Elaborarea ordinului de modificare personal apare atunci când o organizație, indiferent de motiv, se adaptează document curent. În același timp, editările pot fi de o natură foarte diferită: de la schimbarea numelor diviziuni structurale si posturi, remanieri de personal, cresterea sau scaderea salariilor angajatilor inainte de extindere sau, dimpotriva, micsorare. De regulă, acest lucru este cauzat fie de optimizarea proceselor de producție, fie de deschiderea de noi direcții, de dezvoltare a afacerii.
FIȘIERE
Modificările la tabelul de personal ar trebui să apară conform unui anumit algoritm.
Unul trebuie remarcat punct important: în cazul în care ordinul se referă la reducerea salariaților, transferul acestora într-o altă funcție și ajustări similare care presupun modificări ale condițiilor de muncă și ale contractelor de muncă, atunci angajații trebuie să fie familiarizați cu astfel de ordine împotriva semnării. Mai mult: fără a obține acordul angajatului pentru unele modificări (de exemplu, traducere), acestea devin imposibile.
Pentru atingerea acestui scop, administrația întreprinderii trebuie, cu 60 de zile înainte de evenimentul planificat, de către oricare mod convenabil anunță angajații cu privire la schimbările viitoare.
Legea nu reglementează în niciun caz frecvența modificării tabloului de personal, așa că totul depinde de conducerea organizației. În principiu, dacă se dorește, modificări pot fi făcute cel puțin în fiecare lună (totuși, o astfel de activitate poate stârni interes din partea inspectoratul muncii), dar de obicei acest lucru se întâmplă mult mai rar, o dată pe an sau la nevoie.
Editarea personalului este adecvată atunci când modificări minore activitati generaleîntreprinderilor.
Dar dacă vorbim despre reorganizarea globală a companiei, cu o „amestecare” completă a diviziilor structurale, a posturilor de personal etc., este mai bine să nu te limitezi la modificări în tabloul de personal, ci să întocmești un nou document.
Cel mai adesea, intervalele de timp dintre scrierea unei comenzi și efectuarea ajustărilor la tabelul de personal cu intrarea ulterioară a acestuia în forță juridică nu este limitată în niciun fel, cu excepția cazurilor când vine vorba de reducere.
În astfel de situații, între redactarea ordinului și intrarea în vigoare a noului tablou de personal trebuie să treacă cel puțin două luni.
În acest timp, angajații întreprinderii care au fost disponibilizați pot decide cu privire la planurile lor de viitor: fie se transferă într-un alt post vacant în cadrul companiei (dacă există), fie își găsesc un nou loc de muncă.
Orice angajat care are autoritatea necesară și are abilitățile de a scrie astfel de documente poate fi angajat în scrierea unui ordin. De obicei, acesta este fie un consilier juridic, un specialist în departamentul de personal, un secretar, fie însuși șeful organizației. In orice caz, indiferent de executorul direct, dupa intocmirea actului, acesta trebuie supus aprobarii directorului societatii.
LA acest caz Baza este o explicație a motivelor modificărilor efectuate. De obicei, este dat la începutul documentului după cuvintele „În legătură cu...” și ar trebui să reflecte cu exactitate starea reală a lucrurilor în ceea ce privește personalul din întreprindere. Totuși, cel mai corect ar fi anumite documente. Rolul acestora este jucat de șefii diviziilor structurale, care, având în vedere anumite circumstanțe consideră necesară extinderea departamentului sau, dimpotrivă, reducerea unor unități de personal. Dacă există o astfel de notă, comanda trebuie:
Cu cât angajatul implicat în elaborarea ordinului își tratează cu mai multă atenție și acuratețe sarcinile, cu atât vor fi mai puțin probabile cererile viitoare din partea autorităților de reglementare, de exemplu, inspectoratul de muncă.
Ordinul nu eșantion unificat, obligatoriu pentru utilizare, prin urmare, poate fi compilat sub orice formă sau conform unui model elaborat în cadrul întreprinderii și aprobat în cadrul acesteia. politica contabila. În același timp, trebuie avut în vedere că documentul trebuie să conțină câteva informații necesare:
Executarea unei comenzi poate fi și absolut orice: tipărită sau scrisă de mână, pe un simplu foaie standard Format A4 sau pe antet companie. Singura condiție imuabilă este ca acesta să fie certificat printr-un autograf autentic al șefului organizației sau al altui angajat autorizat să semneze astfel de acte. În plus, comanda trebuie să fie semnată de persoanele care răspund de executarea sa și de cei care sunt direct afectați de acestea (adevărat doar atunci când comanda presupune modificări ale contractelor de muncă ale acestora).
De regulă, ordinele se întocmesc într-un singur exemplar și se păstrează într-un dosar special pe durata perioadei de valabilitate împreună cu alte acte normative, ordine și ordine aplicabile, iar după pierderea relevanței sunt transferate către arhiva întreprinderii.
