تعد مستندات المحاسبة الأساسية مهمة في كل من مسائل المحاسبة وفي تحديد مبلغ الالتزامات الضريبية. من المهم لأخصائي الشركة المسؤول عن إعداد مستندات المحاسبة الأولية أن يفهم بوضوح محتوى وأشكال هذه المستندات ، وكذلك معرفة تفاصيل الاحتفاظ بسجلات المحاسبة.
المستندات الأساسية هي المستندات التي تساعد من خلالها الشركة في إعداد الأحداث التجارية التي حدثت في المؤسسة (البند 1 من المادة 9 من قانون "المحاسبة" بتاريخ 06.12.2011 رقم 402-FZ).
أول شيء يجب فهمه بوضوح من قبل المحاسبين في أي منظمة: اليوم لا توجد قائمة محددة لأشكال وثائق المحاسبة الأولية ، وهي إلزامية للجميع. تحدد أي شركة لنفسها أشكال المستندات الأولية ، اعتمادًا على الغرض من تطبيقها.
ومع ذلك ، بالنسبة لمثل هذه المستندات ، يتم وضع قائمة بالتفاصيل الإلزامية قانونًا (البند 2 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ).
الأهمية! يجب أن تكون النماذج المستخدمة في المحاسبة ثابتة بالضرورة في السياسة المحاسبية للمنظمة (البند 4 من PBU 21/2008 ، الموافق عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 06.10.2008 رقم 106n).
قد تكون قائمة المستندات المحاسبية الأولية في 2018-2019 على النحو التالي:
شاهد عينة من هذا الفعل.
لمزيد من المعلومات حول هذه البيانات ، راجع المقال "نموذج ملء كشوف المرتبات T 49" .
لمزيد من التفاصيل حول هذا القانون ، راجع المادة "رقم النموذج الموحد OS-1 - شهادة قبول نظام التشغيل ونقله" .
لمزيد من التفاصيل ، انظر المقال "رقم النموذج الموحد OS-1a - النموذج والعينة" .
لمزيد من التفاصيل ، انظر المواد "النموذج الموحد رقم OS-4 - قانون شطب الأصول الثابتة" .
لمزيد من التفاصيل حول هذا المستند الأساسي ، راجع المقالة "النموذج الموحد رقم INV-1 - النموذج والعينة" .
حول هذا انظر المواد "النموذج الموحد رقم INV-1a - الشكل والعينة" .
لمزيد من المعلومات حول تجميعها ، راجع المقالة "كيف يتم تنفيذ الأمر النقدي الوارد (PKO)؟" .
اقرأ عن قواعد تنسيق هذا المستند.
اقرأ عن تفاصيل استخدام هذا المستند.
للاطلاع على مبادئ تصميمه ، راجع المادة "نموذج الشهادة المحاسبية لتصحيح الخطأ".
لا تستنفد القائمة أعلاه الحجم الكامل للوثائق الأولية المستخدمة في المحاسبة ، ويمكن توسيعها اعتمادًا على خصائص المحاسبة المنفذة في كل مؤسسة معينة.
الأهمية!إنها ليست مستندات محاسبية أولية من قائمة 2018-2019 - تم اقتراح القائمة أعلاه:
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية المدرجة في القائمة ليست إلزامية للاستخدام ، منذ عام 2013 (بعد اعتماد القانون رقم 402-FZ) ، يمكن تطوير أشكال من هذه النماذج بشكل مستقل. لكن في معظم الحالات يستمر استخدامها. لذلك ، في 2018-2019 ، لا تزال قائمة النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية الواردة في قرارات لجنة الإحصاء الحكومية ذات صلة.
على الرغم من عدم وجود وثائق أساسية إلزامية حاليًا لجميع الأشكال ، فقد وضع المشرع متطلبات لمحتوى هذه الوثائق. ترد قائمة التفاصيل الإلزامية التي يجب تضمينها في كل مستند أساسي في البند 2 من الفن. 9 من القانون رقم 402-FZ. هذه ، على وجه الخصوص:
كيف يمكن تصنيف وثائق المحاسبة الأولية؟
إذا تم إصدار المستند الأساسي من قبل الشركة نفسها ، فيمكن أن يشير إما إلى مجموعة داخلية أو إلى مجموعة من الخارج. المستند الذي يتم إعداده داخل الشركة ويمتد تأثيره إلى الشركة المصدرة هو مستند أساسي داخلي. إذا تم استلام المستند من الخارج (أو تم تجميعه بواسطة الشركة وتم إصداره للخارج) ، فسيكون مستندًا أساسيًا خارجيًا.
تنقسم المستندات الداخلية للشركة إلى الفئات التالية:
بعد إضفاء الطابع الرسمي على الحدث الاقتصادي باعتباره مستندًا أوليًا ، يلزم عندئذٍ عكس الحدث في سجلات المحاسبة. هم ، في الواقع ، هم ناقلون للمعلومات المطلوبة ، فهم يجمعون ويوزعون علامات ومؤشرات المعاملات التجارية.
في المظهر ، يتم تمييز السجلات التالية:
بناءً على طريقة حفظ السجل ، يتم تمييز المجموعات التالية:
وفقا لمعيار محتوى المعلومات المنعكس في السجلات ، يتم تمييز ما يلي:
لمزيد من المعلومات حول سجلات المحاسبة ، راجع المقال "السجلات المحاسبية للمحاسبة (النماذج والعينات)" .
في الوقت الحالي ، لا توجد مستندات محاسبية أساسية إلزامية لجميع النماذج وقائمة بمستندات المحاسبة الأولية: يحق لأي كيان تجاري أن يحدد لنفسه بشكل مستقل أشكال المستندات الأساسية التي سيستخدمها في أنشطته.
في الوقت نفسه ، فإن أكثر وثائق المحاسبة الأولية شيوعًا هي تلك التي لها نظائر بين النماذج الموحدة المعتمدة من قبل لجنة الإحصاء الحكومية.
بعد إعداد المستند الأساسي ، من الضروري نقل المعلومات منه إلى السجل المحاسبي.
في روسيا ، يفرض التشريع على الشركات ورجال الأعمال الالتزام بإضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات في الوثائق الأولية. تتضمن مهمة هذه المستندات تأكيدًا لحقيقة حدوثها (استلام المنتجات ، والشحن من المستودع ، والبيع ، وما إلى ذلك) والتسجيل القانوني للعملية المنجزة.
تشمل المتطلبات الرئيسية لتسجيلهم إدخال معلومات موثوقة ، أو الإعداد أثناء العملية أو بعد الانتهاء منها.
المستندات الأساسية هي الوثائق الداعمة التي يؤكد إجراء جميع المعاملات التجارية من قبل رواد الأعمال والشركات... يتم التسجيل في تسلسل العمليات. إذا تم وضعها بشكل غير صحيح ، لا يمكن للمؤسسة إجراء حساب موثوق للقاعدة الخاضعة للضريبة ، مما يسبب خلافات مع السلطات الضريبية ، وقد تتعرض الشركة لعقوبات.
يتم قبول هذه الوثائق للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل المحدد في اللوائح الخاصة بمسك المحاسبة والتقارير المالية في الاتحاد الروسي.
قد يتضمن النموذج القياسي أعمدة وخطوطًا إضافية مع الحفاظ على جميع التفاصيل المنصوص عليها في النموذج المعتمد. عند إجراء التغييرات ، يجب وضع أمر أو أمر. لا يمكنك تغيير أشكال المعاملات النقدية فقط.
توفر الوثائق الأساسية معلومات لتشكيل التقارير والوثائق المحاسبية. يمكن إعدادها على برنامج كمبيوتر أو كتابتها بخط اليد ، ويتم إنشاؤها لحساب التسوية أو المعاملات المادية أو المالية من أي حجم.
تتضمن المستندات الأساسية و ، الفواتير ، أوراق الاستلام ، الفواتير ، إلخ.
في المحاسبة ، يتم تقسيمهم إلى عدة أنواع:
أيضًا ، يمكن أن تكون الوثائق تراكمية ولمرة واحدة:
التنظيمية والإداريةتعتبر التعليمات والأوامر والتوكيلات والتعليمات بمثابة وثائق. يمنحون الإذن لأداء العمليات المحددة. لا يتم إضافة معلوماتهم إلى سجلات المحاسبة.
الخامس نفيالمستندات (طلبات الدفع والإيصالات والفواتير وما إلى ذلك) تعكس العملية. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بهم في سجلات المحاسبة.
تجمع بعض الوثائق بين علامات الإيصال والنوع المتساهل. يمكن أن تكون هذه أوامر نقدية ، كشوف مرتبات.
يمكنك الحصول على معلومات مفصلة عن كل هذه التقارير من الفيديو التالي:
بالنسبة للمحاسبة الأولية المناسبة ، يتم الاتفاق على جدول زمني لتداول الوثائق مع تحديد ترتيب وتوقيت حركته في الشركة وإرساله إلى قسم المحاسبة. يجب فحصها من حيث الشكل (لاكتمال ودقة التجميع) ، والمحتوى (العلاقة المتبادلة للمؤشرات) وحسابياً (عن طريق جمع القيم).
أولاً ، تحتاج إلى تحديد ما إذا كان مستندًا محاسبيًا. يجب أن تعكس معلومات حول الصفقة التجارية المكتملة. لذلك ، تتم الإشارة إلى حركة عناصر المخزون في إيصال تسجيل النقدية - مصروفات التمويل.
لا تشمل المستندات المحاسبية المسودات والمذكرات والمقتطفات من الصحف والوثائق التي لم يتم تجميعها وفقًا للقواعد.
بعد ذلك ، يتم تحديد علاقة المستند بالمؤسسة. يتم التحقق من تفاصيل الشركة أو المتخصص (اسم الورقة ، فترة إعدادها ، اسم الشركة ، القيمة والمحتوى الطبيعي للصفقة التجارية ، مواقف الأشخاص المسؤولين ، التوقيعات الشخصية). يجب أن تكون جميع التوقيعات أصلية. يتم أيضًا فحص نوع الختم (في بعض الشركات قد يكون هناك عدة أختام - للوثائق والطوابع).
بعد القبول ، يتم إدخال المعلومات في سجلات المحاسبة ، ويتم وضع علامة على النموذج. يجب أن تنعكس المعاملات التجارية في تسلسل ، مجمعة حسب حسابات محددة. سجلات المحاسبة في المظهر عبارة عن بطاقات (لحساب المواد و) أو كتب (رئيسية) أو مجلات. وفقًا لنوع السجلات ، يتم تقسيم السجلات إلى (أوامر) مجمعة ، ونظامية (دفتر الأستاذ العام) وترتيب زمني (سجل التسجيل).
وفقًا لمتطلبات Goskomstat ، يجب إعداد مستندات المحاسبة الأولية على النحو التالي:
الأشخاص المرخص لهم مسؤولون عن الإعداد الدقيق وفي الوقت المناسب للوثائق لتعكس المعلومات المتاحة في المحاسبة.
فيما يلي قائمة بأكثر الأخطاء شيوعًا عند صياغة المستندات:
في حالة وجود أي أخطاء ، لا يتم قبول المستند المحاسبي من قبل هياكل المراجعة أو يتم التعرف عليه على أنه مزور.
يتم تصحيح المستندات النقدية والمحاسبية وفق القواعد التالية:
يتم تصحيح بقية المستندات بعد اتفاقهم مع الأطراف المقابلة والتأكيد بالتوقيعات.
عند تصحيح النماذج اليدوية ، يجب شطب التفاصيل أو المبالغ غير الصحيحة ويجب كتابة القيمة الصحيحة في الأعلى. في حقول السطر ، يتم الإشارة إلى كلمة "مصححة" والاتفاق عليها من قبل الأشخاص الذين وقعوا مسبقًا على هذه الوثيقة. يشار إلى تاريخ التصحيح. لا يسمح باستخدام المصحح والبقع والمناديل.
في حالة إجراء تصحيحات معتمدة بشكل غير صحيح ، سيتم اعتبارها غير صالحة.
في حالة تلف الوثائق الأولية أو إتلافها أو ضياعها (على أساس الأمر رقم 157 ح) ، يعين رئيس الرئيس لجنة لتحليل أسباب استعادتها وتحديد الفاعلين. أحيانًا يتعاون القائد مع سلطات التحقيق أو سلطات الإطفاء أو الأجهزة الأمنية. يتم توثيق نتائج العمل في قانون يوافق عليه الرئيس. يتم إرفاقه بمجلد دفتر اليومية للعمليات الأخرى.
وفقًا للتعليمات رقم 157 N ، يمكن تخزين الأوراق الأولية على الورق وعلى حاملات الآلة (باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني).
حسب الفن. 17 من القانون الفيدرالي "بشأن المحاسبة" ، يجب على كل شركة تنظيم التخزين المناسب لهذه الوثائق وتقارير المحاسبة وسجلات المحاسبة وفقًا للمواعيد النهائية المحددة ، ولكن 5 سنوات على الأقل.
يتم تخزين المستندات الإلكترونية وفقًا لمتطلبات القانون وبحضور وسائط الآلة. في الوقت نفسه ، يتم توفير الحماية ضد التعديلات غير القانونية ، والتي يتم تعيينها لرئيس الشركة.
يمكن أن تؤدي الأخطاء في المستندات الأولية أو غيابها إلى خسائر مالية للشركة. حسب الفن. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، بالنسبة للانتهاكات الجسيمة لمعايير محاسبة التكاليف والأرباح ، تُفرض العقوبات:
يعد عدم وجود وثائق أولية وسجلات محاسبية انتهاكًا صارخًا لمعايير محاسبة النفقات والأرباح والأشياء الخاضعة للضريبة. وهي تشمل أيضًا انعكاسًا دوريًا في الحسابات المحاسبية وسجلات المحاسبة وتقارير المعاملات التجارية والأصول المادية والتمويل والأصول غير الملموسة.
في حالة عدم وجود هذه المستندات ، تكون الشركة ملزمة بدفع الضرائب الزائدة. انسحابهم ممكن بتوجيه من الهياكل ذات الصلة ، والتي تتوافق صلاحياتها مع المتطلبات القانونية. في الوقت نفسه ، يتم إعداد سجل بالوثائق المضبوطة.
يتم تنفيذ العشرات من العمليات في المؤسسة كل يوم. يرسل المحاسبون الأموال إلى الأطراف المقابلة ، والصناديق والمؤسسين ، ويدفعون الرواتب ، وتصل أجهزة الكمبيوتر والأثاث ، ويفرضون غرامات ، ويحسبون الاستهلاك ، وما إلى ذلك. لكل عملية من هذا القبيل ، من الضروري إعداد وثيقة أساسية (البند 1 من المادة 9 من القانون الاتحادي بتاريخ 06.12.2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، المشار إليه فيما بعد بالقانون رقم 402-FZ).
يتم إنشاء المستند الأساسي في وقت المعاملة أو عند اكتمالها كتأكيد لحقيقة المعاملة (البند 3 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ). بناءً على البيانات الأولية ، يقوم المحاسبون بإجراء المعاملات.
فاتورة ، إجراء لتقديم خدمات لإنشاء موقع ويب ، بيان محاسبي - كل هذه مستندات أولية يستخدمها المحاسبون في عملهم اليومي. هناك الكثير من أنواع المنظمات الأساسية ، ويعتمد تنوعها على خصائص أنشطة الشركة. على سبيل المثال ، في شركة النقل ، سيكون أحد الأنواع الرئيسية للوثائق الأولية هو بوليصة الشحن ، وفي المكتبة - فعل شطب الأدب.
من المفترض أن يتم تخزين المستندات الأساسية في المؤسسة لمدة خمس سنوات على الأقل ، بينما تبدأ الفترة في العد بعد عام التقرير (البند 1 من المادة 29 من القانون رقم 402-FZ). وهذا يعني أنه يجب تخزين مستند بتاريخ 07/03/2016 على الأقل حتى عام 2021 ضمناً. يتم تحديد فترات تخزين منفصلة للبيانات الأولية من خلال القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة بتاريخ 25.08.2010 برقم 558. للحفاظ على وثائق المحاسبة ، يتم إنشاء أرشيفات خاصة في المؤسسة.
يمكن أن تكون المنظمة الأساسية ورقية أو إلكترونية. في الممارسة العملية ، يستخدم المزيد والمزيد من الشركات إدارة المستندات الإلكترونية (EDM). على وجه الخصوص ، تقوم الشركات بتبادل العقود وفواتير الدفع والتصرفات والفواتير والفواتير.
يبسط EDF بشكل كبير إجراءات معالجة المستندات الأولية من لحظة إنشائها إلى لحظة المحاسبة ، ويسرع العمل بين الأطراف المقابلة. ميزة كبيرة هي أن المستندات الإلكترونية لا تحتاج إلى طباعتها ، إذا كان هذا لا يتعارض مع التشريع أو شروط العقد (البند 6 من المادة 9 من القانون رقم 402).
يتم اعتماد المستند الإلكتروني بتوقيع إلكتروني مؤهل. إذا اتخذ الطرفان قرارًا مناسبًا ، فيمكن توقيع المستند الأساسي بتوقيع بسيط أو غير مؤهل (خطاب إدارة الضرائب والسياسة الجمركية بوزارة المالية الروسية بتاريخ 12 سبتمبر 2016 رقم 03-03-06 / 2/53176).
قد يؤدي عدم وجود مستندات أولية في الشركة إلى غرامة كبيرة تتراوح من 10000 إلى 30000 روبل (المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). ستقوم السلطات الضريبية أيضًا بكتابة غرامة على الأخطاء في التسجيل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تغريم الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ المستندات بموجب المادة 15.11 من القانون الإداري للاتحاد الروسي بمبلغ يتراوح بين 2000 و 3000 روبل. هناك خطر آخر: إذا لم تجد السلطات الضريبية المستند المطلوب أثناء المراجعة ، فيمكنها إزالة جزء من النفقات من القاعدة الضريبية ، وبالتالي ، سيتعين على الشركة دفع ضريبة دخل إضافية.
المستند الأساسي فقط مع جميع التفاصيل المطلوبة (البند 4 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ) له القوة القانونية:
سيساعد المستند الذي تم تنفيذه بشكل صحيح إذا لزم الأمر في التقاضي ، على سبيل المثال ، عندما لا يدفع المشتري دينًا أو يحاول إبطال الصفقة. لكن المستند الذي يحتوي على أخطاء أو توقيعات وهمية يمكن أن يلعب مزحة قاسية - لذلك ، لا يجب عليك أبدًا التوقيع مع مورد إذا نسي التوقيع فجأة. احتفظ بجميع العناصر الأساسية بعناية وتحقق دائمًا بعناية من جميع التفاصيل في المستندات الواردة.
حتى الآن ، من الناحية العملية ، يمكنك مواجهة شكاوى العملاء بشأن قلة الطباعة. كتذكير ، في الفترة من 07/04/2015 ، بالنسبة لمعظم المنظمات ، تم إلغاء الختم ويمكنك استخدامه كما تشاء (القانون الفيدرالي بتاريخ 06/04/2015 رقم 82-FZ). يجب توضيح المعلومات حول وجود ختم في المنظمة في الميثاق. إذا أصر الطرف المقابل على وضع الختم ، ولم يكن لديك ختم قانوني ، فيمكنك إخطار الطرف المقابل كتابيًا بغيابه وإعطاء مستخرج من السياسة المحاسبية.
في العمل ، يمكنك استخدام نماذج موحدة ومسجلة الملكية للوثائق الأساسية (البند 4 من المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 06.12.2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة"). في هذه الحالة ، يجب أن تحتوي المرحلة الأساسية محلية الصنع على جميع التفاصيل المطلوبة. تضطر العديد من الشركات إلى تطوير نسختها الخاصة من عملية شطب المواد ، نظرًا لعدم وجود نموذج موحد للوثيقة.
يجوز استخدام النموذج المجمع للمستند الأساسي ، عندما يتم أخذ النموذج الموحد كأساس وتكميله بالأعمدة أو الأسطر اللازمة. في هذه الحالة ، يجب الاحتفاظ بجميع التفاصيل المطلوبة (قرار لجنة الإحصاء الحكومية للاتحاد الروسي بتاريخ 24 مارس 1999 ، رقم 20).
يجب توضيح اختيار الشركة فيما يتعلق بالنماذج الأولية المستخدمة في السياسة المحاسبية.
في عملية النشاط ، قد تكون هناك حاجة إلى مستندات أولية جديدة ، ثم يمكن تطويرها والموافقة عليها من خلال السياسة المحاسبية.
ملحوظة! نظرًا لأن الطرف المقابل يمكنه أيضًا تطبيق أساسي مطور ذاتيًا ، فمن الضروري الإشارة في السياسة المحاسبية إلى أنك تقبل أيضًا هذه المستندات للمحاسبة.
بالنسبة لمعظم المستندات ، لديك الحق في عدم استخدام النماذج الموحدة ، ولكن يجب تنفيذ المعاملات النقدية فقط وفقًا لنماذج المستندات المعتمدة (معلومات وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم PZ-10/2012) .
يمكن للمتخصصين العثور على الأشكال الرئيسية للوثائق الأولية في ألبومات النماذج الموحدة المعتمدة بموجب قرارات لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي. فيما يلي أكثرها شيوعًا.
يتم تنفيذ المعاملات النقدية حصريًا وفقًا لإجراءات إجراء المعاملات النقدية (مرسوم البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U). لا يمكنك ، على سبيل المثال ، إصدار "مستهلك" بشكل حر أو تطوير نسختك الخاصة.
تمت الموافقة على نماذج المستندات النقدية الأولية بموجب قرار لجنة الإحصاء الحكومية للاتحاد الروسي المؤرخ 18 أغسطس 1998 رقم 88:
يجب فحص المستندات النقدية بدقة شديدة ، لأن مثل هذا الأساسي مرتبط بشكل مباشر بحركة النقد ويجذب دائمًا انتباه سلطات التفتيش. على سبيل المثال ، ستولي سلطات الضرائب اهتمامًا بالتأكيد لعملية PKO ، حيث يتجاوز المبلغ 100،000 روبل. وكل ذلك لأن النقد مع طرف مقابل لا يمكن تسويته بمبلغ يتجاوز 100000 روبل. سيصبح عدم وجود التوقيعات في المستندات النقدية أيضًا سببًا لإجراءات مع دائرة الضرائب الفيدرالية.
دعونا نلخص. لذلك ، تعد المستندات الأساسية جزءًا لا يتجزأ من المحاسبة والمحاسبة الضريبية. لا يمكن تنفيذ العمليات بدون مستندات داعمة. غالبًا ما يشكل المحاسبون إدخالات محاسبية بناءً على نسخة أو مسح ضوئي من الأساسي. من المهم جدًا استبدال النسخ بالمستندات الأصلية في الوقت المناسب ، وإلا فقد تعتبر السلطات التنظيمية العملية أو المعاملة وهمية. فقط المستندات التي يتم تنفيذها وفقًا للقانون هي الضامن لسلامة وموثوقية المحاسبة في الشركة.
وثيقة المحاسبة الأولية
المستندات الأساسية تشكل أساس كل المحاسبة. يصاحب النشاط المالي والاقتصادي للمنظمة أداء العديد من العمليات. لهذا الغرض ، يتم تطبيق عنصر من طريقة المحاسبة - التوثيق. التوثيق هو الطريقة الرئيسية للمراقبة المحاسبية للنشاط الاقتصادي للمؤسسة ، وسيطرتها الأساسية. وثيقة - هذا دليل مكتوب على صفقة تجارية مكتملة ، مما يعطي القوة القانونية للبيانات المحاسبية. يعمل التوثيق كأساس لسجلات المحاسبة اللاحقة ويضمن دقة وموثوقية وعدم قابلية الجدل في مؤشرات المحاسبة ، فضلاً عن القدرة على التحكم فيها.
يجب أن تكون المستندات ملزمة قانونًا ، أي تحتوي على عدد من التفاصيل الإلزامية (المؤشرات):
يجب إعداد المستندات بوسائل تضمن الحفاظ على السجلات لفترة طويلة (حبر ، قلم حبر جاف ، آلة كاتبة ، طابعة). يجب إعداد المستندات الأساسية إما في وقت المعاملة (نقدًا ، بنكيًا) ، أو فور الانتهاء منها. أولئك الذين وضعوا المستند ووقعوه مسؤولون عن إنشائه في الوقت المناسب وبجودة عالية ، وموثوقية البيانات ونقلها في الوقت المناسب للتسجيل في سجلات المحاسبة.
تشمل الوثائق:
يتم الاحتفاظ بجميع السجلات المحاسبية على أساس المستندات الأولية ، ثم يتم نقل المعلومات منها إلى سجلات المحاسبة ، حيث يتم تنظيمها ، أي يتم تسجيلها في الحسابات المحاسبية. في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير ، وفقًا لبيانات سجلات المحاسبة ، يتم ملء تقارير المؤسسة.
تؤدي الوثائق الأساسية إلى حركة المعلومات المحاسبية ، وتوفر المحاسبة بالمعلومات اللازمة للانعكاس الكامل والمستمر للنشاط الاقتصادي للمؤسسة.
عن طريق التعيين ، يتم تقسيم جميع المستندات الأولية إلى: المستندات التنظيمية والإدارية والوثائق الداعمة والمستندات المحاسبية مجتمعة.
من خلال انعكاس المعاملات ، يتم تقسيم المستندات إلى لمرة واحدة وتراكمية.
تُستخدم المستندات لمرة واحدة مرة واحدة فقط لتعكس معاملة واحدة أو عدة معاملات يتم تنفيذها في وقت واحد. بعد التسجيل ، ينتقل مستند لمرة واحدة إلى قسم المحاسبة ويعمل كأساس للتفكير في المحاسبة. على سبيل المثال ، الطلبات النقدية الواردة والصادرة ، كشوف المرتبات ، إلخ.
يتم إعداد المستندات التراكمية خلال فترة معينة (أسبوع ، عقد ، شهر) لتعكس المعاملات المتكررة المتجانسة التي يتم تسجيلها فيها أثناء تنفيذها. في نهاية الفترة ، يتم حساب الإجماليات للأرقام الرئيسية المستخدمة للحسابات. تتضمن المستندات التراكمية الحد - بطاقات السياج ، طلبات لمدة أسبوعين أو شهرية ، إلخ.
في مكان التحضير ، الوثائق داخلية وخارجية.
داخلييتم إعداد المستندات في المؤسسة لتعكس العمليات الداخلية. على سبيل المثال ، المقبوضات والنفقات النقدية ، والفواتير ، والأفعال ، وكشوف المرتبات ، وما إلى ذلك.
خارجييتم ملء المستندات خارج حدود المؤسسة المحددة ، ويتم استلامها في شكل رسمي. على سبيل المثال ، الفواتير ، وكشوف الحسابات المصرفية ، وسندات الشحن ، وما إلى ذلك.
وفقًا لترتيب الإعداد ، تعتبر المستندات أساسية وموحدة.
ابتدائييتم إعداد المستندات لكل معاملة فردية في وقت عمولتها. على سبيل المثال ، أمر نقدي وارد ، أوامر دفع ، يعمل على شطب الأصول الثابتة ، إلخ.
ملخصيتم إعداد المستندات على أساس المستندات الأولية التي تم إعدادها مسبقًا. استخدامها يسهل التحكم في العمليات المتجانسة. يمكن أن تكون تنفيذية ومحاسبية ومجتمعة. على سبيل المثال ، التقارير المسبقة والنقدية ، والتجميع والبيانات التراكمية. على وجه الخصوص ، فإن التقرير المسبق ، كونه تقريرًا مشتركًا ، يؤدي وظائف مستند البراءة والمحاسبة. يوفر وصفًا كاملاً للتسويات مع الأشخاص المسؤولين: الرصيد أو الإنفاق الزائد للسلفة السابقة ، ومبلغ هذه السلفة ، والمبلغ الذي تم إنفاقه ، والرصيد وتاريخ إدخاله في مكتب أمين الصندوق أو الإنفاق الزائد وتاريخ السداد. من قبل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر الجرد المسبق وصفًا لتكاليف إنتاج الحسابات بعد مراجعة التقرير والموافقة عليه. على الجانب الخلفي من التقرير ، يتم تقديم قائمة بالنفقات الفردية ووثائقها الداعمة.
وفقًا لترتيب الملء ، يمكن تصنيف المستندات إلى وضعها يدويًا واستخدام أجهزة الكمبيوتر.
الوثائق المعدة يدويا ،يتم ملؤها يدويًا أو على آلة كاتبة.
المستندات المنفذة بامتداد تكنولوجيا الحوسبةتسجيل المعلومات تلقائيًا حول عمليات الإنتاج وقت تنفيذها.
قبول الوثائق والتحقق منها ومعالجتها المحاسبية. تتم معالجة المستندات التي يتلقاها قسم المحاسبة لإعدادها للإدخالات في سجلات المحاسبة. تتمثل المرحلة الرئيسية في المعالجة المحاسبية للوثائق في المنظمة في التحقق من المستندات المستلمة في جوهرها ، في شكلها ، حسابيًا.
عند التحقق من المستندات بشأن الأسس الموضوعية ، من الضروري إثبات شرعية وصحة وملاءمة المعاملات التجارية المكتملة. وفقًا للإجراءات المحاسبية الحالية ، لا ينبغي قبول المستندات الأولية المتعلقة بالمعاملات التجارية التي تتعارض مع التشريعات والإجراءات المعمول بها لاستلام وتخزين وإنفاق الأموال والمخزون والأشياء الثمينة الأخرى للتنفيذ. في حالة استلام هذه المستندات الأولية من قبل قسم المحاسبة ، يجب على كبير المحاسبين إبلاغ رئيس المنظمة بعدم قانونية معاملة تجارية معينة.
يتم تنفيذ الرقابة الأولية من قبل قسم المحاسبة عند إعداد المستندات. إنه مهم أيضًا لأن معظم المستندات هم أشخاص مسؤولون ماليًا ، وليسوا موظفين محاسبة.
يتيح لك التحقق من النموذج التأكد من استخدام نموذج من النموذج المناسب لتسجيل معاملة تجارية معينة ، وتم تمييز جميع الأرقام بوضوح ، وانعكاس محتوى العملية وجميع التفاصيل.
بعد ذلك ، يقوم المحاسب بإجراء فحص حسابي ، والذي يتلخص في التحقق من صحة الحسابات والحسابات الحسابية ، وفرض الضرائب على المستندات. يتم فرض الضرائب بضرب الكمية بالسعر. يتيح لك الفحص الحسابي التحكم في الحسابات الحسابية للمجاميع ، وصحة انعكاس المؤشرات الكمية والتكلفة.
بعد التحقق ، يقوم المحاسب بمعالجة المستندات. يتمثل تعيين المستند في تحديد الحسابات التي يجب تسجيل المعاملات التجارية التي تم إعدادها في المستندات على الخصم والائتمان.
المجالات الرئيسية لتحسين التوثيق هي التوحيد والتوحيد القياسي. .
يتم قبول مستندات المحاسبة الأساسية للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل الوارد في ألبوم النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية.
يعد توحيد أشكال وثائق المحاسبة الأولية ذا أهمية كبيرة لتحسين المحاسبة ، حيث أنه يحدد ويعزز المتطلبات الموحدة لتوثيق الأنشطة الاقتصادية للمنظمات ، وينظم المحاسبة ، ويستبعد الأشكال المتقادمة والتعسفية من التداول ، ويساهم في التنظيم الرشيد للمحاسبة .
مستندات موحدة- هذه مستندات قياسية تمت الموافقة عليها وفقًا للإجراءات المعمول بها والمخصصة لتسجيل المعاملات المتجانسة في المؤسسات ذات الأشكال المختلفة للملكية وخصائص الصناعة المختلفة.
التوحيد -تعيين نفس الأحجام القياسية للمستندات النموذجية ، مما يسمح لك بتقليل استهلاك الورق لإنتاج المستندات ، ويبسط معالجتها وتخزينها.
المحاسبة الأوليةيمثل المرحلة الأولى من الإدراك النظامي لتسجيل العمليات الفردية التي تميز العمليات التجارية والظواهر التي تحدث في المنظمة. أهدافها هي: شراء وحيازة واستهلاك الموارد المادية ، وتكاليف الإنتاج ، وحركة المنتجات شبه المصنعة وأرصدة العمل الجاري ، وحجم الإنتاج ، والشحن والبيع ، والتسويات مع الموردين والمشترين والعملاء والبنوك والسلطات المالية ، المؤسسون ، إلخ ...
تنعكس المعلومات الأولية حول العمليات والظواهر الاقتصادية في الوثائق الأولية.
وثيقة المحاسبة الأساسية- هذه شهادة مكتوبة لصفقة تجارية ، وهي مُلزمة قانونًا ولا تتطلب مزيدًا من الإيضاحات والتفاصيل.
يتم ملء المستندات من قبل موظفي المحاسبة بشكل واضح ومقروء باستخدام الكتابة اليدوية بالحبر أو معجون قلم حبر جاف أو على آلة كاتبة أو باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.
كقاعدة عامة ، تُستخدم النماذج القياسية للوثائق في شكل نماذج ذات طبيعة مشتركة بين الأقسام. وهذا يشمل أشكال الطلبات ، والفواتير ، والفواتير ، والقسائم ، والكشوف ، وما إلى ذلك. يجب إعداد المستندات الأساسية في وقت المعاملة ، وإذا كان ذلك مستحيلًا لأسباب موضوعية ، فحينئذٍ فور الانتهاء منها.
إذا كان هناك خطأ في حسابات المزرعة ، يمكنك استخدام طريقة الإدخال السالب أو العكسي. في هذه الحالة ، يتم تكرار الإدخال الخاطئ بالحبر الأحمر أو الألوان القياسية (أزرق ، أسود) مع غلافه في إطار مستطيل.
سيؤدي اللون الأحمر أو الإطار المستطيل إلى إلغاء الإدخال الخاطئ ثم إجراء الإدخال الصحيح. هناك طريقة ممكنة لتصحيح الأخطاء في الحسابات عن طريق الشطب والتصحيح الإضافي (يتم شطب الإدخال الخاطئ بسطر واحد ويتم إدخال إدخال صحيح تحته يشير إلى تاريخ التصحيح وتوقيع المحاسب ، إذا لزم الأمر ، وتحرر شهادة تبين الحاجة إلى التصحيح وسبب الخطأ).
يجب ألا يكون هناك أي تصحيحات أو محو أو لطخات في المستندات النقدية والبنكية.
في العمل مع أي وثيقة ، يعتمد المحاسب على بعض المبادئ والأسس المنهجية المنصوص عليها في الوثائق الرسمية.
استنادًا إلى المستندات الأساسية ، يتم إجراء الإدخالات في سجلات المحاسبة والبطاقات والبيانات والمجلات وكذلك على الأقراص والأقراص المرنة والوسائط الأخرى.
المستندات الخارجيةتأتي إلى المنظمة من الخارج - من الوكالات الحكومية والمنظمات العليا والبنوك ومديريات الضرائب ، من المؤسسين والموردين والمشترين ، وما إلى ذلك ، يتم تجميعها وفقًا للنماذج القياسية. أمثلة على هذه المستندات هي ، طلب الدفع ، طلب الدفع ، فاتورة المورد ، إلخ.
المستندات الداخليةيتم تجميعها مباشرة في المنظمة.
هناك الأنواع التالية من المستندات الداخلية:إداري- هذه هي المستندات التي تحتوي على أوامر وتعليمات حول الإنتاج وأداء عمليات تجارية معينة. وتشمل هذه الأوامر الصادرة عن رئيس المنظمة والأشخاص المخولين من قبله لتنفيذ المعاملات التجارية.
القسائمتصدق المستندات (التنفيذية) على حقيقة المعاملات التجارية. وتشمل هذه الإيصالات وأعمال قبول المواد ؛ أفعال قبول الأصول الثابتة والتخلص منها ؛ وثائق قبول العمال للمنتجات المصنعة ، إلخ.
مجموعالوثائق الإدارية والتنفيذية. ويشمل ذلك إيصالات ونفقات القسائم النقدية ، وكشوف المرتبات لإصدار الأجور لموظفي المنظمة ، والتقارير المسبقة للأشخاص المسؤولين ، وما إلى ذلك.
مستندات المحاسبةيتم تجميعها في حالة عدم وجود مستندات قياسية لسجلات المعاملات التجارية ، وكذلك أثناء تعميم ومعالجة مستندات المصدر والوثائق الإدارية. هذه شهادات وقوائم توزيع وما إلى ذلك.
تنقسم المستندات المحاسبية أيضًا إلى لمرة واحدة وتراكمية. تُستخدم المستندات الأساسية لمرة واحدة في تسجيل كل معاملة تجارية. يتم إعداد المستندات التراكمية خلال فترة معينة من التراكم التدريجي للمعاملات التجارية المتجانسة. في نهاية الفترة ، يتم حساب المجاميع في هذه الوثائق للمؤشرات المقابلة. من الأمثلة على المستندات التراكمية أوامر العمل الشهرية ، وأوامر العمل الشهرية ، والبطاقات المحددة لإصدار المواد من مستودعات المنظمة ، وما إلى ذلك.
وثائق المصدريتم إعدادها في وقت إجراء المعاملة التجارية. مثال على هذه المستندات هي فواتير إصدار المواد من مستودعات المنظمة إلى ورش العمل.
المستندات الموحدةيتم تجميعها على أساس المستندات الأولية ، على سبيل المثال ، كشوف المرتبات.
في لحظة تحديد البيانات في المستندات الأولية ، تظهر المعلومات المحاسبية التي لم يتم تسجيلها تلقائيًا. تخضع جميع الخصائص الكمية والنوعية للرقابة المنطقية والحسابية والقانونية قبل إعداد الوثائق الأولية. يتم تنفيذ هذه الرقابة من قبل كل من الموظفين المشاركين في إجراء المحاسبة الأولية وموظفي خدمات الإدارة.
من خلال التوقيع على الإيصالات النقدية وأوامر الخصم وقسائم الرواتب وأوامر الدفع والمطالبات والمستندات المصرفية الأخرى ، يقوم رئيس المؤسسة بتحليل كل معاملة تجارية بدقة.
في عملية الحصول على المعلومات المحاسبية ، يتم تمييز المراحل التالية:يفترض جمع المعلومات المحاسبية مسبقًا العمل المناسب لمختلف خدمات المنظمة. تتميز هذه المرحلة بأعلى مستوى من التحليل والكفاءة المحاسبية.
المرحلة الثانية من عملية المحاسبة هي معالجة المعلومات المحاسبية. أنها تنطوي على المشاركة المباشرة في الحصول على المعلومات المحاسبية من موظفي خدمات الإدارة الوظيفية. لذلك ، عند حساب عناصر المخزون على أساس المستندات الأولية ، من المتصور تجميع البيانات وتلخيصها في بطاقات جرد المستودعات للمواد. كل شهر ، يتم نقل البيانات من البطاقات والكتب إلى تقارير عن حركة الأصول المادية. في الوقت المناسب ، يقوم مديرو المستودعات ورؤساء الأقسام بتقديم هذه التقارير إلى قسم المحاسبة في المنظمة.
المديرين التنفيذيين يشاركون أيضا في معالجة البيانات. لذلك ، بمساعدة موظفي الخدمات الإدارية المختلفة ، يتم تحديد مرتكبي النقص والخسائر.
بعد التحقق من الحسابات الحسابية وشرعية وملاءمة المعاملات التجارية الرسمية ، يتم تسجيل المستندات المحاسبية ، ومن ثم يتم التجميع الاقتصادي لبياناتهم في نظام الحسابات التركيبية والتحليلية للمحاسبة عن طريق التسجيل في السجلات المحاسبية.
السجلات المحاسبية هي جداول عد ذات شكل معين ، مبنية وفقًا للتجميع الاقتصادي للبيانات المتعلقة بالممتلكات ومصادر تكوينها. أنها تعمل على عكس المعاملات التجارية على.
تنقسم سجلات المحاسبة ، حسب الهيكل ، إلى ترتيب زمني ومنهجي. في السجلات الزمنية ، تنعكس المعاملات التجارية في تسلسل تنفيذها. تستخدم سجلات المحاسبة المنهجية لتجميع المعاملات التجارية وفقًا لمعايير محددة.
يتم الاحتفاظ بسجلات المحاسبة في شكل دفاتر محاسبية ، وبطاقات ، وكشوف ، ومجلات ، وكذلك وسائط كمبيوتر.
تتم المحاسبة التركيبية في سجلات منهجية ، ومحاسبة تحليلية - في سجلات تحليلية. يتم تنفيذ الإدخالات في السجلات يدويًا وباستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.
تحدد مجموعة وموقع التفاصيل في السجل شكلها ، والذي يعتمد على خصائص العناصر التي يتم أخذها في الاعتبار ، والغرض من السجلات ، وطرق التسجيل. يُفهم التسجيل المحاسبي على أنه تسجيل المعاملات التجارية في سجلات المحاسبة.
في دفاتر الأستاذ ، يتم ترقيم جميع الصفحات وملزمة. في الصفحة الأخيرة ، حدد الرقم وقم بالتصديق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين. في بعض الكتب ، على سبيل المثال ، في ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية ، لا يتم ترقيم الصفحات فحسب ، بل يتم أيضًا ربطها بخيوط ، ومثبتة بختم شمعي. اعتمادًا على حجم الحسابات في الكتاب ، يتم تخصيص صفحة واحدة أو أكثر لحساب واحد أو آخر. تستخدم دفاتر المحاسبة في المحاسبة التركيبية والتحليلية.
البطاقات مصنوعة من ورق سميك أو كرتون فضفاض ، بدون ربطها ببعضها. يتم الاحتفاظ بها في صناديق خاصة - خزائن الملفات. يتم فتح البطاقات لمدة عام وتسجل في سجل خاص لضمان التحكم في سلامتها.
تختلف الفواتير عن البطاقات من حيث أنها مصنوعة من ورق أخف وزناً ولها تنسيق أكبر. يتم تخزينها في مجلدات خاصة تسمى المسجلين. يتم فتح Vedomosti ، كقاعدة عامة ، لمدة شهر أو ربع.
يجب أن تكون السجلات في سجلات المحاسبة واضحة وموجزة وواضحة ومقروءة. بعد تسجيل معاملة تجارية في سجل المحاسبة ، يتم وضع علامة مناسبة على المستند الأساسي لتسهيل التحقق اللاحق من الترحيل الصحيح. في نهاية الشهر ، يتم تلخيص النتائج في كل صفحة من سجلات المحاسبة. يجب التوفيق بين السجلات النهائية للسجلات المنهجية والتحليلية عن طريق إعداد بيانات متجددة.
بعد الموافقة على التقرير السنوي ، يتم تجميع سجلات المحاسبة وربطها وإيداعها في الأرشيف الحالي للمنظمة.
موجود ثلاث طرق لإصلاح القيود الخاطئة في سجلات المحاسبة: التدقيق اللغوي ، الإدخال الإضافي ، الانعكاس.
طريقة التصحيحيمكن تطبيقه فقط إذا تم اكتشاف الأخطاء قبل إعداد الميزانية العمومية أو إذا حدثت في سجلات المحاسبة دون التأثير على مراسلات الحسابات. تتكون هذه الطريقة من خط يتوسطه خط رفيع من النص والأرقام والمبالغ والنقوش غير الصحيحة بجوار أو أعلى النص الصحيح أو المبلغ مع الحجز المقابل.
على سبيل المثال ، إذا بدلا من 100 روبل. تعكس 200 روبل ، ثم يجب عليك شطب 200 روبل. واكتب على القمة "100 روبل".
في المستندات النقدية ، لا يُسمح بأي تصحيحات أو بقع ، حتى لو تم تحديدها ، خاصة في الأرقام.
إدخالات إضافيةتتم في الحالات التي يتم فيها التقليل بشكل خاطئ من قيمة الصفقة التجارية. على سبيل المثال ، قام أحد الموردين بتحويل 150 روبل من حساب جاري. تنعكس هذه المعاملة التجارية من خلال المراسلات الصحيحة للحسابات ، لكن قيمتها أقل من 100 روبل. تم إجراء الإدخال المحاسبي التالي: الخصم من حساب "التسويات مع الموردين" ، واعتماد الحساب "الحساب الجاري" - 100 روبل.
ولكن بما أن الموردين يجب أن ينقلوا 150 روبل ، فإن المبلغ المفقود هو 50 روبل. من الضروري وضع ترحيل إضافي: الخصم من حساب "التسويات مع الموردين" ، ائتمان الحساب "الحساب الجاري" - 50 روبل.
يتم إجراء منشورات إضافية في الشهر الحالي أو الشهر المقبل. يتم تطبيق هذه القاعدة لتصحيح الأخطاء في حالتين: إذا لم يتم تسجيل بيانات المستند الأساسي في سطر منفصل في سجل المحاسبة وعندما ينعكس مبلغ تم تقديره بشكل خاطئ لمعاملة تجارية في سجل المحاسبة.
طريقة الانعكاسيتمثل في حقيقة أن الإدخال غير الصحيح ، وهو الإدخال الرقمي بشكل أساسي ، يتم التخلص منه برقم سالب ، أي المراسلات غير الصحيحة والمبلغ يتكرر بالحبر الأحمر. في نفس الوقت ، يتم الإدخال الصحيح بالحبر العادي. تحدث الإلغاءات عندما تتم مطابقة الفواتير بشكل غير صحيح أو عند تسجيل مبلغ مبالغ فيه.
عند تلخيص نتائج العمليات ، يتم طرح المدخلات التي تم إجراؤها بالحبر الأحمر.
