Antreprenorii și angajații de la birou de la locul de muncă se confruntă cu nevoia design corect documente cu mai multe pagini. După cum știți, autoritățile de reglementare și organizațiile de nivel superior sunt pretențioase cu privire la executarea documentelor de afaceri și, prin urmare, apar uneori dificultăți. Să ne dăm seama cum să cusăm și să numerotăm corect documentele, astfel încât, atunci când sunt trimise, să nu apară întrebări inutile.
Se pare că nu pare să existe nimic complicat în coaserea hârtiei. Dar, în realitate, nu totul este atât de simplu. Există anumite reguli prin care se face. Dacă doriți să creați un liant de ziare sau reviste pentru a fi utilizate în cadrul unei organizații, acesta este un lucru. Dar dacă vă confruntați cu sarcina de a pregăti documente pentru arhivă sau impozite sau altundeva, atunci trebuie să abordați lucrarea cu deplină responsabilitate, altfel riscați să recuperați documentele. Motivul refuzului poate fi proiectarea incorectă.
Există o mulțime de astfel de cazuri. Și totul datorită faptului că nu știm cum să cusăm și să numerotăm corect documentele. Este puțin probabil ca un model de proiect să fie furnizat în biroul fiscal sau în arhivă.
Acum există un număr suficient de companii angajate în firmware-ul documentelor. Puteți folosi serviciile lor. Cu siguranță au multă experiență. Vor oferi o gamă largă de huse. Dar acest lucru nu este întotdeauna convenabil. Faptul este că tipografiile pot fi copleșite de comenzi. Și tu, să presupunem, că trebuie să faci urgent această muncă. Cum să fii atunci? Rămâne doar să mă ocup eu de această problemă.
În plus, în condiții de economie, conducerea nu este întotdeauna pregătită să plătească costuri suplimentare și, prin urmare, acest tip de muncă revine secretarilor și contabililor. Acest lucru înseamnă că este mai bine să-ți dai seama o singură dată, astfel încât în viitor să nu existe probleme. Această cunoaștere poate fi utilă.
Am dori să menționăm că nu există standarde uniforme privind modul de coasere a documentelor. Apropo, structuri de stat de asemenea, nu oferi nici o clarificare cu privire la acest scor. Aceasta înseamnă că va trebui să ne dăm seama noi înșine. În acest sens vom fi ajutați de recomandări metodologice privind munca de birou (ordinul lui Rosarkhiv din 23.12.09).
Înainte de a începe lucrul propriu-zis, trebuie să vă pregătiți. Veți avea nevoie de următoarele materiale:
În general, întregul proces poate fi împărțit aproximativ în trei etape. Primul este pregătirea, al doilea este firmware-ul în sine, al treilea este asigurarea document finalizat.
Vorbind despre cum să coaseți documente, trebuie să vă amintiți o astfel de nuanță precum designul copertei. Desigur, tipografia vă va oferi opțiuni frumoase, dar nu sunt întotdeauna necesare dacă este vorba nu despre teză.
Pentru un liant mic, este suficient un capac de hârtie. Dacă se așteaptă o utilizare pe termen lung a depunerii (de exemplu, arhivarea mai mult de 25 de ani), atunci utilizați carton gros.
Capacul poate fi marimea standard(Format A4) și non-standard. Depinde deja de formatul foilor de legat. Coperta trebuie să se potrivească cu dimensiunea documentului.
Când pregătiți hârtii pentru cusut, asigurați-vă că numerotați paginile. Prezența numerotării este O condiție prealabilăînregistrare. - La ce servește? - tu intrebi. Pentru a face imposibilă scoaterea neobservată, scoateți câteva foi. Acest punct este foarte important. Prin urmare, să vorbim despre cum să cusăm și să numerotăm documente. Există câteva nuanțe aici.
Când puneți numerotarea, trebuie să vă amintiți regulile:
Pentru a înțelege cum să coaseți și să numărați corect documentele (un exemplu este dat în articol), trebuie să luați în considerare pas cu pas secvența acțiunilor.
Înainte de aceasta, trebuie să vă asigurați de corectitudinea depunerii. Uitați-vă cu atenție la numerele paginilor. Dacă se dovedește că unele dintre ele lipsesc, atunci puteți introduce numerotarea literelor suplimentare. Toate frunzele vor rămâne sub numerele lor, iar pe cele lipsă ar trebui să scrieți un număr cu foaia anterioarăși o scrisoare.
La greșeli grosolane are sens să tăiați cu atenție ceea ce a fost scris și să faceți intrarea corectă alături. Toate modificările efectuate trebuie să fie reflectate în nota de confirmare.
Înainte de a cusura documentele cu fire, este mai bine să verificați corectitudinea execuției întregului caz. La urma urmei, nu aș vrea să-l brodez mai târziu. De regulă, există mai multe pachete de hârtii în interiorul acestuia. Absolut întreaga listă trebuie să fie listată în inventar. Acesta este întocmit de persoana responsabilă, indicând data. Inventarul nu este numerotat.
Dacă toate documentele sunt pregătite, atunci puteți începe cusătura. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de fire speciale sau puteți utiliza sfori. Desigur, nu are sens să coaseți câteva frunze cu un fir aspru, puteți lua unul obișnuit pliat în jumătate.
Deci, să trecem direct la întrebarea cum să coaseți documente cu fire. Fotografii de la descriere detaliata va servi ca o completare vizuală la algoritmul acțiunilor. Pentru început, trebuie să fixați foile, astfel încât mai târziu să puteți citi cu ușurință informațiile prezentate pe ele. Pentru aceasta, găurile sunt străpunse de la marginea stângă, aproximativ la o distanță de un centimetru și jumătate. Ar trebui să existe trei găuri. Acestea sunt situate una peste alta. Puncțiile pot fi făcute cu un perforator atunci când teancul de foi este mic. Pentru volume groase, veți avea nevoie de un punte. Pregătește firul, dar nu-l face prea lung, șaptezeci de centimetri vor fi suficienți.
Cum se cusură corect documentele? Un exemplu al modului în care se lucrează este prezentat mai jos. Pentru ușurința explicării, să atribuim numere găurilor: sus - 1, mijloc - 2, jos - 3.
Cusutul ar trebui să înceapă din spatele carcasei trecând un ac prin orificiul 2 în față. În acest caz, un capăt al firului va rămâne în urmă. Apoi, printr-o gaură, acul este adus din nou în partea din spate. În momentul în care acul și capătul liber al firului se află în spatele documentului, trebuie să vă deplasați din nou în partea din față și apoi din nou în spate.
Practic ne-am dat seama cum să intermitem documente. Mai este puțin de făcut. Odată ce toate foile sunt fixate, puteți lega în siguranță firele de un nod de pe spatele carcasei.
Trebuie strâns strâns, pentru ca ulterior să poată fi sigilat cu o notă de atestare. Capetele firelor ar trebui lăsate atârnate liber de sub autocolant.
Ei bine, după cum puteți vedea, nu este nimic dificil în a decide cum să coaseți documente cu fire. Fotografiile prezentate în atenția dvs. sunt o confirmare directă a acestui lucru. Trebuie doar să certificăm foile emise.
Aceasta se numește „semnătură de certificare”. Pentru ao face, trebuie să luați o bucată mică de hârtie de 5 x 6 centimetri și să o lipiți pe spate, astfel încât să acopere nodul. Capetele firului trebuie să iasă de sub el și să atârne liber.
Această notă ar trebui să indice câte pagini au fost cusute. Apoi este semnat de director, data și sigiliul organizației. În general, semnătura certificării se face fie de către directorul companiei, fie de unul dintre adjuncți. Sigiliul în sine este așezat astfel încât o parte a acestuia să cadă pe ultima foaie a ambalajului, iar cealaltă pe notă.
Am menționat deja că documentele depuse sunt predate arhivei pentru depozitare, în plus, în activitățile zilnice ale unei întreprinderi, este foarte adesea necesară fixarea pachetelor de foi. Acestea pot fi contracte și rapoarte către autoritățile fiscale sau alte autorități de reglementare. Apropo, autoritățile fiscale sunt, în general, foarte cerințe stricte pe acest scor. Nu este permisă o capsator. Aceasta este considerată o încălcare gravă.
În general, Ministerul Finanțelor chiar dă recomandări proprii cum să flashezi documente. De exemplu, un liant nu poate fi foarte voluminos. Dimensiune optimă- până la cincizeci de pagini. Dacă există multe documente, este mai bine să le împărțiți în mai multe cazuri. Trebuie să existe numerotare continuă în cifre arabe. Frunzele sunt cusute cu un fir grosier, care este neapărat legat pe spatele documentului finit. De sus, nodul este sigilat cu o notă de confirmare, care trebuie întocmită în conformitate cu toate regulile. Nu uitați că numărul de foi al carcasei este fixat pe el. Pentru autoritățile de reglementare, este foarte important să aveți o semnătură pe o notă de asigurare. Numai directorul sau o altă persoană care are autoritatea de a face acest lucru are dreptul să îl pună. Toate acestea sunt certificate printr-un sigiliu. Amprenta sa ar trebui să se afle astfel încât să capteze o parte a foii și a notei. De fapt, toate aceste recomandări repetă informațiile pe care le-am subliniat mai sus. Am considerat necesar să le aducem astfel încât să vă asigurați că faceți totul corect, în conformitate cu instrucțiunile autorităților superioare.
Fiscul impune o cerință fără echivoc pentru integritatea și siguranța nu numai a documentelor în sine, ci și a copiilor. Mai mult, fotocopiile sunt, de asemenea, depuse într-un pachet separat.
Am vorbit în articol despre cum să cusătură în mod corespunzător documente cu fire pentru depunerea la arhivă și autoritățile de reglementare. Uneori apar dispute privind proiectarea documentelor, deoarece nu există niciun document care să ofere explicații precise pe această problemă și chiar cu comentarii. Prin urmare, trebuie să ne concentrăm asupra standardelor adoptate în activitatea de birou. Trebuie să ne amintim că agențiile guvernamentale la care trimiteți lucrări pot avea propriile cerințe pentru înregistrarea lor. Prin urmare, este mai bine să clarificați întotdeauna aceste informații în avans pentru a evita erorile și a returna documentația pentru revizuire. La urma urmei, pot exista nuanțe peste tot.
Doriți să organizați o cantitate mare de documentație? Aflați ce reguli pentru cusut documente trebuie să urmați atunci când utilizați hârtii oficiale în birou sau le transferați în depozitare de arhivă.
Firmware-ul documentului este metodă grozavă sistematizează un volum mare documentație de lucru... Este utilizat atât în munca curentă de birou (de exemplu, la transferul de hârtii pentru verificare), cât și în ... Procesul în sine, în ciuda simplității sale aparente, este important moment organizatoric... Erorile pot avea consecințe grave:
Dacă hârtiile oficiale nu sunt cusute corespunzător, arhiva sau autoritățile guvernamentale de supraveghere pot să nu le accepte pentru depozitare sau verificare.
Documentarea prost structurată poate fi un motiv pentru părțile interesate să refuze să coopereze.
Dacă hârtiile sunt cusute inexact și de calitate slabă, crește riscul de desființare a cusăturii sau de înlocuirea unor hârtii oficiale importante. La rândul său, acest lucru poate complica verificările ulterioare.
Lucrările oficiale intermitente sunt necesare pentru a evita pierderea accidentală a documentației. Dacă folderul este cusut, toate hârtiile din acesta sunt fixate în siguranță și înlocuirea unei singure foi devine dificilă. Acest lucru ajută la protejarea împotriva falsificării. În plus, carcasele cusute sunt mai compacte. Sunt mult mai ușor de depozitat și de organizat.
Este important să ne amintim că nu toate documentele companiei ar trebui să fie capsate, ci doar cele cu mai multe pagini destinate transferului către autoritățile de înregistrare sau de reglementare. De asemenea, documentele și dosarele de licitație sunt cusute înainte de a fi transferate în arhivă.
Există mai multe tipuri principale de documentație care sunt cusute în mod obișnuit:
Printre excepții se numără și documentația depusă la fisc. De regulă, nu este cusut, deoarece complică munca ulterioară cu el.
În prezent unite reguli pentru coaserea documentelor cu fire pe GOST nu exista. Standardul unificat care definește terminologia muncii de birou (GOST R 51141-98 „Munca de birou și activitatea de arhivare”) nu conține o descriere a acestei proceduri. Astfel, pe la nivel legislativ procesul este reglementat numai de recomandările aprobate de Rosarchiv (ordinul nr. 76 din 23.12.2009). În clauza 3.5.3. dintre aceste recomandări privind pregătirea carcaselor pentru transferul la depozitarea arhivelor, este indicat faptul că înregistrare completă cazul prevede, printre alte operațiuni, arhivarea și obligarea cauzei. În apendicele nr. 24 la Acest obiect procedura este descrisă în detaliu.
Datorită lipsei unor reguli stricte fără echivoc, pregătirea documentelor pentru transferul către diferite autorități este semnificativ complicată - trebuie să vă ghidați după diferite recomandări.
Există mai multe moduri comune de îmbinare a documentației.
Mașinile de cusut cărți sau lianții accelerează foarte mult procesul de legare a documentelor. Astfel de dispozitive pentru cusut documente vă permit să fixați un fericit un numar mare de foi folosind un arc din plastic sau metal. Când este fixat pe plastic, folderul poate fi ușor brodat.
În unele cazuri, de exemplu, când , se recomandă utilizarea unui liant termic. Acesta este un dispozitiv pentru lipirea adezivă fără sudură. O astfel de lipire este optimă pentru un număr mare de foi (peste 80-100).
Cusătura documentelor cu ochiuri din metal sau plastic este destul de frecventă.
Mașinile de legat cărți sunt, de asemenea, utilizate pe scară largă, ceea ce vă permite să efectuați cusături clasice cu un ac și un fir. Utilizarea unui liant este optimă pentru majoritatea documentelor oficiale.
Pentru cusături, de regulă, se utilizează sfori de banc, bandă lavsan sau fire speciale de cusut. Dacă aceste materiale nu sunt la îndemână, puteți utiliza fire dure obișnuite. Dacă cearșafurile sunt cusute cu fir de cusut din bumbac, acestea sunt pliate de mai multe ori, astfel încât fixarea să fie mai fiabilă.
Uneori, atunci când alegeți fire, puteți vedea abrevierea „LSH” în nume. De exemplu, fir lavsan pentru coaserea documentelor LSH-210. Aceasta este o denumire a tipului de fir și a densității sale liniare. Acest marcaj înseamnă că firul este realizat din fibre de poliester și are o densitate de 210 tex. Astfel de fire sunt rezistente la acizi, solvenți organici, cei mai slabi alcali, microorganisme și mucegai, umiditate ridicată, temperaturi extreme. Sunt durabile și ușor de utilizat.
Sunt necesare autocolante pentru a fixa firul pe partea din spate a tivului. Acestea conțin informații despre numărul de coli și îndeplinesc funcția de confirmare a tipăririi ... Există o serie de cerințe pentru proiectarea unor astfel de autocolante:
Orice documentație trebuie pregătită mai întâi pentru cusături:
Pentru cusătura în trei puncții, este necesar să faceți 3 găuri în picior de-a lungul marginii stângi, la o distanță de cel mult 3 cm una de cealaltă. Decalajul de la marginea foii este de 15 - 20 mm, de la text - 15 mm. Lungimea firului necesar este de 70-80 cm.
Firul trebuie trecut prin gaura din spate cu partea din spate picioarele prin orificiul din mijloc, lăsând 7 cm în exterior pentru a fixa cu autocolantul „Numerotat, dantelat și sigilat.” Apoi, trebuie să treceți firul prin orificiul superior și, revenind în partea din spate, prin cea inferioară. De îndată ce deoarece este din nou deasupra piciorului, trebuie să treacă din nou prin gaura din mijloc și să se răstoarne.
După aceea, firul poate fi tăiat, lăsând 7-8 centimetri și legat de restul existent. Pe nodul rezultat, trebuie să lipiți un autocolant cu o asigurare, lăsând capetele firului în afară.
Cusutul documentelor în 4 puncții se realizează în mod similar. Diferă prin faptul că distanța dintre găuri nu trebuie să depășească 15 milimetri.
În primul rând, firul este trecut din partea din spate a piciorului prin a doua gaură superioară. După aceea, prin gaura superioară, firul este adus înapoi în partea din spate. Apoi - din nou în a doua gaură de sus și apoi - de la față la viraj prin a treia. Apoi firul este adus pe față prin cea de-a patra gaură și filetat în a treia gaură pentru a-l aduce înapoi în partea din spate a piciorului. În acest moment, procesul de cusătură poate fi considerat complet. Tot ce rămâne este să legați un nod și să lipiți un autocolant peste acesta cu informații despre numărul de foi din liant.
cat de mult ani se duc disputa despre soarta cărților, ziarelor, documente pe hârtie? Nu devine mai mic, nici primul, nici al doilea, nici al treilea. Poate că doar ritmul de creștere scade. Uneori devine necesar să legați documente pe mai multe foi. Nu puteți face acest lucru cu un capsator, dar îl puteți lipi. Cum să fii? Necesar documente de bază... Da, exact cusături! Adică, trebuie să luați fire, un ac și să fixați toate documentele. A cum se capsează corect un document NS? Niciunul dintre organismele care necesită acest lucru nu dă instrucțiuni detaliate, reguli și modele. Deși, s-ar părea, bine, să vă facă o fotografie cum să capsăm documenteși toată lumea va fi mai bună. Și, la urma urmei, documentele trebuie cusute corect și nu așa cum v-ați dorit, ci „corect” - din cuvântul „regulă”. Capsarea documentelor în mod corect oferă dificultatea maximă pentru contrafacere și, prin urmare, este considerată cea mai sigură modalitate de a păstra un document cu mai multe pagini (mai multe foi).
Din păcate, nu există instrucțiuni și reglementări clare (acele „reguli”) pentru firmware-ul documentelor. Dar există cerințe generale proprii diferite cazuri, de exemplu, recomandări generale pentru firmware documentele A4 pot fi extrase din Recomandările metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele federale executiv, aprobat. Prin ordinul lui Rosarkhiv din 23 decembrie 2009 N 76 și din GOST R 51141-98 "Lucrări de birou și afaceri de arhivare". Cu toate acestea, majoritatea acestor reglementări se referă la documente stocate mai mult de 10 ani și, așa cum ar trebui să știe contabilii, statul obligă să stocheze anumite documente ale întreprinderii pentru un anumit număr de ani, adică să efectueze stocarea arhivelor și apoi transfer din nou sigur documente de arhivă la arhivele statului. Dar toate acestea sunt „flori”, mai relevante și care necesită atenție vor fi situațiile în care inspectoratul fiscal solicită copii ale documentelor și apoi documentele solicitate trebuie întocmite la cererea Serviciului Fiscal Federal. La rândul lor, aceste cerințe se bazează pe Codul fiscal al Federației Ruse Art. 93. Solicitarea documentelor la efectuarea audit fiscal, precum și pe o nouă comandă pentru 2019 a Serviciului Federal Fiscal din Rusia din 07.11.18 nr. ММВ-7-2 / [e-mail protejat]
În general, pricepere capsați corect documentele poate fi nevoie de mai multe ori. De exemplu, atunci când trimiteți rapoarte, trebuie să legați documentele către FIU, precum și să fixați documente contabile pentru impozite (de exemplu, poate fi o carte de venituri și cheltuieli *) etc. Uneori trebuie să faceți cusătura documentelor în bancă angajaților departamentelor relevante. În cele din urmă, trebuie să coaseți în mod constant contabilitatea și documente de numerar, faceți acest lucru atunci când pregătiți documente pentru o ofertă, precum și atunci când trimiteți documente pentru stocarea arhivelor.
În principiu, toți contabilii lucrează cu software de contabilitate, fără ei acum nimic. Dar semnificație juridică cel mai adesea au hârtii, tk. documente în e-mail forma forța juridică au doar dacă sunt semnate semnat digital... Și în acest caz, duplicarea pe hârtie nu este necesară. Acest lucru se aplică facturilor și multor alte documente. În principiu, dacă doriți să încercați să lucrați fără hârtie sau să o reduceți și să efectuați toate calculele cu ușurință 🙂, puteți apela la departamentul de contabilitate online numărul unu din Rusia - „Kontur Contabilitate” de la toți contabilii SKB Kontur. Cel mai popular departament de contabilitate, pentru care se utilizează contabilitatea online, este cel salarial - are cel mai accesibil tarif - 1.500 de ruble pe trimestru (inclusiv raportare)! Aceasta este o alternativă foarte interesantă la 1C și puteți lucra cu baze de date descărcate de la 1C! Mulți vor fi surprinși, dar lucrul în conturul contabil nu trebuie să învețe, cu atât mai puțin să treacă cursuri plătite, nu este nevoie să implementați, să licențați, să apelați un programator etc. Noțiuni de bază / lucru este foarte ușor, după o înregistrare rapidă și ușoară intreaga luna munca, puteți utiliza serviciul:
Dar toate acestea sunt bune și frumoase, dar departamentul de contabilitate va trebui să lucreze cu hârtii pentru o lungă perioadă de timp și trebuie făcut acum! Și din moment ce trebuie să coaseți diferite documente având sens diferit, forma foilor, grosimea carcasei (pachete de foi), apoi recomandările / regulile / practica au mai multe opțiuni pentru instrucțiuni pas cu pas. Probabil, pentru comoditate, trebuie să împărțiți obiectele de cusut:
1) mai multe foi A4
2) contabilitate, inclusiv documente de numerar, documente
Pur diferență externă- primele sunt capsate singure (de regulă, fiecare document este capsat separat), acestea din urmă pot fi capsate în cazuri (fiecare caz poate consta din orice număr de documente), respectiv, pot avea cruste de carton.
Pentru a-ți da seama, poți vedea chiar o fotografie cu cusături de documente exemplu simplu- pentru un document format din mai multe foi A4:
Dar dacă doriți să urmăriți o instrucțiune video, atunci puteți face referire la aceasta. Pentru ca videoclipul să nu dubleze fotografia, se va da o situație diferită atunci când documentele pot / trebuie capsate în partea superioară stânga colţ:
Deci, ce trebuie să pregătiți înainte de capsarea documentelor:
- documentele)
- tipărirea (dacă există, nu este întotdeauna necesară, dar este puțin probabil să fie de prisos)
- fire (dure)
- un ac
- perforator
- lipici de papetărie
- hârtie pentru autocolante cu dimensiuni de aproximativ 4 * 6 cm
Apoi, în stânga foii, la o distanță de aproximativ jumătate din câmp fără text, se fac găuri cu un ac în cantitate de trei până la cinci bucăți. Puncțiile trebuie amplasate simetric la o distanță de 3 cm și strict verticale.
Deci, să ne ocupăm de toate în ordine.
1) Pregătirea documentelor.
Mai întâi trebuie să faceți găuri (găuri), pentru majoritatea documentelor este suficient să faceți trei. Puncțiile (găurile / găurile) trebuie amplasate simetric și strict vertical. Dacă trebuie să coaseți documente cu fire, iar documentele constau din mai multe foi, puteți face găuri cu un ac, adică imediat „coaseți”, deși puteți lucra cu un perforator. Pentru documentele critice, cel mai bine este să faceți cinci găuri. Se crede că cusătura documentelor cu fire prin trei găuri nu este suficient de fiabilă, rămâne posibilitatea înlocuirii. Iar firmware-ul prin 5 găuri este limita de protecție a documentelor de care este capabil firmware-ul. Găurile ar trebui să fie amplasate în stânga, de regulă, toată lumea are experiență în „perforarea” foilor și introducerea lor în lianți, deci nu ar trebui să existe dificultăți, deoarece, de fapt, locația găurilor pentru capsarea documentelor este identică .
De asemenea, trebuie remarcat faptul că este ușor să faceți găuri pentru mai multe foi A4, dar perforarea este concepută pentru o anumită grosime a unui pachet de foi. Dar ce se întâmplă dacă, de exemplu, trebuie să capsați documente în numerar într-un pachet gros? În acest caz, merită să folosiți un punte (probabil că nu este ușor să îl găsiți în birou) sau, dacă cazul este foarte dificil, de exemplu, trebuie să coaseți documentele contabile într-un pachet foarte gros, atunci puteți folosiți un cui ascuțit și un ciocan. Scopul nu este clerical, dar ce trebuie făcut.
Apoi, în document (e), va trebui să numerotați foile: mai întâi trebuie să scoateți agrafele, apoi aranjați documentele în ordine și numerotare de la prima foaie până la ultima.
2) Cusături.
De obicei, documentele trebuie capsate cu fir, dar uneori pot fi utilizate și benzi subțiri (așa cum se arată în videoclipul de mai sus). Deși, mulți contabili preferă să cusească documente nu cu orice fir, ci cu sfori de bănci sau fire de cusut LSH-210. Adică, este de dorit, totuși, un fir dur.
Documentele sunt cusute de două ori, pentru rezistență, iar restul firului este adus în partea din spate din gaura centrală și tăiat, dar ar trebui să rămână aproximativ 6 cm din capătul liber. După aceea, firele sunt legate într-un nod, astfel încât să puteți lipi o bucată de hârtie cu o imprimare pe ele (a se vedea fotografia / video de mai sus)
3) Certificarea unui document legat
Mai întâi trebuie să pregătiți o hârtie cu autocolante, puteți face acest lucru, de exemplu, într-un Word, prin crearea unui tabel și completarea acestuia. Apoi imprimăm foaia și decupăm masa. Probă:
Cusute, numerotate, semnate
și ștampila ___ (_______________________) foaie ___
Director general
CJSC "CJSC"
I.I. Ivanov
Trebuie să alegeți hârtie de hârtie, deoarece nodul ar trebui să fie clar vizibil, respectiv hârtia groasă nu poate fi utilizată. Lipiți hârtia autocolantă astfel încât să acopere nodul și o parte din lungimea firelor, care ar trebui să fie libere (vezi foto / video). Trebuie să lipiți această hârtie pe lipici de papetărie (sticlă lichidă). Apoi se pune un sigiliu și se pune o semnătură (de către șeful organizației sau o persoană autorizată), în timp ce marginile semnăturii și sigiliului trebuie să depășească limitele hârtiei autocolante. După aceea, amprenta sigiliului și nodul firului sunt acoperite cu adeziv deasupra. Acesta din urmă nu este întotdeauna necesar, de exemplu, un extras din registru va fi abordat de către autoritățile fiscale, dar sigiliul și semnătura nu vor fi umplute cu lipici. Deci, trebuie să determinați independent gradul de importanță al documentelor care trebuie capsate. Severitatea maximă la capsarea documentelor este de obicei acordată celor mai importante documente contabile. La urma urmei, auditorii, auditorii sunt oameni fără milă în ochii lor și fără inimă 🙂 Și așa cum să capsăm documentele corect nimeni nu învață pe nimeni, atunci când verifică, pot găsi cu ușurință vina.
La urma urmei, există și situații controversate.
Uneori nu este vorba cum să capsăm documentele corect, și dacă este necesar să se facă deloc. Faptul este că autoritățile de reglementare solicită uneori certificarea copiilor. Și opțiunea cu alternativă - atunci când toate documentele sunt depuse, s-ar putea să nu fie plăcută. De exemplu, a existat un astfel de caz.
Inspectorii au cerut documente de la companie. Contribuabilul a depus copii ale acestora împreună și la data de ultima foaie puneți o inscripție care să indice numărul de foi, sigiliul companiei și semnătura reprezentantului. Inspectorii nu au luat dosarul - spun ei, fiecare copie ar fi trebuit certificată separat. Contribuabilul s-a adresat instanței cu o cerere de obligare a inspectoratului să accepte documente certificate prin metoda companiei.
Instanța a confirmat taxa (rezoluția Serviciului Federal Antimonopol din districtul Moscovei din data de 05.11.09 nr. KA-A41 / 11390-09). Chiar dacă toate foile erau cusute și numerotate, judecătorii au decis acest lucru Codul fiscal necesită certificarea fiecărui document separat.
Deci, înainte de a coase, ar trebui să aflați exact ce vor autoritățile de reglementare. Mai ales în cazul unui control (banda care se apropie etc.)
Ce este util pentru un contabil să știe:
Documentele semnate digital sunt aproape niciodată duplicate pe hârtie și nu necesită, respectiv, stocare, capsare etc. Sunt depozitate în în format electronicîn arhivele electronice ale unui operator de telecomunicații specializat. În special, întreprinderile cu caracter simplificat, imputat sau general sistemul fiscal se poate face folosind contabilitatea online deja menționată, care are de la auto-reînnoire gratuită calendar individual raportarea către service a oricărui număr de companii. Desigur, poate fi considerat o alternativă la 1C și la altele programe de contabilitate, dar, de fapt, acesta este un salt calitativ în automatizarea muncii unui contabil. Arhiva electronică este creată singură, nu este nevoie să trimiteți documente undeva, actualizări ale formularelor de raportare, proceduri de calcul, formule etc. are loc la nivel central și nu necesită nicio acțiune din partea utilizatorilor, calendarul de raportare al întreprinderii este întotdeauna actualizat, la îndemână și are nevoie doar de ceea ce trebuie făcut în conformitate cu această întreprindere când se apropie sarcinile, sistemul notifică acest lucru prin e-mail, prin SMS și în cont personal apare o notificare, puteți viziona un videoclip despre alte facilități și cel mai important - încercați! Și nu într-o versiune demo dezactivată, ci într-un sistem complet funcțional în termen de o lună de la înregistrare. Apropo, noilor utilizatori ai conturului Kontur li se oferă cadouri care nu se găsesc aproape nicăieri - la o lună după înregistrare ca cadou, un sfert ca cadou după trecerea la orice tarif plătit. Astfel de cadouri sunt oferite pentru o promoție pentru noii utilizatori, un cod promoțional de 5000, îl puteți introduce în Kontur Accounting numai pe pagina de înregistrare, câmpul corespunzător este întotdeauna vizibil. Pe de o parte, este atractiv și plăcut, pe de altă parte, este doar o necesitate, chiar dacă este ușor de conectat la circuitul contabil și este ușor de deconectat, dar cunoașterea fundamentală a unor noi oportunități pentru un contabil necesită încă efort și, cel mai important, este necesar ca nevoile să coincidă cu posibilitățile ... Prin urmare, s-au făcut atât de multe lucruri pentru noii utilizatori 🙂
* Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 decembrie 2005 N 167n „Cu privire la aprobarea formularului din Cartea de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor organizațiilor și antreprenorilor individuali care aplică sistemul simplificat de impozitare și procedura de completare a acestuia afară ":
1.5. Cartea de venituri și cheltuieli trebuie să fie dantelată și numerotată. Pe ultima pagină din Cartea veniturilor și cheltuielilor, numerotată și dantelată de contribuabil, este indicat numărul de pagini conținute în aceasta, care este confirmat de semnătura șefului organizației ( antreprenor individual) și sigilat cu sigiliul organizației (antreprenor individual - dacă există), și, de asemenea, certificat prin semnătură oficial Autoritatea taxelorși este sigilat cu sigiliul autorității fiscale înainte de începerea conduitei sale. Pe ultima pagină a Registrului de venituri și cheltuieli, numerotată și înșirată de contribuabil, care a fost păstrată în formă electronică și afișată la final perioada de impozitare pe suport de hârtie, este indicat numărul de pagini conținute în acesta, care este confirmat de semnătura șefului organizației (antreprenor individual) și sigilat cu sigiliul organizației (antreprenor individual - dacă există), și, de asemenea, certificat prin semnătura un funcționar al autorității fiscale și sigilat cu sigiliul autorității fiscale.
Fiecare organizație acumulează treptat materiale care, după expirarea termenului, pot fi transferate în fonduri de arhivă. De obicei, cazul este predat arhivarului după un an, după finalizarea documentelor.
În acest scop, cazul este pregătit conform formularului. Această procedură include mai multe puncte obligatorii:
Draga cititorule! Articolele noastre spun despre soluții tipice probleme legale dar fiecare caz este unic.
Dacă vrei să știi cum să vă rezolvați exact problema - contactați formularul de consultant online din dreapta sau sunați telefonic.
Este rapid și gratuit!
Depunerea documentelor trebuie făcută de o persoană care are autoritatea corespunzătoare pentru a face acest lucru.
La prima vedere, procedura de depunere a documentelor nu prezintă nicio dificultate, dar faptul este că nu există o singură ordine de depunere comună pentru toți. Este cu atât mai interesant cu privire la faptul că un angajat al unei autorități fiscale sau arhivistice are dreptul de a returna în mod greșit, în opinia sa, lucrările depuse, iar această circumstanță nu face decât să mărească condițiile de circulație a hârtiei, deși există GOST aprobate care reglementează această procedură.
Orice ar fi fost, regula generala următoarele: dacă documentul include două sau mai multe coli, acestea trebuie să fie cusute.
În unele situații, documentele neterminate pur și simplu nu sunt acceptate.
Cei care intenționează să poată coase documente trebuie neapărat:
Cel mai adesea trebuie să vă ocupați de depunerea contabilității, numerarului și alte documente de birou, de exemplu:
Dacă există documente importante nu pot fi transmise în formă originală, copiile certificate ale acestora sunt depuse.
Pentru a capsa un document, trebuie să achiziționați:
Procesul de cusătură include următorii pași:
Există de obicei trei moduri de a lega un document cu fire: folosind trei, patru și cinci găuri.
Diferite documente sunt cusute în moduri diferite:
Desigur, puteți utiliza regulile generale, dar trebuie amintit că unele structuri adaugă propriile nuanțe la această procedură, care trebuie luată în considerare.
Pentru a evita confuzia în foi și, de asemenea, pentru a nu se pierde, documentul trebuie numerotat. Această procedură este cea mai importantă pentru cusături și se distinge prin subtilitățile și regulile sale specifice:
Formatele mari sunt cusute după cum urmează:
Dacă cazul are o numerotare proprie într-o revistă sau broșură, aceasta nu se schimbă numai atunci când coincide cu cea generală. În toate celelalte cazuri, renumerotarea trebuie efectuată, iar foile trebuie să treacă prin lista generală.
Dacă materialele se află într-un plic special, acestea sunt numerotate individual. Plicului (pachetului) i se atribuie propriul număr, care este notat în inventar. Totul din pachet trebuie să fie listat în inventar separat atașamente.
Când sunt implicate mai multe părți sau volume, fiecare parte este numerotată de la sine.
În cazul unei greșeli la numerotarea paginilor, numărul greșit este tăiat oblic, iar cel corect este pus lângă el și certificat prin semnătură.
Când greșelile sunt întâlnite în foarte un numar mare, toate foile trebuie renumerotate complet, vechea înregistrare de certificare este tăiată și se întocmește alta. Ca excepție, este permisă desemnarea paginilor folosind literele: 4a, 4b etc.
Când toate foile sunt numerotate, totul se încheie cu o inscripție de certificare, care indică câte foi sunt depuse în total, care este starea fotografiilor încorporate, hărți, decupaje (posibil rupte, deteriorate), există vreun fel de foi lipsă etc. Apoi se aplică o semnătură cu o decodificare a prenumelui și inițialelor care au depus dosarul persoanei respective. Înregistrarea s-a încheiat cu indicarea datei și formatului foilor.
Pentru comparația de control a paginilor legate, se face un inventar, care nu este numerotat și se află la începutul cazului.
Se afirmă:
Forma inventarului atașamentului poate fi tabelară, unde este indicat:
Orice document pregătit pentru livrare trebuie să conțină un inventar general. În plus, atașamentele sub formă de plicuri pot conține stocuri separate.
Documentele sunt capsate pentru a le asigura integritatea. Numerotarea consecutivă, precum și fixarea foilor cu un cablu sau fir, rezolvă complet această problemă.
Uneori dantelarea este necesară conform regulilor stabilite de organizație, uneori conform legii. În acest articol, vom analiza cum să spălați corect documentele în biroul de lucru.
În munca de birou, documentația este cusută cel mai adesea pentru a o transfera în arhivă sau când o furnizați băncii și altora institutii financiare... De asemenea, firmware-ul documentelor este necesar atunci când trimiteți rapoarte în fonduri extrabugetareși la Serviciul Fiscal Federal. Documentul nu trebuie doar să fie cusut, ci și numerotat. Hârtiile sunt cusute fie cu fir sau bandă, fie folosind mașini speciale.
Firmware următoarele tipuri documentație:
De asemenea, este necesar să coaseți foile de documentație atunci când depuneți o cerere de participare la o ofertă și în alte cazuri.
Video - cum să cusuiți cazurile înainte de depunere:
Cadrul de reglementare care reglementează astăzi procedura de documentare intermitentă este foarte larg, cu toate acestea, majoritatea actelor de reglementare nu au fost actualizate de mult timp.
Deci, actul principal care reglementează procesul de documentare intermitentă este ordinul Ministerului Federației Ruse pentru Impozite și Taxe din 18.04.2003, care conține orientări generale prin umplere anumite tipuri hârtii, inclusiv firmware-ul lor.
În plus față de acest document, se pot distinge următoarele reglementări:
Video - cum să arhivați corect cazurile:
Firmware-ul documentației în unele domenii de activitate este reglementat prin decrete separate ale organizațiilor responsabile pentru zonă. Deci, firmware-ul din bancar reglementează Instrucțiunea Băncii Centrale a Federației Ruse "Cu privire la hârtie în Banca centrală RF ".
Cerințe pentru depunerea documentelor către instituțiile statului diferă de cerințele pentru lucrări la livrare, de exemplu, la arhivă. Deci, pentru a depune lucrări în instanță sau oficiu fiscal trebuie să urmați regulile de mai jos:
Se impun cerințe speciale rapoarte contabile, în timp ce nodul de pe ultima pagină ar trebui să fie sigilat cu hârtie de țesut.
Documentele pot fi cusute cu fir, dantelă sau panglică. Acest proces trebuie luat în mod responsabil, deoarece dacă firmware-ul este de calitate slabă, slab, atunci hârtia poate fi ușor separată, ceea ce nu trebuie permis, deoarece sunt cusute astfel încât să nu puteți pune un alt document pe ele sau să pierdeți o parte din acesta .
Mai mult, dacă coaseți hârtie pentru depunere organele guvernamentale, atunci un firmware executat incorect poate duce la faptul că Serviciul Fiscal Federal, fondurile extrabugetare sau instanța vor refuza pur și simplu să le accepte.
Firmware-ul cu 2 găuri în sine este simplu. Găurile pot fi făcute fie cu un ac, fie cu un perforator. Desigur, este mai ușor să înfileți firul, banda sau șirul prin orificiile făcute de perforatorul.
Puncțiile trebuie să fie pe marginea stângă a foii (ca în carte obișnuită) la aproximativ 1-2 cm de acesta. După ce străpungeți hârtia, trebuie să treceți firul prin gaură de mai multe ori și să legați capetele firului într-un nod de pe ultima pagină.
Un videoclip care arată cum sunt cusute documentele cu fire prin 2 găuri:
În colțul din dreapta sus al fiecărei foi, trebuie să puneți numărul paginii ordinale.
După aceea, documentația cusută trebuie fixată prin lipirea hârtiei de 3x5 cm de capetele firului, astfel încât capetele să privească de sub el. Pe hârtie este pusă inscripția „Cusută și numerotată” și se indică și numărul de pagini. După aceea, în funcție de locul în care vor fi furnizate hârtiile, detalii precum semnătura oficialului, sigiliul, data sunt puse pe hârtie.
Situația cu cusături cu trei puncții este oarecum mai complicată, mai ales dacă străpungi imediat foile cu un fir și un ac și nu folosești un perforator. Urmați pașii de mai jos pentru a coase hârtia cu trei găuri instrucțiuni pas cu pas cu diagrama:
Videoclipul explică clar cum să coaseți documentele în 3 găuri:
Acest tip de firmware se face numai pentru documentele care au statut special importanţă.
Pentru a îmbina documentația în 4 găuri, respectați urmând schemași instrucțiuni pas cu pas:
Dacă documentul care trebuie capsat conține mai multe foi, atunci puteți pregăti în prealabil patru găuri folosind un perforator, un burghiu sau o mașină specială.
Dacă documentele sunt cusute corect, rămâne să numerotați foile și să lipiți hârtia deasupra pachetului cu inscripția „Cusute, numerotate și sigilate cu ______ (_____________) foi” și să puneți detaliile necesare ale persoanei care certifică (poziția, semnătură și nume complet).
Video - cum să coaseți o carcasă cu 4 găuri:
Unele hârtii pot fi capsate la colț, adică în colțul din stânga sus. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți una sau două găuri în colț și să treceți firul prin ele de mai multe ori.
Video - un eșantion de documente de cusut prin colț:
O foaie de hârtie, ca și în alte cazuri, este lipită de un nod de fir, sunt puse pe ea cerințele necesare certificării.
În majoritatea cazurilor, numerotarea foilor în timpul coaserii nu provoacă dificultăți, cu toate acestea, trebuie luate în considerare unele nuanțe:
După intermitent și numerotarea foilor, pachetul de documentare trebuie să fie certificat. Pentru a-l asigura, hârtia este lipită de nodul firului pe partea din spate, astfel încât să lase capetele firului libere.
Pe hârtie, trebuie să indicați numărul de coli (atât în cifre, cât și în cuvinte). Dacă în documentul legat există foi rupte sau deteriorate, acest lucru poate fi indicat și pe hârtia de certificare.
Mai mult, numele, poziția și semnătura persoanei care a cusut foile sau le certifică (de exemplu, capul) sunt indicate pe acesta. Un sigiliu este plasat deasupra hârtiei astfel încât amprenta sa să fie atât pe hârtia de certificare, cât și pe ultima foaie.
Când clipește, funcționarul poate permite întreaga linie greșeli care, din fericire, pot fi corectate. Să luăm în considerare cele mai comune:
Documentele trebuie să fie intermitente pentru a exclude posibilitatea înlocuirii sau inserării foilor în acesta. În funcție de importanța documentului, acesta poate fi cusut în 2, 3 sau chiar 4 găuri. După clipire, foile sunt numerotate și o hârtie de certificare este atașată la ansamblu, indicând numărul de foi și numele martorului. Pe partea de sus a hârtiei este ștampilată, data și alte detalii necesare.
Video - documente intermitente pentru arhivă și realizarea unui hardcover:
