Tako zvezni zakon "o računovodstvu" določa, da je treba primarne dokumente hraniti v podjetju "za obdobje, določeno v skladu s pravili za organizacijo državnih arhivskih zadev, vendar ne manj kot pet let" (člen 17). Ker ta zakon ureja računovodska vprašanja, pomeni, da ta zahteva velja predvsem za računovodske listine.
Davčni zakonik pravi, da je treba "računovodske podatke in druge dokumente, potrebne za obračun in plačevanje davkov" hraniti 4 leta (23. člen). In dokumente, ki potrjujejo znesek prenesene izgube v skladu s členom 283 Davčnega zakonika Ruske federacije, je treba hraniti "celotno obdobje, medtem ko organizacija zmanjša davčno osnovo tekočega davčnega obdobja za znesek predhodno prejetih izgub. "
Pomembno
Ta material je izvleček iz Berator "Primarni dokumenti".
Berator "Primarni dokumenti" je postala prva publikacija v Rusiji, ki vsebuje absolutno vse informacije o oblikovanju "primarnega". Oboje in elektronski različica beratorja.
Ne davčni inšpektorji niti računovodje ne znajo razdeliti primarnih dokumentov na tiste, ki so nujni za računovodstvo, in tiste, ki potrjujejo pravilnost obračuna in plačila davkov. Pravzaprav govorimo o istih dokumentih. Zdi se, da obstaja protislovje.
Rusko ministrstvo za finance ima drugačno stališče. Uradniki tega oddelka so v dopisu z dne 9. februarja 1999 št. 04-01-10 "pojasnili", da tu ni protislovja. Gre le za različne dokumente: eni so nujni za računovodske namene, drugi za davčne namene. Ampak spet, niti besede o tem, kako razdeliti primarne dokumente na računovodske in davčne.
Zato, če ste v dvomih, hranite svoje primarne računovodske in davčne dokumente 5 let, da se izognete nesporazumom.
Ne smemo pozabiti, da poleg zakona "o računovodstvu" in davčnega zakonika obdobje hrambe dokumentov ureja arhivska zakonodaja. Torej, v Seznamu tipičnih upravnih arhivskih dokumentov, oblikovanih v dejavnostih organizacij, z navedbo rokov shranjevanja (odobrenega z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558) je podrobno opisano, kaj koliko časa je treba papirje hraniti.
Za primarne računovodske dokumente ta seznam določa tudi 5-letno obdobje hrambe. Toda dokumente o kadrovskih evidencah (vključno z osebnimi računi zaposlenih (in v njihovi odsotnosti - obračuni (poravnave))) seznam obvezuje hraniti 75 let.
Pogoji hrambe dokumentov v delniških družbah so določeni s sklepom Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev z dne 16. julija 2003 št. 03 33 / ps.
Organizacije samostojno določijo, kje hraniti obdelane dokumente. Torej lahko:
Če davčni inšpektorat med revizijo ugotovi, da nimate primarnih dokumentov, računov ali računovodskih (davčnih) registrov, ima pravico kaznovati vaše podjetje.
Znesek globe za takšno kršitev (člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije):
Upoštevajte, da lahko davčni organi zahtevajo dokumente podjetja samo za zadnja tri leta, vi pa jih morate hraniti štiri leta. To pomeni, da davčni organi v skladu s členom 120 davčnega zakonika Ruske federacije nimajo pravice globiti vašega podjetja zaradi odsotnosti računovodskih ali davčnih dokumentov za zadnje (četrto) leto.
Poleg tega se lahko za kršitev vrstnega reda in rokov shranjevanja računovodskih dokumentov vodji podjetja naloži upravna globa. Znesek globe se giblje od 2.000 do 3.000 rubljev (člen 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije).
Upoštevajte: ta kazen se lahko naloži tako za neskladnost z računovodsko zakonodajo o postopku in pogojih hrambe računovodskih dokumentov kot za kršitev zahtev, ki jih določa davčni zakonik za shranjevanje davčnih računovodskih dokumentov.
Če davčni organi ugotovijo, da ste kršili pravila hrambe računovodskih listin, imajo o tej kršitvi pravico sestaviti zapisnik in ga poslati sodniku za prekrške, ki bo odločil, ali bo vodji vašega podjetja naložil globo oz. ne.
Sodnik lahko kaznuje za kršitev roka hrambe dokumentov in na pobudo zaposlenih v arhivu. Kazen je lahko v obliki opozorila ali denarne kazni. Znesek globe, naložene državljanom, je od 100 do 300 rubljev; za uradnike - od 300 do 500 rubljev (člen 13.20 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije).
V tem primeru kršitev pogojev shranjevanja dokumentov pomeni kršitev pogojev, določenih v Seznamu tipičnih dokumentov upravljanja, ustvarjenih v dejavnostih organizacij (odobrenega z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. . 558).
Številne regije Rusije imajo lastno arhivsko zakonodajo, ki predvideva upravno odgovornost za kršitev pravil za shranjevanje arhivskih dokumentov. V Moskvi je na primer to zakon mesta Moskve z dne 28. novembra 2001, št. 67 "O moskovskem arhivskem skladu in arhivih."
Vendar ne pozabite: regionalne oblasti lahko vzpostavijo upravno odgovornost le v okviru zakona in samo za kršitve lokalne zakonodaje. Hkrati znesek globe za uradnike ne sme presegati 50.000 rubljev (člen 3.5 Upravnega zakonika Ruske federacije).
Če vas lokalne oblasti poskušajo oglobiti na podlagi norm, določenih ne z zakonom, ampak z drugim normativnim dokumentom (odlokom, odlokom, odredbo), ali za kršitve zvezne in ne regionalne zakonodaje ali za znesek, ki presega 50.000 rubljev , pojdite na sodišče: imate vse možnosti za zmago v zadevi.
Obveznosti zavezancev (zavezancev)
1. Davčni zavezanci so dolžni:
8) štiri leta zagotavlja varnost računovodskih podatkov in drugih dokumentov, potrebnih za izračun in plačilo davkov, ter dokumentov, ki potrjujejo prejete dohodke (za organizacije - tudi nastale stroške) in plačane (odtegnjene) davke;
... Davčni pregled na kraju samemČe imajo uradne osebe, ki opravljajo inšpekcijski nadzor, zadostne razloge za domnevo, da se listine, ki pričajo o storitvi kaznivega dejanja, lahko uničijo, skrijejo, spremenijo ali zamenjajo, se ti dokumenti zasežejo na način, določen v 94. členu tega zakonika, po sestavljenem aktu. s strani teh uradnikov. V aktu o zasegu dokumentov je treba utemeljiti potrebo po zasegu in navesti seznam listin, ki se zasežejo. Zavezanec ima ob odvzemu dokumentov pravico do pripomb, ki jih mora na njegovo zahtevo vpisati v akt. Zaseženi dokumenti morajo biti oštevilčeni, vezani in zapečateni ali podpisani s strani davčnega zavezanca (davčnega zastopnika, davčnega zavezanca). Če davčni zavezanec (davčni zastopnik, plačnik takse) zavrne pečat ali podpis zaseženih listin, se o tem posebej zaznamuje. Kopija listine o zasegu dokumentov se izroči davčnemu zavezancu (davčnemu zastopniku, plačniku takse).
... Odvzem dokumentov in predmetov1. Odvzem dokumentov in predmetov se opravi na podlagi obrazloženega sklepa uradne osebe davčnega organa, ki izvaja davčni nadzor na kraju samem.
Ta sklep mora potrditi vodja (njegov namestnik) davčnega organa, ki je sprejel odločitev o izvedbi davčne revizije.
2. Odvzem dokumentov in predmetov ponoči ni dovoljen.
3. Odvzem dokumentov in predmetov se opravi v navzočnosti prič in oseb, pri katerih se opravlja zaseg dokumentov in predmetov. Če je potrebno, je k sodelovanju pri zasegu povabljen specialist.
Pred začetkom rubeža uradna oseba davčnega organa predloži sklep o rubežu in navzočim pojasni njihove pravice in obveznosti.
4. Uradna oseba davčnega organa predlaga osebi, pri kateri se opravlja zaseg dokumentov in predmetov, da jih izroči prostovoljno, v primeru zavrnitve pa izvrši rubež prisilno.
Če oseba, pri kateri se zaseg izvaja, noče odpreti prostorov ali drugih krajev, kjer se lahko nahajajo dokumenti in predmeti, ki se zasežejo, ima davčni uradnik pravico, da to stori sam, pri čemer se izogne nepotrebnemu škodi zaprtju. , vrata in drugi predmeti.
5. Listine in stvari, ki niso v zvezi s predmetom davčnega nadzora, niso predmet rubeža.
6. O predložitvi zasega, odvzemu dokumentov in predmetov se sestavi zapisnik v skladu z zahtevami iz 99. člena tega zakonika in tega člena.
7. Zaseženi dokumenti in predmeti so navedeni in opisani v zapisniku o zasegu ali v priloženih popisih z natančno navedbo imena, količine in posameznih značilnosti predmetov ter po možnosti tudi vrednosti predmetov.
8. V primerih, ko kopije dokumentov pregledane osebe ne zadoščajo za izvajanje ukrepov davčnega nadzora in imajo davčni organi dovolj razlogov za domnevo, da je izvirnike dokumentov mogoče uničiti, skriti, popraviti ali zamenjati, uradna oseba davčni organ ima pravico odvzeti izvirnike listin na način, predpisan v tem členu.
Ob zasegu teh dokumentov se iz njih naredijo kopije, ki jih overi uradna oseba davčnega organa in se prenesejo osebi, pri kateri so bili zaseženi. Če kopije, ki so bile narejene hkrati z zasegom dokumentov, ni mogoče izdelati ali prenesti, jih davčni organ v petih dneh po zasegu prenese osebi, pri kateri so bili listini zaseženi.
9. Vsi zaseženi dokumenti in predmeti se predložijo pričam in drugim osebam, ki sodelujejo pri zasegu, in po potrebi zapakirajo na kraju zasega.
Zaseženi dokumenti morajo biti oštevilčeni, vezani in zapečateni ali podpisani s strani davčnega zavezanca (davčnega zastopnika, davčnega zavezanca). Če zavezanec (davčni zastopnik, plačnik takse) zavrne pečat ali podpis zaseženih listin, se v zapisnik o rubežu posebej zaznamuje.
10. Kopija protokola o zasegu dokumentov in predmetov se izroči proti prejemu oziroma pošlje osebi, pri kateri so bili ti dokumenti in predmeti zaseženi.
Dokumente, s katerimi dela računovodstvo, lahko razdelimo v dve skupini:
- listine davčnega računovodstva in poročanja;
- računovodske in poročevalske listine.
Dokumenti davčnega računovodstva in poročanja vključujejo obrazce davčnega poročanja in davčne registre. Sem spadajo tudi papirji, ki služijo kot osnova za obračun DDV (računi, knjige nakupov in prodaj). Računovodski dokumenti (poročanja) so razdeljeni v tri glavne skupine:
- obrazci računovodskih izkazov;
- računovodske registre (glavna knjiga, dnevniki nalogov itd.);
- primarni dokumenti, ki potrjujejo dejstvo poslovanja.
Poleg tega računovodske listine vključujejo tudi druge papirje, ki niso vključeni v te skupine (pooblastila za prejemanje denarja in dragocenosti, računovodska potrdila, korespondenca o terjatvah in obveznostih, osebni računi zaposlenih itd.)
Razmislite, kako dolgo je treba hraniti določene računovodske (davčne) dokumente.
Zakonske zahteve
Kateri časovni okvir naj vodi institucija? Po mnenju avtorja je treba dokumente shraniti, da bi se izognili odgovornosti za neupoštevanje zakonsko določenih pravil:
- najmanj pet let, če so s seznamom določeni krajši roki hrambe računovodskih listin;
- v rokih, določenih s seznamom, če določa rok hrambe nad pet let.
Vodja ustanove je odgovoren za organizacijo hrambe računovodskih dokumentov, računovodskih registrov in računovodskih poročil (člen 3 17. člena Zveznega zakona z dne 21. novembra 1996, št. 129-FZ). Za njihovo varnost, registracijo in prenos v arhiv skrbi glavni računovodja.
Za kršitev vrstnega reda in pogojev shranjevanja računovodskih dokumentov je predvidena upravna odgovornost - globa za uradnike bo od 2.000 rubljev. do 3000 rubljev (člen 15.11 Kodeksa o upravnih prekrških Ruske federacije).
Pomanjkanje primarnih dokumentov, računov, pa tudi računovodskih registrov je davčni prekršek. Odgovornost za to je določena v členu 120 Davčnega zakonika Ruske federacije. Najmanjša globa po tem členu je 5.000 rubljev.
Računovodsko in davčno poročanje
Vendar pa se za številne dokumente obdobje hrambe začne izračunavati na drugačen način od splošnega.
Na primer knjiga nakupov in knjiga prodaje sta izjema od splošnega pravila. Začetek njihove skladiščne dobe (pet let) se določi od dneva zadnjega vpisa (in ne od 1. januarja naslednjega leta). To je navedeno v klavzulah in pravilih, odobrenih z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 2. decembra 2000 št. 914.
Poseben postopek za izračun rokov je predviden v samem Seznamu. Natančneje, petletno obdobje skladiščenja začne teči:
- za pogodbe (za opravljanje revizijskih storitev, kreditno, gospodarsko, premoženjsko zavarovanje) - od dneva poteka;
- za sporazum o materialni odgovornosti - od trenutka razrešitve materialno odgovorne osebe;
- za potrdila o registraciji pri davčnem inšpektoratu - od trenutka, ko je organizacija odstranjena iz davčne registracije.
Za hrambo računovodskih listin mora zavod opremiti posebne prostore, sefe ali omare.
Zlasti obrazci strogega poročanja so shranjeni v sefih, kovinskih omarah ali posebnih prostorih, da se zagotovi njihova varnost (člen 16 Uredbe, odobren z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 6. maja 2008 št. 359). Dokumenti z oznako »poslovna skrivnost« se hranijo v sefih.
Preostali papirji se hranijo v posebnih prostorih ali omaricah v pristojnosti oseb, ki jih pooblasti glavni računovodja.
Za zagotovitev pogojev za shranjevanje računovodskih dokumentov lahko ustanova organizira arhiv (2. člen 13. člena zakona z dne 22. oktobra 2004 št. 125-FZ).
Dokumenti trajne (večne) in dolgotrajne (več kot 10 let) hrambe se prenašajo v arhiv. Ostali papirji (rok uporabnosti do vključno 10 let) se hranijo v računovodstvu do uničenja. Osnova sta klavzule 3.3.1 in 3.3.2 Pravil, ki so jih potrdili s sklepom upravnega odbora Rosarhiva z dne 6. februarja 2002.
Pred uničenjem dokumentov, ki jim je potekel rok hrambe, se opravi njihov pregled, s katerim se ugotovijo dokumenti v trajni, začasni hrambi in so predmet uničenja. Navedene dejavnosti v zavodu izvaja strokovna komisija, imenovana s sklepom predstojnika.
Dokumente lahko uničite na dva načina.
Uporaba storitev specializirane organizacije. V tem primeru je prenos dokumentov za uničenje sestavljen s potrdilom o prevzemu ali tovornim listom, ki navaja datum njihovega prenosa, število zadev, ki jih je treba predložiti, in njihovo težo. Prenos papirja v recikliranje naj poteka pod nadzorom zaposlenega, ki je odgovoren za zagotavljanje varnosti dokumentov.
Dokumente uničite sami. Na primer s sežiganjem ali uporabo drobilnika papirja. V tem primeru mora dejstvo uničenja zastarelih dokumentov evidentirati strokovna komisija s sestavo ustreznega akta. Zaradi pomanjkanja enotne oblike navedenega akta je sestavljen v kakršni koli obliki (glej).
Računovodski dokumenti predstavljajo do 80% celotnega dokumentnega toka organizacije. Shranjevanje in pravočasno uničenje računovodskih dokumentov je nujna naloga mnogih računovodij. Najpogosteje je posebna pozornost namenjena zahtevam zakonodaje glede vrstnega reda in pogojev shranjevanja računovodskih dokumentov. Prav ti dve vprašanji bo poskušal razkriti strokovnjak arhivskega podjetja "Delis Archive".
1. Postopek vodenja računovodskih listin – zakaj hraniti dokumente?
Postopek hrambe dokumentov urejajo naslednji glavni dokumenti:
Postopek za shranjevanje računovodskih dokumentov je določen v Zveznem zakonu z dne 21. novembra 1996 N 129-FZ "O računovodstvu", pa tudi v Davčnem zakoniku Ruske federacije.
Člen 17 Zveznega zakona z dne 21. novembra 1996 N 129-FZ "O računovodstvu" določa, da morajo organizacije voditi računovodske dokumente (primarne računovodske dokumente, na podlagi katerih podjetje vodi računovodske evidence, računovodske registre, računovodske izkaze) za roki, določeni v skladu s pravili za urejanje državne arhivske zadeve, hkrati pa najkrajši rok hrambe ne sme biti krajši od pet let.
Podobna zahteva je določena v členu 98 Pravilnika o vzdrževanju računovodstva in finančnega poročanja v Ruski federaciji, ki je bil odobren z odredbo Ministrstva za finance Rusije z dne 29. julija 1998 N 34n.
Davčni zakonik Ruske federacije zavezuje davkoplačevalce, da štiri leta zagotovijo varnost računovodskih in davčnih računovodskih podatkov ter drugih dokumentov, potrebnih za izračun in plačilo davkov. To velja tudi za dokumente, ki potrjujejo prejem dohodka, nastajanje stroškov, pa tudi plačilo (odtegljaj) davkov. Samostojni podjetniki, ki uporabljajo poenostavljeni davčni sistem, morajo upoštevati to normo, razen če zakon določa drugače.
Posebno pozornost je treba nameniti Seznam tipičnih upravljavskih arhivskih dokumentov oblikovana v okviru dejavnosti državnih organov, lokalnih organov in organizacij z navedbo rokov skladiščenja, odobrenih z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 N 558 (v nadaljnjem besedilu - Seznam).
Ta seznam vključuje standardne administrativne arhivske dokumente, ki nastanejo v okviru dejavnosti državnih organov, lokalnih samouprav in organizacij pri izvajanju istovrstnih (skupnih za vse ali večino) funkcij upravljanja, ne glede na obliko lastništva, z navedbo časa hrambe. . Seznam vsebuje dokumente, razvrščene po razdelkih, sestavljene ob evidentiranju dejstev gospodarskega življenja organizacij in navodila za njegovo uporabo. Med razdelki, ki so poudarjeni na seznamu, je zlasti 4. razdelek »Računovodstvo in poročanje«, ki vsebuje pododdelke 4.1. "Računovodstvo in poročanje" in 4.2 "Statistično računovodstvo in poročanje".
Za samodejno določanje rokov shranjevanja računovodskih dokumentov priporočamo uporabo brezplačne storitve "Arhivist Online", ki išče dokumente na treh glavnih seznamih, vključno s Seznamom standardnih administrativnih arhivskih dokumentov, odobrenim z odredbo Ministrstva za kulturo Ruska federacija z dne 25. avgusta 2010 št.
Opozoriti je treba tudi, da v skladu s 5. členom zveznega zakona z dne 22.10.2004 št. 125-FZ "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji" vsi dokumenti, ne glede na vrsto njihovega nosilca, spadajo med arhivske dokumente. To pomeni, da shranjevanje dokumentov velja tako za papirne kot elektronske dokumente.
Želimo vas opozoriti na dejstvo, da od 1. januarja 2013 začne veljati zvezni zakon št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011 "O računovodstvu", v 29. členu katerega je navedeno, da primarni računovodski dokumenti, računovodske registre, računovodske (finančne) izkaze gospodarski subjekt hrani v rokih, določenih v skladu s Pravilnikom o organizaciji državnih arhivskih zadev, vendar ne manj kot pet let po letu poročanja. Kar usklajuje doslej veljavne norme davčne in računovodske zakonodaje.
Dokumenti računovodske usmeritve, standardi gospodarskega subjekta, drugi dokumenti, povezani z organizacijo in vodenjem računovodstva, vključno s sredstvi za zagotavljanje reprodukcije elektronskih dokumentov ter preverjanje pristnosti elektronskega podpisa, so predmet hrambe pri gospodarski subjekt najmanj pet let po letu, v katerem so bili zadnjič uporabljeni za sestavo računovodskih (finančnih) izkazov.
2. Odgovornost za nepravilno hrambo knjigovodskih listin
Najprej je vodja odgovoren za organizacijo hrambe dokumentov organizacije, vključno s primarnimi računovodskimi dokumenti. Za varnost primarnih računovodskih listin, računovodskih registrov in računovodskih izkazov je odgovoren tudi glavni računovodja zavoda.
Dokumentacija se lahko izgubi zaradi naravnih nesreč ali nezakonitih dejanj tretjih oseb. Če so dokumenti izginili zaradi nečih nezakonitih dejanj (na primer kraje), morajo to dejstvo potrditi organi pregona. Izgubo dokumentov zaradi naravnih nesreč obravnavajo tudi pristojni organi. V primeru požara je to lahko potrdilo gasilskih organov.
V primeru izgube primarnih računovodskih dokumentov vodja organizacije v skladu s točko 6.8 Pravilnika o dokumentih in upravljanju z dokumenti s svojim ukazom imenuje komisijo, ki razišče razloge za izgubo.
Pomanjkanje primarnih dokumentov, ki bi utemeljevali izvršitev kakršne koli poslovne transakcije, v skladu s čl. 120 Davčnega zakonika Ruske federacije se nanaša na hude kršitve pravil za obračunavanje prihodkov in odhodkov, ki se razumejo kot:
Kar zadeva odgovornost za neupoštevanje pravil za shranjevanje računovodskih dokumentov, je lahko tako upravna kot davčna. Kot je navedeno zgoraj, je odsotnost primarnih dokumentov, računovodskih registrov huda kršitev pravil za obračunavanje prihodkov, odhodkov, predmetov obdavčitve in pomeni globo od 5.000 do 15.000 rubljev. (člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije).
Upravna globa se v tem primeru lahko naloži tako za kršitev arhivskih zahtev za shranjevanje dokumentov (člen 13.20 upravnega zakonika - 300-500 rubljev) kot za hudo kršitev računovodskih pravil, če zaradi pomanjkanja dokumentov računovodski izkazi so izkrivljeni (člen 15.11 upravnega zakonika - 2000-3000 tisoč rubljev).
Uničenje dokumentov brez upoštevanja časa njihovega hrambe je nezakonito. in pomeni upravno odgovornost. V skladu s čl. 13.20 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije določa upravne sankcije za kršitev pravil za shranjevanje, izpolnjevanje, računovodstvo ali uporabo dokumentov v obliki opozorila ali naložitve upravne globe.
3. Uničenje dokumentov glede na čas njihovega shranjevanja
V skladu z klavzulo 1.1 Vzorčnega pravilnika o stalni strokovni komisiji institucije, organizacije, podjetja, odobrenega z ukazom Rosarhiva z dne 19. januarja 1995 N 2 za preučitev vrednosti dokumentov, ustvarjenih med dejavnostmi organizacije, pri izbiri in za njihovo pripravo za predajo v državno hrambo organizacija v arhivu oblikuje stalno strokovno komisijo.
Vključuje najbolj usposobljene strokovnjake iz vseh obstoječih strukturnih oddelkov podjetja, ki lahko ocenijo vrednost nekaterih vrst dokumentov. Sestavo strokovne komisije potrdi vodja organizacije. Strokovna komisija v organizaciji se ukvarja z izborom dokumentov za stalno in začasno hrambo, odloča tudi o uničenju dokumentov, ki so jim potekli roki hrambe.
Ta strokovna komisija preuči vrednost dokumentov v fazi njihove priprave za arhivsko hrambo in izbere dokumente organizacije za nadaljnje hrambo in uničenje. V skladu s tem mora likvidacijska komisija ustanoviti strokovno komisijo in opraviti pregled vseh razpoložljivih dokumentov organizacije.
Na podlagi rezultatov pregleda dokumentov likvidacijske komisije je treba organizirati postopek za uničenje dokumentov, ki jim je potekel rok hrambe. Načela fizičnega uničenja dokumentov so določena v točki 9.9. Nacionalni standard Ruske federacije "Sistem standardov za informacije, knjižnico in založništvo. Upravljanje z dokumenti. Splošni pogoji. GOST R ISO 15489-1-2007 ", odobren z ukazom Rostekhregulirovanie z dne 12.3.2007 N 28-st.
V skladu z zveznim zakonom z dne 22.10.2004 N 125-FZ "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji" med likvidacijo nevladnih organizacij, arhivskih dokumentov, dokumentov o osebju, pa tudi arhivskih dokumentov, izrazov, oblikovanih med njihove dejavnosti in vključene v Arhivski sklad Ruske federacije, katerih začasna hramba ni potekla, likvidacijska komisija v urejenem stanju prenese v hrambo v ustrezni državni ali občinski arhiv na podlagi dogovora med likvidacijsko komisijo. in državni ali občinski arhiv. Hkrati likvidacijska komisija organizira naročanje arhivskih dokumentov organizacije v likvidaciji.
Če torej rok hrambe dokumentov ni potekel, mora likvidacijska komisija po ustreznem dogovoru organizirati njihovo naročanje in predajo v državni ali občinski arhiv.
Če organizacija ni vir pridobivanja državnih, občinskih arhivov, se uničenje dokumentov izvede brez soglasja arhivskih organov.
V organizacijah, ki dokumentov ne prenašajo v državni arhiv, se dokumenti, ki jih je treba uničiti, določijo šele po sestavi letnih razdelkov popisov primerov trajne hrambe, glede osebja pa šele po odobritvi vodje organizacija.
Uničenje dokumentov s potečenim rokom hrambe se obvezno sestavi z aktom, ki ga pripravi strokovna komisija in potrdi vodja organizacije. Poenotene oblike takega akta ni, zato mora organizacija razviti svoj obrazec (zakon mora vsebovati vse podrobnosti, ki jih zahteva zakon N 129-FZ) in določiti njegovo uporabo v računovodski politiki podjetja. Še enkrat vas opozarjamo, da mora neodvisno razvita oblika akta vsebovati vse pogoje, ki jih zakon N 129-FZ šteje za obvezne.
Dokumenti se uničijo le, če se za določeno obdobje opravi popis. Če se obdobje, ki ga zajemajo dokumenti, ne popravi, jih ni mogoče uničiti. Začetek roka hrambe dokumentov je 1. januar v letu, ki sledi letu, v katerem so bili sestavljeni (ali upoštevani). Na primer, obdobje hrambe datotek, ustvarjenih v letu 2010, se začne od 1. januarja 2011.
Opozoriti je treba tudi, da ne glede na to, ali je organizacija vir pridobivanja državnih arhivov ali ne, lahko izbor zadev za uničenje opravi specializirano (arhivsko) podjetje. Ta pristop omogoča:
Za shranjevanje dokumentov lahko organizacija uporabi storitve specializiranega arhivskega podjetja (skladiščenje dokumentov zunaj mesta) ali ustvari svoj arhiv. Pravica organizacije do ustvarjanja arhiva je zapisana v zveznem zakonu z dne 22. oktobra 2004 N 125-FZ "O arhiviranju v Ruski federaciji".
Če organizacija hrani dokumentacijo doma, je treba za te namene v podjetju dodeliti ločen prostor, ki je običajno opremljen s posebnimi policami ali regali. Če so v arhivskem prostoru okna, naj bodo nameščene zavese ali žaluzije, sicer dokumentov ne bo mogoče zaščititi pred izpostavljenostjo svetlobi, zato ni mogoče izključiti njihove barve. Poleg tega lahko za te namene namesto regalov uporabite tudi prazne omare.
Okenske odprtine je priporočljivo opremiti s kovinskimi rešetkami, še posebej, če se shramba nahaja na prvem ali v kleti stavbe, poleg tega je v arhivu bolje namestiti kovinska vrata. Takšni ukrepi bodo organizaciji omogočili, da se izogne nepooblaščenemu vstopu v arhivske prostore.
Da ne bi porabili veliko časa za iskanje potrebnih dokumentov, bi morala organizacija razviti nomenklaturo zadev, katere kopijo je treba shraniti v sami arhivski sobi.
Opozarjamo vas na dejstvo, da izdajanje računovodskih dokumentov iz računovodstva, pa tudi iz arhiva podjetja zaposlenim v drugih strukturnih oddelkih organizacije praviloma ni dovoljeno. V nekaterih primerih se dokumentacija lahko izda, vendar le z dovoljenjem glavnega računovodje.
Zgoraj omenjena izven pisarniška hramba dokumentov je učinkovit način organiziranja računovodskega arhiva, ki omogoča prenos računovodskih dokumentov v hrambo v strokovni arhiv, opremljen s sodobno opremo (arhivski regali, specializirane škatle, sistemi za nadzor dostopa in požarno varnost). Glavne prednosti te tehnologije so:
To vprašanje si zastavljajo vsi brez izjeme podjetniki, ki so pred kratkim odprli podjetje in niso razumeli zapletenosti sistema. Kako dolgo torej LLC hrani dokumente, leto, dve ali več? To vprašanje lahko podrobno razumete, če preberete točke zveznega zakona št. 125-FZ "O arhiviranju v Ruski federaciji".
Obdobja hrambe računovodskih dokumentov so različna. Kaj lahko rečemo z združitvijo vseh pododstavkov? Računovodske dokumente je treba hraniti v LLC vsaj toliko časa, dokler obstaja možnost, da jih bo zahtevala davčna revizija. V skladu s členom 89 Davčnega zakonika Ruske federacije je treba preveriti obdobje, ki ni daljše od treh let pred odločitvijo o izvedbi te revizije. Se pravi, hranimo ga tri leta, potem pa se začne najbolj zanimivo.
Člen 23 Davčnega zakonika Ruske federacije, pododstavek 8 odstavka 1, nas jasno obvešča, da so davčni zavezanci dolžni hraniti dokumentacijo, ki potrjuje obračunavanje davka, štiri leta in najmanj. Torej gospodje. Ne tri leta, ampak štiri leta skrbno hranimo računovodske dokumente in poskrbimo, da se niti en kos papirja ne izgubi.
Katere posebne dokumente imamo raje in jih hranimo kot zjenico očesa?
Računovodstvo potrjuje tudi pravila za shranjevanje primarne dokumentacije. V skladu z odredbo "o računovodstvu" št. 129-FZ je treba računovodske izkaze hraniti, kot je določeno v pravilih državnih arhivskih zadev. Toda najmanj pet let po tem, ko so bila o njih sestavljena zadnja računovodska poročila.
Kaj se torej zgodi? In dejstvo, da ste dolžni hraniti dokumente strogo za obdobje, v katerem jih lahko zahteva davčna služba za pregled. Se pravi tri leta. Če zaradi pregleda nimate dokumentov, starih pet let, vas lahko kaznuje z globo zaradi neustreznega hrambe dokumentov in nič več.
A v računovodski in davčni divjini ni vse tako preprosto in pregledno. Obstaja dokumentacija, ki bi jo bilo treba hraniti veliko dlje od časovnega okvira, o katerem smo pravkar razpravljali. Kateri so ti dokumenti?
Davčni organi bi se morali tudi pri inšpekcijskih nadzorih ravnati po zakonodaji o davkih in taksah. In seznam tam ni vključen.
Zaključek dejanj: kako dolgo morate hraniti dokumente LLC? Izkazalo se je, da v nič manj kot petih letih in glede osnovnih sredstev in nasploh celotno obdobje obstoja podjetja. Obdobje hrambe dokumentov je treba šteti od 1. januarja po letu, ko so bili ustvarjeni.
V računovodski usmeritvi podjetja je treba določiti, kako in kje naj se dokumentacija hrani, in imenovana oseba, ki je odgovorna za izvajanje tega odstavka, ali celo komisija, sestavljena iz najbolj usposobljenih delavcev.
Mimogrede, dokumentacije ni treba hraniti v pisarni. Zakon ne prepoveduje izbire drugih krajev za shranjevanje, na primer specializiranih arhivskih podjetij. Toda delniška družba mora po zakonu hraniti dokumente, kot so letna poročila in statut, točno tam, kjer je sedež. Mimogrede, hramba dokumentov v elektronski obliki je zakonsko dovoljena z majhnim pridržkom, da bodo dokumenti nujno vsebovali elektronski podpis osebe, ki je odgovorna za sestavo dokumenta. Za shranjevanje dokumentov v elektronski obliki podjetje ustvari informacijski korporativni sistem. Servisira ga certifikacijski center, ki zagotavlja uporabo elektronskega podpisa v elektronskih dokumentih.
Dokumenti, ki so predmet dolgotrajnega skladiščenja, se sčasoma pokvarijo in zbledijo. Da je njihova vsebina berljiva, morajo poskrbeti osebe, ki so odgovorne za hrambo, in jih pravočasno narediti kopije.
Ob likvidaciji podjetja se dokumenti, ki so predmet dolgoročne hrambe, izročijo v arhiv. Če se podjetje reorganizira, se dokumenti prenesejo na organizacijo naslednico. Ko je novo podjetje dodeljeno, prejme osebne mape zaposlenih, ki so se preselili v novo strukturo, in dokumente, ki se nanašajo na področje delovanja novega podjetja.
Uničenje dokumentov. Če želite uničiti dokument, morate najprej sestaviti akt, ki ga bo podpisal vodja podjetja, in šele nato lahko nadaljujete neposredno z uničenjem dokumentov. Poleg tega v aktu ni treba skrbno prepisati vsakega od dokumentov, ki gredo v uničenje. Dovolj je, da prepišemo imena homogenih skupin. Kaj velja za homogene skupine, je treba razmišljati neodvisno. Na primer, računi - se lahko štejejo za homogene dokumente in tako naprej.
Samo zažgati? Odgovor je napačen. V tem primeru je povsem mogoče dobiti težave z okoljskimi storitvami.
Reciklirati kot odpadni papir? Možnost je dobra, ni pa zagotovila, da dokumenti ne bodo končali pri konkurenčnem podjetju, kar ni dobro. Da se to ne bi zgodilo, je treba mape z dokumenti prenesti na odlaganje z računom. Poleg tega je treba odstranjevanje dokumentov izvajati pod nadzorom uslužbenca podjetja, odgovornega za shranjevanje dokumentov.
Prav tako ga je nemogoče preprosto zavreči, ker je po zakonu delodajalec dolžan osebne podatke zaposlenih hraniti zaupno.
Kaj ostane? Najbolj pravilna bi bila uporaba posebnega stroja za rezanje papirja. Na splošno se sami odločite, kako se boste znebili nepotrebnih papirjev.
Da ne bi bilo želje po olajšanju mojega dokumentarnega arhiva pred rokom, bom dodal, da se odsotnost računovodskih registrov ali računov za davčno obdobje šteje za hudo kršitev in se kaznuje z globo pet tisoč rubljev.
In to, če dokumenti manjkajo za eno davčno obdobje. V hujših primerih globa ne bo več 5.000, ampak 15.000 rubljev.
Če je davčna osnova podcenjena zaradi izgube dokumentov, ki potrjujejo dohodek, bo davčni zavezanec plačal globo v višini 10 odstotkov zneska neplačanega davka in ne manj kot enakih 15.000 rubljev.
Mimogrede, v kazenskem pravu obstajajo tudi določbe o zagotavljanju varnosti računovodskih listin. Če se izkaže, da so bili dokumenti poškodovani iz osebnih interesov, se lahko vpletena oseba vrže v zapor za najmanj eno leto. Če se želite podrobneje seznaniti s to točko, glejte člen 352, člen 1 Kazenskega zakonika Ruske federacije za več podrobnosti.
Upoštevajte tudi, da imajo predstavniki arhivskih organov pravico preverjati pravilno shranjevanje arhivskih dokumentov v vaši organizaciji. In potem ste lahko v skladu s členom 13.20 Kodeksa Ruske federacije o kršitvah pravil shranjevanja, računovodstva in pridobivanja ter uporabe arhivskih dokumentov kaznovani z globo od 300 do 500 rubljev ali upravnim predlogom. .
Direktor družbe je odgovoren za oblikovanje prostorov za shranjevanje dokumentov in zlasti arhiviranje, glavni računovodja pa mora te iste dokumente urejeno hraniti in jih pravilno prenašati v arhiv.