Editorii noștri primesc adesea întrebări cu privire la menținerea unui document de personal atât de important ca lista personalului. Am oferit răspunsuri la cele mai relevante dintre ele în acest articol.
În conformitate cu Orientările pentru utilizarea și completarea primarului documentatia contabila privind contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia” (în continuare - Rezoluția nr. 1), tabelul de personal este utilizat pentru a oficializa structura, componența personalului și personalul organizației în conformitate cu Carta acesteia. Conține o listă a unităților structurale, denumirile posturilor, specialităților, profesiilor cu calificare, informații cu privire la numărul de unități de personal.
Pentru prima dată formă unificată Tabelul de personal a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 6 aprilie 2001 nr. 26 (ca parte a formelor unificate de documentație contabilă primară). În 2004 forma dată a suferit unele modificări.
Pentru angajator, masa de personal este un „instrument” foarte convenabil care îndeplinește mai multe funcții simultan. În special, acesta:
Pe acest moment Exista doua puncte de vedere cu privire la obligatia angajatorului de a mentine tabloul de personal.
Potrivit primei, prezența acestui act normativ local este obligatorie, întrucât afectează direct funcția de muncă a salariatului și salarizarea acestuia. Deci, în Codul Muncii al Federației Ruse, personalul este menționat la art. 15 care conține definiția relaţiile de muncă, iar în art. 57, conform căreia o condiție esențială a contractului de muncă este funcția de muncă și anume: munca conform funcției conform cu personal, profesii, specialități care indică calificări, tipul specific de muncă atribuit salariatului.
Dintr-un alt punct de vedere, angajatorul decide independent asupra necesității menținerii unui tablou de personal. Următoarele argumente servesc drept justificare pentru această poziție. În primul rând, a fost aprobat Decretul nr recomandat pentru utilizare forma unificată de personal (nr. T-3). Tabloul de personal este menționat și în Instrucțiunile de completare a cărților de muncă, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69 (în continuare - Instrucțiunea nr. 69). În special, în clauza 3.1 din Instrucțiune se menționează că înregistrările despre denumirea postului (lucrării), specialității, profesiei, indicând calificările se fac, de regulă, în conformitate cu tabelul de personal al organizației.
După cum puteți vedea, niciunul dintre actele normative enumerate nu a fost consacrat datorie angajator pentru angajare. În același timp, vă recomandăm să nu neglijați întreținerea acestui document de personal, întrucât organele de control aderă la primul punct de vedere.
Da, Fond asigurări sociale Federația Rusă atrage atenția asiguraților (angajatorilor) asupra necesității de a întocmi un tabel de personal ca document care servește la confirmarea corectitudinii. Fond de pensie Federația Rusă, atunci când colectează informații despre vechimea în muncă a lucrătorilor asigurați, a atras, de asemenea, în mod repetat atenția asupra necesității.
Adesea, autoritățile fiscale, atunci când efectuează inspecții la fața locului solicita personalul organizatiei. De exemplu, în decizie Curtea de Arbitraj al Moscovei din 28 aprilie 2007 în dosarul nr. A40-4332 / 07-117-33, se reține că „ Codul fiscal Federația Rusă impune contribuabilului obligația de a prezenta, la cerere, Autoritatea taxelor documentele si informatiile necesare pentru controlul fiscal. Faptul că contractele de muncă, personalul, personal și carduri individuale nu sunt documente contabilitate fiscală, nu infirmă în sine obligația organizației de a deține astfel de documente și de a le prezenta pentru teren audit fiscal deoarece informațiile pe care le conțin pot avea implicații fiscale semnificative.”
Adesea, absența unui tablou de personal este considerată de organele de inspecție o încălcare a legislației muncii și a protecției muncii, pentru care un funcționar poate fi amendat de la 500 la 5.000 de ruble, iar o organizație - de la 30.000 la 50.000 de ruble. (Articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Dar din cauza faptului că nu există o obligație clară a angajatorului de a menține acest document în legislație, aceste sancțiuni pot fi contestate în instanță.
După ce s-a decis cu privire la necesitatea întocmirii unui tabel de personal (cu excepția cazului în care, desigur, nu este deja în organizație), există urmatoarea intrebare- Cine ar trebui să elaboreze acest document de evidență a personalului?
Legislația nu definește domeniul de aplicare persoane responsabile, prin urmare, presupunem că această problemă ar trebui să fie tratată de șeful întreprinderii. Se poate întocmi un ordin separat prin care se impune obligația de a întocmi un tablou de personal pentru un anumit salariat, sau această obligație poate fi consacrată într-un contract de muncă sau Descrierea postului muncitor.
De regulă, în organizațiile mici, personalul și (sau) ofițerii contabili sunt implicați în personal, mai rar - angajații serviciu legal. LA companii mari- departamentul de planificare și economie sau departamentul de organizare a muncii și a salariilor. Dacă este vorba de antreprenor individual, atunci acest lucru poate fi făcut de un ofițer de personal, un contabil (dacă există în stat) sau antreprenorul însuși.
