مرحبا بالجميع! سنحكي اليوم كيفية فرز المستندات بشكل صحيح وبدون مشاكل. أي مؤسسة أو وحدةها الهيكلية، منها الحجم لن تكون، واجهت مرة واحدة على الأقل مثل هذه الضرورة كخيط المستندات.
تنشأ هذه الضرورة إذا كانت الوثائق تستعد للأرشيف أو لتنفيذ نوع مختلف من الإجراءات القانونية. تخصيص عدة طرق لتوثيق الموثق التي سننظر فيها في هذه المقالة.
في أي مؤسسة، يتم تشكيل كمية مختلفة من الوثائق خلال العام، وبعضها، بعد فترة التخزين، يجب نقلها إلى الأرشيف. نظرا لأن هذه الفئات يمكن أن تعزى إلى الوثائق التي تم تنفيذها بالفعل أو أوراق مرتبطة مباشرة لموظفي المنظمة. وفقا للإجراء الحالي، تخضع المستندات للاستسلام بعد أن مر العام منذ الانتهاء من تحويلها في عمل المكتب.
يمكن تعيين المسؤوليات التي تتضمن إعداد الوثائق واستسلامها المباشر للأرشيف لموظفي المؤسسة هي المسؤولين عن سير العمل. في بعض الحالات، يمكن أن ينتشر هذه المسؤوليات من قبل الأمين أو المحاسب أو أي شخص مسؤول آخر. في أي من الخيارات الموصوفة، يجب أن ينتشر هذا الواجب حسب الطلب.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يشمل إعداد وثائق لجنة الأرشيف أمانة تقسيم منفصلة. على أي حال، يمكن تنفيذ نقل الوثائق إلا بعد تصميمها النهائي والكامل، وبأي حال من الأحوال بشكل مختلف.
يمكن تقسيم هذا الإجراء إلى عدة مراحل:
يجب أن تمر الوثائق بتحقق إلزامي حول صحة توزيعها على المجموعات ذات الصلة من الوثائق؛
من الضروري بدء وثائق الخياطة بشكل صحيح؛
التحقق من ترقيم صفحات المستندات؛
مطلوب لترتيب نقش للطبيعة المرفقة وفقا لذلك؛
تأكد من إجراء المخزون الداخلي لجميع الوثائق؛
ضبط التفاصيل المشار إليها على الربط (إذا لزم الأمر). هذا ما قد قمنا بتغيير أسماء المؤسسة ومؤشر التسجيل الخاص به أو تغييرات في المواعيد النهائية للتسليم أو الترجمات. في كل هذه الحالات، يجب تسجيل التغييرات على التجليد؛
وربط وثائق المخزون التي هي على التصميم.
من الممكن إجراء وثائق الرواسب جزئيا، إذا كانت فترة التخزين لها لا تتجاوز عشر سنوات.
بالإضافة إلى ذلك، يسمح بذلك:
لا تنظيم الوثائق؛
لا تعقد ترقيم جميع الوثائق؛
التخلي عن استخدام الوهم؛
رفض البرامج الثابتة للوثائق.
إجراءات المستندات المرتبطة به، عمل مكتب - العمليات المعقدة للغاية. في كثير من الأحيان هناك مواقف حيث يمكن أن تعود المستندات المدربة بالفعل وإيداعها إلى الأرشيف بسبب التصميم غير الصحيح. من هنا، يعني سؤال طبيعي: كيفية تبديل المستندات بشكل صحيح؟ تحكم هذه العملية توصيات منهجية في مجال عمل المكتب. هذه التوصيات منصوص عليه قانونا بأمر روزارهيفا، الذي دخل حيز التنفيذ في 23 ديسمبر 2009.
هذا القانون التشريعي الذي يعمل على إصلاح التوصيات المتعلقة بإجراءات الوثيقة إلى ملف. يجب الالتزام بتجنب إعادة المستندات المصممة بشكل غير صحيح وإحالةهم إلى التخزين.
يمكن للأرشيف الداخلي لكل منظمة تخزين المستندات للحصول على شريحة زمنية معينة، وبعد ذلك يجب نقل الوثائق إلى التخزين إلى أرشيفات الدولة، أو التخلص منها إذا سمح القانون.
ينظم التشريع بشكل صارم الجدول الزمنية التي ينبغي خلالها تخزين المستندات. تعتمد هذه الجداول الزمنية بشكل مباشر على نوع الوثائق:
75 سنة يجب أن تبقى الكتب الاقتصادية، والسجلات التهابية، والوثائق المتعلقة بالموظفين؛
75 سنة كلها جميع الوثائق المتعلقة بإجراء الخصخصة (انتقال كائنات صندوق الدولة للإسكان إلى ممتلكات شخص خاص)؛
يتم تخزين 20 عاما وثائق براءات الاختراع للاختراعات؛
20 سنة، تم اختيار الوثائق المرتبطة بناء رأس المال؛
20 سنة يتم احتشام الوثائق المرتبطة بتنفيذ أنشطة التصميم؛
يجب أن تكون 15 عاما على تخزين أنواع مختلفة من الأعمال العلمية والبحث؛
تظل توثيق الأرشفة بأكملها للمنظمة، التي ترتبط أنشطتها بالزراعة في التخزين؛
5 سنوات على تخزين أنواع مختلفة من الوثائق المرتبطة وضع الفيلم والصور؛
3 سنوات - وثائق الصور والفيديو.
في حالة تصفية أو إعادة تنظيم المؤسسة، يجب نقل جميع الوثائق التي ليس لديها أي فترة تخزين إلى تخزين في أرشيفات الحالة. تخضع الوثائق المرتبطة موظفي المؤسسة أيضا للنقل.
إذا كانت المنظمة غير حكومية، في هذه الحالة، ينص التشريع على تنظيم خاص للعلاقات. إذا كان ذلك أكثر تحديدا، فإن المبدأ التالي صالح: يشكل القانون شرطا لإبرام اتفاقية مع خدمة الأرشيف الفيدرالية، ولكن إذا كان هذا الاتفاق متأخرا (لأي سبب)، فإن الأرشيف ملزم بقبول حزمة المستندات فقط يرتبط مباشرة مع منظمات الموظفين. لكن مصير الوثائق الأخرى والمكان اللاحق لتخزينها يجب حلها من قبل رئيس لجنة القضاء على المؤسسات.
المستندات الخاضعة للبرامج الثابتة
:
وفقا للقانون، تخضع البرامج الثابتة لجميع الوثائق، والتي تتكون من صفحتين أو أكثر. تنطبق هذه القاعدة أيضا على وثائق الطبيعة القانونية. من المهم أن تكون الوثائق التي لا تخضع للنقل إلى الأرشيف، بالطبع، قد لا تكون محشوة.
إن العامل الرئيسي الذي يؤثر على الحاجة إلى البرامج الثابتة للوثائق هو أنه بهذه الطريقة تحاول الوثائق الحماية من السحب المحتمل أو استبدال أوراقها الفردية. هذا هو السبب في أن المستندات تخضع للبرامج الثابتة مع المواضيع، وترقيمها. ثم الوثائق ختم.
تتضمن قائمة الوثائق الخاضعة للبرامج الثابتة وثائق المحاسبة والموظفين، وكذلك كتب محاسبة أرباح المنظمة وغيرها من الاتفاقات الهامة بشكل خاص.
في قائمة إضافية بالوثائق الخاضعة للبرامج الثابتة، يمكنك تمكين النسخ والترجمات التي تم إنشاؤها.
والوثائق التي تم تزيينها بطريقة مماثلة هي أسهل بكثير في المتجر، علاوة على ذلك، فإنها تحتل مكان أقل بكثير. بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك ربط المواضيع والختم اللاحقة أن تكون متأكدا من أن الوثائق لها مظهر شامل. في الوقت الحالي، لا يتم اختراع طرق بديلة للتشريع.
بعد التصميم الكامل لجميع الوثائق اللازمة، مع مراعاة الأرشيف، المرحلة النهائية هي الشركة. لبدء تشغيل مستندات الخياطة، يفترض أن تكون إزالة كاملة لجميع العناصر المصنوعة من المعدن، مثل دبابيس ومقاطع وأقواس. بعد ذلك، يتم سحب المستندات من المجلد.
إذا كانت المستندات مجهزة بالفعل بشكل صحيح، فسيتم إضافتها إليهم ورقة فارغة، والتي يتم بها إصدار نقش مرافق. بالإضافة إلى ذلك، إلى الجزء العلوي من كومة المستندات يمكن أيضا إضافة أوراق لاستخدامها لتصميم المخزون الداخلي. بديل يمكن أن يخدم أشكال النموذج المعدة خصيصا.
الحد الأقصى لعدد الأوراق، والتي يمكن أن تخيط معا ثم تشكل شيئا واحدا. وبالتالي، يجب تجهيز الأمور بطريقة أن العدد الإجمالي من الصفحات لا يتجاوز 250 قطعة. من المحتمل أن تجمع العام في المؤسسة عددا كبيرا من الأوراق التي يجب وضعها في الأرشيف. في هذه الحالة، يتم فصلها إلى أحجام منفصلة تحتوي على ما يصل إلى 250 ورقة. في الإجراء القياسي، يتم تنفيذ البرامج الثابتة باستخدام غلاف فني.
في حالة وجود أوراق بتنسيق مختلف، يجب إجراء البرامج الثابتة لهذه الصوت باستخدام أربعة نقاط ثقب. هذا يسمح للأكثر موثوقية بالربط على أوراق تنسيق مختلفة.
مع البرامج الثابتة للوثائق التي لها فترة تخزين طويلة، يسمح البرامج الثابتة بالأوراق مع الغطاء، أي من خلال.
في حالة الوثائق التي لها وقت تخزين قياسي، تكون البرامج الثابتة كما يلي: تبدأ البرامج الثابتة بسائرة كما يلي بعد ملزمة. بعد ذلك، مكدسة طوقا من الورق المقوى على رأس الورقة الأولى، وبعد ذلك كلها مخيط. يستخدم طوقا من الورق المقوى من أجل حماية الخيط من ارتداء سريع.
تجدر الإشارة إلى أن الوثائق يمكن تخزينها إلى الأبد، لذلك يجب التحكم في حدود البرامج الثابتة. وهذا هو، لا ينبغي أن تجد المواضيع على النص، ويجب أن تكون مضاجعة بسهولة حتى بعد إجراء البرامج الثابتة.
يسمح بتخزين المستندات مباشرة في المجلد. ولكن فقط إذا كانت فترة التخزين هذه الوثائق لا تتجاوز 10 سنوات.
تستخدم بعض الشركات آلة كاتبة خاصة - كتيب. ومع ذلك، فإن هذه الطريقة من وثائق الربط مقبولة فقط للتخزين الداخلي وغير مقبول لأرشيف الموثق.
المرحلة التالية من إعداد المستندات هي ترقيمها. يتم ترقيم الترقيم للراحة عند العمل مع الوثائق. يتم تنفيذها باستخدام قلم رصاص أسود أو ترقيم خاص. يتم تثبيت أرقام الصفحات في الركن الأيمن العلوي من المستند حصريا على الجانب الأمامي. في الترقيم، من المهم أن نتذكر أن أرقام الصفحات لا ينبغي أن تتداخل النص الرئيسي، ومن المحظورة أن تكون مرقمة باستخدام أقلام رصاص اللون أو الأحبار.
مهما كانت المستندات أسهل، يمكنك استخدام مجلدات الأرشيف، آلة الحفر، بالإضافة إلى جهاز ملزم.
معيار منفصل صالح للبرامج الثابتة للمستندات المتعلقة بالمعاملات النقدية بالبنك. في هذه الحالة، يمكن أن تصل سمك مجلد المستندات المخيط بالفعل إلى 10 سنتيمترات.
قبل أن تبدأ البرامج الثابتة، من الضروري محاذاة كل كومة الأوراق. في حالة وجود ورقة من تنسيق مختلف، يجب وضعها بحيث تكون مريحة للتراكم.
بعد إجراء التصحيح، من الضروري إجراء ثقوب ثقوب، أو حفر ثقوب باستخدام جهاز خاص أو حفر منتظم لفرز المستندات بسهولة. يمكن أن يكون عدد الثقوب من 2 إلى 5. يمكن أن تقرض بعض الآلات المتخصصة أيضا موضوعا على الفور إلى الثقوب المعدة. إذا حدث الحفر بمساعدة من الحفر المنتظم، فيجب عليك تتبع ذلك بحيث لا تتحرك الفتحات.
عندما تكون المستندات البرامج الثابتة، سيستغرق الأمر إبرة وخيط من خلال المواضيع يدويا. يتم تنفيذ البرامج الثابتة من خلال فتحتين. بعد البرامج الثابتة، يجب ربط نهايات الخيط، وعلى الجانب الخلفي من المستند، ثم على العقدة الناتجة، الغراء شريط صغير من الورق.
بعد ذلك، من الضروري إجراء نقش شاهد يحتوي على معلومات حول عدد الأوراق المدرجة وحول من هيئة الهوارث المعتمدة. يتم إجراء هذا الإجراء بحيث تبرز الختم والنشط إلى حدود حدود الشريط الورق.
ثم تخضع الصفحات للترقيم في إلزامي. كما تظهر الممارسة، من الصعب جدا فرز المستندات يدويا، ومع ذلك، إذا كانت أكثر من 5 أوراق مخيط، فهي مشكلة كبيرة بالفعل في اختراق الإبرة. في هذه الحالة، يسمح باستخدام الثقوب.
كما ذكرنا سابقا، أكثر من 5 ورقة معا تخترق إشكالية تماما، حتى تتمكن من استخدام الثقوب أو الأقطاب الكهربائية. مع مثل هذه البرامج الثابتة، تحتاج إلى القيام بما يلي: حدد موقع الثقوب الأربعة الموجودة في مجال المستندات التي يتم تخزينها، بعد النص الذي يظل قابلا للقراءة، بعد ذلك، لجعل شعرية.
نظرت من قبل وثائق كاتب العدل، والعقود، والكتب النقدية، وثائق نوع البنوك، وكذلك مجلات التسجيل والشؤون الشخصية تخضع لكاتب الكاراري.
عند الانتهاء من إجراءات الخياطة والترقيم، من الضروري إجراء نقش شاهد. كقاعدة عامة، تحتوي نقش الشهادة بالضرورة على معلومات حول عدد الصفحات المخيطية وميزات المستندات في البرامج الثابتة، ثم تثبيتها على الجزء الخلفي من القضية.
يجب توقيع سعر المنظمة.
تجدر الإشارة أيضا إلى أن النقش المرافق يجب أن يحتوي على توقيع شخص مسؤول وفك تشفيره. ثم سيتم لصقها أيضا على القضية، وإصلاح عقيدات المواضيع الثابتة ومذكرها للطباعة المطبوعة، والذي يتم وضعه على حدود الملصق والشخص نفسه.
نأمل أن تفهمك بشكل صحيح كيفية فرز المستندات في المؤسسة.
كل قسم هيكلي للمشروع، أي نوع من الأبعاد لم يكن، مرة واحدة على الأقل واجهت الحاجة إلى وثائق الموثق.
يصبح من الضروري ترك الأرشيف، وبالنسبة لبعض الإجراءات القانونية. هناك العديد من الطرق لأداء الموثق. سنناقش أدناه.
أي مؤسسة لهذا العام تشكل كمية معينة من الوثائق، وبعضها، بعد انتهاء وقت التخزين، يجب أن تذهب إلى الأرشيف. ويشمل ذلك المستندات التي تم تنفيذها بالفعل، وكذلك المستندات المتعلقة بموظفات المؤسسة. وفقا للممارسة الحالية، يتم نقل الحالات إلى الأرشيف، بعد عام من الانتهاء منها في عمل المكتب.
يتم تكليف بواجب تحويل المستندات إلى موظفي الخدمة المسؤولين عن سير العمل، أو مكلفة إلى الأمين والمحاسبتين والشخص المسؤول الآخر، وهو محدد بالترتيب المعني.
بالإضافة إلى ذلك، تشارك أمناء الأقسام المنفصلة هنا. بطبيعة الحال، يحدث نقل الحالات فقط بعد التخليص النهائي.
يتضمن هذا الإجراء عدة مراحل:
يسمح الديكور الجزئي للحالات، والتي لا تتجاوز 10 سنوات من التخزين.
سمح أيضا:
إدارة المستندات وعائدات المستندات هي عمليات معقدة للغاية. لا توجد حالات عندما يتم إرجاع المستندات التي تم إعدادها ونقلها إلى الأرشيف بسبب التصميم غير السليم. لذلك، فإنه ينشأ سؤالا طبيعيا تماما، كيف هو كل ما هو نفسه لفصل الوثائق؟ يمكنك العثور على إجابة التوصيات المنهجية لأعمال المنهجية، التي تنص على ترتيب روزارهايفا مؤرخة 23 ديسمبر 2009.
>تشريع ينظم إجراء الموثق. يوفر هذا الحساب توصيات يجب اتباعها. يمكن أن تكون المستندات المخيطة غير مفهومة غير مفهومة للتخزين.
يتيح لك أرشيف أي مؤسسة حفظ المستندات طوال فترة زمنية معينة. ثم الوثائق المحددة إلزامية للمحفوظات.
ينص القانون على مواعيد نهائية محددة للغاية، مما يسمح بالحفاظ على الوثائق التالية:
عندما يتم القضاء على المؤسسة، فإن المستندات ذات فترة تخزين غير محددة تذهب إلى أرشيف الدولة. بالإضافة إلى ذلك، تخضع وثائق موظفي المنظمة أيضا للنقل.
في حالة المنظمات غير الحكومية، تجدر الإشارة إلى أنهم يقدمون نظام علاقة خاصة. على وجه الخصوص، يلزم القانون بإبرام اتفاقية منفصلة مع خدمة الأرشيف الفيدرالية. إذا تم سجن العقد، فسوف يكون الأرشيف مضبوطا بقبول هذه المستندات التي تتعلق بموظفي المؤسسات فقط. يحدد مصير بقية الوثائق، أي مكان تخزينه، رئيس لجنة التصفية.
وفقا لخطاب القانون، فمن الضروري فلاش جميع المستندات التي تتكون من أكثر من ورقة. وهذا ينطبق أيضا على نسخ من الوثائق القانونية. ومع ذلك، قد لا تكون المستندات التي لا تخضع للإرسال اللاحق إلى الأرشيف محشوة.
العامل الرئيسي يشرح الحاجة هو الحماية الممكنة للمستندات، على سبيل المثال، من النوبات أو استبدال الأوراق. في هذا الصدد، يتم خياطة المواضيع، العداد والختم.
مثل هذه الحاجة تنشأ تجاه المحاسبة، وثائق الموظفين، وكذلك كتب الربح وخاصة الاتفاقيات الهامة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن تضمين نسخ وترجمات موثقة في هذه القائمة. بالإضافة إلى ذلك، القرارات أسهل في المتجر. مصممة، لذلك، تشغل الأمور مساحة أقل. في حين أن غطاء الخيط وختم يسمح لك بتأكيد سلامة الوثائق. طرق رسمية أخرى لم تأتي بعد.
وفقا لنتائج تسجيل القضية، فإن المرحلة الأخيرة هي غرزة. هذا يعني إزالة جميع العناصر المعدنية (مقاطع، دبوس). ثم تخضع المستندات للإعفاء من المجلد.
إذا تم تجهيز المستندات، فأنت بحاجة إلى إضافة ورقة فارغة للنشط المصاحب. بالإضافة إلى ذلك، في بداية القضية، يمكنك بالإضافة إلى ذلك أوراق الاستثمار لإجراء المخزون الداخلي. ولكن إذا كان لديك بالفعل نماذج مطبوعة، فيمكنك إضافتها.
يتم إنشاء الأفعال التنظيمية قيودا على عدد الصفحات في كل حالة. لذلك، يسمح له بالعمل ما يصل إلى 250 ورقةوبعد في حال، خلال العام التي تم جمع المستندات، يجب تقسيمها إلى أحجام منفصلة. وفقا للإجراء القياسي، يتم تنفيذ خياطة المستندات في غطاء صلب.
إذا كانت مواد الحالة تحتوي على مستندات من تنسيقات مختلفة، فأنت بحاجة إلى إجراء مفاتيح إلى 4 ثقوب. يتم ذلك بهدف الظهور بأمان من الظهور.
بالنسبة للحالات، التي لها وقت تخزين كبير، ثم في هذه الحالة، يمكن تخليصها من خلال الغطاء. في حين أن إجراء مقبول عموما للوثائق الخارجة من المدخرات الدائمة، ينص على بداية مخرطة من ورقة، والتي تذهب بعد الربط. ثم، في أول ورقة تحتاج إلى فرض طوقا من الورق المقوى وفلاش. من الضروري حماية مؤشرات الترابط من البلى السريع.
هنا يجب أن لا تنسى أن القضية سيتم تخزينها إلى الأبد. هو الرئيسي أثناء الموثق هو السيطرة على الحدود، لذلك من الضروري أيضا التأكد من أن المواضيع لا تدخل النص. يجب أن تقرأ بسهولة حتى في شكل مرحاض.
يمكن تخزين المستندات التي لديها حياة صلاحية لا تزيد عن 10 سنوات، دون البرامج الثابتة في مجلد.
في بعض المؤسسات، تستخدم آلات الكتيب الخاصة للراحة. لكن هذه الطريقة غير مقبولة من بيندر الأرشيف.
المرحلة التالية في شؤون التخزين الدائم هو الترقيم. وعادة ما يتم ذلك للراحة في العمل مع الوثائق. لجعل الترقيم استخدام قلم رصاص أسود أو ترقيم خاص. لتصميم الأرقام، يتم توفير مكان منفصل، هذا هو الزاوية اليمنى العليا من المستند.
تجدر الإشارة إلى أن الترقيم يحدث حصريا على الجانب الأمامي. يجب ألا تلمس الأرقام النص الرئيسي. يحظر استخدام أقلام أقلام متعددة الألوان. لا يسمح باستخدام الحبر أيضا.
عند وضع قائمة بتنسيق أكبر في الحالة من A4، فمن المسموح لها بأنها من حيث حافة واحدة وقابلة للطي، وبعد ذلك يجب أن يتم ترقيمها ك 1 ورقة. في حال، تم طي الورقة، ثم بدأت في المنتصف، ثم يجب أن يتم ترقيمها كأوراق 2. المواد المصورة تخضع للترقيم على الجانب الخلفي.
للحصول على رقم IDLE، يتم توفير مكان منفصل - هذا هو الزاوية اليسرى العليا من المستند. في حالة وجود مظاريف وميض مصحوبة بالمرفقات، تخضع هذه الوثائق للرقم الذاتي. يتم ترقيم المرفقات برقم يذهب لتلك الموجودة على المغلف. إذا كنت بحاجة إلى تقسيم الحالة إلى أحجام فردية، فكل منهم مرقم بشكل منفصل.
يحدث تصميم الغطاء في مرحلة مؤسسة القضية. هنا تحتاج إلى تسترشد توصيات GOST 17914-72. "غطاء التخزين طويل الأجل ...".
لذلك، في مرحلة إنشاء حالة منفصلة، \u200b\u200bيتم تقديم معلومات فردية على الملزمة، ولا سيما:
الحالات التي يجب أن تذهب إلى التخزين غير المحدود هي وامض إلزامي في غطاء من الورق المقوى الصلب الذي يتم إرفاقه الجذر. لا يمكن أن يكون المجلد الناتج أكثر سمكا 4 سم.
يحتوي كتاب الأرشيف على معيار خاص به لا يتجاوز 320 × 230 ملم.
لتبسيط إجراء البرامج الثابتة، يمكنك استخدام مجلدات الأرشيف. خيار منفصل لحل هذه المهمة، يتم تقديم آلات التوصيل. كخيار آخر، يمكنك تقديم إجراءات لإطلاق مستندات النقدية البنكية. يمكن أن يصل سمك مجلد فئة المستند هذه ما يصل إلى 10 سم.
لذلك، تحليل تجهيز المحفوظات للوثائق، من الممكن أن نستنتج أن إجراء تصلب هو حفر الكتل الورقية. ومع ذلك، هنا يمكن أن تأتي إلى إنقاذ آلات مخيط الورق عالية الأداء.
لخياطة المستندات، يجب عليك أولا محاذاة كومة الورق. ولكن، إذا كانت العبوة تحتوي على عدد كبير من المستندات التي تتكون من أوراق صغيرة، فمن الضروري وضع حزمة بحيث يمكن أن تلبي التساوي المشبك. لمحاذاة الكثير من المستندات، على سبيل المثال، ما يصل إلى 1000 ورقة في هذه الحالة، من المعقول استخدام ساق الورق الكهربائي.
بعد وضع المستندات، تحتاج إلى ربطها جيدا في المشبك، وبعد ذلك يمكنك البدء في حفر الكتلة بأكملها. في هذه الحالة، يمكن أن يكون عدد الثقوب 2-5 قطع. يتم الحفر باستخدام التدريبات الكهربائية التقليدية أو معدات البرامج الثابتة المتخصصة. تم تجهيز نماذج البرامج الثابتة المنفصلة بآلية توفر خيوط أوتوماتيكية من خلال الثقوب المنجزة. في حالة حدوث حفر مع حفر، يجب ألا تستعجل لسحب المستندات من المشبك حتى لا يتم نقل الثقوب.
الصورة: طريقة خياطة بشكل صحيح
لمسألة كيفية خياطة المستندات بشكل صحيح مع سلسلة مؤشر ترابط، يجب القول أنه من الضروري أن تأخذ إبرة تقليدية وخيط صفائح فلاش تحتوي على ثقبين فقط.
بعد يومض المستند، تحتاج إلى ربط نهايات الخيط على الجانب الخلفي من المستند والغراء ورقة صغيرة تقطع إلى العقيدات الناتجة.
بعد ذلك، يرصد الشاهد حول مقدار الوثيقة التي تحتوي على أوراق، من هو معتمد. يتم هذا الإجراء مع مثل هذا الحساب بحيث يبرز النقش (SEAL) إلى ما وراء حدود الملصقات. يجب تذكير أن الصفحات تخضع للترقيم الإلزامي. خياطة بشكل صحيح الوثائق حسب الخيط كما يظهر الممارسة ببساطة، ولكن لسوء الحظ، هذه الطريقة لها قيود لها. أكثر من 5 ورقة يصعب اختراق الإبرة. لذلك، من الأفضل استخدام الثقوب في مثل هذه الحالات.
كما ذكر أعلاه، إذا كانت المستندات أكثر من 5 أوراق، فمن الأفضل استخدام البرامج الثابتة اليدوية. يمكن أن يكون الحل الأفضل أيضا الأجهزة مع محرك كهربائي (كهربائي). للقيام بذلك، يتم توزيع 4 ثقوب بشكل موحد على حقول المستند، ولكن مع وجود مثل هذا الحساب، بحيث يتوفر النص للقراءة.
بعد ذلك، يتم استخدام وجود المستندات، سيتم استخدامه لتبسيط المستندات، وسيتم ضمان سلامتهم. تحكم هذه القواعد بأعمال تنظيمية مختلفة. هكذا مخيط بهذه الطريقة، وثائق موثقة، كتب نقدية وثائق بنكية. تتضمن هذه القائمة أيضا شؤون شخصية، سجلات التسجيل، وكذلك أشكال التقارير الصارمة
بعد خياطة وترقيم القضية، تحتاج إلى جعل نقش شاهد. في الممارسة العملية، يتم ذلك على قطعة منفصلة من الورق، والتي يتم إصلاحها بعد ذلك على مطلع القضية. إلزامي إلى اتجاهات في نقش الشاهد، هو عدد الأوراق المرقمة.
يشار إلى هذه المعلومات من قبل كل من الأرقام والكلمات.
تجدر الإشارة إلى أن النقش المصاحب يجب أن يشير إلى موقف الشخص المسؤول وكهرف التوقيع. يتم إرفاق النقش المعد باستخدام الغراء عالية الجودة. في الوقت نفسه، تم إصلاح وظيفتها أيضا العقدة. مع هذا الحساب بحيث تكون نهايات الخيط مجانا. كل هذا في النهاية هو المستعبدين عن طريق الطباعة، والتي يجب أن تكون على الملصق والصفحة.
إقليم تسجيل الموضوع ينعكس الإدارة في القانون الإحصائي. قراءة ما هو
يطلب من أقساط التأمين على IP لدفع الوقت المناسب. اقرأ أكثر
في أي مؤسسة هناك أرشيفها الداخلي، والذي يضمن تنظيم المستندات المختلفة. يتضمن ذلك السجلات المحاسبية أو الطلبات اليدوية وما إلى ذلك. يجب أن تخضع الوثائق المخصصة للنقل اللاحق للتخزين إلى أرشيف الدولة بالضرورة إجراء تحضيري وفقا للجميع الحاليين.
وفي عام 2019، لم يلغى أحد الإجراءات الإلزامية. وبالتالي، فإن البرامج الثابتة للنوكرات لم تخسر.
على الرغم من سهولة العمل، فإن البرامج الثابتة للوثائق هي لحظة تنظيمية مهمة في أي أخطاء غير مقبولة. لهذا السبب في كل منظمة يجب أن يكون هناك موظفون يعرفون كيفية إجراء هذه العملية. المستندات المخيطية بشكل غير صحيح قد يستلزم مشاكل خطيرة.
عادة، تخضع هذه المستندات التي يتم sreated في المحفوظات للخياطة، يتم إرسالها إلى الشيكات أو لديك نوع من القيمة لمالكها.
المستندات التي تحتاج إلى خياطة:
مهم! يجب أن يتذكر المسجل دقة وجودة خياطة. خلاف ذلك، عند حل المستندات أو مع اختفائها، ستسقط كل المسؤولية على كتفيه.
نظرا لعدم وجود معايير صارمة للمستندات الخليجية، يصعب فهم رائد الأعمال في فهم العملية نفسها، لأن كل جسم فردي يتطلب الامتثال لقواعدها.
1. لقط.
أغطية الوثائق هي ثلاثة أنواع:
تحضير مجموعة من المستندات. يجب ألا يزيد حجم الحزمة عن 250 ورقة. يجب أن لا يزيد سمكها عن 4 سم. إلى الكتلة، من الضروري إضافة ورقة فارغة. يجب إزالة جميع مقاطع الورق.
3. الترقيم.
يعتمد ترقيم الصفحات فقط بواسطة قلم رصاص بسيط. تقع الغرفة في الزاوية اليمنى العليا. لا توجد تعيينات رومانية. المخزون في الترقيم لا يعمل. يجب ألا تلمس أرقام الصفحات نص المستند.
مهم! في عملية الترقيم مع قائمة العنوان، لا يتم وضع الرقم "1"، رقم فقط من الورقة الثانية بأرقام 2.
كل وثيقة مخيط ملزمة بمخزونها الخاص الذي تريد تحديده:
ملحوظة! يتم تخيط المستندات المخصصة للاستخدام الداخلي من خلال القواعد التي حددتها مؤسستك.
1. نحن نفعل في المستندات 3 ثقوب (ثقب) مع إبرة (إذا لزم الأمر، السير). المسافة بين الثقوب حوالي 3 سم. 80 سم موضوع طويل.
ملحوظة! الخيوط العادية هشة، من الأفضل استخدام أكثر سمكا وقوية. في الحالة القصوى، أضف موضوعا في مرتين أو ثلاث مرات.
7. على الغراء العقيدات القائمة المساعد التي نجعلها السجل اللازم. عادة ما يكون الملصق مع نقش الزاهد عادة أبعاد 4x6 سم. تصدر الورقة على عقدة وجزء من الموضوع.
ملحوظة! النظر في الوثائق يجب أن رأس المنظمة أو شخصه المعتمد.
مهم! بعد أن أكد الوثائق المخيطية للتوقيع والختم، ضعها حتى يكون الجزء على سواء على الملصق وفي الشهادة. هذا سيعطي ضمانا للحفاظ على الوثائق وحرمها.
في أي مؤسسة، من المعتاد نشر المستندات وتحتوي على كمية هائلة من الأوراق المتعلقة بالأنشطة. كل هذه المستندات تحتاج إلى نظام صارم، وإلا فإن جميع المستندات مرتبكة، وسوف يأتي الارتباك في المؤسسة.
عادة، اختصاصي الموظفون خياطة المستندات بحيث لا تضيع الأوراق بالضبط، وكانت الوثيقة واحدة. خيارات مستندات البرامج الثابتة هناك الكثير، وهناك أيضا أمر معين من البرامج الثابتة، والتي يجب أن تعرف كل كاتب.
كيفية فلاش الوثائق بشكل صحيح، ماذا ستحتاج وماذا يجب أن يسترشد به؟ النظر في هذه الأسئلة أدناه.
لا يجب أن تخضع جميع المستندات للبرامج الثابتة، ولهذا السبب من المهم للغاية فهم أي واحد منهم مناسب لمثل هذا الإجراء. من الواضح أن المستند الذي يتكون من ورقة واحدة لا يخضع للبرامج الثابتة.
بشكل عام، يجب على أخصائيي الموظفين الدخول في خياطة المستندات التالية:
أما بالنسبة للخدمات المحاسبية، يجب على موظفيهم خياطة:
أيضا، ستكون هناك حاجة للحصول على معلومات حول الختم أيضا في تلك المواقف التي يتعين على الموظفين العمل مع نسخ من الوثائق المتخذة من الكيانات القانونية.
بمعنى آخر، ستهبط هذا الإجراء من وثائق جميع الوحدات الهيكلية تقريبا من المنظمات، وفي الوقت نفسه الفرق في إجراء هذه العملية سيكون فقط في طريقة تنفيذها.
تجدر الإشارة إلى أنه لا يوجد معيار واحد لوثائق خياطة في المؤسسات. على الرغم من ذلك، لا تزال هناك عدد من الوثائق التنظيمية متاحة، وهي أحكامها التي يجب الالتزام بها عند استئصال المستندات.
يجب أن تنسب هذه إلى:
في الوقت الحالي، هناك العديد من الخيارات للموظفين المعتمدين للحصول على البرامج الثابتة. كل واحد منهم ينطوي على استراتيجية مماثلة للتطبيق، ولكن مناهج مختلفة. اعتبرها بمزيد من التفصيل، نحدد الميزات الرئيسية للبرامج الثابتة للمستندات.
هذه الطريقة الوامضة هي الأسهل. يمكن أن ينطبق عادة على هذه الوثائق غير مهمة بشكل خاص للقيادة والمؤسسات ككل. ولكن حتى في مثل هذا الوضع، قد يكون لدى بعض موظفي نظام الموظفين أسئلة حول موضوع خياطةه.
الأمر يستحق التمسك بهذا المخطط:
من المهم أن نتذكر أنه في موقف سيتم فيه تخزين المستند لأكثر من 10 سنوات، فإن المستطيل أفضل مصنوع من البردي.
في هذا المستطيل، تحتاج إلى تحديد عدد الأوراق الواردة في المستند، بيانات متخصصة متورطة في ضمان المستند.
من المهم أن نفهم أنه قبل بدء إجراء خياطة، فإن الورقة ضرورية أيضا لخالق، وهنا تحتاج فقط لحساب المسافة لمدة ثلاث ثقوب.
بعد ثقوب، تحتاج إلى إنشاء مؤشر ترابط في الثقب الأوسط. في الوقت نفسه، من الضروري ترك قطعة من الخيط من الجزء الخلفي من طول ما لا يقل عن 7 سم.
بعد ذلك، مع الجانب الأمامي من الورقة، من الضروري اختراق الفتحة العليا والمسح الخيط بإبرة من أسفل إلى ثقب. ثم يجب إرسال الخيط مرة أخرى إلى منتصف الورقة بحيث يظهر مرة أخرى من الجانب الخلفي.
ثم يمكنك قصها بهدوء الخيط، في حين لا تنسى ترك 7 سم من أجل ربط البقايا الموجودة.
لا تنس الالتصاق على العقيدات المستطيل بالمعلومات اللازمة.
سيكون موظفو خدمة الموظفين مفيدا لمعرفة ذلك بدلا من الإبرة التي يمكنك استخدامها. الوسائل المثالية للوميض ستكون خيوط كابون أو خيوط.
إذا علم أخصائي الموظفين كيفية وميض في ثلاث ثقوب، فسيوجه أيضا مشاكل بهذه الطريقة. الرسم البياني هو نفسه تقريبا. تحتاج هنا على الفور إلى النظر في أن المسافة بين الثقوب في أي حال ستتجاوز 1.5 سم.
يبدأ الإجراء الخليجي من الفتحة الثانية أعلاه، ويتم أخذ البداية من الجزء الخلفي من الورقة. ثم يجب أن يكون الموضوع إخراج من خلال الفتحة العليا ومرة \u200b\u200bأخرى تحتاج إلى تخطيها من خلال الفتحة الثانية في الأعلى.
بواسطة خوارزمية نفسها، يتم تصنيف الخيط بعد ذلك في الثقب الثالث والأخير (من الجانبين الثاني).
عند الانتهاء من الإجراء، يجب تتبع الإبرة من الجانب الأمامي في الفتحة رقم 3 ثم ترتبط مع العقيدات. وفي نهاية العملية، يجب لصق مستطيل في القمة.
هذه الطريقة هي الأكثر صعوبة وفي نفس الوقت الأكثر موثوقية. عادة ما يستخدم من قبل موظفي الخدمات المحاسبية، لأنه في ذلك هو أن المستندات هي الأكثر عاطفية وفراسة. تفرقت الثقوب على طول حافة الورقة في زيادات 5 سم.
بعد فرز الأوراق، تحتاج إلى طي بدقة في المكدس والقيام بالثقوب باستخدام حفر الصحافة الخاصة.
بعد أن تصنع الثقوب، ستبقى فقط وميض المكدس بأكمله.
من الضروري القيام بذلك وفقا للخوارزمية التالية:
ثم يجب إزالة المستند الناتج من الصحافة. ثم يتم بعد ذلك التخطيط لخطوط الانحناء، والتي يمكن أن تغلق بقايا المواضيع. بحيث ينحني الانحناء جيدا، يمكن تركيبه بالغراء. يمكن إرفاق الملصق على الغلاف دباسة.
تجدر الإشارة إلى أن العينات للأغطية يمكن العثور عليها في أي متجر قرطاسية.
الأوراق العددية ضرورية من قبل الأرقام العربية.
تحتاج إلى مراعاة الفروق الدقيقة التالية:
يتم تقديم هذا الجزء من المستند في التنسيقات التالية:
يجب أن يعكس الغلاف المعلومات التالية:
يجب أن تكون جميع المعلومات المتعلقة بمطلب مثيلات أعلى في المخزون.
هذه المرحلة هي الأخيرة قبل التحقق من المستند، وكذلك للإيداع. إذا كان الإجراء غير صحيح، فقد تظهر مشاكل غير سارة في أخصائي. من المهم أن نفهم أن عملية التصديق يجب أن يعرف الموظف ممتاز. لذلك، يجب أن يكون لدى المؤسسة موظفا معتمدا لهذا الغرض.
قد يكون الانتهاء من الوثائق رئيس المؤسسة، وكذلك أذن بدقة من قبل المترجم. لجعل من الضروري وضع توقيع لهذا، سواء في ورقة المستند وعلى الملصق.
من المهم أن نفهم أنه عند توقيع المستند، يتحمل المدير مسؤولية المعلومات الواردة فيه، أو تعين مسؤولية الموظف المصرح به لإدارة هذا النشاط.
لتعيين، من الضروري إعداد ملصق خاص - حوالي 5 × 6 سم. يجب أن تكون مكتوبة على معلوماتها:
يتم إصلاح الملصق بواسطة عقدة الورقة الأخيرة، ثم تحتاج إلى طباعة شركة.
أهم المتطلبات التي يتم تطبيقها في عمل المكتب على جميع الوثائق - الحفاظ على سلامتها. عندما تفترض أي نوع من عدم الدقة، تحتاج إلى تصحيحها على الفور. على سبيل المثال، إذا لم تكن هناك ورقة واحدة لا توجد ورقة واحدة من المستند، فمن الضروري استخدامها في شكل وحدة تخزين منفصلة، \u200b\u200bأو تفكيك الحالة وإيقاف التكلفة.
إذا تم إجراء أخطاء لترقيم الأرقام، فيمكنك استخدام ترقيم أدبي. عندما تفترض أن أخطاء ترقيم أكثر خطورة، يجب أن تؤدي إلى إعادة القضية.
قبل البدء في العمل مع المستندات، تحتاج إلى قراءة التعليمات ذات الصلة بعناية لأعمال Office وتدفق المستندات. هذه هي قواعد معقدة للغاية تحتوي على العديد من الفروق الدقيقة والتفاصيل الصغيرة. يبدو أنه يمكن أن يكون أسهل من خياطة وثيقة يدويا وتمريرها في الأرشيف. ولكن في الممارسة العملية، فهي مخطئة تماما. في كثير من الأحيان لا يقبل الأرشيف المستند إذا انتهكت أي قاعدة للتذويل. من الضروري أن تفعل كل شيء مرة أخرى.
إذا كنت تعرف وضعا مشابها، فسوف تساعدك مقالتنا في معرفة ذلك. سننظر في التفاصيل بتفصيل جميع الأسئلة المتعلقة بإجراء خياطة المستند: من الضيوف الذين ينظمون هذه العملية قبل الغطاء والخياطة على 3 أو 4 ثقوب.
ينظم الإجراء العديد من التعليمات في وقت واحد:
كما تعلمون، يبدأ المسرح مع خزانة الملابس، والحالة هي من الغطاء. أول شيء يجب القيام به هو اختيار غطاء من الورق المقوى للعمل. على الأقل للوهلة الأولى، يبدو أنهم كل نفس، فليس كذلك. يتميز ثلاثة أنواع: قياسي وغير قياسي وتغطية التخزين على المدى الطويل:
أضعاف القضية في التسلسل المطلوب، ثم انتقل إلى ترقيمها. انها تتم قلم رصاص بسيط.
القاعدة الرئيسية هي لا توجد صفحات مرقمة، ولكن أوراق المستندوبعد تقع الغرفة في الركن الأيمن العلوي من كل ورقة بمساعدة الأرقام العربية. يجب أن لا تلمس الأرقام النص. في هذه الحالة، لا يتم تضمين المخزون في الترقيم العام للأوراق.
دعنا نتوقف عند بعض نقاط الترقيم:
إذا تم الكشف عن الأخطاء الطفيفة في الدورة، فقد تم تفويتها ورقة أو صفائح واحدة، فيمكن استخدام تدوين الرسالة، بدلا من ترميم جميع الأوراق. على سبيل المثال، بدلا من الورقة المفقودة 12، بعد الحادي عشر، ضع رقم 11A. أوراق أخرى لا تغير عددهم. يمكنك القضاء على الأخطاء بهذه الطريقة فقط من خلال تنسيق هذا التصحيح مع موظف الأرشيف.
إذا كانت هناك أخطاء جسيمة، فإن الوثيقة تخضع لتشديد. العدد السابق مدمر بدقة، ويتم تعيين واحد جديد. يجب أن يتم الترقيم الجديد ونقص شاهد. لا يزال النقش القديم، ولكن يجب دفعه.
أي وثيقة تم تقديمها إلى الأرشيف لا يجب أن تومض فقط، ولكن أيضا للحصول على مخزون خاص بها. أنه يحتوي على المعلومات التالية:
بعد ذلك، يضع توقيعه المسجل مع إشارة إلى اسمه. 
البدء في عبور المستند، تحتاج إلى التأكد من أن لديك كل ما تحتاجه في متناول اليد. بالإضافة إلى القضية، ستحتاج إلى خيوط خاصة وإبر، وكذلك AWL. يستخدم خيوط قاسية، المصرفية خيوط أو البرامج الثابتة المواضيع LES-210وبعد وأثر هذا الأخير يستخدم في أعمال المكتب.
أولا، قم بإزالة جميع مقاطع الورق من المستند أو الكائنات المعدنية الأخرى وقم بتطوي الصفقة مع مكدس حتى. في الحقول الموجودة على الجانب الأيسر، من الضروري صنع 3 ثقوب بخياطة أو إبرة. من الأفضل القيام بالثقوب في نصف مجال مجاني للتقاعد الأيسر - حوالي 1.5 سم. هذا مهم لأن الوثيقة يجب أن تظل قابلة للقراءة بعد البرامج الثابتة. يمكنك استخدام ثقب لكمة بحيث تحتوي جميع الثقوب على حواف ناعمة، ولكن كن حذرا، لأنها لن تكون قادرة على جعل الثقوب على عدد كبير من الأوراق.
يتم وضع جميع الثقوب الثلاثة بشكل متماثل في الارتفاع، والمسافة بينهما حوالي 3 سم. يجب أن يكون متوسط \u200b\u200bالحفرة في منتصف الورقة.
في بعض الأحيان يوصى بأن تكون القضية لا "تفكيك"، ولم تدهور صفحة العنوان، وتمسك الشرائط من الورق المقوى في مقدمة البرامج الثابتة الموجودة في المقدمة وخارجها. من خلال هذه الشرائط ويمرر الخيط. يعتمد طول الخيط على المكدس، والحجم القياسي حوالي 70 سم.
خوارزمية البرامج الثابتة لمدة 3 ثقوب:
يمكنك فلاش المستند واستخدام 4 ثقوب. يتم ذلك بسيطة جدا. نشر 4 ثقوب متماثلة على محور عمودي واحد. نقوم بخيط غرز من الثقب الأول، وترك قطعة من المواضيع على الجانب الخلفي. على غرار الطريقة السابقة، يتم ربط العقدة.
لفلاص المستند يجب أن يكون مرتين لضمان موثوقيتها وسلامته.
يمكنك رؤية عملية رصيف مجلد الأرشيف في الفيديو التالي:
بعد القضية مرقمة بالفعل ومخيطها، من الضروري إجراء نقش شاهد. ماذا تمثلوا أنفسهم؟ هذه ورقة حجم الورق 4 بحلول 6 سم. على هذا الملصق هو النقش: "مشتلة وترقيم ... صفائح (عدد الأوراق)"وبعد الرقم مكتوب والأرقام، والرسائل. ثم يجب عليك تحديد موضع شخص مختار المستندات وتوقيعه وتاريخه. إذا كانت الحالة ملفوفة، فمن اللاجئ أيضا.
هذا النقش عصا على العقدة، في حين أن نصائح الخيط لا تزال مجانية. يتم وضع التوقيع بعد الجفاف لاصق بحيث لا تشويه.
الطباعة جزئيا على النقش المكتسب، جزئيا على الورقة. يجب أن تؤخذ النقوش بعناية خاصة، لأنه بالضبط أن المستند ممله. إذا تم كسر سلامته، فيمكن ملاحظة أن نقش الاختبار قد تحول، ثم قد يكون هذا المستند متنازع عليه في المحكمة، أو لا يتم قبوله من خلال السيطرة على السلطات.
يجب أن تكون جميع الوثائق التي تنتقلها إلى الأرشيف أو التحقق من السلطات الضريبية وصندوق المعاشات التقاعدية أو أي سلطة أخرى أخرى. لم يقبل وثيقة المستعبدين بواسطة دباسة أو لصقها. كما لاحظنا سابقا، إذا لم يفي شيء ما بالمتطلبات، فيمكنك توقع عواقب سلبية.
المستندات الرئيسية الخاضعة لهذا الإجراء هي الموظفين والمحاسبة. يرجى ملاحظة أنه في يوليو 2013، أعطت الخدمة الضريبية توضيحات تشير إليها يمكن تقديم البيانات والوثائق المكونة إلى سلطة التسجيل غير مخيط.
المستندات التي تم الانتهاء منها بالفعل في عمل المكتب، في عام، اجتياز أرشيف الشركة. في مؤسسات الأرشيف، تم تقديم تلك الحالات التي اجتازت حياة قانوني. يتم تحديد المصطلح بموجب القانون لأنواعهم المختلفة. على سبيل المثال، تخضع وثائق الموظفين والكتب الاقتصادية والسجلات التوثعية لتخزين 75 عاما، وثائق التصميم - 20 عاما فقط، موصلات تصويرية - 5 سنوات، إلخ.
والحكومة والمؤسسات الخاصة تحويل شؤونها إلى مؤسسة الأرشيف. يجب أن تختتم الهياكل غير الحكومية اتفاقية مناسبة مع خدمة الأرشيف الفيدرالية.
للتفتيش الضريبي وللأرشفة، نفس الطريقة التقديمية الموصوفة أعلاه مناسبة. بالنسبة للوثائق المحاسبية، المصممة للتخزين على المدى الطويل (أكثر من 10 سنوات)، فهي مخيط على 5 ثقوب. ونعتبر أن الورقة اللازمة للمحدثة حاجة أيضا - سيجارة. يتم ذلك من أجل أن تكون مرئية بوضوح للعقدة، مما يمنع الانتهاك المحتمل لنزاه الوثيقة.
لا تنس أن الشخص الذي كتب في التعليمات الرسمية له على وثائق غرزة. يمكن استخدام البرامج الثابتة الفقراء الجودة مقابلك، إذا لم تتم التقاط ورقة مهمة، أو سيتم تغييرها.
