Pozdravljeni vsi skupaj! Danes vam bomo povedali, kako pravilno in brez težav vložiti dokumente. Vsako podjetje ali njegovo strukturna podrazdelitev ne glede na to, katere velikosti bi bila, vsaj enkrat se sooči s takšno potrebo, kot je vložitev dokumentov.
Ta potreba se pojavi, če se dokumenti pripravljajo za oddajo v arhiv ali za različne vrste pravne postopke... V tem članku bomo obravnavali več načinov vložitve dokumentov.
V katerem koli podjetju med letom nastane drugačen obseg dokumentov, nekatere pa je treba po izteku roka hrambe prenesti v arhiv. Ta kategorija vključuje dokumentacijo, ki je že bila izvedena, ali dokumente, ki so neposredno povezani z zaposlenimi v organizaciji. V skladu z ustaljenim redom je treba dokumente v arhiv dostaviti po minilo bo leto dni od trenutka zaključka zdravljenja v pisarniškem delu.
Odgovornosti, ki vključujejo pripravo dokumentov in njihovo neposredno dostavo v arhiv, so lahko dodeljene zaposlenim v podjetju, ki so osebe, odgovorne za potek dela. IN posameznih primerih take odgovornosti se lahko dodelijo tajniku, računovodji ali kateri koli drugi odgovorni osebi. V kateri koli od opisanih možnosti mora biti taka dolžnost zapisana v odredbi.
Poleg tega lahko sekretariat sodeluje pri pripravi dokumentacije za oddajo v arhiv. ločen pododdelek... V vsakem primeru se lahko prenos dokumentacije izvede šele po njihovem dokončnem in popolna registracija in nič drugega.
Ta postopek lahko približno razdelimo na več faz:
Dokumentacija mora iti skozi obvezen pregled o pravilnosti njegovega razdeljevanja ustreznim skupinam dokumentov;
Pravilno vložiti dokumente je treba;
Preverjanje oštevilčenja strani dokumentov;
Pravilno je treba sestaviti spremni napis;
Obvezno se opravi interni popis vseh dokumentov;
Popravek podrobnosti, ki so navedeni na vezavi (če je potrebno). Tukaj prihaja da je prišlo do spremembe imena podjetja, njegovega registracijskega indeksa, spremembe rokov ali podnaslovov. V vseh teh primerih je treba spremembe zabeležiti na vezavi;
Izvedba popisa dokumentov, ki se obdelujejo.
Zdi se, da je mogoče dokumente delno vložiti, če obdobje hrambe ne presega desetih let.
Poleg tega je dovoljeno:
Dokumentacije ne sistematizirajte;
Ne oštevilčite vse dokumentacije;
Zavrnite uporabo overitvenega napisa;
Zavrnite posodobitev dokumentacije.
Potek dokumentov in s tem povezano pisarniško delo je zelo zapletenih procesov... Pogosto se zgodi, da se dokumenti, ki so že pripravljeni in deponirani v arhivu, lahko vrnejo zaradi nepravilna zasnova... To vodi do naravnega vprašanja: kako pravilno vložiti dokumente? Ta operacija urejena z metodološkimi priporočili na področju pisarniškega dela. Ta priporočila so pravno zapisana v odredbi Rosarkhiva, ki je začela veljati 23. decembra 2009.
To še posebej zakonodajni akt določa priporočila glede postopka vložitve dokumentov. Upoštevati jih je treba, da se izognemo vrnitvi nepravilno izvedenih dokumentov in zavrnitvi arhiva, da jih sprejme v hrambo.
Notranji arhiv vsake organizacije lahko hrani dokumente za določeno časovno obdobje, po katerem je treba dokumentacijo prenesti v državni arhiv na hrambo ali jo odstraniti, če zakon to dovoljuje.
Zakonodaja strogo ureja roke hrambe dokumentov. Ti izrazi so neposredno odvisni od vrste dokumentacije:
75 let je treba hraniti gospodinjske knjige, notarske evidence, dokumentacija v zvezi z osebjem;
Vsi dokumenti, povezani s postopkom privatizacije (prenos predmetov državni sklad stanovanja v lasti zasebnika);
Patentna dokumentacija za izume se hrani 20 let;
Dokumentacija, povezana z kapitalska gradnja;
Že 20 let je arhivirana dokumentacija v zvezi z izvajanjem projektnih dejavnosti;
15 let je treba hraniti v različnih vrstah znanstvenih del in raziskave;
Že 5 let vsa arhivska dokumentacija organizacije, katere dejavnosti so povezane kmetijstvo;
Različne vrste dokumentacije, povezane s filmskimi in foto dejavnostmi, se hranijo pet let;
3 leta - foto in video dokumentacija.
V primeru likvidacije ali reorganizacije podjetja je treba vso dokumentacijo, ki nima roka hrambe, prenesti v državni arhiv na hrambo. Tudi dokumenti, povezani z osebjem podjetja, so predmet prenosa.
Če je organizacija nevladna, potem v ta primer zakonodaja predvideva posebno ureditev razmerja. Natančneje, deluje naslednje načelo: zakon zahteva sklenitev sporazuma z Zvezno arhivsko službo, če pa je tak sporazum sklenjen z zamudo (iz kakršnega koli razloga), je arhiv dolžan sprejeti le paket dokumentov, ki je neposredno povezan z osebje organizacije. Toda o usodi preostalih dokumentov in kasnejšem kraju njihovega shranjevanja mora odločiti predsednik komisije za likvidacijo podjetja.
Dokumenti, ki jih je treba bliskati
:
V skladu z zakonodajo je vsa dokumentacija, ki je sestavljena iz dveh ali več strani, predmet vdelane programske opreme. To pravilo velja tudi za dokumente zakonske narave. Pomembno je, da se dokumenti, ki jih ni mogoče prenesti v arhiv, seveda ne bodo šivali.
Glavni dejavnik, ki vpliva na potrebo po dokumentaciji vdelane programske opreme, je, da na ta način skušajo dokumente zaščititi pred morebitnim umikom ali zamenjavo posameznih listov. Zato se dokumenti lahko šivajo z nitmi in njihovo oštevilčenje. Nato je dokumentacija zapečatena.
Seznam dokumentov, za katere velja vdelana programska oprema, vključuje dokumente računovodske in kadrovske narave, knjige za obračun dobička organizacije in druge posebej pomembne dogovore.
IN dodatni seznam med dokumente, za katere velja vdelana programska oprema, lahko vključite kopije in prevode, ki jih je overil notar.
Dokumente, ki so bili sestavljeni na podoben način, je veliko lažje hraniti, poleg tega pa veliko zavzamejo manj prostora... Poleg tega vam vezanje z nitmi in poznejše tesnjenje omogoča, da ste prepričani, da je dokumentacija v celoti videti. Na ta trenutek alternativni načini ki ustrezajo zakonu, niso bili izumljeni.
Po popolni registraciji celotnega potrebna dokumentacija za arhiviranje, zadnja faza je vložitev. Za začetek vložitve dokumentov predpostavljamo, da so vsi kovinski predmeti, kot so žebljički, sponke in sponke, popolnoma odstranjeni. Nato se dokumenti odstranijo iz fascikla.
Če so dokumenti že pravilno izpolnjeni, se jim doda prazen list, na katerem je sestavljen spremni napis. Poleg tega lahko na začetku svežnja dokumentov dodate tudi liste, ki bodo uporabljeni za oblikovanje notranjega inventarja. Kot alternativa so lahko posebej pripravljeni obrazci za popis.
Pravno uveljavljeno največji znesek rjuhe, ki jih lahko sešijemo in nato tvorimo eno stvar. Zato je treba primere zaposlovati tako, da skupno število strani ne presega 250 kosov. Verjetno se je v enem letu zbralo podjetje veliko število dokumenti za arhiviranje. V tem primeru so razdeljeni v ločene zvezke, ki vsebujejo do 250 listov. IN standardni postopekšivanje se izvede s trdo prevleko.
V primeru, da imajo listi drugačno obliko, potem vdelana programska oprema podoben obseg je treba izvesti s štirimi prebodnimi točkami. To omogoča najzanesljivejše pritrditev listov več formatov.
Pri utripanju dokumentacije, ki je dolgoročno shranjevanje, je dovoljeno, da liste šivate skupaj s pokrovom, to je skozi in skozi.
V primeru dokumentacije, ki ima standardni pogoji shranjevanje, izvede se vdelana programska oprema na naslednji način: Vezava se začne na listu, ki sledi vezavi. Po tem se na prvi list položi kartonsko tesnilo, po katerem se celotno stvar zašije. Kartonski distančnik se uporablja za zaščito niti pred hitro obrabo.
Treba si je zapomniti, da je dokumentacijo mogoče hraniti za vedno, zato morate nadzorovati meje vdelane programske opreme. To pomeni, da niti ne najdemo v besedilu in mora biti lahko čitljivo tudi po postopku šivanja.
Dokumente je dovoljeno hraniti neposredno v registratorju. Toda le, če obdobje shranjevanja te dokumentacije ne presega 10 let.
Nekatera podjetja uporabljajo poseben pisalni stroj - brošuro. Vendar je ta način vezave dokumentov sprejemljiv samo za interno hrambo in ni sprejemljiv za arhivsko arhiviranje.
Naslednja faza priprave dokumentov je njihovo oštevilčenje. Oštevilčenje se izvede zaradi priročnosti pri delu z dokumentacijo. Izdelano s črnim svinčnikom ali posebnim števcem. Številke strani so v zgornjem desnem kotu dokumenta odtisnjene samo s sprednje strani. Pri oštevilčenju je pomembno vedeti, da se številke strani ne smejo prekrivati z besedilom telesa, prepovedano je oštevilčiti z barvicami ali črnilom.
Za lažje šivanje dokumentov lahko uporabite arhivske mape, vrtalni stroj in knjigoveški stroj.
Ločen standard velja za vdelano programsko opremo dokumentov, povezanih z bančništvom gotovinske transakcije... V tem primeru je lahko debelina že sešite mape dokumentov do 10 centimetrov.
Preden začnete šivati, je treba celoto svežnja papirja poravnati. Če so papirji različnih velikosti, jih je treba položiti tako, da jih je primerno preluknjati.
Po izvedbi namestitve je treba s posebnim strojem ali običajnim svedrom narediti luknje ali izvrtati luknje, da bo kasneje enostavno vložiti dokumente. Število lukenj je lahko od 2 do 5. Nekateri specializirani stroji lahko takoj privijejo pripravljene luknje. Če vrtanje izvajamo z običajnim vrtalnikom, moramo paziti, da se luknje ne premikajo.
Pri ročnem šivanju dokumentov z navojem boste potrebovali iglo in sukanec. Vdelana programska oprema se izvede skozi dve luknji. Po šivanju morajo biti konci niti vezani in naprej Zadnja stran dokument, nato pa na nastali vozel prilepite majhen trak papirja.
Po tem je treba sestaviti overitveni napis, ki vsebuje podatke o številu listov, ki so vezani in kdo je overil vezivo. Ta postopek je narejen tako, da tisk in napis štrlijo čez meje lepljenega traku papirja.
Potem naj bodo strani oštevilčene obvezno... Kot kaže praksa, dokumentov ni tako težko ročno obdelati, če pa je spetih več kot 5 listov, jih je že tako težko preboditi z iglo. V tem primeru je dovoljena uporaba luknjača.
Kot smo že omenili, je precej problematično preluknjati več kot 5 listov, zato lahko uporabite luknjače ali električne udarce. S takšno vdelano programsko opremo morate narediti naslednje: na polje dokumentov, ki jih želite šivati, položite 4 luknje, poskrbite, da bo besedilo ostalo berljivo, in nato vezite.
Notarsko overjene listine, pogodbe, blagajne, dokumentacija vrsta banke, pa tudi dnevnike registracije in osebne datoteke.
Po zaključku postopka za šivanje in oštevilčenje dokumentov je treba sestaviti overitveni napis. Certifikacijski napis praviloma vsebuje informacije o številu zašitih strani in o značilnostih dokumentov, vključenih v vdelano programsko opremo, nato pa je priložen hrbtna stran zadeve.
Zaznamek mora podpisati vodja organizacije.
Prav tako je treba opozoriti, da mora spremni napis vsebovati podpis odgovorne osebe in njegovo dešifriranje. Nato je tudi prilepljen na ohišje, pritrdi vozel šivalnih niti in potrjen z odtisom pečata, ki je nameščen na robu nalepke in samega ohišja.
Upamo, da ste pravilno razumeli, kako vložiti dokumente v podjetju.
koliko leta mineva spor o usodi knjig, časopisov, papirnati dokumenti? Ne zmanjšuje se ne prvi ne drugi ne tretji. Mogoče le stopnja rasti upada. Včasih je treba dokumente vezati na več listov. Tega ne morete storiti s spenjalnikom, ampak ga tudi lepite. Kako biti? Moram rezani dokumenti... Ja, točno šivanje! To pomeni, da morate vzeti niti, iglo in pritrditi vse dokumente. AMPAK kako pravilno speti dokument s? Noben organ, ki to zahteva, ne vsebuje podrobnih navodil, pravil in vzorcev. Čeprav se zdi, da vas fotografiram kako speti dokumente in vsi bodo boljši. In navsezadnje je treba dokumente zašiti pravilno in ne tako, kot ste želeli, ampak "pravico" - iz besede "pravilo". Pravilno spenjanje dokumentov zagotavlja največjo težavo pri ponarejanju in zato velja za najvarnejši način za ohranitev večstranskega (večlistnega) dokumenta.
Na žalost ni jasnih navodil in predpisov (tistih "pravil") za vdelano programsko opremo dokumentov. Vendar obstajajo splošne zahteve različnih primerih na primer splošna priporočila za vdelano programsko opremo dokumente A4 lahko dobite iz Metodoloških priporočil za razvoj navodil za pisarniško delo v Ljubljani zvezni organi izvršna veja, odobrena. Z odredbo Rosarkhiva z dne 23. decembra 2009 N 76 in GOST R 51141-98 "Pisarniško delo in arhivsko poslovanje". Vendar se večina takšnih predpisov nanaša na dokumente, ki se hranijo več kot 10 let, in kot bi morali računovodje vedeti, se država zavezuje, da bo nekatere podjetniške dokumente hranila določeno število let, to je arhiviranje, nato pa arhivski dokumenti v državni arhiv. Ampak to so vse "rože", bolj ustrezne in zahtevajo pozornost bodo situacije, ko davčni urad zahteva kopije dokumentov, nato pa je treba zahtevane dokumente sestaviti na zahtevo zvezne davčne službe. Te zahteve pa temeljijo na davčnem zakoniku Ruske federacije, čl. 93. Zahtevanje dokumentov med izvajanjem davčni nadzor, pa tudi o novi odredbi Zvezne davčne službe Rusije za leto 2019 z dne 07.11.18 št. ММВ-7-2 / [e-pošta zaščitena]
Na splošno spretnost pravilno spenjajte dokumente morda večkrat. Na primer, ko oddajate poročila, morate FIU priložiti dokumente in sponke računovodske listine za davek (na primer lahko je knjiga prihodkov in odhodkov *) itd. Včasih morate v banki zašiti dokumente zaposlenim v ustreznih oddelkih. Na koncu morate nenehno šivati računovodstvo in gotovinski dokumenti, to storite pri pripravi dokumentov na razpis, pa tudi pri oddaji dokumentov v arhivsko hrambo.
Načeloma vsi računovodje delajo z računovodsko programsko opremo, brez njih pa zdaj nič. Ampak pravni pomen najpogosteje imajo papirje, tk. dokumenti v elektronski pošti oblika pravna moč imajo le, če so podpisani digitalno podpisan... V tem primeru podvajanje na papirju ni potrebno. To velja za račune in številne druge dokumente. Če želite načeloma poskusiti delati brez papirja ali ga posekati in tudi vse izračune opraviti z lahkoto 🙂, se lahko obrnete na prvo računovodsko službo številka ena v Rusiji - "Kontur Accounting" pri vseh računovodjih SKB Kontur. Najbolj priljubljen oddelek računovodstva, za katerega uporabljajo spletno računovodstvo, je plačni - ima najugodnejšo tarifo - 1.500 rubljev na četrtletje (vključno s poročanjem)! To je zelo zanimiva alternativa 1C in lahko delate z bazami podatkov, raztovorjenimi iz 1C! Mnogi bodo presenečeni, toda dela v računovodski konturi se ni treba učiti, še manj pa iti skozi plačani tečaji, ni treba izvajati, licencirati, poklicati programerja itd. Začetek / delo je po hitri in enostavni registraciji zelo enostavno cel mesec delo, lahko uporabite storitev:
Ampak to je vse dobro in lepo, vendar bo računovodstvo še dolgo moralo delati s papirji in to je treba storiti zdaj! In ker morate šivati različnih dokumentov imeti drugačen pomen, oblika listov, debelina ohišja (paketi listov), nato pa imajo priporočila / pravila / praksa več možnosti za navodila po korakih. Verjetno morate za udobje razdeliti predmete za šivanje:
1) več listov A4
2) računovodstvo, vključno z gotovinskimi dokumenti, dokumenti
Čisto zunanja razlika- prvi se spenjajo sami (praviloma se vsak dokument spenja ločeno), drugi se lahko spenja v ohišja (vsak primer je lahko iz poljubnega števila dokumentov), lahko imajo tudi kartonske skorje.
Če želite ugotoviti, lahko na samem mestu vidite fotografijo šivanja dokumentov preprost primer- za dokument z več listov A4:
Če pa si želite ogledati video navodila, se lahko sklicujete nanj. Če videoposnetek ne podvaja fotografije, bo drugačna situacija, ko bodo dokumenti lahko / morali biti speti v zgornjem delu levo vogal:
Torej, kaj morate pripraviti pred spenjanjem dokumentov:
- dokumentacija)
- tiskanje (če obstaja, ni vedno potrebno, a verjetno ne bo odveč)
- niti (ostre)
- igla
- luknjač
- pisalno lepilo
- papir za nalepke velikosti približno 4 * 6 cm
Nato na levi strani lista na razdalji približno polovice polja brez besedila z iglo naredimo luknje v količini od treh do petih kosov. Punkcije naj bodo nameščene simetrično na razdalji 3 cm in strogo navpično.
Torej, poglejmo vse po vrsti.
1) Priprava dokumentov.
Najprej morate narediti luknje (luknje), za večino dokumentov je dovolj, da naredite tri. Preboji (luknje / luknje) naj bodo nameščeni simetrično in strogo navpično. Če morate dokumente šivati z nitmi, dokumenti pa so sestavljeni iz več listov, lahko z iglo naredite luknje, torej takoj "šivate", čeprav lahko delate z luknjačem. Za posebno pomembnih dokumentov bolje je narediti pet lukenj. Menijo, da šivanje dokumentov z nitmi skozi tri luknje ni dovolj zanesljivo, možnost zamenjave ostaja. In vdelana programska oprema skozi 5 lukenj je meja zaščite dokumentov, ki jo zmore vdelana programska oprema. Luknje naj bodo nameščene na levi, praviloma imajo vsi izkušnje z "prebijanjem" listov in vstavljanjem v veziva, zato ne bi smelo biti težav, saj je v resnici lokacija lukenj za šivanje dokumentov enaka .
Prav tako je treba opozoriti, da je enostavno narediti luknje za več listov A4, vendar je luknjač zasnovan za določeno debelino paketa listov. Kaj pa, če morate na primer spenjati gotovinske dokumente v debelem svežnju? V tem primeru je vredno uporabiti šilo (verjetno ga ni enostavno najti v pisarni), ali če je primer na primer zelo težaven, morate računovodske dokumente zašiti v zelo debel snop, potem lahko uporabite oster žebelj in kladivo. Obseg ni pisarniški, ampak kaj storiti.
Nato boste morali v dokumentu (-ih) oštevilčiti liste: najprej morate odstraniti sponke, nato pa dokumente razporediti po vrstnem redu in oštevilčiti od prvega do zadnjega lista.
2) Šivanje.
Običajno je treba dokumente speti z nitjo, včasih pa je mogoče uporabiti tudi tanek trak (kot je prikazano v zgornjem videoposnetku). Čeprav mnogi računovodje raje šivajo dokumente z nobeno nitjo, temveč z vrvicami ali nitmi LSH-210. To pomeni, da je kljub temu zaželena ostra nit.
Dokumente za dvakrat zašijemo, preostanek niti izvlečemo na zadnjo stran iz osrednje luknje in jo odrežemo, vendar naj ostane približno 6 cm prostega konca. Po tem so niti vezane v vozel, tako da lahko nanje prilepite kos papirja z odtisom (glejte fotografijo / video zgoraj)
3) Potrdilo vezanega dokumenta
Najprej morate pripraviti papir z nalepkami, lahko to naredite, na primer v Wordu, tako da ustvarite tabelo in jo izpolnite. Nato natisnemo list in izrežemo mizo. Vzorec:
Šivano, oštevilčeno, podpisano
in žig ___ (_______________________) list ___
direktor
CJSC "CJSC"
I.I. Ivanov
Izbrati morate papir iz papirja, saj mora biti vozel dobro viden, debelega papirja ni mogoče uporabiti. Papir za nalepke prilepite tako, da pokriva vozel in del dolžine niti, ki naj bosta prosta (glej fotografijo / video). Ta papir morate lepiti na pisarniško lepilo (tekoče steklo). Nato se položi pečat in podpis (s strani vodje organizacije ali pooblaščene osebe), robovi podpisa in žiga pa morajo presegati meje papirja z nalepkami. Po tem so odtis tesnila in vozel navoja na vrhu prekriti z lepilom. Slednje ni vedno potrebno, na primer davčni organi se bodo obrnili na izpisek iz registra, a pečat in podpis ne bosta zapolnila z lepilom. Torej morate samostojno določiti stopnjo pomembnosti dokumentov, ki jih je treba speti. Najpomembnejša je praviloma največja resnost pri spenjanju dokumentov računovodske listine... Navsezadnje so revizorji, revizorji ljudje brez usmiljenja v očeh in brez srca 🙂 In tako kako pravilno speti dokumente nihče nikogar ne uči, potem lahko pri preverjanju zlahka najdejo napako.
Navsezadnje obstajajo tudi kontroverzne situacije.
Včasih ne gre za to kako pravilno speti dokumente, in ali bi to sploh morali storiti. Dejstvo je, da regulativni organi včasih zahtevajo overitev kopij. In možnost z alternativo - ko so vsi dokumenti vloženi, morda ne bo prijetna. Na primer, bil je tak primer.
Inšpektorji so od podjetja zahtevali dokumente. Davčni zavezanec jih je vložil skupaj, na zadnji list pa je zapisal en napis, ki navaja število listov, pečat podjetja in podpis zastopnika. Inšpektorji spisa niso vzeli - pravijo, vsak izvod bi moral biti overjen posebej. Davčni zavezanec se je na sodišče obrnil s prošnjo, s katero je inšpektorat dolžan sprejeti dokumente, overjene po metodi podjetja.
Sodišče je potrdilo davek (sklep Zvezne antimonopolne službe okrožja Moskva z dne 05.11.09 št. KA-A41 / 11390-09). Čeprav so bili vsi listi šivani in oštevilčeni, so sodniki tako odločili Davčna številka zahteva, da je vsak dokument posebej overjen.
Torej, preden šivate, morate natančno ugotoviti, kaj regulativni organi želijo dobiti. Še posebej v primeru kontrole (prihajajoči pas itd.)
Kaj je koristno, da računovodja ve:
Dokumenti, ki so digitalno podpisani, se skoraj nikoli ne podvajajo na papirju in ne zahtevajo shranjevanja, spenjanja itd. Shranjeni so v v elektronski obliki v elektronskih arhivih specializiranega telekomunikacijskega operaterja. Zlasti podjetja na poenostavljeni, pripisani ali splošni osnovi davčni sistem lahko izvedemo z uporabo že omenjenega spletnega računovodstva, ki ima vse od samoobnavljanja brezplačno individualni koledar poročanje servisiranju poljubnega števila podjetij. Seveda ga lahko štejemo za alternativo 1C in drugim. računovodski programi, v resnici pa gre za kvalitativni preskok v avtomatizaciji računovodskega dela. Elektronski arhiv ustvarja sam, ni treba nekam pošiljati dokumentov, posodobitev obrazcev za poročanje, postopkov izračuna, formul itd. poteka centralno in ne zahteva nobenih ukrepov s strani uporabnikov, koledar poročanja podjetja je vedno posodobljen, na dosegu roke in le tisto, kar je treba storiti v skladu z to podjetje ko se naloge približujejo, sistem o tem obvesti po e-pošti, prek SMS-a in v osebni račun prikaže se obvestilo, lahko si ogledate video o drugih pripomočkih in kar je najpomembneje - preizkusite! Pa ne v odstranjeni demo različici, ampak v popolnoma funkcionalnem sistemu v roku enega meseca po registraciji. Mimogrede, novi uporabniki Kontur računovodstva dobijo darila, ki jih skoraj ni nikjer - mesec dni po registraciji kot darilo, četrtino po prehodu na katero koli plačano tarifo. Takšna darila so predvidena za promocijo za nove uporabnike, promocijska koda 5000, v Kontur Accounting jo lahko vnesete samo na strani za registracijo, ustrezno polje je vedno vidno. Po eni strani je privlačen in prijeten, po drugi strani pa je le nuja, čeprav je enostavno vzpostaviti povezavo z računovodskim tokokrogom in ga je enostavno odklopiti, vendar spoznavanje bistveno novih priložnosti za računovodjo še vedno zahteva napor, in kar je najpomembneje, nujno je, da potrebe sovpadajo z možnostmi ... Zato je bilo za nove uporabnike narejenega 🙂
* Odredba Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 30. decembra 2005 N 167n "O odobritvi obrazca Knjige računovodstva prihodkov in odhodkov organizacij in samostojnih podjetnikov, ki uporablja poenostavljeni sistem obdavčitve, in postopek za njegovo izpolnitev ven ":
1.5. Knjigo prihodkov in odhodkov je treba vezati in oštevilčiti. Na zadnji strani Knjige prihodkov in odhodkov, oštevilčene in vezane s strani davkoplačevalca, je navedeno število strani, ki jih vsebuje, kar potrjuje podpis vodje organizacije ( samostojni podjetnik posameznik) in zapečatena s pečatom organizacije (samostojni podjetnik - če obstaja), potrjena pa je tudi s podpisom uradno davčni organ in pečat davčnega organa pred začetkom njegovega ravnanja. Na zadnji strani Knjige prihodkov in odhodkov, oštevilčene in vezane s strani davkoplačevalca, ki je bila v elektronski obliki in prikazana na koncu davčno obdobje na papirnati mediji, navedeno je število strani, ki jih vsebuje, kar potrdi podpis vodje organizacije (samostojni podjetnik posameznik) in zapečati s pečatom organizacije (samostojni podjetnik - če obstaja) ter potrdi s podpisom uradnika davčnega organa in zapečatena s pečatom davčnega organa.
Po izdaji naloga za zaposlitev. Kajti to ne obstaja enotna oblika zato si ga oblikujte sami. Odstranite kopijo iz potnega lista zaposlenega, potrdila TIN, zavarovanja pokojninsko potrdilo in iz drugih dokumentov, ki so na voljo na primer z vozniško dovoljenje, zdravniško potrdilo.
Prva stran mora vsebovati seznam vseh dokumentov, ki so na voljo v času zaposlitve in se bodo pojavili v procesu dela, na primer nalog za dopust, dodatnih sporazumov k pogodbi o zaposlitvi.
V internem popisu navedite imena dokumentov, njihove številke, datum sestavljanja in številko lista v osebni spis... Znak, ime prevajalca in datum sestavljanja. Za poenostavitev zagotavljanja informacij sestavite popis v obliki tabele.
Ko so zbrani vsi dokumenti, jih položite v Kronološki vrstni red, nato jih oštevilčite, začenši s popisom (# 1). Nato uredite naslovnico osebne datoteke. Navedite ime organizacije v skladu z ustanovnimi dokumenti, serijska številka osebna mapa, datum sestavljanja. Pustite polje pod končnim datumom pogodba o zaposlitvi... Po odpovedi boste morali navesti tudi število strani v zadevi.
Ne pozabite navesti naslova primera - polnega imena, priimka in patronima zaposlenega. Lahko tudi napišete položaj zaposlenega zaposlenega. Po razrešitvi je zadeva zašita in predana arhivu.
Osebne datoteke hrani kadrovski delavec ali druga oseba, ki opravlja svoje naloge. Dostop do podatkov je omejen. Enkrat letno naj bi zaposleni prejeli informacije o poslovanju; bolje je, če se po seznanitvi podpišejo.
Med svojim delovanjem mora računovodski delavec ali podjetnik obdelati veliko dokumentov. Pretok dokumentov se povečuje sorazmerno z uspehom poslovnega razvoja. Številne metode dela so splošno znane, vendar je malo verjetno, da bo kdo celotno tehnologijo povedal začetnikom. Ta priročnik vam bo pokazal, kako zarobiti dokumentacijo da se ne bodo zmedli ali izgubili.
Navodila
Uporaba preglednih datotek je nekoliko zapletena. Bolje obrobiti dokumentacijo z uporabo luknjača. Seveda so pregledne datoteke koristne za shranjevanje dokumentov, ki jih ni mogoče prebiti: dokumentacijo, ki so narejene na zaznamku državnega znaka, dokumentacijo s hologrami in drugimi varnostnimi papirji. V preostalih dokumentih je uporaba datotek nepraktična.
Če želite luknjo prebiti, jo lahko uporabite tako, da vsak dokument poravnate s prejšnjim. V eni mapi dokumentacijo bo poravnana, če pa morate dokument premakniti v drugo mapo, je zelo verjetno, da bo štrlel izven sklada.
Najboljši način vložitev dokumentov je omejena uporaba. Nato bodo luknje za vsak dokument nameščene na istem mestu. Tako šivani dokumenti bodo imeli čudovit videz in v njih ne bodo potrebne dodatne luknje.
Za povezavo dokumentov se pogosto uporabljajo sponke ali sponke. Res je, da imajo pomanjkljivost: sveženj dokumentov, pritrjenih s sponkami ali sponkami, ima izbokline na pritrdilnih mestih, kar otežuje papirje. Večstranski dokument je bolje povezati s kapljico lepila PVA. V večini primerov traja manj, sveženj dokumentov pa nima izboklin.
Če je dokument manjši od standardni list, potem ga morate najprej nalepiti na standardni list, nato pa lahko skupaj s preostalimi dokumenti.
Nekatera podjetja dokumentirajo evidence že desetletja. Da se pomembni papirji ne bi nagubali ali izgubili, jih je treba vložiti v mape iz trdega kartona ali plastike. Vsaki pogodbi dajte ločeno številko za identifikacijo.
Navodila
Za lažje iskanje tistega, ki ga potrebujete, zaženite knjigo. Dodelite številko in jo vnesite v ta dnevnik. Poleg številke vnesite datum pogodbe. Zapis v reviji bi moral izgledati tako: 1. Pogodba št. 123TP z dne 22.02.2011. V opombah lahko navedete bistvo pogodbe, če to zahteva poslovni slog dokumentacije.
Če je v podjetju več pravnih oseb, ustvarite ločeno knjigo pogodb za vsako. V zapisu uporabite običajne simbole. Na primer, pogodbe družbe Masha and Bears OJSC zapišite kot 123MM. AMPAK vrednostnih papirjev iz JSC "Three Little Pigs" z oznako 123TP. Dodelite številke, da se izognete zmedi.
Preden dokument vstavite v mapo, nežno odstranite sponko za papir. Vzemite luknjač in prebodite nove luknje. Dokument položite v mapo in ga pritrdite s posebnimi antenami. Ločite eno pogodbo od druge s praznim listom A4.
Pogodbe lahko vložite tudi na drug način. Za to bodo potrebne pregledne datoteke. Vsak dokument položite v ločeno datoteko in ga pripnite v mapo.
Ne shranjujte preveč pogodb v eno mapo - lahko se nagubajo. Mapa bi se morala enostavno zapreti, ločeni listi ne sme štrleti.
Mape s pogodbami izpred treh let ni treba ves čas hraniti. Razporedite jih v kartonske škatle, podpišite leto in entiteta, za katero so sestavljeni dokumenti. Pošljite škatle v skladišče. Izberite suho mesto za shranjevanje. Vlaga škoduje papirju.
Osebne datoteke vseh upokojenih in upokojenih uslužbencev je treba poslati v arhiv na hrambo (št. 17 Zvezni zakonŠt. 125-F3). Uslužbenec kadrovske službe je dolžan pripraviti mape z dokumenti in jih prenesti pooblaščenemu uslužbencu arhiv iz rok v roke.
Enotnih navodil za spenjanje dokumentov ni. Toda priporočila za utripajoče primere so vsebovana v metodoloških priporočilih Rosarkhiva, odredbi Ministrstva za kulturo Rusije za leto 2005 št. 536, navodilih Centralna banka o upravljanju dokumentov in v GOST 51141, ki ureja pravila za shranjevanje dokumentov.
Upoštevajmo osnovna načela pravilnega spenjanja različnih dokumentov.
Pred dejanskim šivanjem dokumentov razmislite o kartonski platnici za vsako mapo. To so:
Podatki na naslovnici so pritrjeni:
Vsakemu paketu dokumentov je priložen popis. Vsebuje informacije:
Zaloga se pri oštevilčenju ne upošteva. Popis lahko shranite v mapo v skupni rabi, prilepite na naslovnico ali shranite ločeno. Toda uradniki ga še vedno raje utripajo: verjetnost njegove varnosti je večja.
Številčenje je pritrjeno Arabske številke(v redki primeri- Roman), naraščajoče. Običajno sestavljanje oštevilčenja ne povzroča težav, vendar je treba upoštevati številne tankočutnosti:
Obstaja več načinov spenjanja dokumentov:
Računovodski dnevniki delovne knjižice pred spenjanjem ga je treba zatesniti s tesnilom.
Dokumente je treba v enem letu po končanem pisarniškem delu poslati v arhiv podjetja. Ko so shranjeni določen čas v organizaciji jih je treba prenesti v državni, regijski ali občinski arhiv. Izrazi so določeni na naslednji način:
Dokumente v arhiv predajo zaposleni v službi dokumentacijska podpora upravljanje. Če v organizaciji ni takšnega posebnega pododdelka, je za arhiv zadolžen tajnik, kadrovski strokovnjak ali namestnik vodje, v redkih primerih - računovodja.
Pred pripravo dokumentov za arhiv je treba zanje najti ustrezen ovitek in vpisati v popis Dodatne informacije, kot so:
Sama registracija zadeve je sestavljena iz naslednjih stopenj:
Vdelana programska oprema za davčna služba nekoliko drugačna od vdelane programske opreme dokumentov za arhiv. Njegove značilnosti so naslednje:
Julija 2013 je fiskalna služba pojasnila, da izjave in sestavni dokumenti dovoljeno je mimo nezašit.
To se naredi po vložitvi in oštevilčenju vseh dokumentov. Gre za list papirja 5x6 centimetrov. Napis je nalepljen na zadnji strani zadnjega lista, da se pritrdi vozel niti, ki pritrjuje ohišje.
Navaja:
Pečat podjetja je nameščen na napisu, tako da je bil njegov odtis tako na nalepki (torej na samem napisu) kot na listu.
Glavna zahteva za vložene dokumente je imuniteta. Če je nekje netočnost - na primer so pozabili priložiti dokument, ga je treba vložiti v obliki ločenega zvezka ali pa razstaviti celoten primer in ga znova znova namestiti. V vezanem primeru niso dovoljene nobene priloge in dodatki.
Če so pri oštevilčenju nastale napake, je dovoljena uporaba oštevilčenja črk. To pomeni, da je na preskočeni list postavljena ista številka, ki pa ji je dodana črka, na primer: 15, 16, 16a, 16b, 17 ...
Če je oštevilčenje resneje kršeno, bo to treba storiti znova. Če želite to narediti, morate previdno prečrtati napačne številke in vnesti nove.
Spremeniti bo treba certifikacijski napis: prečrtajte stare podatke in zraven dodajte nove.
Podjetniki in pisarniški uslužbenci v službi se soočajo s potrebo pravilna zasnova večstranski dokumenti. Kot veste, so regulativni organi in organizacije na višji ravni izbirčni pri izvrševanju poslovnih dokumentov in zato včasih nastopijo težave. Ugotovimo, kako pravilno šivati in oštevilčiti dokumente, tako da se ob predložitvi ne pojavijo nepotrebna vprašanja.
Zdi se, da pri šivanju papirjev ni videti nič zapletenega. Toda v resnici ni vse tako preprosto. tukaj je določena pravila s katerim se to naredi. Če želite narediti povez časopisov ali revij za uporabo v vaši organizaciji, je to ena stvar. Če pa ste pred nalogo, da pripravite dokumente za arhiv ali davek ali kje drugje, potem morate k delu pristopiti z vso odgovornostjo, sicer tvegate, da boste papirje dobili nazaj. Razlog za zavrnitev je lahko napačna zasnova.
Takih primerov je veliko. In vse zaradi dejstva, da ne znamo pravilno šivati in oštevilčiti dokumentov. V davčnem uradu ali arhivu verjetno ne bo na voljo vzorčnega vzorca.
Zdaj je dovolj podjetij, ki se ukvarjajo z vdelano programsko opremo dokumentov. Uporabite lahko njihove storitve. Gotovo imajo veliko izkušenj. Ponudili bodo široko paleto platnic. A to ni vedno priročno. Dejstvo je, da so tiskarne lahko zasute z naročili. In vi bi morali to delo nujno opraviti. Kako potem biti? Ostaja samo, da se s tem vprašanjem ukvarjam sam.
Poleg tega vodstvo v pogojih gospodarnosti ni vedno pripravljeno plačati dodatnih stroškov, zato tovrstno delo pade na pleča tajnikov in računovodic. To pomeni, da je bolje, da enkrat sami ugotovite, da v prihodnosti ne bo težav. To znanje vam lahko pride prav.
Radi bi ugotovili, da ni enotnih standardov za šivanje dokumentov. Mimogrede, državnih struktur tudi ne dajejo nobenih pojasnil glede tega rezultata. To pomeni, da bomo morali to ugotoviti sami. Pri tem nam bodo pomagali smernic pisarniško delo (naročilo Rosarkhiva z dne 23.12.09).
Pred začetkom dejanskega dela se morate pripraviti. Potrebovali boste naslednje materiale:
Na splošno lahko celoten postopek približno razdelimo na tri stopnje. Prva je priprava, druga je sama strojna programska oprema, tretja je zagotovilo končan dokument.
Če govorimo o tem, kako šivati dokumente, si morate zapomniti takšen odtenek, kot je oblikovanje naslovnice. Seveda vam bo ponudila tiskarna čudovite možnosti, vendar niso vedno potrebni, če ne gre za diplomsko delo.
Za majhno vezivo zadostuje papirnati pokrov. Če se pričakuje dolgotrajna uporaba vložitve (na primer arhiviranje več kot 25 let), potem uporabite debel karton.
Pokrov je lahko standardne velikosti(Format A4) in nestandardne. To je že odvisno od oblike listov, ki jih je treba vezati. Naslovnica naj ustreza velikosti dokumenta.
Ko pripravljate papirje za šivanje, je nujno oštevilčiti strani. Prisotnost oštevilčenja je predpogoj registracijo. "Za kaj je to?" - vprašate. Da onemogočite neopazen izvlek, odstranite nekaj listov. Ta točka je zelo pomembna. Zato se pogovorimo o tem, kako zašiti in oštevilčiti dokumente. Tu je nekaj odtenkov.
Pri določanju oštevilčenja si morate zapomniti pravila:
Če želite razumeti, kako pravilno šivati in oštevilčiti dokumente (vzorec je podan v članku), morate po korakih upoštevati zaporedje dejanj.
Pred tem se prepričajte o pravilnosti vložitve. Še posebej pozorno si oglejte številke strani. Če se izkaže, da nekateri od njih manjkajo, lahko vnesete dodatno oštevilčenje črk. Vsi listi ostanejo pod svojimi številkami, na manjkajoče pa morate napisati številko prejšnji list in pismo.
Kdaj hude napake smiselno je skrbno prečrtati napisano in zraven narediti pravilen vnos. Vse izvedene spremembe morajo biti izražene v potrditvi.
Pred šivanjem dokumentov z nitmi je bolje preveriti pravilnost celotnega ohišja. Navsezadnje ga kasneje ne bi želel veziti. V njem je praviloma več paketov papirjev. V popisu mora biti naveden popolnoma celoten seznam. je Odgovorna oseba z navedbo datuma. Popis ni oštevilčen.
Če so pripravljeni vsi dokumenti, lahko začnete šivati. Za to potrebujete posebne niti ali pa uporabite vrvico. Seveda nima smisla, da nekaj listov zašijete z ostro nitjo, lahko vzamete navadno, zloženo na polovico.
Torej, pojdimo neposredno na vprašanje, kako šivati dokumente z nitmi. Fotografije iz natančen opis bo služil kot vizualni dodatek algoritmu dejanj. Za začetek morate liste pritrditi, da boste lahko kasneje zlahka prebrali informacije, ki so na njih predstavljene. Za to so luknje prebodene z levega roba, približno na razdalji enega centimetra in pol. Tam bi morale biti tri luknje. Nahajajo se ena nad drugo. Ko je sveženj listov majhen, lahko luknje naredite z luknjačem. Za velike količine potrebujete šilo. Pripravite nit, vendar ne naredite predolge, sedemdeset centimetrov bo dovolj.
Kako pravilno šivati dokumente? Primer dela je prikazan spodaj. Za lažjo razlago bomo luknjam dodelili številke: zgoraj - 1, sredino - 2, spodaj - 3.
Šivanje morate začeti na zadnji strani etuija, tako da iglo skozi luknjo 2 prestavite na sprednjo stran. V tem primeru bo en konec niti ostal zadaj. Nato iglo skozi 1 luknjo spet pripeljemo na zadnjo stran. V trenutku, ko sta igla in prosti konec niti za dokumentom, se morate znova premakniti na prednja stran in nato spet nazaj.
Praktično smo ugotovili, kako priložiti dokumente. Le malo je še treba storiti. Ko so vsi listi pritrjeni, lahko niti varno privežete na vozel na zadnji strani ohišja.
Tesno ga je treba zategniti, da se kasneje lahko zapečati s potrdilom. Konci niti naj ostanejo viseči pod nalepko.
No, kot vidite, ni nič težkega pri odločanju, kako šivati dokumente z nitmi. Fotografije, ki so vam predstavljene, so neposredna potrditev tega. Izdane liste moramo le overiti.
To se imenuje "overitveni podpis". Če ga želite narediti, morate vzeti majhen košček papirja velikosti 5 x 6 centimetrov in ga prilepiti na hrbtni strani, tako da pokrije vozel. Konci niti naj izstopajo izpod nje in se prosto obesijo.
Ta opomba mora navajati, koliko strani je bilo zašitih. Nato so na njem nameščeni direktorjev podpis, datum in pečat organizacije. Na splošno pooblastilo podpiše direktor podjetja ali eden od namestnikov. Sam pečat je nameščen tako, da en njegov del pade zadnja stran paketov, drugo pa na zapisku.
Omenili smo že, da se vloženi dokumenti predajo arhivu na hrambo, poleg tega pa je pri vsakodnevnih dejavnostih podjetja zelo pogosto treba pritrditi svežnje listov. To so lahko pogodbe in poročila davčnim ali drugim regulativnim organom. Mimogrede, davčni urad je na splošno zelo stroge zahteve glede tega rezultata. Spenjalnik ni dovoljen. To velja za hudo kršitev.
Na splošno ministrstvo za finance celo daje lastna priporočila kako utripati dokumente. Vezivo na primer ne more biti zelo obsežno. Optimalna velikost- do petdeset strani. Če je dokumentov veliko, jih je bolje razdeliti na več primerov. V arabskih številkah mora biti stalno oštevilčenje. Listi so prišiti z grobo nitjo, ki je nujno vezana na hrbtni strani končnega dokumenta. Od zgoraj je vozel zapečaten z opombo o zanesljivosti, ki mora biti sestavljena v skladu z vsemi pravili. Ne pozabite, da je na njej pritrjeno število listov zadeve. Za regulativne organe je zelo pomembno, da imajo podpis na izjavi o zanesljivosti. Samo direktor ali druga oseba, ki ima za to pooblastilo, jo ima pravico dati. Vse to je potrjeno s pečatom. Njegov odtis naj leži tako, da zajame del lista in zapiska. Dejansko vsa ta priporočila ponavljajo zgoraj opisane informacije. Zdelo se nam je potrebno, da jih pripeljemo, da se lahko prepričate, da vse delate pravilno, v skladu z navodili višjih organov.
Davčni urad nedvoumno zahteva neokrnjenost in varnost ne le samih dokumentov, temveč tudi kopij. Poleg tega so fotokopije vložene tudi v ločenem svežnju.
V članku smo govorili o tem, kako pravilno šivati dokumente z nitmi za arhiviranje pri arhivu in regulativnih organih. Včasih nastanejo spori glede zasnove vloženih dokumentov, ker ni nobenega dokumenta, ki bi ga dal natančna pojasnila glede tega vprašanja in celo s komentarji. Zato se je treba osredotočiti na standarde, sprejete v pisarniškem delu. Ne smemo pozabiti, da imajo vladne agencije, kjer oddate dokumente, lahko svoje zahteve za registracijo. Zato je bolje, da take informacije vedno pojasnite vnaprej, da se izognete napakam in vrnete dokumentacijo v pregled. Navsezadnje so lahko odtenki povsod.
