مكان خاص في كل منظمة تحتلها التنظيمية الوثائق الإدارية، يسجلون حل المشكلات التنظيمية والإدارية، في هذه المقالة سنتعرف على المستندات التي تعتبر وثائق إدارية، وكيف تختلف عن بعضها البعض، وكذلك كيفية إعداد الوثائق الإدارية.
الأساس القانوني لتنفيذ الوثائق التنظيمية والإدارية هو:
أنظمة؛
تعليمات معينة من السلطات العليا؛
القيام بالأنشطة التنفيذية لإنجاز المهام الموكلة إليه؛
الحاجة إلى التنظيم القانوني لكامل عمل جهاز الإدارة.
الوثائق الإدارية تشمل:
حلول- عمل قانوني، هيئة استشارية أو جماعية من الوزراء واللجان والإدارات، من أجل حل القضايا الأساسية لأنشطتهم العمالية؛
أنظمة– قانون قانوني تعتمده هيئات الحكومة المركزية من أجل حل المهام الأساسية التي تواجهها هذه الهيئات ووضع قواعد السلوك؛
الاتجاهات- عمل قانوني صادر عن السلطات تسيطر عليها الحكومةلحل القضايا ذات الطبيعة المنهجية والإعلامية؛
طلبات– قانون قانوني يصدر عن رؤساء الهيئات الحكومية لحل المهام التشغيلية والرئيسية التي تواجهها هذه الهيئات؛
طلبات- عمل قانوني يصدره الرئيس وحده لحل المشاكل التشغيلية.
الفرق بين هذه الوثائق الإدارية يتكون من:
1. إجراءات حل القضايا المطروحة؛
2. قائمة المسائل التي نظرت فيها.
يعتمد تصنيف الوثائق الإدارية على ترتيب حلها في المسألة قيد النظر:
1. نشرته هيئة واحدة:
س النظام؛
س الاتجاهات.
س أوامر.
2. نشرتها الهيئات الجماعية:
س القرار؛
س اللوائح.
إعداد الوثائق الإدارية عمليا
في نشاط العمل المنظمات التجاريةتُستخدم الوثائق الإدارية في الهيئات التنفيذية الفردية: التعليمات والأوامر الصادرة عن هيئات إدارة الدولة ومديري المؤسسات. يتم إصدار أمر إذا قرر رئيس الشركة أو المدير العام للمؤسسة إصدار إجراء قانوني بناءً على النشاط المستهدف، ففي هذه الحالة من الضروري إعداد أمر. يجب أن يعكس الترتيب أكثر من غيره أسئلة مهمةالتي تتعلق بأنشطة المؤسسة. الغرض من هذا الأمر- وهذا حل لتوضيح المهام التي تواجهها المنظمة. يوافق الأمر على اللوائح والقوائم والتسميات والتقارير وقوائم الأسعار والموظفين بالإضافة إلى نماذج المستندات القياسية. عليك أن تعرف أنه يمكن أيضًا الموافقة على الوثيقة من قبل المسؤولين.
من الناحية العملية، هناك نوعان من الموافقة:
طلب
الهيئات التنفيذية
في كثير من الأحيان، يتم استخدام الموافقة حسب الطلب، لأنها لا تسمح فقط بالموافقة على المستند، ولكن أيضًا للإشارة إلى وقت دخول هذا المستند حيز التنفيذ. قد يمنح الأمر الحق في التوقيع على وثائق مختلفة، وكذلك إلغاء التوكيلات وإنهاء الإجراءات. أنواع مختلفةمنتجات.
متى يتم إصدار الأمر؟
إذا قرر رئيس المنظمة إصدار قانون بشأن القضايا الحالية والتشغيلية للنشاط العمالي للمنظمة، فمن الضروري في هذه الحالة إعداد أمر سيتم إصداره غرض محددباحث عن حل قضايا محددة. كقاعدة عامة، يتعلق الأمر بدائرة ضيقة فقط من الموظفين، وليس لديه فترة صلاحية طويلة.
متى يتم إعداد التعليمات؟
في الأساس، يتم إصدار التعليمات من قبل هيئات إدارة الدولة، ومع ذلك، يحق للمدير أيضًا إصدارها هذا النوعوثيقة. يجوز إصدار هذه التعليمات بشأن مسائل ذات طبيعة إعلامية أو إدارية أو تشغيلية،
تحضير الحل
إصدار القرار يتعلق فقط بالقضية الأساسية للمنظمة. عند اتخاذ القرار يجب أن تأخذ في الاعتبار نص القرار الذي يتكون من جزء إداري وجزء بياني. يتضمن الجزء الإداري اسم الهيئة الجماعية التي يجب عليها اتخاذ القرار اللازم.
خصوصيات تسجيل الوثائق الإدارية
حق التوقيع له الوحيد وكالة تنفيذية(المدير، المدير العام، الرئيس)؛
الوثائق الإداريةمشتركة؛
تتكون الوثيقة الإدارية من جزأين: نصي وإداري؛
تدخل هذه الوثيقة حيز التنفيذ اعتبارًا من تاريخ التوقيع؛
وثيقة إداريةله تأثير طويل المدى، ويمكن أيضًا أن يكون بطبيعته لمرة واحدة؛
يجب أن تحتوي كل وثيقة إدارية على بند بشأن إحضار هذه الوثيقة إلى المنفذ؛
فترة التنفيذ من هذه الوثيقةالمشار إليها من حيث الفترات الزمنية في الأيام التقويميةقد يكون لهذه الوثيقة أيضًا تاريخ تنفيذ واضح؛
وثيقة التوزيعمن الممكن التغيير أو الإلغاء بموجب وثيقة إدارية أخرى؛
يجب تسجيل الوثائق الإدارية المنفذة.
تتكون الوثائق من العناصر الفردية، والتي تسمى عادة تفاصيل من خطوط العرض. شرط - مطلوب، ضروري). مجموعة تفاصيل الوثيقة تعكس شكلها.
لذلك، لكي تحقق الوثيقة غرضها، يجب أن يتم إعدادها وفقًا للنموذج المعتمد لهذه الفئة من المستندات. تعتمد قوتها الإثباتية (القانونية) على اكتمال وجودة تنفيذ المستندات، لأنها بمثابة دليل وتأكيد حقائق محددة، الظواهر، الأحداث.
من 1 يناير 1991 حتى الوقت الحاضر، تم تقديم معيار التوثيق التنظيمي والإداري GOST 6.38-90، والذي يستخدم في تصميم الأنشطة التنظيمية والإدارية والتنفيذية للهيئات سلطة الدولةوالإدارة، وكذلك المؤسسات والمنظمات التابعة لهم. يحدد هذا المعيار 31 تفاصيل (يظهر موقعها في المخططات في الملحقين 1 و2).
تتمتع الوثيقة بالقوة القانونية في حالة وجود التفاصيل المطلوبة لهذا النوع من المستندات. على سبيل المثال، التفاصيل المطلوبة للرسالة هي اسم المنظمة والعنوان البريدي والمرسل إليه وعنوان النص والتاريخ والفهرس والنص والتوقيعات ولقب الفنان ورقم هاتفه.
في عملية إعداد ومعالجة المستند، يمكن استكمال تكوين التفاصيل بتفاصيل أخرى إذا كان ذلك مطلوبًا لغرض المستند ومعالجته وما إلى ذلك.
تجدر الإشارة إلى أن المستندات يتم إعدادها غالبًا على نوعين من النماذج: نموذج خطاب الخدمة ونموذج موحد لجميع المستندات الأخرى. تحتوي هذه النماذج على مجموعة ثابتة من التفاصيل الدائمة ذات ترتيب طولي أو زاوي. يتم إنتاجها على الورق بتنسيقات A3 (297 × 420 مم)، A4 (210 × 297 مم)، A5 (148 × 210 مم).
يتم إصدار المستندات المعدة نيابة عن منظمتين أو أكثر بدون نموذج.
تسجيل تفاصيل الوثيقة
1. صورة شعار الدولة. يتم وضع هذه الصورة على الهامش العلوي للوثائق والخطابات الإدارية.
2. شعار المنظمة. يتم إصداره أسفل شعار الدولة وأيضًا في الحقل العلوي من المستند.
3. صورة الجوائز. لم يتم إلغاء هذه السمة، ولكنها غير مستخدمة حاليًا في المستندات.
4. رمز المنظمة حسب التصنيف الروسي للشركات والمنظمات. يتم إصداره على شكل أرقام في الجزء العلوي الأيمن من الصفحة الأولى من المستند (إذا تم تعيين مثل هذا الرمز).
5. رمز الوثيقة وفقا للمصنف الروسي لوثائق الإدارة. ويتم إصداره أيضًا على شكل أرقام في الجزء العلوي الأيمن من المستند (إذا لزم الأمر).
6. اسم الوزارة أو الإدارة العليا. يتم وضعها في الجزء العلوي من المستند على ورق الشركات الحكومية التي تخضع لتبعية الإدارات.
8. اسم الوحدة الهيكلية. يتم وضعها أسفل اسم المنظمة في حالة إصدار المستندات من قبل الأقسام الهيكلية للمنظمات.
9. فهرس شركة الاتصالات، العنوان البريدي والبرقي، رقم المبرقة، رقم الفاكس، رقم الهاتف، رقم الحساب البنكي. اسم المنظمة موضح أدناه. على سبيل المثال: 630011، نوفوسيبيرسك، ش. كيروفا، 76 سنة، هاتف. 72-12-66، فاكس 12-01-66، حساب رقم.
10. اسم نوع الوثيقة. يجب أن يتوافق عنوان المستند مع محتوى إجراء الإدارة الموثق.
11. التاريخ. يتم إصدارها بالأرقام العربية في يوم التوقيع أو إصدار وثيقة أو عقد اجتماع أو مجلس إدارة أو إرسال أو استلام وثيقة. على سبيل المثال: 01/06/97. ويجوز الإشارة أولاً إلى السنة ثم الشهر واليوم من الشهر، على سبيل المثال: 97/01/29. في نصوص المستندات التي تحتوي على معلومات ذات طبيعة مالية، يجوز استخدام الطريقة اللفظية الرقمية لتنسيق التواريخ، على سبيل المثال: 30 يناير 1997.
12. الفهرس. يتكون فهرس المستندات التي تم إنشاؤها واستلامها من رقم تسلسلي (من بداية السنة التقويمية)، والذي يمكن استكماله بفهرس وفقًا لتسمية الحالات، وفهرس للمصنف المستخدم (المراسلون، قضايا الأعمال، إلخ). ). في الوثائق التي تم تجميعها بشكل مشترك من قبل عدة منظمات، تتم الإشارة إلى فهارس تسجيل المؤلفين من خلال شرطة مائلة بالترتيب الذي تمت الإشارة به إلى المؤلفين في الوثيقة (من اليسار إلى اليمين).
14. مكان إعداد الوثيقة أو نشرها. تشير كافة المستندات، باستثناء الرسالة الرسمية، إلى موقع المؤسسة التي تقوم بإنشاء المستند. على سبيل المثال:؟. نوفوسيبيرسك: منطقة نوفوسيبيرسك، ص. راضي.
15. ختم تقييد الوصول إلى المستندات. يتم وضعه على الجانب الأيمن من أعلى الصفحة الأولى من المستند. إذا كان الختم "من أجل الاستخدام الرسمي"، لا يمكن استخدام هذا المستند إلا في العمل. يتم تسجيل هذه الوثائق بشكل منفصل عن غيرها. إذا تمت الإشارة إلى الختم "السري"، فلا يمكن إلا لدائرة معينة من الموظفين الحاصلين على تصريح خاص العمل مع هذه الوثيقة. يتم العمل مع المستندات السرية وفقًا لتعليمات منفصلة مألوفة لدى جميع الموظفين الذين لديهم إذن بالعمل مع هذه المجموعة من المستندات.
16. المرسل إليه. يتم توجيه المستندات إلى المنظمة أو أقسامها الهيكلية أو مسؤول معين. عند توجيه وثيقة إلى منظمة أو وحدتها الهيكلية دون الإشارة إلى مسؤول، يتم كتابة أسمائهم في الحالة الاسمية. على سبيل المثال:
وزارة الثقافة
الاتحاد الروسي
إدارة حالة
عند إرسال مستند إلى مسؤول، يُشار إلى اسم المنظمة في الحالة الاسمية، ومنصب المرسل إليه ولقبه - في حالة الأصل. على سبيل المثال:
وزارة التعليم العام والمهني في الاتحاد الروسي
إدارة حالة
المتخصص الرائد A. I. بيتروف
عند توجيه وثيقة إلى رئيس المنظمة، يتم تضمين اسمها في عنوان المنصب والمرسل إليه. على سبيل المثال:
إلى الرئيس التنفيذيجمعية "أجروبروم"
إيفانوف آي.
عند إرسال مستند إلى عدة منظمات متجانسة، يجب الإشارة إليها بشكل عام. على سبيل المثال:
رؤساء إدارات المناطق الإقليمية
تتم الإشارة إلى العنوان البريدي الكامل عند إرسال مستند إلى مراسلين لمرة واحدة. على سبيل المثال:
هيئة التحرير للمجلة " عالم جديد»
103806، نظام الأفضليات المعمم، موسكو، K-6، حارة مالي بوتينكوفسكي، 1/2
يجب ألا تحتوي الوثيقة على أكثر من أربعة مرسلين. يجب توقيع كل نسخة من هذه الوثيقة. عند إرسال مستند إلى أكثر من أربعة عناوين، يتم تجميع قائمة بريدية، ويتم الإشارة إلى مرسل إليه واحد فقط في كل نسخة من المستند.
لا يتم وضع كلمة "نسخة" قبل المرسل إليه الثاني والثالث والرابع.
عند إرسال مستند إلى شخص عادي، قم أولاً بالإشارة إلى العنوان البريدي، ثم اللقب والأحرف الأولى للمستلم، على سبيل المثال:
630102، نوفوسيبيرسك،
شارع. ميرا، 11، شقة. 12
جوليايف أ.ن.
17. ختم الموافقة على الوثيقة. يتم وضع ختم الموافقة على الوثيقة في الجزء العلوي الأيمن من الصفحة الأولى من الوثيقة ويتكون من كلمة "الموافقة"، واسم منصب الشخص الذي يوافق على الوثيقة، والتوقيع الشخصي، ونسخها وتاريخها، مثال:
انا اعتمدت
نائب رئيس الإدارة أ.إيفانوف
عندما تتم الموافقة على مستند من قبل رئيس منظمة أعلى أو طرف ثالث، يتم تضمين اسم المنظمة في المسمى الوظيفي، على سبيل المثال:
انا اعتمدت
وزير عام و
التعليم المهني
V. G.Dyakin
إذا تمت الموافقة على مستند بقرار أو مقرر أو أمر أو بروتوكول، فإن ختم الاعتماد يتكون من كلمة "موافق عليه" واسم المستند في حالة الجر وتاريخه ورقمه، على سبيل المثال:
موافقة
بأمر من مدير المدرسة" 02.20.97 رقم 34
موافقة
محضر الاجتماع
العاملين في المدرسة
18. القرار. يوفر القرار تعليمات لتنفيذ القرار أو القرار وما إلى ذلك، المسجلة في الوثيقة. يجب أن يتضمن القرار العناصر التالية: اسم المؤدي (المؤدين)، محتويات الأمر، الموعد النهائي، التوقيع، التاريخ. إذا كان هناك عدة أسماء في القرار، يتم الإشارة إلى المنفذ المسؤول، وإذا لم تكن هناك مثل هذه التعليمات، فإن الشخص المذكور أولاً في القرار هو المنفذ. وفي المستندات التي لا تتطلب تعليمات إضافية للتنفيذ، يشير القرار إلى المنفذ وتوقيع صاحب القرار والتاريخ.
19. عنوان النص. يشار إلى ملخص محتويات الوثيقة في عنوان النص. وينبغي أن تكون مختصرة وموجزة قدر الإمكان، وأن تنقل بدقة معنى النص. يجب أن يكون العنوان متسقًا نحويًا مع عنوان الوثيقة، على سبيل المثال: الأمر (حول ماذا؟) "حول نتائج العمل للنصف الأول من عام 1997"؛ محضر (ماذا؟) "اجتماعات المجلس التربوي".
يُسمح بعدم تقديم عنوان للنص الموجود على المستندات مقاس A5.
20. علامة التحكم. يتم تحديد الموعد النهائي لتنفيذ المستندات في قرار المدير، وإذا لم يتم تحديده، يتم تحديد مدة مستند المراقبة بشهر واحد أو كما هو موضح في المستند.
21. النص. يمكن صياغة نصوص الوثائق على شكل استبيان، أو جدول، أو يمكن أن تكون نصًا حرًا، أو مجموعة من النماذج المختلفة. إذا كان النص المتصل يحتوي على عدة قرارات واستنتاجات وما إلى ذلك، فيجب تقسيمه إلى أقسام وأقسام فرعية وفقرات مرقمة بالأرقام العربية.
في الوثائق الإدارية، يتم تقديم النص بصيغة المتكلم المفرد ("أقرر"، "أقترح"، "أطلب"). في الوثائق الإدارية للهيئات الجماعية، يتم تقديم النص بصيغة الغائب المفرد ("يقرر"، "يقرر"). في الوثائق الإدارية المشتركة، يتم تقديم النص بصيغة الجمع بضمير المتكلم ("أمر"، "قرر").
يُعرض نص البروتوكول بصيغة الجمع بضمير الغائب ("استمع"، "تكلم"، "قرر").
في الوثائق التي تحدد الحقوق والالتزامات (اللوائح والتعليمات)، وكذلك التي تحتوي على وصف أو تقييم للحقائق (الأفعال والشهادات)، يتم استخدام شكل عرض النص بضمير الغائب المفرد أو الجمع ("القسم ينفذ المهام"). ، "تشمل الإدارة"، "العمولة المنشأة").
يتم استخدام أشكال العرض التالية في الرسائل: ضمير المخاطب بصيغة الجمع ("يرجى الإرسال")، ضمير المخاطب بصيغة المفرد ("أعتبر ذلك ضروريًا"، "يرجى التمييز")، ضمير المخاطب بصيغة المفرد ("الإدارة لا تعترض"، "اللجنة" في الاقتصاد يعتبر ذلك ممكنا")،
22. علامة على وجود التطبيق. إذا كان المستند يحتوي على مرفقات مسماة في النص، فسيتم تدوين ملاحظة عنها النموذج التالي:
التطبيق: لمدة 10 لتر. في 3 نسخ.
إذا لم يتم تسمية التطبيقات في النص، فمن الضروري إدراج أسمائها وعدد الأوراق ونسخ كل منها. على سبيل المثال:
التطبيقات: 1. جدول التوظيف لـ 4 أوراق. في 3 نسخ. 2. تقدير التكلفة لـ 3 لترات. في 3 نسخ.
يجب وضع علامة في الزاوية اليمنى العليا على ملحق المستند الإداري تشير إلى اسم المستند الإداري وتاريخه ورقمه. على سبيل المثال:
طلب
إلى القرار
الإدارة الإقليمية
23. التوقيع. تتضمن هذه التفاصيل اسم الدولار
هوية الشخص الموقع على الوثيقة (كاملة، إذا كانت الوثيقة
لم تصدر على النموذج، ومختصرة على الوثيقة الصادرة
الرقم الموجود على النموذج) والتوقيع الشخصي ونصه. على سبيل المثال:
مدير التصميم والبناء
ومعهد التكنولوجيا
الأنظمة الآلية
توقيع التحكم
ن.أ.سيرجيف
مدير المعهد التوقيع N. A. سيرجيف
عند التوقيع على مستند من قبل العديد من المسؤولين، يتم وضع توقيعاتهم واحدًا تلو الآخر بالتسلسل المطابق للمنصب الذي يشغلونه. على سبيل المثال:
التوقيع التوقيع
V.V.Volkov V.M.Semenova
مدير المصنع - كبير المحاسبين
عند التوقيع على مستند من قبل عدة أشخاص ذوي مناصب متساوية، يتم وضع توقيعاتهم على نفس المستوى. على سبيل المثال:
نائب وزير الاتصالات في الاتحاد الروسي
نائب وزير النقل في الاتحاد الروسي
يتم وضع علامات الموافقة أسفل سمة "التوقيع" أو على ورقة موافقة منفصلة.
ملحوظة. يجب أن تشير تفاصيل "التوقيع" و"ختم الموافقة" و"ختم الموافقة" إلى الوضع الفعلي للشخص الذي وافق على الوثيقة أو وافق عليها، والأحرف الأولى من اسمه ولقبه. لا يجوز وضع حرف الجر "ل" أو الشرطة المائلة قبل المسمى الوظيفي.
25. التأشيرات. عندما يتم التصديق على مستند، بالإضافة إلى التوقيع الشخصي، يتم توفير نسخة منه وتحديد التاريخ. إذا لزم الأمر، قم بالإشارة إلى موقف حامل التأشيرة. على سبيل المثال:
(كيرسانوفا)
التوقيع 20/01/97
التوقيع A.A.Petrov التوقيع A.V.Smirnov
24. ختم الموافقة . مكونة من كلمة "متفق عليه"
عنوان منصب الشخص الذي تم الاتفاق معه على الوثيقة (بما في ذلك اسم المنظمة)، والتوقيع الشخصي، ونصها وتاريخها. على سبيل المثال:
متفق
رئيس القسم
المهنية الأولية
وزارة التربية والتعليم العامة
والتعليم المهني
إي يا بوتكو
إذا تمت الموافقة من قبل هيئة جماعية أو عن طريق رسالة، يتم وضع ختم الموافقة على النحو التالي:
متفق
بروتوكول الاجتماع. . .
المجلس التربوي 10/02/97. رقم 5
أو متفق عليه
رسالة الأرشيف الرئيسي للاتحاد الروسي 10,02,97 رقم 01-4/270
2. رئيس اللجنة
للمحترفين الأولي
تعليم
يا.يا.بورجينو
وفي الكتب الرسمية يتم تأييد نسخة منها، وتبقى في ملف المنظمة. تعتمد في الأوامر والتعليمات والقرارات النسخة الأولى (الأصلية).
26. طباعة. على الوثائق التي تثبت حقوق المسؤولين، وتسجيل حقيقة الإنفاق مالوالأصول المادية، وكذلك المنصوص عليها بشكل خاص في الإجراءات القانونية، يجب أن يكون توقيع الشخص المسؤول مصدقًا بختم (ختم، مستدير). يجب وضع طبعة الختم بطريقة تغطي جزءًا من المسمى الوظيفي للشخص الموقع على الوثيقة. على سبيل المثال:
رئيس القسم
م.ب. جي في سيدوروف
27. وضع علامة على التصديق على نسخة من الوثيقة. عند التصديق على نسخة من المستند، تحت شرط "التوقيع"، ضع نقش التصديق "صحيح"، واسم منصب الشخص الذي صدق على النسخة، وتوقيعه الشخصي، ونسخها، وتاريخ التصديق. على سبيل المثال:
أ.س.سميرنوف
مهندس موارد بشرية
عند إرسال نسخ من المستندات إلى منظمات أخرى أو تسليمها، يتم التصديق على توقيع الشهادة بختم.
28. اسم عائلة المؤدي (المترجم) ورقم هاتفه.
وهي موجودة على الجانب الأمامي، أو في حالة عدم وجود مساحة، على الجانب الخلفي من الورقة الأخيرة من المستند في الزاوية اليسرى السفلية. على سبيل المثال:
أكسينوف 22-50-32
29. مذكرة بشأن تنفيذ الوثيقة وإرسالها إلى الملف.
ويجب أن تتضمن هذه العلامة المعلومات التالية:
معلومات موجزة عن التنفيذ أو، إذا كان هناك وثيقة مقابلة، رابط لتاريخه ورقمه؛
عبارة "فديلو"؛
رقم الملف الذي سيتم تخزين المستند فيه.
يجب أن تكون مذكرة تنفيذ الوثيقة وإرسالها إلى الملف موقعة ومؤرخة من قبل منفذ الوثيقة أو رئيس الوحدة الهيكلية التي تم تنفيذ الوثيقة فيها.
30. ضع علامة على نقل البيانات إلى وسائط الجهاز. يتضمن الإدخال "المعلومات المنقولة إلى وسائط الآلة"، توقيع الشخصالشخص المسؤول عن نقل البيانات وتاريخ النقل.
31. ضع علامة عند استلام الوثيقة. وهو موجود في أسفل الورقة الأولى من المستند ويتضمن الاسم المختصر للمنظمة التي تتلقى المستند وتاريخ استلام المستند وفهرسه.
متطلبات الوثيقة
يتم إنتاجها باستخدام أجهزة الطباعة
تتم طباعة نص المستندات في نماذج تنسيق A4 مع تباعد سطر ونصف، على نماذج تنسيق A5 - مع تباعد سطر واحد. يمكن طباعة نصوص المستندات المعدة للطباعة بمسافة سطرين.
تتم طباعة التفاصيل (باستثناء النص) المكونة من عدة أسطر مع تباعد سطر واحد. يتم فصل الأجزاء المتبقية من تفاصيل "المرسل إليه" و"ختم الموافقة" و"علامة وجود الطلب" و"ختم الموافقة" عن بعضها البعض بمسافة سطر ونصف إلى سطرين. على سبيل المثال:
متفق
رئيس المنظمة
L. I. بيتروف
يتم فصل تفاصيل المستند عن بعضها البعض بمسافة سطرين أو ثلاثة أسطر.
تتم طباعة اسم نوع المستند بأحرف كبيرة.
تتم طباعة نص التوقيع في سمة "التوقيع" على مستوى السطر الأخير من المسمى الوظيفي دون مسافة بين الأحرف الأولى من الاسم واللقب.
الحد الأقصى لطول السطر للتفاصيل متعددة الأسطر هو 28 حرفًا. إذا زاد عنوان النص عن 150 حرفاً (خمسة أسطر)، فيمكن تمديده إلى حافة الهامش الأيمن. لا توجد فترة في نهاية العنوان.
عند طباعة المستندات، يتم استخدام ثمانية مواضع قياسية لعلامات التبويب:
0 - من حد الهامش الأيسر لطباعة التفاصيل "العنوان إلى النص"، "النص" (بدون فقرات)، "علامة وجود تطبيق"، "اسم عائلة المؤدي ورقم هاتفه"، " علامة على تنفيذ المستند وإرساله إلى القضية ""، اسم الوظيفة في التفاصيل "التوقيع" و"ختم الموافقة"، ونقش الشهادة "صحيح"، وكذلك عبارة "استمع"، " "تكلم"، "قرر"، "قرر*"، "أطلب"، "أقترح"؛
إذا كان هناك العديد من علامات الموافقة والموافقة، فسيتم وضعها على نفس المستوى في صفوف رأسية، بدءًا من الموضعين 0 و5 من أداة الجدولة.
إذا كان نص المستند يحتوي على ملاحظات أو إشارة إلى المستند الذي كان بمثابة أساس لنشره، مع تمييزه في فقرة منفصلة، تتم طباعة الكلمتين "ملاحظة" و"قاعدة" من الموضع 0 في الجدولة، ويتم طباعة الكلمات "ملاحظة" و"قاعدة" من الموضع 0 في الجدولة، تتم طباعة النص المتعلق بهم مع تباعد سطر واحد.
عند إعداد المستندات على صفحتين أو أكثر، يجب ترقيم الصفحات الثانية والصفحات اللاحقة. توضع أرقام الصفحات في منتصف الهامش العلوي للورقة بالأرقام العربية دون كلمة "صفحة" ("صفحة") وعلامات الترقيم.
متطلبات النماذج
يتم تحديد تكوين التفاصيل وترتيب ترتيبها في النموذج بواسطة GOST 6.38-90.
يمكن أن تكون النماذج من نوعين: نموذج للرسائل ونموذج عام لأنواع أخرى من المستندات التنظيمية والإدارية. يُسمح بإنتاج نماذج لأنواع محددة من المستندات إذا تم إنشاء أكثر من 200 من هذه المستندات سنويًا.
هناك تنسيقان للنماذج - A4 وA5 وفقًا لـ GOST 9327. يتم إنتاج نماذج كل نوع بناءً على الترتيب الزاوي أو الطولي للتفاصيل. موقع التفاصيل على النماذج وأحجامها موضح في الملحق. 1.1 و 1.2.
في نماذج المستندات، يتم وضع تفاصيل جزء الرأس بطريقة مركزية (تتم إزالة بداية ونهاية كل سطر من التفاصيل من حدود المنطقة) أو علامة (يبدأ كل سطر من التفاصيل من الحد الأيسر للمنطقة ) طريقة.
يتم وضع صورة شعار الدولة على النماذج ذات الترتيب الزاوي للتفاصيل في الحقل العلوي من النموذج أعلى منتصف سطور اسم المنظمات، وعلى النماذج ذات الترتيب الطولي للتفاصيل - في وسط الحقل العلوي . يجب ألا يتجاوز قطر الصورة 20 ملم.
يجب أن يتوافق اسم المنظمة (الكامل أو المختصر أو المختصر) والسلطات العليا وكذلك الوحدة الهيكلية مع الأسماء التي تحددها الأفعال القانونية ذات الصلة. يمكن طباعة اسم الوحدة الهيكلية بشكل مطبعي وكتابي على الآلة الكاتبة.
ينبغي أن تستخدم كشعار للمنظمة علامة تجارية(علامة الخدمة)، مسجلة وفقا للإجراء المعمول به. يجب أن تكون صورة الشعار موجودة على مستوى اسم المؤسسة.
التفاصيل التالية موضحة على الورق ذي الرأسية: "فهرس شركة الاتصالات، العنوان البريدي والبرقي، رقم المبرقة (برقية المشترك)، رقم الهاتف، رقم الحساب البنكي"، "التاريخ"، "الفهرس"، "رابط إلى الفهرس والتاريخ" من المستند الوارد "،" رمز الحرف وفقًا لـ OKUD "،" رمز المؤسسة وفقًا لـ OKPO".
التفاصيل التالية موضحة في النماذج العامة: "التاريخ"، "الفهرس"، "مكان التجميع أو النشر"، "رمز المنظمة وفقًا لـ OKPO".
عند طباعة النماذج، يجب استخدام الخطوط المطبعية التي يتراوح حجمها من 6 إلى 16 نقطة وفقًا لـ GOST 3489.2 وGOST 3489.6 وGOST 3489.10 وGOST 3489.33. لتصميم دعائم “اسم المؤسسة” يسمح باستخدام الخطوط المرسومة يدوياً من 6 إلى 24 نقطة.
يجب أن تحتوي نماذج المستندات على هوامش: اليسار - 20 مم، الأعلى - 10 مم على الأقل، اليمين والأسفل - 8 مم على الأقل.
يجب طباعة نماذج المستندات على ورق أبيض أو ورق فاتح اللون بأحبار غنية الألوان تسمح بنسخ المستندات باستخدام أدوات الطباعة عبر الإنترنت.
عند طباعة أجزاء استنسل من النص على النماذج، يجب أن تكون قواعد الأسطر المتجاورة التي يتم إدخال النص المكتوب فيها على مسافة مضاعفة لتباعد الأسطر في الآلات الكاتبة.
يتم تطبيق العلامات المقيدة للحقول والتفاصيل الفردية على النموذج في شكل زوايا أو تسميات أخرى. يُسمح بوضع علامات على نماذج الطي ولثقب الثقوب باستخدام اللكمات.
عند إنشاء مستند بعدة لغات، يجب تكرار تفاصيل النموذج بهذه اللغات.
تعد الوثيقة الإدارية عنصرًا مهمًا في العمل المكتبي في أي نشاط تجاري أو تجاري منظمة حكومية. سنخبرك في مقالتنا عن أنواع المستندات الإدارية الموجودة، وما هو الإجراء الخاص بتنفيذها وتخزينها. بعض الأمثلة على الوثائق الإدارية معروضة هنا أيضًا.
في أي منظمة، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني، وهيكل الإنتاج وطبيعة النشاط، يمكن تنفيذ الإجراءات التنفيذية والإدارية مع نشر الوثائق ذات الصلة.
من خلال وثيقة إدارية، تضمن الهيئة الإدارية للمؤسسة تنفيذ المهام الموكلة، على وجه الخصوص، قد يتعلق الأمر بتعديل الأموال، وتحسين الهيكل التنظيميوطرق أداء الأنشطة الرئيسية للمنظمة والعديد من القضايا الأخرى داخل المؤسسة التي تنشأ في عملية الإنتاج.
تمثل القرارات الواردة في الوثائق الإدارية نظام إدارة رأسي، ينتقل من رئيس المؤسسة إلى الأقسام الهيكلية ومباشرة إلى فناني الأداء (الموظفين). الوثيقة الإدارية لها القوة القانونية وتتعلق الأفعال القانونية، والتي يتم من خلالها حل المشكلات في مجال الإدارة. مخاطبو الوثائق الإدارية: الوحدات الهيكلية وأي مؤسسات محددة والموظفين والمسؤولين الذين تنشأ معهم علاقات إدارية وقانونية معينة. اعتمادًا على الإجراء، يتم تقسيم المستندات الإدارية إلى الأنواع التالية:
بعض أنواع الوثائق الإدارية الأكثر شيوعًا هي:
يجب أن تمتثل كل وثيقة لمتطلبات القوانين التشريعية ويجب ألا تحتوي على أحكام تتعارض مع القانون.
يتم إعداد أي وثائق إدارية بطريقة مماثلة وهي عملية بمرحلة نهائية مختلفة من التسجيل. يوصى بملاحظة إجراءات إعداد ومعالجة المستندات الإدارية في تعليمات إدارة المكاتب في كل منظمة. كقاعدة عامة، يحتوي على تسلسل الإجراءات عند العمل على مسودة المستند والمتطلبات التي تضمن الجانب القانوني للمستند.
بشكل عام، يمكن تقسيم إعداد الوثيقة الإدارية إلى عدة مراحل:
يحدد نوع الوثيقة الإدارية طبيعة محتواها، وهي في نفس الوقت تتكون من جزأين رئيسيين:
يتم إعداد الوثائق الإدارية الموجهة إلى إدارة المؤسسات التي تعتمد أنشطتها على مبادئ وحدة القيادة بصيغة المتكلم المفرد (على سبيل المثال، "أطلب"، "أقترح"، وما إلى ذلك). يجب أن تكون الوثائق الإدارية التي أعدتها الهيئات الجماعية مكتوبة بصيغة الغائب المفرد (على سبيل المثال، "يقرر"، "يقرر"، وما إلى ذلك). تفصل هذه الكلمات الجزء المذكور عن الجزء الإداري وتطبع بخط كبير على سطر منفصل. في الحالات التي يتضمن فيها الجزء الإداري تنفيذ إجراءات مختلفة بمشاركة العديد من فناني الأداء، يجب تقسيمه إلى فقرات منفصلة مرقمة بالأرقام العربية. يجب أن يكون منفذ التنفيذ المحدد مسؤولاً عن تنفيذ كل بند على حدة، والذي يتم الإشارة إليه أيضًا في الجزء الإداري بعلامة الإجراء المحدد والموعد النهائي لتنفيذ الوثيقة. يجب أن يتوافق الموعد النهائي لاستكمال الوثيقة مع حجم العمل المتوقع. وفي الوقت نفسه، يجب أن يؤخذ في الاعتبار الوقت اللازم لنقل المعلومات إلى فنانين محددين. كقاعدة عامة، يتم تحديد تاريخ الاستحقاق لكل مهمة على حدة، ولكن قد يتم تحديده أيضًا المدة الإجماليةالتنفيذ لجميع النقاط المذكورة في الوثيقة الإدارية. توجد في نهاية نص الجزء الإداري قائمة بالوثائق التي فقدت قوتها أو التي تخضع للتغيير فيما يتعلق بنشر قانون جديد. في الوثائق الإدارية مثل القرارات والأوامر والتعليمات، تشير الفقرة الأخيرة إلى الشخص المسؤول عن تنفيذ هذه الوثيقة.
يعتمد تصميم الوثيقة الإدارية على طبيعة المحتوى. وبالتالي، بالنسبة لمواقف الإدارة القياسية، عندما يكون من الضروري إصدار أمر بشأن إنشاء منظمة أو إعادة تنظيمها أو تصفيتها، أو بشأن توزيع أو تغيير المسؤوليات، أو تعديل ميثاق المنظمة، وما إلى ذلك، هناك نموذج موحد ينص على المحتوى اللازم وترتيب ترتيب المعلومات. يتم إعداد الأوامر المتعلقة بالموظفين وفقًا للمتطلبات والنماذج الموحدة التي تمت الموافقة عليها بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 30 أكتوبر 1997 رقم 71 أ. منذ عام 2013 استخدام البيانات أشكال موحدةهو اختياري. يتم تسجيل المستندات الإدارية على نموذج عام بحجم A4. تكوين التفاصيل يشمل:
عند الانتهاء من الوثيقة الإدارية، يجب الاتفاق عليها مع جميع الأشخاص المعنيين (أو المنظمات) والتوقيع عليها. قبل التوقيع تتم الموافقة على المشروع بالتصديق على النسخة الأولى مباشرة من قبل مؤلفه ورئيس الوحدة الهيكلية الذي قدم هذا المشروع للموافقة، كما يتم الاتفاق على الوثيقة من قبل جميع المنفذين المذكورين في الوثيقة والموظفين المسؤولين و محامي. مشروع الوثائق الإدارية التي يتطلب تنفيذها الدعم المالي، يجب أن تكون متسقة مع الخدمات المالية. إذا لم يتم الاتفاق على مسودة أي وثيقة إدارية، فيجب أن تحتوي على استنتاج مسبب. قبل التوقيع على الوثيقة، يتم فحص محتوياتها بعناية، وعلى وجه الخصوص، انتباه خاصيتم إعطاء البيانات الرقمية وأسماء جميع الأطراف المعنية. يتم الاتفاق على مشاريع الوثائق الإدارية التي تعتمدها الهيئات الجماعية (المقررات والقرارات) في الاجتماعات، والتي يمكن خلالها تغيير المحتوى أو استكماله. تتم الموافقة على مسودة الوثيقة النهائية في اجتماع لاحق.
تدخل الوثيقة الإدارية حيز التنفيذ من لحظة إبلاغ المنفذ أو من لحظة التوقيع. يتم التواصل مع فنان الأداء (فناني الأداء) من خلال النسخ والتوزيع وفقًا لقائمة الأطراف المعنية التي أعدها مؤلفو المشروع. يشار إلى تاريخ سريان وفترة صلاحية الوثيقة في كل نسخة من القانون.
تصنيف الوثائق
يتم تصنيف وثائق المؤسسات والمنظمات وفقا للمعايير التالية:
عن طريق تسجيل المعلومات: الرسوم البيانية والمكتوبة والصور والفيديو والصوت ووثائق الأفلام والمستندات على وسائط الكمبيوتر؛
حسب الغرض: الأوامر واللوائح والبروتوكولات والأفعال والمواثيق والرسائل وما إلى ذلك؛
حسب النوع: قياسي (أي إلزامي للاستخدام في منطقة معينة)، تقريبي، استنسل، فردي؛
حسب درجة التعقيد: بسيطة (مخصصة لمسألة واحدة)، معقدة؛
حسب مكان التجميع: خارجي للمنظمة (الواردة والصادرة)، داخلي؛
بحلول المواعيد النهائية: عاجل، غير عاجل؛
حسب النطاق: رسمي (تجاري)، رسمي-شخصي؛
وفقًا لدرجة الدعاية: بدون قيود على الوصول، مع قيود على الوصول بمستويات مختلفة (سري، للاستخدام الرسمي، سري)؛
بالقوة القانونية: النسخ الأصلية والنسخ.
المعايير التي يجب اتباعها عند استخدام إدارة المستندات الإلكترونية.
GOST R 6.30-2003 "النظام الموحد للتنظيم والتنظيم الوثائق الإدارية» يحدد تكوين تفاصيل الوثيقة، ومتطلبات إعداد تفاصيل الوثيقة؛ متطلبات نماذج المستندات (بما في ذلك النماذج الإلكترونية).
GOST R 7.0.8.-2013 "العمل المكتبي والأرشفة - المصطلحات والتعاريف" (تم استبدالها بـ GOST R 51141-98) تحدد مصطلحات وتعريفات المفاهيم الأساسية المستخدمة في مجال العمل المكتبي والأرشفة. يوصى باستخدام المصطلحات التي حددها هذا المعيار في جميع أنواع الوثائق والأدبيات المتعلقة بالعمل المكتبي والأرشفة. دخل حيز التنفيذ في 01/03/2014.
GOST ISO 15489-1:2007 "إدارة المستندات. المتطلبات العامة". وينظم المعيار عمليات إدارة وثائق المؤسسات الحكومية والتجارية والعامة المخصصة للاستخدام الداخلي أو الخارجي، وتتمثل أحكام المعيار في توصيات تتعلق بإنشاء أنظمة إدارة الوثائق، وإدراج المستندات فيها، وكذلك التأكد من أن الأصل تتوافق المستندات مع الخصائص المحددة في المعيار (الأصالة والموثوقية والنزاهة والملاءمة للاستخدام وما إلى ذلك).
GOST 6.10.4-84 "إعطاء القوة القانونية للمستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والمستندات المطبعية التي تم إنشاؤها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر" يحدد متطلبات تكوين ومحتوى التفاصيل التي تعطي القوة القانونية للمستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والمستندات المطبعية. وبما أن المستندات الإلكترونية يتم إنشاؤها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر، فإن أحكام هذا المعيار تنطبق عليها أيضًا.
GOST 6.10.5-87 "أنظمة التوثيق الموحدة. تُستخدم "متطلبات إنشاء نموذج نموذجي" أيضًا عند إنشاء نموذج نموذج لمستند إلكتروني.
غوست آر 52294-2004 " تكنولوجيا المعلومات. إدارة المنظمة. اللوائح الإلكترونية للأنشطة الإدارية والرسمية. "الأحكام الأساسية" تنطبق على أنظمة المعالجة الآلية للمعلومات وإدارتها للمؤسسات والمنشآت والمنظمات، بغض النظر عن شكل ملكيتها وتبعيتها، وتحدد الأحكام الأساسية لإنشاء وتنفيذ وتشغيل وصيانة اللوائح الإلكترونية لأنشطتها الإدارية والرسمية . يجب أن تؤخذ أحكام المعيار في الاعتبار عند إنشاء تقنيات جديدة أو تحسين القائمة لإدارة المنظمة.
الوثائق التنظيمية والإدارية
تتكون الوثائق من عناصر فردية، والتي تسمى عادةً التفاصيل (من الكلمة اللاتينية reguisitum - مطلوب، ضروري). مجموعة تفاصيل الوثيقة تعكس شكلها. لذلك، لكي تحقق الوثيقة غرضها، يجب أن يتم إعدادها وفقًا للنموذج المعتمد لهذه الفئة من المستندات.
تعتمد قوتها الإثباتية (القانونية) على اكتمال وجودة تنفيذ المستندات، لأنها تعمل كدليل وتأكيد لحقائق وظواهر وأحداث محددة.
بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 3 مارس 2003 N 65، تم اعتماد GOST R 6.30-2003 "النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية" ودخل حيز التنفيذ. هذا المعياريحدد تكوين تفاصيل الوثائق التنظيمية والإدارية (ORD)، وقواعد تنفيذها، والموقع على المستندات، ومتطلبات إنتاج النماذج، ومتطلبات تسجيل النماذج مع استنساخ شعار الدولة للاتحاد الروسي، ومعاطف أسلحة الكيانات المكونة للاتحاد.
مصطلح "الوثائق التنظيمية والإدارية"، مثل أي مصطلح آخر، مشروط، ويتضمن عدد الوثائق التنظيمية والإدارية مجموعة واسعة من الوثائق التي يعمل بها أي جهاز إداري. يُعرّف GOST R 51141-98 الوثيقة التنظيمية والإدارية بأنها "نوع وثيقة مكتوبةالذي يسجل القرار الإداري و القضايا التنظيميةوكذلك قضايا الإدارة والتفاعل والدعم وتنظيم أنشطة الهيئات الحكومية والمؤسسات والشركات والمنظمات وأقسامها ومسؤوليها.
وبالتالي، يتضمن ORD الوثائق التنظيمية والقانونية (المواثيق واللوائح والتعليمات والتوصيف الوظيفي والقواعد واللوائح وغيرها)، والوثائق الإدارية (المراسيم والقرارات والتعليمات والأوامر والتعليمات)، والمعلومات والوثائق المرجعية (المراسلات والتقارير والتقارير ملاحظات المكتب، الشهادات، الملخصات، الأفعال، إلخ)، المستندات التعاقدية (الاتفاقيات، العقود، الاتفاقيات، بروتوكولات الخلافات، بروتوكولات تسوية الخلافات، إلخ).
بالنسبة للوثائق الداخلية، التفاصيل التالية مطلوبة: اسم المنظمة، اسم نوع الوثيقة، تاريخ الوثيقة، نص الوثيقة، التوقيع. في الوثائق الشخصية الرسمية، من الضروري أيضًا الإشارة إلى المرسل إليه. بالنسبة للمستندات الخارجية (الواردة والصادرة)، يلزم توفير التفاصيل التالية: اسم المنظمة، البيانات المرجعية عن المنظمة، اسم نوع الوثيقة (ما عدا الحروف)، تاريخ الوثيقة، رقم التسجيلالوثيقة، المرسل إليه، نص الوثيقة، التوقيع، انطباع الختم.
الوثائق التنظيمية
الميثاق عبارة عن مجموعة من القواعد التي تسجل أنشطة المنظمات والمؤسسات والمجتمعات والمواطنين وعلاقاتهم مع المنظمات الأخرى والمواطنين والحقوق والالتزامات في منطقة معينة من الدولة أو النشاط الاقتصادي. تتم الموافقة على المواثيق العامة من قبل أعلى هيئات الدولة والإدارة، ويتم اعتماد مواثيق المنظمات العامة والموافقة عليها من قبل مؤتمراتها. تتم الموافقة على مواثيق مؤسسات ومؤسسات الدولة من قبل السلطات العليا لها (الوزارات والدوائر).
تتم الموافقة على مواثيق المؤسسات البلدية من قبل إدارات المنطقة (المدينة)، والمؤسسات الخاصة - من قبل المالكين والفرق المعنية، ويتم تسجيلها لدى الإدارات الإقليمية والإقليمية والمدنية والحيوية. يجب أن تكون التفاصيل التالية موجودة في تصميم المواثيق: اسم الوزارة، اسم المنظمة، نوع الوثيقة، الفهرس، التاريخ، مكان النشر، ختم الموافقة (في حالة المؤسسة الخاصة، وضح من قام بذلك) تم تسجيله). في سمة "النص"، من الضروري توفير أقسام مثل الأحكام العامة، والوظائف الرئيسية، والحقوق والالتزامات، والإدارة، والعلاقات والاتصالات، والإنتاج والأنشطة الاقتصادية والتجارية، والممتلكات والأموال، والرقابة، والتفتيش والتدقيق، وإعادة التنظيم أو تصفية.
اعتمادا على الشكل ملكية خاصة(الشراكة مع ذات مسؤولية محدودة، شركة مساهمة مغلقة أو مفتوحة، وما إلى ذلك) يتم تغيير وإضافة أقسام في النص. ويتضمن ذلك، على سبيل المثال، أقسامًا مثل رأس المال المصرح به، والأسهم والأوراق المالية، وتوزيع الأرباح، وتكوين الأموال، وما إلى ذلك. بعد النص يتم وضع توقيع الرأس.
اللائحة هي عمل معياري يحدد ترتيب التكوين والهيكل والوظيفة والكفاءة والمسؤوليات وتنظيم عمل نظام الهيئات الحكومية أو هيئة واحدة أو وحدة هيكلية. يجب أن تتضمن المجموعة المنفصلة أحكامًا تنظم مجمل العلاقات التنظيمية وعلاقات العمل وغيرها من العلاقات بشأن قضية معينة.
هناك أحكام قياسية وفردية. يتم تطوير المعايير لنظام المؤسسات والشركات. يجب أن يتضمن نص اللائحة أقسامًا مثل جزء مشترك(الديباجة) والمهام الرئيسية والحقوق وترتيب تكوين وتنظيم العمل وما إلى ذلك حسب طبيعة الوظيفة. يتضمن نموذج نموذج اللائحة التفاصيل التالية: اسم الوزارة، الإدارة، اسم المنظمة، اسم الوحدة الهيكلية، التاريخ، الفهرس، اسم نوع الوثيقة، مكان النشر، ختم الموافقة، عنوان الوثيقة النص، النص، التوقيع، علامة الموافقة.
التعليمات هي عمل قانوني صادر عن هيئة حكومية (أو تمت الموافقة عليه من قبل رئيسها) من أجل وضع القواعد التي تحكم الجوانب التنظيمية والعلمية والتقنية والتكنولوجية والمالية وغيرها من الجوانب الخاصة لأنشطة المؤسسات والمنظمات والمؤسسات (أقسامها و الخدمات) والمسؤولين والمواطنين.
يتم أيضًا إصدار التعليمات بغرض شرح وتحديد إجراءات تطبيق القوانين التشريعية والوثائق الإدارية (على سبيل المثال، الأوامر). يجب أن يوضح عنوان التعليمات بوضوح نطاق القضايا والأشياء والأشخاص الذين تنطبق عليهم متطلباته. يتم تقسيم نص التعليمات وفقًا لمخطط منطقي معين إلى أقسام وفقرات وفقرات فرعية. كقاعدة عامة، تبدأ التعليمات بالقسم " الأحكام العامة"، مما يشير إلى الغرض من نشره ومنطقة التوزيع وإجراءات التقديم والمعلومات العامة الأخرى.
التعليمات هي وثيقة ذات صلاحية دائمة أو طويلة الأمد (حتى يتم استبدالها بأخرى جديدة). وبما أن نص التعليمات هو في طبيعة التعليمات، فإنه يوصي بصياغة واضحة مع الكلمات التي لها معنى تنظيمي، مثل "يجب"، "ينبغي"، "ضروري"، "له الحق"، "غير مسموح به،" """مستحسن"""""محظور""" إلخ. يتم تقديم نص التعليمات بصيغة الغائب أو بشكل غير شخصي. وتصدر التعليمات على نموذج عام. تمت الموافقة عليه بموجب قانون إداري خاص أو مباشرة من قبل الرئيس.
ويجوز التنويه على التعليمات بأنها ملحق بالوثيقة الإدارية. عندما تتم الموافقة على التعليمات بموجب وثيقة إدارية (أمر، مرسوم، وما إلى ذلك)، فإنها تحدد الموعد النهائي لإدخال التعليمات، وتسرد التدابير التنظيمية اللازمة، وتشير إلى المنفذين المسؤولين. إذا لم يبين نص المستند الإداري تاريخ إدخال التعليمات، فيعتبر تاريخ توقيع المستند وتسجيله كذلك. جدول التوظيف هو وثيقة تحدد الوصف الوظيفي و القوة العدديةالشركات التي تشير إلى الرواتب. يتم توحيد نموذج التوظيف من قبل USORD ويتم وضعه على الورق العام للمنظمة مع الإشارة إلى التفاصيل: اسم المنظمة، اسم نوع الوثيقة، التاريخ، مكان النشر، ختم الموافقة، النص، تأشيرات الموافقة، التوقيع، الختم . تم تنسيق النص على شكل جدول، يشير إلى: قائمة الوظائف، معلومات حول عدد وحدات الموظفين، معلومات عنها الرواتب الرسميةوالبدلات والرواتب الشهرية. يتم اعتماد جدول التوظيف من قبل: كبير المحاسبين، المحامي؛ توقيع: رئيس قسم شؤون الموظفين أو نائب الرئيس؛ يوافق: رئيس المنظمة، وتوقيعه مصدق بالختم.
الوثائق الإدارية
القرار باعتباره وثيقة إدارية هو عمل قانوني يعتمده مجلس وزارة أو إدارة أو مجلس علمي أو ما إلى ذلك.
الأمر - إجراء إدارة لهيئة حكومية ذات طبيعة موثوقة وصادر في إطار الاختصاص المعين لمسؤول أو هيئة حكومية لها قوة الربطللمواطنين والمنظمات الذين يوجه إليهم هذا الأمر.
التعليمات هي وثيقة إدارية تصدرها الوزارات والإدارات والمنظمات في المقام الأول بشأن القضايا الإعلامية والمنهجية، وكذلك القضايا المتعلقة بتنظيم تنفيذ الأوامر والتعليمات وغيرها من الأعمال.
ويفوض الرئيس حق التوقيع على التعليمات لنوابه أو رؤساء الأقسام في حدود اختصاصهم.
يتم إعداد وتنفيذ التعليمات وفقًا للإجراء المحدد لإعداد وتنفيذ الأوامر. يبدأ الجزء الإداري من التعليمات بالكلمات "أقدم" ("ألزم").
الأمر هو عمل قانوني صادر عن رؤساء الوزارات والإدارات والإدارات والمديريات والمؤسسات والجمعيات والمنظمات والمؤسسات العاملة على أساس وحدة القيادة. صدر الأمر لحل المهام التشغيلية الرئيسية التي تواجه هذه الهيئة. بواسطة الطبيعة القانونيةيمكن أن يكون الأمر بمثابة إجراء تنظيمي للإدارة يحتوي على قواعد القانون التي تنفذ مجالات معينة من العلاقات الاجتماعية، وعمل تطبيق قواعد القانون (على سبيل المثال، أمر بشأن التعيين في منصب ما).
الأمر هو النوع الأكثر شيوعًا من المستندات الإدارية المستخدمة في ممارسة الإدارة. وينشر في قضايا إنشاء وتصفية وإعادة تنظيم المؤسسات أو تقسيماتها الهيكلية وإقرار الأنظمة والتعليمات والقواعد وغيرها. وثائق مماثلة، التي تتطلب الموافقة، والتنظيم، والمؤسسة، وكذلك فيما يتعلق بقضايا الموظفين المتعلقة بالقبول، والنقل، وفصل العمال، وما إلى ذلك. عن طريق أمر، يحدد المدير المهام الرئيسية للموظفين ويشير إلى طرق حل المشكلات الأساسية. الأمر إلزامي لجميع موظفي هذه المنظمة أو الصناعة.
في بعض الحالات، قد يتعلق الأمر بمجموعة واسعة من المنظمات والمسؤولين، بغض النظر عن تبعيتهم. المحاضر هي وثيقة تسجل التقدم المحرز في مناقشة القضايا واتخاذ القرارات في الاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات ودورات الهيئات الجماعية.
المعلومات والوثائق المرجعية
الشهادة هي وثيقة تحتوي على وصف وتأكيد لبعض الحقائق والأحداث. هناك نوعان من الشهادات: تحتوي على معلومات حول الحقائق والأحداث ذات الطبيعة الرسمية ويتم إصدارها المواطنين المهتمينوالمؤسسات للتصديق على واحد أو آخر حقيقة قانونية. وتتكون المجموعة الأكبر من شهادات من النوع الثاني. يتم إصدارها يوميا. هذه هي الشهادات التي تؤكد مكان الدراسة والعمل، والمنصب الذي شغلته، والراتب، ومكان الإقامة، ووجود المعالين، وما إلى ذلك.
المذكرة هي وثيقة موجهة إلى رئيس مؤسسة معينة أو أعلى وإبلاغه بالوضع الحالي أو ظاهرة أو حقيقة حدثت، وعن العمل المنجز، وتحتوي أيضًا على استنتاجات ومقترحات المنشئ. يتم إعداد المذكرة بمبادرة من الموظف نفسه وبناء على تعليمات الإدارة. الغرض من مذكرة المبادرة هو تشجيع المدير على اتخاذ قرار معين. ولذلك، فإن نصه ينقسم بوضوح إلى جزأين. الأول، التحقق (الوصفي)، يحدد الوقائع التي حدثت أو يصف الوضع، والثاني يحدد المقترحات والطلبات. تقارير تبلغ المدير عن سير العمل. ويتم تقديم هذه الملاحظات بانتظام.
المذكرة التوضيحية هي وثيقة تشرح محتوى الأحكام الفردية للوثيقة الرئيسية (الخطة، التقرير، المشروع، وما إلى ذلك) أو تشرح أسباب أي حدث أو حقيقة أو إجراء. على التوالى ملاحظات توضيحيةيمكن تقسيمها إلى مجموعتين. يتضمن الأول المستندات التي تصاحب الوثيقة الرئيسية غالبًا وتشرح محتوى أحكامها الفردية. يتم وضعها على الشكل العام للمؤسسة. تتكون المجموعة الثانية من ملاحظات توضيحية حول أي حوادث ومواقف وأفعال وسلوك الموظفين الأفراد. ويجب أن يكون نص هذه المذكرات مقنعاً ومشتملاً على أدلة دامغة.
الفعل هو مستند تم إعداده من قبل عدة أشخاص ويؤكد حقيقة أو حدث أو إجراء مثبت. في أغلب الأحيان، يتم صياغة الأفعال من قبل لجان، دائمة ومعينة بموجب وثيقة إدارية (عادةً أمر) بتوجيه من منظمة أو مدير أعلى. في بعض الحالات، قد يتم صياغة القانون من قبل واحد أو أكثر من المسؤولين.
يمكن أن تكون أسباب إصدار الفعل مختلفة، وبالتالي العدد الكبير من أنواع الأفعال: أعمال التصفية (المؤسسات، الشركات، المنظمات)؛ الاستقبال والنقل (عند تغيير الإدارة، ونقل الشؤون، والأصول المادية، وما إلى ذلك)؛ تذوق. استقبال الأشياء إجراء الاختبارات تدمير الملفات والبضائع التالفة وما إلى ذلك؛ المخزون والحوادث والحوادث وما إلى ذلك.
ينقسم نص القانون إلى ثلاثة أجزاء: المقدمة، وجزء البيان، والخاتمة. يتم إضفاء الطابع الرسمي على نص المقدمة في جميع الأفعال. يشير إلى أساس صياغة الفعل، ويسرد الأشخاص الذين يشكلون الفعل (يمكن الإشارة أيضًا إلى الأشخاص الحاضرين)، ويبدأ هذا الجزء من الفعل بكلمة "قواعد"، والتي يتم طباعتها بعد مسافتين أو ثلاث مسافتين ، مع فقرة. بعد كلمة "قاعدة" توضع نقطتان ويشار إلى اسم الوثيقة الإدارية في الحالة الاسمية وتاريخها ورقمها وعنوانها.
يبدأ الجزء المذكور بفقرة. ويحدد أهداف وغايات وجوهر العمل الذي قام به واضعو القانون ونتائجه. يمكن عرض نتائج العمل في شكل جدول. في الجزء الأخير من القانون، يتم استخلاص الاستنتاجات أو تقديم التوصيات. هذا الجزء من النص اختياري - وقد ينتهي الفعل أيضًا ببيان الحقائق.
يعد الخطاب الرسمي أحد أهم قنوات الاتصال لأي مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة العالم الخارجي. من خلال الرسائل، يتم إجراء مفاوضات ما قبل التعاقد، ويتم توضيح العلاقات بين المؤسسات، وتوضيح المطالبات. ترافق الرسائل الأصول المادية في الطريق، وما إلى ذلك.
Telegram عبارة عن مستند يتم إرساله عبر قنوات الاتصال التلغراف. يعتمد توقيت اتخاذ القرار وصحته إلى حد كبير على توقيت إرسال المعلومات واستلامها. لذلك، من أجل التأكد استلام عاجليتم نقل المعلومات عن طريق التلغراف. تُستخدم البرقيات المصورة لإرسال نسخة طبق الأصل من المستند، بالإضافة إلى المخططات والرسومات والرسومات. تعطي البرقية العنوان الدقيق بدون فهرس: المدينة، رقم مكتب البريد، الشارع، المنزل، اسم المؤسسة، لقب المستلم. تم تقديم نص البرقية بإيجاز شديد. يجب أن يتكون من عنصر منطقي واحد - الاستنتاج. عند إنشاء برقية، ينبغي إيلاء أهمية كبيرة لاختيار الكلمات التي تنقل المعنى بدقة أكبر. تكتب البرقية بلغة تلغرافية خاصة، دون حروف الجر أو أدوات العطف أو علامات الترقيم إن أمكن.
يتم نقل الظلال الدلالية للكلمات وارتباطاتها من خلال ترتيب الكلمات في الجملة ونهاياتها. إذا كانت علامات الترقيم لا تزال ضرورية لأن لها معنى دلالي، فهي مكتوبة بأحرف صغيرة مختصرة: النقطة - النقطة، الفاصلة - zpt، النقطتان - dvtch، علامات الاقتباس - kvch، الأقواس - skb. الكلمات في البرقية تُكتب دائمًا بعلامات مثل № (رقم)، - (ناقص)، + (زائد)، ! (علامة تعجب)، ؟ (علامة استفهام)، % (نسبة مئوية)، : (تقسيم)، إلخ. التواريخ موضحة بالأرقام العربية: اليوم، الشهر، السنة. لا توجد علامات فاصلة بين الأرقام.
المستندات التي تحتوي على نص استنسليؤدي استخدام نصوص الاستنسل إلى تسريع عملية إعداد المستندات بشكل كبير وتحسين معرفة القراءة والكتابة. يُفهم الاستنسل على أنه نص مطبوع مسبقًا يحتوي على معلومات ثابتة موحدة وفجوات لملء المعلومات المتغيرة التي تميز حالة محددةينعكس في هذه الوثيقة.
يعتمد إعداد المستندات باستخدام نصوص الاستنسل (القوالب) على استخدام نصوص المستندات المتكررة بشكل متكرر أو أجزاء منها مع جزء متغير. تتم طباعة جزء الاستنسل من المستندات مسبقًا على نموذج أو إدخاله في ذاكرة الكمبيوتر، ويتم أيضًا ملء الجزء المتغير من النص يدويًا أو طباعته على آلة كاتبة أو على جهاز كمبيوتر.
النص المكتوب يتوافق مع الخط تايمز جديدالحجم الروماني 14، يحتوي هذا الخط على معلومات قالب ثابتة لسهولة إدخال المعلومات المتغيرة على الآلة الكاتبة. يمكن تحويل أي مستند إلى استنسل، ولكن من الضروري اتخاذ قرار بشأن مدى جدوى ذلك.
يقومون بإنشاء قوالب للاستبيانات والشهادات والأوامر وما إلى ذلك، أي. تلك الوثائق التي يتم إعدادها بانتظام. يمكن أن تتضمن القوالب نصًا في شكل جدول. في الجدول، يتم وضع المعلومات الثابتة في عناوين الأعمدة والشريط الجانبي (عناوين الصفوف)، ويتم وضع المعلومات المتغيرة (في التعبير الرقمي أو اللفظي) عند تقاطع الأعمدة والصفوف المقابلة. يحتوي النص المقدم في شكل جدول على سعة معلوماتية كبيرة، مما يسمح لك بتصنيف المعلومات وترميزها بدقة وتلخيص البيانات المماثلة بسهولة.
الأنواع الرئيسية للوثائق للموظفين
السيرة الذاتية هي وثيقة عند التقدم لوظيفة. يحتوي على معلومات حول نشاط التعليم والعمل في الاتجاه المعاكس الترتيب الزمني. تفاصيل السيرة الذاتية: اسم نوع الوثيقة، التاريخ، النص، التوقيع، معلومات عن المؤلف (الاسم الأخير، الاسم الأول، اسم العائلة، المهنة، التخصص، المؤهلات، عنوان المنزل، الهاتف). قد يتكون نص السيرة الذاتية من أقسام: الغرض - المنصب الذي يتقدم إليه المترجم؛ تعليم؛ نشاط العمل؛ معرفة خاصة؛ الوضع العائلي.
عقد العمل (الاتفاقية) هو وثيقة تسجل اتفاق الطرفين على إقامة علاقات عمل وتنظمها. عند إبرام العقد يوصى بالإشارة إلى الشروط الأساسية التالية:
مكان العمل (اسم المؤسسة التي تم تعيين الموظف فيها، عنوانه)؛
العمل المحدد وفقاً لمؤهلات مهنة أو منصب معين يجب على الموظف القيام به؛
تاريخ بدء العمل وانتهائه في حالة إبرام عقد عمل محدد المدة؛
تعويض؛
مسؤوليات المؤسسة لضمان حماية العمال.
يحدد عقد العمل مسؤوليات الموظف وفقا للمهنة أو المنصب الذي تم تعيينه من أجله، أو يشير إلى ما يقابل ذلك المسمى الوظيفيتم تطويره واعتماده من قبل إدارة المؤسسة.
يتم إصدار أوامر الموظفين عند تعيين وفصل ونقل موظفي المؤسسة. تفاصيل الطلب: اسم المنظمة، نوع الوثيقة، التاريخ، الرقم، مكان الإصدار، العنوان، التأشيرات، التوقيع. تبدأ أوامر الموظفين بفعل: قبول، نقل، فصل، ثاني، تجنيد، تعيين (بأحرف كبيرة). ثم مع خط جديديشير إلى: الاسم الأخير، الاسم الأول، اسم العائلة (بالكامل)، عنوان الوظيفة، اسم الوحدة الهيكلية، من أي تاريخ وبأي راتب سيتم تعيين الموظف (على سبيل المثال، أمر التعيين).
يتم إعلان جميع أوامر الموظفين للموظف مقابل التوقيع. يتم لصق مذكرة التعرف على الأمر من قبل الموظف نفسه وتحتوي على توقيع الموظف وتاريخ التعرف.
الطلب هو وثيقة تحتوي على طلب أو اقتراح أو شكوى من شخص موجهة إلى منظمة أو مسؤول في مؤسسة. عند التوظيف والنقل إلى منصب آخر، يكون الطلب هو المستند الأساسي، وعند الفصل، يتم إعداد الطلب عندما تأتي الرغبة في الاستقالة من الموظف. يجب أن يشير الطلب إلى: الموقف؛ الوحدة الهيكلية التي يعمل فيها الموظف؛ شروط القبول (دوام كامل، دوام جزئي، الدفع بالساعةوإلخ.). يتم التوقيع على الطلب ويشار إلى التاريخ. تشير التأشيرات أو قرار المدير إلى: الراتب وتاريخ التوظيف.
الوثائق الفنية
تظهر الوثائق الفنية في عملية توثيق أنواع مختلفة من الأنشطة العلمية والتقنيةوالتي تشمل التصميم والبناء وتطوير العمليات التكنولوجية والأنشطة البحثية وتنظيم الإنتاج الصناعي وكذلك الاستكشاف الجيولوجي والأعمال الجيوديسية ورسم الخرائط. ومن ثم، فإن المستندات الفنية هي اسم عام للمستندات الرسومية والنصية التي تعكس الفكر الفني.
وثائق التصميم (CD) هي وثائق رسومية ونصية تحدد، مجتمعة أو منفصلة، تكوين المنتج وتصميمه وتحتوي على البيانات اللازمة لتطويره وتصنيعه والتحكم فيه وتشغيله وإصلاحه والتخلص منه. يتم تنظيم تكوين وثائق التصميم من خلال معايير GOST لنظام تصميم التصميم الموحد (ESKD)، والتي تحدد أنواع واكتمال وثائق التصميم للمنتجات من جميع الصناعات: رسومات الأجزاء، ورسومات التجميع، منظر عام، النظرية، الأبعاد، التثبيت؛ مخطط الرسم؛ تخصيص، الوصف الفنيوالبيانات والمذكرات التوضيحية، وما إلى ذلك.
الرسم البياني هو تمثيل رسومي لتعريف أو تحليل أو طريقة لحل مشكلة تستخدم الرموز لإظهار العمليات والبيانات والتدفق والمعدات وما إلى ذلك (GOST 19.701). يتم تسجيل المعلومات الكاملة حول العناصر الموضحة في الرسم التخطيطي في قائمتها (GOST 2.702)، ويتم ذلك في شكل جدول. يتم وضع قائمة العناصر على الورقة الأولى من الرسم التخطيطي أو تنسيقها كـ وثيقة مستقلةبتنسيق A4 مع النقش الرئيسي للمستند النصي (GOST 2.104، النموذج 2، 2a). يتم سرد العناصر في مجموعات حسب الترتيب الأبجدي للتسميات الأبجدية الرقمية. داخل كل مجموعة لها نفس تسميات الحروف، يتم ترتيب العناصر بترتيب تصاعدي للأرقام التسلسلية. يوصى بترك أسطر فارغة بين مجموعات العناصر للسماح بالتغييرات. يصور رسم التجميع وحدة التجميع، مما يعطي فكرة عن الموقع و اتصال متبادلمكوناته ويوفر إمكانية التجميع والتحكم. يتم أحيانًا وضع مخططات اتصال أو مواقع الأجزاء المكونة للمنتج عليه (إذا لم تكن مصممة وثائق خاصة) وتظهر المواضع المتطرفة للأجزاء المتحركة من الهيكل.
مجموعة كبيرة من الرسوم والنصوص وثائق تقنيةإعداد الوثائق التكنولوجية التي هي نتيجة التوثيق الفني لعملية العمل. أنها تحتوي على معلومات ليس عن الأشياء والمنتجات وما إلى ذلك نفسها، ولكن عن طرق تصنيعها وتجميعها وبناءها وتشغيلها وإصلاحها وتنظيم عملية الإنتاج.
تعكس المعلومات الوثائقية التكنولوجية طرق تصنيع الأجزاء وتجميع المنتجات الصناعية وبناء وتشغيل وإصلاح الهياكل وطرق تنظيم عملية الإنتاج.
يتم تحديد إجراءات تطوير وتعبئة وتنفيذ وتداول الوثائق التكنولوجية المستخدمة في تصنيع وإصلاح المنتجات من خلال القواعد واللوائح المترابطة، وهي عبارة عن مجموعة من المعايير والوثائق المعيارية الحاكمة - نظام موحدالتوثيق التكنولوجي (ESTD).
الوثيقة التكنولوجية الرئيسية عبارة عن خريطة تكنولوجية تقدم وصفًا تفصيليًا وتحتوي على حسابات لجميع العمليات التكنولوجية لتصنيع المنتج. يتم عرض الخرائط التكنولوجية في الأنشطة العملية للمديرين والمتخصصين الأصناف التالية: - غرفة العمليات، وتسجيل عمليات الإنتاج الفردية (الحفر، والطحن، والتثبيت، والتركيب، وما إلى ذلك)؛ - عام (مسار) مع سلسلة من العمليات؛ إدراج دوري لمجموعة من عمليات عامل واحد أو ورشة عمل واحدة؛ - معيار العملية التكنولوجية، تحتوي على معلومات حول الأموال المعدات التكنولوجيةومعايير المواد لتصنيع مجموعة من الأجزاء ووحدات التجميع. الورقة الأولى من مجموعة الوثائق التكنولوجية هي صفحة العنوان، والتي تم إعدادها وفقًا لـ GOST 3.1105.
تم تحديد الاستخدام الإلزامي لـ TL على مستوى الصناعة أو المؤسسة (المؤسسة). 1.6. توثيق البحث يتم إنشاء التوثيق البحثي (العلمي) في عملية العمل البحثي والتطورات العلمية والتقنية، ويعكس الجوانب النظرية والتقنية. حل عمليالمشاكل العلمية والتقنية وتنفيذ نتائجها في الإنتاج.
الأنواع الرئيسية للوثائق البحثية هي:
التقارير النهائية والمعالمية عن البحوث، التطوير والتصميم(R&D)، التجريبية التكنولوجية (OTR) والتجريبية- عمل التصميم(إي بي آر)؛
التقارير الفنيةحول أعمال البحث العلمي (R&D)، وأعمال التطوير، وOTR، وEPR مع التطبيقات؛
الاستنتاجات والتعليقات والمراجعات حول العمل البحثي وأعمال التطوير وOTR وEPR؛
ملخصات للأوراق البحثية.
جوازات السفر، ولوائح العمل بالبحث العلمي؛
الدراسات والرسائل العلمية والمراجعات لها؛
المواصفات الفنيةللبحث؛
برامج البحث؛ تقارير، تقارير عن أعمال البعثات العلمية؛
تقارير عن الرحلات العلمية والفنية للمتخصصين.
دراسات الجدوى والمراجعات والتقارير والملاحظات؛ 14
الوثائق الأولية، التي تم تشكيلها في عملية البحث وأعمال التطوير و OTR و EPR (مجلات السجلات التجريبية ونتائج التحليل والمذكرات والأفلام والصور الفوتوغرافية والمستندات الصوتية والصور الشعاعية والوثائق الخاصة بوسائط الكمبيوتر المتعلقة بعملية البحث).
تقرير البحث هو الوثيقة الرئيسية التي تقدم معلومات شاملة ومنظمة حول العمل المنجز. تم تحديد هيكل وقواعد إعداد التقارير عن العمل البحثي بموجب GOST 7.32-2001.
تدفق ثيقة
تدفق المستندات هو حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ: الإرسال و (أو) الإرسال إلى الملف.
هناك الواردة والصادرة و وثيقة داخليةمعدل الدوران: المستندات الواردة هي المستندات التي تتلقاها المؤسسة من شركاء خارجيين. يجب أن تنشئ معظم المستندات الواردة المستندات الصادرة المقابلة، وبشكل مسبق المواعيد النهائية. يتم تحديد المواعيد النهائية إما عن طريق اللوائح التي تحدد وقت استجابة معين للوثيقة الواردة المقابلة، أو عن طريق الموعد النهائي المحدد مباشرة في الوثيقة الواردة. المستندات الصادرة هي ردود المنظمة على المستندات الواردة المقابلة. يتم إعداد بعض المستندات الصادرة على أساس المستندات الداخلية للمؤسسة. قد يتطلب عدد صغير من المستندات الصادرة مستندات واردة.
يتم استخدام المستندات الداخلية لتنظيم عمل المؤسسة. لا تمر جميع المستندات الداخلية عبر المكتب، ولكن فقط المراسلات الواردة من أكبر الأقسام الهيكلية للمؤسسة (خاصة إذا كانت منتشرة جغرافيًا) والأوامر من إدارة المؤسسة. تمر المستندات الداخلية التي تنشئ المستندات الصادرة أيضًا عبر المكتب. على وجه الخصوص، وفقا ل قواعد عامةعمل مكتبي الطريقة الوحيدةإرسال طلب أو خطاب أو مواد إلى منظمة خارجيةيهدف هذا إلى إرسال مستند داخلي إلى المكتب، حيث سيتم تحويله إلى مستند صادر وإرساله إلى مؤسسة خارجية.
تسميات الحالات
قائمة شؤون المنظمة (المؤسسة) القادمة تقويم سنويتم تجميعها في الربع الأخير من العام السابق من قبل الخدمة دعم التوثيقالإدارة بالشكل المحدد بناءً على تسميات شؤون الأقسام الهيكلية للمنظمة (المؤسسة).
أسماء أقسام تسميات شؤون المنظمة (المؤسسة) هي أسماء الأقسام الهيكلية الموجودة وفقًا للهيكل المعتمد وجدول التوظيف للمنظمة (المؤسسة). يجب أن يكون القسم الأول هو خدمة دعم التوثيق الإداري (الإدارة العامة)، لأن يقوم بجمع الوثائق التنظيمية والقانونية والتنظيمية والإدارية التي تميز أنشطة المنظمة. تتم الإشارة إلى المؤسسات العامة في نهاية تسميات الأسماء التجارية بعد التقسيمات الهيكلية. يتم تحديد موقع الأقسام في تسميات الحالات بواسطة فهرس الوحدة الهيكلية.
قائمة شؤون المنظمة (المؤسسة) هي وثيقة متعددة الصفحات. تم إعداد الورقة الأولى من قائمة الحالات على الشكل العام للمنظمة بتنسيق A4. يتم ترقيم الصفحات بالأرقام العربية في منتصف الهامش العلوي للورقة. تتم طباعة قائمة شؤون المنظمة (المؤسسة) ومن ثم نسخها بالعدد المطلوب من النسخ. يتم تخزين النسخة الأولى في خدمة دعم الوثائق الإدارية، والثانية تستخدمها خدمة إدارة المكاتب كنسخة عمل، والثالثة في أرشيف المنظمة كوثيقة محاسبية، والرابعة في أرشيف الدولة.
عند تجميع تسميات الملفات، يتم اعتمادها من قبل رئيس أرشيف المنظمة (المؤسسة)، وتوقيعها من قبل رئيس خدمة إدارة السجلات، وبعد موافقة لجنة الخبراء التابعة للمنظمة، يتم إرسالها للموافقة مع الخبير لجنة المراجعة للمؤسسة الأرشيفية المقابلة، وبعد ذلك تتم الموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة (المؤسسة). يتم توضيح تسميات الملفات المتفق عليها مع المؤسسات الأرشيفية في نهاية كل عام، وإعادة طباعتها، والموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة (المؤسسة) ودخولها حيز التنفيذ في 1 يناير من السنة التقويمية التالية.
تصميم غلاف القضية
يتم وضع غلاف القضية بعد حفظ الأوراق وترقيمها. تم تحديد متطلبات تصميم الغلاف في GOST 17914-72. يتم استخدام الورق المقوى فقط لصنع الأغطية. يجب أن يكون العمود الفقري للغطاء مرنًا وعرضه 40 مم. بعد حفظ المستندات وترقيم الأوراق، يتم وضع غلاف القضية. عند فتح قضية، يتم بالفعل وضع عدد من المعلومات حول تسميات القضايا على غلافها: - الاسم الكامل للمنظمة مع الإشارة إلى اختصاصها ( حالة اسمية); - اسم الوحدة الهيكلية؛ - الفهرس الكتابي للحالة، ويتكون من فهرس الوحدة الهيكلية ورقم الحالة حسب التسمية؛ - عنوان القضية؛ - مدة الاحتفاظ بالقضية.
عند إعداد حالة للتخزين أو النقل إلى أرشيف الإدارات، يتم توضيح هذه البيانات واستكمالها. بالإضافة إلى ذلك يتم إدخال ما يلي: - تواريخ القضية (مجلدات، أجزاء)؛ - رقم المجلد (الجزء) إذا كانت الحالة تحتوي على عدة مجلدات (أجزاء)؛ - عدد الأوراق في القضية؛ - رمز أرشيف الحالة (رقم الصندوق والمخزون والحالة حسب الجرد). على غلاف الملفات الخاضعة للتخزين الدائم، يتم توفير مساحة لاسم أرشيف الدولة الذي سيتم نقلها إليه، ورموز أرشيف الدولة والمنظمة. إذا حدثت خلال العام تغييرات في اسم المؤسسة أو الوحدة الهيكلية أو تم نقل الحالة إلى وحدة هيكلية أخرى، عند التقديم للتخزين، يضاف اسم جديد إلى الغلاف ويوضع الاسم القديم بين قوسين.
إعداد قوائم الجرد
للحالات الخاصة وثائق قيمةوالقضايا الشخصية والقضائية والتحقيقية، وقضايا منح الدرجات والألقاب الأكاديمية، وقضايا شهادات حقوق النشر وبراءات الاختراع وغيرها. استعدادًا لتقديمها إلى الأرشيف، إذا لم يتم الاحتفاظ بها خلال عام، يتم تجميع جرد داخلي للوثائق. يوصى أيضًا بإجراء جرد داخلي للحالات التي لا تكشف تحضيراتها بشكل كامل عن محتويات المستندات. وفي هذه الحالة، فإن الجرد الداخلي سيسهل استخدام وثائق الحالة والبحث عن المعلومات اللازمة. وفي نهاية الجرد الداخلي للحالة يتم تحرير محضر نهائي يوضح بالأرقام والكلمات إجمالي عدد مستندات الحالة المدرجة في الجرد وعدد أوراق الجرد.
جرد الحالات هو كتاب مرجعي أرشيفي، وهو عبارة عن قائمة منظمة لعناوين الحالات ويهدف إلى الكشف عن تكوين ومحتوى الحالات، وتعزيز تنظيمها داخل الصندوق وتسجيل الحالات. في الوقت نفسه، يعد جرد الحالات وثيقة محاسبية والنوع الرئيسي للجهاز المرجعي العلمي للوثائق التي تضمن البحث التشغيلي للحالات. بالنسبة لجميع ملفات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) وملفات الموظفين التي خضعت لفحص القيمة، والتي تم استكمالها في العمل المكتبي للمنظمة، يتم تجميع قوائم جرد الحالات.
يتم تجميع المخزون بشكل منفصل من أجل:
حالات التخزين الدائم؛
حالات التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات)؛
قضايا الموظفين وغيرها من القضايا المماثلة؛
بالنسبة للحالات التي تتكون من وثائق محددة خاصة بمنظمة معينة فقط (مقترحات التحسين، القضايا القضائية والتحقيقية، التقارير العلمية حول المواضيع، وما إلى ذلك)؛
منشورات الإدارات الرسمية.
المخزون المنفصل عبارة عن قائمة بالحالات ذات الترقيم الإجمالي (الترتيبي) المكتمل المستقل.
استعدادًا لنقل قضايا عدة سنوات إلى أرشيف الأقسام، يتم فرز القضايا أولاً حسب السنة، وخلال عام حسب التقسيم الهيكلي. يسمى هذا التنظيم للحالات بالهيكل الزمني. عند ترتيب القضايا حسب السنة يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن القضايا تتعلق بالسنة التي بدأ فيها العمل المكتبي.
حالة بدأت في وحدة هيكلية وتم نقلها لإكمالها إلى أخرى تابعة للوحدة الهيكلية حيث تم الانتهاء منها عن طريق الأعمال المكتبية. وداخل كل جزء هيكلي يتم ترتيب الحالات حسب أهمية الوثائق التي تحتويها وفقا للمخطط التقريبي التالي:
- الأوامر والتعليمات والتعليمات الصادرة عن المؤسسات العليا المتعلقة بالأنشطة الرئيسية.
الأوامر والبروتوكولات والوثائق الإدارية الأخرى للمؤسسة؛
الخطط والتقديرات.
التقارير والأرصدة.
التقارير والمراسلات وما إلى ذلك.
داخل كل مجموعة، يتم تنظيم القضايا وفقًا لأهمية القضايا أو التسلسل الزمني أو الأبجدية. يتم تنظيم ملفات الموظفين بشكل منفصل، حيث يتم إعداد مخزون منفصل لهم. إذا كان هناك حجم كبير من الوثائق الخاصة - المقترحات الفنية والتكنولوجية والترشيدية - يتم تجميعها أيضًا مخزونات منفصلة. يتضمن وصف كل حالة ما يلي:- رقم سري; - مؤشر الحالة؛ - عنوان القضية؛ - تاريخ؛ - عدد الأوراق؛ - ملحوظات. يتم نسخ كل هذه البيانات من غلاف القضية.
يتم إدخال الحالات في قائمة الجرد بالترتيب الذي تم تنظيمها به. تتلقى كل حالة في المخزون رقمًا منفصلاً، يتم وضعه على الفور على غلاف الحالة. في حالة كون الملف يتكون من عدة مجلدات، يتم إدخال كل مجلد في المخزون تحت رقم مستقل.
تنظيم التخزين التشغيلي للملفات
من لحظة الإنشاء وحتى النقل إلى الأرشيف، يتم تخزين الملفات في مكان تكوينها. يجب على رؤساء الوحدات الهيكلية للمنظمة (المؤسسة) والموظفين المسؤولين عن العمل المكتبي التأكد من سلامة المستندات والملفات. يتم وضع الصناديق في وضع عمودي بحيث تكون أعمدتها متجهة للخارج، في خزائن وخزائن مقفلة، مما يضمن سلامتها وحمايتها من الغبار والتعرض للضوء. ومن أجل البحث السريع عن المستندات، يتم ترتيب القضايا وفقًا لتسمية القضايا.
قائمة الحالات أو مقتطف منها موضوعة في الجانب الداخلي الثامن عشر للخزانة. تتم الإشارة إلى فهارس الحالات حسب التسميات على ظهر أغلفة الحالات. يتم تخزين الحالات المكتملة لفترات التخزين الدائمة والطويلة (أكثر من 10 سنوات) في مكان تكوينها لمدة عامين، ثم يتم تسليمها إلى الأرشيف.
قد تكون المستندات المدرجة بالفعل في الملف مطلوبة من قبل موظف المنظمة (المؤسسة) في غضون عام. وفي هذه الحالة، لا يمكن إزالتها من الملف إلا من قبل الأشخاص المسؤولين عن تكوينها وتخزينها. في مكانها توجد ورقة بديلة تشير إلى متى ولمن ولأي فترة تم إصدار الوثيقة.
بعد سنة العمل، الإصدار الوثائق الفرديةلا يجوز من هذه القضية. إذا لزم الأمر، يمكن إصدار الملف بأكمله للاستخدام المؤقت. وفي حالة ضرورة إصدار الحالة كاملة يتم تعبئة بطاقة بديلة موضح فيها رقم الحالة الصادرة وتاريخ الإصدار ولمن صدرت الحالة والمدة والتوقيع على الاستلام والقبول بعد عودة الوثائق. يتم إصدار الحالات للاستخدام المؤقت لموظفي المنظمة لمدة لا تزيد عن شهر واحد. 1.12. تسجيل العمل المكونات المطلوبة مذكرة توضيحيةلأي عمل مكتوب هي: صفحة العنوان والمحتويات والببليوغرافيا.
صفحة العنوان هي الصفحة الأولى من المذكرة التوضيحية (EP). يتم تضمين صفحة العنوان في ترقيم الصفحات العام لـ PP. على صفحة عنوان الكتابلم يتم تضمين رقم الصفحة. يتضمن المحتوى أسماء جميع الأقسام والأقسام الفرعية والفقرات (إذا كانت لها أسماء) مع الإشارة إلى أرقام الصفحات التي تقع عليها بداية مادة الأقسام (الأقسام الفرعية والفقرات). تتم كتابة كلمة "المحتويات" على شكل عنوان بشكل متماثل مع النص بحرف كبير. يتم تضمين المحتويات في العدد الإجمالي لأوراق PP.
يجب أن تحتوي الببليوغرافيا على قائمة بالمصادر المستخدمة عند أداء العمل المخبري. ولا يشمل ذلك الكتب فحسب، بل يشمل أيضًا المقالات الصحفية وشهادات حقوق الطبع والنشر والمعايير والمواد الأخرى. ينبغي ترتيب المصادر بالترتيب الذي تظهر به المراجع في PP. يجب تقديم المعلومات حول المصادر وفقًا لمتطلبات GOST.
المفاهيم الأساسية لأنظمة التشفير
يُعرف الكثير حاليًا خوارزميات موثوقةمعلومات الترميز. وعلى أساس هذه الخوارزميات يتم إنشاء أنظمة التشفير، والتي تسمى أنظمة التشفير.
قبل الانتقال إلى مناقشة أنظمة التشفير، نقدم بعض المفاهيم الأساسية المستخدمة أدناه.
مستند إلكتروني - مستند يتم فيه تقديم المعلومات في شكل رقمي إلكتروني.
يعد التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS) أحد متطلبات المستند الإلكتروني الذي يهدف إلى حماية هذا المستند الإلكتروني من التزوير. التوقيع الرقمي هو نتيجة التحويل المشفر للمعلومات باستخدام مفتاح خاص. يتيح لك EDS التعرف على مالك شهادة مفتاح التوقيع، وكذلك إثبات عدم وجود تشويه للمعلومات في مستند إلكتروني.
شهادة التوقيع الرقمي الإلكتروني - وثيقة على الورق.
مالك شهادة مفتاح التوقيع هو فردي، والذي تم إصدار شهادة مفتاح التوقيع باسمه من قبل المرجع المصدق.
أدوات التوقيع الرقمي الإلكتروني هي أجهزة و (أو) برامج تضمن إنشاء وتأكيد التوقيع الرقمي الإلكتروني، بالإضافة إلى إنشاء مفاتيح خاصة وعامة للتوقيعات الرقمية.
المفتاح (وفقًا لمعيار GOST 28147-89) هو حالة سرية محددة لبعض معلمات خوارزمية تحويل بيانات التشفير، مما يضمن اختيار خيار واحد فقط من كل الخيارات الممكنة لخوارزمية معينة.
المفتاح الخاص للتوقيع الرقمي الإلكتروني هو سلسلة فريدة من الأحرف، معروف للمالكشهادة مفتاح التوقيع وهي مخصصة لإنشاء توقيع رقمي إلكتروني في المستندات الإلكترونية.
المفتاح العام للتوقيع الرقمي الإلكتروني - تسلسل فريد من الأحرف المقابلة للمفتاح الخاص للتوقيع الرقمي الإلكتروني، متاح لأي مستخدم نظام معلوماتويهدف إلى تأكيد صحة التوقيع الرقمي الإلكتروني في مستند إلكتروني.
يستخدم مصطلح "التشفير" للإشارة إلى كامل منطقة الاتصالات السرية (السرية).
أنظمة التشفير
في أنظمة التشفير، يمكن أن يكون التشفير متماثلًا أو غير متماثل فيما يتعلق بفك التشفير (فك التشفير).
وبناءً على ذلك، يمكن التمييز بين فئتين من أنظمة التشفير:
· أنظمة التشفير المتناظرة (التقليدية) ذات المفتاح الواحد.
· أنظمة تشفير غير متماثلة ذات مفتاحين (مع مفاتيح عامة وخاصة).
في أنظمة التشفير المتماثلة، هناك خطر كبير إلى حد ما لسرقة المفاتيح عندما، إلى حد ما، واسع الانتشار. لا يوفر هذا النظام حماية للمعلومات من التزوير من قبل أحد أصحاب المفتاح السري. يؤدي هذا إلى حقيقة أن المشارك عديم الضمير في تبادل المعلومات يمكنه اختلاق رسالة يُفترض أنه تم استلامها أو رفض رسالة أرسلها بنفسه.
تُسمى أنظمة التشفير غير المتماثلة أيضًا بأنظمة تشفير المفتاح العام. يستخدمون مفتاحًا واحدًا لتشفير البيانات، ومفتاحًا آخر لفك تشفيرها (ومن هنا الاسم - غير متماثل).
المفتاح الأول هو مفتاح عام ويمكن إرساله إلى جميع مستخدمي النظام لاستخدامه في تشفير البيانات. المفتاح الثاني خاص (مفتاح خاص أو سري) وغير متاح لمستخدمي النظام الآخرين.
ويعمل هذا النظام على النحو التالي. لدى كل مستخدم مفتاحين متكاملين: عام وخاص. عند نقل البيانات من المستخدم 1 إلى المستخدم 2، يتم تشفير الرسالة باستخدام المفتاح العام للمستخدم 2 وفك تشفيرها باستخدام المفتاح الخاص للمستخدم 2. عندما يرسل المستخدم 2 البيانات، يتم تشفير الرسالة باستخدام المفتاح العام للمستخدم 1 وفك تشفيرها باستخدام المفتاح الخاص للمستخدم 1.
يمكن لأي شخص استخدام المفتاح العام للمستلم لتشفير الرسالة التي يرسلها. ثم يستخدم المستلم المفتاح الخاص المقابل لفك تشفيره. لا يمكن لأي شخص آخر غير المستلم فك تشفير الرسالة حيث لا يمكن لأي شخص آخر الوصول إلى هذا المفتاح الخاص. حتى الشخص الذي قام بتشفير رسالة باستخدام المفتاح العام لن يتمكن من فك تشفيرها.
يتم إقران المفاتيح العامة والخاصة. لا يمكن تحديد مفتاح فك التشفير دون تحديد مفتاح التشفير.
يجب عليك حفظ مفتاحك الخاص وكلمة المرور بعناية فائقة. يجب أن يكون لديك سيطرة جسدية عليه في جميع الأوقات. من المقبول الاحتفاظ به على جهاز الكمبيوتر الشخصي في منزلك أو على جهاز كمبيوتر محمول تحمله معك. إذا كان عليك استخدام جهاز كمبيوتر خاص بالشركة لا تملك دائمًا السيطرة المادية عليه، فاحتفظ بمجموعة من المفاتيح الخاصة والعامة على قرص مرن محمي ضد الكتابة وقم بتخزينها في خزنة مغلقة. لا يوصى بتخزين المفتاح الخاص على نظام بعيد. يمكن أن يعترض شخص ما اتصالك، ويلتقط كلمة المرور الخاصة بك، ثم يتمكن من الوصول إلى المفتاح الخاص نفسه المخزن على هذا النظام. لا يمكن تخزين المفتاح الخاص إلا على جهاز يخضع لسيطرتك الفعلية.
تعتمد مصادقة المشترك على استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني. التوقيع الإلكتروني عبارة عن سلسلة خاصة من الأحرف المضافة إلى النص للتحقق من صحتها. ويتم الحصول عليه من خلال تحويلات رياضية معقدة من النص نفسه ورقم خاص يسمى مفتاحك السري. من الواضح أن أي شخص غير مصرح له بتغيير النص يجب عليه إجراء التغييرات المناسبة على التوقيع. ومع ذلك، بمعرفة أحد مكوناته - النص، فإنه لا يعرف الآخر - المفتاح - وبالتالي لا يمكنه إجراء مثل هذه التغييرات.
عند التحقق من التوقيع، يتم تنفيذ الخطوات المعاكسة لتلك التي تم الحصول عليها، ولكن بدلا من المفتاح السري، يتم استخدام رقم آخر - المفتاح العام. ومن الطبيعي أن يعتمد الأمر على المفتاح السري، ولكن بطريقة تجعل من المستحيل الحصول على المفتاح السري من المفتاح العام.
ميزة أخرى للتوقيع الرقمي هي أنه لا يرتبط بنسخة واحدة وثيقة ورقية. من خلال تدمير نسخة موقعة من مستند ورقي، يمكنك التأكد من عدم وجود نسخة ثانية. أما بالنسبة لتدمير المستند الإلكتروني، فهذا لا يعني أي شيء، حيث يمكن أن يكون هناك عدد غير محدود من النسخ المطابقة للوثيقة.
إحدى المشاكل الرئيسية المرتبطة باستخدام أنظمة تشفير المفتاح العام هي مشكلة ضمان موثوقية المفاتيح العامة المرسلة (PK). لنتخيل أن بعض المهاجمين - المستخدم 3 - استبدل المفتاح العام للمستخدم 1، أثناء نقله إلى المستخدم 2، بمفتاحه العام. في هذه الحالة، سيكون قادرًا على فك تشفير جميع الرسائل من المستخدم 2 المخصصة للمستخدم 1. سيؤدي هجوم مماثل على التوقيع الرقمي إلى اعتبار الرسائل الموقعة من قبل المهاجم حقيقية، واعتبار الرسائل الحقيقية كاذبة.
تصبح مشكلة المصادقة المتبادلة للمفاتيح العامة للأطراف التي لم يتم تقديمها لبعضها البعض من قبل ولم تتفاعل بأي شكل من الأشكال مشكلة مركزية. الحل هو استخدام مرجع مصدق مخصص (CA).
CA هو جسد واحد، والذي يشهد بتوقيعه الرقمي على المفاتيح العامة للمشاركين في التسوية (وبشكل أكثر دقة، يشهد على العلاقة بين الاسم الشرطي للمشارك ومفتاحه العام ووقت صلاحيته). وبالتالي، فإن البيانات "المرتبطة معًا" والموقعة رقميًا بواسطة CA تسمى شهادة. من الواضح أن المفتاح العام لهيئة التصديق نفسها يجب أن يكون معروفًا بشكل موثوق مسبقًا لجميع المستخدمين، حتى يتمكن الجميع من التحقق من توقيع المرجع المصدق (CA) بموجب الشهادات.
تحتوي الشهادة على مفتاح عام ومعلومات لتحديد مالك الشهادة. يتم استخدام المفتاح العام الموجود في الشهادة لتشفير/فك تشفير الرسالة والتحقق من توقيع الرسائل.
قد تختلف مخططات تشغيل CA. يمكن أن يكون أحد المخططات الأساسية لاستخدام الشهادات الرقمية كما يلي:
يرسل المستخدم 1 طلب شهادة موقعًا إلى المرجع المصدق (CA)، والذي يحتوي على اسمه، والمفتاح العام، وربما معلومات إضافية.
يقوم CA بإنشاء شهادة للمستخدم 1 عن طريق توقيع طلب الشهادة بمفتاحه الخاص. يرسل CA الشهادة التي تم إنشاؤها إلى المستخدم 1.
من خلال إرسال شهادته إلى المستخدم 2، يرسل له المستخدم 1 مفتاحه العام.
يتحقق المستخدم 2 من التوقيع بموجب شهادة المستخدم 1 على المفتاح العام للمرجع المصدق (CA). إذا كان التوقيع صحيحا، فسيتم وضعه في مخزن شهادات المستخدم.
يفترض السيناريو المقدم أن المستخدم 2 لديه حق الوصول إلى المفتاح العام للمرجع المصدق (أو شهادة المرجع المصدق).
يجب أن تحتوي شهادة مفتاح التوقيع على المعلومات التالية:
· رقم التسجيل الفريد لشهادة مفتاح التوقيع، وتاريخي البدء والانتهاء لشهادة مفتاح التوقيع، الموجود في سجل مركز التصديق؛
· الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي لمالك شهادة مفتاح التوقيع أو الاسم المستعار للمالك. إذا تم استخدام اسم مستعار، فإن المرجع المصدق يسجل ذلك في شهادة مفتاح التوقيع؛
· المفتاح العام للتوقيع الرقمي الإلكتروني.
· اسم أدوات التوقيع الرقمي الإلكتروني التي يُستخدم بها هذا المفتاح العام للتوقيع الرقمي الإلكتروني؛
· اسم وموقع مركز التصديق الذي أصدر شهادة مفتاح التوقيع.
وبالتالي، يقوم المرجع المصدق (CA) فقط بوظيفة التأكد من صحة المفتاح العام. ويشارك المرجع المصدق نفسه فقط في عمليات التصديق. ويعمل كطرف مستقل "ثالث" أو "كاتب العدل الإلكتروني" في النظام. ويعني هذا الأخير أن المرجع المصدق (CA) يمكن أن يكون هو نفسه لجميع المستخدمين على جميع المستويات الهرمية في النظام.
من الممكن أيضًا للمستخدمين تلقي المفاتيح العامة مركزيًا. يقوم CA بإنشاء مفاتيح للتوقيعات الرقمية الإلكترونية بناءً على طلب المشاركين في نظام المعلومات مع ضمان الحفاظ على سرية المفتاح الخاص للتوقيع الرقمي الإلكتروني.
الشهادات الرئيسية صالحة لفترة معينة من الزمن. خارج هذه الفترة الزمنية تكون الشهادة غير صالحة. لعدد من الأسباب، قد يقوم المرجع المصدق بإلغاء الشهادة، على سبيل المثال، في حالة حدوث تسوية. يقوم المرجع المصدق بعمليات الإلغاء عن طريق إضافة شهادات غير صالحة إلى قائمة خاصة - قائمة الشهادات الملغاة. يصل مستخدمو الشبكة إلى هذه القائمة للتحقق مما إذا كانت هذه الشهادة أو تلك صالحة.
من خلال لعب دور كاتب العدل في نظام المصادقة الرقمية وحماية المعلومات، يصبح CA أيضًا الحلقة الأكثر ضعفًا. يؤدي المساس بمفتاحه الخاص (SC) إلى حقيقة أن المهاجم يمكنه التصديق على أي شهادة نيابة عن CA، وانتحال شخصية أي شخص وتنفيذ أي إجراءات نيابة عنه، على وجه الخصوص، يمكنه تغيير جميع المفاتيح العامة (PK) نيابة عن نظام CA وتعطيله بالكامل. لذلك، في نظام به مرجع مصدق، من الضروري إما ضمان تخزين موثوق للغاية لـ CS الخاص به، أو توفير آلية غير مؤلمة لاستبدال زوج CS/Certification Center في حالة حدوث تسوية.
هناك طريقتان للتأمين ضد هذا الموقف: عن طريق زيادة عدد التوقيعات المسؤولة بموجب الشهادة (من غير المحتمل حدوث اختراق متزامن لنظام الأمان للعديد من الأشخاص المسؤولين في CA) أو عن طريق إدخال عنصر تحكم قبل نقل البيانات المتعلقة بالشهادة إلى المستخدمين. سيحظى رابط التحكم بثقة المستخدم وستكون موافقته معروفة للمستخدم مسبقًا.
هناك ما يسمى بالشهادات الموقعة ذاتيًا - تلك الشهادات التي يتم توقيعها حصريًا من قبل مالكها، وليس من قبل منظمة موثوقة. يعتمد نظام تبادل المفاتيح هذا على الثقة المتبادلة بين المستخدمين وموثوقية قنوات الاتصال التي من خلالها يقوم الطرفان بنقل المفاتيح لبعضهما البعض.
يجب أن يكون مركز التصديق الذي يصدر شهادات مفتاح التوقيع للاستخدام في أنظمة المعلومات العامة كيانًا قانونيًا يؤدي الوظائف المنصوص عليها في هذا القانون الاتحادي. وفي الوقت نفسه، يجب أن يتمتع مركز التصديق بالإمكانات المادية والمالية اللازمة التي تسمح له بالتحمل المسؤولية المدنيةلمستخدمي شهادات مفتاح التوقيع عن الخسائر التي قد يتعرضون لها بسبب عدم موثوقية المعلومات الواردة في شهادات مفتاح التوقيع. يتم تحديد حالة مركز الشهادات الذي يضمن عمل نظام معلومات الشركة من قبل مالكه أو باتفاق المشاركين في هذا النظام.
لزيادة الأمان عند استخدام مفاتيح التشفير، يجب عليك الاحتفاظ بدليل موثوق به للشهادات المبطلة. بعد ذلك، سيتعين على كل مستخدم، بعد أن علم بفقدان IC الخاص به أو يشك في اختراقه، أن يبلغ عن ذلك على الفور بالطريقة المقررة. بعد ذلك، سيتم إدراج الشهادة في السجل "الملغى"، ومن تلك اللحظة لن يكون صاحب الشهادة مسؤولاً عن عواقب الاستخدام المحتمل للشهادة الملغاة من قبل أشخاص آخرين.
يجب أن يسبق استخدام أي شهادة ليس فقط التحقق من توقيع المرجع المصدق عليها، ولكن أيضًا معرفة ما إذا كانت مدرجة في قائمة الشهادات الملغاة.
هيكل أنظمة التشفير
نظام التشفير هو برمجةقادر على إجراء تحويلات تشفير ثنائية الاتجاه على البيانات.
يتكون نظام التشفير من ثلاثة أجزاء: الخوارزمية والمفاتيح وبروتوكولات نقل البيانات. لا شك أن خوارزميات التشفير هي "قلب" أنظمة التشفير، ونظام التشفير يسهل على البشر العمل مع خوارزمية التشفير ويضمن توافق تدفق البيانات مع الأنظمة الأخرى. برمجة.
يوجد عدد كبير جدًا من الخوارزميات لإنشاء أنظمة التشفير. من بينها الخوارزميات المعروفة DES و IDEA و DSA و RSA و ECC والمعيار GOST 28147-89 والمعيار الروسي GOST 34.10. بل إن هناك معايير صناعية، مثل معيار صناعة البترول و صناعة الغازأوست 51-07-98.
2) غوست آر 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة.
نظام تنظيمي وإداري موحد
توثيق. متطلبات التوثيق. - يدخل. 2003-
03-03. – م: دار النشر IPK للمعايير، 2003. – 17 ص.
3) يانكوفا ف. GOSTs التي نختارها / LLC
"دار النشر المهنية" // أمين سر مرجعي. – 2004. –
رقم 7. – ص11-15.
4) GOST R 51141-98 حفظ السجلات والأرشفة. الشروط و
تعريفات. - يدخل. 27/02/1998. – م.: دار النشر IPK
المعايير، 1998. – 8 ص.
معلومات ذات صله.
1. الوثائق التنظيمية والإدارية. قسم ORD.
2. إعداد وتنفيذ الأوامر والتعليمات والقرارات.
3. إعداد وتنفيذ البروتوكولات.
4. إعداد وتنفيذ الأعمال.
التوثيق التنظيمي والإداري هو توثيق مكتوب يسجل القرارات المتعلقة بالقضايا الإدارية والتنظيمية، وكذلك التفاعل والتنظيم بين الهيئات الحكومية والمؤسسات والمنظمات وأقسامها ومسؤوليها.
نظام ORD لديه أهمية عظيمةللتوثيق نشاطات الادارة. يتم تقسيم ORD إلى المجموعات التالية:
1) الوثائق التنظيمية، تحديد الحالة، الوضع القانونيالمؤسسات (القوانين والتعليمات واللوائح)؛
2) الوثائق الإدارية (الأوامر والقرارات والقرارات) تميز الأنشطة الإدارية للمنظمة. يتم إعداد الوثائق الإدارية على عدة مراحل:
دراسة قضية الإدارة;
إعداد مشروع الوثيقة
الموافقة على الوثيقة؛
التوقيع على الوثيقة
3) المعلومات والوثائق المرجعية (الأفعال والشهادات والبروتوكولات) تهدف إلى تسجيل أي معلومات. على عكس المستندات الإدارية، قد لا تتطلب هذه المستندات التنفيذ.
يتضمن تكوين الوثائق الإدارية الأوامر والقرارات والتعليمات والتعليمات والقرارات.
يتم تحديد اختيار نوع الوثيقة المخصصة لتوثيق الإجراء الإداري حسب مستوى الإدارة أو السلطة، وكفاءة المسؤول، وإجراءات اتخاذ القرار (فردي أو جماعي).
يتم إصدار الوثائق الإدارية على أساس القوانين واللوائح والأوامر الحكومية، وكذلك السلطات العليا والإدارة.
الأمر هو إجراء قانوني يصدره رئيس المنظمة على أساس مبدأ وحدة القيادة، من أجل حل المشاكل التشغيلية التي تواجه الإدارة.
الطلبات حسب الأنشطة العامة
أوامر للموظفين
يحتوي نموذج الطلب على التفاصيل التالية:
1) اسم نوع الوثيقة؛
2) اسم المنظمة؛
3) التاريخ، الفهرس؛
4) مكان التجميع.
5) عنوان النص؛
7) التوقيع، الختم؛
8) علامات الموافقة.
يتكون نص الأمر من جزأين؛
1. بيان يعكس الحقائق والأحداث الرئيسية التي كانت بمثابة الأساس لإصدار الأمر.
2. الإدارية، والتي تسرد الإجراءات الإدارية.
وإذا صدر الأمر بناء على تعليمات سلطة عليا فإن الجزء الخاص بالتحقق يتضمن اسم هذه الوثيقة وتاريخها وفهرسها وعنوانها.
يبدأ الجزء الإداري بكلمة "أطلب" التي تكتب بها خط منفصلبالحروف الكبيرة.
إذا لزم الأمر، يتم تقسيم نص الأمر إلى فقرات. يتم الجمع بين الإجراءات ذات الطبيعة المتجانسة في نقطة واحدة. يجب أن تحتوي كل فقرة من الجزء الإداري من الأمر على منفذ (يمكن أن يكون منظمات وأقسام هيكلية ومسؤولين فرديين)، ثم تتم الإشارة إلى الإجراءات والمواعيد النهائية للتنفيذ، والتي يجب أن تكون واقعية وتتوافق مع حجم العمل المنجز. في النقطة الأخيرةتشير الطلبات تنفيذيالذي يتولى الرقابة على التنفيذ. إذا لزم الأمر، يتم الاتفاق على مشروع الأمر مع الخدمات المعنية. رئيس هذه الخدمات يصادق على مشروع الأمر. تاريخ الأمر هو تاريخ توقيعه.
الأمر هو وثيقة إدارية يصدرها رئيس الهيئة الجماعية لحل المشكلات التشغيلية.
من حيث تكوين التفاصيل وموقعها، لا يختلف الترتيب عن الترتيب، إلا أنه غالبًا لا يحتوي على جزء مذكور. يبدأ نص الجزء الإداري بكلمات "أقدم"، "ألزم".
القرار هو وثيقة إدارية صادرة عن هيئات تعمل على أساس مبادئ الإدارة الجماعية. يبدأ الجزء الإداري من القرار باسم الهيئة التي أصدرته وكلمة "القرار".
بروتوكول- وثيقة تسجل تسلسل ومحتوى القضايا المطروحة والقرارات التي اتخذتها هيئة جماعية (اتفاق، مؤتمر، مجلس، إلخ).
يتم الاحتفاظ بالبروتوكول من قبل شخص معين خصيصًا. وتشمل تفاصيل البروتوكول ما يلي:
اسم المنظمة (وفقًا لـ GOST R.30-2003 لا يوجد مثل هذه التفاصيل)؛
رقم البروتوكول؛
مكان إعداد الوثيقة؛
ختم الموافقة على الوثيقة (إذا تمت الموافقة على البروتوكول)؛
عنوان النص (على سبيل المثال، تقرير عن أعمال قسم التربية الرياضية لشهر نوفمبر 2009)؛
التوقيعات (الرئيس، السكرتير)
إذا استمر الاجتماع عدة أيام فيكتب التاريخ على النحو التالي: 09-12.11.2009.
رقم البروتوكول – الرقم التسلسلي للبروتوكول خلال العام.
يتكون نص البروتوكول من جزأين:
1. الجزء التمهيدي - يقدم معلومات عن رئيس وأمين سر وأعضاء الهيئة الجماعية الحاضرين ويحدد جدول الأعمال.
2. الجزء الرئيسي يسجل سير الاجتماع. مستمع - متكلم - قرر (قرر).
يمكن أن تكون البروتوكولات قصيرة أو طويلة أو مختصرة.
بروتوكول موجزيسجل القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. يوصى بالاحتفاظ بهذه المحاضر فقط في الحالات التي سيقدم فيها السكرتير التقارير ونصوص الخطب أو عندما يكون الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية.
بروتوكول كامللا يسجل فقط القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة وأسماء المتحدثين، بل يسجل أيضًا سجلات مفصلة إلى حد ما تنقل محتوى التقارير والخطب وجميع الآراء المعبر عنها والأسئلة والتعليقات والانتقادات.
بروتوكول حرفيينقل حرفيًا عملية مناقشة كل قضية ووضع حل لها. يتم تجميع المحاضر الكاملة والمختصرة على أساس التسجيلات المكتوبة بخط اليد أو التسجيلات الشريطية التي يتم الاحتفاظ بها أثناء الاجتماعات.
يتم إعداد البروتوكول من قبل السكرتير ويوقعه الرئيس والسكرتير.
المستخرج من المحضر هو نسخة طبق الأصل من جزء من نص الوثيقة المتعلقة ببند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المستخرج بشأنه. في الوقت نفسه، يتم استنساخ تفاصيل النموذج، والجزء التمهيدي من النص، وبند جدول الأعمال الذي تم إعداد المقتطف منه، وكذلك النص الذي يصف مناقشة القضية والقرار المتخذ.
يتم توقيع مقتطف من البروتوكول من قبل السكرتير، الذي يقوم أيضًا بإعداد مذكرة تصديق. إذا تم تقديم المستخلص إلى منظمة أخرى، يتم التصديق عليه بختم.
يمثل– وثيقة أعدتها مجموعة من الأشخاص (عموما لجنة) تؤكد الوقائع أو الأحداث التي أثبتوها. تسجل الأعمال نتائج عمليات التدقيق وقوائم الجرد وقبول ونقل أو شطب عناصر المخزون وقبول العمل المكتمل وما إلى ذلك.
تفاصيل الفعل:
اسم المنظمة - الوحدة الهيكلية (وفقًا لـ GOST R.30-2003 لا يوجد مثل هذه التفاصيل)؛
اسم نوع الوثيقة؛
مكان التجميع
عنوان النص؛
التوقيعات؛
بيان عدد النسخ وموقعها.
يتكون نص الفعل من جزأين - تمهيدية وبيانية.
يشير الجزء التمهيدي إلى أساس إعداد القانون - يشير إلى رقم وتاريخ الأمر الذي تم إنشاء اللجنة على أساسه ويسرد واضعي القانون - أعضاء اللجنة الحاضرين، مع الإشارة إلى مواقفهم، وكذلك يسرد الأشخاص الآخرين الذين كانوا حاضرين أثناء عمل اللجنة، ولكنهم ليسوا أعضائها.
ويحدد الجزء الخاص بالتحقق أهداف وغايات صياغة الفعل وجوهر العمل الذي تقوم به اللجنة، فضلا عن الحقائق والاستنتاجات المثبتة.
يتم تحديد عدد نسخ الفعل المراد تحريره من خلال عدد الأطراف المعنية، أي أن عدد النسخ المحررة يساوي عدد الأشخاص الذين أعربوا عن رغبتهم في الحصول على نسخة من الفعل. يُشار بهذا القانون إلى من تم نقل كل نسخة من القانون إليه. يتم توقيع القانون من قبل جميع الأشخاص الذين شاركوا في إعداده. عند التوقيع على توقيعات أعضاء اللجنة لا يتم الإشارة إلى مناصبهم. يدخل القانون حيز التنفيذ من تاريخ موافقة رئيس المؤسسة عليه.
الموضوع الخامس "نظام توثيق الموظفين"
1. تكوين الوثائق المتعلقة بالموظفين
2. المستندات المحاسبية الأولية (بطاقات نموذج T2)
3. أوامر للموظفين. أنواع الطلبات.
4. مستندات شخصيةتسجيل كتاب العمل.
يتم توفير وثائق الموظفين بموجب التشريع الروسي للشركات والمنظمات بجميع أشكال الملكية وينظمها قانون العمل في الاتحاد الروسي.
وثائق الموظفين تشمل:
طلبات القبول والفصل والنقل وعقود العمل؛
أوامر الموظفين (عند التعيين والفصل والنقل)؛
سجلات العمل
أشياء شخصية؛
البطاقات الشخصية من نموذج T-2؛
الحسابات الشخصية للأجور، الخ.
أساس التوظيف هو اتفاقية أو عقد مبرم، يتم تحريره من نسختين. لا يمكن تغيير شروط عقد العمل إلا باتفاق الطرفين وكتابيًا.
الوثيقة الرئيسية لمحاسبة موظفي المؤسسة هي بطاقة شخصية من نموذج T-2، والتي يتم إصدارها لجميع موظفي المؤسسة المعينين على أساس دائم أو دائم. عمل مؤقت
بطاقة شخصية– الوثيقة الرئيسية لتسجيل موظفي المنظمة. يجب توثيق كافة الإدخالات الموجودة في البطاقة الشخصية. بناءً على جواز السفر يتم تسجيل بياناته (الاسم الكامل وتاريخ ومكان الميلاد وغيرها). يتم الإشارة إلى البطاقة بتاريخ إصدارها وتوقيع الشخص الذي صدرت باسمه.
عند فصل الموظف، يتم الإشارة إلى تاريخ ورقم الأمر على البطاقة، كما يتم توضيح أسباب الفصل. ويجب ملء هذه المعلومات بعناية خاصة، لأنها غالبًا ما تكون بمثابة الأساس لتأكيد الخبرة العملية للموظف.
يتم تعبئة البطاقات الشخصية مكتوبة بخط اليد أو مطبوعة من قبل الشخص المسؤول عن العمل مع موظفي الشركة أو السكرتير المساعد. يجب أن تكون جميع الإدخالات بدون اختصارات. يتم إنشاء بطاقة شخصية للموظف في نسخة واحدة، ويتم تخزينها في خزنة في خزانة ملفات منفصلة، ويتم تجميعها حسب الترتيب الأبجدي.
في العديد من المؤسسات، يتم الاحتفاظ بالبطاقات الشخصية للموظفين باستخدام جهاز كمبيوتر.
يتم الاحتفاظ بأوامر الموظفين بشكل منفصل عن أوامر الأنشطة العامة. يختلف نص الأوامر الخاصة بالموظفين عن نص الأوامر الخاصة بالأنشطة العامة.
أولا، معظم الأوامر المتعلقة بالموظفين لا تحتوي على جزء محدد؛
ثانيا، أوامر الموظفين لا تحتوي على الفعل "أطلب"، وتبدأ الإجراءات الإدارية بفعل "قبول"، "نزع السلاح".
تنقسم أوامر الموظفين إلى:
بسيطة (فردية) تحتوي على معلومات لموظف واحد فقط؛
يحتوي المجمع (الملخص) على معلومات حول العديد من الموظفين، بغض النظر عن إجراءات الإدارة التي يندرجون تحتها.
معلومات ثابتة لأي شخص أمر الموظفينيكون:
1. الإشارة إلى الإجراء الإداري؛
2. الاسم الكامل ومنصب الموظف الذي صدر الأمر له؛
3. الوحدة الهيكلية.
4. تاريخ دخول هذا الأمر حيز التنفيذ.
عند التقدم للحصول على وظيفة - الراتب والتعليم.
كتاب العمل هو الوثيقة الرئيسية عن أنشطة العمل للعمال والموظفين. لا يسمح بالتوظيف بدون كتاب العمل. لا يتم تقديم كتاب العمل فقط عند التقدم للعمل بدوام جزئي وبموجب اتفاقية العمل (العقد).
يتم تعبئة دفتر العمل لأول مرة من قبل الإدارة بحضور الموظف في موعد أقصاه أسبوع من تاريخ التعيين. يتم إدخال ما يلي في كتاب العمل:
معلومات عن الموظف: الاسم الكامل، تاريخ الميلاد، التعليم، المهنة، التخصص؛
معلومات عن الوظيفة: التعيين، النقل إلى أخرى وظيفة دائمةالفصل؛
معلومات حول الجوائز والحوافز وفقًا للتشريعات الحالية (الأوامر والميداليات والألقاب الفخرية وحوافز النجاح في العمل وما إلى ذلك)؛
معلومات عن الاكتشافات التي صدرت عنها الشهادات والاختراعات المستخدمة ومقترحات الابتكار والمكافآت المدفوعة بشأن ذلك.
لا يتم تسجيل العقوبات في كتاب العمل.
مع كل دخول دفتر العملفمن الضروري إبلاغ صاحبها.
الموضوع السادس "الرسائل الرسمية"
1. مفهوم وتصنيف الرسائل الرسمية
2. قواعد تصميم وإعداد الرسائل الرسمية
3. مراقبة جودة إعداد الرسائل الرسمية
