăța:
Dacă considerăm munca de birou ca o activitate care asigură documentare, flux de lucru, stocare operațională și utilizarea documentelor. (Standardul național al Federației Ruse GOST R 7.0.8-2013 „SIBID. Documente și arhivare. Termeni și definiții”), va deveni evident că pentru organizarea muncii de birou la întreprindere se cere să efectueze o analiză completă a fluxurilor de documente cu care lucrează organizația și să elaboreze reglementări interne și instrucțiuni care să acționeze ca documente de reglementare pentru munca de birou.
Organizarea muncii de birou la întreprindere, de regulă, începe cu crearea unui departament sau numirea unui angajat care va fi responsabil de fluxul de documente al companiei. Dacă volumul documentației oficiale este de așa natură încât o singură persoană nu va fi suficientă pentru a desfășura munca de birou, este necesar să se creeze un serviciu de birou cu drepturi depline.
La întocmirea documentelor de reglementare în domeniul muncii de birou, este important să se analizeze situația reală din companie. Este necesar să se determine tipurile de fluxuri de documente, direcțiile și volumul acestora, pentru a înțelege structura și modul fluxurilor. Înțelegerea acestor criterii va oferi o abordare sistematică a organizarea muncii de birou la întreprindereși va ajuta la structurarea fluxurilor de documente de intrare, ieșire și interne ale companiei.
Caracteristicile fluxului de documente sunt informații cheie pentru organizarea muncii de birou:
Având informații despre caracteristicile fluxurilor de documente, puteți trece direct la organizarea muncii de birou la întreprindere. De regulă, poate fi împărțit în următoarele etape:
Atunci când se organizează munca de birou, este necesar să se utilizeze documentele de reglementare de stat existente: clasificatoare, GOST, reguli și linii directoare. La principalele documente care stau la baza organizarea muncii de birou la întreprindere pot fi atribuite:
V baza organizării muncii de birou la întreprindere sunt documente locale de reglementare ale companiei. Ele reglementează ordinea muncii de birou în organizație: structura acesteia și compoziția informațiilor.
Acest act juridic afectează sarcinile specifice muncii de birou, care determină direcția și specificul activităților companiei, procedura de aprobare a structurii acesteia, personalul de conducere și creează. cadrul instituțional fluxul de lucru.
Structura administrativă a întreprinderii, prevăzută în cartă, face posibilă determinarea seturilor de documente utilizate în activitățile de management. Carta oferă o idee despre documentația administrativă emisă de conducere, influențează sistematizarea proceselor de formare a documentelor, determină parametrii fluxurilor de informații și fluxului de lucru.
Delimitarea funcțiilor unităților structurale ajută la identificarea principalelor tipuri de legături documentare: toate tipurile principale de documente create în unitățile structurale, conținutul (problemele acestora), timpul de pregătire.
Documentul definește statut juridic această divizie a companiei și este baza organizării muncii de birou. Fixează sarcinile, funcțiile, drepturile, responsabilitățile și natura interacțiunilor serviciului de management al înregistrărilor cu alte departamente.
Documentul este act juridic emis în scopul reglementării statutului organizatoric și juridic al angajaților, îndatoririlor, drepturilor, responsabilităților acestora și să ofere condiții pentru o muncă eficientă.
Un act normativ care reglementează tehnologia de lucru cu documente, reguli, tehnici, procese de creare a documentelor, procedura de lucru cu acestea.
Această listă conține toate documentele necesare și suficiente pentru implementarea activităților de management ale companiei. Bilanțul este o modalitate de fixare normativă a compoziției documentelor utilizate în aparat și a procedurii de întocmire a acestora. Include doar documente a căror creare este necesară și repetată periodic.
Acte normative de reglementare elementele de bază ale organizării muncii de birou la întreprindere fac ei înșiși parte din fluxul de lucru al companiei. Acestea ar trebui redactate astfel încât să faciliteze gestionarea acestui flux și să faciliteze crearea sistem eficient munca de birou.
Organizarea muncii de birou la întreprindere se poate realiza ţinând cont de formele de lucru cu documente existente şi dovedite în practică. Forme de organizare a muncii de birou diferă în primul rând în ceea ce priveşte gradul de centralizare a acestora.
Acest tip de organizare a muncii de birou apare atunci când toate operațiunile tehnologice de lucru cu documente sunt concentrate într-o unitate structurală specializată (birou, servicii de birou) sau sunt sub autoritatea unui ofițer responsabil, de obicei secretarul organizației. Acest lucru vă permite să efectuați întregul ciclu de operațiuni de procesare a documentelor într-un singur departament și este una dintre cele mai raționale abordări, deoarece reduce costurile și îmbunătățește organizarea muncii datorită specializării și interschimbabilității specialiștilor din serviciul de birou.
În plus, cu o centralizată forma de organizare a afacerilor unitatea organizaţională şi îndrumarea metodologică suport de documentare. Cu toate acestea, este posibil să se organizeze o astfel de abordare a lucrului cu documente numai în firme mici cu documente relativ puține.
Acest tip de organizare a serviciilor documentare presupune crearea unui serviciu de lucru cu documente în cadrul fiecărui departament al companiei. Ciclul operațiunilor cu documente se realizează autonom pentru fiecare unitate structurală. descentralizate forma de organizare a afacerilor, de regulă, este utilizat în acele organizații a căror structură este fragmentată teritorial. În plus, această abordare a muncii de birou se poate datora caracteristici specifice documentarea activităților, de exemplu, necesitatea de a proteja informațiile sau autonomia relativă a diviziilor companiei.
amestecat forma de organizare a afacerilor este cea mai comună abordare a procesării documentelor. Unele dintre operațiuni sunt efectuate centralizat de către serviciul administrativ, iar operațiunile de creare, organizare și păstrare a documentelor sunt delegate direcțiilor structurale ale companiei. Este posibil ca aceeași operațiune tehnologică să fie efectuată centralizat pentru unele rețele de documente și descentralizată pentru altele. O astfel de împărțire a matricelor se bazează pe adresarea documentelor. De exemplu, documentele interne ale unei divizii sunt înregistrate la locul creării lor.
Alegere forme de organizare a afacerilor este poate una dintre cele mai multe sarcini provocatoare la crearea unui serviciu corespunzător în companie. De regulă, soluția unor astfel de probleme cu organizarea muncii de birou la întreprindere se află sub conducerea instituției. Gradul de centralizare se poate schimba în timp, iar aceste schimbări depind de transformarea companiei în sine. Documentul care reglementează aleșii forma de organizare a afacerilor, este o instrucțiune pentru munca de birou.
Organizarea muncii de birou la întreprindere supuse unui număr de reguli care trebuie respectate pentru a crea un sistem eficient de management al documentelor. Regula principală este trecerea rapidă a documentului de-a lungul celei mai scurte și mai directe rute cu costuri de timp minime. Mai sunt și altele reguli de organizare a afacerilor, asigurarea sistematizării fluxului de documente în companie:
Respectarea cu regulile de organizare a afacerilor contribuie la implementarea principalului principiul organizatoric servicii de gestionare a înregistrărilor: serviciul trebuie să fie specializat, să aibă capacitatea de a efectua centralizat operațiuni tehnologice omogene și să utilizeze eficient resursele tehnice și umane ale companiei.
Organizarea muncii de birou la întreprindere cere abordarea sistemelorși o analiză amănunțită a fluxului de documente al companiei. V baza organizării muncii de birou constă în conformitate cu cerințele documentelor de reglementare care reglementează fluxul de documente al companiei și respectarea regulilor și recomandărilor dovedite. Aflați mai multe despre cum să alegeți corect
Disponibil numai pentru abonați
Autoritățile nu se aplică pentru a lucra cu acte care conțin secrete de stat. Pe baza instrucțiunilor, organismul autorizat dezvoltă instrucțiuni pentru umplerea, intretinerea, depozitarea hartiilor. La aprobarea regulilor de muncă de birou, acestea sunt coordonate cu conducerea arhivei statului.
Regulile muncii de birou în organele executive federale prescriu acest lucru respectivele structuri poate utiliza forme speciale, foi de hârtie standard A5 sau A4. Este permisă crearea de acte în în format electronic. Indiferent de forma, documentul trebuie sa contina detaliile cerute, care se află în la momentul potrivit. Formele sunt dezvoltate în conformitate cu scrierea lor unghiulară sau longitudinală. În primul caz, detaliile sunt situate în colțul din stânga sus al foii. Cu metoda longitudinală, acestea sunt plasate în centrul formei de sus. Regulile de prelucrare a documentelor în munca de birou permit utilizarea șabloanelor în pregătirea actelor electronice. Pe fiecare foaie trebuie să se prevadă indentări: în stânga - nu mai puțin de 20 mm, în dreapta - nu mai puțin de 10 mm, de jos și de sus - 20 mm fiecare. Șabloanele electronice și modelele de formulare trebuie să fie aprobate de șeful organismului federal executiv.
Regulile de prelucrare a documentelor în munca de birou stabilesc că actele trebuie să conțină:
Compoziția detaliilor se stabilește în funcție de tipul și scopul actului. Regulile generale de muncă de birou stabilesc ca aprobarea lucrării să fie certificată de viza unui angajat autorizat. Această prevedere se aplică actelor interne ale structurii. Coordonarea documentelor întocmite într-o instituție executivă federală cu alte organe de stat este certificată printr-o ștampilă, protocol sau scrisoare. 
În documentele organelor executive federale, se folosesc documente:
Expedierea și livrarea actelor se realizează prin telecomunicații, poștă, serviciu de curierat. Regulile generale de afaceri prescriu producerea prelucrare primară documentele primite. După aceasta, se efectuează înregistrarea și examinarea prealabilă a actelor pentru a fi transferate în continuare către managementul acestora. Prelucrarea primară a lucrărilor include verificarea corectitudinii livrării, a disponibilității documentației și a aplicațiilor. De asemenea, specialiștii primitori trimit actele în cele care fac obiectul și nu fac obiectul înregistrării. Acesta din urmă se efectuează în ziua primirii, întocmirii (semnării sau aprobării) sau în ziua următoare (lucrătoare), dacă legislația nu prevede altfel.
Regulile pentru munca de birou în cadrul autorităților federale prevăd că actele după înregistrare trebuie să fie prezentate conducerii spre examinare. Cu toate acestea, este permisă trimiterea documentelor unui alt funcționar. Pentru a face acest lucru, este necesar să se emită o decizie adecvată din partea șefului. Documentele sau copiile acestora cu hotărâri (instrucțiuni de executare) trebuie predate persoanelor responsabile de către serviciul de evidență. Originalul actului este trimis unității structurale, care este încredințată cu punerea sa în aplicare. Daca mai multe departamente actioneaza ca executori, originalul este transferat celui responsabil, iar celelalte primesc copii. Atunci când se asigură accesul unei unități autorizate la o copie electronică, originalul actului poate rămâne în serviciul de înregistrare, dacă acest lucru este specificat în Regulamentele relevante.
După semnarea de către șeful organului executiv sau alt angajat împuternicit, documentele sunt transferate angajaților compartimentului de evidență. Aceștia din urmă își realizează înregistrarea și trimiterea. Regulile de lucru de birou din autoritățile executive obligă angajații să verifice corectitudinea compilarii, exhaustivitatea și conformitatea numărului de copii cu lista de corespondență. Actele completate incorect trebuie returnate unitatilor responsabile de implementarea lor. Lucrările în absența încălcării acestora trebuie trimise în ziua înregistrării lor sau a doua zi (lucrătoare). Transferul documentelor de la o unitate structurală la alta se realizează prin intermediul compartimentului clerical. 
Regulile de bază ale muncii de birou includ procedura de rezumare a informațiilor despre actele primite, compilate, trimise. Analiza și sistematizarea informațiilor se realizează de către departamentul responsabil. Rapoartele se înaintează conducătorului organului executiv în ordinea stabilită de acesta. Pentru a înregistra și a căuta acte în baza de date electronica se aplică datele informatie obligatorie pe acte, în conformitate cu cererea. De asemenea, pot fi utilizate informații suplimentare.
Se formează din actele folosite în derularea activității structurii statului. Organul executiv federal, de comun acord cu departamentul de arhivă, elaborează și aprobă o listă de lucrări create în cursul activității sale, precum și funcționarea instituțiilor subordonate acestuia. În acest caz, pentru fiecare act, este indicată o perioadă de păstrare. Organul executiv elaborează, de asemenea, un model de carte pentru forme unificate documente create. Responsabil pentru această activitate angajaţii îl coordonează cu şeful structurii. Regulile de lucru de birou prescriu formarea unui nomenclator de acte. Angajații responsabili trebuie să le asigure siguranța, contabilitatea și transferul în arhivă.
Regulile de lucru de birou includ formarea acestuia în sarcinile unității structurale de înregistrare. Nomenclatură:
Denumirile subdiviziunilor structurale sunt acceptate ca denumiri de secțiuni ale nomenclaturii. 
La formarea cazurilor, acestea sunt distribuite în funcție de termenii conținutului lor din arhivă. Există categorii de depozitare permanentă și temporară. Reguli munca de birou de personal să prevadă o perioadă mai mare de 10 ani pentru actele de personal. Perioada de stocare temporară poate fi mai mică decât valoarea specificată. Cazurile de la data constituirii lor până la trecerea lor în arhivă sau distrugere se păstrează în unităţi structurale la locul întocmirii. Lucrările pot fi eliberate pentru utilizare temporară angajaților pe o perioadă stabilită de conducătorul instituției. După expirarea acestei perioade, acestea pot fi returnate. Actele sunt emise altor organe de stat în conformitate cu acestea cereri scrise cu permisiunea șefului organului executiv federal sau a adjunctului acestuia. În cazuri excepționale, valorile mobiliare pot fi retrase din depozitare permanentă. În același timp, regulile de lucru de birou ale autorităților federale prescriu să se lase o copie a documentelor certificate în modul prescris, precum și un act privind motivele emiterii originalelor.
Cazuri de temporar (mai mult de 10 ani) și perioadă permanentă depozitarea se expediază nu mai devreme de un an, dar nu mai târziu de trei ani de la momentul încetării lor de către serviciul de birou. Transferul documentelor se efectuează în conformitate cu descrierile. afaceri, perioadă temporară a căror stocare este mai mică de 10 ani (inclusiv) nu sunt transferate în arhivă. La sfârșitul perioadă fixă acestea urmează să fie distruse. Nomenclatorul cazurilor servește drept bază pentru întocmirea inventarelor.
Regulile de lucru de birou stabilesc ca crearea, prelucrarea si stocarea informatiilor se poate realiza in sistemul informatic al structurii de stat. În acest caz, actele electronice trebuie întocmite în conformitate cu reglementările în vigoare pentru actele pe hârtie. De asemenea, trebuie să aibă detalii obligatorii, cu excepția Emblemei de Stat a Rusiei. Componența actelor electronice este determinată de lista documentelor a căror executare, stocare și utilizare ulterioară se efectuează exclusiv în formă digitală la organizare munca interioară structurilor. Această listă este elaborată în conformitate cu recomandările Arhivelor Statului. Lista actelor, a căror întocmire, păstrare și utilizare ulterioară se va efectua în format digital, se aprobă de către conducătorul instituției de comun acord cu departamentul de arhivă.
Documentele trebuie să fie semnate printr-o semnătură digitală îmbunătățită calificată a unui autorizat oficial. Trimiterea și primirea actelor electronice se realizează de către serviciul de înregistrare al instituției. După primirea documentului, serviciul de evidență trebuie să verifice valabilitatea semnatura digitala. Actele electronice incluse în Sistem informatic, datele de înregistrare sunt atribuite. Ele asigură managementul documentelor. Printre altele, include căutarea, accesul, stocarea, controlul, utilizarea etc. Înregistrarea actelor primite pe hârtie se realizează cu formația copie electronică. Nomenclatura indică faptul că cazul se desfășoară în format digital. Acest lucru este notat în titlu sau în câmpul „Notă”. După implementare sau trimitere, actele electronice trebuie păstrate pe perioadele stabilite pentru cazuri similare întocmite pe hârtie. La sfârșitul perioadei, informațiile conținute în format digital sunt supuse distrugerii. 
Acestea sunt prevăzute în instrucțiunile relevante. Regulile de lucru de birou acționează ca bază pentru elaborarea liniilor directoare și a altor acte locale care reglementează tehnologia de lucru cu lucrări în cadrul instituției. Ei definesc tehnicile, procedurile de compilare, procedura de lucru cu date. Funcționând în baza decretului guvernamental nr. 477, Regula Muncii de birou se concretizează pentru fiecare structură de stat tocmai prin astfel de acte locale.
La compilare recomandări metodologice sunt luate în considerare regulile actuale munca de birou a Federației Ruse. Funcționarii responsabili cu dezvoltarea ar trebui să se ghideze după Regulamentul-Model și să coordoneze proiectul cu instituția arhivistică a statului. În conformitate cu GOST R ISO 15489-1-2007, orice instituție trebuie să determine și să înregistreze regulile interne munca de birou. Scopul lor ar trebui să fie dezvoltarea unui sistem de gestionare a actelor fiabile, autentice și utilizabile, care să poată sprijini activitate de afaceriîn perioada necesară.
Structura textului nu este reglementată reguli valoare intersectorială. Recomandările includ de obicei Dispoziții generale, secțiuni despre subiecte și aplicații. Primul bloc definește:
De obicei, încep cu regulile de organizare a muncii de birou. Această secțiune oferă o clasificare a actelor care sunt utilizate în implementarea activităților de informare, administrative și de altă natură în instituție. Următorul articol definește cerințe cheie la acte. Fiecare regulă de evidență este stabilită printr-un paragraf separat. Aceasta include și ordinea vederii, aprobării, semnării. Acest bloc stabilește și regulile:
Pot exista și alte articole în această secțiune. De exemplu, conținutul poate fi extins pentru a include procedura de întocmire a actelor structurii colegiale, adjuncților șefilor etc. În secțiunea „Gestionarea documentelor”, determinați:
Secțiunea „Înregistrare” stabilește:
În secțiunea „Lucrări de referință” sunt fixate:
Secțiunea „Controlul executării documentelor” definește:
Secțiunea Stocare online include informații despre:
În secțiunea „Pregătirea pentru arhivare”, sunt definite următoarele:
În funcție de tehnologia adoptată, specificul activității, condițiile de lucru, componența secțiilor pot fi completate și modificate. Deci, de exemplu, instrucțiunile pot include blocuri care determină procedura de lucru cu contestațiile cetățenilor, acte cu un domeniu de aplicare limitat, suport tehnic pregătire (stenografia, tipărire, înregistrare sonoră etc.).
Acestea ar trebui să includă maximum de material de referință și ilustrativ. Acesta trebuie organizat în conformitate cu ordinea secțiunilor. Anexele conțin diagrame de flux ale documentelor, exemple de ștampile și sigilii, formulare de mostre, anumite tipuri acte, liste de documentație controlată, forme ale contabilității acesteia etc.
De operare reguli oficiale managementul înregistrărilor vă permite să asigurați o procedură clară de lucru cu acte de altă natură utilizate în organele executive guvernul federal și alte agenții guvernamentale. Ele stabilesc cerințe cheie pentru angajații responsabili cu compilarea și înregistrarea, primirea și trimiterea documentelor. Regulile definesc, de asemenea, procedura de lucru cu formele electronice de documente, baze de informare. Fiecare instituție specifică le detaliază prin elaborarea documentelor locale. Unul dintre ele este un ghid de afaceri. Ar trebui să reflecte întregul proces de lucru cu acte, operațiuni tehnologice, aranjate într-o succesiune logică. Instrucțiunea reglementează activitățile nu numai ale serviciilor de birou. Deoarece actele sunt mutate între divizii structurale, angajații lor ar trebui să fie familiarizați ordinea stabilită. Elaborarea documentelor locale de reglementare este realizată de serviciul de birou. Totodată, angajaţii arhivisticii şi departamente juridice. Proiectul întocmit trebuie agreat și semnat de șeful instituției. Șeful emite un ordin, conform căruia Instrucțiunea este pusă în aplicare. În toate diviziunile structurale, ar trebui folosit ca act normativ. În același timp, prevederile sale ar trebui formulate clar și înțeles pentru angajați. În conformitate cu prevederile și cerințele sale, instituția va întocmi, înregistra și preda documentele.
15 iunie 2009 V.V. Putin a semnat Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 477 „Cu privire la aprobarea regulilor pentru documentele în organele executive federale”. Regulile au intrat în vigoare la 2 iulie 2009.
Regulile au fost elaborate în conformitate cu Planul de acțiuni pentru implementarea conceptului de formare în Federația Rusă e-guvernare până în 2010. Termenul de elaborare a Regulilor a fost stabilit în martie 2009, iar ca executori responsabili au fost indicați Ministerul Culturii al Rusiei, Ministerul Comunicațiilor al Rusiei, Ministerul Dezvoltării Economice al Rusiei.
Regulile au fost elaborate de VNIIDAD.
În hotărârea Guvernului de aprobare a Regulamentului, în primul rând, trebuie acordată atenție primului alineat, care indică faptul că decizia este o dezvoltare a art. 11 din Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” din 27 iulie 2006 nr. 149. Să ne întoarcem la acest articol cel mai important, în care clauza 2 prevede: „În organele executive federale, informațiile sunt documentate în mod stabilit de Guvernul Federației Ruse. Regulile privind munca de birou și fluxul de documente stabilite de alte organisme de stat, organisme guvernamentale locale din competența lor trebuie să respecte cerințele stabilite de Guvernul Federației Ruse în ceea ce privește munca de birou și fluxul de documente pentru organele executive federale.
Înainte de publicarea regulilor, cerințele pentru unitatea evidenței în organele de stat și administrațiile locale au fost implementate pe baza „Regulamentelor model pentru interacțiunea autorităților executive federale”, aprobate prin decretul Guvernului Federației Ruse. din 19.01.2005 Nr. 30 și Decretul Guvernului Federației Ruse din 28.07.2005 Nr. organizare internă autorități executive federale. În primul regulament de organizare a muncii de birou, secțiunea 11 „Reguli de bază pentru organizarea circulației documentelor în organele executive federale” a fost dedicată în întregime. Primul paragraf a indicat că „munca de birou în organele executive federale este organizată în conformitate cu instrucțiunile standard pentru munca de birou în organul executiv federal (denumită în continuare instrucțiune standard), aprobată de Ministerul Culturii și Comunicațiilor de Masă din Federația Rusă. Autoritățile executive federale emit propriile instrucțiuni pentru munca de birou, convenite cu Agenția Federală de Arhivă. Alineatul 11.2, care a rămas neschimbat, prevede: „La pregătirea documentelor și proiectelor de acte prezentate Președintelui Federației Ruse și Guvernului, cerințele stabilite de instrucțiunile relevante pentru munca de birou în Administrația Președintelui Federației Ruse și în sunt luate în considerare Oficiul Guvernului Federației Ruse.”
Reglementările model pentru organizarea internă a organelor executive federale au stabilit, de asemenea, că munca cu documente este determinată de Instrucțiunile pentru munca de birou în birou central organ executiv federal.
În conformitate cu clauza 11.1 din „Regulamentul model pentru interacțiunea autorităților executive federale”, un model de instrucțiune pentru munca de birou a fost elaborat și aprobat prin ordinul Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 si inregistrata de Ministerul Justitiei la 27 ianuarie 2006 Nr. 7418. In baza instrucție standard autoritățile executive federale și-au elaborat propriile instrucțiuni.
Regulile, spre deosebire de instrucțiunile standard, sunt aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse, acesta este un normativ superior. document legal, care este obligatoriu. Odată cu introducerea modificărilor la regulamentele-model prin Decretul Guvernului din 15.06.2009, acestea sunt aduse în deplină conformitate cu clauza 11.1 din Legea federală „Cu privire la informație, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”.
Cea mai importantă prevedere a „Regulilor pentru munca de birou în organele executive federale” este dată în paragraful 1. Acesta prevede că „Regulile stabilesc comandă unică munca de birou în organele executive federale. În conformitate cu paragraful 3 din Reguli, „organul executiv federal, pe baza acestor reguli, ținând cont de condițiile și specificul activităților sale, elaborează o instrucțiune privind munca de birou, aprobată de șeful organului executiv federal în acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării.”
Odată cu publicarea regulilor, autoritățile executive federale vor trebui să lucreze la ajustarea instrucțiunilor lor pentru munca de birou. Să aruncăm o privire la ce este nou în Reguli.
Spre deosebire de instrucțiunea standard, Regulile încep cu definirea conceptelor (Secțiunea 1). Toate acestea, cu excepția conceptului de „serviciu de management de birou”, sunt în GOST R 51141-98 dezvoltat de aceeași VNIIDAD „Gestionare și arhivare de birou. Termeni și definiții". Dar fiecare concept din reguli are cel puțin o diferență nesemnificativă, adesea nu fundamentală, dar și subliniază utilizarea organelor executive federale în munca de birou. De exemplu termeni:
- „hârtii” - activitate care asigură crearea documentelor oficiale și organizarea muncii cu acestea în organele executive federale;
- „nomenclatura cazurilor” - o listă sistematizată a denumirilor de cazuri formată în organul executiv federal, indicând termenii de stocare a acestora;
- „caz” - un set de documente sau document separat referitoare la o problemă sau domeniu de activitate a organului executiv federal.
Conceptul de „document” dat în Reguli este definit ca „ document oficial creat de un organism de stat, organism administrativ local, juridic sau individual emise în conformitate cu procedura stabilită și incluse în fluxul de documente al organului executiv federal”; adică prin concept general„document”, care nu poate fi considerat reușit. Noul termen este „serviciu de birou” - o subdiviziune structurală a organismului executiv federal, căruia îi sunt încredințate funcțiile de păstrare a evidențelor, precum și persoane responsabile cu păstrarea evidenței în alte divizii structurale ale corpului executiv federal.
După cum puteți vedea, multe concepte sunt date într-un mod specializat, pentru autoritățile executive federale.
Secțiunea 3 se numește - Crearea de documente în organul executiv federal. Acesta, ca și instrucțiunea standard, stabilește că documentul este întocmit pe antet și coli de hârtie în format A4 și A5, cu aceleași legalizate anterior. dimensiuni minime câmpuri (20 mm - stânga, 10 mm - dreapta, 20 mm - sus, 20 mm - jos), cu dispunerea unghiulară și longitudinală a detaliilor.
Clauza 9, care enumeră detaliile documentului, merită o atenție deosebită.
Instrucțiunile standard de lucru de birou au indicat că toate detaliile sunt întocmite ținând cont de GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare” și fiecare dintre ele a fost descrisă în conformitate cu cerințele acestui standard. Regulile numesc 24 de detalii care pot fi găsite la procesarea documentelor în organele executive federale. În același timp, dăruind mare importanță instrucțiunile funcționarilor care semnează documentul, Regulile, ca în Legea federală „Cu privire la contabilitate” (Articolul 9), împart atributul „semnătură” în două detalii: „poziția persoanei care a semnat documentul” și „semnătura oficialul". Două detalii au primit o nouă denumire: „titlu” – „nume document” și „rezoluție” – „instrucțiune privind execuția documentului”. Întors a dispărut în ultima editie GOST 2003 cerință „semnătură de restricție a accesului la document”, numit în reguli „marca de confidențialitate”. Două semne lipsesc din Reguli: „un marcaj la primirea unui document de către o organizație”, care a devenit superfluă atunci când documentul a fost transmis prin canale de comunicare electronică și „un identificator al unei copii electronice a documentului”, excluderea. dintre care, în opinia noastră, cu fluxul de lucru mare de hârtie rămas, este încă intempestiv.
Cerințele pentru înregistrarea detaliilor nu sunt specificate în Reguli. Acestea vor trebui luate din aceleași instrucțiuni standard pentru munca de birou. Se indică doar că aprobarea documentelor în organul executiv federal este oficializată cu o viză, iar cu alte organizații - cu o ștampilă de aprobare, o fișă de aprobare, un protocol sau o scrisoare de aprobare.
Secțiunea 4 din Reguli este dedicată cerințelor pentru organizarea managementului documentelor. Acesta conține doar dispoziții generale:
Procedura de procesare a documentelor nu este descrisă în Reguli, este indicată în instrucțiunile standard pentru munca de birou.
Ordine generală stocarea curentă a documentelor, prelucrarea și depunerea lor în arhivă sunt date în secțiunea 5 - „Fondul documentar al organului executiv federal”. Această secțiune este interesantă prin faptul că impune organului executiv federal, care își formează propriul fond documentar din documentele formate în cursul activităților sale, „elaborarea și aprobarea, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării, a unei liste de documente generate în cursul activităților sale, precum și în cursul activitățile organizațiilor subordonate acestuia, cu indicarea perioadelor de depozitare.” Aceasta este foarte punct important, deoarece astăzi nu toate organele executive federale au propriile liste, ceea ce face dificil pentru organizații să stabilească termenii de stocare a documentelor atunci când elaborează nomenclatoare de cazuri și efectuează o examinare a valorii documentelor.
Cerințele pentru nomenclatorul cauzelor din Reguli sunt generale, fără detalii, sunt de asemenea stabilite stocarea cazurilor în diviziile structurale și pregătirea cazurilor pentru arhivare în organul executiv federal. În opinia noastră, paragraful 34 „Cazul de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) este transferat în arhiva organului executiv federal nu mai devreme de 1 an și nu mai târziu de 3 ani de la data începerii utilizării sau depozitării acestora. în diviziuni structurale. Transferul cazurilor în arhiva organului executiv federal se realizează pe baza inventarelor cazurilor de depozitare permanentă, depozitare temporară (peste 10 ani) și personal, întocmite în subdiviziunile structurale ale organului executiv federal. Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) în arhiva organului executiv federal nu sunt transferate și sunt supuse distrugerii în modul prescris.
Secțiunea 6 - „Particularitățile lucrului cu documente electronice în organul executiv federal” este fundamental nouă. Dacă în instrucțiunile standard de lucru de birou, cerințele pentru lucrul cu documente electronice au fost împrăștiate în diferite secțiuni, de exemplu, înregistrarea, organizarea unui motor de căutare etc., în Reguli, acestea nu sunt doar colectate într-un singur loc, ci și extinse semnificativ. . Se are în vedere semnarea, aprobarea documentelor electronice, înregistrarea, contabilizarea și păstrarea acestora. Această secțiune a Regulilor are ca scop organizarea gestionării documentelor electronice și tranziția la guvernarea electronică.
Ca anexă la Norme, se oferă o listă de informații despre documentele utilizate în scopul contabilizării și căutării documentelor în sistemele electronice de gestionare a documentelor în organele executive federale. Setul acestor informații diferă de setul de detalii enumerate mai sus și ne trimite la clauza 25 din Reguli, care prevede că „pentru înregistrarea și căutarea documentelor în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, informații obligatorii despre documentele se utilizează conform aplicației. În sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, Informații suplimentare despre documente.
Astfel, pe baza Regulilor aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse, autoritățile executive federale și, în urma acestora, instituțiile subordonate acestora, vor trebui să lucreze pentru a modifica instrucțiunile deja elaborate pentru munca de birou, în conformitate cu prevederile cerințele Regulamentului și, mai presus de toate, luând în considerare punerea în aplicare obligatorie a sistemelor de lucru electronice de birou
