Čas skladiščenja arhiva. Kako shranjevati papirne dokumente? Kateri dokumenti se posredujejo arhivu

Dajatev davkoplačevalcev (pristojbine za pristojbine)

1. Zahtevani so davčni zavezanci: \\ t

8) za štiri leta, da se zagotovi varnost računovodskih podatkov in drugih dokumentov, ki so potrebni za izračun in plačevanje davkov, pa tudi dokumente, ki potrjujejo prejete dohodek (za organizacije - tudi izvedene odhodke) in plačane (zadržane) davke;

Če obstajajo zadostni razlogi, ki izvajajo pregleda zadostnih razlogov, da bi verjeli, da se lahko dokumenti, ki navajajo Komisijo kaznivih dejanj, uničijo, skrite, spremenjene ali zamenjane, se pečat teh dokumentov izvede na način, določen v členu 94 tega kodeksa , o akciji, ki so jih sestavili ti uradniki. V Zakonu o šolniku dokumentov mora biti potreba po izkopavanju utemeljena in podana seznam preučevanih dokumentov. Davčni zavezanec ima pravico, ko so dokumenti opazili, da se pripombe, ki jih je treba vnesti v akt. Zasebni dokumenti morajo biti oštevilčeni, položeni in pritrjeni s tiskanjem ali podpisom davčnega zavezanca (davčni zastopnik, plačnik zbiranja). V primeru zavrnitve davkoplačevalca (davčni zastopnik, plačnik zbiranja), je pečat ali podpis izdelan iz sestavljenih dokumentov o tem, je posebna oznaka. Kopija Zakona o šolniku dokumentov se posreduje davčnemu zavezancu (davčni zastopnik, plačniku zbiranja).

1. Slastvo dokumentov in postavk se opravi na podlagi motivirane odločitve uradnika davčnega organa, ki izvaja izstopna davčna revizija.

Navedena odločitev je predmet odobritve vodje (njegov namestnik) davčnega organa, ki je odločitev o izvajanju davčne revizije.

2. Ponoči ni dovoljeno izdelati posešanja dokumentov in postavk.

3. Sprejem dokumentov in predmetov se izvedejo v prisotnosti razumljivih in oseb, ki proizvajajo secesijo dokumentov in predmetov. V potrebnih primerih je specialist povabljen k sodelovanju pri proizvodnji vdolbine.

Pred začetkom izkopaja, davčni organ uradno uvršča Uredbo o proizvodnji izkopavanja in pojasnjuje tistim, ki so prisotne s svojimi pravicami in obveznostmi.

4. Uradna oseba davčnega organa ponuja osebi, ki ima secesijo dokumentov in predmetov, prostovoljno jim daje stran, v primeru zavrnitve pa je vdolbina prisilno.

Če oseba ne izvede, razkriva prostore ali druge kraje, kjer so dokumenti in postavke, ki so predmet vdolbine, ima uradnik davčnega organa pravico, da to stori sama, da bi se izognili vzročnici neobdelanega zaprtja, vrat in drugih predmetov.

5. Dokumenti in postavke, ki niso povezane s temo davčne revizije, niso predmet umika.

6. Na proizvodnjo vdolbine, napadi dokumentov in predmetov vključuje protokol v skladu z zahtevami iz člena 99 tega zakonika in tega člena.

7. Zasebni dokumenti in postavke so navedene in opisane v protokolu vdolbine, bodisi v priloženem toku z natančnim navedbo imen, količin in posameznih znakov predmetov, in če je mogoče, stroške postavk.

8. V primerih, ko ukrepi davčne kontrole niso dovolj kopij dokumentov oškodovanca, davčni organi pa imajo zadosten razlog, da verjamejo, da se izvirni dokumenti lahko uničijo, skrite, popravljene ali nadomeščene, uradnik davčnega organa ima pravico do izvlecite izvirne dokumente na način, predpisan s postopkom, predvidenim za ta člen.

Pri umiku takih dokumentov so kopije iz njih, ki jih potrjuje uradnik davčnega organa, in se prenesejo na osebo, ki jo umaknejo. Če je nemogoče narediti ali prenesti kopije istočasno z zasego dokumentov, davčni organ jih posreduje osebi, ki je bila umaknjena iz dokumentov v petih dneh po zasegu.

9. Vsi zaporedni dokumenti in postavke so predstavljeni drugim osebam, ki sodelujejo pri proizvodnji izkopavanja, in, če je potrebno, pakirajo na kraj vdolbine.

Zasebni dokumenti morajo biti oštevilčeni, položeni in pritrjeni s tiskanjem ali podpisom davčnega zavezanca (davčni zastopnik, plačnik zbiranja). V primeru zavrnitve davkoplačevalca (davčni zastopnik, pristojbino za zbiranje), se pečat ali podpis opravijo izčrpane dokumente o tem v protokolu o izkopavanju, posebna oznaka.

10. Kopija protokola o odseku dokumentov in postavk se dodeli prejema ali poslana osebi, ki ima te dokumente in predmete.

E.v. WAITMAN.Strokovnjak za revijo ruskega davčnega kurirja, s sodelovanjem strokovnjakov FTS Rusije
Revija "Russian Davčni kurir", №6 za leto 2009

Vse gospodarske dejavnosti, ki jih izvaja vsaka organizacija, bi morala izdati izključne dokumente. So glavni računovodski dokumenti in služijo kot osnova za računovodstvo. To je navedeno v odstavku 1 9. člena Zveznega zakona z dne 21.11.96 št. 129-FZ (v nadaljnjem besedilu št. 129-FZ). Poleg tega se isti dokumenti uporabljajo za izračun in plačevanje davkov in pristojbin. Pogosto je arhiv dokumentov za ves čas dejavnosti podjetja tako obsežen, da se novi dokumenti nikjer ne sprejmejo. Torej, morate ugotoviti, kako dolgo morate shraniti določene dokumente. Morda so nekateri od njih čas, da uničijo

Računovodske dokumente

Skupno trajanje skladiščenja primarnih računovodskih listin, računovodskih registrov in računovodskih poročil so določeni v členu 17 zakona št. 129-FZ. Pravi, da je treba imenovane dokumente shraniti vsaj pet let. Da bi določili čas shranjevanja določenih vrst dokumentov, je treba voditi seznam tipičnih dokumentov, ki so bili predloženi v dejavnostih organizacij, ki navajajo čas skladiščenja, ki ga je odobrila Rosarhiva 6. oktobra 2000 (v nadaljnjem besedilu: seznam). Informacije o najpogostejših vrstah dokumentov so predstavljene v spodnji tabeli.

Opomba: Roki, določeni na seznamu, se ne sme šteti od datuma dokumenta in od 1. januarja naslednjega leta. To se evidentira v odstavku 2.9 Navodila za uporabo seznama, ki jo je odobrila RosarHiva 6. oktobra 2000 (v nadaljnjem besedilu: navodila). Na primer, izračun obdobja skladiščenja primerov, ki jih dopolnjuje delavnico v letu 2008, se začne 1. januarja 2009.

Poleg tega ima organizacija, ob upoštevanju posebnosti dejavnosti, pravico do povečanja trajanja skladiščenja dokumentov v primerjavi z izrazom, ki je določena na seznamu (odstavek 2.11 navodil). Podobno rešitev izda vodja družbe ali daje svoje računovodske usmeritve.

Davčne deklaracije in dokumenti o izračunu davka

Trajanje, v katerem mora organizacija ohraniti davčno poročanje, s sedežem v točki 170 seznama. Tako je treba letne davčne izjave shraniti vsaj deset let, četrtletno - vsaj pet let, mesečno - vsaj eno leto. Če ni letnega poročanja (na primer, DDV), četrtletne in mesečne davčne deklaracije je treba hraniti vsaj deset let. Mesečno poročanje v odsotnosti četrtletnega je treba ohraniti najmanj pet let.

Roki za shranjevanje dokumentov, na podlagi katerih organizacija izračunava davke in pristojbine, niso jasno določene nikjer. Samo v pododstavku 8. odstavka 2 člena 23 Davčnega zakonika o Ruski federaciji je navedeno, da so davčni zavezanci potrebni za štiri leta, da se zagotovi varnost dokumentov, potrebnih za izračun in plačevanje davkov. Zlasti dokumenti z imenovanimi dokumenti vključujejo računovodske in davčne računovodske podatke, kot tudi druge dokumente, ki potrjujejo prejem dohodka, izdatkov, plačila in zadrževanje davkov.

Podobna zahteva je določena v pododstavku 5 tretjega odstavka 24. člena Davčnega zakonika o Ruski federaciji za davčne agente. Za štiri leta morajo zagotoviti ohranitev dokumentov, ki so potrebni za izračun, držanje in prenos davkov.

Kateri datum je ta štiriletni mandat? Ministrstvo za finance Rusije meni, da se je potek tega obdobja po poročevalskem (davčnem) obdobju, v katerem je bil dokument uporabljen za zadnjič, da bi pripravil davčno poročanje, obračun in plačilo davka, potrditev prejetih prihodkov in odhodkov (Pismo 18.10.2005 št. 03-03 04/2/83).

Opomba

Za delniške družbe - posebna pravila

Trajanje, v katerem bi morale delniške družbe ohraniti svoje dokumente, so določene v predpisih o postopku in časovni razporeditvi skladiščenja delniških družb, ki jih je odobrila odločba Zvezne davčne službe Rusije z dne 16. julija 2003 št. 03- 33 / PS. Zato so letni računovodski izkazi obvezni, da je v celotnem obdobju dela organizacije. Neprekinjeni dokumenti za shranjevanje vključujejo tudi:

• dokumenti o ustvarjanju, reorganizaciji družbe;
• listina podjetja v IT sprememb in dodatkih;
• potrdilo o državni registraciji družbe;
• odločitve o sprostitvi vrednostnih papirjev, prospektih emisij vrednostnih papirjev;
• protokoli splošnih sestankov delničarjev;
• protokoli sestankov upravnega odbora (nadzornega sveta);
• seznami povezanih oseb družbe;
• določbe o podružnicah in predstavništvih družbe;
• protokoli odbora (Direktorat) družbe, odločbe direktorja (generalni direktor, predsednik) družbe;
• glasovnice za glasovanje;
• sklepi revizijske komisije (revizor) družbe itd.

Recimo, da je delniška družba likvidirana. Če ima pogodbo z ustanovitvijo Rosarhive, dokumentov stalnega obdobja skladiščenja in za osebno sestavo, ki jo posreduje državnemu arhivu.

Če ni pogodbenega odnosa z arhivom, je državni arhiv dolžan sprejeti samo dokumente o osebju zaposlenih v podjetju. Kraj skladiščenja preostalih dokumentov je določen s strani predsednika likvidacijske komisije ali stečajnega skrbnika.

Če skupna delniška družba preneha z aktivnostmi zaradi reorganizacije, se lahko izvirnik njenih dokumentov prenese samo na eno od novo ustanovljenih družb (praviloma, družba z najvišjo vrednostjo čistih sredstev)

Davčna osnova in znesek davka se določijo ob koncu davčnega obdobja (prvi odstavek 1. člena Davčnega zakonika Ruske federacije). Za večinske davke je to obdobje koledarsko leto. Izjema je DDV, davčno obdobje, v katerem četrtletje. Tako je treba rok uporabnosti dokumentov, potrebnih za izračunavanje in plačevanje davkov, šteti od dneva po koncu davčnega obdobja.

Primer 1.

LLC "Giacint" je bil registriran aprila 2004. Organizacija uporablja celoten davčni sistem.

Štiriletno obdobje, v katerem bi morali Hyacinth LLC shraniti dokumente v zvezi z izračuni na dohodnino, ESN, davek na nepremičnine za leto 2004, je obdobje od 1. januarja 2005 do 31. decembra 2008. V skladu s tem dokumenti, ki se uporabljajo za izračun določenih davkov za leto 2005, bo organizacija dolžna vzdrževati do 31. decembra 2009.

Delovni načrt za računovodske račune, druge dokumente računovodske politike, kot tudi programi obdelave podatkov, je treba hraniti vsaj pet let po letu, v katerem so bili uporabljeni za pripravo obračuna za zadnjič (odstavek 2 17. člena zakona št. 129-FZ)

Do leta 2008 je bil davčni rok za DDV ustanovljen kot koledarski mesec, za nekatere kategorije davkoplačevalcev - kot četrtletje (člen 163 Davčnega zakonika o Ruski federaciji)

Davčni zavezanci morajo davčnim organom in njihovim uradnikom predložiti dokumente, potrebne za izračun in plačevanje davkov (pod. 6 str. 1 čl. 23 davčnega zakonika o Ruski federaciji)

Davčne zastopnike morajo davčnim organom predložiti na lastne računovodske dokumente, ki so potrebne za spremljanje pravilnosti izračuna, odbitka in prenosa davkov (pod. 4 3. odstavka 3 čl. 24 davčnega zakonika o Ruski federaciji)

Izguba, ugotovljena z rezultati iz leta 2001 (pred začetkom veljavnosti 25. davčnega zakonika o Ruski federaciji), se lahko odloži v prihodnost v količini, ki ne presega zneska izgube, ki je oštevilčenje 1. julija 2001 (odstavek 4 iz člena 10 zveznega zakona z dne 06.08 .2001 № 110-фз)

Hkrati v okviru izstopne davčne revizije, obdobje, ki ne presega treh koledarskih let pred letom, ki je odločilo o izvajanju revizije (odstavek 4 89. člena Davčnega zakonika o Ruski federaciji). Na primer, davčna revizija, imenovana na dan 31. decembra 2008, lahko zajema 2005-2007 in nadaljuje največ v šestih mesecih leta 2009. Torej, v času preverjanja, je organizacija dolžna ohraniti dokumente v zvezi z davčnimi izračuni za obdobje preverjanja. Ampak ona je tako dolžna to storiti v skladu z zakonom št. 129-Fz. Navsezadnje je osnova za izračun davkov, praviloma, enake primarne računovodske dokumente, ki se uporabljajo za odražanje računovodskih poslov. Najmanjši rok uporabnosti takih dokumentov je pet let (klavzula 1, 17. člen Zakona št. 129-FZ). Izkazalo se je, da je v skladu z zakonodajo o računovodstvu, v tekočem letu, je organizacija dolžna hraniti dokumente v zvezi z davčnimi izračuni in za ta obdobja, da davčni organi ne morejo preveriti, ne more več mogoče več.

Zlasti skladiščenje nakupov nakupov in prodaje knjig. Nameščen je v odstavkih 15 in 27 pravil za izvajanje revij računovodskih in računov računov, knjig nakupov in prodaje knjig v izračunih na davek na dodano vrednost, ki ga je odločba vlade Ruske federacije 02.12. 2000 št. 914. Njegovo minimalno trajanje - pet polnih let z zadnjimi evidencami v teh dokumentih.

Ugotavljamo, da bi morali v skladu z odstavkom 150 seznam razstavljenih in prejetih organizacij računov shraniti najmanj pet let. Če pa so nesoglasja s preverjanji med davkom ali druge revizije, je treba račun ohraniti pred končno odločbo o rezultatih tega preskusa.

Kljub dejstvu, da je treba račune hraniti za najmanj pet let, organizacija ni dolžna predložiti na zahtevo davčne uprave računa, katerega štiriletno obdobje skladiščenja je že poteklo. Na primer, ko je prejel zahtevo za davčni inšpektorat o predstavitvi računa za leto 2004, se davčni zavezanec (davčni zastopnik) ne sme izvajati.

Primer 2.

Uporabljamo pogoj primer 1. Na primer, do leta 2008, davčno obdobje na DDV za LLC "Hyacinth" je bil koledarski mesec.

Knjige nakupov in prodajnih knjig za aprila 2004 Organizacija je treba skladiščiti do 30. aprila 2009 (pod pogojem, da so bile zadnje evidence v njih izvedenih aprila 2004).

Petletni rok uporabnosti neveljavnih in prejetih računov se izračuna od 1. januarja v letu, ki sledi letu njihove zbirke - od 1. januarja 2005. To pomeni, da so računi z dne aprila 2004, je HIACINT LLC dolžan do 31. decembra 2009.

Od leta 2004-2007 je bila davčna doba za DDV za družbo koledarski mesec, štiriletni rok uporabnosti drugih dokumentov, potrebnih za izračun DDV, določen v zvezi z vsakim mesecem. Obvezno minimalno obdobje skladiščenja dokumentov, ki jih organizacija uporablja za izračun DDV za april 2004 - od 1. maja 2004 do 30. aprila 2008.

Štiriletni rok uporabnosti dokumentov v zvezi z izračunom DDV za prvo četrtletje leta 2008 se začne 1. aprila 2008 in se konča 31. marca 2012. Knjige nakupov in knjig Prodaja za prvo četrtletje 2008, družba bo morala ohraniti do 31. marca 2013 (če so bili zadnji zapisi v njih opravljeni marca 2008), in računi za to obdobje - do 31. decembra 2013 .

Zato je treba primarne računovodske dokumente shraniti najmanj pet let. V nekaterih primerih pa je treba dokumente o oprostitvi ohraniti dlje.

Stanje 1. Organizacija prenese izgube za prihodnost

V skladu s členom 283 Davčnega zakonika o Ruski federaciji ima družba, ki je plačnik dohodnine, pravico do zmanjšanja davčne osnove sedanjega davčnega obdobja v višini izgube, ki jo je pridobljen v prejšnjem davka obdobja. Izguba se lahko prenese v prihodnost deset let po davčnem obdobju, v katerem je bila pridobljena (odstavek 2 čl. 283 davčnega zakonika Ruske federacije).

V celotnem obdobju izgube izgub mora organizacija shraniti dokumente, ki potrjujejo znesek nastale izgube. To je navedeno v odstavku 4 člena 283 Davčnega zakonika o Ruski federaciji. V pismu od 04/03/2007 št. 03-03-06 / 1/206, Ministrstvo za finance Rusije je pojasnilo, da je odpis izgub možen le pri predstavitvi primarnih dokumentov, ki potrjujejo pridobljeni finančni rezultat.

Podobne zahteve so določene za plačnike enotnega kmetijskega davka in organizacij, ki uporabljajo poenostavljeni davčni sistem. Pri prenosu izgub v prihodnost morajo tudi shranjevati dokumente, ki potrjujejo znesek nastale izgube in znesek, na katerega se je davčna osnova zmanjšala za vsako davčno obdobje. To je navedeno v odstavku 5 člena 346.6 in odstavka 7 člena 346.18 davčnega zakonika.

Primer 3.

Azaliya LLC je davek od dobička. Konec leta 2003 je bila izguba pridobljena v davčnem računovodstvu organizacije. Njegov znesek je bil prenesen v prihodnost v letih 2006-2008 v delih.

V skladu z zahtevami davčne zakonodaje, primarni računovodski dokumenti, ki so potrebni za izračun davka na dohodek za leto 2003, je bila organizacija dolžna shranjevati štiri leta - do 31. decembra 2007. Ker je znesek izgube iz leta 2003 zmanjšal davčne osnove 2006-2008, družba še naprej shranjuje določene dokumente. Ohraniti jih mora še štiri leta po koncu leta 2008 (lani, davčna osnova, za katero se je zmanjšala za znesek izgube preteklih let) - do 31. decembra 2012.

Stanje 2. Zaznane izgube preteklih let ali izsušenice so odpisane

Izgube preteklih davčnih obdobij, ki jih je davčni zavezanec v tekočem poročanju ali davčnem obdobju, so enaki stroškom, ki niso deselizacije na podlagi pododstavka 1 člena 265, davčnega zakonika o Ruski federaciji. Z drugimi besedami, take izgube zmanjšujejo davčno osnovo za davek od dohodka, v katerem so bili identificirani.

Poleg tega količina brezupnih dolgov tudi izenačuje količine brezupnih dolgov in v primeru, da organizacija oblikuje rezervo za dvomljive dolgove, znesek brezupnih dolgov, ki niso zajeti na račun rezerve (pod št. Odstavka 2. člena Čl. 265 davčnega zakonika Ruske federacije).

Splošno pravilo, s sedežem v prvem odstavku 252. člena Davčnega zakonika Ruske federacije, pri izračunu davka na dohodek lahko prepoznate le te stroške, ki so dokumentirani. To pomeni, da je treba upoštevati namene obdavčitve izgube preteklih let, ugotovljenih v tekočem letu, ali odpis brezupnih dolgov, organizacija mora imeti ustrezne potrditvene dokumente. Poleg tega je dolžan teh dokumentov obdržati vsaj štiri leta po koncu leta, davčna osnova, za katero se je zmanjšala za znesek določene izgube ali odpisanega brezan dolg.

Stanje 3. Organizacija ima osnovna sredstva

Recimo, v lasti podjetja je temeljno orodje, ki je bilo kupljeno pred več kot desetimi leti. Zdi se, da je rok uporabnosti dokumentov o njegovi pridobitvi in \u200b\u200bzagonu že potekel.

Vendar pa je treba takšne dokumente ohraniti med celotno koristno uporabo predmeta. Navsezadnje v tem obdobju organizacija zaračuna amortizacijo v davku in računovodstvu. Za prepoznavanje odbitkov amortizacije, v celotnem amortizacijskem obdobju, mora imeti dokumente, ki potrjujejo pridobitev predmeta in ga naročite.

Poleg tega, od preostale vrednosti osnovnih sredstev, družba plača davek na premoženje. Zato so imenovani dokumenti potrebni tudi za utemeljitev naselij o tem davku.

Recimo, da je organizacija odločila za prodajo amortizirane lastnine. Po pododstavku 1 odstavka 1 268. člena 268 davčnega zakonika ima pravico zmanjšati dohodek, prejeti od prodaje na preostali vrednosti te nepremičnine. Toda preostalo vrednost predmeta je treba potrditi z ustreznimi dokumenti.

Tudi če organizacija, ki ima lastnik amortizirajočega premoženja, ne načrtuje prodaje, dokumentov o nabavi te nepremičnine, dal v obratovanje, izračun zneskov amortizacije je priporočljivo ohraniti vse delo družbe.

V primeru uresničevanja drugih nepremičnin (z izjemo vrednostnih papirjev, proizvodov lastne proizvodnje, kupljenega blaga), organizacija zmanjšuje dohodek, prejeto na nakupno ceno ali oblikovanje te nepremičnine (pod. 2 odstavka 1 čl. . 268 davčnega zakonika Ruske federacije). Seveda, pod pogojem, da lahko potrdi določeno ceno. V odsotnosti takih dokumentov, družba nima pravice zmanjšati davčne osnove za davek od dohodka od zneska stroškov za pridobitev premoženja, saj ti stroški ne izpolnjujejo zahtev iz prvega odstavka 252. člena Davčnega zakonika Ruske federacije. Časovni okvir skladiščenja teh dokumentov v tem primeru ni pomembno. Podoben položaj je podan v pismu Ministrstva za finance Rusije 15. septembra 2005 št. 03-03-02 / 84.

Skladiščenje dokumentov

Odhodki se pripoznajo kot razumni in dokumentirani stroški davkoplačevalca, in v primerih, določenih v 265. členu Davčnega zakonika o Ruski federaciji, odškodnina (prvi odstavek 1. člena Davčnega zakonika o Ruski federaciji)

Za davčne namene je preostala vrednost predmetov amortizirajoče premoženja določena s pravili iz prvega odstavka 257. člena Davčnega zakonika o Ruski federaciji

Seznam dokumentov delniške družbe, ki ga je treba shraniti na lokaciji izvršilnega organa, je ustanovljen v prvem odstavku 89. člena Zveznega zakona z dne 26.12. 95 № 208-фз

Pogoji, pod katerimi je EDP v elektronskem dokumentu enakovreden njegovemu lastnemu podpisu na papirju na papirju, shranjen v členu 4 zveznega prava od 10. januarja, 2002 št. 1-Fz "na elektronski digitalni podpis"

Organizacije, katerih dokumenti niso predmet sprejemanja državnega ali občinskega arhiva, uničiti dokumente z iztekom obdobja skladiščenja brez usklajevanja z arhivskimi organi (klavzula 3.9 navodil)

Odgovornost za organizacijo skladiščenja računovodskih dokumentov, računovodskih registrov in računovodskega poročanja nosi vodja Organizacije (klavzula 3 17. člena zakona št. 129-FZ)

Kraj skladiščenja dokumentov Vsaka organizacija določa neodvisno. Praviloma je večina dokumentov objavljena v pisarni družbe. Z znatnimi količinami dokumentacije je priporočljivo dodeliti posebno mesto za arhiv ali celo najeti ločen prostor, kjer se predelani dokumenti, ki se ne uporabljajo več v trenutnem delu.

Druga možnost je prenos dokumentov za skladiščenje specializirane arhivske družbe. Vendar, če je organizacija delniška družba, potem mora upoštevati naslednjo funkcijo. V odstavku 2 89. člena Zveznega zakona z zveznim zakonom z dne 26. decembra 1995 št. 208-FZ navaja, da je treba številne dokumente shranjevati na mestu iskanja svojega izvršilnega organa. Takšni dokumenti, zlasti vključujejo računovodska poročila, računovodske dokumente, dokumente, ki potrjujejo pravice družbe na premoženju v svoji bilanci stanja.

Seveda, sčasoma, obseg arhivov vsake organizacije povečuje, se morajo novi prostori, da jih sprejmejo. Mogoče je bolj priročno za shranjevanje dokumentov, ki niso v papirni, ampak v elektronski obliki?

Taka priložnost je neposredno zagotovljena za primarne računovodske dokumente in računovodske registre (Klavzula 7 člena 9 in odstavek 1 čl. 10 zakonov št. 129-FZ). Poleg tega je v 314. členu Davčnega zakonika Ruske federacije navedeno, da se davčne knjigovodske registre izvedejo na papirju, elektronski ali kateri koli strojni mediji. To bi moralo zagotoviti njihovo zaščito pred nepooblaščenimi popravki.

V pismu od 07/24/2008 št. 03-02-07 / 1-314 je Ministrstvo za finance Rusije pojasnilo, da je skladiščenje primarnih dokumentov, računovodskih in davčnih računovodskih listin dovoljeno v elektronski obliki, razen če ni drugače določeno Regulativni pravni akti Ruske federacije in, pod pogojem, da elektronski dokumenti CSED z uporabo elektronskega digitalnega podpisa (EDS).

Osnovna pravila arhivov organizacij so odobrena z odločbo kolega Rosarhiva z dne 06.02.2002 (v nadaljnjem besedilu - osnovna pravila). V odstavku 2.3.1 osnovnih pravil je bilo ugotovljeno, da je vsako leto potrebno izvesti preučitev vrednosti dokumentov, to je, da se določi časovni razpored njihovega skladiščenja in izbrati dokumente za dolgoročno skladiščenje in uničenje.

Uničenje in odstranjevanje dokumentov

Organizacija ima dokumente, ki se je iztekel, organizacija ima pravico, da samostojno uniči (ročno ali s pomočjo drobilnika, zavrže, opekline) ali prenese na odlaganje specializiranemu podjetju, ki se ukvarja z recikliranjem sekundarnih surovin . Seznam dokumentov, ki jih je treba uničiti ali odstraniti, odobri vodja organizacije. Lahko je okrašena v obliki naročila ali vrstnega reda glave ali v obliki akta, ki ga je družba razvila neodvisno. Spodaj je prikazan zgleden vzorec takega dejanja.

Slika. Vzorec Zakon o izbirnih dokumentih za uničenje

Poleg tega lahko organizacija uporabi vzorec akta o dodelitvi dokumentov, ki niso predmet skladiščenja. Njegova oblika je bila odobrena v Dodatku št. 4 na osnovna pravila.

Pri pripravi seznama uničenih dokumentov ni treba navesti podrobnosti vsakega dokumenta. To izhaja iz določb oddelka 2.4.5 osnovnih pravil. Pravi, da homogene zadeve (dokumenti) prispevajo k aktu v okviru splošnega naslova, kar kaže na število primerov, ki so bile dodeljene tej skupini (na primer vnaprejšnja poročila za leto 2000).

Prenos dokumentov za odstranjevanje je sestavljen na računu, ki označuje datum prenosa, število posredovanih dokumentov (število map, škatle, itd) in težo papirnega odpadnega papirja. Izvoz nakladanja in odstranjevanja se izvaja pod nadzorom zaposlenega, ki je odgovoren za varnost dokumentov v organizaciji (str. 2.4.7 osnovnih pravil).

Če podjetje sama uniči dokumente, to dejstvo, da razglasi ločen zakon o uničenju dokumentov. Ker ni enotne oblike, se zbira tudi v samovoljni obliki. Opozoriti je treba, da je uničenje dokumentov o izteku obdobja skladiščenja pravica, in ne odgovornost organizacije (glej pismo Ministrstva za finance Rusije 18. oktobra 2005 št. 03-03-04 2/83). Z drugimi besedami, podjetje lahko še naprej shranjuje dokumente tudi po rokih za njihovo obvezno shranjevanje.

Odgovornost za izgubo dokumentov

Davek. Pomanjkanje davčnega zavezanca primarnih dokumentov, računov ali računovodskih registrov se šteje kot bruto kršitev pravil za računovodske prihodke in odhodke in davčne zmogljivosti. Za takšno kršitev v členu 120 davčnega zakonika je odgovorna v obliki globe: \\ t

5000 RUB., - če ni dokumentov za eno davčno obdobje;

15 000 rubljev. - v odsotnosti dokumentov v več kot enem davčnem obdobju;

10% zneska neplačanega davka, vendar ne manj kot 15.000 rubljev, - če je bila zaradi pomanjkanja dokumentov davčna osnova podcenjena.

Poleg tega, če davčni zavezanec (plačnik zbiranja, davčni zastopnik) ne bo predložil dokumentov ali drugih informacij na zahtevo davčne inšpekcije, se iz nje plača globe 50 rubljev. Za vsak nepredvideni dokument (odstavek 1 čl. 126 davčnega zakonika o Ruski federaciji).

Upram. Kršitev pravil skladiščenja, pickup, računovodstvo ali uporabo arhivskih dokumentov pomeni opozorilo ali uvedbo upravne globe na uradnikih v višini od 300 do 500 rubljev. To je navedeno v členu 13.20 upravnega zakonika. Za kršitev naročila in shranjevanja računovodskih dokumentov o uradnikih se lahko uvede upravna kazen v višini od leta 2000 do 3000 rubljev. (Člen 15.11 Upravna kodeksa Ruske federacije).

Kriminalec. Ugrabitev, uničenje, škodo ali prikrivanje uradnih dokumentov, storjenih iz plačila plačilnega ali drugega osebnega interesa, se kaznuje z globo do 200.000 rubljev. ali v višini plač ali drugih prihodkov obsojencev za obdobje do 18 mesecev ali popravkov za največ dve leti ali aretacija do štirih mesecev, ali zapora do enega leta (prvi odstavek 325. člena Kazenski zakonik Ruske federacije)

Kot kaže praksa, v skoraj vsakem modernem domačem podjetju, največji obseg dokumentacije ustvarja računovodstvo. Razumevanje: To je v tem oddelku, ki dela z denarjem, in vsaka taka operacija potrebuje uradno fiksacijo na papirju. Poleg tega je obdobje skladiščenja primarnih dokumentov v organizaciji zakonsko določeno, zato se ne bo mogoče znebiti "kosov", ne bo tako mogoče, da jih bodo morali obdržati vsaj nekaj let in šele po tem ki uničuje. Mimogrede, proces znebiti odpadnega papirja ni lahko, ima številne posebne funkcije. O vsem tem - nadalje.

Dokumenti, dokumenti ...

Če prinesete statistične podatke o številu proizvedenih dokumentov, se izkaže, da je v skoraj vseh modernih domačih podjetjih računovodstva - to je vir 80-90% papirnih dokumentov. Ni nujno, da jih shranite. Omejitve določajo ne le, kaj je najmanjši rok uporabnosti primarnih računovodskih dokumentov pravilen (običajno se giblje od petih let do desetletja), pa tudi v kakšnih pogojih bi morali biti ti predmeti. Hkrati je treba spomniti, da obstaja delitev dokumentacije za začasno skladiščenje in trajno.

Vendar pa, kot kaže praksa, ne v vsakem vodjem družbe, ki jih upravljajo, se ukvarjajo z zapletenostjo, katerih čas skladiščenja za primarne dokumente. Da se znebite sebe od glavobolov, lahko uporabite storitve specializiranih arhivskih podjetij. V takem podjetju natančno vedo, kakšno vrsto dokumentov, koliko časa je treba shranjevati, v kakšnih pogojih, ob upoštevanju pravil. Poleg tega ima takšna organizacija tehnične zmogljivosti, da bi uničila zaupanja vredna skladiščenje dokumentacije, ko je potekel časovni okvir. Res je priročno, vendar vredno denarja. Če želite shraniti, potem boste morali poudariti posebno sobo pod arhivom in izgnan v to, kar je izraz za shranjevanje primarnih računovodskih dokumentov v organizaciji po zakonu.

Hočem - ne želim

Težava, mimogrede, ne izhaja iz nič. Sedanji zakoni določajo čas skladiščenja primarnih računovodskih dokumentov, v okviru katerega koli podjetja, ki ga je treba upoštevati. Iz zakona sledi, da je vsaka obstoječa pravna oseba dodeljena dajatve za ohranitev dokumentacije. To pomeni, da ne igra vloge dejavnosti - ne glede na to, ali gre za samostojni podjetnik, samo vodilni ali večji skrb, še vedno skrbeti za shranjevanje računovodskega poročanja in druge dokumentacije. Pomembno je preučiti zakonodajo o predmetu uveljavljenih rokov za skladiščenje elektronskih primarnih dokumentov, papirja, tako da v primeru konfliktnih razmer z izvajalcem ali pri preverjanju nadzornega organa, ni zaskrbljen. Poleg tega, da se neskladnost s časovnimi intervali, določenimi z zakonom, lahko povzroči precejšnje globe pri preverjanju. Sedanja zakonodaja vsebuje predpise, ki urejajo najmanjši rok uporabnosti primarnih računovodskih dokumentov. Pomembno je, da je podjetje varno, ravnanje zadev v naši državi pa odlikuje zakonitost, v skladu z uveljavljenimi pravili.

Kakšen je izraz za shranjevanje elektronskih primarnih dokumentov, dokument je zdaj ustanovljen, pripoveduje 125. zvezni zakon, ki je bil sprejet oktobra 2004. Na podlagi naslova je namenjen arhivu in pravilnemu poslovanju. V tem uradnem dokumentu je, da se upoštevajo posebnosti skladiščenja uradnih dokumentov, ki jih proizvaja Računovodski oddelek. Tukaj lahko najdete obe funkciji, ki vam omogočata razlikovanje med dokumentacijo začasnega in stalnega skladiščenja in rokov, značilnih za eno ali drugo vrsto papirjev.

Kdo se uporablja?

Odgovornosti za izpolnjevanje minimalnega časa shranjevanja primarnih dokumentov so dodeljene: \\ t

• primerki lokalne uprave;
• vladne agencije;
• podjetniki;
• podjetja;
• vodilne podjetniške dejavnosti.

Upoštevanje zakona bo treba uporabiti za arhivsko dokumentacijo, vključno z osebjem. Celoten dokumentacijski interval, določen v zakonu, mora biti na varnem mestu. Poleg zveznih zakonov so posebnosti skladiščenja primarnih dokumentov in računovodskih registrov prizadete v številne regulativne dokumentacije, ki deluje tako v državi kot celoti kot v vsaki posamezni regiji. Vendar pa je najpomembnejši dokument zgoraj omenjeni 125. pravo, ki zagotavlja popoln seznam dokumentacije, ki ureja trajanje skladišča računovodskih dokumentov.

Zakon na številko 129

Leta 1996 je bil izdan zvezni zakon, namenjen posebnosti računovodstva. Označuje, da lahko računovodstvo oblikuje svojo dokumentacijo na papirju, kot tudi z uporabo različnih strojnih orodij. Hkrati mora podjetje nujno uporabiti kopije dokumentacije na papirju, tako da imajo vsi udeleženci operacij dostop do podatkov o njih. Če kontrolna enota zahteva dostop do dokumentacije, so predstavniki družbe dolžni zagotoviti. Pravica do tega je zaposleni v tožilstvu in predstavnikov Sodišča.

Ustvarjanje, skladiščenje v skladu s časom skladiščenja primarnih računovodskih dokumentov, mora določba na zahtevo izpolnjevati obrazce, določene v predpisih. Dokumente je treba usmeriti na osebo, ki zahteva v papirni obliki. Če to omogoča zmožnosti, ki se uporabljajo pri delu strojev, če se vsi udeleženci strinjajo, se poročanje lahko pošlje v elektronski obliki. To dovoljuje tudi sedanji zakoni naše države.

V skladu s pravili

129. zvezni zakon vsebuje navedbo obveznosti spoštovanja časovnega razporeditve primarnih računovodskih dokumentov. Zlasti v 17. členu se omenja, da mora vsaka pravna oseba nujno shranjevati podobno dokumentacijo, vključno z registri in poročili. Čas časovnega intervala je določena s pravili, ki urejajo primer arhiva na državni ravni. Trajanje tega obdobja ne sme biti manj kot 5 let.

Poseben čas za shranjevanje primarnih dokumentov je vzpostavljen za urejanje računovodskih usmeritev dokumentacije in nekaterih drugih kategorij (programi, ki se uporabljajo na strojih za obdelavo informacij, delovni načrt računov). Seveda, trajanje tukaj je tudi pet let (v nekaterih primerih, to obdobje je mogoče namestiti več), vendar obdobje začne odštevati od trenutka, ko je podjetje zateklo k temu dokumentu za zadnjič. Vodja pravne osebe je oseba, ki je v skladu z zakonom zaupana shranjevanje vse potrebne dokumentacije v skladu s časovnimi intervali. To pomeni, da mora vsak izobraženi in odgovorni šef poznati rok uporabnosti primarnih dokumentov v računovodstvu, če želi ohraniti stanje v podjetju pod svojim nadzorom.

Kot kaže praksa, v mnogih organizacijah redno izvaja popis uradne dokumentacije, in lokalni regulativni akti, ki so odgovorni za shranjevanje dokumentov oseb, s katerimi so inšpekcijski primeri dejansko interakcijo pri spremljanju skladnosti s pravili arhivskega poslovanja.

Ustvarjanje in skladiščenje: vse v skladu s pravili

Na podlagi veljavne zakonodaje lahko računovodje oblikujejo osnovno dokumentacijo in konsolidiramo ne le na papirju, temveč tudi v elektronski obliki; Hkrati pa so obveznosti za ustvarjanje papirja kopij dodeljene pravnemu subjektu, in ko jih zahteva zainteresirana oseba, ki preveri organ, da čim prej pošlje papirne dokumente na naslov. Zbiranje in shranjevanje je treba izvesti v obliki, ki jo določajo obstoječi regulativni akti.

Kakšen je izraz za shranjevanje primarnih dokumentov v računovodstvu, vrstni red tega postopka, pripoveduje seznam dokumentacije, ob upoštevanju tipičnih vodstvenih člankov, ki se pojavljajo med delom katerega koli podjetja. Takšne so bile ustanovljene v letu 2010 v dokumentu, ki ga je odobrilo Ministrstvo za finance in Rosarhiv. Poleg tega je treba upoštevati zahteve davčnega zakonika, ki ureja, da je v vsakem državljanu naše države zaupana štiriletno ohranjanje računovodske dokumentacije. To velja za dokumente, povezane s potrošnim, prihodkovno komponento, kot tudi potrjuje plačilo davkov.

Pridite do točke z umom

Pravilna organizacija procesa v skladu s časom skladiščenja primarnih računovodskih listin vključuje strokovni pristop, ki privablja osebje, ki je odgovoren za obračunavanje dokumentacije, obdelavo arhivskih informacij o organizaciji delovnega toka neposredno. Trenutno v arhivskem primeru praktično ni krajev specializiranega učenja, zato iskanje resnično visokokakovostnega strokovnjaka pogosto ni enostavno. Po drugi strani pa progresivna zakonodaja zahteva, da roki za shranjevanje primarnih računovodskih dokumentov prenesejo, sicer se lahko soočimo s kategorično neprijetnimi globami. Optimalna možnost z dovolj volumetričnim tokom dokumentov je ustvarjanje v stanju oddelka, ki je odgovoren za arhivsko skladiščenje, in zagotavljanje rednega usposabljanja, ki je odgovoren za notranje vire dokumentacije osebja. To vam bo omogočilo, da obdržite pod nadzorom inovacij, določenih v zakonih in izpolnjujejo vse zahteve.

Alternativa, ki vam omogoča tudi upoštevanje rok uporabnosti primarnih dokumentov in v skladu z njeno delovno dejavnostjo, je sodelovanje z mediatorjem, ki se zavezuje, da bo ohranil vrednostne papirje stranke. Vendar pa izberite arhivsko podjetje za sebe - to tudi ni najlažja naloga. Potrebno je skrbno analizirati vse razpoložljive možnosti, da bi dali prednost zanesljivemu podjetju in ne skrbi, da se lahko zapre, in stavba sežiga.

Značilnosti skladiščenja nekaterih vrst dokumentacije

Kot izhaja iz veljavne zakonodaje, mora arhiv posredovati primarno dokumentacijo, pa tudi registre, poročila in bilančne dokumente. Vse te kategorije uradne dokumentacije je treba hraniti v računovodskih prostorih Arhivu v arhiv, medtem ko je pravna oseba dolžna zagotoviti vse pogoje za varnost papirjev: omare morajo biti zaprte, gašenje požarov in drugo varnost - sledijo. V notranjosti podjetja je poseben dokument dodeljen osebi, ki je odgovorna za varnost dokumentacije.

Če se podjetje uporablja, v skladu z zakonom, je treba te dokumente hraniti v varnem ali posebnem kabinetu, prostor, ki zapre in zagotavlja varnost dokumentacije. Primarna dokumentacija sedanjega začasnega intervala, predelana ročno, je treba zbrati ob upoštevanju kronologije v registre, ki se nato pošljejo na arhiv za trajno skladiščenje.

Kaj še bodite pozorni na?

Pri shranjevanju bančnih izjav, blagajnih naročil in poročil o napredovanju je treba ohraniti vso dokumentacijo s kronologijo in prepleteno za skupno sistematizirano skladiščenje. Nekatere posebne kategorije dokumentov (poročila o izmenah, delavnice) se lahko shranjujejo, ne vežejo, temveč v mapah, tako da se nič ne izgubi in se ne uporablja z nepoštenimi cilji.

Ohranjanje dokumentacije, kot tudi pravočasno usmeritev na arhiv, je predvsem območje odgovornosti glavnega računovodje, čeprav po potrebi, lokalni predpisi lahko vsebujejo prenos pooblastil drugi osebi. Izdajanje primarne dokumentacije, poročanje, bilanca stanja je možno le v nekaterih primerih v prisotnosti uradnega reda glavnega računovodje. Na splošno strukturne enote nimajo dostopa do računovodskih dokumentov. Zaseg dokumentacije je možen le, če obstaja specializirana zahteva iz preiskovalnih organov, plovil ali drugih primerov, ki imajo po zakonu pomembna pooblastila. Hkrati je treba zagotoviti uradni odlok, pridobljen v skladu z zakonodajo. Pri umiku je treba pripraviti protokol, katerega kopije poročajo predstavniku organizacije pod slikarstvom.

Rok uporabnosti primarnih dokumentov se odraža v spodnji tabeli.

Značilnosti toka dokumenta

Izraz "pretok dokumenta" se uporablja za kompleks dejavnikov, povezanih z gibanjem dokumentacije, od ustanovitve papirja, preden ga prenese na arhivsko poslovanje. Razvoj grafikona je področje odgovornosti glavnega računovodje, čeprav se v nekaterih podjetjih prenese na strokovnjaka za pretok dokumenta. Ker pa praksa kaže, je vključitev takšnega grafa v računovodsko usmeritev organizacije najbolj pravilen, ki ga nato odobri posebej objavljeno naročilo, ki ga je podpisal glavni uradnik družbe.

S pomočjo grafa lahko usklajete in poenostavite nalogo načrtovanja v podjetju. Urnik upravljanja dokumentov primarne dokumentacije je seznam izvajalcev, začasnih intervalov, v okviru katerega morajo biti dokumenti usmerjeni z računovodstvom, pa tudi roke, za katere se predelajo računovodje. Obdobja poročanja o upogibanju so nujno opisane, vključno s poročili o ravnotežju. Pogosto računovodske usmeritve vsebujejo ureditev rokov za shranjevanje primarnih dokumentov, to obdobje ali enako uveljavljenega zakona, ali pa je imenovana velika, če je potrebna specifičnost podjetja. Ko se poročanja za leto preda, je dokumentacija pripravljena z uveljavljenim postopkom in se pošlje v arhivsko shranjevanje. Hkrati se upošteva, da je v prihodnosti morda treba izvleči koristne podatke iz obsega, prenesenega na shranjevanje. Če želite to narediti, je običajno razdeliti primere v mapo, združenje je pojasnjeno z vsebino. Prepričajte se, da dodelite ustrezno glavo.

Značilnosti primerov za shranjevanje

Vsa dokumentacija, oblikovana med dejavnostmi podjetja, kot je navedeno zgoraj, je razdeljena na namenjeno za začasno skladiščenje in trajno. Pri prenosu vrednostnih papirjev v arhiv je treba vsako od teh kategorij prenesti ločeno, ne da bi v nekaterih mapah mešali uradne papirje. Hkrati je treba kopije shraniti ločeno od izvirnika. Tudi v ločenih mapah bo morala razvrstiti dokumentacijo, ki prikazuje poročila, načrte za leto in četrtine, po mesecih. Ena stvar mora vsebovati en kos dokumentacije.

Za skupino enega primer, lahko uporabite dokumente, ustvarjene v enem obdobju (četrtletje, leto, mesec). Izjema so tako imenovane prehodne kategorije - na primer osebne zadeve, katerih zaprtje ni časovno omejeno v koledarsko leto. Če zadeva vsebuje dokumentacijo, ki nastane v več mesecih, je treba vsak mesec vsak mesec ločiti od drugega posebnega lista vsak mesec, pritrjevanje na to, v katerem obdobju, ki ga blok presega ga. Hkrati pa ji je dovoljeno skupini v eno stvar do 250 listov. Mapa v debelini je lahko 4 cm in manj.

Kaj še bodite pozorni na?

Kot je razvidno iz pravil arhiva, če ima dokumentacija vloga, taka (ne glede na ko je bila sestavljena), se mora pridružiti dokumentaciji, ki jo spremljajo. Na splošno je zaporedje arhiva računovodske dokumentacije zelo pomembno, zato ga je treba upoštevati strogo. Praviloma najprej poročajo, nato pojasnjevalne opombe, po katerih je bila uravnotežena, dopolnjena s priloženimi dokumenti.

Pri organizaciji skladiščenja osebnih računov zaposlenih v podjetju je treba za to dodeliti poseben primer, v katerem se dokumentacija porazdeli v preteklih letih s strogim upoštevanjem kronologije. Letna korespondenca se oblikuje v mapah z navedbo koledarskega leta in se sistematizirajo tudi v skladu z datumi. Vsaka zahteva mora slediti odgovoru.

Nekatere funkcije

Čas skladiščenja, predpisan v davčnem zakoniku, se lahko razlikuje od teh standardov, ki so navedeni v zakonih, ki urejajo računovodske dejavnosti. Pri upoštevanju takšnega neskladja je priporočljivo predvsem upoštevati ta časovni interval, ki nam bo omogočil, da ga uporabimo, če je to potrebno, da ga uporabljamo, tudi če bi bilo eno od obstoječih pravil že sproščeno. Poleg tega se ne bodo morali pritožiti slušni organi. Prav tako je treba zapomniti poseben seznam, objavljen leta 2000, kar kaže na trajanje skladiščenja nekaterih posebnih dokumentacijskih skupin. Ta seznam se redno posodablja in dopolnjuje, zato bi moral glavni računovodja podjetja in oddelka, ki je odgovoren za delovni tok, spremljati aktualne informacije.

Če je bil kršen čas shranjevanja, je odgovornost za vodjo družbe, kljub dejstvu, da je vprašanje ohranjanja v glavnem vključeno v cono odgovornosti glavnega računovodje. Če je naročilo, je kršeno trajanje skladiščenja, je podjetje predpisano v redu. Za uradnika kazen se običajno razlikuje v dveh ali treh tisoč rubljev. Če pa se primarna dokumentacija sploh ne izvaja, lahko kaznujejo globo pet tisoč rubljev za to in še več.

Zvezni zakon "o računovodstvu" ugotavlja, da je treba primarne dokumente hraniti v podjetju "v rokih, določenih v skladu s pravili organizacije organizacije državnega arhiva, vendar vsaj pet let" (člen 17). Ker ta zakon ureja računovodska vprašanja, to pomeni, da ta zahteva uporablja natančno do računovodskih dokumentov.

Skladiščenje davčnih dokumentov

Davčna koda predlaga, da se "računovodski podatki in drugi dokumenti, potrebni za izračun in plačilne davke, hranijo za 4 leta (člen 23). In dokumente, ki potrjujejo znesek izgube, prenesenega v prihodnost v skladu s členom 283 davčnega zakonika o Ruski federaciji, je treba hraniti v času "ves čas, dokler organizacija zmanjšuje davčne osnove sedanjega davčnega obdobja za zneske iz prejšnjega \\ t izgube. "

Pomembno

Ta material je izvleček berator "Osnovni dokumenti".

Berator "Osnovni dokumenti" so postali prva publikacija v Rusiji, v kateri se zbirajo vse informacije o zasnovi "primarne". Na voljo oba in electronic. Različica.

Kako razdeliti primarne dokumente na tiste, ki so potrebni za računovodstvo, in tiste, ki potrjujejo pravilnost izračuna in plačila davkov, ne poznajo davčnih inšpektorjev ali računovodje. V bistvu govorimo o istih dokumentih. Zdi se, da je protislovje očitno.

Drugo stališče od Ministrstva za finance Rusije. V pismu z dne 9. februarja 1999 št. 04-01-10 so uradniki tega oddelka "pojasnili", da tukaj ni protislovja. Gre za različne dokumente: nekateri so potrebni za računovodske namene, druge - za davčne namene. Toda spet, ne beseda o tem, kako razdeliti primarne dokumente o računovodstvu in davka.

Torej, če obstajajo dvomi, da bi se izognili nesporazumom, ohranite svoje primarne računovodske in davčne dokumentacije za 5 let.

Zahteve arhivske zakonodaje

Ne smemo pozabiti, da poleg zakona "o računovodstvu" in davčnega zakonika čas skladiščenja dokumentov ureja arhivsko zakonodajo. Tako na seznamu tipičnih arhivskih dokumentov za upravljanje, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, z navedbo časa skladiščenja (odobreno s sklepom Ministrstva za kulturo Ruske federacije 25. avgusta 2010 št. 558), ki je podrobno papir, koliko časa je treba shraniti.

Za primarne računovodske dokumente ta seznam prav tako vzpostavlja 5-letni rok uporabnosti. Vendar pa dokumenti o računovodstvu osebja (vključno z osebnimi računi delavcev (in v njihovi odsotnosti - izračunane (poravnave in plačilne) izjave)) Seznam zavezuje, da shranjuje 75 let.

Roki za skladiščenje dokumentov v družbah delniških družb je bila ustanovljena z Uredbo Zvezne komisije na trgu vrednostnih papirjev 16. julija 2003 št. 03 33 / PS.

Kjer je shranjevanje predelanih dokumentov, se organizacije določijo neodvisno. Torej lahko:

• hranite dokumente na družbi;
• dokumenti za shranjevanje v arhivu (državni ali zasebni).

Odgovornost za kršitve skladiščenja dokumentov

Če bo davčni inšpektorat ugotovil, da nimate primarnih dokumentov, računov ali računovodskih registrov (davčnih) računovodstva, ima pravico do finfinga vašega podjetja.

Velikost globe za takšno kršitev (120. člen Davčnega zakonika Ruske federacije): \\ t

• 10.000 rubljev, če ni računovodskih ali davčnih dokumentov v zvezi z enim davčnim obdobjem;
• 30.000 rubljev, če ni računovodskih ali davčnih dokumentov za več davčnih obdobij;
• 20% zneska neplačanega davka, vendar ne manj kot 40.000 rubljev, če je pomanjkanje dokumentov pomenilo zavezo davčne osnove.

Imejte v mislih, da se nanašajo na davčne organe le v zadnjih treh letih, in jih morate shraniti štiri leta. To pomeni, da finfing vaše podjetje v skladu s 120. členom Davčnega zakonika Ruske federacije za pomanjkanje računovodskih ali davčnih dokumentov za zadnji (četrti), davčni organi niso upravičeni.

Poleg tega se lahko uvede upravna kazen zaradi kršitve naročila in časovne razporeditve skladiščenja računov na vodje družbe. Velikost globe od 2000 do 3000 rubljev (člen 15.11 Upravne kode Ruske federacije).

Opomba: Ta kazen se lahko prekrije kot neskladnost z računovodsko zakonodajo o postopku in časovnem načrtu skladiščenja računovodskih listin in kršitev zahtev, ki jih daje davčni zakonik za shranjevanje davčnih računovodskih dokumentov.

Če davčni organi ugotovijo, da ste kršili pravila za shranjevanje poverilnic, so upravičeni do protokola o tej kršitvi in \u200b\u200bga pošljejo svetu sodnika, ki se bo odločil, naložil globo na glavi vašega podjetja ali ne.

Globalni sodnik lahko kaznuje za kršitev dokumentov za shranjevanje dokumentov in na pobudo osebja arhiva službe. Kaznovanje je lahko v obliki opozorila ali globe. Velikost globe, naložene državljanom, je od 100 do 300 rubljev; O uradnikih - od 300 do 500 rubljev (13.20 upravnega kodeksa Ruske federacije).

V nasprotju s časom skladiščenja dokumentov v tem primeru se razume kot kršitev rokov, določenih na seznamu vzorčnih dokumentov za upravljanje, ustvarjenih v dejavnostih organizacij (odobreno s sklepom Ministrstva za kulturo Ruske federacije 25. avgust 2010 št. 558).

V mnogih regijah Rusije obstajajo zgodovinska zakonodaja, ki zagotavlja upravno odgovornost za kršenje pravil za shranjevanje arhivskih dokumentov. V Moskvi, na primer, je to zakon Moskve 28. novembra, 2001 št. 67 "na arhivskem skladu Moskve in arhivov".

Vendar pa se spomnite: Regionalne oblasti lahko vzpostavijo upravno odgovornost samo v skladu z zakonom in samo za kršitve lokalne zakonodaje. Hkrati pa velikost globe za uradnike ne sme presegati 50.000 rubljev (3.5 od kodeksa upravnih kaznivih dejanj).

Če vas lokalne oblasti poskušajo dokončati na podlagi pravil, določenih z zakonom, vendar z drugim regulativnim dokumentom (dekreta, dekreta, dekret), ali za kršitve neregionalne in zvezne zakonodaje, ali v višini več kot 50.000 rubljev, obrnite na sodišče: imate vse možnosti za zmago.

Vsak računovodja ve, da je treba vse primarne dokumente shraniti določeno obdobje. V velikih podjetjih obstajajo posebni arhivi za shranjevanje map z računovodskimi dokumenti. S prihodom elektronskega upravljanja dokumentov, določen del dokumentov ni mogoče prikazati, ampak za shranjevanje v elektronski obliki. Ne glede na izbrano metodo shranjevanja primarne dokumentacije je treba delovati v skladu z zakonskim statusom. O njih in povedati spodaj.

Splošne informacije o času skladiščenja primarnih dokumentov je v zveznem zakonu 6. decembra 2011 št. 402-FZ. Ta del zakonodajnega akta določa, da je treba ohraniti osnovno najmanj pet let. Izraz je lahko višji - in v katerem obdobju obdobja skladiščenja iz določenega dokumenta bo reda Ministrstva za kulturo Ruske federacije. Ta dokument ima tabelo s shranjevanjem primarnih računovodskih dokumentov, davčnih registrov, osebnih dokumentov in druge dokumentacije. Tabela prikazuje 1,003 položaja z roki po vrstah dokumentov.

Rok uporabnosti primarnih dokumentov v računovodstvu v letu 2017 se ni spremenil.

Čas skladiščenja primarnih dokumentov ne zamenjajte s skladiščenjem davčnih računovodskih dokumentov. Na primer, račun je davčni dokument, in ga je mogoče shraniti le štiri leta (odstavka 8 odstavka 1 od 1, davčnega zakonika Ruske federacije).

Ne pozabite, da se rok uporabnosti primarnih dokumentov v računovodstvu šteje od datuma priprave dokumenta, ampak od začetka novega leta poročanja (pismo Ministrstva za finance Ruske federacije).

Na primer, režijski del je sestavljen 08/24/2017. V skladu s pravili je minimalno obdobje skladiščenja enako pet let. Torej, tak račun ni mogoče uničiti prej kot 01.01.2023.

Čas skladiščenja nekaterih dokumentov je odvisen od dejstva inšpekcijskega pregleda. Na primer, predhodna poročila je treba shraniti pet let. Če se davčni organi v tem obdobju niso preverili, se izraz poveča (odredba Ministrstva za kulturo Ruske federacije 25. avgusta 2010 št. 558).

Največje obdobje skladiščenja je določeno za dokumente o osebju (naročila, kartice za zaposlene), različne plačne dokumente. Takšni dokumenti naj bodo vsaj 75 let.

Ohranite elektronske dokumente v Diadekah - varnejši je kot na osebnem računalniku. Vsi dokumenti so shranjeni v več izvodih na različnih strežnikih, ki onemogočajo izgubo informacij. Ocenite izzive diadema brezplačno na ukrep "neomejeno za 2 meseca."

Roki za shranjevanje elektronskih dokumentov

Zakon navaja, da se primarno lahko izda v papirni in elektronski (5. del zveznega zakona 6. decembra 2011 št. 402-FZ). Če je elektronski dokument urejen v skladu z zakonodajo, velja za isti čas skladiščenja kot za možnost papirja.

Ni enotnega programa za shranjevanje dokumentov v elektronski obliki. Tako se lahko plačilne naloge hranijo v bančnem sistemu Bank-Bank. Primarni dokumenti, kot so režijski, UPS, ACTS, se lahko shranijo v računovodskem programu ali storitvi, s katerimi pride do elektronskega pretoka dokumenta. Tudi shranjevanje elektronskih dokumentov je možno v posebnem elektronskem arhivu ali v oblaku. Elektronske dokumente lahko shranjujete na različne načine, naloga je, da zagotovijo njihovo varnost in berljivost še več let.

Torej, povzetek. V zvezi z vprašanjem minimalnega skladiščenja primarnih računovodskih listin, ki ga določa zakon, se lahko varno odgovori na pet let. Čas skladiščenja elektronskih dokumentov se lahko izračuna s časom skladiščenja papirnih dokumentov. Ti roki sovpadajo. Izbrana metoda shranjevanja dokumentov se mora odražati v računovodskih usmeritvah.