Tabloul de personal este aprobat printr-un ordin (instrucțiune) semnat de șeful organizației sau de o persoană împuternicită de acesta (vezi Exemplul 1). Rechizite acest document sunt indicate în câmpul „Aprobat prin ordinul organizației din data de „____” _____________ 200__ Nr. __” din formularul unificat Nr. T-3.
Vă rugăm să rețineți că este posibil ca datele de întocmire, aprobare și intrare în vigoare a tabloului de personal să nu coincidă. Deci, tabelul de personal poate fi aprobat mai târziu decât întocmirea lui, iar data introducerii lui (intrare în vigoare legală) poate fi ulterioară datei de aprobare și întocmire.
Ținând cont de faptul că salariu se acumulează lunar salariaților, este logic ca tabelul de personal să fie pus în vigoare din prima zi a lunii.
În formularul unificat nr. T-3 se indică și perioada pentru care se aprobă tabloul de personal. În acest sens, se ridică următoarea întrebare:
Nu există un răspuns clar în legislație. Totuși, având în vedere că tabloul de personal este un document de planificare, este indicat să îl întocmești pe un an. Cu toate acestea, tabelul de personal poate fi aprobat o singură dată și poate fi valabil mai mulți ani.
Deci, să trecem direct la pregătirea tabelului de personal. Cea mai obișnuită modalitate de a-l emite este de a completa un formular unificat nr. T-3. În acest caz, trebuie să ne ghidăm după Instrucțiunile de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară, aprobate prin Hotărârea nr. 1.
Facem o „pălărie”. În primul rând, în câmpul „Numele organizației”, trebuie să specificați numele organizației în conformitate cu certificatul de înregistrare. Dacă certificatul conține atât numele complet, cât și numele scurt, atunci oricare dintre ele poate fi indicat în tabelul de personal.
Apoi, se indică codul conform OKPO (Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor), numărul documentului și data întocmirii acestuia. Pentru confortul înregistrării, numărul de personal poate conține un index de litere (de exemplu, ШР).
Formularul unificat Nr. T-Z cuprinde următoarea formulare: „În cadrul perioadei ______ din” ___ „______ 20__”. S-ar părea că desemnarea perioadei de valabilitate a documentului presupune indicarea datei nu numai a începutului, ci și a sfârșitului. perioadă dată. Este necesar să se indice finalul tabelului de personal sau este suficient să se indice că tabelul de personal intră în vigoare de la data specifica? Este evident că forma unificată implică tocmai a doua variantă. Acest lucru se explică prin faptul că, în procesul de desfășurare a activităților în organizație, poate fi necesară schimbarea tabelului de personal, prin urmare este foarte dificil să preziceți cu exactitate data de expirare pentru valabilitatea acesteia.
LA coloana 1 („nume”) indică numele unității structurale relevante. Poate fi atât sucursale, reprezentanțe, cât și departamente, ateliere, secții etc. (clauza 16 din hotărârea Plenului Curtea Supremă de Justiție RF din 17 martie 2004 nr. 2 „Cu privire la cererea instanţelor de judecată Federația Rusă Codul Muncii Federația Rusă").
Pentru confortul lucrului cu masa de personal, este mai bine să aranjați unitățile structurale în grupuri în funcție de ierarhia lor de la administrație la unitățile de servicii. De exemplu, unitățile care efectuează conducerea generala(gestionare, contabilitate, departament personal etc.), apoi - unități de producție sau unități care îndeplinesc principalele funcții ale organizației, iar la final - unități auxiliare și de servicii (serviciu administrativ și economic, compartiment aprovizionare, depozit etc.) .
LA coloana 2 („cod”) se aplică coduri ale diviziunilor structurale atribuite acestora de către angajator. De regulă, codurile sunt indicate prin numere, al căror număr variază în funcție de complexitatea structurii organizației. Acest lucru vă permite să determinați locul fiecărui departament (subdiviziune, grupă etc.) în general structura organizationala. De exemplu, departamentului financiar i se atribuie codul 02. În consecință, departamentul financiar și planificare și departamentul de contabilitate care fac parte din departament vor avea codurile 02.01 și 02.02.
Dacă o organizaţie foloseşte sistem centralizat fluxul documentelor, codul unității structurale poate fi omis.
În coloana 3 se indică postul (specialitatea, profesia), gradul, clasa (categoria) calificărilor salariatului. Este mai bine dacă aceste date sunt date în conformitate cu:
Desigur, aceste directoare devin depășite și multe dintre pozițiile care au apărut în anul trecut, sunt absenți (de exemplu, funcția de director de birou). Prin urmare, sunt permise diferențe în denumirile posturilor, profesiilor, specialităților din cărțile de referință ale calificărilor și din documentele de personal ale organizației. Totuși, dacă odată cu prestarea muncii în anumite funcții, profesii, specialități legate de acordarea de compensații și beneficii sau prezența unor restricții, apoi denumirea acestor posturi, profesii sau specialități și cerințe de calificare trebuie să respecte denumirile și cerințele specificate în cărțile de referință de calificare aprobate în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 3.1 din Instrucțiunea nr. 69). În caz contrar, angajatul nu va avea dreptul la beneficii.
Exemplul 2
Restrângeți afișarea
În cartea de muncă a unui muncitor în muzică care timp de 17 ani a condus un centru de copii studio coral la un internat, poziția sa era listată drept „organizatorul cercului”. Deoarece această poziție nu există în Clasificator integral rusesc profesii de muncitori, functii ale salariatilor si categorii de salarii, nici in Lista lucrarilor, profesiilor, functiilor, specialitatilor si institutiilor, tinand cont de faptul ca o pensie de munca pentru limita de varsta se atribuie anticipat in conformitate cu art. lege federala„O pensii de muncaîn Federația Rusă”, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 octombrie 2002 nr. 781, aceasta vechime in munca nu a fost luată în calcul în asigurarea pentru numirea anticipată a unei pensii unui angajat.
Potrivit art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, funcția angajatului care este angajat trebuie să corespundă cu cea indicată în lista de personal. Sunt cazuri când denumirea postului folosit în contractul de muncă nu corespunde listei de personal, sau un astfel de post nu este deloc prevăzut de lista de personal. În acest caz, contradicția care există între contractul de muncă și masa de personal trebuie rezolvată în favoarea contractului de muncă (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Salariatul va indeplini functia de munca prevazuta de contractul de munca (adica munca in functia, specialitatea sau profesia stabilita in contract), iar ofiterul de personal va trebui sa efectueze modificarile corespunzatoare in tabloul de personal. Cum să faceți acest lucru, vom lua în considerare puțin mai târziu. Deocamdată, să continuăm să completăm formularul.
La umplere coloanele 4 („Numărul de unități de personal”) indică numărul de unități de personal pentru posturile (profesiile) relevante. În cazul în care conținutul unui incomplet unitatea de personalținând cont de particularitățile muncii cu fracțiune de normă, numărul de unități de personal este indicat în cotele corespunzătoare, de exemplu, 0,25; 0,5; 2,75 etc.
Avand in vedere ca este posibila angajarea de noi angajati doar pentru posturile vacante, in tabelul de personal pot fi indicate nu doar unitatile de personal existente, dar si cele vacante. Cu alte cuvinte, dacă organizația angajează 10 persoane și în același timp sunt indicate și 10 unități de personal în tabelul de personal, atunci la extinderea personalului vor trebui făcute modificări la tabelul de personal. Și puteți pune imediat Mai mult unități de personal (de exemplu, 12). Astfel, în tabelul de personal, puteți păstra o rezervă de personal pentru viitor.
Una dintre problemele care provoacă dificultăți în practică este legată de proiectarea lucrătorilor cu fracțiune de normă. De exemplu, mai multe persoane pot lucra în aceeași poziție, part-time sau part-time. În acest caz, lista de personal indică numărul total de unități de personal pentru postul corespunzător.
Să presupunem că există doi expeditori cu normă întreagă și un expeditor cu normă parțială. În acest caz, coloana 4 ar trebui să indice 2,5 unități de personal.
LA coloana 5 („Cota tarifară (salariu) etc.”), în funcție de sistemul de remunerare adoptat în organizație, salariul lunar este indicat la cota tarifară (salariul), grila de salarizare, procent din venit, cotă sau procent din profit, forță de muncă rata de participare (KTU), coeficientul de distribuție etc. În acest caz, salariile sunt determinate în ruble.
Reamintim că, în conformitate cu art. 133 Codul Muncii al Federației Ruse dimensiune salariul oficial(tarif) nu poate fi mai mic decât cel legal dimensiune minimă salarii (în prezent - 4.330 de ruble). Totodată, sistemul de remunerare trebuie să fie stabilit printr-un act de reglementare local (de exemplu, Regulamentul de remunerare).
Exemplul 3
Restrângeți afișarea
Lista de personal prevede o unitate de personal pentru funcția de „secretar” cu un salariu de 15.000 de ruble. Totuși, ținând cont de interesele companiei, secretara a fost angajată în condiții combinație externă la 0,5 rate. În conformitate cu art. 285 din Codul Muncii al Federației Ruse, lucrătorii cu fracțiune de normă sunt plătiți proporțional cu orele lucrate, în funcție de producție sau de alte condiții determinate de contractul de muncă. În acest sens, contractul de muncă trebuie să indice o sumă proporțională cu timpul lucrat de lucrătorul cu fracțiune de normă (în acest caz, 7.500 de ruble).
După cum se poate observa din exemplul de mai sus, tabelul de personal determină salariul pentru postul corespunzător, dar nu și remunerația pentru un anumit angajat.
LA coloanele 6-8 („Taxe suplimentare”) indică stimulente și plăți compensatorii angajați (bonusuri, indemnizații, plăți suplimentare, plăți de stimulare), stabilite legislatia actuala RF (de ex. alocațiile nordice, bonusuri pentru o diplomă academică etc.) sau introduse la discreția organizației (de exemplu, legate de regim sau de condițiile de muncă).
Vă rugăm să rețineți: dacă sistemul de remunerare prevede posibilitatea stabilirii indemnizațiilor individuale pentru fiecare post, atunci în coloana 3 fiecare post trebuie alocat în linie separată, iar în coloana 4, vizavi de fiecare poziție, puneți o unitate.
O alta intrebari frecvente, care îi îngrijorează, printre altele, pe ofițerii de personal: este posibil ca angajații care dețin aceleași posturi să stabilească salarii diferite, de exemplu, prin asigurarea unui dop de salariu în tabelul de personal? Atât în literatura juridică, cât și în practică la soluție această problemă există două abordări opuse. Deci, unii experți consideră că acest lucru este destul de acceptabil. În sprijinul acestui punct de vedere, art. 132 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia salariul fiecărui angajat depinde de calificările sale, de complexitatea muncii prestate, de cantitatea și calitatea muncii cheltuite și dimensiune maximă nu este limitat. Având în vedere acest lucru, salariile ar trebui să fie stabilite diferențiat și să depindă în primul rând de calificările angajatului, pe baza cărora angajaților care dețin aceeași funcție, dar care au categorii de calificare diferite, pot fi stabilite salarii diferite.
Potrivit altor experți, fiecărui post îi corespunde un salariu. În cazul în care este necesară stabilirea unor salarii diferite pentru angajații care ocupă aceleași posturi, este indicat să se regleze cuantumul salariilor cu ajutorul diverselor indemnizații (de exemplu, pentru intensitatea muncii).
Exemplul 4
Restrângeți afișarea
Compania are doi contabili. În același timp, tabelul de personal oferă contabilului un salariu de 10.000 de ruble, precum și indemnizațiile pentru programul de lucru neregulat în valoare de 10% din salariu (1.000 de ruble) și pentru intensitatea muncii - 20% (2.000 de ruble). ruble). Ținând cont de calificările și experiența unuia dintre angajații care ocupă această poziție, au fost stabilite toate indemnizațiile și, în consecință, salariul lui s-a ridicat la 13.000 de ruble. (10.000 de ruble + 1.000 de ruble + 2.000 de ruble). Al doilea contabil a primit o singură indemnizație pentru orele de lucru neregulate, după care salariul său se ridica la 11.000 de ruble. (10.000 de ruble + 1.000 de ruble).
LA coloana 9 se noteaza suma totala formata prin adaugarea coloanelor 5-8, adica suma salariilor pentru toate unitatile de personal poziție specifică cu indemnizații stabilite. Dacă coloanele 5-9 nu pot fi completate în termeni de ruble (de exemplu, din cauza utilizării sistemelor de salarizare fără tarife, mixte și alte sisteme de salarizare), coloanele spuse completate cu unitățile de măsură corespunzătoare (procent, coeficienți etc.). În același timp, contele valoare totală(total) în coloanele 5-9 este posibil dacă tarifele și suprataxele sunt stabilite în aceleași unități pentru aceeași perioadă de timp.
Coloana 10 , după cum sugerează și numele, este destinat pentru diverse note. În lipsa lor, rămâne necompletat.
După ce ați introdus datele în toate coloanele, completați linia „Total” situat în partea de jos a mesei. Pentru a face acest lucru, se calculează în coloane verticale numărul de posturi de personal, cuantumul salariilor, indemnizațiile și suma fondului lunar de salarizare.
Lista de personal completată este semnată de șeful serviciului de personal sau de persoana căreia i se încredințează responsabilitatea de întreținere. munca de birou de personal, precum și Contabil șef organizatii.
În forma unificată a tabelului de personal nu este prevăzută ștampilarea. În acest sens, imprimarea este posibilă, dar nu obligatorie.
Un exemplu de tabel de personal este prezentat în Exemplul 5.
Mai devreme sau mai târziu, orice ofițer de personal se confruntă cu o modificare a informațiilor conținute în tabelul de personal. De exemplu, este necesar să se introducă o nouă unitate de personal sau o unitate întreagă, sau să se reducă una existentă, să se modifice salariile, tarifele, să redenumească o unitate sau o funcție etc.
Există două moduri de a face modificări în tabelul de personal aprobat:
Opțiunea 1. Schimbați personalul în sine, adică aprobați un nou tabel de personal cu un nou număr de înregistrare (în ordinea următoare)
Opțiunea 2. Faceți modificări la tabelul actual de personal.
În acest caz, personalul rămâne același, doar un număr de posturi se modifică (conținutul coloanei). Modificările se fac prin comandă, după care se ajustează tabelul de personal. Următoarele pot fi folosite ca titluri ale ordinului relevant: „Cu privire la schimbarea tabelului de personal”, „La o modificare parțială a tabelului de personal”, „La efectuarea modificărilor la tabelul de personal”, etc. Ordinul trebuie să indice motivul. pentru efectuarea de modificări în tabelul de personal (de exemplu, reorganizarea companiei, optimizarea munca manageriala, îmbunătățirea structurii organizației etc.).
În cazul în care organizația are o structură complexă, recomandăm ca atunci când se efectuează modificări la actualul tablou de personal să se indice în ordine nu doar postul corespunzător, ci și unitatea structurală a cărei personal este afectată de modificările în curs. Acest lucru se datorează faptului că în diferite departamente pot exista posturi cu același titlu.
Nu există reglementări cu privire la cât de des trebuie actualizat tabelul de personal. Prin urmare, puteți face acest lucru după cum este necesar.
Nu uitați că modificările și completările aduse la momentul potrivitîn lista personalului organizației sunt aduse la cunoștința angajaților, după care se fac modificări și completări corespunzătoare la carnetele de muncă ale acestora pe baza unui ordin (instrucțiuni) sau a unei alte decizii a angajatorului. Acest lucru este menționat în clauza 3.1 din Instrucțiunea nr. 69.
Vă rugăm să rețineți că o schimbare permanentă sau temporară functia muncii angajat și (sau) unitatea structurală în care lucrează angajatul (dacă unitatea structurală a fost indicată în contractul de muncă) - nimic mai mult decât un transfer la un alt loc de muncă (partea 1 a articolului 72.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). O modificare a denumirii funcției, determinată de părți și consacrat în contractul de muncă, este considerată și o modificare a funcției de muncă a salariatului, indiferent de motivele unei astfel de modificări (de exemplu, ca urmare a unei modificări a masa de personal).
Reducerea numărului sau a personalului de angajați este unul dintre motivele pentru a face modificări la tabelul de personal. Reducerea dimensiunii organizației presupune excluderea din lista de personal a unităților individuale de personal, în timp ce reducerea personalului - posturi individuale. Angajații disponibilizați dintr-un motiv sau altul sunt supuși concedierii conform paragrafului 2 al art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Având în vedere că, în conformitate cu articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajații trebuie avertizați cu privire la viitoarea concediere pentru a reduce numărul sau personalul cu cel puțin două luni înainte de concediere, noul cadru de personal poate fi pus în vigoare nu mai devreme. peste două luni de la compilare. Prezența unui tablou de personal poate confirma că concedierea angajaților a fost justificată (adică angajatorul va avea posibilitatea de a demonstra clar lipsa locurilor de muncă).
În cazul în care se înlătură împrejurările care au condus la schimbarea tabloului de personal în direcția reducerii unităților de personal, angajatorul poate reface posturile reduse prin modificarea tabloului de personal sau aprobarea unuia nou.
Decretul Goskomstat al Rusiei din 24 martie 1999 nr. 20 „Cu privire la aprobarea procedurii de aplicare a formelor unificate de documentație contabilă primară” notează că formele unificate de documentație contabilă primară (cu excepția formularelor pentru contabilitate) tranzactii cu numerar) aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei, organizația, dacă este necesar, poate face detalii suplimentare. În același timp, nu este permisă ștergerea acelor detalii care sunt deja prezente în acest formular (inclusiv cod, număr formular, denumire document).
Toate modificările aduse formularului unificat trebuie să fie formalizate acte administrative organizatii. În plus, însuși formatele formularelor indicate în albumele de formulare unificate ale documentației contabile primare sunt recomandate și se pot modifica. Deci, atunci când se pregătesc formulare bazate pe formulare unificate, este permis să se facă modificări în ceea ce privește extinderea și îngustarea coloanelor și liniilor, adăugarea de foi - pentru ușurința plasării și procesării informațiilor necesare.
În multe organizații, se practică menținerea unei forme „de lucru” de personal - un aranjament de personal, altfel numit post de locuri de muncă sau listă de personal. Principala diferență dintre acest document și tabelul de personal constă în dinamismul său, prin aceea că se poate schimba rapid în funcție de schimbările în curs (numerice și calitative) în personalul întreprinderii și nu necesită un ordin de aprobare și modificare.
De când personalul, arătând total unități de personal (posturi) la întreprindere, nu face posibilă determinarea dacă postul este vacant sau ocupat și care dintre angajați îl ocupă, în personal, de regulă, această informație particulară este indicată - numele și inițialele salariații întreprinderii care ocupă posturile prevăzute de tabloul de personal și statutul postului - închis sau vacant.
Acest document poate include și alte informații, cum ar fi Număr de personal angajat, experiența sa de lucru în companie, categorie speciala(un minor, o persoană cu handicap, un pensionar cu copii sub trei ani etc.). Ca bază pentru lista de personal, puteți lua tabelul de personal aprobat al organizației și puteți adăuga coloanele necesare în conformitate cu nevoile organizatie specifica. Nici obligația de a menține un aranjament de personal, nici forma sa unificată astăzi reguli nu este instalat. Singurul lucru care este reglementat este perioada de păstrare a documentelor expirate. În conformitate cu Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de depozitare, aprobată de Arhiva Federală la 06 octombrie 2000, aranjamentele de personal sunt supuse păstrării timp de 75 de ani de la întocmirea noilor cele. Totodată, tabele de personal trebuie păstrate timp de 3 ani, începând cu anul următor celui în care a devenit nul.
Restrângeți afișarea
Este un document de personal, care afișează informații despre componența statului. De obicei, este compilat la sfârșitul anului pentru următorul an calendaristic. Dar uneori devine necesar să se facă modificări. Indiferent de motive, principalul lucru este să întocmești corect documentul și să eviți greșelile în timpul aprobării acestuia.
Există o serie de motive pe baza cărora puteți ajusta tabelul de personal:
Există două opțiuni care vă permit să faceți modificări în documentul de orar al personalului organizației:
Atunci când faceți modificări, merită luate în considerare și câteva caracteristici:
Puteți contribui pe tot parcursul anului cantitate nelimitată modificări de personal. Principalul lucru este să respectați legea și să transmiteți în timp util informații despre schimbările aduse forței de muncă.
Ordinea pe baza căreia sunt introduse toate modificările necesareîn tabelul de personal, întocmit în liber de la. Principalele detalii ale documentului:
Întocmirea lucrării și implementarea ulterioară a comenzii se realizează de către:
Totul depinde de dimensiunea întreprinderii și de funcțiile fiecărui departament.
Vă oferim mostre de comenzi tipice pentru modificări în programul personalului întreprinderii.
Se notează data introducerii unei noi poziții în stat:
Documentul indică persoanele pentru care este valabilă reducerea și data intrării în vigoare a acesteia:
În acest caz, se notează numele noului nume:
Este important să anunțați angajații cu privire la modificări următorul document:
Ordinul notează cum și când se va modifica tariful:
Posturile excluse sunt enumerate:
După cum sa menționat deja, este de dorit să se introducă modificări semnificative în forma elaborării și aprobării unui nou document. În acest caz, numărul programului va urma celui acceptat anterior. Orarul se aprobă conform comanda acceptata bazat ordine generală.
Cu ajutorul unui tutorial video, puteți învăța cum să faceți corect modificări la tabelul de personal în programul ZUP 3.0:
Modificările la tabelul de personal sunt efectuate pe baza unui ordin adecvat, întocmit într-o formă arbitrară și care conține informații despre motivul modificărilor.
Actul local la întreprindere, care determină structura organizatorică și de personal, este masa de personal. Este utilizat la încheierea contractelor de muncă și planificarea în întreprindere. În desfășurarea activităților în companie pot apărea ajustări, care ar trebui reflectate în tabelul de personal. În aceste scopuri, se utilizează un ordin pentru modificarea tabelului de personal.
Modificările pot fi sau nu semnificative. În primul caz, se recomandă întocmirea unui nou tabel de personal. Dacă modificările nu sunt la scară largă, atunci acestea pot fi emise folosind ordinea capului.
Pentru un astfel de document, legislația nu stabilește nicio formă anume. Poate fi întocmit cu antet, totuși, este necesar să folosiți un set detaliile necesare.
Crearea unei comenzi trebuie să înceapă din partea de sus a paginii. Deci este indicat numele complet al companiei, puteți pune aici și numele prescurtat între paranteze. Apoi, pe rândul următor, este scris cuvântul „Comanda”, numărul său în funcție de cronologia creației, iar apoi pe rândul următor - un rezumat al conținutului documentului.
De exemplu, ar putea fi „La efectuarea de modificări în tabelul de personal al companiei”. În continuare linie nouă pe o parte a paginii este indicată data înregistrării, iar pe cealaltă, locul (orașul).
Apoi începe textul documentului. În primul rând, este necesar să se indice motivele pentru care s-a luat decizia schimbării tabloului de personal.
Aici, în text, este de dorit să se pună o referință la act intern(procesul verbal al ședinței participanților societății sau decizia unicului participant), prin care s-a făcut un astfel de pas. Tot în această parte a documentului, trebuie să specificați detaliile tabelului de personal (numărul și data acestuia), în care se fac modificări.
Apoi se notează cuvântul „Comand”, după care modificările care trebuie făcute în document sunt fixate punct cu punct.
În funcție de necesități, acestea pot conține indicații de:
După aceea, se indică de la ce dată va intra în vigoare noul program. În cazul în care nu este specificată data, atunci se consideră că acest lucru se întâmplă din momentul aprobării comenzii.
Atenţie! De asemenea, este necesară desemnarea angajaților responsabili care vor întocmi documentele necesareși anunță angajații care vor fi afectați de aceste modificări.
Ordinul este aprobat de șeful companiei. De asemenea, mai jos este necesar să se prevadă coloane separate în care vor semna persoanele menționate în document.
Unul dintre principalele documente care reglementează politica de personal în organizarea oricărui statut juridic este masa de personal. În conformitate cu acest document, sunt recrutați specialiști și manageri de toate nivelurile, sunt stabilite salariul și alte plăți ale acestora (bonusuri, plăți suplimentare), personalul este repartizat pe departamente și sunt urmărite posturile vacante.
Personalul este de obicei aprobat pentru un an. Se presupune că o echipă de câți specialiști și la ce nivel poate implementa un plan de afaceri sau sarcini planificate pentru anul. Pe baza tabelului de personal se calculează statul de plată pentru perioada de raportare.
Organizația este un „organism viu”, iar pe parcursul anului pot apărea anumite schimbări în structura și sistemul ei, urmând să fie implementate unele sarcini înainte de termen, altele vor necesita eforturi suplimentare si personal, in a treia sarcina, si deci la specialisti, nu va fi nevoie.
Orice deplasare neplanificată a personalului sau modificări ale condițiilor esențiale de muncă ar trebui să fie reflectate în tabelul de personal.
Pe nivel legislativ nu există restricții cu privire la efectuarea de modificări la personal, dar orice modificare a personalului trebuie aprobată la nivelul șefului organizației. Dacă apar modificări în organizație în ceea ce privește mărimea statului de plată aprobat și nu se modifică sistemul de salarizare, nu îl depășește, este suficient să se facă modificări folosind comenzile asupra personalului.
Orice angajat al organizației poate iniția modificări la tabelul de personal. În cazul în care își justifică și dovedește convingător poziția, managerul poate fi de acord să revizuiască tabloul de personal sau să facă modificări temporare. Cel mai adesea, șefii diviziilor structurale se confruntă cu o astfel de nevoie precum introducerea unei noi poziții, schimbarea posturilor sau reducerea acestora.
Ordinul de modificare a documentului vine de la șeful organizației sau împuternicit oficial. Ordinul este întocmit de specialistul căruia îi este încredințată această sarcină.
Acest lucru ar trebui să se reflecte în fișa postului sau în contractul de muncă din secțiunea „ responsabilități funcționale" sau în prin comandă specială cu privire la numirea unei persoane responsabile cu întocmirea tabloului de personal.
În mod tradițional, această activitate este supravegheată de departamentul de personal sau departamentul de planificare și economie. În prezent acest lucru este responsabilitatea departamentului de Resurse Umane sau prin resurse umane. Specialistul HR elaborează un document care este convenit cu șefii următoarelor unități structurale:
După aprobare, documentul este supus aprobării șefului. Ar trebui să fie revizuită și de șeful departamentului în care s-au făcut modificările. 
Se efectuează modificări ale tabelului de personal:
Trebuie avut în vedere faptul că ordinul introduce modificări în cadrul actualului tablou de personal pe baza fondului de salarii aprobat.
Documentul trebuie să indice cu ce cheltuială se va calcula salariul pentru noua funcție. Acest lucru este posibil dacă sunt posturi vacante sau dacă unul dintre posturi este redus.
De exemplu, trebuie să introduceți un post suplimentar de șofer. Lista de personal a aprobat 4 tarife pentru sofer, este necesara introducerea a 5-a tarif pentru nevoile companiei. Șeful organizației îl instruiește pe șeful departamentului de management al resurselor umane să elaboreze o propunere despre cum se poate face acest lucru în cadrul actualului tabel de personal.
În statul de personal aprobat există un post vacant de lăcătuș categoria a IV-a, al cărui salariu corespunde postului nou introdus de șofer. Specialistul HR elaborează un proiect de comandă cu următorul conținut:
„Din cauza necesității operaționale comand:
În alt caz, un post este redus într-un departament și se introduce un nou post în aceeași unitate sau în altă unitate. Dacă posturile sunt egale, atunci salariul de la unul este transferat la altul, acest lucru nu afectează fondul de salarii în ansamblu, prin urmare este suficient să se introducă modificări prin ordin.
În cazul în care modificările aduse tabelului de personal afectează un angajat care lucrează în organizație, este necesar să semnați cu acesta acord suplimentar . Trebuie să indice care conditii esentiale munca s-a schimbat cu salariatul sau ce muncă suplimentară i se încredințează.
De exemplu, au introdus postul de specialist în managementul riscurilor în tabelul de personal pe cheltuiala postului vacant de contabil și au decis să îl instruiască pe economistul departamentului financiar și economic să efectueze lucrări în această funcție în ordinea combinării. Este necesar să se întocmească următoarele documente:
Un acord suplimentar și o copie a ordinului sunt depuse în dosarul personal al angajatului. Înregistrare în cartea de munca neprodus.
În cazul în care un angajat este angajat pentru Pozitie nouaîn termenii combinației interne, ei semnează un separat contract de munca, care precizează toate condițiile:
Se emite un ordin de angajare part-time. O înscriere în carnetul de muncă se face la cererea lucrării. 
În al treilea caz, dacă postul este redus, iar salariatul este transferat în altul, nou introdus, se întocmesc următoarele documente:
Copiile comenzilor personale sunt întotdeauna depuse în dosarele personale ale angajaților. O înscriere privind transferul sau concedierea conform acestui articol trebuie făcută în carnetul de muncă.
