Kirsanova M.V.
1. Prevederi de bază pentru documentarea activităților de management
Documentarea activităților de management acoperă toate procesele legate de înregistrarea (fixarea) pe diverse medii și înregistrarea conform regulilor stabilite de informare necesare implementării acțiunilor de management. Documentarea se realizează în limbaj natural (documente scrise de mână, dactilografiate, inclusiv telegrame, mesaje telefonice, dactilografiate), precum și în limbaje artificiale folosind noi medii (carte perforate, bandă perforată, benzi magnetice, carduri, dischete etc. ).
Componența documentelor de management este determinată de competența și funcțiile organizației, de procedura de soluționare a problemelor, de volumul și natura relațiilor cu alte organizații și este fixată în tabelul de documente. Uniformitatea regulilor de documentare a acțiunilor de management la toate nivelurile de management este asigurată prin utilizarea Sistemului de stat pentru suport pentru documentare (GSDOU) și a sistemelor unificate de documentare (SDS).
Sistemele de documentare unificate sunt un ansamblu de documente interdependente create conform regulilor și cerințelor uniforme, care conțin informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate. DRC sunt destinate utilizării atât cu ajutorul tehnologiei informatice, cât și cu metode tradiționale de prelucrare a informațiilor.
Documentele de management privind numele, forma și compoziția detaliilor trebuie să respecte USD, cerințele Instituției Educaționale de Stat pentru Educație, reglementările (cartele) privind organizația și alte documente de reglementare care conțin regulile de documentare. În conformitate cu legislația și competența în vigoare, organele de conducere emit următoarele documente administrative: decizii, rezoluții, ordine, ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, instrucțiuni.
Deciziile, decretele și ordinele se emit în toate cazurile când este necesară adoptarea unui act normativ sau individual asupra principalelor probleme de competență a organizației. Ordinele și instrucțiunile sunt emise pe probleme operaționale și pentru a organiza executarea deciziilor, deciziilor și ordinelor.
Actele administrative comune ale organizațiilor care emit documente de aceeași formă (ordine, rezoluții etc.) se întocmesc ca decizie comună, care are forța juridică a unui act administrativ în fiecare organizație care a adoptat acest document.
Aducerea în atenția organizațiilor subordonate, a diviziunilor structurale a documentelor autorităților superioare sau a documentelor altor organizații se realizează în forma stabilită de autorul documentului. Dacă metoda nu este specificată, organizația rezolvă singură această problemă. Hotărârile de protocol ale organelor colegiale pot fi aduse la cunoştinţa executorilor în forma stabilită prin reglementările privind aceste organe.
Actul administrativ poate fi anulat (modificat) prin actul administrativ al organizației propriu-zise sau unul superior. Acțiunea documentului administrativ poate fi suspendată de autoritățile competente relevante.
Proiectele de documente care afectează interesele altor organizații trebuie convenite în prealabil cu aceste organizații. În caz de dezacord, la proiect se anexează comentarii sau o declarație a esenței dezacordului.
Cursul dezbaterii problemelor și hotărârilor luate la ședințele organelor colegiale, consiliilor, ședințelor, ședințelor se consemnează în procesul-verbal. Procesele-verbale se întocmesc pe baza consemnării desfășurării ședințelor, stenogramelor, înregistrărilor sonore (texte ale rapoartelor; discursuri, certificate, proiecte de hotărâri sau hotărâri, ordinea de zi, liste de invitați etc.). În cazul în care cursul ședinței este transcris, textul stenogramei este transcris, tipărit, certificat și păstrat împreună cu procesul-verbal.
În limita competențelor lor, organizațiile de toate nivelurile de conducere pot trimite scrisori în implementarea relațiilor operaționale cu organele sectoriale și funcționale superioare, subordonate și alte organizații și cetăţeni individuali... Scrisorile, de regulă, trebuie întocmite atunci când schimbul de informații fără documente este imposibil sau dificil: explicații orale, instrucțiuni (personale sau telefonice), instrucțiuni etc. Daca este necesara transmiterea urgenta a informatiilor, se intocmesc telegrame si mesaje telefonice, documentul se transmite prin comunicare prin modem, prin fax sau telefon.
Organizațiile, pe baza prevederilor referitoare la acestea și a altor acte care le definesc competența, eliberează și alte documente: planuri de lucru, rapoarte, liste de prețuri, standarde, carte, regulamente, reguli etc. Proiectul documentului de gestiune trebuie convenit cu executanții (autori). a textului), manageri unități structurale sau organizații interesate.
Aprobarea internă a proiectului de document trebuie efectuată în următoarea ordine:
cu direcțiile sectoriale, funcționale, teritoriale, organisme consultative și, dacă este cazul, cu organizațiile obștești;
cu angajații responsabili de rezolvarea problemelor funcționale (șef, specialiști superiori etc.);
cu departamentul financiar sau contabilul-șef (contabil);
cu serviciu juridic;
cu serviciul suport documentare;
cu vicepreședintele organului colegial sau directorul adjunct al organizației care se ocupă de problemele cuprinse în proiectul de document.
Aprobarea externă, în funcție de conținutul documentului, se efectuează în următoarea ordine:
cu organizațiile subordonate, precum și cu cele nesubordonate, atunci când acestea din urmă acționează ca parte obligată în raporturile juridice care decurg din publicarea unui act juridic, sau când conținutul documentului le afectează interesele directe;
cu organizații și asociații de cercetare și producție implicate în cercetare în domeniul la care se referă conținutul documentului;
cu organizatii publice - daca este necesar sau in cazurile prevazute de actele acestor organe;
cu organe care exercită controlul (supravegherea) de stat într-o anumită zonă (sanitar, de stingere a incendiilor etc.);
cu organe superioare de competenţă generală sau sectorială în cazul în care legislaţia prevede posibilitatea de a efectua acţiuni manageriale numai cu permisiunea acestor organe.
Documentul de conducere este semnat sau aprobat de către conducătorul organizației sau funcționarul înlocuitor al acestuia în conformitate cu competența acestuia stabilită prin acte juridice: carta sau regulamentul de organizare, unitatea structurală, fișa postului, ordin de repartizare a atribuțiilor etc. . Se pun două sau mai multe semnături în cazul în care mai mulți funcționari sunt responsabili pentru conținutul documentului.
Se semnează documente de natură monetară, materială și de credit care servesc drept bază pentru primirea și emiterea de bani, inventar și alte valori, precum și modificarea obligațiilor de credit și decontare cu alte organizații.
şeful organizaţiei şi Contabil șef(contabil). Documentele comune ale mai multor organizații sunt semnate de șefii tuturor organizațiilor.
Documentele întocmite de comisie sunt semnate de toți membrii comisiei. Hotărârile (hotărârile) organelor colegiale se semnează de către președinte și secretar. Ordinele emise de conducătorul organului colegial în mod unic au o singură semnătură.
Dreptul de a semna documente administrative sub formă de instrucțiuni sau ordine poate fi acordat șefului adjunct, inginer-șef, șefilor diviziilor structurale.
Documentele aprobate (instrucțiuni, regulamente, statut etc.) sunt semnate de funcționarul responsabil cu întocmirea lor.
Procesul-verbal se semnează de către președintele ședinței organului colegial (consiliu, colegiu, ședință, ședință) și secretar.
Rapoartele, memoriile, certificatele și alte documente cu caracter informativ, de referință sau analitic pot fi semnate de către executor, dacă problemele rezolvate în acestea nu depășesc drepturile și competența acestuia stabilite prin fișa postului.
Există și documente anexe. Ele pot fi de trei tipuri: aprobate sau puse în aplicare printr-un document administrativ corespunzător (anexele la acte juridice având o semnificație independentă); explicarea sau completarea conținutului altui document; trimis cu o scrisoare către alte organizații.
Pe anexele la documentele administrative și anexele care completează sau clarifică conținutul altui document, în colțul din dreapta sus se imprimă:
Aplicație
La___________________
(documentul este indicat)
__________№________
Dacă există mai multe atașamente, acestea sunt numerotate.
La trimiterea cererilor fără documente administrative, cererile sunt ștampilate cu o ștampilă de aprobare care indică denumirea documentului administrativ, data și numărul acestuia. Alcătuirea cerințelor și procedura de întocmire a documentelor-anexă trebuie să respecte cerințele sistemului unificat de documentare, căruia îi aparține documentul-anexă.
Pentru a reduce numărul de forme aplicate de documente, ministerele și departamentele elaborează fișe sectoriale de documente necesare și suficiente pentru implementarea funcțiilor și sarcinilor organizațiilor. Foaia de pontaj include documente atât tradiționale, cât și cele create de tehnologia computerizată. Bilanțul este semnat de persoana responsabilă cu întocmirea lui și aprobat de șeful departamentului. Întreținerea foii de pontaj, efectuarea modificărilor acesteia se realizează de către serviciul de suport pentru documentație. Este interzisă întocmirea documentelor care nu sunt enumerate în buletinul de calificare.
2. Unificarea si standardizarea documentelor de management.
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
1. Introducere
2.2 Documente organizatorice
3. Lucrul cu documentația
3.1 Automatizare
3.2 Unificare
3.4 Cerințe pentru înregistrarea detaliilor documentelor organizatorice și administrative
4. Concluzie
Bibliografie
1. Introducere
Rezultatul final al activităților administrative ale aparatului de stat depinde de multe verigi intermediare, dintre care una este munca de birou, care permite asigurarea eficienței și flexibilității în luarea deciziilor. Munca de birou coordonează toate etapele de lucru - de la proiectare până la implementarea practică a soluțiilor.
Procesul de management include următoarele operațiuni documentate standard de bază: colectarea și prelucrarea informațiilor documentare; pregătirea deciziei; luarea deciziilor și documentarea; comunicarea deciziilor executorilor; executarea deciziei; controlul executiei; colectarea de informații despre performanță; transmitere de informații prin legături verticale și orizontale; stocarea și preluarea informațiilor.
Aparatul administrativ își realizează funcțiile în principal prin documente organizatorice și administrative (ORD) universale și plenipotențiare, create circulând indiferent de specificul activităților din toate sectoarele economiei naționale și controlat de guvern.
Având în vedere că în aparatul de management sunt angajați peste 14 milioane de oameni, iar circulația anuală a documentelor în țară este de aproximativ 60 de miliarde de coli și continuă să crească, atunci nu există nicio îndoială că reglementarea eficientă a acestui proces are o importanță deosebită. Standardele pentru documente de stat, clasificatoarele pentru întregul Uniune și sistemele de documentare unificate acționează ca unul dintre mijloacele de reglementare a fluxurilor de documente. Acestea și alte standarde sunt recunoscute pentru a stabiliza fluxul de lucru din țară în întreaga țară ciclul tehnologic, pentru a crea o tehnologie optimă de management al documentelor pentru fiecare unitate de management.
2. Documentație organizatorică și administrativă
Din documentație se remarcă documentația organizatorică și administrativă, care este uniformă prin caracterul informativ, în funcție de funcțiile organului de stat, instituția care deservește munca de birou.
Organele puterii de stat și guvernamentale ale Federației Ruse, toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile își reflectă activitățile în documente administrative. În conformitate cu prevederile privind organele de stat, sunt clasificate și actele administrative.
Documentele administrative care reflectă activitățile administrative și manageriale ale instituțiilor includ: decrete, decizii, ordine, statut, regulamente, ordine, instrucțiuni, procese-verbale, memorii și note explicative, acte, rapoarte etc.
2.1 Documentație administrativă
2.1.1 O rezoluție este definită ca un act juridic adoptat de suprem și unii autoritățile centrale management colegial în vederea rezolvării celor mai importante și fundamentale sarcini cu care se confruntă aceste organisme și stabilirii unor reguli de conduită stabile.
Rezoluțiile sunt adoptate de Guvernul Federației Ruse și de guvernele entităților constitutive ale Federației cu privire la aspecte organizatorice și de altă natură legate de exercitarea atribuțiilor lor de către cele mai înalte organe ale puterii de stat; De către Guvernul Federației Ruse și guvernele entităților constitutive ale federației, în urma examinării problemelor privind starea unei anumite sfere a conducerii statului și a problemelor legate de pregătirea sesiunilor și coordonarea activităților permanente comitete; De către Guvernul Federației Ruse și guvernele entităților constitutive ale Federației ca acte normative sau acte cu o importanță economică și națională. Valoarea totală... Pe cele mai importante probleme ale administrației publice se emit decrete comune, care sunt acte juridice.
2.1.2 O decizie ca act administrativ este un act juridic adoptat de Consiliile Deputaților Populari și de comitetele executive. Deciziile se formalizează și prin rezultatele activităților altor organe colegiale - colegii de ministere și departamente, consilii științifice etc.
2.1.3 Ordinul este un act de conducere a unui organ de stat cu caracter autoritar, emis în cadrul atribuit unui funcționar, organ de competență de stat, care este obligatoriu pentru cetățenii și organizațiile cărora le este adresată ordinul. Comenzile sunt statutulși sunt împărțite în două grupuri: o ordine de acțiune generală, pe termen lung și ordine referitoare la o problemă specifică îngustă, un caz unic. Ordinele sunt emise de Guvernul Federației Ruse și de guvernele entităților constitutive ale Federației. Ordinele sunt, de asemenea, emise de șefii organelor colegiale ale administrației de stat și ale administrației întreprinderilor și instituțiilor în limitele drepturilor care le sunt acordate de legile Federației Ruse pentru a rezolva în principal probleme operaționale.
2.1.4 Ordin - act emis de șefii ministerelor, departamentelor, departamentelor și departamentelor administrației orașelor și regiunilor, șefii de instituții, asociații, organizații și întreprinderi, care acționează pe bază de apartenență unică. Ordinul este emis pentru a aborda principalele sarcini operaționale cu care se confruntă acest organism. Prin natura sa juridică, un ordin poate fi un act normativ de gestiune care conține reguli de drept care reglementează anumite domenii. relații publice, și actul de aplicare a normelor de drept (de exemplu, privind numirea într-o funcție).
Ordinul este cel mai comun tip de document administrativ utilizat în practica managementului. Se publică cu privire la crearea, lichidarea, reorganizarea instituțiilor sau a părților structurale ale acestora; aprobarea reglementărilor, instrucțiunilor, regulilor etc. documente care necesită aprobare; asupra tuturor problemelor vieții interne a unei instituții, organizații, întreprinderi, precum și asupra problemelor de personal de admitere, transfer, concediere a angajaților etc. Prin intermediul unui ordin, managerul stabilește principalele sarcini pentru angajați, indică modalitățile de rezolvare a problemelor fundamentale. Comanda este obligatorie pentru toți angajații unei anumite organizații sau industrie. În unele cazuri, ordinul poate viza o gamă largă de organizații și funcționari, indiferent de subordonarea acestora. Toate actele administrative trebuie să respecte cu strictețe legea, niciunul dintre ele nu poate conține prevederi care să contravină legii.
Întocmirea principalelor tipuri de documente administrative este practic aceeași. Ea reprezintă destul proces dificil, care prezintă diferențe în etapa finală de înregistrare a documentelor care reflectă rezultatul activității colegiale (decizii și hotărâri) și prezența unică (comandă, comandă).
Se pot distinge următoarele etape de pregătire a documentelor administrative: studiul esenței problemei, pregătirea unui proiect de document, aprobarea unui document, semnarea. Pentru hotărâri și hotărâri se adaugă etapa de discuție și adoptare a acestor documente la o ședință a organului colegial.
Procedura de întocmire și emitere a unui document administrativ ar trebui descrisă în tabelul de formulare de documente ale unei anumite instituții sau în instrucțiunile acesteia pentru munca de birou. Acestea stabilesc succesiunea asupra proiectului de document și acele cerințe, a căror respectare asigură utilitatea juridică a documentului.
Întocmirea unui proiect de document administrativ poate fi încredințată uneia sau mai multor divizii structurale sau funcționari individuali. La elaborarea proiectelor de documente administrative complexe și mari, pot fi create grupuri de lucru (comisii), pot fi implicați oameni de știință sau specialiști calificați din rândul lucrătorilor practicieni. Condiția principală pentru asigurarea calității unui document este competența suficientă a persoanelor care îl întocmesc. Cu cât este mai mare nivelul documentului întocmit, cu atât sunt mai mari cerințele pentru compilatori (profesionalism, profunzime de cunoaștere a problemei, nivel cultural general, capacitatea de a exprima gânduri).
Temeiul legal pentru elaborarea unui document administrativ poate fi publicarea unui document de către autorități și administrație, o instrucțiune specifică de la o autoritate superioară, necesitatea desfășurării activităților executive și administrative pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite instituției. O instituție sau unitate structurală poate lua inițiativa de a elabora un document de reglementare cu privire la orice problemă.
Prima etapă în elaborarea unui proiect al oricărui document administrativ constă în determinarea gamei de aspecte care trebuie reflectate în acesta. În funcție de importanța acțiunilor de management, aceștia încep să studieze materialele pe fond și, în primul rând, actele legislative și hotărârile guvernamentale, apoi actele de reglementare departamentale, documentele administrative premergătoare pe aceasta și probleme similare.
Studiul actelor legislative și documentelor guvernamentale oferă temeiul juridic al documentului, concentrarea acestuia pe formularea de stat a problemei. Revizuirea software-ului publicat anterior această problemă documentele administrative vor permite evitarea dublărilor și contradicțiilor, concentrându-se pe aspectele nerezolvate ale problemei. Întocmirea unui proiect de document administrativ necesită colectare informatie necesara pe fondul întrebării puse. Pentru aceasta se folosesc diverse documente informative si de referinta: rapoarte, certificate, rapoarte si note explicative, acte, corespondenta oficiala. După ce au colectat și studiat materialele necesare, după ce au obținut o claritate completă asupra esenței problemei, după ce au definit în mod clar scopul emiterii unui document administrativ, încep să elaboreze proiectul acestuia. Accentul principal ar trebui să fie pe formularea principalelor prevederi ale unei decizii specifice. Mai întâi trebuie să o faceți în schiță, apoi să editați și să clarificați părțile în ordinea aprobării.
Textul unui document administrativ constă cel mai adesea din două părți interdependente - o declarație și una administrativă. Partea constatatoare este o introducere în esența chestiunii în discuție, menită să explice ce a determinat ordinele. Poate enumera fapte, evenimente și poate oferi o evaluare. Adesea, în partea constatatoare, se dă o repovestire a unui act al unei autorități superioare, în temeiul căreia se emite acest document administrativ (cel mai adesea o repovestire), În acest caz, tipul actului, autorul său, numele complet (titlu). ), numărul și data, adică toate datele de căutare (de referință). Partea de constatare este opțională, poate fi absentă dacă nu este nevoie de clarificări.
Sarcina principală a documentelor administrative este suportată de partea administrativă, care este expusă într-o formă imperativă. În funcție de tipul documentului, începe cu cuvintele: „hotărăște” - într-o rezoluție; "Decide" ("hotărât") - în hotărâre; „Ofer” – la dispoziție „Comand” – în comandă. Tipul actului administrativ predetermina, de asemenea, natura prezentării textului acestuia. Cuvintele „hotărăște”, „hotărăște” („decid”), „propun”, „comand” sunt tipărite cu majuscule sau cu litere mici, i.e. ele ies în evidenţă vizual şi separă astfel partea constatatoare a documentului de partea administrativă.
Aceste cuvinte sunt situate cu linii separate de poziția zero a tabulatorului. În decrete și hotărâri, denumirea organului colegial este indicată înaintea cuvintelor „hotărăște” și „hotărăște”.
Apoi textul dispozitiv urmează pe un nou rând al paragrafului. Pentru formularea acestei părți a documentului sunt prezentate cerințe deosebit de stricte. Ele trebuie să fie specifice, să nu contrazică sensul documentelor publicate anterior, clare, clare, să nu permită interpretări diferite. Ar trebui să evite expresiile vagi precum: „creșterea”, „creșterea”, „întărirea”, „îmbunătățirea”, „acțiunea”, „activarea” etc. Instrucțiunile astfel formulate sunt vagi, iar verificarea îndeplinirii lor este dificilă.
Dacă partea administrativă implică acțiuni de natură diferită și mai mulți interpreți, aceasta este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Fiecare paragraf indică executantul (organizație, unitate structurală, funcționar specific, de exemplu, în ordine), acțiunea prescrisă la timp. Interpretul este indicat în cazul detaliat. De asemenea, puteți indica în termeni generali, de exemplu: directori de fabrici, directori de arhive. Acțiunea prescrisă este exprimată printr-un verb într-o formă nedeterminată - „pregătește”, „înscrie”, „organizează”, „oferă”, „încredințează”, „dezvolta”, etc. Termenul de executie trebuie sa fie real, sa corespunda volumului lucrarii propuse.
Este necesar să se țină cont de momentul aducerii informațiilor către anumiți interpreți. Documentul de comandă poate fi comun pentru toate articolele termenul de executare... Cu toate acestea, cel mai adesea termenul limită este stabilit pentru fiecare sarcină separat. La sfârșitul textului documentului administrativ există o listă a documentelor care au devenit invalide sau care pot fi modificate odată cu publicarea a acestui act... Ultimul punct din ordine, decizii, instrucțiuni indică persoana căreia i se încredințează controlul asupra executării documentului. Documentele administrative pot avea anexe, instrucțiuni despre care sunt date în paragrafele corespunzătoare ale textului. Cererea „Anexă” după textul actelor administrative nu este întocmită independent.
Textul actului administrativ trebuie să aibă un titlu. Titlul începe cu prepoziția „O” („DESPRE”) și se formează cu ajutorul substantivelor suspendate (de exemplu, „Despre numire...”, „Despre enunțul...”, „Despre introducere . .."), subiectul (de exemplu, " Despre rezultate ... "," Despre măsuri ... "). Pentru o serie de situații tipice de management care necesită emiterea unui ordin (cu privire la crearea, reorganizarea, lichidarea instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor, privind repartizarea responsabilităților între conducere, privind modificarea funcției (cartei), structurii, personalului și personalului a aparatului de management, în fișele postului, despre trecerea la nou regim de lucru), au fost elaborate forme unificate de documente, în care este predeterminată nu numai compoziția, ci și ordinea informațiilor. Ordinele de personal pentru angajare, mutare, mutare la un alt loc de muncă, demitere din funcție, acordare de stimulente, impunerea de sancțiuni disciplinare, schimbarea denumirilor au și o formă unificată.
După ce au pregătit textul documentului administrativ, încep să-l întocmească.Documentele administrative se întocmesc pe un formular comun, format A4. Detaliile includ: stema Federației Ruse, o uniune sau o republică autonomă, numele departamentului, numele instituției, numele tipului de document, data, indexul (numărul), locul întocmirii, titlu, text, semnătură(e), mărci de omologare.
Etapa finală a lucrărilor cu proiecte de documente administrative este aprobarea și semnarea acestora. Înainte de semnare, proiectul este supus acordului cu părțile interesate cărora le privește. Aprobarea se realizează prin ochire atunci când se decide ștampila de aprobare. Deci, proiectul de ordin, hotărâre, ordin se avizează de către redactor și șeful unității structurale care introduce proiectul, de către toți executanții precizați în proiect, funcționari responsabili de execuția documentului în ansamblu, de către un consilier juridic. Proiect de documente, a căror executare necesită securitate financiara, trebuie să fie coordonat cu autoritățile sau serviciile financiare.
O viză de consilier juridic confirmă conformitatea documentului cu actele legislative și de reglementare, precum și conformitatea anumitor formulări cu cerințele speciale ale unor autorități (de exemplu, instanță, parchet, asistență medicală). Coordonarea se realizează de către unitatea structurală sau persoana care a întocmit proiectul de document administrativ. Vizele sau ștampila de aprobare, de regulă, sunt aplicate pe primul exemplar al proiectului. În caz de dezacord cu proiectul, se scrie o concluzie motivată. Înainte de semnare, proiectul este în plus verificat cu atenție. în care Atentie speciala ar trebui să acordați atenție verificării datelor digitale, numelor de familie, numelor și patronimicelor.
Proiectele de documente administrative adoptate de organele colegiale - hotărâri și decizii - sunt discutate și adoptate în ședințe. În timpul discuției, se pot face modificări și completări la acestea. Proiectele revizuite sunt supuse aprobării la următoarea ședință.
Se depun spre semnare proiectele de documente complet pregătite. Ordinele sunt semnate de șeful sau adjunctul acestuia. Decizia și hotărârea au două semnături - președintele și secretarul (directorul) organului colegial. Prima copie a documentului, realizată pe formular, este semnată. Actele administrative intră în vigoare din momentul semnării sau aduse la cunoștința executorului. În unele cazuri, data intrării în vigoare și durata actului de gestiune sunt indicate în documentul propriu-zis.
O importanță deosebită se acordă aducerii documentului administrativ la cunoștința executorului. Rezoluțiile Consiliului de Miniștri al Federației Ruse sunt publicate în Reuniunea Guvernului Federației Ruse și, dacă este necesar, o mare publicitate este adusă în atenția publicului de către mass-media. În mod similar, sunt aduse în atenție actele guvernelor altor state. Actele ministerelor și comitetelor de stat sunt publicate în Buletinul actelor normative ale ministerelor și departamentelor din Federația Rusă - un organ al Ministerului Justiției al Federației Ruse și publicații departamentale. Deciziile, ordinele, ordinele sunt replicate și transmise în conformitate cu lista întocmită de redactorii documentului.
2.1.5 Protocolul este un „document” organizatoric și administrativ care fixează cursul dezbaterii problemelor și luării deciziilor la ședințe, ședințe, conferințe și ședințe ale organelor colegiale. O definiție mai generalizată este dată de dicționarele explicative ale limbii ruse, definindu-l ca „un document cu evidența a tot ceea ce se întâmplă la o întâlnire, întâlnire”.
O reuniune a unui organ colegial este precedată de o mulțime de lucrări pregătitoare, în oda cărora se întocmește un grup de documente care însoțesc protocolul: ordinea de zi, listele participanților la întâlnire și listele invitaților, rapoartele sau rezumatele principalelor discursuri, referințe pe problemele aflate în discuție, proiecte de hotărâri (sau rezoluții) pe fiecare problemă. Procesele-verbale sunt de obicei ținute în timpul ședinței. În cazurile în care ședința este stenografată sau se efectuează înregistrarea magnetică a sunetului, procesul-verbal poate fi întocmit după ce a fost transcris. Secretarul sau o persoană special desemnată trebuie să păstreze procesul-verbal. Calitatea înregistrării vorbirii depinde de calificările sale, de capacitatea de a pătrunde și de a înțelege esența problemelor discutate. Prin urmare, numirea persoanei care preia procesul-verbal este o parte crucială a pregătirii ședinței. Protocolul se intocmeste sub forma unui formular general. Forma acestuia include: denumirea departamentului, denumirea instituției (poate fi numele unei unități structurale), o indicație a tipului de document (proces-verbal), data ședinței, numărul, locul ședinței, ștampila de aprobare, titlu, text, semnături.
Procesul-verbal este ștampilat cu data ședinței, nu cu execuția sau semnarea finală a procesului-verbal. În cazul în care o ședință durează mai multe zile, se indică data începerii ședinței și, după o liniuță, sfârșitul. De exemplu, 12-14.03.93. Numărul de protocol este numărul ordinal al organului colegial întrunit în cursul anului (într-o instituție de învățământ, poate un an universitar). „Locul de întâlnire” necesar indică orașul în care a avut loc întâlnirea.
Titlul procesului-verbal conține indicarea tipului de activitate colegială (ședință, ședință, ședință) și denumirea organului colegial în cazul genitiv. De exemplu, „ședința consiliului studențesc”, „ședința comisiei”, „ședința colectivă de muncă”. După ce partea de antet este întocmită (acest lucru se poate face înainte de începerea întâlnirii), ei încep să alcătuiască textul. Textul procesului-verbal este împărțit în două părți: prima - introductivă, care conține instrucțiuni de la președintele, secretarul, cei prezenți și ordinea de zi; al doilea este cel principal, care consemnează cursul întâlnirii. Cuvântul „președinte” începe protocolul; se imprimă două spații după antet, chiar de la marginile din poziția zero a opritorului de tabulație cu o literă mare; după liniuță indicați numele președintelui, inițiale. Cuvântul „secretar” este și el formalizat.
În timpul întâlnirilor operaționale, această parte a protocolului este omisă. Următorii sunt cei prezenți. Ordinea de executare a acestei secțiuni este următoarea. În procesul-verbal al unei ședințe a unui organ colegial permanent, membrii permanenți prezenți sunt indicați în ordine alfabetică. După ei, numele invitaților sunt scrise cu indicarea poziției lor. La ședințele extinse și la ședințele cu un număr mare de prezenți se indică cantitativ componența acestora, iar la procesul-verbal se anexează lista de familie, despre care se face o înscriere corespunzătoare în procesul-verbal propriu-zis. De exemplu:
Au participat: 43 de persoane (lista atasata).
La întâlniri, conferințe și congrese în care o decizie necesită un anumit cvorum, secțiunea Prezență indică câte persoane trebuie să participe și câte au participat la întâlnire.
În unele cazuri, de exemplu, la întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor colegiilor de ministere, comisiilor, ordinea de zi poate fi atașată procesului-verbal. Apoi nu este inclusă în textul procesului-verbal, ci se face doar o notă de referință: „Se anexează ordinea de zi a ședinței”.
Partea principală a textului protocolului este structurată pe secțiuni corespunzătoare punctelor de pe ordinea de zi. Pentru fiecare articol pot exista astfel de părți: ASCULTAT - VORBIT - DECID (DECID). Aceste cuvinte sunt scrise cu majuscule, fiecare pe un rând nou, urmate de două puncte, rupând astfel vizual textul.
Cuvintele ASCULTAT începe o secțiune pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. Este scris pe un rând după numerele care denotă număr de serieîntrebare.
Numele și inițialele vorbitorului și ale celor care au vorbit în dezbatere sunt indicate pe un rând nou în paragraf. Conținutul discursurilor este prezentat la persoana a III-a singular. Dacă există texte (sau rezumate) ale rapoartelor și al discursurilor, acestea nu sunt consemnate în procesul-verbal, ci după o liniuță după numele de familie al vorbitorului sau vorbitorului, se indică: „Textul raportului (discurs, mesaj) este atașat." După fiecare prezentare, dacă există, întrebările și răspunsurile sunt înregistrate în ordinea prezentării.
Partea finală a secțiunii pentru fiecare punct de pe ordinea de zi este o înregistrare a deciziei (rezoluției) adoptate cu privire la problema în discuție. Deciziile care conțin mai multe întrebări sunt împărțite în clauze și subclauze numerotate cu cifre arabe. Dispozitivul deciziilor, precum documentele administrative, trebuie să fie specific și să conțină componente: cui, ce să facă și până la ce dată. La alegerea funcționarilor, procesul-verbal indică rezultatele votului pentru fiecare candidat separat.
În funcție de caracterul complet al acoperirii dezbaterii problemelor la ședințe, procesele-verbale sunt împărțite în întreg și scurt. Un scurt protocol conține o indicație a numelui de familie al vorbitorului, a subiectului raportului, a prenumele vorbitorilor. Este imposibil să vă faceți o idee despre natura comentariilor, cursul discuției, opiniile exprimate în dezbaterea în cadrul unui astfel de protocol.
Un scurt protocol este permis numai dacă există o transcriere sau când textele rapoartelor și discursurilor sunt atașate la protocol. Întâlnirile operaționale sunt, de asemenea, înregistrate pe scurt. În toate celelalte cazuri, protocolul ar trebui să conțină înregistrări ale tuturor discursurilor, să reflecte munca echipei, să arate dezvoltarea unei soluții într-o ciocnire de opinii, discuții. În timpul ședinței se poate întocmi doar un proiect al procesului-verbal. Într-o perioadă de cinci zile, protocolul este specificat, adăugat, verificat prin transcrieri și înregistrări fono, editat și întocmit. Dacă la protocol se anexează o transcriere, se face o notă despre aceasta după prima parte a protocolului: „Ședința Consiliului Academic a fost consemnată pe scurt. Se atașează transcrierea.” Procesul-verbal complet întocmit este semnat de președinte și de secretar.
Hotărârile organelor colegiale se comunică executorilor sub formă de documente independente- decrete și hotărâri; sunt aduse la viață prin ordine. În alte cazuri, se face un extras din protocoale.
2.2 Documente organizatorice
2.2.1 Statute. Carta este înțeleasă ca un set de reguli care reglementează activitățile organizațiilor, instituțiilor, societăților și cetățenilor, relația acestora cu alte organizații și cetățeni, drepturile și obligațiile într-un anumit domeniu de guvernare sau activitate economică. De exemplu, Carta căi ferate RF, Reglementări veterinare etc. Separat, este necesar să se evidențieze cartele care determină organizarea unui anumit domeniu de activitate a Forțelor Armate ale Federației Ruse (Regulamente militare, Regulamente disciplinare etc.) aprobate de congrese . Statutele întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor sunt aprobate de organele lor superioare (ministere, departamente, comitete executive ale consiliilor locale).
2.2.2 Reglementări - acte normative care au un caracter consolidat de codificare și determină procedura de formare, structura, funcțiile, competența, responsabilitățile și organizarea activității sistemului organelor de stat (de exemplu, Regulamentul general privind ministerele ruse). Federația), un singur organism (de exemplu, Regulamentul privind inspecția auto de stat), unitate structurală (comisii, grupuri). Prevederile pot reglementa activitățile funcționarilor. Un grup separat ar trebui alocat prevederilor care reglementează totalitatea relațiilor organizaționale, de muncă și de altă natură pe o anumită problemă. De exemplu, Regulamentul privind descoperirile, invențiile și propunerile de raționalizare sau Regulamentul model privind desfășurarea muncii de birou pe propunerile, cererile și reclamațiile cetățenilor în organele de stat, la întreprinderi, instituții și organizații. Cele mai numeroase sunt tipurile de prevederi privind desfășurarea diferitelor competiții, spectacole și alte evenimente.
Regulamentul se aprobă în conformitate cu procedura stabilită.
Statutele și regulamentele sunt documente complexe. Structura și conținutul acestora sunt de obicei determinate de instituțiile în curs de dezvoltare.
Prevederile individuale sunt elaborate pe baza celor tipice. Prevederi model, de regulă, sunt aprobate de organele superioare de conducere, iar cele individuale sunt aprobate de conducătorii întreprinderilor și organizațiilor.
2.2.3 Instrucțiuni - un act juridic emis de un organism guvernamental (sau aprobat de șeful acestuia) în scopul stabilirii regulilor care reglementează aspectele organizatorice, științifice și tehnice, tehnologice, financiare și alte aspecte speciale ale activităților instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor ( diviziile și serviciile lor), funcționari și cetățeni.
De asemenea, sunt emise instrucțiuni pentru clarificarea și determinarea procedurii de aplicare a actelor legislative și a documentelor administrative (de exemplu, ordine).
Titlul instrucțiunii ar trebui să sublinieze în mod clar gama de probleme, obiecte și persoane cărora li se aplică cerințele sale. De exemplu, „Fișa postului pentru un inspector de control...”, „Instrucțiune privind procedura de acordare a prestațiilor persoanelor care lucrează în Nordul îndepărtat”, „Instrucțiune privind păstrarea evidenței”.
Textul instrucțiunii este împărțit după o anumită schemă logică în secțiuni, clauze și subpropoziții. De regulă, instrucțiunile încep cu secțiunea „ Dispoziții generale„, Care indică scopul publicării, distribuției, ordinii de utilizare și altor informații generale. Instrucțiunea este un document permanent pe termen lung (până când este înlocuit cu unul nou).
Textul instrucțiunii este orientativ, de aceea recomandă o formulare clară cu cuvinte de comandă precum: „trebuie”, „ar trebui”, „necesar”, „are dreptul”, „nepermis”, „recomandat”, „interzis”, etc... Textul instrucțiunii este prezentat de la o terță parte (de exemplu, „Managerii sau, în numele lor, alți funcționari ai organelor de stat, întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor trebuie să analizeze, să sintetizeze în mod sistematic propunerile, declarațiile și reclamațiile cetățenilor, practicile comentariile conținute în ele...") sau într-o formă impersonală (de exemplu, „Propunerile, cererile și reclamațiile repetate ale cetățenilor, la primirea acestora, li se atribuie următorul index de înregistrare, în coloana corespunzătoare din înregistrarea și controlul). se indică indicii de înregistrare ai primei propuneri, declarații, reclamații”).
Instrucțiunea este întocmită pe un formular comun. Se aprobă printr-un act administrativ special sau direct de către conducător, fapt dovedit prin ștampila corespunzătoare de aprobare din formular. Instrucțiunile pot fi marcate că este un atașament la documentul administrativ. Atunci când instrucțiunea este aprobată printr-un document administrativ (de exemplu, un ordin), aceasta stabilește termenul de introducere a instrucțiunii, enumeră măsurile organizatorice necesare și indică executanții responsabili.
3. Lucrul cu documentația
3.1 Automatizare
Procesul de formare a documentelor în management constă în mod tradițional în operațiunea de culegere a informațiilor inițiale, realizarea unui document (pregătirea textului și (sau) a datelor digitale și tipărirea lor pe antet), conferind documentului forță juridică. Aceste operațiuni pot fi efectuate atât manual, cât și folosind tehnologia computerizată (BT).
Introducerea tehnologiei moderne de calcul electronic în management a fost precedată de mecanizarea muncii de calcul pe baza tastaturilor și calculatoarelor de numărare-perforare.
În comparație cu tastaturile mecanizate și cu mașinile de numărat-perforat, tehnologia electronică posedă capacități de calcul mai semnificative. Acest lucru a făcut posibil la un moment dat să meargă la automatizare integrată functii de management... Odată cu apariția computerelor, a devenit posibilă creație automatizate sisteme de informareși sisteme de control, stații de lucru automate, alte sisteme automate de procesare a documentelor.
În fluxul de lucru al întreprinderilor și organizațiilor sunt răspândite documentele orientate spre prelucrare prin intermediul tehnologiei informatice și create prin intermediul BT pe suport de hârtie și computer. Raționalizarea formei și conținutului documentelor pe hârtie cu intrarea ulterioară a acestora într-o bază de date computerizată, fixarea pe un suport de mașină sau afișarea pe ecranul unui terminal video se realizează în procesul de unificare.
3.2 Unificare
Unificarea documentelor are ca scop reducerea acestora și uniformizarea acestora (adică plasarea uniformă a indicatorilor pe formulare, precum și asigurarea comparabilității informațiilor din documentele interconectate). Reducerea se realizează prin excluderea documentelor care nu sunt esențiale și a indicatorilor duplicați.
Unificarea formularelor de document se realizează pe baza unui singur model grafic al construcției lor - un formular - un eșantion.
Din 1987, a fost introdus GOST 6.10.5-87, care poate fi considerat ca bază pentru proiectarea șabloanelor bazate pe principii metodologice uniforme.
Unificarea formei și conținutului documentelor s-a realizat încă din primii ani de formare a statului sovietic în vederea îmbunătățirii proceselor de management și a tehnologiei de implementare a acestora de către aparatul administrativ. Fiind o problemă la nivel național de unificare a documentelor, aceasta a fost realizată din 1971. În temeiul unui decret guvernamental special, din acel moment au început să fie dezvoltate sisteme unificate de documentare (SDS), a căror introducere, împreună cu clasificatorii pentru întreaga Uniune ai TEI, ar trebui să contribuie la standardizarea suportului informațional pentru procesele de gestionare a economiei naţionale.
3.3 Procedura de eliberare a documentelor administrative
Procedura de emitere a documentelor administrative în condiții de luare a deciziei unice - ordine, instrucțiuni, ordine cuprinde următoarele etape:
1. Inițierea unei decizii - fundamentarea necesității eliberării unui act administrativ.
2. Colectarea și analiza informațiilor cu privire la problemă.
3. Întocmirea unui proiect de document administrativ.
4. Coordonarea proiectului de document.
5. Depunerea proiectului de document administrativ spre examinarea conducerii.
6. Luarea unei decizii (semnarea unui document).
7. Aducerea documentului administrativ la executanți.
Procedura de documentare acționează ca principiu organizatoric în pregătirea și publicarea unui document administrativ și este menită să asigure conformitatea acestuia cu legislația în vigoare.
Proiectele de documente administrative sunt pregătite pe o bază planificată (în conformitate cu un plan sau program elaborat anterior), în numele conducerii organizației, la inițiativa șefilor diviziilor structurale sau a organizațiilor subordonate, precum și a specialiștilor individuali. Justificarea necesității eliberării unui document administrativ poate fi menționată într-un memoriu, un memoriu, un certificat de conținut analitic sau informațional, o propunere, o concluzie, un act, o scrisoare oficială. Aceste documente acţionează ca decizii de iniţiere.
Proiectele documentelor administrative sunt întocmite de specialiştii diviziilor structurale. Dacă proiectul de document afectează interesele diferitelor departamente, se creează o comisie temporară prin decizie a conducerii organizației sau este numit un grup de lucrători pentru a pregăti un proiect de document administrativ.
În a doua etapă se realizează colectarea și analiza informațiilor necesare pentru luarea unei decizii de calitate. Cea mai importantă condiție eficienţă decizie de management- obiectivitatea, suficiența și actualitatea informațiilor pe baza cărora se întocmește proiectul de document. Pentru a face acest lucru, este necesar să se identifice sursele unor astfel de informații. Poate fi: documentația operațională a instituției; documente provenind de la instituții superioare și subordonate; acte legislative, documentație normativă, date științifice etc. Rezultatul culegerii și analizării informațiilor cu privire la problema este elaborarea unei decizii de management, iar, de regulă, în procesul de analiză a informațiilor se elaborează diverse opțiuni de decizie și după o evaluare cuprinzătoare a acestora, se alege unul, cel mai acceptabil.
A treia etapă este formalizarea deciziei elaborate sub forma unui proiect de document administrativ. Proiectarea proiectului se realizează în conformitate cu aceleași reguli care sunt prevăzute pentru proiectarea documentului, dar nu pe formular, ci pe o foaie standard de hârtie, cu toate detaliile necesare și menționând cuvântul „Proiect”. în câmpul de sus din dreapta. Textul proiectului de document administrativ trebuie întocmit ca și cum ar fi versiunea finală a documentului.
A patra etapă - aprobarea proiectului de document - constă în avizare (dacă aprobarea internă este suficientă pentru publicarea documentului) și aprobarea externă, dacă este necesară efectuarea unei examinări a soluției în alte instituții. De obicei, aprobarea externă este efectuată în timpul pregătirii documentelor administrative de către cele mai înalte autorități executive și federale. Aprobarea externă a proiectului de document administrativ se realizează pe o foaie separată - „Fișa de aprobare”.
Coordonarea internă (avizul) se realizează cu șefii tuturor diviziilor interesate ale organizației, șefii și specialiștii de conducere, dacă documentul administrativ vizează problemele activităților acestora; cu o organizație sindicală, dacă proiectul de document abordează probleme de muncă și personal ale organizației; cu contabilul-șef când vine vorba de chestiuni financiare; cu serviciul juridic - pentru conformitatea proiectului de document cu legislația în vigoare, precum și cu adjuncții șefilor organizației.
În timpul procesului de aprobare, se pot face comentarii și completări la proiectul de document. Acestea pot fi introduse direct în proiectul de document transmis sau întocmite pe o fișă separată ca opinie sau observații divergente. V acest din urmă caz atunci când este vizată pe proiectul de document, se pune un semn: „Se atașează opinia divergentă” sau „Se atașează comentariile”. O opinie divergentă, întocmită pe o fișă separată, este atașată proiectului de document și returnată elaboratorilor proiectului de document administrativ. Această opinie divergentă trebuie transmisă șefului spre semnare împreună cu proiectul final al documentului.
A cincea etapă - introducerea proiectului de document administrativ pentru luarea în considerare a conducerii - presupune introducerea de comentarii în proiectul de document pe baza rezultatelor acordului, execuția finală a proiectului de document convenit pe antetul organizației și transmiterea acestuia. la cap pentru semnare. Această etapă are o importanță deosebită dacă proiectul de document administrativ este pregătit în numele unei organizații superioare. În acest caz, proiectul de document este întocmit nu pe antetul organizației, ci pe foi standard de hârtie și trimis organizației-mamă cu o scrisoare de intenție și o notă explicativă.
La a șasea etapă se ia o decizie, exprimată prin semnarea unui act administrativ de către șef. Aceasta este o etapă decisivă în pregătirea unui document administrativ. Semnătura managerului transformă proiectul de document într-un document cu drepturi depline, cu forță juridică.
A șaptea etapă este concepută pentru a se asigura că documentul administrativ este comunicat artiștilor interpreți. În această etapă, documentul este replicat, distribuit sau transmis tuturor interpreților. Distribuirea documentului administrativ trebuie efectuată cât mai curând posibil.
Ce tipuri de organizare documentatie administrativa se aplică întreprinderilor și organizațiilor?
Printre o mare varietate de specii documente de afaceri, care circulă în întreprinderi și organizații, activitatea de management organizațional și administrativ constă în principal în elaborarea și implementarea soluțiilor consemnate în documentația organizatorică și administrativă. Documentația organizatorică și administrativă este cel mai utilizat tip de documentație.
Documentația organizatorică și administrativă este clasificată în trei grupe:
Documentatie administrativa (comenzi, ordine, regulamente,
decizii, instrucțiuni);
Informații și documentație de referință (scrisori, telegrame,
mesaje telefonice, faxuri, acte, protocoale, rapoarte și servicii
note);
Documentația organizațională (carte, regulamente, reguli, instrucțiuni,
tabele de personal).
Clasificarea documentației organizatorice și administrative permite căutarea operațională, controlul execuției, creează condiții pentru unificarea documentelor.
Care este forma documentației organizatorice și administrative.
Setul de locuri fixe din zona unei foi de hârtie de un anumit format pentru plasarea elementelor de informații ale unui document se numește formular.
GOST R6.30-97 stabilește două formate principale de documente pentru documentația organizatorică și administrativă - A4 și A5. este permisă utilizarea formatului A6. Formularele stabilite pentru cel mai utilizat format A4 cu ștampile unghiulare și longitudinale sunt prezentate în Fig. 2 și, respectiv, 3.
Formularul împarte zona formatului în trei zone: zona de serviciu a documentului, zona pentru plasarea ștampilei de colț și zona de lucru a documentului. Un câmp de serviciu al unui document este o parte a zonei de format destinate câmpurilor de documente și fixarea acestuia în spațiile de depozitare. Câmpul pentru plasarea ștampilei de colț se află în colțul din stânga sus al formatului sau în partea superioară a acestuia când ștampila este poziționată longitudinal. Restul zonei de format este zona de lucru a documentului.
Zona de format este umplută cu elemente informative ale documentului, iar pe documentele goale și semne simbolice.
Elementele informaționale ale unui document în munca de birou se numesc cerințe. Există atribute fixe și variabile. Detaliile permanente se repetă fără greșeală în toate documentele acestui titlu. Variabilele sunt aplicate direct în timpul pregătirii unui anumit document.
Semnele simbolice servesc ca linii directoare pentru execuția documentelor, indică începutul și sfârșitul plasării detaliilor, marchează locurile pentru perforarea găurilor pentru arhivarea documentelor.
3.4 Componența cerințelor documentației organizatorice și administrative
Următoarele sunt incluse în detaliile documentației organizatorice și administrative în conformitate cu GOST R6.30-97. (fig. 2 și 3)
01- emblema de stat a Federației Ruse;
02- stema unei entități constitutive a Federației Ruse;
03- emblema organizației sau mărcii comerciale;
04- cod de organizare;
05- cod formular document;
06- denumirea organizației;
07- date de referință despre organizație;
08- denumirea tipului de document;
09- data documentului;
10- numar document comun;
al 12-lea loc de compilare sau publicare a documentului;
13- bară pentru restricționarea accesului la document;
14- destinatar;
15- ștampila de semnătură a documentului;
16- rezoluție;
17- antetul către text;
18- marca de control;
19- textul documentului;
20 - marcaj pe prezența aplicației;
21- semnătură;
22- stampila semnatura acordului;
23- tipuri de aprobare a documentelor;
24- sigiliu;
25- o marcă pe certificarea unei copii;
26- nota despre interpreți;
27- un semn asupra executării documentului și direcția acestuia în cauză;
28- marca pe primirea documentului în organizație;
29- marcaj pentru căutarea automată a documentelor.
Pentru realizarea semifabricatelor de documente se folosesc urmatoarele cerinte: 01.02.03.04.05.06.07.08, precum si marcile de amplasare a cerintelor 09.10,11,12,14,17,18,19.
La înregistrarea documentelor, ar trebui să utilizați următoarele detalii: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29 .
3.4 Cerințe pentru înregistrarea detaliilor documentației organizatorice și administrative
3.4.1 Cerințe pentru înregistrarea detaliilor pe câmpul ștampilă de colț.
Emblema de stat a Federației Ruse este plasată pe formularele documentelor în conformitate cu decretul privind emblema de stat a Federației Ruse.
Rândul unei entități constitutive a Federației Ruse este plasat pe formele documentelor în conformitate cu actele juridice ale entităților constitutive ale Federației Ruse.
Sigla organizației sau mărcii comerciale este plasată pe antetul organizațiilor în conformitate cu cartă. Emblema nu este reprodusă pe antet dacă poartă emblema de stat a Federației Ruse.
Codul de organizare este dat de clasificator integral rusesc intreprinderi si organizatii.
Codul formularului de document este aplicat în conformitate cu clasificatorul integral rus al documentației de management.
Deasupra numelui organizației, indicați numele prescurtat și, în lipsa acestuia, numele complet al organizației-mamă.
Numele organizațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse, care, împreună cu limba rusă ca limbă de stat, sunt tipărite în două limbi.
Un nume într-o limbă străină este reprodus în cazurile în care este consacrat în cartă. Numele într-o limbă străină este situat sub numele în rusă.
Numele filialei, departamentului teritorial, reprezentanței, unității structurale a organizației este indicat dacă aceștia sunt autorii documentului și se află sub denumirea organizației.
Informațiile de referință ale organizației includ adresa poștală, numerele de telefon și alte informații la discreția organizației.
Denumirea tipului de document întocmit sau publicat de organizație este reglementată de cartă și trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de USORD.
În scrisoare nu este indicată denumirea tipului de document.
Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru procesul-verbal data ședinței. Dacă autorii documentului sunt mai multe organizații, atunci ultima dată a semnării este considerată data documentului.
Numărul de înregistrare al documentului constă în numărul său de serie, care poate fi completat la discreția organizației cu indexul cazului conform nomenclatorului cazurilor.
Numărul de înregistrare al documentului, întocmit de două sau mai multe organizații, este format din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, aplicate prin linie oblică în ordinea indicarii autorilor în document.
Locul de întocmire a documentului este indicat dacă este dificil de determinat prin detalii.
Înregistrarea detaliilor plasate pe câmpul de lucru al documentului.
Ștampila de restricție a accesului la document se aplică fără ghilimele pe prima coală a documentului și poate fi completată cu datele prevăzute de legislația privind informațiile referitoare la secrete de statși informații confidențiale.
Destinatarul poate fi organizații, diviziile lor structurale, funcționari sau persoane fizice. Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în nominativ.
Poziția persoanei căreia i se adresează documentul este indicată în cazul dativ.
Dacă documentul este trimis mai multor organizații omogene, atunci acestea ar trebui să fie indicate în termeni generali.
Documentul nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „copie” înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar nu este indicat. Dacă numărul de destinatari este mai mare, se creează o listă de distribuție a documentelor.
Ștampila de aprobare a documentului se află în colțul din dreapta sus al documentului.
Documentul este aprobat de un oficial sau de un document special eliberat.
Este permisă emiterea unei rezoluții pe o foaie separată. Titlul textului include un rezumat al documentului. Titlul este în concordanță cu numele tipului de document. Titlul poate răspunde la următoarele întrebări: despre ce, despre cine etc.
Nu este nevoie să adăugați un titlu la textul documentelor întocmite pe formulare A5.
Textul documentului este redactat în limba rusă sau în limba națională, în conformitate cu legislația Federației Ruse și a entităților constitutive ale Federației Ruse privind limbile de stat.
Textele documentelor sunt scrise numai în limba rusă atunci când sunt trimise la:
Organisme guvernamentale federale, organisme guvernamentale
autoritățile entităților constitutive ale Federației Ruse;
Întreprinderilor, organizațiilor și asociațiilor acestora care nu sunt în
condus de acest subiect al Federației Ruse sau situat pe teritoriul altora
subiecții Federației Ruse.
Textele documentelor sunt întocmite sub forma unui chestionar, a unui tabel, a unui text coerent, sau sub forma unei combinații a acestor structuri.
La alcătuirea unui text sub formă de chestionar, denumirea caracteristicilor obiectului caracterizat trebuie exprimată printr-un substantiv la cazul nominativ sau o frază cu un verb de persoana a doua la pluralul prezentului sau al trecutului. Caracteristicile exprimate verbal trebuie să fie în concordanță cu denumirile semnelor.
Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă titluri exprimate sub formă de substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile de coloane și rânduri ar trebui să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate, iar pe paginile următoare sunt tipărite numai numerele acestor coloane.
Textul conectat, de regulă, este format din 2 părți. În prima parte, indicați motivele, motivele, scopurile întocmirii documentului, în a doua (finală) - decizii, concluzii, cereri, propuneri, recomandări. Textul poate conține o ultimă parte.
În textul unui document întocmit pe baza documentelor de la alte organizații sau a documentelor publicate anterior, indicați detaliile acestora:
Numele documentului, numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al documentului, titlul textului.
Dacă textul conține mai multe decizii, concluzii etc., atunci ar trebui împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.
În documentele administrative ale organizațiilor care funcționează pe principiile regulii unui singur om, precum și în documentele adresate conducerii organizației, prezentarea textului trebuie să vină de la persoana întâi singular.
În actele administrative ale organelor colegiale, textul este înscris la persoana a III-a singular.
În actele administrative comune, textul este prezentat la persoana I plural.
Textul protocolului este prezentat la persoana a treia plural.
În documentele care stabilesc drepturile și obligațiile organizațiilor, diviziunile lor structurale, precum și care conțin o descriere, evaluare a faptelor sau o concluzie, se utilizează forma de prezentare a textului de la o persoană a treia, singular sau plural.
Utilizarea literelor următoarele forme prezentare:
persoana întâi plural;
persoana întâi singular;
Persoana a treia singular.
Atunci când un document este întocmit pe antetul unui funcționar, poziția acestei persoane nu este indicată în semnătură.
Atunci când un document este semnat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea funcției corespunzătoare deținute.
Atunci când un document este semnat de mai multe persoane de rang egal, semnăturile acestora sunt situate la același nivel.
Documentele întocmite de comisie indică nu funcțiile persoanelor care semnează documentul, ci atribuțiile acestora în cadrul comisiei în conformitate cu repartizarea.
Documentul poate fi semnat de funcționarul în exercițiu indicând funcția și numele său actual, în timp ce nu este permisă punerea prepoziției „pentru”, inscripția de mână „deputat” sau o bară oblică în fața denumirii funcției.
Ștampila de semnătură a documentului constă în cuvântul ACORD, poziția persoanei cu care este convenit documentul, semnătura personală, decriptarea semnăturii și data acordului.
Aprobarea documentului se întocmește cu viză, care cuprinde semnătura avizului, decodificarea semnăturii și a datei și, dacă este cazul, poziția aprobatorului.
Vizele se aplică pe ultima foaie a documentului administrativ original, pe o copie a documentului trimis. Este posibilă eliberarea vizelor unui document administrativ pe o foaie separată.
Sigiliul atestă autenticitatea semnăturii funcționarului pe documentele prevăzute de reglementări speciale, atestând drepturile persoanelor care stabilesc faptele legate de resurse financiare.
Documentele sunt certificate cu sigiliul organizației.
La certificarea corespondenței unei copii a unui document cu originalul, sub „semnătura” obligatorie se scrie:
Inscripția finală „adevărat”;
Funcția persoanei care a certificat copia;
Semnătura personală;
Decriptarea semnăturii;
Data asigurării.
Este permisă certificarea unei copii a documentului cu un sigiliu determinat la discreția organizației.
Marca despre executant include numele executantului documentului și numărul de telefon al acestuia. O notă despre interpreți este plasată pe față sau partea din spate ultima foaie a documentului din colțul din stânga jos.
3.4.2 Cerințe pentru înregistrarea detaliilor pe câmpul de serviciu al documentului.
O marcă de control este o marcă de control asupra executării unui document, care este desemnată prin litera „k”, cuvântul sau ștampila „control”.
Notele privind executarea documentului și direcția acestuia în cauză includ următoarele date: o referire la data și numărul documentului care dovedește executarea acestuia, sau informatie scurta despre execuție: cuvintele „în afaceri”; numărul cazului în care va fi stocat documentul; semnătură; Data.
Documentația de management organizațional și administrativ, clasificarea acesteia, proceduri de compilare, cerințe de înregistrare. Intocmirea unei comenzi, efectuarea modificarilor si completarilor. Tipuri de comenzi, detaliile acestora. Dreptul de a emite instrucțiuni în organizații.
rezumat, adăugat 30.03.2015
Cerințe generale pentru documentația organizatorică și administrativă. Unificarea și standardizarea documentației de management. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe ale documentelor organizatorice și administrative.
teză, adăugată 02.10.2009
Unificarea si standardizarea documentelor. GOST R6.30-2003: domeniul de aplicare al standardului, tipuri de formulare. Înregistrarea cerințelor documentelor organizatorice și administrative. Baza normativă și metodologică a muncii de birou. Documentatii contractuale si legale.
tutorial adaugat pe 04/07/2011
Cunoașterea documentației organizatorice și juridice a departamentului de contabilitate. Studiind detaliile și reguli generale intocmirea comenzilor si comenzilor. Informații și referințe și documentație de referință și analitică. Elaborarea unui exemplu de nomenclatură de cazuri.
test, adaugat 29.09.2014
Alcătuirea documentelor organizatorice și administrative. Numărul de caractere de pe o pagină A4. Cerințe pentru stilul oficial de afaceri al documentelor. Metode de aprobare a documentelor. Cerințe, reguli pentru locația lor. Un exemplu de executare a comenzii.
test, adaugat 26.05.2013
Alcătuirea documentelor organizatorice și administrative. Documentarea si organizarea muncii cu documente oficiale. Reguli de executare a actelor administrative. Principalele tipuri de documente administrative, exemple de executare a unei rezoluții, ordin.
lucrare de termen adăugată la 29.10.2014
Documente organizatorice si administrative. Procedura de eliberare a actelor administrative. Modele de comunicare, moduri adaptarea socială personalitate. Principii de bază ale organizării analizei activităţii economice. Eficiența alocării resurselor.
test, adaugat 28.03.2015
Studiul cerințelor generale pentru documentația organizatorică și administrativă. Principii de unificare și standardizare a documentelor de gestiune. Reguli de înregistrare a cerințelor de documentație organizatorică, juridică, administrativă, informativă și de referință.
rezumat, adăugat 17.05.2011
test, adaugat 27.10.2014
Exemple de întocmire documente pentru studenți, documente administrative, de referință și informare, comenzi pentru personal și scrisori de afaceri. Revizuirea liniilor directoare pentru utilizarea documentelor din arhivele agențiilor guvernamentale și ale altor organizații.
1. Reguli de întocmire și execuție a documentelor organizatorice.
Documentele organizatorice implementează normele de drept administrativ și civil, constituie temeiul legal pentru activitățile instituției și sunt strict obligatorii. Aceste documente trec prin procedura de aprobare obligatorie direct de către conducător cu aplicarea unei ștampile de avizare sau a unui document administrativ (hotărâre, hotărâre, ordin sau ordin) sau o ședință a unui organ colegial și sunt valabile până la aprobarea altora noi. În cazul reorganizării activităților instituției se elaborează noi documente organizatorice.
Cartă - un act juridic care definește ordinea formării, competența organizației, funcțiile, sarcinile și procedura de lucru. Prevederile generale referitoare la cartă sunt cuprinse în partea 1 Cod Civil RF.
Textul chartei poate conține următoarele secțiuni:
* Dispoziții generale.
* Capital social (capital autorizat).
* Ordinea activității.
* Management.
* Contabilitate si raportare, repartizarea profitului.
* Alte economii.
* Incetarea activitatilor.
Carta este întocmită pe un formular comun indicând detaliile:
* denumirea tipului de document - CARTA;
* numărul de înregistrare, locul publicării (oraș);
* ștampila de aprobare (dacă societatea este privată, indicați de către cine este înregistrată);
* semnătură.
Proviziile- acte juridice care determină procedura de învățământ, pozitia juridica, drepturi, responsabilități, organizarea muncii unei instituții, unitate structurală (servicii).
Prevederile pot fi tipice și individuale. Prevederile standard sunt elaborate pentru același tip de organizații și sunt utilizate în dezvoltarea celor individuale. Există diferite prevederi privind organizațiile, diviziunile structurale, prevederile privind organele colegiale și consultative, prevederile privind organele temporare (ședințe, comisii, consilii).
Structura textului regulamentului și forma acestuia sunt unificate în USORD. Prevederile se întocmesc pe antetul general al organizației indicând detaliile: denumirea organizației, unitatea structurală, tipul documentului, precum și data și ștampila aprobării, numărul de înregistrare, locul publicării, titlul textului, text, semnătură, ștampilă de aprobare sau viză de aprobare.
Textul regulamentului cuprinde următoarele secțiuni:
* Dispoziții generale;
* Ținte și obiective;
* Funcții;
* Drepturi și obligații;
* Management;
* Relații cu alte unități.
Regulamentele sunt semnate de funcționari care sunt dezvoltatorii direcți (de exemplu, șeful unei unități structurale, adjunctul șefului), avizat de serviciul juridic (avocat), avizat de șef. Regulamentul intră în vigoare din momentul aprobării sale.
Instrucțiuni- un act juridic care conține norme care reglementează aspectele organizatorice, științifice și tehnice, tehnologice, financiare și de altă natură ale activităților instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor (diviziunile lor structurale), funcționarilor.
Sunt publicate instrucțiuni pentru a clarifica aplicarea actelor legislative, a documentelor administrative pentru memorarea și păstrarea documentelor (de exemplu, contabilitate, raportare etc.).
Instrucțiunea se întocmește pe antetul general al organizației și trebuie să conțină următoarele detalii: denumirea organizației; denumirea tipului de document; Data; Locul publicării; îndreptarea către text; text; semnătură; ștampila de aprobare; ștampila de aprobare sau aprobarea vizei. Textul instrucțiunii este împărțit în secțiuni, care sunt numerotate cu cifre arabe, iar numărul de secțiuni este determinat de dezvoltatori. Instrucțiunea este semnată de șeful departamentului care a elaborat-o și aprobată de șeful organizației sau un document administrativ special.
Instrucțiunile sunt, de exemplu, oficiale; privind siguranța muncii etc. Fișele postului definesc funcțiile, drepturile și obligațiile angajaților organizației și sunt elaborate pentru toate posturile prevăzute de tabelul de personal.
Textul fișei postului constă din următoarele secțiuni:
* Dispoziții generale;
* Responsabilitatile locului de munca;
* O responsabilitate;
* Relații.
Masa de personal- un document care asigură oficialul și numărul de angajați ai întreprinderii, indicând statul de plată. Forma tabelului de personal este unificată de USORD și se întocmește pe antetul general al organizației, indicând detaliile: denumirea organizației; denumirea tipului de document; Data; Locul publicării; ștampila de aprobare; text; vize de reconciliere; semnătură; sigiliu. Textul este întocmit sub formă de tabel, se indică lista de posturi, informații despre numărul de unități de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și salariile lunare.
Tabloul de personal este vizat de contabilul-șef, avocatul este semnat de șeful departamentului de personal sau de adjunctul șefului, avizat de șeful organizației, a cărui semnătură este certificată prin sigiliu.
Structură și personal- un document care stabilește denumirile tuturor diviziilor structurale, posturilor și numărul de unități de personal pentru fiecare funcție a organizației (instituției). Se întocmește pe antetul general al întreprinderii indicând detaliile: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data, locul publicării, ștampila aprobării, aprobarea vizei, semnătura, sigiliul. Textul este formatat sub forma unui tabel. Documentul este semnat de șeful departamentului de personal sau adjunctul șefului, aprobat de șeful organizației. De acord cu contabilul șef și cu avocatul. Semnătura managerului în ștampila de aprobare este certificată printr-un sigiliu.
Reguli- un document de stabilire a procedurii pentru activitățile conducerii unei organizații, a unui organism colegial sau consultativ. Regulamentul de procedură al unui organ colegial sau deliberativ stabilește:
* statutul de organ colegial sau consultativ;
* ordinea planificarii muncii;
* procedura de pregătire a materialelor pentru a fi luate în considerare la ședință;
* transmiterea materialelor spre evaluare;
* procedura de luare în considerare a materialelor și de luare a deciziilor la o ședință;
* păstrarea procesului-verbal al ședinței;
* înregistrarea deciziilor unui organ colegial sau consultativ;
* procedura de comunicare a hotărârilor executorilor;
* suport material și tehnic al întâlnirilor.
Regulamentul se întocmește pe antetul general al instituției. Detalii necesare:
* denumirea instituției (organizației);
* tip de document;
* titlul textului (denumirea organului colegial sau deliberativ);
* tip de document;
* locul de compilare;
* stampila de aprobare;
* text, semnătură.
Reglementările se discută în cadrul procesului de pregătire la ședințele organului colegial și se agreează cu serviciul juridic, semnate de șeful organizației sau șeful organului colegial, aprobat colegial.
2. Reguli pentru întocmirea și executarea actelor administrative.
Actele administrative sunt documente în care deciziile administrative și probleme organizatorice activitatile organizatiei. Aceste documente reglementează și coordonează activitățile, permit organului de conducere să asigure implementarea sarcinilor care îi sunt atribuite.
Indiferent de forma organizatorică și juridică, natura și conținutul activităților organizației, competența, structura acesteia și alți factori, conducerea oricărei organizații este înzestrată cu dreptul de a desfășura activități executive și administrative și, în consecință, de a emite acte administrative.
Documentele de reglementare conțin decizii care merg de sus în jos în sistemul de management: de la organul de conducere la conducere, de la șeful organizației la diviziile structurale și angajați. Aceste documente sunt cele care implementează controlabilitatea verticală a obiectelor.
V legal actele administrative se referă la acte juridice: ele exprimă prescripţii specifice cu autoritate juridică ale subiecţilor conducerii. Specificul unor astfel de prescripții se manifestă prin faptul că cu ajutorul documentelor administrative se rezolvă problemele și problemele apărute în domeniul managementului; destinatarii acestora sunt instituții specifice, divizii structurale, funcționari sau angajați; sunt fapte juridice determinând apariţia unor raporturi administrative şi juridice specifice.
Ținând cont de sfera acțiunii lor, documentele administrative se împart în:
Acte juridice nivel federal- acte emise de Președintele Federației Ruse, Guvernul Federației Ruse, autoritățile executive federale (ministere, comitete, agenții, servicii etc.);
Acte juridice care acționează la nivelul entităților constitutive ale Federației Ruse - republici, teritorii, regiuni, orașe cu semnificație republicană Moscova și Sankt Petersburg, regiuni și districte autonome, precum și entități teritoriale;
· Acte juridice ale organizaţiilor, instituţiilor, întreprinderilor.
Baza pentru emiterea unui document administrativ poate fi:
· Necesitatea respectării actelor legislative, de reglementare adoptate și a altor decizii ale autorităților superioare și deciziile adoptate anterior ale acestei organizații;
· Necesitatea desfasurarii propriilor activitati executive si administrative, datorita functiilor si sarcinilor organizatiei.
Actele administrative pot fi emise în comun de mai multe organe de conducere.
Din punct de vedere al procedurii de rezolvare a problemelor (luarea deciziilor), toate documentele administrative sunt împărțite în două grupe:
· Documente publicate într-un mediu colegial;
· Documente eliberate în condiții de luare a deciziei unice.
Ordin- cel mai frecvent act juridic emis de conducatorul unei institutii (organizatie, intreprindere), actionand pe baza principiului managementului unic, in vederea solutionarii sarcinilor principale si operationale cu care se confrunta aceasta institutie. Se emit ordine și în chestiuni administrative care necesită o decizie legală.
Ordinul se întocmește pe un formular, care indică denumirea acestei instituții (organizație, întreprindere), organismul-mamă, tipul documentului (comanda), locul publicării sale, se prevede un loc pentru aplicarea datei, documentului. index, titlul textului.
Textul ordinului pentru activitatea principală este format din două părți: declarativ și administrativ. Ordinele pot fi emise atât din inițiativă, cât și în urma actelor administrative ale organizațiilor superioare, autorităților și administrației. În ordinele de inițiativă, în partea constatatoare, sunt stabilite scopurile și obiectivele prescrise de ordinul acțiunilor manageriale, se dă un fel de explicație pentru necesitatea emiterii ordinului.
În ordinele emise în urma actelor administrative ale organizațiilor superioare, partea constatatoare conține denumirea speciei, autorul, data, numărul și titlul acestui document. Dacă acţiunea prescrisă nu necesită clarificări, partea constatatoare nu poate fi întocmită.
Partea administrativă a comenzii începe cu cuvântul „COMAND”, care este tipărit cu majuscule pe un rând nou (fără alineat). Textul ordinului este de obicei împărțit în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Clauzele ordinului formulează acțiuni care sunt diferite prin natura executării. Fiecare articol al părții administrative începe cu o indicație a executorului. Acțiunea prescrisă este formulată în textul ordinului cu un verb în formă nedefinită (implementare, furnizare, pregătire, expediere etc.). Termenul de executare este dat fie în fiecare clauză a ordinului, fie este alocat într-o singură clauză generalizată pentru toate acțiunile prescrise. Într-o clauză separată a ordinului, persoanele cărora li se încredințează controlul asupra executării acestuia sunt denumite: „Controlul asupra executării ordinului trebuie să fie încredințat lui...”. În cazul în care documentul emis anulează comanda emisă anterior, în ultimul paragraf se indică: „Ordinul 00.00.0000 Nr. 00 se consideră invalid (considerat invalid)”. Dacă comanda anulează doar unul (sau mai multe) articole emise anterior, atunci articolele corespunzătoare sunt anulate.
V practica de management se obișnuiește să se coordoneze proiectul de ordin cu direcțiile structurale interesate și cu serviciul juridic (consilier juridic), care, prin avizarea proiectului de document, verifică conformitatea acestuia cu actele de reglementare, legislative și administrative în vigoare. În practica ministerială, se obișnuiește să se sintetizeze obiecțiile la proiectul de ordin care apar în cursul procesului de aprobare, să se precizeze în certificat, care este o anexă la ordin. Dacă apar modificări de natură fundamentală, proiectul de ordin este supus editării, retipăririi și reaprobării.
Ordinul intră în vigoare din momentul semnării sale (data ordinului este data semnării acestuia). Înregistrarea comenzilor se face separat de alte documente. Indicii de înregistrare sunt alocați comenzilor într-un an calendaristic și, de regulă, constau din numere de serie.
Procedura de întocmire și emitere a comenzilor este în general similară cu procedura de emitere a comenzilor pe baza activităților organizației. Diferențele sunt următoarele: partea administrativă este separată de partea constatatoare prin cuvântul „OFERTA” sau „OBLIGAT”, care, la fel ca la comenzi, se tipărește într-un rând separat de câmp cu majuscule, sau fără niciun cuvânt. , adică urmează imediat partea de afirmare după două puncte.
Comenzile sunt întocmite pe un formular de comandă (forma unui anumit tip de document).
Detaliile obligatorii ale comenzii sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document (COMANDA), data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura, viza aprobarea documentului.
Direcție - act juridic emis de un organism guvernamental, în principal cu privire la aspecte informaționale și metodologice, precum și cu privire la aspecte legate de organizarea executării ordinelor, instrucțiunilor și altor acte acest corpși organele superioare de conducere.
In general, instructiunile sunt intocmite si executate in acelasi mod ca si comenzile, insa cuvintele cheie din textul instructiunii pot fi: „DUE” sau „OFERTA” – in functie de continutul instructiunii.
În cazul în care instrucțiunile sunt trimise organizațiilor subordonate în scopul comunicării normelor generale sau a altor informații către acestea, acestea sunt întocmite pe un formular comun cu o aranjare unghiulară a detaliilor și înregistrare în colțul din dreapta sus al atributului „Destinatar”.
Detaliile obligatorii ale instrucțiunii sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document (INDICAȚIE), data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura, aprobarea vizei documentului.
O decizie este un act juridic adoptat de organele colegiale și consultative ale instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor în scopul soluționării celor mai importante probleme ale activității lor.
Hotărârile se mai numesc și documente administrative comune adoptate de două sau mai multe organe de conducere, dintre care unul acționează pe bază de colegialitate, iar celălalt pe bază de conducere unică.
Textul hotărârii este alcătuit din două părți: constatatoare și instructivă, despărțite prin cuvântul „HOTARAT” („HOTARAT”, „HOTARAT”, „HOTARAT”), care se tipărește cu majuscule pe un rând nou din câmp. Dacă hotărârea sau decizia nu are nevoie de justificare, textul începe în felul următor: „Consiliul de Administrație A HOTĂRÂT: ...”.
În deciziile luate de organele colegiale și consultative se folosește forma de prezentare a textului de la o a treia persoană, singular ("HOTARAT", "HOTARAT", "HOTARAT"). V decizii comune două sau mai multe organizații, textul este menționat la persoana întâi plural („HOTARAT”).
Dacă este necesar, partea care menționează poate conține trimiteri la legi și alte reglementări.
Partea administrativă este menționată în paragrafe.
Anexa 1 la hotărârea Consiliului de Administrație din 12.04.2009 nr. 10
Proiectul de decizie trebuie convenit cu toate diviziile și organizațiile structurale interesate. Procedura de examinare juridică a proiectelor de hotărâre este obligatorie.
Hotărârile sunt semnate de șeful organului de conducere. Decizia se întocmește pe formularul de decizie (forma unui anumit tip de document).
Detaliile obligatorii ale deciziei sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura, aprobarea vizei documentul.
O rezoluție este un act juridic adoptat de cele mai înalte și unele organe centrale ale puterii executive federale, acționând pe bază de colegialitate, precum și de reprezentanți și colegii. organele executive entităților constitutive ale Federației Ruse pentru a rezolva cele mai importante și fundamentale sarcini cu care se confruntă aceste organisme și pentru a stabili norme și reguli stabile.
De asemenea, se adoptă hotărâri de către organele colegiale de conducere ale organizațiilor publice cu privire la cele mai importante și fundamentale probleme ale activității acestora.
Procedura de întocmire și formalizare a deciziilor este în general similară cu procedura de formalizare a deciziilor. Diferențele sunt următoarele: partea administrativă este separată de partea constatatoare prin cuvântul „DECIDE” sau „DECIDE” (în rezoluțiile comune a două sau mai multe organizații), care este tipărit pe un rând separat de câmp cu majuscule.
Rezoluțiile sunt întocmite pe un formular de rezoluție (un tip specific de formular de document).
Detaliile obligatorii ale rezoluției sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura.
Concluzie
Lucrarea investighează cerințele generale pentru documentația organizatorică și administrativă, unificarea și standardizarea documentației de gestiune, un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă, înregistrarea cerințelor documentelor organizatorice și administrative. În concluzie, putem evidenția cele mai importante aspecte ale lucrării.
Actele organizatorice si juridice constituie baza legala a activitatii organizatiei si contin prevederi bazate pe normele de drept administrativ si obligatorii.
Activitatea organizatorică a instituției este consemnată în documentele organizatorice și juridice care conțin regulile, normele, regulamentele care determină statutul organizației, competența, structura, personalul și componența oficială a acesteia, conținutul funcțional al organizației în ansamblul său, divizii și angajați, drepturile, îndatoririle, responsabilitatea și alte aspecte ale acestora.
Documentele de reglementare sunt documente în care sunt consemnate deciziile privind aspectele administrative și organizatorice ale activităților organizației. Aceste documente reglementează și coordonează activitățile, permit organului de conducere să asigure implementarea sarcinilor care îi sunt atribuite.
Analiza arată că informațiile documentate stau la baza managementului. Activitățile tuturor angajaților aparatului de management sunt asociate cu documentația - de la un executant obișnuit la un manager. Activitatea de succes a oricărei întreprinderi, companie, firmă este imposibilă fără o anumită cultură a muncii a personalului cu documente, fără o organizare clară și echipament tehnic modern pentru managementul documentelor. Organizarea muncii de birou în ansamblu determină eficiența, fiabilitatea, eficiența și organizarea muncii manageriale, cultura aparatului, posibilitatea de a utiliza în viitor informațiile consemnate în documente.
Lista literaturii folosite:
1. GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente. - M.: Editura de standarde, 2003 .-- 16 p.
2. Vasilyeva I.N., Zhelninsky G.S. Organizarea muncii de birou și management personal: Manual. - Ed. a II-a. - M .: Manual universitar, 2004 .-- 272 p.
3. Zamytskova O.I. Lucru de birou: manual. Rostov n/a: Phoenix, 2001 .-- 416 p.
Inregistrarea actelor administrative. Tipuri comune de documente administrative sunt decretele, deciziile, ordinele, ordinele, instrucțiunile.
Toate documentele administrative trebuie să respecte GOST R 6.30-2003 „Sisteme unificate de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru acte”. Actele administrative se eliberează în baza sau în temeiul legilor, decretelor și ordinelor autorităților superioare sau în atribuțiile și competența conducătorului.
Întocmirea documentelor administrative este un proces complex. Poate fi atribuit unuia dintre ofițeri sau unui grup de lucru.
Întocmirea documentelor administrative poate cuprinde următoarele etape:
Pentru deciziile și deciziile unui organ colegial (consiliu de administrație, comitet sindical) se adaugă o etapă de discuție și adoptare a acestor documente la o ședință a organului colegial.
Ordin- un act juridic emis de conducator pentru solutionarea problemelor operationale organizatorice, de personal si alte probleme de munca interna in limitele competentei sale.
Comanda se întocmește pe un formular și conține următoarele detalii: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data, numărul de înregistrare, locul întocmirii, titlul textului, textul, semnătura. Ordinul intră în vigoare din momentul semnării acestuia de către conducător, cu excepția cazului în care în text este indicat un alt termen.
Prin programare, comenzile se împart în comenzi pentru activitatea principală și personal.
Textul ordinului, de regulă, este format din două părți: constatatoare și instructivă. Partea de constatare reflectă scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise, motivele emiterii comenzii, este dat un link către documentul care a servit ca bază pentru pregătirea comenzii. Partea administrativă conține acțiunile prescrise, numele funcționarilor responsabili de implementarea lor și momentul implementării lor. Partea de comandă este separată de partea de constatare prin cuvântul „comand”, care este tipărit cu majuscule și se pun două puncte. Partea administrativă a textului ordinului, de regulă, este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe cu puncte. În fiecare paragraf sunt indicate executorul (funcționarul), acțiunea prescrisă și termenul de executare. Interpretul este indicat în cazul dativ. De asemenea, puteți indica în termeni generali, de exemplu: președinții organizațiilor sindicale. Fiecare punct al părții administrative începe cu indicarea unei acțiuni specifice exprimată printr-un verb într-o formă nedeterminată - „pregătește”, „organizează”, „furnizează”, „dezvolta” și altele.
De exemplu:
FEDERAȚIA RUSĂ
Organizația sindicală a KSPU
ORDIN
04.03.2000 № 3
Krasnoyarsk
Despre introducerea Instrucțiunii pentru munca de birou
Pentru îmbunătățirea lucrărilor cu documente și asigurarea siguranței acestora, s-a pus în aplicare hotărârea prezidiului comitetului sindical din data de 02.03.2010.
EU COMAND:
1. Să aprobe Instrucțiunea privind evidența în organizația sindicală.
2. Să intre în vigoare Instrucțiunea privind munca de birou din 10.03.2010
responsabil: specialist N.A. Nalimova
3. Să se ghideze de către toți președinții organizațiilor sindicale ai diviziilor structurale de regulile de lucru cu documente, consacrate în Instrucțiunea pentru munca de birou.
4. Furnizați specialistului N.A. Replicarea Nalimovoy a Instrucțiunii pentru munca de birou și transmiterea către toate organizațiile sindicale ale institutelor, facultăților până la 10.03.2010.
5. Controlul asupra punerii în aplicare a prezentului ordin va fi încredințat vicepreședintelui E.N. Belova
Titlul comenzii ar trebui formulat clar, concis, să exprime conținutul principal al documentului și să răspundă la întrebarea „Despre ce?” Titlul nu poate ocupa mai mult de 5 rânduri, se tipărește la marginea din stânga, cu 1 interval.
Înregistrarea comenzilor este alocarea numerelor de serie într-un an calendaristic.
Comenzile pentru personal sunt întocmite pe baza formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 6 aprilie 2004 nr. 1 și Codul Muncii al Rusiei. Federaţie. Comenzile pentru personal stau la baza efectuarii inscrierilor in carnetele de munca, cardurile personale pentru evidenta personalului, premiile si alte documente si sunt stocate timp de 75 de ani.
Ordin- un act administrativ eliberat de șeful sau adjunctul pentru muncă individuală, evenimente. Din punct de vedere juridic, ordinul și ordinul sunt echivalente. Diferența dintre cele două este că comenzile sunt preluate de probleme generale, iar comanda este privată.
Prin urmare, în ceea ce privește compoziția detaliilor și locația lor, comanda nu diferă de comandă, cu toate acestea, de multe ori nu conține o parte constatatoare. Textul părții administrative începe cu cuvintele „oferă” sau „obliga”.
De exemplu:
SINDICATUL LUCRĂTORILOR DE ÎNVĂŢĂMÂNTUL POPORULUI ŞI ŞTIINŢA
FEDERAȚIA RUSĂ
Organizația teritorială (regională) Krasnoyarsk
Organizația sindicală a KSPU
ORDIN
14.05.2012 № 12
Krasnoyarsk
Despre competiție
artistică și creativă
munca angajatilor din universitate
În legătură cu decizia prezidiului comitetului sindical din 20.04.2012 de a organiza un concurs de lucrări artistice și de creație, OBLIG:
1. Desfășurarea unui concurs de lucrări artistice și creative ale angajaților universității. Responsabilul V.I. Tikhomirov, termen limită - 25.05.2012.
2.Controlul asupra desfășurării concursului de lucrări artistice și creative ale lucrătorilor se încredințează vicepreședintelui E.V. Ivanov
Președintele Sofronova O.G. Sofronova
indicatie - un act juridic emis de șeful sau adjunctul cu privire la aspecte informaționale și metodologice, privind executarea ordinelor, regulamentelor, instrucțiunilor.
Instrucțiunea privind compoziția detaliilor nu diferă de comandă, iar partea sa administrativă începe cu cuvintele „Sugerez”, „Consider că este necesar”, „Recomand”.
De exemplu:
SINDICATUL LUCRĂTORILOR DE ÎNVĂŢĂMÂNTUL POPORULUI ŞI ŞTIINŢA
FEDERAȚIA RUSĂ
Organizația teritorială (regională) Krasnoyarsk
Organizația sindicală a KSPU
NOTĂ
03.06.2002 № 26
Krasnoyarsk
Pe tema formării activiștilor sindicali
În vederea îndeplinirii rezoluției prezidiului comitetului sindical din 20.04.2012 „Cu privire la programul de personal”
OFER:
(1) Președinții organizațiilor sindicale ale institutelor, facultăților vor înainta comitetului sindical propunerile de teme pentru formarea activiștilor sindicali până la data de 20.06.2012.
2. Comisia de organizare de masă a comitetului sindical întocmește un plan de pregătire pentru activiștii sindicali și îl înaintează spre aprobare prezidiului comitetului sindical până la data de 01.07.2012. Responsabil - specialist N.A. Nalimova
3. Controlul asupra punerii în aplicare a prezentei instrucțiuni este încredințat vicepreședintelui E.V. Ivanov.
Președintele Sofronova O.G. Sofronova
Protocol- un document care înregistrează cursul dezbaterii problemelor și luarea deciziilor la întâlniri, întâlniri, întâlniri, conferințe. Prin urmare, pe de o parte, protocolul poate fi un document informativ (conținând informații privind discutarea problemelor de management), pe de altă parte, este un document administrativ, deoarece contine o parte operativa.
Protocolul documentează activitățile organelor colegiale permanente precum comitetul sindical. Procesele-verbale trebuie păstrate la ședințele de raportare și alegeri, conferințe, seminarii, ședințe. Secretarul este responsabil de intocmirea procesului-verbal si de corectitudinea inscrierilor din procesul-verbal. Procesul-verbal trebuie întocmit în cel mult 5 zile de la data ședinței. Toate tipurile de protocoale sunt întocmite pe un formular comun, care cuprinde următoarele detalii: denumirea organizației, denumirea tipului de document (protocol), data și numărul protocolului, locul întocmirii protocolului, rubrica către text, text, semnături. Procesul-verbal trebuie să reflecte conținutul ședinței, întâlnirii, să îndeplinească cerințele de exhaustivitate și fiabilitatea informațiilor. Numerotarea proceselor-verbale de ședințe, ședințe ale comitetului sindical se efectuează în termen de un an calendaristic.
Titlul textului procesului-verbal este denumirea evenimentului care se consemnează (ședință, ședință, ședință) și numele organului colegial a cărui activitate este consemnată. Textul protocolului constă din două părți: introductivă și principală.
Partea introductivă a textului protocolului ar trebui să includă următoarele întrebări:
Informațiile despre președinte, secretar, cei prezenți și cei invitați includ numele și parafa funcționarilor. În plus, pentru persoanele invitate la ședință este indicată funcția deținută. La intalnirile in care exista un numar mare de participanti, listarea celor prezenti in partea de apa este impracticabila, de aceea se intocmeste o lista separata a celor prezenti la intalnire, iar la sectiunea „prezentati”, numarul total al celor prezenti. este indicat, cu un link către lista atașată.
Rezoluţie- un act normativ adoptat de un organ colegial pentru abordarea celor mai importante probleme de activitate. Hotărârile se întocmesc de regulă pe formulare și au următoarele detalii: denumirea organului de conducere, tipul documentului, data adoptării, locul publicării acestuia, titlul textului. În actele administrative ale organelor colegiale, textul este menționat la persoana a III-a singular „hotărăște”, „hotărăște”. Cuvintele „hotărăște”, „rezolvat”, „hotărăște”, „hotărât” sunt tipărite cu majuscule sau cu litere mici, i.e. se remarcă vizual și separă astfel partea constatatoare a documentului de partea administrativă.
Textul rezoluției este alcătuit din două părți: declarativ și operativ. În partea de constatare, indicați motivele publicării și obiectivele care trebuie atinse în timpul implementării acesteia. Dacă decretul este emis pe baza unui document administrativ al unei autorități superioare, atunci se face referire la acesta în partea constatatoare. Partea administrativă a hotărârii începe cu denumirea organului care o adoptă. Partea administrativă, de regulă, constă din mai multe puncte, fiecare dintre acestea indicând executorul - un funcționar, o comisie, o acțiune prescrisă și un termen limită de execuție. În ultimul paragraf al hotărârii se numește persoana căreia i se încredințează controlul asupra executării. Hotărârile și hotărârile au două semnături - președintele și secretarul organului colegial.
Dacă informațiile s-au dovedit utile, lăsați comentarii, distribuiți linkul către acest articol pe rețelele noastre de socializare. Mulțumiri!
Activitatea oricărei întreprinderi este însoțită de întocmirea diferitelor tipuri de documente. Documente organizatorice și administrative (ORD) documente de denumire care operează în domeniul managementului. Cu ajutorul ORD se determină funcțiile și drepturile organului de conducere, se stabilește structura și personalul subdiviziunilor, acestea controlează obiectele din subordine, se consemnează deciziile de personal etc.
Se pot distinge următoarele grupuri principale de documente:
1) organizatoric(carte, regulamente, personal, fișe de post, regulamente interne de muncă);
2) administrativ(comenzi pentru activitatea principală, comenzi, decizii);
3)referință și informații(acte, scrisori, faxuri, memorii, certificate, mesaje telefonice);
4) documente privind personalul întreprinderii(comenzi de personal, contracte de muncă, dosare personale, carduri personale sub formă de T-2, conturi personale de salarii, carnete de muncă);
5) documente comerciale(contracte, acorduri);
Schema de proiectare pentru majoritatea documentelor organizatorice și administrative este tipică și este construită în funcție de forma eșantionului. Partea de formatare este practic aceeași în toate documentele. Doar titlurile documentelor interne și externe diferă. Datele de referință ale întreprinderii trebuie să fie indicate în documentele externe, nu sunt indicate în documentele interne. Diferențele se referă în principal la forma de prezentare și structura textului.
Scopul actelor administrative este reglementarea activităților care permite organului de conducere să asigure îndeplinirea sarcinilor care îi sunt atribuite. În condiţii de luare a deciziilor unice procedura de eliberare a documentelor administrative cuprinde următoarele etape:
1) inițierea unei decizii - justificarea necesității eliberării unui act administrativ;
2) colectarea și analiza informațiilor cu privire la problemă;
3) întocmirea unui proiect de document administrativ;
4) aprobarea proiectului de document;
5) transmiterea proiectului de document administrativ la conducere;
6) luarea unei decizii (semnarea unui document);
7) aducerea documentului administrativ la executanți.
Să luăm în considerare cele mai frecvent utilizate tipuri de documente de management.
Activitățile interne ale întreprinderii sunt reglementate de aceasta Carta sau Reguli, care reflectă bazele organizării sale și statut juridic, funcțiile îndeplinite, drepturile, obligațiile, responsabilitatea, formele de proprietate, relațiile cu partenerii și agențiile guvernamentale, procedura de reorganizare și lichidare.
Instrucțiuni- un document normativ aprobat de conducătorul întreprinderii sau diviziei acesteia, care definește drepturile, îndatoririle și responsabilitățile angajaților întreprinderii.
Instrucțiunile pot fi individuale și tipice.
Un fel de instrucțiune sunt fișele postului, care definesc drepturile și obligațiile funcționarilor. Acestea sunt dezvoltate pe baza instrucțiunilor standard pentru anumite categorii de lucrători. Formularul de instrucțiuni include următoarele detalii:
Denumirea instituției;
Denumirea unității structurale;
Denumirea tipului de document (instrucțiune);
Gâtul de aprobare;
Locul publicării;
Titlu;
Semnătură.
Instrucțiunea este supusă aprobării obligatorii printr-un act administrativ special (ordin) sau prin semnătura directă a șefului în ștampila de aprobare. Textul instrucțiunii este împărțit în secțiuni și paragrafe. Cea mai convenabilă formă de aprobare a instrucțiunilor este o comandă. Ordinul stabilește termenul de introducere a instrucțiunii, executorul responsabil, enumeră măsurile organizatorice necesare pentru introducerea instrucțiunii în acțiune.
Ordin- Acesta este un document de reglementare emis de șeful întreprinderii pentru a rezolva orice probleme (comenzi pentru activitatea principală și comenzi pentru personal).
Pentru activitatea principală, comenzile sunt emise atunci când:
Crearea, lichidarea sau reorganizarea diviziilor structurale;
Aprobarea reglementărilor privind diviziile structurale și fișele postului;
Introducerea de noi standarde;
Modificări ale programului de lucru al întreprinderii etc.;
În ceea ce privește personalul - cu:
Numirea angajaților în funcție;
La concediere;
Când treceți prin serviciu;
Promoții sau penalități;
Plecarea angajaților întreprinderii în următoarea vacanță etc.
Comenzile (instrucțiunile) sunt întocmite pe un formular comun, iar formularul de comandă include următoarele detalii:
Denumirea tipului de document (COMANDA);
Data (data comenzii este data semnării acesteia);
Numărul de serie al comenzii;
Locul emiterii comenzii;
Indexul documentelor;
Titlul textului;
semnătura managerului;
Marca de omologare;
Numele și numărul de telefon al interpretului;
Ordinele nu au titlu.
Textul este separat de antet prin spațiere de 2-3 rânduri, tipărit cu dimensiunea fontului 13 la intervale de 1,5 de la marginea din stânga câmpului de text și aliniat la marginile din stânga și dreapta ale câmpului de text.
Textul ordinului este format din două părți - constatatoare și instructivă. V afirmând părțile stabilesc scopurile și motivele emiterii comenzii, furnizează un link către documentul care a servit ca bază pentru publicarea acestui ordin. V administrativ părțile stabilesc acțiunile prescrise, numesc funcționarii responsabili pentru implementarea acestora și termenele limită.
Partea administrativă începe cu un cuvânt EU COMAND, poate fi împărțit în secțiuni și paragrafe, care sunt formatate cu cifre arabe cu puncte. Dacă comanda prevede modificarea sau anularea altor comenzi existente, atunci textul indică ce comenzi au devenit invalide.
În cazul în care ordinul pune în aplicare orice documente (instrucțiuni, reguli, regulamente), atunci acestea sunt întocmite sub forma unui atașament la comandă.
După semnarea comenzii, nu este permisă introducerea unor modificări în textul acesteia.
În comenzi complexe
Partea constatatoare Partea administrativa comanda începe cu indicarea numelui de familie (tipărit CAPITAL litere), nume și patronimic (tipărit complet cu litere mici); trebuie să conțină formulări precise ale soluției la o anumită problemă de personal.
În comenzile complexe, partea administrativă este împărțită în puncte. O acțiune de o singură natură, referitoare la una sau mai multe persoane, se întocmește într-o clauză separată.
Comenzile pentru personal sunt stocate în departamentul de personal, conform activitati de productie- în birou.
Deciziile și ordinele se întocmesc în același mod.
Exemplu de executare a comenzii pentru activitatea principală:
O mostră de executare a unui ordin asupra personalului:
Ordin- un document emis cu privire la aspecte informaționale, metodologice și operaționale, precum și pe probleme legate de organizarea executării ordinelor, instrucțiunilor și altor documente de reglementare ale acestei organizații sau autorităților superioare.
Comanda se intocmeste pe un formular special si contine urmatoarele detalii:
1) Emblema de stat a Federației Ruse sau emblema subiectului Federației Ruse sau emblema municipalitate(în funcție de natura ordinului și numai pentru organizațiile care, în conformitate cu legislația în vigoare, au dreptul la imaginea stemei);
2) emblema (marcă comercială sau marcă de serviciu);
3) denumirea organizației;
4) denumirea tipului de document;
5) data și numărul documentului;
6) locul publicării;
7) îndreptarea către text;
8) semnătură;
Textul ordinului este format din părți constatatoare și administrative. Partea administrativă este separată de partea constatatoare prin cuvântul „OFERTA” sau „OBLIGAT”, care este tipărit cu majuscule și plasat pe un rând separat. Este permis să începeți partea administrativă fără a folosi cuvântul introductiv, adică să o plasați imediat după partea constatatoare după două puncte.
1. Acceptați propunerea Ministerului Agriculturii al Rusiei, convenită cu Ministerul Dezvoltării Economice al Rusiei, pentru a determina nivelul prețurilor la care în 2004 începe implementarea intervențiilor de achiziții de stat pentru cereale din recolta 2004:
- pentru grâu alimentar moale de clasa a 3-a - 3800 de ruble pe tonă;
- pentru grâu alimentar moale din clasa a IV-a - 3000 de ruble pe tonă;
- pentru grupa A de secară alimentară - 2500 de ruble pe tonă.
Aceste prețuri includ costurile asociate cu livrarea cerealelor către organizațiile selectate în conformitate cu procedura stabilită, care depozitează stocurile fondului de intervenție de produse agricole, materii prime și alimente, precum și cu operațiunile de încărcare și descărcare, acceptare, prelucrarea si uscarea cerealelor.
2. Stabiliți că în 2004 intervențiile de achiziții publice de stat sunt efectuate în valoare de până la 4,9 miliarde de ruble pe cheltuiala fondurilor bugetului federal alocate în aceste scopuri.
prim-ministru
Federația Rusă
M. Fradkov
Indicaţie- un act juridic emis exclusiv de șeful organizației și adjuncții săi, în principal cu privire la aspecte informaționale și metodologice, precum și cu privire la aspecte legate de punerea în aplicare a ordinelor, instrucțiunilor și altor acte ale acestei organizații sau ale unei organizații superioare.
Pregătirea și executarea instrucțiunilor se desfășoară în mod similar cu procedura de pregătire și executare a comenzilor, doar partea constatatoare se termină cu cuvintele „Oblig”, „Ofer”.
Dacă instrucțiunea conține doar clarificări cu privire la procedura de aplicare a oricărui document normativ, atunci cuvintele „obligă” și „oferă” pot fi omise. În acest caz, instrucțiunea ia forma unei scrisori de informare.
Instrucțiunea este întocmită pe un formular comun. Instrucțiunile se semnează de către șef și prim-adjunctul acestuia, ceilalți adjuncți au dreptul de a semna pe domeniile de activitate ale întreprinderii pe care o supraveghează, dacă acest drept este prevăzut în vreun act normativ al acestui organism.
Dacă aceste documente oferă instrucțiuni cu privire la problemele care sunt supravegheate de mai mulți adjuncți, atunci ele sunt semnate de șeful întreprinderii sau de primul adjunct al acestuia.
Instrucțiunile semnate sunt înregistrate și generate separat de comenzi. Numărul de înregistrare al indicației este format din numărul de ordine al documentului în cadrul anului calendaristic și litera indice „p”. Indexul literelor „și” este pus în jos în cazul în care indicația a căpătat forma unei scrisori de informare.
În baza Legii federale „On reglementarea valutarăși controlul valutar ”, Legea federală „Cu privire la Banca Centrală a Federației Ruse (Banca Rusiei) ”și decizia Consiliului de administrație al Băncii Rusiei (procesul verbal al ședinței Consiliului de administrație al Băncii Rusiei) Rusia nr. 8 din 22 aprilie 2004) Banca Rusiei stabilește următoarele.
1. Fără restricții, pe tranzacții între bănci autorizate se efectuează următoarele operațiuni valutare, efectuate de acestea în nume propriu și pe cheltuiala proprie:
1.1. operațiuni clasificate drept operațiuni bancare în conformitate cu legislația Federației Ruse;
1.2. operațiuni legate de îndeplinirea obligațiilor de plată a valutei în conformitate cu contractele de fidejusiune și contractele de gaj, îndeplinirea creanțelor în regres ale garanților;
1.3. tranzacții legate de achiziționarea de la terți - bănci autorizate, precum și cu cesiunea către terți - bănci autorizate în valută a cerințelor pentru îndeplinirea obligațiilor în numerar;
1.4. tranzacții legate de decontări în valută străină în cadrul contractelor de leasing financiar (acorduri de leasing);
1.5. operațiuni cu externe valori mobiliare;
1.6. tranzacții legate de efectuarea de plăți în valută la tranzacții cu titluri de valoare naționale și titluri de valoare străine.
1.7. operațiuni legate de strângerea de fonduri în valută sub formă de împrumuturi;
1.8. tranzacții legate de gestionarea încrederii fondurilor;
1.9. operațiuni legate de plata unui comision (plata pentru serviciile unei bănci autorizate) pentru operațiunile specificate la subparagrafele 1.1-1.8 din prezenta Direcție.
2. Operațiuni valutare, nespecificate în clauza 1 a prezentei directive, sunt efectuate de băncile autorizate în modul prescris pentru persoanele juridice - rezidenți care nu sunt bănci autorizate, cu excepția cazului în care Banca Rusiei stabilește altfel.
Președinte
Banca Centrală
Federația Rusă
S.M. Ignatiev
Soluţie- un act juridic adoptat de organele colegiale și consultative ale instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor, firmelor în vederea soluționării celor mai importante probleme ale activității lor.
Deciziile se mai numesc si acte administrative comune adoptate de doua sau mai multe organisme eterogene.
Hotărârile se întocmesc în aceeași ordine ca și rezoluțiile, dar cuvintele cheie din acestea sunt: „HOTARAT”, „HOTARAT”, „HOTARAT”.
Textul deciziei este compus din părți introductive și administrative. Partea introductivă indică motivele emiterii deciziei și scopul acesteia, iar în partea administrativă - executorul - organizație, unitate structurală, funcționar, acțiune și termenul de executare a documentului.
Masa de personal- un act juridic care reglementează personalul organizației, componența posturilor și cuantumul remunerației. Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și remunerarea” formă uniformă Nr. T-3 „Personal” este utilizat în toate organizațiile, indiferent de proprietate, pentru a oficializa structura, personalul și personalul organizației în conformitate cu statutul acesteia (statutul). Tabelul de personal conține o listă a diviziilor structurale, numele posturilor, specialităților, profesiilor cu indicarea calificărilor, informații despre numărul de unități de personal și este aprobat printr-un ordin (ordin) semnat de șeful organizației sau de o persoană. autorizat de acesta.
Structura documentului este formată din datele aflate în câmpurile corespunzătoare ale textului stencil și în coloanele tabelului.
Detaliile documentului sunt:
1) cod formular document (07);
2) denumirea întreprinderii (08);
3) denumirea tipului de document (10);
4) data documentului (11);
5) numărul de înregistrare al documentului (12);
6) ștampila de aprobare a documentului (16);
7) îndreptarea către text (18);
8) textul documentului (20);
9) semnătură (22);
10) vize de aprobare (24);
11) amprenta de imprimare (25);
12) o notă despre interpret (27);
13) identificatorul copiei electronice a documentului (30).
Descrierea postului- un act juridic emis de o organizație pentru a reglementa statutul organizatoric și juridic al unui angajat, îndatoririle, drepturile, responsabilitatea acestuia.
Scopul funcțional principal al fișei postului este implementarea reglementării organizatorice și de reglementare a activităților zilnice ale funcționarilor (angajații din categoriile relevante) ale întreprinderii, care, la rândul său, ne permite să desemnăm funcția principală. a acestui document ca reglementare, sau organizatorică și normativă.
Angajații întreprinderii sunt obligați să se ghideze după fișele de post relevante în procesul de exercitare a atribuțiilor lor, iar în cazul încălcării prevederilor lor - să poarte responsabilitatea pentru aceasta, prevăzută de legislație și alte acte normative (de reglementare), precum precum și actele locale ale întreprinderii.
Scopul funcțional auxiliar al fișei postului este, în primul rând, în formarea angajaților nou recrutați la întreprindere, precum și a angajaților întreprinderii mutați în noi posturi (locuri de muncă) (funcție de predare sau formare). În al doilea rând, fișa postului, de regulă, este utilizată în etapa selecției personalului ca unul dintre documentele de verificare a cunoștințelor disponibile candidaților (candidaților pentru un post) (funcția de control). În sfârșit, în al treilea rând, fișele postului de care dispune întreprinderea, de regulă, sunt folosite ca bază informativă și metodologică pentru clarificarea periodică a acestora (de exemplu, atunci când conținutul muncii unui oficial se modifică), precum și pentru elaborarea de noi fișe de post, inclusiv pentru angajații întreprinderii care dețin funcții cu atribuții combinate (funcție informațională și metodologică).
Descrierile postului sunt tipice (aproximative) și specifice. O fișă tipică a postului este elaborată pentru posturile care au același set de îndatoriri, drepturi, responsabilități, indiferent de industria în care își desfășoară activitatea organizația. De exemplu, poate fi creată o fișă tipică a postului pentru un casier. Cu toate acestea, prezența unei fișe tipice a postului nu înseamnă că nu este nevoie să se elaboreze o fișă specifică a postului. Astfel de fișe de post ar trebui elaborate pentru toate posturile prevăzute de tabelul de personal al organizației, iar instrucțiunile model pot servi ca bază pentru dezvoltarea lor.
Fișa postului este fișa actuală a postului și este necesară pentru creare conditii efective munca, indeplinirea de catre personal a scopurilor si obiectivelor stabilite pentru unitatea structurala. Fișa postului ca document organizatoric asigură statutul organizatoric și juridic al salariatului, constituie temeiul legal pentru certificarea salariatului, determinând responsabilitatea acestuia, precum și pentru soluționarea conflictelor de muncă dacă acestea apar între salariat și administrație.
Fișele postului, de regulă, nu sunt întocmite pentru categoria de angajați „manager” (organizații, divizii structurale). Funcțiile, sarcinile, îndatoririle, drepturile și responsabilitățile acestor angajați sunt consemnate în regulamentele (carta) organizației sau în regulamentele privind unitatea structurală la secțiunea „Management”.
Pentru angajații serviciilor economice și auxiliare (precum și pentru cei care lucrează în baza unui contract de muncă sau contract de muncă), fișele postului nu pot fi, de asemenea, întocmite pentru forma stabilita... În astfel de cazuri, poate fi dezvoltat responsabilități funcționale, a cărui proiectare nu este reglementată de actele normative actuale.
Pentru specialiștii șefi, posturi de muncă ... În ciuda diferențelor dintre denumirea documentului, scopul acestuia este întotdeauna același - de a reglementa funcțiile angajatului, îndatoririle, drepturile și responsabilitățile acestuia la un anumit loc de muncă.
Fișele postului, ca și alte documente organizaționale, sunt documente durabile și sunt valabile până când sunt înlocuite cu altele noi. Necesitatea revizuirii fișei postului poate apărea în legătură cu modificarea structurii și funcțiilor unității și organizației, reducerea personalului, schimbarea tehnologiei muncii prestate. De obicei, fișele postului sunt revizuite (ajustate) o dată la 3-5 ani. La alcătuirea unei fișe de post se ia ca bază un standard sau aproximativ, dacă există, iar în lipsa acestora, caracteristicile de tarifare și calificare ale postului din Manualul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați. Dar o astfel de caracteristică are o structură de text diferită de fișa postului și nu conține toate informațiile necesare întocmirii fișei postului unui anumit angajat. Informațiile lipsă sunt preluate din alte documente organizatorice, precum structura și personalul, reglementările privind unitatea structurală etc.
Fișa postului, ca orice document oficial, trebuie întocmită pe antetul general al organizației, indicând tipul documentului.
Fișa postului, de regulă, se aprobă de către adjunctul șefului responsabil de această unitate, sau de către șeful însuși. Șeful semnează fișa postului.
APROBAT
Şeful ZAO Businessconsult
_________________ ( A.P. Ignatiev)
1. DISPOZIȚII GENERALE.
1.1. Această fișă a postului definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile secretarului șefului CJSC Businessconsult (denumită în continuare „Compania”).
1.2. Secretarul șefului este numit și eliberat din funcție în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordin al șefului Societății.
1.3. Secretarul șefului raportează direct Directorului General al Societății.
1.4. În funcția de secretar al șefului este numită persoana care are studii profesionale superioare fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 2 ani.
1.5. Secretarul managerului ar trebui să știe:
- decrete, ordine, ordine și alte materiale de orientare și reguli privind activitățile întreprinderii și desfășurarea muncii de birou;
- structura si conducerea intreprinderii si a subdiviziunilor acesteia;
- organizarea muncii de birou;
- modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor;
- arhivare;
- dactilografiat;
- reguli de utilizare a sistemelor de interfon;
- standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
- reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind forme standard;
- fundamente de etică și estetică;
- reguli comunicare de afaceri;
- bazele organizării și managementului muncii;
- reguli de funcționare a tehnologiei informatice;
- fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
- regulamentul intern al muncii;
- reguli si norme de protectie a muncii.
1.6. În timpul absenței temporare a secretarului șefului, atribuțiile sale sunt atribuite lui I.G. Guseva, specialist în departamentul de automatizare.
2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE.
2.1. Secretarul directorului îndeplinește următoarele atribuții:
Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii.
Acceptă corespondența sosită în vederea examinării de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către divizii structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
Efectuează lucrări de birou, execută diverse operatii folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.
Acceptă documente și cereri personale de semnătură ale șefului întreprinderii.
Întocmește documentele și materialele necesare activității managerului.
Urmărește luarea în considerare și transmiterea la timp a documentelor primite spre execuție de către direcțiile structurale și executorii specifici, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite transmise șefului spre semnare și asigură editarea lor de înaltă calitate.
Organizează convorbiri telefonice ale șefului, notează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acestora, transmite și primește informații despre dispozitivele de primire și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, le aduce la atenția sa în timp util informațiile primite prin canalele de comunicare.
În numele șefului, întocmește scrisori, solicitări, alte documente, pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.
Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
Efectuează controlul asupra executării ordinelor și ordinelor emise de către angajații întreprinderii, precum și asupra respectării termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii, luate sub control.
Păstrează un fișier de card de control și înregistrare.
Oferă la locul de muncășeful cu echipamentul organizatoric necesar, papetărie, creează condiții propice muncii sale eficiente.
Tipărește, la îndrumarea managerului, materialele de serviciu necesare muncii sale sau intră informatie curenta către banca de date.
Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența luării în considerare a cererilor și propunerilor angajaților.
Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
Copiază documentele pe un copiator personal.
Secretarul managerului are dreptul:
3.1. Solicitați și primiți materialele și documentele necesare legate de activitățile secretarului managerului.
3.2. Intră în relații cu subdiviziuni ale instituțiilor și organizațiilor terțe pentru rezolvarea problemelor operaționale ale activităților de producție care sunt de competența secretarului șefului.
3.3. Reprezintă interesele întreprinderii în organizații terțe în probleme legate de activitățile sale profesionale.
4. RĂSPUNDERE.
Secretarul managerului este responsabil pentru:
4.1. Neasigurarea îndeplinirii atribuțiilor lor funcționale.
4.2. Informații inexacte despre starea lucrării.
4.3. Nerespectarea comenzilor, instrucțiunilor și instrucțiunilor Director general Societate.
4.4. Neluarea măsurilor de suprimare a încălcărilor identificate ale reglementărilor de siguranță, de siguranță la incendiu și a altor reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile întreprinderii și ale angajaților săi.
4.5. Neasigurarea respectării disciplinei muncii.
5. CONDIȚII DE MUNCĂ.
5.1. Modul de lucru al secretarului directorului se stabileste in conformitate cu Regulamentul Intern de Munca stabilit in Societate.
5.2. Datorită nevoilor operaționale, secretarul managerului este obligat să plece în călătorii de afaceri (inclusiv de importanță locală).
6. DREPTUL LA SEMNĂTURA.
6.1. Pentru asigurarea activității sale, secretarului șefului i se acordă dreptul de a semna documente organizatorice și administrative pe probleme care fac parte din atribuțiile sale funcționale.
Cunoașterea instrucțiunilor _________________ A.S. Sysoev.
acte - sunt întocmite într-o varietate de situații și au multe varietăți: un act de acceptare a muncii în baza unui contract; act de acceptare și transfer de documente; act de anulare a materialelor etc.
act- un document întocmit de o comisie (mai multe persoane) și care confirmă fapte, evenimente.
Dacă actul este un document intern al instituției, atunci se întocmește pe un formular comun. Actul, care este un document extern, trebuie să conțină date de referință despre companie.
În partea introductivă a actului sunt indicate motivele (referire la document, la ordinul verbal al conducerii, la orice fapte, evenimente, acțiuni.
Actul poate avea un titlu, de exemplu, „Lege privind lipsa bunurilor de larg consum”. Partea principală a actului stabilește scopurile, obiectivele muncii desfășurate, rezultatele acesteia (concluzii, concluzii, propuneri). Actul este semnat de către președinte și membrii comisiei.
Pentru o serie de acte (pe probleme materiale, financiare și alte aspecte importante), este necesară aprobarea șefului și certificarea cu sigiliu, după care dobândesc forță juridică.
Corespondența oficială (corespondența de afaceri) este un element integral, una dintre formele managementului întreprinderii.
Scrisori de serviciu - cel mai comun tip de documente de afaceri.
Acestea sunt compilate pentru implementarea comunicării operaționale cu alte întreprinderi și instituții pe diverse probleme.
Beneficiile scrisorilor de afaceri sunt următoarele:
1) cu ajutorul acestora se înregistrează informații la care se poate face referire ulterior;
2) vă permit să vă planificați, să selectați și să vă formați corect gândurile;
3) fac posibilă desfășurarea unor afaceri destul de complexe și consumatoare de timp;
4) dacă este necesar, pot servi drept probă în proceduri judiciare;
5) poate fi un mijloc de transfer de informații confidențiale.
Buletine informative conțin instrucțiuni, notificări, mementouri, solicitări, sugestii.
Buletine informative
Scrisori de garanție notificați despre plățile în garanție, termenele de livrare, calitatea produselor și serviciilor.
Scrisori de garanție au scopul de a oferi destinatarului garanții scrise cu privire la intențiile sau acțiunile autorului (organizația expeditoare), într-un fel sau altul afectând interesele destinatarului. Cel mai adesea, scrisorile de garanție sunt emise pentru a confirma plata.
Scrisorile de garanție se disting prin claritatea, acuratețea și lipsa de ambiguitate a formulării - deoarece vorbim despre furnizarea de garanții destinatarului în numele și în numele unei organizații sau al unui funcționar.
În scrisorile de plângere (revendicare). stabilesc cerințe pentru compensarea pierderilor suferite din cauza nerespectării termenilor contractului sau acordului de către cealaltă parte (contraparte). Plângerea se confirmă prin documentele anexate scrisorii: acte, certificate etc.
Scrisori de reclamații
Scrisori comerciale se intocmesc la incheierea si executarea contractelor.
În scrisorile de cerere solicitați contrapartidei clarificarea oricăror fapte, acțiuni.
Scrisori de anchetăîn cele mai multe cazuri, precede toate lucrările ulterioare privind încheierea diferitelor acorduri de afaceri între partenerii de corespondență. Acestea sunt concepute, după cum sugerează și numele, pentru a solicita informații relevante de afaceri.
Este de preferat să începeți astfel de litere cu cuvintele „Vă rog (vă rog) să informați...”, deși nu va fi de prisos să explicați în prealabil ce a cauzat solicitarea dumneavoastră.
Solicitați scrisori- acesta este poate cel mai comun grup de mesaje oficiale de afaceri. Și este ușor de înțeles de ce, până la urmă, nu ne simțim întotdeauna confortabil atunci când este necesar să ne adresăm cuiva cu o solicitare personal sau, de exemplu, telefonic.
O cerere scrisă simplifică foarte mult această procedură.
Reguli pentru redactarea scrisorilor de cerere:
1) nu începe niciodată o literă cu cuvântul „Vă rog”, explicați la început motivele contestației dvs.;
2) nu mulțumiți în avans destinatarului, pentru că există un fel deosebit scrisori de mulțumire.
Vă rugăm să ne trimiteți calendarul seminariilor pentru prima jumătate a anului 2006.
Scrisori de cerere nu trebuie confundate cu afirmațiile obișnuite atât de răspândite în corespondența internă. Scrisoarea de cerere are scopul de a informa oficial și prompt destinatarul despre poziția autorului (organizația de trimitere) a scrisorii de afaceri cu privire la o anumită problemă (pentru a-și exprima atitudinea față de esența acesteia și procedura de soluționare). De exemplu, pentru a-și confirma intențiile cu privire la implementarea planurilor de cooperare convenite anterior.
Scrisori de confirmare trimis la adresa corespunzătoare pentru a confirma orice fapt - de exemplu, primirea unei scrisori trimise anterior de către destinatar. Astfel de scrisori sunt de obicei pregătite ca răspuns la o solicitare („Vă rugăm să confirmați...”) făcută autorului (organizația de trimitere) a scrisorii.
Scrisori de comandăîn multe cazuri reprezintă un răspuns la scrisorile de ofertă. Scopul unor astfel de scrisori este de a finaliza o comandă scrisă, de a o documenta (deși comanda în sine poate fi întocmită pe un formular special, ca în cazul prin poștă directă). În acest din urmă caz, scrisoarea de comandă îndeplinește simultan funcția de scrisoare de intenție.
Scrisori de propuneri (oferte) Este poate cel mai tipic exemplu de corespondență comercială. Acesta urmărește să facă destinatarului o propunere oficială de livrare (livrare suplimentară) a unui anumit produs. Trăsătură distinctivă oferte - concretețe și acuratețe excepționale în stabilirea condițiilor tranzacției comerciale propuse (termeni, gama de produse, cantitate, procedura de decontare etc.).
Litere suplimentare ajutați-ne în toate cazurile în care, după ce am trimis un mesaj, ne-a fost imposibil (sau necesar) să recurgem la postscript, drept urmare unele dintre informațiile importante au fost inaccesibile destinatarului. Deoarece este imposibil să returnați o scrisoare de afaceri deja trimisă „la jumătatea drumului”, autorul poate trimite, după cum se spune, o scrisoare de continuare.
O trăsătură caracteristică a unei astfel de scrisori este o indicație directă că este o continuare a mesajului anterior (în acest caz, pare extrem de de dorit să se facă referire la semnele specifice ale scrisorii - data, numărul, etc.). Cu aceasta ar trebui să înceapă mesajul, de exemplu, astfel: „Această scrisoare este în plus față de...”.
Scrisori de reclamații- o apariție relativ rară în corespondența comercială oficială. Astfel de mesaje sunt menite să exprime pretenții scrise în legătură cu îndeplinirea nesatisfăcătoare de către destinatar a obligațiilor sale de afaceri.
Textul scrisorii de reclamație trebuie să se bazeze în toate cazurile pe dovezile corespunzătoare ale reei-credințe a destinatarului (intenționat sau neglijent). În cele mai multe cazuri, un astfel de certificat este un act certificat prin semnăturile funcționarilor și sigiliul organizației de trimitere. Este recomandabil să atașați un astfel de act (a doua copie sau copie a acestuia) la scrisoarea de revendicare (în acest din urmă caz, va îndeplini simultan funcția de scrisoare de intenție).
Buletine informative nu trebuie privit ca o formă de e-mail sau e-mail promoțional. Mesajul, după cum știți, presupune concizie și servește în primul rând la stabilirea (reluarea) contactului cu destinatarul.
Buletinul informativ este rezultatul dezvoltării logice a corespondenței. O astfel de scrisoare este trimisă destinatarului dacă a fost posibilă stabilirea contactului cu acesta și acesta nu se opune dezvoltării ulterioare a acesteia. O astfel de scrisoare este concepută pentru a informa în mod obiectiv și într-un volum ceva mai mare (comparativ cu mesajul) destinatarul despre dorința autorului mesajului de a dezvolta contacte de afaceri și personale, despre anumite aspecte ale implementării acestora etc.
Scrisori prin poștă directă(posta directă), spre deosebire de scrisorile de prezentare (publicitate), au scopul de a determina destinatarul să facă o achiziție. Astfel de scrisori conțin nu numai o descriere a produsului, ci și un formular de comandă pentru primirea acestuia (din nou prin poștă sau prin curier) și, în unele cazuri - și mostre de produse pentru utilizare gratuită (de probă).
Scurte comunicări scrise sunt utilizate în cazurile în care autorul (organizația expeditoare) trebuie să informeze pe scurt și urgent destinatarul în legătură cu un motiv anume.Asemenea mesaje sunt trimise destinatarilor sub forma unui memento sau avertisment.
Caracteristicile distinctive ale mementoului sunt:
2) o formă mai scurtă de prezentare a esenței propunerilor (dorințelor sau cerințelor) autorului;
3) informarea cu privire la sancțiunile care pot fi aplicate destinatarului în cazul în care nu urmează o reacție corespunzătoare la o reamintire din partea acestuia din urmă.
Scrisori de intentie- este vorba de scrisori care conțin informații despre transmiterea către destinatar de documente, materiale informative etc. care, din cauza specificului conținutului volumului sau formei de prezentare, nu pot fi întocmite sub formă de scrisoare.
Scrisorile de intenție includ un mesaj despre trimiterea documentelor (materialelor) relevante, precum și o listă a acestora.
Scrisoare de recunoștință(scrisoare de recunoștință) - o scrisoare de afaceri trimisă unei organizații, funcționar sau cetățean prin care se exprimă recunoștința pentru acțiunile întreprinse, serviciile prestate.
Acest tip de scrisoare este de obicei compus din mai multe liber de la, decat altii. Expresiile cheie ale scrisorii pot fi următoarele expresii:
Vă mulțumim pentru ajutor în...
Vă exprimăm recunoștința pentru...
Scrisoare de scuze- o scrisoare de afaceri, al cărei autor își cere scuze corespondentului pentru neplăcerile cauzate.
Scrisorile de scuze încep de obicei cu următoarele fraze:
Ne cerem scuze pentru...
Vă aducem cele mai sincere scuze...
Permiteți-mi să vă ofer (vă) scuzele mele pentru...
Dorim să ne cerem scuze pentru...
Lasă-mă să-ți cer scuze pentru...
Scrisoare de felicitare... Cărțile poștale pot fi folosite pentru scrisorile de felicitare, deși scrierea de mână este mai potrivită pentru relațiile de încredere, deoarece în acest caz se poate crea un text mai puțin standard. Semnătura felicitării se face manual.
Vă rog să acceptați cele mai bune felicitări ale mele pentru succesul dvs. Tocmai am auzit de promovarea ta de la șeful de vânzări.
Se consideră oportun să se trimită felicitări în următoarele ocazii:
Ziua de naștere a destinatarului (data înființării organizației destinatare);
Sărbători legale;
Sărbători profesionale;
Numirea într-o poziție mai prestigioasă;
Atribuirea unui titlu onorific sau special;
Recompensează;
Realizări în domeniul profesional (depășirea indicatorilor dezvoltare economică, licitații câștigătoare, concursuri și concursuri câștigătoare etc.);
Încheierea acordurilor de parteneriat;
Aniversarea cooperării (prima sau „rundă”);
Evenimente cheie din viața personală a destinatarului (logodnă, nuntă, naștere, absolvire, susținere disertație, aniversare rotundă a nunții).
Scrisoare de invitație... Scopul scrisorii de invitație poate fi o invitație la un eveniment de afaceri (serviciu) sau solemn (comemorativ):
1) întâlnire;
2) întâlnire;
3) conferinta;
4) atelier etc.
O scrisoare de invitație poate conține:
1) agendă completă ziua evenimentului;
2) numele vorbitorilor de pe punctele de pe ordinea de zi;
3) numele și numărul de telefon al persoanei responsabile de eveniment;
4) informații despre călătoria la locul invitației;
5) alte informații.
Caracteristici ale structurii scrisorii de invitație:
Primul paragraf este formularea cheie introductivă;
Al doilea paragraf este informații despre eveniment;
A treia (și a patra) este formula de curtoazie, vă rugăm să răspundeți, un link către o sursă de informații suplimentare despre eveniment.
Expresiile stabile sunt adesea folosite în text:
„Vă invităm să...”; „Vă rugăm să participați la...”
Nu se obișnuiește să se trimită scrisori de invitație cu ocazii nesemnificative, cu excepția cazurilor în care destinatarul nu poate fi informat altfel, de exemplu, dacă lipsește temporar.
Scrisoarea de invitație este întotdeauna personală. Se poate adresa unei anumite persoane, unui grup de persoane sau unei organizații. Ar trebui să fie scurt, clar și corect, indicând locul și ora evenimentului și, eventual, forma îmbrăcămintei. Scrisoarea ar trebui să indice scopul invitației și, eventual, ce fel de participare așteaptă organizatorii evenimentului de la el, de exemplu, spectacole. Dacă este necesar, este permis să se ceară destinatarului să confirme participarea la eveniment.
Scrisori de serviciu sunt întocmite pe antet, unde sunt plasate datele poștale și bancare ale întreprinderii.
Scrisoarea de serviciu include următoarele detalii:
Destinaţie;
Titlul textului;
Este posibil să se marcheze prezența aplicației;
Semnătură;
Scrisorile sunt întocmite în dublu exemplar, originalul scrisorii este tipărit pe antetul instituției, iar o copie este pe o coală de hârtie standard albă. O copie este certificată de secretar, nesemnată de conducătorul întreprinderii.
O scrisoare de serviciu poate fi adresată unei instituții superioare, unității sale structurale, unui anumit funcționar sau unei persoane fizice. Dacă scrisoarea este adresată unei instituții, atunci se tipărește numele instituției din destinatar în cazul nominativ, funcția și prenumele funcționarului în dativ.
După numele destinatarului, indicați adresa poștală a acestuia.
Dacă o scrisoare este trimisă mai multor destinatari, mai întâi se întocmește adresa destinatarului principal, apoi sunt enumerate celelalte. Nu pot fi plasate mai mult de patru cerințe pe o singură literă Destinaţie... Dacă sunt mai mulți destinatari, se face o listă de distribuție și pe fiecare exemplar este indicată o adresă la care se trimite o anumită copie.
În scrisori și faxuri, numele tipului de document nu este indicat. În partea de titlu sunt întocmite următoarele detalii: Data, Indexul, Referința la numărul și data solicitării documentului, dacă scrisoarea este un răspuns. Titlul pentru textul scrisorii trebuie să fie cât mai precis și scurt posibil; de exemplu;
„Despre schimbarea...”, „Despre conducerea...”, „Despre crearea...”, etc. Textul scrisorii este laconic, consecvent, convingător.
Textul scrisorii este format dintr-o parte introductivă și o parte principală. În partea introductivă, indicați motivele care au determinat redactarea scrisorii, însoțite de trimiteri la fapte, date, documente.
În partea principală, este formulat scopul principal al scrisorii.
De exemplu:
Parte introductivă:„Din cauza faptului că, la primirea mărfii la stația Klinovaya la 14.02.2005, sub factura nr. 134346, într-un vagon funcțional, cu sigilii expeditorului nedeteriorate, la deschiderea cutiilor și la verificarea conținutului cu participarea unui reprezentant ... a lipsa de ... bucăți de produse în valoare de ... (act comercial din 14.02.2005, nr. 118) ... "
Parte principală:„Pe baza celor de mai sus, vă rugăm, în termen de 10 zile bancare, să transferați suma indicată în contul nostru curent”.
Majoritatea scrisorilor de afaceri se caracterizează prin repetarea acelorași ture, stăpânind pe care le puteți compune textele diferitelor litere.
Scrisorile pe chestiuni financiare sunt semnate de șeful și contabilul-șef al companiei. Scrisorile care oferă orice garanții care au implicații juridice și financiare sunt certificate de sigiliul companiei.
Decorare de recuzită Semnătură se realizează în conformitate cu cerințele generale și cuprinde denumirea funcției persoanei care a semnat documentul, semnătura personală și decriptarea semnăturii.
Recuzită Numele și numărul de telefon al interpretului aplicat în colțul din stânga jos al părților din față și din spate ale formularului.
Fax- un document primit cu ajutorul unui dispozitiv special (telefax) prin canale de comunicare telefonică. Un fax este în esență o copie a unui document transmis. Toate tipurile de documente și anexele la acestea sunt transmise prin fax: desene, diagrame, tabele, figuri, fotografii. Dar, în majoritatea cazurilor, faxurile sunt o formă de corespondență de afaceri între parteneri și organizații.
Înregistrarea unui fax este similară cu înregistrarea unei scrisori de afaceri, doar în variabila „Destinatar”, în loc de o adresă poștală, se indică codul orașului și numărul de fax al destinatarului. De asemenea, datele suplimentare sunt introduse de dispozitivul însuși:
Codul expeditorului;
Data și ora transmiterii, durata transmiterii;
Numărul de fax de la care au fost transmise informațiile;
Numărul de pagini transferate.
Dacă faxurile primite conțin informații importante și sunt destinate utilizării pe termen lung, acestea trebuie copiate deoarece hârtia de fax a multor aparate de fax este de scurtă durată.
Pot fi transmise prin fax nu doar documentele tipărite, ci și fotografiile, graficele, tabele, diagramele etc.. Documentele trimise prin fax trebuie întocmite în conformitate cu cerințele tipului de documente corespunzător. În general, un fax este procesat în același mod ca o scrisoare de afaceri, dar diferenta semnificativa este indicarea numărului de fax al destinatarului în coloana „destinatar”.
În funcție de nivelul tehnic al faxului, expeditorul poate primi mesaje de livrare care indică numărul de pagini ale documentului trimis sau motivele pentru care mesajul nu a putut fi livrat. Raportul de confirmare conține codul companiei și numărul de telefax al destinatarului, data, ora și durata transmiterii, numărul de pagini primite și rezultatul (Rezultat). Astfel de informații cu caracter de raportare pot fi introduse automat într-un jurnal special creat pentru înregistrare. După 20 de transmisii, paginile revistei sunt tipărite de aparat și apoi legate, astfel încât raportul să fie prezentat clientului dacă este necesar. Perioada de valabilitate este de 3 până la 5 ani.
Exemplu de fax:
Memorandumuri, referințe. Aceste două tipuri de documente sunt similare în scopul lor. Memorandum conține o declarație detaliată a oricărei probleme cu concluzii și propuneri, adresată conducătorului instituției. referinţă este, de asemenea, un document care descrie și confirmă anumite evenimente. Ajutorul poate fi serviciu si personal. Ajutor de service conține rezultatul generalizărilor, eventualelor sondaje, călătorii de afaceri etc., efectuate de un funcționar.
Informatii personale eliberate persoanelor fizice. Ei, de regulă, confirmă orice informații referitoare la această persoană, de exemplu: un certificat de la locul de muncă, un certificat de la locul de studiu, un certificat de la locul de reședință, un certificat de sănătate de la clinică.
Forma acestor documente este aceeași și conține:
Denumirea instituției;
Destinaţie;
Denumirea tipului de document;
Numărul de serie al certificatului;
Locul de compilare;
Titlu;
Semnătură.
Diferența dintre certificatele de serviciu și cele personale este că „Destinatarul” obligatoriu este întocmit în certificatele de serviciu, dar nu și în cele personale. Dar la sfârșitul textului documentului se scrie în ce scop a fost eliberat certificatul, adică cărei instituții i se va furniza.
Nota ar trebui să aibă un titlu pentru text, dezvăluind conținutul acestuia. Prima parte a textului prezintă faptele sau evenimentele care au dat naștere redactării memoriului. A doua parte conține concluzii și propuneri de acțiuni specifice care trebuie întreprinse în legătură cu faptele enunțate.
În cazul în care memoriul sau certificatul este de natură internă, ele sunt semnate de către compilatori și pot fi întocmite pe coli albe de hârtie. Dacă aceste documente provin de la numele unei instituții sau unități structurale, ele sunt semnate de conducătorii acestora și întocmite pe formulare.
Data semnării este considerată data memorandumului sau certificatului.
Dacă există informații în ajutor natura financiara este semnat de șef, contabil șef și sigilat.
Exemplu de certificat de service.
REFERINȚA NR. 12
01.03.2005 Moscova
Cu privire la disponibilitatea materialelor de construcție în depozitul nr. 2
Următoarele materiale de construcție sunt disponibile în depozitul #2:
1. Parchet - 200 mp. m
2. Linoleum - 360 m
3. Ciment - 700 kg
4. Vopsea de ulei - 1350 kg
Cap depozitul M.R. Maslov
Exemplu de certificat personal:
Școala Gimnazială numărul 52
Districtul central al Moscovei
REFERINȚA NR. 34
11.02.2005 Moscova
Eremin Alexey Ivanovich studiază la școala numărul 34 din districtul central al Moscovei în clasa 10 „B”.
Certificatul a fost eliberat pentru depunerea la cursurile pregătitoare de seară la Institutul Pedagogic de Stat din Moscova.
Directorul școlii M.T. Evseev
Scrisoarea explicativă se referă la documente privind personalul numai dacă nu afectează aspecte de producție precum aprovizionarea, vânzările, tehnologia, contabilitatea, planificarea etc., ci reglementează relațiile disciplinare (de muncă).
Articolul 192 „Sancțiuni disciplinare” din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește că, dacă un angajat încalcă disciplina, nu își îndeplinește în mod corespunzător atribuțiile, atunci el trebuie să fie tras la răspundere pentru aceasta.
Articolul de mai sus stabilește că pentru săvârșirea unei abateri disciplinare, adică neefectuarea sau prestarea necorespunzătoare de către un salariat din vina acestuia, atribuită acestuia responsabilitatile locului de munca, angajatorul are dreptul de a aplica urmatoarele masuri disciplinare:
1) remarca;
2) o mustrare;
3) concedierea pe motive adecvate.
În cazurile de încălcare a disciplinei muncii, salariatul întocmește o notă explicativă.
Detalii note explicative:
1) destinatar (căruia i se adresează);
2) funcția (unitatea structurală), numele de familie, parafa autorului notei;
3) titlul documentului (respectiv „Memorandum” sau „Notă explicativă”);
5) data întocmirii;
6) semnătura emitentului biletului.
Resturile pot fi dactilografiate. Sunt întocmite, de regulă, într-un singur exemplar.
Protocol- un document care conține o înregistrare a cursului dezbaterii problemelor și luării deciziilor la ședințe, întâlniri, conferințe, reuniuni și alte forme de lucru ale organismelor colective.
Procesele-verbale sunt ținute în timpul ședinței de către secretar, care ia notițe (scurgere) din discursurile participanților la ședință. În funcție de caracterul complet al acoperirii cursului ședinței, procesul-verbal poate fi completă și concisă.
Cel mai adesea, se păstrează o formă scurtă a procesului-verbal fără textele rapoartelor, forma integrală a procesului-verbal necesită atașare la procesul-verbal al stenogramei ședinței.
Protocolul este întocmit ca pe forme comune, și pe coli albe de hârtie A4 și conține următoarele detalii:
Denumirea tipului de document și numărul său de serie;
Locul intocmirii protocolului;
Semnăturile președintelui și secretarului.
Denumirea organului colegial este indicată în titlul procesului-verbal, de exemplu: „Ședința Consiliului Director”, „Ședința Consiliului Academic”.
Textul protocolului constă din două părți: introductivă și de bază.
În partea introductivă sunt enumerați cei prezenți la ședință, indică cine a fost președinte (inițiale și prenume), cine a fost secretarul ședinței (inițiale și prenume). Sunt indicate și pozițiile celor prezenți, dacă este vorba de un protocol al unei întâlniri de producție.
Se termină partea introductivă agendă. Ordinea de zi conține probleme de discuție. Fiecare punct de pe ordinea de zi este numerotat, scris pe un rând nou și răspunde la întrebarea „despre ce?”
Partea principală a protocolului este construită conform schemei, AUZAT - VORBIT - REZOLUT (HOTARAT) separat pentru fiecare punct de pe ordinea de zi.
În secțiunea ASCULTAT se dau inițialele și prenumele vorbitorului fără a se specifica funcția (poziția este indicată în partea introductivă), se pune o liniuță și o scurtă înregistrare a conținutului raportului, mesajul este dat cu majusculă scrisoare.
În secțiunea SPEAKING, conturul se repetă.
La sectiunea S-A REZOLUT, paragrafele au stabilit deciziile adoptate.
În scurtele procese-verbale sunt indicate doar problemele luate în considerare, numele celor care au participat la discuție și deciziile colective luate.
Procesul verbal este semnat de președinte și secretar. I se anexează materialele transmise: certificate, rapoarte etc.
Protocoalele se numără printre documentele importante ale întreprinderii, prin urmare sunt stocate cel puțin 10 ani și pot fi transferate în depozitul de arhivă.
Exemplu de protocol complet:
Numele Companiei
PROTOCOL
27 iunie 2005 nr 11 Moscova
Şedinţa consiliului de administraţie
Președinte: I.I. Fedotov
Secretar: A.T. Gromova
Prezent: I.I. Fedotov (regizor), A.T. Gromova (contabil șef), M.A. Yarov (șeful departamentului comercial), I.S. Ivkina (șeful departamentului de publicitate).
Ordinea de zi: organizarea unei filiale a întreprinderii în….
Fedotova I.I. - un rezumat al conținutului discursului.
VORBIT DE:
Gromova A.T. - prezentarea conținutului discursului sau al întrebării.
Ivkina I.S. - prezentarea conținutului discursului sau al întrebării.
S-A SOLUȚIONAT URMĂTORUL:
1.1 Întocmește documentația necesară pentru înregistrarea sucursalei întreprinderii înainte de data de 03.07.2005 (responsabil A.T. Gromova).
1.2 Finalizarea planului de afaceri al sucursalei întreprinderii, ținând cont de completările până la 03.07.2005 (responsabil M. A. Yarov).
Președintele I.I. Fedotov
secretarul A.T. Gromova
Comenzi pentru personal. Prin ordine asupra personalului, aceștia întocmesc admiterea, concedierea, transferul angajaților întreprinderii. Concluzie contract de muncă cu angajații nu exclude emiterea unui ordin pentru personal cu privire la înscrierea acestora în muncă.
Comenzile de personal sunt grupate într-un fișier separat și au numerotare independentă cu adăugarea indexului „l/s” (nr. 1 l/s, nr. 2 l/s ...).
Astfel de comenzi se întocmesc pe antetul companiei pentru documentele interne.
„Rubrica la text” obligatorie a ordinului privind personalul se întocmește astfel: „La angajare... ..”, „La concediere...”, „La schimbarea personalului...”.
Textul ordinului este împărțit în părți declarative și administrative.
Prima parte a ordinului poate indica motivele emiterii sale, de exemplu, fapte de încălcare a disciplinei muncii. Cea de-a doua parte, administrativă, începe cu cuvintele: „ATRIBUIRE”, „RENDERE”, „TRADUCERE”, care sunt tipărite de la marginea marginii din stânga. După ele, în rândul următor se indică numele de familie, numele și patronimul salariatului (fără abrevieri), funcția, termenul de concediere, numire sau transfer; articolul din Codul Muncii al Federației Ruse (în caz de concediere). La aplicarea unui loc de muncă se indică salariul salariatului, tipul de angajare (muncă permanentă sau temporară), cu sau fără perioadă de probă etc.
Textele comenzilor pentru personal, de regulă, sunt de același tip și pot fi prezentate într-o formă formalizată.
În mod similar, se întocmesc ordine de concediere și trecere în altă funcție. Ordinele de transfer pe o altă poziție trebuie să indice noul post și salariul, noua unitate structurală și tipul de transfer.
Dacă transferul este temporar, trebuie să indicați termenul acestuia.
Ordinele de personal sunt avizate de directorul adjunct pentru resurse umane sau de un alt funcționar ale cărui atribuții includ colaborarea cu personalul întreprinderii.
Comenzile pentru personal sunt anunțate angajatului contra primire. Marca de familiarizare cu ordinul este aplicată sub cerințele „semnătură” și „viză” de către angajatul însuși și conține următoarele: „Am citit ordinul”, semnătura angajatului și data familiarizării. Această marcă este necesară în special pentru ordinele de concediere, deoarece în cazul unor conflicte de muncă, angajatul are dreptul de a se adresa instanței în termen de o lună de la data familiarizării cu ordinul.
Prin comenzi pentru personal se documentează următoarele:
2) transfer la un alt loc de muncă;
3) concediere;
4) modificări ale condițiilor de muncă;
5) repartizarea categoriilor, clasa;
6) stabilirea cuantumului remunerației;
7) asigurarea concediilor;
8) detașarea salariaților;
9) aplicarea de sanctiuni disciplinare etc.
În structură, comenzile pot fi simple sau complexe. Dacă ordinul se referă la o persoană, atunci este chemat simplu (individual)... În titlurile textelor unor astfel de ordine, este scris:
„Despre angajarea...”,
„Despre transferul la un alt loc de muncă...”,
„Despre încurajare...”, etc.
Combinarea mai multor puncte administrative în comandă îngreunează comanda.
În comenzi complexe la rezolvarea unei probleme de personal (admitere sau concediere etc.), titlul se formulează în funcție de problema de rezolvat. Titlul în ordine complexe care rezolvă mai multe probleme de personal (atât angajarea, cât și concedierea etc.) lipsește sau este dat într-o formă generalizată („Către poliție”).
Partea constatatoareîn comenzile pentru personal pot lipsi. Partea administrativa ordinea începe cu indicarea numelui de familie (tipărit cu majuscule), prenumelui și patronimului (tipărit integral cu litere mici); trebuie să conțină formulări precise ale soluției la o anumită problemă de personal.
În comenzile complexe, partea administrativă este împărțită în puncte. O acțiune de o singură natură, referitoare la una sau mai multe persoane, se întocmește într-o clauză separată. De exemplu:
1. Trimiteți într-o călătorie de afaceri:
1.1. Samsonov Igor Petrovici...
1.2. Borisov Kirill Ivanovici...
În ordine, de regulă, există o anumită secvență a aranjamentului întrebărilor individuale. Mai întâi - numirea în funcții, apoi - transferul în alte funcții, apoi - demiterea.
Dacă într-un paragraf sunt enumerate mai multe nume de familie, ele urmează în ordine alfabetică.
Astfel de comenzi sunt pregătite de departamentul de personal pe măsură ce se acumulează cererile de la diviziile structurale.
Comanda privind personalul trebuie să conțină o bază pentru fiecare articol (în cele complexe - pentru fiecare articol și subpost), care să indice documentele care au servit ca bază pentru publicarea acestuia.
Ordinul privind personalul trebuie să conțină o mențiune:
Semnătura este familiarizată cu comanda Data decodării semnăturii
Ordinele de personal se avizează de către responsabilul cu personalul și șefii acelor unități structurale ai căror angajați se ocupă de comandă.
Ordinele cu privire la chestiunile de concediere, transfer, aplicarea unei pedepse sunt avizate de un avocat.
Contabilul semnează ordine de concediere, trimite într-o călătorie de afaceri, acordă următoarea vacanță, sună din concediu, bonusuri.
Ordinele de personal se semnează de către șef, iar în lipsa acestuia - de către adjunctul șefului care se ocupă de aceste probleme, în conformitate cu ordinul privind repartizarea responsabilităților între conducere.
Comenzile pentru stimulente, bonusuri și călătorii de afaceri pe termen lung sunt emise separat.
Este recomandabil să se emită vacanțe regulate fără a emite ordine, folosind un formular tip șablon care combină simultan o cerere de concediu și un ordin sub forma unei note privind acordarea concediului, care este semnată de șeful organizației, dar poate fi semnată. de către departamentul de personal cu acordul ulterior cu șeful organizației sau adjunctul acestuia responsabil cu cadrele de emisiune.
Comenzile pentru personal sunt înregistrate, trimise și formate în caz de către departamentul de personal. Motivele comenzilor sunt incluse în dosarele personale ale angajaților sau formează un caz independent de atașamente la comenzile pentru personal.
Contracte de munca, contracte Este un document întocmit între o întreprindere sau o organizație reprezentată de conducătorul acesteia și persoana naturala nu din personalul acestei intreprinderi pentru a presta un loc de munca o singura data.
Contractul de munca trebuie incheiat in scris... La încheierea unui contract, este necesar să se indice principalele condiții:
Locul de muncă (numele întreprinderii în care este admis salariatul, adresa acestuia);
Muncă specifică în conformitate cu calificările pentru o anumită profesie sau funcție pe care trebuie să o îndeplinească angajatul;
Data începerii lucrului și încheierea acesteia, dacă este încheiat un contract de muncă pe durată determinată;
Salariile;
Obligatiile intreprinderii de a asigura protectia muncii.
Stabilirea procedurii de încheiere, modificare și încetare a contractelor de muncă este responsabilitatea organismelor guvernamentale federale.
Vă rugăm să rețineți că art. 56 din Codul Muncii al Federației Ruse conține o definiție legală a unui contract de muncă și numește părțile la acest contract și conține, de asemenea, următoarele modificări:
1) termenul „contract”, care este folosit din 1992 ca sinonim pentru acest concept, a fost exclus din definiția conceptului de contract de muncă. Acesta din urmă, în contextul dezvoltării largi a raporturilor de drept civil, are o mare importanță nu numai teoretică, ci și practică. Prin excluderea din circulația juridică a termenului „contract”, care este folosit ca sinonim pentru un contract de muncă, legiuitorul a încetat astfel un litigiu de lungă durată cu privire la diferențele dintre un contract (contract) de muncă și un contract în contextul dreptului civil. ;
2) conform Codului muncii al RSFSR, în vigoare anterior, principalele obligații ale angajatorului în baza contractului de muncă erau obligațiile acestuia „de a plăti salariul salariatului și de a asigura condițiile de muncă prevăzute de legislația muncii, contractul colectiv și contractul de muncă. petrecerile." Actualul Cod al Muncii al Federației Ruse adaugă la aceste obligații și obligația „de a asigura salariatului muncă, dar o funcție de muncă specificată”, și, de asemenea, clarifică faptul că angajatorul este obligat să plătească salariatului „la timp și în timp util”. în întregime", ceea ce este foarte important. Îndeplinirea acestei obligații de către angajator trebuie să fie asigurată, în special, de răspunderea materială a acestuia față de salariat pentru întârzierea plății salariului;
3) sub conditii de lucru este înţeles ca un ansamblu de factori ai mediului de lucru şi procesul muncii afectarea performantelor si sanatatii angajatului;
4) salariatul trebuie să îndeplinească personal funcția de muncă atribuită. Aceasta nu presupune capacitatea angajatului, la propria discreție, de a încredința cuiva îndeplinirea acțiunilor legate de atribuțiile sale. Îndeplinirea personală a sarcinilor încetează în legătură cu încetarea contractului de muncă. Ele nu sunt moștenite.
Dintre principiile de bază ale construirii unui contract de muncă, trebuie remarcate:
1) termenii contractului de muncă trebuie să stabilească condițiile de muncă și de plată a acestora, stabilite în baza actelor juridice de reglementare în vigoare direct prin acord între salariat și angajator;
2) în textul acordului trebuie evitată declararea actelor normative;
3) clauzele contractului de muncă convenite de părți pot fi modificate numai prin acord scris între acestea.
Conținutul unui contract de muncă formează două grupe de condiții: esențiale și altele. Condițiile imediate (esențiale) sunt acele condiții care sunt determinate de acordul părților. Condițiile negociate de părțile înseși, la rândul lor, se împart în necesare și suplimentare (opționale). Legislația muncii nu leagă voința părților contractante în derularea acestor condiții.
Conditii imediate ale contractului de munca au la rândul lor o împărțire mai fracțională. Se obișnuiește aici să se evidențieze condițiile necesare (esențiale) și suplimentare (opționale). ... Necesar sunt recunoscute conditii a caror lipsa atrage recunoasterea contractului de munca ca neincheiat (invalid) si, prin urmare, nu au aparut raporturile de munca generate de acesta. Acestea sunt conditiile pentru:
1) locul de muncă;
2) funcţia de muncă îndeplinită de salariat;
3) salarii și alte plăți suplimentare;
4) perioada de valabilitate;
5) conditiile de munca;
6) modul de lucru și odihnă;
7) drepturile și obligațiile părților la contractul de muncă;
8) tipuri și condiții asigurări sociale.
Alături de esențial, părțile la contractul de muncă, la discreția lor, pot prevedea condiții suplimentare (opționale) care precizează obligațiile părților și sunt stabilite prin contract.
Partea 3 a art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse oferă o listă aproximativă a conditii suplimentare, care se poate reflecta in continutul contractului de munca. Prin acord între angajator și salariat, această listă poate fi extinsă sau, dimpotrivă, niciuna dintre condițiile enumerate în prezenta normă nu va fi cuprinsă în contractul de muncă.
Include suplimentare condiții privind stabilirea unei perioade de probă, privind combinarea profesiilor (posturilor), recalificarea, pregătirea în profesii secundare și combinate, privind pregătirea avansată obișnuită, durata concediului suplimentar, timpul de lucru și timpul de odihnă, nedezvăluirea secretelor protejate de lege (de stat, oficial, comercial și altele), cu privire la obligația salariatului de a lucra după formare cel puțin pe perioada stabilită prin contract, dacă pregătirea a fost efectuată pe cheltuiala angajatorului etc.
Includerea acestor condiţii în cuprinsul contractului de muncă are ca scop precizarea obligaţiilor părţilor. Stabilirea unor condiții suplimentare ale contractului de muncă (contract) nu trebuie să înrăutățească poziția salariatului în comparație cu legislația, acordul de orice nivel (general, industrie, special) și contractul colectiv.
Condițiile suplimentare introduse în conținutul contractului de muncă de către părți nu trebuie să reducă nivelul drepturilor și garanțiilor lucrătorilor stabilite de legislația muncii. Dacă astfel de condiții sunt incluse în contractul de muncă, atunci ele nu pot fi aplicate.
La încheierea unui contract de muncă următoarele condiții nu pot fi stabilite prin acordul părților la contractul de muncă:
1) temeiul concedierii;
2) stabilirea sancţiunilor disciplinare neprevăzute de legislaţie;
3) introducerea răspunderii financiare integrale a salariaților, cu excepția cazurilor prevăzute la alin.2 al art. 243 din Codul Muncii al Federației Ruse.
De asemenea, părțile nu pot modifica procedura de examinare a conflictelor individuale de muncă.
Toate conditiile cuprinse in contractul de munca pot fi modificate numai cu acordul partilor. În cazul în care se modifică vreo condiții pentru încheierea unui contract de muncă, atunci toate acestea se întocmesc în același mod care se stabilește pentru încheierea contractului de muncă în sine. Un acord de modificare a termenilor unui contract de muncă este parte integrantă din acest acord.
Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse conține recomandări generale obligatorii pentru includerea anumitor grupuri de condiții în conținutul unui contract de muncă.
În contractul de muncă se mai precizează adresele părților, informații despre actul de identitate al salariatului, informații despre persoana care semnează contractul de muncă în numele angajatorului, temeiul împuternicirilor acestuia (act constitutiv, împuternicire). Dacă angajatorul este persoană fizică, atunci contractul de muncă trebuie să conțină și informații despre documentul care dovedește identitatea sa.
Dacă se încheie un contract de muncă cu normă parțială, atunci într-un astfel de contract de muncă este necesar să se indice că munca este cu normă parțială (clauza 4 din articolul 282 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Exemplu de contract de muncaContract de munca Karpova I.P. CJSC „Businessconsult”.Societatea pe acțiuni închisă „Businessconsult” (denumită în continuare - CJSC „Businessconsult”), reprezentată de directorul general Alexander Pavlovich Ignatiev, care acționează pe baza Statutului, denumită în continuare „Administrație”, pe de o parte, și Karpova Inna Petrovna, (nume, nume, patronimic), denumit în continuare „Salariat”, pe de altă parte, a încheiat un contract de muncă după cum urmează:
1. Angajarea, subordonarea, intențiile, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile Angajatului.
1.1. Karpova Inna Petrovna (nume complet) este angajată de departamentul de contabilitate ca contabil șef.
1.2. Subordonarea, funcțiile, drepturile și obligațiile Salariatului sunt determinate de Regulamentul de ordine interioară, fișele postului, ordinele șefului de departament și supervizorul imediat, precum și calificările în conformitate cu ETKS sau ETKS de industrie.
1.3. Munca în cadrul acestui contract de muncă pentru Angajat este principalul loc de muncă.
1.4. În caz de neefectuare sau prestare necorespunzătoare de către Angajatul său responsabilitatile locului de munca este responsabil în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.
1.5. Transferul salariatului la un alt loc de muncă este posibil numai cu acordul acestuia, cu excepția cazurilor stabilite direct de legislația actuală a Federației Ruse.
1.6. Pentru a-și îndeplini atribuțiile oficiale, Salariatul poate, prin decizie a Administrației, să fie trimis către alte întreprinderi și organizații situate în Moscova sau în călătorii de afaceri în altă localitate cu plata cheltuielilor în modul și cuantumul stabilit de legislația în vigoare a Federația Rusă.
2. Obligaţiile Administraţiei.
2.1. Administrația este obligată să pună la dispoziție Salariatului un loc de muncă permanent care să îndeplinească standardele sanitare, materiale informative, documentație, echipamente și alte mijloace auxiliare necesare îndeplinirii acestei lucrări.
3. Programul de lucru și timpul de odihnă.
3.1. Pentru ca Salariatul sa isi indeplineasca atributiile, i se atribuie o saptamana de lucru de 40 de ore cu zile libere in conformitate cu programul schimburilor de munca.
3.2. Angajatului i se asigură concediu anual plătit și alte concedii suplimentare prevăzute de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
4. Durata și motivele încetării contractului de muncă.
4.1. Prezentul contract de munca se incheie:
pentru o anumită perioadă de la „___” _____________ la „___” _____________
Pentru salariat se stabilește o perioadă de probă de 3 luni, care este inclusă în durata prezentului contract de muncă.
4.2. În cazul modificării calificărilor sau profesiei, pe baza rezultatelor tarifării și certificării, precum și în cazul transferului Salariatului la un alt loc de muncă sau la o altă divizie, se întocmește act adițional la contractul de muncă.
4.3. Înainte de expirarea termenului, contractul de muncă poate fi reziliat la inițiativa părților pe motivele prevăzute de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
5. Remunerarea muncii.
5.1. Administrația stabilește pentru Salariat:
un salariu de 10.000 de ruble pe lună;
tariful ____________ ruble pe oră.
5.2. Cuantumul remunerației poate fi modificat în conformitate cu sistemul și procedura de remunerare în vigoare în CJSC „Businessconsult”.
5.3. Prin decizia Administrației, Salariatul poate fi remunerat pe baza rezultatelor muncii în conformitate cu sistemul de remunerare (bonus) și procedura de remunerare a muncii existente în CJSC Businessconsult.
6. Garantii si compensatii.
6.1. Angajatul este supus tuturor beneficiilor și garanțiilor stabilite pentru angajații unei societăți pe acțiuni închise prin legislația actuală a Federației Ruse, reglementările din industrie, ordinele și ordinele directorului general al CJSC Businessconsult.
6.2. Un registru de muncă este păstrat pentru un angajat în modul prevăzut de legislația actuală a Federației Ruse.
6.3. Daunele cauzate de un angajat sau de un angajat al CJSC Businessconsult sunt supuse despăgubirii în modul și cuantumul stabilit de legislația actuală a Federației Ruse.
7. Dispoziții finale.
7.1. În cazul unui litigiu între părți, acesta este supus soluționării prin negocieri directe între Angajat și Administrație, iar dacă nu se ajunge la un acord, este supus soluționării în modul prevăzut de legislația actuală a Federației Ruse.
7.2. Condițiile contractului de muncă pot fi modificate numai prin acordul comun al părților, care se întocmesc sub forma unui acord adițional, care face parte integrantă din prezentul contract de muncă.
7.3. Prezentul contract de muncă se întocmește în două exemplare: un exemplar se păstrează la serviciul de personal al CJSC „Businessconsult”, celălalt se păstrează de către Salariat.
8. Lista informațiilor care constituie un secret comercial și oficial, nesupus dezvăluirii, este cunoscută de: Karpova Inna Petrovna (semnătură).
9. Detalii ale părților.
Acordul poate conține și condiții suplimentare care precizează obligațiile părților. Acestea includ: combinație de posturi, perioadă de probă, pregătire avansată, concediu suplimentar etc.
Forma contractuală de recrutare, organizare și remunerare a muncii se aplică următoarelor categorii de lucrători:
angajați permanenți;
Pentru lucrătorii temporari;
Lucrul la locul principal de muncă;
Lucrează cu jumătate de normă.
Contractul de muncă definește atribuțiile salariatului în conformitate cu profesia sau funcția pentru care este acceptat, sau se referă la fișa postului corespunzătoare elaborată și aprobată de conducerea întreprinderii.
Conform Codului Muncii al Federației Ruse, un contract de muncă poate fi încheiat pe perioadă nedeterminată, pe o perioadă determinată de cel mult 5 ani, pe durata unui anumit loc de muncă.
Contractul de muncă indică mărimea salariului oficial al salariatului, diverse indemnizații și plăți suplimentare cu caracter stimulativ și compensator: pt. înalt calificat, pentru pricepere profesională etc.
Alături de plăți suplimentare, pot exista și alte tipuri de stimulente, de exemplu, vacanță suplimentară, călătorii reduse în transportul public etc.
Contractul se intocmeste in doua exemplare, semnat de manager si angajat si certificat prin sigiliu. O copie a contractului este păstrată la întreprindere, cealaltă - de către angajat.
Contract de munca cu un angajatSocietatea pe acțiuni ___________________ (denumire) reprezentată prin ________________ (indicați funcția și numele complet al persoanei împuternicite), care acționează în baza Statutului, denumit în continuare „Angajatorul”, pe de o parte, și dl (doamna ) ________________________ (indicați F .IO.), Denumit în continuare „Angajat”, pe de altă parte, conform Codului Muncii al Federației Ruse, a încheiat acest contract de muncă după cum urmează:
1. Dispoziții generale.
1.2. Munca în temeiul acestui contract este principalul loc de muncă pentru Angajat.
La cererea Salariatului, Angajatorul are dreptul de a-l autoriza să lucreze în baza unui alt contract de muncă în cadrul aceleiași organizații într-o altă profesie, specialitate sau funcție în afara duratei normale a programului de lucru prin combinare internă.
Un angajat are dreptul de a încheia un contract de muncă cu un alt angajator pentru a lucra în condițiile unui loc de muncă extern cu fracțiune de normă, cu excepția cazurilor prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse sau de alte legi federale.
Munca în afara programului normal de lucru nu poate depăși patru ore pe zi și 16 ore pe săptămână.
1.3. Locul de muncă al Salariatului este _________________________________ (indicați numele și adresa organizației, denumirea unității structurale, locația spatiu de birouri, dacă este necesar - un mecanism specific, unitate etc.).
1.4. Data începerii lucrărilor este „___” ________________ 20_.
1.5. Un angajat este angajat ca _________________________________ (indicați numele postului, specialității, profesiei cu indicarea calificărilor în conformitate cu tabelul de personal al organizației sau cu o funcție specifică a postului. restricții, denumirea acestor posturi, specialități sau profesii și cerințele de calificare pentru acestea trebuie să corespundă denumirilor și cerințelor specificate în cărțile de referință de calificare aprobate în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse).
1.6. Următoarele echipamente de birou, echipamente și altele sunt alocate Angajatului valori materiale, pentru siguranța căreia poartă răspunderea personală: (precizați în mod concret; în cazurile prevăzute de lege, este indicat să includeți în această clauză o condiție privind încheierea unui acord cu Salariatul privind responsabilitatea materială individuală deplină).
1.7. Caracteristicile conditiilor de munca: ________________________________
1.8. Pentru muncă în condiții dificile, dăunătoare și (sau) conditii periculoase Pentru salariat se stabilesc următoarele compensații și beneficii: ___________________________________________________ (această clauză este inclusă în textul contractului dacă munca se desfășoară în condițiile de mai sus).
1.9. Angajatul raportează direct la ________________________________ (indicați cui anume - șef/director/departament, sector, șef magazin, maistru, maistru etc.).
1.10. Din ordinul Angajatorului sau al reprezentantului acestuia, Salariatul poate fi trimis în călătorii de afaceri cu rambursarea cheltuielilor efectuate în cuantum, stabilit prin lege, și sub rezerva respectării legislației muncii, definirea de garanții pentru angajați la trimiterea acestora în călătorii de afaceri.
1.11. La încheierea prezentului contract, Salariatul este stabilit pentru o probă cu o durată de ______________ luni calendaristice (perioada de testare nu poate depăși trei luni), adică de la „__” _________ 20__. de „__” _________ 20__
În cazul în care rezultatul testului este nesatisfăcător, Angajatorul are dreptul de a rezilia prezentul contract înainte de expirarea perioadei de testare, notificând salariatul despre aceasta în scris cu cel puțin trei zile înainte, indicând motivele care au stat la baza recunoașterii acestuia. ca a picat testul. Decizia angajatorului Salariatul are dreptul de a face recurs in instanta.
În cazul în care rezultatul testului este nesatisfăcător, rezilierea acestui contract se face fără a ține cont de opinia organului sindical relevant și fără plata indemnizației de concediere.
În cazul în care perioada de testare a expirat, iar Salariatul continuă să lucreze, atunci se consideră că a trecut testul și rezilierea ulterioară a prezentului contract este permisă numai pe o bază generală.
Dacă, în perioada de probă, Salariatul ajunge la concluzia că locul de muncă care i-a fost oferit nu este potrivit pentru el, atunci are dreptul să rezilieze prezentul contract la cererea sa, notificând despre aceasta Angajatorul în scris cu trei zile înainte. .
1.12. Termenii acestui acord pot fi modificați numai prin acordul părților și în scris.
2. Drepturile și obligațiile salariatului și angajatorului.
2.1. Angajatul are dreptul la:
- modificarea și încetarea prezentului acord în modul și în condițiile stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- Furnizarea acestuia de munca prevazuta prin prezentul contract;
- un loc de munca care indeplineste conditiile prevazute de standardele de stat de organizare si securitate a muncii si de contractul colectiv;
- plata la timp și integrală a salariilor în conformitate cu calificarea acestora, complexitatea muncii, cantitatea și calitatea muncii prestate;
- odihna, asigurata prin stabilirea unui program normal de lucru, a programului de lucru redus pentru anumite profesii si categorii de lucratori, acordarea de zile libere saptamanale, concedii nelucrătoare, concedii anuale plătite;
- informații complete și fiabile despre condițiile de muncă și cerințele de protecție a muncii la locul de muncă;
- formare profesională, recalificare și formare avansată în modul prevăzut de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- asociere, inclusiv dreptul de a crea sindicateși alăturarea acestora pentru a-și proteja drepturile, libertățile și interesele legitime ale muncii;
- participarea la conducerea organizației în formele prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și contractul colectiv; negocierea colectivă și încheierea de convenții și contracte colective prin reprezentanții acestora, precum și informații privind punerea în aplicare a contractului colectiv, acordurilor;
- protejarea drepturilor, libertăților și intereselor legale ale acestora în toate modurile neinterzise de lege;
- soluționarea conflictelor individuale și colective de muncă, inclusiv dreptul la grevă, în conformitate cu procedura stabilită de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- despăgubiri pentru prejudiciul cauzat angajatului în legătură cu îndeplinirea îndatoririlor sale de muncă și compensarea pentru prejudiciul moral în modul prevăzut de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- asigurarea socială obligatorie în cazurile prevăzute de legile federale.
De asemenea, angajatul are dreptul la: _________________________________ (indicați drepturile Salariatului, datorită specificului relaţiile de muncă cu un anumit Angajator).
2.2. Salariatul este obligat:
- îndeplinește personal funcția de muncă specificată în prezentul contract;
- să-și îndeplinească cu conștiință atribuțiile de muncă care i-au fost atribuite prin prezentul contract;
- sa respecte reglementarile interne de munca ale organizatiei;
- respectă disciplina muncii;
- sa respecte standardele de munca stabilite;
- respectă cerințele de protecție a muncii și de securitate a muncii;
- are grijă de bunurile Angajatorului, inclusiv de echipamentele de birou și echipamentele aflate în uzul acestuia, asigură securitatea documentelor care îi sunt încredințate, precum și a bunurilor celorlalți angajați;
- să folosească echipamentele, dispozitivele, materialele care i-au fost transferate pentru lucru corect și în scopul propus;
- să nu dezvăluie informații care i-au devenit cunoscute datorită naturii activității sale, referitoare la secrete protejate de lege (de stat, oficiale, comerciale și altele);
- să informeze imediat Angajatorul sau supervizorul direct despre o situație care reprezintă o amenințare pentru viața și sănătatea oamenilor, siguranța proprietății Angajatorului;
- să lucreze pentru Angajator după formare cel puțin _____________________ (indicați perioada în care pregătirea se presupune a fi efectuată pe cheltuiala Angajatorului).
De asemenea, Salariatul este obligat să: ________________________________ (indica obligațiile Salariatului datorită specificului relațiilor de muncă cu un anumit Angajator).
2.3. Lista celorlalte drepturi și îndatoriri ale angajaților este determinată de legislație, alte acte legislative de reglementare, Regulamentul privind personalul, fișele postului, reglementările locale ale Angajatorului și actele de conducere superioară directă care nu contravin legislației muncii a Rusiei. Federaţie.
2.4. Angajatorul are dreptul:
- să modifice și să rezilieze acest acord în modul și în condițiile stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- să conducă negocieri colective și să încheie contracte colective;
- să încurajeze Angajatul pentru o muncă conștiincioasă și eficientă;
- să solicite Angajatului să-și îndeplinească îndatoririle de serviciu și să respecte proprietatea Angajatorului și a altor angajați, să respecte regulile regulamentului intern de muncă al organizației;
- să aducă salariatul la răspundere disciplinară și materială în conformitate cu procedura stabilită de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale;
- să adopte reglementări locale;
- să creeze asociații de angajatori pentru a le reprezenta și proteja interesele și a se alătura acestora.
2.5. Angajatorul este obligat:
- să respecte legile și alte acte legislative de reglementare, reglementările locale, termenii contractului colectiv, acordurile și prezentul acord;
- asigura salariatului munca prevazuta prin prezentul contract;
- sa asigure siguranta muncii si conditii care sa indeplineasca cerintele de protectie si igiena muncii;
- pune la dispoziția Salariatului echipamente, unelte, documentație tehnică și alte mijloace necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu;
- să ofere salariaților o remunerație egală pentru muncă de valoare egală;
- plătiți dimensiune completă salariul datorat Angajatului în termenele stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse, contractul colectiv, regulamentul intern de muncă al organizației, prezentul acord;
- să conducă negocieri colective, precum și să încheie un contract colectiv în modul prevăzut de Codul Muncii al Federației Ruse;
- să ofere reprezentanților angajaților informații complete și fiabile necesare încheierii unui contract colectiv, acord și control asupra implementării acestora;
- îndeplinirea la timp a ordinelor organelor de supraveghere și control de stat, plata amenzilor aplicate pentru încălcarea legilor, a altor acte normative care conțin norme de drept al muncii;
- ia în considerare observațiile organelor sindicale relevante, ale altor reprezentanți aleși de salariați cu privire la încălcările legilor și ale altor acte normative care conțin norme de dreptul muncii, ia măsuri pentru eliminarea acestora și raportează asupra măsurilor luate organelor și reprezentanților menționate; ;
- să creeze condiții care să asigure participarea angajaților la conducerea organizației în formele prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și contractul colectiv;
- a furniza nevoile casnice Un angajat legat de îndeplinirea atribuțiilor sale de muncă;
- să efectueze asigurările sociale obligatorii ale angajaților în modul prevăzut de legile federale;
- să despăgubească prejudiciul cauzat salariatului în legătură cu îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, precum și să despăgubească vătămare moralăîn modul și în condițiile stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse, legile federale și alte acte juridice de reglementare;
- să îndeplinească alte obligații prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, legile federale și alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii, contracte colective, acorduri și prezentul acord.
2.6. Drepturile și obligațiile angajatului și ale angajatorului în domeniul protecției muncii sunt determinate de regulile secțiunii X a Codului muncii al Federației Ruse.
3. Condiții de remunerare.
3.1. Opțiunea 1... Angajatorul se obligă să plătească în timp util și în întregime Angajatului un salariu în valoare de ___________________ (indicați mărimea tarifului sau salariul oficial al Angajatului) ruble lunar.
Datorită creșterii prețurilor de consum la bunuri și servicii, Angajatorul indexează salariile în următoarea ordine: _____________________________. (În organizațiile finanțate din bugetele relevante, indexarea salariilor se efectuează în modul prevăzut de legi și alte acte juridice de reglementare, iar în alte organizații - în conformitate cu procedura stabilită prin contractul colectiv, acordurile sau actele de reglementare locale ale organizației ).
3.1. Opțiunea 2... Angajatorul se obligă să plătească Angajatului ____% din profitul net primit ca urmare a activităților trimestrului, dar nu mai puțin de __________ ruble pe lună, precum și un salariu oficial în valoare de _____________ ruble pe lună, care face obiectul la indexare din cauza inflaţiei în următoarea ordine: _________________ (precizaţi ).
3.2. Prin decizia Angajatorului, Salariatul este stabilit:
Opțiunea 1: - indemnizație personală la salariul oficial în valoare de _______ ruble pe lună;
Opțiunea 2: - un bonus în valoare de ______________ ruble lunar (trimestrial);
Opțiunea 3: - remunerație bazată pe rezultatele muncii pentru anul în valoare de ______________ ruble.
3.3. Opțiune... Soluția (know-how, concept, propunere de raționalizare etc.) a Angajatului, a cărei implementare a permis:
a) crește profitabilitatea organizației cu cel puțin _______% (pe baza rezultatelor unei jumătate de an) sau
b) reducerea costurilor resurse financiare organizații cu cel puțin ______% cu venituri nedescrescătoare (pe baza rezultatelor unei jumătate de an) sau
c) ia altul efect economic sub forma _____________________ (specificați),
este baza pentru plata unei remunerații unice către Angajat în valoare de _______________ ruble (Opțiune: sub forma ____________________ (indicați forma acordării de foloase materiale sau patrimoniale)).
Utilizarea de către Angajator a know-how-ului, conceptului, propunerii de raționalizare a Salariatului și achitarea remunerației acestuia în conformitate cu prezentul acord nu îl privează pe Angajat de posibilitatea de a-și folosi pe deplin drepturile prevăzute de legislația privind protecția dreptului de autor, dacă legislația menționată aplicabil unui caz anume.
3.4. Salariile, inclusiv sporurile, indemnizațiile și alte plăți cu caracter compensatoriu și stimulativ, se plătesc în ________ zi a fiecărei luni următoare celei în care a fost acumulat, până la ____________________________ (indicați modalitatea de plată a salariilor - retragere numerar, transfer la contul specificat de Angajat în bancă).
3.5. Plata salariilor se face în numerar în moneda Federației Ruse.
(În conformitate cu contractul colectiv sau contractul de muncă, la cererea scrisă a angajatului, remunerația poate fi făcută în alte forme care nu contravin legislației Federației Ruse și acordurilor sale internaționale. Ponderea salariilor plătite în scopuri nemonetare forma nu poate depăşi 20% din valoarea totală a consiliilor de salarizare.
Plata salariilor sub formă de băuturi alcoolice, substanțe narcotice, toxice, otrăvitoare și nocive, arme, muniții și alte articole în legătură cu care există interdicții sau restricții asupra acestora libera circulatie, nepermis).
3.6. Deducerile din salariu se fac numai în cazurile prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse și alte legi federale.
4. Regimul muncii si odihnei.
Notă: condițiile privind modul de muncă și odihnă sunt incluse în mod obligatoriu în contractul de muncă dacă acest mod în raport cu acest angajat diferă de regulile generale stabilite în organizație.
4.1. Pentru salariatul _____________________ se stabilește următoarea durată a săptămânii de lucru (cinci zile cu două zile libere, șase zile cu o zi liberă, săptămâna de lucru cu acordarea de zile libere în program variabil).
4.2. Zile libere: _______________________ (precizați).
4.3. Durata muncii zilnice (în ture) este de ____ ore.
Timp de pauză - _____ (specificați).
4.4. Numărul de schimburi pe zi - _____ (specificați).
4.5. Alternarea zilelor lucrătoare și nelucrătoare ____________ (precizați).
4.3–4.5. Opțiunea 1. Pentru salariat se stabilește un regim flexibil al timpului de lucru, în care începutul, sfârșitul și durata zilei de muncă se stabilesc prin acordul părților.
Angajatorul se asigură că salariatul elaborează numărul total de ore de lucru în cursul perioadei contabile:
a) _____ ore pe zi;
b) _____ ore pe săptămână;
c) _____ ore pe lună.
4.3–4.5. Opțiunea 2... Un angajat i se atribuie o zi de lucru neregulată.
Timpul normal de lucru pentru un angajat este stabilit la _____ ore pe săptămână.
Durata muncii zilnice (în ture) este de _____ ore.
Ora de începere - _____ ore.
Sfârșitul lucrului - _____ ore.
Timp de pauză - __________ (precizați).
La ordinul Angajatorului, dacă este necesar, Salariatul poate fi implicat ocazional în îndeplinirea funcțiilor sale de muncă în afara programului normal de lucru.
4.6. Munca în weekend și sărbători se desfășoară în conformitate cu cerințele legislației muncii a Federației Ruse cu plata de __________________ (indicați în ce sumă).
4.7. Salariatului i se asigura un concediu anual de baza platit cu pastrarea locului de munca (post) si castig mediu de ___________ zile calendaristice.
4.8. Salariatului i se asigură prin decizia Angajatorului un concediu suplimentar anual plătit cu o durată de _____________ (indicați motivele).
4.9. Concediul anual plătit este oferit:
Opțiunea 1: - în orice moment al anului de lucru cu acordul părților;
Opțiunea 2: - conform programului de concediu.
4.10. Concediul anual de bază plătit pentru primul an de muncă se asigură, de regulă, nu mai devreme de 6 luni de la data încheierii prezentului contract.
Prin acordul părților, un astfel de concediu poate fi acordat salariatului înainte de expirarea perioadei specificate.
4.11. Cu acordul Angajatorului, Salariatului, la cererea sa scrisă, i se poate acorda concediu fără plată, dacă acest lucru nu afectează funcționarea normală a unității structurale relevante a organizației.
Durata concediului fără plată se stabilește prin acordul părților la prezentul acord.
5. Asigurari sociale.
5.1. Salariatul este supus asigurării sociale obligatorii în modul și în condițiile stabilite de lege.
5.2. Salariatul este supus următoarelor tipuri de asigurări sociale:
___________________________________________________ (specifica).
5.3. Se stabilesc următoarele condiții de asigurări sociale care au legătură directă cu munca Salariatului: ________________________________ (precizați).
6. Durata si motivele incetarii contractului de munca.
6.1. Opțiunea 1. Contract autenticîncheiat pe perioadă nedeterminată „__” _________ 20__.
(La încheierea unui contract de muncă pe perioadă nedeterminată, este permis să nu se indice această circumstanță. Conform părții 3 a articolului 58 din Codul Muncii al Federației Ruse, dacă termenul de valabilitate al acestuia nu este stipulat în contractul de muncă, atunci contractul se consideră încheiat pe perioadă nedeterminată).
6.1. Opțiunea 2. Prezentul acord se încheie pe o perioadă de ____________ ani (ani), de la „__” _________ 20__. de „__” _________ 20__
Împrejurarea (motivul) care a servit ca bază pentru încheierea unui contract de muncă pe durată determinată în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse (altă lege federală) este ________________________________ (specificați).
(Trebuie reținut că, în conformitate cu articolul 58 din Codul Muncii al Federației Ruse, un contract de muncă încheiat pe o perioadă determinată (contract de muncă pe durată determinată) în absența unor motive suficiente stabilite de organismul care implementează supravegherea statului iar controlul asupra respectării legilor muncii și a altor acte juridice normative care conțin norme de drept al muncii, sau de către o instanță, se consideră închis pe perioadă nedeterminată. Este interzisă încheierea contractelor de muncă pe durată determinată pentru a sustrage acordarea drepturilor și garanțiilor prevăzute pentru salariații cu care se încheie un contract de muncă pe perioadă nedeterminată).
6.2. Prezentul acord intră în vigoare la data semnării sale de către părți.
Salariatul este obligat sa-si inceapa indeplinirea atributiilor de serviciu din ziua specificata in clauza 1.4 din contract.
6.3. Contractul poate fi reziliat în modul și în temeiul prevăzut de legislația muncii a Federației Ruse.
6.4. Pe lângă motivele specificate în clauza 6.3 a contractului, prezentul contract se reziliază și în următoarele cazuri: ___________________________________________________ (precizați motive suplimentare incetarea contractului de munca. Este posibil să se stabilească într-un contract de muncă, în plus față de cele prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse și alte legi federale, motive pentru rezilierea unui contract de muncă numai în cazurile în care acest lucru este prevăzut în mod direct de norma legală relevantă. . Deci, codul permite stabilirea unor motive suplimentare de încetare a unui contract de muncă direct în contractul propriu-zis: cu șeful organizației (clauza 3 din art. 278); cu un angajat care lucrează pentru un angajator care este persoană fizică (articolul 307); cu un lucrător la domiciliu (articolul 312); cu un angajat care lucrează pentru un angajator - o organizație religioasă (partea 1 a articolului 347).
6.5. Contractul se reziliază la expirarea perioadei de valabilitate a acestuia, despre care Salariatul trebuie să fie anunțat în scris cu cel puțin trei zile înainte de concediere. (Clauza 6.5 poate fi inclusă doar în textul unui contract de muncă pe durată determinată).
7. Dispoziții finale.
7.1. Răspunderea părților la acest acord se aplică în conformitate cu regulile secțiunii XI din Codul Muncii al Federației Ruse.
7.2. În cazul în care între părți apare un conflict individual de muncă, acesta este supus soluționării prin negocieri directe între Angajat și Angajator.
Dacă disputa dintre părți nu este soluționată prin negocieri, atunci aceasta este rezolvată în modul prevăzut de articolele capitolului 60 din secțiunea XIII din Codul muncii al Federației Ruse.
7.3. Normele de drept al muncii stabilite de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și alte acte juridice se aplică relațiilor părților care nu sunt reglementate de prezentul acord.
7.4. Prezentul acord se face în două exemplare: un exemplar se păstrează în dosarele Angajatorului, celălalt este păstrat de Salariat. Fiecare dintre părți are dreptul, în conformitate cu procedura stabilită, să facă numărul necesar de copii ale prezentului acord.
Semnăturile părților.
Istoria Angajărilor- acesta este documentul principal despre activitatea de muncă și experiența de muncă a angajatului.
Cartea de lucru include:
1) informații despre angajat: nume, prenume, patronim, data nașterii, studii, profesie, specialitate;
2) informații despre muncă: angajare, transfer la un alt loc de muncă permanent, concediere, precum și motive de încetare a contractului de muncă;
3) informații despre premii și stimulente pentru succesul în muncă: acordarea de ordine și medalii, conferirea de titluri onorifice, anunțarea recunoștinței, acordarea de bonusuri, acordarea unui cadou valoros, a unui certificat de onoare, conferirea titlului de cel mai bun din profesie și alte tipuri de stimulentele prevăzute de contractul colectiv sau de regulamentul intern al muncii.
Informațiile despre sancțiuni nu se înscriu în carnetul de muncă, cu excepția cazurilor în care sancțiunea disciplinară este concedierea.
Prima pagină (pagina de titlu) a cărții de muncă este destinată introducerii informațiilor despre angajat și se completează în prezența acestuia. Această informație are o mare importanță juridică pentru lucrători, fiind, în primul rând, confirmarea dreptului de proprietate asupra cărții de muncă de către proprietarul acestuia. Introducerea informațiilor despre angajat se efectuează la completarea registrului de muncă pentru persoanele care intră în muncă pentru prima dată, precum și la eliberarea unui duplicat al registrului de muncă sau la introducerea acestuia.
Numele, numele și patronimul, data nașterii (ziua, luna, anul) sunt indicate integral pe baza unui pașaport sau a certificatului de naștere. Abrevierea sau înlocuirea numelui și patronimului cu inițiale nu este permisă.
Introducerea informațiilor despre studii (liceale, secundare de specialitate și superioare) se face numai pe baza unui certificat, adeverință, diplomă corespunzătoare. În cazurile în care un angajat are studii medii incomplete sau superioare incomplete (inclusiv formarea continuă la o instituție de învățământ), astfel de studii se înregistrează și numai pe baza documentelor relevante (cartea de student, carnetul de înregistrare, certificatul instituției de învățământ etc. .).).
După aplicarea datei de completare a carnetului de muncă, angajatul atestă corectitudinea cu semnătura sa informatiile introduse... Prima pagină (pagina de titlu) a cărții de muncă este semnată și de persoana responsabilă cu emiterea carnetelor de muncă (semnătura acestuia trebuie să fie lizibilă, după care semnătura este certificată de sigiliul organizației (sau sigiliul departamentului de personal) , unde a fost completat pentru prima dată carnetul de muncă.
Atunci când un angajat își schimbă numele de familie, prenumele, patronimul, dobândește o nouă specialitate etc., înscrierile în carnetele de muncă despre aceasta se fac de către administrația de la ultimul loc de muncă pe baza documentelor (pașaport, certificat de naștere, căsătorie). certificat, divorț, schimbarea prenumelui, numelui, patronimului etc.) cu referire la numărul și data acestor acte.
Aceste modificări se fac pe prima pagină (pagina de titlu) a cărții de lucru. O linie tăiată, de exemplu, vechiul nume sau prenume, patronimicul și datele noi sunt înregistrate. Legăturile către documentele relevante sunt scrise pe interiorul copertei și certificate prin semnătura șefului organizației sau a unei persoane special autorizate de acesta și sigiliul organizației sau sigiliul departamentului de personal. În aceeași ordine, dacă este necesar, se fac modificări la informații despre educație, profesie, specialitate.
În coloana 3 a secțiunii „Informații despre muncă”, numele complet al întreprinderii, organizația este scris sub forma unui titlu.
La această rubrică, în coloana 1, se trece numărul ordinal al înscrierii de făcut, în coloana 2 se indică data angajării.
Înregistrările despre numele postului, profesiei sau postului pentru care este angajat salariatul se realizează în strictă conformitate cu tabelul de personal.
Transferul unui angajat la un alt loc de muncă permanent din aceeași întreprindere sau organizație se formalizează în același mod ca și angajarea. Transferurile temporare către un alt loc de muncă (de exemplu, din cauza necesităților de producție, a timpului de nefuncționare) nu sunt înregistrate în registrele de muncă.
Înregistrările motivelor concedierii în cartea de muncă trebuie făcute în strictă conformitate cu formularea legislației actuale și cu referire la articolul relevant, clauza Codului Muncii al Federației Ruse sau altă lege federală.
La încetarea contractului de muncă, angajatorul este obligat să elibereze salariatului în ziua concedierii (ultima zi de muncă) un carnet de muncă și, la cererea scrisă a salariatului, copii ale documentelor legate de muncă.
În conformitate cu art. 234 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să ramburseze salariatului câștigurile neîncasate de acesta, în special ca urmare a întârzierii angajatorului în eliberarea unui carnet de muncă, înscriind în cartea de muncă un formularea motivului concedierii salariatului care este incorectă sau nu este conformă legii.
În cazul în care în ziua concedierii salariatului este imposibilă eliberarea unui carnet de muncă din cauza absenței salariatului sau a refuzului acestuia de a primi carnetul de muncă, angajatorul transmite salariatului o notificare privind necesitatea de a se prezenta la muncă. rezervați sau sunteți de acord să îl trimiteți prin poștă. Din ziua transmiterii sesizării, angajatorul este eliberat de răspundere pentru întârzierea eliberării carnetului de muncă.
În cazul în care angajatul trebuie să primească în orice moment, inclusiv în timpul muncii, un carnet de muncă și copii ale documentelor legate de muncă, el are dreptul să contacteze angajatorul cu o declarație scrisă despre aceasta. În termen de cel mult trei zile de la data depunerii acestei cereri, angajatorul este obligat să furnizeze salariatului copii ale acestor documente (copii după ordinul de angajare, ordine de transfer la un alt loc de muncă, ordin de concediere; extrase din carnet de muncă;certificate de salariu, perioada de muncă la a acestui angajator si etc.). Copiile documentelor legate de munca trebuie sa fie certificate corespunzator si furnizate angajatului in mod gratuit.
Exemplu de formular de carte de lucru
Textul aproximativ al regulilor de păstrare și stocare a carnetelor de muncă ale angajaților întreprinderii
I. Dispoziţii generale.
1.1. Aceste reguli stabilesc procedura de păstrare și stocare a carnetelor de muncă ale angajaților ... (indicați denumirea întreprinderii în conformitate cu acte constitutive) (denumită în continuare întreprindere).
1.2. Cartea de muncă este documentul principal despre activitatea de muncă și experiența de muncă a angajatului întreprinderii.
1.3. Întreținerea și păstrarea cărților de muncă ale unui angajat care a lucrat la întreprindere ca loc principal de muncă timp de cinci sau mai multe zile este efectuată de departamentul de personal al serviciului de personal. Responsabilitatea pentru organizarea întreținerii și depozitării corespunzătoare a cărților de muncă ale angajaților întreprinderii revine șefului departamentului de personal al serviciului de personal.
II. Mentinerea carnetelor de munca.
2.1. Înregistrarea unui carnet de muncă pentru un angajat al unei întreprinderi angajat pentru prima dată se efectuează de către departamentul de personal al serviciului de personal în prezența unui angajat într-o perioadă de cel mult 7 zile de la data angajării.
2.2. Următoarele informații despre angajatul întreprinderii sunt înscrise în carnetul de muncă:
2.2.1. Numele complet.
2.2.2. Data nașterii (zi, lună, an).
2.2.3. Educație, profesie, specialitate.
2.2.4. Informații despre lucrările efectuate.
2.2.5. Informații despre transferul la un alt loc de muncă permanent.
2.2.6. Informații despre recompensarea succeselor în muncă.
2.2.7. Informații despre concediere și motivele concedierii.
2.2.8. Alte informații, a căror includere în carnetul de muncă nu contravine legislației.
2.3. Informațiile despre penalități nu sunt înscrise în carnetul de muncă al unui angajat al întreprinderii, cu excepția cazurilor în care sancțiunea disciplinară este concedierea (încetarea anticipată a contractului de muncă cu angajatul la inițiativa întreprinderii). Înregistrările privind bonusurile oferite pentru salarii sau plătite unui angajat al întreprinderii în mod regulat nu sunt, de asemenea, înscrise în carnetul de muncă.
2.4. La cererea scrisă a unui angajat al întreprinderii, o copie executată corespunzător din carnetul de muncă sau un extras din acesta trebuie să i se elibereze în termen de cel mult trei zile. Copii (extrase) din carnetul de muncă și alte documente legate de muncă sunt eliberate gratuit angajatului întreprinderii.
2.5. Toate înregistrările se fac în carnetul de muncă pe baza ordinului (comandului) relevant al conducătorului întreprinderii în termen de 7 zile de la data emiterii unui astfel de ordin (ordin), iar la concediere - în ziua concedierii.
2.6. Înregistrările din carnetul de muncă trebuie să corespundă exact textului comenzii (instrucțiunii). Toate înregistrările în carnetul de muncă sunt făcute fără abrevieri și au propriul număr de serie în secțiunea corespunzătoare.
2.7. Un angajat al întreprinderii trebuie să fie familiarizat cu semnătura de pe un card personal cu fiecare înscriere în cartea de muncă despre munca prestată, transferul la un alt loc de muncă permanent și concediere.
2.8 La încetarea unui contract de muncă cu un salariat al întreprinderii pe motivele prevăzute la art. 77 din Codul Muncii al Federației Ruse (cu excepția cazurilor de încetare a unui contract de muncă la inițiativa angajatorului și pentru circumstanțe independente de controlul părților (clauzele 4 și 10 ale acestui articol), un proces-verbal de concediere (încetarea contractului de muncă) se face în carnetul de muncă cu referire la paragraful corespunzător al articolului specificat.
2.9. La încetarea unui contract de muncă cu un angajat al întreprinderii din inițiativa angajatorului, se face o înscriere în carnetul de muncă despre concediere (încetarea contractului de muncă) cu referire la paragraful relevant al art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse.
2.10. Atunci când contractul de muncă cu un angajat al întreprinderii este reziliat din cauza unor circumstanțe independente de controlul părților, se face o înscriere în carnetul de muncă cu privire la motivele de încetare a contractului de muncă cu referire la paragraful relevant al art. 83 din Codul Muncii al Federației Ruse.
2.11. La încetarea unui contract de muncă cu un angajat al unei întreprinderi din alte motive prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse sau de alte legi federale, o înregistrare a concedierii (încetarea unui contract de muncă) se face în cartea de muncă cu un link. și articolul corespunzător, clauza Codului Muncii al Federației Ruse sau altă lege federală.
2.12. La încetarea unui contract de muncă cu un angajat al unei întreprinderi în legătură cu condamnarea în conformitate cu o sentință judecătorească la privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activitatiși care nu au executat o pedeapsă, se face o înscriere în carnetul de muncă pe ce bază, pentru cât timp și în ce funcție este lipsit de drept a ocupa (ce activitate este lipsită de dreptul de a se angaja).
2.13. Informațiile despre munca cu fracțiune de normă (despre concedierea de la acest loc de muncă), la cererea angajatului întreprinderii, sunt introduse la locul de muncă principal în cartea de muncă pe baza unui document care confirmă munca cu fracțiune de normă.
2.14. Înregistrările se fac și în carnetul de muncă la locul de muncă, indicând documentele relevante:
2.14.1. Pe timpul serviciului militar în conformitate cu Legea federală „Cu privire la serviciul militar și serviciul militar” (cu privire la timpul serviciului în organele afacerilor interne și autoritățile vamale).
2.14.2. Despre timpul pregătirii în cursuri și în școli pentru pregătire avansată, recalificare și formare.
2.15. Înregistrări relevante făcute în carnetul de muncă al persoanelor eliberate din muncă; (funcții) în legătură cu condamnarea ilegală sau demis din funcție în legătură cu implicarea ilegală în raspunderea penala, stabilită, respectiv, printr-o achitare sau printr-o rezoluție (hotărâre) privind încetarea cauzei penale în lipsa săvârșirii unei infracțiuni, în lipsa unui corpus delicti în faptă sau în lipsa probei a acestora. participarea la comiterea unei infracțiuni este considerată nulă.
2.16. Un angajat al întreprinderii, la cererea scrisă, i se poate elibera un duplicat al registrului de muncă fără înregistrare recunoscută ca invalidă.
2.17. Se înscrie la locul de muncă în carnetele de muncă ale angajaților întreprinderii dintre persoanele care au prestat muncă corecțională fără închisoare că timpul de muncă în această perioadă nu se ia în considerare în experiența continuă de muncă. Această înscriere se face în carnetele de muncă la sfârşitul perioadei efective de deservire a salariaţilor întreprinderii de pedeapsă, care se stabileşte conform adeverinţelor organelor de afaceri interne.
2.18. Când un angajat condamnat al unei întreprinderi este concediat de la serviciu în modul prescris, acesta este admis la un nou loc de muncă, înscrierile corespunzătoare se fac în carnetul de muncă la locul de primire (direcție).
2.19. Când experiența de muncă continuă este restabilită în modul prescris, în carnetul de muncă al salariatului la ultimul loc de muncă se înscrie o înscriere privind restabilirea experienței de muncă continue, indicând documentul corespunzător.
III. Efectuarea de modificări și corecții la cartea de muncă. Duplicat al cărții de muncă. Inserare carte de lucru.
3.1. Modificările în înregistrările numelui, prenumelui, patronimului și datei nașterii, precum și educația, profesia și specialitatea unui angajat al întreprinderii se fac pe baza unui pașaport, certificat de naștere, căsătorie, divorț, schimbare. de nume, prenume, patronimic și alte documente.
3.2. Dacă în registrul de muncă se găsește o înscriere incorectă sau inexactă, angajatul întreprinderii trebuie să o corecteze la locul în care a fost făcută înregistrarea corespunzătoare sau de către întreprindere pe baza documentului oficial al angajatorului care a făcut greșeala. . În cazul în care întreprinderea (organizație, instituție) care a făcut o înregistrare incorectă sau inexactă este reorganizată, corectarea se face de către succesorul său legal, iar în cazul lichidării acesteia - de către angajator la noul loc de muncă pe baza documentului relevant. document.
3.3. Informațiile corectate din carnetul de muncă al unui angajat al întreprinderii trebuie să corespundă pe deplin documentului pe baza căruia au fost corectate. În cazul pierderii unui astfel de document sau a neconcordanței acestuia cu munca efectiv efectuată de angajatul întreprinderii, corectarea informațiilor despre muncă se face pe baza altor documente care confirmă efectuarea muncii neindicate în muncă. carte. Mărturia nu poate servi drept bază pentru corectarea înregistrărilor făcute anterior, cu excepția înregistrărilor pentru care aveți hotărâre, precum și cazurile prevăzute de lege.
3.4. În secțiunile registrului de muncă care conțin informații despre muncă sau informații despre recompensarea angajatului întreprinderii, nu este permisă tăierea înregistrărilor inexacte sau incorecte. Modificările înregistrărilor se fac prin invalidarea acestora și realizarea înregistrărilor corecte. Aceeași procedură este utilizată pentru modificarea evidenței concedierii unui angajat al întreprinderii (transfer la un alt loc de muncă permanent) în cazul în care concedierea (transferul) este recunoscută ca fiind ilegală.
3.5. Un angajat al unei întreprinderi care și-a pierdut cartea de muncă este obligat să notifice imediat departamentul de personal despre acest lucru în scris. Pe baza unei cereri scrise, unui angajat al întreprinderii i se eliberează un duplicat al carnetului de muncă în termen de 15 zile de la data depunerii cererii.
3.6. Când un angajat al unei întreprinderi întocmește un duplicat al cărții de muncă, în acesta din urmă se înscriu următoarele:
3.6.1. Informații despre experiența generală și (sau) continuă de muncă a angajatului înainte de intrarea în întreprindere, confirmate de documentele relevante.
3.6.2. Informații despre munca și recompensarea (încurajarea) angajatului întreprinderii, care au fost înscrise în cartea de muncă la ultimul loc de muncă.
3.7. Experienta totala Atunci când un registru de muncă este eliberat unui angajat al unei întreprinderi, un duplicat al registrului de muncă este înregistrat în total, adică numărul total de ani, luni, zile de muncă este indicat fără a specifica informații despre angajator, perioadele de muncă si posturile angajatului. Dacă documentele pe baza cărora s-au făcut înscrieri în carnetul de muncă nu conțin informații complete despre lucrarea din trecut, în duplicatul cărții de muncă se înscriu doar informațiile disponibile în aceste documente.
3.8. Dacă în carnetul de muncă există o înscriere despre concedierea sau transferul unui angajat al întreprinderii la un alt loc de muncă care este recunoscut ca invalid, acestuia i se eliberează, la cererea scrisă, un duplicat al cărții de muncă, în care se înregistrează toate înscrierile efectuate în carnetul de muncă se transferă, cu excepția înscrierii recunoscute ca nevalidă. Cartea de muncă se întocmește în modul prescris și se returnează salariatului întreprinderii. În același mod, se eliberează un duplicat al carnetului de muncă dacă carnetul de muncă (inserția) a devenit inutilizabil (ars, rupt, pătat etc.).
3.9. În cazul pierderii masive a carnetelor de muncă ale angajaților unei întreprinderi ca urmare a unor situații de urgență (dezastre de mediu și provocate de om, dezastre naturale, revolte și alte circumstanțe similare), vechimea în muncă a angajaților este stabilită de o comisie pentru stabilirea vechimii în muncă, creată de autoritățile executive ale entității constitutive a Federației Ruse, care include reprezentanți ai întreprinderilor.
3.10. Stabilirea faptului de muncă, informații despre profesie (poziția) și perioadele de muncă în raport cu fiecare angajat al întreprinderii se realizează de către comisie pe baza documentelor disponibile și, dacă acestea lipsesc complet, pe baza a mărturiei a doi sau mai mulți martori care cunosc salariatul lucrând împreună la întreprindere.
3.11. Dacă angajatul a lucrat deja înainte de a se alătura întreprinderii, comisia ia măsuri pentru a obține documente care confirmă acest fapt.
3.12. Pe baza rezultatelor lucrărilor comisiei, se întocmește un act, care indică perioadele de muncă, profesia (funcția) și vechimea în muncă a angajatului întreprinderii. Pe baza actului comisiei, angajatului întreprinderii i se eliberează un duplicat al carnetului de muncă. Dacă nu au fost păstrate documente care confirmă vechimea în muncă, decizia de stabilire a vechimii unui angajat al întreprinderii se ia în instanță.
3.13. Dacă toate paginile uneia dintre secțiuni sunt completate în cartea de muncă a unui angajat al întreprinderii, o inserție este cusută în cartea de muncă.
3.14. Inserarea în carnetul de muncă al salariatului întreprinderii se întocmește și se menține în același mod ca și carnetul de muncă. Inserarea fără carte de lucru este nevalidă. La eliberarea fiecărei inserții se pune în carnetul de muncă o ștampilă cu inscripția „Emis un insert” și se indică seria și numărul inserției.
IV. Eliberarea carnetului de muncă la concediere (încetarea contractului de muncă).
4.1. La concedierea unui angajat (încetarea unui contract de muncă), toate înregistrările făcute în cartea de muncă în timpul lucrului său la întreprindere sunt certificate prin semnătura șefului departamentului de personal al serviciului de personal și semnătura angajatului însuși ( cu excepția cazurilor în care legea prevede altfel). Un carnet de muncă executat corespunzător este eliberat angajatului în ziua concedierii (ultima zi de muncă).
4.2. Dacă în ziua concedierii salariatului (încetarea contractului de muncă) nu este posibilă eliberarea carnetului de muncă, șeful departamentului de personal ia măsuri pentru a înștiința angajatul despre necesitatea de a veni pentru carnetul de muncă sau este de acord să trimită aceasta prin posta. Din ziua transmiterii notificării specificate, întreprinderea este eliberată de răspundere pentru întârzierea eliberării unui carnet de muncă către un angajat.
4.3. Trimiterea unei cărți de muncă prin poștă la adresa indicată de angajat este permisă numai cu acordul său scris și se efectuează în conformitate cu Regulile pentru furnizarea de servicii poștale pe teritoriul Federației Ruse.
4.4. În cazul decesului unui salariat, carnetul de muncă, după efectuarea unei înscrieri corespunzătoare în acesta la încetarea contractului de muncă, este predat unuia dintre rudele acestuia, contra primirii, sau trimis prin poștă la cererea scrisă a unuia dintre rudele.
4.5. În cazul unei întârzieri în eliberarea unui carnet de muncă către un angajat din vina întreprinderii, introducerea în carnetul de muncă a unei incorecte sau nerespectarea ordinii de redactare a motivului concedierii salariatului, întreprinderea rambursează salariatului salariile pe care nu le-a primit pe toată perioada de întârziere. În acest caz, ziua concedierii salariatului (încetarea contractului de muncă) este ziua emiterii efective a carnetului de muncă. În noua zi de concediere a angajatului (încetarea contractului de muncă), se emite un ordin (ordin), în baza căruia se face o înscriere în carnetul de muncă despre data efectivă a concedierii (încetarea contractului de muncă ). Înregistrarea făcută anterior în ziua concedierii este invalidată.
V. Contabilitatea și păstrarea carnetelor de muncă.
5.1. Pentru a înregistra cărțile de muncă, formularele de carte de muncă și inserțiile în ele, întreprinderea menține în forma prescrisă:
5.1.1. Carnetul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor și inserțiile din carnetul de muncă.
5.1.2. Cartea de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții în acestea.
5.2. În registrul de venituri și cheltuieli pentru evidența formularelor și inserțiilor carnetului de muncă, în acesta se înscriu informații despre toate operațiunile legate de primirea și cheltuirea formularelor și inserțiile registrului de muncă, indicând seria și numărul fiecărui formular.
5.3. În cartea de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea, sunt înscrise toate cărțile de muncă primite de la angajați la admiterea în întreprindere, precum și inserările în cărți de muncă cu indicarea seriei și numerelor nou eliberate angajaților. .
5.4. La primirea cărții de muncă în legătură cu concedierea, angajatul întreprinderii semnează în carnetul personal și în carnetul de înregistrare a circulației carnetelor de muncă și inserează în acestea.
5.5. Carnetul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor și inserțiile din carnet de muncă și pentru contabilizarea deplasării carnetelor de muncă și inserțiilor în ele trebuie să fie numerotat, dantelat; certificat prin semnătura conducătorului întreprinderii și sigilat cu sigiliu de ceară sau sigilat.
5.6. Formularele cărții de muncă și inserțiile din acesta sunt stocate ca documente de strictă responsabilitate; eliberat compartimentului de personal al serviciului de personal la solicitarea şefului compartimentului de personal. La sfârșitul fiecărei luni, șeful departamentului de personal depune un raport privind disponibilitatea formularelor de carnet de muncă și inserții în acesta și asupra sumelor primite pentru carnetele de muncă eliberate și inserțiile în acestea, cu atașarea ordinului de primire a casieria intreprinderii.
5.7. Formularele de carte de lucru și inserțiile stricate la completare sunt supuse distrugerii odată cu întocmirea unui act corespunzător.
5.8. Carnetele de muncă și duplicatele cărților de muncă care nu au fost primite de angajați la concediere sau în cazul decesului unui salariat de către rudele sale cele mai apropiate se păstrează timp de 2 ani în departamentul de personal al serviciului de personal separat de celelalte cărți de muncă. După expirarea perioadei specificate, cărțile de muncă nerevendicate sunt stocate în arhiva organizației timp de 50 de ani și apoi sunt supuse distrugerii în conformitate cu procedura stabilită.
5.9. Depozitarea semifabricatelor de cărți de lucru și a inserțiilor în ele, precum și a cărților de lucru emise și a inserțiilor în ele, se efectuează în încăperi adaptate pentru aceasta, în seifuri care sunt încuiate cu o cheie, dulapuri metalice sau sertare individuale de birou care se încuie.
5.10. Persoanele responsabile cu păstrarea cărților de muncă și a inserțiilor în acestea (formulare) sunt obligate să verifice în mod regulat disponibilitatea documentelor stocate. În cazul în care se constată lipsă de cărți de muncă și inserturi (formulare) în acestea (formulare), persoanele responsabile cu păstrarea acestora sunt obligate să declare imediat acest lucru și să ia măsuri pentru căutarea documentelor lipsă. Întreprinderea organizează o investigație pentru a identifica lipsa carnetelor de muncă și a inserțiilor (formularelor) ale acestora.
Vi. Dispoziții finale.
6.1. Aceste reguli intră în vigoare din momentul aprobării de către conducătorul întreprinderii.
6.2. Aceste reguli sunt supuse reaprobării în cazul unor modificări semnificative ale conținutului lor, dar cel puțin o dată la 5 ani.
Documentul principal de contabilizare a personalului întreprinderii este un card personal al formularului T-2, care este introdus pentru toți angajații întreprinderii care sunt acceptați pentru permanență sau muncă temporarăși repetă întocmai înscrierea făcută în carnetul de muncă.
Toate înscrierile pe card se fac pe baza documentelor furnizate de angajat. Pe baza pașaportului din secțiunea 1 „Informații generale” se indică numele de familie, prenumele, patronimul, anul și luna nașterii, numărul, seria pașaportului, când și de către cine a fost eliberat, adresa de domiciliu. Datele despre experiența generală și continuă de muncă, precum și despre transferurile angajatului, sunt indicate pe baza înregistrărilor din carnetul de muncă. Pentru a completa secțiunea 2 „Informații privind înregistrarea militară” se preiau date din legitimația militară a angajatului.
Data completarii cardului personal si semnatura personala a angajatului sunt obligatorii.
Reversul cardului conține secțiunile 3 „Programări și transferuri”, 4 „Sărbătoare”, 5 „Informații suplimentare” și „Data și motivul concedierii”. Cele mai importante înregistrări sunt Secțiunea 3 și Data și motivul concedierii.
Intrările din aceste secțiuni ar trebui să conțină referințe la datele și numerele comenzilor pentru numiri, transferuri sau concedieri ale angajaților. Aceste informații sunt completate cu o acuratețe deosebită, deoarece acestea servesc adesea ca bază pentru confirmarea vechimii angajatului. La sfârșitul fiecărei înscrieri în secțiunea „Programări și deplasări”, trebuie să existe o semnătură a angajatului căruia i se plasează cardul.
Cardurile sunt depozitate într-un seif (dulap) în ordine alfabetică.
Fișele angajaților disponibilizați sunt formate în carcasă, în ordine alfabetică (după primele trei litere).
Toate cardurile trebuie numerotate înainte de a fi arhivate. Perioada de valabilitate a cardurilor T-2 este de 75 de ani.
Exemplu de card personal
În capitolul "Informații suplimentare" se înregistrează date privind pregătirea avansată, cunoașterea limbilor străine, specialitatea a doua, handicapul etc.
Toate înscrierile trebuie făcute fără abrevieri. Un card personal este introdus într-un singur exemplar, depozitat într-un seif într-un dulap separat, compilat alfabetic după numele angajaților.
Cardurile angajaților concediați sunt formate într-o afacere independentă în ordine alfabetică (în primele trei litere). Cardurile sunt numerotate și predate arhivei.
Principalul documente legaleîn relaţia dintre organizaţii, întreprinderile sunt contracte comerciale(contracta).
Contractul - un document reprezentând un acord între părți pentru stabilirea și reglementarea oricărei relații. Natura tranzacției, termenii de livrare, termenul de livrare, transportul, ambalarea și etichetarea, prețul, calitatea, plata, garanțiile, drepturile și obligațiile părților - toate acestea sunt reflectate în contract.
Încheierea unui anumit contract începe de obicei cu o ofertă de a-l încheia - direcție promoții. Oferta trebuie să conțină termenii principali ai tranzacției propuse (articolul 435 din Codul civil al Federației Ruse). Se are în vedere acceptarea ofertei de către cealaltă parte acceptare(consimţământ). Schimbul de documente între părți poate fi efectuat prin mijloace de comunicare poștală, telegrafică, telefonică, electronică sau de altă natură, ceea ce permite să se stabilească în mod fiabil că documentul provine de la partea care face obiectul contractului (articolul 434 din Codul civil al Rusiei). Federaţie).
Relațiile contractuale se pot stabili și prin prezentarea uneia dintre părți la proiectul de contract. După ce a primit proiectul, cealaltă parte îl consideră și, dacă nu există obiecții, îl semnează. Un exemplar al contractului este returnat părții care a redactat proiectul.
La redactarea și încheierea contractelor, este necesar să se acorde o atenție deosebită cunoașterii juridice a textului, pentru a evita formularea ambiguă. Condițiile relației contractuale ar trebui acoperite în detaliu și trebuie verificată corectitudinea ortografiei adreselor juridice ale întreprinderilor contrapartide.
Părțile constitutive ale contractului sunt:
Tip denumirea și titlul documentului (acord de cumpărare și vânzare, contract de furnizare, contract de asistență tehnică etc.);
Data, locul întocmirii, număr;
Numele părților (numele complete și prescurtate ale firmelor);
Obiectul contractului;
Termeni și condiții de livrare, transport, depozitare, ambalare, etichetare, publicitate, vânzare etc.;
Termeni și condiții de plată, caracteristici și procedura de plată;
Procedura de livrare și recepție a lucrărilor finalizate;
Responsabilitatea părților, inclusiv sancțiunile pentru nerespectarea obligațiilor asumate;
Garanții, asigurări și circumstanțe de forță majoră;
Transferul dreptului de proprietate și al riscurilor;
Soluționarea litigiilor;
Adresele legale ale părților, cu indicarea adreselor poștale, detalii bancare, numere de telefon, faxuri;
Semnăturile funcționarilor, indicarea funcțiilor, stenogramele semnăturilor și datele semnării documentelor;
Sigilii firmelor contractante.
Contractele (acordurile) comerciale se păstrează timp de 3 ani de la expirarea contractului, sub rezerva finalizării auditului asupra acestora.
Declaratii, propuneri - documente adresate unui funcționar al unei întreprinderi sau instituții, în care solicitantul își exprimă cererea sau îi face o propunere de a lua în considerare probleme specifice. De exemplu, despre angajare sau studii, despre eliberarea dintr-o funcție, despre furnizarea oricăror servicii: instalarea unui telefon sau conectarea la internet etc.
Aplicația, oferta este un document personal. Acestea sunt întocmite pe o foaie de hârtie standard, albă și semnate personal de către solicitant. Următoarele detalii sunt necesare pe aceste documente:
Destinaţie;
Informații despre solicitant (nume, prenume, patronim, funcția deținută, dacă autorul este angajat al întreprinderii, sau adresa completă de domiciliu și numărul de telefon, dacă autorul nu este angajat al întreprinderii, al cărui șef este el aplica cu cererea);
Denumirea tipului de document;
Un marcaj despre prezența unei cereri, dacă există documente însoțitoare;
Semnătură.
De exemplu, atunci când se aplică pentru un loc de muncă, la cerere se anexează următoarele documente: studii, pașaport, carnet de muncă, legitimație militară (pentru cei obligați la serviciul militar), formular de cerere, autobiografie, fotografie.
Exemplu de cerere de angajare
Rezumat.
Scopul CV-ului- subliniază meritele solicitantului și, dacă este posibil, atenuează deficiențele. Dezavantajele studenților și absolvenților universităților sunt evidente: lipsă de experiență, lipsă de experiență etc. Avantajele includ energia, capacitatea și dorința de a învăța lucruri noi, dorința de a deveni profesionist etc.
Conform conținutului său, CV-ul ar trebui să fie:
1) afaceri intenționate, adică caracterizarea numai a celor din calitățile tale care sunt cerute special pentru acest job;
2) specific - indicând fapte și cifre care indică realizările tale;
3) detaliat astfel încât un potențial angajator să poată trage concluzii logice despre datele dumneavoastră profesionale;
4) de încredere - pentru a evita neînțelegerile care pot apărea la promovarea probelor de calificare dacă se dovedește că candidatul s-a anunțat cu bună știință informatii false(de exemplu, a indicat lipsa cunoștințelor de calculator, nivelul de competență în limbi străine sau experiența de lucru într-o specialitate);
Cel mai important bloc al unui CV: educație și experiență de muncă.
În capitolul "Educaţie" este necesar să indicați nu numai instituția de învățământ absolvită, ci și să scrieți despre stagii, ateliere, seminarii, conferințe la care ați participat. Este posibil să se marcheze acele rapoarte sau lucrări de termen care au fost de importanță practică. Nu este nevoie să enumerați certificatele de apreciere pe care le-ați primit în copilărie, precum și cursurile care nu au legătură directă cu postul propus.
Tinerii specialiști au o secție "Experiență de muncă" provoacă dificultăți deosebite, deoarece experiența lor este extrem de nesemnificativă. În acest caz, încercați să arătați chiar și o experiență nesemnificativă în această direcție: trecerea unui stagiu într-o firmă sau la o întreprindere și chiar finalizarea cu succes a sarcinilor unice în oricare dintre domenii.
Indicați experiența de muncă din ultimii 5-10 ani în ordine cronologică inversă. atunci când enumerați responsabilitățile postului, selectați-le pe cele care într-o măsură mai mare necesar în această poziție. Explicați-vă funcțiile, începând cu cele principale, terminând cu cele minore.
Abilități profesionale- confirmarea nivelului calificărilor dumneavoastră prin descrierea a tot ceea ce știți și puteți face.
Nivelul de cunoaștere a calculatorului conține informații despre abilitățile dumneavoastră PC (utilizator, utilizator cu putere, operator, programator), precum și programele, mediile, limbile, bazele de date cu care ați lucrat. Cunoașterea limbilor străine. Enumerați toate limbile străine și gradul în care le vorbiți. Respectați următoarea limbă:
"in excelenta"- cunoasterea limbii la nivel de vorbitor nativ, stapanirea traducerii simultane;
"liber"- competență în traducere consecutivă, capacitatea de a comunica fluent într-o limbă străină în cadrul oricărei discipline;
"bun"- capacitatea de a-și exprima în mod competent gândurile într-o limbă străină, precum și de a înțelege interlocutorul;
"colocvial"- comunicare la nivel de zi cu zi, capacitatea de a înțelege vorbirea simplă, de a transmite interlocutorului informații cunoscute;
"baza"- cunoașterea fundamentelor elementare ale limbii, comunicare la nivelul „Ce mai faci?”, „Azi e vreme bună”, capacitatea de a înțelege simplu.
Deținerea de echipamente de birou (minicentrală telefonică automată, fax, copiator etc.).
Dactilografiat. Specificați viteza de intrare utilizând metoda orb cu zece degete. Stenografia.
Psihologie practică, etichetă de serviciu și protocol.
În grafic "Calitati personale" notează exact acele calități care sunt fundamental importante pentru funcția și profesia alese.
În capitolul "Informații suplimentare" asigurați-vă că indicați nivelul dvs. de cunoaștere a unei limbi străine, precum și a programelor de calculator și a internetului. Dacă ai permis de conducere și viitorul tău loc de muncă presupune călătorii, subliniază și acest lucru.
Salariul CV-ul nu este de obicei indicat, deoarece de obicei depinde de rezultatele interviului. Dar ai dreptul sa specifici nivelul minim al salariului dorit pentru a nu te deranja cu oferte cu o rată mai mică.
Data pregătirii CV-ul trebuie să fie proaspăt. Vechea dată trădează prescripția și ineficacitatea căutărilor tale de locuri de muncă, ceea ce îl determină pe angajator să decidă: „Nimeni nu a luat-o – și tu nu o iei”.
Execuția documentului se realizează în conformitate cu cerințele generale ale GOST R6.30-2003.
1) destinatar (15);
2) denumirea tipului de document (10);
3) rubrica la textul documentului (18);
4) textul documentului (20);
5) semnătură (22).
Reguli pentru proiectarea CV-ului.
1) este mai bine să plasați un CV pe o pagină A4, în cazuri extreme - pe două (dar numai informații deosebit de importante);
2) textul trebuie tastat pe un computer cu o dimensiune de minim 12 puncte;
3) nu este nevoie de detalii decorative și fonturi cu mai multe stiluri în CV. Este de dorit să evidențiați titlul secțiunilor cu caractere aldine, este posibil cu subliniere. Marginile câmpurilor trebuie făcute egale, adică textul trebuie formatat „la lățime”. Fundalul textului trebuie să fie alb;
4) dacă postați CV-ul pe Internet, ar trebui să țineți cont de particularitățile procesării informatice moderne a informațiilor.
Pentru a alcătui un CV competent și perfect, poți apela la ajutorul profesioniștilor. Pe internet, pe resursa Resume Bank (www.resume-bank.ru), acest lucru se poate face rapid și eficient.
La unul dintre moduri eficiente căutarea unui loc de muncă include un mini-cv publicat într-un autor de specialitate periodice... Una dintre publicațiile de top care publică mini-cv-uri este ziarul Rabota Segodnya, care trimite fiecare număr la peste 1000 de companii mari și, de asemenea, publică automat mini-cv-uri pe site-ul www.job-today.ru.
Exemplu de CV
Mini-cv de contabil
Poziţie: Contabil șef
Vârstă: 36 de ani
Telefon: 31-29-43 (acasă), 8-917-223-47-43, [email protected]
Educaţie:În 1992 a absolvit Institutul de Economie, Facultatea de Contabilitate și Audit, specializarea - contabil.
În 1995 a absolvit cursurile serale de informatică și a primit o specialitate - operator PC.
Specialitate: Contabilitate si audit
Experiență de muncă:
06.1995-04.2005 Computer World LLC
Post: Contabil
Responsabilitati: salarizare
Lucrul cu conturile curente
Abilități profesionale: Cunoașterea programelor „Sail”, „1C: Contabilitate”, SPS „ConsultantPlus”
Abordare: 410040, str. Topolchanskaya, 45/47, ap. 23
Pentru executarea actelor unora un anumit fel(comenzi, scrisori etc.) sunt folosite anumite detalii. Mai mult decât atât, ce fel de detalii ar trebui întocmite pe documentele de acest tip și în ce ordine sunt amplasate pe paginile documentului, este strict definit de standard.
Schema de proiectare pentru majoritatea documentelor organizatorice și administrative se bazează pe un model de formular.
Exemplu de formular Este un model de construcție a documentului care stabilește domeniul de aplicare, formatele, dimensiunile câmpului, cerințele pentru construcția unei plase structurale și detaliile de bază. Grila structurală a formularului eșantion definește zonele de amplasare a cerințelor documentelor organizatorice și administrative.
În consecință, din aceasta, există un formular de act, un formular de protocol, un formular de comandă etc. De exemplu, un formular de act include următoarea listă și ordinea detaliilor:
Actul este întocmit pe o formă comună;
Gâtul de aprobare;
Denumirea tipului de document;
Data întocmirii documentului;
Locul de întocmire a documentului;
Titlul textului;
marca de disponibilitate a aplicației;
Semnăturile membrilor comisiei care au întocmit actul;
Numele artistului și numărul de telefon al acestuia.
