Az elsődleges számviteli bizonylatok tárolási ideje. A szervezet jogosult a számviteli bizonylatokat elektronikus formában tárolni. A számviteli és egyéb bizonylatok szervezése, tárolásának szabályai

A könyvelési osztályon dolgozó papírok két csoportra oszthatók:
- adóelszámolási és beszámolási dokumentumok;
- számviteli és beszámolási dokumentumok.

Az adóelszámolási és beszámolási dokumentumok közé tartoznak az adóbevallási űrlapok és az adónyilvántartások. Ide tartoznak az áfa-számítás alapjául szolgáló papírok is (számlák, beszerzési és eladási könyvek). A számviteli bizonylatok (beszámolók) három fő csoportra oszthatók:
- a pénzügyi kimutatások formái;
- számviteli nyilvántartások (főkönyv, megrendelési naplók stb.);
- elsődleges dokumentumok, amelyek az üzleti tranzakciók tényét rögzítik.

Ezen túlmenően a számviteli bizonylatok tartalmaznak más papírokat is, amelyek nem tartoznak ezekbe a csoportokba (pénz és értéktárgyak átvételére vonatkozó meghatalmazások, számviteli igazolások, követelések és kötelezettségek levelezése, alkalmazottak személyes számlái stb.)

A számviteli bizonylatok tárolási idejét be kell tartani

Fontolja meg, hogy bizonyos számviteli (adó) bizonylatokat mennyi ideig kell megőrizni.

Jogi követelmények

Milyen időkerethez kell igazodnia az intézménynek? A szerző szerint a törvényben meghatározott szabályok be nem tartása miatti felelősség elkerülése érdekében szükséges a dokumentumok tárolása:
- legalább öt év, ha a Lista a számviteli bizonylatokra rövidebb tárolási időt állapít meg;
- a Lista által meghatározott időtartamon belül, ha öt évet meghaladó tárolási időt ír elő.

Felelősség a dokumentumok tárolási rendjének és feltételeinek megsértéséért

Az intézmény vezetője felelős a számviteli dokumentumok, számviteli nyilvántartások és számviteli jelentések tárolásának megszervezéséért (az 1996. november 21-i szövetségi törvény 17. cikkének 3. pontja, 129-FZ). Biztonságukról, nyilvántartásukról és irattárba adásukról pedig a főkönyvelő gondoskodik.

A számviteli dokumentumok tárolásának rendjének és feltételeinek megsértéséért adminisztratív felelősséget kell fizetni - a tisztviselők pénzbírsága 2000 rubeltől származik. 3000 RUB-ig (Az RF közigazgatási szabálysértési kódexének 15.11. cikke).

Az elsődleges bizonylatok, számlák, valamint a számviteli nyilvántartások hiánya adóbűncselekmény. A felelősséget az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke írja elő. A jelen cikk szerinti minimális bírság 5000 RUB.

Számvitel és adóbevallás

Számos dokumentum esetében azonban a tárolási időt az általánostól eltérő módon kezdik kiszámítani.

Például a vásárlási könyv és az értékesítési könyv kivételt képez az általános szabály alól. Tárolási időszakuk kezdete (öt év) az utolsó bejegyzés időpontjától (és nem a következő év január 1-jétől) kerül meghatározásra. Ezt az Orosz Föderáció kormányának 2000. december 2-i 914. számú rendelete által jóváhagyott záradékok és szabályok rögzítik.

A határidők kiszámítására vonatkozó speciális eljárást maga a lista írja elő. Pontosabban, egy ötéves tárolási időszak kezdődik:
- szerződéseknél (könyvvizsgálói szolgáltatás nyújtására, hitel-, gazdasági, vagyonbiztosításra) - a lejárat napjától;
- anyagi felelősséggel kapcsolatos megállapodásra - az anyagi felelősséggel rendelkező személy elbocsátásának pillanatától;
- az adófelügyeleti nyilvántartásba vétel igazolásaiért - attól a pillanattól kezdve, hogy a szervezetet törölték az adóregisztrációból.

Hogyan tároljuk a papírokat

A számviteli bizonylatok tárolására az intézménynek speciális helyiségeket, széfeket vagy szekrényeket kell felszerelnie.

A szigorú jelentési űrlapokat különösen széfekben, fémszekrényekben vagy speciális helyiségekben tárolják biztonságuk biztosítása érdekében (az RF kormány 2008. május 6-i 359. számú rendeletével jóváhagyott rendelet 16. pontja). Az „üzleti titok” megjelölésű dokumentumokat széfben tárolják.

A többi papírt speciális helyiségekben vagy szekrényekben tárolják a főkönyvelő által felhatalmazott személyek felelőssége mellett.

Milyen dokumentumok kerülnek át az archívumba

A számviteli dokumentumok tárolásának feltételeinek biztosítása érdekében az intézmény irattárat szervezhet (a 2004. október 22-i 125-FZ törvény 13. cikkének 2. pontja).

Az állandó (örök) és a hosszú távú (10 év feletti) tárolás dokumentumai az archívumba kerülnek. A többi papírt (maximum 10 évig eltartható) megsemmisítésig a könyvelési osztályon tárolják. Az alap a Szabályzat 3.3.1. és 3.3.2. pontja, amelyet a Rosarkhiv igazgatótanácsának 2002. február 6-i határozata hagyott jóvá.

A papírok megsemmisítésének eljárása

A lejárt megőrzési idővel rendelkező iratok megsemmisítését megelőzi azok vizsgálata, amely azonosítja a tartós, átmeneti megőrzésre kerülő és megsemmisítés tárgyát képező iratokat. Az intézményben a meghatározott tevékenységeket a vezető megbízásából kijelölt szakértői bizottság végzi.

A dokumentumok megsemmisítésének két módja van.

Speciális szervezet szolgáltatásainak igénybevétele. Ebben a helyzetben az iratok megsemmisítésre történő átadása átvételi igazolással vagy fuvarlevéllel történik, amelyen feltüntetik az átadás dátumát, a benyújtandó ügyek számát és súlyát. A papírok újrahasznosításra történő átadása a dokumentumok biztonságáért felelős alkalmazott felügyelete mellett történjen.

Saját maga semmisítse meg a dokumentumokat. Például elégetéssel vagy papíraprítóval. Ebben az esetben az elavult iratok megsemmisítésének tényét megfelelő okirat elkészítésével szakértői bizottságnak kell rögzítenie. A meghatározott aktus egységes formájának hiánya miatt bármilyen formában készül (ld.).

A cikkben egy kész táblázatot talál a számviteli, adó- és egyéb dokumentumok tárolási időszakairól egy szervezetben. Ha korábban megsemmisíti a papírokat, pénzbírsággal és további költségekkel kell számolnia.

Vannak olyan dokumentumok, amelyeket az intézménynek folyamatosan meg kell őriznie, mint például a számviteli szabályzat. Az eltarthatósági táblázat segít meghatározni, mely papírokat lehet kidobni. Hiszen az időzítés mindenkinél más. Ha hibázik a határidővel és korábban megsemmisíti az archívumot, az intézmény bírságot szab ki.

Hány évig kell megőrizni az adó- és számviteli dokumentumokat

Bármely gazdálkodó szervezet gazdasági tevékenysége során keletkezett számviteli bizonylatok és egyéb ügyek tárolási idejét jogszabályi szinten határozzák meg.

A tárolás időtartamát az alábbi jogszabályok szabályozzák:

Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve;
A „Számvitelről” szóló szövetségi törvény, 2011.12.402-FZ (a továbbiakban - 402. sz. szövetségi törvény);
"Az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről" 2004. október 22-i szövetségi törvény, 125-FZ (a továbbiakban: FZ No. 125).
A Művelődési Minisztérium 2010.08.25-i 558. számú rendeletével jóváhagyott szabványos kezelési dokumentumok listája (a továbbiakban: Lista).

Ezen előírások szerint az adó- és számviteli papírok többségét a lejárattól számított 5 évig megőrzik.

Más határidők is megállapíthatók, amelyek időtartama 5 évnél hosszabb:

1 év - havi jelentésre;
3 év - a devizaforrások beérkezéséről és a kifizetésekről szóló negyedéves jelentéseknél;
4 év - számlákra;
10 év - szerződések, ingó vagyontárgyak adásvételére vonatkozó cselekmények.
15 év – követelések, bírósági határozatok és végzések.
25 év vagy tartósan - jogszabályi dokumentumok.

A 402. számú szövetségi törvény és a lista meghatározott tárolási időszakokat határoz meg a számviteli dokumentumok számára egy szervezetben. Az elõzõ részben megadott táblázat ezeket minden névre (csoportra) külön szabályozza.

táblázat: a számviteli és adóbizonylatok tárolási időszakai

Annak ellenőrzéséhez, hogy a papírokat ki lehet-e dobni, az eltarthatósági táblázat segít:

Dokumentum	Tárolási időszak (évek száma)
1. Díjazás
Jóváhagyott javadalmazási fokozatok (szintek), bérfizetés az intézményben dolgozók beosztásainál.	Állandóan*
A munkavállalók bérére és prémiumára vonatkozó előírások	Állandóan
Jelenléti ív: Normál munkakörülmények Súlyos, káros és veszélyes munkakörülmények
Bérszámfejtés
Dokumentumok (kalkulációk, igazolások, listák) az alkalmazottak bónuszfizetéséről
2. Biztosítási díjak
Egyéni regisztrációs kártya
Fizetési megbízások a biztosítási díjak átutalására
Kérelem a kifizetés alapjának, típusának és hovatartozásának, a beszámolási (elszámolási) időszaknak vagy a biztosítási díj befizetőjének státuszának tisztázására
A biztosítási díjak számítása (4-FSS és RSV-1 nyomtatványok)
2.1 Dokumentumok az oroszországi FSS számára
Sérülésmegelőzési finanszírozási nyilatkozat
Cselekvési terv az ipari sérülések megelőzésére
Finanszírozási terv a munkahelyi balesetek és megbetegedések visszaszorítását célzó megelőző intézkedésekre
Beszámoló a sérülésmegelőzés finanszírozására elkülönített pénzeszközök felhasználásáról
2.1 A FIU dokumentumai
Egyéni információ
Munkavállaló nyilatkozata a járulékok béréből történő további levonásáról
A biztosítottak nyilvántartása (DSV-3 űrlap)

Adókártya személyi jövedelemadóhoz
Segítség a 2-NDFL űrlapon
Levonási kérelem (normál, gyermek, szakmai, vagyoni, szociális)
Levonási kötelezettség
Sorozati nyilatkozat a levonások alkalmazásában
Számviteli igazolás a személyi jövedelemadó hátralék azonosításáról
Az adóügynök magyarázó megjegyzése az IFTS-ben
A személyi jövedelemadó hátralék adózói értesítése
Munkaképtelenség
A rokkantsági bizonyítványok naplói
Kérelem ellátások kifizetésére

* A tárolás időtartama nem lehet kevesebb 10 évnél (ez azokra a szervezetekre vonatkozik, amelyek nem az állami, önkormányzati levéltárak beszerzésének forrásai).

Válaszok a témával kapcsolatos népszerű kérdésekre:

Mennyi ideig kell megőrizni a személyi dokumentumokat

A személyi dokumentációk határidejét a Lista határozza meg. Ezek 12 hónaptól 50 (75) évig terjednek. Vannak ügyek, amelyeket tartósan meg kell őrizni, vagyis amíg a jogi személy végzi tevékenységét.

2016-ban módosult a 125. számú szövetségi törvény, amely a személyzet személyi aktáit érintette. A változások hatályba lépését követően az alábbi határidők érvényesek:

75 év minden olyan személyi papírra, amelyet 2003. 01. 01. előtt az archívumba küldtek.
50 év a 2003-ban és azt követően befejezett és letétbe helyezett ügyek esetében.

A cégnek tartósan tárolnia kell:

Megrendelések a fő tevékenységhez;
Munkavédelmi javaslatok a munkakörülmények javítására vonatkozóan, valamint azon munkahelyek listája, ahol veszélyes és káros tényezők jelen vannak.
A személyzeti osztály ellenőrzésének jegyzőkönyvei.
A személyes adatokra vonatkozó helyi előírások;
Személyzeti asztalok stb.

A munkavállalók személyi okmányainak eredeti példányát a felszólításig meg kell őrizni. Ha nem igényelnek, 75 évre az archívumba kerülnek.

Rövidebb feltételeket állapítanak meg:

1 év - a nyaralási ütemezéshez;
3 év - üzleti utakra vonatkozó megrendelések;
5 év - munkaidő-nyilvántartások és olyan megbízások, amelyekre más időszakot nem állapítottak meg (bónuszok, megrovások stb.).
10 év – kollektív szerződések.

Jegyzet! Ha a listán szereplő papírok veszélyes és veszélyes körülmények között végzett munkáról tartalmaznak információkat, tárolási idejük 75 évre nő.

Ha továbbra is kérdései vannak a dokumentumok tárolási feltételeivel kapcsolatban, tekintse meg a feljegyzésben található feltételek teljes táblázatát

Dokumentumok elektronikus tárolása

Az iratok hosszú távú, papír alapon történő tárolása esetén mindig fennáll azok elvesztésének, sérülésének veszélye (költözés, baleset stb.), ezért sok cég elektronikusan sokszorosítja azokat. Ezek a fájlok archiválhatók is. Ehhez a módszerhez számos árnyalatot kell figyelembe vennie:

Az átvitel történhet kommunikációs csatornákon keresztül történő küldéssel vagy elektronikus adathordozók közvetlen továbbításával.
Nem kell fájlokat nyomtatnia.
Az átvitt fájlokról leltárt kell készíteni. Ebben meg kell jelölnie az információátvitel módját (hordozó).
Mielőtt a digitalizált fájlokat tárolásra küldené, meg kell győződnie arról, hogy azok nem sérültek, és nincsenek-e vírusok az adathordozón.
Az archívumnak meg kell teremtenie az ilyen fájlok megőrzésének és lejátszásának feltételeit.
Két hordozón kell dokumentumokat átvinnie, amelyek duplikálják egymást.
Az elektronikus archívumot legalább ötévente egyszer ellenőrizni kell.

Az elektronikus dokumentumok megsemmisítésre történő átadásához, amelyek tárolási ideje lejárt, töltse ki a dokumentumok megsemmisítésre történő kiosztásáról szóló okiratot

Jegyzet! A 10 évnél hosszabb szavatossági idővel rendelkező irattári papírokra át kell adni. A többi dokumentum a munkahelyen tárolható. Ez ugyanúgy vonatkozik a papírhordozókra is.

Hogyan számítsuk ki a dokumentumok tárolási idejét

A bizonylat tárolási idejét a lejártától vagy a jelentési időszak (év) lezárásától számítják. A bizonylat tárolási időszakának visszaszámlálása főszabály szerint a bizonylat lejárati évét követő év január 01-től kezdődik.

Ez alól van néhány kivétel:

A szervezet a követeléseket behajthatatlannak ismeri el. A támogató értékpapírok lejárati ideje annak az időszaknak a végétől számítva 4 év, amelyben ez megtörtént.
A gazdálkodó szervezet veszteséget szenvedett el. Az ezt megerősítő dokumentumokat a veszteség figyelembevételével a teljes időtartamig megőrizzük.
Amortizálható ingatlan vásárlása. A papírokat a leírás után még 4 évig meg kell őrizni.

Mi a teendő a számviteli bizonylatokkal, ha a tárolási idő lejárt

Ha egy dokumentum lejárt, megsemmisíthető. Általában ehhez évente egyszer leltárt készítenek a levéltári aktákról. A lejárt könyvelési bizonylatok selejtezését szigorúan a szabályzat előírásainak megfelelően kell végezni. Az ügy irattárából való eltávolítása és megsemmisítése a szükséges dokumentumok nyilvántartása nélkül lehetetlen.

Hogyan lehet megsemmisíteni a régi papírokat

A lejárt fájlok megsemmisítése a következőképpen történik:

Külön bizottság jön létre, amelynek élén egy elnök áll. Ide tartozik a cég irattárának vezetője (felelős), valamint az ügyeket formáló és tárolásra benyújtó alkalmazottak (könyvelők, személyzeti tisztek, titkárok stb.). Bizonyos esetekben a Rosarkhiv alkalmazottja meghívást kaphat.
A bizottság kiválasztja azokat az eseteket, amelyek tárolási ideje már lejárt. Külön listán szerepelnek, és törvényt készítenek „A dokumentumok megsemmisítéséről”.
Az aktus alapján a vállalkozás vezetője megsemmisítési végzést ad ki, amelyben meghatározza a papírok újrahasznosításának idejét, helyét és módját.

Ha a térfogat kicsi, akkor saját maga is megsemmisítheti őket, ellenkező esetben jobb, ha kapcsolatba lép egy speciális szervezettel.

A megsemmisítést általában aprítógéppel végzik.

A következő módon nem semmisítheti meg a fájlokat:

Égesd el a szabadban vagy bent.
A hulladékkal együtt dobja ki (dobja ki) a tok egészében lévő tárolóedényébe.

Jegyzet! A jogszabályok nem kötelezik a cégeket az iratok azonnali megsemmisítésére a megőrzési idő lejárta után. Ezenkívül tanácsos bizonyos dokumentumokat nem semmisíteni, mielőtt az adófelügyelőség ellenőrizné.

Felelősség a tárolási feltételek megsértéséért

A tárolási feltételek megsértése esetén a következő felelősséget vállaljuk:

A számviteli és adódokumentumok egy időszakra való hiánya esetén 10 000 rubel bírságot szabnak ki.
Ezen értékpapírok két vagy több időszakra való hiánya esetén a bírság 30 000 rubelre emelkedik.
Ha a dokumentáció hiánya az adóalap csökkenését okozta, 40 000 rubel vagy a meg nem fizetett adóösszeg 20% -ának megfelelő bírságot szabnak ki a bűnösre.

Ezt az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke határozza meg.

Ezenkívül az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. cikke előírja a bűnös tisztviselő megbüntetését. A bírság ebben az esetben 2000-3000 rubel.

A dokumentumok tárolási idejét az orosz kulturális minisztérium 2010.08.25-i rendeletével jóváhagyott, az állami szervek, helyi hatóságok és szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus közigazgatási irattári dokumentumok listája határozza meg, feltüntetve a tárolási időszakokat. N 558, és hatálya bármely tulajdonformára vonatkozik.

A számviteli dokumentumok minimális tárolási idejét a „Számvitelről” szóló, 2011. december 6-i 402-FZ szövetségi törvény 29. cikkének 1. pontja is meghatározza. Kimondja, hogy az elsődleges számviteli bizonylatokat, számviteli nyilvántartásokat, számviteli (pénzügyi) kimutatásokat, könyvvizsgálói jelentéseket a gazdálkodó szervezet az állami levéltári ügyek szervezésének szabályai szerint megállapított időtartamig, de legkésőbb az átadást követő öt évig megőrzi. beszámolási év.

Tekintsük a dokumentumok tárolási időszakának kezdetét a készítés évét követő év január 1-jén (figyelembe véve) (az Oroszország Kulturális Minisztériuma augusztusi rendeletével jóváhagyott lista 4. bekezdése, 1.4. 25, 2010 N 558). Például, ha a dokumentumot 2015-ben állították össze, akkor a megőrzési időszak számítása 2016. január 1-től kezdődik. Ez alól a szabály alól két kivétel van.

Az első az áfa levonásához szükséges nyilvántartások. Elsősorban a beszerzési és értékesítési könyveket, valamint a kiállított és átvett számlák könyvelési naplóit. Tárolási időszakuk kezdete a bennük lévő utolsó bejegyzés időpontjától számítandó. Ez az Orosz Föderáció kormányának 2011. december 26-i N 1137 rendelete 4. függeléke II. szakaszának 24. pontjából, 5. függelékének II. szakaszának 22. pontjából és 3. függeléke II. szakaszának 13. pontjából következik.

A második kivétel az amortizálható ingatlan eredeti bekerülési értékét igazoló dokumentumok. Az eltarthatósági időt attól a pillanattól számítják, amikor az értékcsökkenés számítása megszűnt.

A részvénytársaságokról és az LLC-ről szóló törvények tartalmazzák a kötelezően megőrizendő dokumentumok listáját is (az 1995. december 26-i N 208-FZ törvény 89. cikke, az 1998. február 8-i N 14-FZ törvény 50. cikke). ). Ide tartoznak különösen az elsődleges dokumentumok, a számviteli nyilvántartások és a pénzügyi kimutatások.

Az LLC dokumentumok tárolásának feltételeit és eljárását a chartában kell rögzíteni (1998. február 8-i N 14-FZ törvény 12. cikkének 2. pontja).

A dokumentumok részvénytársaságokban történő tárolásának eljárását azonban már az Oroszországi Szövetségi Értékpapírpiaci Bizottság 2003. július 16-i N 03-33 / ps rendelete határozza meg, amelyet a rendelet sorrendjének figyelembevételével alkalmaznak. Oroszország Kulturális Minisztériuma, 2010. augusztus 25-i N 558.

A tárolási szabályokat mindenesetre nem ártana előírni a szervezet belső dokumentumaiban, például a Levéltári Szabályzatban.

A leggyakoribb dokumentumtípusok tárolási idejére vonatkozó információkat a táblázat tartalmazza.


	Tárolási időszakok A Listában megállapított, nem a dokumentum elkészítésének időpontjától, hanem a következő év január 1-jétől számítanak (Lista 1.4 pont). Ez alól a szabály alól kivételt képez a számviteli munkaszámlaterv és a szervezet számviteli politikájának egyéb dokumentumai. Ezeket a dokumentumokat legalább öt évig meg kell őrizni attól az évtől számítva, amikor ezeket a dokumentumokat utoljára felhasználták a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez (2011.12.06. N 402-FZ szövetségi törvény 29. cikkének 2. szakasza).
	A könyvelési és adószámviteli bizonylatokat adóellenőrzés után is meg kell őrizni... És ha elvesznek, helyre kell állítani őket. Ezt Oroszország Pénzügyminisztériuma jelentette be 2013. július 22-i N 03-02-07 / 2/28610-es levelében, és a Szövetségi Adószolgálat minden adóhatóság tudomására hozta ezt a levelet (a Szövetségi Adóhivatal levele). Oroszország szolgáltatása 2013.08.15. N AS-4-3 / [e-mail védett]). A tisztviselők egyúttal felidézték az iratok tárolásának feltételeit. Tehát az adószámítás alapjául szolgáló, a bevételeket és kiadásokat igazoló papírokat legalább négy évig meg kell őrizni (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdése). És még akkor is, ha az adatkezelők már megkapták Öntől a dokumentumok eredeti példányát, majd visszaküldték azokat, jogukban áll újra kérni.


Dokumentumok típusa	Tárolási időszak	Jogszabályi norma
Pénzügyi kimutatások
Éves pénzügyi kimutatások *
Könyvvizsgálói jelentések az éves számviteli (pénzügyi) kimutatásokról	5 év ellenőrzés (felülvizsgálat) függvényében. Éves számviteli (pénzügyi) kimutatásokhoz - posta. EPK
Könyvvizsgálói jelentések közbenső (negyedéves, havi) számviteli (pénzügyi) kimutatásokról	5 év ellenőrzés (felülvizsgálat) függvényében
Átruházási, szétválási, felszámolási egyenlegek; magyarázó megjegyzések hozzájuk
Számviteli levelezés, számviteli (pénzügyi) kimutatások elkészítése, bemutatása

A számviteli törvény értelmében a számviteli nyilvántartásokat a beszámolási évtől számított öt évig meg kell őrizni h. 1 evőkanál. 29. §-a alapján... Ez különösen vonatkozik a pénztárbizonylatokra és a számviteli nyilvántartásokra. A számvitel szervezésével és vezetésével kapcsolatos dokumentumokat pedig legalább öt évig meg kell őrizni annak az évnek a végét követően, amelyben utoljára pénzügyi kimutatások készültek. h. 2 evőkanál. 29. §-a alapján.

Ezen túlmenően – az Orosz Föderáció adótörvénye, a levéltári ügyekről szóló törvény és a kulturális minisztérium 2010.08.25-i, N 558. sz. rendeletével (a továbbiakban: a továbbiakban: hivatkozás) jóváhagyott listája – hosszabb idejű tárolási idő is megállapítható. a listához).

Például a pénzügyi kimutatásokat folyamatosan, azaz a szervezet teljes élettartama alatt meg kell őrizni. h. 1 evőkanál. A számviteli törvény 29. §-a 351 Lista.

Ha különböző szabályozási jogszabályokban ugyanarra a dokumentumra eltérő megőrzési időt állapítanak meg, akkor az iratmegőrzési időt a hosszabb időtartamot előíró törvény szerint kell meghatározni. A dokumentumok különleges tárolási időtartamai közül a legfontosabbakat a táblázat tartalmazza.

A dokumentum típusa	Tárolási időszak
Adózási célra felhasznált dokumentumok, beleértve az elsődleges dokumentumokat és	Négy évvel azon adóidőszak végét követően, amelyben a bizonylatot utoljára adószámításhoz és adóbevalláshoz használták nn. 8. cikk 1. o. 23, pp. 5 o. 3 art. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 24. cikke... Például a tárgyi eszközökre vonatkozó dokumentumokat négy évig meg kell őrizni azt az évet követően, amelyben az eszköz: - vagy teljesen amortizálódik. A Pénzügyminisztérium 2018.01.19-i levele N 03-03-06 / 1/2598; - vagy ; - vagy . Ha a tárgyi eszközt veszteségesen értékesítik, akkor a rá vonatkozó dokumentumokat az azt követő négy évig meg kell őrizni, amikor a veszteség teljes egészében az adózási célú ráfordítások közé került.
Adószámviteli nyilvántartások és adóbevallás nyilatkozatok, előlegszámítások, 2-NDFL igazolások stb.	Öt évvel azon időszak lejárta után, amelyre vonatkozóan elkészítették Művészet. Művészet. 382,,, Lista, jóváhagyva. A Kulturális Minisztérium 2010.08.25-i rendelete alapján N 558
A biztosítási díjak kiszámításához és fizetéséhez használt dokumentumok elszámolási és fizetési (T-49), elszámolási (T-51) és fizetési (T-53) kivonatok, munkavállalói juttatásokra, betegszabadságra vonatkozó készpénz- és banki bizonylatok, járulékátutalási fizetési megbízások, biztosítási díjszámítások stb.	Hat évvel annak az évnek a végét követően, amelyben a dokumentumot utoljára használták a biztosítási díjak kiszámításához és bejelentéséhez nn. 6. cikk 3.4. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 23. cikke
Személyi okmányok, azaz munkaügyi kapcsolatokat tükröző dokumentumok munkaszerződések, személyi igazolványok (T-2), alkalmazottak személyes számlái (T-54), munkaviszonyra vonatkozó megbízások és megbízások stb.	Létrehozott dokumentumok 3. pontja 3, óra 1, 2 st. A levéltári törvény 22.1
Pénztári bizonylatok a bérek kiállításához, beleértve az elszámolást és a kifizetést is T-49)és fizetés (T-53 nyilatkozatok	Öt évvel annak az évnek a vége után, amelyben a dokumentumot elkészítették Művészet. 412, a lista 1.4... Ám az idei évre vonatkozó személyes elszámolások (N T-54 formanyomtatvány) hiányában készpénzes bizonylatok jöttek létre a fizetések kiadásához 3. pontja 3, óra 1, 2 st. A levéltári törvény 22.1: - 2003-ig, a keletkezéstől számított 75 évig megőrizve; - 2003-ban és később - a létrehozástól számított 50 év
Munkaidő-nyilvántartások (menetrendek), időnaplók	Öt évvel az összeállítási év vége után Művészet. 586, a lista 1.4... Ha azonban a káros vagy veszélyes munkakörülmények között eltöltött munkaidő munkaidejét rögzítő dokumentumokban tükröződik, akkor azokat tárolják. 3. pontja 3, óra 1, 2 st. A levéltári törvény 22.1: - ha 2003 előtt jött létre - a létrehozástól számított 75 év; - ha 2003-ban és később jött létre - a létrehozástól számított 50 év

Példa. A számla és számla szavatossági idejének meghatározása

2019 harmadik negyedévében megérkezett a szállítói számla és számla. Ugyanebben a negyedévben az áruk könyvelésre kerültek átvételre, és ezek után az áfát levonták. 2019 negyedik negyedévében értékesített áruk, ekkor a bekerülési értékük az adóköltségben szerepel.

Mivel az áruk előzetesen felszámított áfája levonásra 2019. III. negyedévében került elfogadásra, és az áfa adózási időszaka negyedév, így a négy éves számlatárolási időszak 2019.01.10-től, azaz az azt követő negyedévtől számítandó. negyedévben, amelyben az előzetesen felszámított áfát levonásra elfogadták. Ennek megfelelően a számlát 2023.09.30-ig kell megőrizni.

A fuvarlevél szavatossági ideje a táblázatban látható.

Mi az a fuvarlevél	Tárolási időszak
Az áru könyvelésre történő átvételét és az előzetesen felszámított áfa levonásának jogszerűségét igazoló dokumentum	Négy évvel azon adózási időszak (negyedév) végét követően, amelyben az áfát levonják	01.10.2019	30.09.2023
Dokumentum, amely megerősíti az áruk adókiadásaiban szereplő költségét	Négy évvel azon adózási időszak (év) végét követően, amelyben az áruk értéke az adókiadások között szerepel	01.01.2020	31.12.2023
Elsődleges számviteli bizonylat	Öt évvel annak az évnek a végét követően, amelyben az áruk értékét költségként elszámolták	01.01.2020	31.12.2024

Mivel a fuvarlevélnek különböző tárolási időszakai vannak, ezek közül a maximumot választjuk ki - azt, amelyik 2024.12.31-én ér véget.

Példa. A munkaidő-nyilvántartás megőrzési idejének meghatározása

A szervezet havi rendszerességgel készít munkaidő-nyilvántartást.

A 2019. júniusi munkaidő-nyilvántartás megőrzési ideje a táblázatban látható.

Mi az a munkaidő-nyilvántartás	Tárolási időszak	A tárolási időszak kiszámításának dátuma	A tárolási időszak utolsó napja
A jövedelemadó szempontjából bérköltséget igazoló dokumentum	Négy évvel azon adózási időszak (év) végét követően, amelyben a munkaidő-nyilvántartás alapján számított munkabér az adókiadások között szerepel	01.01.2020	31.12.2023
Elsődleges számviteli bizonylat számviteli célokra	Öt évvel annak az évnek a végét követően, amelyben a munkaidő-nyilvántartáson alapuló béreket költségként elszámolják	01.01.2020	31.12.2024
Az a dokumentum, amely alapján a kifizetéseket a munkavállalók javára számították ki, biztosítási díjak mellett	Hat évvel annak az évnek a vége után, amelyben a dokumentumot a hozzájárulások értékelésére használták	01.01.2020	31.12.2025
A munkaszervezéssel kapcsolatos személyzetről szóló dokumentum, amelyre az Art. A levéltári ügyekről szóló törvény 22.1. pontja szerint különleges megőrzési idő kerül megállapításra	Az elkészítésének évétől számított öt év, ha a munkaidő-nyilvántartás csak azon munkavállalók munkaidejét vette figyelembe, akik normál munkakörülmények között dolgoznak	01.01.2020	31.12.2024
	a munkaidő-nyilvántartás elkészítésének napjától számított 50 év, ha figyelembe vette a káros vagy veszélyes munkát végző munkavállalók munkaidejét	01.07.2019	30.06.2069

Ezért a munkaidő-nyilvántartást meg kell őrizni.

„Figyelj, dobjuk el az egészet” – mondta az igazgató, és egy állványra mutatott, amely tele volt dobozokkal, 7 éves dokumentumokkal. Én pedig azt válaszoltam neki: "Ez nem ilyen egyszerű, néha a dokumentumok tárolási ideje egy szervezetnél több évtizedes." Az igazgató hitt nekem, és az archívum polcain tovább gyűjtötte a port a natív papírhulladék. A következő alkalomig - amikor felmerül egy új állvány vásárlásának kérdése, akkor mindent rendezünk, és csak azokat a dokumentumokat hagyjuk meg, amelyek tárolási ideje a szervezetben még nem járt le.

Meddig kell megőrizni a dokumentációt?

A dokumentumok tárolásának szükségességét a 2004.10.22-i N 125-FZ „Az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről” szóló szövetségi törvény írja elő. Ezen kívül három lista is jóváhagyja a dokumentumok archívumban való tárolásának feltételeit a különböző tevékenységi területeken működő állami és magánjogi személyek számára. A részvénytársaságok iratait a részvénytársasági dokumentumok tárolásának rendjéről és feltételeiről szóló, jóváhagyott szabályzat szerint kell vezetni. Az Orosz Föderáció Értékpapírpiaci Szövetségi Bizottságának 2003. július 16-i rendeletével N 03-33 / ps.

A nyilvántartások vezetésének meghatározott időszakai

A legrövidebb eltarthatósági idő 1 év, a maximum 75 év. Nem fogom név szerint feltüntetni az egyes dokumentumoknál, amelyekből rengeteg van. Az általános dokumentumokra – így a személyi, pénzügyi, számviteli, adózási és elektronikus dokumentumkezelésre – megállapított feltételeken túlmenően az ipar, az orvostudomány és a biztonság különböző területeire szakosodott papíroknak saját feltételei vannak a dokumentumok szervezeten belüli tárolására. Fontolja meg azokat az időszakokat, amelyek során a szervezetben előforduló leggyakoribb papírokat meg kell őrizni.

Az általános dokumentumok tárolási ideje

Az alább megjelölt vállalkozásnál a dokumentumok tárolási ideje a beszámolási év végétől, illetve a papírok kiállításának évétől kezdődik. Az alapító okiratok, engedélyek, szabadalmak, ügyleti útlevelek nem semmisíthetők meg, azokat tartósan meg kell őrizni.

Személyi dokumentumok:

személyzeti táblázatok - folyamatosan;
baleset bekövetkezésének megerősítése - 45 éves;
foglalkozási megbetegedés előfordulásának megerősítése - 75 év;
alkalmazott személyi aktája - 75 év;
a munkavállaló különleges munkakörülmények között végzett tevékenységével kapcsolatos összes dokumentum - 75 év.

Pénzügyi dokumentumok:

az adók kiszámításával és fizetésével kapcsolatos információk birtokában - 4 év;
a munkavállaló képzésével kapcsolatban felmerült költségek igazolása - a képzés teljes időtartama alatt, plusz 1 év, de legalább négy év;
az átvitt veszteségek mennyiségének megerősítése - a teljes időszakra, amíg az adóalapot csökkenti az áthárított veszteség;
a költségvetésen kívüli alapok biztosítási díjaira vonatkozó számítások megerősítése - 6 év;
Az EDS-tanúsítványokat még 5 évig meg kell őrizni annak az évnek a végétől, amelyben a tanúsítvány lejárt;
az FSS-ben elektronikus kommunikációs csatornákon keresztül elfogadott számítás, 4-FSS formájában, és annak átvétele - 5 év;
számviteli bizonylatok, amelyek a számvitelt és a beszámolást ismertetik - 5 év;
pénztárbizonylatok, pénztáros-kezelői folyóiratok, adómemória-meghajtók, elektronikus ellenőrző szalagok, egyéb készpénzes fizetést igazoló nyomtatványok - 5 év;
KKT-változatú útlevél - a teljes időtartamra, amíg az útlevél érvényes.

Hogyan takarítsuk el a papírtörmeléket?

Idővel a szervezet hatalmas mennyiségű különféle dokumentációt halmoz fel. Annak érdekében, hogy ne ragadjunk bele a papírokba, létre kell hozni egy (általában három főből álló) bizottságot, amely értékvizsgálatot végez, és a dokumentumokat az alábbi kategóriákba bontja, attól függően, hogy az iratok milyen időközönként tárolódnak. számukra biztosított a szervezet:

állami szerv levéltárában állandó tárolás alatt áll;
dokumentumok, amelyeket több mint 10 évig kell tárolni egy jogi személy archívumában;
amelyeket ideiglenesen legfeljebb 10 évig kell tárolni az egység archívumában;
a tárolási idő lejárta után megsemmisítésre engedélyezett papírokat.

Az iratok megsemmisítésére vonatkozó eljárás

Az iratok megsemmisítésekor okirat készül. Az ilyen jellegű cselekményeknek nincs egységes formája, szabad formában, a vezető utasítására rögzítve készül. Nem csak a szervezet nevét és minden adatát kell feltüntetni, hanem általában táblázatos formában fel kell tüntetni a dokumentumok (ügyek) megnevezését, a keletkezésük időszakát, az ívek számát, ill. az ügy kötete egy név alatt nagy, akkor a kötetek száma ... Ugyanebben a cselekményben a megsemmisítésre szánt bizonylatok átadásáról-átvételéről szóló számla oszlopait is felveheti.