Perioada de păstrare a documentelor contabile primare. Organizația are dreptul de a stoca documentele contabile în formă electronică. Organizarea și regulile de păstrare a documentelor contabile și a altor documente

Lucrările cu care lucrează departamentul de contabilitate pot fi împărțite în două grupe:
- documente de contabilitate si raportare fiscala;
- documente contabile si de raportare.

Contabilitatea fiscală și documentele de raportare includ formulare de raportare fiscală și registre fiscale. Aici sunt incluse și documentele care servesc drept bază pentru calculele TVA (facturi, registre de cumpărături și vânzări). Documentele contabile (raportarea) sunt împărțite în trei grupuri principale:
- forme de situatii financiare;
- registre contabile (registru general, jurnale de comenzi etc.);
- documente primare care consemnează fapta tranzacţiilor comerciale.

În plus, documentele contabile includ și alte documente care nu sunt incluse în aceste grupe (împuterniciri pentru primirea de bani și valori, certificate contabile, corespondență privind creanțele și datorii, conturile personale ale angajaților etc.)

Perioadele de păstrare a documentelor contabile trebuie respectate

Luați în considerare cât timp trebuie păstrate anumite documente contabile (fiscale).

Cerinte legale

După ce interval de timp ar trebui să se ghideze instituția? Potrivit autorului, pentru a evita responsabilitatea pentru nerespectarea regulilor stabilite de lege, este necesară păstrarea documentelor:
- nu mai puțin de cinci ani, dacă Lista stabilește perioade mai scurte de păstrare a documentelor contabile;
- în termenele stabilite de Listă, dacă aceasta prevede o perioadă de păstrare mai mare de cinci ani.

Răspunderea pentru încălcarea comenzii și a termenilor de păstrare a documentelor

Șeful instituției este responsabil pentru organizarea stocării documentelor contabile, registrelor contabile și rapoartelor contabile (clauza 3 a articolului 17 din Legea federală din 21 noiembrie 1996, nr. 129-FZ). Iar siguranța, înregistrarea și trecerea lor în arhivă este asigurată de contabilul șef.

Pentru încălcarea ordinii și a termenilor de stocare a documentelor contabile, este prevăzută răspunderea administrativă - o amendă pentru funcționari va fi de la 2.000 de ruble. până la 3000 RUB (Articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative RF).

Lipsa documentelor primare, a facturilor, precum și a registrelor contabile este o infracțiune fiscală. Responsabilitatea pentru aceasta este prevăzută la articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse. Amenda minimă conform acestui articol este de 5.000 RUB.

Contabilitate si raportare fiscala

Totuși, pentru o serie de documente, perioada de stocare începe să fie calculată într-o manieră diferită de cea generală.

De exemplu, cartea de cumpărături și cartea de vânzări sunt o excepție de la regula generală. Începutul perioadei de păstrare a acestora (cinci ani) se stabilește de la data ultimei intrări (și nu de la 1 ianuarie a anului următor). Acest lucru este menționat în clauzele și Normele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 decembrie 2000 nr. 914.

O procedură specială pentru calcularea termenelor este prevăzută în Lista însăși. Mai exact, începe să curgă o perioadă de depozitare de cinci ani:
- pentru contracte (de prestare de servicii de audit, credit, economic, asigurari de proprietate) - de la data expirarii;
- pentru un acord de răspundere materială - din momentul concedierii persoanei responsabile material;
- pentru certificatele de înregistrare la inspectoratul fiscal - din momentul în care organizația este scoasă din înregistrarea fiscală.

Cum se păstrează hârtiile

Pentru depozitarea documentelor contabile, instituția trebuie să doteze încăperi speciale, seifuri sau dulapuri.

În special, formularele stricte de raportare sunt depozitate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru asigurarea siguranței acestora (clauza 16 din Regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului RF din 6 mai 2008 nr. 359). Documentele marcate „secrete comerciale” sunt păstrate în seifuri.

Restul documentelor se depozitează în încăperi sau dulapuri speciale sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul-șef.

Ce documente sunt transferate în arhivă

Pentru a asigura condițiile de păstrare a documentelor contabile, instituția poate organiza o arhivă (clauza 2 al articolului 13 din Legea din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ).

Documentele de păstrare permanentă (eternă) și pe termen lung (peste 10 ani) sunt transferate în arhivă. Restul documentelor (durata de valabilitate pana la 10 ani inclusiv) sunt depozitate in departamentul de contabilitate pana la distrugere. Temeiul îl constituie clauzele 3.3.1 și 3.3.2 din Reguli, aprobate prin decizia consiliului de administrație al Rosarkhiv din 6 februarie 2002.

Procedura de distrugere a documentelor

Distrugerea documentelor cu termen de păstrare expirat este precedată de examinarea acestora, prin care se identifică documentele de depozitare permanentă, temporară și supuse distrugerii. Activitățile specificate în instituție se desfășoară de către o comisie de experți numită prin ordin al șefului.

Există două moduri de a distruge documentele.

Utilizarea serviciilor unei organizații specializate.În această situație, transferul documentelor în vederea distrugerii se întocmește printr-un certificat de acceptare sau o scrisoare de parcurs, care indică data transferului acestora, numărul cazurilor de depus și greutatea acestora. Transferul hârtiei pentru reciclare ar trebui să aibă loc sub supravegherea unui angajat responsabil cu asigurarea siguranței documentelor.

Distrugeți singur documentele. De exemplu, prin ardere sau folosind un tocator de hârtie. În acest caz, faptul distrugerii documentelor învechite trebuie consemnat de către o comisie de expertiză prin întocmirea unui act corespunzător. Din lipsa unei forme unificate a actului precizat, acesta se intocmeste sub orice forma (vezi).

În articol veți găsi un tabel gata făcut despre perioadele de stocare pentru documente contabile, fiscale și alte documente într-o organizație. Dacă distrugi documentele mai devreme, te vei confrunta cu amenzi și taxe suplimentare.

Există documente pe care instituția trebuie să le păstreze permanent, precum politici contabile. Tabelul de valabilitate vă va ajuta să determinați ce hârtii pot fi aruncate. La urma urmei, timpul este diferit pentru fiecare. Dacă greșiți cu termenul limită și distrugeți arhiva mai devreme, instituția va fi amendată.

Câți ani să păstreze documentele privind impozitele și contabilitatea

Perioada de păstrare a documentelor contabile și a altor aspecte generate în derularea activității economice a oricărei entități economice se stabilește la nivel legislativ.

Durata de păstrare este reglementată în următoarele acte legislative:

Codul fiscal al Federației Ruse;
Legea federală „Cu privire la contabilitate” din 12.2011 nr. 402-FZ (în continuare - Legea federală nr. 402);
Legea federală „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă” din 22 octombrie 2004, nr. 125-FZ (în continuare, FZ nr. 125).
Lista documentelor tip de management aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii din 25.08.2010 nr. 558 (denumită în continuare Lista).

Conform acestor reglementări, majoritatea actelor fiscale și contabile se păstrează timp de 5 ani de la data expirării acestora.

Se pot stabili și alte intervale de timp, a căror durată este mai mare sau mai mică de 5 ani:

1 an - pentru raportarea lunara;
3 ani - pentru rapoartele trimestriale privind primirea fondurilor valutare și plățile;
4 ani - pentru facturi;
10 ani - contracte, acte privind vânzarea bunurilor mobile.
15 ani - pretenții, hotărâri judecătorești și ordonanțe.
25 de ani sau permanent - acte statutare.

Legea federală nr. 402 și Lista stabilesc perioade specifice de stocare pentru documentele contabile într-o organizație. Tabelul din secțiunea anterioară le reglementează pentru fiecare nume (grup) separat.

Tabel: perioade de păstrare a documentelor contabile și fiscale

Pentru a verifica dacă hârtiile pot fi aruncate, tabelul de valabilitate va ajuta:

Document	Perioada de depozitare (număr de ani)
1. Remunerarea
Grade (nivele) aprobate de remunerare, plata salariilor pentru posturile de angajati din institutie.	in mod constant*
Reglementări privind salariile și sporurile pentru angajați	În mod constant
Foaia de pontaj: Conditii normale de lucru Condiții de muncă severe, dăunătoare și periculoase
Salarizare
Documente (calcule, certificate, liste) privind plata bonusurilor angajatilor
2. Primele de asigurare
Cartea de înregistrare individuală
Ordine de plată pentru transferul primelor de asigurare
Cerere de clarificare a bazei, a tipului și a afilierii plății, a perioadei de raportare (decontare) sau a statutului plătitorului de prime de asigurare
Calculul primelor de asigurare (formulare 4-FSS și RSV-1)
2.1 Documente pentru FSS din Rusia
Declarație de finanțare pentru prevenirea vătămărilor
Plan de acțiune pentru prevenirea vătămărilor profesionale
Plan de finanțare pentru măsuri preventive de reducere a accidentelor și bolilor profesionale
Raport privind utilizarea fondurilor alocate pentru finanțarea prevenirii vătămărilor
2.1 Documente pentru UIF
Informații individuale
Declarația angajatului privind deducerea contribuțiilor suplimentare la pensie din salariu
Registrul persoanelor asigurate (formular DSV-3)

Card fiscal pentru impozitul pe venitul persoanelor fizice
Ajutor pe formularul 2-NDFL
Cerere de deducere (standard, copil, profesional, proprietate, social)
Renunțarea la deducere
Declarație de succesiune în aplicarea deducerilor
Certificat contabil privind identificarea restantelor impozitului pe venitul persoanelor fizice
Nota explicativă a agentului fiscal în IFTS
Notificarea contribuabililor cu privire la arierate la impozitul pe venit
Incapacitate de muncă
Jurnalele certificatelor de handicap
Cerere de plată a prestațiilor

* Durata stocării nu poate fi mai mică de 10 ani (aceasta se aplică organizațiilor care nu sunt surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale).

Răspunsuri la întrebări populare pe această temă:

Cât timp se păstrează documentele de personal

Termenele pentru documentația personalului sunt stabilite de Listă. Acestea variază de la 12 luni la 50 (75) ani. Sunt cazuri care ar trebui păstrate permanent, adică în timp ce persoana juridică își desfășoară activitățile.

În 2016, a fost adusă o modificare a Legii federale nr. 125, care a afectat dosarele de personal pentru personal. După introducerea modificărilor în vigoare, se aplică următoarele termene:

75 de ani pentru toate actele de personal care au fost trimise la arhivă înainte de 01/01/2003.
50 de ani, pentru cazurile care au fost finalizate și depuse în 2003 și ulterior.

Compania ar trebui să păstreze permanent:

Comenzi pentru activitatea principală;
Propuneri pentru protecția muncii privind îmbunătățirea condițiilor de muncă și listele locurilor de muncă în care sunt prezenți factori periculoși și nocivi.
Înregistrările inspecției departamentului de personal.
Reglementări locale privind datele personale;
Masele de personal, etc.

Originalele documentelor personale ale angajaților trebuie păstrate până la cerere. Dacă rămân nerevendicate, sunt trimise la arhivă pentru 75 de ani.

Se stabilesc termene mai scurte pentru:

1 an - pentru programele de concediu;
3 ani - comenzi pentru călătorii de afaceri;
5 ani - pontaj și comenzi pentru care nu a fost stabilită altă perioadă (bonusuri, mustrări etc.).
10 ani - contracte colective.

Notă! Dacă lucrările din această listă conțin informații despre munca în condiții periculoase și periculoase, timpul de depozitare a acestora crește la 75 de ani.

Dacă mai aveți întrebări despre condițiile de stocare a oricăror documente, consultați tabelul complet al termenilor din memo

Stocarea electronica a documentelor

În cazul stocării pe termen lung a fișierelor pe hârtie, există întotdeauna riscul pierderii sau deteriorarii acestora (mutare, accident etc.), prin urmare, multe companii le dublează electronic. Aceste fișiere pot fi și arhivate. Pentru această metodă, trebuie să țineți cont de o serie de nuanțe:

Transferul se poate face prin trimitere prin canale de comunicare sau prin transfer direct de medii electronice.
Nu trebuie să imprimați fișiere.
Este necesar să se facă un inventar al fișierelor transferate. În ea, trebuie să indicați metoda de transfer a informațiilor (transportator).
Înainte de a trimite fișiere digitizate pentru stocare, trebuie să vă asigurați că acestea nu sunt deteriorate și că nu există viruși pe suport.
Arhiva trebuie să creeze condiții pentru păstrarea și redarea unor astfel de fișiere.
Trebuie să transferați documente pe doi transportatori care se dublează unul pe celălalt.
Arhivele electronice ar trebui verificate cel puțin o dată la cinci ani.

Pentru a transfera documente electronice pentru distrugere, pentru care perioada de stocare a expirat, completați un act privind alocarea documentelor pentru distrugere

Notă! Trebuie să transferați pentru depozitarea documentelor de arhivă, a căror durată de valabilitate este mai mare de 10 ani. Restul documentelor pot fi depozitate la locul de muncă. Acest lucru se aplică în egală măsură suporturilor de hârtie.

Cum se calculează timpul de stocare a documentelor

Perioada de păstrare a documentului se numără din momentul expirării acestuia sau de la închiderea perioadei de raportare (an). De regulă, numărătoarea inversă a perioadei în care este necesară păstrarea documentului începe de la 01 ianuarie, anul următor celui în care documentul a expirat.

Există câteva excepții de la aceasta:

Organizația recunoaște creanțele ca necolectabile. Perioada de valabilitate a titlurilor de valoare va fi de 4 ani de la sfârșitul perioadei în care s-a întâmplat acest lucru.
Entitatea economică a suferit pierderi. Documentele care confirmă acest lucru sunt stocate pe toată perioada cât pierderea este luată în considerare.
Achiziționarea de bunuri amortizabile. Documentele pentru aceasta trebuie păstrate încă 4 ani după anulare.

Ce să faci cu documentele contabile dacă perioada de păstrare a expirat

Când un document a expirat, acesta poate fi distrus. De obicei, pentru aceasta, un inventar al dosarelor de arhivă se realizează o dată pe an. Eliminarea documentelor contabile expirate trebuie efectuată strict în conformitate cu cerințele reglementărilor. Este imposibil să se scoată și să distrugă din arhivele cauzei fără înregistrarea documentelor solicitate.

Cum să distrugi hârtiile vechi

Distrugerea fișierelor expirate are loc după cum urmează:

Este creată o comisie specială, condusă de un președinte. Include șeful (responsabilul) de arhiva companiei, precum și angajații care formează și depun dosare pentru depozitare (contabili, ofițeri de personal, secretari etc.). În unele cazuri, un angajat al Rosarkhiv poate fi invitat.
Comisia selectează cazuri a căror perioadă de stocare a expirat deja. Ele sunt incluse într-o listă specială și se întocmește un act „Cu privire la distrugerea documentelor”.
În baza actului, șeful întreprinderii emite un ordin de distrugere, în care stabilește ora, locul și modalitatea de reciclare a hârtiei.

Dacă volumul este mic, atunci le puteți distruge singur, altfel este mai bine să contactați o organizație specializată.

De regulă, distrugerea se efectuează folosind un tocător.

Nu puteți distruge fișiere în felul următor:

Ardeți în aer liber sau în interior.
Aruncați (aruncați) împreună cu deșeurile în recipientul cutiei în întregime.

Notă! Legislația nu obligă companiile să distrugă documentele imediat după expirarea perioadei de păstrare. Mai mult, este indicat să nu distrugi unele documente înainte de a fi verificate de inspectoratul fiscal.

Răspunderea pentru încălcarea termenilor de stocare

În cazul încălcării condițiilor de stocare, se asigură următoarea răspundere:

Pentru lipsa documentelor contabile și fiscale pentru o perioadă, se aplică o amendă de 10.000 de ruble.
Pentru absența acestor titluri pentru două sau mai multe perioade, amenda crește la 30.000 de ruble.
Dacă lipsa documentației a determinat o scădere a bazei de impozitare, persoanei vinovate i se aplică o amendă de 40.000 de ruble sau 20% din sumele neplătite.

Acest lucru este stabilit de Codul Fiscal al Federației Ruse, articolul 120.

În plus, articolul 15.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse prevede pedepse pentru funcționarul vinovat. Amenda în acest caz este de 2.000 - 3.000 de ruble.

Perioadele de păstrare a documentelor sunt stabilite în Lista documentelor standard de arhivă administrativă generată în derularea activităților organelor de stat, autorităților locale și organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010. N 558, iar efectul său se aplică organizațiilor de orice formă de proprietate.

Perioada minimă de păstrare a documentelor contabile este stabilită și în clauza 1 a articolului 29 din Legea federală nr. 402-FZ din 06.12.2011 „Cu privire la contabilitate”. Se spune că documentele contabile primare, registrele contabile, situațiile contabile (financiare), rapoartele de audit asupra acestuia sunt supuse păstrării de către o entitate economică pe perioade stabilite în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la data anul de raportare.

Luați în considerare începerea perioadei de păstrare a documentelor la 1 ianuarie a anului următor celui în care au fost întocmite (luat în considerare) (alineatul 4, clauza 1.4 din lista aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din august 25, 2010 N 558). De exemplu, dacă documentul a fost întocmit în 2015, atunci perioada de păstrare începe să fie calculată de la 1 ianuarie 2016. Există două excepții de la această regulă.

Primul este registrele necesare pentru deducerea TVA-ului. În special, registrul de cumpărături și registrul de vânzări, precum și jurnalele de contabilitate a facturilor emise și primite. Începutul perioadei de păstrare a acestora este determinat de la data ultimei intrări în ele. Aceasta rezultă din clauza 24 din Secțiunea II din apendicele 4, clauza 22 din secțiunea II din apendicele 5 și clauza 13 din secțiunea II din apendicele 3 la Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 N 1137.

A doua excepție o reprezintă documentele care confirmă costul inițial al proprietății amortizabile. Perioada de valabilitate a acestora este socotită din momentul în care amortizarea a încetat să mai fie calculată.

Legile privind societățile pe acțiuni și SRL au și o listă de documente care trebuie păstrate obligatorii (articolul 89 din Legea din 26 decembrie 1995 N 208-FZ, articolul 50 din Legea din 8 februarie 1998 N 14-FZ) . Acestea includ, în special, documentele primare, registrele contabile și situațiile financiare.

Termenii și procedura de păstrare a documentelor SRL trebuie stabilite în statut (clauza 2 din articolul 12 din Legea din 8 februarie 1998 N 14-FZ).

Dar procedura de stocare a documentelor în societățile pe acțiuni a fost deja stabilită prin decretul Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare din Rusia din 16 iulie 2003 N 03-33 / ps, care se aplică ținând cont de ordinea Ministerul Culturii al Rusiei din 25 august 2010 N 558.

În orice caz, nu ar strica să prescriem regulile de păstrare în documentele interne ale organizației, de exemplu, în Regulamentul Arhivelor.

Informațiile despre perioadele de stocare pentru cele mai comune tipuri de documente sunt prezentate în tabel.


	Perioade de depozitare, stabilite în Listă, se calculează nu de la data întocmirii documentului, ci de la 1 ianuarie a anului următor (clauza 1.4 din Listă). O excepție de la această regulă este prevăzută pentru planul de conturi de lucru al contabilității și alte documente ale politicii contabile a organizației. Acestea trebuie păstrate timp de cel puțin cinci ani după anul în care aceste documente au fost utilizate pentru întocmirea situațiilor financiare pentru ultima dată (clauza 2 a articolului 29 din Legea federală din 06.12.2011 N 402-FZ).
	Evidența contabilă și documentele contabile fiscale ar trebui păstrate chiar și după un control fiscal... Și dacă sunt pierdute, trebuie restaurate. Acest lucru a fost anunțat de Ministerul Finanțelor al Rusiei într-o scrisoare din 22 iulie 2013 N 03-02-07 / 2/28610, iar Serviciul Federal de Impozite a adus această scrisoare în atenția tuturor inspectoratelor fiscale (scrisoarea Fiscală Federală). Serviciul Rusiei din 15.08.2013 N AS-4-3 / [email protected]). Totodată, oficialii au reamintit termenii de păstrare a documentelor. Deci, documentele care servesc drept bază pentru calcularea impozitelor, confirmarea veniturilor și cheltuielilor, trebuie să fie păstrate timp de cel puțin patru ani (paragraful 8 al paragrafului 1 al articolului 23 din Codul fiscal al Federației Ruse). Și chiar dacă controlorii au primit deja originalele documentelor de la dvs. și apoi le-au returnat înapoi, au dreptul să le solicite din nou.


Tipul documentelor	Perioada de depozitare	Norma de legislatie
Situațiile financiare
Situatii financiare anuale *
Rapoartele auditorului privind situațiile contabile (financiare) anuale	5 ani supus verificării (revizuirii). Pentru situațiile contabile (financiare) anuale - post. EPK
Rapoartele auditorului privind situațiile contabile (financiare) intermediare (trimestriale, lunare).	5 ani supus verificării (revizuirii)
Acte de transfer, separare, solduri de lichidare; note explicative la ele
Corespondenta privind contabilitatea, intocmirea si prezentarea situatiilor contabile (financiare).

În conformitate cu Legea contabilității, înregistrările contabile trebuie păstrate timp de cinci ani după anul de raportare h. 1 lingura. 29 din Legea contabilității... Acest lucru se aplică în special documentelor de casă și registrelor contabile. Iar documentele legate de organizarea și întreținerea contabilității, de exemplu, trebuie păstrate timp de cel puțin cinci ani de la sfârșitul anului în care au fost utilizate ultima dată pentru întocmirea situațiilor financiare. h. 2 linguri. 29 din Legea contabilității.

În plus, pot fi stabilite perioade mai lungi de păstrare a documentelor contabile - prin Codul Fiscal al Federației Ruse, Legea cu privire la afacerile arhivistice și Lista aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii din 25.08.2010 N 558 (denumit în continuare ca Listă).

De exemplu, situațiile financiare ar trebui păstrate permanent, adică pe toată durata de viață a organizației. h. 1 lingura. 29 din Legea contabilității, art. 351 Lista.

Dacă în acte juridice de reglementare diferite se stabilesc perioade diferite de păstrare pentru același document, atunci perioada de păstrare a documentelor trebuie determinată în funcție de actul care prevede o perioadă mai lungă. Principalele perioade speciale de păstrare a documentelor sunt prezentate în tabel.

Tip de document	Perioada de depozitare
Documente utilizate în scopuri fiscale, inclusiv documente primare și	La patru ani de la încheierea perioadei fiscale în care documentul a fost utilizat ultima dată pentru calcularea impozitelor și raportarea impozitelor nn. 8 p. 1 al art. 23, pp. 5 p. 3 art. 24 din Codul fiscal al Federației Ruse... De exemplu, documentele privind mijloacele fixe trebuie păstrate timp de patru ani după anul în care activul va fi: - sau complet amortizat Scrisoare a Ministerului Finanțelor din 19.01.2018 N 03-03-06 / 1/2598; - sau ; - sau . Dacă mijlocul fix este vândut cu pierdere, atunci documentele de pe acesta trebuie păstrate timp de patru ani după anul în care o astfel de pierdere a fost inclusă integral în cheltuieli fiscale.
Registre contabile fiscale și raportări fiscale declarații, calcule de plăți în avans, certificate 2-NDFL etc.	La cinci ani de la încheierea perioadei pentru care au fost întocmite Artă. Artă. 382,,, Lista, aprobat. Prin ordinul Ministerului Culturii din 25.08.2010 N 558
Documente utilizate pentru calcularea și plata primelor de asigurare extrase de decontare și plată (T-49), decontare (T-51) și de plată (T-53), numerar și documente bancare pentru beneficiile angajaților, concedii medicale, ordine de plată pentru virarea contribuțiilor, calculele primelor de asigurare etc.	La șase ani de la sfârșitul anului în care documentul a fost utilizat ultima dată pentru calcularea și raportarea primelor de asigurare nn. 6 clauza 3.4 al art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse
Documente de personal, adică documente care reflectă relațiile de muncă contracte de munca, carduri personale (T-2), conturi personale (T-54) ale angajatilor, comenzi si comenzi de angajare etc.	Documentele create clauza 3 din art. 3, h. 1, 2 st. 22.1 din Legea arhivelor
Documente de numerar pentru eliberarea salariilor, inclusiv decontarea si plata T-49)și plata (extrase de cont T-53	La cinci ani de la sfârșitul anului în care a fost întocmit documentul Artă. 412, pct. 1.4 din Listă... Dar în lipsa conturilor personale (formular N T-54) pentru acest an, au fost create documente de numerar pentru eliberarea salariilor. clauza 3 din art. 3, h. 1, 2 st. 22.1 din Legea arhivelor: - până în anul 2003, păstrat timp de 75 de ani de la data creării; - în 2003 și ulterior - 50 de ani de la data creării
Foi de pontaj (programe), jurnalele de timp	La cinci ani de la sfârșitul anului în care sunt compuse Artă. 586, pct. 1.4 din Listă... Dar atunci când sunt reflectate în documente pentru înregistrarea orelor de lucru ale perioadelor de muncă în condiții de muncă dăunătoare sau periculoase, acestea sunt stocate. clauza 3 din art. 3, h. 1, 2 st. 22.1 din Legea arhivelor: - dacă a fost creat înainte de 2003 - 75 de ani de la data creării; - dacă a fost creat în 2003 și ulterior - 50 de ani de la data creării

Exemplu. Determinarea termenului de valabilitate a facturii și a facturii

În T3 2019, au fost primite factura și factura vânzătorului. În același trimestru au fost acceptate în contabilitate mărfuri, iar TVA-ul pe acestea a fost dedus. Bunurile vândute în T4 2019, moment în care costul lor este inclus în cheltuiala fiscală.

Întrucât TVA aferentă mărfurilor a fost acceptată spre deducere în trimestrul 3 al anului 2019, iar perioada de impozitare cu TVA este un trimestru, perioada de păstrare a facturilor de patru ani se numără de la 10.01.2019, adică din trimestrul următor trimestrul în care TVA-ul aferent a fost acceptat spre deducere. În consecință, factura trebuie păstrată până la 30.09.2023 inclusiv.

Perioada de valabilitate a scrisorii de trăsură este prezentată în tabel.

Ce este o scrisoare de parcurs	Perioada de depozitare
Un document care confirmă acceptarea mărfurilor în contabilitate și legalitatea deducerii TVA-ului aferent	La patru ani de la încheierea perioadei fiscale (trimestrul) în care TVA-ul este acceptat pentru deducere	01.10.2019	30.09.2023
Un document care confirmă costul bunurilor incluse în cheltuielile fiscale	La patru ani de la încheierea perioadei fiscale (anului) în care valoarea bunurilor este inclusă în cheltuielile fiscale	01.01.2020	31.12.2023
Document contabil primar	Cinci ani de la sfârșitul anului în care valoarea bunurilor a fost cheltuiată	01.01.2020	31.12.2024

Deoarece pentru scrisoarea de trăsură există diferite perioade de păstrare, alegem maximul dintre ele - cel care se încheie la 31.12.2024.

Exemplu. Determinarea perioadei de păstrare a foii de pontaj

Organizația pregătește lunar foi de pontaj.

Perioadele de păstrare pentru foaia de pontaj din iunie 2019 sunt prezentate în tabel.

Ce este o foaie de pontaj	Perioada de depozitare	Data de la care se calculează perioada de păstrare	Ultima zi a perioadei de depozitare
Document de confirmare a costurilor forței de muncă în scopul impozitului pe venit	La patru ani de la încheierea perioadei fiscale (anului) în care salariul calculat pe baza de pontaj este inclus în cheltuielile fiscale	01.01.2020	31.12.2023
Document contabil primar în scopuri contabile	Cinci ani de la sfârșitul anului în care sunt cheltuite salariile pe baza de pontaj	01.01.2020	31.12.2024
Documentul pe baza căruia s-au calculat plățile în favoarea angajaților, sub rezerva primelor de asigurare	La șase ani de la sfârșitul anului în care documentul a fost utilizat pentru evaluarea contribuțiilor	01.01.2020	31.12.2025
Un document privind personalul referitor la organizarea muncii, pentru care art. 22.1 din Legea afacerilor arhivistice se instituie un termen special de păstrare	Cinci ani de la sfârșitul anului în care a fost întocmit, dacă fișa de pontaj a luat în considerare timpul de lucru numai al acelor salariați care lucrează în condiții normale de muncă	01.01.2020	31.12.2024
	50 de ani de la data întocmirii fișei de pontaj, dacă s-a ținut cont de timpul de lucru al lucrătorilor care desfășoară activități dăunătoare sau periculoase	01.07.2019	30.06.2069

Prin urmare, foaia de pontaj trebuie păstrată.

„Ascultă, hai să aruncăm totul”, mi-a spus directorul, arătând spre un suport plin cu cutii cu documente vechi de 7 ani. Și i-am răspuns: „Nu este atât de simplu, uneori perioada de păstrare a documentelor într-o organizație este de câteva decenii”. Directorul m-a crezut, iar deșeurile noastre native au continuat să adune praf pe rafturile arhivei. Până data viitoare - când se pune problema achiziționării unui rack nou, atunci vom rezolva totul și vom lăsa doar acele documente a căror perioadă de stocare în organizație nu a expirat încă.

Cât timp trebuie păstrată documentația?

Necesitatea stocării documentelor este indicată de Legea federală din 22.10.2004 N 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”. În plus, există trei liste care aprobă condițiile de păstrare a documentelor în arhivă pentru persoanele juridice publice și private din diverse domenii de activitate. Documentația societăților pe acțiuni trebuie păstrată în conformitate cu Regulamentul privind procedura și termenele de păstrare a documentelor societăților pe acțiuni, aprobat. Prin decretul Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare a Federației Ruse din 16 iulie 2003 N 03-33 / ps.

Perioade specifice pentru ținerea evidenței

Cel mai scurt termen de valabilitate este de 1 an, maxim 75 de ani. Nu le voi indica pe nume pentru fiecare document, dintre care sunt foarte multe. Pe lângă termenii stabiliți pentru documentele obișnuite, cum ar fi managementul de personal, financiar, contabil, fiscal și electronic, lucrările de specialitate din diverse domenii ale industriei, medicinei și securității au propriile condiții pentru stocarea documentelor într-o organizație. Luați în considerare perioadele în care ar trebui păstrate cele mai comune documente care există în orice organizație.

Perioade de stocare pentru documentele comune

Termenele de păstrare a documentelor la întreprinderea indicate mai jos încep de la sfârșitul anului de raportare, sau anul în care au fost emise actele. Documentele constitutive, licențele, brevetele, pașapoartele de tranzacție nu pot fi distruse și trebuie păstrate permanent.

Documente de personal:

tabele de personal - în mod constant;
confirmarea producerii unui accident - 45 de ani;
confirmarea apariției unei boli profesionale - 75 de ani;
fișa personală a salariatului - 75 ani;
toate documentele legate de activitățile salariatului în condiții speciale de muncă - 75 de ani.

Documente financiare:

având informații despre calculul și plata impozitelor - 4 ani;
confirmarea cheltuielilor efectuate în legătură cu pregătirea salariatului - pe toată perioada de formare plus încă 1 an, și cel puțin patru ani;
confirmarea volumului pierderilor reportate - pentru întreaga perioadă în care baza de impozitare este redusă cu pierderea transferată;
confirmarea calculelor primelor de asigurare la fondurile extrabugetare - 6 ani;
Certificatele EDS trebuie păstrate încă 5 ani de la sfârșitul anului în care a expirat certificatul;
calculul acceptat în FSS prin canale de comunicații electronice, realizat sub formă de 4-FSS, și primirea chitanței acestuia - 5 ani;
documente contabile care dezvăluie contabilitate și raportare - 5 ani;
bonuri de numerar, reviste casier-operator, unități de memorie fiscală, benzi electronice de control, alte formulare de confirmare a plăților în numerar - 5 ani;
pașaportul versiunii KKT - pentru întreaga perioadă, atâta timp cât pașaportul este valabil.

Cum să curățați resturile de hârtie?

De-a lungul timpului, organizația acumulează o cantitate imensă de documentație variată. Pentru a nu se bloca în lucrări, este necesar să se creeze o comisie (formată de obicei din trei persoane), care să efectueze un examen de valoare și să demonteze lucrările în următoarele categorii, în funcție de ce termeni de depozitare a documentelor în organizarea le sunt asigurate:

supuse păstrării permanente în arhivele unei entități de stat;
documente care trebuie păstrate mai mult de 10 ani în arhiva unei persoane juridice;
care trebuie păstrate temporar cel mult 10 ani în arhiva unității;
hârtii autorizate pentru distrugere după expirarea perioadei de depozitare.

Procedura de distrugere a documentelor

Când documentele sunt distruse, se întocmește un act. Nu există o formă unificată pentru acest gen de acte, ea este întocmită într-o formă liberă, consfințită prin ordinul șefului. Ar trebui să indice nu numai numele și toate detaliile organizației, ci și, de obicei sub forma unui tabel, să indice numele documentelor (cazurilor), perioada în care au fost create, numărul de foi sau, dacă volumul carcasei sub un singur nume este mare, apoi numărul de volume... In acelasi act se pot adauga coloane ale facturii pentru transfer-primirea documentelor in vederea distrugerii.