Sumele contabile de bani, transferurile sau documentele sunt înregistrate în contabilitate căi diferite... Tipul detașării în avans poate depinde de scopul pentru care activele au fost emise salariatului, precum și de tipul de activitate al companiei în sine.
Pentru a rezolva sarcinile stabilite de conducerea întreprinderii, unor angajați li se pot emite active responsabile, care includ:
Angajații care au primit bunuri sunt obligaţi să furnizeze către departamentul de contabilitate, în care se va scrie în ce scopuri și în ce sumă au fost cheltuite fondurile. Ulterior, documentul este verificat de un contabil și înscris în evidența contabilă a companiei. un anumit tipar.
Potrivit legii, angajații și angajații non-personal, precum și terții, pot primi răspundere, dacă acest lucru este specificat în documentele de politică contabilă.
Contabilitatea subrapoartelor este efectuată de contul 71, conform căreia emiterea de fonduri se înregistrează în debit (Dt), iar radierea este în credit (CT).
Înregistrările contabile trebuie întocmite pentru fiecare tranzacție cu active... De exemplu, o companie a emis 10.000 unui angajat pentru a achiziționa echipament de călcat, așa ar arăta documentația:
Există și alte tipuri de tranzacții - alegerea lor se formează pe baza tipului de tranzacții cu subraportare și a scopurilor pentru care este îndreptată.
Primirea de fonduri de către un angajat de la casieria companiei: Dt 71 Kt 50, baza este o comanda de cheltuiala si numerar.
Creditarea banilor de la casieria companiei într-un cont bancar sau card de angajat: Dt 71 Kt 51, 52 sau 55, baza -.
Eliberarea documentației de călătorie unui lucrător detașat: Dt 71 Kt 50-3.
Rambursări necheltuite de angajat: Dt 50, 51, 52 sau 55, baza este SA angajatului, o chitanță de numerar pentru suma rămasă, un extras de cont.
Rambursarea către un angajat a fondurilor personale cheltuite pentru achiziționarea de obiecte materiale pentru companie: Dt 08, sau 15, Kt 71, baza este un raport în avans și un certificat de acceptare.
Cheltuielile de deplasare ale companiei pentru un angajat: Dt 20, 23, 25, 26, 29 sau 44 Kt 71, baza - SA, acte de confirmare a cheltuielilor (cecuri, chitante etc.).
Calculul TVA (taxa pe valoarea adăugată) pentru SA: Dt 19 Kt 71, fundatie - SA si cont.
Emiterea depășirilor unui angajat: Dt 71 Kt 50 sau 51, baza este un ordin de decontare în numerar (CSC) și un ordin de plată.
Sumele care nu au fost returnate de angajat la timp ar trebui luate în considerare separat. Acest lucru se realizează prin postare pentru a reține suma necesară de bani din salariul angajatului. Aceasta se înregistrează pe debit 70 și credit 73, iar baza este statul de plată.
Toate termenele limită pentru depunerea rapoartelor anticipate trebuie discutate cu angajatorul chiar înainte ca fondurile să fie emise de la casieria companiei. Într-o declarație adresată managerului, angajatului responsabil ar trebui să indice:
Datorită acestor puncte importante, angajatorul va putea determina rapid data scadentă pentru SA, iar contabilul va face cu ușurință afișarea necesară.
Angajații care au primit fonduri de la companie sunt obligați să prezinte un raport de cheltuieli in termen de 3 zile după expirarea perioadei specificate în documentul privind eliberarea bunurilor. Dacă depunerea a fost întocmită în timpul unei absențe îndelungate a unei persoane de la locul de muncă (din cauza unei călătorii de afaceri, vacanță, concediu medical etc.), atunci raportul prealabil (AO) este furnizat în cel mult 3 zile de la întoarcere.
La momentul depunerii documentelor la departamentul de contabilitate, angajatul care a preluat bunurile din raport, trebuie să scrie o chitanță... Indică faptul că a trecut toate cele necesare și procesul-verbal a fost acceptat spre verificare. Chitanța trebuie să fie semnată:
După lucrările de verificare, contabilul aprobă pachetul de documente de la manager, primește semnătura acestuia.
După ce raportul primit a fost verificat de contabilul companiei și întocmit cu înregistrări corespunzătoare, sumele soldului sunt returnate sau reținute, documentul este trimis la depozitare.
Conform articolelor Codului Fiscal al Federației Ruse, rapoartele anticipate în întreprinderile comerciale sau nestatale sunt stocate pentru perioade diferite în funcție de tipurile de titluri:
În organizațiile guvernamentale, aceste tipuri de documente trebuie păstrate cel puțin 5 ani.
La etapa de verificare a raportului de avans depus, contabilul poate constata ca angajatul a cheltuit mai multe fonduri decat cele emise de firma. În acest caz, întreprinderea trebuie sa returneze diferenta către angajat.
Depășirile pot fi numite:
Contabilitatea depășirilor de costuri se realizează prin emiterea unui ordin de cheltuieli și numerar (sub formă de KO-2) pentru o sumă egală cu rambursarea cheltuielilor personale ale angajatului. Fondurile sunt emise de la casieria companiei și nu sunt supuse impozitelor, primelor de asigurare și beneficiilor de pensie.
Algoritmul pentru lucrul cu AO este împărțit în mod convențional în 12 pași simpli:
Prezența în document a oricăror pete și corecții obligă contabilul să nu le accepte cu titlu oneros. În consecință, suma reflectată în acesta este automat considerată neconfirmată în cheltuială și este dedusă din salariul angajatului raportor. De aceea ar trebui să fii atent la completarea formularului din partea angajatului și la o verificare scrupuloasă din partea contabilului.
Un raport prealabil este unul dintre puținele documente care nu și-a schimbat scopul și forma de-a lungul anilor. Prin urmare, practica companiilor de stat și nestatale o dovedește importanţă atunci când lucrați cu orice active de numerar de la casierie. aceasta un singur document, confirmând cheltuirea țintită a fondurilor de către angajat și, prin urmare, dovedind comportamentul său legitim.
La inceputul inregistrarii fondurilor contabile si la finalul auditului contabil, managerul trebuie revizuiți cu atenție toate documentele, întrucât el este cel care își păstrează dreptul de a reduce sau de a majora termenul de acordare a SA pentru un anumit angajat. De asemenea, semnătura sa pe pachetul de acte la momentul aprobării dovedește automat că toate situațiile controversate și conflictuale cu balanța patrimoniului au fost soluționate și părțile nu au pretenții una față de cealaltă.
Toate nuanțele întocmirii unui raport prealabil în programul 1C sunt prezentate mai jos.
Regulile generale pentru completarea unui raport prealabil sunt următoarele:
Pentru încălcarea termenului, salariatul poate fi pedepsit financiar.
„Lucrătorul a reținut din nou organizația primară? Pedepsiți cu rubla" .
Puteți descărca formularul de raport de pe site-ul nostru - vezi. „Formular unificat nr. AO-1 - raport prealabil (descărcare)” .
Raportul anticipat poate fi împărțit condiționat în 3 părți:
Raportul este semnat de un angajat, un contabil și un contabil șef. Apoi este predat managerului pentru aprobare - ștampila corespunzătoare se află pe fața documentului.
NOTĂ! Raportul prealabil poate fi întocmit nu numai pe hârtie, ci și în format electronic.
Pentru mai multe detalii, vezi articolul „Raportul de avans poate fi semnat cu semnătură electronică” .
Nu au existat modificări în rapoartele prealabile în 2019 (precum și în 2017-2018) - acest document trebuie în continuare completat. În cazul în care raportul prealabil este întocmit în formă electronică, este necesară utilizarea unei semnături electronice de către toți angajații implicați în completarea acestuia (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 20.08.2015 Nr. 03-03-06 / 2/48232) .
Vă puteți familiariza cu un exemplu și o mostră de completare a unui raport prealabil pe site-ul nostru. Să luăm în considerare un exemplu condiționat.
De exemplu, la 21.01.2019 IKS LLC a emis angajatului său Smirnov O.D. bani în valoare de 20.000 de ruble. pentru achizitionarea a 5 cartuse pentru imprimante. Nu au existat avansuri nefolosite pentru el. Achiziția s-a făcut în aceeași zi, iar angajatul a depus procesul-verbal a doua zi, adică 22 ianuarie.
Angajatul a cheltuit doar 18.950 de ruble. (TVA nu a fost perceput la achiziție deoarece vânzătorul aplică sistemul simplificat de impozitare). Fonduri neutilizate în valoare de 1.050 de ruble. a returnat-o casieriei imediat după depunerea raportului la departamentul de contabilitate.
Iată un exemplu de completare a unui raport prealabil pentru această situație.
Un raport în avans în 1C servește la confirmarea angajatului (persoană responsabilă) a sumei de bani cheltuite care i-a fost emisă anterior în avans. Să luăm în considerare instrucțiunile pas cu pas folosind un exemplu despre cum să faceți, completați și realizați corect un raport în avans în 1C Accounting 8.3 (3.0).
Apropo! Completarea unui raport în avans în 1C 8.2 (2.0) nu este diferită. Puteți utiliza în siguranță această instrucțiune pentru versiunile mai vechi ale programului.
Pentru a crea și completa „Raportul de avans” în 1C 8.3, accesați meniul „Bancă și casierie”, elementul „Rapoarte anticipate”. Sub forma unei liste, apăsați butonul „Creați”. Se va deschide un nou formular de document.
Plățile în avans pot fi efectuate în următoarele scopuri:
În document, aceste operațiuni sunt reflectate în filele corespunzătoare.
Prima filă „Avansuri” este folosită pentru a reflecta avansurile primite. Pentru eșantion, am creat în mod special anterior un document „Factură în numerar” cu tipul de operațiune „Emisiune către o persoană responsabilă” și l-am adăugat la secțiunea tabelară „Avansuri” ().
Obțineți gratuit tutoriale video 267 1C:
Astfel, vedem că în spatele angajatului Bazin A.V. există o plată în avans necheltuită în valoare de 1000 de ruble.
Într-un singur „Raport de avans”, puteți reflecta toate operațiunile avute în vedere pentru anularea avansului eliberat persoanei raportoare.
Să spunem că pentru această sumă a cumpărat:
Introducem toate aceste date în document.
După cum puteți vedea, persoana responsabilă cheltuiește peste 100 de ruble. Raportul de cheltuieli poate fi acum postat și tipărit:
Ne propunem să luăm în considerare modul în care se formează raportul de avans în software-ul 1C Accounting versiunea 3.0. De exemplu, să luăm două tipuri: pentru un produs achiziționat și pentru călătorii cu transportul (trenul). Inițial, fondurile sunt transferate angajatului prin documentul „Retragere numerar” din ordinul de numerar și cheltuieli. Se află în revista „Documente de numerar”, elementul de meniu „Bancă și casierie”:
Se deschide un formular de completare. Aici completăm câmpurile:
Faceți clic pe „Postează” și vezi ce tranzacții au fost formate: Dt71.01 - Kt50.01 - flux de numerar. Această sumă a fost transferată persoanei responsabile pentru achiziționarea unui anumit produs. Și acum vom emite o altă sumă unei alte persoane pentru călătorie. În mod similar, formăm documentul „Retragere numerar”. Cheltuiala totală de bani poate fi vizualizată în bilanţul pentru 71 de conturi. Se va afișa cui și cât a fost emis:
Trecem la proiectarea rapoartelor anticipate. Fila „Bancă și numerar”, secțiunea „Numerar”, introduceți jurnalul „Rapoarte anticipate”:
Când faceți clic pe butonul „Creați”, se deschide un formular pentru completarea documentului:
Programul selectează independent un document pentru persoana care raportează specificată. Pe ecran apare o fereastră cu un document creat anterior pentru eliberarea de numerar acestui angajat:
Făcând clic, acest document este transferat în secțiunea tabelară a raportului de avans.
Accesați fila „Altele” și faceți clic pe butonul „Adăugați”. În această filă, trebuie să introduceți motivul pentru care l-ați dat, suma cookie-urilor, contul de debit etc.:
Completam:
După ce ați introdus toate informațiile, faceți clic pe „Postează” și uită-te la postările rezultate: Dt26 - Kt71.01.
Bilanțul reflectă anularea acestor fonduri la sfârșitul perioadei de facturare:
Cu ajutorul celui de-al doilea raport de cheltuieli, luați în considerare achiziția oricărui produs de către persoana care raportează. Deschidem un nou document „Raport anticipat” și trecem la completarea:
Aici indicam ce a fost achizitionat si in ce cantitate va ajunge la depozit, precum si pentru ce cantitate, de la ce furnizor etc. Completam:
Totul este completat și rămâne de postat documentul. Să vedem ce postări s-au format:
Aruncă o privire în partea de jos a documentului „Declarație anticipată” care tocmai a fost completat. Programul a calculat, pe baza documentelor create, cât a primit persoana responsabilă, cât s-a cheltuit și cât a rămas nesolicitat (sold).
Acest sold trebuie returnat casieriei. Pentru a face acest lucru, accesați revista „Documente de numerar”. Apăsați butonul „Chitanță”.
Raportul prealabil este unul dintre documentele pe care un călător de afaceri trebuie să le prezinte angajatorului în termen de trei zile lucrătoare de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Procesul-verbal se intocmeste intr-un singur exemplar. O parte din raportul de avans este completată de călător însuși, iar o parte de contabil.
Rapoartele în avans sunt utilizate pentru a contabiliza fondurile emise persoanelor responsabile pentru cheltuieli administrative și de afaceri. Un raport de avans este un document prin care angajatul raportează asupra sumelor cheltuite.
Este întocmit într-un singur exemplar de către o persoană responsabilă și un angajat al departamentului de contabilitate, conform formularului unificat nr. AO-1 „Raport anticipat”, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01.08.2001 nr. 55. Raportul de avans poate fi întocmit atât pe hârtie, cât și pe suport informatic.
Puteți decide singur ce formular să completați raportul în avans. Această decizie se aprobă de către conducătorul ordinului la politica contabilă. Acesta ar putea fi:
Raportul prealabil este completat parțial de persoana care raportează. Pe spatele formularului, persoana responsabilă notează o listă de documente care confirmă cheltuielile efectuate (certificat de călătorie, chitanțe, documente de transport, chitanțe de casă de marcat, bonuri de vânzare și alte documente justificative), precum și valoarea cheltuielilor pentru acestea (coloane). 1 - 6). Documentele anexate procesului-verbal trebuie numerotate de persoana raportoare în ordinea în care sunt consemnate în procesul-verbal.
Pe fața raportului de cheltuieli, indicați:
Călătorul completează partea din spate a raportului de cheltuieli. Acesta trebuie să indice o listă de documente care confirmă cheltuielile, datele emiterii acestora, numerele, tipul (cec, chitanță etc.) și suma cheltuită. Documentele anexate procesului-verbal sunt numerotate de către raportor în ordinea în care sunt consemnate în procesul-verbal.
În raportul de avans, angajatul indică sumele cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri, astfel încât departamentul de contabilitate să facă un calcul asupra avansului eliberat înainte de călătorie (clauza 4.4 din Regulamentul privind procedura de efectuare a tranzacțiilor în numerar cu bancnote și monede). al Băncii Rusiei pe teritoriul Federației Ruse, aprobat de Banca Rusiei la 12.10.2011 Nr. 373 -NS).
Departamentul de contabilitate, la rândul său, verifică cheltuirea țintită a fondurilor, disponibilitatea documentelor justificative care confirmă cheltuielile efectuate, corectitudinea înregistrării acestora și calculul sumelor, iar pe versoul formularului se indică și sumele cheltuielilor luate în considerare. cont (coloanele 7-8) și conturi (subconturi), care sunt debitate cu aceste sume (coloana 9).
Detaliile referitoare la valută (linia 1a din fața formularului și coloanele 6 și 8 din spatele formularului) se completează numai dacă fondurile sunt emise către persoana responsabilă în valută străină.
Dacă deduceți TVA la cheltuielile de călătorie, reflectați în raportul de avans nu numai costul total al biletului, ci și valoarea TVA-ului aferent. Trebuie indicat în formularul strict de raportare. În cazul în care suma taxei nu este evidențiată în formular, TVA-ul nu poate fi dedus (clauza 7 a articolului 171, clauza 1 a articolului 172 din Codul fiscal). Tipurile de BSO, care confirmă plata deplasării, sunt denumite în ordinele Ministerului Transporturilor din 08.11.2006 nr. 134, din 21.08.2012 nr. 322. Acestea sunt următoarele formulare:
Atenție: multe transporturi sunt supuse TVA la o cotă de 0 la sută. În special, cota de TVA zero se aplică oricărui transport internațional (paragraful 4 al paragrafului 1 al articolului 164 din Codul fiscal), zborurilor interne către Crimeea (subparagraful 4.1 al paragrafului 1 al articolului 164 din Codul fiscal) și transportului de pasagerii și bagajele pe calea ferată (subpara. 9.2 și 9.3, clauza 1 al articolului 164 din Codul fiscal).
Pe baza rezultatelor completării și procesării raportului de avans, se dezvăluie rezultatul decontărilor reciproce: restul avansului neutilizat sau depășirea raportului de avans.
Aprobat de șef. Raportul prealabil verificat se aprobă de către șeful sau de o persoană împuternicită în prezența unui raport scris al salariatului detașat asupra muncii prestate în deplasarea de afaceri, convenit cu șeful unității structurale a angajatorului.
Conform procedurii de prelucrare a documentelor referitoare la detașarea lucrătorilor, la raportul de avans se pot atașa ca documente justificative următoarele:
Data recunoașterii cheltuielilor de călătorie este data aprobării raportului anticipat (paragraful 5 al paragrafului 7 al articolului 272 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Cheltuielile de călătorie sunt legate de alte cheltuieli legate de producție și vânzări (paragraful 12 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
Contabilitatea cheltuielilor de călătorie este furnizată în 1C și în diverse sisteme de contabilitate.
Întocmirea unui raport prealabil cu încălcarea cerințelor stabilite de lege, precum și absența anexelor necesare la raportul prealabil (sau executarea necorespunzătoare a acestora) atrage după sine inconsecvența raportului anticipat cu cerințele legislației ruse. Federaţie. În consecință, cuantumul cheltuielilor indicat în raportul de avans nu poate fi inclus în componența cheltuielilor în scopul impozitării profiturilor, întrucât acesta nu dispune de dovezi înscrise în mod corespunzător.
