Imprenditori e impiegati al lavoro si trovano di fronte alla necessità disegno corretto documenti multipagina. Come sapete, le autorità di regolamentazione e le organizzazioni di livello superiore sono pignoli riguardo all'esecuzione di documenti aziendali e quindi a volte sorgono difficoltà. Scopriamo come cucire e numerare correttamente i documenti in modo che quando vengono inviati non sorgano domande inutili.
Sembra che non ci sia nulla di complicato nel cucire le carte. Ma in realtà, non tutto è così semplice. C'è certe regole con cui è fatto. Se vuoi creare un raccoglitore di giornali o riviste da utilizzare all'interno di un'organizzazione, questa è una cosa. Ma se ti trovi di fronte al compito di preparare documenti per l'archivio o le tasse, o da qualche altra parte, allora devi affrontare il lavoro con piena responsabilità, altrimenti rischi di riavere i documenti. Il motivo del rifiuto potrebbe essere un design errato.
Ci sono molti casi del genere. E tutto a causa del fatto che non sappiamo come cucire e numerare correttamente i documenti. È improbabile che un modello di esempio venga fornito nell'ufficio delle imposte o nell'archivio.
Ora c'è un numero sufficiente di aziende impegnate nel firmware dei documenti. Puoi utilizzare i loro servizi. Hanno sicuramente molta esperienza. Offriranno una vasta gamma di coperture. Ma questo non è sempre conveniente. Il fatto è che le tipografie possono essere sopraffatte dagli ordini. E tu, supponiamo, hai urgente bisogno di fare questo lavoro. Come essere allora? Resta solo da affrontare questo problema da solo.
Inoltre, in condizioni di economia, la direzione non è sempre pronta a pagare costi aggiuntivi, e quindi questo tipo di lavoro ricade sulle spalle di segretarie e contabili. Ciò significa che è meglio capirlo una volta da soli, in modo che in futuro non ci siano problemi. Questa conoscenza può tornare utile.
Vorremmo notare che non ci sono standard uniformi su come cucire i documenti. A proposito, strutture statali inoltre non forniscono alcun chiarimento su questo punteggio. Quindi, devi capirlo da solo. In questo saremo aiutati dalle raccomandazioni metodologiche del lavoro d'ufficio (ordinanza di Rosarkhiv del 23.12.09).
Prima di iniziare il lavoro vero e proprio, è necessario prepararsi. Avrai bisogno dei seguenti materiali:
In generale, l'intero processo può essere suddiviso approssimativamente in tre fasi. Il primo è la preparazione, il secondo è il firmware stesso, il terzo è la garanzia documento finito.
Parlando di come cucire i documenti, è necessario ricordare una sfumatura come il design della copertina. Certo, la tipografia ti offrirà belle opzioni, ma non sono sempre necessarie se viene non sulla tesi.
Per un piccolo raccoglitore è sufficiente una copertina di carta. Se è previsto un utilizzo a lungo termine dell'archiviazione (ad esempio, l'archiviazione per più di 25 anni), utilizzare cartone spesso.
La copertina può essere taglia standard(formato A4) e non standard. Dipende già dal formato dei fogli da rilegare. La copertina dovrebbe adattarsi alle dimensioni del documento.
Quando si preparano le carte per il cucito, è imperativo numerare le pagine. La presenza della numerazione è un prerequisito registrazione. "Cosa serve?" - tu chiedi. Per rendere impossibile l'estrazione inosservata, rimuovere alcuni fogli. Questo punto è molto importante. Pertanto, parliamo di come cucire e numerare i documenti. Ci sono alcune sfumature qui.
Quando si annota la numerazione, è necessario ricordare le regole:
Per capire come cucire e numerare correttamente i documenti (un esempio è fornito nell'articolo), è necessario considerare passo dopo passo la sequenza di azioni.
Prima di ciò, dovresti assicurarti della correttezza del deposito. Guarda con particolare attenzione i numeri di pagina. Se risulta che alcuni di essi mancano, è possibile inserire una numerazione aggiuntiva delle lettere. Tutte le foglie rimarranno sotto il loro numero, e su quelle mancanti dovresti scrivere un numero con foglio precedente e una lettera.
In errori grossolani ha senso barrare attentamente ciò che è stato scritto e inserire la voce corretta accanto ad esso. Tutte le modifiche apportate devono essere riportate nella nota di conferma.
Prima di cucire i documenti con i fili, è meglio verificare la correttezza dell'esecuzione dell'intero Caso. Dopotutto, non vorrei ricamarlo più tardi. Di norma, al suo interno ci sono diversi pacchi di carte. Assolutamente l'intero elenco deve essere elencato nell'inventario. Viene redatto dal responsabile, indicando la data. L'inventario non è numerato.
Se tutti i documenti sono preparati, puoi iniziare a cucire. Per fare questo, hai bisogno di fili speciali o puoi usare lo spago. Certo, non ha senso cucire alcune foglie con un filo duro, puoi prenderne una normale piegata a metà.
Quindi, andiamo direttamente alla domanda su come cucire documenti con fili. Foto da descrizione dettagliata servirà come aggiunta visiva all'algoritmo delle azioni. Per cominciare, è necessario allacciare i fogli in modo che in seguito sia possibile leggere facilmente le informazioni presentate su di essi. Per questo, i fori vengono praticati dal bordo sinistro, a circa una distanza di un centimetro e mezzo. Dovrebbero esserci tre fori. Si trovano uno sopra l'altro. Le forature possono essere eseguite con una perforatrice quando la pila di fogli è piccola. Per volumi spessi, avrai bisogno di un punteruolo. Preparate il filo, ma non fatelo troppo lungo, saranno sufficienti settanta centimetri.
Come cucire correttamente i documenti? Di seguito è riportato un esempio di come viene svolto il lavoro. Per semplicità di spiegazione, assegniamo i numeri ai fori: in alto - 1, in mezzo - 2, in basso - 3.
La cucitura deve essere iniziata dal retro della custodia facendo passare un ago attraverso il foro 2 in avanti. In questo caso, un'estremità del filo rimarrà dietro. Quindi, attraverso 1 foro, l'ago viene nuovamente portato fuori sul retro. In quel momento, quando l'ago e l'estremità libera del filo sono dietro il documento, devi spostarti di nuovo sul lato anteriore e poi di nuovo sul retro.
Abbiamo praticamente capito come allegare i documenti. C'è poco da fare. Una volta che tutti i fogli sono stati fissati, puoi tranquillamente legare i fili a un nodo sul retro della custodia.
Deve essere ben stretto in modo che in seguito possa essere sigillato con una nota di attestazione. Le estremità dei fili devono essere lasciate libere da sotto l'adesivo.
Bene, come puoi vedere, non c'è nulla di difficile nel decidere come cucire documenti con fili. Le foto presentate alla vostra attenzione ne sono una conferma diretta. Non ci resta che certificare i fogli emessi.
Questa si chiama "firma di certificazione". Per realizzarlo, devi prendere un piccolo pezzo di carta di 5 x 6 centimetri e incollarlo sul retro in modo che copra il nodo. Le estremità del filo dovrebbero uscire da sotto di esso e pendere liberamente.
Questa nota dovrebbe indicare quante pagine sono state cucite. Quindi vengono apposti la firma del direttore, la data e il sigillo dell'organizzazione. In generale, la firma dell'autorizzazione viene effettuata o dall'amministratore della società o da uno dei supplenti. Il sigillo stesso è posizionato in modo che una parte cada sull'ultimo foglio della confezione e l'altra sulla banconota.
Abbiamo già detto che i documenti archiviati vengono consegnati all'archivio per l'archiviazione, inoltre, nelle attività quotidiane di un'impresa, è molto spesso necessario fissare fasci di fogli. Questi possono essere contratti e rapporti alle autorità fiscali o ad altre autorità di regolamentazione. A proposito, l'ufficio delle imposte è generalmente molto requisiti rigorosi su questo punteggio. Non è consentita una pinzatrice. Questa è considerata una violazione grave.
In generale, il Ministero delle Finanze dà anche propri consigli come flashare i documenti. Ad esempio, un raccoglitore non può essere molto voluminoso. Dimensione ottimale- fino a cinquanta pagine. Se i documenti sono molti, è meglio suddividerli in più Casi. Ci deve essere una numerazione continua in numeri arabi. Le foglie sono cucite con un filo grosso, che è necessariamente legato sul retro del documento finito. Dall'alto, il nodo è sigillato con una nota di conferma, che deve essere redatta secondo tutte le regole. Non dimenticare che su di essa è apposto il numero di fogli della Cassa. Per le autorità di regolamentazione, è molto importante avere una firma su una nota di conferma. Solo il direttore o altra persona avente l'autorità a farlo ha il diritto di metterlo. Tutto questo è certificato da un sigillo. La sua impronta dovrebbe trovarsi in modo da catturare parte del foglio e della nota. In effetti, tutte queste raccomandazioni ripetono le informazioni che abbiamo delineato sopra. Abbiamo ritenuto necessario portarli in modo che tu possa assicurarti di fare tutto correttamente, secondo le istruzioni delle autorità superiori.
L'ufficio delle imposte impone un requisito inequivocabile per l'integrità e la sicurezza non solo dei documenti stessi, ma anche delle copie. Inoltre, le fotocopie sono anche archiviate in un fascicolo separato.
Abbiamo parlato nell'articolo di come cucire correttamente i documenti con i fili per l'archiviazione con l'archivio e le autorità di regolamentazione. A volte sorgono controversie in merito alla progettazione dei depositi, perché non esiste un documento che darebbe spiegazioni precise su questo tema, e anche con commenti. Pertanto, bisogna concentrarsi sugli standard adottati nel lavoro d'ufficio. Va ricordato che le agenzie governative in cui si inviano i documenti possono avere i propri requisiti per la registrazione. Pertanto, è meglio chiarire sempre tali informazioni in anticipo al fine di evitare errori e restituire la documentazione per la revisione. Dopotutto, ci possono essere sfumature ovunque.
Vuoi organizzare una grande quantità di documentazione? Scopri quali regole per cucire i documenti devi seguire quando usi documenti ufficiali nel lavoro d'ufficio o li trasferisci in un archivio.
Il firmware del documento è ottimo modo sistematizzare un grande volume documentazione di lavoro... Viene utilizzato sia nel lavoro d'ufficio corrente (ad esempio, quando si trasferiscono documenti per la verifica), sia in ... Il processo stesso, nonostante la sua apparente semplicità, è importante momento organizzativo... Gli errori possono avere gravi conseguenze:
Se i documenti ufficiali non sono correttamente cuciti, l'archivio o le autorità di vigilanza statali possono non accettarli per la conservazione o la verifica.
Una documentazione mal strutturata può essere un motivo per cui le parti interessate si rifiutano di collaborare.
Se le carte non sono cucite in modo ordinato e di scarsa qualità, aumenta il rischio di scioglimento della custodia cucita o la sostituzione di carte ufficiali importanti. Questo, a sua volta, può complicare i controlli successivi.
Documenti ufficiali lampeggianti sono necessari per evitare la perdita accidentale della documentazione. Se la cartella è cucita, tutti i fogli al suo interno sono fissati saldamente e sostituire un singolo foglio diventa una sfida. Questo aiuta a proteggere dalla contraffazione. Inoltre, le custodie cucite sono più compatte. Sono molto più facili da memorizzare e organizzare.
È importante ricordare che non tutti i documenti aziendali devono essere pinzati, ma solo quelli multipagina destinati al trasferimento alle autorità di registrazione o di regolamentazione. Inoltre, i documenti ei file di gara vengono cuciti prima di essere trasferiti all'archivio.
Esistono diversi tipi principali di documentazione che vengono solitamente cuciti:
Tra le eccezioni c'è la documentazione presentata all'ufficio delle imposte. Di norma, non è cucito, perché complica il lavoro successivo con esso.
Attualmente uniti regole per cucire documenti con fili Su GOST non esiste. Lo standard unificato che definisce la terminologia del lavoro d'ufficio (GOST R 51141-98 "Lavoro d'ufficio e attività d'archivio") non contiene una descrizione di questa procedura. Quindi, su livello legislativo il processo è regolato solo dalle raccomandazioni approvate da Rosarkhiv (ordinanza n. 76 del 23.12.2009). Nella clausola 3.5.3. di queste raccomandazioni sulla preparazione delle pratiche per il trasferimento in archivio, si indica che completa la registrazione la causa prevede, tra le altre operazioni, l'archiviazione e la rilegatura della causa. Nell'appendice n. 24 a questo oggetto la procedura è descritta più dettagliatamente.
A causa della mancanza di regole rigide e univoche, la preparazione dei documenti per il trasferimento a varie autorità è notevolmente complicata: devi essere guidato da diverse raccomandazioni.
Esistono diversi modi comuni per unire la documentazione.
Le cucitrici o i raccoglitori di libri accelerano notevolmente il processo di rilegatura dei documenti. Tali dispositivi per la cucitura di documenti consentono di pinzare il contenuto un gran numero di fogli utilizzando una molla di plastica o di metallo. Una volta fissata alla plastica, la cartella può essere facilmente ricamata.
In alcuni casi, ad esempio, quando , si consiglia di utilizzare un legante termico. Questo è un dispositivo per l'incollaggio adesivo senza soluzione di continuità. Tale incollaggio è ottimale per un gran numero di fogli (più di 80-100).
La cucitura di documenti con occhielli in metallo o plastica è abbastanza comune.
Molto utilizzate sono anche le macchine da legatoria, che consentono di eseguire le classiche cuciture con ago e filo. L'uso di un raccoglitore è ottimale per cucire la maggior parte dei documenti ufficiali.
Per la cucitura, di norma vengono utilizzati spago, nastro lavsan o fili di cucitura speciali. Se questi materiali non sono a portata di mano, puoi usare normali fili duri. Se i fogli sono cuciti con filo per cucire di cotone, viene piegato più volte in modo che il fissaggio sia più affidabile.
A volte quando si scelgono i thread, è possibile vedere l'abbreviazione "LSh" nel nome. Ad esempio, filo lavsan per cucire documenti LSH-210. Questa è una designazione del tipo di filo e della sua densità lineare. Questa marcatura significa che il filo è costituito da fibre di poliestere e ha una densità di 210 tex. Tali fili sono resistenti ad acidi, solventi organici, alcali più deboli, microrganismi e muffe, elevata umidità, temperature estreme. Sono resistenti e facili da usare.
Gli adesivi sono necessari per fissare il filo sul retro dell'orlo. Contengono informazioni sul numero di fogli e svolgono la funzione di conferma di stampa ... Ci sono una serie di requisiti per la progettazione di tali adesivi:
Qualsiasi documentazione deve essere prima preparata per la cucitura:
Per cucire in tre forature, è necessario praticare 3 fori nel piede lungo il bordo sinistro a una distanza non superiore a 3 cm l'uno dall'altro. L'offset dal bordo del foglio è 15 - 20 mm, dal testo - 15 mm. La lunghezza del filo richiesta è di 70-80 cm.
Il filo deve essere passato attraverso il foro posteriore con lato posteriore piedi attraverso il foro centrale, lasciando 7 cm all'esterno da fissare con l'adesivo "Numerato, allacciato e sigillato". Successivamente, è necessario passare il filo attraverso il foro superiore e, tornando sul retro, attraverso quello inferiore. Non appena poiché è di nuovo in cima al piede, deve essere nuovamente passato attraverso il foro centrale e capovolto.
Successivamente, il filo può essere tagliato, lasciando 7-8 centimetri e legato al resto esistente. Sul nodo risultante, è necessario attaccare un adesivo con un'assicurazione, lasciando le estremità del filo all'esterno.
La cucitura di documenti in 4 forature viene eseguita in modo simile. Differisce dal fatto che la distanza tra i fori non deve essere superiore a 15 millimetri.
Innanzitutto, il filo viene passato dalla parte posteriore del piedino attraverso il secondo foro superiore. Successivamente, attraverso il foro più in alto, il filo viene riportato sul retro. Quindi - di nuovo nel secondo foro dall'alto, e poi - dalla faccia al giro attraverso il terzo. Quindi il filo viene portato in faccia attraverso il quarto foro e infilato nel terzo foro per riportarlo alla parte posteriore del piede. A questo punto, il processo di cucitura può considerarsi completato. Non resta che fare un nodo e incollarci sopra un adesivo con le informazioni sul numero di fogli nel raccoglitore.
quanti gli anni vanno disputa sulla sorte di libri, giornali, documenti cartacei? Non si rimpicciolisce, né il primo, né il secondo, né il terzo. Forse solo il tasso di crescita sta diminuendo. A volte diventa necessario rilegare i documenti su più fogli. Non puoi farlo con una cucitrice, ma anche incollarlo. Come essere? Necessario documenti di base... Sì, esattamente cuciture! Cioè, devi prendere dei fili, un ago e allacciare tutti i documenti. UN come pinzare correttamente un documento NS? Nessuno degli organismi che richiedono questo dono istruzioni dettagliate, regole e modelli. Anche se, sembrerebbe, beh, ti faccio una foto come pinzare i documenti e tutti staranno meglio. E, dopotutto, i documenti devono essere cuciti correttamente, e non come volevi, ma "giusto" - dalla parola "regola". La pinzatura corretta dei documenti offre la massima difficoltà di contraffazione ed è quindi considerata il modo più sicuro per conservare un documento multipagina (multifoglio).
Sfortunatamente, non ci sono istruzioni e regolamenti chiari (quelle stesse "regole") per il firmware dei documenti. Ma ci sono requisiti generali propri vari casi, Per esempio, raccomandazioni generali per il firmware A4 i documenti possono essere ricavati dalle Raccomandazioni metodologiche per lo sviluppo di istruzioni per il lavoro d'ufficio in organi federali ramo esecutivo, approvato. Con ordinanza di Rosarkhiv del 23 dicembre 2009 N 76 e da GOST R 51141-98 "Lavoro d'ufficio e attività d'archivio". Tuttavia, la maggior parte di questi regolamenti si riferisce a documenti conservati per più di 10 anni e, come dovrebbero sapere i contabili, lo stato obbliga a conservare determinati documenti dell'impresa per un certo numero di anni, cioè a effettuare l'archiviazione, e quindi trasferire di nuovo certo documenti d'archivio all'Archivio di Stato. Ma questi sono tutti "fiori", più rilevanti e che richiedono attenzione saranno situazioni in cui l'ispettorato fiscale richiede copie di documenti e quindi i documenti richiesti devono essere redatti su richiesta del Servizio fiscale federale. Questi requisiti, a loro volta, si basano sul Codice Fiscale della Federazione Russa Art. 93. Richiesta di documenti durante lo svolgimento verifica fiscale, nonché per un nuovo ordine per il 2019 del Servizio fiscale federale della Russia del 07.11.18 n. ММВ-7-2/ [e-mail protetta]
In generale, abilità pinzare correttamente i documenti potrebbe essere necessario più di una volta. Ad esempio, quando si inviano segnalazioni, è necessario unire i documenti alla FIU, oltre a graffettare documenti contabili per le tasse (ad esempio, può essere un libro delle entrate e delle spese *), ecc. A volte è necessario eseguire la cucitura di documenti in banca ai dipendenti dei dipartimenti competenti. Alla fine, devi ricucire costantemente la contabilità e documenti in contanti, farlo quando si preparano i documenti per un'offerta, così come quando si inviano documenti per l'archiviazione.
In linea di principio, tutti i contabili lavorano con il software di contabilità, senza di loro ora niente. Ma significato giuridico il più delle volte hanno documenti, tk. documenti in e-mail il modulo forza legale avere solo se sono firmati firmato digitalmente... E in questo caso non è richiesta la duplicazione su carta. Questo vale per le fatture e molti altri documenti. In linea di principio, se vuoi provare a lavorare senza carta, o ridurla, e anche fare tutti i calcoli con facilità 🙂, allora puoi rivolgerti al reparto contabilità online numero uno in Russia - "Kontur Accounting" da tutti i contabili di SKB Kontur. La sezione più popolare del reparto contabilità, per la quale usano la contabilità online, è quella salariale - ha la tariffa più conveniente - 1.500 rubli al trimestre (inclusi i rapporti)! Questa è un'alternativa molto interessante a 1C e puoi lavorare con database scaricati da 1C! Molti rimarranno sorpresi, ma lavorare nel Contorno Contabile non ha bisogno di imparare, tanto meno di passare corsi a pagamento, non è necessario implementare, concedere in licenza, chiamare un programmatore, ecc. Iniziare/lavorare è molto semplice, dopo una registrazione facile e veloce mese intero lavoro, puoi usufruire del servizio:
Ma questo è tutto buono e bello, ma il reparto contabilità dovrà lavorare con i documenti per molto tempo e deve essere fatto ora! E visto che devi cucire documenti diversi avendo significato diverso, la forma dei fogli, lo spessore della custodia (pacchi di fogli), quindi le raccomandazioni/regole/pratica hanno diverse opzioni per istruzioni passo passo. Probabilmente, per comodità, devi dividere gli oggetti di cucitura:
1) diversi fogli A4
2) contabilità, inclusi documenti di cassa, documenti
Puramente differenza esterna- i primi sono pinzati da soli (di norma, ogni documento viene pinzato separatamente), i secondi possono essere pinzati in scatole (ogni confezione può essere composta da un numero qualsiasi di documenti), rispettivamente, possono avere croste di cartone.
Per capirlo, puoi vedere una foto di documenti di cucitura sulla stessa semplice esempio- per un documento di più fogli A4:
Ma se vuoi guardare un'istruzione video, puoi fare riferimento ad essa. Affinché il video non duplichi la foto, verrà data una situazione diversa quando i documenti possono/devono essere pinzati nella parte superiore sinistra angolo:
Quindi, cosa devi preparare prima di pinzare i documenti:
- i documenti)
- stampa (se c'è, non è sempre necessaria, ma è improbabile che sia superflua)
- fili (duro)
- un ago
- perforatrice
- colla per cancelleria
-carta per adesivi di circa 4 * 6 cm di dimensione
Quindi a sinistra del foglio, a una distanza di circa la metà del campo senza testo, vengono praticati dei fori con un ago nella quantità da tre a cinque pezzi. Le punture devono essere posizionate simmetricamente a una distanza di 3 cm e rigorosamente verticali.
Quindi, affrontiamo tutto in ordine.
1) Preparazione dei documenti.
Per prima cosa devi fare dei buchi (fori), per la maggior parte dei documenti è sufficiente farne tre. Le forature (fori / fori) devono essere posizionate simmetricamente e rigorosamente in verticale. Se devi cucire documenti con fili e i documenti sono costituiti da più fogli, puoi praticare dei fori con un ago, ovvero "cucire" immediatamente, sebbene tu possa lavorare con un perforatore. Per i documenti critici, è meglio fare cinque fori. Si ritiene che la cucitura di documenti con fili attraverso tre fori non sia abbastanza affidabile, rimane la possibilità di sostituzione. E il firmware attraverso 5 fori è il limite della protezione dei documenti di cui è capace il firmware. I fori dovrebbero essere posizionati a sinistra, di norma, tutti hanno esperienza di "perforare" i fogli e inserirli in raccoglitori, quindi non dovrebbero esserci difficoltà, perché, in effetti, la posizione dei fori per la cucitura dei documenti è identica .
Va anche notato che è facile praticare fori per diversi fogli A4, ma la perforatrice è progettata per un certo spessore di un pacco di fogli. Ma cosa succede se, ad esempio, è necessario pinzare i documenti in contanti in un pacco spesso? In questo caso, vale la pena usare un punteruolo (probabilmente non è facile trovarlo in ufficio), o se il caso è molto difficile, ad esempio, è necessario cucire documenti contabili in un fascio molto spesso, quindi è possibile usa un chiodo affilato e un martello. Lo scopo non è clericale, ma cosa fare.
Quindi, nel documento (i), dovrai numerare i fogli: prima devi rimuovere le graffette, quindi disporre i documenti in ordine e numerare dal primo all'ultimo foglio.
2) Cucitura.
Di solito i documenti devono essere pinzati con filo, ma a volte è possibile utilizzare anche nastro sottile (come mostrato nel video sopra). Tuttavia, molti contabili preferiscono cucire documenti non con alcun filo, ma con spago o fili per cucire LSH-210. Cioè, è desiderabile, tuttavia, un filo duro.
I documenti vengono cuciti due volte, per forza, e il resto del filo viene portato sul retro dal foro centrale e tagliato, ma dovrebbero rimanere circa 6 cm dell'estremità libera. Successivamente, i fili sono legati in un nodo in modo da poter attaccare un pezzo di carta con una stampa (vedi foto / video sopra)
3) Certificazione di un documento rilegato
Per prima cosa devi preparare una carta adesiva, puoi farlo, ad esempio, in una parola, creando una tabella e compilandola. Quindi stampiamo il foglio e ritagliamo il tavolo. Campione:
Cucita, numerata, firmata
e timbro ___ (_______________________) foglio ___
Direttore generale
CJSC "CJSC"
io Ivanov
È necessario scegliere la carta velina, poiché il nodo dovrebbe essere chiaramente visibile, rispettivamente, la carta spessa non può essere utilizzata. Attaccare la carta adesiva in modo che copra il nodo e parte della lunghezza dei fili, che dovrebbe essere libera (vedi foto/video). Devi incollare questa carta su colla per cancelleria (vetro liquido). Quindi viene apposto un sigillo e viene apposta una firma (dal capo dell'organizzazione o da una persona autorizzata), mentre i bordi della firma e del sigillo devono superare i confini della carta adesiva. Successivamente, l'impronta del sigillo e il nodo del filo sono ricoperti di colla sulla parte superiore. Quest'ultimo non è sempre necessario, ad esempio, un estratto del registro verrà avvicinato dalle autorità fiscali, ma il sigillo e la firma non saranno riempiti di colla. Quindi è necessario determinare in modo indipendente il grado di importanza dei documenti che devono essere pinzati. La massima severità nella pinzatura dei documenti è solitamente data ai documenti contabili più importanti. Dopotutto, gli auditor, gli auditor sono persone senza pietà negli occhi e senza cuore E così come pinzare correttamente i documenti nessuno insegna a nessuno, quindi durante il controllo, possono facilmente trovare difetti.
Dopotutto, ci sono anche situazioni controverse.
A volte non si tratta come pinzare correttamente i documenti, e se è necessario farlo del tutto. Il fatto è che le autorità di regolamentazione a volte richiedono la certificazione delle copie. E l'opzione con l'alternativa: quando tutti i documenti sono archiviati, potrebbe non essere piacevole. Ad esempio, c'era un caso del genere.
Gli ispettori hanno chiesto documenti alla società. Il contribuente ha depositato copie di loro insieme, e su ultimo foglio apporre un'iscrizione indicante il numero di fogli, il timbro della società e la firma del rappresentante. Gli ispettori non hanno preso il file - dicono, ogni copia avrebbe dovuto essere certificata separatamente. Il contribuente si è rivolto al tribunale con istanza per obbligare l'ispettorato ad accettare documenti certificati con il metodo della società.
Il tribunale ha confermato l'imposta (risoluzione del Servizio federale antimonopolio del distretto di Mosca del 05.11.09 n. KA-A41 / 11390-09). Anche se tutti i fogli erano stati cuciti e numerati, i giudici hanno deciso che codice fiscale richiede che ogni documento sia certificato separatamente.
Quindi, prima di cucire, dovresti scoprire esattamente cosa vogliono ottenere le autorità di regolamentazione. Soprattutto in caso di controllo (corsia in senso contrario, ecc.)
Cosa è utile sapere per un contabile:
I documenti firmati digitalmente non vengono quasi mai duplicati su carta e non richiedono, rispettivamente, conservazione, pinzatura, ecc. Sono memorizzati in in formato elettronico negli archivi elettronici di un operatore di telecomunicazioni specializzato. In particolare, le imprese a regime semplificato, imputato o generale sistema di tassazione può essere fatto utilizzando la già citata contabilità online, che ha di tutto, dall'auto-rinnovo gratuito calendario individuale segnalazione al servizio di un numero qualsiasi di imprese. Certo, può essere considerato un'alternativa a 1C e altri programmi di contabilità, ma in realtà si tratta di un salto di qualità nell'automazione del lavoro di un contabile. L'archivio elettronico si crea da solo, non c'è bisogno di inviare documenti da qualche parte, aggiornamenti di modulistica, procedure di calcolo, formule, ecc. avviene centralmente e non richiede alcuna azione da parte degli utenti, il calendario di reporting dell'impresa è sempre aggiornato, a portata di mano e solo ciò che deve essere fatto questa impresa quando le attività si avvicinano, il sistema lo notifica via e-mail, via SMS e in account personale viene visualizzata una notifica, puoi guardare un video su altri servizi e, soprattutto, provalo! E non in una versione demo ridotta, ma in un sistema completamente funzionante entro un mese dalla registrazione. A proposito, i nuovi utenti di Kontur Accounting ricevono regali che non si trovano quasi mai da nessuna parte: un mese dopo la registrazione come regalo, un quarto come regalo dopo il passaggio a qualsiasi tariffa a pagamento. Tali regali sono forniti come promozione per i nuovi utenti, il codice promozionale è 5000, puoi inserirlo in Contabilità Kontur solo nella pagina di registrazione, il campo corrispondente è sempre visibile. Da un lato è attraente e piacevole, dall'altro è solo una necessità, anche se è facile connettersi al Circuito Contabile, ed è facile disconnettersi, ma conoscere fondamentalmente nuove opportunità per un contabile richiede ancora impegno e, soprattutto, è necessario che le esigenze coincidano con le possibilità... Pertanto, tanto è stato fatto per i nuovi utenti 🙂
* Ordinanza del Ministero delle finanze della Federazione Russa del 30 dicembre 2005 N 167n "Approvazione del modulo del libro contabile delle entrate e delle spese delle organizzazioni e degli imprenditori individuali che applicano il sistema fiscale semplificato e la procedura per la sua compilazione fuori":
1.5. Il libro delle entrate e delle uscite deve essere allacciato e numerato. Nell'ultima pagina del Libro delle Entrate e delle Uscite, numerata e cucita dal contribuente, è indicato il numero di pagine in esso contenute, che è confermato dalla firma del capo dell'organizzazione ( imprenditore individuale) e sigillato con il sigillo dell'organizzazione (singolo imprenditore - se presente), e certificato anche dalla firma ufficiale autorità fiscale ed è sigillato con il sigillo dell'autorità fiscale prima dell'inizio della sua condotta. Nell'ultima pagina del Libro delle Entrate e delle Uscite, numerata e cucita dal contribuente, che veniva conservata in formato elettronico, ed esposta alla fine periodo d'imposta Su supporti cartacei, è indicato il numero di pagine in esso contenute, che è confermato dalla firma del capo dell'organizzazione (imprenditore individuale) e sigillato con il sigillo dell'organizzazione (imprenditore individuale - se presente), nonché certificato dalla firma di un funzionario dell'autorità fiscale e sigillato con il sigillo dell'autorità fiscale.
Ogni organizzazione accumula gradualmente materiali che, dopo la scadenza del termine, sono soggetti a trasferimento in fondi archivistici. Di solito, il caso viene consegnato all'archivista dopo un anno, dopo il completamento delle pratiche burocratiche.
A tal fine, il caso è preparato secondo il modulo. Questa procedura include diversi punti obbligatori:
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L'archiviazione dei documenti dovrebbe essere effettuata da una persona che ha l'autorità appropriata per farlo.
A prima vista, la procedura per l'archiviazione dei documenti non presenta alcuna difficoltà, ma il fatto è che non esiste un ordine di archiviazione comune per tutti. È tanto più interessante che un dipendente di un'autorità fiscale o archivistica abbia il diritto di restituire in modo errato, a suo avviso, i documenti depositati e questa circostanza aumenta solo i termini di circolazione della carta, sebbene esistano GOST approvati che regolano questa procedura.
Qualunque cosa fosse, regola generale quanto segue: se il documento comprende due o più fogli, questi devono essere cuciti.
In alcune situazioni, i documenti non finiti semplicemente non vengono accettati.
Chi intende poter cucire documenti deve necessariamente:
Molto spesso devi occuparti dell'archiviazione di contabilità, contanti e altri documenti d'ufficio, ad esempio:
Se c'è Documenti importanti non possono essere trasmessi in originale, le loro copie autenticate sono archiviate.
Per pinzare un documento, è necessario acquisire:
Il processo di cucitura include i seguenti passaggi:
Di solito ci sono tre modi per rilegare un documento con i fili: usando tre, quattro e cinque fori.
Documenti diversi vengono cuciti in modi diversi:
Certo, puoi usare le regole generali, ma va ricordato che alcune strutture aggiungono le proprie sfumature a questa procedura, che deve essere presa in considerazione.
Per evitare confusione nei fogli, ed anche per non perderli, il documento deve essere numerato. Questa procedura è la più importante per la cucitura e si distingue per le sue sottigliezze e regole specifiche:
I grandi formati sono cuciti come segue:
Se il caso ha una sua numerazione in qualche rivista o opuscolo, non cambia solo quando coincide con quella generale. In tutti gli altri casi si deve procedere alla rinumerazione e le schede devono passare per l'elenco generale.
Se dei materiali sono in una busta speciale, sono numerati individualmente. Alla busta (pacco) viene assegnato il proprio numero, che è annotato nell'inventario. Tutto nel pacchetto deve essere elencato in inventario separato allegati.
Quando è coinvolta più di una parte o volume, ogni parte è numerata da sola.
In caso di errore nella numerazione delle pagine, il numero sbagliato viene cancellato obliquamente e accanto viene messo quello corretto e certificato dalla firma.
Quando si incontrano errori in molto un largo numero, tutti i fogli vanno completamente rinumerati, si cancella il vecchio verbale di certificazione e se ne redige un altro. In via eccezionale, è consentito designare pagine utilizzando lettere: 4a, 4b, ecc.
Quando tutti i fogli sono numerati, il tutto termina con una scritta di conferma, che indica quanti fogli sono in totale archiviati, qual è lo stato delle fotografie incastonate, mappe, ritagli (possibilmente strappati, danneggiati), ci sono fogli mancanti, ecc. Successivamente viene apposta una firma con una decrittazione del cognome e delle iniziali di chi ha depositato il fascicolo della persona. La registrazione si concludeva con l'indicazione della data e del formato dei fogli.
Per il confronto di controllo delle pagine rilegate viene fatto un inventario, non numerato e posto all'inizio del fascicolo.
Si afferma:
La forma dell'inventario allegato può essere tabellare, dove è indicato:
Qualsiasi documento preparato per la consegna deve contenere un inventario generale. Inoltre, gli allegati sotto forma di buste possono contenere inventari separati.
I documenti vengono pinzati per garantirne l'integrità. La numerazione consecutiva e il fissaggio dei fogli con una corda o un filo risolvono completamente questo problema.
A volte l'allacciatura è necessaria secondo le regole stabilite dall'organizzazione, a volte secondo la legge. In questo articolo, vedremo come svuotare correttamente i documenti nel lavoro d'ufficio.
Nel lavoro d'ufficio, la documentazione viene spesso cucita per trasferirla all'archivio o quando la si fornisce alla banca e ad altri istituzioni finanziarie... Inoltre, il firmware dei documenti è richiesto quando si inviano rapporti durante fondi fuori bilancio e presso il Servizio fiscale federale. Il documento non deve essere solo cucito, ma anche numerato. Le carte vengono cucite con filo o nastro adesivo o utilizzando macchine speciali.
Firmware i seguenti tipi documentazione:
È inoltre necessario cucire i fogli della documentazione al momento della presentazione della domanda di partecipazione a una gara e negli altri casi.
Video - come cucire i casi prima dell'archiviazione:
Il quadro normativo che oggi regola la procedura per la documentazione lampeggiante è molto ampio, tuttavia la maggior parte degli atti normativi non è stata aggiornata da tempo.
Quindi, l'atto principale che regola il processo di documentazione lampeggiante è l'ordine del Ministero della Federazione Russa per le tasse e i dazi del 18/04/2003, contenente linee guida generali riempiendo alcuni tipi documenti, compreso il loro firmware.
Oltre a questo documento, si possono distinguere le seguenti norme:
Video - come archiviare correttamente i file:
Il firmware della documentazione in alcuni ambiti di attività è disciplinato da distinti decreti degli enti preposti all'area. Quindi, il firmware in bancario regola l'Istruzione della Banca Centrale della Federazione Russa "Sulle scartoffie in La banca centrale RF".
Requisiti per la presentazione dei documenti a istituzioni statali differiscono dai requisiti per le carte al momento della consegna, ad esempio, in archivio. Quindi, per presentare documenti al tribunale o ufficio delle imposte devi seguire le seguenti regole:
Sono imposti requisiti speciali rapporti contabili, mentre il nodo dell'ultima pagina va sigillato con carta velina.
I documenti possono essere cuciti con filo, pizzo o nastro. Questo processo deve essere preso in modo responsabile, perché se il firmware è di scarsa qualità, debole, i fogli possono essere facilmente separati, il che non deve essere consentito, perché sono cuciti in modo che non si possa mettere un altro documento su di essi o perderne una parte .
Inoltre, se stai cucendo la carta per la presentazione in organi di governo, quindi un firmware eseguito in modo errato può portare al fatto che il Servizio fiscale federale, i fondi fuori bilancio o il tribunale si rifiuteranno semplicemente di accettarli.
Il firmware a 2 fori in sé è semplice. I fori possono essere realizzati sia con un ago che con un perforatore. È, ovviamente, più facile infilare il filo, il nastro o lo spago attraverso i fori praticati dal perforatore.
Le forature dovrebbero essere sul bordo sinistro del foglio (come in libro normale) a circa 1-2 cm da esso. Dopo aver forato la carta, è necessario passare più volte il filo attraverso il foro e annodare le estremità del filo nell'ultima pagina.
Un video che mostra come i documenti vengono cuciti con i fili attraverso 2 fori:
Nell'angolo in alto a destra di ogni foglio, devi inserire il numero di pagina ordinale.
Successivamente, la documentazione cucita deve essere fissata incollando carta 3x5 cm alle estremità del filo in modo che le estremità guardino da sotto. Sulla carta viene messa la scritta "Cucita e numerata" e viene anche indicato il numero di pagine. Successivamente, a seconda di dove verranno forniti i documenti, sulla carta vengono inseriti dettagli come la firma del funzionario, il sigillo, la data.
La situazione con la cucitura a tre fori è un po' più complicata, soprattutto se si forano immediatamente i fogli con un filo e un ago e non si usa un perforatore. Segui i passaggi seguenti per cucire la carta a tre fori istruzioni passo passo con lo schema:
Il video spiega chiaramente come cucire i documenti in 3 fori:
Questo tipo di firmware viene eseguito solo per i documenti che hanno stato speciale importanza.
Per cucire la documentazione in 4 fori, aderire a seguente schema e istruzioni passo passo:
Se il documento da pinzare contiene molti fogli, è possibile preparare in anticipo quattro fori utilizzando una perforatrice, un trapano o una macchina speciale.
Se i documenti sono cuciti correttamente, resta da numerare i fogli e incollare la carta sopra il pacco con la scritta "Cucita, numerata e sigillata con fogli ______ (_____________)" e apporre i dati necessari del certificatore (posizione, firma e nome completo).
Video: come cucire una custodia a 4 fori:
Alcuni fogli potrebbero essere pinzati nell'angolo, ovvero nell'angolo in alto a sinistra. Per fare ciò, è necessario praticare uno o due fori nell'angolo e far passare il filo attraverso di essi più volte.
Video: un campione di documenti di cucitura attraverso l'angolo:
Un foglio di carta, come in altri casi, viene incollato ad un nodo di filo, su di esso vengono posti i requisiti necessari per la certificazione.
Nella maggior parte dei casi, la numerazione dei fogli durante la cucitura non crea difficoltà, tuttavia è necessario tenere conto di alcune sfumature:
Dopo il lampeggio e la numerazione dei fogli, il pacchetto di documentazione deve essere certificato. Per fissarlo, la carta viene incollata al nodo del filo sul lato posteriore in modo da lasciare libere le estremità del filo.
Sulla carta, devi indicare il numero di fogli (sia in numeri che in lettere). Se nel documento rilegato sono presenti fogli strappati o danneggiati, questo può essere indicato anche sulla carta di certificazione.
Su di essa sono inoltre indicati il nome, la carica e la firma della persona che ha cucito i fogli o li certifica (ad esempio il capo). Sopra la carta viene apposto un sigillo in modo tale che la sua impronta sia sia sulla carta di certificazione che sull'ultimo foglio.
Quando lampeggia, l'impiegato può consentire tutta la linea errori che, fortunatamente, possono essere corretti. Consideriamo i più comuni:
I documenti devono essere flashati per escludere la possibilità di sostituire o inserire fogli al loro interno. A seconda dell'importanza del documento, può essere cucito in 2, 3 o anche 4 fori. Dopo il lampeggio, i fogli vengono numerati e viene allegata all'assemblea una carta di certificazione indicante il numero di fogli e il nome del testimone. Sulla parte superiore della carta è timbrato, data e altri dettagli necessari.
Video - documenti lampeggianti per l'archivio e realizzazione di una copertina rigida:
