Orice document, inclusiv contabilitatea, este un grup de elemente - detalii. Aranjate într-un anumit mod, detaliile formează structura documentului și sunt reglementate de GOST. Numărul total de detalii posibile este de 30. Documentele contabile și detaliile acestora sunt înregistrate în Legea federală nr. 402 din 31-12-17 „Cu privire la contabilitate”. Faceți distincția între detaliile obligatorii și opționale (suplimentare) ale documentației contabile.
Fiecare fapt al vieții economice a unei organizații are nevoie de confirmare. Acestea sunt comunicate de un document contabil primar executat corespunzător. Dreptul de a efectua o tranzacție comercială poate fi reglementat și prin documente. Rolul documentelor primare este excepțional de mare, totuși, indicatorii săi - detalii - nu toți au o semnificație și o pondere diferită în structura datelor contabile primare.
În art. 9-2 ФЗ №402 enumeră principalele detalii ale documentelor contabile:
Fără prezența detaliilor de bază sau a unei părți a acestora, orice document își pierde forța legală și nu va fi confirmat.
Pe lângă documentația primară, există registre contabile ale contabilității, al căror scop este gruparea datelor înregistrate inițial. Obligatoriu în acest caz, conform art. 10-4 ФЗ №402, va fi:
După cum se poate observa din datele de mai sus, o parte semnificativă a detaliilor necesare în ambele cazuri este aceeași.
Adesea, pentru a dezvălui mai complet informațiile contabile, este necesar să introduceți detalii suplimentare - numărul documentului, datele bancare etc., fără de care este imposibil să efectuați o plată corectă sau să urmăriți fluxul de fonduri, baza tranzacției. , etc. Ele reflectă specificul tranzacțiilor comerciale din diverse domenii contabile.
Există formulare standard de documente contabile și registre, în care sunt prezentate toate detaliile necesare. Organizația are dreptul să elaboreze propriile formulare contabile, în cazul în care formularele tip de care au nevoie nu sunt disponibile, cu respectarea normelor legislative. În plus, este posibil să faci propriile modificări la formularele contabile aprobate adăugând anumite detalii importante pentru organizație. În acest caz, retragerea arbitrară a detaliilor formularului unificat nu este permisă.
Atenţie! Modificările în formularele și formularele standard trebuie să fie reflectate în politica contabilă, cu atașarea modelelor de formulare și a formularelor corectate conform OKUD.
Contabilitatea și raportarea fiscală se formează pe baza acelorași date primare ale documentelor contabile. Erorile și omisiunile la completarea detaliilor nu numai că pot denatura situațiile financiare, ci pot duce și la conflicte cu Inspectoratul Federal al Serviciului Fiscal, pretențiile autorităților fiscale la declarațiile fiscale compilate. Apar probleme în decontările reciproce ale contrapărților, refuzul de a plăti pentru livrarea bunurilor, serviciile prestate, lucrările. Acest lucru este dovedit de practica judiciară.
Câteva situații controversate apărute în domeniul aplicării documentelor primare și detaliile acestora sunt discutate mai jos:
Atenţie! Faptul prestării serviciilor poate fi confirmat fără un document primar, în forma sa obișnuită. Așadar, în cazul în care societatea, după ce a făcut o comandă pentru servicii de consultanță și a efectuat un avans pentru aceasta, a refuzat ulterior să coopereze și a cerut restituirea banilor, instanța a respins cererea. La baza s-au aflat dovezile prestării unor astfel de servicii de către furnizor: opinia experților companiei și recomandările specialiștilor acesteia către client, furnizate în format electronic. În acest caz, aceste documente au jucat rolul de documente primare, iar detaliile cuprinse în ele au confirmat faptul vieții economice (Post. Arbitru. Judecătoria Ministerului Apărării Nr. F05-19640 / 2017).
Atenţie! Practica judiciară nu a ajuns la un consens cu privire la utilizarea facsimilelor în „organizația primară”. Este posibil să se evite situațiile nefavorabile pentru organizație prin refuzul de a folosi faxuri în documentația primară.
Legea federală nr. 402 (Art. 9-7) vă permite în general să corectați documentele primare. Informațiile incorecte sunt tăiate astfel încât să fie lizibile, iar în dreptul ei sunt scrise datele corectate, marcate „corectat” (conform regulamentului Ministerului Finanțelor nr. 105 din 29-07-83). În același timp, articolul specificat din Legea federală impune, la corectare, să se aplice data și semnătura executantului corectării astfel încât să se distingă numele de familie și primele litere ale numelui, prenumelui.
Documentarea este principiul principal al contabilității. Documentele sunt primare și contabile, adică cele care sunt create de contabil însuși și pe baza cărora întocmește situații financiare. Registrele contabile sunt doar astfel de documente. Ce sunt acestea, ce legi și reglementări sunt reglementate și ce să căutați atunci când le întrețineți, vă va spune acest material.
Faptul că indicatorul unui document în contabilitate se numește registru este predat contabililor începători chiar și în primul an de institut. La urma urmei, documentele sunt alfa și omega oricărui departament de contabilitate. Toate registrele contabile trebuie să respecte cerințele articolului 10 din Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ, precum și cu Reglementările contabile (PBU) și să fie precizate în politica contabilă a organizației. Lista registrelor contabile utilizate în companie depinde de ce conturi contabile folosește și de activitățile pe care le desfășoară. La urma urmei, procedura de înregistrare, sistematizare și acumulare a datelor este direct legată de documentele primare implicate în procesul activității economice. În primul rând, departamentul de contabilitate primește documente primare, pe baza datelor de la acestea, se completează registre contabile, care, la rândul lor, permit reflectarea informațiilor rezumative în conturi. În cele din urmă, datele obținute sunt folosite pentru întocmirea situațiilor financiare.
De fapt, registrele contabile sunt jurnalele de comenzi și diverse carduri, certificate și extrase, de exemplu, cel mai important este soldul cifrei de afaceri („șah”), pe baza căruia se întocmește soldul. Prin urmare, este logic ca registrele buh-gal-ter-sko care reprezintă sub-raz-de-la-să fie pe:
Primele sunt ținute pe anumite conturi contabile și exemplul lor poate fi numit doar bilanţ sau registru general. De asemenea, documentele sistematice includ carduri în care contabilul notează orice evenimente din viața economică. Cronologice sunt folosite pentru a înregistra evenimente de afaceri pentru o anumită perioadă de timp, cel mai adesea pentru o lună. Așa sunt menținute majoritatea jurnalelor de ordine. Aceste două tipuri de registre contabile se completează reciproc, există chiar așa-numita regulă Mendes:
Suma cifrelor de afaceri din registrele cronologice este egală cu cifrele de afaceri la debit sau credit al registrelor sistematice.
Prin urmare, în practică, pentru comoditatea contabililor, sunt adesea folosite documente de înregistrare de tip combinat. De exemplu, o revistă este un registru general comun în companiile mici.
După gradul de generalizare a informaţiei, există registre pentru contabilitate analitică şi sintetică. Un exemplu izbitor de documente contabile syn-the-te-ch-sk este aceeași cifră de afaceri-dar-sal-to-vaya ve-dom. În acesta, contabilul înregistrează informații pe fiecare cont syn-te-ty-che-th pentru o anumită perioadă despre soldurile de la începutul și sfârșitul perioadei, precum și despre -ro-tah pentru per-ri-od . Acest document arată astfel:
Informații analitice, adică nu numai detaliile operațiunii, ci și conținutul ei succint, contabilul le notează în foi sau cartonașe speciale. De exemplu, poate fi contabilitatea materialelor, bunurilor, mijloacelor fixe sau decontărilor cu contrapărți. Arată ce sunt registrele contabile, un exemplu de card analitic unificat de inventar al mijloacelor fixe:
Deoarece registrele contabile în contabilitate sunt folosite pentru a înregistra informații despre toate tranzacțiile curente, acestea pot fi păstrate atât pe hârtie, cât și în format electronic. Documentele electronice pot fi tipărite după cum este necesar. Pentru înregistrarea acestora se folosesc de obicei programe de contabilitate specializate, care permit automatizarea procesului de înregistrare a informațiilor în conturi, și deci de a comanda jurnalele și extrasele direct din documentul primar.
În prezent, organizațiile pot utiliza ambele forme unificate ale oricăror documente contabile și le pot dezvolta independent. Nu există restricții în această problemă. Principalul lucru este să repari formularul utilizat în politica contabilă. Lista registrelor contabile pentru politicile contabile în aparență poate fi împărțită în:
Trebuie remarcat faptul că foile individuale trebuie arhivate în dosare, iar datele lor sunt introduse în registre speciale. O regulă similară se aplică cărților.
Deși legislația nu prevede în prezent aplicarea obligatorie a formularelor unificate de către entitățile comerciale, există o listă de detalii obligatorii care trebuie să fie cuprinse în documentația contabilă:
Toate informațiile reflectate în documentație trebuie să fie certificate prin semnătura persoanei împuternicite care a realizat aceste înregistrări. Spre deosebire de documentele primare, în registrele contabile sunt permise corectări ale erorilor și deficiențelor identificate. Pentru a face acest lucru, trebuie să tăiați informațiile scrise incorect cu o singură linie, să le scrieți pe cele corecte deasupra și să certificați corectarea cu o semnătură. În plus, puteți aplica metoda inversării, adică corectați datele făcând o altă intrare cu cerneală roșie. Nu este recomandat să folosiți un corector sau să ștergeți erorile.
Este necesar să depozitați documentele contabile într-o cameră special amenajată pe rafturi sau în dulapuri. Perioada de valabilitate este menționată simultan în două acte normative principale:
În același timp, perioada de 4 ani stabilită de Codul Fiscal al Federației Ruse începe după perioada de raportare (fiscală) în care documentația a fost utilizată ultima dată pentru întocmirea rapoartelor fiscale, calcularea și plata impozitelor, confirmarea veniturilor primite și a cheltuielilor. suportate. În plus, pentru anumite tipuri de registre, se poate seta o perioadă mai lungă de depozitare. De exemplu, registrele de salarizare trebuie păstrate timp de 75 de ani.
Prin urmare, organizația este obligată să asigure siguranța unor registre pe toată perioada de activitate, iar apoi să le transfere în arhivă pentru stocare.
Exemple de formulare de înregistrare contabilă - 2019 pot fi descărcate mai jos.
Contabilitatea se bazează pe colectarea și executarea documentelor care înregistrează faptele și fenomenele activității economice a întreprinderii. Prin urmare, orice lucrare oficială primită de departamentul de contabilitate nu trebuie doar verificată în formă și conținut, ci trebuie și înregistrată și depusă pentru depunere în arhivă. Și toate datele financiare reflectate în conturi, contracte, acte, facturi sunt introduse de către angajatul financiar al întreprinderii într-un program de contabilitate special, care le grupează automat în sistemul de conturi analitice și sintetice. Astfel, se formează informații despre mișcarea resurselor financiare și materiale, se înregistrează sursa încasării acestora și se reflectă informații despre conturile de încasat, conturile de plătit și despre soldurile proprietăților din conturile companiei. Cu alte cuvinte, toate datele din documentele primare și interne ale întreprinderii sunt introduse în tabele speciale de numărare, care se numesc registre contabile.
Registrele contabile sunt elemente contabile importante care ajută la păstrarea și organizarea informațiilor reflectate în documentele financiare și fiscale primare. Este conceput pentru a sistematiza tranzacțiile comerciale pe conturi. Registrele pot avea un design extern diferit, pot fi cuprinse în jurnale speciale, pe foi, iar întreținerea registrelor se poate realiza cu ajutorul computerelor. În cazul în care computerele sunt folosite pentru ținerea registrelor contabile, atunci este necesar să se prevadă că informațiile pot fi prezentate pe hârtie.
Până în 2013, informațiile conținute în registrele contabile ale diferitelor întreprinderi erau secret comercial. Registrele joacă două roluri principale în activitatea unei întreprinderi. În primul rând, ei afișează informațiile rezumate pe conturi. În al doilea rând, datorită acestor documente, sunt generate situații financiare care reflectă rezultatele activităților companiei pentru o anumită perioadă.
Până în 2013, forma registrelor contabile avea un singur eșantion pentru toate entitățile comerciale. Respectarea formularului general acceptat a fost obligatorie pentru toate persoanele juridice. Cu toate acestea, astăzi totul s-a schimbat dramatic. Formele de registre contabile sunt acceptate de conducătorii întreprinderilor. În ciuda modificărilor majore, anumite informații trebuie afișate în registre și anume:
Există trei clasificări principale ale registrelor contabile. Prima clasificare reflectă scopul anumitor registre contabile. Sunt:
Clasificarea registrelor contabile
Registrele pot diferi în ceea ce privește rezumatul informațiilor:
Pentru informații mai complete, ca și în cazul registrelor combinate, registrele sintetice pot fi combinate cu cele analitice. Ca urmare a unei astfel de afișari, totalurile pentru fiecare dintre registre coincid, ceea ce se va elibera de verificarea suplimentară a corectitudinii calculelor.
Ultima clasificare a registrelor este în aparență:
Persoanele care completează și semnează registrele contabile sunt responsabile de corectitudinea reflectării anumitor tranzacții contabile. De asemenea, aceștia sunt responsabili pentru afișarea corectă a informațiilor din conturile documentului contabil. Stocarea registrelor ar trebui să fie însoțită de o protecție fiabilă împotriva accesului neautorizat al persoanelor neautorizate care nu au autoritatea corespunzătoare pentru a efectua astfel de acțiuni. Corectările neautorizate pot duce la răspundere.
Corectarea erorilor trebuie să aibă loc în forma corespunzătoare, să fie justificată și, de asemenea, confirmată prin semnătura persoanelor care efectuează modificări în registre. La final trebuie indicată data corectării. Dezvăluirea informațiilor care sunt conținute în registre și care nu pot fi anunțate public este responsabilă în conformitate cu legislația rusă actuală.
Dacă în document a fost descoperită brusc o eroare, atunci responsabilul are dreptul să facă propriile corecturi, confirmate printr-o semnătură personală. Un element care este invalid este tăiat cu o singură linie, astfel încât să poată fi recunoscut. Informațiile corecte sunt scrise deasupra corecției. În plus, responsabilul trebuie să dea o explicație scrisă cu privire la cutare sau cutare ajustare în registru.
Pentru cei care doresc să știe în mod specific ce sunt registrele, un exemplu va fi prezentat mai târziu. Bilanțul este poate cel mai comun registru în contabilitatea sintetică. Această declarație este utilizată pe scară largă la întocmirea bilanţului contabil.
Informațiile sunt prezentate într-un tabel special, care este împărțit în trei blocuri. Primul bloc afișează soldul care a avut loc la începutul perioadei. Al doilea bloc cuprinde cifra de afaceri a activităților economice. Al treilea bloc înregistrează soldul care se obține la sfârșitul perioadei. În fiecare bloc, datele sunt înregistrate prin debit și prin credit, drept urmare suma pentru fiecare coloană ar trebui să fie aceeași. Pentru cei care sunt interesați de întrebarea ce registre contabile sunt în contabilitate folosind exemplul bilanţului, este prezentat tabelul de mai jos.
| Verifica | Sold la începutul perioadei | Cifra de afaceri pentru perioada | soldul la sfarsitul perioadei | |||
| Debit | Credit | Debit | Credit | Debit | Credit | |
| 01 | ||||||
| 02 | ||||||
| … | ||||||
| Rezultat | ||||||
Politica contabilă, ținerea contabilității în programe special dezvoltate, poate ține cont de faptul că registrele sunt ținute în formulare cu destinație specială atât în format electronic, cât și pe hârtie, care au la bază registre software. Registrele care se formează pe hârtie și într-un computer pot fi Registrul general sau bilanţul, care a fost prezentat mai sus.
Orice întreprindere în cursul activităților sale de afaceri este obligată să aplice registre contabile în conformitate cu legislația rusă. Pe baza acestor documente, pe viitor se generează rapoarte pentru o anumită perioadă de activitate a companiei. De asemenea, prezența registrelor este necesară pentru sistematizarea datelor contabile importante, care iau în considerare toate tranzacțiile comerciale ale unei întreprinderi date.
Elaborarea formelor de registre ale persoanelor juridice comerciale revine aparatului administrativ al întreprinderii cu aprobarea ulterioară a conducătorului. În baza aprobării, șeful companiei emite un ordin. La întreprinderile de stat, acest aspect este aprobat de o autoritate superioară reprezentată de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse.
1. Datele cuprinse în documentele contabile primare sunt supuse înregistrării și acumulării în timp util în registrele contabile.
2. Nu sunt permise lacune sau scutiri la înregistrarea obiectelor contabile în registrele contabile, înregistrarea obiectelor contabile imaginare și simulate în registrele contabile. În sensul prezentei legi federale, un obiect fictiv al contabilității este înțeles ca un obiect inexistent reflectat în contabilitate numai pentru forma (inclusiv cheltuieli neîndeplinite, obligații inexistente, fapte ale vieții economice care nu au existat), un fictiv. obiect de contabilitate înseamnă un obiect reflectat în contabilitatea contabilă în loc de un alt obiect pentru a-l acoperi (inclusiv „deal simulat”). Rezervele, fondurile prevăzute de legislația Federației Ruse și costurile creării lor nu sunt obiecte imaginare ale contabilității.
3. Contabilitatea se ține prin dublă înregistrare în conturile contabile, dacă nu se stabilește altfel prin standardele federale. Nu este permisă ținerea conturilor contabile în afara registrelor contabile utilizate de entitatea economică.
4. Detaliile obligatorii ale registrului contabil sunt:
1) denumirea registrului;
2) denumirea entității economice care a întocmit registrul;
3) data începerii și încheierii ținerii registrului și (sau) perioada pentru care a fost întocmit registrul;
4) gruparea cronologică și (sau) sistematică a obiectelor contabile;
5) valoarea de măsurare monetară a obiectelor contabile, indicând unitatea de măsură;
6) denumirile funcţiilor persoanelor responsabile cu ţinerea registrului;
7) semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea registrului, cu indicarea prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
5. Formularele registrelor contabile se aprobă de către conducătorul entității economice la propunerea funcționarului căruia i se încredințează contabilitatea. Formele de registre contabile pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.
6. Registrul contabil se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.
7. În cazul în care legislația Federației Ruse sau un acord prevede depunerea registrului contabil unei alte persoane sau unui organism de stat pe hârtie, o entitate economică este obligată, la cererea unei alte persoane sau a unui organism de stat. , să prezinte pe cheltuiala proprie copii pe hârtie ale registrului contabil întocmit sub formă de document electronic.
8. Nu sunt permise corecții în registrul contabil care nu sunt autorizate de persoanele responsabile cu ținerea registrului specificat. O corecție în registrul contabil trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea acestui registru, indicând numele și parafa acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
9. În cazul în care, în conformitate cu legislația Federației Ruse, registrele contabile sunt retrase, inclusiv sub forma unui document electronic, copii ale registrelor retrase realizate în modul prevăzut de legislația Federației Ruse sunt incluse în contabilitate. documente.
1. Datele cuprinse în documentele contabile primare sunt supuse înregistrării și acumulării în timp util în registrele contabile.
2. Nu sunt permise lacune sau scutiri la înregistrarea obiectelor contabile în registrele contabile, înregistrarea obiectelor contabile imaginare și simulate în registrele contabile. În sensul prezentei legi federale, un obiect contabil fictiv este înțeles ca un obiect inexistent reflectat în contabilitate numai pentru forma (inclusiv cheltuieli neîndeplinite, obligații inexistente, fapte ale vieții economice care nu au existat), o contabilitate falsă. obiect este înțeles ca un obiect reflectat în contabilitatea contabilă în locul unui alt obiect pentru a-l acoperi (inclusiv tranzacții simulate). Rezervele, fondurile prevăzute de legislația Federației Ruse și costurile creării lor nu sunt obiecte imaginare ale contabilității.
3. Contabilitatea se ține prin dublă înregistrare în conturile contabile, dacă nu se stabilește altfel prin standardele federale. Nu este permisă ținerea conturilor contabile în afara registrelor contabile utilizate de entitatea economică.
(vezi textul din ediția anterioară)
4. Detaliile obligatorii ale registrului contabil sunt:
1) denumirea registrului;
2) denumirea entității economice care a întocmit registrul;
3) data începerii și încheierii ținerii registrului și (sau) perioada pentru care a fost întocmit registrul;
4) gruparea cronologică și (sau) sistematică a obiectelor contabile;
5) valoarea de măsurare monetară a obiectelor contabile, indicând unitatea de măsură;
6) denumirile funcţiilor persoanelor responsabile cu ţinerea registrului;
7) semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea registrului, cu indicarea prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
5. Formularele registrelor contabile se aprobă de către conducătorul entității economice la propunerea funcționarului căruia i se încredințează contabilitatea. Formele de registre contabile pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.
6. Registrul contabil se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.
7. În cazul în care legislația Federației Ruse sau un acord prevede depunerea registrului contabil unei alte persoane sau unui organism de stat pe hârtie, o entitate economică este obligată, la cererea unei alte persoane sau a unui organism de stat. , să prezinte pe cheltuiala proprie copii pe hârtie ale registrului contabil întocmit sub formă de document electronic.
8. Nu sunt permise corecții în registrul contabil care nu sunt autorizate de persoanele responsabile cu ținerea registrului specificat. O corecție în registrul contabil trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea acestui registru, indicând numele și parafa acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
9. În cazul în care, în conformitate cu legislația Federației Ruse, registrele contabile sunt retrase, inclusiv sub forma unui document electronic, copii ale registrelor retrase realizate în modul prevăzut de legislația Federației Ruse sunt incluse în contabilitate. documente.
