A könyvelés minden cégnél a leginkább papíralapú részleg. De hozzáértően meg kell szabadulnia mindenféle dokumentumtól. Legalább néhány évig meg kell őrizni őket. És egyes dokumentumokat 75 évig nem lehet megsemmisíteni! Tehát meddig kell „élnie” a számviteli papíroknak?Mennyi ideig kell megőrizni a dokumentumokat
Természetesen az iratokat legalább addig meg kell őrizni, ameddig az adóellenőrök egy ellenőrzés során megkövetelik. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 89. cikkének (4) bekezdése alapján az ellenőrzésről szóló határozat meghozatalának évét megelőző három naptári évet meg nem haladó időszak ellenőrizhető. Ez azt jelenti, hogy meg kell őrizni az előző három év dokumentumait.
Mindeközben az adótörvény még egy évvel bővíti ezt az időszakot. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdése szerint az adóalanyok kötelesek gondoskodni az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges dokumentumok biztonságáról négy évig. Ide tartoznak a számviteli és adószámviteli adatok, valamint a bevétel megszerzését, a kiadások teljesítését és az adók megfizetését (visszatartását) igazoló dokumentumok. Hasonló követelmény vonatkozik az adóügynökökre is (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 5. alpontja, 3. cikk, 24. cikk). És melyik pillanattól kell számolni a négyéves időszakot?
Az adókat az adózási időszakok eredményei alapján számítják ki (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 55. cikkének 1. szakasza). Ebből kiderül, hogy a négyéves időszakot az adózási időszak végét követő naptól kell számolni. Vegyük például az áfát: milyen időpontig kell megőrizni ennek az adónak a 2004. IV. negyedévére vonatkozó számításaival kapcsolatos dokumentumokat? A négyéves mandátum 2005. január 1-jén kezdődik és 2008. december 31-én ér véget. Kiderült, hogy 2008-ban 2004-es dokumentumokat kell tárolni. Azaz az évszám, amely nem esik a helyszíni szemle alá.
A bizonylatok tárolásának feltételeit a számviteli jogszabályok is rögzítik. A számvitelről szóló, 1996. november 21-i 129-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban: számviteli törvény) 17. cikkéből az következik, hogy:
- az elsődleges számviteli bizonylatokat, a számviteli nyilvántartásokat és a pénzügyi kimutatásokat az állami archiválás szabályaiban meghatározott ideig, de legalább öt évig meg kell őrizni;
- a számviteli politikát és a számítógépes adatfeldolgozó programokat a szervezetnek legalább öt évig meg kell őriznie az utolsó pénzügyi kimutatások elkészítésének évétől számítva.
Néhány kivétel az általános szabály alól
Általános szabályként tehát a papírokat legalább öt évig meg kell őriznie. Ez a számviteli törvény által meghatározott maximális időtartam. Ugyanakkor az adóellenőrzés maximális mélysége három év. Ezért ebben az időszakban különösen fontos az adószámítással kapcsolatos papírok biztonságának megőrzése. Ha mondjuk öt évvel ezelőtt nincs elég iratod, akkor csak az iratok tárolására vonatkozó szabályok megsértéséért kaphat pénzbírságot.
Eközben bizonyos esetekben a dokumentumok tárolási idejét speciális szabályok határozzák meg. Emiatt a papírok hiánya, még például a hat évesnél is, pénzbírságot vonhat maga után az alulbecsült adófizetés miatt. Ezeket a helyzeteket külön elemezzük.
„Elsődleges” a megszerzett ingatlanokhoz. A tárgyi eszközök beszerzésére vonatkozó dokumentumokat ezen tárgyak hasznos élettartamától függetlenül meg kell őrizni. Hiszen papírokra van szükség a kezdeti költség igazolására az értékcsökkenés, valamint az ingatlanadó kiszámításához. Ezenkívül "elsődleges" cég nélkül nem tudja megerősíteni az ingatlan értékét eladáskor. Sőt, ez vonatkozik mind az állóeszközökre, mind az egyéb ingatlanokra (Oroszország Pénzügyminisztériumának 2005. szeptember 15-i levele, 03-03-02 / 84).
Külön követelmény a veszteséges társaságok számára. A jövedelemadó-alanynak jogában áll az adótörvénykönyv 283. cikkében előírt módon csökkenteni a tárgyidőszak adóalapját az előző adózási időszakokból származó veszteségek után. A veszteségeket 10 következő évben lehet figyelembe venni. Mivel 2002-től hatályos az adótörvény 25. fejezete, az idei veszteséggel 2012-ig bezárólag csökkenthető a társaság adóterhe. Ezenkívül a 2001. augusztus 6-i 110-FZ szövetségi törvény 10. cikke lehetővé teszi a 2001 végén azonosított veszteségek elismerését.
Ha azonban a társaság veszteségeket visz át a jövőre, akkor ennek a juttatásnak a felhasználásának teljes időtartama alatt köteles megőrizni a felmerült veszteség összegét igazoló dokumentumokat (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 283. cikkének 4. szakasza). . Ez a szabály lehetővé teszi az adóhatóság számára, hogy a múltbeli veszteségekről dokumentumokat kérjen, amelyeket a társaság a tárgyidőszakra vonatkozó nyilatkozatában bevall. Ennek alapján Oroszország Pénzügyminisztériuma 2007. április 3-án kelt 03-03-06 / 1/206 számú levelében kifejti, hogy a veszteségek leírása csak a pénzügyi helyzetet igazoló elsődleges dokumentumok benyújtása esetén lehetséges. kapott eredményt.
Igaz, a veszteségek nagyságát a korábbi adóellenőrzések is megerősíthetik, amelyek során már az ezekhez kapcsolódó „elsődleges” vizsgálatra is sor került. Ebben az esetben nincs szükség újbóli okmányos ellenőrzésre. Erre a következtetésre jutott az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbírósága a 2008. június 6-i 6899/08 sz. határozatában.
Hozzátesszük, hogy a veszteségekről szóló dokumentumok megőrzésének követelménye azok leírásának teljes időtartama alatt az egységes mezőgazdasági adó fizetőire (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 346.6 cikkének 5. pontja) és az "egyszerűsítőkre" is vonatkozik ( Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 346.18. cikkének 7. szakasza).
Behajthatatlan követelések leírása.És ebben az esetben a dokumentumokat több mint öt évig meg kell őrizni.
Emlékeztetés: az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 265. cikke (2) bekezdésének 2. albekezdésével összhangban a behajthatatlan követelések összege az adózó nem működési költségeivel egyenlő a jelentési (adó) időszakban kapott veszteségként. Az ilyen kiadások csökkentik az adóalapot a jövedelemadó kiszámításakor. Természetesen alátámasztó papírok jelenlétében.
Így a kintlévőség összegét igazoló elsődleges számviteli bizonylatok jellemzik a tulajdonjogok megszűnésének költségét, vagyis a ráfordítás mértékét. Ezért az ilyen dokumentumok tárolási idejének visszaszámlálását a rossz követelés leírásának pillanatától újra kell kezdeni. Ha az iratokat idő előtt megsemmisítik, a cég elveszíti a behajthatatlan követelések költségként való elszámolásának jogát, mivel azok összegét nem tudja megerősíteni az adóhatóság felé.
A dokumentumok részvénytársaságok általi tárolásának időtartama. A dokumentumok tárolása során a részvénytársaságoknak a Szövetségi Értékpapírpiaci Bizottság 2003. július 16-i 03-33/ps számú rendeletével jóváhagyott rendeletet kell követniük. E szabályozó dokumentum szerint különösen kötelesek folyamatosan megőrizni az alapszabályt és az éves pénzügyi kimutatásokat. Vagyis a cég egész életében. A cég felszámolása esetén pedig az állandó megőrzési időszakra vonatkozó dokumentumokat és a személyi állományt az állami levéltárba helyezik át. Ez akkor van, ha szerződést kötöttek vele. Ha nincs megállapodás az irattárral, akkor csak a cég alkalmazottainak személyi állományára vonatkozó dokumentumokat köteles megőrzésre átvenni. Az egyéb iratok tárolási helyét a felszámolóbizottság elnöke vagy a csődgondnok határozza meg.
Adóbevallások. A társaságnak éves adóbevallást legalább 10 évig, negyedévente, ha van éves, öt évig meg kell őriznie. Ezt a Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott, a Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott, a szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok jegyzékének (a továbbiakban: a szabványos vezetői dokumentumok jegyzéke) 170. pontja határozza meg, összefüggésben a Lista alkalmazására vonatkozó Útmutató 2.4.2. A negyedéves jelentéseket is legalább 10 évig meg kell őrizni, ha nincs éves jelentés (pl. ÁFA). De a havi jelentéseket negyedéves űrlapok hiányában 5 évig meg kell őrizni.
Számlák, vásárlási és eladási könyvek. Az Orosz Föderáció kormányának 2000. december 2-i 914. számú rendeletével jóváhagyott, a beérkezett és kibocsátott számlák, vásárlási könyvek és értékesítési könyvek nyilvántartásának vezetésére vonatkozó szabályok 15. és 27. bekezdése szerint, vásárlási könyvek és értékesítési könyvek az utolsó feljegyzések dátumától számított öt évig meg kell őrizni. Vagyis ezeket a 2004. IV. negyedévi papírokat 2009-ben is meg kell őrizni.
A számlákra ötéves megőrzési időszakot is meghatároznak. Indoklás – a szabványos vezetési dokumentumok jegyzékének 150. bekezdése.
Ugyanakkor az adóhatóságnak joga van olyan dokumentumokat követelni, amelyek az adók kiszámításához és a fizetésük megerősítéséhez szolgálnak, de csak az adókra és illetékekre vonatkozó jogszabályokkal összhangban. A fenti listát nem tartalmazza. Így például 2009-ben figyelmen kívül hagyható az adóhatóság 2004. évi számla benyújtására vonatkozó kérése.
Számos egyéb dokumentum megőrzési ideje. Számos egyéb dokumentum tárolási idejét egy speciális szövetségi végrehajtó szerv - Rosarkhiv - határozza meg (a 2004. október 22-i 125-FZ szövetségi törvény 6. cikkének 3. cikkelye, az Orosz Föderáció kormányának júniusi rendelete). 17, 2004, 290. sz.). És gyakran meghaladják az öt évet. Lapozzunk az általunk már említett tipikus gazdálkodási dokumentumok listájához.
A könyvelő elsősorban a 4. „Számvitel és beszámolás”, valamint a 7. „Munkaviszonyok” és a 8. „Létszámítás” fejezetekkel foglalkozik. A Lista egyes tételeit táblázatban foglaltuk össze.
A táblázat egy éves megőrzési időtartamú dokumentumokat tartalmaz. De ha ezek a papírok az "elsődlegeshez" tartoznak, akkor a számviteli jogszabályok értelmében legalább öt évig meg kell őrizni őket.
A dokumentumok megfelelő tárolása és megsemmisítése
Állandó szakértői bizottságnak kell kiválasztania a tárolásra és megsemmisítésre szánt dokumentumokat, valamint határidőket kell kitűznie. A fő szerkezeti részlegek legképzettebb szakembereiből áll, elnöknek a társaság egyik vezető tisztét nevezik ki.
Hogyan kell tárolni. A dokumentumok tárolása a munkafolyamat egyik eleme, ezért azt a számviteli politikának kell szabályoznia (PBU 1/98 „A szervezet számviteli politikája”). Ebben az esetben a számviteli dokumentumokról és munkafolyamatokról szóló szabályzatot kell követni (amelyet a Szovjetunió Pénzügyminisztériuma 1983. július 29-én hagyott jóvá, 105. sz., a továbbiakban: Szabályzat). Hanem abban a részben, ami nem mond ellent a hatályos jogszabályoknak. A Szabályzat 6.1 pontja kimondja, hogy az elsődleges bizonylatok, számviteli nyilvántartások, számviteli beszámolók és mérlegek irattárba történő átadása kötelező. A feldolgozott elsődleges bizonylatok havi rendszerességgel készülnek (Szabályzat 6.4. pont).
A társaság dokumentumainak tárolási helyét önállóan határozzák meg. Általában ez a cég irodája. Vegye figyelembe, hogy a papírokat az irodán kívül is tárolhatja – ezt nem tiltja a törvény. Például igénybe veheti a szakosodott levéltári cégek szolgáltatásait, ami gyakran jövedelmezőbb és megbízhatóbb. A részvénytársaságoknak azonban számos dokumentumot (például az alapszabályt és az éves jelentéseket) kizárólag a végrehajtó szervük helyén kell tárolniuk (az 1995. december 26-i 208-FZ szövetségi törvény 89. cikkének 2. cikkelye). Részvénytársaságokról").
Természetesen a papíralapú archívum elhelyezéséhez irodai terület kell, ami folyamatosan drágul. Ezért egyszerűbb a számviteli és adózási bizonylatok elektronikus formában történő tárolása. Ezt a lehetőséget a számviteli törvény 9. és 10. cikke, valamint az Orosz Föderáció adótörvényének 314. cikke biztosítja. Ezt Oroszország Pénzügyminisztériuma megerősítette a 2008. július 24-i 03-02-07 / 1-314 számú levelében.
A tisztviselők azonban kifejtették, hogy a gépi adathordozókon lévő információkat elektronikus digitális aláírással kell tárolni. A 2002. január 10-i szövetségi törvény 1-FZ "Az elektronikus digitális aláírásról" előírásai szerint az ilyen aláírás egyenértékű a papíralapú dokumentumban lévő kézzel írott aláírással. Az elektronikus dokumentumkezeléshez a cég vállalati információs rendszert hoz létre. Egy hitelesítési központ szolgálja ki, amely biztosítja a digitális aláírás használatát az elektronikus dokumentumokban.
És mi a teendő az iratokkal, ha felszámolják a céget? Ezt követően a felszámolóbizottság átadja a személyi állományra vonatkozó dokumentumokat tárolásra az állami vagy önkormányzati levéltárnak. Az egyéb levéltári iratok pedig, amelyek ideiglenes megőrzési ideje nem járt le, szintén átvihetők az irattárba, ha megállapodást kötnek vele. Vagy tárolja máshol. Vegye figyelembe, hogy ezeknek az iratoknak az egyszerű megsemmisítését tiltja a Rosarkhiv Kollégium 2002. február 6-i határozatával jóváhagyott, a szervezetek archívumainak működésére vonatkozó alapvető szabályok 9.7.3. pontja. És a bűnüldöző szervekkel kapcsolatos esetleges problémák elkerülése érdekében jobb, ha ezt nem teszi meg.
Egy vállalat átszervezésekor a dokumentumok átkerülnek a szervezethez vagy az utódszervezetekhez. Ha egy új szervezet kivál, akkor megkapja a tevékenységi profiljával kapcsolatos ügyeket, valamint az ebbe a szervezetbe áthelyezett alkalmazottak személyes aktáit és személyes számláit.
Hogyan kell elpusztítani. A dokumentumok megsemmisítését a szervezet vezetője által jóváhagyott aktus formalizálja.
Ugyanakkor nem szükséges minden papír adatait feltüntetni az iratkezelési aktusban. Ilyen következtetés következik a Szervezetek Irattári Működési Alapszabályának 2.4.5. pontjából. Ezek a szabályok egységes formát adnak a megsemmisítésre szánt iratok kiosztásáról szóló törvénynek. És ebben egyetlen rekordot készíthet homogén dokumentumok csoportjához. Hogy mely dokumentumok minősülnek homogénnek, a társaságnak joga van önállóan meghatározni. Például ezek lehetnek azonos nevű dokumentumok, mondjuk számlák.
A törvény szerint a megsemmisítendő dokumentumokat tartalmazó mappákat feldolgozásra (hasznosításra) kell átadni. Vegyünk például egy újrahasznosító céget. A papírok átadása fuvarlevéllel történik. A berakodás és a selejtezésre történő kiszállítás a szervezetben a dokumentumok biztonságát biztosító alkalmazott felügyelete mellett történik.
Megközelíthető a dokumentumok megsemmisítése, és ez egyszerűbb. Ehhez használjon például papíraprítót. Ezenkívül a dokumentumok elégethetők vagy egyszerűen kidobhatók. Igaz, szem előtt kell tartani, hogy az illetéktelen égetés a környezetvédelmi jogszabályok megsértése. A felesleges dokumentáció kidobása is kockázatos. Például a munkajog szerint a munkáltató köteles megvédeni a munkavállalók személyes adatait. És más papírok is érdekesek lehetnek a versenytársak számára.
Felelősség a dokumentumok tárolására vonatkozó szabályok megsértéséért
Az adótörvénykönyv 120. §-a szerint a bevételek és kiadások, valamint az adózás tárgyai elszámolására vonatkozó szabályok durva megsértésének minősül az adózótól származó elsődleges bizonylatok hiánya, illetve a számla vagy a számviteli nyilvántartás hiánya. Az ilyen adóbűncselekmény 5000 rubel bírságot von maga után. De csak azzal a feltétellel, hogy ezeknek a dokumentumoknak a "hiányát" csak egy adózási időszakra fedezték fel. Ellenkező esetben az adófizetőt legalább 15 000 rubel pénzbírsággal sújtják. Ha a dokumentumok hiánya az adóalap alulbecsléséhez vezetett, az adózót a meg nem fizetett adó összegének 10 százalékára, de legalább 15 000 rubelre kiszabják. Az iratok biztonságát a büntetőjog nem hagyja figyelmen kívül. Az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyve 325. cikkének (1) bekezdése alapján a hivatalos dokumentumok személyes érdekből történő ellopása, megsemmisítése, megrongálása vagy elrejtése egy évig terjedő szabadságvesztéssel büntethető. De természetesen a bűnüldöző szerveknek kell bizonyítaniuk ezt az érdeklődést. És végül, hogy a cég hogyan tartja be a levéltári jogszabályokat, a levéltári hatóságok alkalmazottai ellenőrizhetik. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.20. cikke szerint az archív dokumentumok tárolására, összeállítására, rögzítésére vagy felhasználására vonatkozó szabályok megsértése a tisztviselőket figyelmeztetéssel vagy 300-500 rubel pénzbírsággal fenyegeti.
Hogyan oszlik meg a dokumentumok tárolásának felelőssége?
A bizonylatok megőrzéséért a cégvezető és a főkönyvelő a felelős. Ezen túlmenően a számviteli törvény alapján az igazgató feladata a raktározás megszervezése, különös tekintettel a speciális helyiségek, zárható szekrények, széfek rendelkezésre állására. A főkönyvelő pedig gondoskodik a dokumentumok biztonságáról és az archívumba való továbbításáról. Ennek érdekében felelős személyeket jelölhet ki (Szabályzat 6.6. és 6.2. pont). Például idővel a papíron tükröződő információ elveszhet (elfakulhat). Ebben az esetben gondoskodnia kell ezekről a dokumentumokról másolatok készítésével és a cég pecsétjével történő hitelesítésével. Ez az ajánlás Oroszország Pénzügyminisztériumának 2007. április 3-án kelt, 03-03-06/1/209 számú leveléből következik.
Hogyan kezeli a lejárt dokumentumokat?
„Figyelj, dobjuk ki az egészet” – mondta az igazgató, és egy 7 évvel ezelőtti iratokkal teli dobozokra mutatott. Én pedig azt válaszoltam neki: „Ez nem olyan egyszerű, néha több évtizedig tart a dokumentumok megőrzésének ideje egy szervezetben.” Az igazgató hitt nekem, és az archívum polcain tovább gyűjtötte a port a natív papírhulladék. A következő alkalomig - amikor felmerül egy új állvány beszerzésének kérdése, akkor mindent átnézünk, és csak azokat a dokumentumokat hagyjuk meg, amelyeknek a tárolási ideje a szervezetben még nem járt le.
Mennyi ideig kell megőrizni a dokumentációt?
A dokumentumok tárolásának szükségességét a 2004. október 22-i N 125-FZ „Az archiválásról az Orosz Föderációban” szövetségi törvény írja elő. Ezen kívül három lista is jóváhagyja a dokumentumok archívumban való tárolásának feltételeit a különböző tevékenységi területeken működő állami és magánjogi személyek számára. A részvénytársaságok iratait a részvénytársasági dokumentumok tárolásának rendjéről és feltételeiről szóló, jóváhagyott szabályzat szerint kell vezetni. Az Orosz Föderáció Értékpapírpiaci Szövetségi Bizottságának 2003. július 16-i rendelete N 03-33 / ps.
A nyilvántartások vezetésének meghatározott időszakai
A legrövidebb eltarthatósági idő 1 év, a maximum 75 év. Nem sorolom fel név szerint minden dokumentumnál, amiből rengeteg van. Az általános dokumentumokra – így a személyi, pénzügyi, számviteli, adózási és elektronikus dokumentumkezelésre – megállapított határidők mellett az ipar, az orvostudomány és a biztonság különböző területein szakosodott papíroknak saját feltételei vannak a dokumentumok szervezeten belüli tárolására. Fontolja meg, hogy mely időszakokban kell tárolni a szervezetben előforduló leggyakoribb papírokat.
Az általánosan terjesztett dokumentumok megőrzési időszakai
A dokumentumok alább feltüntetett tárolási ideje a vállalkozásnál a beszámolási év végétől, illetve a papírok kiállításának évétől kezdődik. Az alapító okiratok, engedélyek, szabadalmak, ügyleti útlevelek nem semmisíthetők meg, és azokat folyamatosan meg kell őrizni.
Személyi dokumentumok:
Pénzügyi dokumentumok:
Hogyan gereblyézzünk papírtörmeléket?
Idővel a szervezet hatalmas mennyiségű különféle dokumentációt halmoz fel. Ahhoz, hogy ne ragadjunk bele a papírokba, létre kell hozni egy (általában három fős) bizottságot, amely értékvizsgálatot végez, és a dokumentumok tárolási időszakától függően a következő kategóriákba bontja a dolgozatokat a szervezetben biztosítják számukra:
A dokumentumok megsemmisítésére vonatkozó eljárás
Az iratok megsemmisítésekor okirat készül. Az ilyen cselekményeknek nincs egységes formanyomtatványa, szabad formában, a vezető utasítására rögzítve készül. Nemcsak a szervezet nevét és minden adatát kell feltüntetni, hanem – általában táblázatos formában – az iratok (ügyek) megnevezését, a keletkezésük időszakát, az ívek számát, vagy ha a kötet az ügy egy név alatt nagy, akkor a kötetek száma . Ugyanebben a cselekményben a fuvarlevél oszlopait is felveheti az iratok megsemmisítésre történő átadására és átvételére.
A számviteli dokumentumok tárolásának feltételeit a szervezetben a számviteli törvény és egy speciális lista határozza meg. Cikkünkből megtudhatja a tárolási időtartamuk időtartamát, valamint az egyes dokumentumok tárolási időtartamának különböző helyzetekben történő meghatározásának jellemzőit.
Bármely könyvelő tudja, hogy minden, egy cég által kiadott vagy a partnerektől kapott dokumentumnak megvan a maga értéke, és meg kell őrizni. Az elsődleges bizonylatokban szereplő információk alapján történik a könyvelés, a könyvelés összeállítása. A számviteli és számviteli adatok ellenőrzését minden ellenőrző hatóság az elsődleges dokumentumok alapján végzi.
Minden elsődleges könyvelést és beszámolást jogszabályban meghatározott ideig meg kell őrizni.
A számviteli dokumentumok tárolásának feltételeit a „Számvitelről” szóló, 2011.12.06.-i 402-FZ-i törvény és az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010.08.25-i 558-as rendelete által jóváhagyott lista szabályozza.
A jegyzékben és a 402-FZ törvényben meghatározott számviteli bizonylatok tárolási idejét összehasonlítva a következő következtetéseket vonhatjuk le:
Így egy számla, mérleg, számviteli kimutatás sorsának eldöntésekor elsősorban a listában megjelölt időpontokból kell kiindulni. Ebben az esetben a tárolási idő nem lehet kevesebb 5 évnél.
pontjában meghatározott számviteli bizonylatok tárolási időtartama. A 402-FZ törvény 29. cikke, beleértve a társaság számviteli politikáit és standardjait, beleértve az elektronikus formában létező dokumentumokat is. Ez utóbbi szintén nem semmisíthető meg 5 éven belül. A tárolási időszak az utolsó használat évét követő évtől kezdődik (a 402-FZ törvény 29. cikkének 2. cikkelye).
Az anyagból megtudhatja, hogy melyik EDS-t kell aláírnia egy elektronikus elődnek "Az elsődleges elektronikus dokumentumokat az UKEP-nek alá kell írnia" .
A több éve alapított Landscaping Design LLC folyamatosan megvetette a lábát piaci szegmensében. A munka könyvelési részét 4 fős csapat végezte. Minden szakembernek meghatározott számviteli területeket jelöltek ki, a főkönyvelő pedig a jelentéskészítésért és a kontrollerekkel való interakcióért volt felelős.
A számviteli osztály elmúlt időszakai során a szekrényekben és a háztartási helyiségekben megszámlálhatatlan számú dokumentációs mappa halmozódott fel. Ideje foglalkozni velük.
Az elsődleges dokumentumok többsége munkavégzés volt, ezek alapján a társaság bevételét rendszeresen meghatározták, tükrözve a pénzügyi kimutatásokban.
Olvassa el az elvégzett munkacselekmények végrehajtását ebben cikk .
A papírbetétek jelentős részét a vásárolt anyagokról szóló számlák, számlák, bérszámfejtés és kapcsolódó számítások képezték.
Egy külön állványt teljesen megtöltöttek a könyvelés, a bevallások, a nyugdíjpénztári és társadalombiztosítási beszámolók, valamint a statisztikai nyomtatványok.
Minden könyvelő összeállított egy listát a területére vonatkozó számviteli dokumentációval ellátott esetekről, a főkönyvelő pedig az összes információt egyetlen táblázatban rendszerezte, melynek egyik oszlopát a listából vett bizonylatok tárolásának standard időszakaira szánta.
|
Document LLC "Tájtervezés" |
Felhasználhatósági idő a lista szerint, 558. számú végzésével hagyta jóvá |
|
Az alaptevékenységekre vonatkozó szerződések alapján végzett munkák |
A szerződéskötési időszak lejártát követő 5 éven belül |
|
Szerződések és az azokhoz kapcsolódó kiegészítő megállapodások |
A lejárati dátumot követő 5 éven belül (hacsak a lista egyéb pontjai másként nem rendelkeznek) |
|
Meghatalmazás pénz, áruk és anyagok átvételére |
Legalább 5 év |
|
Kivonatok fizetések, juttatások, tárgyi segély és egyéb kifizetések kiadásához |
Legalább 5 év, személyes számlák hiányában pedig legalább 75 |
|
A magánszemélyek jövedelmére vonatkozó információk nyilvántartása |
Legalább 75 éves |
|
A munkavállalók munkaszerződései és személyi igazolványai |
75 évig |
|
Munkaidő-nyilvántartások, munkaidő-nyilvántartások |
Legalább 5 év (legalább 75 év veszélyes, nehéz és káros munkakörülmények között) |
|
Személyes jövedelmi adatok |
Legalább 5 év, és ha nincs személyes számla vagy bérnyilvántartás - legalább 75 év |
|
Éves számviteli (pénzügyi) kimutatások |
Állandóan* |
|
Számviteli politika, számlatükör, elsődleges számviteli bizonylatok formái |
Legalább 5 év |
|
Főkönyv, forgalmi lapok, számlakártyák stb. |
Legalább 5 év |
|
Tárgyi eszköz könyvelési kártyák |
Az objektum felszámolását követően legalább 5 évvel |
|
ÁFA, fuvarozás, föld, haszonnyilatkozatok |
Legalább 5 év |
|
Jelentés az FSS-nek |
Éves fizetés folyamatosan*, negyedéves fizetés 5 évig |
|
Bejelentés a Nyugdíjpénztárnál |
Legalább 5 év, és ha a szervezet nem rendelkezik személyes számlákkal és bérnyilvántartással, akkor legalább 75 év |
|
Egyéni információ a Nyugdíjpénztárban a munkavállalók számára |
Legalább 75 éves |
|
Statisztikai jelentés: |
Állandóan*. |
|
Levelezés a céggel szemben kiszabott büntetésekről, pénzbírságokról |
Legalább 5 év |
Ne hagyja figyelmen kívül a * jelet a táblázatban. Ez azt jelenti, hogy a dokumentumot a cég működésének teljes időtartama alatt meg kell őrizni.
A táblázatban feltüntetett valamennyi dokumentáció közvetlenül vagy közvetve a számvitelre vonatkozik, ezért a 402-FZ törvényben előírt 5 éves tárolási időt meghaladó határidőket a Landscape Design LLC főkönyvelője a 2009. évi CXVII. lista.
Tekintettel arra, hogy a cég még nem ünnepelte fennállásának 5. évfordulóját a munka megkezdése óta, a táblázatban bemutatott dokumentumok egyike sem semmisíthető meg. A papírokkal zsúfolt helyiségek felszabadítására a könyvelő külön irodát jelölt ki, ahol elhelyezték a tárolási idő lejártára váró dokumentumokat.
Az LLC "Tájtervezés" gyakorlatában előfordultak olyan esetek, amikor az állóeszközöket veszteségesen értékesítették. A tárgyi eszközök elszámolása és adóelszámolása során ugyanazokat a bizonylatokat kell használni. A különbség csak az ártalmatlanításukkal kapcsolatos költségek elszámolásában rejlik. Ezt a tényt az iratok megőrzési idejének meghatározásakor is figyelembe kell venni.
Például 2 évvel ezelőtt egy cég vásárolt egy VAZ-21102 típusú autót (OKOF kód 15 3410010). Abból kiindulva, hogy az OS besorolás szerint a 3. értékcsökkenési csoportba tartozik, a hasznos élettartamot (SPI) 5 évben határozták meg. Az állandó meghibásodások miatt úgy döntöttek, hogy az autót bármilyen felajánlott áron eladják. Az értékesítésből befolyt összeg kisebbnek bizonyult, mint az ingatlan maradványértéke, és az adószámviteli szabályok szerint 3 évre vonatkozó értékesítésből származó veszteséget (a fennmaradó FDI) egyenletesen veszik figyelembe a jövedelemadó számításánál.
FONTOS!A tárgyi eszközök értékesítéséből származó veszteségek adóelszámolásának árnyalatait az Art. (3) bekezdése tükrözi. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 268.
A kiadások adószámviteli célú csoportosításának jellemzőiről ebben olvashat anyag .
Így a kezdeti és maradványérték kialakításával, a JIT futamidejével, a szerződésekkel és az adásvételi aktusokkal kapcsolatos minden dokumentumot, valamint az állóeszközök értékesítéséből származó veszteség elszámolására vonatkozó igazolásokat és számításokat meg kell őrizni legalább A meghatározott veszteség adóalapba vonásától számított 4 év . Ez annak köszönhető, hogy az adóhatóság az ellenőrzés során jogosult az ellenőrzést megelőző 3 évre vonatkozó dokumentumokat áttanulmányozni. Így a meghatározott tárgyi eszközre vonatkozó dokumentumokat legalább 9 évig meg kell őrizni.
A vizsgált eset nem az egyetlen, amikor az iratok tárolási idejét meghosszabbítják. A következő részben más helyzeteket mutatunk be.
Ha a Landscape Design LLC veszteségesen dolgozott, majd ezt figyelembe vette volna a jövedelemadó kiszámításakor, akkor a dokumentumokat a veszteségátvitel teljes időtartamára, valamint a teljes leírást követő 4 évre meg kell őrizni. Ugyanakkor lehetetlen megszabadulni sem az ebből eredő veszteséget igazoló elsődleges dokumentumtól, sem más igazolásoktól és számításoktól, amelyek alapján ezt a veszteséget áthárították.
Például a 2018-ban keletkezett és a következő 10 évben elszámolt veszteségre vonatkozó számviteli és adózási bizonylatokat 2032 végéig meg kell őrizni.
A számviteli bizonylatok tárolási idejét a következő esetben meg kell növelni. Az LLC "Landscape Design" szolgáltatást nyújtott az ügyfélnek, aki nem fizetett időben az elvégzett munkáért, és nem válaszolt a levelekre és követelésekre. A céget nem zárták ki az állami nyilvántartásból, de tartozását sem fizette vissza. A Landscape Design LLC csak 2018-ban tudta figyelembe venni a rossz követeléseket, és a szervezetnek 2022 végéig meg kell őriznie az ezzel a helyzettel kapcsolatos összes dokumentumot.
Számlákat, elvégzett munkákat, bérkivonatokat, beszámolókat - ezeket és sok más számviteli bizonylatot az adózóknak külön listában meghatározott határidőn belül meg kell őrizniük. Ezeket a futamidőket nem lehet csökkenteni, de bizonyos esetekben növelni kell (veszteség áthárítása, rossz követelések leírása, tárgyi eszközök veszteséges értékesítése).
Tárolás tárgyát képezik az elsődleges számviteli bizonylatok, pénzügyi kimutatások és könyvvizsgálói jelentések. Megmondjuk, hogyan, hol és mennyi ideig kell tárolnia az archívumokat.
A számviteli bizonylatok tárolási ideje főszabály szerint 5 év, azonban az egyes bizonylatokat hosszabb ideig vagy tartósan kell tárolni. A számviteli dokumentáció tárolásának feltételeit az Orosz Föderáció adótörvénye, a 2011. december 6-i 402-FZ szövetségi törvény, valamint az Oroszországi Kulturális Minisztérium rendelete által jóváhagyott lista határozza meg. 2010. augusztus 25. 558. szám A könyvelést és az iratok tárolását a vállalkozás vezetője köteles megszervezni.
Az adótörvény szerint tehát az adózónak gondoskodnia kell az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges számviteli bizonylatok és adószámviteli adatok, valamint az adófizetést, a felmerült kiadások és a kapott bevételek megfizetését igazoló dokumentumok megőrzéséről legalább négy évig. évek. Ettől eltérő eljárást biztosítanak azonban például az olyan dokumentumok esetében, amelyek megerősítik a cég által elszenvedett veszteséget. Az igazoló dokumentumokat ebben az esetben a teljes veszteség összegének megtérítéséig meg kell őrizni.
Az Oroszország Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i rendeletével jóváhagyott lista tartalmazza a szabványos archív dokumentumokat, valamint a tárolás időtartamát. A táblázatban láthatja a számviteli bizonylatok tárolási feltételeit a szervezetben. Minden dokumentum részekre van osztva. Tehát a 4. „Számvitel és beszámolás” részben láthatja, hogy hány évig tárolják a számviteli bizonylatokat: például a lízingcég vagyonáról szóló dokumentumokat korlátlan ideig (tartósan) kell tárolni, és a fizetős szolgáltatások nyújtásáról szóló információkat tartalmazó levelezést meg kell őrizni. 5 évig tárolva. A 4.1 „Számvitel és jelentéskészítés” alfejezetben megtekintheti a pénzügyi kimutatásokhoz, a számviteli politika dokumentumaihoz és egyebekhez kapcsolódó analitikai dokumentumok tárolási feltételeit is.
A 10 évnél rövidebb tárolási idővel rendelkező ideiglenes tárolási ügyeket általában nem archiválják a cég számviteli bizonylataihoz. Általában a szervezet strukturális részlegeiben maradnak, és amint a számviteli bizonylatok elévülése lejár, elpusztulnak. A határozatlan (tartós) és hosszú távú, 10 évet meghaladó tárolású számviteli bizonylatok hiba nélkül átkerülnek a szervezet archív tárolójába.
A szervezetek kötelesek betartani a számviteli bizonylatok tárolásának rendjét, gondoskodni a bizonylatok biztonságáról a jogszabályban meghatározott határidőn belül. A jogszabály szerint saját levéltár létrehozására csak az állami szervek, a települési kerület, városrész és városon belüli önkormányzati szervek kötelesek.
A törvény szerint saját archívum létrehozása a dokumentumok tárolására a cég joga, nem kötelessége. Ezért, ha a vállalkozás nem rendelkezik saját irattárral, akkor lehetőség van dokumentumok tárolására vonatkozó megállapodás megkötésére az állami önkormányzati levéltárral. A szervezet jogosult bármely állami vagy önkormányzati levéltárat, valamint múzeumot vagy könyvtárat választani dokumentumai tárolására. Ugyanakkor célszerű megállapodást kötni a szervezet tényleges telephelyén található archívóval.
A számviteli dokumentumok tárolására a szervezet jogosult saját archívumot létrehozni.
A tárolni kívánt dokumentumok számától és mennyiségétől függően a következőképpen hozhat létre archívumot:
Az irattárba tárolásra áthelyezendő dokumentumok (számviteli és egyéb iratok) összetételétől függően a következő típusú irattárak hozhatók létre:
Ezzel egyidejűleg az irattárnak külön helyiséget kell biztosítani, amely az irattári tárolóval szemben támasztott követelményeknek megfelel, a szükséges eszközökkel és személyzettel ellátva.
Hogyan kell archiválni a számviteli dokumentumokat? Azok az esetek, amelyek a tartós megőrzésre vonatkozó dokumentumokat vagy a hosszú távú tárolás okmányait tartalmazzák (amelyeket legalább 10 évig meg kell őrizni), teljes körű nyilvántartásba kell venni. A teljes elrendezés a következő:
A 10 évnél rövidebb ideig őrzött ügyeknél érdemes részleges végrehajtást végezni: lehet nem rendszerezni az ügyben lévő iratokat, nem lehet letenni a számozást és az igazoló feliratokat.
Hány évig és hogyan kell a számviteli bizonylatokat elektronikus formában tárolni? Ugyanezek a megőrzési idők vonatkoznak az elektronikus dokumentumokra is. Az elektronikus dokumentumok tárolásának azonban van néhány sajátossága. A következő feltételeknek kell teljesülniük:
Az elektronikus számviteli bizonylatok szervezet archívumában történő tárolása során időszakonként el kell végezni az elektronikus dokumentumhordozók fizikai és működési állapotának műszaki ellenőrzését. Az ellenőrzést legalább ötévente egyszer el kell végezni. Ha az adathordozók állapotában olyan változást állapítanak meg, amely befolyásolhatja az információbiztonságot, akkor a vezető döntése alapján el kell végezni az elektronikus dokumentumok új médiára történő átvitelét.
