Számviteli archívum tárolási időszakai. Hogyan tárolhatok papír alapú dokumentumokat? Milyen dokumentumokat továbbítanak az archívumba

Az adófizetők (a díjat fizetők) kötelezettségei

1. Az adózók kötelesek:

8) négy évig biztosítja a számviteli adatok és az adók kiszámításához és befizetéséhez szükséges egyéb dokumentumok, valamint a kapott jövedelem (szervezetek számára - a felmerült kiadások is) és a befizetett (visszatartott) adók biztonságát;

Ha az ellenőrzést végző tisztviselőknek elegendő okuk van feltételezni, hogy a bűncselekmények elkövetéséről tanúskodó dokumentumok megsemmisíthetők, elrejthetők, megváltoztathatók vagy kicserélhetők, akkor ezeket a dokumentumokat a törvénykönyv 94. cikkében előírt módon, egy törvény szerint lefoglalják. ezek a tisztviselők állítják össze. A dokumentumok lefoglalására vonatkozó aktusnak igazolnia kell a lefoglalás szükségességét, és meg kell adnia a lefoglalandó dokumentumok listáját. Az adózónak joga van észrevételeket tenni a dokumentumok lefoglalása során, amelyeket az ő kérésére be kell vezetni az aktusba. A lefoglalt dokumentumokat az adózó (adóügynök, adófizető) számozásával, fűzésével és zárolásával vagy aláírásával kell ellátni. Ha az adózó (adóügynök, adózó) nem hajlandó a lefoglalt dokumentumokat lezárni vagy aláírni, erről külön megjegyzést kell tenni. Az iratok lefoglalásáról szóló dokumentum egy példányát átadják az adófizetőnek (adóügynök, a díj befizetője).

1. A dokumentumok és tárgyak lefoglalása az adóhatóság helyszíni adóellenőrzést végző tisztviselőjének indokolással ellátott határozata alapján történik.

Ezt a határozatot az adóellenőrzésről szóló döntést hozó adóhatóság vezetőjének (helyettese) jóváhagyásához kell kötni.

2. A dokumentumok és tárgyak éjszakai lefoglalása nem megengedett.

(3) Az iratok és tárgyak lefoglalását tanúsító tanúk és olyan személyek jelenlétében kell végrehajtani, akiktől az iratokat és tárgyakat lefoglalják. Szükség esetén szakembert hívnak meg, hogy vegyen részt a lefoglalásban.

A lefoglalás megkezdése előtt az adóhatóság tisztviselője határozatot terjeszt elő a lefoglalásról, és elmagyarázza a jelenlévőknek jogaikat és kötelezettségeiket.

4. Az adóhatóság tisztviselője azt javasolja annak a személynek, akitől az iratok és tárgyak lefoglalását végzik, önként kiállítani, elutasítás esetén a lefoglalás kötelező.

Ha a lefoglalást végző személy nem hajlandó megnyitni azokat a helyiségeket vagy más helyeket, ahol a lefoglalandó dokumentumok és tárgyak megtalálhatók, az adóhatósági tisztviselőnek jogában áll ezt önállóan megtenni, elkerülve a székrekedés szükségtelen károsodását. , ajtók és egyéb tárgyak.

5. Azok a dokumentumok és tételek, amelyek nem kapcsolódnak az adóellenőrzés tárgyához, nem foglalhatók le.

(6) A dokumentumok és tárgyak lefoglalása, elkobzása esetén jegyzőkönyvet kell összeállítani a jelen kódex 99. cikkében és ebben a cikkben előírt követelményeknek megfelelően.

7. A lefoglalt dokumentumokat és tárgyakat a lefoglalási jegyzőkönyv vagy a kísérő leltárak sorolják fel és írják le, pontosan feltüntetve a tárgyak nevét, mennyiségét és egyedi jellemzőit, és ha lehetséges, a tárgyak értékét.

8. Abban az esetben, ha az ellenőrzött személy okmányainak másolata nem elegendő az adóellenőrzési intézkedések végrehajtásához, és az adóhatóságnak elegendő oka van feltételezni, hogy a dokumentumok eredeti példányai megsemmisíthetők, elrejthetők, javíthatók vagy kicserélhetők, a az adóhatóságnak joga van a dokumentumok eredeti példányait a jelen cikkben előírt módon visszavonni.

Az ilyen dokumentumok lefoglalásakor másolatokat készítenek belőlük, amelyeket az adóhatóság tisztviselője hitelesít és átad annak a személynek, akitől lefoglalták őket. Ha az iratok lefoglalásával egyidejűleg készített másolatok elkészítése vagy átadása nem lehetséges, az adóhatóság a lefoglalást követő öt napon belül átadja azokat annak, akiktől a dokumentumokat lefoglalták.

9. Az összes lefoglalt dokumentumot és tárgyat be kell mutatni az igazoló tanúknak és a lefoglalásban részt vevő más személyeknek, és szükség esetén a lefoglalás helyszínén össze kell csomagolni.

A lefoglalt dokumentumokat az adózónak (adóügynök, adófizető) meg kell számozni, fűzni, lezárni vagy aláírni. Ha az adózó (adóügynök, a díjfizető) nem hajlandó a lefoglalt iratokat lezárni vagy aláírni, a lefoglalási jegyzőkönyvben külön megjegyzés készül.

10. A dokumentumok és tárgyak lefoglalásáról szóló jegyzőkönyv egy példányát átadás ellenében átadják, vagy annak elküldik, akitől ezeket a dokumentumokat és tárgyakat lefoglalták.

E.V. Fehér ember Az "Russian Tax Courier" magazin szakértője, az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat szakembereinek részvételével
Az "orosz adófutár" magazin, 2009. évi 6. szám

A bármely szervezet által lebonyolított üzleti tranzakciókat igazoló dokumentumokkal kell formalizálni. Ezek elsődleges számviteli dokumentumok, és ezek szolgálnak az elszámolás alapjául. Ezt az 1996. november 21-i 129-FZ sz. Szövetségi törvény (a továbbiakban: 129-FZ törvény) 9. cikkének 1. pontja rögzíti. Ezenkívül ugyanazokkal a dokumentumokkal adókat és illetékeket számolnak és fizetnek. Gyakran a társaság tevékenységének teljes időtartama alatt a dokumentumok archívuma olyan terjedelmes, hogy nincs hová új dokumentumokat elhelyezni. Tehát meg kell találnia, hogy mennyi ideig kell tárolnia bizonyos dokumentumokat. Ideje elpusztítani néhányat.

Számviteli dokumentumok

Az elsődleges könyvelési dokumentumok, a könyvelési nyilvántartások és a pénzügyi kimutatások általános tárolási időtartamát a 129-FZ törvény 17. cikke állapítja meg. Azt mondja, hogy a szervezetnek legalább öt évig meg kell őriznie a megnevezett dokumentumokat. A meghatározott típusú dokumentumok tárolási időtartamának meghatározásához a Rosarkhiv által 2000. október 6-án jóváhagyott, a szervezetek tevékenysége során létrehozott tipikus kezelési dokumentumok listáján kell feltüntetni a tárolási időtartamokat (a továbbiakban: a lista). . A leggyakoribb dokumentumtípusokkal kapcsolatos információkat az alábbi táblázat tartalmazza.

Felhívjuk figyelmét: a Listában meghatározott határidőket nem a dokumentum elkészítésének napjától, hanem a következő év január 1-jétől kell számolni. Ezt rögzíti a Rosarchiv által 2000. október 6-án jóváhagyott, a lista alkalmazására vonatkozó utasítások (a továbbiakban: utasítások) 2.9. Pontja. Például a 2008. évi irodai munkával befejezett ügyek megőrzési idejének kiszámítása 2009. január 1-jétől kezdődik.

Ezenkívül a szervezetnek, figyelembe véve a tevékenység sajátosságait, joga van megnövelni a dokumentumok tárolásának időtartamát a Listában megállapított időtartamhoz képest (az utasítások 2.11. Pontja). Az ilyen döntést a vállalat vezetőjének utasításával formalizálják, vagy rögzítik a számviteli politikájában.

Adóbevallások és az adók kiszámításához szükséges dokumentumok

Azokat az időszakokat, amelyek alatt a szervezet köteles adóbevallást vezetni, a lista 170. pontja határozza meg. Így az éves adóbevallásokat legalább tíz évig, a negyedéves bevallásokat legalább öt évig, a havi bevallásokat legalább egy évig meg kell őrizni. Ha nincs éves adatszolgáltatás (például az áfa vonatkozásában), akkor a negyedéves és havi adóbevallásokat legalább tíz évig meg kell őrizni. Negyedéves jelentések hiányában a havi jelentéseket legalább öt évig meg kell őrizni.

Azon dokumentumok tárolási időtartama, amelyek alapján a szervezet kiszámítja az adókat és illetékeket, sehol nincs egyértelműen meghatározva. Csak az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdésében szerepel, hogy az adózók négy éven keresztül kötelesek biztosítani az adók kiszámításához és fizetéséhez szükséges dokumentumok biztonságát. Ezek a dokumentumok különösen a számviteli és adóügyi számviteli adatokat, valamint a jövedelem beérkezését, a kiadások végrehajtását, az adók befizetését és visszatartását igazoló egyéb dokumentumokat tartalmazzák.

Hasonló követelményt állapít meg az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 24. cikke (3) bekezdésének 5. albekezdése az adóügynökök vonatkozásában. Négy éven keresztül biztosítaniuk kell az adók kiszámításához, visszatartásához és átutalásához szükséges dokumentumok biztonságát.

Mióta tekinthető ez a négyéves időszak? Az Orosz Pénzügyminisztérium úgy véli, hogy a meghatározott időszak azon beszámolási (adó) időszak után kezdődik, amikor a dokumentumot utoljára adóbevallások elkészítésére, az adó kiszámítására és megfizetésére, a bevételek és a felmerült kiadások igazolására használták (2005.10.18. 03-03-04 / 83.

jegyzet

Részvénytársaságok számára - speciális szabályok

Azokat a feltételeket, amelyek alatt a részvénytársaságoknak dokumentumaikat meg kell őrizniük, a részvénytársaságok iratainak tárolására vonatkozó eljárásról és feltételekről szóló szabályzat határozza meg, amelyet az Oroszország Értékpapírpiacának Szövetségi Bizottsága 2003. július 16-i határozatával hagyott jóvá. 03-33 sz. / Ps. Tehát az éves pénzügyi kimutatásokat folyamatosan, vagyis a szervezet munkájának teljes időtartama alatt kötelesek megőrizni. Az állandó tárolási dokumentumok a következőket is tartalmazzák:

• a társaság alapításáról, átszervezéséről szóló dokumentumok;
• a társaság alapító okirata, módosításai és kiegészítései;
• igazolás a cég állami bejegyzéséről;
• értékpapír-kibocsátással kapcsolatos döntések, értékpapír-kibocsátási tájékoztatók;
• a részvényesek közgyűlésének jegyzőkönyve;
• az igazgatóság (felügyelő bizottság) üléseinek jegyzőkönyve;
• a társaság kapcsolt személyeinek listája;
• a társaság fióktelepeire és képviseleteire vonatkozó előírások;
• a társaság igazgatóságának (igazgatóságának) üléseiről készült jegyzőkönyvek, a társaság igazgatójának (főigazgatójának, elnökének) döntései;
• szavazólapok;
• a társaság ellenőrzési bizottságának (könyvvizsgálójának) következtetései stb.

Mondjuk egy részvénytársaságot felszámolnak. Ha megállapodása van Roszarkiv intézményével, az állandó tárolási időre vonatkozó dokumentumokat és a személyzetet az állami levéltárba helyezik át.

Ha az archívummal nincs szerződéses viszony, az állami levéltár köteles csak a társaság alkalmazottainak személyzetéről szóló dokumentumokat elfogadni tárolásra. A fennmaradó dokumentumok tárolásának helyét a felszámolási bizottság elnöke vagy a csődbiztos határozza meg.

Ha egy részvénytársaság az átszervezés eredményeként megszűnik, dokumentumai eredeti példányát csak az egyik újonnan létrehozott társasághoz lehet átvinni (általában a legmagasabb nettó eszközértékű társasághoz).

Az adóalapot és az adó összegét az adóidőszak végén határozzák meg (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 55. cikkének 1. pontja). A legtöbb adó esetében ez az időszak a naptári év. Kivételt képez az áfa, amelynek adóidőszaka negyedév. Így az adók kiszámításához és befizetéséhez szükséges dokumentumok tárolási idejét az adóidőszak végét követő naptól kell számítani.

1. példa

A "Hyacinth" LLC-t 2004 áprilisában jegyezték be. A szervezet általános adózási rendszert alkalmaz.

Az a négyéves időszak, amely alatt az LLC "Hyacinth" köteles megőrizni a 2004. évi jövedelemadó, UST és a szervezetek ingatlanadójának kiszámításához kapcsolódó dokumentumokat, a 2005. január 1-jétől 2008. december 31-ig tartó időszak. Ennek megfelelően a szervezetnek 2009. december 31-ig meg kell őriznie a 2005-ös adó kiszámításához használt dokumentumokat.

A számviteli számlakivonatot, az egyéb számviteli politikára vonatkozó dokumentumokat, valamint a számítógépes feldolgozó programokat legalább öt évig kell tárolni azt az évet követően, amelyben a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez utoljára használták őket (az 1. sz. 129-FZ)

2008-ig az áfa adózási időszakát naptári hónapként, az adózók bizonyos kategóriáira pedig negyedévként határozták meg (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 163. cikke)

Az adózók kötelesek benyújtani az adóhatóságoknak és tisztviselőiknek az adók kiszámításához és befizetéséhez szükséges dokumentumokat (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 23. cikke 1. szakaszának 6. albekezdése)

Az adóügynökök a nyilvántartásba vétel helyén kötelesek benyújtani az adóhatósághoz az adók kiszámításának, visszatartásának és átutalásának helyességének ellenőrzéséhez szükséges dokumentumokat (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 24. cikke (3) bekezdésének 4. albekezdése)

A 2001 végén feltárt veszteség (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 25. fejezetének hatálybalépése előtt) a jövőbe átvihető olyan összegben, amely nem haladja meg a 2001. július 1-jétől felhalmozott veszteség összegét. (A 2001. augusztus 06-i 110-FZ sz. szövetségi törvény 10. cikkének 4. pontja)

Ugyanakkor a helyszíni adóellenőrzés részeként az ellenőrzés lefolytatásáról szóló döntést meghozó évet megelőző három naptári évet meg nem haladó időszak (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 89. cikkének 4. pontja) ellenőrizhető. Például egy 2008. december 31-re tervezett adóellenőrzés a 2005–2007 közötti időszakra terjedhet ki, és 2009-ben legfeljebb hat hónapig tarthat. Ez azt jelenti, hogy a szervezet az ellenőrzés teljes ideje alatt köteles az adószámításokkal kapcsolatos dokumentumokat az ellenőrzött időszakig megőrizni. De erre már köteles a 129-FZ törvény szerint. Végül is az adók kiszámításának alapja általában ugyanazok az elsődleges számviteli dokumentumok, amelyeket a tranzakciók számviteli tükrözésére használnak. Az ilyen dokumentumok minimális tárolási ideje öt év (a 129-FZ törvény 17. cikkének 1. pontja). Kiderült, hogy a folyó évre vonatkozó számviteli jogszabályok szerint a szervezet köteles megőrizni az adók kiszámításához kapcsolódó dokumentumokat, és azokra az időszakokra, amelyeket az adóhatóság már nem ellenőrizhet.

A vásárlási könyvek és az értékesítési könyvek tárolási ideje külön van előírva. Az Orosz Föderáció kormányának 2000.12.02-i, 94. számú rendeletével jóváhagyott, a beérkezett és kiállított számlák, vásárlási könyvek és értékesítési könyvek naplóinak vezetésére a hozzáadottérték-adó kiszámítására vonatkozó szabályok 15. és 27. pontja rendelkezik. a minimális időtartam öt teljes év, a megadott dokumentumok utolsó bejegyzésének dátumától számítva.

Megjegyezzük továbbá, hogy a Lista 150. pontja szerint a kiállított és beérkezett számlákat a szervezetnek legalább öt évig meg kell őriznie. Ha azonban egy adó- vagy egyéb ellenőrzés során nézeteltérések vannak a könyvvizsgálókkal, akkor a számlákat addig kell megőrizni, amíg végleges döntés nem születik az ellenőrzés eredményeiről.

Noha a számlákat legalább öt évig meg kell őrizni, a gazdálkodó egységnek nem kell benyújtania az adóhatóság kérésére a már négy éve lejárt számlákat. Például, miután az adóhivataltól 2009-ben megkeresést kaptak egy 2004. évi számla benyújtására, az adózó (adóügynök) nem biztos, hogy teljesíti azt.

2. példa

Használjuk az 1. példa feltételét. Tegyük fel, hogy 2008-ig az LLC "Hyacinth" HÉA-adónapja naptári hónap volt.

A szervezetnek a 2004. áprilisi beszerzési könyveket és az értékesítési könyveket 2009. április 30-ig kell megőriznie (feltéve, hogy az utolsó bejegyzéseket 2004 áprilisában tették).

A kiállított és beérkezett számlák ötéves tárolási időszakát az összeállításuk évét követő év január 1-jétől - 2005. január 1-jétől számítjuk. Vagyis a 2004. áprilisban kelt számlákat a Hyacinth LLC-nek 2009. december 31-ig kell megőriznie.

Mivel 2004-2007-ben a társaság számára az áfa-adóidőszak naptári hónap volt, minden hónapra meghatározzák az áfa kiszámításához szükséges egyéb dokumentumok négyéves tárolási időszakát. A szervezet által az áfa kiszámításához használt dokumentumok kötelező minimális tárolási ideje 2004. április 1-jétől 2004. május 1-jétől 2008. április 30-ig tart.

Az áfa kiszámításához kapcsolódó dokumentumok négyéves tárolási ideje 2008. I. negyedévében 2008. április 1-jétől kezdődik és 2012. március 31-én ér véget. A társaság köteles a 2008. I. negyedévi vásárlási könyveket és értékesítési könyveket 2013. március 31-ig (amennyiben azokban az utolsó bejegyzéseket 2008 márciusában tették meg), és erről az időszakról - 2013. december 31-ig - számlákat vezetni.

Tehát az elsődleges könyvelési dokumentumokat legalább öt évig meg kell őrizni. Bizonyos helyzetekben azonban az igazoló dokumentumokat sokkal hosszabb ideig meg kell őrizni.

1. helyzet: A szervezet a jövőre halasztja a veszteségeket

Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 283. cikkével összhangban az a társaság, amely jövedelemadót fizet, jogosult csökkenteni a jelenlegi adóidőszak adóalapját az előző adózási időszakokban elszenvedett veszteség összegével. A veszteség az adózási időszakot követően tíz évig átvihető (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 283. cikkének 2. szakasza).

A veszteségek átruházásának teljes időtartama alatt a szervezetnek meg kell őriznie a felmerült veszteség összegét igazoló dokumentumokat. Ez az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 283. cikkének (4) bekezdésében szerepel. Az Orosz Pénzügyminisztérium 2007.04.03-i, 03-03-06 / 1/206 számú levelében kifejtette, hogy a veszteségek leírása csak a megszerzett pénzügyi eredményt megerősítő elsődleges dokumentumok benyújtásával lehetséges.

Hasonló követelményeket támasztanak az egységes mezőgazdasági adó fizetői és az egyszerűsített adórendszert alkalmazó szervezetek vonatkozásában. A veszteségek átvitelénél kötelesek dokumentumok megőrzésére is, amelyek igazolják a felmerült veszteség összegét és azt az összeget, amellyel az adóalapot csökkentették az egyes adóidőszakokban. Ezt az adótörvénykönyv 346.6. Cikkének (5) bekezdése és 346.18. Cikkének (7) bekezdése állapítja meg.

3. példa

Az LLC "Azalia" jövedelemadót fizet. A 2003. évi eredmények szerint veszteség keletkezett a szervezet adószámlájában. Ennek összegét 2006-2008 folyamán részben a jövőbe vitték át.

Az adójogszabályok követelményei, a 2003. évi jövedelemadó kiszámításához szükséges elsődleges számviteli dokumentumok szerint a szervezet négy évig - 2007. december 31-ig - köteles megőrizni. Mivel a 2006–2008-as adóalapokat a 2003-as veszteség összegével csökkentették, a társaság továbbra is őrzi ezeket a dokumentumokat. 2008 vége (az utolsó év, amelynek adóalapját a korábbi évek veszteségének összegével csökkentették) után még négy évig meg kell őriznie - 2012. december 31-ig.

2. helyzet A múltbeli veszteségeket azonosították, vagy a behajthatatlan tartozásokat leírták

Az adózók által a jelenlegi beszámolási vagy adózási időszakban megállapított korábbi adózási időszakok veszteségeit az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 265. cikke (2) bekezdésének első albekezdése alapján a nem működési költségekkel egyenértékűnek tekintjük. Más szavakkal, az ilyen veszteségek csökkentik a jövedelemadó adóalapját abban az időszakban, amelyben azonosították őket.

Ezenkívül a behajthatatlan adósságok összegét a nem működési költségekkel is egyenértékűvé teszik, és ha a szervezet tartalékot képez a kétes tartozásokra, akkor a tartalékalapok által nem fedezett tartozások összegét (az Alapszabály 265. cikkének (2) bekezdésének második albekezdése Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve).

Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 252. cikkének (1) bekezdésében megállapított általános szabály szerint a jövedelemadó kiszámításakor csak azokat a kiadásokat lehet elismerni, amelyek dokumentálva vannak. Ez azt jelenti, hogy az előző évek adózási szempontból a tárgyévben feltárt veszteségeinek figyelembevétele vagy a behajthatatlan tartozások leírása érdekében a szervezetnek rendelkeznie kell a vonatkozó igazoló dokumentumokkal. Ezenkívül az év végét követően legalább négy évig köteles megőrizni ezeket a dokumentumokat, amelyek adóalapját csökkentették a meghatározott veszteség összegével vagy a leírt tartozással.

3. helyzet. A szervezet befektetett eszközökkel rendelkezik

Tegyük fel, hogy a vállalat tulajdonában van egy befektetett eszköz, amelyet több mint tíz éve vásároltak. Úgy tűnik, hogy a beszerzésére és üzembe helyezésére vonatkozó dokumentumok tárolási ideje már lejárt.

Az ilyen dokumentumokat azonban a létesítmény teljes élettartama alatt meg kell őrizni. Valójában ebben az időszakban a szervezet kiszámítja az adó és az elszámolás értékcsökkenését. Az értékcsökkenési leírások felismerése érdekében rendelkeznie kell a tárgy megvásárlását és üzembe helyezését igazoló dokumentumokkal az értékcsökkenés teljes időtartama alatt.

Ezenkívül a társaság ingatlanadót fizet a befektetett eszközök maradványértéke után. Következésképpen az adó kiszámításának igazolásához szüksége van a megnevezett dokumentumokra is.

Tegyük fel, hogy egy szervezet amortizálható ingatlan eladása mellett dönt. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 268. cikke (1) bekezdésének első albekezdése szerint joga van csökkenteni az eladásból származó jövedelmet ezen ingatlan maradványértékével. De az objektum maradványértékét megint meg kell erősíteni a vonatkozó dokumentumokkal.

Így még akkor is, ha az amortizálható ingatlant birtokló szervezet nem tervezi annak eladását, célszerű az ingatlan megszerzéséről, üzembe helyezéséről, valamint az értékcsökkenési összegek kiszámításáról szóló dokumentumokat a társaság egész életében megőrizni.

Egyéb vagyontárgyak értékesítése esetén (az értékpapírok, saját termelésű termékek, vásárolt áruk kivételével) a szervezet csökkenti a kapott jövedelmet az ingatlan vételárával vagy létrehozásával (a 268. cikk (1) bekezdésének második albekezdése az Orosz Föderáció adótörvénykönyvéből). Természetesen, feltéve, hogy dokumentálni tudja a feltüntetett árat. Ilyen dokumentumok hiányában a társaság nem jogosult a jövedelemadó adóalapjának csökkentésére a vagyonszerzés költségeinek összegével, mivel ezek a kiadások nem felelnek meg az adótörvénykönyv 252. cikkének (1) bekezdésében foglalt követelményeknek. az Orosz Föderáció. Ebben az esetben ezeknek a dokumentumoknak a tárolási ideje nem számít. Hasonló álláspontot képvisel az Orosz Pénzügyminisztérium 2005. szeptember 15-i, 03-03-02 / 84. számú levele.

Dokumentumok tárolása

A kiadásokat az adózó igazolt és dokumentált kiadásaként ismerik el, és az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 265. cikkében előírt esetekben az általa felmerült veszteségeket (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 252. cikkének 1. pontja)

Adózási szempontból az amortizálható ingatlan maradványértékét az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 257. cikkének (1) bekezdésében meghatározott szabályok szerint határozzák meg.

A részvénytársaság azon dokumentumok listáját, amelyeket a végrehajtó testületnél vezetnie kell, a 26.12.12-i szövetségi törvény 89. cikkének (1) bekezdése állapítja meg. 95 208-FZ

Azokat a feltételeket, amelyek mellett az elektronikus dokumentumban szereplő EDS egyenértékű a papír alapú, kézzel írt aláírással, a 2002.01.10-i szövetségi törvény 1. cikke (F-1) "Az elektronikus digitális aláírásról" 4. cikk írja elő.

Azok a szervezetek, amelyek dokumentumait nem fogadják el állami vagy önkormányzati levéltárakban, a levéltári hatóságokkal való megegyezés nélkül megsemmisítik a lejárt megőrzési idejű dokumentumokat (az utasítások 3.9. Pontja)

A szervezet vezetője felelős a számviteli dokumentumok, könyvelési nyilvántartások és pénzügyi kimutatások tárolásának megszervezéséért (a 129-FZ törvény 17. cikkének 3. pontja)

Minden szervezet önállóan határozza meg a dokumentumok tárolásának helyét. Általános szabály, hogy a legtöbb dokumentumot a cég irodájában teszik ki. Jelentős mennyiségű dokumentáció esetén célszerű külön helyet biztosítani az archívum számára, vagy akár külön szobát is bérelni, ahová a feldolgozott dokumentumokat a jelenlegi munkában már nem használt dokumentumok szállítására lehetne használni.

Egy másik lehetőség az, hogy a dokumentumokat megőrzés céljából átadják egy speciális levéltári társaságnak. Ha azonban a szervezet részvénytársaság, akkor az alábbi jellemzőt kell figyelembe vennie. Az 1995. december 26-i 208-FZ szövetségi törvény 89. cikkének 2. pontja kimondja, hogy a részvénytársaságnak számos dokumentumot kell vezetnie a végrehajtó szerv helyén. Az ilyen dokumentumok különösen pénzügyi kimutatásokat, számviteli dokumentumokat, olyan dokumentumokat tartalmaznak, amelyek megerősítik a társaság jogait a mérlegében szereplő ingatlanhoz.

Természetesen az idő múlásával bármely szervezet archívumai megnőnek, új helyiségekre van szükség a befogadásukhoz. Talán kényelmesebb a dokumentumokat nem papír formában, hanem elektronikus formában tárolni?

Ezt a lehetőséget közvetlenül biztosítják az elsődleges számviteli bizonylatok és a számviteli nyilvántartások (a 129-FZ törvény 9. cikkének 7. és 10. cikkének 1. pontja). Ezen túlmenően az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 314. cikke kimondja, hogy az adóelszámolási nyilvántartásokat papíron, elektronikus formában vagy bármilyen gépi adathordozón vezetik. Ugyanakkor meg kell védeni őket az illetéktelen javításoktól.

Az Orosz Pénzügyminisztérium 2008. július 24-én kelt, 03-02-07 / 1-314 számú levelében kifejtette, hogy az elsődleges dokumentumok, a könyvelési és az adóügyi számviteli dokumentumok elektronikus formában történő tárolása megengedett, hacsak a jogszabályi előírások másként nem rendelkeznek. az Orosz Föderáció törvényei alapján, és feltéve, hogy az elektronikus dokumentumok elektronikus digitális aláírással (EDS) hitelesítettek.

A szervezetek archívumai működésének alapvető szabályait a Roszarkiv igazgatóságának 2002. 02.06-i határozatával (a továbbiakban: Alapszabály) hagyták jóvá. Az Alapszabály 2.3.1. Pontja megállapítja, hogy évente meg kell vizsgálni a dokumentumok értékét, vagyis meg kell határozni tárolásuk feltételeit, és ki kell választani a dokumentumokat a hosszú távú tároláshoz és megsemmisítéshez.

Dokumentumok megsemmisítése és megsemmisítése

A dokumentumok, amelyek tárolási ideje lejárt, a szervezetnek joga van önmagában megsemmisíteni (kézzel vagy aprítóval elszakítani, kidobni, megégetni), vagy ártalmatlanítás céljából átadni egy szakosodott cégnek, amely a másodlagos nyersanyagok feldolgozása. A megsemmisítendő vagy hasznosítandó dokumentumok listáját a szervezet vezetője hagyja jóvá. Kiadható a megrendelés vagy a fej megrendelése formájában, vagy a társaság által önállóan kidolgozott aktus formájában. Az alábbiakban egy ilyen cselekedetre mutatunk be példát.

Kép. Minta aktus a megsemmisítésre szánt dokumentumok kiválasztásáról

Ezenkívül a szervezet egy mintadokumentumot is felhasználhat a tárolás alá nem tartozó dokumentumok megsemmisítésére. Formáját az Alapszabály 4. számú melléklete hagyja jóvá.

A megsemmisítendő dokumentumok listájának összeállításakor nem szükséges feltüntetni az egyes dokumentumok részleteit. Ez az Alapszabály 2.4.5. Szakaszának rendelkezéseiből következik. Azt mondja, hogy a hasonló eseteket (dokumentumokat) általános címsor alatt vezetik be a jogi aktusba, megjelölve a csoporthoz rendelt esetek számát (például a 2000. évi előzetes jelentések).

Az újrafeldolgozásra szánt dokumentumok átadását egy számla állítja ki, amely feltünteti az átadás dátumát, az átadandó dokumentumok számát (mappák, dobozok stb.) És a hulladék papír súlyát. Az ártalmatlanítás céljából történő berakodást és eltávolítást a szervezet dokumentumai biztonságáért felelős alkalmazott ellenőrzése alatt végezzük (az Alapszabály 2.4.7. Pontja).

Ha a vállalat önállóan megsemmisíti a dokumentumokat, ezt a tényt külön dokumentumban állítja össze a dokumentumok megsemmisítéséről. Mivel nincs egységes forma, önkényes formában is elkészítik. Vegye figyelembe, hogy a dokumentumok megsemmisítése a tárolási idő lejárta után jog, és nem kötelesség a szervezet számára (lásd az Orosz Pénzügyminisztérium 2005. október 18-i levelét, 03-03-04 / 2/83. ). Más szavakkal, a vállalat a kötelező megőrzési időszak lejárta után is folytathatja dokumentumok tárolását.

Felelősség a dokumentumok elvesztéséért

Adó... Az adózó elsődleges dokumentumok, számlák vagy könyvelési nyilvántartások hiányát a jövedelmek és ráfordítások, valamint az adóköteles tételek elszámolására vonatkozó szabályok durva megsértésének tekintik. Ilyen megsértés esetén az adótörvénykönyv 120. cikke előírja a következő összegű bírság formájában történő felelősséget:

5000 rubel - ha egyetlen adóidőszakra nincsenek dokumentumok;

15 000 rubel - egynél több adóidőszakra vonatkozó dokumentumok hiányában;

A be nem fizetett adó összegének 10% -a, de legalább 15 000 rubel - ha az adóalapot dokumentumok hiánya miatt alábecsülték.

Ezenkívül, ha az adózó (adófizető, adóügynök) az adófelügyelet kérésére nem nyújt be dokumentumokat vagy egyéb információkat, akkor 50 rubel bírságot szabnak ki rá. minden be nem nyújtott dokumentumért (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 126. cikkének 1. pontja).

Közigazgatási... A levéltári dokumentumok tárolására, gyűjtésére, elszámolására vagy felhasználására vonatkozó szabályok megsértése figyelmeztetést vagy adminisztratív bírság kiszabását vonja maga után a tisztviselők számára 300–500 rubel összegben. Ez az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.20. Cikkében szerepel. A számviteli bizonylatok tárolásának rendje és feltételeinek megsértése esetén 2000-3000 rubel összegű közigazgatási bírság szabható ki a tisztviselőkre. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. Cikke).

Bűnügyi... Az önző vagy más személyes érdekből elkövetett hivatalos dokumentumok lopásáért, megsemmisítéséért, megrongálásáért vagy eltitkolásáért 200 000 rubelig terjedő pénzbírság szabható ki. vagy az elítélt munkabére vagy egyéb jövedelme legfeljebb 18 hónapig terjedő időtartamig, vagy javítómunka legfeljebb két évig, vagy négy évig tartó letartóztatás, vagy egy évig terjedő szabadságvesztés (a Az Orosz Föderáció büntető törvénykönyvének 325. cikke)

Mint a gyakorlat azt mutatja, szinte minden modern hazai vállalkozásnál a legnagyobb mennyiségű dokumentációt a számviteli osztály állítja elő. érthető: ebben a részlegben dolgoznak pénzzel, és minden ilyen műveletet hivatalosan papíron kell rögzíteni. Ezenkívül a szervezetben az elsődleges dokumentumok tárolásának időtartama törvényileg meghatározott, ami azt jelenti, hogy nem lehet csak úgy megszabadulni a „papíroktól”, azokat legalább több évig kell tárolnia, és csak akkor pusztítsd el őket. Egyébként a papírhulladékok megszabadulása sem könnyű, számos sajátossággal rendelkezik. Minderről bővebben.

Dokumentumok, dokumentumok ...

Ha az előállított dokumentáció mennyiségére vonatkozó statisztikákat idézzük, kiderül, hogy szinte az összes modern hazai vállalkozásban a könyvelés a papírdokumentumok 80-90% -ának forrása. Bizonyos okból tárolnia kell őket. A korlátozások nemcsak azt határozzák meg, hogy mi az elsődleges könyvelési dokumentumok helyes minimális tárolási ideje (általában öt évtől évtizedig változik), hanem azt is, hogy ezeknek az objektumoknak milyen körülmények között kell lenniük. Ugyanakkor emlékeztetni kell arra, hogy az átmeneti tárolásra és az állandóra vonatkozó dokumentációra van felosztás.

Amint azonban a gyakorlat azt mutatja, a vezetők nem minden vállalatban érdekeltek az elsődleges dokumentumok számára megállapított tárolási időszakok bonyolultságának megértésében. A fejfájás enyhítésére igénybe veheti a speciális archív cégek szolgáltatásait. Egy ilyen társaságban pontosan tudják, hogy milyen típusú dokumentumokat mennyi ideig, milyen körülmények között és milyen szabályok szerint lehet tárolni. Ezenkívül egy ilyen szervezet rendelkezik technikai képességekkel, hogy a határidő lejártával megsemmisítse a tárolásra bízott dokumentumokat. Nagyon kényelmes, de pénzbe kerül. Ha pénzt szeretne megtakarítani, akkor külön szobát kell elkülönítenie az archívum számára, és el kell mélyednie abban, hogy a törvény szerint mennyi az elsődleges könyvelési dokumentumok tárolási ideje a szervezetben.

Akarom - nem akarom

A probléma egyébként nem a semmiből fakad. A jelenlegi törvények meghatározzák az elsődleges számviteli dokumentumok tárolási időtartamát, és azokat minden vállalkozásnál be kell tartani. A jogszabályokból következik, hogy a dokumentáció megőrzéséért minden eljáró jogi személy felelős. Ez azt jelenti, hogy a tevékenység formája nem játszik szerepet - függetlenül attól, hogy magánvállalkozó vállalkozik-e egyedül, vagy nagy gondot jelent, akkor is foglalkoznia kell a pénzügyi kimutatások és egyéb dokumentációk tárolásával. Fontos, hogy tanulmányozzuk az elektronikus elsődleges dokumentumok, papírok meghatározott tárolási időtartamára vonatkozó jogszabályokat, hogy vállalkozóval való ütközés esetén vagy az ellenőrző hatóság ellenőrzése során ne kerüljön kényelmetlen helyzetbe. Ezenkívül a törvényben meghatározott időintervallumok be nem tartása jelentős bírságot vonhat maga után az ellenőrzés során. A jelenlegi jogszabályok tartalmazzák az elsődleges számviteli dokumentumok minimális tárolási idejét szabályozó normákat. Fontos, hogy az üzlet biztonságos legyen, és hogy az üzleti tevékenységet hazánkban megkülönböztesse a jogállamiság és a megállapított szabályok betartása.

A 2004 októberében elfogadott 125. szövetségi törvény arról tájékoztat, hogy az elektronikus elsődleges dokumentumok, a papír alapú dokumentumok tárolási idejét mennyi időre szabták meg. Ahogy a neve is sugallja, a levéltáraknak és az üzlet helyes lebonyolításának szentelték. Ebben a hivatalos dokumentumban veszik figyelembe a számviteli osztály által előállított hivatalos papírok tárolásának jellemzőit. Itt megtalálhatja mind azokat a funkciókat, amelyek lehetővé teszik az ideiglenes és az állandó tárolási dokumentumok megkülönböztetését, mind az adott típusú papírra jellemző kifejezéseket.

Kire vonatkozik?

Az elsődleges dokumentumok minimális tárolási idejének betartására vonatkozó kötelezettségeket az alábbiakra ruházzák:

• a helyi önkormányzat példái;
• kormányzati szervek;
• vállalkozók;
• vállalkozások;
• vállalkozói tevékenységet folytató személyek.

A törvényt be kell tartani a levéltári dokumentumok vonatkozásában, ideértve a személyzetre vonatkozó dokumentumokat is. A törvényben meghatározott teljes időtartamot biztonságos helyen kell tartani. A szövetségi törvények mellett az elsődleges dokumentumok és a könyvelési nyilvántartások tárolási időszakának sajátosságait számos szabályozási dokumentum érinti, amelyek mind az ország egészében, mind az egyes régiókban érvényesek. A legfontosabb dokumentum azonban a fent említett 125. törvény, amely a számviteli papírok tárolásának időtartamát szabályozó dokumentációk teljes listáját tartalmazza.

129. törvény

1996-ban szövetségi törvényt adtak ki a számvitel sajátosságairól. Jelzi, hogy a könyvelési osztály papíron, valamint különféle szerszámgépek segítségével formázhatja dokumentációját. Ugyanakkor a cégnek önállóan papíron kell másolatot készítenie a dokumentációból, hogy a műveletek minden résztvevője hozzáférhessen a velük kapcsolatos adatokhoz. Ha a felügyeleti hatóság hozzáférést kér a dokumentációhoz, a cég képviselői kötelesek ezt megadni. Erre az ügyészség alkalmazottai és a bíróság képviselői jogosultak.

Az elsődleges számviteli bizonylatok tárolási idejének megfelelő elkészítés, tárolás, kérésre történő rendelkezésre bocsátásnak meg kell felelnie a jogszabályokban megállapított formáknak. A dokumentumokat papír formában kell megküldeni az igénylőnek. Ha a munkában használt gépek képességei lehetővé teszik, ha minden résztvevő egyetért, a jelentést elektronikus formában lehet elküldeni. Ezt hazánk jelenlegi törvényei is megengedik.

A szabályok szerint tároljuk

A 129. szövetségi törvény említést tesz az elsődleges számviteli bizonylatok tárolási időszakának kötelező betartásáról. Különösen a 17. cikk említi, hogy minden jogi személynek szükségszerűen meg kell őriznie az ilyen dokumentációt, ideértve a nyilvántartásokat és a jelentéseket is. Az időintervallum időtartamát az állami szintű archiválást szabályozó szabályok állapítják meg. Ennek az időszaknak az időtartama nem lehet kevesebb, mint 5 év.

Az elsődleges dokumentumok számára különleges tárolási időszakot határoznak meg a számviteli politikát és néhány más kategóriát (információkat feldolgozó gépeken használt programok, működő számlatáblázat) szabályozó dokumentáció számára. Természetesen az időtartam itt is öt év (egyes esetekben ez az időszak hosszabbra is beállítható), de az időtartam attól a pillanattól kezdve számít, amikor a vállalkozás utoljára folyamodott ehhez a dokumentumhoz. A jogi személy vezetője az a személy, aki a törvény szerint felelős az összes szükséges dokumentációnak az időintervallumoknak megfelelő tárolásáért. Ez azt jelenti, hogy minden képzett és felelős főnöknek ismernie kell az elsődleges dokumentumok tárolási idejét a számviteli osztályon, ha ellenőrzése alatt akarja tartani a vállalat helyzetét.

Amint azt a gyakorlat mutatja, sok szervezet rendszeresen elvégzi a hivatalos dokumentáció leltározását, és a helyi előírások meghatározzák a dokumentumok tárolásáért felelős személyeket, akikkel az ellenőrző hatóságok ténylegesen kölcsönhatásba lépnek, amikor ellenőrzik az irattartás szabályainak betartását.

Létrehozás és tárolás: minden a szabályok szerint

A hatályos jogszabályok alapján a könyvelők az elsődleges dokumentációt és az összesítést nemcsak papíron, hanem elektronikus formában is előállíthatják; egyúttal a jogi személyre is kötelezi a papírmásolatok készítését, és az érdekelt személy, az ellenőrző szerv kérésére a társaság köteles a lehető leghamarabb papíralapú dokumentumokat küldeni a címre. Az összeállítást és tárolást a hatályos jogszabályok által meghatározott formában kell elvégezni.

A dokumentáció, amely figyelembe veszi a tipikus vezetői dokumentumokat, amelyek bármely vállalkozás munkája során kialakulnak, elmondja az elsődleges dokumentumok könyvelési osztályon történő tárolási idejét, ennek a folyamatnak a sorrendjét. Ezeket 2010-ben hozták létre a Pénzügyminisztérium és Roszarkiv által jóváhagyott dokumentumban. Ezenkívül figyelembe kell venni az adótörvénykönyv követelményeit, amely előírja, hogy hazánk minden polgára felelős a számviteli nyilvántartások négyéves megőrzéséért. Ez vonatkozik a ráfordítás, jövedelem összetevő elszámolásával, valamint az adófizetés igazolásával kapcsolatos értékpapírokra.

Bölcsen közelítünk az üzlethez

A folyamat megfelelő lebonyolítása az elsődleges könyvelési dokumentumok tárolási idejének megfelelően szakszerű megközelítést igényel, a dokumentáció könyveléséért felelős személyzet bevonását, az archív információk feldolgozását magának a munkafolyamatnak a megszervezéséről. Jelenleg gyakorlatilag nincsenek helyek az archiválás speciális képzésére, ezért valóban magas színvonalú szakember megtalálása gyakran nehéz. Másrészt a progresszív jogszabályok előírják az elsődleges számviteli bizonylatok tárolásának feltételeinek betartását, különben kategorikusan kellemetlen bírságokkal sújthatják az embert. A meglehetősen terjedelmes dokumentumáramláshoz a legjobb megoldás az, ha létrehoz egy osztályt, amely felelős a cég személyzetének archiválásáért, és biztosítja a dokumentációért felelős személyzet rendszeres képzését belső erőforrásokkal. Ez lehetővé teszi, hogy kézben tartsa a törvényekben meghatározott újításokat, és megfeleljen minden követelménynek.

Alternatív lehetőség, amely szintén lehetővé teszi az elsődleges dokumentumok tárolási idejének figyelembevételét és betartását a munka során, egy olyan közvetítővel való együttműködés, amely vállalja az ügyfél papírjainak megőrzését. Azonban a levéltári társaság kiválasztása saját maga számára sem könnyű feladat. Gondosan elemezni kell az összes rendelkezésre álló lehetőséget annak érdekében, hogy előnyben részesítsünk egy megbízható vállalatot, és ne aggódjunk, hogy bezárhatja és leéghet az épület.

Bizonyos típusú dokumentumok tárolásának jellemzői

A hatályos jogszabályokból következik, hogy az elsődleges dokumentációt az archívumba, valamint a nyilvántartásokat, a jelentéstételi és a mérlegdokumentumokat át kell adni. A hivatalos dokumentumok ezen kategóriáinak mindaddig, amíg el nem kerülnek az archívumba, a számviteli helyiségekben kell lenniük, míg egy jogi személynek a papírok biztonságának minden feltételét meg kell adnia: be kell zárni a szekrényeket, be kell tartani a tűz és egyéb biztonságot. A vállalkozáson belül a dokumentáció biztonságáért felelős személyt külön dokumentum nevezi ki.

Ha a vállalkozásnál használják, akkor a törvény szerint ezeket a dokumentumokat széfben vagy speciális szekrényben kell tárolni, egy olyan helyiségben, amely bezárja és garantálja a dokumentáció biztonságát. Az aktuális idõszak kézi feldolgozásának elsõdleges dokumentációját az idõszámítás figyelembevételével nyilvántartásokba kell gyûjteni, amelyeket ezután az archívumba küldünk állandó tárolás céljából.

Mire kell még figyelni?

A bankszámlakivonatok, a készpénzes utalványok és az előlegfizetési jelentések tárolásakor minden dokumentációt meg kell őrizni, figyelembe véve a kronológiát, és kötelezővé tenni a közös szisztematikus tároláshoz. Bizonyos meghatározott kategóriájú dokumentumok (műszakjelentések, munkarendelések) kötés nélkül tárolhatók, de mappákba iktathatók, így semmi sem veszhet el és nem használható fel tisztességtelen célokra.

A dokumentumok megőrzése, valamint az archívumba történő időben történő megküldés elsősorban a főkönyvelő felelősségi körébe tartozik, bár szükség esetén a helyi előírások tartalmazhatják a hatáskör átruházását más személyre. Az elsődleges dokumentáció, beszámoló, mérlegdokumentum kiadása csak bizonyos esetekben lehetséges a főkönyvelő hivatalos megrendelésével. Általában a strukturális részlegeknek nincs hozzáférésük a számviteli dokumentumokhoz. A dokumentumok lefoglalása csak a nyomozó hatóságok, a bíróság vagy más, a törvény szerint megfelelő hatáskörrel rendelkező hatóságok külön kérésére lehetséges. Ebben az esetben a törvénynek megfelelően elkészített hivatalos határozatot kell benyújtani. A lefoglaláskor jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek egyik példányát aláírás ellenében átadják a szervezet képviselőjének.

Az elsődleges dokumentumok tárolási idejét az alábbi táblázat mutatja.

A dokumentumáramlás jellemzői

A "munkafolyamat" kifejezés a dokumentumok mozgatásával összefüggő tényezők komplexumára vonatkozik a papír létrehozásának pillanatától az archiválásig történő átvitelig. Az ütemterv kidolgozása a főkönyvelő felelősségi körébe tartozik, bár egyes vállalkozásokban a dokumentumáramlás specialistájára ruházzák át. Amint azonban a gyakorlat azt mutatja, a leghelyesebb, ha egy ilyen ütemtervet felvesznek a szervezet számviteli politikájába, amelyet aztán egy külön kiadott, a vállalat vezető tisztségviselője által aláírt megrendeléssel hagynak jóvá.

Az ütemezés segítségével összehangolhatja és leegyszerűsítheti a vállalaton belüli tervezési feladatot. Az elsődleges dokumentáció dokumentumfolyam-menetrendje az előadók listája, időintervallumok, amelyeken belül a papírokat el kell küldeni a számviteli osztálynak, valamint azok az időkeretek, amelyekre a könyvelők feldolgozzák azokat. Le kell írni a beszámolási időszakokat, beleértve a mérleget is. Gyakran a számviteli politika tartalmazza az elsődleges dokumentumok tárolási időtartamának szabályozását, és ezt az időszakot vagy egyenértékűvé teszik a törvény által megállapítottal, vagy hosszúnak ítélik, ha a társaság tevékenységének sajátosságai megkövetelik. Az évre vonatkozó beszámoló benyújtásakor a dokumentációt a kialakított eljárásnak megfelelően elkészítik és levéltári tárolóba továbbítják. Ugyanakkor figyelembe veszik, hogy a jövőben szükségessé válhat hasznos adatok kinyerése a tárolás céljából átadott kötetből. Ehhez az esetek mappákra osztása elfogadható, míg a csoportosítást a tartalom magyarázza. Mindegyik mappához rendeljen megfelelő címet.

Tok tárolási funkciók

A vállalkozás tevékenysége során létrehozott összes dokumentáció, amint azt fent említettük, ideiglenes tárolásra és állandóra oszlik. A papírok archívumba történő áthelyezésekor ezeket a kategóriákat külön-külön kell átadni, anélkül, hogy a hivatalos papírokat ugyanazokban a mappákban kevernék. Ebben az esetben a másolatokat el kell különíteni az eredetitől. Ezenkívül külön mappákban kell rendezni a jelentéseket bemutató dokumentációt, terveket évenként és negyedévenként, hónaponként. Egy esetnek tartalmaznia kell egy dokumentációt.

Egy eset csoportosításához használhatja az egy időszakra (negyedévre, évre, hónapra) készített dokumentumokat. Kivételt képeznek az úgynevezett átmeneti kategóriák - például a személyes ügyek, amelyek lezárását nem időzítik a naptári évre. Ha az ügy több hónapon át generált dokumentációt tartalmaz, akkor minden hónapot külön lapra kell különíteni a többitől, rögzítve rajta, hogy az azt követő blokk milyen időszakot jelent. Ebben az esetben legfeljebb 250 lapot lehet egy esetben csoportosítani. A mappa vastagsága legfeljebb 4 cm lehet.

Mire kell még figyelni?

Amint az az archívum fenntartásának szabályaiból kitűnik, ha a dokumentációnak vannak mellékletei, azokat (függetlenül attól, hogy mikor állították össze) csatolni kell a kísérő dokumentációhoz. Általánosságban elmondható, hogy a számviteli dokumentumok archívumának konzisztenciája nagyon fontos, ezért szigorúan be kell tartani. Általános szabályként először kimutatásokat, majd magyarázó feljegyzéseket tesznek közzé, amelyek után a mérleg a csatolt dokumentumokkal egészül ki.

A vállalati alkalmazottak személyes számláinak tárolásának megszervezésekor erre külön esetet kell elkülöníteni, amelyben a dokumentációt évről évre, az időrend szigorú betartása mellett fektetik le. Az éves levelezést mappákba formálják, amelyek jelzik a naptári évet, és dátum szerint is rendszerezik. Minden kérést meg kell válaszolni a válaszra.

Néhány funkció

Az adótörvénykönyvben előírt tárolási időszakok eltérhetnek a számviteli osztály tevékenységét szabályozó törvényekben meghatározott előírásoktól. Egy ilyen eltérés észlelésekor mindenekelőtt ajánlott a hosszabb időintervallumot megfigyelni - ez lehetővé teszi, ha szükséges, hivatkozva a dokumentációra annak felhasználására, még akkor is, ha a jelenlegi szabályok szerint a határidő már lejárt. Ezenkívül az ellenőrző szerveknek nem lehet panaszuk. Emlékeztetni kell egy különleges, 2000-ben közzétett listára is, amely feltünteti a dokumentáció egyes csoportjainak tárolásának időtartamát. Ezt a listát rendszeresen frissítik és kiegészítik, ezért a vállalkozás vezető könyvelőjének és a dokumentumforgalomért felelős osztálynak követnie kell az aktuális információkat.

Ha a tárolási feltételeket megszegték, akkor ennek felelőssége a vállalat vezetője, annak ellenére, hogy a biztonság kérdése elsősorban a főkönyvelő felelősségi körébe tartozik. A megrendelés, a tárolás időtartamának megsértése esetén a társaság bírságot szab ki. Egy tisztviselő számára a büntetés általában két-háromezer rubel között mozog. De ha az elsődleges dokumentációt egyáltalán nem vezetik meg, akkor ötezer vagy annál is nagyobb összegű bírság megfizetésével megbüntethetik őket.

Így a szövetségi „A számvitelről szóló törvény” előírja, hogy az elsődleges dokumentumokat a vállalkozásnál „az állami levéltári ügyek szervezésének szabályai szerint megállapított időtartamig, de legalább öt évig” kell tárolni (17. cikk). Mivel ez a törvény a számviteli kérdéseket szabályozza, ez azt jelenti, hogy ez a követelmény kifejezetten a számviteli bizonylatokra vonatkozik.

Adóokmányok tárolása

Az adótörvénykönyv szerint "az adók kiszámításához és befizetéséhez szükséges számviteli adatokat és egyéb dokumentumokat" 4 évig meg kell őrizni (23. cikk). És az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 283. cikkével összhangban átvitt veszteség összegét igazoló dokumentumokat "az egész időtartam alatt meg kell őrizni, míg a szervezet a korábban kapott veszteségek összegével csökkenti a jelenlegi adóidőszak adóalapját. "

Fontos

Ez az anyag a kivonat Berator "Elsődleges dokumentumok".

A Berator „Elsődleges dokumentumok” lett az első kiadvány Oroszországban, amely abszolút minden információt tartalmaz az „elsődleges” kialakításáról. Mindkét és elektronikus a berator változata.

Sem az adóellenőrök, sem a könyvelők nem tudják, hogyan kell felosztani az elsődleges dokumentumokat a számvitelhez szükségesekre, és azokra, amelyek megerősítik az adók kiszámításának és befizetésének helyességét. Valójában ugyanazokról a dokumentumokról beszélünk. Úgy tűnik, hogy ellentmondás van.

Az orosz pénzügyminisztériumnak más a véleménye. Az osztály tisztviselői 1999. február 9-én kelt, 04-01-10. Számú levelükben "kifejtették", hogy itt nincs ellentmondás. Csak arról van szó, hogy különböző dokumentumokról van szó: egyesek könyvelési, mások adóügyi szempontból szükségesek. De megint egy szó sem arról, hogy az elsődleges dokumentumokat hogyan lehet felosztani könyvelésre és adóra.

Ezért, ha kétségei vannak, a félreértések elkerülése érdekében 5 évig őrizze meg elsődleges könyvelési és adóügyi dokumentumait.

Levéltári jogszabályok követelményei

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a "Számvitelről" szóló törvény és az Adótörvénykönyv mellett a dokumentumok tárolási időtartamát a levéltári jogszabályok szabályozzák. Tehát a szervezetek tevékenysége során előállított tipikus közigazgatási levéltári dokumentumok listájában, feltüntetve a tárolási időtartamokat (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i, 558. sz. Rendeletében jóváhagyva) részletesen bemutatja, hogy mely papírokra van szükség meddig kell tárolni.

Az elsődleges számviteli dokumentumok esetében ez a lista egy 5 éves megőrzési időszakot is meghatároz. De a személyi nyilvántartások dokumentumai (beleértve az alkalmazottak személyes számláit (és ezek hiányában - elszámolási (elszámolási és fizetési) kimutatások)) a lista 75 év megőrzését kötelezi.

A részvénytársaságokban a dokumentumok tárolásának feltételeit az Értékpapír-piaci Szövetségi Bizottság 2003. július 16-i 03 33 / ps számú határozata állapítja meg.

A szervezetek függetlenül határozzák meg, hol tárolják a feldolgozott dokumentumokat. Szóval te meg tudod:

• tárolja a dokumentumokat a vállalatnál;
• nyújtson be dokumentumokat tárolásra az archívumba (nyilvános vagy magán).

Felelősség a dokumentumok tárolására vonatkozó szabályok megsértéséért

Ha az adófelügyelőség az ellenőrzés során rájön, hogy nincsenek elsődleges dokumentumai, számlái vagy számviteli (adó) nyilvántartásai, akkor joga van bírságot szabni a cégére.

Az ilyen jogsértésért kiszabott bírság összege (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke):

• 10 000 rubel, ha egyetlen adóidőszakra vonatkozóan nincsenek számviteli vagy adóügyi dokumentumok;
• 30.000 rubel, ha több adóidőszakra nincsenek számviteli vagy adóügyi dokumentumok;
• A be nem fizetett adó összegének 20% -a, de legalább 40 000 rubel, ha a dokumentumok hiánya az adóalap alábecsülését eredményezte.

Ne feledje, hogy az adóhatóságok csak az elmúlt három évben követelhetik a vállalati dokumentumokat, Ön pedig négy évig megőrizheti azokat. Ez azt jelenti, hogy az adóhatóságok nem jogosultak az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke alapján pénzbírságot kiszabni az Ön cégére az elmúlt (negyedik) év könyvelési vagy adóügyi okmányainak hiánya miatt.

Ezenkívül a számviteli bizonylatok tárolásának rendje és feltételeinek megsértése esetén közigazgatási bírság szabható ki a társaság vezetőjére. A bírság összege 2000 és 3000 rubel között mozog (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. Cikke).

Felhívjuk figyelmét: ez a bírság kiszabható mind a számviteli jogszabályok be nem tartása miatt, amelyek a számviteli dokumentumok tárolásának eljárására és tárolására vonatkoznak, mind az adótörvénykönyv által az adóügyi számviteli dokumentumok tárolására előírt követelmények megsértése miatt.

Ha az adóhatóság megállapítja, hogy Ön megsértette a számviteli bizonylatok tárolására vonatkozó szabályokat, akkor jogában áll jegyzőkönyvet készíteni erről a jogsértésről, és elküldi azt a bírónak, aki eldönti, hogy bírságot szab-e ki cége fejére, vagy nem.

A bíró az iratok tárolási idejének megsértése miatt és a levéltári szolgálat munkatársainak kezdeményezésére büntethet. A büntetés lehet figyelmeztetés vagy pénzbírság. Az állampolgárokra kiszabott bírság összege 100-300 rubel; tisztviselők számára - 300 és 500 rubel között (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.20. cikke).

A dokumentumok tárolásának feltételeinek megsértése ebben az esetben a szervezetek tevékenységében keletkezett tipikus vezetői dokumentumok jegyzékében megállapított feltételek megsértését jelenti (amelyet az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériuma 2010. augusztus 25-i végzésével hagyott jóvá. 558).

Oroszország számos régiója rendelkezik saját levéltári jogszabályokkal, amelyek adminisztratív felelősséget írnak elő a levéltári dokumentumok tárolására vonatkozó szabályok megsértése miatt. Például Moszkvában ez Moszkva városának 2001. november 28-i 67. számú, „A moszkvai archív alapról és levéltárakról” szóló törvénye.

Ne feledje azonban: a regionális hatóságok csak a törvény keretein belül és csak a helyi jogszabályok megsértése esetén állapíthatnak meg közigazgatási felelősséget. Ugyanakkor a tisztviselőkre kiszabott bírság összege nem haladhatja meg az 50 000 rubelt (az Orosz Föderáció közigazgatási törvénykönyvének 3.5. Cikke).

Ha a helyi hatóságok megpróbálnak megbírságolni nem törvényi, hanem egy másik normatív dokumentum (rendelet, rendelet, rendelet) által megállapított normák alapján, vagy a szövetségi és nem regionális jogszabályok megsértése miatt, vagy 50 000 rubel feletti összegért, forduljon bírósághoz: minden esély megvan az ügy megnyerésére.

Bármely könyvelő tudja, hogy minden elsődleges dokumentumot meg kell őrizni egy bizonyos ideig. A nagyvállalatok speciális archívumokkal rendelkeznek a számviteli bizonylatokkal ellátott mappák tárolására. Az elektronikus dokumentumkezelés megjelenésével a dokumentumok bizonyos részét nem lehet kinyomtatni, hanem elektronikus formában tárolni. Az elsődleges dokumentáció tárolásának választott módjától függetlenül a törvényben meghatározott feltételekkel kell dolgoznia. Az alábbiakban beszélünk róluk.

Az elsődleges dokumentumok tárolási időtartamáról általános információkat a 2011.12.06-i 402-FZ számú szövetségi törvény tartalmaz. A jogalkotási aktus ezen része kimondja, hogy az elsődleges terméket legalább öt évig kell tárolnia. A kifejezés még ennél is hosszabb lehet - és mekkora egy adott dokumentum tárolási ideje - mondja az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának rendelete. Ez a dokumentum egy táblázatot tartalmaz az elsődleges könyvelési dokumentumok, adónyilvántartások, személyzeti dokumentumok és egyéb dokumentumok tárolási időszakaival kapcsolatban. A táblázat 1003 elemet tartalmaz, dátummal, dokumentumtípus szerint.

Az elsődleges dokumentumok tárolási ideje a könyvelésben 2017-ben nem változott.

Ne tévessze össze az elsődleges dokumentumok és az adóelszámolási dokumentumok tárolási időszakait. Például a számla adóügyi dokumentum, és csak négy évig tárolható (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 8. szakasza, 1. pontja).

Ne feledje, hogy az elsődleges dokumentumok tárolási időtartama a könyvelési osztályon nem a dokumentum elkészítésének napjától számít, hanem az új jelentési év elejétől (az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának levele).

Például a számlát 2017.24.8-án állították össze. A szabályok szerint a minimális eltarthatósági idő öt év. Ez azt jelenti, hogy egy ilyen számlát nem lehet megsemmisíteni korábban, mint 01.01.2020.

Egyes dokumentumok tárolási ideje az ellenőrzés tényétől függ. Például öt évig meg kell őrizni az előzetes jelentéseket. Ha ebben az időszakban az adóhatóságok nem ellenőrizték őket, a határidő nő (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i végzése, 558. sz.).

A maximális tárolási időtartamot a személyi dokumentumok (megrendelések, alkalmazottak kártyái), különféle fizetési dokumentumok határozzák meg. Az ilyen dokumentumokat legalább 75 évig meg kell őriznie.

Tárolja az elektronikus dokumentumokat Diadoca-ban - biztonságosabb, mint egy személyi számítógépen. Az összes dokumentumot több példányban, különböző szervereken tárolják, ami lehetetlenné teszi az információk elvesztését. Értékelje a Diadoc lehetőségeit ingyen a "Korlátlanul 2 hónapig" promócióval.

Elektronikus dokumentumok tárolási ideje

A törvény kimondja, hogy az elsődleges szervezet papíralapú és elektronikus formában is elkészíthető (a 2011.12.06-i szövetségi törvény 5. része, 402-FZ). Ha egy elektronikus dokumentumot a jogszabályoknak megfelelően készítenek, akkor annak megőrzési ideje ugyanaz, mint a papíralapú változat esetében.

Nincs egyetlen program a dokumentumok elektronikus tárolására. Így a fizetési megbízások az ügyfél-bank bankrendszerben tárolhatók. Az elsődleges dokumentumok, például a számlák, az UPD-aktusok, egy olyan könyvelési programban vagy szolgáltatásban tárolhatók, amelyen keresztül az elektronikus dokumentumáramlás történik. Lehetőség van elektronikus dokumentumok tárolására egy speciális elektronikus archívumban vagy a felhőben is. Az elektronikus dokumentumokat különböző módon tárolhatja, a főkönyvelő feladata biztonságuk és olvashatóságuk biztosítása évek után is.

Tehát foglaljuk össze. Arra a kérdésre, hogy mi a törvényben megállapított minimális tárolási idő az elsődleges könyvelési bizonylatokra, nyugodtan lehet válaszolni - öt év. Az elektronikus dokumentumok megőrzési ideje kiszámítható a papír alapú dokumentumok megőrzési időszakaiból. Ezek az időpontok megegyeznek. A dokumentumok tárolásának választott módszerét tükröznie kell a számviteli politikában.