Documentația, valoarea documentelor primare
Cerințe ale documentelor primare, unificarea și standardizarea documentelor
Tipuri de documente contabile
Procedura de înregistrare, acceptare, verificare, prelucrare și păstrare a documentelor
Organizarea fluxului de documente
Pentru o reflectare continuă și continuă a obiectelor contabile, trebuie în primul rând să înregistrați fiecare tranzacție comercială. Pentru aceasta se aplică primul element al metodei contabile, documentația. Documentație- o metodă de reflectare primară a obiectelor contabile, permițând monitorizarea continuă și continuă a acestora.
Conform Regulamentului privind contabilitatea și evidența contabilă în Federația Rusă (aprobat prin ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 34-n din 29 iulie 1998), „toate tranzacțiile comerciale trebuie să fie formalizate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea.”
Documentul tradus din latinescul documentum înseamnă mărturie, dovadă.
document contabil primar - dovezi scrise care confirmă faptul unei tranzacții comerciale sau dreptul de a le efectua.
Contabilitate primara - este un proces unic, repetat în timp, organizat de colectare, măsurare, înregistrare, acumulare și stocare a informațiilor despre activitățile economice.
Valoarea documentelor contabile primare în activitățile financiare și economice ale întreprinderii:
Documentele servesc drept bază și confirmare a corectitudinii acreditărilor.
Ele sunt utilizate pentru ghidare și control operațional.
Pe baza documentelor se efectuează monitorizarea obiectelor contabile.
Documentele au semnificație juridică. Ele sunt folosite ca probe în litigiile în instanță.
Documentele au valoare de control.
Cerința în traducere din latinescul requisitum înseamnă cerut, necesar.
Rechizite- indicatori care caracterizează tranzacția de afaceri reflectați în document.
Cerințele sunt obligatorii și opționale.
Conform paragrafului 2 al articolului 9 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” nr. 402-ФЗ din 06.12.2011. detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:
1) denumirea documentului;
2) data întocmirii documentului;
3) denumirea organizației;
5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, cu indicarea unităților de măsură;
6) denumirile funcţiilor persoanelor responsabile cu săvârşirea faptului de viaţă economică;
7) semnăturile personale ale persoanelor indicate, indicând numele și parafa.
Detaliile suplimentare nu sunt aprobate legal. Ele sunt înscrise de către întreprindere însăși la voința sa în toate documentele, cu excepția documentelor privind contabilitatea primară a fondurilor. Detaliile suplimentare pot include: adresa și numărul de telefon al organizației, numele părților implicate în operațiune etc.
Înainte de intrarea în vigoare a noii Legi federale „Cu privire la contabilitate” nr. 402-ФЗ din 06.12.2011. (această lege a intrat în vigoare la 01.01.2013) s-a acordat o mare atenție unificării și standardizării documentelor contabile primare. Se acceptau în contabilitate documente dacă erau întocmite după forma cuprinsă în albumele de formulare unificate de documentație contabilă primară. Aceste albume au fost dezvoltate de Goskomstat al Rusiei (acum Rosstat) în acord cu Ministerul de Finanțe al Rusiei. Au fost aprobate circa 250 de formulare unificate de documente.
Documentele unificate sunt documente standard destinate înregistrării tranzacțiilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și afiliere în industrie.
În plus, ministerele sectoriale au elaborat și documente unificate pentru întreprinderile din industria lor. De exemplu, Ministerul Agriculturii al Rusiei a elaborat documente unificate pentru contabilizarea produselor agricole, animalelor, terenurilor etc.
Standardizarea documentelor este stabilirea acelorași dimensiuni standard pentru documentele standard. Acest lucru a fost făcut pentru a reduce consumul de hârtie, a simplifica procesarea și stocarea documentelor.
Odată cu intrarea în vigoare a Legii federale „Cu privire la contabilitate” nr. 402-ФЗ din 06.12.2011. întreprinderile sunt scutite de obligația de a utiliza documente unificate elaborate de Comitetul de Stat pentru Statistică și ministerele sectoriale. Conform paragrafului 4 al articolului 9 din această lege, formularele documentelor primare sunt aprobate de către șeful întreprinderii la propunerea contabilului-șef (sau a persoanei care este încredințată cu întreținerea contabilității). Un contabil, atunci când elaborează forme de documente, trebuie să includă toate detaliile obligatorii în ele și să le compacteze. Contabilii șefi, de regulă, depun formulare unificate de documente pentru aprobare.
Activitățile oricărei întreprinderi sunt strâns legate de întreținerea și prelucrarea documentației primare. Este necesar pentru raportarea, calcularea plăților fiscale, luarea deciziilor de management. În articol, vom lua în considerare ce este - documentația primară în contabilitate - și cum este procesată.
Documentația primară în contabilitate - ce este? Ea este numită dovada faptului comisiei reflectată pe hârtie. În prezent, multe documente sunt întocmite în sistemul automatizat „1C”. Prelucrarea documentatiei primare presupune înregistrarea și contabilizarea informațiilor despre tranzacțiile comerciale finalizate.
Contabilitatea primară se numește etapa inițială a înregistrării evenimentelor care au loc în întreprindere. Tranzacțiile comerciale sunt acțiuni care duc la schimbări în starea activelor sau a capitalului organizației.
De regulă, în întreprinderi, conceptul de „lucrare cu documentație” înseamnă:
Există o singură dată și acumulativă documente primare. Tratament informațiile conținute în astfel de lucrări au o serie de caracteristici.
Documentația unică are scopul de a confirma un eveniment o singură dată. În consecință, ordinea procesării sale este mult simplificată. Documentația cumulativă este utilizată pentru o anumită perioadă de timp. De regulă, reflectă o operație efectuată de mai multe ori. În acest caz, pentru prelucrarea documentatiei primare informațiile din acesta sunt transferate în registre speciale.
Documentația primară se întocmește la efectuarea unei operațiuni sau imediat după finalizarea acesteia.
Reflectarea informațiilor se realizează pe forme speciale unificate. În absența formularelor aprobate, o întreprindere le poate dezvolta independent.
Fiecare întreprindere are în personal un angajat responsabil cu lucrul cu informațiile primare. Acest specialist trebuie să cunoască regulile, să respecte cu strictețe cerințele legislației și succesiunea acțiunilor.
Pe etape prelucrarea documentatiei primare sunt:
Ele pot apărea din diverse motive. Practic, apariția lor este cauzată de atitudinea neglijentă a angajatului față de munca prestată de acesta, de analfabetismul specialistului și de defecțiunea echipamentului.
Corectarea documentelor este foarte descurajată. Cu toate acestea, în unele cazuri, nu puteți face fără corectarea erorilor. Defect permis contabil pe documentaţia primară ar trebui să remedieze așa:
Nu este permisă utilizarea agenților corectivi.
Procesarea hârtiei de intrare include:
Procesul de procesare pentru acest tip de documentație este ușor diferit de cel de mai sus.
În primul rând, un angajat autorizat al întreprinderii formează o versiune preliminară a documentului de ieșire. Pe baza acesteia, este elaborat un proiect de lucrare. Se trimite la cap pentru aprobare. Cu toate acestea, un alt angajat cu autoritatea corespunzătoare poate aproba proiectul de document.
După certificare, proiectul este întocmit conform regulilor stabilite și trimis destinatarului.
Această etapă este necesară pentru a asigura primirea, trimiterea și prelucrarea promptă a documentației. Pentru organizarea competentă a fluxului de documente la întreprindere, sunt elaborate programe speciale. Ele indică:
Acestea sunt necesare pentru înregistrarea documentației primare. În acest caz, pe hârtii se pune un semn pe cont. Este necesar să se prevină reînregistrarea documentelor.
Lucrările primare pot fi stocate în registre electronice. Cu toate acestea, la cererea agențiilor guvernamentale sau a contractorilor, compania trebuie să furnizeze copii pe hârtie.
În prezent, nu există o procedură clară de recuperare a valorilor mobiliare în actele normative. În practică, acest proces include următoarele activități:
În cazul pierderii documentației primare, IFTS va calcula cuantumul deducerilor fiscale pe baza valorilor mobiliare disponibile. Totodată, există posibilitatea ca organul fiscal să aplice penalități sub formă de amendă.
De regulă, cei responsabili cu păstrarea înregistrărilor comit următoarele încălcări:
Documentația care confirmă faptele tranzacțiilor comerciale este extrem de importantă pentru întreprindere. Designul său trebuie abordat cu mare atenție. Orice greșeală poate duce la consecințe negative.
Toată documentația principală este o confirmare a activităților financiare ale companiei. Aceste documente ale departamentului de contabilitate vor fi solicitate în primul rând în timpul auditului de către autoritățile de reglementare. Prin urmare, se impun cerințe sporite privind întreținerea și depozitarea unor astfel de hârtie.
Documentația primară, sau cum se numește un contabil virtuos, primară, este dovada afacerilor financiare ale companiei. În plus, având forță legală, aceste documente pot fie să ajute compania în probleme controversate, fie să o împiedice. Aceste documente sunt: contract, factura, documente de plata, factura, factura, bon de vanzare si altele.
Formele documentelor primare sunt unificate. Dacă este necesar, în formular se adaugă linii suplimentare, dar în același timp menținându-le pe cele principale. Acest lucru este indicat în Regulamentul privind contabilitatea și evidența contabilă în Federația Rusă (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1998 nr. 34 n (modificat la 26 martie 2007 nr. 26n). douăzeci).
Toate modificările și completările care se fac la formularul standard sunt aprobate prin ordinul șefului companiei.
Organizația dezvoltă în mod independent formularele documentelor primare dacă în catalogul de formulare unificate lipsește formularul solicitat. Condiție preliminară: astfel de formulare trebuie să conțină detaliile necesare.
Detaliile de mai sus sunt menționate în Legea federală „Cu privire la contabilitate”.
Toate documentele primare trebuie depuse la departamentul de contabilitate în timp util. Respectarea cronologiei de introducere a informațiilor este una dintre condițiile principale pentru o contabilitate competentă.
Pentru o contabilitate convenabilă, întreaga organizație primară este clasificată în grupuri - un tabel:
| Numele Grupului | Ce este inclus |
| Documente organizatorice si administrative | Acestea includ ordine, împuterniciri, instrucțiuni. Adică acestea sunt hârtii care dau „undă verde” tranzacțiilor comerciale. |
| Documente justificative | Bone de livrare, certificate de acceptare, chitanțe de numerar - acestea confirmă faptul unei tranzacții comerciale. Datele înscrise în aceste documente sunt supuse înscrierii obligatorii în registrele contabile. |
| Documente contabile | Sunt utilizate în lipsa formularelor standard unificate, cu prelucrarea agregată a documentelor sursă și a documentelor administrative. De exemplu, o fișă de cheltuieli este considerată atât un document administrativ, cât și un document justificativ. Statul de plata indică simultan atât necesitatea plății conform listei, cât și confirmarea plății. |
Și o altă invenție de succes a serviciului de contabilitate este programul fluxului de lucru. Vă rugăm să rețineți: forma graficului ar trebui să fie reflectată în politica contabilă a organizației.
Programul fluxului de documente
Rândurile și coloanele corespunzătoare reflectă datele privind mișcările documentelor contabile. Un mare plus al acestui program este că toate documentele emise sunt sub control. Principalul lucru este să nu uitați să faceți înregistrările corespunzătoare.
Să începem cu faptul că documentele primare depuse la departamentul de contabilitate trebuie verificate. Ce trebuie verificat:
Documentul verificat este supus înscrierii în registrele contabile.
Sfat: pentru a evita eroarea de reflecție a documentului în contabilitate, merită să faceți următoarele. Pe reversul formularului sunt indicate data și numărul de înregistrare în registru.
Din 04.07.2015 dreptul de a lucra fără sigiliu rotund a fost primit de către societățile pe acțiuni și societățile cu răspundere limitată (Legea federală 82-FZ din 04.06.2015). Verificați ce spun statutul despre utilizarea unui sigiliu. În cazul în care societatea continuă să folosească sigiliul, nu este necesară modificarea actului constitutiv. Termenul pentru efectuarea unor astfel de modificări în actul constitutiv al societății nu este prevăzut de lege. Dar nu merită amânarea modificărilor, pentru a nu introduce multe contradicții în documentele financiare.
Conceptul de „contract” este reglementat de art. 420 din Codul civil al Federației Ruse. Contractul este un acord privind originea (modificarea) sau încetarea drepturilor și obligațiilor între părți. Fiecare dintre părți este obligată să citească cu atenție termenii contractului. La acord, se pune semnătura și sigiliul fiecăreia dintre părți. Contractul ca document primar are putere legală deplină, fiecare dintre părți trebuie să aibă câte un exemplar semnat. Toate punctele prevăzute de conținut trebuie îndeplinite de părțile la acord în conformitate cu obligațiile acestora. Situațiile litigioase se rezolvă fie pe cale pașnică, fie prin proceduri judiciare.
Și un moment. Nu pentru toate situațiile, încheierea unui contract este o recunoaștere a drepturilor și obligațiilor reciproce. Chitanța primită la achiziționarea unui produs sau serviciu este recunoscută prin același acord.
Factura de plată primită de la vânzătorul de bunuri sau servicii se referă la documentele contabile primare. În baza sumei indicate în factură, cumpărătorul efectuează plata. În documentele de plată, un link de dorit către acest document (de exemplu, plata conține sintagma „plată prin factura nr. 35/7 din 31 ianuarie 2017”). Nu sunt excluse situațiile în care va fi dificil de dovedit că plata a fost efectuată pe un anumit cont.
Pentru cumpărătorul bunurilor (serviciilor), factura prezentată este un fel de garant că vânzătorul nu va modifica prețul fix într-o perioadă determinată (1–5 zile). Termenul de plată al facturii este prescris de vânzător. În termenul specificat, cumpărătorul efectuează plata.
O factură pentru plată
Dacă plata din mai multe motive nu este posibilă (de exemplu, probleme cu rețeaua de calculatoare a departamentului de contabilitate, suprapuneri financiare), atunci este recomandabil să anunțați vânzătorul despre situație, de preferință în avans. Este posibil ca data facturii să fie modificată, dar condițiile de cumpărare vor rămâne aceleași.
Acest tip de documente contabile includ: cecuri de plata (marfa, numerar), ordine de plata, cereri de plata.
Când cumpărați bunuri (servicii) pentru numerar din casa de marcat a organizației, cu siguranță ar trebui să salvați chitanța casieriei și să o transferați la departamentul de contabilitate.
chitanta casa de marcat
Dacă cecul nu indică pentru ce se face plata în numerar, atunci la cecul de casierie trebuie atașat o chitanță de vânzare. Conține un inventar al bunurilor (serviciilor) achiziționate, indică în ce cantitate și la ce preț s-a efectuat plata. Bonul de vânzare este ștampilat de vânzător, semnătura persoanei responsabile cu vânzarea mărfurilor (serviciilor).
Un bon de vânzare fără bon de vânzare este recunoscut ca document primar, deoarece un antreprenor individual are dreptul de a lucra fără o casă de marcat (cu condiția obligatorie de a emite o chitanță de vânzare).
O chitanță de vânzare emisă de un antreprenor individual fără utilizarea KKT
Acest lucru este indicat în legea Federației Ruse 54-FZ „Cu privire la utilizarea caselor de marcat în implementarea plăților în numerar și a plăților cu carduri de plată” (relevant în 2017).
La plata unui produs (serviciu) intre persoane juridice, prin contul curent se intocmeste o scrisoare de trasura.
Lista de ambalare
Fiecare dintre părți se întocmește conform eșantionului (se cere semnătura persoanelor responsabile și sigiliul). Sumele de bani indicate pe scrisoarea de parcurs și pe factură trebuie să corespundă. În unele cazuri, este convenabil să se folosească o semnătură fax; acest fapt ar trebui să fie specificat cu siguranță în contractul de furnizare de bunuri (servicii).
La plata pe factura emisa pentru marfa (serviciu) prin contul curent se intocmeste ordin de plata.
Ordin de plata
Aceasta este o formă unificată a unui document, completată cel mai adesea prin tehnologie computerizată. Plata pregătită pentru plată poate fi transferată la bancă pe hârtie, sau folosind programul bancar special „Clint-Bank” (care este mult mai rapid). Înainte de a trimite, trebuie să verificați toate detaliile destinatarului plății pentru a evita neînțelegerile, mai ales dacă lucrați pentru prima dată cu o contraparte. Completați cu atenție detaliile pentru ce plătiți. O descriere detaliată, cu indicarea obligatorie a detaliilor contului (data, număr), va fi utilă.
O cerere de plată este un document primar în care creditorul solicită debitorului să ramburseze datoria prin intermediul băncii.
Cerere de plata
Există o cerință de neacceptare: în acest caz, banii sunt debitați automat din contul debitorului. O cerere de acceptare presupune existența unei acceptări de către debitor. Cu toate acestea, acordul poate preciza condițiile de returnare a datoriei rezultate, în acest caz, restituirea datoriei prin bancă se efectuează fără acceptare.
Formularul de factura este utilizat in cazurile in care se inregistreaza TVA.
Factura fiscala
Întocmește-le în scrisori de trăsură, acte. Plata unui avans conform contractului este, de asemenea, un motiv pentru emiterea unei facturi. Deducerea TVA se face conform facturilor si facturilor insotitoare. De menționat că toți plătitorii de TVA sunt obligați să emită facturi. Este mult mai convenabil să completați formulare cu ajutorul programelor automate.
Este strict interzisă efectuarea de modificări în numerar și documente bancare (articolul 9 din Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate”).
Modificările la restul documentelor primare sunt permise, dar cu condiția ca toți participanții la tranzacția comercială să cunoască modificările introduse. Cunoașterea modificărilor în rândul participanților este confirmată de semnăturile acestora care indică data modificărilor.
Corectarea se face astfel: intrarea incorectă în document este tăiată cu grijă cu o linie subțire. În acest caz, barajul este clar lizibil. Versiunea corectă a intrării este introdusă deasupra corecției sau lângă aceasta. Lângă baraj, sau acolo unde este suficient spațiu liber, se face inscripția „Crede corectat”. Numele complet este indicat. persoana care a făcut modificările, data și semnătura.
Locul optim pentru stocarea elementelor primare este o arhivă. Este important să pregătiți corect documentele pentru depunerea în arhivă:
Este important să se asigure siguranța registrelor contabile împotriva corecțiilor neautorizate. Corectarea erorilor este permisă numai prin mijloace oficiale, cu semnătura persoanei care a efectuat modificarea. Pentru informarea dumneavoastră, în registre se acumulează informații despre documentele primare acceptate în contabilitate.
Nu fără un secret comercial: conținutul registrelor este doar atât. Dezvăluirea informațiilor despre conținut este urmărită de legea Federației Ruse.
Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate” (Art. 17), precum și legislația arhivistică (Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558) prevede perioada de păstrare a documentelor companiei. . Pentru documentele contabile primare, această perioadă este de cel puțin 5 ani.
Perioada de păstrare începe să conteze de la 1 ianuarie a anului următor celui în care documentul a fost introdus în arhivă.
Dacă organizația a încălcat condițiile de depozitare pentru bunurile primare, atunci organismele de inspecție au dreptul de a impune penalități (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse). Valoarea amenzii este de la 10 mii la 40 mii de ruble, în funcție de gradul încălcării.
Apropo, documentele de acum trei ani vor fi relevante pentru inspecția de către autoritățile fiscale. În absența unei organizații primare de o perioadă mai veche, inspectorii nu au dreptul la amendă în conformitate cu articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse.
Serviciul de contabilitate al companiei este obligat nu numai să țină evidența competentă a documentelor primare, ci și să asigure siguranța acestora. Numai în acest caz pretențiile autorităților fiscale se vor dovedi a fi nefondate.
Activitatea departamentului de contabilitate este parte integrantă a funcționării întreprinderii; presupune implementarea de către angajați a unei varietăți de acțiuni - de la calcul până la execuția și întreținerea documentației primare. De asemenea, gradul de responsabilitate al companiei sau al managerului ei imediat pentru greșelile comise diferă foarte mult: dacă acestea se referă la probleme pur interne, nici nu trebuie să vorbim despre o amendă; dacă vorbim de documente de plată, pe baza cărora se plătesc impozitele în viitor, infractorul se poate confrunta nu numai cu o pedeapsă bănească, ci și cu închisoarea. De aceea, munca bine organizată cu organizațiile primare este unul dintre domeniile prioritare de lucru ale unei persoane juridice.
Termenul „documentație primară”, spre deosebire de sau similar, este folosit exclusiv în departamentul de contabilitate, care, dacă este necesar să rezolve în comun probleme organizaționale, provoacă dificultăți reprezentanților altor departamente ale întreprinderii. Mai jos va fi descrisă care este organizația primară în ansamblu și, de asemenea, o listă orientativă a documentelor incluse în aceasta.
În mod ciudat, principalul act normativ utilizat în organizarea activității departamentului de contabilitate, Legea federală „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ, adoptată la 6 decembrie 2011 și care conține modificări din data de 29 iulie 2018, nu oferă o definiție clară. definiția acestei sintagme. Potrivit paragrafului 1 al articolului 9 din legea menționată, documentației primare pot fi atribuite documentației primare orice documente întocmite în mod corespunzător și certificate oficial, care reflectă unul sau altul episod din viața economică a întreprinderii.
Astfel de episoade includ primirea de bani în schimbul produselor furnizate de companie, a serviciilor oferite sau a lucrărilor efectuate sau, dimpotrivă, transferul de bani în vederea achiziționării de obiecte de inventar. La solicitarea conducătorului întreprinderii (clauza 4 a aceluiași articol), lista documentelor contabile primare poate include informații despre decontări reciproce care nu au legătură cu tranzacțiile financiare.
Important: principalul criteriu pentru documentația primară în contabilitate este prezența faptului de transfer de fonduri de la o persoană (angajat, antreprenor individual, companie) la alta. Astfel, lista entităților primare nu va fi inclusă sub nicio condiție, dar o comandă de numerar de intrare sau de ieșire este destul de bună.
CUstocarea documentelor primare în contabilitate - cel puțin cinci ani din anul inregistrarii. După cum arată practica, cel mai adesea, reprezentanții Serviciului Fiscal Federal solicită informații primare în primul an sau trei; în viitor, lucrările pot fi transferate în arhivă pentru păstrare, iar după expirarea perioadei specificate, acestea pot fi distruse în conformitate cu reglementările interne ale întreprinderii și cu prescripțiile legislației interne.
Cu toate acestea, deoarece în practica birocratică rusă este de obicei mai dificil să eliminați documentele decât să le stocați în continuare, un element primar inutil poate fi lăsat în arhivă atâta timp cât există suficient spațiu; nu sunt prevăzute penalități pentru aceasta nici prin Legea federală nr. 402-FZ specificată, nici prin alte reglementări.
De asemenea, întreținerea documentației primare poate fi atribuită atât unuia, cât și mai multor angajați ai întreprinderii, în funcție de calificarea acestora și de numărul de personal. În cazul în care cauza se referă la un antreprenor individual care nu are sub supravegherea sa specialiști corespunzători, acesta are dreptul, la alegere, fie să întocmească documente pe cont propriu, fie să implice în cauză firme terțe care prestează astfel de servicii.
În cea mai recentă versiune a Legii federale nr. 402-FZ (sau mai degrabă, în paragraful 4 al articolului 9 din document), dreptul de a determina ce documentație aparține principalului este transferat șefului (director general, director) al afacere. Conform practicii consacrate, semnează lista deja pregătită de contabilul-șef, deși își poate asuma munca (de la analiza activităților până la însumarea rezultatelor) în întregime asupra lui.
În consecință, nu este nevoie să vorbim despre o singură listă de documente primare; se pot numi doar cele mai frecvent incluse în această listă de lucrări:
Cel mai adesea, organizația primară este organizată după principiul cronologic - de la primul document privind tranzacția până la ultimul; sunt posibile și alte opțiuni - prin accesoriu, combinate etc.
Componentele necesare oricărui document primar sunt:
După cum rezultă din paragraful 5 al aceluiași articol, documentația primară din compartimentul de contabilitate poate fi întocmită în prezent atât în format hârtie, cât și în format electronic; în acest din urmă caz, se certifică cu ajutorul semnăturilor electronice digitale calificate ale părților și se transmite contrapărților pe orice suport adecvat sau se transmite prin e-mail.
Majoritatea documentelor primare sunt emise pe baza unor formulare unificate care nu pot fi modificate; excepțiile includ contracte, acte de acceptare și transfer și o serie de alte documente, a căror dezvoltare a formei și structurii este direct implicată în entitatea comercială.
Câteva sfaturi pentru pregătirea documentației primare:
Important: nu este permisă folosirea benzilor de corectare, lichidului, aparatelor de ras pentru a corecta erorile sau pur și simplu tăiați datele introduse incorect până când nu este imposibil să le citiți în documentația primară din departamentul de contabilitate. În funcție de situație, puteți utiliza o remediere de schiță pentru a completa corpul înregistrării și inversarea. În primul caz, informațiile eronate sunt tăiate cu o linie subțire, deasupra ei se face o notă care reflectă starea reală a lucrurilor, iar pe partea laterală a paginii se află inscripția „Corectul (poți) crede „, însoțită de semnătura responsabilului și de sigiliul sau ștampila organizației. În al doilea, informațiile existente sunt completate cu informații noi necesare obținerii unei imagini exhaustive a tranzacției. În cea de-a treia, care este folosită mai ales atunci când în primar se găsesc informații exagerate, datele care nu corespund realității sunt duplicate cu pastă roșie, iar lângă acestea, deja uzuale, sunt date cele corecte. În acest caz, este necesară și o semnătură de atestare.
Documentele primare, ca și alte documente, trebuie să fie executate clar, lizibil și frumos. Acest lucru va ajuta pe viitor, în cazul unor situații disputabile, să stabiliți rapid adevărul, să vă dovediți cazul în proceduri judiciare sau să controlați activitatea persoanelor autorizate. Și un stimulent suplimentar pentru eliberarea conștiincioasă și la timp a documentației va fi paragraful 3 al articolului 327 din Codul penal al Rusiei, conform căruia folosirea de hârtii falsificate se pedepsește cu o amendă de până la 80 de mii de ruble sau până la șase luni. ' salariul vinovatului, arestare până la șase luni, muncă obligatorie sau corectivă până la 480 de ore și, respectiv, 24 de luni.
Este dificil să vă dovediți nevinovăția sau absența corpus delicti și necesită mult mai mult timp și nervi decât pregătirea de înaltă calitate a documentației primare.
Documentele primare includ documente care reflectă episoade ale activităților economice ale unei întreprinderi sau organizații. Înregistrarea acestora se ocupă de angajații departamentului de contabilitate, iar dacă nu există - de către întreprinzător însuși sau companii care oferă servicii similare. O listă completă a documentației primare utilizate în activitățile companiei este aprobată de șeful acesteia și, de obicei, este întocmită de contabilul șef.
De obicei, prima se referă la contracte, facturi, acte de acceptare și transfer, inclusiv active fixe, documente de numerar și alte documente. Acestea trebuie să includă blocurile enumerate în paragraful 2 al articolului 9 din Legea federală nr. 402-FZ. Este permisă efectuarea de corecții în documente în moduri strict definite: inversare, contur sau inscripții suplimentare.
Mentinerea documentatiei contabile primare presupune consemnarea in scris a faptelor activitatilor economice ale organizatiei. Documentația primară servește ca bază a contabilității și este necesară pentru întocmirea rapoartelor. Documentele contabile primare sunt valabile din punct de vedere juridic dacă sunt corect și corect întocmite.
Este important de știut! Conform Legii federale „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 N 402-FZ, toate tranzacțiile comerciale efectuate de o organizație trebuie să fie formalizate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea. Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele formelor unificate de documentație contabilă primară, iar documentele, a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii.
Deci, orice document primar trebuie să conțină:
Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției. Dacă din motive obiective acest lucru nu este posibil, atunci documentația primară se întocmește imediat după încheierea operațiunii. Pe lângă componenta normativă, această regulă are și valabilitate practică. Amânând înregistrarea documentelor primare „pentru mai târziu”, riști să ratezi detalii importante, să te încurci în date și numere. Nu există nicio garanție că veți putea contacta rapid furnizorii sau antreprenorii pentru a le clarifica detaliile atunci când este necesar. În plus, documentația primară efectuată la momentul nepotrivit poate fi depistată printr-o verificare contabilă neprogramată, ceea ce va atrage dificultăți mult mai mari și, ca urmare, amenzi.
Documentele primare sunt împărțite în interne și externe.
Documente externe provin de la terți participanți la activități financiare și economice. Acestea includ ordine de plată și revendicări, acte de la fondatori, solicitări de la agențiile guvernamentale, facturi de la furnizori etc.
Documentele interne includîntocmit de organizația însăși. Ei pot fi:
