document contabil primar
Documentele primare formează baza întregii contabilități. Activitățile financiare și economice ale organizației sunt însoțite de efectuarea a numeroase operațiuni. În acest scop se aplică un element al metodei contabile - documentația. Documentarea este principala metodă de monitorizare contabilă a activității economice a unei organizații, controlul principal al acesteia. document - aceasta este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale finalizate, care dă forță legală datelor contabile. Documentația servește drept bază pentru înregistrările contabile ulterioare și asigură acuratețea, fiabilitatea și indiscutabilitatea indicatorilor contabili, precum și posibilitatea controlului acestora.
Documentele trebuie să fie obligatorii din punct de vedere juridic, adică să conțină o serie de detalii obligatorii (indicatori):
Documentele trebuie întocmite prin astfel de mijloace care să asigure păstrarea înregistrărilor pentru o perioadă lungă de timp (cerneală, pix, mașină de scris, imprimantă). Documentele primare trebuie întocmite fie în momentul efectuării tranzacției (numerar, bancar), fie imediat după finalizarea acesteia. Cei care au întocmit și semnat documentul sunt responsabili pentru realizarea la timp și de înaltă calitate a acestuia, pentru corectitudinea datelor și transferul în timp util pentru înregistrarea în registrele contabile.
Documentele includ:
Toate înregistrările în contabilitate se țin pe baza documentelor primare, apoi informațiile din acestea sunt transferate în registrele contabile, unde sunt sistematizate, adică înregistrate în conturi contabile. La sfârşitul perioadei de raportare, conform datelor registrelor contabile, se completează raportarea întreprinderii.
Documentația primară dă naștere mișcării informațiilor contabile, oferă contabilității informațiile necesare pentru o reflectare completă și continuă a activității economice a întreprinderii.
Prin programare, toate documentele primare se împart în: organizatorice și administrative, documente justificative, documente contabile, combinate.
Conform metodei de reflectare a tranzacțiilor, documentele sunt împărțite în unică și cumulative.
Documentele unice sunt utilizate o singură dată pentru a reflecta o singură tranzacție sau mai multe tranzacții efectuate simultan. După înregistrare, un document unic ajunge la departamentul de contabilitate și servește drept bază pentru reflectarea în contabilitate. De exemplu, comenzi de numerar primite și ieșite, state de plată etc.
Documentele cumulative se întocmesc pe o anumită perioadă (săptămână, deceniu, lună) pentru a reflecta tranzacțiile recurente omogene care se înregistrează în ele pe măsură ce sunt efectuate. La sfârșitul perioadei, totalurile sunt calculate pentru cifrele cheie utilizate pentru conturi. Documentele cumulate includ carduri limită - gard, comenzi de două săptămâni sau lunare etc.
La locul de intocmire documentele sunt interne si externe.
Intern documentele sunt pregătite în întreprindere pentru a reflecta operațiunile interne. De exemplu, încasări și cheltuieli în numerar, facturi, acte, salarii etc.
Extern documentele se completează în afara limitelor întreprinderii date, se primesc într-o formă formalizată. De exemplu, facturi, extrase bancare, borderouri etc.
Conform ordinii de întocmire, documentele sunt primare și consolidate.
Primar documentele sunt întocmite pentru fiecare tranzacție individuală în momentul efectuării acesteia. De exemplu, un ordin de intrare în numerar, ordine de plată, acțiuni pentru anularea activelor fixe etc.
rezumat documentele se întocmesc pe baza documentelor primare întocmite anterior. Utilizarea lor facilitează controlul operațiunilor omogene. Ele pot fi executive, contabile și combinate. De exemplu, rapoarte de avans și de numerar, situații de grupare și cumulative. În special, raportul de avans, fiind unul combinat, îndeplinește funcțiile de document exculpator și contabil. Acesta oferă o descriere completă a decontărilor cu persoane responsabile: soldul sau depășirea avansului anterior, suma acestui avans, suma cheltuită, soldul și data la care a fost introdus în casierie sau depășirea cheltuielilor și data rambursării acestuia. de către întreprindere. În plus, numărul de avans prevede o descriere a costurilor de producție ale conturilor după ce raportul a fost revizuit și aprobat. Pe reversul raportului este prezentată o listă a cheltuielilor individuale și documentele justificative ale acestora.
După ordinea de completare, documentele pot fi clasificate în întocmite manual și cu ajutorul computerelor.
Documentele intocmite manual, completate manual sau la masina de scris.
Documente executate cu tehnologie de calcul,înregistrează automat informații despre operațiunile de producție în momentul executării acestora.
Acceptarea, verificarea si prelucrarea contabila a documentelor. Documentele primite de departamentul de contabilitate sunt prelucrate pentru a le pregăti pentru înscrieri în registrele contabile. Etapa principală a procesării contabile a documentelor în organizație este verificarea documentelor primite în esență, în formă, aritmetic.
La verificarea documentelor pe fond, este necesar să se stabilească legalitatea, corectitudinea și oportunitatea tranzacției comerciale finalizate. Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale care contravin legislației și procedurii stabilite de primire, depozitare și cheltuire a banilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru execuție. În cazul primirii unor astfel de documente primare de către departamentul de contabilitate, contabilul șef trebuie să informeze șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale.
Controlul preliminar este efectuat de către departamentul de contabilitate la întocmirea documentelor. De asemenea, este important pentru că majoritatea documentelor sunt persoane responsabile din punct de vedere financiar, și nu angajați contabili.
Verificarea formularului vă permite să vă asigurați că a fost folosit un formular al formularului corespunzător pentru a înregistra o anumită tranzacție comercială, toate numerele sunt marcate clar, conținutul operațiunii și toate detaliile sunt reflectate.
După aceea, contabilul efectuează o verificare aritmetică, care se rezumă la verificarea corectitudinii calculelor și calculelor aritmetice, impozitarea documentelor. Impozitarea se face prin înmulțirea cantității cu prețul. Verificarea aritmetică vă permite să controlați calculele aritmetice ale totalurilor, corectitudinea reflectării indicatorilor cantitativi și de cost.
După verificare, contabilul prelucrează documentele. Atribuirea documentelor constă în stabilirea conturilor la care trebuie înregistrate în debit și credit tranzacțiile comerciale întocmite în documente.
Principalele domenii de îmbunătățire a documentației sunt unificarea și standardizarea. .
Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumul de formulare unificate de documentație contabilă primară.
Unificarea formelor de documentație contabilă primară are o importanță deosebită pentru îmbunătățirea contabilității, întrucât stabilește și consolidează cerințe uniforme pentru documentarea activităților economice ale organizațiilor, sistematizează contabilitatea, exclude din circulație formele învechite și arbitrare, contribuie la organizarea rațională a contabilității. .
Documente unificate- sunt documente tip aprobate în conformitate cu procedura stabilită și destinate înregistrării tranzacțiilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și diverse caracteristici industriale.
Standardizare - stabilirea acelorași dimensiuni standard pentru documentele tipice, ceea ce vă permite să reduceți consumul de hârtie pentru producerea documentelor, simplifică procesarea și stocarea acestora.
Documentația primară servește ca bază pentru efectuarea înregistrărilor contabile în registrele contabile. Aceste formulare sunt concepute pentru a consemna pe hârtie fiabilitatea faptului unei tranzacții comerciale care a presupus o schimbare a situației economice a întreprinderii. Proiectarea organizației primare este reglementată de lege. Fiecare șablon trebuie să respecte cerințele Legii din 06.12.2011 nr. 402-FZ.
Formele documentelor primare utilizate de entitățile comerciale pot fi unificate și dezvoltate de către părțile la tranzacție în mod independent. Lista formularelor tip care sunt obligatorii pentru utilizare în situații specifice este aprobată prin lege. În astfel de mostre, organizațiile nu au dreptul să schimbe în mod independent structura sau conținutul. Documentele neunificate pot fi create de o companie ținând cont de specificul activităților sale. Acestea sunt supuse aprobării prin actele locale ale companiei.
Clasificarea documentației primare presupune împărțirea în formulare pentru uz intern și extern. Documentele interne descriu tranzacții care afectează activitățile unei instituții - compania care a întocmit acest certificat. Cele externe sunt concepute pentru a stabili ofertele și rezultatele acestora între doi sau mai mulți participanți.
Pentru formele interne, împărțirea în următoarele grupuri este caracteristică:
Registrele de contabilitate includ cărți și reviste, carduri de contabilitate. Acest tip de documentație poate fi împărțit în subspecii, care diferă în modul de umplere și întreținere:
Documentația primară poate lua forma unui acord între contractori, facturi de plată, facturi, acte de acceptare și livrare a sarcinilor finalizate. Documentele primare includ un set de formulare pentru decontările cu personalul. Această categorie include pontajul, statul de plată.
NOTĂ! Valorificarea și cedarea activelor întreprinderii se întocmește folosind organizația primară. Această categorie de documente se caracterizează prin prezența formularelor standard. Anterior, acestea erau obligatorii pentru toate entitățile comerciale. Acum fiecare organizație decide singură dacă folosește formularele recomandate sau își dezvoltă propriile șabloane.
O atenție deosebită în practica contabilă este acordată casei de marcat primare. Este unificat. Modificarea setului de cerințe sau a structurii șablonului poate anula chiar și forma semnată a forței juridice. În această grupă sunt incluse toate tipurile de documente care arată primirea banilor la casierie, dispunerea acestora. Acestea includ registrul de numerar, care rezumă întreaga gamă de acțiuni cu numerar.
In functie de stadiul in care se afla afacerea in acest moment, se foloseste una sau alta forma de documentatie contabila primara. De obicei tranzacțiile, din punctul de vedere al furnizării documentelor, pot fi împărțite în trei etape.
Aceste documente trebuie depuse la organele fiscale, deoarece confirmă cheltuielile efectuate de prima parte, care afectează direct baza de impozitare.
Contabilitatea documentației primare ar trebui organizată astfel încât fiecare formular să treacă prin sistemul de înregistrare din cadrul întreprinderii. Acest lucru este necesar pentru a minimiza riscul pierderii certificatelor și a altor forme. Funcționarul sau altă persoană responsabilă ține evidența înregistrării documentelor. Toate formularele primite sunt procesate ca primite. Formularele de ieșire sunt formulare care sunt create în cadrul întreprinderii (indiferent dacă vor fi emise unor organizații terțe sau rămân în întreprindere).
Documentația primită trebuie să treacă prin mai multe etape de contabilitate și înregistrare:
Pentru a organiza un sistem eficient de circulație a documentelor și pentru a asigura controlul asupra siguranței formularelor, este necesară elaborarea și aprobarea unui grafic de circulație a documentelor cu nomenclator de cazuri. În program, este necesar să se dezvăluie etapele de execuție, înregistrarea documentelor, procedura de transfer al acestora în depozit, cu indicarea intervalului de timp, enumerarea angajaților responsabili pentru fiecare pas.
Este necesar să se păstreze documentația primară executată și reflectată în contabilitate pentru cel puțin 5 ani. Ordinul Ministerului Culturii din 25.08.2010 nr. 558 prevede o clasificare a formularelor cu referire la momentul depunerii acestora la arhivă:
REFERINŢĂ! Legea nr. 402-FZ în art. 29 termenul de valabilitate este limitat la 5 ani. Legislația fiscală prevede asigurarea siguranței și disponibilității înregistrărilor contabile pentru cel puțin 4 ani.
Pentru astfel de forme sunt prevăzute condiții speciale și perioade de depozitare:
Pentru formularele electronice, perioadele de păstrare sunt identice cu cele ale documentelor pe hârtie. Procedura de anulare a activelor primare ar trebui efectuată cu participarea unei comisii special create.
Documentația primară neunificată poate fi dezvoltată de entitățile comerciale în mod independent. Pentru astfel de formulare, principalul criteriu de conformitate cu legislația este respectarea standardelor Legii nr. 402-FZ în ceea ce privește detaliile obligatorii:
TINE MINTE! Pentru a utiliza șabloane dezvoltate independent ca documentație principală, trebuie să le aprobați printr-un act local al întreprinderii.
Numerarul și documentele de plată aparțin unui grup de forme strict reglementate. Întreprinderile, prin ordinul lor sau prin orice altă comandă, nu sunt autorizate să elimine linii, celule din ele sau să modifice structura. Întreprinderile pot face ajustări la șabloanele neunificate, pot adăuga și elimina blocuri de informații. Când dezvoltați noi formulare pe cont propriu, puteți lua mostre standard ca bază.
Pentru aprobarea organizației primare, puteți face exemplele acesteia într-o anexă separată la politica contabilă. A doua opțiune - pentru fiecare formular, managerul emite o comandă pentru întreprindere. Textul ordinului conține informații privind introducerea de noi forme de documentare în contabilitate, care trebuie întocmite după un singur model. Formularele în sine sunt incluse în comandă ca atașamente separate.
Dacă o organizație va folosi formulare standard recomandate de departamentele relevante pentru a reflecta operațiunile individuale, atunci aceste formulare nu trebuie să fie aprobate prin acte interne. Pentru a remedia o astfel de decizie, este suficient să faceți o intrare în politica contabilă privind utilizarea șabloanelor standardizate.
La introducerea unor noi forme de documente în sistemul de management al documentelor, se recomandă aprobarea lor prin comandă.
Starea ideală a documentației primare este o condiție prealabilă pentru absența problemelor în timpul inspecțiilor și auditurilor fiscale, dovada nevinovăției cuiva într-un litigiu cu o contraparte etc. Iată o serie de nuanțe importante pe care un contabil ar trebui să le țină mereu cont atunci când lucrul cu documente primare.
IMPORTANT! Fără un „primar”, în cazuri rare este posibil să se dovedească faptul prestării serviciilor: instanța poate lua în considerare opiniile experților suplimentare și documentația secundară. Daca s-a asigurat faptul lucrarii, absenta actului semnat de client nu il va scuti de plata.
Mentinerea documentatiei contabile primare presupune consemnarea in scris a faptelor activitatilor economice ale organizatiei. Documentația primară servește ca bază pentru contabilitate și este necesară pentru întocmirea rapoartelor. Documentele contabile primare sunt valabile din punct de vedere juridic dacă sunt corect și corect întocmite.
Este important de știut! Conform Legii federale „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 N 402-FZ, toate tranzacțiile comerciale efectuate de o organizație trebuie să fie formalizate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea. Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele formelor unificate de documentație contabilă primară, iar documentele, a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii.
Deci, orice document primar trebuie să conțină:
Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției. Dacă din motive obiective acest lucru nu este posibil, atunci documentația primară se întocmește imediat după încheierea operațiunii. Pe lângă componenta normativă, această regulă are și valabilitate practică. Amânând înregistrarea documentelor primare „pentru mai târziu”, riști să ratezi detalii importante, să te încurci în date și numere. Nu există nicio garanție că veți putea contacta rapid furnizorii sau antreprenorii pentru a le clarifica detaliile atunci când este necesar. În plus, în cazul în care documentația primară nu a fost efectuată la timp, aceasta poate fi depistată printr-o verificare contabilă neprogramată, ceea ce va atrage dificultăți mult mai mari și, în consecință, amenzi.
Documentele primare sunt împărțite în interne și externe.
Documente externe provin de la terți participanți la activități financiare și economice. Acestea includ ordine de plată și revendicări, acte de la fondatori, solicitări de la agențiile guvernamentale, facturi de la furnizori etc.
Documentele interne includîntocmit de organizația însăși. Ei pot fi:
Contabilitatea activităților financiare începe cu adoptarea documentelor primare corect executate. Acest lucru se datorează legislației în vigoare și este necesar pentru entitatea comercială în sine, partenerii săi și organismele de control. Faptele vieții economice, confirmate de documente primare, sunt ușor de dovedit. În situații de conflict, un astfel de ajutor precum documentația contabilă bine executată va ajuta la rezolvarea cazului în favoarea companiei.
Entitățile comerciale raportează statului asupra rezultatelor activităților financiare folosind registre contabile, care reflectă toate caracteristicile activității organizației.
Contabilitatea începe cu acceptarea și procesarea documentelor primare.
Documentele primare (cecuri, facturi, acte, facturi etc.) reprezintă dovezi de nerefuzat ale producerii unor evenimente din viața financiară care afectează rezultatul activităților financiare. Aceștia stabilesc și confirmă responsabilitatea pentru operațiunile de afaceri efectuate.
Documentele primare conțin informații obligatorii (detalii):
Autenticitatea informatiilor acestor documente este asigurata de cei care le-au semnat.
Documentul contabil primar se intocmeste pe hartie si (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnatura electronica.
articolul 9, paragraful 5
Documentele primare sunt completate manual - cu pixuri și cu ajutorul mijloacelor tehnice care vă permit să păstrați înregistrările în timpul depozitării pe termen lung în arhivă. Nu puteți completa „primarea” cu un simplu creion. Toate pozițiile goale sunt tăiate.
Șeful, cu avizul contabilului-șef, numește persoane care, prin semnături, atestă realitatea și legalitatea acestor documente primare.
La admiterea în departamentul de contabilitate, aceștia verifică disponibilitatea informațiilor obligatorii, acuratețea calculelor și fac o notă pentru a preveni acceptarea repetată a acestora.
Fiecare fapt al vieții economice este supus înregistrării printr-un document contabil primar. Nu este permisă acceptarea în contabilitate a documentelor care oficializează faptele vieții economice care nu au avut loc, inclusiv pe cele care stau la baza tranzacțiilor imaginare și false.
Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ (modificată la 23.05.2016) „Cu privire la contabilitate”
paragraful articolului 9
Fiecare eveniment financiar este confirmat de tipurile corespunzătoare de documente primare.
De exemplu, acceptarea și înstrăinarea mărfurilor se face cu facturi. Încasarea și plecarea de fonduri prin bancă se documentează prin ordine de plată. Mișcarea banilor prin casierie este confirmată prin ordine de numerar. Plecarea șoferilor pe linie este însoțită de borderouri.
Formele ordinelor de plată și ordinelor de numerar sunt aprobate prin lege. Acestea trebuie să respecte pe deplin mostrele aprobate. Posturile acestor documente se intocmesc strict conform instructiunilor prin care se stabilesc regulile de completare. Nu este permisă întocmirea de ordine de plată și ordine de numerar sub nicio formă și înregistrarea tranzacțiilor de plată printr-o bancă sau casierie cu alte documente.
Exemple de forme legale de documente de plată sunt prezentate în fotografiile de mai jos.
Ordinele de plată sunt completate cu participarea băncii.
Bonul de comanda de numerar este semnat doar de angajatii departamentului de contabilitate. Persoanei care a depus banii i se dă o chitanță tăiată dintr-o anumită comandă. Confirmă faptul că banii au fost depuși în cadrul acestui ordin.
Ordinul de ieșire de numerar, pe lângă contabilul șef și casierul, este semnat de manager și de destinatarul banilor. Dacă un antreprenor individual nu are un contabil, el semnează documentele de unul singur. Aceasta confirmă scopul propus al sumei emise.
La documentarea faptului implementării, se folosește de obicei o scrisoare de însoțire. Conține informații despre numele, adresele, datele bancare ale părților, numărul atribuit, data tranzacției, denumirile mărfurilor, prețul acestora, cantitatea, valoarea, unitățile de măsură, valoarea taxei acumulate, documente atasate. Este semnat de persoane autorizate de conducătorii fiecărei părți la tranzacție. Semnăturile trebuie să fie descifrate, să indice pozițiile, prenumele și inițialele. Pe facturi, după completare, se pun ștampile pe ambele părți.
Formularul de facturare este prezentat mai jos.
În cazul transferului de mărfuri printr-un transportator, aceștia întocmesc, de obicei, o scrisoare de trăsură - un document care confirmă o tranzacție în trei sensuri între vânzător, cumpărător și transportator. Vânzătorul predă mărfurile transportatorului. Transportatorul accepta marfa de la vanzator, transporta si transfera catre cumparator. Cumpărătorul acceptă mărfurile de la transportator. În acest fel, se confirmă faptul transferului dreptului de proprietate de la cumpărător către vânzător.
Persoanele care sunt plătitoare de taxa pe valoarea adăugată întocmesc o factură pentru fiecare vânzare, care nu este documentul contabil primar. Nu confirmă faptul implementării, deoarece este semnat de o singură parte a tranzacției. Taxa percepută de vânzător pe factură nu afectează rezultatul financiar al vânzătorului, deoarece vânzătorul nu plătește acest TVA. Cumpărătorul nu acceptă factura pentru contabilitate, deoarece aceasta este semnată de o persoană care nu este responsabilă față de aceasta pentru acuratețea datelor - reprezentantul vânzătorului.
Factura de plată pentru produse emisă de vânzător nu este recunoscută ca document principal. Nu dovedește apariția unui eveniment care afectează rezultatul financiar, nu confirmă tranzacția - semnătura uneia dintre părți nu confirmă plata.
Multe evenimente din viața economică sunt însoțite de contracte, care, de regulă, fixează intențiile participanților și nu confirmă fiecare tranzacție financiară. De exemplu, contractele de furnizare stabilesc obligațiile uneia de a livra o anumită cantitate de produse înainte de termenul limită, iar celeilalte de a accepta și de a plăti. Întrucât contractele determină evenimente care nu au avut loc, acestea nu sunt acceptate în contabilitate.
Formele documentelor contabile primare se stabilesc de către conducătorul unei entități economice la propunerea unui funcționar căruia i se încredințează ținerea evidenței contabile. Formele documentelor contabile primare pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.
Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ (modificată la 23.05.2016) „Cu privire la contabilitate”
articolul 9, paragraful 4
Lista organizațiilor din sectorul public include:
Pentru aceste persoane, formularele contabile primare au fost aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 martie 2015 nr. 52n (modificat la 16 noiembrie 2016).
Nu există facturi și contracte printre formularele menționate în această comandă. Achiziția și înstrăinarea sunt documentate prin borderouri și acte.
Un exemplu de una dintre facturile emise de toate organizațiile guvernamentale este prezentat mai jos.
Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care se stabilește altfel prin legile federale sau actele juridice de reglementare ale organismelor de reglementare a contabilității de stat. Corecția din documentul științific primar trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul în care s-a făcut rectificarea, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ (modificată la 23.05.2016) „Cu privire la contabilitate”
articolul 9, paragraful 7
Pentru a corecta eroarea, tăiați-o pe cea greșită și scrieți-o pe cea corectă.
Corectarea unei erori în documentul primar trebuie să fie indicată prin inscripția „corectat”, confirmată de semnătura persoanelor care au semnat documentul și, de asemenea, trebuie precizată data corectării.
Reglementări privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate (aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS la 29 iulie 1983 nr. 105)
Fiecare remediere este confirmată de:
Lipsa oricăreia dintre cerințele din listă face corectarea ilegală.
Un exemplu de corectare a facturii este prezentat în fotografie.
Pentru ca rectificarea să aibă forță juridică incontestabilă, se întocmește astfel. Pe marginile libere ale documentului fac inscripția: „Corectat cu” și notează ceea ce s-a dovedit a fi incorect. Ei continuă: „pornit” și notează ceea ce cred că este corect. Apoi scriu: „crede”, se indică data, se pun semnăturile persoanelor responsabile, numele și inițialele acestora. Cu acest design sunt excluse corecțiile amendamentelor neacordate cu semnatarii.
Nu sunt permise corecții în numerar și documente bancare.
Dar aproape orice activitate comercială este însoțită de o cantitate considerabilă de documentație variată. Întrebarea devine rezonabilă, care sunt documentele primare?
Contabilitatea primară înseamnă etapa inițială de generalizare a operațiunilor economice individuale, care caracterizează principalele procese ale organizației.
Obiectele contabile sunt:
Toate aceste operațiuni sunt însoțite de înregistrarea documentară. Informațiile despre procesele de afaceri și nuanțele aferente sunt afișate în documentația principală.
Definiția unui document primar înseamnă un document care acoperă informațiile inițiale despre rezultatele oricărei activități.
Documentul principal este dovada scrisă a implementării operațiunii de afaceri. Acest document se întocmește în momentul efectuării operațiunii sau imediat după finalizarea acesteia.
Adică, documentele contabile care confirmă faptul unei tranzacții comerciale sunt considerate primare. Orice informație care este prezentă în documentele primare trebuie să fie afișată în contabilitate.
Pentru acumularea și sistematizarea acestuia se folosesc registre contabile. Acestea conțin date despre toate tranzacțiile comerciale efectuate în organizație.
După trecerea unei anumite perioade, informațiile din registrele contabile în formă grupată sunt transferate în situațiile financiare.
Principalele tipuri de documente primare sunt:
Aceste documente conțin informații despre tranzacția comercială efectuată. În unele cazuri, formularele documentelor primare sunt clasificate ca forme stricte de raportare.
În funcție de tipul tranzacțiilor, documentația primară este împărțită în documente contabile pentru mijloace fixe, salarii, tranzacții cu numerar, numerar și așa mai departe.
Merită o atenție specială. De fapt, acest document este cu greu primar, deoarece nu conturează o anumită tranzacție comercială, fiind o anexă la documentul primar.
Necesitatea facturii apare in procesul de obtinere a TVA. Totuși, în același timp va trebui să prezentați o factură sau act.
Totodată, Codul Fiscal menționează factura în legătură directă cu documentele primare.
Scopul fundamental al documentului primar este confirmarea forței juridice a tranzacției comerciale efectuate.
Totodată, pentru unii executanți se stabilește responsabilitatea efectuării operațiunilor pentru operațiunile efectuate.
Documentul primar conține toate informațiile necesare despre o anumită tranzacție comercială, iar faptul existenței documentului confirmă executarea acțiunii.
Adică, datele despre toate activitățile economice ale organizației sunt stocate în documentele primare. Documentația primară este stocată pentru a asigura nevoile personale ale întreprinderii, precum și pentru a fi furnizată structurilor de control.
Contabilitatea se realizează pe baza documentelor primare. Pe baza datelor disponibile în documente se creează raportări financiare și fiscale.
Regulile de bază pentru documentele contabile primare sunt definite în Legea federală nr. 402 din 6.12.11 „Cu privire la contabilitate”.
Dar, deși utilizarea unor forme uniforme nu este considerată obligatorie, nimic nu împiedică utilizarea lor.
Decizia în această privință este luată de șeful entității economice. El este cel care aprobă formularele pentru documentele primare pe prezentarea persoanei responsabile cu ținerea contabilității.
Pe antetul, codul se află în colțul din dreapta sus. Dacă o operațiune comercială este întocmită folosind nu un formular standard, ci folosind un formular dezvoltat independent, atunci „codul” nu este necesar.
În conformitate cu clauza 19 din această prevedere, prezența corecțiilor, ștergerilor și ștergerilor sau utilizarea fondurilor corective în documentele bancare, ordinele de numerar de chitanță/debit, chitanțele anexate și documentele care le înlocuiesc nu este permisă.
Dacă se detectează o eroare, documentele bancare și de numerar nu pot fi acceptate pentru executare. Recopilarea lor este necesară ținând cont de cerințele de bază.
Este important ca documentele de numerar executate incorect sau deteriorate să nu poată fi distruse. Acestea trebuie tăiate și apoi atașate la extrasul de numerar (registru) pentru ziua în care au fost emise.
În procesul de elaborare și prelucrare a documentelor primare, apar multe nuanțe diferite. Printre cele principale se numără următoarele:
| Documentul principal este semnat de o persoană dintr-o listă special aprobată | Lista persoanelor îndreptățite să semneze documentele primare este stabilită de șeful organizației de comun acord cu contabilul-șef. În cazul în care documentele se referă la tranzacții de natură financiară, atunci ele sunt semnate de către șeful și persoana responsabilă. Este interzisă reproducerea prin fax a semnăturii șefului în procesul de înregistrare a documentelor primare |
| Documentul primar trebuie întocmit în momentul finalizării | Tranzacție comercială sau imediat după finalizarea acesteia. Actul intocmit dupa ceva timp nu este recunoscut ca legal |
| Este interzisă corectarea documentelor bancare și de numerar | Corectările sunt permise în alte documente primare, dar numai dacă există semnături de confirmare ale persoanelor responsabile și este indicată data modificării. |
| Este necesar să se verifice cu atenție corectitudinea documentelor primare | Absența detaliilor obligatorii nu permite ca documentul să fie recunoscut fără ambiguitate ca o confirmare oficială. Chiar dacă contribuabilul reușește să dovedească legalitatea documentului prin documentația însoțitoare, va trebui să petreacă mult timp pe dispute de discuții și eventual pe litigii |
| O cerință obligatorie este executarea documentelor primare | În limba de stat în moneda națională. Dacă există documente într-o limbă străină, este necesar să le traduceți în rusă |
În unele cazuri, la pregătirea documentației primare, este permisă utilizarea unui document primar cu două fețe. Aceasta este forma unui document de transfer universal (UPD).
Video: documente primare
Formularul UPD este o formă funcțională de factură, care este completată de indicatorii indispensabili ai documentației primare.
Statutul „1” la UPD permite acestui document să înlocuiască nu doar o factură, ci și un act sau factură.
În acest caz, FRT se aplică simultan în calculele pentru și în recunoașterea cheltuielilor în procesul de impozitare a profiturilor. UPD cu statutul „2” înlocuiește doar actul sau factura.
În FRT sunt combinate elementele facturii și ale documentului primar care confirmă finalizarea operațiunii de afaceri. Legislația nu interzice emiterea de facturi sau borderouri pe ambele părți ale aceluiași suport de hârtie.
Ştampila nu face parte din cerinţele obligatorii ale documentelor primare. Mențiunea nu este cuprinsă în articolul 9, partea 2 din Legea federală nr. 402.
Prin urmare, este necesar să se pună un sigiliu dacă organizația folosește propria dezvoltare a unui document care prevede prezența unui sigiliu.
Dar, în același timp, este imperativ să se certifice cu sigiliu acele documente pentru care prezența unui sigiliu este prevăzută de lege. De exemplu, acestea includ facturile și.
De asemenea, necesitatea unui sigiliu poate fi determinată de politica contabilă a organizației sau de acordul părților.
Articolul 17 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” obligă organizația să păstreze documentația primară, registrele contabile și situațiile financiare pentru o perioadă determinată.
Conform standardelor organizației de stat de arhivare, această perioadă nu poate fi mai mică de cinci ani. În timpul stocării, este necesar să se asigure protecția împotriva editărilor neautorizate.
Orice corecții trebuie să fie motivate și certificate corespunzător. Conținutul registrelor contabile și al situațiilor financiare este un secret comercial.
Pentru dezvăluirea acesteia, persoanele care au acces la informații sunt responsabile în conformitate cu normele legislației Federației Ruse. Inițial, documentele contabile primare sunt stocate în dulapuri închise sub supravegherea contabilului șef al organizației.
Documentele procesate corespunzător sunt transferate în arhivă pentru stocare. Proprietarul întreprinderii este direct responsabil pentru siguranța acestora.
Prezența documentelor contabile primare este o parte integrantă a activităților oricărei organizații.
Fără ele, existența normală a întreprinderii este practic imposibilă. Prin urmare, este atât de important să cunoașteți și să urmați procedura de întocmire și prelucrare a documentelor primare.
Fiecare companie trebuie să utilizeze formulare standard pentru a reflecta faptele tranzacțiilor comerciale. Să luăm în considerare ce forme unificate de documente contabile primare sunt aprobate de guvern. Cuprins Aspecte importante Ce forme de documente contabile primare (lista) sunt folosite? Care este durata lor de valabilitate...
