Nu toate organizațiile își pot permite să își întrețină propriul depozit. Dacă este necesar să depozitați materiale, echipamente sau produse terminate... Astfel de companii trebuie să utilizeze serviciile organizații de depozitareși, în acest caz, este necesar să organizați în mod corespunzător stocarea proprietate valoroasă... Pentru a-l transfera în depozit, se întocmește formularul MX-1. Acest document vă permite să păstrați înregistrări și control pentru a preveni pierderea.
Atunci când se transferă valori de stoc pentru stocarea pe termen scurt sau pe termen lung, se încheie un acord între organizații, regulile pentru încheierea acestuia sunt prezentate în capitolul 47. Cod Civil... La acest acord este atașat un formular special, care confirmă faptul că valorile au fost transferate și acceptate pentru depozitare. Contractul trebuie încheiat între orice organizație care transferă și primește bunuri și materiale, indiferent dacă compania este angajată profesional în depozitare.
Goskomstat al Federației Ruse în 1999 a aprobat un formular specializat MX-1, este un act de acceptare și transfer valorile materialeîntre organizații. În viitor, acest formular a încetat să mai fie obligatoriu: companiile își pot dezvolta propriile versiuni ale acestui document, care trebuie să conțină aceleași informații.
Cu toate acestea, până acum, majoritatea întreprinderilor aleg forma unificată MX-1, deoarece conține toate informațiile necesare.
Formularul MX-1 trebuie completat de către partea care acceptă valorile pentru stocare. Compania care transferă bunuri și materiale trebuie să le furnizeze integral informatii detaliateîn conformitate cu documentele însoțitoare. Următoarele informații trebuie înregistrate în act:
De obicei se fac două copii - pentru partea de transmisie și recepție. Documentele sunt certificate prin semnăturile persoanelor autorizate.
Documentarea contractului de depozitare și completarea formă specială prin toate regulile împiedică situații neplăcute legat de pierderea mărfurilor din depozit. După semnare, partea destinatară este responsabilă pentru siguranța mărfurilor, cu care trebuie să i se asigure condițiile necesareîntr-un depozit. Deținătorul își asumă toate riscurile în caz de pierdere sau deteriorare.
În cazul în care mărfurile, din orice motiv, au fost pierdute sau deteriorate în timpul depozitării în depozit, proprietarul acesteia are dreptul să primească despăgubiri pentru cauzele cauzate pagube materiale... Documentele vor deveni baza pentru depunerea unei cereri în fața instanței în cazul în care părțile nu reușesc să se pună de acord între ele cu privire la valoarea penalității.
În cazul în care actul nu a fost întocmit sau au fost comise erori la completarea acestuia, societatea care face transferul nu va putea dovedi faptul transferului mărfurilor pentru depozitare și va cere despăgubiri pentru pierderi. Completarea documentului garantează o cooperare loială și previne daunele materiale.
Procedura de completare a actului de acceptare pentru depozitare Actul privind transferul proprietății pentru depozitare este completat de organizația custodie pe baza informațiilor despre inventar și a documentelor însoțitoare furnizate de deponent. Documentul completat este semnat de toate părțile implicate în tranzacție (de obicei acestea sunt persoane responsabile din punct de vedere financiar ale deponentului și custodelui). Conținutul actului conform formularului MX-1 poate fi împărțit în 3 părți. Primul conține informații despre părțile la tranzacție și detaliile contractului. Secțiunea tabelară conține toate informațiile disponibile despre proprietatea transferată pentru stocare. Al treilea reflectă Informații suplimentare se aplică condițiile contractuale de depozitare și semnăturile persoanelor responsabile. Pentru informații despre cum să luați în considerare pierderile din stocare, citiți articolul „Ministerul Finanțelor a explicat cum să se țină cont de pierderile din stocarea„ iresponsabilă ”."
Pentru ușurința percepției, toate sunt prezentate în tabel. Nume act normativ Data adoptării, precum și numărul Descriere Rezoluția Goskomstat a Federației Ruse 66 din 08/09/1999 Aprobă Albumul formularelor unificate contabilitate primară, precum și instrucțiuni privind utilizarea acestora și completarea Regulamentului privind contabilitatea și raportarea 34n din 29.07.1998 Reglementează procedura de aplicare a formularului Codului civil al Federației Ruse 2 partea 47 capitolul Reglementează relațiile juridice care apar în cursul acceptarea și transferul obiectelor de valoare pentru depozitare Domeniul de aplicare al documentului Pe baza instrucțiunilor care reglementează utilizarea diferite forme pentru contabilitatea primară, există două domenii de aplicare a formularului MX-1:
Custodele profesionale ale valorilor pot fi orice organizație, una dintre activitățile cărora este stocarea valorilor.
Pentru a face acest lucru, lângă corecție, sunt menționate data introducerii sale în document, precum și semnătura, prenumele și inițialele persoanelor care au participat la pregătirea documentului. Citiți și articolul: → „Procedura de procesare a documentelor contabile primare”.
Greșeala nr. 2. Ignorarea câmpurilor formularului Dacă Act MX-1 este completat incorect și incomplet, organizațiile pot avea probleme cu autoritățile de reglementare. În acest sens, nu trebuie ignorate câmpuri precum unitatea de măsură, cantitatea și valoarea valorilor.
Atenţie
Acesta din urmă este, de asemenea, important pentru deponent dacă este necesar să se compenseze pierderile rezultate din depozitarea necorespunzătoare. Greșeală numărul 3. Umplere târzieÎn formularul MX-1, Custodele începe să își asume responsabilitatea pentru valorile care i-au fost transferate numai din momentul confirmării documentare a faptului unui astfel de transfer.
Important
Bineînțeles, companiile oferă astfel de servicii contra cost. Cel mai adesea, custodii profesioniști sunt instituțiile de credit, companii de depozitare, hoteluri și case de amanet.
Dacă cerințele legale implică necesitatea de a furniza cuiva o copie a actului pe suport de carton, compania este obligată să emită indiferent de tipul fluxului de documente utilizat. Dacă originalele documentelor pot fi confiscate, organizația trebuie să păstreze copiile lor. Descărcați un eșantion de completare a unui act sub forma MX-1 Greșeli tipice atunci când se întocmește un act în forma MX-1 În timpul executării și utilizării unui act de transfer pentru stocare, este adesea permis o cantitate mare greșeli. Este important să știți care dintre acestea sunt cele mai frecvente pentru a le împiedica să apară în cont. Greșeala # 1. Proiectare incorectă corecții Dacă apar erori în timpul executării documentelor primare, nu este necesar să le refaceți complet. Este suficient să faceți corecții corecte.
Fiecare dintre ele trebuie realizată cu atenție și certificată corespunzător.
Pe baza acestui fapt, organizația custodie este obligată să ramburseze deponentul pentru pierderile suferite financiar valoare egalaîntregul produs sau o parte separată a acestuia. Acest obiectîn obligatoriu trebuie să fie precizate în contract. Forma actului de acceptare și transfer de bunuri și materiale (formularul MX-1) este unificată și aprobată prin Rezoluția nr. 66 a Comitetului de Stat de Stat Federația Rusă din 9.08.1999. Cu toate acestea, orice întreprindere poate dezvolta independent un act ușor de utilizat de acceptare și transfer de bunuri și materiale, utilizând formularul MX-1 ca model.
Puteți restrânge sau adăuga liniile, coloanele necesare, precum și foi suplimentare(în funcție de numărul de detalii și altele informatie necesara). Cu toate acestea, schimbarea sau ștergerea detaliilor stabilite de Goskomstat din Federația Rusă este strict interzisă.
Este de preferat să înregistrați transferul pentru stocare în formularul MX-1 deoarece în forma unificată câmpurile sunt furnizate pentru a reflecta toate informațiile necesare și, cel mai probabil, nu va trebui să fie modificate semnificativ. Transferul de bunuri, precum și transferul tuturor riscurilor de posibilă pierdere sau deteriorare a bunurilor și materialelor, se efectuează simultan cu semnarea unui act în formularul MX-1 de către părți.
Completitatea documentelor (numărul de anexe la act conform formularului MX-1), precum și numărul de copii ale formularelor completate, este stabilit de părți (deponent și custode) în fiecare caz specificîn conformitate cu termenii contractului de stocare. Citiți despre formularul care este completat la returnarea bunurilor și materialelor din depozitare în materialul "Formular unificat nr. MX-3 - Formular și eșantion".
Dacă în același timp se constată defecte sau defecte, este în interesul părții destinatar să reflecte astfel de fapte la completarea formularului MX-1. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza coloana „semne speciale”.
Nu este adecvat să se indice prezența unei penurii în documentul examinat. Actul este necesar pentru a introduce cantitatea reală de bunuri și materiale acceptate pentru depozitare.
Întrebarea numărul 2. Este posibil să faceți modificări la formularul MX-1 pentru o afișare mai convenabilă a informațiilor? Cei care folosesc actul de acceptare și transfer al obiectelor de valoare pentru depozitare în activitățile lor ar trebui să țină cont de faptul că acest formular este recomandat. Prin urmare, pentru a introduce mai convenabil informații în ea, precum și utilizarea ulterioară a acestora, puteți transforma formularul.
Obiectele de valoare trebuie verificate în prezența persoanelor responsabile pentru depozitarea acestora. Dacă ignorați cerința de a emite un document, dacă apar probleme în timpul stocării, va fi imposibil să demonstrați ceva.
ÎN activitati curente orice companie poate experimenta o situație în care devine necesară transferarea proprietății pentru conservarea temporară către o altă companie. În acest caz, a document special- actul de acceptare a transferului pentru păstrare.
Dosare
În general, în Legislația rusă nu există un astfel de termen. În practică, înseamnă transferul de inventar de la o persoană la alta (fizică sau legală) pentru orice perioadă de timp sub responsabilitatea financiară deplină pentru o anumită taxă. Locul de depozitare este de obicei un depozit sau altă cameră destinată acestui lucru (de exemplu, un hangar, garaj, bază etc.).
Deoarece acceptarea articolelor de inventar pentru depozitare sub responsabilitate este un profesionist activitate antreprenorială, nereglementată strict de lege, lista mărfurilor este întotdeauna determinată individual. De obicei, orice produse, echipamente, utilaje, transport etc. sunt acceptate pentru depozitare, adică orice, cu excepția alimentelor perisabile.
Rolul actului de acceptare și transfer pentru păstrare este destul de simplu - certifică faptul că proprietatea companiei s-a schimbat de mâini pentru o anumită perioadă de timp. Documentul asigură validitatea acordului încheiat anterior, cu alte cuvinte, servește drept confirmare a îndeplinirii uneia dintre condițiile fundamentale ale relației contractuale.
Din momentul semnării actului, toată responsabilitatea pentru siguranța proprietății revine părții care a acceptat-o.
În cazul în care este cauzat un prejudiciu bunurilor, acesta va fi parțial sau complet pierdut; pe baza acestui act, în viitor va fi posibil să se depună o cerere în instanță pentru recuperarea prejudiciului cauzat.
Dacă inventarul este returnat în întregime si in regleaza ora, atunci va fi necesar să se întocmească un nou act care să ateste acest lucru.
Actul este întotdeauna întocmit direct în momentul acceptării și transferului articolelor de inventar. Această dată trebuie introdusă în document. Completarea actului este de obicei gestionată de un reprezentant al companiei gazdă.
Dacă studiați acest material, înseamnă că aproape sigur vi se dă sarcina de a forma un act de acceptare și transfer pentru păstrare. Înainte de a vă oferi o înțelegere detaliată a documentului, vă vom oferi Informații generale, care este relevant pentru toate aceste valori mobiliare.
in primul rand, rețineți că astăzi formularele unificate au fost anulate, adică aproape orice acte pot fi scrise acum sub orice formă. Desigur, dacă conducerea organizației dvs. a stabilit o cerință pentru formare a acestui actîn conformitate cu șablonul care acționează în cadrul companiei, un document ar trebui întocmit în funcție de tipul acestuia. De asemenea, este permisă întocmirea unui act în conformitate cu un eșantion obligatoriu anterior - formularul MX-1 - această opțiune vă eliberează de a vă gândi la structura și conținutul documentului în întregime. În plus, la discreția dvs. și în funcție de circumstanțe, îl puteți extinde sau, dimpotrivă, puteți elimina rândurile și tabelele inutile din acesta. Este bine dacă tipul formularului (standard sau nu) va fi indicat în ziarele locale ale întreprinderii.
În al doilea rând, puteți lua o foaie obișnuită de orice format convenabil pentru dvs. pentru act - de preferință A4 sau A5 sau antetul companiei. Puteți completa documentul manual sau introduceți informatie necesara pe computer, în timp ce, dacă ați ales a doua metodă, după formarea finală, tipăriți actul - acest lucru este necesar pentru ca cei prezenți la acceptarea și transferul articolelor de inventar pentru păstrare să își poată semna autografele sub aceasta.
Faceți un act în două exemplare - dați unul dintre acestea reprezentantului companiei de la care a fost acceptată proprietatea, lăsați-l pe al doilea la voi. Va fi la îndemână în cazul în care vi se solicită o despăgubire pentru daune sau pierderi de bunuri. Dacă este necesar, puteți reproduce actul și reproduce, asigurați-vă că ați certificat toate copiile cu semnăturile necesare.
Introduceți informații despre act într-un jurnal special - ar trebui să fie în fiecare organizație care oferă servicii pentru stocarea proprietății altcuiva. Păstrează actul pentru perioada stabilită de lege sau pentru perioada specificată la politica contabilă compania dvs.
În cele din urmă ajungem la partea principală a articolului nostru - un exemplu. Am luat ca bază formularul MX-1 general aplicabil anterior. Trebuie să spun că, deși acest document nu este deosebit de dificil, are câteva subtilități și nuanțe care ar trebui subliniate. Folosind recomandările noastre și pe baza eșantionului de mai jos, nu veți face acest lucru muncă specială creați-vă actul.
Apoi vine blocul principal. Faptul de acceptare și transfer al proprietății este înregistrat automat aici, trebuie doar să introduceți numele exact al locației de depozitare și perioada în care ar trebui efectuată. În plăcuța de mai jos, indicați caracteristicile de identificare ale valorilor acceptate (nume, cantitate, cost etc.).
Dar partea din spate formular, rezumați: câte articole de inventar și pentru ce sumă au fost acceptate. Certifică documentul cu semnăturile necesare, indicând pozițiile și numele persoanelor responsabile.
Unele organizații nu au propriile depozite, așa că trebuie să recurgă la serviciile altor organizații pentru a-și păstra proprietatea. Pentru documentarea pentru transferul stocurilor, se folosește formularul MX-1.
Depozitarea mărfurilor și materialelor poate fi efectuată de custodi profesioniști (specializați în furnizarea acestor servicii) și neprofesioniști (efectuarea depozitării nu ca activitate principală). În ciuda acestui fapt, transferul de bunuri și materiale pentru depozitare se execută în același mod în ambele cazuri.
Se încheie un acord de stocare între părți, ale cărui caracteristici sunt prevăzute în cap. 47 „Depozitarea” Codului civil al Federației Ruse. Ca anexă la contract, se poate furniza forma unui document, care confirmă faptul transferului articolelor de inventar.
În acest articol vom lua în considerare caracteristicile umplerii forma unificată MX-1, deoarece este destul de complet, include toate coloanele necesare și nu are nevoie de revizuire suplimentară.
Acest formular este completat de partea custode. Deponentul îi oferă totul informatie necesara despre transferat la depozitarea mărfurilor și materialelor... Trebuie să se potrivească documente însoțitoare, pe baza căruia bunurile și materialele sunt transferate în custodia custodelui.
Actul specifică:
Părțile pot stabili în acord numărul de exemplare în care trebuie întocmit actul.
Actul este semnat, de regulă, material persoane responsabile de ambele părți - deținătorul și depozitarul.
Din momentul semnării documentului, responsabilitatea pentru siguranța proprietății revine custodelui și, odată cu acesta, riscurile de deteriorare sau pierdere a bunurilor și materialelor. Deținătorul este obligat să ofere condiții de depozitare care să îndeplinească cerințele contractului și specificate în legea MX-1. În cazul deteriorării bunurilor deponentului ca urmare a executării necorespunzătoare a obligațiilor de către custode, acesta din urmă va fi obligat să compenseze pierderile suferite de proprietarul proprietății și va fi, de asemenea, răspunzător, stipulate prin contract depozitare (de exemplu, plata unei penalități).
La returnarea bunurilor și materialelor către deponent, actul în cauză servește evidenta documentara volumul transferat către custodele bunurilor și materialelor, care este necesar și în situația în care proprietatea nu este returnată integral sau cu daune.
Nerespectarea unui astfel de act poate duce la consecințe nefavorabile pentru deponent în cazul nereturnării proprietății de către custode.
Actul de acceptare a articolelor de inventar (TMC) este scris în liber de la, în care toate mărfurile sunt marcate scrupulos, cu afișarea numărului, estimărilor, parametrilor și defectelor. Astăzi, legislația existentă oferă un șablon de emisie-recepție unificat. act de bunuri și materiale... Acesta este reglementat de Decretul nr. 66 al Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 9 august 1999, care a aprobat formularul formularului MX-1.
Mai mult, fiecare tip activitatea economică emis document primar contabilitate, care se reflectă în articolul 9 din Legea nr. 402-FZ „On contabilitate". Normele legii dau dreptul instituțiilor de a întocmi singure șabloane ale evidențelor contabile primare.
În viața întreprinderilor, apar adesea circumstanțe când este necesar să se organizeze transferul de produse din diverse motive, de exemplu - vacanță, boală, călătorie de afaceri, concedierea unui angajat responsabil financiar. Această acțiune este necesar să se emită un act de acceptare.
Luați în considerare circumstanțele în care este întocmit certificatul de acceptare:
Exemplul documentului dat mai jos poate fi utilizat împreună cu certificatul de acceptare pentru depozitare (Formularul MX-1).
Primirea produselor sub factură sugerează posibilitatea ca mărfurile livrate să nu corespundă cu cantitatea afișată pe factură. În acest caz, există circumstanțe în care cantitatea reală de produse nu coincide cu cea declarată. Pentru a prezenta o reclamație vânzătorului, este necesar să se afișeze această împrejurare în actul de acceptare odată cu remedierea discrepanțelor dezvăluite.
Acceptarea unor tipuri de bunuri și materiale (de exemplu, echipamente) se efectuează conform actului, deoarece acest lucru este cerut de procedura de acceptare a acestuia: inspecție, determinarea capacității de întreținere etc. La trimiterea bunurilor și materialelor pentru păstrare, se întocmesc documente cu o descriere a stării bunurilor și materialelor, definirea condițiilor de plasare a acestora și numirea unui angajat responsabil din punct de vedere material.
Prin semnarea unui contract pentru furnizarea de bunuri, părțile pot scrie o clauză în acord privind necesitatea întocmirii unui act de acceptare a produsului atunci când îl transferă cumpărătorului.
Actul de acceptare a bunurilor și materialelor este de obicei atașat contractului de furnizare și este luat în considerare parte integrantă acord. Structura documentului standard include următoarele informații:
Prin acordul părților, alte cerințe pot fi afișate în formular, de exemplu:
Un act de acceptare, care stabilește faptul livrării bunurilor cu încălcări, cu cereri de calitate, este baza pentru depunerea unei cereri la un furnizor cu o propunere de înlocuire a produselor sau compensare monetară pierderi. Returnarea bunurilor respinse către furnizor se efectuează pe baza actului de returnare (formular TORG-2) cu afișarea motivului returnării și afișarea detaliată a deficiențelor identificate. În cazul pierderii încărcăturii sau deteriorării acesteia în timpul transportului, compensația pentru costuri se efectuează pe baza unui acord, dacă se prevede astfel de cazuri. Prin urmare, actul de acceptare și transfer al bunurilor și materialelor este necesar de ambele părți.
Întrucât actul de acceptare este un document reciproc, reprezentanții ambelor părți (expeditorul și destinatarul mărfurilor) trebuie să-l semneze. Înainte de a începe procedura de acceptare a bunurilor și materialelor, este necesar să se verifice dacă sunt prezenți reprezentanți din fiecare parte, cu prezența competențelor corespunzătoare pentru a aproba actul de acceptare.
Documentele justificative ale autorității pot fi:
Pentru a documenta faptul acceptării bunurilor în temeiul contractului, trebuie să:
Inexactitățile, corecțiile și erorile din documentele transceiverului nu sunt permise. Dacă în acte se găsesc corecturi, acestea trebuie rescrise înainte de semnarea documentelor.
În secțiunea anterioară, situația a fost luată în considerare atunci când completarea certificatului de acceptare a fost efectuată în timpul expedierii directe a bunurilor și materialelor de la furnizor către cumpărător la depozitul unuia dintre reprezentanți. Cu toate acestea, există circumstanțe în care o terță parte este implicată în procesul de expediere. În același timp, se transformă într-un reprezentant interesat.
În astfel de cazuri, hârtiile pentru transferul de bunuri și materiale aflate în depozitul unei instituții externe sunt scrise în trei exemplare: pentru vânzător, destinatar și proprietarul depozitului în care sunt depozitate bunurile. În plus, pot fi necesare copii suplimentare ale documentelor pentru transportatorul rutier, agenția de securitate, pentru a asigura integritatea mărfurilor în timpul transportului etc.
O situație separată este transferul de mărfuri pentru depozitare. În astfel de circumstanțe, a fost completat un document antet standard MX-1, semnat de două părți: proprietarul bunurilor și instituția de primire. Baza pentru plasarea bunurilor și materialelor pe altcineva spațiu de depozit este considerat un acord depozitare sigură, confirmând numărul de marfă transferată și prețul acesteia, numărul de livrări și diferite condiții suplimentare.
Dacă există, în astfel de circumstanțe, o scrisoare de trăsură semnată de reprezentanți, atunci legislația nu impune umplere obligatorie forma MX-1. În același timp, în cazul unor circumstanțe de conflict, scrisoarea de trăsură are autoritate legală în instanță.
Ce este act de acceptare a bunurilor și materialelor pentru depozitare (formular MX-1)?
Acesta este un formular contabil primar completat de reprezentanți ai proprietarului bagajelor și ai custodelui, atât ai unei instituții, cât și ai unui om de afaceri independent, pe baza unui contract de depozitare a produselor. Șablon certificat de acceptare Mărfuri și materiale pentru depozitare MX-1 reglementat prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 08/09/1999 nr. 66.
Conform standardelor, act MX-1 poate fi utilizat atât pentru furnizarea gospodăriei de depozitare a mărfurilor, cât și în timpul depozitării, cu implicarea organizații specializate, care includ bănci, case de amanet, depozite, hoteluri, precum și diverse structuri comerciale și necomerciale, a căror activitate principală este de a asigura depozitarea mărfurilor și materialelor. Un contract de depozitare a bunurilor și materialelor cu astfel de firme este întocmit pentru o perioadă prevăzută de acord sau „la cerere”. Custodii nespecializați includ instituții care stochează produse gratuit.
Disputele care pot apărea în timpul acceptării și transferului de bunuri și materiale pentru depozitare sunt reglementate de cap. 47 h. 2 din Codul civil al Federației Ruse (Codul civil al Federației Ruse). Articolul 401 din Codul civil al Federației Ruse (clauza 1 a articolului 901 din Codul civil al Federației Ruse) prevede că firma custodie asigură întreaga răspundere pentru bunuri și materiale și, în cazul deteriorării parametrilor bunurilor , este obligat să compenseze furnizorul pentru costuri, cu excepția cazului în care legea sau acordul reflectă altfel (articolul 393, clauza 1 articolul 902 din Codul civil al Federației Ruse).
Prețul mărfii depozitate este indicat în coloana 8 din legea MX-1 și este stabilit prin acordul părților pe baza unui contract de depozitare. Prețul soldului Bunurile și materialele instituției care trimit mărfurile pentru depozitare nu sunt luate în considerare.
