Računovodski dokumenti stalnega skladiščenja. Pogoji skladiščenja primarnih dokumentov, vključno z elektronsko obliko

Največja količina papirjev se nabira v računovodstvu. In včasih arhiv postane volumen, toliko, da novi dokumenti preprosto nikjer ne smejo biti zloženi. Treba je odločiti, kako dolgo je potrebno zagotoviti skladiščenje arhivov dokumentov. Konec koncev, če uničite dokumente pred časom, ne bo nič, da bi upravičili stroške. Pri preverjanju davčnih organov so stroški in odbitki za DDV zavrnjeni davki, globe in kazni. Zato je treba prešteti rok uporabnosti, je treba brezmati.

Kako in koliko za shranjevanje dokumentov

Obstajajo trije regulativni dokumenti, ki urejajo časopise za shranjevanje:

• Davčni kodeks Ruske federacije;
• Zakon o računovodstvu 6. decembra 2011 št. 402-FZ;
• seznam, odobren s sklepom Ministrstva za kulturo Rusije 25. avgusta 2010 št. 558.

To je dovolj velika, vendar je potrebnih le trije odseki za delo: 4 "Računovodstvo in poročanje", 7 "Delovni odnosi" in 8 "Zahteva za osebje".

Če pogledate kodo, zakon in red Ministrstva za kulturo, boste videli, da vsaka od njih odobrava drugačen rok uporabnosti istega vrednostnega papirja. Računovodski zakon pravi, da mora družba v obdobju, ki je določena v vrstnem redu Ministrstva za kulturo, shraniti primarne dokumente, registre in poročanje, vendar vsaj pet let (del 1 29. člena zakona 6. decembra 2011 št . 402 FZ). Za referenčno točko je potrebno, da se ne sprejme datum priprave dokumenta, ampak 1. januarja naslednjega leta. Zato je zapisano v odstavku 1.4 oddelka I seznama iz sklepa Ministrstva za kulturo. Računovodske dokumente shranjevanja potrebujejo vsaj pet let.

Koliko za shranjevanje dokumentov

Ohranjanje davčnih računovodskih dokumentov je treba zagotoviti strogo štiri leta. To je navedeno v pododstavku 8. odstavka 2 23. člena Davčnega zakonika o Ruski federaciji. Hkrati je treba štiri leta šteti od naslednjega dne po koncu davčnega obdobja (leto ali četrtletje), v katerem je družba uporabljala ta dokument.

Na primer, imate nabor dobavitelja - račun in blagajne. Datum izkaza dokumentov - 10. avgust 2015. Račun blaga je treba shraniti pet let. Navsezadnje je to glavni dokument. Uporabljate ga ne samo na davek, temveč tudi v računovodstvu. Odštevanje se začne 1. januarja 2016. Zato je treba dokument shraniti pred 1. januarjem 2021.

Življenjska doba računa je štiri leta. Konec koncev, ni glavni dokument (pismo z dne 12. julija 2005 št. 03-04-11 / 154). Zato se ne uporablja zanj z najmanj petletnim mandatom. Naloga računa je izključno davek - potrdite pravico do odbitka DDV. Poleg tega je rok uporabnosti štirih let in na seznamu Ministrstva za kulturo (točka 368 seznama).

Odštevanje štirih let na računu, se začne od naslednjega dne po koncu četrtletja, v katerem je bil DDV na dokumentu odšteti. Predpostavimo, da bo račun razglasil četrtletje III, potem je referenčna točka 1. oktober 2015. Izkazalo se je, da lahko podjetje uniči dokument šele po 1. oktobru 2019.

Torej smo ugotovili, da je treba shranjevanje primarnih arhivov dokumentov zagotoviti vsaj pet let. Ta zahteva je določena v računovodstvu.

Hkrati je rok uporabnosti davčnih računovodskih dokumentov štiri leta. Vendar pa bodo inšpektorji v nekaterih primerih imeli pravico zahtevati dokumente in zunaj štirih let (glej spodnjo tabelo. - Opomba. Ed.). Osredotočil se bom na to.

Ko so inšpektorji pravico zahtevati dokumente zunaj štirih let

Nestandardni datumi za shranjevanje dokumentov bodo podjetja, ki trajajo izgube za prihodnost. Naj vas spomnim, da lahko organizacije, ki plačajo, zmanjšajo trenutno obdobje na starem odškodnine. Izgube lahko prenesete v 10 letih od trenutka, ko jih je podjetje prejelo. Če pa organizacija uporablja takšno priložnost, mora imeti papir, ki potrjuje staro izgubo: poročila, registriranje in primarna poročila.

Nastanitvene dokumente je treba hraniti v celotnem obdobju prenosa in plus še štiri leta (pod št. 8, odstavek 1 člena 23, klavzula 4 čl. 283 davčnega zakonika o Ruski federaciji). Za podjetje, ki so se inšpektorji že preverili, brez izjem. Takšne roke je treba upoštevati (pismo ministrstva za finance Rusije od 25. maja 2012 št. 03-03-06 / 1/278).

Za daljše standardno obdobje morate shranjevati dokumente na razširjenih debaters. Štiri leta po tem, ko je dolg upošteval stroške.

Mimogrede, enako velja za brezupne obveznosti. Dokumenti o njej (režijski računi, dejanja sprave in drugih dokumentov, ki potrjujejo dolga), se lahko uničijo le štiri leta po tem, ko je družba upoštevala dolg.

Podjetja - lastniki osnovnih sredstev so pomembni tudi za skrb za ohranitev dokumentov. Nakup in zagon OS je shranjen štiri leta od trenutka popolne amortizacije (pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 26. aprila 2011 št. 03-03-06 / 1/270). Enako velja za dokumente za obnovo in posodobitev OS. Zaradi teh dogodkov se začetni stroški objekta povečajo in ustrezno amortizacijo.

Recimo, da ste prodali glavno orodje. Potem mora biti papir na objektu shranjen štiri leta po prodaji ali odpisuje izgubo na transakciji. Potrebni so za potrditev preostale vrednosti OS, ki jih upoštevate.

Zagotovo znana situacija - dobavitelj z zamudo prinesel dokumente, in zaradi tega, niste naučili stroškov v četrtletju, v katerem potrebujete. Ni problema. Take papirje se lahko izvajajo v tekočem obdobju. Konec koncev, napaka pri izračunu davka se lahko popravljena v sedanjem poročilu, če je davek preplačan zaradi tega (odstavek 1 čl. 54 davčnega zakonika o Ruski federaciji).

Ampak za to morate imeti papir, ki potrjujejo stroške v obdobju, v katerem je na začetku potreben za razmislek o dokumentih. Njihova varnost je pomembna za zagotavljanje še štiri leta po tem, ko ste popravili napako v trenutnem poročilu (glej primer v zgornji tabeli. - Opomba. Ed.).

Kaj storiti s papirjem, ki je končal shranjevanje

Dokumenti z iztekom obdobja skladiščenja imate pravico uničiti. Na primer, lahko se nasekljajo z uporabo drobilnika ali raztrganja.

Toda to dejstvo je treba določiti v skladu s pravili. Takoj bom rekel, da naročila in dejanja, ki bodo obravnavana, ne obstajajo poenotene oblike, njihove oblike arbitrarne.

Prvič, obstaja naročilo za oblikovanje strokovne komisije in izvaja popis starih papirjev.

Po rezultatih inventarja, člani Komisije opravijo dejanje izbire dokumentov za uničenje. Zakon ne pomeni nujno podrobnosti vsakega dokumenta. Da, in včasih je preprosto nemogoče zaradi ogromnih volumnov. Enotni papir napisati pod splošno ime. Na primer, kot sledi: "Prejeti račun za obdobje od 1. januarja do 31. decembra 2010 - 10 škatle."

In šele potem, ko so izbrani dokumenti odpravljeni. Če podjetje naredi sama, potem naredite dejanje uničevanja dokumentov.

Predavatelj:
Marina Rizvanova,
Splošno revizijsko svetovalno skupino "Uralna unija"

Zdravo! Danes bomo govorili o pravilih za shranjevanje računovodskih dokumentov.

Danes se boste naučili:

1. Katere dokumente je treba shraniti;
2. Katere zahteve so predstavljene "skladišču";
3. Kakšen čas shranjevanja je določen za vsako vrsto dokumentov.

Računovodske dokumente se lahko primerjajo s starimi fosili, ki so ohranile odtise izumrlih živali. Dostava, nakupi, prodajne transakcije, izračuni družbe so že dolgo v preteklosti, in jih nihče ne spomni, računovodski dokumenti pa še naprej skrbno hranijo vitalni korak vsakega podjetja.

Brez čakanja na "arheolog" iz inšpekcijskega pregleda "razporejenih" kršitev, bomo analizirali pravila za shranjevanje dokumentacije v podjetju, strogo urejena z zakonom.

Pravna podlaga

Upoštevajte zakone za shranjevanje dokumentacije, je pomembno predvsem zato, ker lahko prepišete svoje stroške v primeru preverjanja. V zgodnjem uničenju dokumentov ali njihove izgube ne boste mogli dokazati vsaj dejstva njihovega obstoja. In inšpekcijski pregledi bodo upravičeni, da se ne upoštevajo vaših stroškov in, so samostojne globe in davkov.

Zato je v skladiščenju dokumentov, ki jih morate biti brezhibni - prihranite se in organizacijo od nepotrebnih nemirov in postopkov.

Čas skladiščenja računovodskih dokumentov je določen s tremi temeljnimi dokumenti:

• Zvezni zakon št. 402 "O računovodstvu" so bile najnovejše spremembe 28. novembra 2018 po zakonu št. 444-FZ;
• Seznam, odobren s sklepom Ministrstva za kulturo Rusije;
• Davčna številka.

Zakaj obstajajo več pravnih dokumentov namesto enega? Računovodstvo je več natečaja, vpliva na poročanje, delovne odnose, kadrovske rešitve in še veliko več.

Regulativni dokumenti lahko omenjajo iste dokumente in določajo različne naročilo za shranjevanje. Tako je nekakšen "nailestone". Ko je čas skladiščenja izgubljen, se izraz, ki je daljši, vodi.

Štetje skladiščenja dokumenta se ne začne z datumom, ko je datiran, vendar od začetka naslednjega leta.

Primer. Prejeli ste račun od dobavitelja z dne 1. februarja 2019. Veste, da ta vrsta dokumentacije vaše podjetje shrani pet let. Na podlagi tega imate pravico uničiti papir po 1. februarju 2024, saj je v tem trenutku, da bo vaš dokument uradno shranjen pet let.

Najpogosteje se oblikujejo formulacija v uradnih dokumentih: "Shranjujte manj kot poljubno število let." To pomeni, da se podjetje izbere sama, se posvetuje s svojimi zmogljivostmi (če je nekdo, ki bo sodeloval v arhivu, omogoča sobi). Izbrani pogoji za glavne dokumente so narejeni in najbolje registrirati v notranjih dokumentih, na primer v smislu "arhivskih predpisov".

Kjer želite shranjevati dokumente

Če je tok dokumenta podjetja majhen, se lahko dokumenti shranjujejo v istem prostoru, kjer poteka glavno delo. Z velikim papirnim prometom dokumentov družbe dodeli ločen prostor pod arhivom.

Soba mora izpolnjevati več pravil shranjevanja:

• Ne bi smelo biti v kleti na tleh, kjer je visoka vlažnost, in jih je treba ogrevati. Glavni cilj teh zahtev je zaščititi kratkotrajen nosilec informacij pred vlago;
• Okna morajo biti tesno nebid, je bolje, da uporabite žaluzije. Sončna svetloba udari v papirje izgorevanja;
• Soba mora biti zaščitena pred nepooblaščenim dostopom: Okna morajo biti rešetke, če je tla nizka. Vrata morajo biti na ključavnici ali ključavnici.

Če organizacija ne more dodeliti prostora pod arhivom računovodskih dokumentov, je dovoljeno shranjevati v podjetju, ki je specializirano za arhive.

Podrobnosti o skladiščenju dokumentov

Vsaka vrsta dokumenta ima svoj čas skladiščenja - od minimalnega do takega obdobja, ki lahko sprejme človeško življenje.

Tabela s seznamom časa shranjevanja.

Dobava dokumentov v arhiv

Arhiv ima dokumente za dolgoročno skladiščenje (več kot deset let) z minimalno verjetnostjo, ki jo bodo potrebovali v trenutku ali v bližnji prihodnosti. Kot smo videli iz tabele, so nekatere kategorije dokumentov veljajo neverjetno dolgoročno skladiščenje - do 75 let.

Prenos dokumentov na arhiv se izvede v skladu z urnikom, ki ga odobri glava družbe v nalogi naročila arhiva. Lahko je enkrat na mesec ali enkrat na leto - odvisno od upravljanja dokumentov podjetja.

Takšne določbe je treba predstaviti in pojasniti: \\ t

• Ki je odgovoren za posredovanje arhiva in izdajo dokumentov iz njega;
• Kako poteka arhivski dnevnik;
• Postopek za uničenje papirjev, katerega rok je potekel;
• Kakšne dogodke in s kakšno frekvenco je treba organizirati, da shranite arhiv v ustrezni obliki.

Arhiv ne sme vsebovati fotokopije. Če izvirnik iz objektivnih razlogov ni mogoče dati v arhiv, je tam najeti certificirana kopija.

V idealnem primeru bi bilo treba dokumente, ki so bili predani arhivu, naknadno znižati s katerim koli znakom in so navedeni - za izboljšanje ravni varnosti. Če dokument utripa niti v skladu s pravili, je neopazno, da zamenjati en list drugim skoraj nemogoč.

Ko so ta dejanja narejena, ima brošura identifikacijsko informacijo na naslovnici, in sicer: leto, zaporedna številka, število listov listov, računovodske površine, vrste pametted dokumentov in drugih podatkov.

Odgovornost za shranjevanje računovodskih dokumentov

Zaradi varnosti pravih papirjev je glava družbe v celoti odgovorna in se popolnoma sreča. Kljub dejstvu, da šefi vedno udeležujejo skrb za arhiv svojim zaposlenim.

Velikost glob je neposredno sorazmerna s pomembnosti izgubljenega dokumenta. Za kršitve svetlobe je upravna odgovornost v obliki globe 300 - 500 rubljev. Če pomanjkanje papirja pomeni izkrivljanje računovodskega poročila, se lahko glava in glavni računovodja zaključita za 2000 - 3000 rubljev.

Najbolj nevarno izginotje je lahko primarni dokumenti, registri in računi. Uporabljajo se pri davčnem računovodstvu, in to je potencialna davčna utaja, ki se strogo kaznuje z globo od 10.000 do 30.000 rubljev.

Z veliko vnemo, v odsotnosti dokumentov, lahko vidite goljufive dejavnosti in uporabijo članek iz kazenskega zakonika. Ta najhujša različica ogroža osebo z globo na milijon rubljev in zaporne kazni na šest let.

Če je osebje odkrilo izginotje dokumentov, je treba to takoj sporočiti upravitelju. V skladu s pravili o računovodstvu mora vodja imenovati Komisijo, da ugotovi vzroke izgube.

Rezultat Komisije bi moral biti pripraviti akt o rezultatih preiskave. Tudi če zakon ne pojasni izgube vrednostnih papirjev, bo slušnim organom dokazal nepripravljenost, da sprejmejo informacije.

Obstajajo številne okoliščine, ki jih je mogoče pojasniti z izgubo papirjev in ne bodite neverjetno za to. V takih primerih vključujejo višjo silo v obliki naravnih nesreč ali hekanje, Premium Arson. Vodstvo bi moralo prejeti potrdilo iz požarnih primerkov ali organov pregona, ki pojasnjujejo izgubo dokumentov.

Uničenje dokumentov z iztekom

V primeru, da je arhiv logično zgrajen (datumi na policah in mapah se zlahka ogledajo, dostop do map ni težko, dokumenti se nahajajo strogo po vrsti), s postopkom za recikliranje dokumentov ne bo velikih težav.

Pogojno je mogoče razdeliti na dve fazi:

• Prepoznavanje dokumentov z iztekom skladiščenja;

Prva faza Predvideva, da podjetje skozi obdobje, ki ga določajo notranja pravila, poteka nabrane dokumente in odstrani tiste mape s policah, katere vsebine ni mogoče shraniti.

V velikih podjetjih z velikim tokom dokumentov, je določen datum za dogodek ali vrsto datumov, strokovna komisija se skliče iz več ljudi, ki preživijo veliko ur v arhivu, odkrivanje, kaj se znebite. Ti ljudje morajo imeti visoko raven kvalifikacij, da bi lahko razlikovali pomembne dokumente iz nepomembnega.

Prvič, ta dejanja so podprta z naročilom za inventarja v prosti obliki, ki objavlja glavo. Navede udeležence, cilje, datumi so navedeni.

Drugič, udeleženci sami upoštevajo dejanje izbranih dokumentov, v katerih so na kratko navedeni. Podrobnosti o vsakem dokumentu ne navajajo - to ni potrebno, poleg velikih količin, takšne ukrepe "jedo" čas udeležencev Komisije.

Primer. Če morate odpisati homogene računovodske dokumente, je dovolj, da navedete: "Ocenjevalna računovodska tabela za obdobje od 1. januarja 2013 do 31. decembra 2013 - 1."

V primeru, da so količine res super, lahko podjetje najame strokovne arhiviste. Ne bodo samo ne bodo uničili potrebnih dokumentov, vendar pa bodo izdani uradni inventar uničen.

V majhnih podjetjih je naloga uničevanja dokumentov zaupana le na arhivski uradniku ali enega računovodja. Hkrati je treba pripraviti tudi zakonitost postopka, odredbe in akt.

Druga faza določa, da v odsotnosti zaposlovanja arhivistov s strani, zaposleni v podjetju bodisi uničiti dokumente s pomočjo drobilnika, ali jih raztrgajo z rokami. Druga je možna le z zelo majhnimi količinami papirjev.

Nesprejemljivo je uporaba revizijske strani dokumentov, ki so predmet likvidacije, kot osnutke. Obvezno skladiščenje papirja lahko vsebuje tajnost osebnih podatkov ali davčnih skrivnosti.

Čas skladiščenja računovodskih dokumentov v organizaciji je določen z Zakonom o računovodstvu in posebnem seznamu. Iz našega članka se boste naučili o trajanju obdobja njihovega skladiščenja, pa tudi o značilnostih določanja časa skladiščenja posameznih dokumentov v različnih situacijah.

Zakaj voditi računovodske dokumente

Vsak računovodja ve, da ima vsak dokument, okrašen v družbi ali prejel od nasprotnih strank, svojo vrednost in je treba shraniti. Na podlagi informacij, ki jih vsebuje primarne dokumente, se izvede računovodstvo in pripravi odgovornost. Preverjanje računovodskih in odgovornost Podatki z vsemi kontrolnimi primeri se izvajajo na primarnih dokumentih.

Vsa računovodska primarna in poročanje je treba shranjevati med zakonodajnimi posebnimi roki.

Čas skladiščenja računovodskih dokumentov ureja zakon "o računovodstvu" od 12/06/2011 št. 402-FZ in seznam, ki ga je odobril naročilo Ministrstva za kulturo Ruske federacije 25. avgusta 2010 št. 558 .

Kaj je bolj pomembno - seznam ali zakon št. 402-фз

Primerjava časa skladiščenja računovodskih dokumentov, določenih v seznamu in zakonu št. 402-FZ, se lahko sestavijo naslednji sklepi:

• seznam vzpostavlja različne čas shranjevanja, odvisno od vrste in pomembnosti dokumentov v zvezi z odvajanje računovodstva;
• zakon št. 402-FZ predvideva 5-letno obdobje skladiščenja gradnje, vendar ne določa časovne razporeditve po vrsti dokumentacije;
• v odstavku 1 čl. 29 zakonov št. 402-FZ je dejal, da je opredelitev obdobja skladiščenja dokumentacije seznam.

Tako je reševanje usode računa, ravnotežja ali računovodskega certifikata, je treba nadaljevati predvsem iz rokov, označenih na seznamu. Ob istem času, obdobje njihovega skladiščenja ne sme biti manj kot 5 let.

Rok uporabnosti računovodskih dokumentov, določenih v čl. 29 zakonov št. 402-FZ skrbi, vključno z računovodskimi usmeritvami in standardi družbe, vključno z dokumenti, ki obstajajo v elektronski obliki. Slednje ni mogoče uničiti za obdobje 5 let. Odštevanje skladiščenja se začne od leta po letu njihove zadnje uporabe (odstavek 2 čl. 29 zakonov št. 402-FZ).

O tem, kako naj se EDS naroči elektronsko primarno, se boste naučili iz materiala "Elektronski primarni dokumenti morajo podpisati UEP" .

Razumemo z roki na primer

Design Landscap LLC, oblikovan pred nekaj leti, dosledno zavarovan v tržnem segmentu. Računovodski del dela je opravila ekipo štirih ljudi. Za vsakega strokovnjaka so bile določene posebne regije računovodstva zapisane, poročanje in interakcija z upravljavci pa so se ukvarjale z glavami.

V zadnjih obdobjih dela računovodstva v omarah in pomožnih sobah so se nabrali nešteto število map z dokumentacijo. Čas je, da jih ugotovimo.

Večina primarnih aktov je bilo opravljenih delovnih dejanj - na njihovi podlagi je bil prihodki družbe redno določen, ki se odraža v svojih računovodskih izkazih.

O registraciji opravljenih dejanj, ki se preberejo v tem Članek .

Pomembnejši obseg papirja so bili preobremenjeni na pridobljenih materialov, plačil, izkazi plač in s tem povezanih izračunov.

Ločen stojalo je bilo popolnoma zamašeno z odgovornostjo, deklaracijami, poročili pokojninskemu skladu in SOLDACIJI ter statističnih oblikah.

Vsak računovodja je sestavil seznam primerov z računovodsko dokumentacijo na svojem območju, Glavbuch pa je sistematiziral vse informacije v eni tabeli, ki je eden od graf, ki je namenjen regulativnim rokom za shranjevanje dokumentov, sprejetih s seznama.

Tabela "Skladiščni pogoji računovodskih dokumentov v organizaciji"

Ne smete pustiti znaka * v tabeli. Označuje, da mora biti dokument, ki ga je treba hraniti ves čas, medtem ko družba izvaja dejavnosti.

Celotna dokumentacija, določena v tabeli, je neposredno ali posredno povezana z računovodstvom, zato obdobja, ki presegajo 5-letno obdobje skladiščenja, ki jo določa zakon št. 402-FZ, glave LLC "krajinske oblike" povečala na meje, označene na seznamu.

Glede na to, da družba še ni opazila petletne obletnice od dneva začetka dela, nobeden od dokumentov, ki so predstavljeni v tabeli, ni mogoče uničiti. Za osvoboditev bližnjega prispevka so bili računovodski prostori dodeljeni posebni urad, kjer so postavili iztek obdobja skladiščenja dokumentov.

Nianse računovodstva za shranjevanje računovodske dokumentacije

V praktični dejavnosti oblikovanja LLC LandsHAFT je prišlo do primerov osnovnih sredstev z izgubo. Za namene obračunavanja in davčnega obračunavanja osnovnih sredstev se uporabljajo isti dokumenti. Razlika je priznana le stroške, povezane z odstranjevanjem. To dejstvo je treba upoštevati tudi pri določanju časa skladiščenja dokumentov.

Na primer, pred 2 leti je podjetje pridobil VAZ-21102 CAR (OKOF CODE 15 3410010). Na podlagi dejstva, da je bila na klasifikaciji OS, ki se nanaša na 3. amortizacijsko skupino, je bila uporabna življenjska doba (SP) ustanovljena v petih letih. Zaradi stalnih razčlenitev je bil avtor odločen, da bo izvajal vsako ceno predlogov. Sredstva iz prodaje se je izkazala, da je manjša od preostale vrednosti nepremičnine, izguba iz izvajanja na davčnih računovodskih standardih pa 3 leta (preostala SP) pa bo enakomerno upoštevana pri izračunu davka od dohodka.

POMEMBNO! Davčna računovodska nianse Izguba iz izvajanja OS se odraža v odstavku 3 čl. 268 Davčna koda.

O značilnostih združevanja stroškov za namene davčnega računa material .

Tako je treba ohraniti vse dokumente, povezane z oblikovanjem začetne in preostale vrednosti, rok spanja, pogodb in dejanj izvajanja, pa tudi spričevala in izračuni za obračunavanje izgube od prodaje OS, vsaj 4 let po koncu navedene izgube v davčni osnovi. To je posledica dejstva, da so davčni organi upravičeni do učenja dokumentov za 3 leta pred preverjanjem. Tako bodo dokumenti o določenih primarnih sredstvih treba shraniti vsaj 9 let.

Zadevni primer ni edini, ko se podaljšajo časovni dokumenti shranjevanja. V naslednjem razdelku dajemo druge situacije.

Drugi primeri povečanega primarnega skladiščenja

Če je oblikovanje LANDSCAP LLC delovalo z izgubo, in potem bi to upoštevalo pri izračunu davka na dohodek, da bi imeli dokumente, bi imela celotno obdobje izgube plus 4 leta po njenem popolnem odpisu. Hkrati pa je nemogoče znebiti primarne potrditve nastale izgube, niti iz drugih sklicevanj in izračunov, na podlagi katerih je bila ta izguba prenesena.

Na primer, računovodske in davčne vloge dokumentov, prejete v letu 2018, in odgovorne v naslednjih 10 letih bo treba shraniti do konca leta 2032.

Povečanje rok uporabnosti računovodskih dokumentov bo prišel tudi v naslednjem primeru. Design Landscap LLC je ponudil storitve za stranko, ki ni plačala za delo pravočasno in se ni odzvala na pisma in trditve. Od državnega registra, družba ni bila izključena, ampak tudi dolg ni izplačal. Design Landscap LLC je v letu 2018 lahko upošteval brezupni depotor, vse dokumente, povezane s to situacijo, pa bodo morali hraniti do konca leta 2022.

Rezultati

Obračana, delovna dejanja, plačila plače, poročila - te in številne druge računovodske dokumente davkoplačevalci so dolžni hraniti v rokih, ki jih je določil poseben seznam. Nemogoče je zmanjšati te roke, vendar je treba v nekaterih primerih povečati (pri prenosu izgub, odpišite brezupne debatorje, prodaja izgube OS).

Koliko let so starih računovodskih dokumentov? Vprašanje je zelo pomembno in pomembno. Članek vsebuje vzorec, ki označuje čas shranjevanja računovodskih dokumentov v organizaciji (tabela): primarno, gotovino in poročanje.

Kot je navedeno v glavnem zakonu o računovodstvu 402-фз, se rok uporabnosti računovodskih dokumentov ne bi smel biti

• manj kot 5 let po letu poročanja (prvi odstavek 29. člena zakona 402-FZ) za primarne in denarne registre računovodstva;
• najmanj 5 let, začenši v letu, v katerem so bili nazadnje uporabljeni. To zadeva računovodske usmeritve in druga lokalna dejanja, ki določajo naročilo, metode in metode računovodstva v določenem podjetju.

Vendar pa je treba upoštevati, da postopek za shranjevanje računovodskih dokumentov, vključno s časovnim razporeditvijo njihovega skladiščenja, določi vsako organizacijo samostojno, ob upoštevanju pravil in zahtev:

• Davčna oznaka Ruske federacije;
• določbe, ki jih je odobrila uredba zvezne davčne službe Ruske federacije 16. julija 2003 št. 03-33 / PS za JSC.

Če je v vsakem od teh aktov zakonodaje, za iste dokumente določeno drugačno obdobje, je dejanska potreba po vzpostavitvi v skladu z aktom, v katerem je določeno obdobje navedeno.

V tabeli lahko najdete odgovore na vprašanje, koliko za shranjevanje računovodskih dokumentov v obliki s sklicevanjem na zakonodajo.

Skladiščenje računovodskih dokumentov v organizaciji je pomembno organizirati v skladu z zgoraj navedenimi zakonodajnimi akti. Če se rok uporabnosti dokumenta ne izteče in ga zahteva v okviru izstopnih ali karearalnih pregledov, davčnemu organu, FSS ali inšpektoratu za delo, in njegovo fizično ne, bo kazen organizacije na podlagi Odstavek 1. \\ T umetnost. 126 nk rf. v količini 200 rubljev. Za vsak nevporni dokument. Poleg organizacij in uradnih obrazov ogrožajo upravne globe (h. 1 umetnost. 5.27., h. 1 umetnost. 15.6., h. 3, 4 umetnost. 15.33 Upravna koda, st. 26.31 zakona št. 125-FZ).

Razmislite o primeru, kako določiti sejo skladiščenja konsolidiranega računa in računa, pridobljenega v 3. četrtletju leta 2017. Blago je bilo upoštevano, in DDV - za odbitek v istem četrtletju. Na 4 kvadratnih metrih. 2017 Blago se izvaja, njihovi stroški pa se upoštevajo pri izdatkih pri izračunu davka od dohodka.

Obdobje skladiščenja za račun - do 30.09.2021, ker je bila uporabljena za izračun DDV v 3 SQ.2017 (deklarirano odbitek), in izraz se izračuna kot 4 leta po davčnem obdobju, v katerem je bil račun uporabljen, tj. Od 01.10 .2017.

Obdobje skladiščenja blaga je odvisno od njenih kvalifikacij:

• za potrditev pravice do odbitka DDV preštejemo štiriletno obdobje od 01.10.2017 in dobimo 30.09.2021 (po analogiji z računom);
• priznati stroške blaga v izdatkih pri izračunu davka na dohodek, se šteje štiriletno obdobje od 01/01/2018 (ker je davčno obdobje na dohodnino leto) in dobimo 31.12.2021;
• kot primarni dokument računamo na 5 let po enem letu, v katerem se stroški blaga pripoznajo v izdatkih, tj. Od 01/01/2018, in dobimo 31.12.2022.

Kot kaže praksa, v skoraj vsakem modernem domačem podjetju, največji obseg dokumentacije ustvarja računovodstvo. Razumevanje: To je v tem oddelku, ki dela z denarjem, in vsaka taka operacija potrebuje uradno fiksacijo na papirju. Poleg tega je obdobje skladiščenja primarnih dokumentov v organizaciji zakonsko določeno, zato se ne bo mogoče znebiti "kosov", ne bo tako mogoče, da jih bodo morali obdržati vsaj nekaj let in šele po tem ki uničuje. Mimogrede, proces znebiti odpadnega papirja ni lahko, ima številne posebne funkcije. O vsem tem - nadalje.

Dokumenti, dokumenti ...

Če prinesete statistične podatke o številu proizvedenih dokumentov, se izkaže, da je v skoraj vseh modernih domačih podjetjih računovodstva - to je vir 80-90% papirnih dokumentov. Ni nujno, da jih shranite. Omejitve določajo ne le, kaj je najmanjši rok uporabnosti primarnih računovodskih dokumentov pravilen (običajno se giblje od petih let do desetletja), pa tudi v kakšnih pogojih bi morali biti ti predmeti. Hkrati je treba spomniti, da obstaja delitev dokumentacije za začasno skladiščenje in trajno.

Vendar pa, kot kaže praksa, ne v vsakem vodjem družbe, ki jih upravljajo, se ukvarjajo z zapletenostjo, katerih čas skladiščenja za primarne dokumente. Da se znebite sebe od glavobolov, lahko uporabite storitve specializiranih arhivskih podjetij. V takem podjetju natančno vedo, kakšno vrsto dokumentov, koliko časa je treba shranjevati, v kakšnih pogojih, ob upoštevanju pravil. Poleg tega ima takšna organizacija tehnične zmogljivosti, da bi uničila zaupanja vredna skladiščenje dokumentacije, ko je potekel časovni okvir. Res je priročno, vendar vredno denarja. Če želite shraniti, potem boste morali poudariti posebno sobo pod arhivom in izgnan v to, kar je izraz za shranjevanje primarnih računovodskih dokumentov v organizaciji po zakonu.

Hočem - ne želim

Težava, mimogrede, ne izhaja iz nič. Sedanji zakoni določajo čas skladiščenja primarnih računovodskih dokumentov, v okviru katerega koli podjetja, ki ga je treba upoštevati. Iz zakona sledi, da je vsaka obstoječa pravna oseba dodeljena dajatve za ohranitev dokumentacije. To pomeni, da ne igra vloge dejavnosti - ne glede na to, ali gre za samostojni podjetnik, samo vodilni ali večji skrb, še vedno skrbeti za shranjevanje računovodskega poročanja in druge dokumentacije. Pomembno je preučiti zakonodajo o predmetu uveljavljenih rokov za skladiščenje elektronskih primarnih dokumentov, papirja, tako da v primeru konfliktnih razmer z izvajalcem ali pri preverjanju nadzornega organa, ni zaskrbljen. Poleg tega, da se neskladnost s časovnimi intervali, določenimi z zakonom, lahko povzroči precejšnje globe pri preverjanju. Sedanja zakonodaja vsebuje predpise, ki urejajo najmanjši rok uporabnosti primarnih računovodskih dokumentov. Pomembno je, da je podjetje varno, ravnanje zadev v naši državi pa odlikuje zakonitost, v skladu z uveljavljenimi pravili.

Kakšen je izraz za shranjevanje elektronskih primarnih dokumentov, dokument je zdaj ustanovljen, pripoveduje 125. zvezni zakon, ki je bil sprejet oktobra 2004. Na podlagi naslova je namenjen arhivu in pravilnemu poslovanju. V tem uradnem dokumentu je, da se upoštevajo posebnosti skladiščenja uradnih dokumentov, ki jih proizvaja Računovodski oddelek. Tukaj lahko najdete obe funkciji, ki vam omogočata razlikovanje med dokumentacijo začasnega in stalnega skladiščenja in rokov, značilnih za eno ali drugo vrsto papirjev.

Kdo se uporablja?

Odgovornosti za izpolnjevanje minimalnega časa shranjevanja primarnih dokumentov so dodeljene: \\ t

• primerki lokalne uprave;
• vladne agencije;
• podjetniki;
• podjetja;
• vodilne podjetniške dejavnosti.

Upoštevanje zakona bo treba uporabiti za arhivsko dokumentacijo, vključno z osebjem. Celoten dokumentacijski interval, določen v zakonu, mora biti na varnem mestu. Poleg zveznih zakonov so posebnosti skladiščenja primarnih dokumentov in računovodskih registrov prizadete v številne regulativne dokumentacije, ki deluje tako v državi kot celoti kot v vsaki posamezni regiji. Vendar pa je najpomembnejši dokument zgoraj omenjeni 125. pravo, ki zagotavlja popoln seznam dokumentacije, ki ureja trajanje skladišča računovodskih dokumentov.

Zakon na številko 129

Leta 1996 je bil izdan zvezni zakon, namenjen posebnosti računovodstva. Označuje, da lahko računovodstvo oblikuje svojo dokumentacijo na papirju, kot tudi z uporabo različnih strojnih orodij. Hkrati mora podjetje nujno uporabiti kopije dokumentacije na papirju, tako da imajo vsi udeleženci operacij dostop do podatkov o njih. Če kontrolna enota zahteva dostop do dokumentacije, so predstavniki družbe dolžni zagotoviti. Pravica do tega je zaposleni v tožilstvu in predstavnikov Sodišča.

Ustvarjanje, skladiščenje v skladu s časom skladiščenja primarnih računovodskih dokumentov, mora določba na zahtevo izpolnjevati obrazce, določene v predpisih. Dokumente je treba usmeriti na osebo, ki zahteva v papirni obliki. Če to omogoča zmožnosti, ki se uporabljajo pri delu strojev, če se vsi udeleženci strinjajo, se poročanje lahko pošlje v elektronski obliki. To dovoljuje tudi sedanji zakoni naše države.

V skladu s pravili

129. zvezni zakon vsebuje navedbo obveznosti spoštovanja časovnega razporeditve primarnih računovodskih dokumentov. Zlasti v 17. členu se omenja, da mora vsaka pravna oseba nujno shranjevati podobno dokumentacijo, vključno z registri in poročili. Čas časovnega intervala je določena s pravili, ki urejajo primer arhiva na državni ravni. Trajanje tega obdobja ne sme biti manj kot 5 let.

Poseben čas za shranjevanje primarnih dokumentov je vzpostavljen za urejanje računovodskih usmeritev dokumentacije in nekaterih drugih kategorij (programi, ki se uporabljajo na strojih za obdelavo informacij, delovni načrt računov). Seveda, trajanje tukaj je tudi pet let (v nekaterih primerih, to obdobje je mogoče namestiti več), vendar obdobje začne odštevati od trenutka, ko je podjetje zateklo k temu dokumentu za zadnjič. Vodja pravne osebe je oseba, ki je v skladu z zakonom zaupana shranjevanje vse potrebne dokumentacije v skladu s časovnimi intervali. To pomeni, da mora vsak izobraženi in odgovorni šef poznati rok uporabnosti primarnih dokumentov v računovodstvu, če želi ohraniti stanje v podjetju pod svojim nadzorom.

Kot kaže praksa, v mnogih organizacijah redno izvaja popis uradne dokumentacije, in lokalni regulativni akti, ki so odgovorni za shranjevanje dokumentov oseb, s katerimi so inšpekcijski primeri dejansko interakcijo pri spremljanju skladnosti s pravili arhivskega poslovanja.

Ustvarjanje in skladiščenje: vse v skladu s pravili

Na podlagi veljavne zakonodaje lahko računovodje oblikujejo osnovno dokumentacijo in konsolidiramo ne le na papirju, temveč tudi v elektronski obliki; Hkrati pa so obveznosti za ustvarjanje papirja kopij dodeljene pravnemu subjektu, in ko jih zahteva zainteresirana oseba, ki preveri organ, da čim prej pošlje papirne dokumente na naslov. Zbiranje in shranjevanje je treba izvesti v obliki, ki jo določajo obstoječi regulativni akti.

Kakšen je izraz za shranjevanje primarnih dokumentov v računovodstvu, vrstni red tega postopka, pripoveduje seznam dokumentacije, ob upoštevanju tipičnih vodstvenih člankov, ki se pojavljajo med delom katerega koli podjetja. Takšne so bile ustanovljene v letu 2010 v dokumentu, ki ga je odobrilo Ministrstvo za finance in Rosarhiv. Poleg tega je treba upoštevati zahteve davčnega zakonika, ki ureja, da je v vsakem državljanu naše države zaupana štiriletno ohranjanje računovodske dokumentacije. To velja za dokumente, povezane s potrošnim, prihodkovno komponento, kot tudi potrjuje plačilo davkov.

Pridite do točke z umom

Pravilna organizacija procesa v skladu s časom skladiščenja primarnih računovodskih listin vključuje strokovni pristop, ki privablja osebje, ki je odgovoren za obračunavanje dokumentacije, obdelavo arhivskih informacij o organizaciji delovnega toka neposredno. Trenutno v arhivskem primeru praktično ni krajev specializiranega učenja, zato iskanje resnično visokokakovostnega strokovnjaka pogosto ni enostavno. Po drugi strani pa progresivna zakonodaja zahteva, da roki za shranjevanje primarnih računovodskih dokumentov prenesejo, sicer se lahko soočimo s kategorično neprijetnimi globami. Optimalna možnost z dovolj volumetričnim tokom dokumentov je ustvarjanje v stanju oddelka, ki je odgovoren za arhivsko skladiščenje, in zagotavljanje rednega usposabljanja, ki je odgovoren za notranje vire dokumentacije osebja. To vam bo omogočilo, da obdržite pod nadzorom inovacij, določenih v zakonih in izpolnjujejo vse zahteve.

Alternativa, ki vam omogoča tudi upoštevanje rok uporabnosti primarnih dokumentov in v skladu z njeno delovno dejavnostjo, je sodelovanje z mediatorjem, ki se zavezuje, da bo ohranil vrednostne papirje stranke. Vendar pa izberite arhivsko podjetje za sebe - to tudi ni najlažja naloga. Potrebno je skrbno analizirati vse razpoložljive možnosti, da bi dali prednost zanesljivemu podjetju in ne skrbi, da se lahko zapre, in stavba sežiga.

Značilnosti skladiščenja nekaterih vrst dokumentacije

Kot izhaja iz veljavne zakonodaje, mora arhiv posredovati primarno dokumentacijo, pa tudi registre, poročila in bilančne dokumente. Vse te kategorije uradne dokumentacije je treba hraniti v računovodskih prostorih Arhivu v arhiv, medtem ko je pravna oseba dolžna zagotoviti vse pogoje za varnost papirjev: omare morajo biti zaprte, gašenje požarov in drugo varnost - sledijo. V notranjosti podjetja je poseben dokument dodeljen osebi, ki je odgovorna za varnost dokumentacije.

Če se podjetje uporablja, v skladu z zakonom, je treba te dokumente hraniti v varnem ali posebnem kabinetu, prostor, ki zapre in zagotavlja varnost dokumentacije. Primarna dokumentacija sedanjega začasnega intervala, predelana ročno, je treba zbrati ob upoštevanju kronologije v registre, ki se nato pošljejo na arhiv za trajno skladiščenje.

Kaj še bodite pozorni na?

Pri shranjevanju bančnih izjav, blagajnih naročil in poročil o napredovanju je treba ohraniti vso dokumentacijo s kronologijo in prepleteno za skupno sistematizirano skladiščenje. Nekatere posebne kategorije dokumentov (poročila o izmenah, delavnice) se lahko shranjujejo, ne vežejo, temveč v mapah, tako da se nič ne izgubi in se ne uporablja z nepoštenimi cilji.

Ohranjanje dokumentacije, kot tudi pravočasno usmeritev na arhiv, je predvsem območje odgovornosti glavnega računovodje, čeprav po potrebi, lokalni predpisi lahko vsebujejo prenos pooblastil drugi osebi. Izdajanje primarne dokumentacije, poročanje, bilanca stanja je možno le v nekaterih primerih v prisotnosti uradnega reda glavnega računovodje. Na splošno strukturne enote nimajo dostopa do računovodskih dokumentov. Zaseg dokumentacije je možen le, če obstaja specializirana zahteva iz preiskovalnih organov, plovil ali drugih primerov, ki imajo po zakonu pomembna pooblastila. Hkrati je treba zagotoviti uradni odlok, pridobljen v skladu z zakonodajo. Pri umiku je treba pripraviti protokol, katerega kopije poročajo predstavniku organizacije pod slikarstvom.

Rok uporabnosti primarnih dokumentov se odraža v spodnji tabeli.

Značilnosti toka dokumenta

Izraz "pretok dokumenta" se uporablja za kompleks dejavnikov, povezanih z gibanjem dokumentacije, od ustanovitve papirja, preden ga prenese na arhivsko poslovanje. Razvoj grafikona je področje odgovornosti glavnega računovodje, čeprav se v nekaterih podjetjih prenese na strokovnjaka za pretok dokumenta. Ker pa praksa kaže, je vključitev takšnega grafa v računovodsko usmeritev organizacije najbolj pravilen, ki ga nato odobri posebej objavljeno naročilo, ki ga je podpisal glavni uradnik družbe.

S pomočjo grafa lahko usklajete in poenostavite nalogo načrtovanja v podjetju. Urnik upravljanja dokumentov primarne dokumentacije je seznam izvajalcev, začasnih intervalov, v okviru katerega morajo biti dokumenti usmerjeni z računovodstvom, pa tudi roke, za katere se predelajo računovodje. Obdobja poročanja o upogibanju so nujno opisane, vključno s poročili o ravnotežju. Pogosto računovodske usmeritve vsebujejo ureditev rokov za shranjevanje primarnih dokumentov, to obdobje ali enako uveljavljenega zakona, ali pa je imenovana velika, če je potrebna specifičnost podjetja. Ko se poročanja za leto preda, je dokumentacija pripravljena z uveljavljenim postopkom in se pošlje v arhivsko shranjevanje. Hkrati se upošteva, da je v prihodnosti morda treba izvleči koristne podatke iz obsega, prenesenega na shranjevanje. Če želite to narediti, je običajno razdeliti primere v mapo, združenje je pojasnjeno z vsebino. Prepričajte se, da dodelite ustrezno glavo.

Značilnosti primerov za shranjevanje

Vsa dokumentacija, oblikovana med dejavnostmi podjetja, kot je navedeno zgoraj, je razdeljena na namenjeno za začasno skladiščenje in trajno. Pri prenosu vrednostnih papirjev v arhiv je treba vsako od teh kategorij prenesti ločeno, ne da bi v nekaterih mapah mešali uradne papirje. Hkrati je treba kopije shraniti ločeno od izvirnika. Tudi v ločenih mapah bo morala razvrstiti dokumentacijo, ki prikazuje poročila, načrte za leto in četrtine, po mesecih. Ena stvar mora vsebovati en kos dokumentacije.

Za skupino enega primer, lahko uporabite dokumente, ustvarjene v enem obdobju (četrtletje, leto, mesec). Izjema so tako imenovane prehodne kategorije - na primer osebne zadeve, katerih zaprtje ni časovno omejeno v koledarsko leto. Če zadeva vsebuje dokumentacijo, ki nastane v več mesecih, je treba vsak mesec vsak mesec ločiti od drugega posebnega lista vsak mesec, pritrjevanje na to, v katerem obdobju, ki ga blok presega ga. Hkrati pa ji je dovoljeno skupini v eno stvar do 250 listov. Mapa v debelini je lahko 4 cm in manj.

Kaj še bodite pozorni na?

Kot je razvidno iz pravil arhiva, če ima dokumentacija vloga, taka (ne glede na ko je bila sestavljena), se mora pridružiti dokumentaciji, ki jo spremljajo. Na splošno je zaporedje arhiva računovodske dokumentacije zelo pomembno, zato ga je treba upoštevati strogo. Praviloma najprej poročajo, nato pojasnjevalne opombe, po katerih je bila uravnotežena, dopolnjena s priloženimi dokumenti.

Pri organizaciji skladiščenja osebnih računov zaposlenih v podjetju je treba za to dodeliti poseben primer, v katerem se dokumentacija porazdeli v preteklih letih s strogim upoštevanjem kronologije. Letna korespondenca se oblikuje v mapah z navedbo koledarskega leta in se sistematizirajo tudi v skladu z datumi. Vsaka zahteva mora slediti odgovoru.

Nekatere funkcije

Čas skladiščenja, predpisan v davčnem zakoniku, se lahko razlikuje od teh standardov, ki so navedeni v zakonih, ki urejajo računovodske dejavnosti. Pri upoštevanju takšnega neskladja je priporočljivo predvsem upoštevati ta časovni interval, ki nam bo omogočil, da ga uporabimo, če je to potrebno, da ga uporabljamo, tudi če bi bilo eno od obstoječih pravil že sproščeno. Poleg tega se ne bodo morali pritožiti slušni organi. Prav tako je treba zapomniti poseben seznam, objavljen leta 2000, kar kaže na trajanje skladiščenja nekaterih posebnih dokumentacijskih skupin. Ta seznam se redno posodablja in dopolnjuje, zato bi moral glavni računovodja podjetja in oddelka, ki je odgovoren za delovni tok, spremljati aktualne informacije.

Če je bil kršen čas shranjevanja, je odgovornost za vodjo družbe, kljub dejstvu, da je vprašanje ohranjanja v glavnem vključeno v cono odgovornosti glavnega računovodje. Če je naročilo, je kršeno trajanje skladiščenja, je podjetje predpisano v redu. Za uradnika kazen se običajno razlikuje v dveh ali treh tisoč rubljev. Če pa se primarna dokumentacija sploh ne izvaja, lahko kaznujejo globo pet tisoč rubljev za to in še več.