A munkahelyi vállalkozók és irodai alkalmazottak szembesülnek az igényekkel helyes kialakítás többoldalas dokumentumok. Mint tudják, a szabályozó hatóságok és a magasabb szintű szervezetek válogatósak az üzleti papírok végrehajtásában, ezért néha nehézségek merülnek fel. Találjuk ki, hogyan kell helyesen összevarrni és számozni a dokumentumokat, hogy azok benyújtásakor ne merüljenek fel szükségtelen kérdések.
Úgy tűnik, hogy nincs semmi bonyolult a papírok összefűzésében. De a valóságban nem minden ilyen egyszerű. Van bizonyos szabályokat amellyel megtörténik. Ha újságot vagy folyóiratot szeretne kötni a szervezetén belül, ez egy dolog. De ha szembesül azzal a feladattal, hogy előkészítse a dokumentumokat az archívumhoz vagy az adóhoz, vagy valahol máshol, akkor teljes felelősséggel kell hozzáállnia a munkához, különben fennáll annak a kockázata, hogy visszakapja a papírokat. Az elutasítás oka lehet a helytelen tervezés.
Sok ilyen eset van. És mindez annak a ténynek köszönhető, hogy nem tudjuk, hogyan kell helyesen varrni és számozni a dokumentumokat. Mintarajzot valószínűleg nem adnak meg az adóhivatalban vagy az archívumban.
Most már elegendő számú vállalat foglalkozik a dokumentumok firmware -jével. Használhatja szolgáltatásaikat. Biztosan sok tapasztalattal rendelkeznek. A borítók széles választékát kínálják. De ez nem mindig kényelmes. Tény, hogy a nyomdákat túlterhelhetik a megrendelések. És tegyük fel, hogy sürgősen el kell végeznie ezt a munkát. Akkor hogyan legyen? Már csak az a feladatom, hogy magam foglalkozzam ezzel a kérdéssel.
Ezenkívül gazdaságos körülmények között a vezetőség nem mindig hajlandó többletköltségeket fizetni, ezért az ilyen típusú munka a titkárok és könyvelők vállára esik. Ez azt jelenti, hogy jobb, ha egyszer maga találja ki, hogy a jövőben ne legyenek problémák. Ez a tudás jól jöhet.
Szeretnénk megjegyezni, hogy nincsenek egységes szabványok a dokumentumok varrására vonatkozóan. Mellesleg, állami struktúrák szintén nem ad magyarázatot erre a pontszámra. Tehát magának kell kitalálnia. Ebben segítséget nyújtanak számunkra az irodai munka módszertani ajánlásai (Rozsariv parancsai 09.12.23 -tól).
A tényleges munka megkezdése előtt fel kell készülnie. A következő anyagokra lesz szüksége:
Általában az egész folyamat nagyjából három szakaszra osztható. Az első az előkészítés, a második maga a firmware, a harmadik a biztosíték kész dokumentum.
A dokumentumok varrásáról beszélve emlékeznie kell egy olyan árnyalatra, mint a borító kialakítása. Természetesen a nyomda felajánlja Önnek gyönyörű lehetőségek, de nem mindig van rájuk szükség, ha jön nem a tézisről.
Egy kis kötőanyaghoz elegendő egy papírborító. Ha az iratanyag hosszú távú felhasználása várható (például 25 évnél hosszabb archiválás), akkor használjon vastag kartont.
A borító lehet Szabványos méret(A4 formátum) és nem szabványos. Ez már a kötendő lapok formátumától függ. A borítónak meg kell felelnie a dokumentum méretének.
Amikor papírt készít varráshoz, feltétlenül számozza meg az oldalakat. A számozás jelenléte az előfeltétele bejegyzés. "Mire való?" - kérdezed. Annak érdekében, hogy ne lehessen észrevétlenül kihúzni, távolítson el néhány lapot. Ez a pont nagyon fontos. Ezért beszéljünk a dokumentumok összefűzéséről és számozásáról. Van itt néhány árnyalat.
A számozás során emlékezzen a szabályokra:
Ahhoz, hogy megértsük, hogyan kell helyesen összevarrni és számozni a dokumentumokat (a mintát a cikk tartalmazza), lépésről lépésre mérlegelnie kell a műveletek sorrendjét.
Ezt megelőzően meg kell győződnie a bejelentés helyességéről. Különösen figyelmesen nézze meg az oldalszámokat. Ha kiderül, hogy néhány közülük hiányzik, akkor további betűszámozást is megadhat. Minden levél a számuk alatt marad, és a hiányzóra számot kell írni előző lapés egy levél.
Nál nél durva hibák van értelme gondosan áthúzni az írottakat, és a megfelelő bejegyzést tenni mellette. Minden elvégzett változtatást tükrözni kell a megbízhatósági megjegyzésben.
Mielőtt a dokumentumokat szálakkal fűzi össze, jobb ellenőrizni az egész ügy végrehajtásának helyességét. Végül is nem szeretném később hímezni. Általában több csomag papír található benne. Abszolút a teljes listát fel kell tüntetni a leltárban. A felelős személy állítja össze, feltüntetve a dátumot. A készlet nincs számozva.
Ha minden dokumentum elkészült, elkezdheti a varrást. Ehhez speciális szálakra van szüksége, vagy használhat zsineget. Természetesen nincs értelme varrni néhány levelet kemény szállal, vehet egy szabályos felét összehajtva.
Tehát menjünk közvetlenül a kérdéshez, hogyan kell varrni a dokumentumokat szálakkal. Fotók innen Részletes leírás vizuálisan kiegészíti a műveletek algoritmusát. Először is rögzítenie kell a lapokat, hogy később könnyen el tudja olvasni a rajtuk található információkat. Ehhez lyukakat kell átszúrni a bal széltől, megközelítőleg másfél centiméter távolságra. Három lyuknak kell lennie. Egymás fölött helyezkednek el. A lyukak lyukasztóval készíthetők, ha a lapok halma kicsi. Vastag kötetekhez egy fülesre lesz szüksége. Készítse elő a szálat, de ne legyen túl hosszú, hetven centiméter elég lesz.
Hogyan kell megfelelően varrni a dokumentumokat? Az alábbiakban egy példa látható a munka elvégzésére. A magyarázat megkönnyítése érdekében rendeljünk számokat a lyukakhoz: felső - 1, középső - 2, alsó - 3.
A varrást a tok hátuljáról kell kezdeni úgy, hogy a tűt a 2 -es lyukon keresztül átvezeti az elejére. Ebben az esetben a szál egyik vége hátra marad. Ezután 1 lyukon keresztül a tűt ismét a hátsó oldalra hozzák. Abban a pillanatban, amikor a tű és a szál szabad vége a dokumentum mögött van, újra az elülső oldalra kell lépnie, majd ismét a hátoldalára.
Gyakorlatilag kitaláltuk, hogyan kell villogtatni a dokumentumokat. Kevés a tennivaló. Miután minden lapot rögzített, biztonságosan kötheti a szálakat a tok hátoldalán lévő csomóhoz.
Szorosan meg kell húzni, hogy később igazolólevéllel le lehessen zárni. A szálak végeit lazán kell hagyni a matrica alól.
Nos, amint láthatja, semmi nehéz eldönteni, hogyan kell varrni a dokumentumokat szálakkal. A figyelmébe bocsátott fotók ennek közvetlen megerősítését szolgálják. Csak ki kell igazolnunk a kiadott lapokat.
Ezt "hitelesítő aláírásnak" nevezik. Az elkészítéséhez egy kis papírlapot kell venni, amelynek mérete 5 x 6 centiméter, és ragasztani kell a hátoldalára úgy, hogy elfedje a csomót. A szál végeinek ki kell jönniük alóla, és szabadon lógniuk.
Ennek a megjegyzésnek jeleznie kell, hogy hány oldalt fűztek össze. Ezután aláírja az igazgató, a dátumot és a szervezet pecsétjét. Általában az igazoló aláírást vagy a vállalat igazgatója, vagy az egyik helyettes teszi. Maga a pecsét úgy van elhelyezve, hogy egyik része a csomag utolsó lapjára, a másik pedig a cetlire esik.
Már említettük, hogy az iktatott dokumentumokat tárolás céljából átadják az archívumnak, ráadásul egy vállalkozás napi tevékenysége során nagyon gyakran szükség van lapkötegek rögzítésére. Ezek lehetnek szerződések és jelentések az adó- vagy más szabályozó hatóságoknak. Egyébként az adóhivatal általában nagyon szigorú követelmények ezen a pontszámon. A tűzőgép használata nem engedélyezett. Ez durva jogsértésnek minősül.
Általában a Pénzügyminisztérium még ad is saját ajánlásokat hogyan kell villogni a dokumentumokat. Például egy kötőanyag nem lehet nagyon terjedelmes. Optimális méret- akár ötven oldal. Ha sok dokumentum van, akkor jobb, ha több esetre osztja őket. Folyamatos számozást kell végezni arab számokkal. A leveleket durva szállal varrják, amely szükségszerűen a kész dokumentum hátoldalára van kötve. Fentről a csomót lezárják egy biztosító megjegyzéssel, amelyet az összes szabálynak megfelelően kell elkészíteni. Ne felejtse el, hogy a tok lapjainak száma rajta van. A szabályozó hatóságok számára nagyon fontos, hogy aláírás legyen a bizonyítványon. Csak az igazgatónak vagy más, erre felhatalmazott személynek van joga ezt benyújtani. Mindezt pecsét tanúsítja. A lenyomatnak úgy kell feküdnie, hogy megragadja a lap és a jegyzet egy részét. Valójában ezek az ajánlások megismétlik a fent ismertetett információkat. Szükségesnek tartottuk azokat elhozni, hogy megbizonyosodhasson arról, hogy mindent helyesen tesz, a magasabb hatóságok utasításainak megfelelően.
Az adóhivatal egyértelmű követelményt támaszt nemcsak a dokumentumok, hanem a másolatok integritása és biztonsága tekintetében is. Ezenkívül a fénymásolatokat külön csomagban is benyújtják.
A cikkben arról beszéltünk, hogyan kell megfelelően varrni a dokumentumokat szálakkal az archívumhoz és a szabályozó hatóságokhoz. Néha viták merülnek fel az iratok kialakításával kapcsolatban, mert nincs olyan dokumentum, amely megadná pontos magyarázatokat ebben a kérdésben, sőt megjegyzésekkel. Ezért az irodai munkában elfogadott szabványokra kell összpontosítani. Emlékeztetni kell arra, hogy azoknak a kormányhivataloknak, amelyekhez papírokat nyújt be, saját követelményeik vannak a regisztrációjukra vonatkozóan. Ezért jobb, ha mindig előzetesen tisztázza ezeket az információkat a hibák elkerülése és a dokumentáció felülvizsgálat céljából történő visszaküldése érdekében. Hiszen mindenhol lehetnek árnyalatok.
Nagy mennyiségű dokumentációt szeretne rendszerezni? Tudja meg, hogy a dokumentumok összefűzésének milyen szabályait kell betartania, amikor hivatalos papírokat használ az irodai munkában, vagy archív tárolóba helyezi át őket.
A dokumentum firmware az nagyszerű módja nagy mennyiséget rendszerezni munkadokumentáció... Mind a jelenlegi irodai munkában (például papírok ellenőrzésre történő átvitelénél), mind pedig a háztartásban használják ... Maga a folyamat, látszólagos egyszerűsége ellenére, fontos szervezési pillanat... A hibák súlyos következményekkel járhatnak:
Ha a hivatalos papírok nincsenek megfelelően varrva, az archívum vagy az állami felügyeleti hatóságok nem fogadhatják el azokat tárolásra vagy ellenőrzésre.
