Fiecare companie folosește acte interne, conform cărora se reglementează personalul. Un astfel de document este tabelul de personal, a cărui utilizare vă permite să determinați structura organizatorică a companiei. Pe baza acestui document se stabilește dimensiunea și procedura de eliberare a salariilor, în funcție de specialitatea și funcțiile angajaților. Adesea în timpul managementului activitate antreprenorială, șeful companiei se confruntă cu nevoia de a face modificări la acest document. Conform ordinea stabilită, cu un volum mare de editări, managerul trebuie să creeze un nou act, ținând cont de procedura curentă. În acest articol, propunem să luăm în considerare un exemplu de comandă pentru a modifica tabelul de personal.
Fluxul corect de documente al unei întreprinderi nu numai că simplifică viața, ci și elimină litigiile cu autoritățile de reglementare
Pe stadiul inițial Conducerea companiei trebuie să analizeze eficacitatea structurii stabilite a companiei. Este important de menționat că această responsabilitate revine specialiștilor din diverse zone, care va putea studia în detaliu ierarhia stabilită și diverse fonduri. Următorii lideri diviziuni structurale se depune un raport care contine justificare economică fezabilitatea reorganizării structurii firmei. Bazat documente similare se ia o decizie cu privire la necesitatea de a face ajustări la tabloul actual de personal.
Acest document poate fi păstrat fie de către un reprezentant al departamentului de resurse umane, fie Contabil șefîntreprinderilor.
Trebuie menționat că modificările sunt făcute numai după emiterea ordinului de management relevant. De asemenea, trebuie spus că aceste comenzi se aplică întregii companii. O comandă primită de la conducere i se atribuie indexul „ШР”. Acest document este apoi transferat departamentului HR pentru stocare ulterioară. Unul dintre cerințe importante la metoda de stocare, este accesul limitat al angajaților companiei la acest document.
Necesitatea de a face ajustări la programul curent poate apărea în următoarele situații:
Motivele de mai sus pentru pregătirea unei comenzi influențează conținutul acesteia. În cele mai multe cazuri, acest document începe cu formularea: „În conformitate cu” sau „În legătură cu”.
Tabelul de personal vă permite să formalizați structura, componența și numărul companiei Atunci când decide să facă modificări la tabelul actual de personal, proprietarul companiei trebuie să aloce persoana responsabila, care va indeplini sarcinile stabilite de administratie. De regulă, aceste responsabilități sunt indicate pe paginile contractului de muncă sau fișele postului. În organizațiile mici, aceste responsabilități sunt atribuite reprezentanților departamentului de contabilitate sau personal. ÎN organizații mari având o structură internă dezvoltată, aceste funcţii sunt îndeplinite departamentul economic. În cazul întreprinzătorilor individuali, însuși șeful companiei este responsabil de întocmirea tabloului de personal. Mai jos vă sugerăm să vă familiarizați cu procesul de aprobare pentru noul program.
Pentru a introduce un program în fluxul de documente intern companie, este necesară pregătirea unei comenzi corespunzătoare. Să ne uităm la un exemplu al acestui document administrativ:
„IP „Solnyshko”
La aprobarea noului tablou de personal
Eu comand:
V.P. Mukhina, angajat al departamentului de resurse umane pregăti totul Documente necesare;
Conform legislatia actuala, managerii firmei nu au dreptul de a emite documente al caror scop este reducerea salariilor angajatilor. Singura excepție sunt cazurile legate de reduceri ale ratelor de personal. Conform procedurii stabilite sunt permise doar majorări ale tarifului sau salariului.
Angajatorul are dreptul de a face ajustări pentru unul sau mai mulți salariați.
Cum să faci corect modificări în tabelul de personal și să aprobi o nouă rezoluție? În primul rând, trebuie menționat că datele de executare a actului administrativ și ziua intrării în vigoare a noii rezoluții trebuie să fie diferite. Această ordine poate fi împărțită în două secțiuni. Prima secțiune ar trebui să indice scopul ajustărilor efectuate. A doua secțiune listează ordinele către diverși oficiali. Un exemplu din acest document este prezentat mai jos:
„IP „Solnyshko”
Cu privire la modificarea tabloului de personal al „ShR-3”, aprobat prin Ordinul nr. 21 din 16 mai 2018
Eu comand:
Efectuați o serie de modificări la conținutul tabelului de personal nr. „ShR-3”
Pentru angajat departamentul de contabilitate Belov Alexander Petrovici, în valoare de 15.000 (cincisprezece mii) ruble;
V.P. Mukhina, angajat al departamentului de resurse umane întocmește toate documentele necesare și elaborează o anexă la contractul de muncă;
Funcțiile de control asupra executării prezentului ordin vor fi transferate contabilului șef P.K. Samsonova.
Director General Petrov A.S.”
Acest ordin este transmis reprezentanților departamentelor de personal și contabilitate.
Tabelul de personal conține o listă a unităților structurale, numele posturilor, specialităților, profesiilor care indică calificări, precum și informații despre numărul de tarife Pentru început, vă sugerăm să luați în considerare situația legată de schimbarea titlului postului. În acest caz, șeful societății trebuie să furnizeze o justificare scrisă pentru această acțiune. . În cazul unui post vacant, nu este nevoie să căutați o justificare pentru efectuarea modificărilor. În chiar document administrativ Se face următoarea notă: „În conformitate cu necesitatea redenumirii departamentului (poziție individuală).” Puteți folosi, de asemenea, formularea: „Datorită sarcinii crescute”.
Restul documentului este întocmit conform modelului de mai sus. Secțiunea administrativă ar trebui să indice titlurile vechi și noi ale postului. De asemenea, ar trebui să numiți o persoană responsabilă care se va ocupa de pregătirea documentelor de personal și de completarea tuturor formularelor necesare.
În continuare, ne propunem să trecem la problema înființării unei unități de personal. Necesitatea excluderii unuia sau mai multor posturi din programul personalului poate apărea într-o serie de situații. Un exemplu de astfel de situație este prezența unui post vacant pe o perioadă lungă de timp. În această situație, documentul administrativ indică următoarea redactare: „Datorită necesității realizării unor măsuri care vizează optimizarea structura interna” sau „pentru a reduce volumul de muncă al departamentului”.
Următoarea secțiune ar trebui să indice data specifică la care postul va fi eliminat din programul de personal. Este important să rețineți că aici ar trebui să indicați nu numai postul specific, ci și salariul sau tariful. Această cerință nu este obligatoriu, dar angajatorul ar trebui să țină cont de această nuanță. Dacă compania are mai multe poziții identice în departamente diferite, ar trebui să faceți o notă cu numele departamentului specific.
Să vedem cum să faceți modificări în tabelul de personal atunci când introduceți o nouă poziție. ÎN în acest caz,, procedura este aceeași ca în exemplul de mai sus. De regulă, la introducerea unei noi specialități, se folosește formularea: „datorită necesității de a crește productivitatea muncii”. La deschiderea unui nou departament, se folosește preambulul: „Din cauza deschiderii unui nou departament”. În următoarea parte a formularului, ar trebui să enumerați pozițiile introduse și să indicați mărimea tarifului sau a salariului. Principala cerință pentru acest document este de a înregistra o notă despre departamentul în care se introduce noua poziție. Dacă se creează un nou departament, aceste informații sunt înregistrate și în actul luat în considerare.
Făcând ajustări la program, managementul gestionează compania, depanând sistemul de remunerare și optimizând structura organizationala În cazul unei reduceri a personalului companiei, se realizează o procedură de eliminare a posturilor vacante. Acest proces are mai multe caracteristici care îi cresc complexitatea. Autoritățile de supraveghere protejează drepturile și interesele fiecărui cetățean care lucrează. Un angajator care efectuează reducerea personalului trebuie să respecte regulile Codului Muncii, conform cărora angajatul disponibilizat trebuie să primească o notificare scrisă cu două luni înainte de a iniția acest proces.
Pentru a reflecta acest proces, angajatorul trebuie să emită un ordin corespunzător, în baza căruia se vor face modificări la paginile tabelului de personal. Ordinul ar trebui să furnizeze motive pentru reducerea pozițiilor. Formularea cea mai des folosită este: „Datorită situației financiare dificile a companiei” sau „În legătură cu activitățile care vizează optimizarea elementului de cost”.
Secțiunea administrativă a documentului ar trebui să enumere posturile care se reduc. De asemenea, va trebui să atribuiți executiv, care va gestiona acest proces și va pregăti documentele relevante. Este important de reținut că în conformitate cu legea actuală, angajatorul trebuie să ofere posturi vacante angajaților disponibilizați. În continuare, toate informațiile despre procesul luat în considerare sunt transferate autorităților de reglementare.
La efectuarea reducerii de personal, angajatorul trebuie să constituie o comisie specială care va monitoriza fiecare etapă a acestui proces. De regulă, comisia include reprezentanți ai departamentelor de personal și contabilitate, precum și un consultant juridic . Sarcina principală Comisia urmează să monitorizeze respectarea drepturilor angajaților disponibilizați.
La schimbarea metodei de calcul a salariilor pentru anumiți angajați, managerul ar trebui să pregătească un ordin de modificare a tabelului de personal, care va înregistra procedura pentru această procedură. Necesitatea schimbării modului de înscriere resurse financiare angajații companiei pot fi asociați cu o creștere a volumelor de producție sau modificări ale programului de lucru. Baza acestor acțiuni este optimizarea înregistrării timpului petrecut activitatea muncii. Este important de reținut că înainte de a face modificări, trebuie să obțineți acordul scris al angajatului. Aceasta comanda necesar pentru a nu încălca regula asociată cu reducerea cuantumului remunerației pentru muncă.
Natura ajustărilor aduse acestui document este determinată de mai multe motive posibile Pentru a schimba modalitatea de plată este necesară eliminarea din tabelul de personal această unitate. Apoi, o nouă poziție este introdusă în programul personalului cu o notă despre metoda de acumulare selectată salariile. Acest ordin trebuie să indice funcționarul care este obligat să notifice salariatul cu privire la data introducerii Pozitie nouaîn masa de personal. Este indicat si angajatul departamentului HR care va intocmi toata documentatia necesara.
Documentația administrativă este o componentă integrantă activitate economică companiilor. Forme și acte care se încadrează în această categorie, trebuie desemnat folosind un index special. Este important de reținut că acest tip documentul este stocat într-un folder separat. Documentele în cauză sunt stocate pe tot parcursul activităților companiei. În cazul închiderii unei organizații, dosarele cu documente sunt transferate în arhiva statului.
Orice companie are atribuită o anumită componență oficială un document special, care, după cum știți, se numește personal. Făcând ajustări la acesta, managementul gestionează compania, depanând sistemul de remunerare și optimizând structura organizatorică. Să ne dăm seama cum să emitem cel mai bine un ordin de schimbare a tabloului de personal astfel încât să nu contravină legii și să conțină toate posturile necesare.
Deci, care este baza pentru actualizarea documentului? De la cine ar trebui să vină semnalul, ce este nevoie? Desigur, aceasta este apanajul șefului întreprinderii. Și deși o varietate de specialiști pot participa la lucrările de pregătire a unui proiect de schimbare, analizând eficiența structurii organizaționale existente, a sistemului de subordonare și remunerare, inițiativa cheie vine direct de la conducere.
Directorul dă ordin oral de pregătire a unui ordin de schimbare a tabelului de personal către specialiștii responsabili cu aceasta, ia cunoștință de conținutul acestuia și îl aprobă cu o semnătură personală.
Ordinele privind personalul sunt generale în întreaga întreprindere, dar este posibil să le atribuiți un index special, de exemplu, „ШР”, și să le stocați într-un fișier separat pentru a limita accesul la Informații personale angajați (salarii).
De regulă, natura ajustărilor aduse acestui document este determinată de mai multe motive posibile, și anume:
Totodată, în funcție de situația care a influențat alegerea opțiunii motiv, preambulul documentului se poate modifica (urmează titlul și precede partea de afirmare, stă la baza întocmirii comenzii). Preambulul începe cel mai adesea cu cuvintele „în conformitate cu”, „în legătură cu”, „în scopul”, etc.
După ce se ia decizia de schimbare a tabloului de personal, se stabilesc posturile afectate de ajustare, un specialist se pune la treabă și dă viață planului. Legislația nu limitează cercul persoanelor care au voie să desfășoare astfel de activități.
Dar, de regulă, acest lucru este făcut de un funcționar desemnat printr-un ordin general pentru întreprindere la întocmirea tabelului de personal, care este responsabil de formarea și editarea acestuia. Aceste responsabilități pot fi specificate și în contractul de muncă și Descrierea postului un anumit angajat.
În organizațiile mici, funcțiile de procesare a unor astfel de comenzi sunt cel mai adesea atribuite departamentului de personal sau departamentului de contabilitate și mai rar unui avocat. Pe mari intreprinderi Comanda se intocmeste de catre departamentul de planificare economica sau departamentul de munca si salarii. Bine antreprenor individual această activitate este efectuată de un ofițer de personal, un contabil (dacă există în personal) sau direct de către întreprinzător însuși.
După cum se știe, Codul Muncii nu permite modificări în scădere a salariilor lucrătorilor (cu excepția situațiilor specificate la articolul 74 din Codul Muncii), decât dacă este asociată cu o reducere a mărimii ratei normale. Prin urmare, ajustările care afectează personalul, în special modificările salariilor și tarifelor, cel mai adesea implică doar creșterea acestora.
Societate cu răspundere limitată
"Constructor"
Cu privire la modificările la conținutul tabelului de personal nr. ШР-1, aprobat prin Ordinul nr. 1 din 04/01/2014.
Datorită modificărilor volumului de muncă prestată
EU COMAND:
Efectuați următoarele modificări la conținutul tabelului de personal nr. ШР-2:
1.1. Pentru a procesa inginerul Ivan Petrovici Smirnov în valoare de 55.000 (cincizeci și cinci de mii) de ruble.
2. Specialist HR L.V. Solovyova pregătește un acord suplimentar la contractul de muncă.
3. Numiți economistul L. I. Nezhnaya ca responsabil pentru executarea ordinului.
Întocmit de: economistul Nejnaia L.I.
Modificări ale tabelului de personal, din care un eșantion este prezentat mai sus, pot fi făcute pentru una sau mai multe posturi și angajați în același timp într-un singur document. În acest caz, data aprobării ordinului nu trebuie neapărat să coincidă cu ziua intrării în vigoare a acesteia.
Dacă trebuie să schimbați numele unei poziții sau al unui întreg departament, atunci preambulul ordinului poate, de exemplu, să sune în felul următor: „Datorită necesității de a furniza numele departamentului (postul de angajat)” sau „În conformitate cu sarcina funcțională a acestuia ( Clasificator integral rusesc posturi de angajat)".
Reducerea personalului este eliminarea din tabloul de personal a unităților care nu sunt vacante. În această situație, Codul Muncii impune angajatorilor să avertizeze angajații despre disponibilizări cu 2 luni înainte. Acesta este un proces complex care implică multe nuanțe, asigurate de stat pentru a proteja drepturile lucrătorilor.
Ordinea de modificare a tabelului de personal în acest caz trebuie să fie generală în întreaga întreprindere, cu numerotare și index corespunzătoare. De regulă, majoritatea acestor documente sunt fundamentate cu aproximativ următorul motiv: „Datorită greutății situatie financiara organizație, ca măsură de optimizare a costurilor cu forța de muncă.”
Să aruncăm o privire mai atentă asupra conținutului părții administrative a ordinului de reducere a personalului:
„Efectuați următoarele modificări la conținutul tabelului de personal nr. ШР-1 din 04/01/2011:
1.1. Inginer superior – 1 buc. unitate.
1.2. Casier – 1 buc. unitate.
2.1. Inginer superior – 0,5 posturi de personal.
Responsabil – economistul Nezhnaya L.I.
3. Către specialistul în resurse umane L.V. Solovyeva în modul stabilit de legislația muncii în vigoare:
Aduceți în atenția angajaților informații despre viitoarea concediere din cauza reducerii personalului;
Oferiți posturi vacante persoanelor care se confruntă cu disponibilizări;
Aduceți în atenția autorităților serviciului de ocupare a forței de muncă informații despre eliberarea angajaților.
4. Numiți o comisie de reducere a personalului formată din următoarele:
Președinte al comisiei - director A. A. Chugunov.
Membrii comisiei sunt specialistul în resurse umane L.V. Solovyova, consilierul juridic Yu.M. Kryuchkova, economistul L.I. Nezhnaya, contabilul șef M.S. Popova.”
Să remarcăm că crearea unei comisii de reducere a personalului este foarte importantă; membrii acesteia sunt prezenți cel mai adesea atunci când transmit avizele angajaților și sunt, de asemenea, responsabili de asigurarea faptului că documentele referitoare la reducerea sunt corect întocmite.
Există situații în care trebuie să modificați modul în care sunt calculate salariile pentru unul sau mai mulți angajați. Cu alte cuvinte, în tabelul de personal, înlocuiți cuantumul salariului sau tarifului cu valoarea tarifului orar. Acest lucru se poate întâmpla, de exemplu, din cauza apariției regulate a orelor suplimentare, precum și a creșterii duratei zilei de lucru, pentru comoditatea calculării salariilor și a ținerii evidenței orelor lucrate.
Din nou, astfel de modificări necesită justificare, sunt făcute numai de comun acord cu angajatul și nu ar trebui să reducă valoarea plăților. În acest caz, partea administrativă a comenzii va arăta cam așa:
1.1. Șofer din categoria a 4-a cu un tarif de 9082,50 ruble. - 1 BUC. unitate.
2.1. Șofer din categoria a 4-a cu un tarif orar de 55,04 ruble. - 1 BUC. unitate.
3. Specialistul HR L.V. Solovyova anunță șoferul de categoria a IV-a I.I. Ivanov despre schimbare și întocmește actele de personal corespunzătoare.”
După cum sa menționat deja, un ordin de modificare a tabelului de personal se referă la comenzile pentru activități de bază, dar este permis să fie emis sub un index special și stocat într-un folder separat pentru a asigura confidențialitatea datelor personale ale angajaților. Este important ca documentele să poată fi furnizate prompt în cazul oricărei inspecții autorizate sau la prima solicitare a conducerii.
În ceea ce privește perioada de păstrare a acestora, conform legislației în vigoare, comenzile pentru activitățile principale se păstrează pe toată durata existenței întreprinderii.
Uneori, directorul trebuie să redenumească o specialitate. În acest scop, se emite ordin de schimbare a postului în tabelul de personal. Adesea, acest lucru este necesar pentru a da numelui profesiei un sunet modern. De exemplu, a existat un „vânzător” și a devenit „manager”. în care responsabilități funcționale angajatii nu se schimba.
În cazul în care locul este vacant, procedura se desfășoară într-o manieră simplificată. Dacă este ocupat, trebuie să îndepliniți o serie de cerințe.
În primul rând, directorul ar trebui să obțină acordul angajatului, deoarece se schimbă. După primirea consimțământului, angajatorul se pregătește acord suplimentar la contract și se emite ordin de redenumire a postului din tabelul de personal.
Pe baza comenzii din cartea de munca angajatul este plătit.
Dacă lucrătorul nu este de acord, acționați conform Artă. 74 Codul Muncii al Federației Ruse.
Un ordin de modificare a tabloului de personal poate fi emis după cum urmează:
Dacă este necesar să se introducă o nouă specialitate sau unitate structurală în document, angajatorul ar trebui să emită un ordin de introducere a postului în tabelul de personal.
Aici am postat un exemplu de ordin de modificare a tabelului de personal în legătură cu introducerea unui nou post în personal. Formular aprobat această ordine nu există. Este compilat în liber de la, după care șeful întreprinderii își pune semnătura pe ea. Nu valoreaza nimic punct important: data introducerii postului poate să nu coincidă cu data emiterii ordinului. Această situație apare uneori dacă o poziție este introdusă după data publicării.
Ce informații ar trebui să conțină documentul?
Dacă angajatorul trebuie să oficializeze o modificare a salariilor, ar trebui să emită un ordin de modificare a tabloului de personal.
Reglementările salariale sunt conditie esentiala contracta. De aceea informație nouă este inclusă în contract cu respectarea procedurii stabilite Artă. 74 Codul Muncii al Federației Ruse.
De regulă, problemele nu apar dacă dimensiunea crește mai mare. În acest caz, părțile semnează.
Exprimați-vă părerea despre articol sau adresați-i experților o întrebare pentru a obține un răspuns
Este document de personal, care reflectă informații despre componența personalului. De obicei, se întocmește la sfârșitul anului următor an calendaristic. Dar uneori este nevoie să facem modificări. Indiferent de motive, principalul lucru este să pregătiți corect documentul și să evitați greșelile la aprobare.
Există o serie de motive pe baza cărora tabelul de personal poate fi ajustat:
Există două opțiuni care vă permit să faceți modificări documentului cu programul personalului organizației:
Atunci când faceți modificări, merită luate în considerare și câteva caracteristici:
Pe parcursul anului puteți face suma nelimitata modificări ale tabloului de personal. Principalul lucru este să respectați legislația și să transmiteți prompt informații despre schimbările în forța de muncă.
O ordine pe baza căreia toate modificările necesareîn tabelul de personal, întocmit sub orice formă. Detalii de bază ale documentului:
Pregătirea lucrării și implementarea ulterioară a comenzii se realizează de către:
Totul depinde de dimensiunea întreprinderii și de funcțiile fiecărui departament.
Vă oferim mostre de comenzi tipice pentru modificări ale programului de personal al companiei.
Se notează data introducerii noului post în personal:
Documentul indică persoanele pentru care este valabilă reducerea și data intrării în vigoare a acesteia:
În acest caz, se notează numele noului nume:
Este important să anunțați angajații cu privire la modificări următorul document:
Comanda precizează cât și când se va modifica tariful:
Sunt enumerați cei excluși unitati de personal:
După cum sa menționat deja, este recomandabil să se facă modificări semnificative în forma de elaborare și aprobare a unui nou document. În acest caz, numărul de program va fi următorul după cel acceptat anterior. Programul se aprobă conform comanda acceptata bazat ordine generală.
Folosind tutorialul video, puteți învăța cum să faceți corect modificări la tabelul de personal în programul ZUP 3.0:
Modificările la tabloul de personal se efectuează pe baza unui ordin corespunzător, întocmit sub orice formă și care conține informații despre motivul modificărilor.
