Így a „Számvitelről” szóló szövetségi törvény előírja, hogy az elsődleges dokumentumokat a vállalkozásnál „az állami levéltári ügyek szervezésére vonatkozó szabályokkal összhangban megállapított időtartamig, de legalább öt évig” kell megőrizni (17. cikk). Mivel ez a törvény a számviteli kérdéseket szabályozza, ez azt jelenti, hogy ez a követelmény kifejezetten a számviteli bizonylatokra vonatkozik.
Az adótörvény kimondja, hogy "a számviteli adatokat és az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges egyéb dokumentumokat" 4 évig meg kell őrizni (23. cikk). Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 283. cikkével összhangban átvitt veszteség összegét igazoló dokumentumokat a teljes időszakra meg kell őrizni, amíg a szervezet csökkenti az aktuális adózási időszak adóalapját a korábban kapott veszteségek összegével. "
Fontos
Ez az anyag kivonat a Berator "Elsődleges dokumentumok".
A Berator "Elsődleges dokumentumok" lett az első olyan kiadvány Oroszországban, amely abszolút minden információt tartalmaz az "elsődleges dokumentumok" kialakításáról. Mindkét és elektronikus változata a berator.
Sem az adóellenőrök, sem a könyvelők nem tudják, hogyan osztják fel az elsődleges dokumentumokat a számvitelhez szükségesekre és azokra, amelyek megerősítik az adószámítás és az adófizetés helyességét. Valójában ugyanazokról a dokumentumokról beszélünk. Úgy tűnik, ellentmondás van.
Az orosz pénzügyminisztériumnak más a véleménye. Az osztály illetékesei 1999. február 9-i 04-01-10-i levelükben "kifejtették", hogy itt nincs ellentmondás. Csupán arról van szó, hogy különböző bizonylatokról van szó: egyesek számviteli, mások adózási szempontból szükségesek. De ismét egy szót sem arról, hogyan kell felosztani az elsődleges bizonylatokat könyvelésre és adóra.
Ezért ha kétségei vannak, a félreértések elkerülése érdekében 5 évig őrizze meg elsődleges könyvelési és adózási bizonylatait.
Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a számviteli törvény és az adótörvény mellett a dokumentumok tárolási idejét a levéltári jogszabályok szabályozzák. Tehát a szervezetek tevékenységében kialakított tipikus adminisztratív irattári dokumentumok listája, amely megjelöli a tárolási időszakokat (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i 558. számú rendeletével hagyta jóvá), részletesen részletezi, hogy a papírokat mennyi ideig kell tárolni.
Az elsődleges számviteli bizonylatok esetében ez a lista 5 éves megőrzési időszakot is meghatároz. De a személyi nyilvántartásokról szóló dokumentumokat (beleértve az alkalmazottak személyi számláit (és ezek hiányában - elszámolási (elszámolási) kimutatásokat)) a lista 75 év megőrzésére kötelezi.
A dokumentumok részvénytársaságokban való tárolásának feltételeit a Szövetségi Értékpapírpiaci Bizottság 2003. július 16-i 03 33 / ps számú határozata határozza meg.
A szervezetek önállóan határozzák meg, hogy hol tárolják a feldolgozott dokumentumokat. Szóval te meg tudod:
Ha az adófelügyelőség az ellenőrzés során azt tapasztalja, hogy Ön nem rendelkezik elsődleges bizonylatokkal, számlákkal, számviteli (adó)nyilvántartással, jogában áll bírság kiszabására.
Az ilyen jogsértésért kiszabott bírság összege (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke):
Ne feledje, hogy az adóhatóság csak az utolsó három évre vonatkozó cégdokumentumokat igényelheti, és ezeket négy évig meg kell őriznie. Ez azt jelenti, hogy az adóhatóság az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke alapján nem jogosult pénzbírságot szabni a cégére az elmúlt (negyedik) év számviteli vagy adódokumentumainak hiánya miatt.
Ezen túlmenően a számviteli bizonylatok tárolásának rendjének és feltételeinek megsértése miatt közigazgatási bírság szabható ki a társaság vezetőjére. A bírság összege 2000 és 3000 rubel között mozog (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. cikke).
Kérjük, vegye figyelembe: ez a büntetés kiszabható mind a számviteli jogszabályok be nem tartása esetén, mind a számviteli bizonylatok tárolásának módjára és feltételeire, mind az adótörvénykönyvben az adószámviteli bizonylatok tárolására vonatkozó követelmények megsértése miatt.
Ha az adóhatóság megállapítja, hogy Ön megsértette a számviteli bizonylatok tárolására vonatkozó szabályokat, jogában áll jegyzőkönyvet felvenni erről a szabálysértésről és megküldeni a bírónak, aki dönt arról, hogy az Ön cégének vezetőjét pénzbírsággal ill. nem.
A bíró az iratok tárolási idejének megsértését és a levéltári szolgálat munkatársainak kezdeményezésére büntetheti. A büntetés lehet figyelmeztetés vagy pénzbírság. A polgárokra kiszabott bírság összege 100-300 rubel; tisztviselők számára - 300-500 rubel (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.20. cikke).
Ebben az esetben a dokumentumok tárolási feltételeinek megsértése a szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus irányítási dokumentumok listájában meghatározott feltételek megsértését jelenti (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i rendeletével jóváhagyva). . 558).
Oroszország számos régiójának saját levéltári jogszabálya van, amely adminisztratív felelősséget ír elő a levéltári dokumentumok tárolására vonatkozó szabályok megsértéséért. Moszkvában például ez Moszkva városának 2001. november 28-án kelt, 67. sz. törvénye „A moszkvai archívum alapjáról és levéltáráról”.
Ne feledje azonban: a regionális hatóságok csak a törvényi keretek között és csak a helyi jogszabályok megsértése esetén állapíthatnak meg közigazgatási felelősséget. Ugyanakkor a tisztviselőkre kiszabott pénzbírság összege nem haladhatja meg az 50 000 rubelt (Az Orosz Föderáció közigazgatási törvénykönyvének 3.5. cikke).
Ha a helyi hatóságok megpróbálják megbírságolni Önt nem törvényben, hanem más normatív dokumentumban (rendeletben, rendeletben, végzésben) megállapított normák alapján, vagy szövetségi és nem regionális jogszabályok megsértése miatt, vagy 50 000 rubelt meghaladó összegre. , forduljon bírósághoz: minden esélye megvan az ügy megnyerésére.
Az adózók kötelezettségei (díjfizetők)
1. Az adóalanyok kötelesek:
8) négy évig gondoskodik a számviteli adatok és az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges egyéb dokumentumok, valamint a kapott bevételt (szervezeteknél - a felmerült kiadásokat is) és a befizetett (visszatartott) adókat igazoló dokumentumok biztonságáról;
... Helyszíni adóellenőrzésHa az ellenőrzést végző tisztviselőknek kellő okkal feltételezik, hogy a bűncselekmények elkövetését tanúsító iratok megsemmisíthetők, elrejthetők, megváltoztathatók vagy pótolhatók, ezeket az iratokat az e kódex 94. cikkében előírt módon le kell foglalni, felvont aktus alapján. ezek a tisztviselők. Az iratok lefoglalásáról szóló törvényben indokolni kell a lefoglalás szükségességét, és tartalmaznia kell a lefoglalandó iratok jegyzékét. Az adózónak joga van az iratok lefoglalásakor észrevételt tenni, amelyet kérésére az aktusba kell rögzíteni. A lefoglalt iratokat az adózónak (adómegbízottnak, adózónak) számoznia, befűzve és lepecsételve vagy alá kell írnia. Ha az adózó (adóügynök, illetékfizető) a lefoglalt okmányok lepecsételését vagy aláírását megtagadja, erről külön feljegyzés készül. Az iratlefoglalásról szóló okirat másolatát az adózónak (adóügynöknek, illetékfizetőnek) át kell adni.
... Dokumentumok és tárgyak lefoglalása1. Az iratok, tárgyak lefoglalása az adóhatóság helyszíni adóellenőrzést végző tisztségviselőjének indokolt állásfoglalása alapján történik.
Ezt a határozatot az adóellenőrzést elrendelő adóhatóság vezetőjének (helyettesének) jóvá kell hagynia.
2. Dokumentumok és tárgyak éjszakai lefoglalása nem megengedett.
(3) Az iratok és tárgyak lefoglalását tanúk és tanúk jelenlétében kell végrehajtani, akiktől az iratok és tárgyak lefoglalása történik. Szükség esetén szakembert hívnak meg a lefoglalásban való részvételre.
A lefoglalás megkezdése előtt az adóhatóság tisztviselője a lefoglalásról határozatot terjeszt elő, és ismerteti a jelenlévőkkel jogaikat és kötelezettségeiket.
4. Az adóhatóság tisztségviselője javasolja annak önkéntes átadását, akitől az iratok, tárgyak lefoglalása történik, és megtagadása esetén a lefoglalást kötelezővé teszi.
Ha a lefoglalást végrehajtó személy megtagadja annak a helyiségnek vagy egyéb helynek a megnyitását, ahol a lefoglalni kívánt iratok és tárgyak elhelyezhetők, az adóhatóság tisztviselőjének jogában áll ezt önállóan megtenni, elkerülve a székrekedés szükségtelen károsodását. , ajtók és egyéb tárgyak.
5. Az adóellenőrzés tárgyához nem kapcsolódó iratok, tárgyak nem lefoglalhatók.
6. Az okmányok és tárgyak lefoglalásáról, elkobzásáról jegyzőkönyvet kell készíteni az e kódex 99. cikkében és e cikkben előírt követelményeknek megfelelően.
7. A lefoglalt iratokat, tárgyakat a lefoglalási jegyzőkönyvben vagy a hozzá tartozó leltárokban felsoroljuk és ismertetjük a tárgyak megnevezésének, mennyiségének, egyedi jellemzőinek, lehetőség szerint a tárgyak értékének pontos feltüntetésével.
8. Azokban az esetekben, amikor az ellenőrzött személy okmányainak másolata nem elegendő az adóellenőrzési intézkedések végrehajtásához, és az adóhatóságnak kellő okkal feltételezhető, hogy az okmányok eredeti példányai megsemmisíthetők, elrejthetők, javíthatók vagy pótolhatók, a tisztviselő az adóhatóságnak joga van az okmányok eredeti példányát a jelen cikkben előírt módon visszavonni.
Az ilyen iratok lefoglalásakor azokról másolatokat készítenek, amelyeket az adóhatóság tisztviselője hitelesít, és átadja annak, akitől lefoglalták. Ha az iratlefoglalással egyidejűleg készült másolatok készítése, átadása nem lehetséges, az adóhatóság azt a lefoglalást követő öt napon belül átadja annak, akitől az iratot lefoglalták.
9. Valamennyi lefoglalt iratot és tárgyat be kell mutatni a tanúknak és a lefoglalásban részt vevő más személyeknek, és szükség esetén be kell csomagolni a lefoglalás helyén.
A lefoglalt iratokat az adózónak (adómegbízottnak, adózónak) számoznia, befűzve és lepecsételve vagy alá kell írnia. Ha az adózó (adómegbízott, illetékfizető) a lefoglalt okiratok lepecsételését vagy aláírását megtagadja, a lefoglalási jegyzőkönyvben külön megjegyzést kell tenni.
10. Az iratok és tárgyak lefoglalásáról szóló jegyzőkönyv másolatát átvételi elismervény ellenében át kell adni vagy megküldeni annak, akitől ezeket az iratokat, tárgyakat lefoglalták.
A könyvelési osztályon dolgozó papírok két csoportra oszthatók:
- adóelszámolási és beszámolási dokumentumok;
- számviteli és beszámolási dokumentumok.
Az adóelszámolási és beszámolási dokumentumok közé tartoznak az adóbevallási űrlapok és az adónyilvántartások. Ide tartoznak az áfa-számítás alapjául szolgáló papírok is (számlák, beszerzési és eladási könyvek). A számviteli bizonylatok (beszámolók) három fő csoportra oszthatók:
- a pénzügyi kimutatások formái;
- számviteli nyilvántartások (főkönyv, megrendelési naplók stb.);
- elsődleges dokumentumok, amelyek az üzleti tranzakciók tényét rögzítik.
Ezen túlmenően a számviteli bizonylatok tartalmaznak más papírokat is, amelyek nem tartoznak ezekbe a csoportokba (pénz és értéktárgyak átvételére vonatkozó meghatalmazások, számviteli igazolások, követelések és kötelezettségek levelezése, alkalmazottak személyes számlái stb.)
Fontolja meg, hogy bizonyos számviteli (adó) bizonylatokat mennyi ideig kell megőrizni.
Jogi követelmények
Milyen időkerethez kell igazodnia az intézménynek? A szerző szerint a törvényben meghatározott szabályok be nem tartása miatti felelősség elkerülése érdekében szükséges a dokumentumok tárolása:
- legalább öt év, ha a Lista a számviteli bizonylatokra rövidebb tárolási időt állapít meg;
- a Lista által meghatározott időtartamon belül, ha öt évet meghaladó tárolási időt ír elő.
Az intézmény vezetője felelős a számviteli dokumentumok, számviteli nyilvántartások és számviteli jelentések tárolásának megszervezéséért (az 1996. november 21-i szövetségi törvény 17. cikkének 3. pontja, 129-FZ). Biztonságukról, nyilvántartásukról és irattárba adásukról pedig a főkönyvelő gondoskodik.
A számviteli dokumentumok tárolásának rendjének és feltételeinek megsértéséért adminisztratív felelősséget kell fizetni - a tisztviselők pénzbírsága 2000 rubeltől származik. 3000 RUB-ig (Az RF közigazgatási szabálysértési kódexének 15.11. cikke).
Az elsődleges bizonylatok, számlák, valamint a számviteli nyilvántartások hiánya adóbűncselekmény. A felelősséget az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke írja elő. A jelen cikk szerinti minimális bírság 5000 RUB.
Számvitel és adóbevallás
Számos dokumentum esetében azonban a tárolási időt az általánostól eltérő módon kezdik kiszámítani.
Például a vásárlási könyv és az értékesítési könyv kivételt képez az általános szabály alól. Tárolási időszakuk kezdete (öt év) az utolsó bejegyzés időpontjától (és nem a következő év január 1-jétől) kerül meghatározásra. Ezt az Orosz Föderáció kormányának 2000. december 2-i 914. számú rendelete által jóváhagyott záradékok és szabályok rögzítik.
A határidők kiszámítására vonatkozó speciális eljárást maga a lista írja elő. Pontosabban, egy ötéves tárolási időszak kezdődik:
- szerződéseknél (könyvvizsgálói szolgáltatás nyújtására, hitel-, gazdasági, vagyonbiztosításra) - a lejárat napjától;
- anyagi felelősséggel kapcsolatos megállapodásra - az anyagi felelősséggel rendelkező személy elbocsátásának pillanatától;
- az adófelügyeleti nyilvántartásba vétel igazolásaiért - attól a pillanattól kezdve, hogy a szervezetet törölték az adóregisztrációból.
A számviteli bizonylatok tárolására az intézménynek speciális helyiségeket, széfeket vagy szekrényeket kell felszerelnie.
Különösen a szigorú jelentési űrlapokat széfekben, fémszekrényekben vagy speciális helyiségekben tárolják biztonságuk biztosítása érdekében (az RF kormány 2008. május 6-i 359. rendeletével jóváhagyott rendelet 16. pontja). Az „üzleti titok” megjelölésű dokumentumokat széfben tárolják.
A többi papírt speciális helyiségekben vagy szekrényekben tárolják a főkönyvelő által felhatalmazott személyek felelőssége mellett.
A számviteli dokumentumok tárolásának feltételeinek biztosítása érdekében az intézmény irattárat szervezhet (a 2004. október 22-i 125-FZ törvény 13. cikkének 2. pontja).
Az állandó (örök) és a hosszú távú (10 év feletti) tárolás dokumentumai az archívumba kerülnek. A többi papírt (maximum 10 évig eltartható) megsemmisítésig a könyvelési osztályon tárolják. Az alap a Szabályzat 3.3.1. és 3.3.2. pontja, amelyet a Rosarkhiv igazgatótanácsának 2002. február 6-i határozata hagyott jóvá.
A lejárt megőrzési idővel rendelkező iratok megsemmisítését megelőzi azok vizsgálata, amely azonosítja a tartós, átmeneti megőrzésre kerülő és megsemmisítés tárgyát képező iratokat. Az intézményben a meghatározott tevékenységeket a vezető megbízásából kijelölt szakértői bizottság végzi.
A dokumentumok megsemmisítésének két módja van.
Speciális szervezet szolgáltatásainak igénybevétele. Ebben a helyzetben az iratok megsemmisítésre történő átadása átvételi igazolással vagy fuvarlevéllel történik, amelyen feltüntetik az átadás dátumát, a benyújtandó ügyek számát és súlyát. A papírok újrahasznosításra történő átadása a dokumentumok biztonságáért felelős alkalmazott felügyelete mellett történjen.
Saját maga semmisítse meg a dokumentumokat. Például elégetéssel vagy papíraprítóval. Ebben az esetben az elavult iratok megsemmisítésének tényét megfelelő okirat elkészítésével szakértői bizottságnak kell rögzítenie. A meghatározott aktus egységes formájának hiánya miatt bármilyen formában készül (ld.).
A számviteli bizonylatok a szervezet teljes dokumentumforgalmának akár 80%-át teszik ki. A számviteli bizonylatok tárolása és időben történő megsemmisítése sok könyvelő számára sürgető feladat. Leggyakrabban különös figyelmet fordítanak a jogszabályok előírásaira a számviteli bizonylatok tárolásának rendje és időtartama tekintetében. Ezt a két kérdést próbálja meg feltárni a "Delis Archive" archívum cég szakértője.
1. A számviteli bizonylatok vezetésének rendje - miért kell bizonylatokat vezetni?
A dokumentumok tárolásának eljárását a következő fő dokumentumok szabályozzák:
A számviteli dokumentumok tárolásának eljárását az 1996. november 21-i N 129-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény, valamint az Orosz Föderáció adótörvénye határozza meg.
Az 1996. november 21-i N 129-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény 17. cikke kimondja, hogy a szervezetek kötelesek számviteli dokumentumokat (elsődleges számviteli dokumentumokat, amelyek alapján a társaság számviteli nyilvántartásokat, számviteli nyilvántartásokat, számviteli kimutatásokat vezetnek) vezetni. az állami levéltári ügyek szervezésére vonatkozó szabályok szerint megállapított határidő, ugyanakkor a minimális tárolási idő öt évnél rövidebb nem lehet.
Hasonló követelményt állapít meg az Orosz Föderációban a számvitel és pénzügyi beszámolás fenntartásáról szóló szabályzat 98. szakasza, amelyet az Oroszországi Pénzügyminisztérium 1998. július 29-i N 34n.
Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve arra kötelezi az adófizetőket, hogy négy évig biztosítsák a számviteli és adószámviteli adatok, valamint az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges egyéb dokumentumok biztonságát. Ez vonatkozik a bevétel megszerzését, a kiadások felmerülését, valamint az adók megfizetését (visszatartását) igazoló dokumentumokra is. Az egyszerűsített adórendszert alkalmazó egyéni vállalkozóknak meg kell felelniük ennek a normának, kivéve, ha jogszabály más feltételeket ír elő.
Különös figyelmet kell fordítani A tipikus vezetői levéltári dokumentumok listájaállami szervek, helyi hatóságok és szervezetek tevékenysége során jött létre, a tárolási időszakok megjelölésével, az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i N 558 rendeletével (a továbbiakban - Lista) jóváhagyva.
Ez a lista tartalmazza az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek azonos típusú (minden vagy a legtöbbre közös) gazdálkodási feladatok ellátása során végzett tevékenysége során keletkezett szabványos közigazgatási irattári dokumentumokat, tulajdonosi formától függetlenül, a tárolási idő megjelölésével. . A lista rovatonként csoportosítva tartalmazza a szervezetek gazdasági életének tényállásának nyilvántartásba vételekor készült dokumentumokat és az alkalmazásához szükséges Útmutatót. A Listában kiemelt rovatok között van különösen a 4. „Számvitel és beszámolás” fejezet, amely a 4.1. alpontokat tartalmazza. "Számvitel és beszámolás" és 4.2. "Statisztikai számvitel és beszámolás".
A számviteli dokumentumok tárolási idejének automatikus meghatározásához javasoljuk az ingyenes „Archivist Online” szolgáltatás használatát, amely három fő listában keresi a dokumentumokat, köztük a Művelődési Minisztérium rendelete által jóváhagyott szabványos adminisztratív irattári dokumentumok jegyzékét. Az Orosz Föderáció 2010. augusztus 25-i sz.
Azt is meg kell jegyezni, hogy a 2004. október 22-i 125-FZ "Az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről" szóló szövetségi törvény 5. cikkével összhangban minden dokumentum, függetlenül a hordozó típusától, az archív dokumentumokhoz tartozik. Ez azt jelenti, hogy a dokumentumtárolás mind a papír, mind az elektronikus dokumentumokra vonatkozik.
Felhívjuk a figyelmet arra, hogy 2013. január 1-jétől hatályba lép a 2011. december 6-i, „A számvitelről” szóló 402-FZ szövetségi törvény, amelynek 29. cikke jelzi, hogy az Elsődleges számviteli bizonylatok, a számviteli nyilvántartásokat, a számviteli (pénzügyi) kimutatásokat a gazdálkodó szervezet az állami levéltári ügyek szervezésére vonatkozó szabályok szerint megállapított határidőn belül, de legkésőbb a beszámolási évtől számított öt éven belül köteles tárolni. Ami a korábban érvényes adó- és számviteli jogszabályok normáit hozza összhangba.
A számviteli politika dokumentumait, a gazdálkodó szervezet standardjait, a számvitel szervezésével és vezetésével kapcsolatos egyéb dokumentumokat, ideértve az elektronikus dokumentumok sokszorosítását, valamint az elektronikus aláírás valódiságának ellenőrzését biztosító eszközöket is, hatósági őrzési kötelezettség terheli. gazdálkodó szervezet legalább öt évig azt az évet követően, amelyben azokat utoljára számviteli (pénzügyi) kimutatás készítésére felhasználták.
2. Felelősség a számviteli bizonylatok nem megfelelő tárolásáért
Mindenekelőtt a vezető felelős a szervezet dokumentumainak tárolásának megszervezéséért, beleértve az elsődleges számviteli bizonylatokat is. Az intézmény főkönyvelője a számviteli elsődleges bizonylatok, a számviteli nyilvántartások és a pénzügyi kimutatások biztonságáért is felelős.
Természeti katasztrófák vagy harmadik felek illegális intézkedései következtében a dokumentáció elveszhet. Ha az iratok valaki jogellenes cselekménye (például lopás) következtében tűntek el, akkor ezt a tényt a rendvédelmi szerveknek meg kell erősíteniük. A természeti katasztrófák miatti iratvesztést is az illetékes hatóságok kezelik. Tűz esetén ez lehet a tűzvédelmi hatóságok igazolása.
Elsődleges számviteli bizonylatok elvesztése esetén a szervezet vezetője a Bizonylat- és Bizonylatkezelési Szabályzat 6.8. pontja értelmében megbízásával bizottságot jelöl ki a veszteség okainak kivizsgálására.
Bármely üzleti ügylet lebonyolítását igazoló elsődleges dokumentumok hiánya a Kbt. Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyvének 120. cikke a bevételek és kiadások elszámolására vonatkozó szabályok súlyos megsértésére utal, amelyek a következők:
Ami a számviteli bizonylatok tárolására vonatkozó szabályok be nem tartása miatti felelősséget illeti, az adminisztratív és adójogi jellegű lehet. Mint fentebb említettük, az elsődleges dokumentumok, számviteli nyilvántartások hiánya a bevételek, kiadások, adózási tárgyak elszámolására vonatkozó szabályok súlyos megsértése, és 5000-15 000 rubel pénzbírsággal jár. (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke).
Ebben az esetben közigazgatási bírság szabható ki mind a dokumentumok tárolására vonatkozó archiválási követelmények megsértéséért (az igazgatási törvénykönyv 13.20. cikke - 300-500 rubel), mind a számviteli szabályok súlyos megsértéséért, ha a dokumentumok hiánya miatt a pénzügyi kimutatások torzulnak (az igazgatási törvénykönyv 15.11. cikke - 2000-3000 ezer rubel).
Tilos dokumentumokat megsemmisíteni a tárolási idő betartása nélkül.és adminisztratív felelősséggel jár. Az Art. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 13.20. cikke adminisztratív szankciókat ír elő a dokumentumok tárolására, kitöltésére, elszámolására vagy felhasználására vonatkozó szabályok megsértése esetén figyelmeztetés vagy közigazgatási bírság kiszabása formájában.
3. A dokumentumok megsemmisítése tárolási idejük alapján
Az 1995. január 19-i N 2 Rosarkhiv rendelettel jóváhagyott intézmény, szervezet, vállalkozás állandó szakértői bizottságáról szóló Mintaszabályzat 1.1. pontja szerint a szervezet tevékenysége során keletkezett dokumentumok értékének vizsgálatára, kiválasztva. és az állami raktárba való átadásra előkészítésükkel a szervezet állandó szakértői bizottságot hoz létre a levéltárban.
A cég minden létező strukturális részlegéből a legképzettebb szakemberei vannak, akik fel tudják mérni bizonyos típusú dokumentumok értékét. A szakértői bizottság összetételét a szervezet vezetője hagyja jóvá. A szervezetben a szakértői bizottság foglalkozik a tartós és átmeneti megőrzésre szánt iratok kiválasztásával, dönt a lejárt megőrzési idővel rendelkező iratok megsemmisítéséről is.
Ez a szakértői bizottság megvizsgálja a dokumentumok értékét az irattári tárolásra való előkészítés szakaszában, és kiválasztja a szervezet dokumentumait további tárolásra és megsemmisítésre. Ennek megfelelően a felszámoló bizottságnak szakértői bizottságot kell létrehoznia, és meg kell vizsgálnia a szervezet összes rendelkezésre álló dokumentumát.
A felszámolóbizottság iratainak vizsgálatának eredménye alapján eljárást kell szervezni azon iratok megsemmisítésére, amelyek megőrzési ideje lejárt. Az iratok fizikai megsemmisítésének elveit a 9.9. pont tartalmazza. Az Orosz Föderáció nemzeti szabványa „Az információs, könyvtári és kiadói szabványok rendszere. Dokumentum kezelés. Általános követelmények. GOST R ISO 15489-1-2007 ", a Rostekhregulirovanie rendje által 2007.03.12-től jóváhagyott N 28-st.
A 2004.10.22-i N 125-FZ „A levéltári ügyekről az Orosz Föderációban” szövetségi törvény szerint a nem kormányzati szervezetek felszámolása során a levéltári dokumentumok, a személyzetre vonatkozó dokumentumok, valamint a levéltári dokumentumok, az eljárás során kialakult feltételek tevékenységüket és az Orosz Föderáció Irattári Alapjában szereplő tevékenységüket, amelynek ideiglenes tárolása még nem járt le, a felszámolóbizottság a felszámolási bizottság megállapodása alapján elrendelt állapotban tárolja a megfelelő állami vagy önkormányzati levéltárba. valamint az állami vagy önkormányzati levéltár. Ezzel egyidejűleg a felszámoló bizottság szervezi a felszámolás alatt álló szervezet irattári iratainak megrendelését.
Ebből következően, ha az iratok tárolási ideje nem járt le, a felszámoló bizottság köteles megszervezni azok megrendelését és az állami vagy önkormányzati levéltárba történő átadását megfelelő megállapodás alapján.
Ha a szervezet nem állami, önkormányzati levéltárak beszerzésének forrása, akkor az iratok megsemmisítése a levéltári hatóságok hozzájárulása nélkül történik.
Azokban a szervezetekben, amelyek nem adják át az iratokat az állami levéltárba, a megsemmisítendő dokumentumokat csak az állandó megőrzési esetek leltárának éves szakaszainak összeállítása után, személyi állomány tekintetében pedig csak a hivatal vezetőjének jóváhagyása után határozzák meg. szervezet.
A lejárt megőrzési idejű dokumentumok megsemmisítését a szakértői bizottság készíti el, és a szervezet vezetője hagyja jóvá. Az ilyen aktusnak nincs egységes formája, ezért a szervezetnek ki kell dolgoznia saját formáját (a törvénynek tartalmaznia kell az N 129-FZ törvény által megkövetelt összes részletet), és rögzítenie kell annak használatát a társaság számviteli politikájában. Ismételten emlékeztetünk arra, hogy a törvény önállóan kidolgozott formájának tartalmaznia kell minden olyan kelléket, amelyet az N 129-FZ törvény kötelezőnek tekint.
A dokumentumok csak akkor semmisülnek meg, ha a meghatározott időszakra leltárt végeznek. Ha a dokumentumok által lefedett időszakot nem módosítják, azokat nem lehet megsemmisíteni. A dokumentumok tárolási időszakának kezdete a készítés (vagy figyelembevétel) évét követő év január 1. napja. Például a 2010-ben létrehozott fájlok megőrzési időszaka 2011. január 1-től kezdődik.
Figyelembe kell venni azt is, hogy függetlenül attól, hogy a szervezet állami levéltárak beszerzésének forrása vagy sem, a megsemmisítésre szánt ügyek kiválasztását erre szakosodott (levéltári) cég végezheti. Ez a megközelítés lehetővé teszi:
A dokumentumok tárolására egy szervezet igénybe veheti egy speciális irattári cég szolgáltatásait (dokumentumok külső tárolása), vagy létrehozhat saját archívumot. A szervezet archívum létrehozására vonatkozó jogát a 2004. október 22-i N 125-FZ „Az archiválásról az Orosz Föderációban” szövetségi törvény tartalmazza.
Ha a szervezet otthon tartja a dokumentációt, akkor erre a célra külön helyiséget kell kijelölni a cégnél, amely általában speciális polcokkal vagy állványokkal van felszerelve. Ha az irattári helyiségben vannak ablakok, azokat függönnyel vagy redőnnyel kell felszerelni, ellenkező esetben nem lehet megvédeni a dokumentumokat a fénytől, ezért nem zárható ki a színük sem. Ezen túlmenően, ezekre a célokra polcok helyett üres szekrényeket is használhat.
Célszerű az ablaknyílásokat fémrácsokkal felszerelni, különösen, ha a tárolóhelyiség az épület első részén vagy alagsorában található; emellett jobb, ha az archívumban fémajtót szerelnek fel. Az ilyen intézkedések lehetővé teszik a szervezet számára, hogy elkerülje az illetéktelen belépést az archívum területére.
Annak érdekében, hogy ne töltsön sok időt a szükséges dokumentumok keresésére, a szervezetnek ki kell dolgoznia az ügyek nómenklatúráját, amelynek egy példányát magában az archívumban kell elhelyezni.
Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a számviteli bizonylatok kiállítása a számviteli osztálytól, valamint a cég irattárából a szervezet más strukturális részlegeinek alkalmazottai számára általában nem megengedett. Bizonyos esetekben a dokumentáció is kiadható, de csak a főkönyvelő engedélyével.
A fentebb említett irattárolás hatékony módja a számviteli irattár megszervezésének, amely lehetővé teszi a számviteli bizonylatok tárolásra történő továbbítását egy korszerű berendezésekkel felszerelt szaklevéltárba (levéltári állványok, speciális dobozok, beléptető és tűzvédelmi rendszerek). Ennek a technológiának a fő előnyei a következők:
Ezt a kérdést kivétel nélkül minden olyan vállalkozó felteszi, aki nemrégiben nyitott vállalkozást, és nem értette a rendszer bonyolultságát. Tehát mennyi ideig őrzi meg egy LLC a dokumentumokat, egy évet, kettőt vagy többet? Ezt a kérdést részletesen megértheti, ha elolvassa a 125-FZ "Az archiválásról az Orosz Föderációban" szövetségi törvény pontjait.
A számviteli bizonylatok tárolási ideje eltérő. Mit mondhatunk az összes albekezdés kombinálásával? A számviteli dokumentumokat legalább addig meg kell őrizni az LLC-ben, amíg fennáll annak a lehetősége, hogy az adóellenőrzés megkövetelheti. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 89. cikke szerint az ellenőrzés elvégzésére vonatkozó döntést megelőző három évnél nem hosszabb időszakot kell ellenőrizni. Vagyis három évig megőrizzük, aztán kezdődik a legérdekesebb.
Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyvének 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdése egyértelműen tájékoztat bennünket arról, hogy az adóalanyok kötelesek megőrizni az adó elhatárolását igazoló dokumentumokat legfeljebb négy évig. Szóval uraim. Nem három, hanem négy évig gondosan tároljuk a számviteli bizonylatokat, és ügyelünk arra, hogy egyetlen papírdarab se vesszen el.
Milyen konkrét dokumentumokat részesítünk előnyben és őrizzük meg, mint a szemünk fényét?
A könyvelés az elsődleges dokumentáció tárolásának szabályait is megerősíti. A 129-FZ számú „számviteli” rendelet szerint a pénzügyi kimutatásokat az állami levéltári ügyek szabályaiban meghatározottak szerint kell vezetni. De legalább öt évvel azután, hogy az utolsó számviteli jelentéseket elkészítették.
Szóval mi történik? És az a tény, hogy a dokumentumokat szigorúan arra az időszakra köteles megőrizni, ameddig az adóhatóság általi ellenőrzéshez szükséges lehet. Azaz három év. Ha az ellenőrzés eredményeként nem állnak rendelkezésére öt éves okmányok, akkor az iratok nem megfelelő tárolása miatt pénzbírsággal sújtható, semmi több.
De nem minden ilyen egyszerű és átlátható a számviteli és adózási vadonban. Vannak olyan dokumentumok, amelyeket sokkal tovább kell megőrizni, mint az imént tárgyalt időkeret. Mik ezek a dokumentumok?
Az adóhatóságoknak az ellenőrzések során ismét az adókra és illetékekre vonatkozó jogszabályokat kell követniük. És a Lista nincs benne.
Tettek következtetése: mennyi ideig kell megőrizni az LLC dokumentumait? Kiderül, hogy nem kevesebb, mint öt év alatt, és a befektetett eszközöket tekintve és általában a cég fennállásának teljes időtartama alatt. A dokumentumok tárolási idejét a keletkezés évét követő január 1-től kell számolni.
A vállalkozás számviteli politikájában meg kell határozni, hogy a dokumentációt hogyan és hol kell tárolni, valamint ki kell jelölni egy e bekezdés végrehajtásáért felelős személyt, vagy akár a legképzettebb munkavállalókból álló bizottságot.
A dokumentációt egyébként nem szükséges az irodában tartani. A törvény nem tiltja más tárolási helyek, például szakosított levéltári irodák kiválasztását. De a részvénytársaságot törvény kötelezi arra, hogy az olyan dokumentumokat, mint az éves beszámolók és az alapszabály pontosan ott tárolja, ahol a székhelye található. A dokumentumok elektronikus formában történő tárolását egyébként törvény teszi lehetővé azzal a kis kitétellel, hogy az iratok szükségszerűen tartalmazzák az iratkészítésért felelős személy elektronikus aláírását. A dokumentumok elektronikus formában történő tárolására a cég információs vállalati rendszert hoz létre. Hitelesítési központ szolgálja ki, amely biztosítja az elektronikus aláírás használatát az elektronikus dokumentumokban.
A hosszú ideig tárolt dokumentumok idővel romlanak és kifakulnak. A tartalmuk olvashatósága érdekében a tárolásért felelős személyek kötelesek gondoskodni és kellő időben másolatot készíteni.
Vállalkozás felszámolása esetén a hosszú távú megőrzésre kötelezett dokumentumok az irattárba kerülnek. A cég átszervezése esetén a dokumentumok átkerülnek a jogutód szervezethez. Az új cég kijelölésekor megkapja az új struktúrába költözött munkavállalók személyi aktáit és az új cég tevékenységi körére vonatkozó dokumentumokat.
Iratok megsemmisítése. Egy dokumentum megsemmisítéséhez először egy okiratot kell készítenie, amelyet a cég vezetője ír alá, és csak ezután folytathatja közvetlenül a dokumentumok megsemmisítését. Sőt, az aktusban nem szükséges gondosan átírni a megsemmisítésre kerülő papírokat. Elég átírni a homogén csoportok nevét. A homogén csoportokat egymástól függetlenül kell átgondolni. Például a számlák - homogén dokumentumoknak tekinthetők és így tovább.
Csak égesse el? A válasz rossz. Ebben az esetben a környezetvédelmi szolgáltatásokkal kapcsolatos problémák merülhetnek fel.
Újrahasznosítani papírhulladékként? Az opció jó, de nincs garancia arra, hogy a dokumentumok nem kerülnek egy versengő céghez, ami nem jó. Ennek elkerülése érdekében a dokumentumokat tartalmazó mappákat számlával kell átadni selejtezésre. Ezen túlmenően, az iratok eltávolítását a cég dokumentumok tárolásáért felelős alkalmazottjának felügyelete mellett kell elvégezni.
Azért sem lehet egyszerűen kidobni, mert a törvény szerint a munkáltató köteles a munkavállalók személyes adatait bizalmasan kezelni.
Ami marad? A leghelyesebb az lenne, ha egy speciális gépet használnánk a papír aprítására. Általában Ön dönti el, hogyan szabadul meg a felesleges papíroktól.
Annak érdekében, hogy ne legyen szándékom az irattáram idő előtti megkönnyítésére, hozzáteszem, hogy az adózási időszakra vonatkozó számviteli nyilvántartások vagy számlák hiánya súlyos jogsértésnek minősül, és ötezer rubel pénzbírsággal sújtható.
Ez pedig akkor van, ha egy adózási időszakra hiányoznak a dokumentumok. Súlyosabb esetekben a bírság már nem 5000, hanem 15 000 rubel lesz.
Ha az adóalapot alábecsülik a jövedelmet igazoló dokumentumok elvesztése miatt, az adózó a meg nem fizetett adó összegének 10 százalékának megfelelő bírságot fizet, de nem kevesebb, mint ugyanaz a 15 000 rubel.
A büntetőjogban egyébként a számviteli bizonylatok biztonságának biztosítására is vannak rendelkezések. Ha bebizonyosodik, hogy az iratokat személyes érdekből sértették meg, az érintett legalább egy évre börtönbe kerülhet. Ha részletesebben szeretne megismerkedni ezzel a ponttal, további részletekért lásd az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyve 352. cikkének 1. szakaszát.
És ne feledje, hogy a levéltári hatóságok képviselőinek jogukban áll ellenőrizni a levéltári dokumentumok megfelelő tárolását az Ön szervezetében. Ezután Önt az Orosz Föderáció kódexének a tárolási, elszámolási és beszerzési szabályok megsértéséről, valamint az archív dokumentumok felhasználásáról szóló 13.20. cikke szerint 300-500 rubel pénzbírsággal vagy adminisztratív javaslattal büntethetik. .
Az iratok tárolására és különösen az archiválásra szolgáló helyek kialakításáért a társaság igazgatója a felelős, a főkönyvelő köteles ezeket a dokumentumokat szervezetten megőrizni és az irattárba helyesen átadni.
