Registracijski št. 32562
V skladu s 7. delom člena 39 Zveznega zakona z dne 30. novembra 2011 N 342-FZ "O službi v organih za notranje zadeve Ruska federacija in spreminjanje posameznika zakonodajnih aktov Ruska federacija "1 - naročim:
1. Za odobritev:
1.1. Pravilnik o centraliziranem vodenju osebnih podatkov uslužbenca organov za notranje zadeve Ruske federacije in vodenju njegovega osebnega spisa (Dodatek št. 1).
1.2. Pravilnik o centraliziranem vodenju osebnih podatkov državljana Ruske federacije, ki vstopa v službo organov za notranje zadeve Ruske federacije (Dodatek št. 2).
2. Ugotoviti, da predhodno registrirane osebne datoteke zaposlenih v organih za notranje zadeve Ruske federacije niso predmet ponovne registracije.
3. Vodje (vodje) glavnih direktoratov, oddelkov, direktoratov Ministrstva za notranje zadeve Rusije, Nacionalnega centralnega urada Interpola Ministrstva za notranje zadeve Rusije, teritorialni organi Ministrstva za notranje zadeve Rusije, izobraževalnih, znanstvenih, medicinsko-sanitarnih in sanatorijskih organizacij sistema Ministrstva za notranje zadeve Rusije, okrožnih oddelkov za materialno-tehnično oskrbo sistema Ministrstva za notranje zadeve Rusija, pa tudi druge organizacije in oddelki, ustanovljeni za izvajanje nalog in izvajanje pooblastil, dodeljenih organom za notranje zadeve Ruske federacije, organizirajo preučevanje tega ukaza s strani zaposlenih v kadrovskih službah in zagotavljajo njegovo izvajanje.
4. Nadzor nad izvajanjem te odredbe se poveri namestniku ministra S.А. Gerasimov.
Minister, generalpolkovnik policije V. Kolokoltsev
________________________________
1 Zbrana zakonodaja Ruske federacije, 2011, št. 49, čl. 7020; 2012, št. 50, čl. 6954; 2013, št. 19, čl. 2329; št. 27, čl. 3477; 48, čl. 6165.
Dodatek št. 1 k odredbi
I. Splošne določbe
1. Ta uredba določa postopek za organizacijo dela na centraliziranem računovodstvu osebnih podatkov 1 uslužbenca organov za notranje zadeve Ruske federacije 2 in vodenje njegovega osebnega spisa.
2. Organi za notranje zadeve Ruske federacije 3 hranijo osebne datoteke, računovodske dokumente zaposlenih, banke podatkov zaposlenih, ki vsebujejo osebne podatke zaposlenih, podatke o njihovih službenih dejavnostih in delovnih izkušnjah ter osebne podatke družinskih članov zaposlenih 4.
3. Zaposleni, ki je kriv za kršitev pravil, ki urejajo sprejemanje, shranjevanje, obdelavo, uporabo in prenos osebnih podatkov drugega zaposlenega, ali za izgubo teh podatkov, je odgovoren v skladu z zveznim zakonom z dne 30. novembra 2011. 342-ФЗ "O službi v organih za notranje zadeve Ruske federacije in spremembah nekaterih zakonodajnih aktov Ruske federacije" in drugi zvezni zakoni 5.
II. Postopek centraliziranega obračunavanja osebnih podatkov zaposlenih
4. Centralizirano računovodstvo osebnih podatkov zaposlenega 6 izvajajo kadrovski oddelki glavnih direktoratov, oddelkov, direktoratov Ministrstva za notranje zadeve Rusije, Nacionalni centralni urad Interpola Ministrstva za notranje zadeve Rusije, teritorialni organi Ministrstva za notranje zadeve Rusije, izobraževalnih, znanstvenih, zdravstvenih in sanatorijskih organizacij sistema Ministrstva za notranje zadeve Rusije, okrožnih uradov za materialno in tehnično oskrbo sistema Ministrstva za notranje zadeve Rusije, kot tudi druge organizacije in oddelki, ustanovljeni za opravljanje nalog in izvajanje pooblastil organom za notranje zadeve 7.
5. Centralizirano računovodstvo se izvaja v skladu z Ustavo Ruske federacije, splošno priznanimi načeli in normami mednarodno pravo, mednarodne pogodbe Ruske federacije, zakonodajni in drugi regulativni pravni akti Ruske federacije, regulativni pravni akti Ministrstva za notranje zadeve Rusije in ti predpisi.
6. V zvezi z zaposlenimi, ki nadomeščajo mesta neizrečenega osebja, se centralizirano računovodstvo ne izvaja. Vzdrževanje dokumentov in zbirk podatkov iz 2. točke tega pravilnika v zvezi s temi zaposlenimi se izvaja v skladu z zakonodajo Ruske federacije o državne skrivnosti.
7. Centralizirano računovodstvo se izvaja priimek po abecednem redu (abecedno računovodstvo) in na podlagi osebne številke dodeljeni zaposlenim (po številčnem obračunu).
8. Za vzdrževanje centraliziranega računovodstva so naložene naslednje zahteve:
8.1. Centralizirano računovodstvo se vodi stalno individualno za zaposlenega.
8.2. Centralizirano računovodstvo mora pravočasno, v celoti in zanesljivo odražati kvantitativno in kvalitativno sestavo osebja organa, organizacije, oddelka Ministrstva za notranje zadeve Rusije.
9. Centralizirano računovodstvo se izvaja tako z uporabo orodij za avtomatizacijo kot brez uporabe takšnih orodij.
10. Centralizirano računovodstvo z orodji za avtomatizacijo se izvaja na podlagi avtomatiziranega informacijski sistemi(službe) organov za notranje zadeve.
11. Centralizirano računovodstvo brez uporabe orodij za avtomatizacijo se izvaja na podlagi osebne datoteke in računovodskih dokumentov zaposlenih, ki so na papirju.
12. Računovodski dokumenti za zaposlene so:
12.1. Abecedni karton (Dodatek št. 1 k tej uredbi).
12.2. Servisna kartica (Dodatek št. 2 k temu pravilniku).
12.3. Kadrovski seznam (Dodatek N3 k temu pravilniku).
12.4. Izkaznica za registracijo številke (Dodatek N4 k temu pravilniku).
12.5. Izkaznica uslužbenca s posebnim činom najvišjega poveljniškega kadra (Dodatek št. 5 k temu pravilniku).
12.6. Kartica zaposlenega, nagrajenega z državnimi nagradami Ruske federacije (Dodatek št. 6 k tem pravilniku).
13. Izpolnjeni so računovodski dokumenti zaposlenih kemični svinčnik(izpolnjena s črno, modro ali vijolično barvo) ali na tiskarskih napravah, razen kadrovske knjige, ki je izpolnjena s svinčnikom. Pri izpolnjevanju računovodskih dokumentov zaposlenih niso dovoljene okrajšave priimkov, imen, patronimov, imen regij, naselja, ulice, organi, organizacije, oddelki Ministrstva za notranje zadeve Rusije, razen če so splošno sprejeti in razloženi nedvoumno.
14. Informacije o osebnih podatkih delavca mesečno do 30 ta mesec jih predložijo kadrovski oddelki organov, organizacij, oddelkov Ministrstva za notranje zadeve Rusije v Oddelek javni servis in osebje Ministrstva za notranje zadeve Rusije.
15. Odgovornost za organizacijo dela na centraliziranem računovodstvu in njegovem stanju nosijo vodje (vodje) kadrovskih oddelkov organov, organizacij, oddelkov Ministrstva za notranje zadeve Rusije, v njihovi odsotnosti pa - vodje (vodje) organov, organizacij, oddelkov Ministrstva za notranje zadeve Rusije.
III. Postopek vodenja osebnega spisa zaposlenega
16. Osebni spis delavca 8 je glavna oblika vodenja osebnih podatkov zaposlenega, vključno z informacijami v zvezi z njegovim vstopom v službo v organe za notranje zadeve, prehodom in razrešitvijo v organih za notranje zadeve, ki so potrebni za zagotavljanje dejavnosti organa, organizacije, enote Ministrstva za notranje zadeve Rusije, v kateri delavec služi.
17. Podatki, ki jih vsebuje osebni spis, so zaupni podatki (uradna skrivnost) in (ali) podatki, ki so državna in druga z zakonom varovana skrivnost.
18. Vrstica za omejevanje dostopa do Osebna zadeva v vsakem konkreten primer je določena na način, ki ga določa zakonodaja Ruske federacije o državnih skrivnostih.
19. Vzdrževanje osebnih kartotek izvajajo zaposleni v kadrovskih službah organov, organizacij, oddelkov Ministrstva za notranje zadeve Rusije v obliki v skladu z Dodatkom št. 7 k tej uredbi (osebne datoteke zaposlenih, dodeljenih državi Kurirska služba Ruske federacije in Zvezna služba za migracije se hranijo na način, ki ga določi predsednik Ruske federacije deset).
20. Osebni spisi se evidentirajo po inventarna knjiga(Dodatek št. 8 tega pravilnika). Število številk v njem mora ustrezati številu osebnih datotek, ki jih je treba hraniti. Številka, za katero je osebni spis vpisan v inventarni knjigi, je pritrjena na sprednjem delu in na hrbtu ovitka osebnega spisa. Osebne datoteke so shranjene v številčnem vrstnem redu.
21. Osebni spisi se vpišejo v inventarno knjigo najkasneje v 5 dneh od dneva objave odredbe o imenovanju državljana na delovno mesto v organih za notranje zadeve.
22. Novo prejetih osebnih spisov je prepovedano evidentirati pod številkami osebnih spisov, ki niso deponirani v arhiv.
23. Če je v skladišču več kot 500 osebnih datotek, zaposleni v kadrovskih službah organov, organizacij, oddelkov Ministrstva za notranje zadeve Rusije poleg inventarne knjige vodijo kartoteko abecednih kartic osebnih datotek ( Dodatek št. 9 k tej uredbi).
24. Osebni spis je razdeljen na šest delov, ki vsebujejo:
24.1. V prvem delu: evidenca (Dodatek št. 10 k tej uredbi), dokumenti, ki potrjujejo delovno dobo (dobi) oziroma njene posamezne dobe, objektivno potrdilo (Dodatek št. 11 k tej uredbi). V osebnih kartotekah redno zaposlenih neizgovorjenih delavcev objektivno potrdilo ni vloženo.
24.2. V drugem delu:
24.2.1. Privolitev, izražena v pisanje, za opravljanje dejavnosti v zvezi z registracijo dostopa do podatkov, ki so državna in druga zakonsko varovana skrivnost, ter preverjanje zanesljivosti podatkov, ki jih posreduje državljan.
24.2.2. Kopija pogodbe o opravljanju službe v organih za notranje zadeve ter kopije dodatnih pisni dogovori, ki spreminjajo pogodbo o opravljanju službe v organih za notranje zadeve.
24.2.3. Pogodba o popolni odgovornosti (v primerih, ko predvideno z zakonom Ruska federacija).
24.2.4. Izvlečki iz odredb o imenovanju na delovno mesto v organih za notranje zadeve, o začasnem opravljanju nalog delavca na višjem delovnem mestu v organih za notranje zadeve, o združevanju nalog v službi v organih za notranje zadeve, o začasna zadržanost zaposlenega od opravljanja uradnih nalog, ob vpisu zaposlenega na razpolago Ministrstvu za notranje zadeve Rusije, organu, organizaciji, pododdelku Ministrstva za notranje zadeve Rusije, o vključevanju pri opravljanju uradnih nalog v posebne pogoje, ob napotitvi uslužbenca v zvezno agencijo državna oblast, drugemu državnemu organu ali organizaciji, o mirovanju službe v organih za notranje zadeve, ob razrešitvi iz službe.
24.2.5. Vloge za dodelitev posebnih nazivov.
24.2.6. Nagradni listi z ocenami o podelitvi državnih ali oddelčnih nagrad zaposlenemu.
24.2.7. Motiviran pregled in ocena.
24.2.8. Drugi dokumenti v zvezi z opravljanjem službe v organih za notranje zadeve.
24.3. V tretjem delu:
24.3.1. Vloga s prošnjo za vstop v službo v organih za notranje zadeve (za usposabljanje v izobraževalni organizaciji višja izobrazba Ministrstvo za notranje zadeve Rusije).
24.3.2. Osebno poroštvo (v primerih, ki jih določa zakonodaja Ruske federacije).
24.3.3. Privolitev, izražena v pisni obliki, za obdelavo osebnih podatkov državljana, da se preuči možnost njegovega sprejema v službo v organe za notranje zadeve.
24.3.4. Odločitev na podlagi rezultatov obravnave dokumentov, ki jih je državljan predložil za sprejem v službo v organih za notranje zadeve.
24.3.5. Osebno izpolnjen in podpisan prijavni obrazec.
24.3.6. Ročno napisana avtobiografija.
24.3.7. Drugi dokumenti, povezani s preučevanjem podatkov o vstopu državljana v storitev (razen dokumentov, ki so shranjeni v petem delu osebnega spisa).
24.3.8. Zaključek vojaške zdravniške komisije.
24.3.9. Obrazec, ki ga podpiše zaposleni z besedilom prisege.
24.3.10. Kopije potnega lista, potrdila o državna registracija dejanja civilno stanje, overjene kopije dokumentov o izobrazbi in (ali) o kvalifikacijah, kopije dokumentov o dodatnem poklicno izobraževanje in strokovno usposobljenost delavca, razpoložljivost akademske stopnje ali akademskega naziva, o sodelovanju na natečaju za zasedbo prostega delovnega mesta v organih za notranje zadeve (če je bil državljan (uslužbenec) na delovno mesto imenovan na podlagi rezultatov tekmovanje) in ob opravljenem preizkusu (če je bil ugotovljen ob vstopu v službo) ...
24.3.11. Kopija obvestila ali potrdila o registraciji pri davčnem organu.
24.3.12. Potrdilo o delovni knjižici in dokumentih o vojaški registraciji (ob odpustu iz službe v organih za notranje zadeve).
24.4. V četrtem delu: arhivsko gradivo v zvezi s prehodom službe v organih za notranje zadeve, dokumenti zdravstvene organizacije, ki potrjuje informacije o poškodbah in drugih poškodbah zdravja (bolezni), ki jih je zaposleni prejel pri opravljanju svojih uradnih nalog, sklepe na podlagi rezultatov uradnih pregledov, potrdila za državne in oddelčne nagrade.
24.5. V petem delu: gradiva za preverjanje zanesljivosti informacij, ki jih posreduje državljan, rezultati psiholoških in psihofizioloških študij (pregledov), testiranje za ugotavljanje porabe brez zdravniškega recepta droge ali psihotropnih snovi in zlorabe alkohola ali strupenih substanc, sklep o poklicni psihološki ustreznosti.
24.6. V šestem delu: podatki o prihodkih, odhodkih, premoženju in obveznostih lastninska narava zaposlenega, pa tudi dohodke, premoženje in premoženjske obveznosti njegove žene (zakonca) in mladoletnih otrok predstavljeno v obliki, določene z zakonom Ruska federacija.
25. Dosje je dokument, ki odraža opravljeno službovanje zaposlenega. Sestavi ga zaposleni kadrovska enota organ, organizacija, oddelek Ministrstva za notranje zadeve Rusije na podlagi dokumentov, shranjenih v osebni datoteki.
26. Vpis v zapisnik poteka s kemičnim svinčnikom (napolnjenim s črno, modro ali vijolično barvo) v nominativčitljivo, urejeno, brez okrajšav in popravkov. Za vpis v zapisnik je dovoljena uporaba žigov. Tisk žiga mora biti jasen in čitljiv.
27. V servisno evidenco ni dovoljeno vpisovati podatkov, ki jih obrazec ne predvideva.
28. Delavec se ob prejemu seznani z sestavljeno evidenco, ki potrjuje pravilnost vpisov v njem. Po seznanitvi z zaposlenim evidenco podpiše vodja (vodja) kadrovske službe in potrdi uradni pečat organa, organizacije, oddelka Ministrstva za notranje zadeve Rusije.
29. Naknadno seznanjanje zaposlenega s evidenco se opravi vsaj enkrat na 5 let 11, pa tudi pred pošiljanjem osebnega spisa v pregled drugemu organu, organizaciji, pododdelku Ministrstva za notranje zadeve Rusije ob prenosu delavca na novo delovno mesto ali pred obravnavo vloge za razrešitev iz organov za notranje zadeve.
30. Rekord mora izpolnjevati naslednje zahteve:
30.1. Razdelek 9 evidence proge v Kronološki vrstni red vnesejo se podatki o delovni dejavnosti (razen službe v organih za notranje zadeve, v oboroženih silah Ruske federacije, v notranje čete Ministrstvo za notranje zadeve Rusije, v zveznih organih izvršilna oblast na delovnih mestih, za katera je predvidena dodelitev posebnih (vojaških) činov, pa tudi na podobnih državne strukture nekdanja ZSSR in države Commonwealtha neodvisne države), informacije o usposabljanju na polni delovni čas v profesionalnem izobraževalne ustanove in visokošolske izobraževalne ustanove (z izjemo redni študij v izobraževalnih organizacijah sistema Ministrstva za notranje zadeve Rusije na delovnih mestih kadetov in poslušalcev). Osnova za izdelavo določene informacije sta delovna knjižica in dokument o izobrazbi in (ali) o usposobljenosti. Potrditev posameznih stopenj delovne dejavnosti se lahko izvede na podlagi izdaje ustaljena oblika potrdila organizacij in institucij.
30.2. V razdelku 10 službene evidence se v kronološkem vrstnem redu vnesejo podatki o opravljanju službe v organih za notranje zadeve, v oboroženih silah Ruske federacije, v notranjih enotah Ministrstva za notranje zadeve Rusije, v zveznih izvršilni organi na položajih, za katere je predvidena dodelitev posebnih (vojaških) činov, v podobnih državnih strukturah nekdanje ZSSR in držav Skupnosti neodvisnih držav, pa tudi informacije o napotitvi uslužbenca v organ zvezne vlade , drug državni organ ali organizacija, o dodelitvi (potrditvi, znižanju ali odvzemu) kvalifikacijskega ranga, ob sklenitvi nove pogodbe z delavcem, ki je starostna meja ostati na servisu.
30.3. Osnova za vnos podatkov v razdelek 10 službene evidence so ustrezni ukazi o osebju, osebnih kartotekih, dokumentih o vojaški registraciji, odlokih in ukazih predsednika Ruske federacije. Številka, datum pravnega akta in ime organa, organizacije ali pododdelka, ki ga je izdal, se vpišejo nasproti vsakemu s tem potrjenemu obdobju službe. pravni akt... Podatki, vneseni v razdelek 10 evidence, so potrjeni s podpisom vodje (vodje) kadrovske službe ali njegovega namestnika in uradnim pečatom organa, organizacije, oddelka Ministrstva za notranje zadeve Rusije v primeru odpoved delavca iz službe.
30.4. V 11. razdelku evidence se v kronološkem vrstnem redu vpišejo podatki o certificiranju zaposlenega. Priporočila certifikacijske komisije so zapisana v strogem skladu z besedilom certifikacijskega lista.
30.5. V 12. razdelku službene evidence se v kronološkem vrstnem redu vpišejo podatki o obdobjih službe, v katerih je delavec opravljal službene naloge pod posebnimi pogoji, vključno s sodelovanjem v sovražnosti.
30.6. Ime regije, v kateri je uslužbenec opravljal uradne naloge v posebnih pogojih, vključno s sodelovanjem v sovražnosti, je navedeno v skladu s takrat veljavno upravno-teritorialno delitvijo. Podatek o času, v katerem je bil delavec v tej regiji, se vnese na podlagi odredbe o odbitku te dobe v delovno dobo (starost) za dodelitev pokojnine preferencialni pogoji, navedena sta številka in datum ustrezne odredbe ter naziv organa za notranje zadeve, ki jo je izdal.
30.7. Vnosi v oddelku 12 službene evidence so potrjeni s podpisom vodje (vodje) kadrovske enote ali njegovega namestnika in uradnim pečatom organa, organizacije, enote Ministrstva za notranje zadeve Rusije.
30.8. V 13. poglavje evidence se v kronološkem vrstnem redu vpišejo podatki o poškodbah in drugih zdravstvenih škodah (boleznih), prejetih pri opravljanju službenih nalog, na kratko so navedene okoliščine, pod katerimi so bili prejeti. Upoštevajo se poškodbe in druge zdravstvene poškodbe (bolezni), zaradi katerih je nastala začasna ali trajna invalidnost. Narava ran in poškodb je navedena na podlagi dokumentov, ki jih izdajo zdravstvene organizacije.
30.9. V 14. razdelku evidence se na podlagi dokumentov, ki vsebujejo odločitev organa, ki je podelil (spodbujanje), vnesejo podatki o podelitvi redov in medalj Ruske federacije, nekdanje ZSSR in tujih držav, oddelčne nagrade Ministrstva za notranje zadeve Rusije, pa tudi druge nagrade (spodbude) za podelitev častnih nazivov.
30.10. Razdelek 19 evidence vsebuje podatke o zakonskem stanju zaposlenega, priimku, imenu, patronimu zakonca, otrok in vzdrževanih oseb zaposlenega. Podatki o zakonskem stanju (o rojstvu otrok, sklenitvi in prenehanju zakonske zveze, smrti družinskih članov) se vpisujejo na podlagi ustreznih potrdil, ki jih izdajo organi matične knjige.
31. Poslovno evidenco delavca vodi v celotni službi v organih za notranje zadeve. Ponovno sestavljanje službene evidence je dovoljeno le z dovoljenjem vodje (vodje) kadrovske službe organa, organizacije, oddelka Ministrstva za notranje zadeve Rusije.
32. Na osebni spis, v katerem je shranjena delovna knjižica, se prilepi ovojnica, razen če se uradna (delovna) dejavnost opravlja prvič ali če je delovna knjižica izgubljena, ali kopija delovne knjižice, če občan v času preverjanja informacij, ki jih je posredoval, dela na pogodba o delu, in (ali) dokumenti o vojaški registraciji - za zavezance za služenje vojaškega roka in državljane, ki so vpoklicani vojaška služba... Ovojnici je priložena inventarna praznina za evidentiranje v njej shranjenih dokumentov.
33. Vklopljeno hrbtna stran na naslovnici osebnega dosjeja je fotografija zaposlenega (cel obraz) v velikosti 9 x 12 cm Zaposleni se fotografirajo v uveljavljeni dnevni uniformi (brez vrhnjih oblačil in pokrival). Na hrbtni strani fotografije so navedeni priimek, ime, patronimik zaposlenega, ki so potrjeni s podpisom uslužbenca kadrovske službe ali neposrednega vodje (vodje). Nova fotografija se postavi ob spremembi posebnega ranga zaposlenega.
34. Dokumenti v osebni kartoteki se vložijo ali pripnejo posebna naprava zagotavlja njihovo varno pritrditev.
35. Dokumenti četrtega, petega in šestega dela osebne mape, shranjeni v mapah, se ne prilagajo glavni mapi osebne mape.
36. Listine, ki so priložene šestemu delu osebnega spisa, se lahko hranijo ločeno od osebnega spisa z dodelitvijo številke, podobne številki osebnega spisa, z oznako v ustrezni knjigovodski knjigi.
37. V drugem in tretjem delu osebnega spisa so listine razvrščene v kronološkem vrstnem redu.
38. Dokumenti, shranjeni v osebnem spisu in ovojnici, so oštevilčeni in vpisani v ustrezni popis. Vsak dokument se evidentira posebej z navedbo njegovega imena, števila listov in datuma priloge v osebni spis.
39. Opombe o prisotnosti opravljenega gradiva v osebnem spisu dejavnosti preverjanja, rezultate psiholoških in psihofizioloških študij (pregledov), testiranja za ugotavljanje uživanja mamil ali psihotropnih snovi brez zdravniškega recepta in zlorabe alkohola ali strupenih substanc, mnenja o poklicni psihološki sposobnosti, arhivsko gradivo, potrdila o dohodku, izdatki, premoženje in obveznosti se vpiše premoženjska narava zaposlenega posebna oblika, ki je prilepljen pod ovojnico.
40. Preverjanje pravilnosti izvedbe dokumentov in informacij, ki jih vsebuje osebni spis, ter njegovo pravočasno izpolnjevanje s potrebnimi dokumenti je dodeljeno zaposlenim v kadrovskih službah organov, organizacij, oddelkov Ministrstva za notranje zadeve Rusije.
41. Pri imenovanju zaposlenih, ki so predhodno služili v organih, organizacijah, oddelkih Ministrstva za notranje zadeve Rusije na delovna mesta tajnih uslužbencev s polnim delovnim časom, po vrstnem redu premestitve na delovna mesta, ki ne spadajo v to kategorijo, dokumenti priloženi njihovim osebnim dosjejem in imajo varnostni žig, ki presega žig "skrivnost", so predmet zaupnosti ali umika v skladu s postopkom določene z Navodilom o zagotavljanju tajnosti v organih za notranje zadeve Ruske federacije, odobreno z odredbo Ministrstva za notranje zadeve Rusije z dne 11. marca 2012 N 015 12. Namesto zaseženega dokumenta potrdilo z navedbo razlogov za zaseg dokumenta in vizum vodje (vodje) organa, organizacije, oddelka Ministrstva za notranje zadeve Rusije, ki je odobril zaseg dokumenta, je priložen ustreznemu delu osebnega spisa. Dokumenti, odvzeti iz osebnih datotek, so shranjeni v organu, organizaciji, pododdelku Ministrstva za notranje zadeve Rusije, ki je izvedel umik, v ločeni nomenklaturni datoteki z rokom hrambe, enako izrazu shranjevanje osebnih datotek.
42. Delavec mora biti pred vpisom v osebno kartoteko seznanjen z naslednjimi dokumenti:
42.1. Odredbe (kopije ali izvlečki iz odredb), ki odražajo opravljanje službe v organih za notranje zadeve.
42.2. Dokumenti o udeležbi na natečaju za zasedbo prostega delovnega mesta v organih za notranje zadeve (če je bil državljan (uslužbenec) imenovan na delovno mesto na podlagi rezultatov natečaja), preizkus (če je bil ugotovljen ob vstopu v službo).
42.3. Motiviran pregled in potrdilo o uspešnosti.
42.4. Zaključek na podlagi rezultatov servisnega pregleda.
43. V primeru spremembe podatkov, navedenih v vprašalniku, zaposleni o tem obvesti s poročilom kadrovski oddelek organa, organizacije, oddelka Ministrstva za notranje zadeve Rusije s predložitvijo dokumentov, ki potrjujejo sprememba informacij. Poročilo in kopije teh dokumentov so priložene tretjemu delu osebnega spisa.
44. Izdaja (izgon) osebnih spisov iz kraja trajno skladiščenje drugemu organu, organizaciji, pododdelku Ministrstva za notranje zadeve Rusije se izvede v skladu s kontrolno kartico osebnega spisa (Dodatek št. 12 k tej uredbi), ki je v vsakem osebnem spisu. V kontrolni kartici osebnega spisa je prejemnik podpisan ali je naveden organ, organizacija, oddelek Ministrstva za notranje zadeve Rusije, kamor je bil osebni spis poslan.
45. Odločitev o izdaji (izgonu) osebnega spisa sprejme vodja (vodja) organa, organizacije, enote Ministrstva za notranje zadeve Rusije ali vodja (vodja) kadrovske enote ali osebe, ki jih nadomeščajo, v 10 dneh od dneva prejema zahteve.
46. Osebni spisi se izdajo (pošljejo) za obdobje največ 1 meseca, nato pa jih je treba vrniti v kraj stalne hrambe, razen v primerih, ko je uslužbenec imenovan na delovno mesto na novem delovnem mestu. .
47. Ob vrnitvi osebnega spisa v kraj stalne hrambe, kontrolna kartica osebni spis z navedbo datuma vrnitve.
48. Osebne mape delavcev, ki so na delovna mesta imenovani s premestitvijo, se pošljejo na novo delovno mesto najkasneje v 5 dneh od dneva izdaje odredbe o imenovanju na delovno mesto. V inventarni knjigi, abecednem osebnem spisu in službeni kartici se naredi ustrezen vpis z navedbo datuma in številke odhodnega pisma, organa, organizacije, oddelka Ministrstva za notranje zadeve Rusije, kamor je bil osebni spis poslan.
49. Vsaj enkrat letno posebej ustanovljena komisija, sestavljena iz najmanj 3 predstavnikov organa, organizacije ali pododdelka Ministrstva za notranje zadeve Rusije, opravi popis osebnih datotek (preverjanje razpoložljivosti osebnih datotek z vnosi v inventarna knjiga).
50. Sestava komisije v obvezno vključuje predstavnike kadrovskih in varnostnih oddelkov organa, organizacije, oddelka Ministrstva za notranje zadeve Rusije.
51. Rezultati popisa osebnih datotek se sestavijo z aktom, ki ga podpišejo člani komisije in potrdi vodja (vodja) organa, organizacije, oddelka Ministrstva za notranje zadeve Rusije.
52. Osebni spisi zaposlenih v organih za notranje zadeve se izročijo v arhivsko hrambo po popisu najpozneje v enem letu in najkasneje v 5 letih po njihovi razrešitvi.
_________________________________________
1 V skladu z odstavkom 1 3. člena Zveznega zakona z dne 27. julija 2006 N 152-FZ "O osebnih podatkih" (Zbrana zakonodaja Ruske federacije, 2006, N 31, čl. 3451; 2009, N 48, čl. 5716; N 52, člen 6439; 2010, N 27, člen 3407; N 31, člen 4173, člen 4196; N 49, člen 6409; 2011, N 23, člen 3263; N 31, člen 4701; 2013, N 14, člen 1651; N 30, člen 4038) osebni podatki pomenijo vse informacije, povezane z neposredno ali posredno opredeljenimi ali določenimi posamezniku(za subjekt osebnih podatkov).
4 Del 1 člena 39 Zveznega zakona z dne 30. novembra 2011 N 342-FZ "O službi v organih za notranje zadeve Ruske federacije in spremembah nekaterih zakonodajnih aktov Ruske federacije" (Zbrana zakonodaja Ruske federacije, 2011, št. 49, člen 7020; 2012, št. 50, člen 6954; 2013, št. 19, člen 2329; št. 27, člen 3477; št. 48, člen 6165).
5 Del 6 člena 39 Zveznega zakona z dne 30. novembra 2011 N 342-FZ "O službi v organih za notranje zadeve Ruske federacije in spremembah nekaterih zakonodajnih aktov Ruske federacije."
9 Del 5 člena 39 Zveznega zakona z dne 30. novembra 2011 N 342-FZ "O službi v organih za notranje zadeve Ruske federacije in spremembah nekaterih zakonodajnih aktov Ruske federacije."
10 Odlok predsednika Ruske federacije z dne 7. junija 2013 N 547 "O postopku napotitve uslužbencev organov za notranje zadeve Ruske federacije v organe zvezne vlade, druge vladnih organov ali organizacijam in jim zagotoviti denarno pomoč."
11 Razen za redno zaposlene pod krinko.
Fotografija Pravo.Ru
Vrhovno sodišče Ruske federacije stopil na stran policista, ki mu vodstvo ni dovolilo, da bi se seznanil z njegovim osebnim dosjejem. Tako kot nižje sodišče, ki je zavrnilo pritožbo Nikolaja Žarikova, se je pritožilo na odredbo ministrstva za notranje zadeve, ki je osebne datoteke razglasilo za tajne podatke in zato "ni predmet posredovanja zaposlenim v pregled". S tem stališčem se ni strinjal Vrhovni svet, ki je opozoril na "prednost človekovih in državljanskih pravic in svoboščin".
Decembra 2010 je ATC Ozemlje Kamčatka poslal svojega uslužbenca Nikolaja Žarikova na nenačrtovan psihofiziološki pregled, želel se je seznaniti z njegovimi izvidi in osebno kartoteko, a so ga zavrnili. Po tem je Zharikov šel na sodišče in okrožno sodišče Kamčatka je delno ugodilo njegovi prošnji. Zavrnitev seznanitve z rezultati ankete je bila razglašena za nezakonito, vendar je odločitev Uprave za notranje zadeve, da zavrne poročilo Zharikova o dostopu do gradiva njegovega osebnega spisa, sodišče štelo za zakonito.
Kasacijske pritožbe v vrhovno sodišče vložili obe stranki: tožnik je zahteval polno zadovoljstvo njegov zahtevek, ATC - popolna ukinitev.
Vrhovno sodišče, preverjanje pravna podlaga, na podlagi katerega je treba rešiti ta spor, je najprej navedel, da je pravica državljana do seznanitve z medicinsko dokumentacijo o njegovem zdravstvenem stanju zapisana v čl. 31 Osnov zakonodaje Ruske federacije o varovanju zdravja državljanov z dne 22. julija 1993 - v tem delu sodišče višji organ dogovorjeno z regionalnim. Kar zadeva zavrnitev izdaje osebnega spisa, ki ga je okrožno sodišče Kamčatka priznalo kot zakonito, so oborožene sile menile, da je to vprašanje urejeno s členom 4 Pravilnika o registraciji in vodenju osebnih kartotek ATS, ki določa obveznost seznanitve osebja s svojim rekordi najmanj enkrat na pet let, in "s tem pravilnikom ni prepovedi seznanjanja uradnikov ministrstva za notranje zadeve z njihovimi osebnimi dosjeji." Argument, da je v skladu z odredbo Ministrstva za notranje zadeve Ruske federacije z dne 25. avgusta 2007 št. 750 gradivo osebnega spisa tajni podatki in "ni predmet policisti za seznanitev ", h kateri se je zateklo sodišče prve stopnje, je oborožene sile priznale, da ni v skladu z zahtevami sedanje zvezni zakon".
Poleg tega je sodišče opozorilo, da "razvrstitev določenega podatka med državno skrivnost sama po sebi ne more izključiti pravice oseb, na katere legitimne interese neposredno vplivajo podatki, ki so označeni kot zakonsko varovana skrivnost, da se z njimi seznanijo." Kolegij oboroženih sil je prioriteto človekovih in državljanskih pravic in svoboščin označil za "osnovno načelo izgradnje in delovanja sistema javnih uslužbencev" gradivo njegovega osebnega spisa. In dejstvo, da so se opisani dogodki zgodili julija 2010, ko še ni bilo zakona, ki bi neposredno določal pravico zaposlenih v organih za notranje zadeve, da se seznanijo z osebnim spisom, po mnenju vrhovnega sodišča ne ne pomeni ničesar: "Samo po sebi ne more pričati o prepovedi ustanavljanja takšnega poznanstva".
Zdravo! V tem članku bomo govorili o takem konceptu, kot je osebna mapa zaposlenega.
Danes se boste naučili:
Vse kategorije delodajalcev niso dolžne hraniti osebnih kartotekov svojih zaposlenih. Toda za učinkovitost vodenja ekipe jih je priporočljivo oblikovati. Kako to storiti pravilno, bomo razpravljali danes.
Najprej je to skupek dokumentacije, ki označuje dejavnosti zaposlenega na določenem delovnem mestu. Zadeva se šteje za uvedeno od trenutka, ko se je v njej pojavil prvi dokument. Vzdrževanje običajno opravlja kadrovska služba, redkeje računovodstvo.
Osebna zadeva je pogosto enaka delovni knjižici, čeprav je to napačno. Delovni zapis ne vsebuje nobenih podatkov, razen preteklega in sedanjega kraja dela, za razliko od dosjeja.
Sestava osebnega dosjeja se spreminja in dopolnjuje, ko oseba opravlja svojo delovno dejavnost.
Vsekakor se osebne zadeve vodijo na tistih, ki so zaposleni v državi civilna služba... To zahteva zakonodaja Ruske federacije. Podjetniki lahko to vprašanje uredijo na lokalni ravni predpisi... To pomeni, da lahko uslužbenci kadrovske službe zaženejo osebne datoteke samo pri glavnih zaposlenih.
Ta skupina vključuje:
Toda kljub temu bo koristno začeti takšne dosjeje za vse zaposlene, saj odražajo informacije o zaposlenih, ki se lahko zahtevajo kadar koli.
Podatke in oddajo zadev v arhiv lahko vnaša le kadrovec ali računovodja, ki ga imenuje vodja. Če pride do uhajanja zaupnih informacij iz primera, bo vsa odgovornost za to padla na to osebo.
Da bi se temu izognili neprijetne situacije, je bolje hraniti osebne spise v posebej za to določenem prostoru ali v sefih in kovinske omare do katerih tretje osebe ne bodo mogle dostopati.
poleg tega Odgovorna oseba najmanj enkrat na 12 mesecev je dolžan vsakega zaposlenega seznaniti s svojim osebnim dosjejem.
Po potrebi in na zahtevo se lahko organom pregona posredujejo dokumenti iz osebnih kartotekov zaposlenih.
Oglejte si kratek videoposnetek o tem, kako sestaviti osebno kartoteko zaposlenega in vse bo postalo jasno:
Preden se pogovorimo o upravljanju osebnih zadev, se podrobneje pogovorimo o tem, kako jih pravilno urediti. Oblikovanje zadeve se začne od dneva zaposlitve osebe in se nadaljuje do trenutka njene zaposlitve. Za vsak primer je bolje vzeti ločeno mapo ali vsaj datoteko.
Ko kadrovski delavec oblikuje osebno kartoteko, se mora spomniti, da:
Vse osebne spise je treba sestaviti na enak način in voditi dnevnik osebnih evidenc, da se izognemo izgubi pomembne dokumentacije.
Torej, vzorec registracije osebne datoteke:
Sestava osebnega spisa ni urejena na ravni podzakonskih aktov. Strogo je odobren samo za državo. zaposlenih. Vsaka organizacija lahko uporabi odobreni seznam in se odloči, katero dokumentacijo bo vključila v datoteke svojih zaposlenih in katero ne.
Seznam je naslednji:
Ta seznam se lahko spreminja, dopolnjuje, odvisno od tega, katere dejavnosti podjetje izvaja in kakšno kadrovsko politiko izvaja.
Poleg tega morajo biti vsi dokumenti v zadevi urejeni v kronološkem vrstnem redu: prvi tisti, ki so bili vloženi med najemom osebe, nato tisti, ki so se pojavili med njegovimi dejavnostmi.
Zakonsko je prepovedano vključevati informacije o osebno življenje zaposlenega, o njegovih pogledih na politiko in vero, če za to ni dal pisnega soglasja.
Vzorec izpolnjevanja internega popisa za osebno kartoteko in zeveritel list.
Ta postopek vključuje:
Če se osebni podatki zaposlenega spremenijo, to običajno sporočijo kadrovski službi. Seveda je bolje, da to storite pisno. Po tem, ko delavec kadrovske službe opravi ustrezen zapis v spisu, se originalni dokument vrne delavcu. Po potrebi morate narediti kopijo dokumenta in jo priložiti datoteki.
Vsi zapisi so narejeni samo na podlagi izvirnikov dokumentacije ali na notarsko overjenih kopijah. Opombe so narejene ročno s črnim, modrim ali vijoličnim črnilom, previdno, brez madežev in popravkov. Po potrebi se evidenca overi s pečatom organizacije in podpisom kadrovskega delavca.
Vsi listi, ki so obrobljeni v etuiju, so oštevilčeni. In oštevilčenje se odraža v internem popisu. Takšen popis je sestavljen tako, da se upoštevajo dokumenti, ki so bili shranjeni več kot 10 let.
Če se zadeva pripravlja za vložitev v arhiv, se oštevilčijo tudi vsi listi internega popisa, le ločeno od listov zadeve.
Upoštevati je treba osebne kartoteke zaposlenih. Njegovo standardni obrazec ni odobren, kar pomeni, da lahko vzorec vzamete iz interneta ali ga kupite v trgovini. Vsebina vsakega stolpca se lahko spreminja glede na organizacijo.
V dnevnik se vpisujejo: številke zadev, datum njihovega začetka, priimek in začetnice zaposlenih ter drugi podatki. Ko je osebni spis zaprt, se v dnevnik naredi zaznamek: vpišejo datum in vpišejo razlog, zaradi katerega je bila zadeva zaprta.
Uvod Dodatne informacije se običajno naredi v stolpcu "Drugo" ali "Opombe".
Zdaj jih je veliko ruska podjetja so uvedli ali so začeli izvajati avtomatizacijo. Temu težko rečemo sledenje modi, temveč nujnost. Osebne kartoteke zaposlenih se vse pogosteje hranijo in hranijo v računalniških bazah podatkov. Dokumenti v papirnati obliki uporablja, vendar večinoma kot pozavarovanje.
Vzdrževati in hraniti osebno kartoteko v elektronski obliki najprej je priročno. Kadrovskemu delavcu ni treba pogoltniti prahu, prestavljati stvari, da bi našel pravega. Zato je ena od nedvomnih prednosti elektronskih datotek zmožnost hitrega iskanja vsega brez izgube časa in truda.
Treba je opozoriti, da ni mogoče hraniti vse dokumentacije elektronski obliki, delovne knjige, na primer, ne morete.
Če mora dokument vsebovati osebni podpis zaposlenega, mora biti tudi v papirni obliki.
Ko oseba preneha, se njegov kovček zapre, odstrani iz mape in zašije. Hkrati je treba sestaviti potrdilo. Vključuje podatke o tem, koliko listov je zašitih in oštevilčenih. Na tem listu je tudi navedeno, ali so v spisu poškodovani dokumenti, ali so bili priloženi novi.
List za priče je z notranje strani prilepljen na pokrov ohišja. Uslužbenec kadrovske službe podpiše ta list.
Osebni spis zaposlenega se v arhivu hrani 75 let, za vodje se to obdobje običajno podaljša. Toda hkrati, če zaposleni zadnji delovni dan zahteva kopije zahtevane dokumente, to je mogoče storiti, v tem primeru datoteke ne bo treba shraniti, arhiv pa bo razložen.
Če ste, potem morda nimate osebnih zadev za svoje zaposlene. Čeprav je to bolje narediti, saj na podlagi praktičnih izkušenj postane jasno, da lahko zahvaljujoč osebni zadevi takoj dobite potrebne informacije o zaposlenem.
Podjetnik se odloči, ali bo opravljal osebne zadeve za zaposlene ali ne, vendar je njihova prisotnost nedvomno pomemben plus za vsako podjetje.
