Minden szervezetben különleges helyet foglal el a szervezeti adminisztratív dokumentumokat, szervezési és adminisztratív kérdések megoldását rögzítik, ebben a cikkben megtudjuk, mely dokumentumok minősülnek adminisztratív dokumentációnak, miben különböznek egymástól, valamint hogyan kell az adminisztratív dokumentumokat elkészíteni.
A szervezeti és ügyviteli dokumentumok lebonyolításának jogalapja:
Előírások;
Felsőbb hatóságok bizonyos utasításai;
Vezetői tevékenységek végzése a kijelölt feladatok elvégzése érdekében;
A vezetői apparátus teljes munkájának jogi szabályozásának szükségessége.
Az adminisztratív dokumentumok a következők:
Megoldások– jogi aktus, miniszterek, bizottságok, osztályok tanácsadó vagy testületi testülete munkaügyi tevékenységük legalapvetőbb kérdéseinek megoldására;
Előírások– a központi kormányzati szervek által az e szervek előtt álló alapvető feladatok megoldása és magatartási szabályok megállapítása érdekében elfogadott jogi aktus;
Útvonalak– hatósági jogi aktus a kormány irányítja módszertani és információs jellegű kérdések megoldására;
Megrendelések– jogi aktus, amelyet a kormányzati szervek vezetői adnak ki az e szervek működési és főbb feladatainak megoldására;
Megrendelések- olyan jogi aktus, amelyet kizárólag a vezető ad ki működési problémák megoldására.
Ezen adminisztratív dokumentumok közötti különbség a következőkből áll:
1. A felvetett kérdések megoldásának eljárása;
2. A bennük tárgyalt kérdések listája.
Az adminisztratív dokumentumok besorolása attól függ, hogy milyen sorrendben döntenek a kérdéses kérdésben:
1. Egyetlen szerv adta ki:
o Megrendelés;
o Útvonalak;
o Megrendelések.
2. Kollégiumi szervek által közzétett:
o határozat;
o Szabályzat.
Ügyviteli dokumentumok elkészítése a gyakorlatban
A munkatevékenységben kereskedelmi szervezetek az egyes végrehajtó szerveknél adminisztratív dokumentumokat használnak: utasításokat, utasításokat, amelyeket mind az állami irányító szervek, mind a vállalatvezetők adnak ki. Megbízásra akkor kerül sor, ha a társaság elnöke vagy a vállalkozás vezérigazgatója a megcélzott tevékenység alapján jogszabály kibocsátása mellett dönt, akkor ebben az esetben végzést kell készíteni. A sorrendnek kell a legtöbbet tükröznie fontos kérdéseket amelyek a vállalkozás tevékenységéhez kapcsolódnak. E megrendelés célja- Ez egy megoldás a szervezet előtt álló feladatok tisztázására. A végzés jóváhagyja a szabályzatokat, listákat, nómenklatúrát, jelentéseket, árjegyzékeket, személyi állományt, valamint szabványos dokumentumnyomtatványokat. Tudnia kell, hogy a dokumentumot hivatalos személyek is jóváhagyhatják.
A gyakorlatban 2 típusú jóváhagyás létezik:
Rendelés
Végrehajtó szervek
Sokkal gyakrabban használják a jóváhagyást megrendeléssel, mivel ez nem csak egy dokumentum jóváhagyását teszi lehetővé, hanem annak jelzését is, amikor a dokumentum hatályba lép. A végzés különféle okiratok aláírására, valamint meghatalmazások visszavonására és eljárás megszüntetésére adhat lehetőséget. különféle típusok Termékek.
Mikor adják ki a parancsot?
Ha a szervezet vezetője úgy dönt, hogy jogszabályt ad ki a szervezet munkaügyi tevékenységének aktuális és működési kérdéseiről, ebben az esetben el kell készíteni egy végzést, amelyet konkrét cél megoldásorientált konkrét kérdéseket. A megbízás általában csak a munkavállalók szűk körét érinti, és nincs hosszú érvényességi ideje.
Mikor készül az utasítás?
Az utasításokat alapvetően állami irányító testületek adják ki, de az ügyvezetőnek is joga van kiadni ez a típus dokumentum. Ezeket az utasításokat információs, adminisztratív vagy operatív jellegű kérdésekben lehet kiadni,
Megoldás készítése
A határozat kiadása csak a szervezet fő kérdésére vonatkozik. A határozat megalkotásánál figyelembe kell venni a határozat szövegét, amely egy adminisztratív és egy megállapító részből áll. Az adminisztratív rész tartalmazza a szükséges döntést meghozó testületi testület nevét.
A közigazgatási okmányok nyilvántartásának sajátosságai
Az aláírási jog az egyedüli végrehajtó ügynökség(igazgató, főigazgató, elnök);
Adminisztratív dokumentumok közösek;
Az adminisztratív dokumentum 2 részből áll: megállapító és adminisztratív;
Ez a dokumentum az aláírás napjától lép hatályba;
adminisztratív dokumentum hosszú távú hatása van, és egyszeri jellegű is lehet;
Minden adminisztratív dokumentumnak tartalmaznia kell egy záradékot a dokumentum végrehajtóhoz történő eljuttatásáról;
A végrehajtás időtartama ennek a dokumentumnak ben megadott időszakokban naptári napok, ennek a dokumentumnak egyértelmű végrehajtási dátuma is lehet;
Elosztási dokumentum más ügyintézési okmánnyal módosítható vagy törölhető;
A végrehajtott adminisztratív iratokat nyilvántartásba kell venni.
A dokumentumok a következőkből állnak egyedi elemek, amelyeket részleteknek szoktak nevezni A lat. requisitum – szükséges, szükséges). A dokumentum részleteinek halmaza tükrözi annak formáját.
Ezért ahhoz, hogy egy dokumentum megfeleljen a céljának, az e dokumentumkategóriára elfogadott formanyomtatványnak megfelelően kell elkészíteni. Bizonyító (jogi) erejük az iratok teljességétől és kivitelezésének minőségétől függ, hiszen bizonyítékként, megerősítésként szolgálnak. konkrét tények, jelenségek, események.
1991. január 1-től napjainkig bevezették a GOST 6.38-90 szervezeti és adminisztratív dokumentációra vonatkozó szabványt, amelyet a testületek szervezeti, adminisztratív és végrehajtó tevékenységének tervezésénél használnak. államhatalomés a menedzsment, valamint a nekik alárendelt vállalkozások és szervezetek. Ez a szabvány 31 részletet határoz meg (elhelyezésüket az 1. és 2. függelék diagramjai mutatják).
Az okirat akkor rendelkezik jogerővel, ha az ilyen típusú dokumentumhoz szükséges adatok rendelkezésre állnak. Például a levélhez szükséges adatok a szervezet neve, postacíme, címzettje, a szöveg címe, dátum, index, szöveg, aláírások, a művész vezetékneve és telefonszáma.
Az iratkészítés és feldolgozás során az adatok összetétele kiegészíthető egyéb részletekkel, ha azt az irat célja, feldolgozása stb.
Megjegyzendő, hogy a dokumentumokat gyakran kétféle nyomtatványon készítik: egy kézbesítő levél nyomtatványon és egy közös nyomtatványon az összes többi dokumentumhoz. Ezek a formák állandó, hosszanti vagy szögletes elrendezésű részletekkel rendelkeznek. Papíron A3 (297 x 420 mm), A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) formátumban készülnek.
A két vagy több szervezet nevében készített dokumentumokat formanyomtatvány nélkül adják ki.
A dokumentum adatainak nyilvántartása
1. Az állam jelvényének képe. Ez a kép az adminisztratív dokumentumok és levelek felső margójára kerül.
2. A szervezet jelképe. Az állami jelvény alatt és az okmány felső mezőjében adják ki.
3. A díjak képe. Ezt az attribútumot nem törölték, de jelenleg nem használják a dokumentumokban.
4. Szervezeti kód az orosz Vállalkozások és Szervezetek Osztályozója szerint. Számok formájában adják ki a dokumentum első oldalának jobb felső részén (ha van ilyen kód hozzárendelve).
5. Dokumentumkód a Vezetési Dokumentáció orosz osztályozója szerint. Számok formájában is kiállítják az okmány jobb felső részében (ha szükséges).
6. A minisztérium vagy magasabb osztály neve. A tanszéki alárendeltséggel rendelkező állami vállalatok fejléces papírján a dokumentum tetején elhelyezve.
8. A szerkezeti egység megnevezése. A szervezet neve alatt elhelyezve abban az esetben, ha a dokumentumokat a szervezetek szervezeti részlegei bocsátják ki.
9. Távközlési cégindex, posta- és távírócím, távírószám, faxszám, telefonszám, bankszámlaszám. A szervezet neve alább látható. Például: 630011, Novoszibirszk, st. Kirova, 76, tel. 66-12-72, fax 66-01-12, számla sz.
10. A bizonylattípus neve. A dokumentum címének meg kell egyeznie a dokumentált vezetői tevékenység tartalmával.
11. Dátum. Az aláírás, az okirat kiállítása, az ülés, a testületi ülés, az irat elküldése vagy átvétele napján arab számokkal készül. Például: 01/06/97. Először az évet, majd a hónapot és a hónap napját szabad feltüntetni, például: 01/97/29. A pénzügyi jellegű információkat tartalmazó dokumentumok szövegeiben megengedett a dátumok verbális-numerikus formázási módja, például: 1997. január 30.
12. Tárgymutató. A keletkezett és beérkezett bizonylatok mutatója egy sorszámból áll (naptári év elejétől), amely kiegészíthető az ügyek nómenklatúrájának megfelelő indexszel, az alkalmazott osztályozó indexével (levelezők, üzleti kérdések stb.). ). A több szervezet által közösen összeállított dokumentumokon a szerzők nyilvántartási mutatói perjellel vannak feltüntetve a szerzők feltüntetésének sorrendjében (balról jobbra).
14. A dokumentum összeállításának vagy kiadásának helye. A hivatalos levél kivételével minden dokumentumon fel kell tüntetni a dokumentumot létrehozó vállalkozás helyét. Például:?. Novoszibirszk: Novoszibirszk régió, p. Elégedett.
15. Dokumentum hozzáférést korlátozó bélyegző. A dokumentum első oldalának felső részének jobb oldalán található. Ha a „For hivatalos használat", ez a dokumentum csak munkahelyen használható. Az ilyen dokumentumokat a többitől elkülönítve kell rögzíteni. A „Titkos” bélyegző feltüntetése esetén csak a speciális engedéllyel rendelkező munkavállalók bizonyos köre dolgozhat ezzel a dokumentummal. A titkos dokumentumokkal való munkavégzés külön utasítások szerint történik, amelyeket minden olyan alkalmazott ismer, aki jogosult arra, hogy ezzel a dokumentumcsoporttal dolgozzon.
16. Címzett. A dokumentumokat a szervezetnek, annak strukturális részlegeinek vagy egy meghatározott tisztviselőnek címzik. Ha egy dokumentumot egy szervezethez vagy annak strukturális egységéhez címeznek tisztségviselő megjelölése nélkül, nevüket névelővel írják. Például:
Kulturális Minisztérium
Orosz Föderáció
Ügykezelő
Ha egy dokumentumot tisztviselőnek küldenek, a szervezet nevét névelőben, a címzett beosztását és vezetéknevét pedig datív esetben kell feltüntetni. Például:
Az Orosz Föderáció Általános és Szakmai Oktatási Minisztériuma
Ügykezelő
A vezető szakember A.I
A szervezet vezetőjének címzett irat megnevezése a munkakör megnevezésében és a címzettben szerepel. Például:
vezérigazgatónak"Agroprom" Egyesület
Ivanov I.I.
Ha egy dokumentumot több homogén szervezetnek címeznek, azokat általánosságban kell feltüntetni. Például:
A regionális járási igazgatás vezetői
A teljes postai cím feltüntetésre kerül az egyszeri levelezőknek történő dokumentum küldésekor. Például:
A magazin szerkesztősége " Új világ»
103806, GSP, Moszkva, K-6, Maly Putinkovsky lane, 1/2
A dokumentum legfeljebb négy címzettet tartalmazhat. Az ilyen dokumentum minden példányát alá kell írni. Ha egy dokumentumot négynél több címre küldenek, akkor a rendszer egy levelezőlistát állít össze, és minden dokumentumpéldányon csak egy címzett szerepel.
A „Másolat” szó nem kerül a második, harmadik, negyedik címzett elé.
Az irat magánszemélynek címezésekor először a postacímet, majd a címzett vezetéknevét és kezdőbetűit tüntesse fel, pl.
630102, Novoszibirszk,
utca. Mira, 11, apt. 12
Gulyaev A.N.
17. Dokumentum jóváhagyási bélyegző. Az okirat-jóváhagyási bélyegző az irat első oldalának jobb felső részébe kerül, és a „JÓVÁHAGYÁS” szóból, az okirat jóváhagyója beosztásának nevéből, személyes aláírásból, átiratából és dátumból áll, példa:
JÓVÁHAGYOM
Helyettes Az adminisztráció vezetője A.A. Ivanov
Ha egy dokumentumot egy magasabb szintű vagy harmadik fél szervezet vezetője hagy jóvá, akkor a szervezet neve szerepel a munkakörben, például:
JÓVÁHAGYOM
általános miniszter és
szakképzés
V.G.Dyakin
Ha egy dokumentumot határozattal, határozattal, végzéssel, jegyzőkönyvvel hagynak jóvá, a jóváhagyó bélyegző a „JÓVÁHAGYOTT” szóból, az irat elöljáróban elnevezéséből, dátumából és sorszámából áll, pl.
JÓVÁHAGYOTT
Iskolaigazgatói rendeletre" 97.02.20.34. sz
JÓVÁHAGYOTT
A találkozás percei
iskolai személyzet
18. Határozat. Az állásfoglalás utasítást ad a dokumentumban rögzített határozat, állásfoglalás stb. Az állásfoglalásnak tartalmaznia kell a következő elemeket: az előadó(k) neve, a megrendelés tartalma, határidő, aláírás, dátum. Ha a határozatban több név szerepel, a felelős végrehajtó kerül feltüntetésre, ha pedig nincs ilyen utasítás, akkor a határozatban elsőként megnevezett személy a végrehajtó. Azon iratokon, amelyek végrehajtásához nem szükséges további utasítás, a határozatban fel kell tüntetni a végrehajtót, a határozat szerzőjének aláírását és a dátumot.
19. Cím a szöveghez. A dokumentum tartalmának összefoglalása a szöveg címében található. A lehető legrövidebbnek és tömörebbnek kell lennie, pontosan átadva a szöveg jelentését. A címnek nyelvtanilag összhangban kell lennie a dokumentum címével, például: végzés (miről?) „Az 1997. első félévi munka eredményeiről”; A (mi?) „Pedagógiai Tanács ülései” jegyzőkönyve.
Az A5-ös dokumentumokon a szöveghez nem lehet címet adni.
20. Ellenőrző jel. A dokumentumok teljesítésének határideje a vezetői határozatban van feltüntetve, ha az nincs meghatározva, az ellenőrzési bizonylat időtartama egy hónapban vagy a dokumentumban feltüntetett módon kerül meghatározásra.
21. Szöveg. A dokumentumok szövege elkészíthető kérdőív, táblázat formájában, lehet szabad szöveg, vagy különböző formák kombinációja. Ha egy folyamatos szöveg több határozatot, következtetést stb. tartalmaz, akkor azt szakaszokra, alfejezetekre, bekezdésekre kell bontani, amelyek arab számmal vannak számozva.
Az adminisztratív dokumentumokban a szöveg egyes szám első személyben szerepel ("rendelek", "javaslom", "kérem"). A testületi testületek ügyviteli irataiban a szöveg egyes szám harmadik személyben szerepel („meghatározza”, „döntött”). A közös adminisztratív dokumentumokban a szöveg többes szám első személyben jelenik meg („elrendelt”, „meghatározta”).
A jegyzőkönyv szövege többes szám harmadik személyben jelenik meg („meghallgatta”, „megszólalt”, „döntött”).
A jogokat és kötelezettségeket megállapító dokumentumokban (szabályzatok, utasítások), valamint a tények leírását vagy értékelését (cselekmények, bizonyítványok) tartalmazó dokumentumokban az egyes vagy többes szám harmadik személyben történő szöveges bemutatási formát alkalmazzák ("a részleg látja el a funkciókat"). , „a vezetőség magában foglalja” , „a létrehozott jutalék”).
A betűkben a következő megjelenési formákat használjuk: többes szám első személy („kérem, küldje el”), egyes szám első személy („szükségesnek tartom”, „kérem, emelje ki”), egyes szám harmadik személy („az adminisztráció nem tiltakozik”, „bizottság” a közgazdaságtanban lehetségesnek tartja"),
22. Jelölje meg az alkalmazás jelenlétét. Ha a dokumentumnak a szövegben megnevezett mellékletei vannak, akkor azokról megjegyzés készül következő űrlapot:
Felhasználás: 10 l-re. 3 példányban.
Ha a szövegben nincs megnevezve a pályázatok, akkor a nevüket, a lapok számát és az egyes példányok számát fel kell tüntetni. Például:
Alkalmazások: 1. Személyasztal 4 lapra. 3 példányban. 2. Költségbecslés 3 literre. 3 példányban.
Az ügyintézési okmány mellékletén a jobb felső sarokban jelölni kell a közigazgatási okmány nevét, dátumát és számát. Például:
Alkalmazás
az állásfoglaláshoz
regionális közigazgatás
23. Aláírás. Ez a részlet tartalmazza a dollár nevét
a dokumentumot aláíró személy személyazonossága (teljes, ha az irat
a nyomtatványon nem adták ki, és az okmányon rövidítve, kiállított
számú nyomtatványon), személyes aláírása és annak átirata. Például:
Tervezési és kivitelezési igazgató
és Műszaki Intézet
automatizált rendszerek
ellenőrzés Aláírás
N. A. Szergejev
Az intézet igazgatója Aláírás N.A. Szergejev
Ha egy dokumentumot több tisztviselő ír alá, az aláírásukat a betöltött tisztségnek megfelelő sorrendben egymás alá helyezik. Például:
Aláírás Aláírás
V.V.Volkov V.M.Semenova
Üzemigazgató főkönyvelő
Ha egy dokumentumot több azonos beosztású személy ír alá, az aláírásuk azonos szintre kerül. Például:
Az Orosz Föderáció kommunikációs miniszterhelyettese
Az Orosz Föderáció közlekedési miniszterhelyettese
A jóváhagyási jeleket az „aláírás” attribútum alatt vagy egy külön jóváhagyási lapon kell elhelyezni.
Jegyzet. Az „aláírás”, „jóváhagyási bélyegző” és „jóváhagyási bélyegző” adatoknak fel kell tüntetniük az okmányt jóváhagyó vagy jóváhagyó személy tényleges beosztását, kezdőbetűit és vezetéknevét. A munkakör megnevezése elé tilos a „For” előszót vagy perjelet tenni.
25. Vízumok. Az irat záradékolásakor a személyes aláírás mellett annak átiratát és dátumát is megadják. Ha szükséges, tüntesse fel a vízum birtokosának pozícióját. Például:
(Kirsanova)
Aláírás 97.01.20
Aláírás A.A.Petrov Aláírás A.V.Smirnov
24. Jóváhagyó bélyegző. A „MEGÁLLAPODTA” szóból áll,
annak a személynek a beosztásának megnevezése, akivel a dokumentumot egyeztetik (beleértve a szervezet nevét), személyes aláírását, átiratát és dátumát. Például:
EGYETÉRT
Tanszékvezető
kezdeti szakember
Általános Oktatási Minisztérium
és a szakképzés
E. Ya
Ha a jóváhagyást testületi testület vagy levélben adják meg, a jóváhagyó bélyegzőt az alábbiak szerint kell elkészíteni:
EGYETÉRT
Egy értekezlet jegyzőkönyve. . .
Pedagógiai Tanács 97.02.10. 5. sz
vagy MEGÁLLAPODTAK
Az Orosz Föderáció Főlevéltárának levele 10,02,97 No. 01-4/270
2. bizottsági elnök
kezdeti szakember számára
oktatás
Ja.Ja.Borgeno
A hivatalos levelekben egy példányt záradékolnak, amely a szervezet aktájában marad. A parancsokban, utasításokban, határozatokban az első példányt (eredeti) záradékolják.
26. Nyomtatás. A tisztségviselői jogokat igazoló, a kiadás tényét rögzítő iratokon Pénzés az anyagi javak, valamint a jogszabályokban kifejezetten előírtak szerint a felelős személy aláírását pecséttel (bélyegzővel, körben) kell igazolni. A pecsétlenyomatot úgy kell elhelyezni, hogy az a dokumentumot aláíró személy munkakörének egy részét fedje. Például:
Tanszékvezető
M.P. G. V. Szidorov
27. Jelölés az okmány másolatának hitelesítésén. Az okiratmásolat hitelesítésekor az „Aláírás” feltétel alá helyezze el a „Tény” hitelesítő feliratot, a másolatot hitelesítő beosztását, személyes aláírását, átiratát és a hitelesítés dátumát. Például:
A.S.Smirnov
HR mérnök
A dokumentumok másolatának más szervezetnek történő megküldésekor, illetve átadásakor a hitelesítő aláírást pecséttel igazolják.
28. Az előadó (összeállító) vezetékneve és telefonszáma.
Ezek a dokumentum utolsó lapjának elülső oldalán, vagy ha nincs hely, hátulján, a bal alsó sarokban találhatók. Például:
Aksenov 22-50-32
29. Jegyzet az irat lebonyolításáról és irattárba küldéséről.
Ennek a jelölésnek a következő információkat kell tartalmaznia:
rövid tájékoztatás a végrehajtásról, vagy ha van megfelelő dokumentum, hivatkozás a dátumra és a számra;
a „Vdelo” szavak;
a fájl száma, amelyben a dokumentumot tárolni fogják.
Az irat lebonyolításáról és irattárba küldéséről szóló feljegyzést az irat végrehajtójának, illetve annak a szerkezeti egységnek a vezetőjének kell aláírnia és dátummal ellátnia, amelyben az irat készült.
30. Jelölje meg az adatátvitelt gépi adathordozóra. Tartalmazza a „Gépi adathordozóra átvitt információ” bejegyzést, személy aláírása az adattovábbításért felelős személy, valamint az adattovábbítás időpontja.
31. Jelölje az irat átvételén. A dokumentum első lapjának alján található, és tartalmazza a dokumentumot fogadó szervezet rövidített nevét, a dokumentum kézhezvételének dátumát és indexét.
Dokumentumkövetelmények
nyomtatási eszközökkel készült
Az A4-es formátumú nyomtatványokon a dokumentumok szövegét másfél sorközzel, az A5-ös formátumú nyomtatványokon - egy sorközzel nyomtatjuk. A nyomtatásra előkészített dokumentumok szövegei két sorközzel nyomtathatók.
A több sorból álló részletek (a szöveg kivételével) egy sorközzel kerülnek nyomtatásra. A „címzett”, „jóváhagyási bélyegző”, „kérelem meglétének jelzése”, „jóváhagyási bélyegző” adatok többi része másfél-két sorközzel van elválasztva egymástól. Például:
EGYETÉRT
A szervezet vezetője
L.I.Petrov
A dokumentum részleteit két vagy három sorköz választja el egymástól.
A dokumentumtípus neve nagybetűkkel van nyomtatva.
Az „aláírás” attribútumban szereplő aláírás átirata a munkakör megnevezésének utolsó sorának szintjén kerül nyomtatásra, szóköz nélkül a kezdőbetűk és a vezetéknév között.
A többsoros részletek maximális hossza 28 karakter. Ha a szöveg címe meghaladja a 150 karaktert (öt sort), akkor a jobb margó széléig bővíthető. A cím végén nincs pont.
A dokumentumok nyomtatásakor nyolc szabványos fül pozíciót használnak:
0 - a bal margó szélétől a részletek kinyomtatásához „címsor a szöveghez”, „szöveg” (bekezdések nélkül), „jelölés egy alkalmazás jelenlétéről”, „az előadó vezetékneve és telefonszáma”, „ jelzés az irat elkészítéséről és az ügynek történő megküldéséről” ”, a beosztás megnevezése a részletekben „aláírás” és „jóváhagyási bélyegző”, a „Helyes” hitelesítő felirat, valamint a „MEGhallgatott”, „ MEGBESZÉLTETT”, „DÖNTÖTT”, „HATÁROZOTT*”, „RENDELEM”, „JAvaslom”;
Ha több jóváhagyási és jóváhagyási jel van, akkor azokat a tabulátor 0. és 5. pozíciójától kezdve függőleges sorokban egy szintre kell elhelyezni.
Ha a dokumentum szövege megjegyzéseket vagy hivatkozást tartalmaz a közzététel alapjául szolgáló dokumentumra, külön bekezdésben kiemelve, akkor a „Megjegyzés” és az „Alap” szavakat a táblázatkezelő 0. helyéről nyomtatjuk ki, és a a rájuk vonatkozó szöveg egy sorközzel kerül kinyomtatásra.
Két vagy több oldalas dokumentumok elkészítésekor a második és az azt követő oldalakat számozni kell. Az oldalszámok a lap felső margójának közepén helyezkednek el, arab számokkal az „oldal” („oldal”) szó és írásjelek nélkül.
A nyomtatványokra vonatkozó követelmények
A részletek összetételét és az űrlapon való elrendezésük sorrendjét a GOST 6.38-90 határozza meg.
A nyomtatványok kétféleek lehetnek: egy nyomtatvány a levelekhez és egy általános nyomtatvány más típusú szervezeti és adminisztratív dokumentumokhoz. Adott típusú bizonylatokhoz nyomtatványok készítése akkor engedélyezett, ha évente 200-nál több ilyen dokumentum jön létre.
Az űrlapoknak két formátuma létezik - A4 és A5 a GOST 9327 szerint. Mindegyik típus formája a részletek szögletes vagy hosszanti elrendezése alapján készül. A nyomtatványokon található adatok elhelyezkedését és méretét a melléklet tartalmazza. 1.1 és 1.2.
Az okmánylapokon a fejléc rész adatai középre helyezve (az egyes részletsorok eleje és vége kikerül a terület határaiból) vagy zászló (minden adatsor a terület bal határától kezdődik ) módszerrel.
A szögletes részletelrendezésű nyomtatványokon az állami jelkép képe az űrlap felső mezőjében, a szervezetek nevének sorainak közepe fölött, a hosszirányú elrendezésű űrlapokon pedig a felső mező közepén található. . A kép átmérője nem haladhatja meg a 20 mm-t.
A szervezet (teljes, rövidített vagy rövidített), a felsőbb hatóságok, valamint a szerkezeti egység nevének meg kell egyeznie a vonatkozó jogszabályokban meghatározott elnevezésekkel. A szerkezeti egység neve nyomdailag és géppel egyaránt nyomtatható.
A szervezet logójaként kell használni védjegy(szolgálati jel), a megállapított eljárás szerint nyilvántartásba vették. Az embléma képének a szervezet nevének szintjén kell elhelyezkednie.
A levélpapírokon a következő adatok szerepelnek: „a hírközlési cég mutatója, postai és távírói címe, távíró (előfizetői távíró) száma, telefonszám, bankszámlaszám”, „dátum”, „index”, „link az indexre és dátumra” a bejövő bizonylat "", "OKUD szerinti levélkód", "OKPO szerinti szervezeti kód".
Az általános nyomtatványokon a következő adatok szerepelnek: „dátum”, „mutató”, „összeállítás vagy megjelenés helye”, „OKPO szerinti szervezeti kód”.
Űrlapok nyomtatásakor a GOST 3489.2, GOST 3489.6, GOST 3489.10 és GOST 3489.33 szerint 6-16 pontos méretű tipográfiai betűtípusokat kell használni. A „szervezetnév” kellékek megtervezéséhez kézzel rajzolt betűtípusok használata megengedett 6-tól 24-ig.
Az okmánylapoknak margóknak kell lenniük: bal - 20 mm, felül - legalább 10 mm, jobb és alsó - legalább 8 mm.
A dokumentumok nyomtatványait fehér papírra vagy világos színű papírra kell nyomtatni, gazdag színű tintával, amely lehetővé teszi a dokumentumok online nyomtatási eszközökkel történő sokszorosítását.
A sablonos szövegrészek nyomtatványokra történő nyomtatásakor a szomszédos sorok alját, amelyekbe géppel írt szöveg kerül beírásra, olyan távolságra kell elhelyezni, amely az írógépek sortávolságának többszöröse.
A mezőkre és az egyes részletekre vonatkozó korlátozó jelöléseket az űrlapon sarkok vagy más jelölések formájában alkalmazzák. A hajtogatásra és a lyukasztásra szolgáló nyomtatványok lyukasztással történő megjelölése megengedett.
Ha egy dokumentumot több nyelven hoz létre, az űrlap adatait ezeken a nyelveken kell megkettőzni.
Az adminisztratív dokumentum az irodai munka fontos eleme minden kereskedelmi ill kormányzati szervezet. Cikkünkben elmondjuk, milyen típusú adminisztratív dokumentumok léteznek, mi a végrehajtásuk és tárolásuk eljárása. Itt is bemutatunk néhány példát adminisztratív dokumentumokra.
Bármely szervezetben, annak szervezeti és jogi formájától, termelési felépítésétől és tevékenységi jellegétől függetlenül végrehajtható és adminisztratív eljárás a vonatkozó dokumentumok közzétételével.
A vállalkozás vezető testülete ügyintézési okirat útján biztosítja a rábízott feladatok végrehajtását, így különösen forráskiegyenlítésre, fejlesztésre vonatkozhat. szervezeti struktúra, a szervezet fő tevékenységeinek elvégzésének módjai és sok más, a termelési folyamat során felmerülő vállalkozáson belüli kérdés.
Az adminisztratív dokumentumokban foglalt döntések vertikális irányítási rendszert képviselnek, amely a vállalkozás vezetőjétől a strukturális részlegekig és közvetlenül a teljesítőkig (alkalmazottakig) jut el. Az adminisztratív okmány jogerős és vonatkozik jogi aktusok, melynek segítségével a menedzsment területén felmerülő kérdések megoldódnak. Az ügyviteli iratok címzettjei: szerkezeti egységek, meghatározott intézmények, alkalmazottak és tisztviselők, akikkel bizonyos igazgatási és jogviszony keletkezik. A művelettől függően az adminisztratív dokumentumokat a következő típusokra osztják:
Az adminisztratív dokumentumok leggyakoribb típusai a következők:
Minden dokumentumnak meg kell felelnie a jogalkotási aktusok követelményeinek, és nem tartalmazhat jogszabályba ütköző rendelkezéseket.
Bármely adminisztratív dokumentum elkészítése hasonló módon történik, és a nyilvántartásba vételnek eltérő végső szakasza van. Javasoljuk, hogy az adminisztratív dokumentumok elkészítésének és feldolgozásának rendjét az egyes szervezeteknél az irodavezetési utasításokban rögzítsék. Általában tartalmazza a dokumentumtervezeten végzett munka során végrehajtandó műveletek sorrendjét és azokat a követelményeket, amelyek biztosítják a dokumentum jogi oldalát.
Általában az adminisztratív dokumentum elkészítése több szakaszra osztható:
Az adminisztratív okmány típusa meghatározza tartalmának jellegét, ugyanakkor két fő részből áll:
Azon vállalkozások vezetésének címzett adminisztratív dokumentumok, amelyek tevékenysége a parancsegység elvein alapul, egyes szám első személyben készül (például „megrendelem”, „javaslom” stb.). A testületi szervek által készített ügyviteli iratokat egyes szám harmadik személyben kell írni (például „meghatározza”, „döntött” stb.). Ezek a szavak elválasztják a kijelentő részt az adminisztratív résztől, és külön sorba vannak nyomtatva nagy betűkkel. Azokban az esetekben, amikor az adminisztratív rész különböző cselekmények végrehajtását foglalja magában több előadó bevonásával, azt külön, arab számokkal számozott bekezdésekre kell osztani. Minden egyes tétel végrehajtásáért meghatározott végrehajtónak kell felelnie, amit az adminisztratív részben az előírt intézkedés és a dokumentum teljesítésének határideje megjelölésével is meg kell jelölni. A dokumentum elkészítésének határidejének meg kell egyeznie a várható munka mennyiségével. Ugyanakkor figyelembe kell venni a konkrét előadók információinak továbbításához szükséges időt. Általános szabály, hogy az esedékesség időpontja minden egyes feladathoz egyedileg kerül meghatározásra, de lehet teljes időtartam végrehajtása az adminisztratív dokumentumban megjelölt összes pontra vonatkozóan. Az adminisztratív rész szövegének végén azon dokumentumok listája található, amelyek hatályukat vesztették, vagy új törvény közzététele kapcsán módosulhatnak. Az olyan adminisztratív dokumentumokban, mint a határozatok, utasítások és utasítások, az utolsó bekezdés jelzi a dokumentum végrehajtásáért felelős személyt.
Az adminisztratív dokumentum kialakítása a tartalom jellegétől függ. Így a szokásos vezetési helyzetekre, amikor egy szervezet létrehozásáról, átszervezéséről vagy felszámolásáról, a felelősségi körök megosztásáról vagy megváltoztatásáról, a szervezet alapszabályának módosításáról stb. kell végzést kiadni, létezik egy egységes formanyomtatvány, amely biztosítja az információk szükséges tartalma és elrendezésének rendje. A személyzetre vonatkozó utasításokat az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 1997. október 30-i 71a. sz. határozatában jóváhagyott követelményeknek és egységes formanyomtatványoknak megfelelően állítják össze. 2013 óta adathasználat egységes formák opcionális. Az adminisztratív dokumentumok nyilvántartása általános A4-es nyomtatványon történik. A részletek összetétele a következőket tartalmazza:
Az adminisztratív okmányt az összes érdekelt személlyel (vagy szervezettel) egyeztetni és aláírni kell. Az aláírás előtt a projektet az első példányon közvetlenül a szerzője és a projektet jóváhagyásra benyújtó szervezeti egység vezetője záradékkal hagyja jóvá, valamint a dokumentumban szereplő valamennyi végrehajtó, felelős tisztségviselők és jogász. Adminisztratív iratok tervezetei, amelyek elkészítése megköveteli pénzügyi támogatás, összhangban kell lennie pénzügyi szolgáltatások. Ha valamely adminisztratív dokumentum tervezetéről nem születik megállapodás, annak indokolással ellátott következtetést kell tartalmaznia. A dokumentum aláírása előtt gondosan ellenőrizni kell annak tartalmát, különösen Speciális figyelem minden érdeklődő digitális adataihoz és nevéhez adjuk. A testületi testületek által elfogadott ügyviteli irattervezetek (határozatok, határozatok) egyeztetése üléseken történik, amelyek során a tartalom megváltoztatható, kiegészíthető. A véglegesített dokumentumtervezetet egy következő ülésen hagyják jóvá.
Az adminisztratív okirat a végrehajtó tájékoztatásának pillanatától vagy az aláírás pillanatától lép hatályba. Az előadó(k) felé történő kommunikáció sokszorosítással és terjesztéssel történik, a projekt szerzői által összeállított érdekelt felek listájának megfelelően. Az okirat minden példányán fel van tüntetve az okirat hatálybalépésének napja és érvényességi ideje.
A dokumentumok osztályozása
A vállalkozások és szervezetek dokumentumait a következő kritériumok szerint osztályozzák:
Az információk rögzítésének módja szerint: grafikus, írásos, fényképes, videó-, hang-, filmdokumentumok, számítógépes adathordozón lévő dokumentumok;
Cél szerint: parancsok, szabályzatok, jegyzőkönyvek, törvények, oklevelek, levelek stb.;
Típus szerint: szabványos (azaz bizonyos területen kötelező), hozzávetőleges, sablonos, egyedi;
Bonyolultság foka szerint: egyszerű (egy kérdésnek szentelve), összetett;
Összeállítás helye szerint: szervezeten kívüli (bejövő és kimenő), belső;
Határidő szerint: sürgős, nem sürgős;
Terjedelem szerint: hivatalos (üzleti), hivatalos-személyi;
A nyilvánosság mértéke szerint: hozzáférési korlátozás nélkül, különböző szintű hozzáférési korlátozásokkal (titkos, hatósági használatra, bizalmas);
Jogi erővel: eredeti példányok, másolatok.
Az elektronikus dokumentumkezelés használatakor betartandó szabványok.
GOST R 6.30-2003 „Egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációt» megállapítja az iratrészletek összetételét, az iratrészletek elkészítésének követelményeit; az okmánynyomtatványokra vonatkozó követelmények (beleértve az elektronikusakat is).
A GOST R 7.0.8.-2013 „Irodai munka és archiválás – Kifejezések és meghatározások” (a GOST R 51141-98 helyébe lépve) meghatározza az irodai munka és az archiválás területén használt alapfogalmakat. A szabványban meghatározott kifejezések az irodai munkával és archiválással kapcsolatos minden típusú dokumentációban és irodalomban használhatók. Hatályba lépett 2014.03.01.
GOST ISO 15489-1:2007 „Dokumentumkezelés. Általános követelmények". A szabvány szabályozza a kormányzati, kereskedelmi és állami szervezetek belső vagy külső felhasználásra szánt iratkezelési folyamatait. A szabvány előírásai ajánlások a dokumentumkezelő rendszerek létrehozására, a dokumentumok beépítésére, valamint annak biztosítására, hogy az eredeti dokumentumokat lássák el. a dokumentumok megfelelnek a szabványban meghatározott jellemzőknek (hitelesség, megbízhatóság, sértetlenség, használatra való alkalmasság stb.).
A GOST 6.10.4-84 „Számítógépes adathordozón lévő dokumentumok és a számítógépes technológiával létrehozott tipográfiai dokumentumok jogi erő biztosítása” követelményeket állapít meg azon részletek összetételére és tartalmára vonatkozóan, amelyek jogi erőt adnak a számítógépes adathordozón és a tipográfiai dokumentumokon. Mivel az elektronikus dokumentumok számítástechnikával jönnek létre, a jelen szabvány rendelkezései rájuk is vonatkoznak.
GOST 6.10.5-87 „Egységes dokumentációs rendszerek. A formanyomtatvány-minta létrehozásának követelményei" szintén használatos az elektronikus dokumentum nyomtatványmintájának létrehozásakor.
GOST R 52294-2004 " Információs technológia. Szervezetmenedzsment. Az igazgatási és hatósági tevékenységek elektronikus szabályozása. Alapvető rendelkezések" az intézmények, vállalkozások, szervezetek tulajdonosi és alárendeltségi formájától függetlenül automatizált információfeldolgozó és -gazdálkodási rendszereire vonatkozik, és meghatározza az igazgatási és hatósági tevékenységükhöz kapcsolódó elektronikus szabályzatok létrehozásának, végrehajtásának, működtetésének és karbantartásának alapvető rendelkezéseit. . A szabvány előírásait figyelembe kell venni a szervezet irányítását szolgáló új technológiák létrehozása vagy a meglévő technológiák fejlesztése során.
Szervezeti és adminisztratív dokumentáció
A dokumentumok egyedi elemekből állnak, amelyeket általában részleteknek neveznek (a latin reguisitumból - kötelező, szükséges). A dokumentum részleteinek halmaza tükrözi annak formáját. Ezért ahhoz, hogy egy dokumentum megfeleljen a céljának, az e dokumentumkategóriára elfogadott formanyomtatványnak megfelelően kell elkészíteni.
Bizonyító (jogi) erejük az iratok kivitelezésének teljességétől és minőségétől függ, hiszen bizonyítékként, konkrét tények, jelenségek, események megerősítéseként szolgálnak.
Az oroszországi állami szabvány N 65 2003. március 3-i rendeletével elfogadták és hatályba léptették a GOST R 6.30-2003 „A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszerét”. Ez a szabvány meghatározza a szervezeti és adminisztratív dokumentumok (ORD) részleteinek összetételét, a végrehajtás szabályait, a dokumentumokon való elhelyezését, a nyomtatványok előállítására vonatkozó követelményeket, az Orosz Föderáció Államcímerének reprodukciójával ellátott nyomtatványok rögzítésének követelményeit, a címereket a Föderációt alkotó szervezetek karjai.
A „szervezeti és adminisztratív dokumentáció” kifejezés, mint bármely más, feltételes, és a szervezeti és adminisztratív dokumentumok száma olyan dokumentumok széles körét foglalja magában, amelyekkel bármely irányítási apparátus működik. A GOST R 51141-98 a szervezeti és adminisztratív dokumentumot „típusként határozza meg írásos dokumentum, amely rögzíti a határozatot a közigazgatási és szervezési kérdések, valamint a kormányzati szervek, intézmények, vállalkozások, szervezetek, ezek részlegei és tisztségviselői irányításának, interakciójának, támogatásának és szabályozásának kérdéseit.”
Ebből következően az ORD magában foglalja a szervezeti és jogi dokumentumokat (alapszabályok, szabályzatok, utasítások, munkaköri leírások, szabályzatok, szabályzatok stb.), adminisztratív dokumentumokat (rendeletek, határozatok, utasítások, utasítások, utasítások), információkat és referencia dokumentumokat (levelezés, jelentések, ill. irodai feljegyzések, igazolások, összefoglalók, aktusok stb.), szerződéses dokumentumok (megállapodások, szerződések, megállapodások, nézeteltérési jegyzőkönyvek, nézeteltérés-egyeztetési jegyzőkönyvek stb.).
A belső dokumentumokhoz a következő adatok szükségesek: szervezet neve, dokumentumtípus megnevezése, dokumentum kelte, dokumentum szövege, aláírás. A hivatalos személyi okmányokon a címzett feltüntetése is kötelező. Külső dokumentumokhoz (bejövő és kimenő) a következő adatok szükségesek: a szervezet neve, a szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok, az okmány típusának megnevezése (kivéve a leveleket), a dokumentum kelte, regisztrációs szám dokumentum, címzett, dokumentum szövege, aláírás, pecsétlenyomat.
Szervezeti dokumentumok
A charta egy olyan szabályrendszer, amely rögzíti a szervezetek, intézmények, társaságok és állampolgárok tevékenységét, kapcsolataikat más szervezetekkel és állampolgárokkal, jogait és kötelezettségeit az állami vagy gazdasági tevékenység egy bizonyos területén. Az általános alapító okiratokat a legfelsőbb államhatalmi és igazgatási szervek, a közszervezetek alapszabályait pedig kongresszusaik fogadják el és hagyják jóvá. Az állami vállalatok és intézmények alapszabályát felettes szerveik (minisztériumok, főosztályok) hagyják jóvá.
Az önkormányzati vállalkozások alapító okiratát a kerületi (városi) igazgatás, a magánvállalkozások - az adott tulajdonosok, csapatok hagyják jóvá, és nyilvántartásba veszik a regionális, regionális, városi és kerületi igazgatási szerveknél. Az alapító okirat kialakításánál a következő adatoknak szerepelniük kell: minisztérium neve, szervezet neve, dokumentum típusa, tárgymutató, dátum, megjelenés helye, jóváhagyó bélyegző (magánvállalkozás esetén meg kell jelölni, hogy ki készítette regisztrálva van). A „text” attribútumban olyan rovatokat kell megadni, mint általános rendelkezések, fő funkciók, jogok és kötelezettségek, irányítás, kapcsolatok és kapcsolatok, termelési és gazdasági, kereskedelmi tevékenységek, vagyon és alapok, ellenőrzés, ellenőrzés és audit, átszervezés ill. felszámolás.
A formától függően magántulajdon(partnerség a Korlátolt felelősség, zárt vagy nyílt részvénytársaság stb.) szakaszai a szövegben módosulnak és hozzáadódnak. Ide tartoznak például az olyan szakaszok, mint a jegyzett tőke, a részvények és értékpapírok, a nyereség felosztása, az alapok képzése stb. A szöveg után kerül a fej aláírása.
A rendelet olyan normatív aktus, amely megállapítja egy kormányzati szervrendszer, egy szerv vagy szerkezeti egység kialakításának, felépítésének, funkciójának, hatáskörének, feladatainak és munkaszervezésének rendjét. Külön csoportba kell foglalni azokat a rendelkezéseket, amelyek egy adott kérdésben a szervezeti, munkaügyi és egyéb kapcsolatok összességét szabályozzák.
Vannak szabványos és egyedi rendelkezések. Intézmény- és vállalkozásrendszerre szabványosakat dolgoznak ki. A rendelet szövegének tartalmaznia kell olyan szakaszokat, mint pl közös rész(preambulum), a beosztás jellegétől függően a fő funkciókat, jogokat, a kialakítás és a munkaszervezés rendjét stb. A rendelet nyomtatványmintája a következő adatokat tartalmazza: minisztérium, főosztály, szervezet megnevezése, szerkezeti egység neve, dátum, tárgymutató, dokumentumtípus megnevezése, megjelenési hely, jóváhagyási bélyegző, cím szöveg, szöveg, aláírás, jóváhagyási jel.
Az utasítás olyan jogi aktus, amelyet a kormányzati szerv (vagy annak vezetője hagy jóvá) az intézmények, szervezetek, vállalkozások tevékenységének szervezeti, tudományos, műszaki, technológiai, pénzügyi és egyéb speciális vonatkozásaira vonatkozó szabályok megállapítása céljából. szolgáltatások), tisztviselők és állampolgárok.
Utasításokat adnak ki a jogalkotási aktusok és a közigazgatási dokumentumok (például végzések) alkalmazási eljárásának tisztázására és meghatározására is. Az utasítás címének világosan fel kell vázolnia azon kérdések, tárgyak és személyek körét, amelyekre a követelmények vonatkoznak. Az utasítások szövege egy bizonyos logikai séma szerint szakaszokra, bekezdésekre és albekezdésekre van felosztva. Az utasítások általában a „ Általános rendelkezések”, amely feltünteti a közzététel célját, a terjesztési területet, a pályázati eljárást és egyéb általános információkat.
Az utasítás állandó vagy hosszú távú érvényességű (amíg ki nem cserélődik). Mivel az utasítás szövege utasítás jellegű, világos megfogalmazást javasol olyan szavakkal, amelyeknek szabályozási jelentése van, mint például „kell”, „kell”, „szükséges”, „jogosult”, „nem megengedett, ” „ajánlott”, „tiltott” stb. Az utasítások szövege harmadik személyben vagy személytelen formában jelenik meg. Az utasításokat általános nyomtatványon adják ki. Külön igazgatási aktussal vagy közvetlenül a vezető hagyja jóvá.
Az utasításon fel lehet jegyezni, hogy az adminisztratív okmány melléklete. Ha egy utasítást adminisztratív okirattal (végrendelet, rendelet stb.) hagynak jóvá, az meghatározza az utasítás bevezetésének határidejét, felsorolja a szükséges szervezési intézkedéseket, megjelöli a felelős végrehajtókat. Ha az adminisztratív okirat szövegében nem szerepel az utasítás bevezetésének időpontja, akkor annak az okirat aláírásának és nyilvántartásba vételének dátuma minősül. A létszámtábla a munkaköri leírást megállapító dokumentum és számszerű erősség a bérszámfejtést feltüntető vállalkozások. A személyzeti űrlapot az USORD egységesíti, és a szervezet általános fejléces papírjára kerül felállításra, amelyen a következő adatok szerepelnek: a szervezet neve, a dokumentum típusának neve, dátuma, megjelenési helye, jóváhagyási bélyegző, szöveg, jóváhagyó vízum, aláírás, pecsét . A szöveg táblázatos formában van megjelölve, feltüntetve: a beosztások listáját, információkat a személyzeti egységek számáról, információkat a hivatalos fizetések, juttatások és havi bérszámfejtés. A létszámtáblázatot záradékolják: főkönyvelő, ügyvéd; aláírta: személyügyi osztályvezető vagy helyettes; jóváhagyja: a szervezet vezetője, akinek aláírását pecséttel hitelesítik.
Adminisztratív dokumentumok
A határozat mint közigazgatási okirat a minisztérium vagy főosztály testülete, tudományos tanács stb. által elfogadott jogi aktus.
Rendelet - az állami szerv felhatalmazással rendelkező irányítási aktusa, amelyet a tisztviselőre, állami szervre ruházott hatáskör keretében adnak ki. kötelező erő azon állampolgárok és szervezetek számára, akiknek ez a megbízás szól.
Az utasítás minisztériumok, főosztályok, szervezetek által elsősorban tájékoztató és módszertani jellegű, valamint a parancsok, utasítások és egyéb cselekmények végrehajtásának megszervezésével kapcsolatos kérdésekben kiadott igazgatási dokumentum.
Az utasítások aláírásának jogát a vezető hatáskörükön belül helyetteseire vagy osztályvezetőire ruházza át.
Az utasítások elkészítése és végrehajtása a megbízások előkészítésére és végrehajtására megállapított eljárási rend szerint történik. Az utasítás adminisztratív része „ajánlom” („kötelezem”) szavakkal kezdődik.
A megbízás a minisztériumok, főosztályok, főosztályok, igazgatóságok, intézmények, egyesületek, szervezetek, irányítási egység alapján működő vállalkozások vezetői által kiadott jogszabály. A parancsot az e szerv előtt álló fő operatív feladatok megoldására adják ki. Által jogi természetű a végzés lehet a társadalmi viszonyok egyes területeit megvalósító jogszabályokat tartalmazó gazdálkodási szabályozó aktus, valamint a jogalkalmazási aktus (például a tisztségre történő kinevezésről szóló végzés).
A megbízás a vezetői gyakorlatban leggyakrabban használt ügyviteli bizonylattípus. Megjelenik az intézmények vagy azok szerkezeti felosztásának létrehozásával, felszámolásával, átszervezésével, szabályzatok, utasítások, szabályzatok elfogadásával kapcsolatos kérdésekben. hasonló dokumentumokat, jóváhagyást igénylő, szervezési, vállalkozási, valamint a munkavállalók befogadásának, áthelyezésének, elbocsátásának stb. A vezető egy megbízással meghatározza az alkalmazottak fő feladatait, és megjelöli az alapvető kérdések megoldásának módjait. A megrendelés kötelező a szervezet vagy iparág minden alkalmazottja számára.
Egyes esetekben a parancs a szervezetek és tisztviselők széles körét érintheti, függetlenül azok alárendeltségétől. A jegyzőkönyv olyan dokumentum, amely rögzíti a testületi testületek ülésein, ülésein, értekezletein és ülésein a kérdések megvitatásának és döntéshozatalának menetét.
Információk és referencia dokumentumok
A tanúsítvány bizonyos tények és események leírását és megerősítését tartalmazó dokumentum. Kétféle igazolás létezik: tényekre és eseményekre vonatkozó információkkal, hivatalos jellegű és kiállított érdeklődő polgárokés intézményeket, hogy egyiket-mást igazoljanak jogi tény. Egy nagyobb csoportot a második típusú tanúsítványok alkotnak. Naponta adják ki. Ezek a tanulmányi és munkavégzési helyet, a betöltött pozíciót, fizetést, lakóhelyet, eltartottak jelenlétét stb. igazoló igazolások.
A memorandum egy adott vagy magasabb intézmény vezetőjének címzett, az aktuális helyzetről, megtörtént jelenségről, tényről, az elvégzett munkáról tájékoztató, továbbá a kezdeményező következtetéseit, javaslatait tartalmazó dokumentum. A memorandum mind a munkavállaló kezdeményezésére, mind a vezetőség utasítására készül. A kezdeményezési feljegyzés célja, hogy a vezetőt egy bizonyos döntés meghozatalára ösztönözze. Ezért a szövege egyértelműen két részre oszlik. Az első, megállapító (leíró), a megtörtént tényeket vagy a helyzetet írja le, a második javaslatokat, kéréseket fogalmaz meg. A jelentések tájékoztatják a vezetőt a munka előrehaladásáról. Az ilyen feljegyzéseket rendszeresen benyújtják.
A magyarázó megjegyzés olyan dokumentum, amely kifejti a fődokumentum (terv, jelentés, projekt stb.) egyes rendelkezéseinek tartalmát, vagy megmagyarázza bármely esemény, tény vagy intézkedés okait. Illetőleg magyarázó megjegyzések két csoportra osztható. Az első olyan dokumentumokat tartalmaz, amelyek leggyakrabban a fő dokumentumot kísérik, és ismertetik annak egyes rendelkezéseinek tartalmát. Az intézmény általános nyomtatványán készülnek. A második csoport az esetleges incidensekre, aktuális helyzetekre, az egyes alkalmazottak cselekedeteire és viselkedésére vonatkozó magyarázó megjegyzésekből áll. Az ilyen feljegyzések szövegének meggyőzőnek kell lennie, és megcáfolhatatlan bizonyítékokat kell tartalmaznia.
A cselekmény több személy által készített, megállapított tényt, eseményt vagy cselekvést megerősítő dokumentum. Leggyakrabban az aktusokat állandó és adminisztratív dokumentummal (általában megbízással) kinevezett bizottságok készítik egy magasabb szervezet vagy vezető irányítása alatt. Egyes esetekben az aktust egy vagy több tisztviselő is elkészítheti.
Az aktus megalkotásának okai különbözőek lehetnek, ebből adódik az aktusok nagy száma: felszámolási aktusok (intézmények, vállalkozások, szervezetek); átvétel és átadás (vezetőváltáskor, ügyek, anyagi javak átadásakor stb.); kóstolók; tárgyak fogadása; tesztek elvégzése; iratok, sérült áruk stb. megsemmisítése; leltár, balesetek, balesetek stb.
A törvény szövege három részre oszlik: bevezetés, kimondó rész és következtetések. A bevezető szövege minden aktusban formalizált. Megjelöli az okirat elkészítésének alapját, felsorolja az aktust alkotó személyeket (a jelenlévőket is meg lehet jelölni), ez a rész az „Alapok” szóval kezdődik, amely a cím után két-három szóközzel kerül nyomtatásra. , bekezdéssel. Az „Alap” szó után kettőspont kerül, és a közigazgatási okirat névelőben elnevezése, kelte, száma és címe.
A kimondó rész egy bekezdéssel kezdődik. Meghatározza a törvény készítői által végzett munka céljait, célkitűzéseit, lényegét, eredményeit. A munka eredményeit táblázat formájában lehet bemutatni. Az aktus utolsó részében következtetéseket vonnak le vagy javaslatokat tesznek. A szövegnek ez a része nem kötelező – az aktus tényállítással is végződhet.
A hivatalos levél egy vállalkozás, szervezet, intézmény egyik legfontosabb kommunikációs csatornája külvilág. Levél útján szerződéskötést megelőző tárgyalásokat folytatnak, a vállalkozások közötti kapcsolatokat tisztázzák, igényeket fogalmaznak meg. Levelek kísérik az anyagi javakat útközben stb.
A távirat távíró kommunikációs csatornákon keresztül továbbított dokumentum. A döntéshozatal időszerűsége és helyessége nagymértékben függ az információk továbbításának és átvételének időszerűségétől. Ezért annak biztosítása érdekében sürgős átvétel az információkat távírón továbbítják. Fényképtáviratokat használnak egy dokumentum faxmásolatának, valamint diagramok, rajzok és rajzok továbbítására. A távirat a pontos címet index nélkül adja meg: város, postaszám, utca, ház, intézmény neve, címzett vezetékneve. A távirat szövegét rendkívül tömören közöljük. Egyetlen logikai elemből kell állnia - a következtetésből. A távirat összeállításánál nagy jelentőséget kell tulajdonítani a jelentést pontosabban közvetítő szavak megválasztásának. A táviratot speciális távirati nyelven írják, lehetőleg elöljárószók, kötőszavak és írásjelek nélkül.
A szavak szemantikai árnyalatait és azok összefüggéseit a mondatban szereplő szavak sorrendje és azok végződései közvetítik. Ha az írásjelek továbbra is szükségesek, mert szemantikai jelentésük van, akkor azokat rövidített kisbetűkkel írják: pont - pont, vessző - zpt, kettőspont - dvtch, idézőjelek - kvch, zárójelek - skb. A táviratban szereplő szavakat mindig olyan jelekkel írjuk, mint a № (szám), - (mínusz), + (plusz), ! (Felkiáltójel), ? (kérdőjel), % (százalék), : (osztás) stb. A dátumokat arab számokkal jelöljük: nap, hónap, év. A számok között nincsenek elválasztó jelek.
Sablonszöveggel ellátott dokumentumok A sablonszövegek használata jelentősen felgyorsítja a dokumentumok elkészítését és javítja azok műveltségét. A stencil egy előre nyomtatott szöveg, amely egységes állandó információval és hézagokkal tölti be változó információval, amely jellemzi konkrét helyzet tükröződik ebben a dokumentumban.
A dokumentumok sablonszövegekkel (sablonokkal) történő elkészítése a gyakran ismétlődő dokumentumszövegek vagy azok részeinek változó résszel kombinált felhasználásán alapul. A dokumentumok sablonos részét előre nyomtatják nyomtatványra vagy beírják a számítógép memóriájába, a változó szövegrészt pedig kiegészítik kézzel, írógéppel vagy számítógéppel nyomtatva.
A géppel írt szöveg megfelel a betűtípusnak Times New 14-es római méretű, ez a betűtípus állandó sabloninformációkat tartalmaz, hogy megkönnyítse a változó információk írógépen történő bevitelét. Bármilyen dokumentumból lehet sablont készíteni, de ennek megvalósíthatóságáról dönteni kell.
Sablonokat készítenek kérdőívekhez, igazolásokhoz, megrendelésekhez stb., azaz. azokat a dokumentumokat, amelyeket rendszeresen készítenek. A sablonok tartalmazhatnak szöveget táblázat formájában. A táblázatban az állandó információk az oszlop- és oldalsáv fejléceiben (sorfejlécek), a változó információk (digitális vagy verbális kifejezésben) a megfelelő oszlopok és sorok metszéspontjában helyezkednek el. A táblázatos formában megjelenített szöveg nagy információs kapacitással rendelkezik, lehetővé teszi az információk szigorú osztályozását és kódolását, valamint a hasonló adatok egyszerű összegzését.
A személyzet főbb dokumentumtípusai
Az önéletrajz egy dokumentum az állásra jelentkezéskor. Az oktatásról és a munkatevékenységről fordított információkat tartalmaz időrendben. Önéletrajz adatai: dokumentumtípus neve, dátum, szöveg, aláírás, a szerző adatai (vezetéknév, keresztnév, családnév, szakma, szakma, végzettség, lakcím, telefon). Az önéletrajz szövege szakaszokból állhat: cél - az a pozíció, amelyre a fordító pályázik; oktatás; munkatevékenység; speciális ismeretek; Családi állapot.
A munkaszerződés (megállapodás) olyan dokumentum, amely rögzíti a felek munkaviszony létesítésére vonatkozó megállapodását, és szabályozza azt. Szerződéskötéskor ajánlatos az alábbi alapfeltételeket feltüntetni:
Munkavégzés helye (annak a vállalkozásnak a neve, ahol a munkavállalót alkalmazzák, címe);
A munkavállalónak egy bizonyos szakmához vagy beosztáshoz szükséges képesítésének megfelelő meghatározott munkavégzés;
Határozott idejű munkaszerződés megkötése esetén a munkavégzés megkezdésének és befejezésének időpontja;
Díjazás;
A vállalkozás feladatai a munkabiztonság biztosításában.
A munkaszerződés meghatározza a munkavállaló kötelezettségeit annak a szakmának vagy beosztásnak megfelelően, amelyre felvették, vagy hivatkozik a megfelelő munkaköri leírás, amelyet a vállalkozás vezetése fejlesztett ki és hagyott jóvá.
A személyzeti utasításokat a vállalati alkalmazottak felvételekor, elbocsátásakor és áthelyezésekor adják ki. Megrendelés adatai: szervezet neve, dokumentum típusa, dátum, szám, kiállítás helye, cím, vízumok, aláírás. A személyzetre vonatkozó parancsok a következő igével kezdődnek: elfogad, áthelyez, elbocsát, második, besoroz, kioszt (nagybetűvel). Aztán vele új sor feltünteti: vezetéknév, utónév, családnév (teljes terjedelmében), beosztás, a szerkezeti egység neve, hogy a munkavállalót milyen időponttól és milyen fizetéssel veszik fel (például kinevezési megbízás).
Minden személyi rendelést aláírás ellenében közölnek a munkavállalóval. A megrendeléssel való megismerkedésről szóló megjegyzést maga a munkavállaló ragasztja fel, és tartalmazza a munkavállaló aláírását és a megismerés dátumát.
A kérelem egy személy kérelmét, javaslatát vagy panaszát tartalmazó irat, amely szervezethez vagy intézmény tisztségviselőjéhez fordul. Felvételkor és más munkakörbe való áthelyezéskor az elbocsátási kérelem az elsődleges dokumentum, a kérelmet akkor készítik, amikor a munkavállaló felmondja a felmondást. A kérelemben fel kell tüntetni: pozíciót; az a szerkezeti egység, ahol a munkavállalót foglalkoztatják; felvételi feltételek (nappali, részmunkaidős, óra fizetés satöbbi.). A pályázatot aláírják és a dátumot feltüntetik. A vízumban vagy a vezetői állásfoglalásban szerepel: fizetés és a foglalkoztatás időpontja.
Technikai dokumentáció
A műszaki dokumentáció a különféle típusok dokumentálása során jelenik meg tudományos és műszaki tevékenység, amelyek magukban foglalják a tervezést, kivitelezést, technológiai folyamatok fejlesztését, kutatási tevékenységet, ipari termelés megszervezését, valamint földtani feltárást, geodéziai, térképészeti munkákat. Így a műszaki dokumentumok a műszaki gondolatot tükröző grafikai és szöveges dokumentumok általános elnevezése.
A tervdokumentáció (CD) olyan grafikai és szöveges dokumentum, amely együttesen vagy külön-külön meghatározza a termék összetételét és kialakítását, és tartalmazza a fejlesztéshez, gyártásához, ellenőrzéséhez, üzemeltetéséhez, javításához és ártalmatlanításához szükséges adatokat. A tervdokumentáció összetételét az Egységes Tervezési Tervezési Rendszer (ESKD) GOST-jai szabályozzák, amelyek meghatározzák az összes iparág termékeinek tervezési dokumentumainak típusát és teljességét: alkatrészrajzok, összeállítási rajzok, Általános nézet, elméleti, méretezési, telepítési; rajz-séma; leírás, technikai leírás, nyilatkozatok, magyarázó megjegyzések stb.
A diagram egy problémamegoldó definíció, elemzés vagy módszer grafikus ábrázolása, amely szimbólumokat használ a műveletek, adatok, folyamatok, berendezések stb. megjelenítésére (GOST 19.701). Az ábrán látható elemekre vonatkozó teljes információ a listájukban (GOST 2.702) van rögzítve, amely táblázat formájában történik. Az elemek listája a diagram első lapjára kerül, vagy formátumban: független dokumentum A4-es formátumban a szöveges dokumentum fő feliratával (GOST 2.104, 2., 2a űrlap). Az elemek alfabetikus sorrendben vannak felsorolva csoportokba rendezve. Az azonos betűjelölésű csoportokon belül az elemek a sorozatszámok növekvő sorrendjében vannak elrendezve. Javasoljuk, hogy az elemcsoportok között üres sorokat hagyjon a változtatások lehetővé tétele érdekében. Az összeszerelési rajz egy összeszerelési egységet ábrázol, képet adva a helyről és kölcsönös kapcsolat alkatrészeit és biztosítja az összeszerelés és vezérlés lehetőségét. A terméken időnként csatlakozási rajzokat vagy alkatrészeinek elhelyezkedését helyezik el (ha nem tervezték speciális dokumentumok) és a szerkezet mozgó részeinek szélső helyzetei láthatók.
Grafikák és szövegek nagy csoportja műszaki dokumentumokat olyan technológiai dokumentumokat készít, amelyek a munkafolyamat műszaki dokumentációjának eredményei. Nem magukról a tárgyakról, termékekről stb. tartalmaznak információkat, hanem ezek gyártási, összeszerelési, kivitelezési, üzemeltetési, javítási és a gyártási folyamat megszervezésének módszereiről.
A technológiai dokumentációs információk tükrözik az alkatrészek gyártási módszereit, az ipari termékek összeszerelését, a szerkezetek építését, üzemeltetését és javítását, a gyártási folyamat megszervezésének módszereit.
A termékek gyártása és javítása során használt technológiai dokumentáció fejlesztésére, csomagolására, kivitelezésére és forgalmazására vonatkozó eljárást egymással összefüggő szabályok és előírások határozzák meg, amelyek szabványok és irányadó normatív dokumentumok - egységes rendszer technológiai dokumentáció (ESTD).
A fő technológiai dokumentum egy technológiai térkép, amely részletes leírást ad és számításokat tartalmaz a termék gyártásához szükséges összes technológiai műveletről. Technológiai térképeket mutatnak be a vezetők és a szakemberek gyakorlati tevékenységében a következő fajták: – műtő, egyedi gyártási műveletek rögzítése (fúrás, köszörülés, rögzítés, szerelés stb.); – általános (útvonal) műveletsorral; egy munkás vagy egy műhely műveleteinek ciklikus felsorolása; - alapértelmezett technológiai folyamat, amely információkat tartalmaz az alapokról technológiai berendezések valamint az alkatrészek és összeszerelési egységek csoportjának gyártására vonatkozó anyagszabványok. A technológiai dokumentumok készletének első lapja a címlap, amely a GOST 3.1105 szerint készült.
A TL kötelező használata iparági vagy vállalati (szervezeti) szinten kerül megállapításra. 1.6. Kutatási dokumentáció A kutatási (tudományos) dokumentáció (RD) a kutatómunka és a tudományos-technikai fejlesztések során jön létre, tükrözi az elméleti ill. praktikus megoldás tudományos és műszaki problémák, eredményeik megvalósítása a termelésben.
A kutatási dokumentumok fő típusai a következők:
Záró és mérföldkőnek számító jelentések a kutatásról, fejlesztés és tervezés(K+F), kísérleti-technológiai (OTR) és kísérleti tervezési munka(HAJTÓMŰ NYOMÁSVISZONYA);
Műszaki jelentések tudományos kutatómunkáról (K+F), fejlesztési munkáról, OTR-ről, EPR-ről pályázatokkal;
Következtetések, visszajelzések és áttekintések a kutatómunkáról, a fejlesztési munkáról, az OTR-ről és az EPR-ről;
Absztraktok kutatási cikkekhez;
Útlevelek, tudományos kutatómunka szabályzatai;
Monográfiák, értekezések és recenziók;
Műszaki adatok kutatáshoz;
Kutatási programok; tudósítások, tudósítások a tudományos expedíciók munkájáról;
Beszámolók a szakemberek tudományos és műszaki útjairól;
Megvalósíthatósági tanulmányok, áttekintések, jelentések, feljegyzések; 14
Elsődleges dokumentumok, a kutatás, fejlesztő munka, OTR és EPR (kísérleti feljegyzések folyóiratai, elemzési eredmények, naplók, filmek, fényképek, hangdokumentumok, röntgenfelvételek, a kutatási folyamathoz kapcsolódó számítógépes adathordozón lévő dokumentumok) során alakult meg.
A kutatási jelentés a fő dokumentum, amely átfogó, rendszerezett információkat tartalmaz az elvégzett munkáról. A kutatási munkáról szóló jelentések elkészítésének szerkezetét és szabályait a GOST 7.32-2001 határozza meg.
Dokumentumfolyam
A dokumentumáramlás a dokumentumok mozgatása egy szervezetben a létrehozásuk vagy fogadásuk pillanatától a végrehajtás befejezéséig: elküldés és (vagy) elküldés a fájlba.
Vannak bejövő, kimenő és belső dokumentum forgalom: A bejövő bizonylatok a vállalkozáshoz külső partnerektől kapott dokumentumok. A legtöbb bejövő dokumentumnak megfelelő kimenő dokumentumot kell generálnia, és előre határidőket. A határidőket vagy a megfelelő beérkező dokumentumra adott válaszidőt előíró szabályozás, vagy a közvetlenül a beérkező dokumentumban meghatározott határidő határozza meg. A kimenő dokumentumok a szervezet válaszai a megfelelő bejövő dokumentumokra. A kimenő dokumentumok egy része a vállalkozás belső dokumentumai alapján készül. Kis számú kimenő dokumentumhoz bejövő dokumentumokra lehet szükség.
A belső dokumentumokat a vállalkozás munkájának megszervezésére használják. Nem minden belső dokumentum halad át az irodán, csak a vállalat legnagyobb strukturális részlegeinek levelezése (különösen, ha azok földrajzilag szétszórtan vannak), és a vállalkozás vezetésének megrendelései. A kimenő dokumentumokat előállító belső dokumentumok is áthaladnak az irodán. Különösen szerint Általános szabályok irodai munka az egyetlen módja kérést, levelet vagy anyagokat küldjön a címre külső szervezet Ennek célja egy belső dokumentum elküldése az irodába, ahol azt kimenő dokumentummá alakítják, és elküldik egy harmadik félnek.
Az esetek nómenklatúrája
A szervezet (intézmény) közelgő ügyeinek listája naptári év az előző év utolsó negyedévében állította össze a szolgálat dokumentációs támogatás gazdálkodás a szervezet (intézmény) szerkezeti részlegeinek ügyrendi nómenklatúrája alapján kialakított formában.
A szervezet (intézmény) ügyek nómenklatúrájának szakaszainak elnevezése a szervezet (intézmény) jóváhagyott szerkezetének és létszámtervének megfelelően elhelyezkedő strukturális részlegek neve. Az első szakasznak a vezetői dokumentációt támogató szolgáltatásnak kell lennie (általános osztály), mert gyűjti a szervezet tevékenységét jellemző szervezeti-jogi és szervezeti-igazgatási dokumentációt. Az állami szervezetek a cégnevek nómenklatúrájának végén a szerkezeti felosztások után szerepelnek. Az esetek nómenklatúrájában a szakaszok elhelyezkedését a szerkezeti egység indexe rögzíti.
Egy szervezet (intézmény) ügyeinek listája több oldalas dokumentum. Az ügylista első lapja a szervezet általános nyomtatványán, A4-es formátumban készül. Az oldalak arab számokkal vannak számozva a lap felső margójának közepén. A szervezet (intézmény) ügyeinek listáját kinyomtatják, majd a szükséges példányszámban sokszorosítják. Az első példányt a vezetői dokumentációt támogató szolgálatban tárolják, a másodikat az irodavezetői szolgálat használja munkapéldányként, a harmadikat a szervezet archívumában könyvelési bizonylatként, a negyediket pedig az állami archívumban.
Az iratnómenklatúra összeállításakor azt a szervezet (intézmény) irattárának vezetője záradékkal látja el, az iratkezelési szolgálat vezetője aláírja, és a szervezet szakértői bizottságának jóváhagyását követően jóváhagyásra megküldi a szakértővel. a megfelelő levéltári intézmény felülvizsgálati bizottsága, amely után azt a szervezet (intézmény) vezetője hagyja jóvá. A levéltári intézményekkel egyeztetett iratok nómenklatúráját minden év végén pontosítják, újranyomják, a szervezet (intézmény) vezetője hagyja jóvá és a következő naptári év január 1-jén lép hatályba.
Tokborító kialakítás
A tok borítója az iktatás és az ívek számozása után készül. A burkolat kialakítására vonatkozó követelményeket a GOST 17914-72 határozza meg. A borítók készítéséhez csak kartont használnak. A burkolat gerincének rugalmasnak és 40 mm szélesnek kell lennie. Az iratok iktatása és az ívek számozása után készül az ügy borítója. Az ügy megnyitásakor számos, az ügyek nómenklatúrájára vonatkozó információ már a borítóján el van helyezve: - a szervezet teljes neve, megjelölve illetékességét ( Névelős eset); - a szerkezeti egység megnevezése; - az ügy iratmutatója, amely a szerkezeti egység mutatójából és a nómenklatúra szerinti ügyszámból áll; - az ügy címe; - a fájl megőrzési ideje.
Az ügy tárolásra, illetve a tanszéki irattárba történő átadásra történő előkészítésekor ezen adatok pontosítása, kiegészítése történik. Ezenkívül a következőket kell megadni: - az ügy dátumai (kötetek, részek); - kötet (rész) száma, ha a toknak több kötete (része) van; - lapok száma a tokban; - az ügy irattári kódja (a pénztár száma, a leltár és a leltár szerinti ügy). Az állandó megőrzésre kötelezett ügyiratok borítóján helyet biztosítanak az állami levéltár nevének, ahová átkerülnek, az állami levéltár és a szervezet kódjainak. Ha az év során az intézmény, strukturális egység elnevezésében változás történt, vagy az ügy más strukturális egységhez került, a tárolási bejelentéskor a borítót új névvel egészítik ki, és zárójelben a régit.
Leltárok készítése
Különleges esetekre értékes dokumentumokat, személyi, bírósági és nyomozati ügyek, tudományos fokozatok és címek odaítélésének ügyei, szerzői jogi tanúsítványok és szabadalmak ügyei stb. az irattárba történő benyújtás előkészítése során, ha egy éven belül nem került karbantartásra, belső leltárt készítenek az iratokról. Javasolt továbbá belső leltár készítése azokról az esetekről, amelyek előkészületei nem teszik teljessé az iratok tartalmát. Ebben az esetben a belső leltár megkönnyíti az ügyiratok felhasználását és a szükséges információk felkutatását. Az ügy belső leltározásának végén zárójegyzőkönyv készül, amelyen számokkal és szavakkal tüntetik fel a leltárban szereplő ügyben lévő összes iratszámot és a leltár íveinek számát.
Az ügyleltár egy levéltári segédkönyv, amely az ügycímek rendszerezett jegyzéke, és az ügyek összetételének, tartalmának feltárására, a pénztáron belüli rendszerezésük megszilárdítására és az ügyek rögzítésére szolgál. Az esetleltár ugyanakkor számviteli bizonylat és az ügyek operatív felkutatását biztosító dokumentumok tudományos referencia-apparátusának fő típusa. A szervezet irodai munkájában elkészült minden állandó és ideiglenes (10 év feletti) raktári, valamint értékvizsgálaton átesett személyi aktáról esetleltár készül.
A leltárt külön állítják össze:
Állandó tárolás esetei;
Ideiglenes (10 év feletti) tárolás esetei;
Személyzeti ügyek és más hasonló ügyek;
Olyan ügyekre, amelyek csak egy adott szervezetre jellemző konkrét dokumentumokból állnak (javítási javaslatok, bírósági és nyomozati ügyek, témájú tudományos jelentések stb.);
Hivatalos tanszéki kiadványok.
Külön leltár az ügyek listája önálló bruttó (sorrendi) befejezett számozással.
A több éves ügyek tanszéki levéltárba kerülésére való felkészülés során először évenként, majd egy éven belül szerkezeti felosztásonként sorba rendezik az ügyeket. Ezt az esetrendszerezést kronológiai-strukturálisnak nevezzük. Az ügyek évenkénti elrendezésénél figyelembe kell venni, hogy az ügyek arra az évre vonatkoznak, amikor az irodai munkát megkezdték.
Az egyik szerkezeti egységben megkezdett és egy másikba befejezésre átadott ügy ahhoz a szerkezeti egységhez tartozik, ahol irodai munkával fejeződött be. Az egyes szerkezeti részeken belül az ügyek a bennük található dokumentumok fontossági sorrendjében a következő közelítő séma szerint vannak elrendezve:
A főtevékenységhez kapcsolódó felsőbb intézmények utasításai, utasításai, utasításai;
Az intézmény rendeletei, jegyzőkönyvei és egyéb ügyviteli iratai;
Tervek, becslések;
Jelentések, egyenlegek;
Beszámolók, levelezés stb.
Az egyes csoportokon belül az eseteket a kérdések fontossága, kronológia vagy ábécé szerint rendszerezzük. A személyi akták külön rendszerezésre kerülnek, mivel ezekről külön leltár készül. Ha nagy mennyiségű speciális dokumentáció van - műszaki, technológiai, ésszerűsítési javaslatok - azt is összeállítják külön leltárak. Minden eset leírása tartalmazza: - sorozatszám; - esetindex; - az ügy címe; - időpontja; - lapok száma; - jegyzi meg. Mindezek az adatok a tok borítójáról vannak másolva.
Az esetek a rendszerezés sorrendjében kerülnek leltárba. A leltárban szereplő minden tok külön számot kap, amely azonnal a tok fedőlapjára kerül. Abban az esetben, ha a fájl több kötetből áll, minden kötet önálló számmal kerül a leltárba.
Fájlok operatív tárolásának megszervezése
Az iratokat a megalapítástól az archívumba való átadásig a keletkezés helyén tárolják. A szervezet (intézmény) szerkezeti egységeinek vezetőinek és az irodai munkavégzésért felelős alkalmazottaknak gondoskodniuk kell az iratok, ügyiratok biztonságáról. A tokok függőleges helyzetben, gerincükkel kifelé, zárt szekrényekben és széfekben vannak elhelyezve, ami biztosítja a biztonságukat, valamint a portól és a fénytől való védelmét. Az iratok gyors felkutatása érdekében az ügyeket az ügyek nómenklatúrájának megfelelően rendezzük el.
Az ügyek listája vagy kivonata a szekrény 18. belső oldalán található. A nómenklatúra szerinti tokmutatók a tokborítók gerincén vannak feltüntetve. A tartós és hosszú távú (10 év feletti) tárolási idők elkészült dobozait a keletkezés helyén két évig tárolják, majd az archívumnak adják át.
Az irattárban már szereplő dokumentumokat a szervezet (intézmény) munkatársa egy éven belül igényelheti. Ebben az esetben azokat csak a kialakításukért és tárolásukért felelős személyek távolíthatják el az aktából. Helyette egy pótlap, amelyen feltüntetik, hogy mikor, kinek és milyen időtartamra állították ki az okmányt.
Üzleti év után kibocsátás egyedi dokumentumokat nem engedélyezett az ügyből. Szükség esetén a teljes fájl ideiglenes használatra kiadható. Ha a teljes ügy kiadása szükséges, pótkártyát töltenek ki, amelyen feltüntetik a kiállított ügyszámot, a kiállítás dátumát, kinek adták ki az ügyet, mennyi ideig, az átvételt követő aláírást az átvételkor. a dokumentumok visszaküldése. Az eseteket ideiglenes használatra adják ki a szervezet alkalmazottai számára, legfeljebb egy hónapos időtartamra. 1.12. A munkák nyilvántartása Szükséges alkatrészek magyarázó jegyzet minden írásos munka: címlap, tartalom és bibliográfia.
A címlap a magyarázó jegyzet (EP) első oldala. A címlapot a PP általános oldalszámozása tartalmazza. Tovább Címlap Az oldalszámot nem tartalmazza. A tartalom tartalmazza az összes szakasz, alfejezet és bekezdés megnevezését (ha van név), feltüntetve azokat az oldalszámokat, amelyeken a szakaszok (alszekciók, bekezdések) anyagának eleje található. A „Tartalom” szót a szövegre szimmetrikusan, nagybetűvel írják cím formájában. A tartalom benne van a PP teljes lapszámában.
Az irodalomjegyzéknek tartalmaznia kell a laboratóriumi munkavégzés során felhasznált források listáját. Ez nemcsak könyveket, hanem folyóiratcikkeket, szerzői jogi tanúsítványokat, szabványokat és egyéb anyagokat is magában foglal. A forrásokat abban a sorrendben kell elhelyezni, ahogy a hivatkozások a PP-ben megjelennek. A forrásokra vonatkozó információkat a GOST követelményeinek megfelelően kell megadni.
A kriptorendszerek alapfogalmai
Jelenleg nagyon sok minden ismert megbízható algoritmusok kódolási információ. Ezen algoritmusok alapján titkosítási rendszereket hoznak létre, amelyeket titkosítási rendszereknek nevezünk.
Mielőtt rátérnénk a kriptorendszerek tárgyalására, az alábbiakban bemutatunk néhány használt alapfogalmat.
Elektronikus dokumentum - olyan dokumentum, amelyben az információkat elektronikus digitális formában mutatják be.
Az elektronikus digitális aláírás (EDS) egy olyan elektronikus dokumentum feltétele, amely megvédi ezt az elektronikus dokumentumot a hamisítástól. A digitális aláírás az információ titkos kulcs segítségével történő kriptográfiai átalakításának eredménye. Az EDS lehetővé teszi az aláírási kulcs tanúsítvány tulajdonosának azonosítását, valamint annak megállapítását, hogy az elektronikus dokumentumban nem torzulnak az információk.
Tanúsítvány az elektronikus digitális aláírásról - papíralapú dokumentum.
Az aláíró kulcs tanúsítványának tulajdonosa Egyedi, akinek a nevére az aláírási kulcs tanúsítványt a hitelesítésszolgáltató állította ki.
Az elektronikus digitális aláírás eszközei olyan hardverek és (vagy) szoftverek, amelyek biztosítják az elektronikus digitális aláírás létrehozását és megerősítését, valamint a digitális aláírások privát és nyilvános kulcsainak létrehozását.
A kulcs (a GOST 28147-89 szabványnak megfelelően) egy kriptográfiai adatkonverziós algoritmus egyes paramétereinek meghatározott titkos állapota, amely biztosítja, hogy egy adott algoritmushoz csak egy opciót válasszon ki az összes lehetséges közül.
Az elektronikus digitális aláírás privát kulcsa egy egyedi karaktersorozat, ismeri a tulajdonos aláíráskulcs-tanúsítvány, és elektronikus dokumentumokban elektronikus digitális aláírás létrehozására szolgál.
Az elektronikus digitális aláírás nyilvános kulcsa - az elektronikus digitális aláírás privát kulcsának megfelelő egyedi karaktersorozat, amely bármely felhasználó számára elérhető tájékoztatási rendszerés az elektronikus dokumentumban szereplő elektronikus digitális aláírás hitelességének megerősítésére szolgál.
A „kriptográfia” kifejezés a titkos (titkos) kommunikáció teljes területét jelöli.
Titkosító rendszerek
A titkosítási rendszerekben a titkosítás lehet szimmetrikus vagy aszimmetrikus a dekódolás (dekódolás) tekintetében.
Ennek megfelelően a kriptorendszerek két osztályát különböztetjük meg:
· szimmetrikus (hagyományos) egykulcsos kriptorendszerek;
· aszimmetrikus kétkulcsos kriptorendszerek (nyilvános és privát kulccsal).
A szimmetrikus kriptorendszerekben meglehetősen nagy a kulcs ellopásának kockázata, ha bizonyos mértékig széles körben elterjedt. Ez a rendszer nem nyújt védelmet az információknak a titkos kulcs egyik tulajdonosa általi hamisítás ellen. Ez oda vezet, hogy egy információcsere gátlástalan résztvevője kitalálhat egy vélhetően kapott üzenetet, vagy visszautasíthat egy saját maga által küldött üzenetet.
Az aszimmetrikus kriptorendszereket nyilvános kulcsú kriptorendszereknek is nevezik. Egy kulcsot használnak az adatok titkosításához, és egy másik kulcsot a visszafejtéshez (innen a név - aszimmetrikus).
Az első kulcs egy nyilvános kulcs, és a rendszer minden felhasználójának elküldhető adattitkosításra. A második kulcs privát (privát vagy titkos kulcs), és a rendszer többi felhasználója számára nem elérhető.
A rendszer a következőképpen működik. Minden felhasználónak két kiegészítő kulcsa van: nyilvános és privát. Amikor adatokat továbbít az 1. felhasználótól a 2. felhasználóhoz, az üzenetet a 2. felhasználó nyilvános kulcsával titkosítják, és a 2. felhasználó privát kulcsával visszafejtik, az üzenetet az 1. felhasználó nyilvános kulcsával titkosítják, és az 1. felhasználó privát kulcsával visszafejtik.
Bárki használhatja a címzett nyilvános kulcsát az általa küldött üzenet titkosításához. A címzett ezután a megfelelő privát kulcsot használja a visszafejtéshez. A címzetten kívül senki más nem tudja visszafejteni az üzenetet, mivel senki más nem fér hozzá ehhez a privát kulcshoz. Még az sem tudja visszafejteni, aki a nyilvános kulccsal titkosított egy üzenetet.
A nyilvános és a privát kulcsok párosítva vannak. A visszafejtési kulcs nem határozható meg a titkosítási kulcs meghatározása nélkül.
Nagyon óvatosan mentse el privát kulcsát és jelszavát. Mindig fizikailag ellenőrizned kell őt. Elfogadható, hogy otthoni személyi számítógépén vagy laptopján tartsa, amelyet magával visz. Ha olyan vállalati számítógépet kell használnia, amely felett nem mindig van fizikai ellenőrzése, tartson magán és nyilvános kulcsokat egy írásvédett hajlékonylemezen, és tárolja egy zárt széfben. Nem ajánlott a privát kulcsot távoli rendszeren tárolni. Valaki elfoghatja a kommunikációját, elkaphatja jelszavát, majd hozzáférhet a rendszeren tárolt privát kulcshoz. A privát kulcsot csak az Ön fizikai irányítása alatt álló gépen lehet tárolni.
Az előfizetői hitelesítés elektronikus digitális aláírás használatán alapul. Az elektronikus aláírás egy speciális karaktersorozat, amelyet a szöveghez adnak annak hitelességének ellenőrzésére. Magából a szövegből és egy speciális számból, az Ön titkos kulcsának nevezett összetett matematikai transzformációkkal nyerhető. Nyilvánvalóan minden illetéktelen személynek, aki megváltoztatja a szöveget, ennek megfelelően módosítania kell az aláírást. Azonban, ismerve az egyik összetevőjét - a szöveget, nem ismeri a másikat - a kulcsot -, ezért nem tud ilyen változtatásokat végrehajtani.
Az aláírás ellenőrzésekor az ellentétes lépéseket hajtják végre azzal, amellyel azt megszerezték, de a titkos kulcs helyett egy másik szám - a nyilvános kulcs. Ez természetesen a titkos kulcstól függ, de úgy, hogy a nyilvános kulcsból lehetetlen megszerezni a titkos kulcsot.
A digitális aláírás másik jellemzője, hogy nem kapcsolódik egyetlen példányhoz papír dokumentum. Egy papíralapú dokumentum aláírt példányának megsemmisítésével biztos lehet benne, hogy nincs többé második. Ami egy elektronikus dokumentum megsemmisítését illeti, ez nem jelent semmit, hiszen a dokumentumból korlátlan számú azonos másolat lehet.
A nyilvános kulcsú titkosítási rendszerek használatával kapcsolatos egyik fő probléma a továbbított nyilvános kulcsok (PK) megbízhatóságának biztosítása. Képzeljük el, hogy egy támadó – a 3. felhasználó – lecserélte az 1. felhasználó nyilvános kulcsát a 2. felhasználónak való átvitel során a saját nyilvános kulcsára. Ebben az esetben képes lesz visszafejteni a 2. felhasználó összes, az 1. felhasználónak szánt üzenetét. A digitális aláírás elleni hasonló támadás a támadó által aláírt üzeneteket eredetinek, a valódi üzeneteket pedig hamisnak tekinti.
A korábban egymásnak nem bemutatott és semmilyen módon nem interakcióba lépő felek nyilvános kulcsainak kölcsönös hitelesítésének problémája központi jelentőségűvé válik. A megoldás egy dedikált, dedikált hitelesítési hatóság (CA) használata.
CA az egyetlen test, amely digitális aláírásával igazolja a település résztvevőinek nyilvános kulcsait (pontosabban a résztvevő feltételes neve, nyilvános kulcsa és érvényességi ideje közötti kapcsolatot). Így a CA által „összekapcsolt” és digitálisan aláírt adatokat tanúsítványnak nevezzük. Nyilvánvaló, hogy magának a Hitelesítés-szolgáltatónak a nyilvános kulcsát minden felhasználó számára előre megbízhatóan ismernie kell, hogy mindenki ellenőrizhesse a tanúsítványok alatti CA-aláírást.
A tanúsítvány nyilvános kulcsot és információkat tartalmaz a tanúsítvány tulajdonosának azonosításához. A tanúsítványban lévő nyilvános kulcs az üzenet kódolására/dekódolására és az üzenetek aláírásának ellenőrzésére szolgál.
A CA működési sémája eltérő lehet. A digitális tanúsítványok használatának egyik alapvető sémája a következő lehet:
Az 1. felhasználó aláírt hitelesítési kérelmet küld a CA-nak, amely tartalmazza a nevét, nyilvános kulcsát és esetleg további információkat.
A hitelesítésszolgáltató létrehoz egy tanúsítványt az 1. felhasználó számára úgy, hogy aláírja a hitelesítési kérelmet a titkos kulcsával. A CA elküldi a létrehozott tanúsítványt az 1. felhasználónak.
A tanúsítvány elküldésével a 2. felhasználónak, az 1. felhasználó elküldi neki a nyilvános kulcsát.
A 2. felhasználó ellenőrzi az aláírást az 1. felhasználó tanúsítványa alatt a CA nyilvános kulcsán. Ha az aláírás helyes, akkor a felhasználói igazolás tárolóba kerül.
A megadott forgatókönyv feltételezi, hogy a 2. felhasználó hozzáfér a CA nyilvános kulcsához (vagy CA tanúsítványához).
Az aláíró kulcs tanúsítványának tartalmaznia kell következő információ:
· az aláírási kulcs tanúsítvány egyedi regisztrációs száma, az aláírási kulcs tanúsítvány kezdő és befejező dátuma, amely a hitelesítő központ nyilvántartásában található;
· az aláírási kulcs tanúsítvány tulajdonosának vezetékneve, keresztneve és apaneve vagy a tulajdonos álneve. Fedőnév használata esetén a hitelesítés-szolgáltató ezt rögzíti az aláírási kulcs tanúsítványában;
· az elektronikus digitális aláírás nyilvános kulcsa;
· azon elektronikus digitális aláírási eszközök neve, amelyekkel az elektronikus digitális aláírás ezen nyilvános kulcsát használják;
· az aláírási kulcs tanúsítványt kiállító hitelesítési központ neve és helye.
Így a CA csak a nyilvános kulcs hitelességének megerősítését látja el. Maga a CA csak a tanúsítási műveletekben vesz részt. A rendszerben „harmadik” független félként vagy „elektronikus közjegyzőként” jár el. Ez utóbbi azt jelenti, hogy a CA ugyanaz lehet a rendszer összes hierarchikus szintjén lévő összes felhasználó számára.
Lehetőség van arra is, hogy a felhasználók központilag megkapják a nyilvános kulcsokat. A hitelesítésszolgáltató az információs rendszerben résztvevők kérésére kulcsokat hoz létre az elektronikus digitális aláírásokhoz, garantálva az elektronikus digitális aláírás magánkulcsának titokban tartását.
A kulcstanúsítványok egy bizonyos ideig érvényesek. Ezen időszakon kívül a tanúsítvány érvénytelen. A CA számos okból visszavonhatja a tanúsítványt, például kompromittálódás esetén. A hitelesítésszolgáltató úgy hajtja végre a visszavonásokat, hogy az érvénytelen tanúsítványokat egy speciális listára – a visszavont tanúsítványok listájára – adja hozzá. A hálózati felhasználók hozzáférnek ehhez a listához, hogy ellenőrizzék, hogy egy ilyen vagy ilyen tanúsítvány érvényes-e.
A digitális hitelesítési és információvédelmi rendszerben a közjegyző szerepét betöltve a CA annak legsebezhetőbb láncszemévé is válik. Privát kulcsának (SC) kompromittálása azt eredményezi, hogy a támadó bármely tanúsítványt hitelesíthet a CA nevében, kiadhatja magát bármely személynek, és bármilyen műveletet végrehajthat a nevében, különösen megváltoztathatja az összes nyilvános kulcsot (PK) a CA nevében. a CA rendszert, és teljesen tiltsa le. Ezért egy CA-val rendelkező rendszerben vagy garantálni kell a CS nagyon megbízható tárolását, vagy egy problémamentes mechanizmust kell biztosítani a CS/Certification Center pár cseréjéhez kompromisszum esetén.
Ez ellen kétféle módon lehet biztosítani: a tanúsítvány alatti felelős aláírások számának növelésével (a CA több felelős biztonsági rendszerének egyidejű kompromittálása nem valószínű), vagy vezérlőelem bevezetésével a tanúsítványra vonatkozó adatok átadása előtt. felhasználókat. A vezérlő link élvezni fogja a felhasználó bizalmát, és annak OK-ját a felhasználó előre ismeri.
Léteznek úgynevezett önaláírt tanúsítványok – azokat a tanúsítványokat, amelyeket kizárólag a tulajdonos ír alá, nem pedig egy megbízható szervezet. Ez a kulcscsere-séma a felhasználók kölcsönös bizalmán és azon kommunikációs csatornák megbízhatóságán alapul, amelyeken keresztül a felek kulcsokat adnak át egymásnak.
A nyilvános információs rendszerekben használható aláírási kulcs-tanúsítványokat kiállító hitelesítési központnak olyan jogi személynek kell lennie, amely ellátja az e szövetségi törvényben meghatározott feladatokat. Ugyanakkor a tanúsító központnak rendelkeznie kell a szükséges anyagi és pénzügyi lehetőségekkel, amelyek lehetővé teszik az elviselést polgári jogi felelősség az aláírási kulcs-tanúsítványok felhasználóinak az aláírási kulcs-tanúsítványokban található információk megbízhatatlansága miatt náluk esetlegesen elszenvedett veszteségekért. A vállalati információs rendszer működését biztosító tanúsító központ státuszát tulajdonosa vagy a rendszer résztvevőinek megállapodása határozza meg.
A titkosítási kulcsok használata során a biztonság növelése érdekében megbízható könyvtárat kell vezetnie a visszavont tanúsítványokról. Ezután minden felhasználónak, miután tudomást szerzett az IC elvesztéséről, vagy gyanítja, hogy kompromittálódott, azonnal jelentenie kell ezt az előírt módon. Ezt követően a tanúsítvány bekerül a „törölt” nyilvántartásba, és ettől kezdve a tanúsítvány tulajdonosa nem vállal felelősséget a törölt tanúsítvány más személyek általi esetleges felhasználásának következményeiért.
Bármely tanúsítvány használatát meg kell előznie annak, hogy ne csak a rajta lévő CA-aláírást ellenőrizzük, hanem azt is, hogy az szerepel-e a visszavont tanúsítványok listáján.
A kriptorendszerek felépítése
A kriptorendszer az szoftver, amely képes kétirányú kriptotranszformáció végrehajtására az adatokon.
A kriptográfiai rendszer a következőkből áll három rész: algoritmus, kulcsok és adatátviteli protokollok. A kriptoalgoritmusok kétségtelenül a kriptográfiai rendszerek „szíve”, és a kriptorendszer megkönnyíti az emberek számára a kriptoalgoritmussal való munkát, és biztosítja az adatáramlás kompatibilitását másokkal. szoftver.
A kriptográfiai rendszerek felépítésére meglehetősen nagy számú algoritmus létezik. Köztük a jól ismert DES, IDEA, DSA, RSA, ECC algoritmusok, a GOST 28147-89 szabvány, az orosz GOST 34.10 szabvány. Vannak még ipari szabványok is, mint például a Petroleum Industry Standard és gázipar OST 51-07-98.
2) GOST R 6.30-2003. Egységes dokumentációs rendszerek.
Egységes szervezeti és igazgatási rendszer
dokumentáció. Dokumentációs követelmények. - Belép. 2003-
03-03. – M.: IPK Szabványok Kiadó, 2003. – 17 p.
3) Yankovaya V.F. Az általunk választott GOST-ok / LLC
„Professzionális kiadó” // Titkár-referens. – 2004. –
7. sz. – P.11-15.
4) GOST R 51141-98 Nyilvántartás és archiválás. Feltételek és
definíciók. - Belép. 1998-02-27. – M.: IPK Kiadó
szabványok, 1998. – 8 p.
Kapcsolódó információ.
1. Szervezeti és ügyviteli dokumentumok. Az ORD részlege.
2. Megbízások, utasítások, határozatok elkészítése, feldolgozása.
3. Protokollok készítése, végrehajtása.
4. Az aktusok összeállítása és végrehajtása.
A szervezeti és adminisztratív dokumentáció olyan írásos dokumentáció, amely rögzíti az adminisztratív és szervezési kérdésekben hozott döntéseket, valamint a kormányzati szervek, vállalkozások, szervezetek, ezek részlegeinek és tisztségviselőinek interakcióját és szabályozását.
Az ORD-rendszer rendelkezik nagyon fontos dokumentációhoz menedzsment tevékenységek. Az ORD a következő csoportokra oszlik:
1) szervezeti dokumentumokat, meghatározza az állapotot, jogi státusz intézmények (alapszabályok, utasítások, szabályzatok);
2) adminisztratív dokumentumok (végzések, határozatok, határozatok) jellemzik a szervezet adminisztratív tevékenységét. Az adminisztratív dokumentumok elkészítése több szakaszban történik:
Tanul kezelési kérdés;
A dokumentumtervezet elkészítése
Dokumentum jóváhagyása;
A dokumentum aláírása
3) információk és hivatkozási dokumentumok (okiratok, tanúsítványok, jegyzőkönyvek) bármilyen információ rögzítésére szolgálnak. Az adminisztratív dokumentumokkal ellentétben ezek a dokumentumok nem igényelnek végrehajtást.
Az ügyviteli iratok összetétele végzéseket, határozatokat, utasításokat, utasításokat, határozatokat tartalmaz.
A közigazgatási cselekmény dokumentálására szolgáló irat típusának megválasztását az irányítási vagy hatásköri szint, a tisztviselő kompetenciája, valamint a döntéshozatali eljárás (egyedi vagy kollektív) határozza meg.
Az adminisztratív dokumentumokat a kormány, valamint a felsőbb hatóságok és a vezetés törvényei, rendeletei és rendeletei alapján állítják ki.
A parancs egy szervezet vezetője által a parancsegység elve alapján kiadott jogi aktus a vezetés előtt álló működési problémák megoldására.
Rendelések által általános tevékenységek
Megrendelések a személyzet számára
A megrendelőlap a következő adatokat tartalmazza:
1) az okmány típusának megnevezése;
2) a szervezet neve;
3) dátum, index;
4) az összeállítás helye;
5) a szöveg címe;
7) aláírás, pecsét;
8) jóváhagyási jelek.
A végzés szövege két részből áll;
1. megállapítása, amely a végzés kibocsátásának alapjául szolgáló főbb tényeket, eseményeket tükrözi.
2. adminisztratív, amely felsorolja az adminisztratív intézkedéseket.
Ha a végzést felsőbb hatóság utasítása alapján adják ki, akkor a megállapító rész tartalmazza ezen irat megnevezését, keltezését, tárgymutatóját és címét.
Az adminisztratív rész a „RENDELEM” szóval kezdődik, amely a következővel van írva külön sor nagybetűvel.
Szükség esetén a végzés szövege bekezdésekre oszlik. A homogén jellegű tevékenységeket egy bekezdésben egyesítik. A megbízás adminisztratív részének minden bekezdésének tartalmaznia kell egy végrehajtót (ez lehet szervezetek, strukturális részlegek és egyéni tisztviselők), majd fel kell tüntetni az előírt intézkedéseket és végrehajtási határidőket, amelyeknek reálisnak kell lenniük és meg kell felelniük az elvégzett munka mennyiségének. BAN BEN utolsó pont parancsok jelzik végrehajtó amely a végrehajtás feletti ellenőrzéssel van megbízva. Szükség esetén a megrendelés tervezetét egyeztetik az érintett szolgálatokkal. A rendelettervezetet ezen szolgálatok vezetője hagyja jóvá. A megrendelés dátuma az aláírásának dátuma.
A megbízás a testületi szerv vezetője által működési kérdések megoldására kiadott ügyviteli okirat.
A részletek összetételét és elhelyezkedését tekintve a megrendelés nem tér el a megrendeléstől, azonban gyakran nem tartalmaz kimondó részt. Az adminisztratív rész szövege „ajánlom”, „KÖTELEZETEM” szavakkal kezdődik.
A határozat a kollegiális gazdálkodási elvek alapján eljáró szervek által kiadott igazgatási dokumentum. A határozat adminisztratív része a határozatot hozó szerv nevével és a „HATÁROZAT” szóval kezdődik.
Jegyzőkönyv– a testületi szerv (megállapodás, konferencia, tanács stb.) által felvetett kérdések és hozott döntések sorrendjét és tartalmát rögzítő dokumentum.
A jegyzőkönyvet egy erre kijelölt személy vezeti. A protokoll részletei a következők:
A szervezet neve (a GOST R.30-2003 szerint nincs ilyen részlet);
Protokoll száma;
a dokumentum elkészítésének helye;
Dokumentum jóváhagyási bélyegző (ha a jegyzőkönyvet jóváhagyták);
A szöveg címe (például Jelentés a Testnevelési Főosztály 2009. novemberi munkájáról);
Aláírások (elnök, titkár)
Ha az ülés több napig tart, akkor az időpontot a következőképpen írjuk: 2009.11.09-12.
Jegyzőkönyv száma – a jegyzőkönyv év közbeni sorszáma.
A jegyzőkönyv szövege két részből áll:
1. Bevezető rész - tájékoztatást ad a testületi testület jelenlévő elnökéről, titkáráról és tagjairól, rögzíti a napirendet.
2. A fő rész az értekezlet menetét rögzíti. MEGHALLGATTA-BESZÉLTE-DÖNTETT (DÖNTÖTT).
A protokollok lehetnek rövidek, hosszúak vagy gyorsírásosak.
Rövid protokoll rögzíti az ülésen tárgyalt kérdéseket, az előadók nevét és a meghozott döntéseket. Jegyzőkönyv vezetése csak abban az esetben javasolt, ha a titkár jelentést, beszédszöveget ismertet, vagy ha az ülés operatív jellegű.
Teljes protokoll nemcsak a megvitatott kérdéseket, a meghozott döntéseket és a felszólalók nevét rögzíti, hanem meglehetősen részletes feljegyzéseket is rögzít a beszámolók és felszólalások tartalmáról, minden véleményről, kérdésről, észrevételről, kritikáról.
Szó szerinti protokoll szó szerint közvetíti az egyes kérdések megvitatásának és a rájuk vonatkozó megoldás kidolgozásának folyamatát. A teljes és gyorsírási jegyzőkönyvet az ülések során őrzött, kézzel írott gyors- vagy magnófelvételek alapján állítják össze.
A jegyzőkönyvet a titkár készíti, az elnök és a titkár írja alá.
A jegyzőkönyvi kivonat a kivonat készítésének tárgyát képező napirendi ponthoz tartozó dokumentum szövegrészének pontos másolata. Ezzel egyidejűleg reprodukálják a nyomtatvány részleteit, a bevezető szövegrészt, a napirendi pontot, amelyről a kivonat készül, valamint a kérdés tárgyalását és a meghozott döntést leíró szöveget.
A jegyzőkönyv kivonatát a titkár írja alá, az igazolást is kiállítja. Ha a kivonatot más szervezetnek adják át, akkor azt pecséttel igazolják.
törvény– személyek csoportja (főleg bizottság) által készített dokumentum, amely megerősíti az általuk megállapított tényeket vagy eseményeket. A törvények rögzítik az ellenőrzések, leltározások, leltári tételek átvételének és átadásának, illetve leírásának eredményét, az elvégzett munka átvételét stb.
Az aktus részletei:
A szervezet neve - szerkezeti egység (a GOST R.30-2003 szerint nincs ilyen részlet);
a dokumentumtípus neve;
Összeállítás helye;
Cím a szöveghez;
Aláírások;
A másolatok számának és elhelyezkedésének jelzése.
A törvény szövege két részből áll - bevezetőből és kimondóból.
A bevezető részben megjelöli az okirat elkészítésének alapját - feltünteti a bizottság létrehozásának alapjául szolgáló végzés számát és dátumát, valamint felsorolja a törvény készítőit - a bizottság jelenlévő tagjait, megjelölve álláspontjukat, valamint felsorolja azokat a személyeket, akik jelen voltak a bizottság munkája során, de nem tagjai.
A megállapító rész rögzíti az aktus elkészítésének céljait és célkitűzéseit, a bizottság által végzett munka lényegét, valamint a megállapított tényeket és következtetéseket.
A készítendő aktus példányszámát az érdeklődők száma határozza meg, vagyis annyi példány készül, ahány okirat másolatát kívánja megkapni. Ezzel az aktussal fel van tüntetve, hogy az aktus egyes példányait kinek adták át. Az aktust minden olyan személy aláírja, aki annak elkészítésében részt vett. A bizottsági tagok aláírásakor álláspontjuk nem kerül feltüntetésre. A törvény azon a napon lép hatályba, amikor azt a vállalkozás vezetője jóváhagyta.
5. témakör „Személyi dokumentációs rendszer”
1. Személyzeti dokumentumok összetétele
2. Elsődleges számviteli bizonylatok (T2 nyomtatvány kártyák)
3. Megrendelések a személyzet számára. A megrendelések típusai.
4. Személyes dokumentumok, munkakönyv nyilvántartása.
A személyzeti dokumentáció karbantartását az orosz jogszabályok írják elő minden tulajdoni formával rendelkező vállalkozások és szervezetek számára, és az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve szabályozza.
A személyi dokumentumok a következőket tartalmazzák:
Felvételi, elbocsátási, áthelyezési kérelmek, munkaszerződések;
Személyzetre vonatkozó utasítások (felvételről, elbocsátásról, áthelyezésről);
Munkakönyvek;
Személyes dolgok;
T-2 formájú személyi kártyák;
Személyes számlák bérekről stb.
A munkaviszony alapja megkötött megállapodás vagy szerződés, amely két példányban készül. A munkaszerződés feltételeit csak a felek megegyezésével és írásban lehet módosítani.
A vállalkozás személyi állományának elszámolásának fő dokumentuma a T-2 formátumú személyi kártya, amelyet a vállalkozás állandó vagy állandó jelleggel felvett valamennyi alkalmazottja számára állítanak ki. ideiglenes munka
Személyes kártya– a szervezet személyi állományának nyilvántartására szolgáló fő dokumentum. A személyi igazolványon minden bejegyzést dokumentálni kell. Az útlevél alapján rögzítik az adatait (teljes név, születési idő, hely stb.). Az igazolványon fel van tüntetve a kiállítás dátuma és annak a személynek az aláírása, akinek a nevére kiállították.
A munkavállaló elbocsátásakor a dátum és a megrendelés száma fel van tüntetve a kártyán, valamint fel kell tüntetni az elbocsátás okait. Ezeket az adatokat különös gonddal kell kitölteni, mivel gyakran ez szolgál alapul a munkavállaló munkatapasztalatának igazolásához.
A személyi kártyákat kézzel vagy géppel tölti ki a cég személyzetével való együttműködésért felelős személy, vagy a titkár-asszisztens. Minden bejegyzésnek rövidítés nélkül kell lennie. A munkavállaló számára személyi kártya egy példányban készül, széfben, külön iratszekrényben tárolva, ábécé sorrendben összeállítva.
Sok vállalkozásnál az alkalmazottak személyes kártyáit számítógéppel tartják karban.
A személyzetre vonatkozó megrendeléseket az általános tevékenységekre vonatkozó megrendelésektől elkülönítve kezeljük. A személyi állományra vonatkozó utasítások szövege eltér az általános tevékenységekre vonatkozó megbízások szövegétől.
Először is, a legtöbb személyzetre vonatkozó megrendelésnek nincs feltüntető része;
Másodszor, a személyzetre vonatkozó parancsok nem tartalmazzák az „ELRENDELEM” igét, és az adminisztratív tevékenységek az „ELFOGAD”, „LESZÁFOL” igével kezdődnek.
A személyzetre vonatkozó megrendelések a következőkre oszlanak:
Egyszerű (egyéni) csak egy alkalmazottra vonatkozó információkat tartalmaz;
A komplex (összefoglaló) több alkalmazottról tartalmaz információkat, függetlenül attól, hogy milyen vezetési tevékenységekbe tartoznak.
Folyamatos információ bárki számára személyi rendelés ez:
1. közigazgatási intézkedés jelzése;
2. Teljes név és annak az alkalmazottnak a beosztása, akire a megbízást kiállították;
3. szerkezeti egység;
4. jelen rendelet hatálybalépésének időpontja.
Munkára jelentkezéskor - fizetés, végzettség.
A munkakönyv a fő dokumentum a dolgozók és alkalmazottak munkatevékenységéről. Munkakönyv nélkül nem lehet felvenni. A munkakönyvet nem csak részmunkaidős munkára jelentkezéskor és munkaszerződés (szerződés) alapján kell bemutatni.
A munkakönyvet első alkalommal az adminisztráció tölti ki a munkavállaló jelenlétében, legkésőbb a felvételtől számított egy héten belül. A munkafüzetbe a következők kerülnek be:
A munkavállaló adatai: teljes név, születési idő, végzettség, szakma, szakma;
Információk az állásról: felvétel, áthelyezés máshoz állandó munka, elbocsátás;
Tájékoztatás a díjakról és ösztönzőkről a hatályos jogszabályoknak megfelelően (rendek, érmek, kitüntető címek, sikeres munkavégzésért járó ösztönzők stb.);
Tájékoztatás azokról a felfedezésekről, amelyekről oklevelet adtak ki, a felhasznált találmányokról és az ezzel összefüggésben kifizetett innovációs javaslatokról és díjazásokról.
A büntetéseket nem rögzítik a munkakönyvben.
Minden belépéssel munkakönyv tulajdonosát tájékoztatni szükséges.
6. téma „Hivatalos levelek”
1. A hivatalos levelek fogalma és osztályozása
2. A hivatalos levelek tervezésének és elkészítésének szabályai
3. Hivatalos levelek elkészítésének minőségellenőrzése
