Posebno mesto v vsaki organizaciji zavzema organizacijska upravni dokumenti, popravljajo rešitev organizacijskih in administrativnih vprašanj, v tem članku bomo ugotovili, kateri dokumenti so upravna dokumentacija, kako se med seboj razlikujejo, pa tudi kako narediti papirje za naročilo.
Pravna podlaga za izvedbo organizacijskih in upravnih dokumentov je:
predpisi;
Določena navodila višjih organov;
Izvajanje izvršilnih dejavnosti za izpolnjevanje nalog;
Potreba po pravni ureditvi celotnega dela upravnega aparata.
Upravni dokumenti vključujejo:
Rešitve- pravni akt, svetovalno ali kolegialno telo ministrov, odborov, resorjev za reševanje najosnovnejših vprašanj njihovega dela;
Odloki- pravni akt, ki ga sprejmejo osrednji organi za reševanje temeljnih nalog, s katerimi se ti organi soočajo, in vzpostavitev pravil ravnanja;
Navodila- pravni akt, ki ga izdajo organi pod nadzorom vlade obravnavati vprašanja metodološke in informacijske narave;
Naročila- pravni akt, ki ga izdajo predstojniki državnih organov za reševanje operativnih in glavnih nalog, s katerimi se ti organi soočajo;
Naročila- pravni akt, ki ga izda izključno vodja za reševanje operativnih težav.
Razlika med temi upravnimi dokumenti je:
1. postopek reševanja zastavljenih vprašanj;
2. Seznam vprašanj, ki se v njih obravnavajo.
Razvrstitev upravnih dokumentov je odvisna od vrstnega reda, v katerem so rešeni v obravnavani zadevi:
1. Izdaja edini organ:
o naročilo;
o Navodila;
o Naročila.
2. Objavljajo kolegijski organi:
o sklep;
o Predpisi.
Izvajanje upravnih dokumentov v praksi
V delovni dejavnosti komercialne organizacije upravni dokumenti se uporabljajo v enojnih izvršilnih organih: ukazi, odredbe, ki jih izdajajo tako državni organi kot vodje podjetij. Odredba se izda, če se predsednik družbe ali generalni direktor podjetja odloči izdati pravni akt na podlagi usmerjene dejavnosti, potem je v tem primeru treba pripraviti odredbo. Vrstni red mora najbolj odražati pomembna vprašanja ki so povezane z dejavnostmi podjetja. Namen tega naročila je rešitev jasnih nalog, s katerimi se organizacija sooča. Odredba potrjuje predpise, sezname, nomenklaturo, poročila, cenike, kadrovsko zasedbo ter standardne obrazce dokumentov. Vedeti morate, da lahko dokument potrdijo tudi uradniki.
V praksi obstajata dve vrsti trditev:
Naročite
izvršilni organi
Veliko pogosteje se odobritev uporablja z naročilom, saj omogoča ne le odobritev dokumenta, temveč tudi navedbo, kdaj ta dokument začne veljati. Odredba lahko podeli pravico do podpisa različnih dokumentov, kot tudi preklic pooblastil in ustavitev postopka različne vrste izdelki.
Ko je ukaz izdan
Če se vodja organizacije odloči izdati pravni akt o tekočih in operativnih vprašanjih delovne dejavnosti organizacije, je treba v tem primeru pripraviti odredbo, ki bo izdana z namen osredotočeni na rešitve specifična vprašanja. Odredba praviloma zadeva le ozek krog zaposlenih, prav tako nima dolge veljavnosti.
Ko je naročilo pripravljeno
V bistvu navodilo izdajo državni organi, vendar ima pravico izdati tudi vodja to vrsto dokument. Ta navodila se lahko izdajo o zadevah informativne, upravne ali operativne narave,
Priprava raztopine
Izdaja sklepa zadeva samo glavno vprašanje organizacije. Pri izvršitvi odločbe je treba upoštevati besedilo odločbe, ki je sestavljeno iz upravnega in ugotovitvenega dela. Upravni del vsebuje naziv kolegija, ki mora sprejeti potrebno odločitev.
Značilnosti registracije upravnih dokumentov
Pravica do podpisa je edina izvršna agencija(direktor, izvršni direktor, predsednik);
Upravni dokumenti so skupni;
Upravni dokument je sestavljen iz 2 delov: ugotovitvenega in upravnega;
Ta dokument začne veljati z dnem podpisa;
Upravni dokument ima dolgotrajen učinek, lahko pa je tudi enkratne narave;
Vsak upravni dokument mora vsebovati klavzulo o predložitvi tega dokumenta izvajalcu;
Obdobje izvedbe ta dokument določeno kot časovna obdobja v koledarskih dni, ima lahko ta dokument tudi jasen datum izvršitve;
distribucijski dokument možno je spremeniti ali razveljaviti drug upravni dokument;
Izvedeni upravni dokumenti morajo biti registrirani.
Dokumenti so sestavljeni iz posamezne elemente, ki jih običajno imenujemo rekviziti Iz lat. requisitum - zahtevano, potrebno). Nabor podrobnosti dokumenta odraža njegovo obliko.
Da bi dokument izpolnjeval svoj namen, mora biti torej sestavljen v skladu z obliko, sprejeto za to kategorijo dokumentov. Njihova dokazna (pravna) moč je odvisna od popolnosti in kakovosti dokumentacije, saj služijo kot dokaz, potrditev. konkretna dejstva, pojavi, dogodki.
Od 1. januarja 1991 do danes je bil uveden standard za organizacijsko in upravno dokumentacijo GOST 6.38-90, ki se uporablja pri načrtovanju organizacijskih, upravnih in izvršilnih dejavnosti organov. državna oblast in poslovodstva ter njim podrejenih podjetij in organizacij. Ta standard opredeljuje 31 atributov (njihova lokacija je prikazana na diagramih v dodatkih 1 in 2).
Dokument ima pravno veljavo ob prisotnosti podatkov, ki so obvezni za to vrsto dokumenta. Na primer, zahtevani podatki za pismo so ime organizacije, poštni naslov, naslovnik, naslov besedila, datum, indeks, besedilo, podpisi, ime umetnika in njegova telefonska številka.
V postopku priprave in obdelave dokumenta se lahko sestava podatkov dopolni z drugimi podatki, če to zahteva namen dokumenta, njegova obdelava itd.
Opozoriti je treba, da so dokumenti pogosto sestavljeni na dveh vrstah obrazcev: obrazec poslovnega pisma in skupni obrazec za vse druge dokumente. Te oblike imajo ustaljen nabor stalnih detajlov z vzdolžno ali kotno razporeditvijo. Izdelane so na papirju A3 (297 x 420 mm), A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm).
Dokumenti, sestavljeni v imenu dveh ali več organizacij, se izdajo brez obrazca.
Registracija podrobnosti dokumentov
1. Podoba državnega grba. Ta slika je postavljena na zgornjem polju upravnih dokumentov in pisem.
2. Emblem organizacije. Izdana je pod državnim grbom tudi na zgornjem polju dokumenta.
3. Podobne nagrade. Ta atribut ni bil preklican, vendar se trenutno ne uporablja v dokumentih.
4. Organizacijska koda po ruskem klasifikatorju podjetij in organizacij. Izda se v obliki številk v zgornjem desnem delu prve strani dokumenta (če je takšna koda dodeljena).
5. Oznaka dokumenta po ruskem klasifikatorju poslovodne dokumentacije. Izda se tudi v obliki številk v zgornjem desnem delu dokumenta (če je potrebno).
6. Naziv ministrstva ali višjega oddelka. Postavljen je na vrh dokumenta na pisemskih glavah državnih podjetij, ki imajo oddelčno podrejenost.
8. Ime strukturne enote. Postavljen je pod imenom organizacije v primeru, ko dokumente izdajajo strukturni oddelki organizacij.
9. Poštni in telegrafski naslov, teletipska številka, številka faksa, telefonska številka, številka bančnega računa. Ime organizacije je navedeno spodaj. Na primer: 630011, Novosibirsk, st. Kirova, d. 76, tel. 66-12-72, faks 66-01-12, številka računa
10. Ime vrste dokumenta. Ime dokumenta mora ustrezati vsebini dokumentiranega upravljanja.
11. Datum. Izda se z arabskimi številkami na dan podpisa, izdaje dokumenta, srečanja, kolegija, pošiljanja ali prejema dokumenta. Na primer: 01/06/97. Dovoljeno je najprej navesti leto, nato mesec in dan v mesecu, na primer: 01/97/29. V besedilih dokumentov, ki vsebujejo informacije finančne narave, je dovoljena uporaba verbalno-številčne metode datumov izdaje, na primer: 30. januar 1997.
12. Kazalo. Indeks ustvarjenih in prejetih dokumentov je sestavljen iz zaporedne številke (od začetka koledarskega leta), ki jo lahko dopolnimo z indeksom za nomenklaturo zadev, indeksom uporabljenega klasifikatorja (dopisniki, vprašanja dejavnosti itd.). ). Na dokumentih, ki jih skupaj sestavlja več organizacij, so indeksi registracije avtorjev označeni s poševnico v vrstnem redu, v katerem so avtorji navedeni na dokumentu (od leve proti desni).
14. Kraj sestavljanja ali objave dokumenta. Vsi dokumenti, razen poslovnega pisma, označujejo lokacijo podjetja, ki ustvarja dokument. Na primer:?. Novosibirsk: Novosibirska regija, str. zadovoljen.
15. Podpis omejitve dostopa do dokumenta. Postavljeno na desni strani vrha prve strani dokumenta. Če je naslov "Za uradna uporaba«, ta dokument se lahko uporablja samo pri delu. Obračun takih dokumentov se vodi ločeno od drugih. Če je naveden žig "Skrivnost", lahko s tem dokumentom dela le določen krog delavcev s posebnim dovoljenjem. Delo s tajnimi dokumenti se izvaja po posebnem navodilu, ki ga poznajo vsi zaposleni, ki imajo dostop do dela s to skupino dokumentov.
16. Naslovnik. Dokumenti so naslovljeni na organizacije, njihove strukturne oddelke ali na določenega uradnika. Ko naslovite dokument na organizacijo ali njeno strukturno enoto, ne da bi navedli uradnika, so njihova imena napisana v imenskem primeru. Na primer:
Ministrstvo za kulturo
Ruska federacija
Vodenje primerov
Pri pošiljanju dokumenta uradniku je ime organizacije navedeno v nominativnem primeru, položaj in priimek naslovnika pa v dativu. Na primer:
Ministrstvo za splošno in poklicno izobraževanje Ruske federacije
Vodenje primerov
Vodilni specialist Petrov A.I.
Ko naslovite dokument na vodjo organizacije, je njegovo ime vključeno v ime položaja in naslovnika. Na primer:
do izvršnega direktorja Združenje "Agroprom"
Ivanov I.I.
Ko se dokument naslovi na več homogenih organizacij, jih je treba navesti na posplošen način. Na primer:
Vodje okrožnih mestnih uprav regije
Pri pošiljanju dokumenta enkratnim dopisnikom je naveden polni poštni naslov. Na primer:
Uredniki revije " Novi svet»
103806, GSP, Moskva, K-6, Maly Putinkovsky lane, 1/2
Dokument ne sme vsebovati več kot štirih prejemnikov. Vsak izvod takega dokumenta mora biti podpisan. Ko se dokument pošlje na več kot štiri naslove, se sestavi poštni seznam in na vsaki kopiji dokumenta je naveden samo en naslovnik.
Beseda "Kopija" se ne postavlja pred drugega, tretjega, četrtega naslovnika.
Ko naslovite dokument na fizično osebo, najprej navedite poštni naslov, nato priimek in začetnice prejemnika, na primer:
630102, Novosibirsk,
st. Mira, 11, apt. 12
Gulyaev A.N.
17. Žig za odobritev dokumenta. Žig za odobritev dokumenta je vpisan v zgornjem desnem delu prve strani dokumenta in je sestavljen iz besede »ODOBRIM«, naziva osebe, ki dokument odobri, osebnega podpisa, njegovega prepisa in datuma, npr.
ODOBRITE
namestnik Vodja uprave A. A. Ivanov
Ko dokument odobri vodja višje ali tretje organizacije, je ime organizacije vključeno v naziv delovnega mesta, na primer:
ODOBRITE
generalni minister in
poklicno izobraževanje
V.G. Dyakin
Če je dokument potrjen s sklepom, sklepom, odredbo, protokolom, je žig odobritve sestavljen iz besede »ODOBRENO«, imena dokumenta v predhodnem padežu, njegovega datuma in številke, na primer:
ODOBREN
Po odredbi direktorja šole "20.02.97 št. 34
ODOBREN
zapisnik sestanka
šolsko osebje
18. Resolucija. Sklep daje navodila za izvršitev odločbe, sklepa ipd., zapisanega v listini. Resolucija bi morala vsebovati naslednje postavke: priimek izvršitelja (izvajalcev), vsebina naročila, rok za izvršitev, podpis, datum. Če je v sklepu več imen, se navede odgovorni izvajalec, če takih navodil ni, je izvršilec oseba, ki je v sklepu navedena prva. Na dokumentih, ki ne zahtevajo dodatnih navodil za izvedbo, je v sklepu naveden izvajalec, podpis avtorja sklepa in datum.
19. Naslov besedila. Povzetek vsebine dokumenta je naveden v naslovu besedila. Biti mora čim krajši in jedrnat ter natančno odražati pomen besedila. Naslov naj bo slovnično skladen z naslovom dokumenta, na primer: ukaz (o čem?) »O rezultatih dela za prvo polovico leta 1997«; protokol (česa?) "Seje pedagoškega sveta."
Na dokumentih formata A5 je dovoljeno ne dati naslova besedilu.
20. Oznaka nadzora. Rok za izvedbo dokumentov je naveden v sklepu predstojnika, če ni določen, se rok za kontrolno listino določi v enem mesecu oziroma kot je navedeno v dokumentu.
21. Besedilo. Besedila dokumentov so lahko sestavljena v obliki vprašalnika, tabele, lahko je prosto besedilo, pa tudi v kombinaciji različnih oblik. Če neprekinjeno besedilo vsebuje več sklepov, sklepov ipd., ga je treba razdeliti na oddelke, pododdelke, odstavke, ki so oštevilčeni z arabskimi številkami.
V upravnih dokumentih je sprejeta oblika predstavitve besedila v prvi osebi ednine ("odločam se", "ponudba", "prosim"). V upravnih aktih kolegijev je besedilo navedeno v tretji osebi ednine (»odloči«, »odloči«). V skupnih upravnih dokumentih je besedilo navedeno v prvi osebi množine (»odločeno«, »odločeno«).
Besedilo protokola je navedeno v tretji osebi množine (»poslušal«, »govoril«, »odločil«).
V dokumentih, ki ugotavljajo pravice in obveznosti (predpisi, navodila), ter vsebujejo opis ali oceno dejstev (akti, potrdila), uporabljajo obliko prikaza besedila iz tretje osebe, ednine ali množine (»oddelek izvaja funkcije", "oddelek vključuje" , "ustanovljena komisija").
V črkah so uporabljene naslednje oblike predstavitve: iz prve osebe množine (»prosim pošlji«), iz prve osebe ednine (»mislim, da je potrebno«, »prosim, poudari«), iz tretje osebe ednine (»na uprava nima nič proti", "odbor za ekonomijo meni, da je to mogoče"),
22. Označite prisotnost aplikacije. Če ima dokument v besedilu poimenovane aplikacije, so navedene v naslednji obrazec:
Uporaba: za 10 l. v 3 izvodih.
Če priloge v besedilu niso poimenovane, je treba navesti njihova imena, število listov in izvode vsake. Na primer:
Prijave: 1. Zaposlovanje za 4 leta. v 3 izvodih. 2. Ocenjeni stroški za 3 litre. v 3 izvodih.
Na prilogi k upravnemu dokumentu v zgornjem desnem kotu je treba narediti oznako z imenom upravnega dokumenta, njegovim datumom in številko. Na primer:
Dodatek
do odločitve
regionalna uprava
23. Podpis. Ta atribut vključuje ime dolarja
identiteta osebe, ki podpisuje dokument (polna, če je dokument
izdano ne na pisemski glavi, ampak skrajšano na dokumentu, izdano
številko na obrazcu), osebni podpis in njegov prepis. Na primer:
Direktor načrtovanja in razvoja
in Tehnološki inštitut
avtomatizirani sistemi
poslovodstvo Podpis
N.A. Sergejev
Direktor inštituta Podpis N.A. Sergeev
Kadar dokument podpiše več uradnikov, se njihovi podpisi postavijo drug pod drugega v zaporedju, ki ustreza zasedbi. Na primer:
Podpis Podpis
V.V.Volkov V.M.Semenova
Vodja obrata Glavni računovodja
Kadar dokument podpiše več oseb z enakim položajem, so njihovi podpisi postavljeni na isti nivo. Na primer:
Namestnik ministra za komunikacije Ruske federacije
Namestnik ministra za promet Ruske federacije
Homologacijski žigi so nameščeni pod zahtevanim "podpisom" ali na ločenem homologacijskem listu.
Opomba. V rekvizitih »podpis«, »žig odobritve« in »žig odobritve« je treba navesti dejanski položaj osebe, ki je potrdila oziroma odobrila dokument, njegove začetnice, priimek. Pred naslovom delovnega mesta ni dovoljeno postavljati predloga "Za" ali poševnice.
25. Vizumi. Ko je dokument odobren, se poleg osebnega podpisa poda še njegov prepis in datum. Po potrebi navedite položaj odobritelja. Na primer:
(Kirsanova)
Podpis 20.01.97
Podpis A.A. Petrov Podpis A.V. Smirnov
24. Žig o odobritvi. Sestoji iz besede "SPOGODAN",
naziv delovnega mesta osebe, s katero je dokument dogovorjen (vključno z imenom organizacije), osebni podpis, njegov prepis in datum. Na primer:
DOGOVOREN
Vodja oddelka
primarno poklicno
Ministrstvo za izobraževanje generalno
in poklicno izobraževanje
E. Ya Butko
Če odobritev izda kolegialni organ ali s pismom, se homologacijski žig sestavi, kot sledi:
DOGOVOREN
Protokol sestanka. . .
Pedagoški svet 10.02.97. #5
ali DOGOVOREN
Pismo Glavnega arhiva Ruske federacije 10.02.97 št. 01-4 / 270
2. Predsednik odbora
v osnovnem poklicnem
izobraževanje
Ya.Ya.Borgeno
V poslovnih pismih se zazna kopija, ki ostane v kartoteki organizacije. V ukazih, navodilih, sklepih je zaznan prvi izvod (izvirnik).
26. Tiskanje. Na dokumentih, ki potrjujejo pravice uradnikov, ki določajo dejstvo porabe denar in materialnih sredstev ter tistih, ki so posebej določena s pravnimi akti, mora biti podpis odgovorne osebe overjen s pečatom (žigosano, okroglo). Odtis pečata mora biti pritrjen tako, da zajema del naslova delovnega mesta osebe, ki je podpisala dokument. Na primer:
Vodja oddelka
M.P. G. V. Sidorov
27. Oznaka na overitvi kopije listine. Pri overitvi kopije dokumenta se pod rekvizitom "Podpis" pritrdi overitveni napis "Pravilno", naziv delovnega mesta osebe, ki je overila kopijo, njegov osebni podpis, njegov prepis in datum overitve. Na primer:
A.S. Smirnov
Inženir za človeške vire
Pri pošiljanju kopije dokumentov drugim organizacijam ali predaji je overitveni podpis overjen s pečatom.
28. Priimek izvajalca (prevajalca) in njegova telefonska številka.
Nahajajo se na sprednji strani ali, če ni prostora, na zadnji strani zadnjega lista dokumenta v spodnjem levem kotu. Na primer:
Aksenov 22-50-32
29. Zapis o izvedbi listine in pošiljanju v zadevo.
Ta oznaka mora vsebovati naslednje podatke:
kratke informacije o izvedbi ali, če je ustrezen dokument na voljo, sklic na njegov datum in številko;
besede "Vdelo";
številka zadeve, v kateri se bo dokument hranil.
Zapis o izvršitvi listine in o njeni vložitvi v zadevo mora podpisati in datirati izvajalec listine oziroma vodja strukturne enote, v kateri je bila listina sestavljena.
30. Oznaka prenosa podatkov na strojni medij. Vključuje vnos "Informacije, prenesene na strojni medij", podpis osebe oseba, odgovorna za migracijo podatkov, in datum migracije.
31. Oznaka o prejemu dokumenta. Nahaja se na dnu prvega lista dokumenta in vključuje skrajšano ime organizacije - prejemnik dokumenta, datum prejema dokumenta, njegov indeks.
zahteve po dokumentih,
ki jih proizvajajo tiskarske naprave
Besedilo dokumentov na obrazcih formata A4 se natisne po razmiku ene in pol vrstic, na obrazcih formata A5 - po enem razmiku med vrsticami. Besedila dokumentov, pripravljenih za tiskano objavo, se lahko natisnejo z dvema razmikom med vrsticami.
Rekviziti (razen besedila), sestavljeni iz več vrstic, so natisnjeni z enim razmikom med vrsticami. Preostali deli podrobnosti "naslovnik", "žig odobritve", "oznaka o prisotnosti vloge", "usklajevalni žig" so med seboj ločeni z razmikom ene in pol do dveh vrstic. Na primer:
DOGOVOREN
Vodja organizacije
L. I. Petrov
Podrobnosti dokumenta so med seboj ločene z dvema tremi vrstičnimi intervali.
Ime vrste dokumenta je natisnjeno z velikimi tiskanimi črkami.
Dešifriranje podpisa v zahtevanem "podpisu" je natisnjeno na nivoju zadnje vrstice naziva delovnega mesta brez presledka med začetnicami in priimkom.
Največja dolžina vrstice večvrstičnih podrobnosti je 28 znakov. Če naslov besedila presega 150 znakov (pet vrstic), ga je mogoče razširiti do roba desnega roba. Ne postavljajte pike na konec naslova.
Pri tiskanju dokumentov se uporablja osem standardnih tabulatorjev:
0 - od roba levega polja za izpis podrobnosti "naslov na besedilo", "besedilo" (brez odstavkov), "oznaka o prisotnosti prijave", "priimek izvajalca in njegova telefonska številka", " oznaka o izvedbi dokumenta in pošiljanju v zadevo" "", ime delovnega mesta v podrobnostih "podpis" in "podpis odobritve", napis potrdila "Pravilno", kot tudi besede "SLUŠAL", “IZGOVOR”, “ODLOČEN”, “ODLOČEN*, “NAROČILO”, “PONUDBA”;
Če je več jastrebov odobritve in odobritve, so postavljeni na isti nivo v navpičnih vrstah, začenši z 0. in 5. mesta tabele.
Če besedilo dokumenta vsebuje opombe ali sklicevanje na dokument, ki je služil kot osnova za njegovo objavo, označeno v samostojnem odstavku, se besedi »Opomba« in »Osnova« natisneta z mesta 0. tabulatorja, besedilo pa povezane z njimi - skozi en razmik med vrsticami.
Pri sestavljanju dokumentov na dveh ali več straneh je treba drugo in naslednje strani oštevilčiti. Številke strani so vpisane na sredino zgornjega roba lista z arabskimi številkami brez besede »stran« (»stran«) in ločil.
Zahteve za obrazce
Sestavo podrobnosti in vrstni red njihove lokacije na obrazcu določa GOST 6.38-90.
Obrazci so lahko dveh vrst: obrazec za pisma in splošni obrazec za druge vrste organizacijskih in upravnih dokumentov. Izdelava obrazcev za posamezne vrste dokumentov je dovoljena, če se ustvari več kot 200 teh dokumentov na leto.
Vzpostavljena sta bila dva formata obrazcev - A4 in A5 po GOST 9327. Obrazci vsake vrste so izdelani na podlagi kotne ali vzdolžne razporeditve podrobnosti. Lokacija podrobnosti na obrazcih in njihove velikosti so podane v prilogi. 1.1 in 1.2.
Na obrazcih dokumentov so podrobnosti dela naslova na sredini (začetek in konec vsake vrstice podrobnosti sta odstranjena z meja območja) ali zastava (vsaka vrstica podrobnosti se začne od leve meje območja) metoda.
Podoba državnega grba na obrazcih s kotno razporeditvijo detajlov je postavljena v zgornjem polju obrazca nad sredino vrstic imena organizacij, na obrazcih z vzdolžno razporeditvijo detajlov - v središče zgornje polje. Premer slike ne sme presegati 20 mm.
Ime organizacije (polno, skrajšano ali okrajšavo), višjih organov, pa tudi strukturne enote mora ustrezati imenom, določenim z ustreznimi pravnimi akti. Ime strukturne enote se lahko natisne tako na tipografski kot na tipkarski način.
Uporabiti je treba emblem organizacije blagovna znamka(servisna znamka) ustrezno registrirana. Podobo emblema je treba postaviti na raven imena organizacije.
Na obrazcih za pisma so navedeni naslednji podatki: »indeks komunikacijskega podjetja, poštni in telegrafski naslov, teletipska (naročniška telegrafska) številka, telefonska številka, številka bančnega računa«, »datum«, »indeks«, »povezava do indeks in datum vhodnega dokumenta ", "črkovna koda po OKUD", "organizacijska koda po OKPO".
Na splošnih obrazcih so navedeni naslednji podatki: "datum", "indeks", "kraj sestavljanja ali objave", "šifra organizacije po OKPO".
Pri tiskanju obrazcev je treba uporabiti tipografske pisave velikosti od 6 do 16 po GOST 3489.2, GOST 3489.6, GOST 3489.10 in GOST 3489.33. Za oblikovanje zahtevanega "ime organizacije" je dovoljena uporaba ročno narisanih pisav velikosti od 6 do 24 točk.
Obrazci dokumentov morajo imeti robove: levo - 20 mm, zgoraj - najmanj 10 mm, desno in spodaj - najmanj 8 mm.
Obrazci dokumentov naj bodo natisnjeni na belem ali svetlem papirju z nasičenimi barvami, ki omogočajo repliciranje dokumentov z uporabo operativnih orodij za tiskanje.
Pri tiskanju na obrazce šablonskih delov besedila morajo biti osnove sosednjih vrstic, v katere se vnese tipkano besedilo, nameščene na razdalji, ki je večkratnik razmika med vrsticami pisalnih strojev.
Omejevalne oznake za polja in posamezne detajle se nanašajo na obrazec v obliki vogalov ali drugih oznak. Dovoljeno je dajanje oznak na obrazce za prepogibanje in za luknjanje z luknjači.
Pri ustvarjanju dokumenta v več jezikih je treba podrobnosti obrazca podvojiti v teh jezikih.
Upravna listina je pomemben del pisarniškega dela v vsaki komercialni oz državna organizacija. O tem, katere vrste upravnih dokumentov obstajajo, kakšen vrstni red registracije in shranjevanja imajo, bomo povedali v našem članku. Tukaj je nekaj primerov regulativnih dokumentov.
V vsaki organizaciji, ne glede na njeno organizacijsko in pravno obliko, proizvodno strukturo in naravo dejavnosti, se lahko izvajajo izvršilni in upravni postopki z objavo ustreznih dokumentov.
Upravni organ podjetja z upravnim dokumentom zagotavlja izvajanje zastavljenih nalog, zlasti se lahko nanaša na usklajevanje sredstev, izboljšanje organizacijska struktura, načini izvajanja glavnih dejavnosti organizacije in številna druga vprašanja znotraj podjetja, ki se pojavljajo v proizvodnem procesu.
Odločitve, ki jih vsebujejo upravni dokumenti, predstavljajo vertikalni sistem vodenja, ki sega od vodje podjetja do strukturnih oddelkov in neposredno do izvajalcev (zaposlenih). Upravni dokument ima pravno moč in se sklicuje na pravni akti, s pomočjo katerega se rešujejo vprašanja s področja upravljanja. Naslovniki upravnih dokumentov: strukturni oddelki, vse posebne institucije, zaposleni in uradniki, s katerimi nastanejo določena upravna in pravna razmerja. Glede na dejanje so upravni dokumenti razdeljeni na naslednje vrste:
Ene najpogostejših vrst upravnih dokumentov so:
Vsak dokument mora biti v skladu z zahtevami zakonodajnih aktov in ne sme vsebovati določb, ki so v nasprotju z zakonom.
Priprava morebitnih upravnih dokumentov poteka na podoben način in je postopek z drugačno končno fazo registracije. Postopek sestavljanja in obdelave upravnih dokumentov je priporočljivo navesti v navodilih za pisarniško delo v vsaki organizaciji. Praviloma vsebuje zaporedje dejanj pri delu na osnutku dokumenta in zahteve, ki zagotavljajo pravno stran dokumenta.
Na splošno lahko pripravo upravnega dokumenta razdelimo na več stopenj:
Vrsta upravnega dokumenta določa naravo njegove vsebine, hkrati pa je sestavljena iz dveh glavnih delov:
Upravni dokumenti, naslovljeni na vodstvo podjetij, katerih dejavnosti temeljijo na načelih enotnosti poveljevanja, so sestavljene v prvi osebi ednine (na primer "naročim", "predlagam" itd.). Upravni dokumenti, ki jih sestavijo kolegijski organi, morajo biti navedeni v tretji osebi ednine (na primer »odloči«, »odloči« itd.). Te besede ločijo ugotovitveni del od upravnega dela, natisnjene so z velikimi črkami v ločeni vrstici. V primerih, ko upravni del vključuje opravljanje različnih dejanj, ki vključujejo več izvajalcev, ga je treba razdeliti na ločene odstavke, oštevilčene z arabskimi številkami. Za izvedbo posamezne točke naj bi bil odgovoren določen izvajalec, kar je tudi v upravnem delu zapisano z zaznamkom o predpisanem dejanju in roku za izvedbo dokumenta. Rok za izvedbo dokumenta mora ustrezati obsegu predlaganega dela. Hkrati se nujno upošteva čas, potreben za posredovanje informacij določenim izvajalcem. Praviloma se rok določi za vsako posamezno nalogo, lahko pa tudi splošni izraz izvršitev za vse postavke, navedene v upravnem dokumentu. Na koncu besedila upravnega dela je naveden seznam dokumentov, ki so postali neveljavni ali se lahko spremenijo v zvezi z izdajo novega akta. V upravnih dokumentih, kot so odločbe, odredbe in navodila, je v zadnjem odstavku navedena oseba, ki je odgovorna za izvršitev tega dokumenta.
Oblika upravnega dokumenta je odvisna od narave vsebine. Torej, za standardne situacije upravljanja, ko je treba izdati odredbo o ustanovitvi, reorganizaciji ali likvidaciji organizacije, razdeliti ali spremeniti obseg nalog, spremeniti statut organizacije in drugo, obstaja enoten obrazec, ki določa potrebno vsebino in vrstni red informacij. Naročila, ki se nanašajo na osebje, so sestavljena v skladu z zahtevami in enotnimi obrazci, ki so odobreni z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 30. oktobra 1997 št. 71a. Uporaba podatkov od leta 2013 enotne oblike je neobvezna. Vpis upravnih dokumentov se izvaja na obrazcu splošnega obrazca velikosti A4. Rekviziti vključujejo:
Ob koncu izvedbe upravnega dokumenta mora biti dogovorjen z vsemi zainteresiranimi osebami (ali organizacijami) in podpisan. Projekt se do podpisa z zaznamkom na prvem izvodu dogovorita neposredno njegov avtor in vodja strukturne enote, ki je ta projekt dala v potrditev, z dokumentom pa soglašajo tudi vsi v dokumentu navedeni izvajalci. , odgovorne uradne osebe in odvetnik. Osnutki upravnih dokumentov, katerih izvedba je potrebna finančna pomoč, mora biti v skladu z finančne storitve. V primeru nedoslednega osnutka katerega koli upravnega dokumenta mora vsebovati obrazložen sklep. Pred podpisom se dokument skrbno preveri glede vsebine, zlasti Posebna pozornost je podan digitalnim podatkom in polnim imenom vseh zainteresiranih strani. Osnutke upravnih aktov, ki jih sprejemajo kolegijski organi (odloči in sklepi), se dogovarjajo na sejah, na katerih se vsebina lahko spreminja ali dopolnjuje. Dokončen osnutek dokumenta se potrdi na naslednji seji.
Upravni dokument začne veljati od trenutka obveščanja izvajalca oziroma od trenutka podpisa. Opozoritev izvajalca (izvajalcev) se izvaja z replikacijo in distribucijo v skladu s seznamom zainteresiranih, ki ga pripravijo avtorji projekta. Datum začetka veljavnosti in rok veljavnosti dokumenta sta navedena v vsakem izvodu akta.
Razvrstitev dokumentov
Dokumenti podjetij in organizacij so razvrščeni po naslednjih merilih:
Po načinu fiksiranja informacij: grafični, pisni, foto, video, zvočni, filmski dokumenti, dokumenti na strojnem mediju;
Po dogovoru: ukazi, predpisi, protokoli, akti, listine, pisma ipd.;
Po vrsti: tipično (tj. obvezno za uporabo na določenem območju), vzorno, šablonsko, individualno;
Po stopnji zapletenosti: preprosto (posvečeno enemu vprašanju), zapleteno;
Po kraju sestavljanja: zunanji glede na organizacijo (vhodni in odhodni), notranji;
Po pogojih izvedbe: nujno, nenujno;
Po obsegu: uradni (poslovni), uradno-osebni;
Glede na stopnjo javnosti: brez omejitve dostopa, z omejitvijo dostopa različnih stopenj (tajno, za uradno uporabo, zaupno);
Po pravni sili: izvirniki, kopije.
Standardi, ki jih je treba upoštevati pri uporabi elektronskega upravljanja dokumentov.
GOST R 6.30-2003 "Enoten sistem organizacijskih in administrativna dokumentacija» določa sestavo detajlov dokumentov, zahteve za oblikovanje podrobnosti dokumentov; zahteve za obrazce dokumentov (vključno z elektronskimi).
GOST R 7.0.8.-2013 "Pisarno delo in arhiviranje - Pogoji in definicije" (nadomeščen z GOST R 51141-98) določa izraze in definicije osnovnih pojmov, ki se uporabljajo na področju pisarniškega dela in arhiviranja. Izraze, ki jih določa ta standard, priporočamo za uporabo v vseh vrstah dokumentacije in literature o pisarniškem delu in arhiviranju. Veljati je začel 1. marca 2014.
GOST ISO 15489-1:2007 "Upravljanje z dokumenti. Splošni pogoji". Standard ureja postopke vodenja dokumentov državnih, gospodarskih in javnih organizacij, namenjenih za notranjo ali zunanjo uporabo Določbe standarda so priporočila glede oblikovanja sistemov za upravljanje z dokumenti, vključevanja dokumentov vanje, pa tudi zagotavljanja izvirnosti dokumenti so skladni z značilnostmi, določenimi v standardu (avtentičnost, zanesljivost, celovitost, primernost za uporabo itd.).
GOST 6.10.4-84 "Dajanje pravne veljave dokumentom na strojnem mediju in strojnemu programu, ustvarjenemu z računalniško tehnologijo" določa zahteve za sestavo in vsebino podrobnosti, ki dajejo pravno moč dokumentom na strojnem mediju in strojnem programu. . Ker so elektronski dokumenti ustvarjeni z računalniško tehnologijo, se zanje uporabljajo določbe tega standarda.
GOST 6.10.5-87 "Enotni dokumentacijski sistemi. Zahteve za izdelavo ključa postavitve« se uporablja tudi pri izdelavi ključa postavitve za elektronski dokument.
GOST R 52294-2004 " Informacijska tehnologija. Vodenje organizacije. Elektronska ureditev upravnih in uradnih dejavnosti. Osnovna določila« se nanaša na sisteme avtomatizirane obdelave in vodenja informacij institucij, podjetij in organizacij, ne glede na lastništvo in podrejenost, ter opredeljuje glavne določbe za oblikovanje, izvajanje, delovanje in vzdrževanje elektronskih predpisov za njihovo upravno in uradno dejavnost. Določbe standarda je treba upoštevati pri ustvarjanju novih ali izboljšanju obstoječih tehnologij za vodenje organizacije.
Organizacijska in administrativna dokumentacija
Dokumenti so sestavljeni iz ločenih elementov, ki se običajno imenujejo rekviziti (iz latinskega reguisitum - zahtevan, potreben). Nabor podrobnosti dokumenta odraža njegovo obliko. Da bi dokument izpolnjeval svoj namen, mora biti torej sestavljen v skladu z obliko, sprejeto za to kategorijo dokumentov.
Njihova dokazna (pravna) moč je odvisna od popolnosti in kakovosti izvedbe dokumentov, saj služijo kot dokaz, potrditev določenih dejstev, pojavov, dogodkov.
Odlok državnega standarda Rusije z dne 3. marca 2003 N 65 je sprejel in začel veljati GOST R 6.30-2003 "Enotni sistem organizacijske in administrativne dokumentacije". Ta standard določa sestavo podrobnosti organizacijskih in upravnih dokumentov (ORD), pravila za njihovo izvedbo, lokacijo na dokumentih, zahteve za izdelavo obrazcev, zahteve za obračunavanje obrazcev z reprodukcijo državnega grba Ruska federacija, grbi sestavnih enot federacije.
Izraz "organizacijska in administrativna dokumentacija" je tako kot vsak drug pogojen, število organizacijskih in upravnih dokumentov pa vključuje širok nabor dokumentov, s katerimi dela vsak upravljavski aparat. GOST R 51141-98 opredeljuje organizacijski in upravni dokument kot "vrsto pisni dokument, v katerem je odločba upravnega in organizacijska vprašanja, pa tudi vprašanja upravljanja, interakcije, zagotavljanja in urejanja dejavnosti organov, institucij, podjetij, organizacij, njihovih oddelkov in uradnikov.
Posledično OSA vključuje organizacijske in pravne dokumente (ustanovne listine, predpisi, navodila, opisi delovnih mest, pravilniki, predpisi itd.), administrativne dokumente (odloke, sklepe, odredbe, odredbe, navodila), informacijske in referenčne dokumente (korespondenca, poročila in pisarniški zapiski, potrdila, povzetki, akti ipd.), pogodbena dokumentacija (dogovori, pogodbe, dogovori, protokoli nesoglasij, protokoli za poravnavo nesoglasij ipd.).
Za interne dokumente so obvezni naslednji podatki: naziv organizacije, naziv vrste dokumenta, datum dokumenta, besedilo dokumenta, podpis. V uradnih osebnih dokumentih je obvezna tudi navedba naslovnika. Za zunanje dokumente (vhodne in odhodne) so obvezni naslednji podatki: naziv organizacije, referenčni podatki o organizaciji, naziv vrste dokumenta (razen črk), datum dokumenta, Registrska številka dokument, naslovnik, besedilo dokumenta, podpis, odtis pečata.
Organizacijski dokumenti
Listina je sklop pravil, ki evidentirajo dejavnosti organizacij, ustanov, društev in državljanov, njihov odnos do drugih organizacij in državljanov, pravice in obveznosti na določenem področju državne ali gospodarske dejavnosti. Splošne statute potrdijo najvišji organi državne oblasti in uprave, statute javnih organizacij pa sprejmejo in potrdijo njihovi kongresi. Statute državnih podjetij in zavodov potrdijo njihovi višji organi (ministrstva, oddelki).
Statute občinskih podjetij odobrijo okrožne (mestne) uprave, zasebna podjetja - ustrezni lastniki, kolektivi, registrirana so v regionalnih, regionalnih, mestnih in okrožnih upravah. Pri oblikovanju listine morajo biti prisotni naslednji podatki: ime ministrstva, naziv organizacije, vrsta dokumenta, indeks, datum, kraj objave, žig odobritve (v primeru zasebnega podjetja navedite pri katerem je registriran). Zahtevano "besedilo" mora vključevati razdelke, kot so splošne določbe, osnovne funkcije, pravice in obveznosti, upravljanje, odnosi in komunikacije, proizvodne in gospodarske, komercialne dejavnosti, premoženje in sredstva, nadzor, preverjanje in revizija, reorganizacija ali likvidacija.
Odvisno od oblike Zasebna last(partnerstvo z omejena odgovornost, delniška družba zaprtega ali odprtega tipa itd.) razdelki v besedilu se spremenijo, dodajo. Vključeni so na primer razdelki, kot so odobreni kapital, delnice in vrednostni papirji, razdelitev dobička, oblikovanje skladov itd. Za besedilom je podpis vodje.
Predpis je normativni akt, ki določa postopek za oblikovanje, strukturo, funkcijo, pristojnost, naloge in organizacijo dela sistema državnih organov, enega organa ali strukturne enote. V ločeno skupino je treba izpostaviti določbe, ki urejajo celoto organizacijskih, delovnih in drugih razmerij o določenem vprašanju.
Predpisi so standardni in individualni. Tipične so razvite za sistem institucij in podjetij. Besedilo uredbe bi moralo vsebovati razdelke kot npr skupni del(preambula), osnovne funkcije, pravice, postopek za oblikovanje in organizacijo dela itd., odvisno od narave situacije. Vzorčni ključ določbe vsebuje naslednje podatke: naziv ministrstva, resor, naziv organizacije, naziv strukturne enote, datum, indeks, naziv vrste dokumenta, kraj izdaje, žig odobritve, naslov besedilo, besedilo, podpis, homologacijski znak.
Navodilo je pravni akt, ki ga izda državni organ (ali ga odobri njegov predstojnik) za določitev pravil, ki urejajo organizacijske, znanstvene, tehnične, tehnološke, finančne in druge posebne vidike dejavnosti institucij, organizacij, podjetij (njihovih oddelkov). in službe), uradniki in državljani.
Izdajo se tudi navodila za pojasnitev in določitev postopka za uporabo zakonodajnih aktov in upravnih dokumentov (na primer odredb). Naslov navodil mora jasno začrtati obseg vprašanj, predmetov in oseb, na katere se nanašajo njegove zahteve. Besedilo navodil je po določeni logični shemi razdeljeno na razdelke, odstavke in pododstavke. Praviloma se navodilo začne z razdelkom " Splošne določbe«, ki označuje namen njegove objave, obseg, postopek prijave in druge splošne informacije.
Navodilo je trajen ali dolgotrajen dokument (do zamenjave z novim). Ker je besedilo navodil po naravi navedbe, priporoča jasno besedilo z besedami, ki imajo upravni pomen, kot so "mora", "mora", "nujno", "ima pravico", "ni dovoljeno" , "priporočeno", "prepovedano". " itd. Besedilo navodil je predstavljeno v tretji osebi ali v neosebni obliki. Navodilo je sestavljeno na skupnem obrazcu. Potrjuje ga s posebnim upravnim aktom ali neposredno predstojnik.
Na navodilu se lahko zapiše, da gre za prilogo upravnega dokumenta. Ko je navodilo potrjeno z upravnim dokumentom (odredba, odredba ipd.), se v njem določi rok za uvedbo navodila, našteti potrebni organizacijski ukrepi in navedeni so odgovorni izvajalci. Če v besedilu upravnega dokumenta ni naveden datum uvedbe navodila, se za tak šteje datum podpisa in registracije dokumenta. Kadrovska miza je dokument, ki določa uradne in moč podjetja, ki označujejo plačilne liste. Kadrovski obrazec je poenoten z USORD in je sestavljen na splošnem pismu organizacije s podrobnostmi: ime organizacije, ime vrste dokumenta, datum, kraj objave, žig odobritve, besedilo, vizum za odobritev, podpis , tesnilo. Besedilo je sestavljeno v obliki tabele, ki navaja: seznam delovnih mest, podatke o številu kadrovskih enot, podatke o uradne plače, nadomestila in mesečne plače. Potrjuje kadrovski seznam: glavni računovodja, odvetnik; znaki: vodja kadrovske službe ali namestnik vodje; odobri: vodjo organizacije, čigar podpis je overjen s pečatom.
Upravni dokumenti
Odločba je kot upravni dokument pravni akt, ki ga sprejme kolegij ministrstva ali resorja, znanstveni svet itd.
Odredba - akt upravljanja državnega organa, ki ima avtoritativno naravo, izdan v okviru pristojnosti, dodeljenih uradnemu, državnemu organu, ki ima vezavna sila za državljane in organizacije, na katere je ta odredba naslovljena.
Navodilo - upravni dokument, ki ga izdajajo ministrstva, oddelki, organizacije predvsem o informacijskih in metodoloških vprašanjih ter vprašanjih, povezanih z organizacijo izvrševanja odredb, navodil in drugih aktov.
Pravico do podpisa navodil predstojnik prenese na svoje namestnike oziroma vodje oddelkov iz njihove pristojnosti.
Priprava in izvajanje navodil se izvajata po ustaljenem postopku za pripravo in izvedbo naročil. Upravni del navodil se začne z besedami »ponujam« (»obvezujem«).
Odredba - pravni akt, ki ga izdajo vodje ministrstev, oddelkov, oddelkov, oddelkov, institucij, združenj, organizacij, podjetij, ki delujejo na podlagi enotnosti poveljevanja. Odredba se izda za reševanje glavnih operativnih nalog, s katerimi se sooča ta organ. Avtor pravne narave odredba je lahko regulativni akt upravljanja, ki vsebuje pravna pravila, ki uresničujejo določena področja družbenih razmerij, in akt o uporabi pravnih pravil (na primer odredba o imenovanju na delovno mesto).
Odredba je najpogostejša vrsta upravnega dokumenta, ki se uporablja v praksi upravljanja. Objavlja se o vprašanjih ustanavljanja, likvidacije, reorganizacije zavodov ali njihovih strukturnih enot, sprejemanja predpisov, navodil, pravilnikov ipd. podobni dokumenti ki zahtevajo odobritev, organizacije, podjetja, pa tudi kadrovska vprašanja sprejema, premestitve, odpuščanja zaposlenih itd. Vodja z naročilom postavlja glavne naloge zaposlenim, nakazuje načine za reševanje temeljnih vprašanj. Naročilo je obvezno za vse zaposlene v dani organizaciji ali panogi.
V nekaterih primerih lahko ukaz velja za širok krog organizacij in uradnikov, ne glede na njihovo podrejenost. Zapisnik - dokument, ki določa potek obravnave vprašanj in odločanja na sejah, sejah, konferencah in sejah kolegialnih organov.
Informacije in referenčni dokumenti
Pomoč je dokument, ki vsebuje opis in potrditev določenih dejstev in dogodkov. Potrdila so dveh vrst: s podatki o dejstvih in dogodkih uradne narave in izdana od zainteresiranimi državljani in institucije za certificiranje enega ali drugega pravno dejstvo. Večjo skupino sestavljajo certifikati druge vrste. Izdajo se dnevno. To so potrdila, ki potrjujejo kraj študija in dela, delovno mesto, plačo, kraj bivanja, prisotnost vzdrževanih oseb itd.
Memorandum - dokument, naslovljen na vodjo določene ali višje ustanove in ga obvešča o trenutnem stanju, pojavu ali dejstvu, ki se je zgodil, o opravljenem delu ter vsebuje sklepe in predloge sestavljavca. Memorandum je pripravljen tako na pobudo samega zaposlenega kot po navodilih vodstva. Namen iniciativnega memoranduma je spodbuditi vodjo k določeni odločitvi. Zato je besedilo jasno razdeljeno na dva dela. V prvem, ugotovitvenem (opisnem), so navedena dejstva, ki so se zgodila ali opisana situacija, v drugem so navedeni predlogi, zahteve. Poročila obveščajo vodjo o poteku dela. Takšni zapiski se redno pošiljajo.
Pojasnilo je dokument, ki pojasnjuje vsebino določenih določb glavnega dokumenta (načrt, poročilo, projekt ipd.) ali pojasnjuje razloge za dogodek, dejstvo, dejanje. oz pojasnila lahko razdelimo v dve skupini. Prvi vključuje dokumente, ki najpogosteje spremljajo glavni dokument in pojasnjujejo vsebino njegovih posameznih določb. Izdajo se na splošnem pismu zavoda. Drugo skupino sestavljajo pojasnila o morebitnih incidentih, situacijah, dejanjih in obnašanju posameznih zaposlenih. Besedilo takšnih opomb mora biti prepričljivo, vsebovati neizpodbitne dokaze.
Akt je dokument, ki ga sestavi več oseb in potrjuje ugotovljeno dejstvo, dogodek, dejanje. Najpogosteje akte sestavljajo komisije, tako stalne kot imenovane z upravnim dokumentom (običajno z odredbo) po navodilih višje organizacije ali vodje. V nekaterih primerih lahko akt sestavi ena ali več uradnikov.
Razlogi za sestavo akta so lahko različni, zato je veliko različnih aktov: akti likvidacije (ustanov, podjetij, organizacij); prevzem-prenos (pri menjavi poslovodstva, prenosu zadev, materialnih vrednosti ipd.); degustacije; sprejemanje predmetov; testiranje; uničenje kovčkov, poškodovanega blaga itd.; inventar, nesreče, nesreče itd.
Besedilo akta je razdeljeno na tri dele: uvod, ugotovitveni del in sklepe. Besedilo uvoda v vseh aktih je formalizirano. Navede osnovo za sestavo akta, navede osebe, ki sestavljajo akt (lahko so navedene tudi prisotne osebe), ta del akta se začne z besedo »Osnovno«, ki je natisnjena dva ali tri presledka za naslovom , iz odstavka. Za besedo "Osnova" se postavi dvopičje in se navede ime upravnega dokumenta v imenskem primeru, njegov datum, številka in naslov.
Navedni del se začne z odstavkom. Določa cilje, cilje in bistvo dela, ki so ga opravili pripravljavci zakona, njegove rezultate. Rezultate dela lahko predstavimo v obliki tabele. V zaključnem delu akta se naredijo sklepi ali podana priporočila. Ta del besedila je neobvezen – dejanje se lahko konča z navedbo dejstev.
Uradno pismo je eden najpomembnejših komunikacijskih kanalov podjetja, organizacije, ustanove z zunanji svet. Preko pisem potekajo predpogodbena pogajanja, razčiščevajo se odnosi med podjetji, navajajo se terjatve. Pisma spremljajo materialne vrednosti na poti itd.
Telegram je dokument, ki se prenaša po telegrafskih komunikacijskih kanalih. Pravočasnost in pravilnost odločanja sta v veliki meri odvisna od pravočasnosti posredovanja in prejema informacij. Zato, da bi zagotovili nujni prejem informacije, se prenašajo po telegrafu. Za prenos faksimilne kopije dokumenta, pa tudi diagramov, risb in risb se uporabljajo fototelegrami. V telegramu je naveden točen naslov brez indeksa: mesto, številka pošte, ulica, hiša, ime ustanove, priimek prejemnika. Besedilo telegrama je predstavljeno na izredno jedrnat način. Sestavljen naj bi iz enega logičnega elementa - zaključka. Pri sestavljanju telegrama je treba velik pomen pripisati izbiri besed, ki natančneje prenašajo pomen. Telegram je napisan v posebnem telegrafskem jeziku, po možnosti brez predlogov, veznikov, ločil.
Pomenski odtenki besed in njihova povezava se prenašajo z vrstnim redom besed v stavku in njihovimi konci. Če so ločila še vedno nujna, saj imajo pomenski pomen, jih pišemo v skrajšani obliki z malimi črkami: pika - pika, vejica - zpt, dvopičje - dvtch, narekovaji - kvh, oklepaji - skb. Besede v telegramu vedno pišejo znake, kot so št. (številka), - (minus), + (plus), ! (Klicaj), ? (vprašaj), % (odstotek), : (delitev) itd. Datumi so označeni z arabskimi številkami: dan, mesec, leto. Ločilne oznake niso postavljene med številkami.
Dokumenti s sitotiskom Uporaba predlognih besedil bistveno pospeši pripravo dokumentov in izboljša njihovo pismenost. Šablona se razume kot vnaprej natisnjeno besedilo z enotnimi trajnimi informacijami in vrzeli za zapolnitev spremenljivih informacij, ki označujejo specifično situacijo odraža v tem dokumentu.
Sestavljanje dokumentov z uporabo predlognih besedil (predlog) temelji na uporabi pogosto ponavljajočih se besedil dokumentov ali njihovih delov v kombinaciji s spreminjajočim se delom. Šablonski del dokumentov se vnaprej natisne na obrazec ali vnese v pomnilnik računalnika, spremenljivi del besedila pa se dodatno izpolni ročno, natipkano na pisalni stroj ali računalnik.
Tipkopis ustreza pisavi Times New Rimske velikosti 14, te pisave so vtipkane s stalnimi informacijami o predlogi za udobje vnašanja spremenljivih informacij na pisalni stroj. Vsak dokument je mogoče narediti v predlogo, vendar se je treba odločiti, ali je to primerno.
Izdelujejo predloge za vprašalnike, potrdila, naročila ipd., t.j. tiste dokumente, ki se redno izdajajo. Predloge lahko vključujejo besedilo v obliki tabel. V tabeli so konstantne informacije postavljene v naslove stolpcev in stranske vrstice (naslovi vrstic), spremenljivka (v številčnem ali besednem smislu) pa je postavljena na presečišču ustreznih stolpcev in vrstic. Besedilo, predstavljeno v obliki tabele, ima veliko informacijsko zmogljivost, omogoča strogo razvrščanje in kodiranje informacij ter enostavno povzemanje podobnih podatkov.
Glavne vrste dokumentov o osebju
Življenjepis je dokument ob prijavi na delovno mesto. Vsebuje informacije o izobraževanju in delovni dejavnosti v obratni smeri Kronološki vrstni red. Podrobnosti življenjepisa: ime vrste dokumenta, datum, besedilo, podpis, podatki o avtorju (priimek, ime, patronim, poklic, specialnost, kvalifikacija, domači naslov, telefon). Besedilo povzetka je lahko sestavljeno iz razdelkov: namen - mesto, ki ga prevajalec zahteva; izobraževanje; delovna dejavnost; posebno znanje; zakonski status.
Pogodba o zaposlitvi (pogodba) je dokument, ki beleži soglasje strank za sklenitev delovnih razmerij in jih ureja. Pri sklenitvi pogodbe je priporočljivo določiti naslednje glavne pogoje:
Kraj dela (ime podjetja, kjer je zaposleni sprejet, njegov naslov);
Konkretno delo v skladu z usposobljenostjo za določen poklic ali delovno mesto, ki ga mora delavec opravljati;
Datum začetka dela in njegovega zaključka, če je sklenjena pogodba o zaposlitvi za določen čas;
plačilni list;
Odgovornosti podjetja za zagotavljanje varstva dela.
Pogodba o zaposlitvi določa dolžnosti delavca v skladu s poklicem ali delovnim mestom, na katerega je sprejet, oziroma se sklicuje na ustrezne opis dela razvilo in odobrilo vodstvo podjetja.
Odredbe o osebju se izdajo ob sprejemu, odpuščanju in premestitvi zaposlenih v podjetju. Podrobnosti naročila: ime organizacije, vrsta dokumenta, datum, številka, kraj priprave, naslov, vizum, podpis. Naročila za osebje se začnejo z glagolom: sprejeti, premestiti, razrešiti, poslati, prijaviti, imenovati (z velikimi tiskanimi črkami). Nato z nova vrstica navedeno je: priimek, ime, patronim (v celoti), naziv delovnega mesta, ime strukturne enote, od katerega datuma in s kakšno plačo sprejeti zaposlenega (na primer nalog o imenovanju).
Vsa naročila o osebju se obveščajo zaposlenemu ob prejemu. Oznako o seznanitvi z odredbo delavec pritrdi sam in vsebuje podpis delavca in datum seznanitve.
Vloga je dokument, ki vsebuje zahtevo, predlog ali pritožbo osebe, naslovljen na organizacijo ali uradno osebo institucije. Pri zaposlitvi in premestitvi na drugo delovno mesto je prijava prednostni dokument, ob odpustu se vloga sestavi, ko delavec želi odpustiti. V vlogi mora biti navedeno: položaj; strukturna enota, v kateri je delavec zaposlen; sprejemni pogoji (redni, izredni, urno plačilo in itd.). Vloga je podpisana in v njej je naveden datum. V vizumih ali v sklepu vodje so navedeni: plača in datum zaposlitve.
Tehnična dokumentacija
Tehnična dokumentacija se pojavi v procesu dokumentiranja različnih vrst znanstvene in tehnične dejavnosti, ki obsegajo projektiranje, gradnjo, razvoj tehnoloških procesov, raziskovalno dejavnost, organizacijo industrijske proizvodnje, pa tudi geološko-raziskovalna, geodetska, kartografska dela. Tako so tehnični dokumenti posplošeno ime za grafične in besedilne dokumente, ki odražajo tehnično misel.
Projektna dokumentacija (CD) so grafični in besedilni dokumenti, ki skupaj ali ločeno določajo sestavo in obliko izdelka ter vsebujejo potrebne podatke za njegov razvoj, izdelavo, nadzor, delovanje, popravilo in odstranjevanje. Sestavo projektne dokumentacije urejajo GOST-i enotnega sistema projektne dokumentacije (ESKD), ki določajo vrste in popolnost projektne dokumentacije za izdelke v vseh panogah: risbe delov, montaža, splošni pogled, teoretični, splošni, montažni; risba - diagram; specifikacija, tehnični opis, izjave, pojasnila itd.
Diagram je grafični prikaz definicije, analize ali metode reševanja problemov, ki uporablja simbole za predstavitev operacij, podatkov, toka, opreme itd. (GOST 19.701). Popolne informacije o elementih, prikazanih na diagramu, so zapisane v njihovem seznamu (GOST 2.702), ki je izveden v obliki tabele. Seznam elementov je postavljen na prvi list diagrama ali sestavljen kot samostojen dokument na formatu A4 z glavnim napisom za besedilni dokument (GOST 2.104, obrazec 2, 2a). Elementi se v seznam vpisujejo po skupinah po abecednem vrstnem redu alfanumeričnih oznak. Znotraj vsake skupine, ki ima enake črkovne oznake, so elementi razvrščeni v naraščajočem vrstnem redu zaporednih številk. Priporočljivo je pustiti prazne vrstice med skupinami elementov za spremembe. Montažna risba prikazuje montažno enoto, ki daje predstavo o lokaciji in medsebojna povezanost njegovih sestavnih delov in zagotavlja možnost montaže in nadzora. Včasih vsebuje diagrame povezave ali lokacije sestavnih delov izdelka (če niso sestavljeni posebne dokumente) in prikazani so skrajni položaji gibljivih delov konstrukcije.
Velika skupina grafik in besedil tehnični dokumenti sestavljajo tehnološke dokumente, ki so rezultat tehnične dokumentacije delovnega procesa. Vsebujejo informacije ne o samih predmetih, izdelkih itd., temveč o načinih njihove izdelave, montaže, konstrukcije, delovanja, popravila in organizacije proizvodnega procesa.
Tehnološke dokumentarne informacije odražajo metode izdelave delov, sestavljanja industrijskih izdelkov, gradnje, delovanja in popravila konstrukcij, načinov organizacije proizvodnega procesa.
Postopek razvoja, montaže, izvedbe in kroženja tehnološke dokumentacije, ki se uporablja pri izdelavi in popravilih izdelkov, je določen z medsebojno povezanimi pravili in predpisi, ki so skupek standardov in vodilnih regulativnih dokumentov - enoten sistem tehnološke dokumentacije (ESTD).
Glavni tehnološki dokument je tehnološka karta, ki podaja podroben opis in daje izračune za vse tehnološke operacije izdelave izdelka. Predstavljeni so tehnološki zemljevidi v praktični dejavnosti menedžerjev in specialistov naslednje sorte: - operacijska dvorana, fiksiranje posameznih proizvodnih operacij (vrtanje, brušenje, pritrjevanje, montaža itd.); - splošna (pot) z zaporedjem operacij; ciklično z navedbo skupine poslov enega delavca ali ene trgovine; - tipično tehnološki proces A, ki vsebuje informacije o sredstvih tehnološko opremo in standardi materiala za izdelavo skupine delov in montažnih enot. Prvi list sklopa tehnoloških dokumentov je naslovna stran, ki je sestavljena v skladu z GOST 3.1105.
Obvezna uporaba TL je določena na ravni panoge ali podjetja (organizacije). 1.6. Raziskovalna dokumentacija praktična rešitev znanstveni in tehnični problemi, implementacija njihovih rezultatov v proizvodnjo.
Glavne vrste raziskovalnih dokumentov so:
Končna in mejnik poročila o raziskavah, eksperimentalno zasnovo(R&R), eksperimentalno tehnološko (OTR) in eksperimentalno oblikovalsko delo(EPR);
Tehnična poročila o raziskovalnih delih (R&R), R&R, OTR, EPR z aplikacijami;
Zaključki, pregledi in pregledi o R&R, R&R, OTR in EPR;
Opombe za raziskovalno delo;
Potni listi, predpisi za raziskovalno delo;
Monografije, disertacije in recenzije o njih;
Pogoji poslovanja o raziskavah;
Raziskovalni programi; poročila, poročila o delu znanstvenih odprav;
Poročila, poročila o znanstvenih in tehničnih službenih potovanjih specialistov;
Študije izvedljivosti, pregledi, poročila, opombe; 14
Primarni dokumenti, ki nastane v procesu raziskovalnega, razvojnega dela, OTR in EPR (dnevniki eksperimentalnih zapisov, rezultati analiz, dnevniki, filmi, foto in zvočni dokumenti, radiografi, dokumenti na strojnih medijih v zvezi z raziskovalnim procesom).
Poročilo o raziskovalnem delu je glavni dokument, ki podaja izčrpne sistematizirane podatke o opravljenem delu. Strukturo in pravila za pripravo raziskovalnih poročil določa GOST 7.32-2001.
Pretok dokumentov
Dokumentni tok je gibanje dokumentov v organizaciji od trenutka, ko so ustvarjeni ali prejeti do zaključka izvedbe: pošiljanje in (ali) pošiljanje v zadevo.
Razlikujte med dohodnimi, odhodnimi in interni dokument promet: Vhodni dokumenti so tisti, ki jih podjetje prejme od zunanjih partnerjev. Večina vhodnih dokumentov bi morala ustvariti ustrezne odhodne dokumente in to vnaprej roki. Roki so določeni bodisi s predpisi, ki predpisujejo tak ali drugačen odzivni čas na ustrezni vhodni dokument, bodisi z rokom, ki je določen neposredno v vhodnem dokumentu. Izhodni dokumenti so odgovori organizacije na ustrezne vhodne dokumente. Nekateri izhodni dokumenti so pripravljeni na podlagi internih dokumentov podjetja. Majhno število odhodnih dokumentov lahko zahteva vhodne dokumente.
Za organizacijo dela podjetja se uporabljajo notranji dokumenti. Skozi pisarno ne gredo vsi interni dokumenti, temveč le korespondenca največjih strukturnih oddelkov podjetja (še posebej, če so geografsko ločeni) in naročila vodstva podjetja. Tudi interni dokumenti, ki ustvarjajo izhodne dokumente, potekajo skozi pisarno. Zlasti glede na splošna pravila pisarniško delo edina pot pošljite zahtevo, pismo ali gradivo na zunanja organizacija to je pošiljanje internega dokumenta v pisarno, kjer bo pretvorjen v izhodni dokument in poslan tretji organizaciji.
Nomenklatura primerov
Nomenklatura zadev organizacije (ustanove) za prihajajoče koledarsko leto ki jih je služba sestavila v zadnjem četrtletju prejšnjega leta podpora dokumentaciji vodenje v predpisani obliki na podlagi nomenklature zadev strukturnih oddelkov organizacije (ustanove).
Imena oddelkov nomenklature zadev organizacije (ustanove) so imena strukturnih enot, ki se nahajajo v skladu z odobreno strukturo in osebjem organizacije (ustanove). Prvi del mora biti služba za upravljanje z dokumenti (splošni oddelek), ker. zbira organizacijsko-pravno in organizacijsko-administrativno dokumentacijo, ki označuje dejavnost organizacije. Javne organizacije so navedene na koncu nomenklature imenskih aktov po strukturnih delitvah. Lokacija oddelkov v nomenklaturi zadev je določena z indeksom strukturne enote.
Nomenklatura poslov organizacije (ustanove) je večstranski dokument. Prvi list nomenklature zadev je sestavljen na splošni pisemski glavi organizacije v formatu A4. Strani so oštevilčene z arabskimi številkami na sredini zgornjega roba lista. Nomenklatura zadev organizacije (ustanove) se natisne in nato ponovi v zahtevanem številu izvodov. Prvi izvod je shranjen v službi za upravljanje z dokumenti, drugega uporablja služba pisarniškega dela kot delovno kopijo, tretji je v arhivu organizacije kot računovodski dokument, četrti je v državnem arhivu.
Pri sestavi nomenklature zadev jo potrdi vodja arhiva organizacije (ustanove), podpiše vodja službe za vodenje evidenc in po odobritvi strokovne komisije organizacije pošlje v potrditev do strokovno in verifikacijsko komisijo ustrezne arhivske ustanove, po kateri jo potrdi vodja organizacije (ustanove). Nomenklatura zadev, dogovorjena z arhivi ob koncu vsakega leta, se določi, ponatisne, potrdi vodja organizacije (ustanove) in začne veljati od 1. januarja naslednjega koledarskega leta.
Dizajn pokrova ohišja
Ovitek zadeve se sestavi po vložitvi in oštevilčenju listov. Zahteve za oblikovanje pokrova določa GOST 17914-72. Za izdelavo pokrovov se uporablja samo karton. Hrbtenica prevleke mora biti prožna, široka 40 mm. Po vložitvi dokumentov in oštevilčenju listov se sestavi naslovnica zadeve. Ko je zadeva odprta, so na njeni naslovnici že navedeni številni podatki o nomenklaturi zadev: - polno ime organizacije z navedbo njene pristojnosti ( Imenski primer); - naziv strukturne enote; - pisarniški indeks zadeve, ki ga sestavljata indeks strukturne enote in številka zadeve po nomenklaturi; - naslov zadeve; - obdobje hrambe.
Pri pripravi zadeve za hrambo ali prenos v oddelčni arhiv se ti podatki določijo in dopolnijo. Dodatno navedite: - datume zadeve (obseg, deli); - številka zvezka (dela), če ima zadeva več zvezkov (delov); - število listov v zadevi; - arhivska šifra zadeve (številka fonda, popis in zadeva po popisu). Na ovitku spisov, ki so predmet trajne hrambe, je mesto za ime državnega arhiva, v katerega bodo prenesene, šifre državnega arhiva in organizacije. Če je med letom prišlo do spremembe imena zavoda ali strukturne enote ali je bila zadeva prenesena v drugo strukturno enoto, se ob vpisu v hrambo na naslovnici doda novo, staro pa v oklepaju.
Sestavljanje zalog
Za primere s posebnim dragocene dokumente, osebni, sodni in preiskovalni, primeri podeljevanja akademskih stopenj in nazivov, primeri avtorskih spričeval in patentov itd. pri pripravi za oddajo v arhiv, če ni opravljena v enem letu, se sestavi interni popis dokumentov. Priprava internega popisa je priporočljiva tudi za primere, katerih praznine ne razkrivajo v celoti vsebine dokumentov. V tem primeru bo notranji popis olajšal uporabo dokumentov zadeve, iskanje potrebnih informacij. Ob zaključku internega popisa zadeve se opravi končni vpis, ki s številkami in z besedami navede skupno število listin v zadevi, vključenih v popis, in število listov popisa.
Popis zadev je arhivski imenik, ki je sistematičen seznam naslovov zadev in je namenjen razkrivanju sestave in vsebine zadev, utrjevanju njihove sistematizacije znotraj fonda in evidentiranju zadev. Hkrati je popis zadev računovodski dokument in glavna vrsta znanstvenega in referenčnega aparata za dokumente, ki zagotavlja operativno iskanje zadev. Za vse primere trajne in začasne (več kot 10 let) opravljene hrambe v pisarniškem delu organizacije in spisih osebja, ki je opravila vrednostni pregled, se sestavijo popisi zadev.
Opisi so sestavljeni ločeno za:
Zaboji za trajno skladiščenje;
Primeri začasnega (več kot 10 let) skladiščenja;
Zadeve o osebju in drugi podobni primeri;
Za primere, ki jih sestavljajo posebni, samo za to organizacijo značilni dokumenti (predlogi racionalizacije, sodni in preiskovalni primeri, znanstvena poročila o temah itd.);
Uradne publikacije oddelka.
Poseben popis je seznam zadev s samostojnim bruto (rednim) oštevilčenjem.
Pri pripravi za večletno predajo v oddelčni arhiv se zadeve najprej razporedijo po letih, v enem letu pa po strukturnih oddelkih. Takšna sistematizacija primerov se imenuje kronološko-strukturna. Pri razporeditvi zadev po letih je treba upoštevati, da se zadeve nanašajo na leto, v katerem so se začele s pisarniškim delom.
Zadeva, ki je bila začeta v eni strukturni enoti in prenesena v dokončanje v drugo, se nanaša na strukturni del, kjer je bila zaključena s pisarniškim delom. Znotraj vsakega strukturnega dela so zadeve razvrščene po pomembnosti dokumentov, ki jih vsebujejo, po naslednji približni shemi:
Odredbe, odredbe, navodila višjih institucij v zvezi z glavno dejavnostjo;
Odredbe, protokoli in drugi upravni dokumenti zavoda;
Načrti, ocene;
Poročila, bilance;
Poročila, korespondenca itd.
Znotraj vsake skupine so primeri sistematizirani glede na pomembnost problematike, kronološko ali abecedno. Zadeve o osebju so sistematizirane ločeno, saj je zanje sestavljen neodvisen popis. Z veliko količino posebne dokumentacije - tehničnih, tehnoloških, racionalizacijskih predlogov - je sestavljen tudi ločene zaloge. Opis vsakega primera vključuje: - serijska številka; - indeks primerov; - naslov zadeve; - datum; - število listov; - zapiski. Vsi ti podatki so prepisani z naslovnice zadeve.
Zadeve se vpisujejo v popis po vrstnem redu, v katerem so bile sistematizirane. Vsaka zadeva v popisu dobi posebno številko, ki se takoj prilepi na ovitek zaboja. V primeru, da je datoteka sestavljena iz več zvezkov, se vsak zvezek vpiše v inventar pod samostojno številko.
Organizacija operativnega skladiščenja zadev
Od trenutka ustanovitve do predaje v arhiv v hrambo so datoteke shranjene na mestu nastanka. Vodje strukturnih oddelkov organizacije (ustanove) in zaposleni, odgovorni za pisarniško delo, morajo zagotoviti varnost dokumentov in datotek. Zaboji so postavljeni v navpičnem položaju z obrnjenimi navzven, v zaklepnih omarah, sefih, kar zagotavlja njihovo varnost in zaščito pred prahom in izpostavljenostjo svetlobi. Za hitro iskanje dokumentov so zadeve razvrščene v skladu z nomenklaturo zadev.
Nomenklatura zadev oziroma izpisek iz nje je nameščena na 18. notranji strani omare. Indeksi ohišja so navedeni na hrbtih pokrovov ohišja v skladu z nomenklaturo. Zaključeni primeri trajnega in dolgoročnega (več kot 10 let) hrambe se hranijo na kraju nastanka dve leti, nato pa se pošljejo v arhiv.
Dokumente, ki so že vključeni v zadevo, lahko uslužbenec organizacije (ustanove) zahteva v enem letu. V tem primeru jih lahko iz zaboja vzamejo le osebe, ki so odgovorne za njihovo oblikovanje in shranjevanje. Na njihovo mesto je položen nadomestni list, ki označuje, kdaj, komu in za koliko časa je bil dokument izdan.
Po izdaji poslovnega leta ločeni dokumenti iz primera ni dovoljeno. Po potrebi se lahko celoten primer izda v začasno uporabo. Če je treba izdati celotno zadevo, se izpolni nadomestni karton, ki označuje številko izdane zadeve, datum izdaje, komu je bila zadeva izdana, za koliko časa, podpis ob prejemu in prevzem po vrnitev dokumentov. Zadeve se izdajo za začasno uporabo zaposlenim v organizaciji za obdobje največ enega meseca. 1.12. Registracija del Obvezne komponente pojasnjevalna opomba vsako pisno delo so: naslovna stran, kazalo in bibliografija.
Naslovna stran je prva stran pojasnila (PZ). Naslovna stran je vključena v splošno oštevilčenje strani PP. Na Naslovna stranštevilka strani ni vključena. Vsebina vključuje imena vseh razdelkov, pododdelkov in odstavkov (če imajo imena) z navedbo številk strani, na katerih je postavljen začetek gradiva razdelkov (pododdelkov, odstavkov). Beseda »Vsebina« je napisana kot naslov simetrično glede na besedilo z veliko začetnico. Vsebina je vključena v skupno število PP listov.
Seznam literature mora vsebovati seznam virov, uporabljenih pri izvajanju laboratorijskega dela. To ne vključuje samo knjig, temveč tudi članke iz revij, avtorske pravice, standarde in drugo gradivo. Vire je treba razporediti po vrstnem redu, v katerem se pojavljajo v PP. Informacije o virih morajo biti podane v skladu z zahtevami GOST.
Osnovni pojmi kriptosistemov
Trenutno je veliko znanega zanesljivi algoritmi kodiranje informacij. Na podlagi teh algoritmov se ustvarijo šifrirni sistemi, ki jih imenujemo kriptosistemi.
Preden nadaljujemo z obravnavo kriptosistemov, predstavljamo nekaj osnovnih konceptov, ki se uporabljajo spodaj.
Elektronski dokument je dokument, v katerem so informacije predstavljene v elektronski digitalni obliki.
Elektronski digitalni podpis (EDS) je atribut elektronskega dokumenta, namenjen zaščiti tega elektronskega dokumenta pred ponarejanjem. EDS je rezultat kriptografske transformacije informacij z uporabo zasebnega ključa. EDS vam omogoča identifikacijo lastnika potrdila ključa za podpis, pa tudi ugotovitev odsotnosti izkrivljanja informacij v elektronskem dokumentu.
Potrdilo o sredstvih elektronskega digitalnega podpisa - dokument na papirju.
Lastnik potrdila podpisnega ključa - posameznika, v imenu katerega je potrdilo podpisnega ključa izdala overiteljica.
Elektronski digitalni podpis pomeni - strojna in (ali) programska orodja, ki zagotavljajo izdelavo in potrditev elektronskega digitalnega podpisa ter ustvarjanje zasebnih in javnih ključev digitalnih podpisov.
Ključ (v skladu s standardom GOST 28147-89) je specifično tajno stanje nekaterih parametrov algoritma za pretvorbo kriptografskih podatkov, ki zagotavlja izbiro le ene možnosti od vseh možnih za ta algoritem.
Zasebni ključ elektronskega digitalnega podpisa je edinstveno zaporedje znakov, znana lastniku potrdilo s ključem za podpis in zasnovano za ustvarjanje elektronskega digitalnega podpisa v elektronskih dokumentih.
Javni ključ elektronskega digitalnega podpisa - edinstveno zaporedje znakov, ki ustreza zasebnemu ključu elektronskega digitalnega podpisa, ki je na voljo vsem uporabnikom informacijski sistem in je zasnovan za preverjanje pristnosti elektronskega digitalnega podpisa v elektronskem dokumentu.
Izraz "kriptografija" se uporablja za označevanje celotnega področja tajne (skrivne) komunikacije.
Sistemi šifriranja
V kriptografskih sistemih je lahko šifriranje simetrično ali asimetrično glede na dešifriranje (dekodiranje).
V skladu s tem obstajata dva razreda kriptosistemov:
· simetrični (konvencionalni) kriptosistemi z enim ključem;
asimetrični kriptosistemi z dvema ključem (z javnimi in zasebnimi ključi).
V simetričnih kriptosistemih obstaja dokaj veliko tveganje kraje ključa, ko do določene mere razširjena. Ta sistem ne zagotavlja zaščite podatkov pred ponarejanjem s strani enega od lastnikov tajnega ključa. To vodi v dejstvo, da lahko brezvestni udeleženec v izmenjavi informacij izmisli domnevno prejeto sporočilo ali zavrne sporočilo, ki ga je poslal.
Asimetrični kriptosistemi se imenujejo tudi kriptosistemi z javnim ključem. En ključ uporabljajo za šifriranje podatkov in drugega ključa za dešifriranje (od tod tudi ime – asimetrično).
Prvi ključ je javni (javni ključ) in ga je mogoče poslati vsem uporabnikom sistema za uporabo pri šifriranju podatkov. Drugi ključ je zasebni (skrivni, zasebni ali tajni ključ) in ni na voljo drugim uporabnikom sistema.
Sistem deluje na naslednji način. Vsak uporabnik ima dva komplementarna ključa: javni in zasebni. Ko se podatki prenašajo od uporabnika 1 k uporabniku 2, je sporočilo šifrirano z javnim ključem uporabnika 2 in dešifrirano z zasebnim ključem uporabnika 2. Ko uporabnik 2 posreduje podatke, je sporočilo šifrirano z javnim ključem uporabnika 1 in dešifrirano z zasebnim ključem uporabnika 1. .
Vsakdo lahko uporabi prejemnikov javni ključ za šifriranje sporočila, poslanega temu prejemniku. Prejemnik nato uporabi ustrezen zasebni ključ za dešifriranje. Nihče razen prejemnika ne more dešifrirati sporočila, saj nihče drug nima dostopa do tega zasebnega ključa. Tudi nekdo, ki je šifriral sporočilo z javnim ključem, ga ne bo mogel dešifrirati.
Javni in zasebni ključ sta seznanjena. Ključa za dešifriranje ni mogoče določiti brez definiranja šifrirnega ključa.
Zelo skrbno hranite svoj zasebni ključ in geslo. Vedno morate imeti fizični nadzor nad tem. Sprejemljivo je, da ga hranite na osebnem računalniku doma ali na prenosnem računalniku, ki ga nosite s seboj. Če morate uporabljati službeni računalnik, nad katerim nimate vedno fizičnega nadzora, hranite svoje zasebne in javne obeske ključev na disketi, zaščiteni pred pisanjem, in jo shranite v zapečaten sef. Zasebnega ključa ni priporočljivo shraniti v oddaljenem sistemu. Nekdo bi lahko ugrabil sejo, zajel vaše geslo in nato pridobil dostop do najbolj zasebnega ključa, shranjenega v tem sistemu. Zasebni ključ je lahko shranjen samo na stroju pod vašim fizičnim nadzorom.
Preverjanje pristnosti naročnika temelji na uporabi elektronskega digitalnega podpisa. Elektronski podpis je posebno zaporedje znakov, ki se doda besedilu za potrditev njegove pristnosti. Dobimo ga s kompleksnimi matematičnimi transformacijami iz samega besedila in posebne številke, imenovane vaš skrivni ključ. Očitno je, da mora vsaka tretja oseba, ki spreminja besedilo, ustrezno spremeniti podpis. Vendar, če pozna eno od njegovih komponent - besedilo, ne pozna druge - ključa - in zato ne more narediti takšnih sprememb.
Pri preverjanju podpisa se izvajajo dejanja, ki so nasprotna tistim, s katerimi je bil pridobljen, vendar je namesto tajnega ključa v njih vključena druga številka - javni ključ. Seveda je odvisno od tajnega ključa, vendar tako, da iz javnega ključa ni mogoče pridobiti skrivnega ključa.
Druga značilnost digitalnega podpisa je, da ni povezan z enim samim primerkom. papirni dokument. Z uničenjem podpisanega izvoda papirnega dokumenta ste lahko prepričani, da ni drugega, ki je popolnoma takšen. Kar zadeva uničenje elektronskega dokumenta, to ne pomeni nič, saj je lahko neomejeno število enakih kopij dokumenta.
Eden glavnih problemov, povezanih z uporabo kriptosistemov javnih ključev, je problem zagotavljanja zanesljivosti posredovanih javnih ključev (OK). Predstavljajmo si, da je nek vsiljivec - uporabnik 3 javni ključ uporabnika 1 pri prenosu na uporabnika 2 zamenjal s svojim javnim ključem. V tem primeru bo lahko dešifriral vsa sporočila uporabnika 2, namenjena uporabniku 1. Podoben napad na digitalni podpis bo povzročil, da bodo sporočila, ki jih podpiše napadalec, štela za verodostojna, prava sporočila pa za lažna.
Osrednji postane problem medsebojne avtentikacije javnih ključev strank, ki si prej niso bili predstavljeni in niso bili v nikakršni interakciji. Rešitev je uporaba namenskega, namenskega overitelja potrdil (CA) (certifikacijski organ).
CS je eno telo, ki s svojim digitalnim podpisom potrjuje javne ključe udeležencev v naseljih (natančneje potrjuje povezavo med pogojnim imenom udeleženca, njegovim javnim ključem in časom njegove veljavnosti). Tako "povezani" in digitalno podpisani s strani CA se podatki imenujejo potrdilo. Jasno je, da mora biti javni ključ samega overitelja potrdil vsem uporabnikom vnaprej zanesljivo znan, da lahko vsak preveri podpis CA pod potrdili.
Certifikat vsebuje javni ključ in podatke za identifikacijo lastnika certifikata. Javni ključ v potrdilu se uporablja za kodiranje/dekodiranje sporočila in preverjanje podpisa sporočila.
Potek dela CA se lahko razlikuje. Ena od glavnih shem za uporabo digitalnih potrdil je lahko naslednja:
Uporabnik 1 pošlje CA podpisano zahtevo za certifikacijo, ki vsebuje njegovo ime, javni ključ in morda dodatne informacije.
CA ustvari potrdilo za uporabnika 1 tako, da s svojim zasebnim ključem podpiše zahtevo za potrditev. CA pošlje ustvarjeno potrdilo uporabniku 1.
S pošiljanjem potrdila uporabniku 2 mu uporabnik 1 pošlje svoj javni ključ.
Uporabnik 2 preveri podpis na potrdilu uporabnika 1 z javnim ključem CA. Če je podpis pravilen, se postavi v uporabniško shrambo potrdil.
Ponujeni scenarij predvideva, da ima uporabnik 2 dostop do javnega ključa CA (ali potrdila CA).
Potrdilo podpisnega ključa mora vsebovati naslednje informacije:
edinstveno registrsko številko potrdila s podpisnim ključem, datume začetka in poteka veljavnosti potrdila s podpisnim ključem, ki se nahaja v registru certifikacijskega centra;
· priimek, ime in patronim lastnika potrdila podpisnega ključa ali psevdonim lastnika. Če overitelj uporablja vzdevek, se o tem vpiše v potrdilo podpisnega ključa;
javni ključ elektronskega digitalnega podpisa;
ime elektronskega digitalnega podpisnega sredstva, s katerim se uporablja ta javni ključ elektronskega digitalnega podpisa;
ime in lokacija overitelja, ki je izdal potrdilo s ključem podpisa.
Tako CA opravlja samo funkcijo overjanja javnega ključa. CA sama sodeluje samo pri certificiranju. V sistemu nastopa kot »tretja« samostojna oseba oziroma »elektronski notar«. Slednje pomeni, da je CA lahko enak za vse uporabnike vseh hierarhičnih ravni v sistemu.
Možna je tudi takšna shema dela, ko uporabniki centralno prejmejo javne ključe. CA izdela ključe elektronskih digitalnih podpisov na zahtevo udeležencev v informacijskem sistemu z jamstvom za tajnost zasebnega ključa elektronskega digitalnega podpisa.
Certifikati ključev veljajo določeno obdobje. Izven tega obdobja je potrdilo neveljavno. CA lahko prekliče potrdilo iz več razlogov, na primer v primeru kompromisa. CA izvede preklic tako, da neveljavna potrdila doda na poseben seznam – seznam preklicanih potrdil. Uporabniki omrežja dostopajo do tega seznama, da preverijo, ali je določeno potrdilo veljavno.
Z vlogo notarja v sistemu digitalne avtentikacije in zaščite informacij postane CA njegova najbolj ranljiva povezava. Kompromitacija njegovega tajnega ključa (SK) vodi v dejstvo, da lahko napadalec v imenu CA potrdi katero koli potrdilo, se lažno predstavlja za katero koli osebo in izvede kakršna koli dejanja v njegovem imenu, zlasti lahko spremeni vse javne ključe (OK) v imenu sistema CA in ga popolnoma onemogočite. Zato je v sistemu s CA potrebno bodisi zagotoviti zelo zanesljivo shranjevanje njegovega SC bodisi zagotoviti neboleč mehanizem za zamenjavo para SC / OK certifikacijskega centra v primeru kompromisa.
Pred takšnim stanjem se lahko zavarujete na dva načina: s povečanjem števila odgovornih podpisov pod potrdilom (hkratna kompromitacija SC več odgovornih oseb CA je malo verjetna) ali z uvedbo kontrolne povezave pred prenosom podatkov o OK uporabnikom . Uporabnik bo nadzorovalni povezavi zaupal, njen v redu pa bo uporabnik vnaprej znan.
Obstajajo tako imenovana samopodpisana potrdila - tista potrdila, ki jih podpiše izključno njihov lastnik in ne zaupanja vredna organizacija. Takšna shema izmenjave ključev temelji na vzajemnem zaupanju uporabnikov in zanesljivosti komunikacijskih kanalov, preko katerih si stranke prenašajo ključe.
Certifikacijski center, ki izdaja potrdila ključev podpisov za uporabo v javnih informacijskih sistemih, mora biti pravna oseba, ki opravlja funkcije, določene s tem zveznim zakonom. Hkrati mora imeti certifikacijski center potrebne materialne in finančne zmožnosti, da ga lahko prenaša civilna odgovornost uporabnikom potrdil podpisnega ključa za izgube, ki bi jih lahko utrpeli zaradi netočnosti informacij, ki jih vsebujejo potrdila podpisnega ključa. Status certifikacijskega centra, ki zagotavlja delovanje korporativnega informacijskega sistema, določi njegov lastnik ali sporazumno udeleženci tega sistema.
Za povečanje varnosti pri uporabi šifrirnih ključev morate vzdrževati veljaven katalog preklicanih potrdil. Potem bo moral vsak uporabnik, ki je izvedel za izgubo svojega SC ali sumi na njegovo ogroženost, to takoj prijaviti v doglednem času. Po tem bo potrdilo vpisano v register »preklicanih«, lastnik potrdila pa od tega trenutka ne bo odgovarjal za posledice morebitne uporabe preklicanega certifikata s strani drugih.
Pred uporabo katerega koli potrdila je treba ne le preveriti podpis CA pod njim, temveč tudi ugotoviti, ali je uvrščen na seznam preklicanih potrdil.
Struktura kriptosistemov
Kriptosistem je programsko opremo, ki je sposoben izvajati dvosmerne kripto transformacije podatkov.
Kriptografski sistem je sestavljen iz tri dele: algoritem, ključi in protokoli za prenos podatkov. Kriptoalgoritmi so nedvomno "srce" kriptografskih sistemov, kriptosistem pa človeku olajša delo s kriptoalgoritmom in zagotavlja združljivost podatkovnega toka z drugim. programsko opremo.
Obstaja precej veliko algoritmov za gradnjo kriptografskih sistemov. Med njimi so dobro znani algoritmi DES, IDEA, DSA, RSA, ECC, GOST 28147-89, RF GOST 34.10. Obstajajo celo industrijski standardi, kot je standard za naftno in plinsko industrijo. plinska industrija OST 51-07-98.
2) GOST R 6.30-2003. Enotni dokumentacijski sistemi.
Enoten organizacijski in administrativni sistem
dokumentacijo. Zahteve za dokumentacijo. - Vnos. 2003-
03-03. - M.: Založba IPK Standards, 2003. - 17str.
3) Yankova V.F. GOST-i, ki jih izberemo / OOO
"Poklicna založba" // Sekretar-referent. – 2004. –
št. 7. - str.11-15.
4) GOST R 51141-98 Pisarniško delo in arhiviranje. Pogoji in
definicije. - Vnos. 27.02.1998. - M .: Založba IPK
standardi, 1998. - 8s.
Podobne informacije.
1. Organizacijski in upravni dokumenti. Oddelek ORD.
2. Priprava in izvrševanje odredb, navodil, odločb.
3. Sestava in registracija protokolov.
4. Priprava in izvrševanje aktov.
Organizacijska in upravna dokumentacija je pisna dokumentacija, ki beleži odločitve o upravnih in organizacijskih vprašanjih ter interakcijo in ureditev organov, podjetij, organizacij, njihovih oddelkov in uradnikov.
Sistem ORD ima velik pomen za dokumentacijo dejavnosti upravljanja. ORD je razdeljen v naslednje skupine:
1) organizacijske dokumente, določi stanje, pravni status institucije (statuti, navodila, predpisi);
2) upravni dokumenti (odločitve, sklepi, sklepi) označujejo upravne dejavnosti organizacije. Priprava upravnih dokumentov poteka v več fazah:
Študija o menedžersko vprašanje;
Priprava osnutka dokumenta
Odobritev dokumenta;
Podpisovanje dokumenta
3) podatki in referenčni dokumenti (akti, potrdila, protokoli) so namenjeni beleženju kakršnih koli informacij. Za razliko od upravnih dokumentov teh dokumentov morda ni treba izvršiti.
Sestava upravnih dokumentov vključuje odredbe, odločbe, navodila, odredbe in sklepe.
Izbira vrste dokumenta, namenjenega dokumentiranju upravnega dejanja, je odvisna od ravni vodstva oziroma pooblastila, pristojnosti uradne osebe, postopka sprejemanja odločbe (enoglava ali kolektivna).
Upravne listine se izdajajo na podlagi zakonov, odlokov in odredb vlade, pa tudi višjih organov in uprave.
Ukaz je pravni akt, ki ga izda vodja organizacije na podlagi načela enotnosti poveljevanja za reševanje operativnih nalog, s katerimi se sooča vodstvo.
Naročila po splošne dejavnosti
Naročila za osebje
Naročilnica vsebuje naslednje podrobnosti:
1) ime vrste dokumenta;
2) ime organizacije;
3) datum, kazalo;
4) kraj sestavljanja;
5) naslov besedila;
7) podpis, pečat;
8) oznake odobritve.
Besedilo naročila je sestavljeno iz dveh delov;
1. navedba, ki odraža glavna dejstva in dogodke, ki so bili podlaga za izdajo odredbe.
2. upravni, ki navaja upravne ukrepe.
Če je odredba izdana na podlagi navodil višjega organa, so v ugotovitvenem delu navedeni naslov tega dokumenta, njegov datum, indeks in naslov.
Upravni del se začne z besedo "NAROČAM", ki se piše z ločena vrstica Velike črke.
Po potrebi se besedilo odredbe razdeli na odstavke. Dejanja homogene narave so združena v enem odstavku. Vsak odstavek upravnega dela odredbe mora vsebovati izvajalca (lahko so organizacije, strukturne enote in posamezni uradniki), nato morajo biti navedena predpisana dejanja in roki za izvedbo, ki morajo biti realni in ustrezati obsegu opravljenega dela. . V zadnji odstavek naročila kažejo izvršni ki mu je zaupan nadzor nad izvedbo. Po potrebi se osnutek naročila uskladi z zainteresiranimi službami. Vodja teh služb potrdi osnutek odredbe. Datum naročila je datum njegovega podpisa.
Odredba je upravni dokument, ki ga izda vodja kolegijskega organa za reševanje operativnih vprašanj.
Po sestavi in lokaciji podrobnosti se naročilo ne razlikuje od naročila, vendar pogosto ne vsebuje navedbenega dela. Besedilo upravnega dela se začne z besedami »predlagam«, »OBVEZUJEM«.
Odločba je upravni dokument, ki ga izdajo organi, ki delujejo na podlagi kolegialnih načel upravljanja. Upravni del odločbe se začne z imenom organa, ki jo sprejema, in besedo »ODLOČBA«.
Protokol- dokument, ki beleži zaporedje in vsebino zadev, ki jih obravnava kolegialni organ (dogovor, konferenca, svet itd.) in sprejete odločitve.
Protokol vodi posebej za to določena oseba. Podrobnosti protokola vključujejo:
Ime organizacije (v skladu z GOST R.30-2003 takega zahteva ni);
številka protokola;
Kraj, kjer je bil dokument sestavljen;
Žig za odobritev dokumenta (če je protokol odobren);
Naslov besedila (npr. Poročilo o delu Oddelka za športno vzgojo za november 2009);
Podpisi (predsednik, sekretar)
Če sestanek traja več dni, se datum sestavi takole: 09-12.11.2009
Številka protokola - zaporedna številka protokola med letom.
Besedilo protokola je sestavljeno iz dveh delov:
1. Uvodni del - poda podatke o predsedniku, tajniku in prisotnih članih kolegija ter določi dnevni red.
2. Glavni del določa potek sestanka. POSLUŠAL - GOVOR - ODLOČEN (ODLOČEN).
Protokoli so lahko kratki, polni ali dobesedni.
Kratek protokol določa vprašanja, obravnavana na seji, imena govornikov in sprejete odločitve. Takšen protokol je priporočljivo voditi le v primerih, ko bo poročila in besedila govorov podal sekretar ali kadar je seja operativne narave.
Popoln protokol ne beleži le obravnavanih vprašanj, sprejetih odločitev in imen govorcev, temveč tudi dovolj podrobne zapiske, ki prenašajo vsebino poročil in govorov, vsa izražena mnenja, vprašanja, pripombe in kritike.
Dobesedni protokol dobesedno predstavlja proces razprave o vsaki zadevi in sprejemanja odločitve o njej. Celoten in dobesedni zapisnik se sestavita na podlagi ročno napisanih dobesednih ali magnetofonskih posnetkov, ki se hranijo med sejami.
Protokol sestavi tajnik, podpišeta ga predsednik in tajnik.
Izvleček iz zapisnika je natančna kopija dela besedila dokumenta, ki se nanaša na točko dnevnega reda, o kateri se izpisek pripravlja. Hkrati se reproducirajo podrobnosti obrazca, uvodni del besedila, točka dnevnega reda, na kateri je izvleček, ter besedilo, ki opisuje razpravo o vprašanju in sprejeto odločitev.
Izpisek iz protokola podpiše tajnik, ki sestavi tudi potrdilni napis. Če je izpisek predložen drugi organizaciji, je potrjen s pečatom.
Zakon- dokument, ki ga sestavi skupina oseb (predvsem komisija), ki potrjuje dejstva ali dogodke, ki jih je ugotovila. V aktih se evidentirajo rezultati revizij, popisov, prevzema, prenosa ali odpisa inventarnih postavk, prevzema opravljenega dela ipd.
Podrobnosti dejanja:
Ime organizacije - strukturni oddelek (po GOST R.30-2003 ni takega zahteva);
Ime vrste dokumenta;
Kraj sestavljanja;
Naslov besedila;
podpisi;
Navedba števila izvodov in njihove lokacije.
Besedilo akta je sestavljeno iz dveh delov - uvodnega in ugotovitvenega.
V uvodnem delu je navedena podlaga za sestavo akta - številka in datum sklepa, na podlagi katerega je bila ustanovljena komisija in navedeni pripravljavci akta - navzoči člani komisije z navedbo njihovih stališč, kot tudi druge osebe, ki so bile prisotne pri delu komisije, niso pa njeni člani.
V ugotovitvenem delu so navedeni cilji in cilji sestave akta ter bistvo dela, ki ga je opravila komisija, ter ugotovljena dejstva in sklepi.
Število izvedenih izvodov akta je določeno s številom zainteresiranih oseb, to je toliko izvodov, kolikor je oseb izrazilo željo po prejemu izvoda akta. S tem aktom je navedeno, komu je bil vsak izvod akta prenesen. Akt podpišejo vse osebe, ki so sodelovale pri njegovi pripravi. Pri evidentiranju podpisov članov komisije njihova stališča niso navedena. Zakon začne veljati z dnem, ko ga potrdi vodja podjetja.
Tema 5 "Dokumentacijski sistem za osebje"
1. Sestava dokumentov o osebju
2. Primarni računovodski dokumenti (obrazec T2 kartice)
3. Naročila za osebje. Vrste naročil.
4. Osebni dokumenti, vpis delovne knjižice.
Vodenje kadrovske evidence predvideva ruska zakonodaja za podjetja in organizacije vseh oblik lastništva in je urejeno z delovnim zakonikom Ruske federacije.
Kadrovski dokumenti vključujejo:
Prošnje za sprejem, odpuščanje, premestitev, pogodbe o zaposlitvi;
Odredbe o osebju (o sprejemu, odpuščanju, premestitvi);
delovne knjige;
Osebne stvari;
Osebne izkaznice T-2;
Plačilni računi itd.
Podlaga za zaposlitev je sklenjena pogodba oziroma pogodba, ki je sestavljena v dveh izvodih. Pogoji pogodbe o zaposlitvi se lahko spremenijo le s sporazumom strank in pisno.
Glavni dokument za obračunavanje osebja podjetja je osebna izkaznica obrazca T-2, ki se vpiše za vse zaposlene v podjetju, sprejete za stalno oz. začasno delo
Osebna izkaznica- glavni dokument za obračunavanje osebja organizacije. Vsi vpisi v osebno izkaznico morajo biti dokumentirani. Na podlagi potnega lista se zabeležijo njegovi podatki (polno ime, datum in kraj rojstva itd.). Na kartici sta datum izdaje in podpis osebe, pri kateri je vpisana.
Ko je delavec odpuščen, se na kartico vpišeta datum in številka naročila, navedejo se razlogi za odpuščanje. Te podatke je treba izpolniti zelo previdno, saj pogosto služijo kot osnova za preverjanje zaposlitve delavca.
Osebne izkaznice izpolnjuje na roko ali strojno napisana oseba, odgovorna za delo s kadri podjetja, ali pomočnik sekretarja. Vsi vnosi morajo biti neskrajšani. Osebna izkaznica se vpiše za zaposlenega v enem izvodu, shranjena v sefu v ločeni omari, sestavljena po abecednem redu.
V mnogih podjetjih se osebne kartice zaposlenih vzdržujejo z uporabo osebnega računalnika.
Naročila za osebje se vodijo ločeno od naročil za splošne dejavnosti. Besedilo ukazov za osebje se razlikuje od besedila ukazov za splošne dejavnosti.
Prvič, večina odredb o kadru nima navedbenega dela;
Drugič, ukazi o osebju nimajo glagola "UREDIM", upravni ukrepi pa se začnejo z glagolom "SPREJEM", "POŽARITE".
Naročila za osebje so razdeljena na:
Enostavni (posamezni) vsebujejo podatke samo za enega zaposlenega;
Kompleks (povzetek) vsebuje podatke o več zaposlenih, ne glede na to, v katera dejanja upravljanja spadajo.
Stalne informacije za vse kadrovski red je:
1. navedba upravnega ukrepa;
2. Polno ime in položaj delavca, za katerega je sestavljen nalog;
3. strukturna enota;
4. datum začetka veljavnosti te odredbe.
Ob prijavi na delovno mesto – plača, izobrazba.
Delovna knjižica je glavni dokument o delovni dejavnosti delavcev in zaposlenih. Zaposlitev brez delovne knjižice ni dovoljena. Delovna knjižica se ne izkazuje samo ob prijavi na delo s krajšim delovnim časom in po pogodbi o zaposlitvi (pogodbi o delu).
Prvič izpolnitev delovne knjižice opravi uprava v prisotnosti zaposlenega najkasneje en teden od dneva zaposlitve. V delovni zvezek vnesite:
Podatki o zaposlenem: polno ime, datum rojstva, izobrazba, poklic, specialnost;
Podrobnosti o zaposlitvi: zaposlitev, premestitev na drugega stalno zaposlitev, odpoved;
Podatki o nagradah in stimulacijah v skladu z veljavno zakonodajo (redovi, medalje, častni nazivi, spodbude za uspeh pri delu ipd.);
Podatki o odkritjih, za katera so bile izdane diplome, uporabljenih izumih in racionalizacijskih predlogih ter o plačanih plačilih v zvezi s tem.
Kazni se ne vpisujejo v delovno knjižico.
Z vsakim vstopom v delovna knjiga lastnik mora biti obveščen.
Tema 6 "Pisarna pisma"
1. Pojem in klasifikacija uradnih pisem
2. Pravila za oblikovanje in sestavo uradnih pisem
3. Kontrola kakovosti priprave uradnih pisem
