يواجه رجال الأعمال وموظفو المكاتب في العمل الحاجة التصميم الصحيحمستندات متعددة الصفحات. كما تعلم ، فإن السلطات التنظيمية والمنظمات عالية المستوى انتقائية بشأن تنفيذ أوراق العمل ، وبالتالي تنشأ صعوبات في بعض الأحيان. دعنا نتعرف على كيفية خياطة المستندات وترقيمها بشكل صحيح بحيث لا تظهر أسئلة غير ضرورية عند تقديمها.
يبدو أنه لا يوجد شيء معقد في خياطة الأوراق. لكن في الواقع ، ليس كل شيء بهذه البساطة. هنالك قواعد معينةمن خلالها يتم ذلك. إذا كنت ترغب في عمل مجلد من الصحف أو المجلات لاستخدامه داخل مؤسستك ، فهذا شيء واحد. ولكن إذا واجهت مهمة إعداد المستندات للأرشيف أو الضريبة ، أو في مكان آخر ، فأنت بحاجة إلى التعامل مع العمل بمسؤولية كاملة ، وإلا فإنك تخاطر باستعادة الأوراق. قد يكون سبب الرفض هو التصميم غير الصحيح.
هناك الكثير من مثل هذه الحالات. وكل ذلك لأننا لا نعرف كيفية خياطة المستندات وترقيمها بشكل صحيح. من غير المحتمل أن يتم تقديم تصميم العينة في مكتب الضرائب أو الأرشيف.
يوجد الآن عدد كافٍ من الشركات العاملة في البرامج الثابتة للوثائق. يمكنك استخدام خدماتهم. بالتأكيد لديهم الكثير من الخبرة. سوف يقدمون مجموعة واسعة من الأغطية. لكن هذا ليس مناسبًا دائمًا. الحقيقة هي أن دور الطباعة يمكن أن تغمرها الطلبات. ولنفترض أنك بحاجة ماسة إلى القيام بهذا العمل. فكيف تكون إذن؟ يبقى فقط للتعامل مع هذه القضية بنفسي.
بالإضافة إلى ذلك ، في ظروف الاقتصاد ، لا تكون الإدارة مستعدة دائمًا لدفع تكاليف إضافية ، وبالتالي يقع هذا النوع من العمل على عاتق السكرتارية والمحاسبين. هذا يعني أنه من الأفضل أن تكتشفها بنفسك ، حتى لا تكون هناك مشاكل في المستقبل. يمكن أن تكون هذه المعرفة في متناول يدي.
نود أن نلاحظ أنه لا توجد معايير موحدة حول كيفية خياطة الوثائق. على فكرة، هياكل الدولةأيضًا لا تقدم أي توضيح بشأن هذه النتيجة. هذا يعني أنه سيتعين علينا معرفة ذلك بأنفسنا. في هذا سوف تساعدنا التوصيات المنهجية للعمل المكتبي (ترتيب Rosarkhiv من 23.12.09).
قبل البدء في العمل الفعلي ، تحتاج إلى التحضير. سوف تحتاج إلى المواد التالية:
بشكل عام ، يمكن تقسيم العملية برمتها تقريبًا إلى ثلاث مراحل. الأول هو الإعداد ، والثاني هو البرنامج الثابت نفسه ، والثالث هو الضمان وثيقة منتهية.
عند الحديث عن كيفية خياطة المستندات ، عليك أن تتذكر فارقًا بسيطًا مثل تصميم الغلاف. بالطبع سوف تقدم لك دار الطباعة خيارات جميلة، ولكن لا تكون هناك حاجة إليها دائمًا إذا يأتيليس عن أطروحة.
بالنسبة لمجلد صغير ، يكفي غطاء ورقي. إذا كان من المتوقع استخدام الملفات على المدى الطويل (على سبيل المثال ، الأرشفة لأكثر من 25 عامًا) ، فاستخدم كرتونًا سميكًا.
يمكن أن يكون الغطاء مقاس معياري(تنسيق A4) وغير قياسي. يعتمد بالفعل على تنسيق الأوراق المراد ربطها. يجب أن يتناسب الغلاف مع حجم المستند.
عند تحضير أوراق الخياطة ، لا بد من ترقيم الصفحات. وجود الترقيم هو شرط أساسيالتسجيل. "لما هذا؟" - أنت تسأل. لتجعل من المستحيل سحبها دون أن يلاحظها أحد ، قم بإزالة بعض الملاءات. هذه النقطة مهمة جدا. لذلك ، دعنا نتحدث عن كيفية خياطة المستندات وترقيمها. هناك بعض الفروق الدقيقة هنا.
عند وضع الترقيم ، عليك أن تتذكر القواعد:
لفهم كيفية خياطة المستندات وترقيمها بشكل صحيح (تم تقديم عينة في المقالة) ، تحتاج إلى التفكير خطوة بخطوة في تسلسل الإجراءات.
قبل ذلك ، يجب التأكد من صحة الإيداع. انظر بعناية خاصة إلى أرقام الصفحات. إذا اتضح أن بعضها مفقود ، فيمكنك إدخال ترقيم أحرف إضافي. ستبقى جميع الأوراق تحت أرقامها ، وعلى الأوراق المفقودة يجب أن تكتب رقمًا بها الورقة السابقةورسالة.
في أخطاء جسيمةمن المنطقي شطب ما كتب بعناية وإدخال الإدخال الصحيح بجواره. يجب أن تنعكس جميع التغييرات التي تم إجراؤها في ملاحظة التأكيد.
قبل خياطة المستندات بخيوط ، من الأفضل التحقق من صحة تنفيذ الحالة بأكملها. بعد كل شيء ، لا أريد تطريزه لاحقًا. كقاعدة عامة ، هناك عدة حزم من الأوراق بداخلها. بالتأكيد يجب إدراج القائمة بأكملها في المخزون. يتم إعداده من قبل الشخص المسؤول ، مع الإشارة إلى التاريخ. لم يتم ترقيم المخزون.
إذا تم إعداد جميع المستندات ، فيمكنك البدء في الخياطة. للقيام بذلك ، تحتاج إلى خيوط خاصة أو يمكنك استخدام خيوط. بالطبع ، ليس من المنطقي خياطة بعض الأوراق بخيط خشن ، يمكنك أن تأخذ واحدة عادية مطوية إلى النصف.
لذا ، دعنا ننتقل مباشرة إلى مسألة كيفية خياطة المستندات بخيوط. صور من وصف مفصلسيكون بمثابة إضافة مرئية لخوارزمية الإجراءات. بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى ربط الأوراق بحيث يمكنك لاحقًا قراءة المعلومات المعروضة عليها بسهولة. لهذا ، يتم ثقب الثقوب من الحافة اليسرى ، على مسافة سنتيمتر ونصف تقريبًا. يجب أن يكون هناك ثلاثة ثقوب. تقع واحدة فوق الأخرى. يمكن عمل الثقوب باستخدام ثقب عندما تكون مجموعة الأوراق صغيرة. لأحجام سميكة ، تحتاج إلى المخرز. قم بإعداد الخيط ، لكن لا تجعله طويلاً للغاية ، سيكون سبعين سنتيمتراً كافياً.
كيف تخيط المستندات بشكل صحيح؟ ويرد أدناه مثال على كيفية إنجاز العمل. لتسهيل الشرح ، دعنا نخصص أرقامًا للثقوب: أعلى - 1 ، وسط - 2 ، أسفل - 3.
تحتاج إلى بدء الخياطة من الجزء الخلفي للعلبة عن طريق تمرير الإبرة من خلال الفتحة 2 إلى الجانب الأمامي. في هذه الحالة ، سيبقى أحد طرفي الخيط في الخلف. ثم ، من خلال ثقب واحد ، يتم إخراج الإبرة مرة أخرى إلى الجانب الخلفي. في اللحظة التي تكون فيها الإبرة والطرف الحر للخيط خلف المستند ، تحتاج إلى الانتقال مرة أخرى إلى الجانب الأمامي ، ثم إلى الخلف مرة أخرى.
لقد اكتشفنا عمليا كيفية فلاش المستندات. لم يتبق سوى القليل للقيام به. بمجرد تثبيت جميع الأوراق ، يمكنك ربط الخيوط بأمان بعقدة في الجزء الخلفي من العلبة.
يجب إحكام ربطه بإحكام بحيث يمكن ختمه لاحقًا بمذكرة تصديق. يجب ترك أطراف الخيوط معلقة من أسفل الملصق.
حسنًا ، كما ترى ، لا يوجد شيء صعب في تحديد كيفية خياطة المستندات بخيوط. الصور المعروضة على انتباهكم هي تأكيد مباشر على ذلك. علينا فقط التصديق على الأوراق الصادرة.
وهذا ما يسمى "توقيع التصديق". لتصنيعها ، تحتاج إلى أخذ قطعة صغيرة من الورق مقاس 5 × 6 سم ولصقها على ظهرها بحيث تغطي العقدة. يجب أن تخرج نهايات الخيط من تحته وتتدلى بحرية.
يجب أن تشير هذه الملاحظة إلى عدد الصفحات التي تم خياطةها. ثم يتم التوقيع عليها من قبل المدير وتاريخ المنظمة وختمها. بشكل عام ، يتم توقيع التفويض إما عن طريق مدير الشركة أو أحد النواب. يتم وضع الختم نفسه بحيث يقع جزء منه على الورقة الأخيرة من العبوة ، والآخر على الملاحظة.
لقد ذكرنا بالفعل أنه يتم تسليم المستندات المودعة إلى الأرشيف للتخزين ، بالإضافة إلى ذلك ، في الأنشطة اليومية للمؤسسة ، غالبًا ما يكون من الضروري ربط حزم الأوراق. يمكن أن تكون هذه العقود ، وتقارير إلى الضرائب أو السلطات التنظيمية الأخرى. بالمناسبة ، السلطات الضريبية بشكل عام للغاية متطلبات صارمةفي هذه النتيجة. دباسة غير مسموح بها. هذا يعتبر انتهاك جسيم.
بشكل عام ، وزارة المالية تعطي حتى التوصيات الخاصةكيفية فلاش المستندات. على سبيل المثال ، لا يمكن أن يكون الموثق ضخمًا جدًا. الحجم الأمثل- ما يصل إلى خمسين صفحة. إذا كان هناك العديد من المستندات ، فمن الأفضل تقسيمها إلى عدة حالات. يجب أن يكون هناك ترقيم مستمر بالأرقام العربية. تُخيط الأوراق بخيط خشن ، يتم ربطه بالضرورة على الجزء الخلفي من المستند النهائي. من الأعلى ، العقدة مختومة بملاحظة تأكيد ، والتي يجب وضعها وفقًا لجميع القواعد. لا تنس أن عدد أوراق العلبة مثبت عليها. بالنسبة للسلطات التنظيمية ، من المهم جدًا أن يكون لديك توقيع على مذكرة التأكيد. فقط المدير أو أي شخص آخر لديه السلطة للقيام بذلك له الحق في وضعه. كل هذا مصدق عليه بختم. يجب أن يكون بصمتها بحيث يتم التقاط جزء من الورقة والملاحظة. في الواقع ، تكرر كل هذه التوصيات المعلومات التي ذكرناها أعلاه. لقد اعتبرنا أنه من الضروري إحضارهم حتى تتمكن من التأكد من أنك تقوم بكل شيء بشكل صحيح ، وفقًا لتعليمات السلطات العليا.
يضع مكتب الضرائب شرطًا لا لبس فيه لسلامة وسلامة ليس فقط المستندات نفسها ، ولكن أيضًا النسخ. علاوة على ذلك ، يتم حفظ النسخ المصورة أيضًا في حزمة منفصلة.
تحدثنا في المقالة حول كيفية خياطة المستندات بشكل صحيح مع الخيوط لحفظها لدى الأرشيف والسلطات التنظيمية. تنشأ أحيانًا نزاعات بشأن تصميم الإيداعات ، لأنه لا توجد وثيقة من شأنها أن تعطي تفسيرات دقيقةحول هذه المسألة ، وحتى مع التعليقات. لذلك ، على المرء أن يركز على المعايير المعتمدة في العمل المكتبي. يجب أن نتذكر أن الوكالات الحكومية التي تقدم فيها الأوراق قد يكون لها متطلباتها الخاصة لتسجيلها. لذلك ، من الأفضل دائمًا توضيح هذه المعلومات مسبقًا لتجنب الأخطاء وإعادة الوثائق للمراجعة. بعد كل شيء ، يمكن أن يكون هناك فروق دقيقة في كل مكان.
هل تريد تنظيم كمية كبيرة من الوثائق؟ تعرف على قواعد خياطة المستندات التي تحتاج إلى اتباعها عند استخدام الأوراق الرسمية في العمل المكتبي أو نقلها إلى تخزين أرشيفية.
الوثيقة الثابتة هي طريقة عظيمةتنظيم حجم كبير وثائق العمل... يتم استخدامه في كل من أعمال المكتب الحالية (على سبيل المثال ، عند نقل الأوراق للتحقق منها) ، وكذلك في ... العملية نفسها ، على الرغم من بساطتها الظاهرة ، مهمة لحظة تنظيمية... يمكن أن يكون للأخطاء عواقب وخيمة:
إذا لم يتم حياكة الأوراق الرسمية بشكل صحيح ، فقد لا يقبلها الأرشيف أو السلطات الإشرافية الحكومية للتخزين أو التحقق.
يمكن أن يكون التوثيق السيئ التنظيم سببًا لرفض أصحاب المصلحة التعاون.
إذا تم خياطة الأوراق بشكل غير دقيق وذات نوعية رديئة ، فإن خطر حل القضية المخيطة أو استبدال الأوراق الرسمية المهمة يزداد. وهذا بدوره يمكن أن يعقد عمليات التحقق اللاحقة.
يعد وميض الأوراق الرسمية أمرًا ضروريًا لتجنب الضياع العرضي للوثائق. إذا كان المجلد مُخيطًا ، يتم تثبيت جميع الأوراق الموجودة به بإحكام ، ويصبح استبدال ورقة واحدة أمرًا صعبًا. هذا يساعد على الحماية من التزوير. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الحقائب المخيطة تكون أكثر إحكاما. إنها أسهل بكثير في التخزين والتنظيم.
من المهم أن تتذكر أنه لا ينبغي تدبيس جميع أوراق الشركة ، ولكن يجب فقط تدبيس الأوراق المتعددة الصفحات المعدة للنقل إلى هيئات التسجيل أو السلطات التنظيمية. أيضًا ، يتم خياطة مستندات وملفات العطاء قبل نقلها إلى الأرشيف.
هناك عدة أنواع رئيسية من الوثائق التي يتم درزها عادةً:
من بين الاستثناءات المستندات المقدمة إلى مكتب الضرائب. كقاعدة عامة ، لا يتم خياطةها ، لأنها تعقد العمل اللاحق معها.
متحدون حاليا قواعد خياطة المستندات بالخيوطتشغيل GOSTغير موجود. لا يحتوي المعيار الموحد الذي يحدد مصطلحات العمل المكتبي (GOST R 51141-98 "أعمال المكتب وأعمال الأرشفة") على وصف لهذا الإجراء. وهكذا ، على المستوى التشريعييتم تنظيم العملية فقط من خلال التوصيات المعتمدة من قبل Rosarkhiv (الأمر رقم 76 بتاريخ 23.12.2009). في البند 3.5.3. من هذه التوصيات بشأن إعداد الحالات لنقلها إلى التخزين الأرشيفي ، يشار إلى ذلك اكمل التسجيلوتنص القضية ، من بين عمليات أخرى ، على إيداع القضية وربطها. في الملحق رقم 24 ل هذه المادهيتم وصف الإجراء بمزيد من التفصيل.
نظرًا لعدم وجود قواعد صارمة لا لبس فيها ، فإن إعداد الأوراق لنقلها إلى سلطات مختلفة أمر معقد للغاية - يجب أن تسترشد بتوصيات مختلفة.
هناك عدة طرق شائعة لربط الوثائق معًا.
تعمل آلات خياطة الكتب أو المجلدات على تسريع عملية ربط المستندات بشكل كبير. تسمح لك هذه الأجهزة الخاصة بخياطة المستندات بتدبيس المحتوى عدد كبير منصفائح باستخدام نوابض بلاستيكية أو معدنية. عند تثبيته بالبلاستيك ، يمكن تطريز المجلد بسهولة.
في بعض الحالات ، على سبيل المثال ، متى ، يُنصح باستخدام رابط حراري. هذا جهاز للربط اللاصق السلس. هذا الترابط هو الأمثل لعدد كبير من الأوراق (أكثر من 80-100).
يعد خياطة المستندات بثقوب معدنية أو بلاستيكية أمرًا شائعًا جدًا.
تستخدم أيضًا آلات تجليد الكتب على نطاق واسع ، والتي تتيح لك إجراء خياطة كلاسيكية بإبرة وخيط. يعد استخدام الموثق هو الأمثل لغرز معظم الوثائق الرسمية.
للخياطة ، كقاعدة عامة ، يتم استخدام خيوط البنك أو شريط lavsan أو خيوط خياطة خاصة. إذا لم تكن هذه المواد في متناول اليد ، فيمكنك استخدام خيوط قاسية عادية. إذا تم خياطة الأوراق بخيط خياطة قطني ، يتم طيها عدة مرات بحيث يكون التثبيت أكثر موثوقية.
في بعض الأحيان ، عند اختيار المواضيع ، يمكنك رؤية الاختصار "LSH" في الاسم. على سبيل المثال ، خيط lavsan لخياطة المستندات LSH-210. هذا هو تعيين نوع الخيط وكثافته الخطية. تعني هذه العلامة أن الخيط مصنوع من ألياف البوليستر وبكثافة 210 تكس. هذه الخيوط مقاومة للأحماض والمذيبات العضوية والقلويات الأكثر ضعفًا والكائنات الدقيقة والعفن والرطوبة العالية ودرجات الحرارة القصوى. إنها متينة وسهلة الاستخدام.
هناك حاجة إلى ملصقات لتثبيت الخيط في الجزء الخلفي من الحافة. تحتوي على معلومات عن عدد الأوراق وتؤدي وظيفة تأكيد الطباعة ... هناك عدد من المتطلبات لتصميم مثل هذه الملصقات:
يجب أولاً تحضير أي وثائق للخياطة:
للخياطة في ثلاث ثقوب ، من الضروري عمل 3 ثقوب في القدم على طول الحافة اليسرى بمسافة لا تزيد عن 3 سم عن بعضها البعض. الإزاحة من حافة الورقة هي 15-20 مم ، من النص - 15 مم. طول الخيط المطلوب 70-80 سم.
يجب أن يتم تمرير الخيط من خلال الفتحة الخلفية الجانب الخلفيقدم من خلال الفتحة الوسطى ، وترك 7 سم بالخارج لتأمينها باستخدام الملصق "مرقّم ومربوط ومختوم". بعد ذلك ، تحتاج إلى تمرير الخيط عبر الفتحة العلوية والعودة إلى الجانب الخلفي عبر الفتحة السفلية. كما هو الحال مرة أخرى أعلى القدم ، يجب أن يمر مرة أخرى من خلال الفتحة الوسطى ثم ينقلب.
بعد ذلك ، يمكن قطع الخيط ، وترك 7-8 سم ، وربطه بالباقي الموجود. في العقدة الناتجة ، تحتاج إلى لصق ملصق مع ضمان ، وترك أطراف الخيط بالخارج.
تتم خياطة المستندات في 4 ثقوب بطريقة مماثلة. يختلف في أن المسافة بين الثقوب يجب ألا تزيد عن 15 ملم.
أولاً ، يتم تمرير الخيط من الجزء الخلفي من القدم من خلال الفتحة العلوية الثانية. بعد ذلك ، من خلال الفتحة العلوية ، يتم إرجاع الخيط إلى الجانب الخلفي. ثم - مرة أخرى في الفتحة الثانية من الأعلى ، ثم - من الوجه إلى المنعطف عبر الفتحة الثالثة. ثم يتم إخراج الخيط إلى الوجه من خلال الفتحة الرابعة وخيوطه في الفتحة الثالثة لإعادته إلى الجزء الخلفي من القدم. في هذه المرحلة ، يمكن اعتبار عملية الخياطة مكتملة. كل ما تبقى هو ربط عقدة ولصق ملصق عليها معلومات حول عدد الأوراق في الموثق.
كم العدد تمر سنواتنزاع حول مصير الكتب والصحف ، المستندات الورقية؟ إنه لا يصغر ، لا الأول ولا الثاني ولا الثالث. ربما فقط معدل النمو آخذ في الانخفاض. في بعض الأحيان يصبح من الضروري ربط المستندات على عدة أوراق. لا يمكنك القيام بذلك باستخدام دباسة ، ولكن يمكنك لصقها أيضًا. كيف تكون؟ ضروري المستندات الأساسية... نعم ، خياطة بالضبط! أي أنك تحتاج إلى أن تأخذ خيوطًا وإبرة وربط جميع المستندات. أ كيفية تدبيس مستند بشكل صحيح NS؟ لا أحد من الهيئات التي تطلب هذا العطاء تعليمات مفصلةوالقواعد والأنماط. على الرغم من أنه يبدو ، حسنًا ، التقط صورة لك كيفية تدبيس المستنداتوسيكون الجميع أفضل. وبعد كل شيء ، يجب خياطة المستندات بشكل صحيح ، وليس كما تريد ، ولكن "صحيح" - من كلمة "قاعدة". يوفر التدبيس الصحيح للمستندات أقصى صعوبة للتزوير ، وبالتالي فهو يعتبر الطريقة الأكثر أمانًا للحفاظ على مستند متعدد الصفحات (متعدد الصفحات).
لسوء الحظ ، لا توجد تعليمات ولوائح واضحة (تلك "القواعد" بالذات) الخاصة بوميض المستندات. لكن هناك متطلبات عامة خاصة بهم حالات مختلفة، على سبيل المثال، توصيات عامةبالنسبة إلى مستندات A4 الخاصة بالبرامج الثابتة ، يمكن استخلاصها من التوصيات المنهجية لتطوير تعليمات العمل المكتبي في الهيئات الفيدراليةالسلطة التنفيذية ، المعتمدة. بأمر من Rosarkhiv مؤرخ في 23 ديسمبر 2009 N 76 ومن GOST R 51141-98 "أعمال مكتبية وأعمال أرشيفية". ومع ذلك ، تشير معظم هذه اللوائح إلى المستندات المخزنة لأكثر من 10 سنوات ، وكما يجب أن يعلم المحاسبون ، تلتزم الدولة بتخزين مستندات مؤسسة معينة لعدد معين من السنوات ، أي إجراء تخزين أرشيفية ، ثم نقل بعض وثائق أرشيفيةفي أرشيف الدولة. ولكن هذه كلها "زهور" ، والأكثر صلة بالموضوع والتي تتطلب الاهتمام ستكون الحالات التي تتطلب فيها مصلحة الضرائب نسخًا من المستندات ومن ثم يجب إعداد المستندات المطلوبة بناءً على طلب دائرة الضرائب الفيدرالية. تستند هذه المتطلبات ، بدورها ، إلى قانون الضرائب الخاص بفن الاتحاد الروسي. 93. طلب الوثائق عند إجراء التدقيق الضريبي، وكذلك على طلب جديد لعام 2019 من دائرة الضرائب الفيدرالية لروسيا بتاريخ 07.11.18 برقم ММВ-7-2 / [البريد الإلكتروني محمي]
بشكل عام ، المهارة قم بتدبيس المستندات بشكل صحيحقد تكون هناك حاجة أكثر من مرة. على سبيل المثال ، عند إرسال التقارير ، تحتاج إلى خياطة المستندات في وحدة الاستخبارات المالية ، بالإضافة إلى التدبيس مستندات المحاسبةللضريبة (على سبيل المثال ، يمكن أن يكون كتاب الدخل والمصروفات *) ، إلخ. تحتاج في بعض الأحيان إلى خياطة المستندات في البنك لموظفي الإدارات ذات الصلة. في النهاية ، تحتاج إلى خياطة الحسابات و المستندات النقدية، قم بذلك عند إعداد المستندات للمناقصة ، وكذلك عند تقديم المستندات لتخزينها في الأرشيف.
من حيث المبدأ ، يعمل جميع المحاسبين مع برامج المحاسبة ، وبدونهم الآن لا يوجد شيء. لكن الأهمية القانونيةغالبًا ما يكون لديك أوراق ، tk. المستندات في البريد الإلكتروني الاستمارة قوة قانونيةلديك فقط إذا تم التوقيع عليها موقعة رقميا... وفي هذه الحالة ، لا يلزم النسخ على الورق. هذا ينطبق على الفواتير والعديد من الوثائق الأخرى. من حيث المبدأ ، إذا كنت ترغب في محاولة العمل بدون ورق ، أو قصه ، وإجراء جميع الحسابات بسهولة 🙂 ، فيمكنك اللجوء إلى قسم المحاسبة الأول عبر الإنترنت في روسيا - "Kontur Accounting" من جميع المحاسبين في SKB Kontur. القسم الأكثر شيوعًا في قسم المحاسبة ، والذي يستخدمونه في المحاسبة عبر الإنترنت ، هو الراتب الأول - فهو يحتوي على تعريفة أكثر بأسعار معقولة - 1500 روبل لكل ربع (بما في ذلك إعداد التقارير)! هذا بديل مثير جدًا للاهتمام لـ 1C ، ويمكنك العمل مع قواعد البيانات التي تم تفريغها من 1C! سوف يفاجأ الكثيرون ، لكن العمل في كونتور المحاسبة لا يحتاج إلى التعلم ، ناهيك عن الخوض في ذلك الدورات المدفوعة، لا حاجة للتنفيذ ، ترخيص ، استدعاء مبرمج ، إلخ. البدء / العمل سهل للغاية ، بعد تسجيل سريع وسهل شهر كاملالعمل يمكنك استخدام الخدمة:
لكن هذا كله جيد وجميل ، لكن قسم المحاسبة سيتعين عليه العمل بالأوراق لفترة طويلة ، ويجب أن يتم ذلك الآن! وبما أنك بحاجة للخياطة وثائق مختلفةنأخذ معنى مختلف، شكل الأوراق ، سمك العلبة (حزم الأوراق) ، ثم التوصيات / القواعد / الممارسة لديها عدة خيارات للتعليمات خطوة بخطوة. ربما ، للراحة ، تحتاج إلى تقسيم كائنات الغرز:
1) عدة أوراق A4
2) المحاسبة ، بما في ذلك المستندات النقدية ، والمستندات
محض فرق خارجي- يتم تدبيس الأول من تلقاء نفسه (كقاعدة ، يتم تدبيس كل مستند بشكل منفصل) ، ويمكن تدبيس الأخير في الحالات (يمكن أن تتكون كل حالة من أي عدد من المستندات) ، على التوالي ، يمكن أن تحتوي على قشور من الورق المقوى.
لمعرفة ذلك ، يمكنك رؤية صورة لخياطة المستندات على مستوى مثال بسيط- للحصول على مستند من عدة أوراق A4:
ولكن إذا كنت ترغب في مشاهدة تعليمات فيديو ، فيمكنك الرجوع إليها. حتى لا يكرر الفيديو الصورة ، سيتم تقديم موقف مختلف عندما يمكن / يجب تدبيس المستندات في الجزء العلوي اليسارركن:
إذن ، ما تحتاج إلى تحضيره قبل تدبيس المستندات:
- المستندات)
- الطباعة (إذا كان هناك حاجة إليها ، فلن تكون هناك حاجة إليها دائمًا ، ولكن من غير المحتمل أن تكون غير ضرورية)
- خيوط (قاسية)
- إبرة
- ثقب الناخس
- غراء القرطاسية
- ورق لاصق مقاس 4 * 6 سم
ثم على يسار الورقة ، على مسافة حوالي نصف الحقل بدون نص ، يتم عمل ثقوب بإبرة من ثلاث إلى خمس قطع. يجب وضع الثقوب بشكل متماثل على مسافة 3 سم وعموديًا تمامًا.
لذا ، دعونا نتعامل مع كل شيء بالترتيب.
1) إعداد الوثائق.
تحتاج أولاً إلى عمل ثقوب (ثقوب) ، يكفي لعمل ثلاثة ثقوب في معظم المستندات. يجب وضع الثقوب (الثقوب / الثقوب) بشكل متناظر وعمودي بشكل صارم. إذا كان عليك خياطة المستندات بخيوط ، وتتكون المستندات من عدة أوراق ، فيمكنك عمل ثقوب بإبرة ، أي "خياطة" على الفور ، على الرغم من أنه يمكنك العمل باستخدام ثقب. بالنسبة للمستندات الهامة ، من الأفضل عمل خمسة ثقوب. يُعتقد أن خياطة المستندات بخيوط من خلال ثلاثة ثقوب ليست موثوقة بدرجة كافية ، ولا تزال إمكانية الاستبدال قائمة. والبرنامج الثابت من خلال 5 ثقوب هو الحد الأقصى لحماية المستندات التي يمكن للبرنامج الثابت القيام بها. يجب أن تكون الثقوب موجودة على اليسار ، كقاعدة عامة ، كل شخص لديه خبرة في "تثقيب" الأوراق وإدخالها في المجلدات ، لذلك لا ينبغي أن تكون هناك أي صعوبات ، لأن موقع الثقوب لخياطة المستندات متطابق في الواقع .
وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه من السهل عمل ثقوب لعدة أوراق مقاس A4 ، ولكن ثقب الثقب مصمم لسمك معين لحزمة من الأوراق. ولكن ماذا لو كنت بحاجة إلى تدبيس المستندات النقدية في حزمة سميكة ، على سبيل المثال؟ في هذه الحالة ، يجدر استخدام المخرز (ربما ليس من السهل العثور عليه في المكتب) ، أو إذا كانت الحالة صعبة للغاية ، على سبيل المثال ، فأنت بحاجة إلى خياطة المستندات المحاسبية في حزمة سميكة جدًا ، ثم يمكنك استخدم مسمارًا حادًا ومطرقة. النطاق ليس كتابيًا ، ولكن ما يجب القيام به.
بعد ذلك ، في المستند (المستندات) ، ستحتاج إلى ترقيم الأوراق: تحتاج أولاً إلى إزالة مشابك الورق ، ثم ترتيب المستندات بالترتيب والترقيم من الورقة الأولى إلى الأخيرة.
2) خياطة.
عادةً ما تحتاج المستندات إلى التدبيس بخيوط ، ولكن في بعض الأحيان يمكن أيضًا استخدام شريط رفيع (كما هو موضح في الفيديو أعلاه). على الرغم من أن العديد من المحاسبين يفضلون خياطة المستندات ليس بأي خيط ، ولكن مع خيوط البنك أو خيوط الخياطة LSH-210. هذا هو ، فمن المرغوب فيه ، مع ذلك ، خيط قاسٍ.
تُخيط المستندات مرتين ، من أجل القوة ، ويتم إخراج بقية الخيط إلى الجانب الخلفي من الفتحة المركزية ويتم قطعها ، ولكن يجب أن يبقى حوالي 6 سم من الطرف الحر. بعد ذلك ، يتم ربط الخيوط في عقدة بحيث يمكنك لصق قطعة من الورق عليها بصمة (انظر الصورة / الفيديو أعلاه)
3) التصديق على وثيقة مجلدة
تحتاج أولاً إلى إعداد ورقة لاصقة ، ويمكنك القيام بذلك ، على سبيل المثال ، في كلمة ، عن طريق إنشاء جدول وتعبئته. ثم نطبع الورقة ونقطع الطاولة. عينة:
مخيط ومرقّم وموقع
وختم ___ (_______________________) ورقة ___
مدير عام
CJSC "CJSC"
أنا. إيفانوف
تحتاج إلى اختيار المناديل الورقية ، حيث يجب أن تكون العقدة مرئية بوضوح ، على التوالي ، لا يمكن استخدام الورق السميك. الصق الورقة اللاصقة بحيث تغطي العقدة وجزءًا من طول الخيوط ، والتي يجب أن تكون خالية (انظر الصورة / الفيديو). تحتاج إلى لصق هذه الورقة على غراء القرطاسية (الزجاج السائل). ثم يتم وضع الختم والتوقيع (بواسطة رئيس المنظمة أو الشخص المخول) ، بينما يجب أن تتجاوز حواف التوقيع والختم حدود ورقة الملصق. بعد ذلك ، يتم تغطية بصمة الختم وعقدة الخيط بالغراء في الأعلى. هذا الأخير ليس ضروريًا دائمًا ، على سبيل المثال ، سيتم الاقتراب من مقتطف من السجل من قبل سلطات الضرائب ، ولكن لن يتم ملء الختم والتوقيع بالغراء. لذلك تحتاج إلى تحديد درجة أهمية المستندات التي يجب تدبيسها بشكل مستقل. عادةً ما يتم إعطاء الحد الأقصى من الخطورة عند تدبيس المستندات لأهم مستندات المحاسبة. بعد كل شيء ، المدققون والمدققون هم أناس بلا شفقة في أعينهم وبدون قلب 🙂 وهكذا كيفية تدبيس المستندات بشكل صحيحلا أحد يعلم أي شخص ، فعند التحقق ، يمكنهم بسهولة العثور على الخطأ.
بعد كل شيء ، هناك أيضًا مواقف مثيرة للجدل.
في بعض الأحيان لا يتعلق الأمر كيفية تدبيس المستندات بشكل صحيح، وما إذا كان من الضروري القيام بذلك على الإطلاق. والحقيقة هي أن السلطات التنظيمية تتطلب أحيانًا تصديق النسخ. والخيار مع البديل - عندما يتم تقديم جميع المستندات ، قد لا يكون ممتعًا. على سبيل المثال ، كان هناك مثل هذه الحالة.
طالب المفتشون بوثائق من الشركة. قدم دافع الضرائب نسخًا منها معًا ، وهكذا الورقة الأخيرةتدوين نقش واحد يوضح عدد الأوراق وختم الشركة وتوقيع المندوب. لم يأخذ المفتشون الملف - يقولون ، كان يجب اعتماد كل نسخة على حدة. تقدم دافع الضرائب إلى المحكمة بطلب لإلزام المفتشية بقبول مستندات مصدق عليها بطريقة الشركة.
أيدت المحكمة الضريبة (قرار دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة موسكو بتاريخ 05.11.09 برقم KA-A41 / 11390-09). على الرغم من أن جميع الأوراق كانت مخيطة ومرقمة ، قرر القضاة ذلك قانون الضرائبيتطلب اعتماد كل مستند بشكل منفصل.
لذلك قبل الخياطة ، يجب أن تعرف بالضبط ما تريد السلطات التنظيمية الحصول عليه. خاصة في حالة وجود شيك (حارة قادمة ، إلخ)
ما هو مفيد للمحاسب أن يعرف:
لا يتم تقريبًا نسخ المستندات الموقعة رقميًا على الورق ولا تتطلب ، على التوالي ، تخزينًا أو تدبيسًا أو ما إلى ذلك. يتم تخزينها في ملفات في شكل إلكترونيفي المحفوظات الإلكترونية لمشغل اتصالات متخصص. على وجه الخصوص ، الشركات على أساس مبسط أو منسوب أو عام النظام الضريبييمكن أن يتم ذلك باستخدام المحاسبة عبر الإنترنت التي سبق ذكرها ، والتي تحتوي على كل شيء بدءًا من التجديد الذاتي مجانًا تقويم فرديتقديم التقارير لخدمة أي عدد من الشركات. بالطبع ، يمكن اعتباره بديلاً لـ 1C وغيرها برامج المحاسبة، ولكن في الواقع ، هذه نقلة نوعية في أتمتة عمل المحاسب. يتم إنشاء الأرشيف الإلكتروني من تلقاء نفسه ، وليست هناك حاجة لإرسال المستندات في مكان ما ، وتحديثات نماذج التقارير ، وإجراءات الحساب ، والصيغ ، وما إلى ذلك. يحدث مركزيًا ولا يتطلب أي إجراء من جانب المستخدمين ، ويكون تقويم إعداد التقارير الخاص بالمؤسسة دائمًا محدثًا ، وفي متناول اليد ، ولا يحتاج إلا إلى ما يجب القيام به وفقًا لـ هذا المشروععندما تقترب المهام ، يقوم النظام بالإبلاغ عنها عن طريق البريد الإلكتروني ، عبر الرسائل القصيرة ، وفي حساب شخصييظهر إشعار ، يمكنك مشاهدة فيديو حول وسائل الراحة الأخرى ، والأهم من ذلك - جربه! وليس في نسخة تجريبية مجردة ، ولكن في نظام يعمل بكامل طاقته في غضون شهر بعد التسجيل. بالمناسبة ، يتم منح المستخدمين الجدد لـ Kontur Accounting هدايا لا يمكن العثور عليها في أي مكان تقريبًا - بعد شهر من التسجيل كهدية ، وربعها كهدية بعد التبديل إلى أي تعريفة مدفوعة. يتم تقديم هذه الهدايا كترويج للمستخدمين الجدد ، الرمز الترويجي هو 5000 ، يمكنك إدخاله في Kontur Accounting فقط في صفحة التسجيل ، ويكون الحقل المقابل مرئيًا دائمًا. من ناحية ، إنها جذابة وممتعة ، من ناحية أخرى ، إنها مجرد ضرورة ، على الرغم من أنه من السهل الاتصال بدائرة المحاسبة ومن السهل فصلها ، ولكن التعرف على الفرص الجديدة بشكل أساسي للمحاسب لا يزال يتطلب جهداً ، والأهم من ذلك أنه من الضروري أن تتوافق الحاجات مع الإمكانيات ... لذلك ، تم فعل الكثير للمستخدمين الجدد 🙂
* أمر صادر عن وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 30 ديسمبر 2005 N 167n "بشأن الموافقة على نموذج كتاب محاسبة الدخل ونفقات المنظمات وأصحاب المشاريع الفردية الذين يطبقون نظام الضرائب المبسط ، وإجراءات ملئه خارج":
1.5 يجب ربط دفتر الدخل والمصروفات وترقيمه. في الصفحة الأخيرة من دفتر الدخل والمصروفات ، المرقمة والمربوطة من قبل دافع الضرائب ، يُشار إلى عدد الصفحات الواردة فيه ، وهو ما يتم تأكيده بتوقيع رئيس المنظمة ( رجل أعمال فردي) ومختومة بختم المنظمة (رجل الأعمال الفردي - إن وجد) ، ومصدقة أيضًا بالتوقيع الرسمية مصلحة الضرائبومختومة بختم المصلحة الضريبية قبل الشروع في تسييرها. في الصفحة الأخيرة من دفتر الدخل والمصروفات ، مرقمة ومربوطة من قبل المكلف ، والتي تم حفظها في شكل إلكتروني ، وعرضها في النهاية الفترة الضريبيةتشغيل وسائط ورقية، يُشار إلى عدد الصفحات الواردة فيه ، وهو ما يتم تأكيده من خلال توقيع رئيس المنظمة (رجل أعمال فردي) ومختوم بختم المنظمة (رجل أعمال فردي - إن وجد) ، ومصدّق عليه أيضًا بتوقيع موظف بمصلحة الضرائب ومختوم بخاتم المصلحة.
تقوم كل منظمة بشكل تدريجي بتجميع المواد التي تخضع ، بعد انتهاء المدة ، للتحويل إلى صناديق أرشيفية. عادة ، يتم تسليم القضية إلى أمين المحفوظات بعد عام ، بعد الانتهاء من الأوراق.
لهذا الغرض ، يتم إعداد القضية وفقًا للنموذج. يتضمن هذا الإجراء عدة نقاط إلزامية:
عزيزي القارئ! مقالاتنا تخبرنا عن الحلول النموذجية قضايا قانونيةلكن كل حالة فريدة من نوعها.
إذا أردت أن تعرف كيف تحل مشكلتك بالضبط - اتصل بنموذج المستشار عبر الإنترنت على اليمين أو اتصل عبر الهاتف.
إنه سريع ومجاني!
يجب أن يتم إيداع المستندات من قبل شخص لديه السلطة المناسبة للقيام بذلك.
للوهلة الأولى ، لا يمثل إجراء إيداع المستندات أي صعوبة ، ولكن الحقيقة هي أنه لا يوجد أمر إيداع مشترك واحد للجميع. من المثير للاهتمام أن موظف سلطة ضريبية أو هيئة أرشيفية له الحق في إعادة الأوراق المقدمة بشكل غير صحيح ، في رأيه ، وهذا الظرف يزيد فقط من شروط تداول الأوراق ، على الرغم من وجود GOSTs المعتمدة التي تنظم هذا الإجراء.
مهما كانت، قاعدة عامةما يلي: إذا كان المستند يحتوي على ورقتين أو أكثر ، فيجب خياطةهما.
في بعض الحالات ، لا يتم ببساطة قبول المستندات غير المكتملة.
يجب على أولئك الذين ينوون أن يكونوا قادرين على خياطة المستندات:
في أغلب الأحيان ، يتعين عليك التعامل مع ملفات المحاسبة والنقد وبعض الأوراق المكتبية الأخرى ، على سبيل المثال:
لو اي وثائق مهمةلا يمكن إرسالها في شكلها الأصلي ، يتم حفظ نسخها المعتمدة.
لتدبيس مستند ، تحتاج إلى الحصول على:
تتضمن عملية الخياطة الخطوات التالية:
توجد عادة ثلاث طرق لربط المستند بالخيوط: باستخدام ثلاثة وأربعة وخمسة ثقوب.
يتم خياطة المستندات المختلفة بطرق مختلفة:
بالطبع ، يمكنك استخدام القواعد العامة ، ولكن يجب أن نتذكر أن بعض الهياكل تضيف الفروق الدقيقة الخاصة بها إلى هذا الإجراء ، والتي يجب أن تؤخذ في الاعتبار.
من أجل تجنب الالتباس في الأوراق ، وكذلك حتى لا تضيع ، يجب ترقيم المستند. هذا الإجراء هو الأكثر أهمية للخياطة ويتميز بخواصه وقواعده المحددة:
يتم خياطة التنسيقات الكبيرة على النحو التالي:
إذا كان للقضية ترقيم خاص بها في بعض المجلات أو الكتيبات ، فإنها لا تتغير فقط عندما تتزامن مع الرقم العام. في جميع الحالات الأخرى ، يجب إعادة الترقيم ويجب أن تمر الأوراق من خلال القائمة العامة.
في حالة وجود أي مواد في مظروف خاص ، يتم ترقيمها بشكل فردي. يتم تعيين رقم خاص للمغلف (الحزمة) ، والذي يتم تدوينه في المخزون. يجب إدراج كل شيء في الحزمة في جرد منفصلالمرفقات.
عند تضمين أكثر من جزء أو مجلد ، يتم ترقيم كل جزء بمفرده.
في حالة حدوث خطأ عند ترقيم الصفحات ، يتم شطب الرقم الخطأ بشكل غير مباشر ، ويتم وضع الرقم الصحيح بجانبه ويتم التصديق عليه من خلال التوقيع.
عندما تواجه أخطاء في جدا عدد كبير، يجب إعادة ترقيم جميع الأوراق بالكامل ، ويتم شطب سجل الشهادة القديم وتحرير سجل آخر. كاستثناء ، يجوز تعيين الصفحات باستخدام الأحرف: 4 أ ، 4 ب ، إلخ.
عندما يتم ترقيم جميع الأوراق ، ينتهي كل شيء بنقش تأكيد ، والذي يشير إلى عدد الأوراق التي تم إيداعها في المجموع ، وما هي حالة الصور والخرائط والقصاصات المضمنة (ربما تكون ممزقة أو تالفة) ، وهل هناك أي أوراق مفقودة ، إلخ. ثم يُلصق التوقيع بفك تشفير اللقب والأحرف الأولى من اسم صاحب ملف الشخص. انتهى التسجيل بالإشارة إلى تاريخ الأوراق وشكلها.
لمقارنة التحكم للصفحات المقيدة ، يتم عمل جرد غير مرقم ويقع في بداية الحالة.
فإنه ينص:
شكل جرد المرفقات جدول ، حيث يشار إليه:
يجب أن تحتوي أي وثيقة معدة للتسليم على جرد عام. بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتوي المرفقات في شكل مظاريف على قوائم جرد منفصلة.
يتم تدبيس المستندات لضمان سلامتها. يعمل الترقيم المتتالي ، بالإضافة إلى تثبيت الأوراق بسلك أو خيط ، على حل هذه المشكلة تمامًا.
أحيانًا يكون الجلد ضروريًا وفقًا للقواعد التي تضعها المنظمة ، وأحيانًا وفقًا للقانون. في هذه المقالة ، سننظر في كيفية مسح المستندات بشكل صحيح في العمل المكتبي.
في العمل المكتبي ، غالبًا ما يتم خياطة الوثائق من أجل نقلها إلى الأرشيف ، أو عند تقديمها إلى البنك وغيره المؤسسات المالية... أيضًا ، يلزم توفر البرنامج الثابت للمستندات عند إرسال التقارير بتنسيق الأموال الخارجة عن الميزانيةوفي مصلحة الضرائب الفيدرالية. لا يجب خياطة المستند فحسب ، بل يجب ترقيمه أيضًا. تُخيط الأوراق إما بخيط أو شريط أو باستخدام آلات خاصة.
البرامج الثابتة الأنواع التاليةتوثيق:
من الضروري أيضًا خياطة أوراق التوثيق عند تقديم طلب للمشاركة في مناقصة وفي حالات أخرى.
فيديو - كيفية خياطة الحافظات قبل الإيداع:
الإطار التنظيمي الذي ينظم اليوم إجراءات وميض الوثائق واسع جدًا ، ومع ذلك ، لم يتم تحديث معظم الإجراءات التنظيمية لفترة طويلة.
لذلك ، فإن الإجراء الرئيسي الذي ينظم عملية التوثيق الوامض هو أمر وزارة الاتحاد الروسي للضرائب والرسوم بتاريخ 18/04/2003 ، والذي يحتوي على إرشادات عامةعن طريق الملء أنواع معينةالأوراق ، بما في ذلك البرامج الثابتة الخاصة بهم.
بالإضافة إلى هذه الوثيقة ، يمكن التمييز بين اللوائح التالية:
فيديو - كيفية حفظ الملفات بشكل صحيح:
يتم تنظيم البرامج الثابتة للتوثيق في بعض مجالات النشاط من خلال مراسيم منفصلة للمنظمات المسؤولة عن المنطقة. لذا ، فإن البرامج الثابتة بتنسيق الخدمات المصرفيةينظم تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي "على الأوراق في البنك المركزيالترددات اللاسلكية ".
متطلبات تقديم المستندات إلى مؤسسات الدولةتختلف عن متطلبات الأوراق عند التسليم ، على سبيل المثال ، إلى الأرشيف. لذلك ، من أجل تقديم الأوراق إلى المحكمة أو مكتب الضرائبيجب عليك اتباع القواعد أدناه:
يتم فرض متطلبات خاصة على تقارير محاسبية، بينما يجب أن تكون العقدة الموجودة في الصفحة الأخيرة مختومة بورق المناديل.
يمكن خياطة المستندات بخيط أو دانتيل أو شريط. يجب التعامل مع هذه العملية بمسؤولية ، لأنه إذا كانت البرامج الثابتة ذات نوعية رديئة وضعيفة ، فيمكن فصل الأوراق بسهولة ، وهو ما يجب عدم السماح به ، لأنها مخيطة بحيث لا يمكنك وضع مستند آخر عليها أو فقد جزء منها .
علاوة على ذلك ، إذا كنت تقوم بخياطة الورق لتقديمه بتنسيق الهيئات الحكومية، ثم البرامج الثابتة التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح قد تؤدي إلى حقيقة أن دائرة الضرائب الفيدرالية أو الأموال من خارج الميزانية أو المحكمة سترفض ببساطة قبولها.
البرنامج الثابت ذو الفتحتين بحد ذاته بسيط. يمكن عمل الثقوب إما بإبرة أو لكمة. من الأسهل ، بالطبع ، تمرير الخيط أو الشريط أو الخيط عبر الفتحات الناتجة عن الثقب.
يجب أن تكون الثقوب على الحافة اليسرى للورقة (كما في كتاب عادي) حوالي 1-2 سم منه. بعد ثقب الورق ، تحتاج إلى تمرير الخيط عبر الفتحة عدة مرات وربط طرفي الخيط في عقدة في الصفحة الأخيرة.
فيديو يوضح كيفية خياطة المستندات بخيوط من خلال فتحتين:
في الزاوية اليمنى العليا من كل ورقة ، تحتاج إلى وضع رقم الصفحة الترتيبي.
بعد ذلك ، يجب تثبيت الوثائق المخيطة عن طريق لصق ورق مقاس 3 × 5 سم على أطراف الخيط بحيث تبدو الأطراف من تحته. وُضِع على الورقة النقش "مخيط ومرقّم" ، كما يُشار إلى عدد الصفحات. بعد ذلك ، اعتمادًا على مكان تقديم الأوراق ، يتم وضع تفاصيل مثل توقيع مسؤول وختم وتاريخ على الورقة.
يعد الوضع مع خياطة ثلاثية الثقوب أكثر تعقيدًا إلى حد ما ، خاصةً إذا قمت بثقب الأوراق على الفور بخيط وإبرة ، ولم تستخدم ثقبًا. اتبع الخطوات أدناه لغرز الورق ذي الفتحات الثلاثة تعليمات خطوه بخطوهمع الرسم التخطيطي:
يشرح الفيديو بوضوح كيفية خياطة المستندات في 3 فتحات:
يتم إجراء هذا النوع من البرامج الثابتة فقط للمستندات التي تحتوي على ملفات الوضع الخاصأهمية.
لربط الوثائق في 4 ثقوب ، التزم المخطط التاليوإرشادات خطوة بخطوة:
إذا كان المستند المراد تدبيسه يحتوي على العديد من الأوراق ، فيمكنك تحضير أربعة ثقوب مسبقًا باستخدام ثقب أو مثقاب أو آلة خاصة.
إذا كانت المستندات مخيطة بشكل صحيح ، فسيظل ترقيم الأوراق ولصق الورق أعلى الحزمة مع نقش "مخيط ومرقّم ومختوم بأوراق ______ (_____________)" ووضع التفاصيل اللازمة للشخص المعتمد (المنصب ، التوقيع والاسم الكامل).
فيديو - كيفية خياطة صندوق من 4 ثقوب:
قد يتم تدبيس بعض الأوراق في الزاوية ، أي في الزاوية اليسرى العليا. للقيام بذلك ، تحتاج إلى عمل فتحة أو فتحتين في الزاوية وتمرير الخيط من خلالها عدة مرات.
فيديو - عينة من خياطة المستندات من خلال الزاوية:
يتم لصق ورقة ، كما هو الحال في حالات أخرى ، على عقدة من الخيط ، وتوضع عليها المتطلبات اللازمة للحصول على الشهادة.
في معظم الحالات ، لا يسبب ترقيم الأوراق أثناء الخياطة صعوبات ، ومع ذلك ، يجب مراعاة بعض الفروق الدقيقة:
بعد وميض الأوراق وترقيمها ، يجب اعتماد حزمة الوثائق. لتثبيته ، يتم لصق الورق على عقدة الخيط على الجانب الخلفي حتى تترك أطراف الخيط خالية.
على الورق ، يجب أن تشير إلى عدد الأوراق (بالأرقام والكلمات). إذا كان هناك أي أوراق ممزقة أو تالفة في المستند المرتبط ، فيمكن أيضًا الإشارة إلى ذلك في ورقة الشهادة.
علاوة على ذلك ، يشار إلى اسم وموقع وتوقيع الشخص الذي قام بخياطة الأوراق أو التصديق عليها (على سبيل المثال ، الرأس). يتم وضع الختم فوق الورقة بطريقة تكون بصمةها على كل من ورقة التصديق والورقة الأخيرة.
عندما تومض ، قد يسمح الكاتب خط كامللحسن الحظ ، يمكن تصحيح الأخطاء. لنفكر في أكثرها شيوعًا:
يجب وميض المستندات لاستبعاد إمكانية استبدال الأوراق أو إدخالها فيها. اعتمادًا على أهمية المستند ، يمكن خياطته في ثقوب 2 أو 3 أو حتى 4 ثقوب. بعد الوميض ، يتم ترقيم الأوراق وإرفاق ورقة تصديق بالمجموعة تشير إلى عدد الأوراق واسم الشاهد. أعلى الورقة مختومة ، التاريخ والتفاصيل الضرورية الأخرى.
فيديو - وميض المستندات للأرشيف وعمل غلاف مقوى:
