Računovodstvo je najbolj papirnati oddelek vsakega podjetja. Vendar se morate kompetentno znebiti vseh vrst dokumentov. Hraniti jih je treba vsaj nekaj let. In nekaterih dokumentov ni mogoče uničiti 75 let! Kako dolgo naj torej »živijo« računovodski papirji?Kako dolgo hraniti dokumente
Seveda je treba dokumente hraniti vsaj toliko časa, kolikor jih lahko zahtevajo davčni inšpektorji med revizijo. Na podlagi četrtega odstavka 89. člena Davčnega zakonika Ruske federacije se lahko revidira obdobje, ki ne presega treh koledarskih let pred letom, ko je bila sprejeta odločitev o reviziji. To pomeni, da je treba hraniti dokumente preteklih treh let.
Medtem pa davčna zakonodaja temu obdobju dodaja še eno leto. V skladu s pododstavkom 8 odstavka 1 člena 23 Davčnega zakonika Ruske federacije so davkoplačevalci dolžni štiri leta zagotoviti varnost dokumentov, potrebnih za izračun in plačilo davkov. Ti vključujejo računovodske in davčne računovodske podatke ter dokumente, ki potrjujejo prejem dohodka, izvedbo odhodkov in plačilo (odtegljaj) davkov. Podobna zahteva je določena za davčne zastopnike (podčlen 5, člen 3, člen 24 Davčnega zakonika Ruske federacije). In od katerega trenutka je treba šteti štiriletno obdobje?
Davki se izračunajo na podlagi rezultatov davčnih obdobij (člen 1, člen 55 Davčnega zakonika Ruske federacije). Izkazalo se je, da je treba štiriletno obdobje šteti od dneva po koncu davčnega obdobja. Vzemimo za primer DDV: do katerega datuma je treba hraniti dokumente v zvezi z izračuni tega davka za četrto četrtletje 2004? Štiriletni mandat se bo začel 1. januarja 2005 in končal 31. decembra 2008. Izkazalo se je, da je v letu 2008 potrebno shraniti dokumente iz leta 2004. Se pravi leto, ki ne sodi v pregled na kraju samem.
Pogoji hrambe dokumentov so določeni tudi v zakonodaji o računovodstvu. Iz člena 17 Zveznega zakona z dne 21. novembra 1996 št. 129-FZ "O računovodstvu" (v nadaljnjem besedilu: Zakon o računovodstvu) izhaja, da:
- primarne računovodske listine, računovodske registre in računovodske izkaze je treba hraniti za obdobja, določena s pravili državnega arhiva, vendar ne manj kot pet let;
- računovodske usmeritve in programe za računalniško obdelavo podatkov mora organizacija hraniti najmanj pet let po letu, v katerem so bili nazadnje uporabljeni za pripravo računovodskih izkazov.
Nekaj izjem od splošnega pravila
Torej, praviloma morate hraniti papirje vsaj pet let. To je najdaljše obdobje, ki ga določa zakon o računovodstvu. Hkrati je največja globina davčnega nadzora tri leta. Zato je v tem obdobju še posebej pomembno ohraniti varnost papirjev, povezanih z obračunom davkov. Če nimate dovolj dokumentov, recimo pred petimi leti, vas lahko kaznujejo le za kršitev pravil za shranjevanje dokumentov.
Medtem je v nekaterih primerih obdobje hrambe dokumentov določeno s posebnimi pravili. Posledično lahko odsotnost dokumentov, tudi na primer starih šest let, povzroči globe za prenizka plačila davkov. Te situacije bomo analizirali ločeno.
"Primarno" za pridobljeno premoženje. Dokumente za pridobitev osnovnih sredstev je treba hraniti ne glede na dobo koristnosti teh predmetov. Navsezadnje so potrebni papirji za potrditev začetnih stroškov za namene izračuna amortizacije, pa tudi davka na nepremičnine. Poleg tega brez "primarnega" podjetje ne bo moglo potrditi vrednosti nepremičnine ob prodaji. Poleg tega to velja tako za osnovna sredstva kot za drugo premoženje (dopis Ministrstva za finance Rusije z dne 15. septembra 2005 št. 03-03-02 / 84).
Posebna zahteva za podjetja z izgubo. Zavezanec za dohodnino ima pravico zmanjšati davčno osnovo tekočega obdobja za izgube iz preteklih davčnih obdobij na način, določen v 283. členu davčnega zakonika. Izgube se lahko upoštevajo za naslednjih 10 let. Ker je 25. poglavje davčnega zakonika v veljavi od leta 2002, se lahko letošnja izguba uporabi za zmanjšanje davčne obremenitve družbe do vključno leta 2012. Poleg tega 10. člen zveznega zakona št. 110-FZ z dne 6. avgusta 2001 dovoljuje priznanje izgub, ugotovljenih konec leta 2001.
Če pa podjetje prenese izgube v prihodnost, mora v celotnem obdobju uporabe te ugodnosti hraniti dokumente, ki potrjujejo znesek nastale izgube (člen 4, člen 283 Davčnega zakonika Ruske federacije). . To pravilo omogoča davčnim organom, da zahtevajo dokumente o preteklih izgubah, ki jih podjetje navede v izjavi za tekoče obdobje. Na podlagi tega Ministrstvo za finance Rusije v pismu z dne 3. aprila 2007 št. 03-03-06 / 1/206 pojasnjuje, da je odpis izgub možen le ob predložitvi primarnih dokumentov, ki potrjujejo finančno pridobljen rezultat.
Res je, obseg izgub je mogoče potrditi s prejšnjimi davčnimi revizijami, med katerimi je bila »primarna« povezana z njimi že raziskana. V tem primeru ponovno dokumentirano preverjanje ni potrebno. To ugotovitev je sprejelo Vrhovno arbitražno sodišče Ruske federacije s sodbo z dne 6. junija 2008 št. 6899/08.
Dodajamo, da zahteva po hranjenju dokumentov o izgubah v celotnem obdobju njihovega odpisa velja tudi za plačnike enotnega kmetijskega davka (5. člen 346.6. člena Davčnega zakonika Ruske federacije) in za "poenostavljalce" ( člen 7 člena 346.18 Davčnega zakonika Ruske federacije).
Odpis neizterljivih terjatev. In v tem primeru bo treba dokumente hraniti več kot pet let.
Spomnimo: v skladu s pododstavkom 2 odstavka 2 člena 265 Davčnega zakonika Ruske federacije se znesek slabih terjatev izenači z neposlovnimi odhodki davčnega zavezanca kot izguba, prejeta v poročevalskem (davčnem) obdobju. Takšni odhodki zmanjšujejo davčno osnovo pri obračunu dohodnine. Seveda ob prisotnosti spremnih dokumentov.
Tako primarne računovodske listine, ki upravičujejo višino terjatev, označujejo strošek ukinitve lastninskih pravic, torej višino odhodka. Zato je treba odštevanje obdobja hrambe takih dokumentov znova začeti od trenutka odpisa slabe terjatve. Če se dokumenti uničijo predčasno, bo podjetje izgubilo pravico do priznavanja slabih terjatev kot odhodkov, saj njihovega zneska ne bo moglo potrditi davčnim organom.
Obdobje hrambe dokumentov v delniških družbah. Pri shranjevanju dokumentov se morajo delniške družbe ravnati po Uredbi, ki je bila sprejeta z Odlokom Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev z dne 16. julija 2003 št. 03-33/ps. Zlasti v skladu s tem regulativnim dokumentom morajo trajno hraniti listino in letne računovodske izkaze. Se pravi, skozi celotno življenjsko dobo podjetja. V primeru likvidacije podjetja se dokumenti trajnega skladiščenja in osebja prenesejo v državni arhiv. To je, če je bila z njim sklenjena pogodba. Če ni dogovora z arhivom, je dolžan sprejeti v hrambo samo dokumente o osebju zaposlenih v podjetju. Kraj hrambe drugih listin določi predsednik likvidacijske komisije oziroma stečajni upravitelj.
Davčna poročila. Podjetje mora hraniti letne davčne napovedi najmanj 10 let, četrtletne, če obstajajo, pa pet let. To določa 170. odstavek Seznama standardnih dokumentov za upravljanje, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, z navedbo rokov shranjevanja, ki jih je odobril Zvezni arhiv 6. oktobra 2000 (v nadaljnjem besedilu Seznam standardnih dokumentov za upravljanje) v povezavi z odstavek 2.4.2 Smernic za uporabo seznama. Tudi četrtletna poročila je treba hraniti najmanj 10 let, če ni letnih poročil (npr. za DDV). Toda mesečno poročanje, če ni četrtletnih obrazcev, je treba hraniti 5 let.
Računi, knjige nakupov in prodaj. V skladu z odstavkoma 15 in 27 Pravil za vodenje registrov prejetih in izdanih računov, nakupnih knjig in prodajnih knjig ... odobrenih z Uredbo Vlade Ruske federacije z dne 2. decembra 2000 št. 914, nabavne knjige in prodajne knjige hraniti polnih pet let od datuma zadnje evidence. Se pravi, te papirje za 4. četrtletje 2004 je treba hraniti tudi skozi vse leto 2009.
Za račune je določen tudi petletni rok hrambe. Razlog - 150. odstavek Seznama standardnih dokumentov upravljanja.
Hkrati imajo davčni organi, čeprav imajo pravico zahtevati dokumente, ki služijo kot osnova za izračun davkov in potrditev njihovega plačila, vendar le v skladu z zakonodajo o davkih in pristojbinah. Zgornji seznam ni vključen. Zato je na primer v letu 2009 zahtevo davčnih organov po predložitvi računa za leto 2004 mogoče prezreti.
Rok hrambe za številne druge dokumente. Roki za shranjevanje številnih drugih dokumentov določi poseben zvezni izvršilni organ - Rosarhiv (člen 3, člen 6 zveznega zakona z dne 22. oktobra 2004 št. 125-FZ, odlok vlade Ruske federacije iz junija 17. 2004 št. 290). In pogosto presegajo pet let. Obrnimo se na Seznam tipičnih upravljavskih dokumentov, ki smo jih že omenili.
Računovodja se ukvarja predvsem z razdelkom 4 »Računovodstvo in poročanje«, pa tudi z oddelki 7 »Delovna razmerja« in 8 »Kadrovi«. Posamezne postavke Seznama smo povzeli v tabeli.
Tabela vsebuje dokumente z enoletno dobo hrambe. Če pa ti papirji spadajo med "primarne", jih je treba v skladu z zakonodajo o računovodstvu hraniti najmanj pet let.
Kako pravilno shraniti in uničiti dokumente
Stalna strokovna komisija naj izbere dokumente za hrambo in uničenje ter določi roke. Sestavljajo ga najbolj usposobljeni strokovnjaki glavnih strukturnih oddelkov, za predsednika pa je imenovan eden od vodilnih delavcev družbe.
Kako shraniti. Shranjevanje dokumentov je element delovnega toka, zato ga je treba urejati z računovodsko politiko (člen 5 PBU 1/98 "Računovodska politika organizacije"). V tem primeru se je treba ravnati po Pravilniku o dokumentih in delovnem toku v računovodstvu (ki ga je odobrilo Ministrstvo za finance ZSSR z dne 29. julija 1983 št. 105, v nadaljnjem besedilu Pravilnik). A v delu, ki ni v nasprotju z veljavno zakonodajo. Točka 6.1 Pravilnika določa, da so primarni dokumenti, računovodski registri, računovodska poročila in bilance stanja predmet obveznega prenosa v arhiv. Obdelani primarni dokumenti se izpolnjujejo mesečno (točka 6.4 Pravilnika).
Kraj shranjevanja dokumentov podjetja se določi neodvisno. Praviloma je to pisarna podjetja. Upoštevajte, da lahko papirje hranite zunaj pisarne - to ni prepovedano z zakonom. Uporabite lahko na primer storitve specializiranih arhivskih podjetij, ki so pogosto bolj donosne in zanesljivejše. Toda delniške družbe morajo številne dokumente (na primer statut in letna poročila) hraniti izključno na lokaciji svojega izvršnega organa (člen 2, člen 89 Zveznega zakona z dne 26. decembra 1995 št. 208-FZ " O delniških družbah").
Seveda pa je za postavitev papirnega arhiva potreben pisarniški prostor, ki se nenehno draži. Zato je lažje shranjevati računovodske in davčne dokumente v elektronski obliki. To možnost predvidevata 9. in 10. člen Zakona o računovodstvu in 314. člen Davčnega zakonika Ruske federacije. To je potrdilo Ministrstvo za finance Rusije v pismu z dne 24. julija 2008 št. 03-02-07 / 1-314.
Vendar so uradniki pojasnili, da je treba podatke na strojnih medijih hraniti z elektronskim digitalnim podpisom. V skladu z normami zveznega zakona z dne 10. januarja 2002 št. 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu" je tak podpis enakovreden lastnoročnemu podpisu v papirnem dokumentu. Za elektronsko upravljanje z dokumenti podjetje oblikuje korporativni informacijski sistem. Oskrbuje ga certifikacijski center, ki zagotavlja uporabo digitalnega podpisa v elektronskih dokumentih.
In kaj storiti z dokumenti, če je podjetje likvidirano? Nato likvidacijska komisija dokumente o osebju prenese v hrambo v državni ali občinski arhiv. In druge arhivske listine, ki jim roki začasne hrambe še niso potekli, se lahko prenesejo v arhiv s sklenitvijo pogodbe z njim. Ali pa ga shranite kam drugam. Upoštevajte, da je preprosto uničenje teh dokumentov prepovedano z odstavkom 9.7.3 Osnovnih pravil za delovanje arhivov organizacij, odobrenih s sklepom sveta Rosarhiva z dne 6. februarja 2002. In da bi se izognili morebitnim težavam z organi pregona, je bolje, da tega ne storite.
Ob reorganizaciji podjetja se dokumenti prenesejo na organizacijo ali organizacije naslednice. Če pride do odcepitve nove organizacije, prejme primere, ki se nanašajo na profil njene dejavnosti, pa tudi osebne datoteke in osebne račune zaposlenih, ki so prešli na delo v to organizacijo.
Kako uničiti. Uničenje dokumentov je formalizirano z aktom, ki ga odobri vodja organizacije.
Hkrati v aktu za razpolaganje z dokumenti ni treba navesti podrobnosti vseh papirjev. Takšen sklep izhaja iz točke 2.4.5. Temeljnih pravil za delovanje arhivov organizacij. Ta pravila zagotavljajo enotno obliko akta o dodelitvi dokumentov za uničenje. In v njem lahko naredite en sam zapis za skupino homogenih dokumentov. Kateri dokumenti se štejejo za homogene, ima podjetje pravico samostojno določiti. To so lahko na primer dokumenti z istim imenom, recimo računi.
Po zakonu je treba mape z dokumenti, ki jih je treba uničiti, oddati v obdelavo (uporabo). Vzemimo na primer podjetje za recikliranje. Prenos papirjev se sestavi s tovornim listom. Nakladanje in odvoz za odstranjevanje potekata pod nadzorom zaposlenega, ki zagotavlja varnost dokumentov v organizaciji.
Možno je pristopiti k uničenju dokumentov in je enostavneje. Za to na primer uporabite drobilnik papirja. Poleg tega je mogoče dokumente zažgati ali preprosto zavreči. Res je, treba se je zavedati, da je nedovoljeno sežiganje kršitev okoljske zakonodaje. Tudi zavračanje nepotrebne dokumentacije je tvegano. Delodajalec je na primer po delovni zakonodaji dolžan varovati osebne podatke zaposlenih. In drugi dokumenti bi lahko bili zanimivi za konkurente.
Odgovornost za kršitev pravil za shranjevanje dokumentov
Po 120. členu davčnega zakonika se pomanjkanje primarnih dokumentov pri zavezancu oziroma odsotnost računov ali računovodskih registrov šteje za hudo kršitev pravil za obračunavanje prihodkov in odhodkov ter predmetov obdavčitve. Takšen davčni prekršek pomeni globo v višini 5000 rubljev. A le pod pogojem, da je bilo "pomanjkanje" teh dokumentov odkrito le za eno davčno obdobje. V nasprotnem primeru davkoplačevalec čaka globa v višini najmanj 15.000 rubljev. Če je pomanjkanje dokumentov povzročilo podcenjevanje davčne osnove, se davčnemu zavezancu grozi globa v višini 10 odstotkov zneska neplačanega davka, vendar ne manj kot 15.000 rubljev. Varnost dokumentov v kazenski zakonodaji ni zanemarjena. Na podlagi 1. odstavka 325. člena Kazenskega zakonika Ruske federacije se lahko tatvina, uničenje, poškodovanje ali prikrivanje uradnih dokumentov iz osebnega interesa kaznuje z zaporom do enega leta. Seveda pa bodo morali organi pregona dokazati takšen interes. In končno, kako podjetje spoštuje arhivsko zakonodajo, lahko preverijo zaposleni v arhivih. V skladu s členom 13.20 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije kršitev pravil za shranjevanje, sestavljanje, snemanje ali uporabo arhivskih dokumentov grozi uradnikom z opozorilom ali globo od 300 do 500 rubljev.
Kako je porazdeljena odgovornost za shranjevanje dokumentov?
Vodja podjetja in glavni računovodja sta odgovorna za hrambo dokumentov. Poleg tega je direktor na podlagi Zakona o računovodstvu odgovoren za organizacijo skladiščenja, zlasti za razpoložljivost posebnih prostorov, omaric, ki jih je mogoče zakleniti, sefov. In glavni računovodja zagotavlja varnost dokumentov in njihov prenos v arhiv. V ta namen lahko imenuje odgovorne osebe (točka 6.6 in 6.2 pravilnika). Na primer, sčasoma se lahko informacije, ki se odražajo na papirnem mediju, izgubijo (zbledijo). V tem primeru morate poskrbeti za izdelavo kopij teh dokumentov in jih overiti s pečatom podjetja. To priporočilo izhaja iz pisma Ministrstva za finance Rusije z dne 3. aprila 2007 št. 03-03-06/1/209.
Kako ravnate z dokumenti, ki jim je potekla veljavnost?
»Poslušaj, vržimo vse ven,« mi je rekel direktor in pokazal na stojalo, polno škatel z dokumenti izpred 7 let. In odgovoril sem mu: "Ni tako preprosto, včasih so roki za hrambo dokumentov v organizaciji več desetletij." Direktor mi je verjel in naš domači odpadni papir je še naprej nabiral prah na policah arhiva. Do naslednjič - ko se bo postavilo vprašanje o nakupu novega stojala, potem bomo pregledali vse in pustili le tiste dokumente, katerih rok hrambe v organizaciji še ni potekel.
Kako dolgo je treba hraniti dokumentacijo?
Potrebo po shranjevanju dokumentov navaja Zvezni zakon z dne 22. oktobra 2004 N 125-FZ "O arhiviranju v Ruski federaciji". Poleg tega obstajajo trije seznami, ki potrjujejo pogoje hrambe dokumentov v arhivu za javne in zasebne pravne osebe na različnih področjih dejavnosti. Dokumentacijo delniških družb je treba hraniti v skladu s Pravilnikom o postopku in pogojih hrambe listin delniških družb, ki je bil sprejet. Odlok Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev Ruske federacije z dne 16. julija 2003 N 03-33 / ps.
Posebna obdobja za vodenje evidenc
Najkrajši rok uporabnosti je 1 leto, najdaljši pa 75 let. Ne bom jih našteval poimensko za vsak dokument, ki ga je ogromno. Poleg rokov, ki so določeni za skupne dokumente, kot so kadrovsko, finančno, računovodsko, davčno in elektronsko upravljanje dokumentov, imajo papirji za posebne namene na različnih področjih industrije, medicine in varnosti svoje pogoje za shranjevanje dokumentov v organizaciji. Razmislite o obdobjih, v katerih je treba hraniti najpogostejše dokumente, ki obstajajo v kateri koli organizaciji.
Obdobja hrambe dokumentov, ki se običajno distribuirajo
Spodaj navedeni roki hrambe dokumentov v podjetju se začnejo s koncem poročevalskega leta oziroma leta, v katerem so bili dokumenti izdani. Ustanovni dokumenti, licence, patenti, potni listi transakcij niso predmet uničenja in jih je treba trajno hraniti.
Kadrovski dokumenti:
Finančni dokumenti:
Kako zgrabljati papirnate ruševine?
Sčasoma se v organizaciji nabere ogromno različne dokumentacije. Da ne bi zašli v papirje, je treba ustvariti komisijo (običajno sestavljeno iz treh ljudi), ki bi opravila pregled vrednosti in razstavila papirje v naslednje kategorije, odvisno od tega, v kakšnih obdobjih hrambe dokumentov v organizaciji so zanje predvideni:
Postopek za uničenje dokumentov
Ko se dokumenti uničijo, se sestavi akt. Za takšna dejanja ni enotnega obrazca, sestavljena je v prosti obliki, ki jo določi vodja. Navesti naj ne le ime in vse podrobnosti organizacije, ampak tudi, običajno v obliki tabele, navesti imena dokumentov (primerov), obdobje, ko so bili ustvarjeni, število listov ali, če je obseg zadeve pod enim imenom je velik, nato pa število zvezkov . V istem aktu lahko dodate stolpce tovornega lista za prenos in prevzem dokumentov v uničenje.
Pogoje shranjevanja računovodskih dokumentov v organizaciji določa zakon o računovodstvu in poseben seznam. Iz našega članka boste izvedeli o trajanju njihovega hrambe, pa tudi o značilnostih določanja rokov hrambe posameznih dokumentov v različnih situacijah.
Vsak računovodja ve, da ima vsak dokument, ki ga izda podjetje ali prejme od nasprotnih strank, svojo vrednost in ga je treba shraniti. Na podlagi podatkov iz primarnih dokumentov se vodi računovodstvo in sestavlja računovodstvo. Preverjanje računovodskih in računovodskih podatkov s strani vseh nadzornih organov se izvaja v skladu s primarnimi dokumenti.
Vse primarno računovodstvo in poročanje je treba hraniti zakonsko določeno obdobje.
Pogoji shranjevanja računovodskih dokumentov so urejeni z Zakonom o računovodstvu z dne 06. 12. 2011 št. 402-FZ in seznamom, odobrenim z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. 8. 2010 št. 558.
Če primerjamo obdobja shranjevanja računovodskih dokumentov, navedenih v seznamu in zakonu št. 402-FZ, lahko sklepamo:
Tako je treba pri odločanju o usodi računa, bilance stanja ali računovodskega izkaza izhajati predvsem iz datumov, navedenih na seznamu. V tem primeru rok njihovega skladiščenja ne sme biti krajši od 5 let.
Obdobje hrambe računovodskih dokumentov iz čl. 29 zakona št. 402-FZ, vključno z računovodskimi usmeritvami in standardi podjetja, vključno z dokumenti, ki obstajajo v elektronski obliki. Slednjega tudi ni mogoče uničiti v roku 5 let. Obdobje skladiščenja se začne od leta, ki sledi letu njihove zadnje uporabe (člen 2, člen 29 zakona št. 402-FZ).
Iz gradiva boste izvedeli, kateri EDS naj podpiše elektronski primarni "Elektronske primarne dokumente mora podpisati UKEP" .
Landscaping Design LLC, ustanovljen pred nekaj leti, se je vztrajno uveljavil v svojem tržnem segmentu. Računovodski del dela je izvajala ekipa 4 ljudi. Vsakemu specialistu so bila dodeljena posebna področja računovodstva, glavni računovodja pa je bil odgovoren za poročanje in interakcijo z kontrolorji.
V preteklih obdobjih dela računovodstva se je v omarah in pomožnih prostorih nabralo nešteto map z dokumentacijo. Čas je, da se ukvarjamo z njimi.
Večina primarnih dokumentov so bili akti opravljenega dela – na njihovi podlagi so se redno ugotavljali prihodki družbe, ki se odražajo v računovodskih izkazih.
Preberite o izvajanju opravljenih dejanj v tem delu Članek .
Pomemben obseg papirnih depozitov so predstavljali računi za kupljeni material, računi, obračun plač in pripadajoči obračuni.
Ločen regal je bil v celoti napolnjen z računovodstvom, izjavami, poročili za pokojninsko blagajno in socialno zavarovanje ter statističnimi obrazci.
Vsak računovodja je sestavil seznam primerov z računovodsko dokumentacijo na svojem območju, glavni računovodja pa je vse informacije sistematiziral v eno tabelo, katerega enega od stolpcev je posvetil standardnim obdobjem za shranjevanje dokumentov, vzetih s seznama.
|
Dokument LLC "Krajinsko oblikovanje" |
Rok uporabnosti po seznamu, odobreno z odredbo št. 558 |
|
Dela, opravljena po pogodbah za osnovne dejavnosti |
V roku 5 let po izteku obdobja, za katerega je bila pogodba sklenjena |
|
Pogodbe in dopolnilni sporazumi k njim |
V roku 5 let po datumu poteka (če ni drugače določeno v drugih točkah seznama) |
|
Pooblastilo za prejem denarja ter blaga in materiala |
Vsaj 5 let |
|
Izjave za izdajo plač, nadomestil, materialne pomoči in drugih izplačil |
Vsaj 5 let, v odsotnosti osebnih računov pa najmanj 75 |
|
Register podatkov o dohodkih posameznikov |
Vsaj 75 let |
|
Pogodbe o zaposlitvi in osebne izkaznice zaposlenih |
Za 75 let |
|
Časovniki, urniki |
Najmanj 5 let (vsaj 75 let v nevarnih, težkih in škodljivih delovnih pogojih) |
|
Podatki o osebnem dohodku |
Najmanj 5 let, in če ni osebnih računov ali plačilnih evidenc - najmanj 75 let |
|
Letni računovodski (finančni) izkazi |
Nenehno* |
|
Računovodska politika, kontni načrt, obrazci primarnih računovodskih listin |
Vsaj 5 let |
|
Glavna knjiga, prometni listi, obračunske kartice itd. |
Vsaj 5 let |
|
Računovodske kartice osnovnih sredstev |
Najmanj 5 let po likvidaciji objekta |
|
DDV, promet, zemljišča, izjave o dobičku |
Vsaj 5 let |
|
Poročanje na FSS |
Letna plačila neprekinjeno* in četrtletna plačila za 5 let |
|
Poročanje v pokojninski sklad |
Vsaj 5 let in če organizacija nima osebnih računov in plačilnih evidenc, potem najmanj 75 let |
|
Individualni podatki v pokojninskem skladu za zaposlene |
Vsaj 75 let |
|
Statistično poročanje: |
Nenehno*. |
|
Korespondenca o kaznih, naloženih podjetju, globah |
Vsaj 5 let |
Ne prezrite znaka * v tabeli. To pomeni, da je treba dokument hraniti ves čas delovanja podjetja.
Vsa dokumentacija, navedena v tabeli, se neposredno ali posredno nanaša na računovodstvo, zato se je rok, ki presega 5-letno obdobje skladiščenja, določeno z zakonom št. 402-FZ, glavni računovodja Landscape Design LLC povečal na omejitve, navedene na seznamu .
Glede na to, da podjetje še ni praznovalo 5. obletnice od začetka dela, ni mogoče uničiti nobenega od dokumentov, ki so predstavljeni v tabeli. Za osvoboditev prostorov, natrpanih s papirji, je računovodstvo dodelilo posebno pisarno, kamor so namestili dokumente, ki čakajo na potek roka skladiščenja.
V praksi LLC "Landscape Design" so bili primeri prodaje osnovnih sredstev z izgubo. Za namene računovodskega in davčnega obračunavanja osnovnih sredstev se uporabljajo enaki dokumenti. Razlika je le v pripoznanju stroškov, povezanih z njihovo odtujitvijo. To dejstvo je treba upoštevati tudi pri določanju rokov hrambe dokumentov.
Na primer, pred 2 leti je podjetje kupilo avtomobil VAZ-21102 (koda OKOF 15 3410010). Glede na to, da po klasifikaciji OS spada v 3. amortizacijsko skupino, je bila doba koristnosti (SPI) določena na 5 let. Zaradi stalnih okvar je bilo odločeno, da se avto proda po kateri koli ponujeni ceni. Izkupiček od prodaje se je izkazal za manjšega od preostale vrednosti nepremičnine, izguba od prodaje v skladu z davčno računovodskimi standardi za 3 leta (preostale NTI) pa se bo enakomerno upoštevala pri izračunu dohodnine.
POMEMBNO!Nianse davčnega obračunavanja izgub pri prodaji osnovnih sredstev se odražajo v 3. odstavku čl. 268 Davčnega zakonika Ruske federacije.
V tem preberite o značilnostih združevanja odhodkov za namene davčnega računovodstva material .
Tako je treba vse dokumente v zvezi z oblikovanjem začetne in preostale vrednosti, obdobjem JIT, pogodbami in akti o prodaji ter potrdili in izračuni za obračunavanje izgube pri prodaji osnovnih sredstev hraniti najmanj 4 leta po vključitvi navedene izgube v davčno osnovo. To je posledica dejstva, da imajo davčni organi med revizijo pravico preučiti dokumente za 3 leta pred revizijo. Tako bo treba dokumente o določenem osnovnem sredstvu hraniti najmanj 9 let.
Obravnavani primer ni edini, ko se roki hrambe dokumentov podaljšajo. V naslednjem razdelku predstavljamo druge situacije.
Če bi Landscape Design LLC delal z izgubo in jo nato upošteval pri izračunu dohodnine, bi bilo treba dokumente shraniti za celotno obdobje prenosa izgube plus 4 leta po njenem popolnem odpisu. Hkrati se je nemogoče znebiti niti primarnega dokumenta, ki potrjuje nastalo izgubo, niti drugih potrdil in izračunov, na podlagi katerih je bila ta izguba prenesena.
Na primer, računovodske in davčne dokumente za izgubo, ki je nastala v letu 2018 in je obračunana v naslednjih 10 letih, bo treba hraniti do konca leta 2032.
Obdobje hrambe računovodskih dokumentov bo treba podaljšati v naslednjem primeru. LLC "Landscape Design" je opravil storitve za stranko, ki ni plačala opravljenega dela pravočasno in ni odgovorila na pisma in zahtevke. Družba ni bila izločena iz državnega registra, a tudi dolga ni poplačala. Landscape Design LLC je slabe terjatve lahko upošteval šele v letu 2018, vse dokumente v zvezi s tem stanjem pa bo morala organizacija hraniti do konca leta 2022.
Računi, akti opravljenega dela, obračuni plač, poročila - te in številne druge računovodske dokumente morajo zavezanci hraniti v rokih, določenih s posebnim seznamom. Teh rokov je nemogoče zmanjšati, v nekaterih primerih pa jih je treba povečati (pri prenosu izgub, odpisu slabih terjatev, prodaji osnovnih sredstev z izgubo).
Primarne računovodske listine, računovodski izkazi in revizijska poročila o njih se hranijo. Povedali vam bomo, kako, kje in koliko časa morate shranjevati arhive.
Praviloma je rok hrambe knjigovodskih listin 5 let, vendar je treba posamezne dokumente hraniti dlje ali trajno. Pogoji shranjevanja računovodske dokumentacije so določeni v davčnem zakoniku Ruske federacije, zveznem zakonu z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ, pa tudi na seznamu, odobrenem z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 25. avgust 2010 št. 558. Računovodstvo in shranjevanje dokumentov mora biti organiziran vodja podjetja.
Tako mora davčni zavezanec v skladu z davčnim zakonikom zagotoviti hrambo računovodskih listin in davčnih računovodskih podatkov, ki so potrebni za obračun in plačilo davkov, ter dokumentov, ki potrjujejo plačilo davkov, nastalih stroškov in prejetih dohodkov, najmanj štiri leta. Vendar je predviden drugačen postopek, na primer za dokumente, ki potrjujejo izgubo, ki jo je podjetje prejelo. V tem primeru je treba dokazila hraniti ves čas, dokler znesek izgube ni v celoti poplačan.
Seznam, ki je bil odobren z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 25. avgusta 2010, vsebuje standardne arhivske dokumente, pa tudi obdobja, v katerih jih je treba hraniti. V tabeli si lahko ogledate pogoje shranjevanja računovodskih dokumentov v organizaciji. Vsi dokumenti so razdeljeni na dele. Torej, v razdelku 4 »Računovodstvo in poročanje« lahko vidite, koliko let so shranjeni računovodski dokumenti: na primer dokumenti o premoženju lizinške družbe morajo biti shranjeni za nedoločen čas (trajno), dopisovanje, ki vsebuje informacije o opravljanju plačanih storitev, pa je treba hraniti. shranjeni 5 let. V podpoglavju 4.1 »Računovodstvo in poročanje« si lahko ogledate tudi pogoje hrambe analitičnih dokumentov za računovodske izkaze, dokumente računovodskih usmeritev in drugo.
Začasne hrambe z rokom hrambe, krajšim od 10 let, se običajno ne arhivirajo za računovodske dokumente podjetja. Praviloma ostanejo v strukturnih oddelkih organizacije in takoj, ko poteče zastaralni rok za računovodske dokumente, so uničeni. Knjigovodske dokumente za nedoločeno (trajno) in dolgoročno hrambo, ki presega 10 let, se brez izjeme prenesejo v arhiv organizacije.
Organizacije so dolžne upoštevati postopek za shranjevanje računovodskih dokumentov, zagotoviti varnost dokumentov v rokih, določenih z zakonom. V skladu z zakonodajo so samo državni organi, organi lokalne samouprave občinskega okoliša, mestnega okoliša in znotrajmestne četrti dolžni ustvarjati lastne arhive.
Po zakonu je ustvarjanje lastnega arhiva za shranjevanje dokumentov pravica in ne obveznost podjetja. Če torej podjetje nima lastnega arhiva, je mogoče skleniti pogodbo o shranjevanju dokumentov z državnim občinskim arhivom. Organizacija ima pravico izbrati kateri koli državni ali občinski arhiv, pa tudi muzej ali knjižnico za shranjevanje svojih dokumentov. Hkrati je priporočljivo skleniti pogodbo z arhivom, ki se nahaja na dejanski lokaciji organizacije.
Za shranjevanje računovodskih dokumentov ima organizacija pravico ustvariti svoj arhiv.
Glede na število in količino dokumentov, ki jih nameravate shraniti, lahko ustvarite arhiv kot:
Glede na sestavo dokumentov, ki se prenesejo v arhiv v hrambo (računovodski in drugi dokumenti), se lahko ustvarijo naslednje vrste arhivov:
Hkrati je treba arhivu zagotoviti ločen prostor, ki izpolnjuje vse zahteve za arhivsko hrambo, opremljen s potrebno opremo in kadri.
Kako arhivirati računovodske dokumente? Zadeve, ki vključujejo dokumente trajne hrambe ali dokumente za dolgotrajno hrambo (ki jih je treba hraniti 10 let ali več), so predmet popolne registracije. Celotna postavitev je:
V zvezi s primeri, ki so shranjeni manj kot 10 let, je vredno izvesti delno izvršitev: mogoče je ne sistematizirati dokumentov v zadevi, ne zapisati oštevilčevanja in certifikacijskih napisov.
Koliko let in kako je treba računovodske dokumente hraniti v elektronski obliki? Za elektronske dokumente veljajo enaka obdobja hrambe. Vendar ima shranjevanje elektronskih dokumentov nekaj posebnosti. Izpolnjeni morajo biti naslednji pogoji:
V procesu shranjevanja elektronskih računovodskih dokumentov v arhivu organizacije je treba redno izvajati tehnični nadzor fizičnega in delovnega stanja nosilcev elektronskih dokumentov. Nadzor je treba opraviti vsaj enkrat na pet let. Če se ugotovijo kakršne koli spremembe v stanju medijev, ki bi lahko vplivale na varnost informacij, je treba po odločitvi upravitelja izvesti delo za prenos elektronskih dokumentov na nove medije.
