Sziasztok! Ma elmondjuk, hogyan kell a dokumentumokat helyesen és problémamentesen benyújtani. Bármely vállalkozás vagy szervezeti egysége, függetlenül attól, hogy mekkora méretű, legalább egyszer szembesült az okmányok benyújtásának igényével.
Ez az igény akkor merül fel, ha a dokumentumok archiválásra vagy különböző jogi eljárásokra készülnek. A dokumentumok benyújtásának számos módja van, amelyeket ebben a cikkben megvizsgálunk.
Minden vállalkozásnál eltérő mennyiségű dokumentum keletkezik az év során, amelyek egy részét a tárolási idő lejárta után az archívumba kell átvinni. Ebbe a kategóriába tartoznak a már elkészített dokumentumok, vagy a szervezet alkalmazottaihoz közvetlenül kapcsolódó papírok. A megállapított eljárásnak megfelelően a dokumentumokat az irodai munkában való körforgásuk befejezése után egy év elteltével kell benyújtani az archívumnak.
A feladatkörök, amelyek magukban foglalják a dokumentumok elkészítését és azok közvetlen irattárba történő benyújtását, a vállalkozás alkalmazottaira ruházhatók, akik a dokumentumáramlásért felelős személyek. Egyes esetekben az ilyen feladatokat a titkárra, könyvelőre vagy bármely más felelős személyre ruházzák. A leírt opciók bármelyikében az ilyen kötelezettséget megbízással kell biztosítani.
Ezen túlmenően az archiválásra szánt dokumentáció elkészítésében külön részleg titkársága is bevonható. Mindenesetre a dokumentáció átadása csak azok végleges és teljes lebonyolítása után történhet, semmi más.
Ez az eljárás felosztható több szakaszban:
A dokumentációt kötelezően ellenőrizni kell a megfelelő dokumentumcsoportokba való felosztás helyessége érdekében;
Megfelelően el kell kezdeni a dokumentumok benyújtását;
A dokumentumok oldalszámozásának ellenőrzése;
Kísérő jellegű feliratot megfelelő módon ki kell adni;
Feltétlenül készítsen belső leltárt minden dokumentumról;
A kötésben feltüntetett adatok javítása (szükség esetén). Itt arról van szó, hogy esetleg változás történt a vállalkozás elnevezésében, regisztrációs indexében, változtak a határidők vagy a feliratok. Mindezekben az esetekben a változtatásokat a kötésen rögzíteni kell;
Leltár készítése a folyamatban lévő dokumentumokról.
Lehetségesnek tűnik a dokumentumok részleges iktatása, ha tárolási ideje nem haladja meg a tíz évet.
Ezen kívül megengedett:
Ne szervezzen dokumentációt;
Ne számozza meg az összes dokumentációt;
Ne használja a tanúsító feliratot;
Ne használja a flash dokumentációt.
A dokumentumkezelés és a kapcsolódó irodai munka nagyon összetett folyamat. Gyakran vannak olyan helyzetek, amikor a már elkészített és az archívumban elhelyezett dokumentumokat hibás végrehajtás miatt visszaküldik. Ez egy természetes kérdéshez vezet: hogyan kell helyesen iktatni a dokumentumokat? Ezt a működést a Módszertani ajánlások az irodai munka területén szabályozzák. Ezeket az ajánlásokat a Szövetségi Levéltár rendelete rögzíti, amely 2009. december 23-án lépett hatályba.
Ez a jogalkotási aktus az, amely ajánlásokat fogalmaz meg a dokumentumok benyújtásának eljárására vonatkozóan. Ezeket be kell tartani, hogy elkerülhető legyen a hibásan elkészített iratok visszaküldése, illetve az irattár általi tárolásra való átvétel megtagadása.
Az egyes szervezetek belső archívumában meghatározott ideig tárolhatók a dokumentumok, ezt követően a dokumentációt állami levéltárba kell átadni tárolásra, illetve, ha a jogszabály lehetővé teszi, megsemmisíteni kell.
A jogszabályok szigorúan szabályozzák a dokumentumok tárolásának időtartamát. Ezek a kifejezések közvetlenül a dokumentáció típusától függenek:
75 évig kell tárolni az üzleti könyveket, közjegyzői feljegyzéseket, a személyzettel kapcsolatos dokumentációt;
75 évig megőrzik a privatizációs eljárással kapcsolatos összes dokumentumot (az állami lakásalap tárgyainak magánszemély tulajdonába adása);
A találmányok szabadalmi dokumentációját 20 évig tárolják;
A beruházással kapcsolatos dokumentációt 20 évig megőrizték;
A tervezési tevékenységek végrehajtásával kapcsolatos dokumentációt 20 évig archiváljuk;
15 évig kell tárolni a különféle tudományos munkákat és kutatásokat;
A mezőgazdasághoz kapcsolódó tevékenységekkel foglalkozó szervezet minden archív dokumentumát 5 évig tárolják;
5 évnyi tárolás a filmes és fotós tevékenységgel kapcsolatos különféle dokumentációk esetében;
3 év - fotó és videó dokumentáció.
A vállalkozás felszámolása vagy átszervezése esetén minden olyan dokumentációt, amely nem rendelkezik tárolási idővel, megőrzésre az állami levéltárba kell átadni. A vállalkozás személyi állományára vonatkozó dokumentumok is átadásra kerülnek.
Ha a szervezet nem állami, akkor ebben az esetben a jogszabályok külön szabályozást írnak elő a kapcsolatokra. Pontosabban a következő elv érvényesül: a törvény előírja a megállapodás megkötését a Szövetségi Levéltári Szolgálattal, de ha egy ilyen megállapodást késve kötnek (bármilyen okból), akkor az archívum csak azt a dokumentumcsomagot köteles elfogadni, közvetlenül kapcsolódik a személyzeti szervezethez. De a fennmaradó dokumentumok sorsáról és tárolásuk későbbi helyéről a vállalkozás felszámolásával foglalkozó bizottság elnökének kell döntenie.
Felvillantandó dokumentumok
:
A törvénynek megfelelően minden olyan dokumentáció, amely két vagy több oldalból áll, firmware alá tartozik. Ez a szabály vonatkozik a törvényi jellegű dokumentumokra is. Fontos, hogy az archívumban való tárolásra át nem ruházható dokumentumokat természetesen ne flasheljék.
A dokumentáció felvillantásának szükségességét leginkább az befolyásolja, hogy ily módon igyekeznek megvédeni a dokumentumokat az egyes lapok esetleges visszavonásától vagy cseréjétől. Ezért a dokumentumok szálak segítségével firmware-nek és számozásnak vannak alávetve. Ezután a dokumentációt lepecsételjük.
A felvillantandó bizonylatok listája számviteli és személyi jellegű dokumentumokat, valamint a szervezet nyereségére vonatkozó számviteli könyveket, egyéb különösen fontos megállapodásokat tartalmaz.
A felvillantandó dokumentumok további listája tartalmazhatja a közjegyző által hitelesített másolatokat és fordításokat.
Az így formázott dokumentumok sokkal könnyebben tárolhatók, és sokkal kevesebb helyet foglalnak el. Ezenkívül a menetkötés és az azt követő lezárás lehetővé teszi, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a dokumentáció holisztikus megjelenésű. Jelenleg nem találtak fel olyan alternatív módszereket, amelyek megfelelnek a törvénynek.
Az archiválandó összes szükséges dokumentáció teljes elkészítése után az utolsó lépés az iktatás. A dokumentumok iktatásának megkezdéséhez feltételezzük, hogy minden fémtárgyat, például tűket, iratkapcsokat és kapcsokat teljesen eltávolított. Ezt követően a dokumentumokat eltávolítják az iratgyűjtőből.
Ha a dokumentumok már megfelelően kitöltöttek, akkor egy üres lap kerül rájuk, amelyre egy kísérő felirat kerül. Ezenkívül a dokumentumköteg elejére olyan lapokat is felvehet, amelyek a belső leltár összeállítására szolgálnak. Alternatív megoldás lehet a speciálisan elkészített leltári űrlap.
A törvény meghatározza az összetűzhető és egy esetet képező lapok maximális számát. Így az ügyeket úgy kell kitölteni, hogy az összes oldalszám ne haladja meg a 250 darabot. Valószínű, hogy az év során a vállalkozás sok olyan iratot gyűjtött össze, amelyeket archiválni kell. Ebben az esetben külön kötetekre vannak osztva, amelyek legfeljebb 250 lapot tartalmazhatnak. A szabványos eljárásban a firmware kemény borítóval történik.
Abban az esetben, ha a lapok formátuma eltérő, akkor egy ilyen kötet firmware-ét négy szúrási ponttal kell végrehajtani. Ez lehetővé teszi a különböző méretű lapok legbiztonságosabb rögzítését.
A hosszú eltarthatóságú dokumentáció felvillantásakor megengedett a lapok felvillantása a borítóval együtt, azaz át- és átmenően.
A szabványos megőrzési idővel rendelkező dokumentációk esetében a varrás a következőképpen történik: a varrás a kötés után következő laptól kezdődik. Ezt követően az első lap tetejére kartoncsíkot fektetnek, majd az egészet összevarrják. A karton távtartó a menetek kopás elleni védelmére szolgál.
Érdemes megjegyezni, hogy a dokumentáció örökre tárolható, ezért ellenőriznie kell a firmware határait. Vagyis a szálak ne legyenek a szövegen, és a firmware-eljárás után is jól olvasható legyen.
A dokumentumok közvetlenül az iratgyűjtőben tárolhatók. De csak akkor, ha a dokumentáció tárolási ideje nem haladja meg a 10 évet.
Egyes vállalkozásoknál speciális gépet használnak - brosúrát. A dokumentumok tűzésének ez a módja azonban csak belső tárhely esetén elfogadható, és irattári iratgyűjtő esetében elfogadhatatlan.
A dokumentumok elkészítésének következő lépése a számozásuk. A számozás a dokumentációval való munka kényelmét szolgálja. Fekete ceruzával vagy speciális számozógéppel készül. Az oldalszámok a dokumentum jobb felső sarkában csak az elülső oldalon találhatók. A számozásnál fontos megjegyezni, hogy az oldalszámok nem fedhetik át a fő szöveget, és tilos a színes ceruzával vagy tintával történő számozás.
A dokumentumok összefűzésének megkönnyítése érdekében használhatunk archív mappákat, fúrógépet, valamint iratgyűjtőt.
Külön szabvány érvényes a banki készpénzes tranzakciókhoz kapcsolódó bizonylatok villogtatására. Ebben az esetben a már tűzött dokumentummappa vastagsága akár 10 centiméter is lehet.
Mielőtt elkezdené a varrást, a teljes papírköteget be kell igazítania. Ha a papírok különböző méretűek, akkor azokat úgy kell lefektetni, hogy kényelmes legyen a szúrás.
A fektetés után speciális géppel vagy hagyományos fúróval lyukakat kell készíteni, vagy lyukakat kell fúrni, hogy a későbbiekben könnyen lehessen iratkozni. A furatok száma 2-től 5-ig terjedhet. Egyes speciális gépek azonnal be tudják fűzni a menetet az előkészített furatokba. Ha a fúrás hagyományos fúróval történik, ügyelni kell arra, hogy a furatok ne mozduljanak el.
Ha manuálisan varr dokumentumokat cérnákkal, szüksége lesz egy tűre és cérnára. A firmware két lyukon keresztül történik. Villogtatás után a cérna végeit meg kell kötni, és a dokumentum hátoldalán, majd a kialakult csomóra egy kis papírcsíkot ragasztani.
Ezt követően hitelesítő feliratot kell készíteni, amely tartalmazza a benyújtott lapok számát és azt, hogy ki hitelesítette az aktát. Ezt az eljárást úgy hajtják végre, hogy a nyomat és a felirat túlnyúljon a ragasztott papírcsík határain.
Ekkor az oldalak kötelező számozás alá esnek. Amint azt a gyakorlat mutatja, a dokumentumok kézi iktatása nem olyan nehéz, azonban ha 5-nél több lapot tűznek össze, akkor már meglehetősen problémás a tűvel történő átszúrás. Ebben az esetben a lyukasztó használata megengedett.
Mint korábban említettük, 5-nél több lapot összefúrni meglehetősen problémás, ezért használhatunk lyukasztót vagy elektromos lyukasztót. Ilyen firmware-nél a következőket kell tenni: 4 lyukat kell az összevarrandó dokumentumok mezőjére tenni, ügyelve arra, hogy a szöveg olvasható maradjon, majd befűzni.
A közjegyző által hitelesített iratok, szerződések, pénztárkönyvek, bankjellegű okiratok, valamint az anyakönyvi naplók és a személyi iratok befűzhetők.
Az okmánykötési és számozási eljárás befejezése után hitelesítő felirat készítése szükséges. Általános szabály, hogy a tanúsító felirat szükségszerűen tartalmaz információkat az összefűzött oldalak számáról és a firmware-ben szereplő, majd a tok hátuljához csatolt dokumentumok jellemzőiről.
Az igazolást a szervezet vezetőjének kell aláírnia.
Azt is meg kell jegyezni, hogy a kísérő feliratnak tartalmaznia kell a felelős személy aláírását és annak átiratát. Ezután a tokhoz is ragasztják, rögzítve a firmware-szálak csomóját, és pecsétlenyomattal hitelesítve, amelyet a matrica és magának a toklapnak a határára helyeznek.
Reméljük, hogy helyesen értette, hogyan kell dokumentumokat benyújtani a vállalkozásnál.
A vállalkozás minden strukturális részlege, függetlenül attól, hogy mekkora méretű, legalább egyszer szembesült azzal, hogy dokumentumokat kell benyújtani.
Ez szükségessé válik az archiváláshoz és egyes jogi eljárásokhoz egyaránt. Számos módszer létezik a varrás végrehajtására. Az alábbiakban lesz szó róluk.
Minden vállalkozás az év során bizonyos mennyiségű dokumentumot állít elő, amelyek egy része a tárolási idő lejárta után az archívumba kerül. Ide tartoznak a már elkészült dokumentumok, valamint a vállalkozás személyi állományával kapcsolatos dokumentumok. A kialakult gyakorlat szerint az ügyek irodai munkavégzésük után egy évvel az irattárba kerülnek.
Az iratátadási kötelezettség a szolgálat iratkezelésért felelős munkatársait, illetve a titkárt, könyvelőt és más felelőst bízza meg, és megfelelő végzéssel rögzíti.
Ezen kívül külön osztályok titkárai is részt vesznek itt. Az ügyek átadása természetesen csak azok végleges nyilvántartásba vétele után történik.
Ez az eljárás több lépésből áll:
Lehetővé teszi azon esetek részleges regisztrációját, amelyek eltarthatósága nem haladja meg a 10 évet.
Ezenkívül megengedett:
A papírmunka és a dokumentumkezelés meglehetősen összetett folyamat. Nem ritka, hogy az elkészített és az irattárba átvitt dokumentumokat hibás végrehajtás miatt visszaküldik. Felmerül tehát egy teljesen logikus kérdés, hogyan kell megfelelően összefűzni a dokumentációt? A választ a Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i végzésében foglalt Módszertani ajánlásokban találhatja meg az irodai munkához.
>A bejelentési eljárást jogszabályok szabályozzák. Ezzel kapcsolatban ajánlásokat adnak, amelyeket be kell tartani. A hibásan bekötött dokumentumokat az irattárba tárolásra nem lehet átvenni.
Bármely vállalat archívuma lehetővé teszi a dokumentumok meghatározott időtartamra történő mentését. Ezután a megadott dokumentációt hiba nélkül átadják az archívumnak.
A törvény nagyon konkrét határidőket ír elő, amelyek lehetővé teszik a következő dokumentumok mentését:
A vállalkozás felszámolásakor a határozatlan idejű megőrzési idejű dokumentumok az állami archívumba kerülnek. Ezenkívül a szervezet személyi állományára vonatkozó dokumentumok is átadhatók.
A civil szervezetek esetében meg kell jegyezni, hogy számukra speciális kapcsolati rendszer biztosított. A törvény különösen arra kötelezi őket, hogy külön megállapodást kössenek a Szövetségi Levéltári Szolgálattal. Ha a szerződést késve kötik meg, akkor az archívum csak azokat a dokumentumokat köteles elfogadni, amelyek a vállalkozás személyi állományára vonatkoznak. A többi dokumentáció sorsát, azaz tárolásának helyét a felszámolóbizottság vezetője határozza meg.
A törvény betűje szerint minden kettőnél több lapból álló dokumentumot fel kell villantani. Ez vonatkozik a jogszabályi dokumentumok másolataira is. Az archívumba való utólagos átvitelre nem kötelezett dokumentumokat azonban nem lehet flashelni.
A szükségesség fő tényezője az iratok esetleges védelme, például a lapok eltávolítása vagy cseréje ellen. Ebben a tekintetben szálakkal varrják, számozzák és lezárják.
Hasonló igény merül fel a számvitel, a személyi bizonylatok, valamint az eredménykönyvek és különösen fontos megállapodások kapcsán is.
Ezenkívül ez a lista tartalmazhat közjegyző által hitelesített másolatokat és fordításokat is. Ráadásul a bekötött dokumentumokat könnyebb tárolni. Az így elhelyezett tokok kevesebb helyet foglalnak. Míg a menetkötés és a tömítés lehetővé teszi a dokumentáció integritásának megerősítését. Más hivatalos módszereket még nem találtak fel.
Az ügy befejezését követően az utolsó szakasz a bejelentés. Ez magában foglalja az összes fémtárgy (gemkapcsok, tűk) eltávolítását. A dokumentumokat ezután ki kell adni az iratgyűjtőből.
Ha a dokumentumok elkészültek, a mellékelt felirathoz egy üres lapot kell csatolnia. Ezenkívül a tok elején további lapokat is csatolhat egy belső leltárhoz. De ha már vannak nyomtatott űrlapok, akkor hozzáadhatja őket.
A szabályzat minden esetben korlátozza az oldalak számát. Ezért megengedett az esetek befejezése 250 lapig. Amennyiben az év során több dokumentum gyűlt össze, azokat külön kötetekre kell osztani. A szabványos eljárás szerint a dokumentumokat keménykötésben iktatják.
Ha az ügy anyagai különböző formátumú dokumentumokat tartalmaznak, akkor 4 db defektet kell benyújtani. Ez a dokumentumok biztonságos rögzítése érdekében történik.
Ami a hosszú eltarthatóságú tokokat illeti, ebben az esetben a burkolattal együtt átvarrhatók. Míg az állandó megtakarítási idővel rendelkező iratok tűzésének általánosan elfogadott eljárása szerint az iktatás a kötést követő laptól kezdődik. Ezután az első lapra egy karton tömítést kell helyeznie, és fel kell villannia a tokot. Erre azért van szükség, hogy megvédjük a meneteket az idő előtti kopástól.
Itt nem szabad megfeledkezni arról, hogy a tokot valójában örökre tároljuk. Az iktatás során a legfontosabb a határellenőrzés, ezért arra is ügyelni kell, hogy a szálak ne menjenek túl a szövegen. Könnyen olvashatónak kell lennie még varrva is.
A 10 évnél nem hosszabb eltarthatósági idejű dokumentumok firmware nélkül tárolhatók iratgyűjtőben.
Egyes intézményekben a kényelem kedvéért speciális füzetgépeket használnak. Ez a módszer azonban elfogadhatatlan az irattári iktatáshoz.
A határozatlan idejű tárolás ügyének következő lépése a számozás.Általában a dokumentumokkal való munka kényelmét szolgálja. A számozáshoz használjon fekete ceruzát vagy speciális számozógépet. A számok elhelyezésére külön hely van, ez a dokumentum jobb felső sarka.
Meg kell jegyezni, hogy a számozás kizárólag az elülső oldalon történik. A számok nem zavarhatják a fő szöveget. Színes ceruza használata tilos. A tinta használata szintén nem megengedett.
Ha A4-nél nagyobb formátumú lapot helyezünk a tokba, akkor azt az egyik szélén le lehet szegni és hajtogatni, majd 1 lapra kell számozni. Abban az esetben, ha a lapot összehajtottuk, majd a közepén beszegtük, akkor azt 2 lapra kell számozni. Az illusztrált anyagokat a hátoldalon számozni kell.
Külön hely van a számok elhelyezésére - ez a dokumentum bal felső sarka. A csatolt borítékok összefűzése esetén az ilyen dokumentumok önszámozás alá esnek. A mellékletek számozása a borítékon szereplő számot követi. Ha az ügyet külön kötetekre kell felosztani, akkor mindegyiket külön-külön kell számozni.
A burkolat kialakítása az ügy megállapításának szakaszában történik. Itt a GOST 17914-72 ajánlásait kell követnie. Tartós tárolási dobozok borítói....
Ezért a külön ügy megnyitásának szakaszában bizonyos információkat kötelező érvényűvé kell tenni, különösen:
A határozatlan idejű tárolásra kerülő tokokat egy erős kartonborítóba kell bevarrni, amelyre a gerincet rögzítik. A kapott mappa nem lehet vastagabb 4 cm-nél.
Az archív könyvnek saját szabványa van, amely nem haladhatja meg a 320 x 230 mm-t.
A firmware-eljárás egyszerűsítéséhez használhat archív mappákat. A probléma megoldására külön lehetőség a kötőgépek. Másik lehetőségként behozhatja a banki készpénzes dokumentumok benyújtásának eljárását. Az ebbe a kategóriába tartozó dokumentumok mappájának vastagsága elérheti 10 cm-ig.
Tehát a dokumentumok archiválási feldolgozását elemezve arra a következtetésre juthatunk, hogy a legnehezebb feladat a papírtömbök fúrása. Itt azonban nagy teljesítményű papírfúró gépek jöhetnek segítségül.
A dokumentumok tűzéséhez először ki kell igazítania a papírköteget. De ha a csomag nagy számú dokumentumot tartalmaz, amelyek kis lapokból állnak, akkor a csomagot úgy kell elhelyezni, hogy egyenletesen rögzíthető legyen egy bilinccsel. Ha túl sok dokumentumot szeretne igazítani, például 1000 lapot, akkor tanácsos elektromos papírtolót használni.
A dokumentumok lerakása után jól rögzítenie kell őket a bilincsben, majd elkezdheti a teljes blokk fúrását. Ebben az esetben a lyukak száma 2-5 db lehet. A fúrást hagyományos elektromos fúróval vagy speciális szúróberendezéssel végezzük. A különálló varrásmodellek olyan mechanizmussal vannak felszerelve, amely automatikusan átfűzi a szálat a kialakított lyukakon. Ha a fúrást fúróval végzik, ne rohanjon eltávolítani a dokumentumokat a bilincsből, hogy a lyukak ne mozduljanak el.
Fotó: Hogyan kell megfelelően varrni a dokumentumokat cérnákkal
Amikor megkérdezik, hogyan kell megfelelően varrni a dokumentumokat egy cérnával, el kell mondani, hogy ehhez egy közönséges tűt, cérnát és öltési lapokat kell venni, amelyeknek csak 2 szúrása van.
A dokumentum összevarrása után meg kell kötni a szál végeit a dokumentum hátulján, és egy kis papírdarabot kell ragasztani a kapott csomóra.
Ezt követően hitelesítő felirat készül arról, hogy a dokumentum hány lapot tartalmaz, ki hitelesíti. Ez az eljárás úgy történik, hogy a felirat (nyomtatás) túlnyúlik a matrica határain. Emlékeztetni kell arra, hogy az oldalak számozása kötelező. Amint azt a gyakorlat mutatja, a dokumentumok cérnával történő helyes összefűzése egyszerű, de sajnos ennek a módszernek megvannak a korlátai. 5-nél több lap elég kemény ahhoz, hogy tűvel átszúrjuk. Ezért ilyen esetekben jobb lyukasztót használni.
Mint fentebb említettük, ha több mint 5 lapnyi dokumentum van, jobb kézi varrókat használni. Még jobb megoldást jelenthetnek az elektromos hajtású készülékek (elektromos lyukasztók). Ehhez 4 lyukat egyenletesen elosztunk a dokumentum margóin, de úgy, hogy a szöveg olvasható legyen.
Ezt követően az okmányok befűzését alkalmazzák, melynek segítségével megrendelik az iratokat, és biztosítják a biztonságuk ellenőrzését is. Ezeket a szabályokat különféle rendeletek szabályozzák. A szerződések, közjegyzői okiratok, pénztárkönyvek, banki dokumentumok összevarrása történik így. Ezen a listán megtalálhatók a személyes akták, a regisztrációs naplók, valamint a szigorú bejelentőlapok is.
A tok összevarrása és számozása után tanúsító feliratot kell készítenie. A gyakorlatban ez egy külön papírlapon történik, amelyet aztán a tok hátuljára rögzítenek. Az igazoló feliraton kötelező feltüntetni a számozott lapok számát.
Ezt az információt számokkal és szavakkal is jelezzük.
Figyelembe kell venni, hogy a felelős személy pozícióját és az aláírás dekódolását fel kell tüntetni a kísérő feliraton. Az elkészített feliratot kiváló minőségű ragasztóval rögzítjük. Ugyanakkor feladata a csomópont rögzítése is. Úgy, hogy a szál végei szabadon maradjanak. Mindezt a végén pecséttel zárják le, aminek a lenyomata legyen a matricán és a lapon.
A gazdálkodó szervezet bejegyzési területe a statisztikai kódban szerepel. Olvasd el, mi az
Az IP biztosítási díjakat időben be kell fizetni. Tudj meg többet
Minden szervezetnek saját belső archívuma van, amely a különféle dokumentumok rendszerezését biztosítja. Ez magában foglalja a számviteli nyilvántartásokat, a személyzeti megrendeléseket stb. Az állami archívumban való utólagos tárolásra szánt dokumentumoknak szükségszerűen egy előkészítő eljáráson kell keresztülmenniük a meglévő GOST-nak megfelelően.
2019-ben pedig senki sem törölte a kötelező eljárást. Így a dokumentumok firmware-je nem veszítette el relevanciáját.
A műveletek egyszerűsége ellenére a dokumentumok firmware-e fontos szervezeti pillanat, amelyben elfogadhatatlan a hibák elkövetése. Éppen ezért minden szervezetnek rendelkeznie kell olyan alkalmazottakkal, akik ezt a folyamatot végrehajtják. A nem megfelelően összefűzött dokumentumok komoly problémákat okozhatnak.
Általában azokat a dokumentumokat kell összefűzni, amelyeket archiválnak, ellenőrzésre küldenek, vagy amelyek értékkel bírnak a tulajdonosuk számára.
Bekötendő dokumentumok:
Fontos! Az ügyintézőnek emlékeznie kell a varrás pontosságára és minőségére. Ellenkező esetben, amikor a dokumentumokat feloszlatják vagy elveszik, minden felelősség az ő vállára hárul.
A dokumentumok tűzésére vonatkozó szigorú szabványok hiánya miatt a vállalkozónak nehéz megérteni magát a folyamatot, mivel minden egyes szerv megköveteli a saját szabályainak betartását.
1. Borítóterv.
A dokumentáció borítóinak három típusa van:
Készítünk egy dokumentumcsomagot. A csomag legfeljebb 250 lapot tartalmazhat. Vastagsága nem lehet több 4 cm-nél A blokkhoz egy üres lapot kell adni. Minden gemkapcsot, tűt el kell távolítani.
3. Számozás.
Az oldalszámozás csak ceruzával történik. A szám a jobb felső sarokban található. Nincs római jelölés. A leírást a számozás nem tartalmazza. Az oldalszámok nem zavarhatják a dokumentum szövegét.
Fontos! A címlappal történő számozás során az „1” számot nem helyezzük el, csak a második lapról számozzuk a „2” számtól.
Minden összefűzött dokumentumnak saját leltárral kell rendelkeznie, amelyben fel kell tüntetni:
Jegyzet! A belső használatra szánt dokumentumokat az Ön szervezete által meghatározott szabályok szerint tűzik össze.
1. Tűvel (szükség esetén csőrrel) 3 lyukat (szúrást) készítünk a dokumentumokba. A furatok közötti távolság kb. 3 cm, a menet 80 cm hosszú.
Jegyzet! A közönséges szálak törékenyek, jobb vastagabb és erősebb szálakat használni. Szélsőséges esetekben kétszer vagy háromszor hajtsa be a szálat.
7. A csomóra felragasztunk egy ellenőrző lapot, amelyen elvégezzük a szükséges bejegyzést. A megerősítő feliratú matrica mérete általában 4x6 cm, a lapot a csomóhoz és a szálak egy részéhez ragasztják.
Jegyzet! A dokumentumokat a szervezet vezetőjének vagy meghatalmazottjának kell hitelesítenie.
Fontos! A bekötött iratok aláírással és pecséttel történő hitelesítésekor úgy helyezzük el, hogy a matricán és a hitelesített tokon is legyen egy alkatrész. Ez garantálja a dokumentumok biztonságát és sérthetetlenségét.
Szokásos, hogy minden vállalkozás dokumentumokat állít ki, és rengeteg olyan papírt tartalmaz, amelyek az elvégzett tevékenységekkel kapcsolatosak. Mindezeket a dokumentumokat szigorúan rendszerezni kell, különben az összes dokumentum összekeveredik, és zavarok támadnak a vállalkozásban.
Általában a személyzeti szakemberek összefűzik a dokumentumokat, hogy a lapok biztosan ne vesszenek el, és a dokumentum egyetlen egész legyen. Számos lehetőség van a dokumentumok villogtatására, és van egy bizonyos firmware-eljárás is, amelyet minden ügyintézőnek tudnia kell.
Hogyan kell helyesen flashelni a dokumentumokat, mi szükséges ehhez, és mit kell követni? Vizsgáljuk meg ezeket a kérdéseket az alábbiakban.
Nem minden dokumentumnak kell firmware-nek lennie, ezért nagyon fontos megérteni, hogy melyikük alkalmas egy ilyen eljárásra. Nyilvánvaló, hogy az egy lapból álló dokumentumra nem vonatkozik a firmware.
Általában a HR-szakértőknek a következő dokumentumok összefűzésével kell foglalkozniuk:
Ami a könyvelési szolgáltatásokat illeti, alkalmazottaiknak össze kell fűzniük:
A cérnákkal való tűzéssel kapcsolatos információkra is szükség lesz olyan helyzetekben, amikor az alkalmazottaknak jogi személyektől kapott dokumentumok másolataival kell dolgozniuk.
Más szóval, ez az eljárás a szervezetek szinte minden strukturális részlegének dokumentumaira vonatkozik, és ennek a folyamatnak a lebonyolításában csak a végrehajtás módjában lesz különbség.
Meg kell jegyezni, hogy jelenleg nincs egységes szabvány a dokumentumok tűzésére a vállalkozásokban. Ennek ellenére számos szabályozó dokumentum továbbra is rendelkezésre áll, és ezek rendelkezéseit kell követni a dokumentumok felvillantásakor.
Tartalmazniuk kell:
Jelenleg több lehetőség is van a felhatalmazott alkalmazottak számára a dokumentumok villogtatására. Mindegyik hasonló varrási stratégiát, de eltérő megközelítést tartalmaz. Tekintsük őket részletesebben, határozzuk meg a dokumentum firmware főbb jellemzőit.
Ez a varrási módszer a legegyszerűbb. Általában azokra a dokumentumokra alkalmazható, amelyek a vezetés és a vállalkozás egésze szempontjából nem különösebben fontosak. De még ilyen helyzetben is a személyzeti rendszer egyes dolgozóinak kérdései lehetnek a varrással kapcsolatban.
Ezt a sémát érdemes követni:
Fontos megjegyezni, hogy olyan helyzetben, amikor a dokumentumot több mint 10 évig tárolják, jobb, ha papiruszból téglalapot készít.
Ezen a téglalapon meg kell adni, hogy hány lapot tartalmaz a dokumentum, annak a szakembernek az adatait, aki részt vett a dokumentum hitelesítésében.
Fontos megérteni, hogy a varrási eljárás megkezdése előtt a papírt is át kell szúrni, és itt csak ki kell számítani a három lyuk távolságát.
Szúrások után be kell fűzni a középső lyukat. Ebben az esetben a hátsó oldalon legalább 7 cm hosszú cérnadarabot kell hagynia.
Ezt követően a papír elülső oldalán át kell szúrni a felső lyukat, és a szálat a tűvel alulról a szúrásba kell nyomni. Ezután a szálat ismét a lap közepére kell irányítani, hogy hátulról újra megjelenjen.
Ezután biztonságosan levághatja a szálat, miközben ne felejtsen el hagyni 7 cm-t, hogy csatlakozzon a meglévő maradékhoz.
Ne felejtse el ragasztani egy téglalapot a szükséges információkkal a csomóra.
Hasznos lesz a személyzeti tisztek számára, ha tudják, hogy tű helyett is lehet csírát használni. A varráshoz ideális eszköz a nylon szálak vagy zsineg.
Ha a személyzeti szakember tudja, hogyan kell áttörni három lyukon, akkor ezzel a módszerrel sem lesz problémája. A séma majdnem ugyanaz. Itt azonnal figyelembe kell venni, hogy a lyukak közötti távolság semmi esetre sem haladja meg az 1,5 cm-t.
A varrás a második lyukkal kezdődik felülről, az elejét pedig a lap hátuljáról. Ezután a szálat a legfelső lyukon keresztül kell kihúzni, és ismét át kell vezetni felülről a második lyukon.
Ugyanezen algoritmus szerint a szálat ezután a harmadik és az utolsó lyukba (hátulról) helyezzük be.
Az eljárás befejeztével a tűt elölről a 3-as lyukba kell befűzni, majd csomóba kell kötni. És a folyamat végén egy téglalapot kell beilleszteni a tetejére.
Ez a módszer a legbonyolultabb és egyben a legmegbízhatóbb. Általában a számviteli szolgáltatások alkalmazottai használják, mivel ebben a dokumentumok a legsúlyosabbak és terjedelmesebbek. A lyukak a lap széle mentén 5 cm-es lépésekben vannak szétszórva.
A lapok válogatása után óvatosan össze kell hajtani őket egy halomba, és speciális présfúróval lyukakat kell készíteni.
A lyukak elkészítése után már csak az egész verem felvillantása van hátra.
Ezt a következő algoritmus szerint kell megtenni:
Ezután a kapott dokumentumot el kell távolítani a sajtóból. Ezután általában egy hajtási vonalat húznak, amely lezárhatja a szálak maradványait. A hajlítás jó tartása érdekében ragasztóval bekenhetjük. A borítón lévő matrica tűzővel rögzíthető.
Érdemes megjegyezni, hogy a borítók mintái minden írószer boltban megtalálhatók.
A lapokat arab számokkal kell számozni.
A következő árnyalatokat kell figyelembe venni:
A dokumentum ezen részét a következő formátumokban nyújtják be:
A borítónak a következő információkat kell tartalmaznia:
A felsőbb hatóságok kérésére minden információnak szintén szerepelnie kell a leltárban.
Ez az utolsó szakasz a dokumentum ellenőrzése előtt, valamint a letétbe helyezéshez. Ha az eljárást helytelenül hajtják végre, a szakember kellemetlen problémákat tapasztalhat. Fontos megérteni, hogy a munkavállalónak tökéletesen ismernie kell a biztosítási folyamatot. Ezért a cégnek rendelkeznie kell erre felhatalmazott alkalmazottal.
A vállalkozás vezetője, valamint az általa szigorúan felhatalmazott összeállító végezhet dokumentumok hitelesítését. Ehhez ezeknek a személyeknek alá kell írniuk, mind az okmány lapján, mind a matricán.
Fontos megérteni, hogy egy dokumentum aláírásakor a vezető felelősséget vállal az abban foglalt információkért, vagy felelősséget ruház az e tevékenység végzésére jogosult munkavállalóra.
A biztonság kedvéért mindenképpen készítsen egy speciális matricát - kb. 5x6 cm. Az információt rá kell írni:
Az utolsó lap csomóját matricával rögzítjük, majd rá kell helyezni a cég pecsétjét.
Az irodai munka során minden dokumentumra vonatkozó legfontosabb követelmény a sértetlenség megőrzése. Ha bármilyen pontatlanság történik, azt azonnal ki kell javítani. Például, ha a főfájlból hiányzik egy lap a dokumentumból, akkor azt külön kötetként kell iktatni, vagy szét kell szedni a fájlt, és elkezdeni villogni.
Ha hibák történtek a lapok számozása során, akkor a betűszámozás használható. Komolyabb számozási hibák esetén az ügyet újra kell készíteni.
A dokumentumokkal való munka megkezdése előtt figyelmesen olvassa el az irodai munkára és a dokumentumkezelésre vonatkozó utasításokat. Ezek nagyon összetett normák, amelyek sok apró árnyalatot és részletet tartalmaznak. Úgy tűnik, egyszerűbb lehet, mint kézzel összefűzni egy dokumentumot, és átadni az archívumnak. De a gyakorlatban ez egyáltalán nem így van. Az archívum gyakran nem fogadja el a dokumentumot, ha bármilyen hivatali szabályt megsértenek. Mindent újra kell csinálnunk.
Ha ismerős egy hasonló helyzet, akkor cikkünk segít kitalálni. Részletesen megvizsgáljuk a dokumentum tűzésének eljárásával kapcsolatos összes kérdést: az ezt a folyamatot szabályozó GOST-tól a fedél tervezéséig és a 3 vagy 4 lyukba való tűzésig.
Az eljárást egyszerre több utasítás szabályozza:
Mint tudják, a színház egy gardróbbal kezdődik, az üzlet pedig egy fedéllel. Az első dolog, hogy válasszon egy karton borítást a tokhoz. Bár első pillantásra úgy tűnik, hogy mindegyik egyforma, ez nem teljesen igaz. Három típusa van: szabványos, nem szabványos és hosszú távú tárolási burkolat:
Helyezze a tokot a kívánt sorrendbe, majd folytassa a számozásával. Elkészült egyszerű ceruzával.
Az alapszabály az nem az oldalak vannak számozva, hanem a dokumentum lapjai. A szám minden lap jobb felső sarkába kerül, arab számokkal. A számok nem érinthetik a szöveget. Ebben az esetben a leltár nem szerepel az általános lapszámozásban.
Maradjunk a számozás néhány pontján:
Ha a számozás során apróbb hibákat észleltek, vagyis egy-két lapot kihagytak, akkor az összes lap átszámozása helyett betűjelölések is használhatók. Például a tizenegyedik után hiányzó 12-es lap helyett tegye a 11a számot. Más lapok száma nem változik. A hibák ilyen módon történő kiküszöbölésére csak a javítás levéltári munkatársával történő egyeztetése után van lehetőség.
Ha durva hibák vannak, a bizonylatot át kell számozni. A régi számot óvatosan áthúzzuk, és újat teszünk. Az új számozást is hitelesíteni kell. A régi felirat megmaradt, de át kell húzni.
Az archívumnak átadott dokumentumoknak nemcsak összevarrva kell lenniük, hanem saját leltárral is kell rendelkezniük. A következő információkat tartalmazza:
Ezt követően az ügyintéző aláírja a teljes nevét. 
Amikor elkezdi tűzni a dokumentumot, győződjön meg arról, hogy minden szükséges kéznél van. A tokon kívül speciális szálakra és tűre, valamint egy csőrre lesz szüksége. Használt súlyos szálak, zsineg vagy varrócérna LSh-210. Ez utóbbiakat használják leggyakrabban az irodai munkában.
Először távolítson el minden gemkapcsot vagy más fémtárgyat a dokumentumból, és hajtsa a tokot egyenletes kupacba. A bal oldali margókon 3 lyukat kell készítenie csévél vagy tűvel. A lyukakat legjobb a bal oldali behúzás szabad margójának felében készíteni - körülbelül 1,5 cm-re. Ez azért fontos, mert a dokumentumnak olvashatónak kell maradnia villogás után is. Használhat lyukasztót, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden lyuk egyenletes, de legyen óvatos, mert nem fog sok lapon lyukakat készíteni.
Mind a 3 lyuk szimmetrikusan helyezkedik el a magasságban, a távolság kb. 3 cm. A középső lyuk a lap közepén legyen.
Néha ajánlatos, hogy a tok ne „essen szét”, és a címlap ne romoljon el, elöl és hátul a varrás helyére kartoncsíkokat ragasszunk. A szál áthalad ezeken a csíkokon. A szál hossza a kötegtől függ, a szabványos méret körülbelül 70 cm.
Firmware algoritmus 3 lyukhoz:
A dokumentumot 4 lyukkal is összefűzheti. Ez egészen egyszerűen történik. 4 szimmetrikus lyukat üt ki ugyanazon a függőleges tengelyen. Az első lyukból öltéseket varrunk, a hátsó oldalon egy darab cérnát hagyunk. Az előző módszerhez hasonlóan csomót kötünk.
A dokumentumot kétszer kell összevarrni a megbízhatóság és a biztonság érdekében.
Az archív mappa iktatásának folyamatát a következő videóban tekintheti meg:
A tok számozása és összevarrása után tanúsító feliratot kell készíteni. Mit képvisel? Ez egy 4 x 6 cm méretű papírlap. Ezen a matricán a következő felirat található: "Kikötős és számozott ... lapok (lapok száma)". A mennyiséget számokkal és betűkkel is írjuk. Ezután meg kell adni az iratokat felvillantó személy pozícióját, aláírását és dátumát. Ha az esetet pecsét igazolja, akkor ezt is fel kell jegyezni.
Ezt a feliratot a csomóra ragasztják, miközben a szál végei szabadok maradnak. Az aláírást a ragasztó megszáradása után helyezzük el, hogy ne kenődjön el.
A pecsét részben a tanúsító feliraton, részben a lapon található. A felirattal különös gonddal kell bánni, mivel ez jelzi a dokumentum sérthetetlenségét. Ha a sértetlenségét megsértik, egyértelmű, hogy a tanúsító felirat elmozdult, akkor az ilyen dokumentumot bíróságon megtámadhatják, vagy a szabályozó hatóságok nem fogadják el.
Minden dokumentumot, amelyet az archívumba vagy az adóhatóság, a nyugdíjpénztár vagy bármely más ellenőrző szerv általi ellenőrzés céljából benyújt, össze kell varrni. Tűzött vagy ragasztott dokumentumot nem fogadunk el. Ahogy korábban megjegyeztük, ha valami nem felel meg a követelményeknek, akkor negatív következmények várhatnak rád.
Az ilyen eljárás alá tartozó fő dokumentumok a személyzet és a számvitel. Felhívjuk figyelmét, hogy 2013 júliusában az adóhivatal felvilágosítást adott ki, amelyben ezt jelezték a kérelmeket és az alapító okiratokat varratlanul lehet benyújtani a regisztrációs hatósághoz.
Az irodai munkában már elkészült dokumentumok egy év múlva kerülnek átadásra a vállalkozás archívumába. A levéltári intézményekben azokat az iratokat adják át, amelyek a törvényes megőrzési időt túllépték. A kifejezést a törvény határozza meg különféle fajtáikra. Például a személyi dokumentumokat, az üzleti könyveket és a közjegyzői nyilvántartásokat 75 évig, a tervdokumentációkat - csak 20 évig, a fényképes dokumentációkat - 5 évig stb.
Mind az állami, mind a magánvállalkozások átadják irataikat a levéltári intézménynek. A nem állami struktúráknak megfelelő megállapodást kell kötniük a Szövetségi Levéltári Szolgálattal.
Az adóhivatal és az irattár számára a fent leírt varrásmód megfelelő. Ami a hosszú távú (10 év feletti) tárolásra tervezett számviteli dokumentációt illeti, 5 lyukra van varrva. És ne feledje, hogy a tanúsító felirat papírjához speciális papírra is szükség van - cigarettapapírra. Ez úgy történik, hogy a csomópont jól látható legyen, ami megakadályozza a dokumentum integritásának esetleges megsértését.
Ne feledje, hogy akinek ez szerepel a munkaköri leírásban, annak joga van dokumentumokat villogtatni. Gyenge firmware-t lehet használni ellened, ha valamelyik fontos lap hiányzik vagy megváltozott.
