Arhiva perioadelor de stocare contabilă. Cum pot stoca documente pe hârtie? Ce documente sunt transferate în arhivă

Obligațiile contribuabililor (plătitori de taxe)

1. Contribuabilii sunt obligați să:

8) timp de patru ani, asigurați siguranța datelor contabile și a altor documente necesare pentru calcularea și plata impozitelor, precum și documentele care confirmă veniturile primite (pentru organizații - și cheltuielile suportate) și taxele plătite (reținute);

Dacă funcționarii care efectuează inspecția au motive suficiente să creadă că documentele care mărturisesc săvârșirea infracțiunilor pot fi distruse, ascunse, schimbate sau înlocuite, aceste documente sunt confiscate în modul prevăzut la articolul 94 din prezentul cod, conform unui act întocmit sus de acești oficiali. Actul privind confiscarea documentelor trebuie să justifice necesitatea confiscării și să furnizeze o listă a documentelor care trebuie confiscate. Contribuabilul are dreptul de a face observații la confiscarea documentelor, care trebuie introduse în act la cererea sa. Documentele confiscate trebuie să fie numerotate, dantelate și sigilate sau semnate de contribuabil (agent fiscal, contribuabil). În cazul în care contribuabilul (agentul fiscal, contribuabilul) refuză să sigileze sau să semneze documentele confiscate, se face o notă specială despre acest lucru. O copie a documentului privind confiscarea documentelor este transferată contribuabilului (agent fiscal, plătitor al taxei).

1. Sechestrul documentelor și obiectelor se efectuează pe baza unei rezoluții motivate a funcționarului autorității fiscale care efectuează auditul fiscal la fața locului.

Această rezoluție este supusă aprobării șefului (adjunctului său) al autorității fiscale care a luat decizia de a efectua un audit fiscal.

2. Confiscarea documentelor și obiectelor pe timp de noapte nu este permisă.

3. Sechestrul documentelor și obiectelor se efectuează în prezența martorilor care atestă și a persoanelor de la care se efectuează sechestrul documentelor și obiectelor. Dacă este necesar, un specialist este invitat să participe la confiscare.

Înainte de începerea sechestrului, funcționarul autorității fiscale prezintă o rezoluție privind sechestrul și explică celor prezenți drepturile și obligațiile lor.

4. Funcționarul autorității fiscale propune persoanei de la care se face confiscarea documentelor și a obiectelor să le predea de bună voie și în cazul refuzului de a le confisca forțat.

Dacă persoana de la care s-a făcut sechestrul refuză să deschidă incinta sau alte locuri în care pot fi amplasate documentele și obiectele care trebuie confiscate, funcționarul autorității fiscale are dreptul să facă acest lucru pe cont propriu, evitând să provoace daune inutile constipației , usi si alte obiecte.

5. Documentele și elementele care nu au legătură cu obiectul auditului fiscal nu sunt supuse sechestrului.

6. La producerea sechestrului, confiscarea documentelor și a obiectelor, se întocmește un protocol în conformitate cu cerințele prevăzute la articolul 99 din prezentul cod și prezentul articol.

7. Documentele și obiectele confiscate sunt enumerate și descrise în protocolul de confiscare sau în inventarele însoțitoare cu o indicație exactă a numelui, cantității și caracteristicilor individuale ale obiectelor și, dacă este posibil, valoarea obiectelor.

8. În cazurile în care nu există suficiente copii ale documentelor persoanei inspectate pentru efectuarea măsurilor de control fiscal și autoritățile fiscale au suficiente motive să creadă că originalele documentelor pot fi distruse, ascunse, corectate sau înlocuite, oficialul al autorității fiscale are dreptul de a retrage originalele documentelor în modul prevăzut în prezentul articol.

Atunci când astfel de documente sunt sechestrate, se fac copii de la acestea, care sunt certificate de un funcționar al autorității fiscale și transferate persoanei de la care sunt sechestrate. În cazul în care este imposibil să se facă sau să se transfere copiile făcute simultan cu sechestrarea documentelor, organul fiscal le transferă persoanei de la care s-au ridicat documentele în termen de cinci zile de la sechestru.

9. Toate documentele și obiectele confiscate vor fi prezentate martorilor care atestă și altor persoane care participă la confiscare și, dacă este necesar, ambalate la locul confiscării.

Documentele confiscate trebuie să fie numerotate, dantelate și sigilate sau semnate de contribuabil (agent fiscal, contribuabil). În cazul în care contribuabilul (agentul fiscal, plătitorul taxei) refuză sigilarea sau semnarea documentelor confiscate, se face o notă specială în protocolul de sechestru.

10. O copie a protocolului privind confiscarea documentelor și a obiectelor este predată contra primirii sau trimisă persoanei de la care au fost ridicate aceste documente și bunuri.

E.V. Om alb Expert al revistei „Russian Tax Courier”, cu participarea specialiștilor de la Serviciul Federal pentru Impozite din Rusia
Jurnalul „Russian Tax Courier”, nr. 6 pentru 2009

Toate tranzacțiile comerciale efectuate de orice organizație trebuie formalizate cu documente justificative. Sunt documente contabile primare și servesc drept bază pentru contabilitate. Acest lucru este afirmat în clauza 1 a articolului 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ (în continuare - Legea nr. 129-FZ). În plus, aceleași documente sunt utilizate pentru calcularea și plata impozitelor și taxelor. Adesea, arhiva de documente pentru întreaga perioadă de activitate a companiei este atât de voluminoasă, încât nu există unde să plaseze documente noi. Deci, trebuie să vă dați seama cât timp trebuie să stocați anumite documente. S-ar putea să fie timpul să distrugem unele dintre ele.

Documente contabile

Perioadele generale de stocare pentru documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare sunt stabilite la articolul 17 din Legea nr. 129-FZ. Se spune că organizația trebuie să păstreze documentele menționate timp de cel puțin cinci ani. Pentru a determina perioadele de stocare pentru tipuri specifice de documente, este necesar să fie ghidat de Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000 (în continuare - Lista) . Informațiile despre cele mai frecvente tipuri de documente sunt prezentate în tabelul de mai jos.

Vă rugăm să rețineți: termenele stabilite în Listă trebuie să fie numărate nu de la data întocmirii documentului, ci de la 1 ianuarie a anului următor. Acest lucru este consemnat în clauza 2.9 din Instrucțiunile de aplicare a listei, aprobate de Rosarchiv la 6 octombrie 2000 (denumite în continuare Instrucțiuni). De exemplu, calculul perioadei de păstrare pentru cazurile finalizate de lucrările de birou în 2008 începe de la 1 ianuarie 2009.

Mai mult, organizația, ținând seama de specificul activității, are dreptul de a crește durata stocării documentelor în comparație cu perioada stabilită în Listă (clauza 2.11 din Instrucțiuni). O astfel de decizie este formalizată prin ordinul șefului companiei sau fixată în politica sa contabilă.

Declarații fiscale și documente pentru calcularea impozitelor

Perioadele în care organizația este obligată să mențină raportarea fiscală sunt stabilite la punctul 170 din listă. Astfel, declarațiile fiscale anuale trebuie păstrate timp de cel puțin zece ani, declarațiile trimestriale de impozite cel puțin cinci ani, declarațiile fiscale lunare de cel puțin un an. Dacă nu există o raportare anuală (de exemplu, pentru TVA), declarațiile fiscale trimestriale și lunare trebuie păstrate timp de cel puțin zece ani. În absența rapoartelor trimestriale, rapoartele lunare ar trebui păstrate timp de cel puțin cinci ani.

Perioadele de stocare a documentelor pe baza cărora organizația calculează impozitele și taxele nu sunt specificate clar nicăieri. Numai în articolul 23 paragraful 1 al articolului 23 din Codul fiscal al Federației Ruse se indică faptul că contribuabilii sunt obligați să asigure siguranța documentelor necesare pentru calcularea și plata impozitelor timp de patru ani. Aceste documente, în special, includ date contabile și contabile fiscale, precum și alte documente care confirmă primirea veniturilor, punerea în aplicare a cheltuielilor, plata și reținerea impozitelor.

O cerință similară este stabilită în paragraful 5 al paragrafului 3 al articolului 24 din Codul fiscal al Federației Ruse pentru agenții fiscali. În termen de patru ani, aceștia trebuie să asigure siguranța documentelor necesare pentru calcularea, reținerea și transferul impozitelor.

De la ce dată este luată în considerare această perioadă de patru ani? Ministerul Finanțelor din Rusia consideră că perioada specificată începe după perioada de raportare (impozitare) în care documentul a fost utilizat ultima dată pentru întocmirea rapoartelor fiscale, calcularea și plata impozitelor, confirmarea veniturilor primite și cheltuielile efectuate (scrisoare din 18.10.2005 nr. . 03-03- 02/04/83).

Notă

Pentru societățile pe acțiuni - reguli speciale

Condițiile în care societățile pe acțiuni trebuie să își păstreze documentele sunt stabilite în Regulamentul privind procedura și termenii de păstrare a documentelor societăților pe acțiuni, aprobat prin decretul Comisiei federale pentru piața valorilor mobiliare din Rusia din 16 iulie 2003 Nr. 03-33 / ps. Deci, ei sunt obligați să țină constant situațiile financiare anuale, adică pe întreaga perioadă a activității organizației. Documentele de stocare permanentă includ, de asemenea:

• documente privind înființarea, reorganizarea societății;
• statutul societății, modificările și completările aduse acesteia;
• certificat de înregistrare de stat a companiei;
• decizii privind emiterea de valori mobiliare, prospecte pentru emiterea de valori mobiliare;
• procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor;
• procesele-verbale ale ședințelor consiliului de administrație (consiliul de supraveghere);
• liste ale persoanelor afiliate ale companiei;
• reglementări privind sucursalele și reprezentanțele companiei;
• procesele-verbale ale ședințelor consiliului (direcției) companiei, deciziilor directorului (directorului general, președintelui) companiei;
• buletinele de vot;
• concluziile comisiei de audit (auditorului) societății etc.

Să presupunem că o societate pe acțiuni este lichidată. Dacă are un acord cu instituția din Rosarkhiv, documentele privind perioada de depozitare permanentă și personalul sunt transferate în arhiva statului.

În cazul în care nu există nicio relație contractuală cu arhiva, arhiva de stat este obligată să accepte pentru depozitare numai documente privind personalul angajaților companiei. Locul de depozitare a documentelor rămase este stabilit de președintele comisiei de lichidare sau de comisarul de faliment.

În cazul în care o societate pe acțiuni încetează să mai funcționeze ca urmare a reorganizării, originalele documentelor sale pot fi transferate doar către una dintre companiile nou create (de regulă, societatea cu cea mai mare valoare activă netă)

Baza de impozitare și valoarea impozitului sunt stabilite la sfârșitul perioadei de impozitare (clauza 1 a articolului 55 din Codul fiscal al Federației Ruse). Pentru majoritatea impozitelor, această perioadă este anul calendaristic. Excepția este TVA, perioada de impozitare pentru care este un sfert. Astfel, perioada de depozitare a documentelor necesare pentru calcularea și plata impozitelor trebuie să fie numărată din ziua următoare sfârșitului perioadei de impozitare.

Exemplul 1

LLC "Hyacinth" a fost înregistrată în aprilie 2004. Organizația aplică un sistem general de impozitare.

Perioada de patru ani în care LLC "Hyacinth" trebuie să păstreze documente legate de calculele impozitului pe venit, UST, impozitul pe proprietate al organizațiilor pentru 2004 este perioada de la 1 ianuarie 2005 la 31 decembrie 2008. În consecință, organizația va fi obligată să păstreze documentele utilizate pentru calcularea acestor impozite pentru 2005 până la 31 decembrie 2009.

Planul de lucru al conturilor contabile, alte documente de politică contabilă, precum și programele de prelucrare computerizată ar trebui să fie stocate cel puțin cinci ani după anul în care au fost utilizate ultima dată pentru întocmirea situațiilor financiare (clauza 2 a articolului 17 din Legea nr. 129-FZ)

Până în 2008, perioada de impozitare a TVA a fost stabilită ca lună calendaristică, iar pentru anumite categorii de contribuabili - ca trimestru (articolul 163 din Codul fiscal al Federației Ruse)

Contribuabilii sunt obligați să prezinte autorităților fiscale și oficialilor lor documentele necesare pentru calcularea și plata impozitelor (paragraful 6 al clauzei 1 a articolului 23 din Codul fiscal al Federației Ruse)

Agenții fiscali sunt obligați să prezinte autorității fiscale la locul înregistrării lor documentele necesare pentru controlul corectitudinii calculului, reținerii și transferului impozitelor (paragraful 4 al paragrafului 3 al articolului 24 din Codul fiscal al Federației Ruse)

Pierderea dezvăluită la sfârșitul anului 2001 (înainte de intrarea în vigoare a capitolului 25 din Codul fiscal al Federației Ruse) poate fi reportată în viitor într-o sumă care nu depășește valoarea pierderii acumulate de la 1 iulie 2001 (clauza 4 a articolului 10 din Legea federală din 06.08 .2001 nr. 110-FZ)

În același timp, în cadrul unui audit fiscal la fața locului, o perioadă care nu depășește trei ani calendaristici anteriori anului în care a fost luată decizia de efectuare a auditului (clauza 4 a articolului 89 din Codul fiscal al Federației Ruse ) poate fi verificat. De exemplu, un audit fiscal programat pentru 31 decembrie 2008 ar putea acoperi perioada 2005-2007 și poate dura cel mult șase luni în 2009. Aceasta înseamnă că pe toată durata auditului, organizația este obligată să păstreze documente legate de calculele impozitelor pentru perioada auditată. Dar ea este deja obligată să facă acest lucru în conformitate cu Legea nr. 129-FZ. La urma urmei, baza pentru calcularea impozitelor, de regulă, sunt aceleași documente contabile primare care sunt utilizate pentru a reflecta tranzacțiile în contabilitate. Perioada minimă de stocare pentru astfel de documente este de cinci ani (clauza 1 a articolului 17 din Legea nr. 129-FZ). Se pare că, conform legislației privind contabilitatea în cursul anului curent, organizația este obligată să păstreze documente legate de calculul impozitelor și pentru acele perioade pe care autoritățile fiscale nu le mai pot verifica.

Perioada de depozitare a cărților de cumpărare și a cărților de vânzare este specificată special. Se stabilește în clauzele 15 și 27 din Regulile de menținere a jurnalelor de contabilitate a facturilor primite și emise, cărților de cumpărare și cărților de vânzare pentru calculele taxei pe valoarea adăugată, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 02.12.2000 Nr. 914. Durata sa minimă este de cinci ani întregi de la datele ultimei înregistrări din documentele specificate.

De asemenea, menționăm că, conform clauzei 150 a Listei, facturile emise și primite trebuie păstrate de organizație timp de cel puțin cinci ani. Cu toate acestea, dacă în timpul unui audit fiscal sau de altă natură există neînțelegeri cu auditorii, atunci facturile trebuie păstrate până când se ia o decizie finală cu privire la rezultatele acestui audit.

Deși facturile trebuie păstrate timp de cel puțin cinci ani, o entitate nu este obligată să prezinte, la cererea autorității fiscale, facturi care au expirat deja de patru ani. De exemplu, după ce a primit o cerere de la biroul fiscal în 2009 de a depune o factură pentru 2004, contribuabilul (agentul fiscal) ar putea să nu se conformeze acesteia.

Exemplul 2

Să folosim condiția exemplului 1. Să presupunem că, până în 2008, perioada de impozitare pentru TVA pentru LLC „Hyacinth” a fost o lună calendaristică.

Organizația trebuie să păstreze cărțile de cumpărare și cărțile de vânzare pentru aprilie 2004 până la 30 aprilie 2009 (cu condiția ca ultimele înregistrări să fie făcute în aprilie 2004).

Perioada de stocare de cinci ani pentru facturile emise și primite este calculată de la 1 ianuarie a anului următor anului de compilare a acestora - de la 1 ianuarie 2005. Adică, facturile din aprilie 2004 trebuie păstrate de Hyacinth LLC până la 31 decembrie 2009.

Deoarece în perioada 2004-2007 perioada de impozitare a TVA pentru companie a fost o lună calendaristică, perioada de păstrare de patru ani pentru alte documente necesare pentru calcularea TVA este determinată pentru fiecare lună. Perioada minimă obligatorie de stocare pentru documentele utilizate de organizație pentru calcularea TVA pentru aprilie 2004 este de la 1 mai 2004 până la 30 aprilie 2008.

Perioada de păstrare de patru ani pentru documentele legate de calculul TVA pentru primul trimestru al anului 2008 începe de la 1 aprilie 2008 și se încheie la 31 martie 2012. Compania va fi obligată să păstreze cărțile de cumpărare și cărțile de vânzare pentru trimestrul I 2008 până la 31 martie 2013 (dacă ultimele înregistrări în acestea au fost făcute în martie 2008) și facturile pentru această perioadă - până la 31 decembrie 2013.

Deci, documentele contabile primare trebuie păstrate cel puțin cinci ani. Cu toate acestea, în unele situații, documentele justificative ar trebui păstrate mult mai mult.

Situația 1. Organizația amână pierderile către viitor

În conformitate cu articolul 283 din Codul fiscal al Federației Ruse, o companie care este plătitoare de impozit pe venit are dreptul de a reduce baza impozabilă a perioadei de impozitare curente cu valoarea pierderii suferite în perioadele fiscale anterioare. Pierderea poate fi reportată timp de zece ani după perioada de impozitare în care a fost primită (clauza 2 a articolului 283 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Pe toată perioada transferului pierderilor, organizația trebuie să păstreze documente care să confirme valoarea pierderii suferite. Acest lucru este menționat la articolul 283 alineatul (4) din Codul fiscal al Federației Ruse. Într-o scrisoare din 03.04.2007 nr. 03-03-06 / 1/206, Ministerul Finanțelor din Rusia a explicat că eliminarea pierderilor este posibilă numai la prezentarea documentelor primare care confirmă rezultatul financiar obținut.

Cerințe similare sunt stabilite pentru plătitorii impozitului agricol unificat și organizațiile care aplică un sistem simplificat de impozitare. Atunci când reportează pierderile, aceștia sunt, de asemenea, obligați să păstreze documente care să confirme valoarea pierderii suportate și suma cu care s-a redus baza impozabilă pentru fiecare perioadă de impozitare. Acest lucru este menționat la articolul 346.6 alineatul (5) și, respectiv, la articolul 346.18 alineatul (7) din Codul fiscal.

Exemplul 3

LLC „Azalia” plătește impozitul pe venit. Conform rezultatelor din 2003, s-a primit o pierdere în contabilitatea fiscală a organizației. Suma sa a fost reportată în viitor în perioada 2006-2008 în părți.

Conform cerințelor legislației fiscale, documentele contabile primare necesare pentru calcularea impozitului pe venit pentru 2003, organizația a fost obligată să păstreze timp de patru ani - până la 31 decembrie 2007. Deoarece bazele de impozitare din 2006-2008 au fost reduse cu valoarea pierderii în 2003, compania continuă să păstreze aceste documente. Ea trebuie să le păstreze încă patru ani după sfârșitul anului 2008 (ultimul an, a cărui bază de impozitare a fost redusă cu valoarea pierderii din anii anteriori) - până la 31 decembrie 2012.

Situația 2. Au fost identificate pierderile anterioare sau au fost anulate datoriile neperformante

Pierderile perioadelor de impozitare anterioare identificate de contribuabil în perioada de raportare curentă sau de impozitare sunt echivalate cu cheltuieli neexploatative pe baza articolului 265 paragraful 1 paragraful 2 al Codului fiscal al Federației Ruse. Cu alte cuvinte, astfel de pierderi reduc baza de impozitare pentru impozitul pe venit pentru perioada în care au fost identificate.

În plus, suma datoriilor neperformante este, de asemenea, echivalată cu cheltuielile neexploatate, iar dacă organizația constituie o rezervă pentru datoriile îndoielnice, suma datoriilor neperformante neacoperite de fondurile de rezervă (paragraful 2 al paragrafului 2 al articolului 265 din Codul fiscal al Federației Ruse).

În conformitate cu regula generală stabilită la articolul 252 alineatul (1) din Codul fiscal al Federației Ruse, atunci când se calculează impozitul pe venit, pot fi recunoscute numai acele cheltuieli documentate. Aceasta înseamnă că, pentru a lua în considerare în scopuri fiscale pierderile din anii precedenți relevați în anul curent sau pentru a anula datoriile neperformante, organizația trebuie să dețină documentele justificative relevante. Mai mult, ea este obligată să păstreze aceste documente timp de cel puțin patru ani după sfârșitul anului, a cărei bază de impozitare a fost redusă cu valoarea pierderii specificate sau a datoriilor restante.

Situația 3. Organizația deține active fixe

Să presupunem că compania deține un mijloc fix care a fost achiziționat acum mai bine de zece ani. S-ar părea că perioada de stocare a documentelor privind achiziționarea și punerea în funcțiune a acestuia a expirat deja.

Totuși, astfel de documente trebuie păstrate pe întreaga durată de viață utilă a instalației. Într-adevăr, în această perioadă, organizația calculează amortizarea în impozite și contabilitate. Pentru a recunoaște costurile de amortizare, acesta trebuie să aibă documente care să confirme achiziționarea și punerea în funcțiune a proprietății pe toată perioada de amortizare.

În plus, compania plătește impozitul pe proprietate pe valoarea reziduală a mijloacelor fixe. În consecință, pentru a justifica calculele pentru această taxă, ea are nevoie și de documentele menționate.

Să presupunem că o organizație decide să vândă o proprietate amortizabilă. Conform articolului 268 paragraful 1 paragraful 1 din Codul fiscal al Federației Ruse, acesta are dreptul de a reduce veniturile primite din vânzare cu valoarea reziduală a acestei proprietăți. Dar valoarea reziduală a obiectului, din nou, trebuie confirmată de documentele relevante.

Astfel, chiar dacă organizația care deține proprietatea amortizabilă nu intenționează să o vândă, este recomandabil să păstrați documentele privind achiziția acestei proprietăți, punerea în funcțiune a acesteia și calculul sumelor de amortizare pe parcursul întregii vieți a companiei.

În cazul vânzării altor proprietăți (cu excepția valorilor mobiliare, a produselor din propria producție, a bunurilor achiziționate), organizația reduce veniturile primite din prețul de cumpărare sau crearea acestei proprietăți (paragraful 2 al paragrafului 1 al articolului 268 din Codul fiscal al Federației Ruse). Firește, cu condiția să poată documenta prețul indicat. În absența unor astfel de documente, societatea nu este îndreptățită să reducă baza impozabilă pentru impozitul pe venit cu suma cheltuielilor pentru achiziționarea de proprietăți, deoarece aceste cheltuieli nu îndeplinesc cerințele articolului 252 alineatul (1) din Codul fiscal al Federația Rusă. În acest caz, perioadele de stocare pentru aceste documente nu contează. O poziție similară este dată în scrisoarea Ministerului Finanțelor din Rusia din 15 septembrie 2005 nr. 03-03-02 / 84.

Depozitarea documentelor

Cheltuielile sunt recunoscute ca fiind costuri justificate și documentate ale contribuabilului, iar în cazurile prevăzute la articolul 265 din Codul fiscal al Federației Ruse, pierderile suferite de acesta (articolul 252 clauza 1 din Codul fiscal al Federației Ruse)

În scopuri fiscale, valoarea reziduală a bunurilor amortizabile este determinată în conformitate cu regulile prevăzute la articolul 257 alineatul (1) din Codul fiscal al Federației Ruse

Lista documentelor societății pe acțiuni pe care trebuie să le păstreze la sediul organului executiv este stabilită la articolul 89 alineatul (1) din Legea federală din 26.12. 95 Nr. 208-FZ

Condițiile în care un EDS într-un document electronic este echivalent cu o semnătură scrisă de mână într-un document pe hârtie sunt stipulate la articolul 4 din Legea federală din 10.01.2002 nr. 1-FZ "Cu privire la semnătura digitală electronică"

Organizațiile ale căror documente nu sunt supuse acceptării în arhivele de stat sau municipale distrug documentele cu perioade de păstrare expirate fără acordul cu autoritățile de arhivă (clauza 3.9 din Instrucțiuni)

Șeful organizației este responsabil de organizarea stocării documentelor contabile, registrelor contabile și situațiilor financiare (clauza 3 a articolului 17 din Legea nr. 129-FZ)

Fiecare organizație determină locul de stocare a documentelor în mod independent. De regulă, majoritatea documentelor sunt afișate la biroul companiei. Cu volume semnificative de documentație, este recomandabil să alocați un loc special pentru arhivă sau chiar să închiriați o cameră separată unde să transportați documentele procesate care nu mai sunt utilizate în lucrarea curentă.

O altă opțiune este transferul documentelor către o companie specializată de arhivare pentru păstrare. Cu toate acestea, dacă organizația este o societate pe acțiuni, atunci trebuie să ia în considerare următoarea caracteristică. Clauza 2 a articolului 89 din Legea federală nr. 208-FZ din 26 decembrie 1995 prevede că o societate pe acțiuni trebuie să păstreze o serie de documente la locația organului său executiv. Astfel de documente, în special, includ situații financiare, documente contabile, documente care confirmă drepturile companiei asupra proprietății pe bilanțul său.

Bineînțeles, în timp, volumul de arhive al oricărei organizații crește, sunt necesare spații noi pentru plasarea lor. Poate că este mai convenabil să stocați documentele nu în format hârtie, ci în format electronic?

O astfel de posibilitate este prevăzută direct în legătură cu documentele contabile primare și registrele contabile (clauza 7 a articolului 9 și clauza 1 a articolului 10 din Legea nr. 129-FZ). În plus, articolul 314 din Codul fiscal al Federației Ruse prevede că registrele contabile fiscale sunt ținute pe hârtie, în formă electronică sau pe orice suport automat. În același timp, acestea trebuie protejate de corecții neautorizate.

Într-o scrisoare din 24 iulie 2008 nr. 03-02-07 / 1-314, Ministerul Finanțelor din Rusia a explicat că stocarea documentelor primare, a contabilității și a documentelor contabile fiscale este permisă în formă electronică, cu excepția cazului în care legea de reglementare prevede altfel. acte ale Federației Ruse și cu condiția ca documentele electronice certificate cu o semnătură digitală electronică (EDS).

Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor au fost aprobate prin decizia consiliului de la Rosarkhiv din 06.02.2002 (denumite în continuare Regulile de bază). Clauza 2.3.1 din regulile de bază prevede că este necesar să se efectueze o examinare anuală a valorii documentelor, adică să se determine condițiile de stocare a acestora și să se selecteze documentele pentru depozitarea și distrugerea pe termen lung.

Distrugerea și eliminarea documentelor

Documentele, a căror perioadă de depozitare a expirat, organizația are dreptul să distrugă singură (o rupe cu mâna sau cu o tocătoare, o aruncă, o arde) sau o transferă pentru eliminare către o companie specializată care se ocupă cu prelucrarea materiilor prime secundare. Lista documentelor care urmează să fie distruse sau utilizate este aprobată de șeful organizației. Poate fi emis sub forma unui ordin sau ordin al șefului sau sub forma unui act elaborat de companie în mod independent. Un exemplu de astfel de act este dat mai jos.

Imagine. Exemplu de acțiune privind selectarea documentelor pentru distrugere

În plus, organizația poate utiliza un eșantion de acte privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu sunt supuse stocării. Formularul său este aprobat în Anexa nr. 4 la Regulile de bază.

La compilarea unei liste de documente care trebuie distruse, nu este necesar să se indice detaliile fiecărui document. Acest lucru rezultă din prevederile paragrafului 2.4.5 din regulile de bază. Acesta afirmă că cazuri similare (documente) sunt introduse în act sub o rubrică generală, indicând numărul de cazuri atribuite acestui grup (de exemplu, rapoarte anticipate pentru anul 2000).

Transferul documentelor pentru reciclare se întocmește pe o factură, care indică data transferului, numărul de documente care urmează să fie transferate (numărul de dosare, cutii etc.) și greutatea hârtiei uzate. Încărcarea și îndepărtarea pentru eliminare se efectuează sub controlul unui angajat responsabil cu siguranța documentelor din organizație (clauza 2.4.7 din regulile de bază).

Dacă compania distruge singură documente, întocmește acest fapt într-un document separat privind distrugerea documentelor. Deoarece nu există o formă unificată, aceasta este, de asemenea, întocmită într-o formă arbitrară. Rețineți că distrugerea documentelor după expirarea perioadei de depozitare este un drept, nu o obligație a organizației (a se vedea scrisoarea Ministerului Finanțelor din Rusia din 18 octombrie 2005 nr. 03-03-04 / 2/83 ). Cu alte cuvinte, compania poate continua să stocheze documente chiar și după expirarea perioadelor lor obligatorii de păstrare.

Responsabilitatea pentru pierderea documentelor

Impozit... Lipsa de către contribuabil a unor documente primare, facturi sau registre contabile este considerată o încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a elementelor impozabile. Pentru o astfel de încălcare, articolul 120 din Codul fiscal prevede răspunderea sub formă de amendă în cuantum de:

5.000 RUB - dacă nu există documente pentru o perioadă de impozitare;

15.000 RUB - în absența documentelor pentru mai mult de o perioadă de impozitare;

10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble - dacă baza de impozitare a fost subestimată din cauza lipsei de documente.

În plus, în cazul în care contribuabilul (plătitorul taxei, agent fiscal) nu depune documente sau alte informații la cererea inspectoratului fiscal, va fi percepută de la el o amendă de 50 de ruble. pentru fiecare document nedepusat (clauza 1 a articolului 126 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Administrativ... Încălcarea regulilor de stocare, colectare, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă implică un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative pentru funcționari în valoare de 300 până la 500 de ruble. Acest lucru este menționat în articolul 13.20 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse. Pentru încălcarea ordinii și a condițiilor de stocare a documentelor contabile, se poate impune oficialilor o amendă administrativă în valoare de 2.000 până la 3.000 de ruble. (Articolul 15.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse).

Penal... Furtul, distrugerea, deteriorarea sau ascunderea documentelor oficiale, comise din interese egoiste sau de altă natură personală, se pedepsește cu o amendă de până la 200.000 RUB. sau în cuantumul salariului sau altor venituri ale persoanei condamnate pentru o perioadă de până la 18 luni sau muncă corecțională de până la doi ani sau arestare de până la patru luni sau închisoare de până la un an (Clauza 1 din Art. 325 din Codul penal al Federației Ruse)

După cum arată practica, în aproape orice întreprindere internă modernă, cea mai mare cantitate de documentație este generată de departamentul de contabilitate. de înțeles: în acest departament lucrează cu bani și fiecare astfel de operațiune trebuie înregistrată oficial pe hârtie. În plus, termenul de stocare a documentelor primare în organizație este stabilit legal, ceea ce înseamnă că nu va fi posibil să scăpați de „hârtiile” exact așa, va trebui să le păstrați cel puțin câțiva ani și numai apoi distruge-i. Apropo, procesul de eliminare a deșeurilor de hârtie nu este, de asemenea, ușor, are o serie de caracteristici specifice. Mai multe despre toate acestea.

Documente, documente ...

Dacă cităm statistici privind cantitatea de documentație produsă, se dovedește că în aproape toate întreprinderile interne moderne, contabilitatea este sursa a 80-90% din documentele pe hârtie. Trebuie să le păstrați dintr-un motiv. Restricțiile determină nu numai care este perioada minimă corectă de stocare pentru documentele contabile primare (de obicei, de la cinci ani la un deceniu), ci și în ce condiții ar trebui să se afle aceste obiecte. În același timp, trebuie amintit că există o împărțire în documentație pentru depozitare temporară și permanentă.

Cu toate acestea, după cum arată practica, nu în fiecare companie managerii sunt interesați să înțeleagă complexitatea perioadelor de stocare stabilite pentru documentele primare. Pentru a vă scuti de o durere de cap, puteți utiliza serviciile unor companii specializate de arhivare. Într-o astfel de companie știu exact ce tip de documente pentru cât timp să stocheze, în ce condiții, în ce reguli. În plus, o astfel de organizație are capacitatea tehnică de a distruge documentele încredințate depozitării la expirarea termenului. Este foarte convenabil, dar costă bani. Dacă doriți să economisiți bani, atunci va trebui să alocați o cameră specială pentru arhivă și să aprofundați care este perioada de depozitare a documentelor contabile primare în organizație conform legii.

Vreau - nu vreau

Apropo, problema nu apare din nicăieri. Legile actuale stabilesc perioadele de stocare pentru documentele contabile primare, iar în cadrul oricărei întreprinderi acestea trebuie respectate. Din legislație rezultă că orice persoană juridică care acționează este responsabilă pentru păstrarea documentației. Aceasta înseamnă că forma de activitate nu joacă un rol - indiferent dacă este un antreprenor privat care desfășoară singuri o afacere sau o preocupare importantă, trebuie totuși să participați la stocarea situațiilor financiare și a altor documente. Este important să studiați legislația pentru perioadele de stocare stabilite pentru documentele electronice primare, pe hârtie, astfel încât, în cazul unui conflict cu un contractant sau în timpul unei inspecții de către o autoritate de control, să nu vă regăsiți într-o poziție incomodă. În plus, nerespectarea intervalelor de timp stabilite de lege poate provoca o amendă considerabilă în timpul inspecției. Legislația actuală conține standarde care reglementează perioada minimă de depozitare a documentelor contabile primare. Este important ca afacerea să fie în siguranță și ca desfășurarea activității în țara noastră să se distingă prin statul de drept și respectarea normelor stabilite.

A 125-a lege federală, adoptată în octombrie 2004, spune despre cât este stabilită perioada de stocare a documentelor electronice primare, cele pe hârtie. După cum sugerează și numele, este dedicat arhivelor și desfășurării corecte a activității. În acest document oficial sunt luate în considerare caracteristicile stocării documentelor oficiale produse de departamentul de contabilitate. Aici puteți găsi atât caracteristicile care fac posibilă distincția între documentația de stocare temporară și permanentă, cât și termenii tipici pentru un anumit tip de hârtie.

Cui i se aplică?

Obligațiile de a respecta perioadele minime de stocare pentru documentele primare sunt atribuite:

• cazuri de auto-guvernare locală;
• agentii guvernamentale;
• antreprenori;
• întreprinderi;
• persoane angajate în activități antreprenoriale.

Legea va trebui respectată în legătură cu documentele de arhivă, inclusiv cele referitoare la personal. Întreaga perioadă de timp specificată în lege trebuie păstrată într-un loc sigur. În plus față de legile federale, specificul perioadelor de stocare a documentelor primare și a registrelor contabile este afectat de o serie de documente de reglementare care sunt în vigoare atât în ​​țară în ansamblu, cât și în fiecare regiune individuală. Cu toate acestea, cel mai important document este legea 125 menționată mai sus, care oferă o listă completă a documentației care reglementează durata de stocare a documentelor contabile.

Legea nr. 129

În 1996, a fost emisă o lege federală privind specificul contabilității. Indică faptul că departamentul de contabilitate își poate forma documentația pe hârtie, precum și folosind diverse mașini-unelte. În același timp, firma trebuie să facă în mod independent copii ale documentației pe hârtie, astfel încât toți participanții la operațiuni să aibă acces la date despre aceștia. Dacă autoritatea de supraveghere solicită accesul la documentație, reprezentanții companiei sunt obligați să furnizeze acest lucru. Angajații parchetului și reprezentanții instanței au dreptul să facă acest lucru.

Crearea, stocarea în conformitate cu timpul de stocare a documentelor contabile primare, furnizarea la cerere trebuie să respecte formularele stabilite în actele normative. Documentele trebuie trimise solicitantului pe suport de hârtie. Dacă capacitățile mașinilor utilizate în lucru permit acest lucru, dacă toți participanții sunt de acord, raportarea poate fi trimisă în formă electronică. Acest lucru este permis și de legile actuale ale țării noastre.

Depozităm conform regulilor

A 129-a lege federală conține o mențiune privind respectarea obligatorie a perioadelor de depozitare a documentelor contabile primare. În special, articolul 17 menționează că orice persoană juridică trebuie să păstreze în mod necesar o astfel de documentație, inclusiv registre și rapoarte. Durata perioadei de timp este stabilită de regulile care guvernează arhivarea la nivel de stat. Durata acestei perioade nu poate fi mai mică de 5 ani.

O perioadă specială de stocare pentru documentele primare este stabilită pentru documentația care reglementează politica contabilă și alte câteva categorii (programe utilizate pe mașini care procesează informații, un plan de conturi de lucru). Desigur, durata aici este, de asemenea, de cinci ani (în unele cazuri această perioadă poate fi stabilită mai mult), dar perioada începe să fie numărată din momentul în care întreprinderea a recurs la acest document pentru ultima dată. Șeful unei persoane juridice este persoana care, conform legii, este responsabilă pentru stocarea tuturor documentelor solicitate în conformitate cu intervalele de timp. Aceasta înseamnă că orice șef educat și responsabil este obligat să cunoască perioada de stocare a documentelor primare în departamentul de contabilitate dacă dorește să țină situația din companie sub controlul său.

După cum arată practica, multe organizații efectuează în mod regulat un inventar al documentației oficiale, iar reglementările locale stabilesc persoanele responsabile pentru stocarea documentelor cu care autoritățile de control interacționează efectiv atunci când monitorizează respectarea regulilor de întreținere a arhivelor.

Creație și stocare: totul conform regulilor

Pe baza legislației actuale, contabilii pot genera atât documentație primară, cât și rezumat nu numai pe hârtie, ci și în format electronic; în același timp, obligația de a crea copii pe hârtie este impusă persoanei juridice, iar la cererea persoanei interesate, organismul de verificare, compania este obligată să trimită documente pe hârtie la adresa cât mai curând posibil. Compilarea și depozitarea trebuie efectuate în forma stabilită prin actele normative actuale.

Lista documentației care ia în considerare documentele de management tipice care se formează pe parcursul activității oricărei întreprinderi spune despre perioada de stocare a documentelor primare în departamentul de contabilitate, ordinea acestui proces. Acestea au fost stabilite în 2010 într-un document aprobat de Ministerul Finanțelor și Rosarkhiv. În plus, este necesar să se țină seama de cerințele Codului fiscal, care reglementează faptul că fiecare cetățean al țării noastre este responsabil pentru păstrarea evidenței contabile pe o perioadă de patru ani. Acest lucru se aplică valorilor mobiliare legate de contabilizarea cheltuielilor, componentei de venit, precum și confirmării plății impozitelor.

Abordăm înțelepciunea afacerilor

Organizarea corectă a procesului cu respectarea timpului de stocare a documentelor contabile primare presupune o abordare profesională, implicarea personalului responsabil de contabilitatea documentației, prelucrarea informațiilor de arhivă despre organizarea fluxului de lucru în sine. În prezent, practic nu există locuri pentru pregătire specializată în arhivare, astfel încât găsirea unui specialist cu adevărat de înaltă calitate este adesea dificilă. Pe de altă parte, legislația progresivă impune respectarea perioadelor de stocare a documentelor contabile primare, în caz contrar se pot confrunta amenzi categoric neplăcute. Cea mai bună opțiune pentru un flux de documente destul de voluminos este crearea unui departament responsabil cu arhivarea personalului companiei și asigurarea instruirii periodice a personalului responsabil cu documentarea cu resurse interne. Acest lucru vă va permite să țineți sub control inovațiile stabilite în legi și să respectați toate cerințele.

O opțiune alternativă, care vă permite, de asemenea, să luați în considerare perioada de stocare a documentelor primare și să o observați în activitățile dvs. de lucru, este cooperarea cu un intermediar care se angajează să păstreze documentele clientului. Cu toate acestea, alegerea unei firme de arhivare pentru dvs. nu este, de asemenea, o sarcină ușoară. Este necesar să analizați cu atenție toate opțiunile disponibile pentru a da preferință unei companii de încredere și să nu vă faceți griji că aceasta se poate închide și clădirea arde.

Caracteristici de stocare a unor tipuri de documentație

După cum rezultă din legislația actuală, este necesar să se transfere documentația primară în arhivă, precum și registre, documente de raportare și bilanț. Toate aceste categorii de documentație oficială, până la trimiterea lor în arhivă, trebuie să fie conținute în sălile de contabilitate, în timp ce o persoană juridică trebuie să ofere toate condițiile pentru siguranța hârtiilor: dulapurile trebuie închise, focul și alte siguranțe trebuie respectate. În interiorul întreprinderii, o persoană responsabilă pentru siguranța documentației este numită printr-un document special.

Dacă sunt utilizate la întreprindere, conform legii, aceste documente trebuie păstrate într-un seif sau un dulap special, o cameră care se închide și garantează siguranța documentației. Documentația primară a perioadei de timp curente, procesată manual, trebuie colectată, ținând cont de cronologie, în registre, care sunt apoi trimise la arhivă pentru stocare permanentă.

La ce altceva ar trebui să fii atent?

La stocarea extraselor bancare, a comenzilor de numerar și a rapoartelor de plată în avans, este necesar să se păstreze toată documentația, luând în considerare cronologia și să se lege pentru stocarea sistematică comună. Anumite categorii specifice de documente (rapoarte de schimb, ordine de lucru) pot fi stocate fără a fi obligatorii, dar arhivate în dosare, astfel încât nimic să nu se piardă sau să fie folosit în scopuri necinstite.

Conservarea documentației, precum și trimiterea ei în timp util la arhivă, este în primul rând domeniul de responsabilitate al contabilului-șef, deși, dacă este necesar, reglementările locale pot conține delegarea autorității unei alte persoane. Emiterea documentației primare, raportarea, documentele bilanțului este posibilă numai în anumite cazuri, sub rezerva unei dispoziții oficiale a contabilului șef. În general, diviziunile structurale nu au acces la documentele contabile. Sechestrarea documentației este posibilă numai la cererea specializată a autorităților de anchetă, a instanței sau a altor autorități care dețin competențele corespunzătoare conform legii. În acest caz, este necesar să se furnizeze o rezoluție oficială întocmită în conformitate cu legea. La retragere, este necesar să se întocmească un protocol, a cărui copie este predată reprezentantului organizației împotriva semnăturii.

Perioada de stocare pentru documentele primare este prezentată în tabelul de mai jos.

Caracteristici ale fluxului de documente

Termenul „flux de lucru” se aplică unui complex de factori asociați cu mișcarea documentației de la momentul creării hârtiei până la transferul acesteia la arhivare. Elaborarea unui program este domeniul de responsabilitate al contabilului șef, deși în unele întreprinderi este delegat unui specialist în fluxul de documente. Cu toate acestea, după cum arată practica, cea mai corectă este includerea unui astfel de calendar în politica contabilă a organizației, care este apoi aprobată printr-un ordin special emis, semnat de funcționarul șef al companiei.

Cu ajutorul unui program, puteți armoniza și simplifica sarcina de planificare în întreprindere. Programul fluxului de documente al documentației primare este o listă a performanților, a intervalelor de timp în care documentele trebuie trimise departamentului de contabilitate, precum și a intervalelor de timp pentru care contabilii le procesează. Perioadele de raportare, inclusiv bilanțul contabil, trebuie descrise. Adesea, politica contabilă conține reglementarea perioadelor de stocare pentru documentele primare, iar această perioadă este fie echivalată cu cea stabilită de lege, fie i se atribuie una lungă, dacă este cerut de specificul activităților companiei. Când se depune raportarea pentru anul, documentația este pregătită în conformitate cu procedura stabilită și transferată în stocarea arhivistică. În același timp, se ține cont de faptul că în viitor poate deveni necesară extragerea datelor utile din volumul transferat pentru stocare. Pentru aceasta, este acceptată împărțirea cazurilor în foldere, în timp ce gruparea este explicată prin conținut. Asigurați-vă că atribuiți un titlu relevant fiecărui folder.

Caracteristici de stocare a carcasei

Toată documentația generată în cursul activității întreprinderii, după cum sa menționat mai sus, este împărțită în stocare temporară și permanentă. Când transferați hârtii în arhivă, este necesar să predați fiecare dintre aceste categorii separat, fără a amesteca hârtiile oficiale în aceleași foldere. În acest caz, copiile trebuie păstrate separat de originale. De asemenea, în dosare separate va trebui să sortați documentația care arată rapoartele, planurile în funcție de an și de trimestru, în funcție de lună. Un caz ar trebui să conțină o singură documentație.

Pentru a grupa un caz, puteți utiliza documentele generate pentru o perioadă (trimestru, an, lună). Excepția este așa-numitele categorii tranzitorii - de exemplu, afacerile personale, a căror închidere nu este programată să coincidă cu anul calendaristic. Dacă cazul conține documentație generată pe parcursul mai multor luni, este necesar să separați fiecare lună de celelalte cu o foaie specială, înregistrând pe ea ce perioadă este blocul care urmează documentării sale. În acest caz, este permis să grupați până la 250 de coli într-un singur caz. Dosarul poate avea o grosime de 4 cm sau mai puțin.

La ce altceva ar trebui să fii atent?

După cum se poate vedea din regulile de întreținere a arhivei, dacă documentația are atașamente, acestea (indiferent de momentul în care au fost compilate) trebuie atașate la documentația pe care o însoțesc. În general, coerența arhivării documentelor contabile este foarte importantă, prin urmare trebuie respectată cu strictețe. De regulă, sunt afișate mai întâi extrase, apoi note explicative, după care bilanțul contabil, completat de documentele atașate.

Atunci când se organizează stocarea conturilor personale ale angajaților companiei, este necesar să se aloce un caz separat pentru aceasta, în care documentația este prezentată pe an, cu respectarea strictă a cronologiei. Corespondența anuală este formată în dosare care indică anul calendaristic și este, de asemenea, sistematizată în funcție de date. Fiecare solicitare trebuie să fie urmată de un răspuns la aceasta.

Unele caracteristici

Perioadele de depozitare prevăzute în Codul fiscal pot diferi de standardele specificate în legile care reglementează activitățile departamentului contabil. Atunci când se observă o astfel de discrepanță, se recomandă, în primul rând, respectarea intervalului de timp mai lung - acest lucru va permite, dacă este necesar, trimiterea la documentație pentru ao utiliza, chiar dacă, conform uneia dintre regulile actuale, termenul limită a expirat deja. În plus, organele de control nu vor avea nimic de reproșat. De asemenea, este necesar să ne amintim despre o listă specială publicată în 2000 care indică durata de stocare a unor grupuri specifice de documentație. Această listă este actualizată și completată în mod regulat, prin urmare, contabilul șef al întreprinderii și departamentul responsabil cu circulația documentelor trebuie să urmărească informațiile curente.

Dacă au fost încălcate condițiile de depozitare, responsabilitatea pentru aceasta revine șefului companiei, în ciuda faptului că problema siguranței se află în primul rând în zona de responsabilitate a contabilului șef. Dacă comanda, durata depozitării este încălcată, companiei i se aplică o amendă. Pentru un oficial, pedeapsa variază de obicei între două și trei mii de ruble. Dar dacă documentația primară nu este păstrată deloc, pot fi pedepsiți pentru aceasta plătind o amendă de cinci mii de ruble sau mai mult.

Astfel, Legea federală „Cu privire la contabilitate” stabilește că documentele primare trebuie păstrate la întreprindere „pentru perioada stabilită în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai puțin de cinci ani” (articolul 17). Întrucât această lege reglementează problemele contabile, înseamnă că această cerință se aplică în mod specific documentelor contabile.

Depozitarea documentelor fiscale

Codul fiscal spune că „datele contabile și alte documente necesare pentru calcularea și plata impozitelor” trebuie păstrate timp de 4 ani (art. 23). Și documentele care confirmă suma pierderii reportate în conformitate cu articolul 283 din Codul fiscal al Federației Ruse trebuie păstrate pentru „întreaga perioadă, în timp ce organizația reduce baza impozabilă a perioadei de impozitare curente cu suma pierderilor primite anterior. "

Important

Acest material este un extract din Berator „Documente primare”.

„Documentele primare” Berator a devenit prima publicație din Rusia, care conține absolut toate informațiile despre proiectarea „primarului”. Amandoi si electronic versiunea beratorului.

Nici inspectorii fiscali, nici contabilii nu știu cum să împartă documentele primare în cele necesare contabilității și în cele care confirmă corectitudinea calculului și plății impozitelor. De fapt, vorbim despre aceleași documente. S-ar părea că există o contradicție.

Ministerul rus al Finanțelor are un punct de vedere diferit. Într-o scrisoare din 9 februarie 1999 nr. 04-01-10, oficialii acestui departament „au explicat” că nu există nicio contradicție aici. Doar că vorbim despre diferite documente: unele sunt necesare în scopuri contabile, altele în scopuri fiscale. Dar, din nou, niciun cuvânt despre cum să împărțiți documentele primare în contabilitate și impozite.

Prin urmare, dacă aveți dubii, păstrați-vă primele documente contabile și fiscale timp de 5 ani pentru a evita neînțelegerile.

Cerințe privind legislația arhivistică

Nu trebuie uitat că, pe lângă legea „Cu privire la contabilitate” și Codul fiscal, perioadele de păstrare a documentelor sunt reglementate de legislația arhivistică. Deci, în Lista documentelor tipice de arhivă administrativă formate în activitățile organizațiilor, care indică perioadele de depozitare (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010, nr. 558), se detaliază ce lucrări trebuie stocate cât timp.

Pentru documentele contabile primare, această listă stabilește, de asemenea, o perioadă de păstrare de 5 ani. Însă documentele din evidența personalului (inclusiv conturile personale ale angajaților (și în lipsa acestora - declarații de decontare)) listă obligă să păstreze 75 de ani.

Condițiile de stocare a documentelor în societățile pe acțiuni sunt stabilite prin rezoluția Comisiei federale pentru piața valorilor mobiliare din 16 iulie 2003 nr. 03 33 / ps.

Organizațiile stabilesc în mod independent unde să stocheze documentele procesate. Asa ca poti:

• depozitați documente la companie;
• trimiteți documente pentru stocare în arhivă (publică sau privată).

Responsabilitatea pentru încălcarea regulilor de stocare a documentelor

Dacă inspectoratul fiscal, în timpul auditului, descoperă că nu aveți documente primare, facturi sau registre contabile (fiscale), are dreptul să vă amendeze compania.

Cuantumul amenzii pentru o astfel de încălcare (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse):

• 10.000 de ruble, dacă nu există documente contabile sau fiscale referitoare la o perioadă de impozitare;
• 30.000 de ruble, dacă nu există documente contabile sau fiscale pentru mai multe perioade de impozitare;
• 20% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 40.000 de ruble, dacă lipsa documentelor a dus la o subestimare a bazei de impozitare.

Rețineți că autoritățile fiscale pot solicita documente ale companiei numai în ultimii trei ani și trebuie să le păstrați timp de patru ani. Aceasta înseamnă că autoritățile fiscale nu au dreptul de a amenda compania dvs. în temeiul articolului 120 din Codul fiscal al Federației Ruse pentru absența documentelor contabile sau fiscale din ultimul (al patrulea) an.

În plus, pentru încălcarea ordinii și a condițiilor de stocare a documentelor contabile, se poate aplica o amendă administrativă conducătorului companiei. Cuantumul amenzii variază între 2.000 și 3.000 de ruble (articolul 15.11 din Codul contravențional al Federației Ruse).

Vă rugăm să rețineți: această amendă poate fi impusă atât pentru nerespectarea legislației contabile privind procedura și condițiile de stocare a documentelor contabile, cât și pentru încălcarea cerințelor impuse de Codul fiscal pentru stocarea documentelor contabile fiscale.

În cazul în care autoritățile fiscale constată că ați încălcat regulile de stocare a documentelor contabile, acestea au dreptul să întocmească un protocol privind această încălcare și să-l trimită magistratului, care va decide dacă să impună o amendă conducătorului companiei dvs. sau nu.

Judecătorul de pace poate pedepsi pentru încălcarea perioadei de stocare a documentelor și la inițiativa angajaților serviciului de arhivă. Pedeapsa poate fi sub forma unui avertisment sau a unei amenzi. Cuantumul amenzii aplicate cetățenilor este de la 100 la 300 de ruble; pentru funcționari - de la 300 la 500 de ruble (articolul 13.20 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse).

Încălcarea condițiilor de stocare a documentelor în acest caz înseamnă încălcarea condițiilor stabilite în Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor (aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 Nr. 558).

Multe regiuni din Rusia au propria legislație de arhivă, care prevede răspunderea administrativă pentru încălcarea regulilor de stocare a documentelor de arhivă. La Moscova, de exemplu, aceasta este Legea orașului Moscova din 28 noiembrie 2001, nr. 67 „Despre fondul și arhivele arhivei din Moscova”.

Cu toate acestea, rețineți: autoritățile regionale pot stabili răspunderea administrativă numai în cadrul legii și numai pentru încălcările legislației locale. În același timp, cuantumul amenzii pentru funcționari nu poate depăși 50.000 de ruble (articolul 3.5 din Codul administrativ al Federației Ruse).

Dacă autoritățile locale încearcă să vă amendeze pe baza normelor stabilite nu de lege, ci de un alt document normativ (decret, decret, ordin) sau pentru încălcări ale legislației federale și nu regionale sau în valoare de peste 50.000 de ruble , du-te la tribunal: ai toate șansele de a câștiga cazul.

Orice contabil știe că toate documentele primare trebuie păstrate pentru o anumită perioadă de timp. Companiile mari au arhive speciale pentru stocarea dosarelor cu documente contabile. Odată cu apariția gestionării documentelor electronice, o anumită parte a documentelor nu poate fi tipărită, ci stocată în formă electronică. Indiferent de metoda aleasă de stocare a documentației primare, trebuie să lucrați în conformitate cu termenii stabiliți de lege. Vom vorbi despre ele mai jos.

Informațiile generale privind perioadele de stocare pentru documentele primare sunt conținute în Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ. Această parte a actului legislativ prevede că trebuie să depozitați produsul primar timp de cel puțin cinci ani. Termenul poate fi chiar mai mare - și care este perioada de stocare pentru un anumit document, va spune Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse. Acest document conține un tabel cu perioadele de stocare pentru documentele contabile primare, registre fiscale, documente de personal și alte documente. Tabelul conține 1.003 articole cu date după tipul de document.

Perioada de stocare a documentelor primare în contabilitate în 2017 nu s-a modificat.

Nu confundați perioadele de stocare a documentelor primare cu perioadele de stocare a documentelor contabile fiscale. De exemplu, o factură este un document fiscal și poate fi stocată timp de doar patru ani (clauza 8, clauza 1 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Rețineți că perioada de păstrare a documentelor primare în departamentul de contabilitate nu este contorizată de la data întocmirii documentului, ci de la începutul noului an de raportare (scrisoare de la Ministerul Finanțelor al Federației Ruse).

De exemplu, factura a fost întocmită în 24.08.2017. Conform regulilor, termenul minim de valabilitate este de cinci ani. Aceasta înseamnă că o astfel de factură nu poate fi distrusă mai devreme de 01/01/2023.

Timpul de stocare pentru unele documente depinde de inspecție. De exemplu, declarațiile anticipate trebuie păstrate timp de cinci ani. Dacă în această perioadă autoritățile fiscale nu le-au verificat, termenul crește (Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558).

Perioada maximă de depozitare este stabilită pentru documentele de personal (comenzi, carduri pentru angajați), diverse documente salariale. Trebuie să păstrați astfel de documente cel puțin 75 de ani.

Stocați documente electronice în Diadoc - este mai sigur decât pe un computer personal. Toate documentele sunt stocate în mai multe copii pe diferite servere, ceea ce face imposibilă pierderea informațiilor. Evaluați gratuit posibilitățile Diadoc cu promoția „Nelimitat timp de 2 luni”

Perioade de depozitare a documentelor electronice

Legea prevede că organizația primară poate fi întocmită pe suport de hârtie și în format electronic (partea 5 din Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ). Dacă un document electronic este întocmit în conformitate cu legea, acesta este supus acelorași perioade de stocare ca și pentru versiunea pe hârtie.

Nu există un singur program pentru stocarea documentelor pe cale electronică. Astfel, ordinele de plată pot fi stocate în sistemul bancar client-bancă. Documentele primare, cum ar fi facturile, UPD, actele, pot fi stocate într-un program sau serviciu de contabilitate prin care are loc fluxul de documente electronice. De asemenea, este posibil să stocați documente electronice într-o arhivă electronică specială sau în cloud. Puteți stoca documente electronice în diferite moduri, sarcina contabilului șef este de a asigura siguranța și lizibilitatea acestora chiar și după ani.

Deci, să rezumăm. La întrebarea care este perioada minimă de depozitare a documentelor contabile primare stabilită de lege poate fi răspuns în siguranță - cinci ani. Perioadele de păstrare pentru documentele electronice pot fi calculate din perioadele de păstrare pentru documentele pe hârtie. Aceste date sunt aceleași. Metoda aleasă de stocare a documentelor trebuie reflectată în politica contabilă.