أولاً ، من المنطقي أنك لست بحاجة إلى معرفة كيفية ربط المستند إذا كان يتكون من ورقة واحدة ، ومع ذلك ، إذا كان يحتوي على صفحتين أو أكثر ، فستكون المعلومات الواردة أدناه مفيدة.
ستكون هناك حاجة أيضًا إلى معلومات حول كيفية تقديم المستندات باستخدام مؤشرات الترابط إذا كنت تتعامل مع نسخ من مستندات الكيانات القانونية ، فقط في هذه الحالة لن تكون هناك حاجة إلى ختم الشهادة.
ثم يمكنك قطع الخيط بأمان ، مع عدم نسيان ترك 7 سم للربط مع الباقي الموجود. لا تنسى لصق مستطيل بالمعلومات اللازمة على العقدة. سيجد موظفو الموارد البشرية أنه من المفيد معرفة أنه يمكن استخدام المخرز بدلاً من الإبرة.
ستكون خيوط النايلون أو الخيوط أداة مثالية للخياطة. 4 ثقوب إذا كان أخصائي الأفراد يعرف كيفية الغرز في ثلاثة ثقوب ، فلن يواجه أي مشاكل مع هذه الطريقة أيضًا. الدائرة هي نفسها تقريبا. هنا يجب أن تأخذ في الاعتبار على الفور أن المسافة بين الثقوب لن تتجاوز بأي حال من الأحوال 1.5 سم ، ويبدأ إجراء الغرز من الفتحة الثانية من الأعلى ، وتؤخذ البداية من الجانب الخلفي للورقة.
ثم يجب أن يخرج الخيط من خلال الفتحة العلوية ومرة أخرى تحتاج إلى تمريره من خلال الفتحة الثانية من الأعلى.
للحفاظ على الطية جيدًا ، يمكنك تغطيتها بالغراء. يمكنك إرفاق الملصق بالغطاء باستخدام دباسة. تجدر الإشارة إلى أنه يمكن العثور على تصميمات الغلاف في أي متجر مستلزمات مكتبية. كيفية الترقيم يجب ترقيم الأوراق بالأرقام العربية.
يجب مراعاة الفروق الدقيقة التالية:
تصميم الغلاف هذا الجزء من الوثيقة مقدم في التنسيقات التالية:
بالإضافة إلى ذلك ، قامت الإدارات القطاعية (على سبيل المثال ، وزارة الضرائب والرسوم) بتطوير متطلبات الخياطة الورقية. كيفية خياطة المستندات بشكل صحيح: المخططات التفصيلية مع الوصف هناك عدة خيارات لكيفية حفظ المستندات بشكل صحيح باستخدام الخيوط ، لأنه يمكن تنفيذ هذا الإجراء في فتحتين ، وثلاثة أو أربعة أو حتى خمسة. فتحتان
إذا كانت المستندات مخيطة بشكل صحيح ، فسيظل ترقيم الأوراق ولصق الورق أعلى الحزمة مع نقش "أوراق مخيطة ومرقمة ومختومة ()" وتدوين التفاصيل اللازمة للمصدق (الموضع والتوقيع والاسم الكامل ).
انتباه
بدلاً من الإبرة أو الثقب ، يمكنك استخدام المخرز ، وتعتبر منتجات النايلون أو البرمة الخاصة مثالية لدور الخيوط في خياطة المستندات. وتجدر الإشارة إلى أنه باستخدام المعلومات المحددة ، لن تضطر إلى التفكير لفترة طويلة وكيفية وميض سجل التسجيل ، فالشيء الرئيسي هو اختيار غلاف صلب وترقيم جميع الصفحات بعناية ، لأنه بعد الخياطة سيكون من المستحيل تغيير شيء ما. في أربعة ثقوب بعد معرفة كيفية خياطة المستندات في 3 فتحات ، لن يكون من الصعب عليك توصيل الأوراق في 4 ثقوب.
التشريع وتجدر الإشارة إلى أنه في الوقت الحالي لا يوجد معيار موحد لتدبيس المستندات في المؤسسات. على الرغم من ذلك ، لا يزال عدد من الوثائق التنظيمية موجودًا ، ويجب الالتزام بأحكامها عند خياطة المستندات. وتشمل هذه:
قواعد خياطة المستندات في الوقت الحالي ، بالنسبة للموظفين المعتمدين ، هناك عدة خيارات لخياطة المستندات.
كل واحد منهم يشير إلى استراتيجية خياطة مماثلة ، ولكن أساليب مختلفة. دعونا نفكر فيها بمزيد من التفصيل ، وتحديد الميزات الرئيسية للبرامج الثابتة للمستندات.
للتصديق على الورقة بشكل صحيح ، تحتاج إلى تحضير قطعة صغيرة من الورق مقاس 4 × 5 سم ، ويجب لصقها على العقدة بحيث تكون أطراف الخيط خالية. على قطعة من الورق ، من الضروري الإشارة إلى عدد الأوراق المُجلدة بالأرقام والكلمات ، بالإضافة إلى المكانة واللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص المسؤول.
معلومات
بعد ذلك يضع المصدق توقيعه وختمه إن وجد. يجب أن تتعدى حواف التوقيع والختم ورقة الملصق كيف يتم تجهيز الأوراق لمكتب الضرائب؟ يلتزم أي رائد أعمال بتقديم تقارير مختلفة عن أنشطته ، وبالتالي ، فإن معرفة كيفية خياطة المستندات لخدمة الضرائب أمر ضروري. لتجنب التناقضات ، من المستحسن مراجعة الشخص المسؤول حول قواعد المستندات الملزمة.
تنظيم البرامج الثابتة للوثائق في العمل المكتبي في أي مجال من مجالات النشاط البشري ، حيث يتعين عليه التعامل مع عدد كبير من المستندات ، لا يمكن للمرء الاستغناء عن تنظيمها.
الأمر صعب في المرة الأولى فقط ، ثم ستفعله وعيناك مغمضتان)))))))))
3.6.1. يتم تسجيل الحالات من قبل موظفي خدمة دعم المستندات في إدارة المنظمة أو الأقسام الهيكلية الأخرى التي تشمل مسؤولياتها إنشاء وتشكيل القضايا ، بمساعدة منهجية وتحت سيطرة أرشيف المنظمة.
3.6.2. اعتمادًا على فترة التخزين ، يتم إجراء التسجيل الكامل أو الجزئي للحالات.
3.6.3. تخضع حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) والأفراد للتسجيل الكامل.
يشمل التسجيل الكامل للقضايا:
إيداع أو ربط القضية ؛
ترقيم أوراق القضية ؛
إعداد صحيفة تصديق ؛
إعداد جرد داخلي للوثائق ، إذا لزم الأمر ؛
تقديم الإيضاحات اللازمة في تفاصيل غلاف الحالة (توضيح اسم المنظمة ، فهرس تسجيل الحالة ، الموعد النهائي للقضية ، عنوان القضية).
تخضع حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) للتسجيل الجزئي: يُسمح بعدم تنظيم المستندات في الحالة ، وليس ترقيم أوراق الحالة ، وليس إعداد نقوش تصديق.
3.6.4. يتم حفظ المستندات المكونة للقضية على 4 ثقوب في غلاف مقوى مصنوع من الورق المقوى أو متشابك ، مع مراعاة إمكانية القراءة المجانية لنص جميع المستندات والتواريخ والتأشيرات والقرارات المتعلقة بها. عند تحضير العلب لحفظ الملفات (التجليد) ، تتم إزالة أدوات التثبيت المعدنية (المسامير ومشابك الورق) من المستندات.
3.6.5. يتم تخزين حالات التخزين الدائم ، التي تتكون من مستندات ذات قيمة خاصة أو مستندات غير منسقة ، في ملفات صلبة مغلقة بثلاث لوحات ذات أربطة أو في صناديق.
3.6.6. في حالة وجود مستندات شخصية لم تتم المطالبة بها في القضية (بطاقات الهوية ، ودفاتر العمل ، والبطاقات العسكرية) ، يتم وضع هذه المستندات في مظروف يتم حفظه في القضية. في حالة وجود عدد كبير من هذه الوثائق ، يتم سحب هذه الأخيرة من الملفات ويتم وضع قائمة جرد منفصلة عليها.
3.6.7. في نهاية كل حالة ، يتم تقديم نموذج فارغ لصحيفة التصديق ، وفي بداية القضية (لحفظ سجلات المستندات ذات القيمة الخاصة) - شكل الجرد الداخلي لوثائق القضية.
3.6.8. لضمان الحفاظ على ترتيب المستندات المتضمنة في الحالة وتوحيده ، تم ترقيم جميع أوراق هذه الحالة (باستثناء ورقة التصديق والمخزون الداخلي) بالأرقام العربية في الترقيم الإجمالي في أعلى اليمين ركن الورقة بقلم رصاص بسيط أو بسط. يتم ترقيم أوراق الجرد الداخلي لوثائق القضية بشكل منفصل.
3.6.9. يتم ترقيم أوراق العلب ، التي تتكون من عدة مجلدات أو أجزاء ، لكل مجلد أو لكل جزء على حدة.
3.6.10. الصور والرسومات والمخططات والمستندات التوضيحية الأخرى التي تمثل ورقة مستقلة في العلبة مرقمة على الجانب الخلفي في الهامش العلوي للورقة.
3.6.11. يتم توسيع الورقة المطوية (تنسيق A3 ، A2) وترقيمها على الجانب الأيمن من الهامش العلوي للورقة. في هذه الحالة ، يتم ترقيم الورقة من أي تنسيق ، والمحاطة بحافة واحدة ، على أنها ورقة واحدة ؛ يجب إعادة خياطة الورقة المطوية والمطوقة في المنتصف وترقيمها على هيئة ورقة واحدة.
3.6.12. يتم ترقيم ورقة بها مستندات مُلصقة بإحكام (صور فوتوغرافية ، قصاصات ، مقتطفات ، إلخ) على هيئة صحيفة واحدة. إذا تم لصق مستندات أخرى على المستند بحافة واحدة (إدخالات نصية وترجمات ومقاطع وما إلى ذلك) ، فسيتم ترقيم كل مستند على حدة.
3.6.13. الأظرف المرفقة مع المرفقات مرقمة ؛ في هذه الحالة ، يتم ترقيم المغلف نفسه أولاً ، ثم يتم ترقيم كل مرفق في الظرف بالرقم التالي.
3.6.14. المستندات المرفقة بالحالة مع ترقيم الأوراق الخاص بها (بما في ذلك الإصدارات المطبوعة) يمكن ترقيمها بالترتيب العام أو الاحتفاظ بالترقيم الخاص بها إذا كان يتوافق مع ترتيب ترتيب الأوراق في الحالة.
3.6.15. في حالات الكشف عن عدد كبير من الأخطاء في ترقيم أوراق القضية ، يتم إعادة ترقيمها. عند إعادة ترقيم الأوراق ، يتم شطب الأرقام القديمة ووضع رقم جديد بجوارها ؛ في نهاية الحالة ، يتم وضع ورقة اعتماد جديدة ، بينما يتم شطب ورقة الاعتماد القديمة ، لكنها تظل في الملف.
في حالة وجود أخطاء فردية في ترقيم الأوراق في الملفات عند إعدادها بواسطة أرشيف المنظمة لنقلها إلى مخزن الحالة ، يُسمح ، بالاتفاق مع أرشيف الولاية ، باستخدام أرقام الحروف للأوراق.
3.6.16. يتم وضع ورقة الاعتماد في العلبة على ورقة منفصلة ، في كتب - على ظهر الورقة الفارغة الأخيرة ، في فهارس البطاقة - على ورقة فارغة منفصلة بتنسيق البطاقة.
يتم وضع صحيفة تصديق الحالة في النموذج المحدد (الملحق 9) ، حيث يُشار إلى عدد الأوراق المرقمة للحالة وعدد أوراق الجرد الداخلي بالأرقام والكلمات وتفاصيل الترقيم تم تحديد عدد الحالات (وجود أرقام أحرف الحالة ، والأرقام الناقصة ، وأرقام الأوراق الملصقة بالصور الفوتوغرافية ، وأرقام الأوراق الكبيرة ، والمغلفات مع المرفقات وعدد الأوراق المرفقة بها) ، كما تشير إلى وجودها في العلبة من النسخ المطبوعة من الكتيبات مع عدد الأوراق فيها ، إذا لم يتم تدوينها في الترقيم الإجمالي العام في القضية.
يتم توقيع ورقة التصديق على الحالة من قبل المترجم. تمت الإشارة إلى جميع التغييرات اللاحقة في تكوين الحالة وحالتها (التلف ، استبدال المستندات الأصلية) في ورقة التصديق مع ارتباط إلى الفعل المقابل.
يحظر وضع ورقة تصديق على غلاف القضية أو دوران فارغ لورقة المستند الأخير. إذا كانت العلبة مطوقة أو مجلدة بدون ورقة إثبات فارغة ، يتم لصقها بأعلى الورقة من داخل غلاف العلبة.
3.6.17. يتم تجميع جرد داخلي لوثائق القضية لحساب وثائق التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، والتي تنتج المحاسبة عنها عن تفاصيل هذه الوثائق (خاصة القيمة ، والشخصية ، والقضائية ، والقضايا الاستقصائية ، وما إلى ذلك) ، بالإضافة إلى محاسبة التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، المُشكَّلة وفقًا لأنواع المستندات ، التي لا تكشف عناوينها المحتوى المحدد للوثيقة.
يتم وضع الجرد الداخلي على ورقة منفصلة في النموذج المحدد (الملحق 10) ، والتي تحتوي على معلومات حول الأرقام التسلسلية لوثائق الحالة ، وفهارسها ، وتواريخها ، وعناوينها ، وأرقامها الخاصة بالحالة. ينظم محضر موجز للمخزون الداخلي ، يبين فيه عدد المستندات الموجودة فيه وعدد أوراق الجرد الداخلي بالأرقام والكلمات.
يتم توقيع الجرد الداخلي من قبل المترجم. إذا كانت القضية ملزمة أو مرفوعة بدون فراغ من قائمة الجرد الداخلية للوثائق ، فإن الجرد الذي تم إعداده في النموذج المحدد يتم إلصاقه داخل الغلاف الأمامي للقضية.
تنعكس التغييرات في تكوين مستندات القضية (الحجز ، وإدراج المستندات ، واستبدالها بنسخ ، وما إلى ذلك) في عمود "الملاحظات" مع روابط للأفعال ذات الصلة. إذا لزم الأمر ، يتم إعداد محضر موجز جديد للمخزون الداخلي وتسجيل الحالة بالشهادة.
3.6.18. يتم تجميع غلاف حالة التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) والأفراد وتنفيذها في النموذج المحدد (الملحق 11) ، والذي يشير إلى اسم المنظمة والوحدة الهيكلية وفهرس الحالة ورمز أرشيف الحالة ، رقم القضية (المجلد ، الجزء) حسب القسم السنوي من القائمة الموجزة للحالات ، عنوان القضية.
على غلاف ملفات التخزين الدائم ، يتم توفير مكان لاسم أرشيف الدولة ، حيث سيتم استلام ملفات المنظمة ، وتعيين رموز أرشيف الدولة وتنظيمها.
عندما يتم تغيير اسم المنظمة (الوحدة الهيكلية) خلال الفترة التي تغطيها وثائق الحالة ، أو عندما يتم نقل الحالة إلى منظمة أخرى (إلى وحدة هيكلية أخرى) ، يكون الاسم الجديد لهذه المنظمة أو المنظمة اللاحقة المشار إليها على غلاف الحالة ، والاسم السابق للمنظمة (الوحدة الهيكلية) محاطًا بأقواس.
كيفية حفظ المستندات بشكل صحيح وبأي موضوع.
تعمل الدرزات الصحيحة على تسهيل تنظيم مستنداتك. يتم نقل العديد من المستندات إلى الأرشيف. من الأنسب تخزين المستندات متعددة الأوراق المخيطة ، لتقديم المستندات إلى سلطات التفتيش. تظل الأوراق في أمان تام ، مع استبعاد إمكانية الاستبدال أو التزوير أو الضياع.
كيف يمكنك تنفيذ البرنامج الثابت حسب المتطلبات الحالية؟ كيف تفعل كل شيء في المرة الأولى إذا لم تكن هناك مجموعة واضحة من القواعد وامض أوراق المكتب؟ المواد في هذه المقالة مكرسة لطرق مختلفة للوميض في الوثائق.
ما هي المستندات التي يتم خياطةها؟
وثائق المكتب لها معاني مختلفة. تختلف المستندات في سمك العلبة وشكل الأوراق. هذا هو سبب وجود عدة طرق لتحديث الوثائق.
ما هي الاختلافات الخارجية التي يمكن أن تكون موجودة في خياطة الأشياء:
يتم حياكة الوثائق باستخدام خيوط البنك أو شريط lavsan الرفيع أو خيوط الخياطة كيفية خياطة الوثائق مع موضوع
تجهيز الملحقات:
نقوم بخياطة الوثيقة على 3 مراحل:
بالنسبة لحزمة المستندات المخيطة ، يُسمح بما يلي:
المرحلة 1:
يتم لصق ورقة على المستندات المخيطة. إنه مختوم وموقع ومؤرخ 
المستند المرتبط بشكل صحيح: الوجه الخلفي 
خياطة يدوية للمستندات بثلاث فتحات: رسم بياني
كيفية وميض مجلد به 4 ثقوب: رسم بياني ما يجب الانتباه إليه:
نقود الخيط إلى ثقب شديد من الجانب الخلفي 
يحتاج المستند أحيانًا إلى خياطة خلف الزاوية. كيف تفعل ذلك بشكل صحيح ، شاهد الفيديو.
كيفية خياطة المستندات بمشبك ورق الدباسة - شاهد الفيديو.
كيفية تجهيز المستندات لمكتب الضرائب
بالنسبة للبرامج الثابتة ، يمكنك استخدام المواد التالية:
عملية وميض دفتر السجل:
سوف تتعرف على ميزات المستندات الوامضة للأرشيف من الفيديو.
يتم عرض عملية وميض مجلد بالمستندات في الفيديو.
كيف ترفع قضية بشكل صحيح ، شاهد الفيديو.
للتنظيم ، يجب إعداد الوثائق بشكل صحيح. يتم تقليل المتطلبات الرئيسية إلى راحة التخزين وضمان سلامة الوثائق ، والتي يتم تحقيقها من خلال التثبيت بالخيوط.
القراء الأعزاء! يتحدث المقال عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية ، لكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- تواصل مع استشاري:
يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وبدون أيام.
إنه سريع و مجاني!
كيفية خياطة المستندات في 2019؟ قبل تقديم المستندات إلى السلطات المختلفة أو نقلها إلى التخزين الأرشيفي ، يلزم ربط الأوراق بشكل صحيح.
لهذا ، الأوراق مخيط بالخيوط. في هذا النموذج ، تتم حماية المستندات من الضياع والاستبدال. ولكن كيف تخيط الوثائق بشكل صحيح مع الخيوط؟
يتطلب تخزين ومعالجة وتقديم المستندات إلى السلطات المختلفة خياطة الأوراق.
في أغلب الأحيان ، تنشأ الحاجة إلى البرامج الثابتة عند تقديم الوثائق إلى هيئات التسجيل أو الهيئات التنظيمية.
التدبيس هو جزء لا يتجزأ من عملية إعداد المستندات ، إلى جانب التحقق من دقة المعلومات ومراقبة ترتيب التعبئة.
التدبيس هو الطريقة الأكثر موثوقية لمنع فقدان جزء من مستنداتك. المستندات التي تم ربطها بشكل صحيح لا يمكن تزويرها أو استبدالها.
لكن عملية بسيطة مثل الأوراق الوامضة فيما يتعلق بالوثائق الرسمية هي عملية منظمة بشكل صارم.
وهذا يعني أنه لا يمكنك فقط ربط الأوراق بخيوط ، بل يجب عليك اتباع قواعد تصميم معينة.
يعني ربط المستند أن المستندات يتم تثبيتها معًا بالتسلسل الصحيح.
يمكن أن يؤدي التدبيس غير الصحيح إلى انهيار المستندات ، متبوعًا بفقد الأوراق أو استبدالها.
في مثل هذه الحالة ، من المستحيل عمليا إثبات صحة المستندات. اعتمادًا على أهمية الوثائق ، يمكن أن تكون العواقب كارثة حقيقية.
لخياطة المستندات ، يتم استخدام دباسة أو معدات خاصة أو خيوط. لكن الأكثر موثوقية لا يزال ملزمًا بالخيوط ، حيث لن يكون من الممكن استبدال الأوراق الفردية في هذه الحالة.
ولكن عند خياطة المستندات ، عليك القيام بذلك بشكل صحيح. لن تقبل الوكالات الحكومية الوثائق الملزمة غير الملائمة.
تتخصص بعض الشركات في تقديم البرامج الثابتة للمستندات وفقًا لجميع القواعد.
لكن في الواقع ، هذه مسألة بسيطة. إذا كنت تعرف كيفية تدبيس الأوراق بشكل صحيح ، يمكنك القيام بهذا العمل بنفسك.
يكمن معنى إجراء البرنامج الثابت في التثبيت الموثوق به للأوراق. المستندات محمية من الضياع العرضي ، ولا يمكن إزالة ورقة منفصلة بشكل غير واضح من رزمة من الأوراق المرقمة.
ميزة البرنامج الثابت هي راحة الحفظ. الحقائب المخيطة مضغوطة تمامًا وتشغل مساحة صغيرة ويسهل تنظيمها.
بعض الوثائق لها فترة أرشيفية طويلة جدا. يتم الاحتفاظ بالأوراق المدببة في حالة جيدة ويمكنك بسهولة العثور على الوثائق التي تحتاجها عند الحاجة.
الحفاظ على الوثائق مهم ليس فقط للهيئات الحكومية ، ولكن أيضًا لأصحاب المشاريع الخاصة. على الرغم من أنه في هذه الحالة ، يمكن حل مشكلات تسجيل الأعمال داخل المنظمة.
أما تقديم المستندات للجهات الحكومية ، فغالباً ما يكون التدبيس غير الصحيح للأوراق هو سبب رفض قبولها.
لا يتم تنظيم البرامج الثابتة للوثائق من خلال أي لوائح خاصة. لكن هذا لا يعني أنه يمكن تدبيس المستندات بشكل عشوائي.
يتم تنفيذ العملية وفقًا للمتطلبات الحالية المتعلقة بمعالجة المستندات المهمة.
التعليمات اللازمة وردت في الأحكام التالية:
قبل أن تبدأ في تدبيس المستندات ، يتعين عليك إعدادها. للقيام بذلك ، يتم فرز جميع الأوراق حسب التاريخ. علاوة على ذلك ، وفقًا للتسلسل ، يتم طي المستندات وترقيم كل ورقة منفصلة.
تستخدم الأرقام العربية للترقيم. الرقم مُلصق على الجانب الأيمن من الورقة. في الوقت نفسه ، يبدأ الترقيم بالرقم 1 ، لكن لا يتم أخذ المستندات المُدبَّسة في الاعتبار.
من أجل حماية المستندات من التأثيرات الخارجية ، يتم استخدام غطاء خاص من الورق المقوى "Delo" ، والذي يمكن أن يكون بأحجام مختلفة ونوعيات مختلفة.
عند تدبيس المستندات القياسية ، يتم استخدام ملف A4 قياسي. تخضع للترقيم في الوثائق والمغلفات.
في هذه الحالة ، يتم وضع الرقم أولاً على الظرف ، وعندها فقط يتم ترقيم الصور والأوراق المخزنة فيه.
إذا حدث خطأ أثناء عملية الترقيم ، يتم شطب القيمة غير الصحيحة بسطر واحد ثم يستمر الترقيم.
يتم التصديق على الورقة التي بها خطأ مشطوب بواسطة نقش "صدق مصححًا" وتوقيع وختم.
تخضع أنواع مختلفة من المستندات للبرامج الثابتة - المحاسبة ، والضرائب ، والقانونية ، وإعداد التقارير ، إلخ.
الترتيب العام للخياطة قياسي ، على الرغم من إمكانية استخدام طرق تدبيس مختلفة. ولكن هناك بعض الخصائص المميزة لأنواع معينة من التوثيق.
مستندات المحاسبة مخيط مثل المستندات العادية. ولكن هناك تحذير واحد - عند الوميض ، يتم عمل خمسة ثقوب ، حيث يتبين أن الأشياء ضخمة جدًا.
علاوة على ذلك ، يحق للموظف المصرح له فقط خياطة المستندات ، ولا سيما المحاسب المسؤول عن الأعمال.
يتم وضع الترقيم على المستندات المحاسبية بقلم رصاص. يجب تجميع جرد لجميع المستندات الموجودة في القضية.
عند تحضير المستندات لتقديمها إلى الأرشيف ، تحتاج إلى:
يتم توفير هذا الإجراء عند أرشفة المستندات ذات فترة التخزين 25 عامًا أو أكثر.
قد لا يتم ترقيم الأوراق التي يصل عمرها الافتراضي إلى 10 سنوات في العلبة وتخزينها في غلاف ، ولكن لا يزال الربط بخيط أكثر موثوقية.
من المهم أن يكون للوثائق الأرشيفية الغلاف الصحيح. ينص غلاف الورق المقوى على:
هناك أيضًا تفاصيل دقيقة عند إعداد المستندات لمكتب الضرائب. لذا فإن الأوراق الخاصة بتسجيل رجل أعمال فردي أو كيان قانوني ، لإجراء تغييرات على البيانات الضريبية ، يتم خياطة المستندات في وجود كاتب عدل.
هذا يضمن عدم حدوث أي تصحيحات على المستندات بعد التصديق على التوقيع.
منذ يوليو 2013 ، يمكن تقديم التقارير إلى مكتب الضرائب دون وميض. يمكن لرجال الأعمال اختيار أنفسهم - لتدبيس الأوراق أو إعادتها في شكل مختوم.
عند وميض المستندات ، يجب اتباع الإجراء القياسي:
| ادوات | قم بفرز المستندات في حزم لا تزيد عن 250 ورقة بسمك لا يزيد عن 4 سم في بداية كل عبوة ، ضع ورقة للمخزون الداخلي أضف ورقة فارغة إلى كل قالب للحصول على تسمية توضيحية |
| الترقيم | استخدم بسطًا خاصًا أو قلم رصاص أسود لوضع أرقام الصفحات في الزاوية اليمنى العليا من الجانب الأمامي رقم الورقة المطوقة في المنتصف على هيئة ورقتين عدد الرسوم التوضيحية على الجانب الخلفي من الورقة |
| تحضير | عمل جرد الصق الجرد النهائي على الغلاف أو الحاشية مع بقية المستندات تحضير المواد للتثبيت (خيوط النايلون أو الخيوط القاسية ، غراء القرطاسية ، المخرز ، الورق المقوى) |
| غطاء، يغطي | بالنسبة لمستندات التخزين طويل الأجل ، اختر كرتونًا صلبًا (يعتمد التنسيق على شكل الورق المراد حفظه) أشر على غلاف معلومات المنظمة ، ونوع الوثائق ، ومدة الصلاحية ، وعدد الأوراق وتاريخ الإيداع |
| الثقب | الثقوب مصنوعة من ثقب أو ثقب منتظم مساحة للثقوب - في الهوامش على اليسار بمسافة بادئة من الحافة 1.5-2 سم ، مع مسافة بين الثقوب المجاورة حوالي 3 سم ، وعموديًا تمامًا |
| البرامج الثابتة | يتم خياطة المستندات الخاصة بالتخزين طويل الأجل بالغطاء يتم تطويق الأوراق العادية من الورقة بعد التجليد تُخيط الأوراق مرتين |
الخيار الأسهل هو تدبيس المستندات من خلال ثقبين. الإجراء كالتالي:
الصورة: تدبيس المستندات بثقبين
يبدأ البرنامج الثابت ثلاثي الفتحات بإعداد المستندات القياسي. علاوة على ذلك ، فإن مخطط الإجراءات هو كما يلي:
خياطة أربعة ثقوب هي الأكثر موثوقية. عادةً ما يتم ربط المستندات المخزنة بأحجام كبيرة بهذه الطريقة.
خوارزمية الإجراءات هي كما يلي:
يمكن عرض كيف يبدو عمليًا تدبيس المستندات في أربعة ثقوب في الصور أدناه. 
استكمال البرنامج الثابتتتم عملية الوميض بختم التجميع والشهادة. لهذا الغرض ، يتم استخدام مستطيل من ورق البردي (ورق أبيض عادي للمستندات ذات العمر الافتراضي القصير).
فيديو: كيفية خياطة المستندات بشكل صحيح باستخدام إبرة وخيط
يتم لصق الورقة بحيث يكون جزء العقدة مرئيًا بوضوح ، وتتدلى أطراف الخيوط بحرية. بعد أن يجف الغراء جيدًا ، يتم عمل نقش تأكيد على قطعة الورق الملصقة (يمكنك لصق ورقة بنقش جاهز).
يبدو التعليق كما يلي:
"ورقة ___ (________) مخيطة ومرقمة وموقعة ومختومة ___"
لا توجد تعليمات موحدة لتدبيس المستندات. لكن التوصيات المتعلقة بوميض الملفات واردة في التوصيات المنهجية لرورخيف ، وأمر وزارة الثقافة الروسية لعام 2005 رقم 536 ، وتعليمات البنك المركزي لإدارة الوثائق وفي GOST 51141 ، التي تنظم قواعد التخزين مستندات.
دعونا ننظر في المبادئ الأساسية للتدبيس الصحيح لمختلف الوثائق.
قبل الخياطة الفعلية للمستندات ، يجب أن تفكر في غطاء الورق المقوى لكل مجلد. هم انهم:
يتم لصق البيانات الموجودة على الغلاف:
يتم توفير كل مجموعة من الوثائق مع جرد. يحتوي على معلومات:
الجرد لا يؤخذ في الاعتبار عند الترقيم. يمكن حفظ المخزون في مجلد مشترك أو لصقه في الغلاف أو تخزينه بشكل منفصل. لكن الكتبة ما زالوا يفضلون تفليشها: احتمالية سلامتها أعلى.
يتم لصق الترقيم الترقيم العربي(في حالات نادرة - روماني) تصاعدي. عادة ، لا يتسبب وضع الترقيم في صعوبات ، ولكن من الضروري مراعاة عدد من التفاصيل الدقيقة:
هناك عدة طرق لتدبيس المستندات:
يجب ختم دفاتر التوظيف بختم قبل الخياطة.
يجب تسليم المستندات إلى أرشيف المؤسسة في غضون عام بعد اكتمالها في العمل المكتبي. بعد تخزينها لفترة معينة في المنظمة ، يجب نقلها إلى أرشيف الولاية أو الإقليم أو البلدية. يتم تحديد الشروط على النحو التالي:
يتم تسليم المستندات إلى الأرشيف من قبل موظفي خدمة التوثيق الإدارية. في حالة عدم وجود مثل هذا التقسيم الفرعي المحدد في المنظمة ، يكون السكرتير أو أخصائي الموارد البشرية أو نائب الرئيس ، في حالات نادرة - محاسب ، هو المسؤول عن الأرشيف.
قبل تحضير المستندات للأرشيف ، من الضروري إيجاد غلاف مناسب لها وإدخال معلومات إضافية في المخزون ، مثل:
يتكون تسجيل القضية ذاته من المراحل التالية:
يختلف البرنامج الثابت لمستندات الخدمة الضريبية اختلافًا طفيفًا عن البرامج الثابتة للمستندات الخاصة بالأرشيف. ميزاته كالتالي:
في يوليو 2013 ، أوضحت دائرة المالية العامة أنه يُسمح بتسليم الطلبات والوثائق التأسيسية بدون تأمين.
يتم ذلك بعد إيداع جميع المستندات وترقيمها. إنها قطعة من الورق 5 × 6 سم. يتم لصق النقش على ظهر الورقة الأخيرة لتثبيت عقدة الخيط الذي يربط الغلاف ببعضه البعض.
فإنه ينص:
يوضع ختم الشركة على النقش بحيث يكون بصمته على الملصق (أي على النقش نفسه) وعلى الورقة.
الشرط الرئيسي للوثائق المودعة هو الحصانة. إذا كان هناك عدم دقة في مكان ما - على سبيل المثال ، نسوا إرفاق مستند ، فمن الضروري إما حفظه في شكل مجلد منفصل ، أو تفكيك الحالة بأكملها وإعادة تحميلها مرة أخرى. غير مسموح بالمرفقات والإضافات في الحالة المنضمة.
إذا ظهرت أخطاء في الترقيم ، فيُسمح باستخدام ترقيم الحروف. هذا يعني أنه يتم وضع نفس الرقم على الورقة التي تم تخطيها ، ولكن تمت إضافة حرف إليها ، على سبيل المثال: 15 ، 16 ، 16 أ ، 16 ب ، 17 ...
إذا تم انتهاك الترقيم بشكل خطير ، فسيتعين القيام به مرة أخرى. للقيام بذلك ، يجب عليك حذف الأرقام غير الصحيحة بعناية وإدخال أرقام جديدة.
يجب إجراء تغييرات على تسجيل الشهادة: شطب البيانات القديمة ، ثم ضع بيانات جديدة بجانبها.
