أرشيف وقت التخزين المحاسبي. كيفية تخزين المستندات الورقية؟ ما هي المستندات التي يتم نقلها إلى الأرشيف

واجبات دافعي الضرائب (رسوم الرسوم)

1. دافعي الضرائب مطلوبة:

8) لمدة أربع سنوات لضمان سلامة البيانات المحاسبية وغيرها من الوثائق اللازمة لحساب وتدفع الضرائب، وكذلك المستندات التي تؤكد الدخل المستلم (للمؤسسات - النفقات أيضا النفقات) ودفع الضرائب المدفوعة (المحتجزة)؛

إذا كانت هناك أسباب كافية تقوم بتفتيش أسباب كافية للاعتقاد بأن المستندات التي تشير إلى ارتكاب الجرائم يمكن تدميرها أو مخبأة أو تغييرها أو استبدالها، فإن ختم هذه الوثائق يتم تقديمه بالطريقة المنصوص عليها في المادة 94 من هذا القانون على الفعل الذي وضعه هؤلاء المسؤولون. في القانون المتعلق بتمثيل الوثائق، يجب إثبات الحاجة إلى التنقيب وتردد قائمة بالوثائق المدروسة. يحمل دافع الضرائب عند ملاحظة المستندات إجراء تعليقات يجب إدخالها في الفعل. يجب ترقيم المستندات المضبوطة، وضعت وتثبيتها مع طباعة أو توقيع دافعي الضرائب (وكيل الضرائب، والدافع من المجموعة). في حالة رفض دافعي الضرائب (وكيل الضرائب، والدافع من المجموعة)، يتم صنع الختم أو التوقيع من المستندات المسحوبة حول هذا الأمر، يتم إجراء علامة خاصة. يتم إرسال نسخة من الفعل الموجود على مظلة المستندات إلى دافع الضرائب (وكيل الضرائب، والدافع من المجموعة).

1. يتم إجراء Secessing من المستندات والعناصر على أساس قرار بدافع من مسؤول السلطات الضريبية التي تنفذ مراجعة ضريبة الخروج.

القرار المحدد يخضع لموافقة الرأس (نائبه) من سلطة الضرائب، التي اتخذت قرار إجراء مراجعة ضريبة.

2. لا يسمح بإنتاج Secessing من المستندات والعناصر في الليل.

3. يتم إجراء استقبال المستندات والعناصر بحضور مفهوم والأشخاص الذين ينتجون انفصال الوثائق والعناصر. في الحالات اللازمة، يتم دعوة أخصائي للمشاركة في إنتاج العطلة.

قبل بدء الحفريات، يضع مسؤول السلطات الضريبية المرسوم بشأن إنتاج الحفر ويشرح على الحاضرين من حقوقهم والتزاماتهم.

4. يقدم الشخص الرسمي للهيئة الضريبية شخصا لديه انفصال من الوثائق والعناصر، ومنحهم طوعا، وفي حالة الرفض، فإن العطلة قسرا.

إذا فشل شخص ما، فأكشف عن المبنى أو الأماكن الأخرى التي تخضع فيها المستندات والعناصر إلى العطلة، فإن مسؤول عن سلطة الضرائب يحق له القيام بذلك بمفردك، وتجنب تسباب الإمساك غير التالف والأبواب وغيرها العناصر.

5. المستندات والعناصر غير المرتبطة بموضوع التدقيق الضريبي لا تخضع للانسحاب.

6. بشأن إنتاج العطلة، يتضمن نوبات الوثائق والموضوعات بروتوكولا وفقا للمتطلبات المنصوص عليها في المادة 99 من هذا القانون وهذا المقال.

7. يتم سرد الوثائق والعناصر المضبوطة ووصفها في بروتوكول العطلة إما في إلحاقها بمؤشر دقيق للأسماء والكميات والعلامات الفردية للكائنات، وإذا أمكن، تكلفة البنود.

8 - في الحالات التي تكون فيها تدابير الرقابة الضريبية ليست كافية من وثائق الشخص المصاب والسلطات الضريبية لها سبب كاف للاعتقاد بأن المستندات الأصلية يمكن تدميرها أو مخبأة أو تصحيحها أو استبدالها، فإن مسؤول سلطة الضرائب لديها الحق في سحب المستندات الأصلية بالطريقة المنصوص عليها في الإجراء المنصوص عليه عن هذه المقالة.

عند سحب هذه الوثائق، يتم إجراء نسخ منهم، والتي يتم اعتمادها من قبل المسؤول الرسمي للسلطة الضريبية ونقلها إلى الشخص الذي يتم سحبه منه. إذا كان من المستحيل تقديم نسخ مصنعة أو نقلها في وقت واحد مع نوبة الوثائق، فإن مصلحة الضرائب تنقلها إلى شخص تم سحبه من الوثائق في غضون خمسة أيام من الاستيلاء عليه.

9. يتم تقديم جميع الوثائق والمواد المتسلسلة للأشخاص الآخرين المشاركين في إنتاج الحفر، وإذا لزم الأمر، يتم تعبئتها في مكان العطلة.

يجب ترقيم المستندات المضبوطة، وضعت وتثبيتها مع طباعة أو توقيع دافعي الضرائب (وكيل الضرائب، والدافع من المجموعة). في حالة رفض دافعي الضرائب (وكيل الضرائب، ورسوم جمع)، يتم إجراء الختم أو التوقيع من قبل المستندات المسحوبة حول هذا في البروتوكول في البروتوكول بشأن الحفر، وهي علامة خاصة.

10 - يتم منح نسخة من بروتوكول سهولة تشغيل المستندات والعناصر لإيصالها أو إرسالها إلى شخص لديه هذه الوثائق والعناصر.

E.V. انتظر يا رجلخبير مجلة ساعي الضرائب الروسية، بمشاركة متخصصين من FTS روسيا
مجلة "ساعي الضرائب الروسي"، №6 لسنة 2009

يجب إصدار جميع العمليات الاقتصادية التي أجرتها أي منظمة من خلال وثائق حصرية. إنها مستندات محاسبية أولية وتكون بمثابة أساس للمحاسبة. يقال هذا في الفقرة 1 من المادة 9 من القانون الاتحادي البالغ 21.11.96 رقم 129-FZ (المشار إليها فيما يلي باسم القانون رقم 129-FZ). بالإضافة إلى ذلك، يتم استخدام نفس المستندات لحساب ودفع الضرائب والرسوم. في كثير من الأحيان، فإن أرشيف الوثائق طوال وقت نشاط الشركة أمر ضخم جدا بحيث لا يوجد فيها وثائق جديدة في أي مكان لاستيعابها. لذلك، يجب عليك معرفة المدة التي تحتاجها لتخزين مستندات معينة. ربما البعض منهم الوقت لتدمير

وثائق المحاسبة

يتم إنشاء المدة الإجمالية لتخزين المستندات المحاسبية الأولية، وسجلات المحاسبة والتقارير المحاسبية في المادة 17 من القانون رقم 129-FZ. تقول أنه ينبغي تخزين المستندات المسماة لمدة خمس سنوات على الأقل. لتحديد وقت تخزين أنواع محددة من المستندات، من الضروري أن يسترشد بإصدار وثائق الإدارة النموذجية المقدمة في أنشطة المنظمات، مما يشير إلى وقت التخزين الذي وافق عليه روزارهيفا في 6 أكتوبر 2000 (فيما يلي - القائمة). يتم تقديم معلومات عن الأنواع الأكثر شيوعا من المستندات في الجدول أدناه.

يرجى ملاحظة: لا ينبغي احتساب المواعيد النهائية في القائمة من تاريخ الوثيقة، ومن 1 يناير من العام المقبل. يتم تسجيل ذلك في تعليمات الفقرة 2.9 بشأن تطبيق القائمة التي وافق عليها Rosarhiva في 6 أكتوبر 2000 (المشار إليها فيما يلي باسم التعليمات). على سبيل المثال، يبدأ حساب فترة التخزين الحالات التي أكملتها ورشة العمل في عام 2008، في 1 يناير 2009.

علاوة على ذلك، فإن المنظمة، مع مراعاة تفاصيل النشاط، لها الحق في زيادة مدة تخزين المستندات مقارنة بالمصطلح الذي تم تحديده في القائمة (الفقرة 2.11 من التعليمات). يتم إصدار حل مماثل حسب الطلب من قبل رأس الشركة أو ينصن سياستها المحاسبية.

التصريحات الضريبية وثائق حساب الضرائب

المدة التي تتطلب خلالها المنظمة الحفاظ على التقارير الضريبية، المنشأة في الفقرة 170 من القائمة. وبالتالي، يجب تخزين الإعلانات الضريبية السنوية لمدة عشر سنوات على الأقل، ربع سنوي - خمس سنوات على الأقل، شهريا - سنة واحدة على الأقل. إذا لم يكن هناك تقرير سنوي (على سبيل المثال، ضريبة القيمة المضافة)، فإن التصريحات الضريبية الفصلية والشهرية تحتاج إلى ظهور عشر سنوات على الأقل. يجب الحفاظ على التقارير الشهرية في غياب الفصلية خمس سنوات على الأقل.

المواعيد النهائية لتخزين المستندات، على أساسها التي تحسب المنظمة الضرائب والرسوم، لا يتم تنصيتها بوضوح في أي مكان. فقط في الفقرة الفرعية 8 من الفقرة 1 من المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، يشار إلى أن دافعي الضرائب مطلوبة لمدة أربع سنوات لضمان سلامة المستندات اللازمة لحساب ودفع الضرائب. تتضمن المستندات المسماة، على وجه الخصوص، بيانات المحاسبة المحاسبية والضرائب، وكذلك المستندات الأخرى التي تؤكد استلام الدخل والنفقات والدفع والاحتفاظ الضريبي.

تم إنشاء متطلبات مماثلة في الفقرة الفرعية 5 من الفقرة 3 من المادة 24 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي لعوامل الضرائب. لمدة أربع سنوات، يجب عليهم ضمان الحفاظ على المستندات اللازمة لحساب الضرائب وإتقالتها ونقلها.

ما التاريخ هو هذا المصطلح لمدة أربع سنوات؟ تعتقد وزارة المالية لروسيا أن مسار هذه الفترة تبدأ بعد فترة التقارير (الضريبة) التي استخدمت فيها الوثيقة في المرة الأخيرة لوضع التقارير الضريبية والاستحقاقات ودفع الضرائب والتأكيد على الدخل والمصروفات المستلمة (رسالة من 18.10.2005 رقم 03-03 04/2/83).

ملاحظة

لشركات الأسهم المساهمة - القواعد الخاصة

المدة، التي يجب خلالها أن تبقي شركات الأسهم المساهمة مستنداتها، في اللوائح المتعلقة بإجراءات وتوقيت تخزين الشركات المساهمة، والتي وافق عليها قرار الخدمة الضريبية الفيدرالية لروسيا مؤرخة 16 يوليو 2003 33 / PS. لذلك، فإن البيانات المحاسبية السنوية ملزمة بالحفاظ عليها باستمرار، أي خلال فترة عمل المنظمة بأكملها. تشمل وثائق التخزين المستمرة أيضا:

• وثائق حول إنشاء مجتمع إعادة تنظيم؛
• ميثاق الشركة التي اتخذت في تكنولوجيا المعلومات والإضافات؛
• شهادة تسجيل الدولة للشركة؛
• القرارات المتعلقة بالإفراج عن الأوراق المالية والتوقعات لانبعاثات الأوراق المالية؛
• بروتوكولات الاجتماعات العامة للمساهمين؛
• بروتوكولات اجتماعات مجلس الإدارة (مجلس الإشراف)؛
• قوائم الأشخاص التابعين للمجتمع؛
• أحكام في الفروع والمكاتب التمثيلية للشركة؛
• بروتوكولات مجلس الإدارة (المديرية) للشركة، قرارات المديرة (المدير العام، الرئيس) للشركة؛
• بطاقات الاقتراع
• استنتاجات لجنة التدقيق (المراجع) للشركة، إلخ.

لنفترض أن شركة الأسهم المشتركة يتم تصفيةها. إذا كان لديه عقد مع إنشاء Rosarhiva، وثائق فترة التخزين الدائمة والتكوين الشخصي الذي ينقله إلى أرشيف الدولة.

إذا لم يكن هناك علاقة تعاقدية مع الأرشيف، فإن أرشيف الدولة ملزم بتبني مستندات فقط على موظفي الموظفين في الشركة. يتم تحديد مكان تخزين المستندات المتبقية من قبل رئيس لجنة التصفية أو وصي الإفلاس.

إذا توقفت شركة الأسهم المشتركة عن الأنشطة نتيجة لإعادة التنظيم، فإن أصل مستنداته يمكن نقله فقط إلى واحدة من المجتمعات التي تم إنشاؤها حديثا (كقاعدة عامة ومجتمع بأعلى قيمة من صافي الأصول)

يتم تحديد القاعدة الضريبية ومقدار الضرائب في نهاية الفترة الضريبية (الفقرة 1 من الفن. 55 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). ضرائب الأغلبية، هذه الفترة هي السنة التقويمية. الاستثناء ضريبة القيمة المضافة، الفترة الضريبية التي فيها الربع. وبالتالي، ينبغي احتساب عمر الرف من المستندات اللازمة لحساب وتدفع الضرائب من اليوم التالي لنهاية الفترة الضريبة.

مثال 1.

تم تسجيل LLC "Giacint" في أبريل 2004. تنطبق المنظمة النظام الضريبي الشامل.

يجب أن تخزن فترة الأربع سنوات خلالها يتمتع Hyacinth LLC المستندات المتعلقة بحسابات ضريبة الدخل، وهي ضريبة النسبية والممتلكات في المنظمات لعام 2004، هي الفترة من 1 يناير 2005 إلى 31 ديسمبر 2008. وفقا لذلك، فإن الوثائق المستخدمة لحساب الضرائب المحددة لعام 2005، ستكون المنظمة ملزمة بالحفاظ عليها حتى 31 ديسمبر 2009.

خطة العمل للحسابات المحاسبية، ينبغي تخزين وثائق السياسة المحاسبية الأخرى، وكذلك برامج معالجة البيانات بعد خمس سنوات على الأقل بعد العام، والتي اعتادوا فيها ترجمة المحاسبة للمرة الأخيرة (الفقرة 2 من المادة 17 من القانون رقم القانون 129 حرة)

حتى عام 2008، أنشئت الفترة الضريبية على ضريبة القيمة المضافة كشركة تقويمية، وفئات معينة من دافعي الضرائب - كربع (المادة 163 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي)

دافعي الضرائب ملزمة بالتقديم إلى السلطات الضريبية ومسؤوليها المستندات اللازمة لحساب وتدفع الضرائب (الفرعية 6 ص. 1 من الفن. 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي)

وكلاء الضرائب ملزمة بالتقديم إلى السلطة الضريبية في وثائق المحاسبة الخاصة بهم اللازمة لرصد صحة الحساب والخصم ونقل الضرائب (الفرعية. 4 من الفقرة 3 من الفن. 24 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي)

قد يتم تأجيل الخسارة التي تم الكشف عنها نتائج عام 2001 (حتى بدء نفاذ قانون الضرائب الإصدار 25) إلى المستقبل بمبلغ لا يتجاوز مبلغ الخسارة، وهو الترقيم 1 يوليو 2001 (الفقرة 4 من المادة 10 من القانون الاتحادي 06.08 .2001 № 110-ФЗ)

في الوقت نفسه، في إطار التدقيق الضريبي للخروج، فترة لا تتجاوز السنوات التقويمية الثلاثة السابقة للعام، والتي اتخذ قرار بشأن إجراء مراجعة حسابات (الفقرة 4 من المادة 89 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). على سبيل المثال، قد تغطي المراجعة الضريبية المعينة في 31 ديسمبر 2008 2005-2007 وتابع الحد الأقصى في غضون ستة أشهر من عام 2009. لذلك، طوال وقت الاختيار، تلتزم المؤسسة بالحفاظ على المستندات المتعلقة بالحسابات الضريبية للفترة المحددة. لكنها ملزمة للغاية للقيام بذلك وفقا للقانون رقم 129 FZ. بعد كل شيء، فإن الأساس لحساب الضرائب، كقاعدة عامة، هي نفس المستندات المحاسبية الأولية التي تستخدم لتعكس العمليات المحاسبية. الحد الأدنى لعمر الصرف من هذه الوثائق هو خمس سنوات (الفقرة 1، المادة 17 من القانون رقم 129-FZ). اتضح أنه وفقا للتشريعات المتعلقة بالمحاسبة، خلال العام الحالي، تلتزم المنظمة بإبقاء المستندات المتعلقة بالحسابات الضريبية وللحجة التي لا يمكن للسلطات الضريبية التحقق منها.

خصوصا تخزين تخزين مشتريات التسوق وكتب المبيعات. وهي مثبتة في الفقرات 15 و 27 من القواعد اللازمة لإجراء مجلات المحاسبة وفواتير الفواتير وكتب مشترياتها وكتب المبيعات في الحسابات على ضريبة القيمة المضافة المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي في 02.12. 2000 رقم 914. الحد الأدنى لمدة - خمس سنوات كاملة مع السجلات الأخيرة في هذه الوثائق.

نلاحظ أيضا أنه وفقا للفقرة 150، ينبغي أن تخزن قائمة الفاتورة المعروضة وحصلت على خمس سنوات على الأقل. ومع ذلك، إذا كانت هناك خلافات مع التحقق أثناء الضرائب أو التدقيق الأخرى، فيجب الحفاظ على الفاتورة قبل القرار النهائي بشأن نتائج هذا الاختبار.

على الرغم من حقيقة أن الفواتير يجب أن تبقى لمدة خمس سنوات على الأقل، فإن المنظمة ليست ملزمة بالتقديم طلب من الهيئة الضريبية للفاتورة، وهي فترة تخزين أربع سنوات من انتهت صلاحيتها بالفعل. على سبيل المثال، بعد تلقي طلب مفتشي الضرائب على عرض الفاتورة لعام 2004، قد لا يتم تنفيذ دافع الضرائب (عامل الضرائب).

مثال 2.

نستخدم شرط المثال 1. على سبيل المثال، حتى عام 2008، كانت الفترة الضريبية على ضريبة القيمة المضافة ل LLC "Hyacinth" شهرا تقويما.

كتب المشتريات وكتب المبيعات لشهر أبريل 2004 يجب أن يتم تخزين المنظمة حتى 30 أبريل 2009 (شريطة أن تكون السجلات الأخيرة فيها في أبريل 2004).

يتم احتساب حياة الصلاحية الخمس سنوات من الفواتير غير الصحيحة وحصلت عليها من 1 يناير من العام التالي لسنة تجميعها - من 1 يناير 2005. وهذا هو، الفواتير المؤرخة في أبريل 2004، HiCint LLC ملزم بالحفاظ عليه حتى 31 ديسمبر 2009.

منذ عام 2004-2007، كانت الفترة الضريبية لضريبة القيمة المضافة للشركة شهرا تقويما، يتم تحديد عمر الصلب لمدة أربع سنوات من المستندات الأخرى اللازمة لحساب ضريبة القيمة المضافة في كل شهر. الحد الأدنى لتخزين الوثائق الإلزامية التي تستخدمها المنظمة لحساب ضريبة القيمة المضافة لعام 2004 - من 1 مايو 2004 إلى 30 أبريل 2008.

تبدأ حياة الوثائق الأربعة سنوات المتعلقة بحساب ضريبة القيمة المضافة للربع الأول من عام 2008، في 1 أبريل 2008 وينتهي في 31 مارس 2012. كتب مشتريات ومبيعات الكتب للربع الأول من عام 2008، ستكون هناك حاجة للشركة للحفاظ عليها حتى 31 مارس 2013 (إذا تم إجراء السجلات الأخيرة في مارس 2008)، وفترات الفواتير لهذه الفترة - حتى 31 ديسمبر 2013 وبعد

لذلك، يجب تخزين المستندات المحاسبية الأولية لمدة خمس سنوات على الأقل. ومع ذلك، في بعض الحالات، يجب الحفاظ على وثائق بالبريد لفترة أطول بكثير.

الحالة 1. تنقل المنظمة خسائر المستقبل

وفقا للمادة 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، فإن الشركة، التي هي دافع ضريبة الدخل، لها الحق في تقليل القاعدة الضريبية للفترة الضريبية الحالية بمبلغ الخسارة التي حصل عليها في الضرائب السابقة فترات. يمكن نقل الخسارة إلى المستقبل لمدة عشر سنوات بعد الفترة الضريبية التي تم الحصول عليها (الفقرة 2 من الفن. 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

خلال فترة خسائر الخسائر بأكملها، ينبغي للمنظمة تخزين المستندات التي تؤكد مقدار الخسارة المتكبدة. يقال هذا في الفقرة 4 من المادة 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. في رسالة من 04/03/2007 رقم 03-03-06 / 1/206، أوضحت وزارة المالية في روسيا أن الشطب من الخسائر ممكنة فقط عند تقديم المستندات الأولية التي تؤكد النتيجة المالية التي تم الحصول عليها.

يتم إنشاء متطلبات مماثلة لدافعي الضريبة والمنظمات الزراعية الموحدة التي تطبق نظام الضرائب المبسط. عند نقل الخسائر إلى المستقبل، يطلب منهم أيضا تخزين المستندات التي تؤكد مبلغ الخسارة المتكبدة والمبلغ الذي تم تخفيض فيه القاعدة الضريبية لكل فترة ضريبية. ويرد ذلك في الفقرة 5 من المادة 346.6 والفقرة 7 من المادة 346.18 من قانون الضرائب، على التوالي.

مثال 3.

Azaliya LLC دافع ضريبة الأرباح. في نهاية عام 2003، تم الحصول على خسارة في المحاسبة الضريبية للمنظمة. تم نقل مبلغها إلى المستقبل خلال أجزاء 2006-2008 في الأجزاء.

وفقا لمتطلبات التشريعات الضريبية، فإن المستندات المحاسبية الأولية اللازمة لحساب ضريبة الدخل لعام 2003، كانت المنظمة ملزمة بالتخزين لمدة أربع سنوات - حتى 31 ديسمبر 2007. نظرا لأن مبلغ خسارة عام 2003 قلل من القواعد الضريبية للفترة 2006-2008، تواصل الشركة تخزين المستندات المحددة. يجب أن تحافظ عليها لمدة أربع سنوات أخرى بعد نهاية عام 2008 (العام الماضي، تم تخفيض القاعدة الضريبية التي خفضت بمقدار فقدان السنوات الماضية) - حتى 31 ديسمبر 2012.

الحالة 2. يتم اكتشاف خسائر في السنوات الماضية أو الخروج

إن خسائر فترات الضرائب السابقة التي حددها دافع الضرائب في التقارير أو الفترة الضريبية الحالية تساوي تكاليف غير المعالجة على أساس الفقرة الفرعية 1 من الفقرة 2 من المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. بمعنى آخر، تخفض هذه الخسائر من القاعدة الضريبية ضريبة الدخل التي تم تحديدها فيها.

بالإضافة إلى ذلك، فإن كمية الديون الميؤوس منها تعادل بكميات الديون الميؤوس منها، وفي حالة تشكيل المنظمة احتياطي لديون مشكوك فيه، مبلغ الديون الميثعة، غير المشمولة على حساب الاحتياطي (الفرعية 2 من الفقرة 2 من الفن. 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

كقاعدة عامة تأسست في الفقرة 1 من المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، عند حساب ضريبة الدخل، يمكنك التعرف على هذه النفقات التي يتم توثيقها فقط. وهذا يعني أن تأخذ في الاعتبار لغرض فرض ضرائب على فقدان السنوات الماضية، التي تم تحديدها في العام الحالي، أو شطب الديون الميؤوس منها، يجب أن يكون للمنظمة وثائق تأكيد ذات صلة. علاوة على ذلك، فإنه ملزم بالحفاظ على هذه المستندات بعد أربع سنوات على الأقل بعد نهاية العام، وقد تم تخفيض القاعدة الضريبية التي تم تخفيضها بمقدار الخسارة المحددة أو من ديون ميؤوس منها.

الحالة 3. تمتلك المنظمة الوسائل الأساسية

لنفترض أنك تملكها الشركة هناك أداة أساسية تم شراؤها منذ أكثر من عشر سنوات. يبدو أن عمر وثائق الوثائق على الاستحواذ والتكليف قد انتهت بالفعل.

ومع ذلك، يجب الحفاظ على هذه الوثائق خلال الاستخدام المفيد بالكامل للكائن. بعد كل شيء، خلال هذه الفترة، تهم المنظمة انخفاض الضرائب والمحاسبة. للتعرف على خصومات الاستهلاك، خلال فترة الاستهلاك بأكملها، يجب أن يكون لها وثائق تؤكد الاستحواذ على كائن وتشغيلها.

بالإضافة إلى ذلك، من القيمة المتبقية للأصول الثابتة، تدفع الشركة ضريبة على الممتلكات. لذلك، فإن الوثائق المسماة ضرورية أيضا لإثبات المستوطنات بشأن هذه الضريبة.

لنفترض أن المنظمة قررت بيع الممتلكات المطفأة. وفقا للفقرة الفرعية 1 من الفقرة 1 من المادة 268 من قانون الضرائب، فإن الحق في خفض الدخل الوارد من البيع عن القيمة المتبقية لهذه الممتلكات. ولكن يجب تأكيد القيمة المتبقية للكائن من قبل المستندات ذات الصلة.

وهكذا، حتى لو كانت المنظمة تملك الملكية القابلة للاستهلاك لا تخطط لبيعها، فإن المستندات حول الاستحواذ على هذه الخاصية، ووضعها في عملية، فإن حساب مبالغ الاستهلاك ينصح بالحفاظ عليه في جميع أنحاء عمل الشركة.

في حالة تحقيق الممتلكات الأخرى (باستثناء الأوراق المالية، منتجات الإنتاج الخاصة، والسلع المشتراة)، تقلل المنظمة من الدخل الذي تم استلامه بسعر الشراء أو إنشاء هذه الخاصية (الفرعية 2 من الفقرة 1 من الفن . 268 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). بشكل طبيعي، شريطة أن تؤكد السعر المحدد. في غياب هذه الوثائق، لا يحق للشركة الحد من القاعدة الضريبية لضريبة الدخل على مقدار تكاليف الاستحواذ على الممتلكات، لأن هذه التكاليف لا تمتثل لمتطلبات الفقرة 1 من المادة 252 من قانون الضرائب من الاتحاد الروسي. توقيت تخزين هذه المستندات في هذه الحالة لا يهم. يتم تقديم موقف مماثل في خطاب وزارة المالية لروسيا في 15 سبتمبر 2005 رقم 03-03-02/84.

تخزين المستندات

يتم الاعتراف بالنفقات باعتبارها تكاليف دافعي الضرائب معقولة وموثقة، وفي الحالات المنصوص عليها في المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، الأضرار التي تكبدها من قبلها (الفقرة 1 من الفن. 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي)

من أجل الأغراض الضريبية، يتم تحديد القيمة المتبقية لكائنات الملكية المستهلكة من قبل القواعد المنصوص عليها في الفقرة 1 من المادة 257 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي

تأسست قائمة وثائق الشركة المشتركة، التي ينبغي تخزينها في موقع الهيئة التنفيذية، في الفقرة 1 من المادة 89 من القانون الاتحادي البالغ 26.12. 95 № 208-ФЗ

الشروط التي بموجبها يعادل EDP في المستند الإلكتروني توقيعه الخاص في الورق على الورق، المخزنة في المادة 4 من القانون الاتحادي في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "على التوقيع الرقمي الإلكتروني"

المنظمات التي لا تخضع المستندات التي لا تخضع للاستقبال إلى المحفوظات الحكومية أو المحفوظات البلدية، وتدمير الوثائق مع فترات تخزين منتهية الصلاحية دون تنسيق مع سلطات الأرشيفية (الفقرة 3.9 من التعليمات)

يتحمل رئيس المنظمة المسؤولية عن تنظيم وثائق المحاسبة، وسجلات المحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية (الفقرة 3 من المادة 17 من المادة 17 من القانون رقم 129-FZ)

مكان تخزين المستندات يحدد كل مؤسسة بشكل مستقل. كقاعدة عامة، يتم نشر معظم الوثائق في مكتب الشركة. مع قدرات كبيرة من الوثائق، من المستحسن تخصيص مكان خاص للأرشيف أو حتى استئجار غرفة منفصلة حيث لم تعد المستندات التي لم تعد تستخدم في العمل الحالي.

خيار آخر هو نقل المستندات للتخزين إلى شركة أرشيفية متخصصة. ومع ذلك، إذا كانت المنظمة هي شركة مشتركة، فسيحتاج إلى مراعاة الميزة التالية. في الفقرة 2 من المادة 89 من القانون الاتحادي في 26 كانون الأول (ديسمبر) 1995، تنص رقم 208 أرضي على أن عددا من الوثائق يجب تخزينها في مكان إيجاد هيئةها التنفيذية. تشمل هذه الوثائق، على وجه الخصوص، التقارير المحاسبية، الوثائق المحاسبية، المستندات التي تؤكد حقوق الشركة على الممتلكات على ميزانية العمومية.

بطبيعة الحال، مع مرور الوقت، حجم أرشيف أي منظمة تزداد، مباني جديدة مطلوبة لاستيعابها. ربما يكون الأمر أكثر ملاءمة لتخزين المستندات ليس في الورق، ولكن في شكل إلكتروني؟

تم توفير هذه الفرصة مباشرة للوثائق المحاسبية الأولية والسجلات المحاسبية (الفقرة 7 من المادة 9 والفقرة 1 من الفن. 10 من القانون رقم 129-FZ). بالإضافة إلى ذلك، في المادة 314 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، ذكر أن سجلات المحاسبة الضريبية تتم على الورق أو إلكترونيا أو أي وسائط آلة. هذا يجب أن يضمن حمايتهم ضد التصحيحات غير المصرح بها.

في رسالة من 07/24/2008 رقم 03-02-07 / 1-314، أوضحت وزارة المالية لروسيا أن تخزين المستندات الأولية والمحاسبة والمستندات المحاسبية الضريبية مسموح بها في شكل إلكتروني، ما لم ينص على خلاف ذلك الأفعال القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي، شريطة أن الوثائق الإلكترونية CSED باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS).

تتم الموافقة على القواعد الأساسية لمحفوظات المنظمات بقرار كلية روزارهيفا في 06.02.2002 (فيما يلي - القواعد الأساسية). في الفقرة 2.3.1 من القواعد الأساسية، تم تأسيسها أنه من الضروري كل عام إجراء فحص لقيم الوثائق، أي تحديد توقيت تخزينها وحدد وثائق التخزين على المدى الطويل دمار.

تدمير المستندات والتخلص منها

المستندات، انتهت فترة التخزين التي انتهت منها المنظمة، الحق في تدميرها بشكل مستقل (كسر يدويا أو بمساعدة التقطيع، ورمي، حرق) أو نقل إلى التصرف إلى شركة متخصصة تعمل في إعادة تدوير المواد الخام الثانوية وبعد وافق رئيس الوثائق التي سيتم تدميرها أو التخلص منها من قبل رئيس المنظمة. يمكن تزيينها في شكل أمر أو ترتيب للرأس أو في شكل عمل تم تطويره من قبل الشركة بشكل مستقل. تظهر عينة مثالية من هذا القانون أدناه.

صورة. عينة الفعل في وثائق الاختيار للتدمير

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمنظمة استخدام عينة من الفعل على التخصيص لتدمير المستندات غير الخاضعة للتخزين. شكلها المعتمدة في الملحق رقم 4 إلى القواعد الأساسية.

عند إعداد قائمة المستندات المدمرة، ليس من الضروري الإشارة إلى تفاصيل كل وثيقة. يتبع ذلك من أحكام البند 2.4.5 من القواعد الأساسية. تقول إن الشؤون المتجانسة (المستندات) المساهمة في التصرف بموجب العنوان العام، مما يشير إلى عدد القضايا المخصصة لهذه المجموعة (على سبيل المثال، التقارير المتقدمة لعام 2000).

يتم وضع نقل المستندات للتخلص من خلال الفاتورة، مما يشير إلى تاريخ النقل، وعدد المستندات المنقولة (عدد المجلدات، الصناديق، إلخ) ووزن ورقة النفايات الورقية. يتم إجراء تصدير التحميل والتخلص تحت سيطرة الموظف المسؤول عن سلامة المستندات في المنظمة (ص 2.4.7 من القواعد الأساسية).

إذا كانت الشركة تدمر المستندات بمفردها، فإن هذه الحقيقة، وهي تعلن قانونا منفصلا بشأن تدمير الوثائق. نظرا لعدم وجود نموذج موحد، يتم تجميعه أيضا في شكل تعسفي. تجدر الإشارة إلى أن تدمير الوثائق بشأن انتهاء فترة التخزين هو الصحيح، وليس مسؤولية المنظمة (انظر خطاب وزارة المالية لروسيا في 18 أكتوبر 2005 رقم 03-03-04 / 2/83). بمعنى آخر، يمكن للشركة الاستمرار في تخزين المستندات حتى بعد المواعيد النهائية لتخزينها إلزامي.

مسؤولية فقدان الوثائق

ضريبةوبعد يعتبر الافتقار إلى دافع الضرائب أو السجلات المحاسبية أو السجلات المحاسبية، بمثابة انتهاك جسيم للقواعد المتعلقة بالدخل والمصروفات المحاسبية ومرافق الضرائب. لمثل هذا الانتهاك في المادة 120 من قانون الضرائب، فإنه مسؤول في شكل غرامة:

5000 فرك.، - إذا لم تكن هناك وثائق لفترة ضريبة واحدة؛

15 000 فرك. - في غياب الوثائق في أكثر من فترة ضريبة واحدة؛

10٪ من كمية الضريبة غير المدفوعة، ولكن لا تقل عن 15000 روبل، - إذا كان بسبب عدم وجود مستندات، تم التقليل من القاعدة الضريبية.

بالإضافة إلى ذلك، إذا لم يقدم دافع الضرائب (دافع المجموعة، وكيل الضرائب) على المستندات أو غيرها من المعلومات بناء على طلب التفتيش الضريبي، فهناك غرامة قدرها 50 روبل منها. لكل وثيقة غير متوقعة (الفقرة 1 من الفن. 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

إداريوبعد تنتهك انتهاك قواعد التخزين أو الالتقاط أو المحاسبة أو استخدام مستندات الأرشيف تحذيرا أو فرضا غرامة إدارية على المسؤولين بمبلغ من 300 إلى 500 روبل. وذكر ذلك في المادة 13.20 من القانون الإداري. لانتهاك أمر وشروط تخزين المستندات المحاسبية على المسؤولين، قد يتم فرض عقوبة إدارية بمبلغ 2000 إلى 3000 روبل. (المادة 15.11 قانون إداري للاتحاد الروسي).

مجرموبعد يعاقب الاختطاف أو التدمير أو الأضرار أو الإخفاء أو الإخفاء من الوثائق الرسمية المرتكبة من المرتزقة أو الاهتمام الشخصي الآخر بغرامة تصل إلى 200 ألف روبل. أو بمقدار الأجور أو إيرادات المدانين الأخرى للفترة ما يصل إلى 18 شهرا أو العمل الإصلاحي لمدة تصل إلى عامين، أو الاعتقال لمدة تصل إلى أربعة أشهر، أو السجن لمدة تصل إلى عام واحد (الفقرة 1 من الفن. 325 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي)

كما تظهر الممارسة، في أي مؤسسة محلية حديثة تقريبا، فإن أكبر حجم من الوثائق يولد المحاسبة. فهم: في هذه الإدارة تعمل مع المال، وتحتاج كل عملية من هذا القبيل إلى تثبيت رسمي على الورق. بالإضافة إلى ذلك، فإن فترة تخزين المستندات الأولية في المنظمة أنشئ قانونا، وبالتالي لن يكون من الممكن التخلص من "القطع"، فلن يكون ذلك ممكنا، سيتعين عليهم الاحتفاظ بهم عدة سنوات على الأقل وفقط بعد هذا يدمر. بالمناسبة، فإن عملية التخلص من نفايات الورق ليست سهلة أيضا، ولدي عدد من الميزات المحددة. حول كل هذا - كذلك.

الوثائق، المستندات ...

إذا أحضرت إحصاءات عن عدد الوثائق المنتجة، فقد اتضح أنه في جميع المؤسسات المحلية الحديثة تقريبا للمحاسبة - هذا مصدر 80-90٪ من الوثائق الورقية. ليس من الضروري فقط تخزينها. تحدد القيود فقط ما هو الحد الأدنى للحد الأدنى من عمر المستندات المحاسبية الأولية الصحيحة (يختلف عادة من خمس سنوات إلى عقد من الزمان)، ولكن أيضا في أي حال يجب أن تكون هذه الكائنات. في الوقت نفسه، يجب أن نتذكر أن هناك تقسيم من وثائق التخزين المؤقت ودائم.

ومع ذلك، كما يظهر الممارسة، فإن ليس في كل مدراء من الشركات مهتمون بالتعامل مع تعقيدات وقت التخزين المستندات الأولية. للتخلص من نفسك من الصداع، يمكنك استخدام خدمات شركات الأرشيف المتخصصة. في مثل هذه الشركة، يعرفون بالضبط ما نوع المستندات التي يجب تخزينها، في أي شروط، رهنا بالقواعد. بالإضافة إلى ذلك، فإن هذه المنظمة لديها قدرات تقنية لتدمير موثوق بها لتخزين الوثائق، عندما انتهت صلاحية الجدول الزمني. انها مريحة حقا، ولكن يستحق المال. إذا كنت ترغب في الحفظ، فسيتعين عليك تسليط الضوء على غرفة خاصة تحت الأرشيف والخوض في ما هو المصطلح لتخزين مستندات المحاسبة الأولية في المنظمة بموجب القانون.

أريد - أنا لا أريد

المشكلة، بالمناسبة، لا تنشأ من الصفر. تضع القوانين الحالية وقت تخزين المستندات المحاسبية الأولية، وفي إطار أي مؤسسة يجب ملاحظتها. من القانون، يتبع أي واجبات قانونية قانوني حالية للحفاظ على الوثائق. هذا يعني أنه لا يلعب دور النشاط - سواء كان ذلك رائد أعمال خاص، وحده الرئيسي، أو مصدر قلق كبير، لا يزال يتعين عليه العناية بتخزين التقارير المحاسبية والوثائق الأخرى. من المهم دراسة التشريعات المتعلقة بموضوع المواعيد النهائية المحددة لتخزين المستندات الأولية الإلكترونية، والورق، بحيث في حالة وجود حالة صراع مع المقاول أو عند التحقق من سلطة التحكم، فإنه غير مهتم. بالإضافة إلى ذلك، فإن عدم الامتثال للفواصل الزمنية التي أنشأها القانون يمكن أن تثير غرامة كبيرة عند التدقيق. يحتوي التشريعات الحالية على لوائح التي تحكم الحد الأدنى من حياة الوثائق المحاسبية الأولية. من المهم أن تكون الشركة آمنة، وقد تم تمييز سلالة الشؤون في بلدنا بالشرعية، وهي تتوافق مع القواعد المعمول بها.

ما هو المصطلح لتخزين المستندات الأولية الإلكترونية، تم إنشاء الورقة الآن، يروي القانون الاتحادي ال 125، الذي تم اعتماده في أكتوبر 2004. بناء على العنوان، يتم تخصيصه للمحفوظات والأعمال الصحيحة. في هذه الوثيقة الرسمية التي تنظر فيها خصوصيات تخزين الأوراق الرسمية التي تنتجها قسم المحاسبة. يمكنك هنا أن تجد كلتا الميزات التي تتيح لك التمييز بين توثيق التخزين المؤقت والمستمر والمواعيد النهائية سمة من نوع واحد أو آخر من الأوراق.

من ينطبق على؟

يتم تعيين مسؤوليات الامتثال لوقت تخزين الحد الأدنى من المستندات الأساسية:

• حالات الحكومة المحلية؛
• وكالات الحكومة؛
• رجال الأعمال؛
• الشركات؛
• الأشخاص الذين يقودون أنشطة تنظيم المشاريع.

ملاحظة يجب تطبيق القانون على وثائق الأرشفة، بما في ذلك بخصوص الموظفين. يجب أن تكون الفاصل الزمني للورق بالكامل المحدد في القانون في مكان آمن. بالإضافة إلى القوانين الفيدرالية، تتأثر خصوصيات تخزين المستندات الأولية والسجلات المحاسبية في عدد من الوثائق التنظيمية التي تعمل في كل من البلد ككل وفي كل منطقة فردية. ومع ذلك، فإن المستند الأكثر أهمية هو القانون 125 المذكور أعلاه، والذي يوفر قائمة كاملة بالوثائق تنظم مدة تخزين الأوراق المحاسبية.

القانون رقم 129

في عام 1996، صدر قانون اتحادي مخصص تفاصيل المحاسبة. يشير إلى أن المحاسبة يمكن أن تشكل وثائقها على الورق، وكذلك استخدام أدوات الآلات المختلفة. في الوقت نفسه، يجب أن تجعل الشركة بالضرورة نسخا من الوثائق على الورق، بحيث تتمتع جميع المشاركين في العمليات بالبيانات عنها. إذا كانت وحدة التحكم تطلب الوصول إلى الوثائق، فإن ممثلي الشركة ملزمون بتقديم. الحق في ذلك هو كل من موظفي مكتب المدعي العام، ومن ممثلين المحكمة.

الخلق والتخزين وفقا لوقت تخزين المستندات المحاسبية الأولية، يجب أن تمتثل الحكم عند الطلب مع النماذج المحددة في اللوائح. تحتاج المستندات إلى توجيهها إلى الشخص الطالب في شكل ورقي. إذا سمح ذلك بالقدرات المستخدمة في عمل الآلات، إذا أوافق جميع المشاركين، فيمكن إرسال التقارير في شكل إلكتروني. كما سمحت بالقوانين الحالية في بلدنا.

تخزين وفقا للقواعد

يحتوي القانون الفيدرالي 129 على ذكر الالتزام بالامتثال لتوقيت تخزين المستندات المحاسبية الأولية. على وجه الخصوص، في المقالة السابعة عشرة، يذكر أن أي كيان قانوني يجب أن يخزن بالضرورة وثائق مماثلة، بما في ذلك السجلات والتقارير. يتم تحديد الوقت الفاصل الزمني بالقواعد التي تحكم القضية الأرشيفية على مستوى الدولة. لا يمكن أن تكون مدة هذه الفترة أقل من 5 سنوات.

تم تأسيس وقت خاص لتخزين المستندات الأولية لتنظيم سياسات المحاسبة للوثائق وبعض الفئات الأخرى (البرامج المستخدمة في مجال معالجة الآلات وخطة عمل الحسابات). بطبيعة الحال، فإن المدة هنا هي أيضا خمس سنوات (في بعض الحالات، يمكن تثبيت هذه الفترة أكثر)، ولكن تبدأ الفترة في الاعتماد من لحظة عندما لجأت المؤسسة إلى هذه الوثيقة للمرة الأخيرة. رئيس الكيان القانوني هو الشخص الذي، وفقا للقانون، مكلفة مع تخزين جميع الوثائق اللازمة بما يتوافق مع الفواصل الزمنية. هذا يعني أن أي مدرب متعلم ومسؤول يجب أن يعرف حياة الوثائق الأولية في المحاسبة، إذا كان يريد الحفاظ على الوضع في الشركة تحت سيطرته.

نظرا لأن ممارسة العروض التدريبية، في العديد من المنظمات تقوم بانتظام بإجراء مخزون من الوثائق الرسمية، وتضع الأفعال التنظيمية المحلية المسؤولين عن تخزين وثائق الأشخاص الذين تتفاعل حالات التفتيش في الواقع عند مراقبة الامتثال لقواعد أعمال الأرشيف.

الخلق والتخزين: كل ذلك وفقا للقواعد

بناء على التشريعات الحالية، يمكن للمحاسبين تشكيل الوثائق الأساسية والتوحيد ليس فقط على الورق، ولكن أيضا في شكل إلكتروني؛ في الوقت نفسه، يتم تعيين الالتزامات بإنشاء نسخ ورقية إلى كيان قانوني، وعند طلبها من قبل الشخص المهتم الذي يتحقق من السلطة لإرسال وثائق ورقية إلى العنوان في أقرب وقت ممكن. يجب تنفيذ التجميع والتخزين في النموذج الذي أنشأه الأفعال التنظيمية الحالية.

ما هو المصطلح لتخزين المستندات الأولية في المحاسبة، ترتيب هذه العملية، يروي قائمة الوثائق، بالنظر إلى أوراق الإدارة النموذجية الناشئة أثناء عمل أي مؤسسة. وقد تأسست هذه في عام 2010 في الوثيقة التي وافقت عليها وزارة المالية وروزارهيف. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري مراعاة متطلبات قانون الضرائب، والذي ينظم أنه في أي مواطن من بلدنا مكلس مع الحفاظ على الوثائق المحاسبية لمدة أربع سنوات. وهذا ينطبق على الأوراق المرتبطة بمكون الإيرادات المستهلك، وكذلك تأكيد دفع الضرائب.

تعال إلى النقطة مع العقل

تنطوي المنظمة الصحيحة للعملية وفقا لوقت تخزين المستندات المحاسبية الأولية على نهج مهني، وجذب الموظفين المسؤولين عن محاسبة الوثائق ومعالجة معلومات الأرشيف حول تنظيم سير العمل مباشرة. في الوقت الحالي، هناك أي أماكن للتعلم المتخصص في حالة الأرشيف، لذلك غالبا ما يكون العثور على أخصائي عالي الجودة حقا ليس بالأمر السهل. من ناحية أخرى، يتطلب التشريعات التقدمية أن تصاعد المواعيد النهائية لتخزين مستندات المحاسبة الأولية، وإلا يمكننا مواجهة غرامات غير سارة بشكل قاطع. الخيار الأمثل مع تدفق المستندات المعدنية الكافية هو الإبداع في حالة الإدارة المسؤولة عن تخزين الأرشيف وضمان التدريب المنتظم المسؤول عن موارد وثائق الموظفين الداخلية. سيسمح لك ذلك بالمواكبة سيطرة الابتكارات المنشأة في القوانين والامتثال لجميع المتطلبات.

بديل، يتيح لك أيضا أن تأخذ في الاعتبار عمر الصرف المستندات الأولية والامتثال له في نشاط عمله هو التعاون مع الوسيط الذي يتعهد بالحفاظ على أوراق العملاء العميل. ومع ذلك، اختر شركة أرشيف لنفسك - هذه ليست هي أيضا مهمة أسهل. من الضروري تحليل جميع الخيارات المتاحة بعناية لإعطاء الأفضلية لشركة موثوقة ولا تقلق لأنه يمكن أن يغلق، والبناء يحترق.

ميزات تخزين بعض أنواع الوثائق

على النحو التالي من التشريع الحالي، يحتاج الأرشيف إلى نقل الوثائق الأساسية، وكذلك السجلات والتقارير والتميز. يجب أن تبقى كل هذه الفئات من الوثائق الرسمية في مباني المحاسبة إلى الأرشيف للأرشيف، في حين أن الكيان القانوني ملزم بتقديم جميع شروط سلامة الأوراق: يجب إغلاق الخزانات، ومكافحة الحرائق وغيرها من الأمن - متابعة. داخل الشركة، يتم تعيين وثيقة خاصة شخص مسؤول عن سلامة الوثائق.

إذا تم استخدام الشركة، وفقا للقانون، يجب أن تبقى هذه الوثائق في خزانة آمنة أو خاصة، وهي غرفة تغلق وتضمن سلامة الوثائق. يجب جمع الوثائق الأساسية للفترة الزمنية المؤقتة الحالية، المعالجة يدويا، مع مراعاة التسلسل الزمني في السجلات، والتي يتم إرسالها بعد ذلك إلى الأرشيف لتخزين دائم.

ماذا تولي الاهتمام؟

عند تخزين البيانات المصرفية، أوامر النقدية وتقارير التقدم، من الضروري الحفاظ على جميع الوثائق مع التسلسل الزمني والتواصل مع التخزين المنهجي المشترك. يمكن تخزين بعض الفئات المحددة من المستندات (تقارير التحولات وورش العمل)، وليس ملزما، ولكنها وضعت في مجلدات حتى لا يفقد أي شيء ولم يستخدم مع أهداف غير شريفة.

إن الحفاظ على الوثائق، وكذلك الاتجاه في الوقت المناسب له إلى الأرشيف، هو في المقام الأول منطقة مسؤولية كبير المحاسبين، على الرغم من الضرورة، قد تحتوي اللوائح المحلية على تفويض سلطة لشخص آخر. إن إصدار الوثائق الأولية، الإبلاغ، الميزانية العمومية ممكنة فقط في بعض الحالات بحضور أمر رسمي للمحاسب الرئيسي. بشكل عام، لا تملك الوحدات الهيكلية الوصول إلى المستندات المحاسبية. لا يمكن الاستيلاء على الوثائق إلا إذا كان هناك طلب متخصص من هيئات التحقيق أو السفن أو الحالات الأخرى التي لها صلاحيات ذات صلة بموجب القانون. في الوقت نفسه، من الضروري تقديم مرسوم رسمي تم جمعه وفقا للتشريعات. عند الانسحاب، من الضروري تجميع بروتوكول، أحدهما تقرير نسخه إلى ممثل المنظمة تحت اللوحة.

تنعكس عمر الوثائق الأولية في الجدول أدناه.

ميزات تدفق المستند

يتم استخدام مصطلح "تدفق المستندات" إلى مجمع من العوامل المرتبطة بحركة الوثائق منذ إنشاء الورقة قبل نقلها إلى أعمال الأرشيف. تطوير المخطط هو مجال مسؤولية كبير المحاسبين، على الرغم من تفويض بعض المؤسسات إلى أخصائي تدفق الوثائق. ومع ذلك، كما يظهر الممارسة، فإن إدراج مثل هذا الرسم البياني في السياسة المحاسبية للمؤسسة هو الأكثر صحة، والتي تمت الموافقة عليها بعد ذلك من قبل النظام المنشور خصيصا موقعة من مسؤول الشركة الرئيس.

بمساعدة الرسم البياني، يمكنك تنسيق وتبسيط مهمة التخطيط في المؤسسة. يمثل جدول إدارة المستندات للوثائق الأساسية قائمة بالاختصار، فواصل فترات مؤقتة، في إطار المحاسبة، بالإضافة إلى المواعيد النهائية التي تتم معالجتها حول المحاسبين. يتم وصف فترات تقارير المنحنى بالضرورة، بما في ذلك تقارير التوازن. في كثير من الأحيان، تحتوي السياسات المحاسبية على تنظيم المواعيد النهائية لتخزين المستندات الأولية، وهذه الفترة أو تساوي القانون المحدد، أو تم تعيينها كبيرة إذا كانت خصوصية الشركة مطلوبة. عند استسلم إعداد التقارير للسنة، يتم إعداد الوثائق عن طريق الإجراء المحدد ويتم نقله إلى تخزين الأرشيف. في الوقت نفسه، تؤخذ في الاعتبار أنه في المستقبل قد تكون هناك حاجة لاستخراج البيانات المفيدة من وحدة التخزين المنقولة إلى التخزين. للقيام بذلك، من المعتاد تقسيم الحالات الموجودة في المجلد، يتم تفسير المجموعة من قبل المحتوى. تأكد من تعيين رأس ذات صلة.

ميزات تخزين الحالات

يتم تقسيم جميع الوثائق التي تم تشكيلها أثناء أنشطة المؤسسة، كما ذكر أعلاه، إلى مخصص للتخزين المؤقت ودائم. عند نقل الأوراق المالية إلى الأرشيف، يجب تمرير كل من هذه الفئات بشكل منفصل، دون خلط الأوراق الرسمية في بعض المجلدات. في الوقت نفسه، يجب تخزين النسخ بشكل منفصل عن الأصل. كما سيتعين على مجلدات منفصلة فرز الوثائق وإظهار التقارير والخطط للسنة والأرباع بحلول الشهر. يجب أن يحتوي شيء واحد على قطعة واحدة من الوثائق.

لتحقيق مجموعة واحدة، يمكنك استخدام المستندات الناتجة في فترة واحدة (الربع، السنة، الشهر). الاستثناء هو ما يسمى الفئات العابرة - على سبيل المثال، الشؤون الشخصية، لا يتم توقيتها في السنة التقويمية. إذا كانت الحالة تحتوي على الوثائق التي تم إنشاؤها في عدة أشهر، فمن الضروري فصل كل شهر عن ورقة خاصة أخرى كل شهر، وإصلاحها، فما هي الفترة التي تتجاوزها الكتلة. في الوقت نفسه يسمح للمجموعة في شيء واحد يصل إلى 250 ورقة. يمكن أن يكون المجلد في السماكة 4 سم وأقل.

ماذا تولي الاهتمام؟

كما يمكن أن ينظر إليها من قواعد الأرشيف، إذا كانت الوثائق لها تطبيق، يجب أن تنضم إلى الوثائق التي يرافقها. بشكل عام، فإن التسلسل الخاص لأرشيف الوثائق المحاسبية مهم للغاية، لذلك يجب مراعاتها بدقة. كقاعدة عامة، يقومون أولا بتقديم الإبلاغ، ثم ملاحظات توضيحية، وبعد ذلك الرصيد، استكمله الوثائق المرفقة.

عند تنظيم تخزين الحسابات الشخصية لموظفي الشركة، من الضروري تخصيص قضية منفصلة لهذا، حيث يتم توزيع الوثائق على مر السنين مع مراعاة صارمة على التسلسل الزمني. يتم تشكيل المراسلات السنوية في مجلدات مع إشارة إلى السنة التقويمية وهي أيضا منهجية وفقا للتواريخ. يجب أن يتبع كل طلب الإجابة عليه.

بعض الملامح

قد يختلف وقت التخزين المنصوص عليه في قانون الضرائب عن تلك المعايير المشار إليها في القوانين التي تنظم الأنشطة المحاسبية. عند مراعاة مثل هذا التناقض، ينصح بشكل أساسي بمراقبة الفاصل الزمني، مما سيسمح لنا باستخدامه إذا لزم الأمر، لاستخدامه، حتى لو تم بالفعل إصدار أحد القواعد الحالية بالفعل. بالإضافة إلى ذلك، لن تضطر السلطات السمعية إلى تقديم شكوى. من الضروري أيضا تذكر القائمة الخاصة المنشورة في عام 2000، مما يشير إلى مدة تخزين بعض مجموعات الوثائق المحددة. يتم تحديث هذه القائمة بانتظام واستكمالها، لذلك يجب أن يتبع رئيس المحاسب الرئيسي للمؤسسة والإدارة المسؤولة عن سير العمل إلى المعلومات الموضعية.

إذا انتهكت وقت التخزين، فإن مسؤولية ذلك يتم تخصيصها لرئيس الشركة، على الرغم من أن مسألة الحفظ تضم في المقام الأول في منطقة مسؤولية المحاسبين. إذا كان الأمر، فإن مدة التخزين ينتهك، وتم وصف الشركة غرامة. بالنسبة للمسؤول، يختلف العقوبة عادة في غضون آلاف أو ثلاثة آلاف روبل. ولكن إذا لم يتم إجراء الوثائق الأساسية على الإطلاق، فيمكنهم معاقبة غرامة من خمسة آلاف روبل لهذا وأكثر من ذلك.

وبالتالي، فإن القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" ينص على أن الوثائق الأولية يجب أن تبقى في المؤسسة "خلال المواعيد النهائية التي تم إنشاؤها وفقا لقواعد منظمة أرشيف الدولة، ولكن على الأقل خمس سنوات" (المادة 17). نظرا لأن هذا القانون ينظم المشكلات المحاسبية، فهذا يعني أن هذا الشرط ينطبق بالتحديد على المستندات المحاسبية.

تخزين الوثائق الضريبية

يشير قانون الضرائب إلى أن "البيانات المحاسبية وغيرها من المستندات اللازمة لحساب وتدفع الضرائب يجب أن تبقى لمدة 4 سنوات (المادة 23). والوثائق التي تؤكد مبلغ الخسارة المنقولة إلى المستقبل وفقا للمادة 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي يجب أن تبقى خلال "طوال الوقت حتى تقلل المنظمة من القاعدة الضريبية للفترة الضريبية الحالية بمبالغ السابق خسائر."

مهم

هذه المواد مقتطف من بستور "المستندات الأولية".

أصبحت BERTATION "المستندات الأولية" أول منشور في روسيا، حيث يتم جمع جميع المعلومات المطلقة على تصميم "الأساسي". المتاحة على حد سواء و الإلكترونية تحمل النسخة.

كيفية تقسيم المستندات الأساسية لأولئك الضروريين للمحاسبة، وأولئك الذين يؤكدون صحة حساب الضرائب ودفع الضرائب، لا يعرفون المفتشون الضريبي أو المحاسبين. في جوهرها، نتحدث عن نفس المستندات. يبدو أن التناقض واضح.

وجهة نظر أخرى من وزارة المالية لروسيا. في رسالة مؤرخة 9 فبراير 1999 رقم 04-01-10، أوضح مسؤولون في هذه القسم "أنه لا يوجد تناقض هنا. انها مجرد مستندات مختلفة: البعض ضروري لأغراض المحاسبة، والبعض الآخر - لأغراض الضرائب. ولكن مرة أخرى، ليست كلمة حول كيفية تقسيم المستندات الأساسية عن المحاسبة والضرائب.

لذلك، إذا كانت هناك شكوك، من أجل تجنب سوء الفهم، احتفظ بمحاسبة ومستندات الضرائب الأساسية لمدة 5 سنوات.

متطلبات تشريع الأرشيف

لا ينبغي نسيان ذلك بالإضافة إلى قانون "المحاسبة" ومقدار الضرائب، ووقت تخزين المستندات ينظم تشريعات الأرشيف. وبالتالي، في قائمة وثائق الأرشيفية الإدارية النموذجية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات، مع إشارة إلى وقت التخزين (المعتمدة من قبل أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي في 25 أغسطس 2010) رقم 558) بالتفصيل ورقة كم من الوقت يحتاج إلى تخزينها.

بالنسبة للمستندات المحاسبية الأولية، تنشئ هذه القائمة أيضا حياة الصلاحية مدتها 5 سنوات. لكن الوثائق المتعلقة بمحاسبة الموظفين (بما في ذلك الحسابات الشخصية للعاملين (وفي غيابهم - البيانات المحسوبة (التسوية والدفع والدفع)) تلزمت القائمة بتخزين 75 عاما.

تم إنشاء المواعيد النهائية لتخزين المستندات في الشركات المساهمة من قبل مرسوم اللجنة الفيدرالية لسوق الأوراق المالية في 16 يوليو 2003 رقم 03 33 / PS.

حيث تخزن المستندات المصنعة، يتم تحديد المنظمات بشكل مستقل. حتى تتمكن من:

• حافظ على الوثائق على الشركة؛
• قم بتوجيه المستندات للتخزين في الأرشيف (الحالة أو الخاصة).

مسؤولية انتهاكات تخزين المستندات

إذا وجدت المفتشية الضريبية أنه لا تملك مستندات أو فواتير أو سجلات المحاسبة (الضريبة)، فإنه يمثل الحق في فهم شركتك.

حجم الغرامة لمثل هذا الانتهاك (المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي):

• 10000 روبل، إذا لم تكن هناك مستندات محاسبية أو ضريبية تتعلق بفترة ضريبة واحدة؛
• 30،000 روبل، إذا لم تكن هناك مستندات محاسبية أو ضريبية لعدة فترات ضريبية؛
• 20٪ من مبلغ الضريبة غير المدفوعة، ولكن ليس أقل من 40،000 روبل، إذا كان نقص الوثائق ينطوي على تعهد القاعدة الضريبية.

ضع في اعتبارك أن الإشارة إلى السلطات الضريبية فقط في السنوات الثلاث الماضية، ويجب عليك تخزينها أربع سنوات. وهذا يعني أن صياغة شركتك بموجب المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي لعدم وجود وثائق محاسبة أو ضريبية للآخرين (الرابع)، لا يحق لهم السلطات الضريبية.

بالإضافة إلى ذلك، قد يتم فرض عقوبة إدارية على انتهاك لترتيب وتوقيت تخزين وثائق الحساب على رأس الشركة. حجم النطاقات الجميلة من 2000 إلى 3000 روبل (المادة 15.11 من قانون الإدارة الإدارية للاتحاد الروسي).

يرجى ملاحظة: قد ترضي هذه العقوبة على أنها عدم امتثال للتشريع المحاسبي بشأن إجراء وتوقيت تخزين المستندات المحاسبية وانتهاك المتطلبات التي تفرضها قانون الضرائب لتخزين المستندات المحاسبية الضريبية.

إذا اكتشفت السلطات الضريبية أنك انتهكت قواعد تخزين بيانات الاعتماد، يحق لهم تقديم بروتوكول حول هذا الانتهاك وإرساله إلى القاضي العالمي، الذي سيقرر، وفرض غرامة على رأس شركتك أم لا.

قد يعاقب القاضي العالمي على انتهاك وثائق لتخزين الوثائق ومبادرة موظفي خدمة الأرشيف. يمكن أن تكون العقوبة في شكل تحذير أو بخير. حجم غرامة فرض على المواطنين هو من 100 إلى 300 روبل؛ على المسؤولين - من 300 إلى 500 روبل (المادة 13.20 من القانون الإداري للاتحاد الروسي).

بموجب انتهاك لوقت تخزين المستندات في هذه الحالة، من المفهوم أنه انتهاك للمواعيد النهائية التي أنشئت في قائمة وثائق إدارة النماذج التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات (المعتمدة من قبل أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي 25 أغسطس 2010 رقم 558).

في العديد من مناطق روسيا، هناك تشريعات تاريخية توفر مسؤولية إدارية عن انتهاك قواعد تخزين وثائق الأرشيف. في موسكو، على سبيل المثال، هذا هو قانون موسكو في 28 نوفمبر 2001 رقم 67 "على صندوق الأرشيف لموسكو وأرشيفات".

ومع ذلك، تذكر أن السلطات الإقليمية يمكن أن تنشئ المسؤولية الإدارية فقط في القانون وفقط بسبب انتهاكات التشريعات المحلية. في الوقت نفسه، لا يمكن لحجم غرامة المسؤولين أن يتجاوز 50000 روبل (المادة 3.5 من قانون الجرائم الإدارية).

إذا حاولت السلطات المحلية إنهاءك على أساس القواعد التي أنشأها القانون، ولكن من خلال وثيقة تنظيمية أخرى (مرسوم أو مرسوم ومرسوم) أو انتهاكات التشريعات غير الإقليمية والفيدرالية أو بمبلغ أكثر من 50،000 روبل، اتصل بالمحكمة: لديك كل فرص الفوز بالقضية.

يعرف أي محاسب أن جميع المستندات الأولية تحتاج إلى تخزين فترة زمنية معينة. في الشركات الكبيرة، هناك أرشيفات خاصة لتخزين المجلدات ذات المستندات المحاسبية. مع ظهور إدارة الوثائق الإلكترونية، لا يمكن عرض جزء معين من المستندات، ولكن لتخزينها في شكل إلكتروني. بغض النظر عن الطريقة المحددة لتخزين الوثائق الأساسية، من الضروري العمل وفقا للحالة القانونية. عنهم وأقول أدناه.

وترد معلومات عامة حول وقت تخزين المستندات الأولية في القانون الاتحادي في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ. ينص هذا الجزء من القانون التشريعي على أنه من الضروري الحفاظ على الأولي لمدة خمس سنوات على الأقل. قد تكون المصطلح أعلى - وأي فترة من فترة التخزين من وثيقة معينة ستخبر بترتيب وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي. تحتوي هذه الوثيقة على جدول مع تخزين مستندات المحاسبة الأولية والتسجيلات الضريبية وثائق الموظفين والوثائق الأخرى. يظهر الجدول 1003 وظيفة مع مواعيد مواعيد حسب نوع المستندات.

لم تتغير حياة الصرف المستندات الأولية في المحاسبة في عام 2017.

لا تخلط بين وقت تخزين المستندات الأساسية مع تخزين مستندات المحاسبة الضريبية. على سبيل المثال، الفاتورة هي وثيقة ضريبية، ويمكن تخزينها أربع سنوات فقط (الفقرات 8 من الفقرة 1 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

ضع في اعتبارك أن عمر الوثائق الأولية في المحاسبة يتم حسابه من تاريخ إعداد الوثيقة، ولكن من بداية السنة الإبلاغ الجديدة (خطاب وزارة المالية للاتحاد الروسي).

على سبيل المثال، يتكون النفقات العامة 08/24/2017. وفقا للقواعد، فإن فترة التخزين الدنيا تساوي خمس سنوات. لذلك، لا يمكن تدمير هذه الفاتورة في وقت سابق من 01.01.2023.

وقت تخزين بعض المستندات يعتمد على حقيقة التفتيش. على سبيل المثال، يجب تخزين التقارير المسبقة لمدة خمس سنوات. إذا لم تتحقق منها السلطات الضريبية خلال هذه الفترة، فإن مصطلح الزيادات (ترتيب وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي في 25 أغسطس 2010 رقم 558).

يتم تعيين فترة التخزين القصوى للمستندات على الموظفين (الطلبات والبطاقات للموظفين)، وثائق الرواتب المختلفة. الحفاظ على هذه الوثائق تحتاج إلى 75 سنة على الأقل.

احتفظ بالوثائق الإلكترونية في DiAdeke - إنه أكثر أمانا من جهاز كمبيوتر شخصي. يتم تخزين جميع المستندات في العديد من النسخ على خوادم مختلفة، مما يجعل من المستحيل فقد المعلومات. تقييم تحديات DIADEMA لتحرير حول العمل "غير محدود لمدة شهرين".

المواعيد النهائية لتخزين الوثائق الإلكترونية

ينص القانون على أنه يمكن إصدار الأساسي في الورق والإلكترونيات (الجزء 5 من القانون الاتحادي في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ). إذا تم تزيين المستند الإلكتروني وفقا للتشريع، فهذا ينطبق على نفس وقت التخزين كما هو الحال بالنسبة للخيار الورقي.

لا يوجد برنامج واحد لتخزين المستندات في النموذج الإلكتروني. وبالتالي، يمكن الاحتفاظ أوامر الدفع في نظام عميل النظام المصرفي. يمكن تخزين المستندات الأساسية، مثل النفقات العامة، UPS، ACTS، في برنامج أو خدمة محاسبية يحدث من خلالها تدفق المستند الإلكتروني. أيضا تخزين المستندات الإلكترونية ممكنة في أرشيف إلكتروني خاص أو في السحابة. يمكنك تخزين المستندات الإلكترونية بطرق مختلفة، ومهمة السمين هي ضمان سلامتهم والقراءة حتى سنوات أكثر.

لذلك، تلخيص. فيما يتعلق بمسألة كيفية إنشاء الحد الأدنى لتخزين المستندات المحاسبية الأولية بموجب القانون، يمكن الرد بأمان لمدة خمس سنوات. يمكن حساب وقت تخزين المستندات الإلكترونية بواسطة وقت تخزين المستندات الورقية. هذه الجداول الزمنية تتزامن. يجب أن تنعكس الطريقة المحددة لتخزين المستندات في السياسات المحاسبية.