Se necessario, alcuni dipendenti possono ricevere denaro per la rappresentanza o le spese delle famiglie imprese. Hanno il diritto di ricevere denaro sulla base dell'ordine del capo delle persone responsabili, se il loro nome completo. e la posizione è indicata nell'elenco delle persone che hanno questa opportunità.
La spesa di denaro data al dipendente in anticipo è confermata con l'aiuto del documento contabile primario - rapporto anticipato... Il modulo è un modulo unificato n. AO-1, una parte del quale è compilata dal dipendente, la seconda dal contabile.
C'è certi termini presentazione della relazione anticipata da parte della persona responsabile, in cui il dipendente è obbligato a riferire sui fondi spesi.
Dopo aver ricevuto Soldi persona responsabileè obbligato, entro un termine non superiore a tre giorni lavorativi successivi al giorno di scadenza del periodo per il quale i fondi sono stati erogati sul conto, ovvero dal giorno di inizio del lavoro, a presentare una relazione anticipata con i documenti giustificativi allegati (clausola 6.3 della Direzione n. 3210-U).
Se il dipendente non ha speso completamente i soldi, viene redatto un rapporto anticipato per la parte spesa, che indica l'importo del denaro non speso: questo è il ritorno degli importi riportati sul rapporto anticipato.
Inoltre, non è raro che un dipendente spenda prima i propri soldi, quindi porti documenti e riceva un rimborso. In tal caso, deve presentare domanda all'ufficio contabilità con domanda di rimborso delle spese sostenute. Il contabile effettua anche tali calcoli utilizzando un rapporto anticipato. Pertanto, tale situazione può essere attribuita anche alla restituzione degli importi di rendicontazione sul resoconto anticipato.
Se il dipendente non ha effettuato alcuna spesa, restituisce l'importo contabile alla cassa e non redige un rapporto anticipato.
Va ricordato: se il periodo di rendicontazione non ha rispettato il termine per la presentazione della relazione anticipata, questa è considerata una violazione disciplina di cassa(Articolo 15.1 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa).
Consideriamo ora in dettaglio la procedura per la compilazione del documento.
Fronte.
Quindi, sul lato anteriore del modulo n. AO-1, il dipendente ha bisogno di:
Indicare il nome dell'azienda e il codice OKPO.
2. Annotare la data di redazione del documento e assegnare un numero.
3. Nella colonna "report nell'importo" inseriamo l'importo che il dipendente ha speso per le esigenze familiari dell'impresa. Ad esempio, gli furono dati cinquemila rubli e ne spese quattromila. Pertanto, in questa colonna, indica quattromila.
4. Indichiamo il nome e il codice dell'unità strutturale.
5. Successivamente, indica il nome completo. persona responsabile, la sua Numero del personale e professione (posizione).
6. Immettere lo scopo dell'anticipo.
7. Sul lato sinistro della tabella, situata sul lato anteriore del modulo, indicare l'importo ricevuto dalla cassa dell'impresa (o sul carta di credito). Se necessario, indicare l'importo emesso in valuta.
8. Indichiamo l'importo totale dei fondi ricevuti.
9. Indichiamo l'importo speso per bisogni domestici imprese.
10. Indichiamo la dimensione del resto.
Rovescio.
11. On rovescio modulo nelle colonne 1-6, il dipendente deve elencare tutti i documenti (ricevute di vendita, ricevute di cassa, ecc.) Che confermano le spese sostenute dal dipendente, indicando gli importi spesi. I documenti devono essere numerati secondo l'ordine del loro elenco nella relazione preventiva.
Ora su quali informazioni il dipendente deve inserire nelle colonne appropriate:
12. Dopo che il dipendente ha compilato i campi richiesti, deve apporre la sua firma sul modulo con una decrittazione. Successivamente, è necessario trasferire il documento al reparto contabilità. Il contabile verificherà la correttezza del riempimento.
Fronte.
13. Dopo aver ricevuto il modulo, il commercialista deve assicurarsi che sia compilato correttamente. Se non vengono rilevati errori, nella colonna "la relazione è verificata" il contabile prende nota di ciò e mette la sua firma.
Successivamente, il contabile procede alla compilazione ulteriore del modulo.
15. Il contabile compila la parte staccabile del modulo, lo firma e lo consegna al dipendente
Rovescio.
16. Il contabile annota le informazioni nelle colonne 7 e 8. Gli importi delle spese accettate per la contabilità sono qui indicati. La colonna 9 indica i numeri conti contabili a cui sono addebitate le spese. Gli importi indicati dal dipendente e dal commercialista devono essere gli stessi.
Successivamente, il contabile compila il lato anteriore del rapporto anticipato.
Fronte.
17. Nella parte anteriore della tabella di destra, il contabile inserisce le seguenti informazioni:
19. Il direttore approva il documento e lo restituisce all'ufficio contabilità. Successivamente, viene conservato nell'ufficio contabilità dell'azienda per 5 anni. Alla scadenza di questo periodo, viene distrutto.
È possibile scaricare un campione sul nostro sito Web.
Se un viaggio d'affari è pianificato in anticipo ed è incluso nel piano di viaggio, il dipendente può scrivere una domanda per un pagamento anticipato per spese di ufficio... Questi includono alloggio, viaggio verso il luogo del viaggio d'affari e ritorno, pasti. Si tratta di queste spese che deve riportare al suo ritorno a posto di lavoro.
Cari lettori! L'articolo parla di soluzioni tipiche questioni legali ma ogni caso è diverso. Se vuoi sapere come risolvi il tuo problema- contattare un consulente:
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Dopo aver redatto un rapporto di viaggio d'affari, in conclusione, viene indicato l'importo totale dei fondi spesi. Se l'importo è superiore all'anticipo pagato, l'ufficio contabilità deve elencare la differenza. A un costo inferiore, il dipendente deve depositare fondi alla cassa.
Una relazione anticipata è uno dei documenti, la cui preparazione è chiaramente regolata dalla legge. Viene redatto dal dipendente distaccato come prova di tutte le spese sostenute in viaggio di lavoro.
Insieme a lui, i documenti originali per le spese devono essere forniti all'ufficio contabilità. IN schema generale una nota spese è un documento che elenca un elenco delle spese di viaggio.
Appuntamento documento anticipato: conferma di spesa di un anticipo emesso prima di un viaggio di lavoro o ricevuta di fondi spesi dopo un viaggio di lavoro. Ne consegue che la redazione della relazione è obbligatoria.
Atti legali:
Un rapporto anticipato è la base per la contabilità:
Il resoconto del viaggio di lavoro è la fase finale dell'intera procedura: dalla stesura al rientro del dipendente.
Una relazione adeguatamente preparata dovrebbe dimostrare le spese finanziarie, che, a loro volta, incidono sulle tasse.
Il rapporto preventivo deve essere redatto da un dipendente inviato in viaggio d'affari. Dopo il riempimento, viene trasferito al reparto contabilità per la verifica.
Nella fase finale, il documento è firmato dal capo. Vengono elencati i fondi spesi (in assenza di anticipo) o la differenza con una spesa maggiore rispetto all'anticipo.
Come fare una nota spese correttamente in modo che verifica fiscaleè stato accettato?
Il rapporto si riferisce ai documenti responsabilità rigorosa... Viene compilato sotto forma di modulo n. AO-1, viene utilizzato per registrare i fondi emessi a una persona in viaggio d'affari.
Il documento è redatto in una copia su carta o compilato elettronicamente.
Nota che in nuova forma modulo, sono apparse solo righe: la ricevuta del contabile che ha ricevuto una relazione dal dipendente. Il resto del documento non è cambiato.
Come compilare correttamente:
Tutte le spese devono essere documentate. L'elenco dei documenti è riportato di seguito. Devono essere conservati e incollati su un foglio A4 separato all'arrivo.
L'importo da pagare dipenderà direttamente dalle ricevute e dagli assegni forniti.
Un esempio di resoconto anticipato del viaggio di lavoro 2019:
Un esempio di compilazione di un report anticipato Ogni documento deve essere firmato dalla persona che lo ha compilato. Solo dopo è possibile trasferire il rapporto all'ufficio contabilità. Controlla la correttezza del ripieno.
Il capo dell'impresa deve apporre la sua firma sul documento effettuato e Capo contabile... Solo allora possono essere trasferiti i fondi che il dipendente ha pagato in modo indipendente.
Dopo essere arrivato da un viaggio di lavoro, il dipendente deve redigere e presentare un rapporto anticipato entro 3 giorni.
La delibera n. 749 del 13.10.2008 ha istituito un determinato pacchetto di documenti di viaggio:
Tutti i documenti devono essere compilati di conseguenza. Quando li alleghi alla nota spese, ogni documento viene incollato con la colla su un foglio A4.
In caso di violazione dei requisiti o mancanza dei documenti originali indicati nella relazione, l'ufficio contabilità ha il diritto di non pagare le spese sostenute dal dipendente. In caso di pagamento durante una verifica fiscale, verrà rilevata una violazione e verrà comminata una sanzione.
Il reparto contabilità dovrebbe leggere attentamente i documenti che il dipendente fornisce per confermare le sue spese.
Il più comune è un assegno circolare.
Se non indica quale prodotto è stato acquistato, è obbligatorio fornirlo con scontrino o scontrino fiscale.
Tipi di documenti che confermano le spese impegnate:
Quando la relazione è approvata, le operazioni sono le seguenti:
La registrazione di un dipendente nella procedura è un po' più complicata che in Russia.
Le principali spese per un viaggio di lavoro all'estero:
Un viaggio d'affari all'estero è organizzato allo stesso modo di un viaggio d'affari in Russia. Viene emesso un ordine per inviare un dipendente in viaggio d'affari. Indica il numero e la data dell'ordine, cognome, nome, patronimico del dipendente, posizione, destinazione (con il paese), scopo del viaggio di lavoro.
Non viene rilasciato un certificato di viaggio. Le date di partenza e di arrivo sono registrate sul passaporto. All'arrivo, il dipendente prepara un rapporto anticipato e allega i documenti che confermano i costi. I fondi in eccesso vengono restituiti al conto corrente nell'organizzazione. In caso di spesa eccessiva, l'ufficio contabilità li rilascia al dipendente.
Pertanto, abbiamo esaminato come emettere una nota spese. Viene rilasciato dopo ogni viaggio d'affari accompagnato da spese.
Il dipendente deve redigerlo entro 3 giorni dal rientro. L'ufficio contabilità verifica la correttezza del progetto e lo trasferisce al responsabile per l'approvazione. Dopo la firma del direttore, al dipendente vengono trasferiti i fondi se la spesa ha superato l'anticipo.
Se l'anticipo fosse più consumo, il dipendente deve restituirli alla cassa dell'azienda. Se non vuole, contabili in obbligatorio lo detrae dal salario.
Un documento contabile che conferma la spesa dei fondi emessi a un dipendente in anticipo è elencato come rapporto anticipato - un modulo composto da due lati: anteriore e posteriore.
La persona responsabile compila il modulo, allegando i documenti che confermano le spese alla relazione.
Il contabile, dopo aver ricevuto una serie di documenti, li controlla e li fissa sotto forma di una relazione anticipata nei posti assegnati per la compilazione per i contabili.
Il rapporto deve essere firmato con il manager, cancellato importi contabili
Successivamente, la relazione viene inserita in un album di moduli unificati, tenendo conto della qualità transazioni in contanti ridotto a forma uniforme No. AO-1.
I fondi anticipati vengono emessi ai dipendenti dell'impresa se sono previste spese di intrattenimento o aziendali.
Per l'emissione una certa quantità denaro, è necessaria un'ordinanza del capo sulle persone responsabili, che indichi un elenco di persone e le ragioni dell'estradizione.
La persona responsabile sono i dipendenti che hanno diritto a un importo per le spese future ai sensi del rapporto.
Ci sono alcune scadenze in cui una persona è tenuta a redigere una relazione anticipata sui fondi spesi.
Scriviamo un rapporto anticipato usando l'esempio dell'invio di un dipendente in viaggio d'affari.
I dipartimenti contabilità e risorse umane raccolgono e preparano Documenti richiesti in viaggio d'affari:
Su presentazione dell'ordine e in presenza di un ordine di cassa spese, i fondi dalla cassa vengono emessi al responsabile. A determinate spese, il dipendente deve conservare i documenti giustificativi.
Dopo il ritorno da un viaggio di lavoro, il dipendente deve redigere un rapporto anticipato lo stesso giorno e inviarlo all'ufficio contabilità.
Il ragioniere, verificato il verbale, lo traduce in programma speciale ed effettua uno stralcio, conferma la validità del rifiuto.
Se c'è importo non speso, il dipendente paga il saldo alla cassiera o, in caso contrario, i fondi potrebbero essere eccedenti, quindi la persona responsabile viene rimborsata.
Se vi sono carenze dalla precedente relazione anticipata del dipendente, l'emissione del prossimo pagamento anticipato è vietata.
Il lavoratore non ha il diritto di trasferire l'anticipo ad un'altra persona
Tutti i documenti devono essere compilati in conformità con i requisiti, stabilito dalla legge (la legge federale"Informazioni sulla contabilità") per evitare reclami le autorità fiscali, sanzioni successive.
I moduli del rapporto anticipato sono compilati solo secondo il modulo unificato n. AO-1, può essere scaricato da fonti ufficiali su internet.
Ci sono diversi modi di riempimento: usando special software di contabilità oppure un file elettronico in formato (Excel), scaricabile da Internet. Una parte è redatta dalla persona responsabile e l'altra - dal contabile.
Nella prima pagina del modulo di segnalazione, il dipendente deve indicare i dettagli richiesti:
Le finalità per le quali sono stati erogati i fondi sono indicate nella colonna ai fini dell'anticipo.
L'intero elenco è indicato sul retro documenti a sostegno... Le colonne richieste per il riempimento sono da 1 a 6.
La sequenza di indicazione dell'elenco viene eseguita nell'ordine, anche nella relazione stessa, indicando i documenti.
Registrazioni nell'anticipo: vengono indicati in sequenza l'importo della spesa per ogni operazione, l'addebito del conto, il sottoconto.
Dopo aver specificato tutti i totali, il modulo viene firmato e decifrato. Sul fronte sono inseriti gli importi nella colonna "speso", quelli che sono indicati sul lato precedente nella colonna "totale".
Dopo aver accettato il documento per la verifica della relazione anticipata, il contabile deve redigere una ricevuta e consegnarla al responsabile.
Il contabile verifica le operazioni e importi accettati, i numeri dei conti per i quali si effettua l'addebito delle spese, e li indica a lato posteriore forme.
Se sono stati identificati sforamenti o saldi, da precedentemente ricevuti o correnti pagamento anticipato e sulle operazioni della loro contabilità, poi il ragioniere appone segni sulla prima pagina del modulo di relazione.
In caso di spesa di fondi per esigenze aziendali, si consiglia di compilare un separato rendiconto anticipato
Documenti su lingua straniera deve essere tradotto in russo, in conformità con il regolamento sulla gestione contabilità e dichiarazioni contabili nella RF.
Dopo tutte le formalità e le verifiche necessarie del contabile, la nota spese viene presentata per l'approvazione al capo dell'organizzazione.
Il manager scrive la posizione sul fronte del modulo, lo firma con una trascrizione e la data di approvazione. Solo allora si terrà conto della segnalazione.
In caso di mancata tempestiva comunicazione preventiva, si configura una violazione della disciplina del contante.
Considerare casi possibili mancato rispetto delle scadenze per la presentazione di una relazione anticipata, è possibile rivolgersi all'articolo 15.1 del Codice amministrativo della Federazione Russa per chiedere aiuto.
Si precisa che la responsabilità della segnalazione anticipata non è accertata, ma la violazione è registrata. Pertanto, l'organizzazione non può aspettarsi sanzioni dalle autorità fiscali.
Il controllo dei fondi stanziati per le spese è il compito assegnato all'organizzazione, poiché questo è puramente controllo interno manuali.
In caso di mancata restituzione dell'importo da parte della persona responsabile, l'organizzazione ha il diritto di cancellarli dallo stipendio del dipendente, solo ci sono restrizioni sull'importo della ritenuta (articolo 137 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Se il dipendente non è d'accordo con le misure del datore di lavoro, la situazione viene risolta attraverso il tribunale.
Poiché il direttore è la persona responsabile di tutti i fondi di cassa, il debito per la mancata restituzione dei fondi contabili non può essere attribuito al dipendente, ma al direttore. E poi il commercialista è perduto: che fare di quell'anticipo su cui il direttore non ha dato rendiconto?
È necessario scoprire dove includere l'importo dell'anticipo per il quale non esiste una relazione anticipata (da un dipendente o da un amministratore).
Che dire del fatto che un dipendente non presenta in tempo una nota spese?
In precedenza servizio fiscaleè stato detto che l'imposta sul reddito viene detratta da tali importi contabili. Ma, come si è scoperto, questa affermazione non è una norma legale.
Poiché il denaro è registrato per il dipendente come debito verso l'organizzazione, ma non è il suo reddito.
Il dipendente che ha presentato la nota spese dopo estingue il debito. Di conseguenza, l'imposta sul reddito delle persone fisiche non viene detratta da questo reddito.
È sbagliato dire che nel momento in cui il dipendente non ha presentato il rapporto, ha ricevuto automaticamente un reddito. A seguito di queste misure, caricare premi assicurativi non richiesto.
Perché a loro possono essere accreditati solo i pagamenti a favore dei privati e la loro retribuzione. Di conseguenza, al dipendente verrà addebitato il debito e non si verificheranno ratei.
Modulo di esempio del rapporto anticipato, download 
Stand report anticipati un prerequisito... Il dipendente deve rendicontare le spese effettuate in scadenza proprio così.
Un esempio di come compilare il report anticipato 2019 da parte del segnalante si riferisce a segnalazione obbligatoria imprese. Il suo scopo principale è pieno controllo terminato spese finanziarie in organizzazione di bilancio... Con l'aiuto della rendicontazione, non solo puoi controllare il movimento dei fondi spesi emessi per soddisfare le esigenze dell'istituzione, ma anche cancellare le spese spese.
I fondi contabili sono emessi dal capo di un dipendente dell'impresa per l'attuazione della produzione generale o spese generali di esercizio... Per gli importi emessi, il dipendente deve darne tempestiva comunicazione mediante denuncia anticipata. Ecco perché un dipendente, dopo aver ricevuto fondi per le esigenze dell'impresa, è chiamato persona responsabile.
Dal 2014, non solo i dipendenti diretti dell'impresa possono ricevere un pagamento anticipato, ma anche i dipendenti freelance che hanno stipulato con il datore di lavoro contratti civili(Clausola 5 della Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa n. 3210-U del 03/11/2014).
I fondi responsabili possono essere trasferiti a funzionari responsabili non solo in denaro contante, ma anche a una carta bancaria tramite bonifico bancario (Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa n. 03-11-11 / 42288 del 25.08.2014).
Il datore di lavoro può anche definire la cerchia dei dipendenti responsabili in ordine speciale... I dipendenti, a loro volta, devono accettare tale nomina. L'ordine della direzione approva l'elenco dei dipendenti responsabili che possono ricevere fondi responsabili.
Tutte le persone responsabili devono obbligatorio rendicontare le spese sostenute, allegando la documentazione di supporto, e presentando in tempo utile una relazione all'ufficio contabilità.
Parliamo dei tempi del calcolo. Nella corrente anno finanziario termine per la presentazione di una relazione anticipata da parte del segnalante, così come l'ordine di riempimento, è rimasto lo stesso.
Le disposizioni della clausola 6.3. Istruzioni Della Banca Centrale Russia del 11.03.2014 n. 3210-U legalmente approvato termini per la presentazione della relazione anticipata da parte del responsabile... La documentazione deve essere presentata in tempo: la relazione deve essere redatta e presentata all'ufficio contabilità entro 3 giorni dalla partenza del dipendente per lavoro.
Non esiste un unico tipo formale regolamentato dalla legge. Un contabile può redigere un rapporto anticipato in conformità con il modulo unificato n. AO-1 o sviluppare un modulo di rapporto personale emettendo un ordine corrispondente.
La documentazione può essere conservata sia in formato cartaceo che in in formato elettronico... Se la compilazione dell'istituto è fornita in modulo elettronico, quindi AO è firmato firma elettronica ciascuno dei partecipanti al processo di responsabilità.
Esistono una serie di regole di riempimento generalmente accettate (Risoluzione del Goskomstat n. 55 del 01.08.2001):
Devi riflettere le informazioni:
La parte anteriore include anche i dati sul movimento e la cancellazione del pagamento anticipato e sui conti analitici, che riflettono la contabilità dei fondi nell'organizzazione. Tutte le informazioni completate sono certificate dalle firme del contabile responsabile che ha emesso il denaro e accettato restituzione di importi contabili su una relazione anticipata, così come il capo contabile e il dipendente che hanno ricevuto la quantità richiesta di presentazione.
Il contabile compila una ricevuta a strappo che conferma la verifica dei documenti primari. Dopo la registrazione e la separazione, rimane alla persona responsabile.
Sul retro, il dipendente inserisce una ripartizione dettagliata delle spese per il rapporto e il contabile responsabile indica l'importo per la contabilità e il conto attraverso il quale verranno registrati i costi.
La reportistica anticipata viene generata in un'unica copia originale. Poiché è incluso nella nomenclatura flusso documentale interno istituzioni, non è necessario apporre un timbro.
Correzioni escluse! Con l'ammissione di macchie e ancora di più errori, dovrai redigere un nuovo modulo.
Non sarà difficile compilare una nota spese. Dovrebbe essere formato a tempo debito funzionario responsabile e un ragioniere.
Il dipendente che ha ricevuto il conto in contanti compila il lato anteriore.
Deve fornire le seguenti informazioni:
Dopo aver fatto informazioni primarie il dipendente responsabile deve compilare la sezione tabellare del rapporto.
Se sei guidato dal modulo AO-1, il dipendente deve inserire le informazioni nelle tabelle sinistra e destra.
La tabella di sinistra mostra i dati sui fondi anticipati:
La tabella a destra mostra informazioni contabili: conti e sottoconti sui quali verrà effettuato l'anticipo, indicando dimensioni esatte costi. Questa parte è completata dal ragioniere.
La parte anteriore del documento contiene anche lo spazio per la delibera del capo contabile. Dopo aver verificato le informazioni della tabella e dei documenti forniti in tempo, il capo contabile prescrive l'importo della rendicontazione in cifre e in parole.
Se c'è una spesa eccessiva sull'anticipo o, al contrario, sul saldo dei fondi, anche questo deve riflettersi nella rendicontazione. Viene indicato anche il reddito (spesa) vaglia in contanti, in base alla quale sono state effettuate operazioni con i saldi.
Dopo la parte tabellare del rapporto, vengono firmati il contabile, il cassiere e il capo contabile.
Innanzitutto, la tabella contiene i dettagli e i nomi di tutte le domande - documentazione di supporto (assegni, fatture, biglietti, ricevute). È necessario registrare non solo il loro numero e la data, ma anche l'importo esatto della contabilità e i conti, i sottoconti su cui verranno eseguite queste operazioni. Parte tabulare sul retro certifica con la sua firma la persona che ha ricevuto l'anticipo.
Al termine viene redatta una ricevuta contabile, che verrà tagliata e consegnata al dipendente. La parte di interruzione conferma il fatto che il dipendente si è presentato per il pagamento anticipato e ha fornito tutti i documenti necessari. Il ragioniere inserisce i dati sotto la sua firma: nome completo. dipendente responsabile, i dettagli di AO-1, l'importo del pagamento anticipato in lettere, il numero di documenti giustificativi e la data in cui il dipendente ha riferito. Il contabile firma il documento solo se le relazioni vengono presentate in tempo.
Come accennato in precedenza, la relazione anticipata deve essere presentata in tempo utile all'ufficio contabilità. Allo stesso tempo, l'azienda ha il diritto di determinare il proprio termine per la presentazione di una relazione, garantendo questo standard nel proprio locale atti legali così come in politica contabile.
Dopo che la relazione sul pagamento anticipato è stata inviata all'ufficio contabilità, deve essere verificata. Il commercialista deve verificare non solo la correttezza della compilazione della documentazione, ma anche la correttezza importi versati, e la loro conformità ai controlli presentati e ad altri registri di conferma.
Dopo il controllo, il contabile compila il lato anteriore del rapporto e consegna al dipendente responsabile una ricevuta a strappo che conferma la consegna dei rapporti anticipati.
Nel caso in cui un dipendente compili in relazione a un viaggio di lavoro, la procedura per il trattamento rimane la stessa. Anche la denuncia deve essere presentata entro tre giorni dal momento in cui il dipendente rientra sul posto di lavoro, ei documenti primari giustificativi del viaggio di lavoro saranno i biglietti di viaggio (aereo e ferroviario), le fatture per i servizi alberghieri, gli assegni. Rimane senza conferma solo l'indennità giornaliera.
È redatto in una copia e firmato da tutti i dipendenti responsabili.
Un problema a parte: i rapporti imprenditori individuali e la tempistica della loro presentazione. Ad esempio, se un singolo imprenditore ha la capacità di mantenere la contabilità aziendale, non ha bisogno di compilare rapporti anticipati. In caso di mantenimento contabilità aziendale Il singolo imprenditore deve compilare un libro contabile delle entrate e delle spese in conformità con regole stabilite... SP dovrebbe essere resoconti finanziari per ufficio delle imposte ai fini di una corretta procedura di tassazione. Tuttavia, vale la pena ricordare che è possibile conservare i registri aziendali solo se l'imprenditore ha elaborato un sistema di tassazione semplificato. In tali casi i rendiconti sono redatti sulla base delle spese effettivamente sostenute e delle operazioni effettuate.
Se un imprenditore individuale fa parte del sistema fiscale principale, redige un rapporto anticipato con le stesse modalità e con gli stessi tempi dell'azienda. Secondo le Direzioni 3210-U, i rapporti possono essere generati in programmi di contabilità specializzati.
La procedura per la redazione di una relazione anticipata per i singoli imprenditori:
Pertanto, non è richiesta la presenza di una relazione anticipata del responsabile di un singolo imprenditore che fa parte del sistema fiscale semplificato. La normativa non prevede regolamenti, stabilendo l'obbligo e le scadenze per la presentazione delle rendicontazioni di anticipo per i singoli imprenditori su base semplificata.
La situazione è simile per i singoli imprenditori su UTII. Tutti in arrivo e transazioni di spesa riflessa nel registro delle entrate e delle spese e confermata rispettivamente da ordini di credito e di debito. Tutta la documentazione e le relazioni sono confermate dalla firma del singolo imprenditore. Coordinate bancarie e ordini di spesa sono iscritti nel libro contabile secondo i termini della loro esecuzione.
Un rapporto anticipato è un documento primario che viene redatto per la relazione di un dipendente sulla spesa per l'acquisto di beni, servizi, lavori. Compiliamo insieme un report anticipato: consideriamo l'intera catena di operazioni, il cui risultato sarà redazione corretta relazione anticipata. Potrai scaricare il modulo della relazione anticipata alla fine di questo articolo.
L'organizzazione deve sviluppare e approvare i regolamenti locali che disciplinano la procedura per la circolazione del denaro contante, compresa la sua emissione alle persone responsabili. Questi documenti sono:
Pertanto, gli importi contabili vengono emessi solo in un ordine specifico basato sull'ordine del direttore della società e / o sulla domanda del dipendente.
La procedura generale per l'emissione di fondi a fronte di una relazione è stabilita dalla clausola 6.3 della procedura n. 3210-U. Di conseguenza, un'entità può emettere liquidità contabile nei seguenti modi:
Puoi dare contanti ai dipendenti con cui hai stipulato contratto di lavoro o un contratto civile (vedi Lettera della Banca Centrale della Federazione Russa del 02.10.2014 n. 29-R-R-6/7859).
Immediatamente prima dell'erogazione dei fondi, il dipendente dell'ufficio contabilità dell'impresa deve verificare la presenza del debito del dipendente sugli anticipi emessi anticipatamente. Se non ci sono tali informazioni (il dipendente non ha riferito sui fondi precedentemente emessi), non ha diritto a ricevere altri importi contabili (paragrafo 3, clausola 6.3 della procedura n. 3210-U).
Il modulo di relazione anticipata 2019 è rimasto invariato. Non dimenticare che i documenti giustificativi devono essere allegati alla relazione anticipata.
La legge non contiene requisiti per domanda obbligatoria forme unificate dei documenti contabili primari. Allo stesso tempo, ogni fatto vita economicaè soggetto a registrazione da parte del documento contabile primario, che è determinato dal comma 1 dell'art. 9 della Legge n. 402-FZ. Le organizzazioni hanno il diritto di scegliere:
Scarica il modulo del rapporto anticipato nel modulo n. AO-1 nel formato Tabelle di Excel puoi liberarlo alla fine dell'articolo, e un esempio di riempimento è mostrato nella figura sottostante.
Tutti i documenti primari applicati devono essere approvati nella politica contabile (Legge n. 402-FZ, clausola 4 PBU 1/2008 "Politica contabile dell'organizzazione").
Dopo aver ricevuto i fondi, il responsabile è obbligato, entro un termine non superiore a tre giorni lavorativi dal giorno di scadenza del periodo per il quale i fondi sono stati emessi sul conto, o dal giorno di inizio del lavoro, a presentare un anticipo relazione con gli allegati documenti giustificativi (punto 6.3 della Direzione n. 3210-Y) all'ufficio contabilità. Se il rapporto anticipato non viene redatto in modo tempestivo, si tratta di una violazione della disciplina in contanti (articolo 15.1 del Codice amministrativo della Federazione Russa).
Consideriamo come compilare un report anticipato (vedi sotto per un esempio di compilazione nel 2019). Ad esempio, è adatto il modulo unificato AO-1 "Rapporto avanzato".
La persona segnalante inserisce i dati nei seguenti campi.
Riempimento fronte modulo n. AO-1:
Compilando il retro del modulo n. AO-1:
finanziario o servizio di contabilità controlla i campi compilati dalla persona segnalante e compila inoltre i seguenti campi:
Dopo aver verificato la correttezza della compilazione del documento, l'accuratezza, nonché uso mirato dei fondi emessi, il modulo viene inviato per l'approvazione al capo dell'organizzazione.
Dopo l'approvazione del rendiconto preventivo, sul suo retro, gli importi sono indicati nella colonna “Importo di spesa ammessa a contabilizzazione” con l'indicazione dei conti contabili ai quali saranno imputate le spese del segnalante. Segnalazione anticipata, le operazioni su di essa devono corrispondere alle registrazioni effettuate nei libri contabili. Poi ci sono calcoli finali con una persona responsabile.
La parte staccabile del rapporto anticipato viene restituita al dipendente. Questo stub è la prova della segnalazione di fondi responsabili.
I documenti giustificativi possono essere suddivisi approssimativamente in due gruppi:
Tutti i documenti giustificativi devono contenere dettagli richiesti: nome della controparte, data, contenuto del fatto di vita economica, quantità, costo, nonché nome, cognome, carica e firma del soggetto che ha redatto la segnalazione.
Considera le caratteristiche del riempimento tipi diversi documenti a sostegno.
Il pagamento effettivo (ovvero il fatto che la persona responsabile abbia speso il denaro ricevuto) è confermato da un assegno del registratore di cassa o da un rigoroso modulo di responsabilità (di seguito - SRF). I moduli devono contenere i dati obbligatori previsti dall'art. 4.7 54-FZ.
Tenendo conto delle specificità dell'attività o delle peculiarità della loro ubicazione, le controparti effettuano i regolamenti senza utilizzare la CCP (clausole 2, 3, 5-7, articolo 2 della legge n. 54-FZ).
I dati obbligatori dell'SSO sono:
SRF dovrebbe contenere informazioni sulla tipografia (nome, indirizzo, TIN); in una linea speciale modo tipografico la serie e il numero del modulo devono essere contrassegnati.
Lo scontrino non ha forma unificata... Di conseguenza, ogni organizzazione ha il diritto di sviluppare moduli in modo indipendente. Questo vale anche per le fatture. È necessario verificare solo la presenza dei dati richiesti nel modulo.
Va notato che questi documenti sono documenti di spedizione e non contengono conferma di pagamento, rispettivamente, non riducono l'importo degli importi di segnalazione, tranne nei casi in cui acquisto di beni e materiali effettuato da contribuenti UTII non usando il PCC. In questo caso, la conferma dei costi sarà una ricevuta di vendita (vedi Lettera del Ministero delle Finanze della Russia del 19.01.2010 n. 03-03-06 / 4/2, del 11.11.2009 n. 03-01- 15 / 10-499, del 06.11.2009 n. 03-01-15 / 10-492, del 01.09.2009 n. 03-01-15 / 9-436).
La fattura è documento fiscale fornendo in questo caso la possibilità di accettare la detrazione dell'IVA dal bilancio. Si prega di notare che le fatture individui che acquistano beni (opere, servizi) per contanti, vengono rilasciati solo se esiste una procura a ricevere questo modulo (clausola 7 dell'articolo 168 del TUIR).
universale documento di trasferimentoè sia un documento fiscale che di spedizione. Secondo la FRT, puoi accettare contemporaneamente merci e materiali e prendere in considerazione l'IVA per la detrazione dal budget.
La fattura e l'UPD non sono documenti che confermano il pagamento di beni materiali, rispettivamente, non riducono l'importo degli importi di rendicontazione.
Nel 2019 sono state introdotte nuove fatture e moduli UPD!
L'ordine di documentare spese di viaggio e di intrattenimento. Di seguito notiamo punti chiave per questi gruppi di costo.
Dopo che le modifiche avranno effetto, adottato con delibera Governo n. 749 "Sulle specifiche della direzione dei lavoratori in viaggi d'affari"(di seguito Delibera n. 749), moduli di certificato di viaggio d'affari, incarico di servizio e le relazioni sul lavoro svolto in viaggio d'affari sono facoltative. Le organizzazioni hanno il diritto a localmente atto normativo prevedere la necessità di compilare tali moduli.
Se l'organizzazione decide di non candidarsi certificati di viaggio, quindi per confermare l'indennità giornaliera, è necessario allegare alla relazione anticipata sul viaggio di lavoro dichiarazione contabile forma libera... La forma del certificato dovrebbe essere approvata come parte della politica contabile.
La legislazione non limita l'importo dei pagamenti sotto forma di indennità giornaliera per i dipendenti dell'organizzazione. L'importo delle indennità giornaliere deve essere approvato con ordinanza o indicato nel regolamento sulle spese di viaggio. L'indennità giornaliera è esentata dal pagamento dei premi assicurativi per un importo non superiore a 700 rubli per ogni giorno di viaggio d'affari nel territorio della Federazione Russa e non più di 2500 rubli per ogni giorno di permanenza in viaggio d'affari all'estero(Clausola 2 dell'articolo 422 del TUIR). Nella stessa misura, l'indennità giornaliera non è inclusa nel reddito del lavoratore se imposta sul reddito delle persone fisiche(Clausola 3, Articolo 217 del Codice Fiscale della Federazione Russa).
Non va dimenticato che durante i viaggi di lavoro nell'area da cui il dipendente ha la possibilità di tornare a casa giornalmente, o quando il dipendente viene inviato a gita di un giorno, le diarie non sono corrisposte (clausola 11 della delibera n. 749).
Una relazione anticipata su un viaggio d'affari 2019 deve essere compilata tenendo conto del parere del Ministero delle finanze di cui alla lettera n. 03-03-06 / 1/35214 del 06.06.2017. Questa lettera spiega che se il biglietto viene acquistato elettronicamente, ai fini dell'imposta sul profitto prove documentali sono la ricevuta Biglietto elettronico e carta d'imbarco.
In questo caso, la carta d'imbarco deve confermare l'avvenuta prestazione del servizio di trasporto aereo alla persona responsabile. Di norma, questo requisito è un timbro di ispezione.
In assenza di timbro di verifica sulla carta d'imbarco elettronica stampata, il contribuente deve confermare il fatto di fornire al soggetto responsabile il servizio di trasporto aereo in altro modo.
Spesso biglietto comfort superiore include il costo dei servizi (un insieme di cibo, beni di prima necessità e articoli per l'igiene, inclusi vestito da letto, stampe eccetera.).
Il Ministero delle Finanze, in una lettera n. 03-03-RZ / 37488 del 16 giugno 2017, ha spiegato come viene preso in considerazione il costo dei servizi aggiuntivi.
Il costo non è soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche servizi aggiuntivi quando si viaggia in carrozze di lusso (clausola 3 dell'articolo 217 del Codice Fiscale).
Ai fini della tassazione degli utili delle organizzazioni, il costo dei servizi aggiuntivi è preso in considerazione per intero come parte delle altre spese (clausola 12, comma 1 dell'articolo 264 del TUIR).
Ma per l'Iva il parere è opposto: se l'importo tariffe aggiuntive e i servizi si formano tenendo conto del costo dei servizi di ristorazione, l'importo dell'IVA non è deducibile (clausola 7 dell'articolo 171 del Codice Fiscale della Federazione Russa).
Nessuno degli attuali atti normativi contiene indicazioni sul volume e sulla procedura per il trattamento delle spese di rappresentanza. Procedendo da ciò, l'organizzazione deve sviluppare e approvare autonomamente nella politica contabile o in uno speciale atto normativo un elenco di documenti giustificativi che confermino la validità e gli obiettivi aziendali delle spese di rappresentanza effettuate dalle persone responsabili.
Per riflettere correttamente i costi di ricezione e assistenza delle delegazioni russe e straniere, ti consigliamo di redigere seguenti documenti(vedi Lettere del Ministero delle Finanze n. 03-03-06 / 4/26 del 22.03.2010 e n. 03-03-06 / 1/807 del 13.11.2007):
I rapporti devono essere accompagnati da documenti che confermano l'acquisto di prodotti, souvenir e altri articoli di inventario.
Le spese per spese di rappresentanza comprendono le spese per un importo non superiore al 4% delle spese del contribuente per la retribuzione del lavoro per il periodo di rendicontazione (fiscale). Le seguenti spese non sono riconosciute come spese di rappresentanza:
La data di riconoscimento delle spese di rappresentanza, redatta per il tramite del responsabile, è la data di approvazione da parte del responsabile dell'organizzazione della relazione anticipata.
Per scopi contabilità fiscale i documenti devono essere conservati per 4 anni (comma 8 del paragrafo 1 dell'articolo 23 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Va notato che se viene ricevuta una perdita, i documenti che confermano i costi devono essere conservati per 10 anni (clausola 4