A rosszul strukturált dokumentáció oka lehet annak, hogy az érintettek megtagadják az együttműködést.
Ha a papírokat nem varrják szépen és rossz minőségűek, akkor megnő a varrt tok szétszakadásának vagy a fontos hivatalos papírok kicserélésének kockázata. Ez viszont bonyolíthatja a későbbi ellenőrzéseket.
A hivatalos papírok villogása szükséges a dokumentáció véletlen elvesztésének elkerülése érdekében. Ha a mappát összefűzi, az összes papír biztonságosan rögzítve van, és egyetlen lap cseréje nehezen megy. Ez segít a hamisítás elleni védelemben. Ezenkívül a varrott tokok kompaktabbak. Sokkal könnyebb tárolni és rendszerezni őket.
Fontos megjegyezni, hogy nem minden vállalati papírt kell tűzni, hanem csak többoldalas dokumentumokat, amelyeket a regisztrációs vagy szabályozó hatóságokhoz kell továbbítani. Ezenkívül a pályázati dokumentumokat és fájlokat az archívumba való áthelyezés előtt összevarrják.
A dokumentációnak több fő típusa van, amelyeket általában varrnak:
A kivételek között szerepel az adóhivatalhoz benyújtott dokumentáció. Általában nem varrott, mert bonyolítja vele a későbbi munkát.
Jelenleg egységes a dokumentumok szálakkal történő összefűzésének szabályai tovább GOST nem létezik. Az egységes szabvány, amely meghatározza az irodai munka terminológiáját (GOST R 51141-98 "Irodai munka és levéltári üzlet"), nem tartalmazza ennek az eljárásnak a leírását. Így tovább jogalkotási szinten a folyamatot csak a Rosarkhiv által jóváhagyott ajánlások szabályozzák (2009.12.23 -i 76. számú rendelés). A 3.5.3. ezen ajánlásoknak az ügyek archív tárolásra való áthelyezésére vonatkozó előkészítéséről, jelezzük, hogy regisztráció befejezése az ügy egyéb műveletek mellett rendelkezik az ügy benyújtásáról és megkötéséről. A 24. számú mellékletben ez a dolog az eljárást részletesebben ismertetjük.
A szigorú, egyértelmű szabályok hiánya miatt a papírok előkészítése a különböző hatóságokhoz történő továbbításhoz jelentősen bonyolult - különböző ajánlások alapján kell eljárni.
Számos gyakori módja van a dokumentáció összefűzésének.
A könyvvarrógépek vagy kötőanyagok nagyban felgyorsítják a dokumentumkötési folyamatot. Az ilyen dokumentumok varrására szolgáló eszközök lehetővé teszik a tartalom tűzését nagyszámú lemezeket műanyag vagy fémrugóval. Műanyaghoz rögzítve a mappa könnyen hímezhető.
Bizonyos esetekben, például amikor , célszerű termikus kötőanyagot használni. Ez egy varrat nélküli ragasztóeszköz. Az ilyen ragasztás optimális sok laphoz (több mint 80-100).
Elég gyakori a dokumentumok varrása fém vagy műanyag fűzőlyukakkal.
Széles körben használják a könyvkötő gépeket is, amelyek lehetővé teszik a klasszikus varrást tűvel és cérnával. A kötőanyag használata optimális a legtöbb hivatalos dokumentumhoz.
A varráshoz általában zsineget, lavsan szalagot vagy speciális varrócérnákat használnak. Ha ezek az anyagok nincsenek kéznél, használhat szokásos kemény szálakat. Ha a lapokat pamut varrócérnával varrják, akkor többször hajtogatják, hogy a rögzítés megbízhatóbb legyen.
Néha a szálak kiválasztásakor láthatja a névben az "LSh" rövidítést. Például lavsan szál dokumentumok varrásához LSH-210. Ez a menet típusának és lineáris sűrűségének megjelölése. Ez a jelölés azt jelenti, hogy a cérna poliészter szálakból készül, sűrűsége 210 tex. Az ilyen szálak ellenállnak a savaknak, szerves oldószereknek, a legtöbb gyenge lúgnak, mikroorganizmusoknak és penésznek, magas páratartalomnak, szélsőséges hőmérsékleteknek. Tartósak és könnyen használhatók.
Matricákra van szükség a szál rögzítéséhez a szegély hátulján. Információkat tartalmaznak a lapok számáról, és ellátják a nyomtatás megerősítésének funkcióját ... Az ilyen matricák kialakítására számos követelmény vonatkozik:
Minden dokumentumot elő kell készíteni a varráshoz:
Három lyukasztással történő varráshoz 3 lyukat kell készíteni a lábfejben a bal szél mentén, egymástól legfeljebb 3 cm távolságra. A lap szélétől való eltolás 15-20 mm, a szövegtől 15 mm. A szükséges menethossz 70-80 cm.
A menetet át kell vezetni a hátsó lyukon hátoldal lábát a középső lyukon keresztül, 7 cm -t hagyva kívülről, hogy rögzítse a „Számozott, fűzött és lezárt” matricával. Ezt követően át kell vezetnie a szálat a felső lyukon, és visszatérve a hátsó oldalra, az alsó lyukon. mivel ismét a lábfej tetején van, újra át kell menni a középső lyukon, és meg kell fordítani.
Ezt követően a cérna levágható, 7-8 centimétert hagyva, és a meglévő maradékhoz köthető. A kapott csomóra egy matricát kell ragasztani, biztosítva, hogy a szál végei kívül maradjanak.
A dokumentumok varrása 4 lyukasztással hasonló módon történik. Ez abban különbözik, hogy a lyukak közötti távolság nem haladhatja meg a 15 millimétert.
Először a cérnát a láb hátsó részéről a második felső lyukon vezetik át. Ezt követően a legfelső lyukon keresztül a szálat visszavezetik a hátsó oldalra. Ezután - ismét felülről a második lyukba, majd - az arctól a kanyarig a harmadikon keresztül. Ezután a cérnát a negyedik lyukon keresztül ki kell emelni az arc felé, és be kell csavarni a harmadik lyukba, hogy visszajusson a lábfej hátsó részébe. Ezen a ponton a varrási folyamat befejezettnek tekinthető. Már csak egy csomót kell kötni, és egy matricát ragasztani rá a kötőanyagban lévő lapok számával kapcsolatos információkkal.
mennyi telnek az évek vita a könyvek, újságok sorsáról, papír dokumentumok? Nem lesz kisebb, sem az első, sem a második, sem a harmadik. Talán csak a növekedési ütem csökken. Néha szükségessé válik, hogy a dokumentumokat több lapra kösse. Ezt tűzőgéppel nem teheti meg, hanem ragaszthatja is. Hogyan legyen? Szükséges vágott dokumentumok... Igen, pontosan varrás! Vagyis szálakat, tűt kell venni, és rögzíteni kell az összes dokumentumot. A hogyan kell helyesen tűzni a dokumentumokat NS? Az ezt igénylő szervek egyike sem ad részletes utasításokat, szabályok és minták. Bár úgy tűnik, készítsen egy fényképet hogyan kell tűzni a dokumentumokatés mindenki jobb lesz. És végül is a dokumentumokat helyesen kell varrni, és nem úgy, ahogy szeretted volna, hanem „helyesen” - a „szabály” szóból. A dokumentumok helyes tűzése a legnagyobb nehézséget okozza a hamisításhoz, ezért a legbiztonságosabb módja a többoldalas (több lapos) dokumentum megőrzésének.
Sajnos nincsenek egyértelmű utasítások és előírások (éppen ezek a "szabályok") a dokumentumok villogására. De vannak általános követelmények különféle esetek, például, általános ajánlások firmware esetén az A4 -es dokumentumok leolvashatók az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó módszertani ajánlásokból szövetségi szervek végrehajtó hatalom, jóváhagyva. Rosarkhiv 2009. december 23-i N 76 és a GOST R 51141-98 "Irodai munka és levéltári üzlet" parancsával. A legtöbb ilyen szabályozás azonban a több mint 10 éve tárolt dokumentumokra vonatkozik, és mint a könyvelőknek tudniuk kell, az állam kötelezi bizonyos vállalati dokumentumok bizonyos számú évig történő tárolására, azaz levéltári tárolásra, majd bizonyos levéltári dokumentumok az állami levéltárba. De ezek mind "virágok", relevánsabbak és figyelmet igényelnek azok a helyzetek, amikor az adófelügyelet dokumentummásolatokat igényel, majd a kért dokumentumokat a szövetségi adószolgálat kérésére kell elkészíteni. Ezek a követelmények viszont az Orosz Föderáció adótörvénykönyvén alapulnak. 93. Dokumentumok kérése lebonyolításkor adóellenőrzés, valamint az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat új, 2019. évre vonatkozó, 11.11.18-i, ММВ-7-2 / [e -mail védett]
Általában a készség helyesen tűzze össze a dokumentumokat többször is szükség lehet rá. Például a jelentések benyújtásakor a dokumentumokat a FIU -hoz kell fűzni, valamint a tűzést is számviteli dokumentumok az adó tekintetében (például lehet egy bevételi és kiadási könyv *) stb. Néha el kell végeznie a dokumentumok varrását a bankban az illetékes osztályok alkalmazottaihoz. A végén folyamatosan össze kell varrni a könyvelést és készpénzes dokumentumok, ezt tegye a pályázatok dokumentumainak előkészítésekor, valamint a dokumentumok archív tárolásra történő benyújtásakor.
Elvileg minden könyvelő számviteli szoftverrel dolgozik, nélkülük most semmi. De jogi jelentősége leggyakrabban papírjaik vannak, tk. dokumentumokat e -mailben a nyomtatvány jogi erő csak akkor van, ha aláírták digitálisan aláírt... És ebben az esetben papíron történő sokszorosítás nem szükséges. Ez vonatkozik a számlákra és sok más dokumentumra. Elvileg, ha papír nélkül szeretne dolgozni, vagy le szeretné vágni, és könnyedén elvégez minden számítást 🙂, akkor fordulhat Oroszország első számú online számviteli osztályához - "Kontur Accounting" az összes könyvelőjétől SKB Kontur. A legnépszerűbb könyvelési osztály, amelyhez az online könyvelést használják, a fizetés - a legolcsóbb tarifa - 1500 rubel negyedévenként (beleértve a jelentést is)! Ez egy nagyon érdekes alternatíva az 1C -hez, és az 1C -ből kirakott adatbázisokkal is dolgozhat! Sokan meglepődnek, de a Számviteli kontúrban való munkavégzéshez nem kell tanulni, és még kevésbé fizetett tanfolyamok, nem kell megvalósítani, licencelni, programozót hívni stb. A kezdés / munka nagyon egyszerű, gyors és egyszerű regisztráció után egész hónap munkát, használhatja a szolgáltatást:
De ez mind jó és szép, de a számviteli osztálynak sokáig dolgoznia kell papírokkal, és ezt most meg kell tenni! És mivel varrni kell különböző dokumentumok miután más jelentés, a lapok alakját, a tok vastagságát (lapcsomagok), akkor az ajánlásoknak / szabályoknak / gyakorlatnak több lehetősége van lépésről lépésre. Valószínűleg a kényelem érdekében fel kell osztania a varrási tárgyakat:
1) több A4 -es lap
2) könyvelés, beleértve a készpénzes dokumentumokat, dokumentumokat
Tisztán külső különbség- az előbbieket önmaguk tűzik (általában minden dokumentumot külön -külön tűznek), az utóbbiakat tokokba lehet tűzni (mindegyik eset tetszőleges számú dokumentumból állhat), illetve lehetnek karton kéregük.
Ennek megállapításához láthat egy fényképet a dokumentumok összefűzéséről egyszerű példa- több A4 -es lap esetén:
De ha meg szeretné nézni a videó utasításokat, akkor hivatkozhat rá. Annak érdekében, hogy a videó ne másolja a fényképet, más helyzet adódik, amikor a dokumentumokat fel lehet tűzni / fel kell tűzni bal sarok:
Tehát, mit kell előkészíteni a dokumentumok tűzése előtt:
- a dokumentumok)
- nyomtatás (ha van, nem mindig van rá szükség, de nem valószínű, hogy felesleges)
- szálak (kemény)
- egy tű
- lyukasztó
- írószer ragasztó
- papír körülbelül 4 * 6 cm méretű matricákhoz
Ezután a lap bal oldalán, a szöveg felőli mező mintegy felénél tűvel lyukakat készítünk három -öt darab mennyiségben. A lyukakat szimmetrikusan kell elhelyezni 3 cm távolságban és szigorúan függőlegesen.
Tehát foglalkozzunk minden rendben.
1) Dokumentumok elkészítése.
Először lyukakat (lyukakat) kell készíteni, a legtöbb dokumentumhoz elegendő hármat készíteni. A lyukakat (lyukakat / lyukakat) szimmetrikusan és szigorúan függőlegesen kell elhelyezni. Ha a dokumentumokat szálakkal kell összefűzni, és a dokumentumok több lapból állnak, akkor tűvel lyukakat készíthet, azaz azonnal "varrhat", bár lyukasztóval is dolgozhat. A kritikus dokumentumok esetében a legjobb öt lyukat készíteni. Úgy gondolják, hogy a dokumentumok három lyukon keresztül történő varrása nem elég megbízható, a helyettesítés lehetősége megmarad. Az 5 lyukon keresztüli firmware pedig a dokumentumvédelem határa, amire a firmware képes. A lyukakat a bal oldalon kell elhelyezni, általában mindenkinek van tapasztalata a lapok lyukasztásáról és a kötőanyagokba való behelyezéséről, így nem lehet nehézség, mert valójában a dokumentumok tűzéséhez használt lyukak elhelyezkedése azonos .
Azt is meg kell jegyezni, hogy több A4 -es laphoz könnyű lyukakat készíteni, de a lyukasztót egy bizonyos lapvastagsághoz tervezték. De mi van akkor, ha például készpénzes dokumentumokat kell vastag kötegben tűzni? Ebben az esetben érdemes egy awl -t használni (valószínűleg nem könnyű megtalálni az irodában), vagy ha az eset nagyon nehéz, például nagyon vastag kötegben kell varrnia a könyvelési dokumentumokat, akkor használjon éles szöget és kalapácsot. A hatókör nem hivatali, hanem mit kell tenni.
Ezután a dokumentum (ok) ban számoznia kell a lapokat: először el kell távolítania a gemkapcsokat, majd sorba kell rendeznie a dokumentumokat az első laptól az utolsóig.
2) Varrás.
Általában a dokumentumokat cérnával kell tűzni, de néha vékony szalagot is lehet használni (a fenti videó szerint). Bár sok könyvelő inkább nem bármilyen szállal, hanem bankzsineggel vagy LSH-210 varrószállal fűzi össze a dokumentumokat. Vagyis kívánatos, mindazonáltal kemény szál.
A dokumentumokat kétszer varrják, az erősség érdekében, és a szál többi részét a hátsó oldalra hozzák ki a központi lyukból, és levágják, de a szabad végnek körülbelül 6 cm -nek kell maradnia. Ezt követően a szálakat csomóba kötik, így ragaszthat egy papírlapot, amelyen nyomtatás található (lásd a fenti fényképet / videót)
3) Kötött dokumentum hitelesítése
Először elő kell készítenie egy matricapapírt, ezt megteheti például egy Word -ben, táblázat létrehozásával és kitöltésével. Ezután kinyomtatjuk a lapot, és kivágjuk az asztalt. Minta:
Fűzve, számozva, aláírva
és bélyegző ___ (_______________________) lap ___
Vezérigazgató
CJSC "CJSC"
I.I. Ivanov
Selyempapírt kell választania, mivel a csomónak jól láthatónak kell lennie, illetve vastag papír nem használható. Ragassza fel a matricapapírt úgy, hogy az lefedje a csomót és a szálak hosszának egy részét, ami szabad legyen (lásd a fényképet / videót). Ezt a papírt ragasztószerre kell ragasztani (folyékony üveg). Ezután pecsétet helyeznek alá, és aláírást helyeznek el (a szervezet vezetője vagy egy meghatalmazott személy), míg az aláírás és a pecsét széleinek túl kell lépniük a matricapapír határain. Ezt követően a pecsétlenyomatot és a cérnacsomót ragasztóval borítják felül. Ez utóbbira nem mindig van szükség, például a nyilvántartás kivonatát megkeresik az adóhatóságok, de a pecsétet és az aláírást nem töltik fel ragasztóval. Tehát önállóan meg kell határoznia a tűző dokumentumok fontossági fokát. A maximális súlyosságot a dokumentumok tűzése során általában a legfontosabb számviteli dokumentumoknak adják meg. Ennek ellenére a könyvvizsgálók, auditorok olyan emberek, akiknek nincs szánalom a szemükben és nincs szívük 🙂 És így hogyan kell helyesen tűzni a dokumentumokat senki nem tanít senkit, akkor ellenőrzéskor könnyen megtalálják a hibát.
Hiszen vannak ellentmondásos helyzetek is.
Néha nem arról van szó hogyan kell helyesen tűzni a dokumentumokat, és egyáltalán szükséges -e ezt megtenni. Az a tény, hogy a szabályozó hatóságok néha megkövetelik a másolatok hitelesítését. És a lehetőség az alternatívával - ha az összes dokumentumot benyújtják, nem lesz kellemes. Például volt ilyen eset.
Az ellenőrök dokumentumokat követeltek a cégtől. Az adófizetők együtt másolatot készítettek róluk stb utolsó lap tegyen le egy feliratot, amely jelzi a lapok számát, a cég pecsétjét és a képviselő aláírását. Az ellenőrök nem vették át az aktát - szerintük minden példányt külön kellett volna hitelesíteni. Az adózó azzal a kérelemmel fordult a bírósághoz, hogy kötelezze a felügyelőséget a cég módszerével hitelesített dokumentumok elfogadására.
A bíróság helybenhagyta az adót (a Moszkvai Kerületi Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálat 09.11.05-i határozata, KA-A41 / 11390-09. Sz.). Annak ellenére, hogy az összes lapot összevarrták és sorszámozták, a bírók úgy döntöttek adószám előírja, hogy minden dokumentumot külön kell hitelesíteni.
Mielőtt tehát varrna, tudnia kell, hogy pontosan mit akarnak elérni a szabályozó hatóságok. Különösen ellenőrzés esetén (szembejövő sáv stb.)
Amit egy könyvelőnek hasznos tudni:
A digitálisan aláírt dokumentumokat szinte soha nem másolják papírra, és nem igényelnek tárolást, tűzést stb. Ben tárolják elektronikus formátumban egy speciális távközlési szolgáltató elektronikus archívumában. Különösen a vállalkozások egyszerűsített, imputált vagy általános adórendszer elvégezhető a már említett online könyveléssel, amely mindent tartalmaz az önmegújítástól kezdve egyéni naptár jelentést készíteni számos vállalkozás kiszolgálására. Természetesen az 1C és mások alternatívájának tekinthető számviteli programok, de valójában ez minőségi ugrás a könyvelő munkájának automatizálásában. Az elektronikus archívumot magától hozza létre, nincs szükség dokumentumok küldésére valahova, a jelentési űrlapok frissítései, számítási eljárások, képletek stb. központilag történik, és nem igényel semmilyen intézkedést a felhasználók részéről, a vállalkozás jelentési naptára mindig naprakész, kéznél van, és csak arra van szükség, amit a ezt a vállalkozást amikor a feladatok közelednek, a rendszer e-mailben, SMS-ben és ben értesít erről személyes fiók megjelenik egy értesítés, megnézhet egy videót az egyéb szolgáltatásokról, és ami a legfontosabb - próbálja ki! És nem lecsupaszított demo verzióban, hanem egy teljesen működő rendszerben a regisztrációt követő egy hónapon belül. A Kontur Accounting új felhasználói egyébként olyan ajándékokat kapnak, amelyek szinte sehol sem találhatók - egy hónappal a regisztráció után ajándékba, egy negyedet ajándékba, miután bármilyen fizetett tarifára váltottak. Az ilyen ajándékokat promócióként adják az új felhasználóknak, a promóciós kód 5000, csak a regisztrációs oldalon adhatja meg a Kontur Accountingban, a megfelelő mező mindig látható. Egyrészt vonzó és kellemes, másrészt csak szükségszerűség, annak ellenére, hogy könnyen csatlakozhat a számviteli áramkörhöz, és könnyű lekapcsolni, de alapvetően új lehetőségek megismerése a könyvelő számára még mindig erőfeszítést igényel, és ami a legfontosabb, szükséges, hogy az igények egybeessenek a lehetőségekkel ... Ezért annyit tettek az új felhasználókért 🙂
* Az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2005. december 30 -i rendelete N 167n "Az egyszerűsített adózási rendszert alkalmazó szervezetek és egyéni vállalkozók bevételeinek és kiadásainak könyvelési könyvének formanyomtatványának jóváhagyásáról és a kitöltési eljárásról ki":
1.5. A bevételi és kiadási könyvet fűzni és számozni kell. A bevételi és kiadási könyv utolsó oldalán, amelyet az adózó számoz és befűz, az abban szereplő oldalak száma van feltüntetve, amelyet a szervezet vezetőjének aláírása is megerősít ( egyéni vállalkozó), és le kell pecsételni a szervezet pecsétjével (egyéni vállalkozó - ha van), és aláírással is igazolni kell hivatalos adóhatóságés magatartása megkezdése előtt le van pecsételve az adóhatóság pecsétjével. A bevételi és kiadási könyv utolsó oldalán, amelyet az adózó számozott és fűzött, amelyet elektronikus formában vezettek, és a végén megjelenítettek adózási időszak tovább papír média, a benne foglalt oldalak száma feltüntetésre kerül, amelyet a szervezet vezetőjének (egyéni vállalkozó) aláírásával megerősítenek, és a szervezet pecsétjével (egyéni vállalkozó - ha van), valamint aláírásával igazolják. az adóhatóság tisztviselője, és le van pecsételve az adóhatóság pecsétjével.
Minden szervezet fokozatosan halmoz fel olyan anyagokat, amelyeket a futamidő lejárta után levéltári alapokba kell átutalni. Általában az ügyet egy év múlva, a papírmunka elvégzése után adják át a levéltárosnak.
Ebből a célból a tokot a nyomtatvány szerint készítik el. Ez az eljárás többféle kötelező pontok:
Kedves olvasó! Cikkeink a tipikus megoldásokról szólnak jogi esetek de minden eset egyedi.
Ha tudni akarod hogyan lehet pontosan megoldani a problémát - lépjen kapcsolatba a jobb oldali online tanácsadói űrlappal, vagy hívjon telefonon.
Gyors és ingyenes!
A dokumentumok benyújtását olyan személynek kell elvégeznie, akinek erre megfelelő felhatalmazása van.
Első pillantásra a dokumentumok benyújtásának eljárása nem okoz nehézséget, de tény, hogy nincs egységes, mindenkire vonatkozó bejelentési sorrend. Annál is érdekesebb, hogy egy adó- vagy levéltári hatóság alkalmazottjának joga van tévesen visszaküldeni, véleménye szerint az iktatott papírokat, és ez a körülmény csak növeli a papírforgalom feltételeit, bár vannak jóváhagyott GOST -ok, amelyek szabályozzák ezt az eljárást.
Bármi is volt, Általános szabály a következő: ha a dokumentum két vagy több lapot tartalmaz, azokat össze kell fűzni.
Bizonyos esetekben a befejezetlen dokumentumokat egyszerűen nem fogadják el.
Azok, akik dokumentumok összefűzését tervezik, szükségszerűen:
Leggyakrabban könyveléssel, készpénzzel és más irodai papírokkal kell foglalkoznia, például:
Ha van ilyen fontos dokumentumokat eredeti formában nem ruházható át, hiteles másolataikat iktatják.
A dokumentum tűzéséhez a következőket kell beszereznie:
A varrás folyamata a következő lépéseket tartalmazza:
Általában háromféle módon lehet kötni egy dokumentumot szálakkal: három, négy és öt lyuk használatával.
A különböző dokumentumokat különböző módon varrják össze:
Természetesen használhatja az általános szabályokat, de nem szabad elfelejteni, hogy egyes szerkezetek saját árnyalatokat adnak ehhez az eljáráshoz, amelyeket figyelembe kell venni.
Annak érdekében, hogy elkerüljék a zűrzavarokat a lapokban, és nehogy elveszzenek, a dokumentumot számozni kell. Ez az eljárás a legfontosabb a varráshoz, és különleges finomságaival és szabályaival különbözik:
A nagy formátumokat a következőképpen varrják össze:
Ha a toknak saját számozása van valamilyen folyóiratban vagy brosúrában, akkor az nem változik csak akkor, ha egybeesik az általánosal. Minden más esetben újra kell számozni, és a lapoknak át kell menniük az általános listán.
Ha bármilyen anyag speciális borítékban van, azokat egyedileg számozzák. A borítékhoz (csomaghoz) saját szám tartozik, amelyet a leltár tartalmaz. A csomagban mindent fel kell tüntetni külön leltár mellékletek.
Ha egynél több részről vagy kötetről van szó, akkor minden rész számozása önmagában történik.
Hiba esetén az oldalak számozásakor a rossz számot ferdén áthúzzák, és a megfelelőt mellé teszik, és aláírással igazolják.
Amikor nagyon sok hibával találkozunk egy nagy szám, minden lapot teljesen újra kell számozni, a régi hitelesítési rekordot áthúzzák, és egy másikat készítenek. Kivételként megengedett oldalak kijelölése betűkkel: 4a, 4b stb.
Ha minden lap számozva van, minden megerősítő felirattal végződik, amely jelzi, hogy összesen hány lap van szegélyezve, milyen állapotban vannak a beágyazott fényképek, térképek, kivágások (esetleg szakadtak, sérültek), hiányoznak -e lapok stb. Ezt követően aláírást helyeznek el a vezetéknév és a kezdőbetű dekódolásával, aki a személy aktáját iktatta. A felvétel a lapok dátumának és formátumának megjelölésével ért véget.
A bekötött oldalak kontroll -összehasonlításához leltárt készítenek, amely nincs számozva, és a tok elején található.
Azt állítja:
A mellékletleltár formája táblázatos, ahol ez szerepel:
A kézbesítésre előkészített dokumentumoknak általános leltárt kell tartalmazniuk. Ezenkívül a borítékok formájában mellékelt dokumentumok külön leltárt is tartalmazhatnak.
A dokumentumok épségük biztosítása érdekében tűzve vannak. Az egymást követő számozás, valamint a lapok zsinórral vagy cérnával történő rögzítése teljesen megoldja ezt a problémát.
Néha a fűzés a szervezet által meghatározott szabályok, néha a törvények szerint szükséges. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan kell megfelelően kiöblíteni a dokumentumokat az irodai munkában.
Az irodai munkában a dokumentációt leggyakrabban összevarrják annak érdekében, hogy átvigyék az archívumba, vagy amikor átadják a banknak és másoknak pénzintézetek... Ezenkívül a dokumentumok firmware -je szükséges a jelentések benyújtásakor költségvetésen kívüli alapokés a szövetségi adószolgálatnál. A dokumentumot nemcsak varrni kell, hanem számozni is. A papírokat vagy cérnával vagy szalaggal, vagy speciális gépekkel varrják.
Firmware a következő típusokat dokumentáció:
Szükséges továbbá a dokumentációs lapok összefűzése a pályázaton való részvételre irányuló pályázat benyújtásakor és más esetekben.
Videó - hogyan kell varrni az eseteket a beadás előtt:
A szabályozási keretrendszer, amely ma szabályozza a dokumentációk villogtatásának eljárását, nagyon széles, azonban a szabályozási aktusok többségét hosszú ideig nem frissítették.
Tehát a dokumentáció villogását szabályozó fő törvény az Orosz Föderáció Adó- és Vámügyi Minisztériuma 2003. 04. 18 -i végzése, amely tartalmazza Általános irányelvek töltéssel bizonyos fajták papírokat, beleértve a firmware -t is.
Ezen a dokumentumon kívül a következő előírások különböztethetők meg:
Videó - a fájlok helyes fájlozása:
A dokumentáció firmware -jét egyes tevékenységi területeken a területért felelős szervezetek külön rendeletei szabályozzák. Tehát a firmware be banki szabályozza az Orosz Föderáció Központi Bankjának utasítását "A papírmunkáról A központi bank RF ".
A dokumentumok benyújtásának követelményei állami intézmények eltérnek a papírokkal szemben támasztott követelményektől, például az archívumba történő szállításkor. Tehát a papírok bíróság elé terjesztése érdekében ill Adóhivatal be kell tartania az alábbi szabályokat:
Különleges követelményeket támasztanak számviteli jelentések, míg az utolsó oldalon lévő csomót selyempapírral kell lezárni.
A dokumentumok fűzhetők cérnával, csipkével vagy szalaggal. Ezt a folyamatot felelősségteljesen kell elvégezni, mert ha a firmware rossz minőségű, gyenge, akkor a papírok könnyen szétválaszthatók, amit nem szabad megengedni, mert össze vannak varrva, így nem helyezhet rájuk más dokumentumot, vagy elveszítheti annak egy részét. .
Sőt, ha papírt varr a beküldéshez kormányzati szervek, akkor a helytelenül végrehajtott firmware ahhoz vezethet, hogy a Szövetségi Adószolgálat, a költségvetésen kívüli alapok vagy a bíróság egyszerűen megtagadja azok elfogadását.
Maga a 2 lyukú firmware egyszerű. A lyukak tűvel vagy lyukasztóval készíthetők. Természetesen könnyebb átfűzni a szálat, a szalagot vagy a zsinórt a lyukasztó által készített lyukakon.
A lyukaknak a lap bal szélén kell lenniük (mint pl rendes könyv) kb 1-2 cm-re tőle. Miután átszúrta a papírt, többször át kell vezetnie a szálat a lyukon, és az utolsó oldalon csomóba kell kötni a szálak végeit.
Egy videó, amely bemutatja, hogyan lehet a dokumentumokat két lyukon keresztül szálakkal varrni:
Minden lap jobb felső sarkában meg kell adnia a sorszámot.
Ezt követően a varrott dokumentációt úgy kell rögzíteni, hogy 3x5 cm -es papírt ragasztunk a cérna végére úgy, hogy a végei kinézzenek alóla. A papírra a "Varrott és számozott" felirat kerül, és az oldalak száma is fel van tüntetve. Ezt követően, attól függően, hogy a papírokat hol adják meg, olyan részletek kerülnek a papírra, mint a tisztviselő aláírása, pecsét, dátum.
A helyzet kissé bonyolultabb a háromlyukú varrással, különösen, ha azonnal átfúrja a lapokat cérnával és tűvel, és nem használ lyukasztót. Kövesse az alábbi lépéseket a három lyukú papír összefűzéséhez lépésről lépésre utasításokat a diagrammal:
A videó egyértelműen elmagyarázza, hogyan kell varrni a dokumentumokat 3 lyukba:
Ez a fajta firmware csak olyan dokumentumokhoz használható, amelyek rendelkeznek különleges státusz fontosságát.
Ha a dokumentációt 4 lyukba szeretné fűzni, tartsa be a következőket következő sémátés lépésről lépésre:
Ha a tűző dokumentum sok lapot tartalmaz, akkor négy lyukat előkészíthet lyukasztóval, fúróval vagy speciális géppel.
Ha a dokumentumok helyesen vannak összevarrva, akkor a lapokat számozni kell, és a köteg tetejére papírt kell ragasztani, „Fűzve, számozva és lezárva ______ (_____________) lap pecsétjével” felirattal, és le kell írnia a tanúsító személy szükséges adatait. (beosztás, aláírás és teljes név).
Videó - hogyan kell varrni egy 4 lyukú tokot:
Előfordulhat, hogy egyes papírokat a sarokban, azaz a bal felső sarokban tűznek. Ehhez egy vagy két lyukat kell készíteni a sarokban, és többször át kell engedni a szálat rajtuk.
Videó - minta dokumentumok varrásáról a sarkon keresztül:
Egy papírlapot, mint más esetekben, egy csomó cérnára ragasztanak, a tanúsításhoz szükséges kellékeket ráhelyezik.
A legtöbb esetben a lapok számozása varrás közben nem okoz nehézségeket, azonban néhány árnyalatot figyelembe kell venni:
A lapok villogása és számozása után a dokumentációs csomagot hitelesíteni kell. A rögzítéshez papírt ragasztanak a fonálcsomóra a hátoldalon, hogy a szál legvégét szabadon hagyják.
Papíron meg kell adnia a lapok számát (számokban és szavakban is). Ha szakadt vagy sérült lapok vannak a kötött dokumentumban, akkor ezt a tanúsító okiraton is fel lehet tüntetni.
Ezenkívül fel van tüntetve annak a személynek a neve, beosztása és aláírása, aki varrta a lapokat, vagy igazolja azokat (például a fej). A papír tetejére pecsétet helyeznek úgy, hogy annak lenyomata a hitelesítő papíron és az utolsó lapon is legyen.
Villogáskor az ügyintéző engedélyezheti egész sor hibákat, amelyeket szerencsére ki lehet javítani. Tekintsük a leggyakoribbakat:
A dokumentumokat villogni kell, hogy kizárják a lapok cseréjének vagy behelyezésének lehetőségét. A dokumentum fontosságától függően 2, 3 vagy akár 4 lyukba is varrható. Villogás után a lapokat számozzák, és a szerelvényhez igazoló papírt csatolnak, amely jelzi a lapok számát és a tanú nevét. A papír tetején pecsét, dátum és egyéb szükséges adatok találhatók.
Videó - villogó dokumentumok az archívumhoz és keménytáblás borítás:
